MBA

Executivo em Gesto de Projetos

Prof.

Notas de Aula 1

Apresentaes
T

FundamentosdeGerenciamentode ProjetoseEscopo

Prof.AdalcirAngelo

Ementa
Conceitos de Gerenciamento de Projetos Conceito de Projeto Conceito de Gerenciamento de Projetos Processo de Iniciao do Projeto Processo de Planejamento do Projeto Processo de Execuo, Monitoramento e Controle do Projeto Processo de Encerramento do Projeto

Objetivo
Capacitarosparticipantesaconceituarprojetose gerenciamentodeprojetos,constituirumprojeto, planejar,executar,monitorarecontrolar,eencerrarum projetosegundoboasprticasreconhecidamente aceitaspelomercado.

O que projeto?
"Uma organizao temporria criada para entregar um ou mais produtos de negcio, de acordo com um Business Case aprovado
Caractersticas de um projeto Mudanas Temporrio Multifuncional nico Envolve um grau de incertezas

Projetos x Rotina do Negcio?

Situao requerida

Business Change
Projetos, usualmente ad hoc em sua natureza Gerenciado via uma estrura temporria O sucesso medido atravs da comparao do que o projeto alcanou contra um Business Case

Business as Usual
Processos, usualmente cclico em sua natureza Gerenciado via estrutura funcional permanente

Situao do Negcio/ Capacidade

O Sucesso medido em intervalos contra alvos pr-definidos

Situao Prevista Situao Atual

Melhoria continua Dia-a-dia do negcio

Tempo

O que um programa?
Organizao temporria e flexvel, criada para coordenar, dirigir e supervisionar a implementao de um conjunto de projetos relacionados a atividades, de forma a entregar resultados e benefcios relativos aos objetivos estratgicos

O que um Portflio de programas/projetos?

oinvestimentototaldeumaorganizao(ou segmento)nasmudanasrequeridasparasealcanar seusobjetivosestratgicos.

Relao entre: Portflios, Programas e Projetos

Portflio(Atingimentodosobjetivosestratgicos) Balanceamentodosinvestimentosemmudanasedodiaadiadonegcio

Operaescontnuas(diaadiadonegcio)

Mudanas

Programas(lidamcomresultados paraarealizaodebenefcios) Projetos (entregam produtosque g ) geramresultados)

Associaes e instituies de gerenciamento de projetos

AssociaesdeprofissionaisdeGerenciamentodeProjetos

InstituiesligadasaoCABINETOFFICEdoReinoUnido

Base de conhecimentos em gerenciamento de projetos

ICBIPMACompetenceBaseline

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Gerenciamentodeprojetos

aaplicaodeconhecimento,habilidades,tcnicase ferramentassatividadesdeumprojetodeformaa alcanarosobjetivosdefinidos.

Gerenciamentodeprojetos
Controlar Planejar

Monitorar

Delegar

Aspectosaseremgerenciadosemumprojeto
Escopo

Qualidade Tempo Benefcios

Riscos Custo

Trabalho em grupo (30 min) Quais so os desafios do gerenciamento de projetos?

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Desafios do gerenciamento de projetos

Questesqueafetamataxadesucesso
Faltadeclarezanasexpectativasdosclienteenosobjetivos FaltadeBusunessCase Faltadeclarezadoescopo Planejamentopobre FaltadefocoesuperalocaodoGerentedoProjeto Mudanasconstantesnoescopo Atrasonasentregas Interfaces Comunicaopobre Gestodemudanas Gestoderiscos Papeiseresponsabilidades Envolvimentodagernciasnior Faltademonitoramentoecontrole Gestodecompetncias

Caosouordem?

Boaoumsorte?

Estamosaprendendo?

O Business Case

Todoprojetoprecisaserjustificveldopontodevistado negcio.EssajustificativadocumentadanoBusinessCase, representandooporqudoprojeto.

O contedo do Business Case

Razes Opesdenegcio Quaissoosmotivadoresdoprojeto? Quais opesestodisponveisparaenderearas razes?Lembresedequeaprimeiraopo semprenofazer. Quais benefciosemtermosmensurveisso esperados? Quais efeitossopercebidoscomonegativospelo stakeholders? Quaissoosprazosenvolvidosnaentregado projetoenarealizaodosbenefcios? Quaissooscustosdedesenvolvimento,gestoe operacionaisenvolvidos? Umaavaliaodaviabilidade Quaissoasprincipaisincertezasemrelao realizaodesseBusinessCase?

Benefciosesperados Contrabenefciosesperados Prazos Custos Avaliaodoinvestimento Principaisriscos

Estudo de caso
CasoA
Umterremotoatingiuumacidade,destruindo milharesdecasaedeixandodezenasde milharesdepessoasdesabrigadas. Vriasagnciasdeajudahumanitriase juntaramaogovernolocal,responsveldireto peloesforodeemergncia.Ogovernolocal definiuclaramenteoqueeraesperadodo esforodeemergncia.OGerentedoProjeto mobilizouaspessoasparaconcluirotrabalho. Ogovernolocalfoiinformadodoprogresso, diariamente,sobrequaisruasjestavam limpasequaisaindaprecisavamdelimpeza. Apsquatrosemanas,todasasruasjestavam limpaseaspessoasjpodiamretornarssuas casaparareiniciarsuasvidas.Aquelascasas quenopuderamserreutilizadas,foram identificadasenovascasascomearamaser construdas.Arecepodosdonativosfoi coordenadadeformaasuprirasnecessidades daspessoasdesabrigadasduranteoperodode construodasnovascasas.

CasoB
Umagrandeenchenteatingiuaregioserrana deumagrandecidade.Vriosbairrosficaram totalmentedestrudos.AssimcomonocasoA, vriasagnciasdeajudahumanitriase mobilizaramparaarrecadardonativosese juntaraosesforosdeemergncia.Ogoverno local,cientedanecessidadedeconstruirnovas casaparaosdesabrigados,disponibilizouum terrenoqueestavasituadoemumaregio,sem infraestruturabsica.Recursosfinanceiros foramdisponibilizadospelogovernofederal. Umanoapsaenchente,aindanosetem clarocomoseroconstrudasasnovascasas. Osrecursosfinanceirosaindanopuderamser usados,apesardedisponveis,eosdonativos, nasuamaioria,foramdesperdiados.Os desabrigadostemreclamadobastante,pois notemideiadequandopoderoretomarsuas vidas.

Quaissoosfatoresquediferenciam umcasodooutro?

O ambiente cliente x fornecedor de um projeto

Cliente
PROJETO

Fornecedor

Resultados
20

10

Gesto Corporativa

Patrocinador

Cliente

Gerente do Projeto

Lider de frente

Lder de frente

Lder de frente

Fornecedores externos

Nveis de gesto de um projeto

Direo ComitDiretor

Gerenciamento

GerentedoProjeto

Entrega

Lideresde Desenvolvimento

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Delegao de autoridade
GernciaCorporativa

ComitDiretor Delegao Controlada GerentedoProjeto

Escalao de problemas

Lideresde Desenvolvimento

O papel do Gerente de Projetos

Gesto Tcnica Finanas

Planejar

Estratgia

Gerente de Projetos

Comunicao

Monitorar

Trabalho emequipe Liderana

Qualidade

Controlar

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Boas prticas em gerenciamento de projetos

Comprometimento Desejo de ter sucesso Foco no cliente Foco no negcio Liderana Envolvimento da gesto corporativa

Sponsor/representantedonegciocompetente Equipedegerenciamentodoprojetocompetente ConhecimentodosprocessosdeGPemtodos dentrodaorganizao ModelodeGerenciamentodeProjetos PadresdeGP SistemadeGestodaQualidade

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PMBOK e PRINCE2

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PMBOK e PRINCE2

As reas de conhecimento do PMBOK

Integrao Escopo Tempo Custos Qualidade Recursos Humanos Comunicao Riscos Aquisies Gesto de Stakeholders

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Integrao
4.1 desenvolver oTermode Abertura 4.6Encerrar projetoou fase 4.2 Desenvolver oPlanodo Projeto

Integrao
4.5Realizar umcontrole integradode mudanas 4.4 Monitorare controlaro trabalhodo projeto 4.3Dirigire Gerenciara execuodo projeto

Escopo
5.1 levantar requisitos 5.5 Controlar escopo 5.2 Definir escopo

Escopo

5.4 Verificar escopo

5.3Criar EAP

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Tempo
6.1Definir Atividades 6.6 Controlar Cronograma 6.2 Sequenciar Atividades

Tempo
6.5 Desenvolver Cronograma 6.4Estimar Durao 6.3Estimar Recursos

Custos
7.1 Estimaros custos

Custos
7.3 Controlar oscustos 7.2 Estimaro oramento

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Qualidade
8.1 Planejara Qualidade

Qualidade
8.3 Controlara Qualidade 8.2Realizar aGarantia da Qualidade

Recursos humanos
9.1 Desenvolver oPlanode Recursos Humanos

9.4Gerenciar aequipedo projeto

Recursos Humanos

9.2Adquirir aequipedo projeto

9.3 Desenvolver aequipedo projeto

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Comunicao
10.1Planejaro gerenciamento das comunicaes

Comunicao

10.3Controlar as comunicaes

10.2Gerenciar as comunicaes

Riscos
11.1Planejaro gerenciamento dosriscos

11.6Monitorar econtrolar

11.2identificar osriscos

Riscos
11.5Planejar respostas 11.3Realizar anlise qualitativa

11.4Realizar anlise quantitativa

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Aquisies
12.1 Planejar Aquisies

12.4 Encerrar Aquisies

Aquisies

12.2 Conduzir Aquisies

12.3 Administrar Aquisies

Gesto de Stakeholders
13.1Identificar Stakeholders

13.4Controlar oEngajamento

Stakeholders

13.2Planejar gerenciamento dos Stakeholders

13.3Gerenciar Engajamento

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O que o PRINCE2
PRojects IN aControlledEnvironment
Mtodonoproprietrioparagerenciamentode projetosquepodeseraplicadoaqualquerprojeto, independentedotipo,escala,geografia,organizao oucultura.defatoumpadronoReinoUnidoevem sendoamplamenteutilizadonomundotodo

Os 4 elementos do PRINCE2
Princpios

Temas

PRINCE2

Processos

Ambiente do Projeto

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Osseteprincpios
Contnua justificativa para o negcio Papis e responsabilidades definidos Aprendizado a partir da experincia anterior Gerenciamento por estgios Gerenciamento por exceo Foco no produto Adaptabilidade ao ambiente do projeto

Temas PRINCE2
Ondeestamosagora? Paraondeestamosindo? possvelcontinuar?
Business Case

Porque? Quem?

Progresso

Organizao

Oque? Qualo impacto? Processos

Mudanas Qualidade

Ese?

Riscos

Planos

Como? Quando? Quanto?

Definem aspectos do gerenciamento de projetos que precisam ser endereados durante a execuo das atividades dos processos.

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Propostade projeto

Processos PRINCE2
Gernciacorporativa/programa

Legenda SU=StartingupaProject IP=InitiatingaProject SB=ManagingaStageBoundary DP=DirectingaProject CS=ControllingaStage MP=ManagingProductDelivery CP=ClosingaProject

Direo

DP SU

Gerenciamento

CP
Sumrio do Projeto Plano de Estagio Inicial

Relatrio de Final de Projeto

IP
PID

SB
PlanodeEstgio RelatriosdeFinaldeEstgio

CS

RelatriosdeDestaques Excees PacotesdeTrabalho

Entrega

MP

Plano de Equipe Especialista Produtos Especialistas

ProcessoStartingUpaProject
Proposta do Projeto Propsito
Garantir que existem elementos suficientes para se iniciar um projeto, respondendo pergunta:

SU

Temos em projeto vivel, que vale a pena ser executado?

Sumrio do Projeto

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Processo Directing a Project

Solicitaes Propsito
Permitir que o Comit Diretor do Projeto tenha a responsabilidade final pelo sucesso do projeto, tomando decises chave e exercendo o controle global enquanto delega o gerenciamento do dia-a-dia para o Gerente do Projeto.

DP

Decises/Orientaes

Processo Initiating a Project

Sumrio do Projeto Propsito
Estabelecer slidos fundamentos para o projeto, possibilitando um entendimento do trabalho que precisa ser feito para entregar os produtos do projeto antes de um comprometimento significativo de recursos. Estabelece as linhas de base do projeto.

IP

Documento de Iniciao do Projeto

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Processo Controlling a Stage

Documento de Iniciao do Projeto Propsito
Autorizar o trabalho a ser feito, monitorar tal trabalho, lidar com issues, relatar o progresso para o Comit Diretor do Projeto, e tomar aes corretivas para garantir que o estgio permanece dentro dos nveis de tolerncia.

CS

Pacotes de Trabalho/Controle

Processo Managing Product Delivery

Pacotes de Trabalho Propsito
controlar a ligao entre o Gerente do Projeto e o Gerente da Equipe Especialista, estabelecendo requisitos formais de aceitao, execuo e entrega do trabalho do projeto.

MP

Pacotes de Trabalho Relatrios de Ponto de Controle

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Processo Managing a Stage Boundary

Final de um estgio Propsito Permitir que o Comit Diretor do Projeto seja munido de informao suficiente pelo Gerente do Projeto de forma a poder avaliar o sucesso do estgio atual, aprovar o plano para o prximo estgio, revisar o Plano do Projeto atualizado, e confirmar a justificativa do projeto para o negcio e a aceitabilidade dos riscos.

SB

Plano do prximo Estgio

Processo Closing a Project

Final do Projeto Propsito Estabelecer um ponto fixo onde a aceitao do produto do projeto confirmada, e para reconhecer que os objetivos estabelecidos na iniciao foram alcanados, ou que o projeto no tem mais sentido.

CP

Relatrio de Final de Projeto

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Adaptando o PRINCE2 ao ambiente do Projeto

O PRINCE2 pode ser usado em qualquer tipo de projeto independente da escala, complexidade, geografia ou cultura, sendo parte de um programa ou um projeto 'stand alone'. Adaptabilidade se refere ao uso apropriado do PRINCE2 a um dado projeto, garantindo que exista uma quantidade de planejamento e controle adequados e uso apropriados dos temas e processos. A adaptabilidade no a omisso de elementos do PRINCE2.

PRINCPIOS TEMAS PROCESSOS

Sobmedidaao

Ambientedo Projeto

Aderncia PMBOK + PRINCE2

PMBOK (reasdeconhecimento)
Integrao Escopo,TempoeCusto Qualidade Riscos Comunicaes RecursosHumanos Aquisies Stakeholders

PRINCE2 (Temas+Processos)
Planos,MudanaeProgresso+processos Qualidade,PlanoseJustificativadeNegcio (BusinessCase) QualidadeeMudana Riscos Planos,ProgressoeProcessos,Organizao (EstratgiadeComunicao) Organizao(o foconagovernanadoprojetose empapiseresponsabilidades) OFoconoprodutoestabeleceasbasesparao processo deaquisio. Organizao (EstratgiadeComunicao)

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Grupo de processos de gerenciamento de projetos

Monitoramento econtrole Planejamento

Iniciao Iniciodo projeto/fase Execuo

Encerramento Finaldo projeto/fase

Ciclo de vida de projetos

Prprojeto Estgio de Iniciao Estgio(s) deEntrega Encerramento

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Grupo de processos de Iniciao

Soaquelesenvolvidosnoestabelecimentodasreferncias iniciaisdoprojeto,taiscomsualinhadebaseeos stakeholders envolvidos.Sotambmutilizadosnoincio dasfases(estgios)paragarantiraviabilidadecontnua doprojetoparaonegcioeaautorizaoparaproceder prximafase.

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Processos de Planejamento

Soosprocessosquedefinemoescopodoesforo, definemerefinamosobjetivos,eestabelecemasequncia dasaesnecessriasparasealcanaressesobjetivos.

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Processos de Execuo

Soprocessosondeotrabalhodefinidonosplanos executadoparasatisfazerasespecificaesdefinidaspara oprojeto.

Processos de Monitoramento e Controle

Soprocessosdestinadosaomonitoramentodoprogresso emrelaolinhadebaseestabelecidaedocontrole, atravsdaidentificaodasmudanasnecessriasno planoparasealcanarosobjetivosdoprojetoea implementaodessasmudanas.

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Processos de Encerramento

Soprocessosdestinadosaencerrarformalmenteas atividadesdeumafaseoudoprojeto,buscandoa aceitaoformaldasentregaseaavaliaoda performancedorealizadoemrelaoaoplanejamento.

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Interao entre os grupos de processos

Execuo Iniciao Planejamento Monitoramento econtrole Encerramento Nvelde Interao dosprocessos

Incio Tempo

Fim

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Planejamento e Controle
Trabalhoemgrupo(30minutos):
OqueumPlano? Porqueplanejamos? Quaissoosdesefiosdoplanejamento? Quaistcnicassoutilizadas?

Planejamento e Controle

DefiniodoOque? Definircomoentregar Controlaraentrega

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Planejamento em ondas sucessivas

Planogeraldoprojeto(estabeleceasprincipaisentregaseatividades)

Projeto

Fase/Estgio1

Fase/Estgio2

Fase/Estgio4

Fase/Estgion

PlanodasFases/Estgios(detalhadoosuficienteparapermitirocontroledodiaadia)

Procedimento de Planejamento
Modelaro plano Definire analisaros produtos Identificaras atividadese dependncias

Preparar estimativas

Analisaros riscos

Prepararo cronograma

Documentaro Plano

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Gerenciamento do escopo
Definir requisitos Definio do escopo Criar a EAP Verificao do escopo Controle do escopo

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Definir Requisitos
Processodedefiniredocumentaras necessidadesdosStakeholders parase alcanarosobjetivosdoprojeto.

Expectativasdequalidadedocliente Critriosdeaceitao

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Definio do escopo
Processodeelaboraodeumadescrio detalhadadoprojetoedoprodutodo projeto

DescriodoProdutodoProjeto

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Descrio do Produto do Projeto

TtulodoProduto/Projeto Propsito Nomepeloqualoprojetoconhecido Defineaquepropsitooprodutodoprojetosedestinae quemusar.fundamentalpara oentendimentodas funcionalidadeserequisitosdoproduto. Asprincipaispartesousubprodutos quecompemo produtoprincipal. Qualaorigemdoproduto?Fornecedores,outros produtos, especificaestcnicas,etc. Quaisespecialidadesdevemserempregadasno desenvolvimentodoproduto? Umadescriodaqualidadeesperadaedosprocessosque devemseraplicadospara sealcanaressaqualidade. Umalistadoscritriosaosquaisoprodutodevealcanar paraseraceitopelocliente. Quaisquertolernciasemrelaoaoscritriosdeaceitao Comooprodutoseraceitopelocliente Quemiraceitar oprodutofinal

Composio Derivao Habilidadesrequeridaspara desenvolvimento Expectativasdequalidadedocliente Critriosdeaceitao Tolernciasdequalidadenonveldo projeto MtododeAceitao Responsabilidadesdeaceitao

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Criao da EAP Estrutura Analtica do Projeto

adecomposiohierrquica,orientada entregadotrabalho,queaequipeir executar.

Exemplo de EAP
ProjetoX

Ger.do projeto

Fase1

Fase2

Entrega2

Entregan

EntregaA EntregaB EntregaC

Entrega 2.1 Entrega 2.2

Entrega1

Entrega1 Pacotede trabalho1 Pacotede Trabalho2

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Planejamento Baseado em Produtos

PrepararaDescrio doProdutodo Projeto

Somenteparao PlanodoProjeto

Prepararaestrutura analticadeprodutos

Escreveras Descriesde Produto

Paratodosonveisde Planos

Criarodiagramade fluxodeprodutos

PBS Product Breakdown Structure

Aquisioda nova maquina

Grupo Implantao

Requisitos

Grupo Seleo

Grupo Fornecedores

Treinamento

Instalao

Processo de Compra Listade fornecedores

Estratgiade treinamento

Ambiente preparado

Listade modelos

Modelos avaliados

Modelo selecionado

Materialde treinamento

Produto instalado

Fornecedor selecionado

Usurios treinados

Produto Testado

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Descrio de Produtos (entregas)

Identificador Ttulo Propsito Composio Derivao Formatoeapresentao Habilidadesrequeridasparadesenvolvimento Critriosdequalidade Tolernciadequalidade Mtododequalidade Habilidadesrequeridasparaqualidade Responsabilidadesdequalidade Identificador nicodoprodutonoprojeto Nomedoproduto Opropsitoaoqualoprodutosedestinaequem usar. Umalistadaspartesquecompemoproduto Qualaorigemdoproduto? Comooprodutoserapresentadoaps concludo? Quais especialidadesdevemserempregadasno desenvolvimento? Quais critriosoprodutoprecisaatenderpara seraceito? Qualquer tolernciaemrelaoaoscritriosde qualidade. Qualmtododereviso serempregado? Quais especialidadessonecessriasparamedir aqualidade? Quemaprovaro produto?

Processo de Compra Requisitos Listade modelos Modelos avaliados

PFD Product Flow Diagram

Modelo selecionado

Listade fornecedores

Fornecedor selecionado

Ambiente preparado

Estratgiade treinamento

Produto instalado

Materialde treinamento

Produto Testado

Usurios treinados

Aquisioda nova mquina

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Verificao do Escopo
Processodeformalizaodaaceitaodas entregasdoprojeto.

RevisodeQualidade

Reviso de Qualidade

Produto

Descriode Produto

Aprovao

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Controle do Escopo
Processodemonitoramentodostatusdo projetoedasituaodoprodutopara controlarmudanasnalinhadebase.

GernciadeConfigurao Controledeissuesemudanas

Gerncia de Configurao

Soasatividadestcnicaseadministrativasvoltadasparaa criao,manutenoemudanascontroladasem configuraesduranteociclodevidadeumproduto.

Umbomcontroledemudanasprecisaserbaseadonum consistentesistemadegernciadeconfigurao.

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Gerncia de Configurao
Configurao Itens de Configurao

Projetoouprodutodoprojeto

Aspartesquecompemo projetoouprodutodoprojeto

Controle de issues e mudanas

Umaissuetudoaquiloquenofoiplanejadoequeprecisa deateno.Porexemplo,umasolicitaodemudanasouum problemaacontecendo.

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Controle de issues e mudanas

Issue

Avaliar Tipo/impacto

Avaliar opes

Decidir

Implementar, Rejeitar, Adiar

Trabalho em grupo

DescriodoProdutodoProjeto PBS ProductBreakdownStructure

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Bibliografia
PMBOKGuide4thEdition PMI PMBOKGuide5thEditionExposureDraft PMI GerenciandoProjetosdeSucessocomPRINCE22009 CabinetOffice Brazilian PortugueseEdition ManagingSuccessfulProgrammes Ed.2011 CabinetOffice ManagementofPortfolios Ed.2010 CabinetOffice

42