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Microsoft Excel es una aplicacin para manejar hojas de clculo.

Este programa es desarrollado y distribuido porMicrosoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables.

Historia de las Hojas de Clculo. - Hace un tiempo atrs los iqueos utilizamos software o programas que nos permitan crear de una manera fcil planillas o cuadros estadsticos, estos programas fueron evolucionando hasta llegar a lo que hoy conocemos como Excel estos programas fueron el Fortran, multical, Lotus 123 , Quatro tambin conocido como Qpro y as sucesivamente hasta que aparece los paquetes de Office una versin mejorada el Excel 4.2. Office. - Es un paquete donde tiene diferentes aplicaciones como el Word, Excel, Power point, Access una de las primeras versiones fue Office 4.2 luego aparecieron el Office 95, Office 97 , Office 2000 , Office Xp habiendo otros en el mercado como el Star Office entre otros la diferencia es que cada uno de ellos tiene diferentes aplicaciones y sus imgenes y sonidos todos no son iguales. Para nuestro estudio aprenderemos el Office 97/2000/XP De aqu es de donde proviene la palabra Ofimtica Microsoft Excel.- Es una Hoja electrnica que nos permite construir planillas, cuadros estadsticos, registros de asistencias de notas etc. Para ingresar tenemos que : 1.1 Ejecucin del programa 1.-Click en el Botn Inicio 2.- Seleccionar Todos los Programas 3. - Click en Microsoft Excel Nos mostrara la ventana de Bienvenida de Microsoft Excel. 1.2 El entorno de Microsoft Excel

Reconocimiento de la hoja Electrnica


Consta de 65536 Filas Y Las columnas estn en forma de letras de A hasta IV Contiene Celdas cada una de ellas son separadas Puedes trabajar y grabar varias hojas de trabajo en un mismo archivo

Una vez ingresado deber reconocer las herramientas con las cuales podr realizar sus hojas Recuerde : Click en Ver Seleccionar Barra de Herramientas Tiene que estar activas las Barras Estndar, Barra de Formato, y la Barra de Dibujo. Una vez configurado Ver los diferentes modos normal, Vista previa de salto de pagina Ntese que no hay regla que activar. Aprendiendo el uso de la Barra Estndar.

Una Vez Conocido la Barra Estndar Conoceremos la Barra de Formato con ella podremos utilizar rpidamente los modos para arreglar nuestros textos Aprendiendo el uso de la Barra de Formato.

Aprendiendo el uso de la Barra de Dibujo.

Una vez aprendido el uso de las barras de herramientas. Comenzaremos a ingresar datos en nuestra hoja aprenderemos a sumar, restar ,multiplicar y dividir. Operaciones Matemticas esta escrito en la celda B2 , Suma esta escrito en la celda B4 , Resta esta en la celda C4 y as sucesivamente cada dato deber estar en una celda Unica.

Aprendiendo a Ingresar Frmulas Bsicas Una vez ingresado los datos comenzaremos a utilizar las formulas Primero vamos a sumar para ello debes ponerte debajo o al lado de los nmeros a sumar celda C7

Luego para que la maquina entienda que lo que vas ingresar es una formula se pone el smbolo = =B5+B6 Presionar Enter y observen que sucedi

Notaras que sale el resultado 30 y en la barra de formula aparecer la formula utilizando un poco de sentido comn realizar las dems operacionesrecordando que el smbolo de multiplicacin es el asterisco * y el de divisin es el Slahs /. Una vez sacado el resultado utilizaremos herramientas de formato para mejorar nuestra hoja Iluminar desde la celda B2 Hasta la celda E2 luego Click en el botn de combinar y centrar Luego Click en el botn para crear Bordes elija cuadrado Luego le daremos color de relleno y color de letra y as a toda la hoja Para Cambiar de Nombre HOJA1 por Prctica 1 1.- Click con el botn derecho en Hoja1 2.- Click en Cambiar Nombre 3.- Digite practica1 4.- Click fuera del cuadro o presione la tecla Enter Datos Datos Numricos.- Son lo Nmeros 1,2,3,4 etc. Datos Alfanumricos .- Son las letras y nmeros a,e,i,o,u, 1,2,3,

Para Guardar un archivo en su disquete 1.- Click en Archivo 2.- Click en Guardar Como 3.- Seleccionamos la unidad donde queremos Guardar Disco 3 A 4.- Ingresamos el nombre del archivo Practica1 5.- Click en Guardar Para abrir Un archivo de Excel en su disquete 1.- Click en Archivo 2.- Click en Abrir (Tambin Usando la Barra Estndar Abrir) 3.- Seleccionamos la unidad en donde deseamos abrir el archivo disco 3 1/2 A 4.- Elegimos el archivo a Abrir Practica1 5.- Click en abrir Tcnicas Bsicas De Bloques Para dar ancho de columnas y Alto de filas

Si queremos que sea para todas las Columnas debemos seleccionar primero si es para una Columna nos ponemos en la Columna que deseamos anchar ejemplo 1.- Posicinese en la celda A1 2.- Click en Formato 3.- Click Columna 4.- Click en ancho por defecto el alto es 10,71 para todas las Columnas 5.- Aumentamos a 25 el ancho de Columna Luego Click en Aceptar Note la diferencia

Si queremos que sea para todas las filas debemos seleccionar primero si es para una fila nos ponemos en la fila que deseamos anchar ejemplo 1.-posicinese en la celda A1 2.- Click en Formato 3.- Click Fila 4.- Click en alto por defecto el alto es 12,75 para todas las filas 5.- Aumentamos a 25 el alto de la fila Luego Click en Aceptar Note la diferencia Nota.- Puede ensanchar las filas y columnas poniendo el puntero del Mouse en uno de sus bordes Click sin soltar arrastre el Mouse y automticamente Ud. podr elegir el ancho o alto.

Manejo de Fuentes Seleccionando en la barra de formato podemos dar formato a nuestras fuentes en la hoja electrnica ya sea para N , K, S o para alineacin de Texto o color. Manejo de Bloques Para copiar un texto o Parte de la hoja 1.- Seleccione o Ilumine la parte a copiar 2.- Click en le botn de copiar en la Barra Estndar 3.- Click en la nueva posicin a copiar 4.- Click en Pegar Para Mover un texto o Parte de la hoja 1.- Seleccione o Ilumine la parte a Mover 2.- Click en le botn de Cortar(Mover) en la Barra Estndar 3.- Click en la nueva posicin a Mover 4.- Click en Pegar Para Borrar un texto o Parte de la hoja 1.- Seleccione o Ilumine la parte a Borrar 2.- Presione la tecla Supr y listo. Para Deshacer y Rehacer

1.- Click en el Botn Deshacer en la barra Estndar 2.- Click en el Botn Rehacer en la barra Estndar Recuerde que son sus botones amigos que le ayudaran mucho cuando tengas problemas

Para Buscar y Reemplazar 1.- Click en Edicin 2.- Click en Reemplazar 3.- En donde dice Buscar se escribe la palabra que se desea buscar y reemplazar 4.- Debajo donde dice reemplazar con se pone el texto que reemplazara 5.- una vez encontrado Buscar siguiente hasta que termine la bsqueda. Apariencia de la Hoja Nmeros Para los numero nosotros debemos darles una configuracin si se trata de dinero configurarlo a moneda, si se trata de fecha o de decimales ejm. 1.- Seleccione los datos a la configuracin de numero 2.- Click en Formato 3.- Click en celdas Aqu aparecer los formatos para Numero elegir el indicado luego Click en aceptar.

Alineacin Para los Textos nosotros debemos darles una configuracin si se trata de Textos con una alineacin diferente del texto normal ejm. 1.- Seleccione los datos a la configuracin de Texto alineacin 2.- Click en Formato 3.- Click en celdas 4.- Click en Alineacin Aqu aparecer los formatos para Alineacin elegir el indicado luego Click en aceptar.

Fuente

Para los Textos nosotros debemos darles una configuracin Peculiar si se trata de texto configurarlo 1.- Seleccione los datos a la configuracin de Fuente 2.- Click en Formato 3.- Click en celdas 4.- Click en Fuentes Aqu aparecer los formatos para Fuentes elegir el indicado luego Click en aceptar.

Bordes Para los Bordes nosotros debemos darles una configuracin si se trata de Bordes configurarlo de la siguiente manera ejm. 1.- Seleccione las Celdas a la configuracin de Bordes 2.- Click en Formato 3.- Click en celdas 4.- Click en Bordes Aqu aparecer los formatos para Bordes elegir el indicado luego Click en aceptar.

Tramas Para el tramado nosotros debemos darles una configuracin ejm. 1.- Seleccione los datos a la configuracin de tramado 2.- Click en Formato 3.- Click en celdas 4.- Click en Tramas Aqu aparecer los formatos para Tramas elegir el indicado luego Click en aceptar.

Uso de Funciones

En esta parte debe hacer uso de una herramienta en la cual utilizaremos funciones obviamente las mas usadas Utilizaremos tambin el uso del asistente de funciones y formulas en la hoja practica. N1 5.-Gestin del Libro Manejo de Hoja Para seleccionar Hoja.- En la parte inferior de la hoja hay unas barras hoja1, hoja2,hoja3 Para seleccionar simplemente haga Click en una de ellas.

Para insertar Hoja nueva 1.- Click en Insertar 2.- Click en hoja de calculo Para Eliminar Hoja

1.- Click con el botn Izquierdo del Mouse En la Hoja que desee eliminar aparecer un men emergente 2.- Click en Eliminar 3.- Confirmar la eliminacin de la hoja Para ocultar y desocultar Hoja 1.- Seleccione la hoja a ocultar ejm(Hoja1) 2.- Click en Formato

3.- Click en Hoja Aparecer diferentes opciones Ocultar Mostrar 4.- Seleccionar la opcin deseada Para Insertar Celdas , Filas y columnas

1.- Seleccione la celda ,fila o columna donde se desee Insertar 2.- Click en Insertar 3.- Elija la opcin deseada. 6.- Ordenar Datos Para esto necesitamos ingresar datos Practica N2 Para Ordenar Datos 1.- Seleccionar los Datos a Ordenar 2.- Click en Datos 3.- Click en Ordenar 4.- Seleccione el Orden 5.-Click en Aceptar Nota.- Puede Ordenar por nombres de campos en Forma Ascendente o Descendente puede activar la lista de encabezamiento

Filtro y Auto filtro 1.- Seleccionar los Datos a Ordenar 2.- Click en Datos 3.- Click en Filtro 4.- Click en Auto filtro Aparecern unas flechas con las cuales podrs Buscar datos con facilidad. 7.- Objetos en la hoja

Utilizaremos para ello la barra de Dibujo

Para Insertar Imgenes 1.- Click en Insertar 2.- Click en Imgenes 3.- Click en Imgenes prediseadas 4.- Elija la imagen de su agrado 5.- Insertar Para insertar letras Wordart 1.- Click en la barra de dibujo en la A inclinada de color azul 2.- Elija el estilo de letra 3.- Ingrese el texto 4.- Click en Aceptar

Recuerde que con las Herramientas De Wordart Podr Ud. darle el diseo deseado como por ejemplo El Utilizar ABC puede Ud. Cambiar en forma curva o cuadrada el texto. As Tambin cambiarle el color o modelo de Letra. Para insertar Diagramas (Organigramas)

1.- Click en Insertar 2.- Click en Objeto 3.- Seleccionar MS Organization Chart 2.0 4.- Click en Aceptar 5.- Una vez Creado el Organigrama 6.- Click en Archivo 7.- Click en Salir y regresar al documento Nota.- Los mas usados son el Subordinado y el asistente.- Recuerde que Para trabajar mejor 1.-Click en Ver 2.-Click en 50% Utilice las Herramientas de texto, Cuadros Lneas para mejorar la presentacin de su Organigrama 8.-Manejo avanzado de datos Proteccin de la Hoja 1.- Seleccionar la hoja a proteger 2.- Click en Herramientas 3.- Click en Proteger 4.- Click en Proteger la hoja (aparecer un mensaje indicando que ingreses una contrasea)

5.- Ingresar la contrasea Click en aceptar , vuelva a escribir la contrasea Click en aceptar

Desproteccin de Hoja 1.- Seleccionar la hoja a proteger 2.- Click en Herramientas 3.- Click en Proteger 4.- Click en Desproteger la hoja (aparecer un mensaje indicando que ingreses una contrasea) 5.- Ingresar Contrasea Click en Aceptar 9.- Manejo Avanzado de la hoja

Ventana Ocultar / Mostrar 1.- Click en Ventana 2.- Click en Ocultar/ Mostrar Inmovilizar Paneles 1.- Posicin de Celda 2.- Click en Ventana 3.- Click en Inmovilizar Paneles 10.- Representar datos en un grfico 1.- Seleccionamos los datos Para crear un Grafico 2.- Click en botn para asistente de grficos 3.- Aparecer. Paso 1 de 4 Elija el tipo de 4.- Aparecer. Paso 2 de 4 Elija Datos de Origen Grafico a usar Luego Siguiente - Luego Siguiente.

3.- Aparecer. Paso 3 de 4 Elija Opcin de 4.- Aparecer. Paso 4 de 4 Ubicacin del grafico Grafico Luego Siguiente Luego Click en Finalizar.

Como Imprimir Para imprimir es recomendado indicarle a la maquina tu rea de impresin 1.- Seleccionar toda el rea que va imprimir 2.- Click en archivo 3.- Click en rea de Impresin 4.- Establecer rea de Impresin 5.- Guarde su trabajo y estar listo para configurar Hay diferentes maneras de imprimir en Excel esta es una de ellas 1.- Click en Vista Previa 2.- Utilice mrgenes para alinear los lados de su hoja 3.- Utilice configurar si sus datos no estn completos

4.- En Escala dice ajustar al 100% del tamao normal elija 80% Click en aceptar verifique si los datos estn bien alineados sino siga el mismo procedimiento hasta lograr mejora.

Tambin podrs poner encabezado y pie de pgina As como imprimir de forma vertical o Horizontal La calidad de impresin depende de la impresora recomendable de 600ppp o mas. Una vez configurada la pagina Click en imprimir De igual manera funciona para los grficos. Historia de las Hojas de Clculo. - Hace un tiempo atrs los iqueos utilizamos software o programas que nos permitan crear de una manera fcil planillas o cuadros estadsticos, estos programas fueron evolucionando hasta llegar a lo que hoy conocemos como Excel estos programas fueron el Fortran, multical, Lotus 123 , Quatro tambin conocido como Qpro y as sucesivamente hasta que aparece los paquetes de Office una versin mejorada el Excel 4.2. Office. - Es un paquete donde tiene diferentes aplicaciones como el Word, Excel, Power point, Access una de las primeras versiones fue Office 4.2 luego aparecieron el Office 95, Office 97 , Office 2000 , Office Xp habiendo otros en el mercado como el Star Office entre otros la diferencia es que cada uno de ellos tiene diferentes aplicaciones y sus imgenes y sonidos todos no son iguales. Para nuestro estudio aprenderemos el Office 97/2000/XP De aqu es de donde proviene la palabra Ofimtica Microsoft Excel.- Es una Hoja electrnica que nos permite construir planillas, cuadros estadsticos, registros de asistencias de notas etc.

Para ingresar tenemos que : 1.1 Ejecucin del programa 1.-Click en el Botn Inicio 2.- Seleccionar Todos los Programas 3. - Click en Microsoft Excel Nos mostrara la ventana de Bienvenida de Microsoft Excel. 1.2 El entorno de Microsoft Excel

Reconocimiento de la hoja Electrnica


Consta de 65536 Filas Y Las columnas estn en forma de letras de A hasta IV Contiene Celdas cada una de ellas son separadas Puedes trabajar y grabar varias hojas de trabajo en un mismo archivo

Una vez ingresado deber reconocer las herramientas con las cuales podr realizar sus hojas Recuerde : Click en Ver Seleccionar Barra de Herramientas Tiene que estar activas las Barras Estndar, Barra de Formato, y la Barra de Dibujo.

Una vez configurado Ver los diferentes modos normal, Vista previa de salto de pagina Ntese que no hay regla que activar. Aprendiendo el uso de la Barra Estndar.

Una Vez Conocido la Barra Estndar Conoceremos la Barra de Formato con ella podremos utilizar rpidamente los modos para arreglar nuestros textos Aprendiendo el uso de la Barra de Formato.

Aprendiendo el uso de la Barra de Dibujo.

Una vez aprendido el uso de las barras de herramientas. Comenzaremos a ingresar datos en nuestra hoja aprenderemos a sumar, restar ,multiplicar y dividir. Operaciones Matemticas esta escrito en la celda B2 , Suma esta escrito en la celda B4 , Resta esta en la celda C4 y as sucesivamente cada dato deber estar en una celda Unica.

Aprendiendo a Ingresar Frmulas Bsicas Una vez ingresado los datos comenzaremos a utilizar las formulas Primero vamos a sumar para ello debes ponerte debajo o al lado de los nmeros a sumar celda C7 Luego para que la maquina entienda que lo que vas ingresar es una formula se pone el smbolo = =B5+B6 Presionar Enter y observen que sucedi

Notaras que sale el resultado 30 y en la barra de formula aparecer la formula utilizando un poco de sentido comn realizar las dems operacionesrecordando que el smbolo de multiplicacin es el asterisco * y el de divisin es el Slahs /. Una vez sacado el resultado utilizaremos herramientas de formato para mejorar nuestra hoja Iluminar desde la celda B2 Hasta la celda E2 luego Click en el botn de combinar y centrar Luego Click en el botn para crear Bordes elija cuadrado Luego le daremos color de relleno y color de letra y as a toda la hoja Para Cambiar de Nombre HOJA1 por Prctica 1 1.- Click con el botn derecho en Hoja1 2.- Click en Cambiar Nombre 3.- Digite practica1 4.- Click fuera del cuadro o presione la tecla Enter Datos Datos Numricos.- Son lo Nmeros 1,2,3,4 etc. Datos Alfanumricos .- Son las letras y nmeros a,e,i,o,u, 1,2,3, Para Guardar un archivo en su disquete 1.- Click en Archivo

2.- Click en Guardar Como 3.- Seleccionamos la unidad donde queremos Guardar Disco 3 A 4.- Ingresamos el nombre del archivo Practica1 5.- Click en Guardar Para abrir Un archivo de Excel en su disquete 1.- Click en Archivo 2.- Click en Abrir (Tambin Usando la Barra Estndar Abrir) 3.- Seleccionamos la unidad en donde deseamos abrir el archivo disco 3 1/2 A 4.- Elegimos el archivo a Abrir Practica1 5.- Click en abrir Tcnicas Bsicas De Bloques Para dar ancho de columnas y Alto de filas

Si queremos que sea para todas las Columnas debemos seleccionar primero si es para una Columna nos ponemos en la Columna que deseamos anchar ejemplo 1.- Posicinese en la celda A1 2.- Click en Formato 3.- Click Columna 4.- Click en ancho por defecto el alto es 10,71 para todas las Columnas 5.- Aumentamos a 25 el ancho de Columna Luego Click en Aceptar Note la diferencia

Si queremos que sea para todas las filas debemos seleccionar primero si es para una fila nos ponemos en la fila que deseamos anchar ejemplo 1.-posicinese en la celda A1 2.- Click en Formato

3.- Click Fila 4.- Click en alto por defecto el alto es 12,75 para todas las filas 5.- Aumentamos a 25 el alto de la fila Luego Click en Aceptar Note la diferencia Nota.- Puede ensanchar las filas y columnas poniendo el puntero del Mouse en uno de sus bordes Click sin soltar arrastre el Mouse y automticamente Ud. podr elegir el ancho o alto.

Manejo de Fuentes Seleccionando en la barra de formato podemos dar formato a nuestras fuentes en la hoja electrnica ya sea para N , K, S o para alineacin de Texto o color. Manejo de Bloques Para copiar un texto o Parte de la hoja 1.- Seleccione o Ilumine la parte a copiar 2.- Click en le botn de copiar en la Barra Estndar 3.- Click en la nueva posicin a copiar 4.- Click en Pegar Para Mover un texto o Parte de la hoja 1.- Seleccione o Ilumine la parte a Mover 2.- Click en le botn de Cortar(Mover) en la Barra Estndar 3.- Click en la nueva posicin a Mover 4.- Click en Pegar Para Borrar un texto o Parte de la hoja 1.- Seleccione o Ilumine la parte a Borrar 2.- Presione la tecla Supr y listo. Para Deshacer y Rehacer 1.- Click en el Botn Deshacer en la barra Estndar 2.- Click en el Botn Rehacer en la barra Estndar Recuerde que son sus botones amigos que le ayudaran mucho cuando tengas problemas

Para Buscar y Reemplazar 1.- Click en Edicin 2.- Click en Reemplazar 3.- En donde dice Buscar se escribe la palabra que se desea buscar y reemplazar 4.- Debajo donde dice reemplazar con se pone el texto que reemplazara 5.- una vez encontrado Buscar siguiente hasta que termine la bsqueda. Apariencia de la Hoja Nmeros Para los numero nosotros debemos darles una configuracin si se trata de dinero configurarlo a moneda, si se trata de fecha o de decimales ejm. 1.- Seleccione los datos a la configuracin de numero 2.- Click en Formato 3.- Click en celdas Aqu aparecer los formatos para Numero elegir el indicado luego Click en aceptar.

Alineacin Para los Textos nosotros debemos darles una configuracin si se trata de Textos con una alineacin diferente del texto normal ejm. 1.- Seleccione los datos a la configuracin de Texto alineacin 2.- Click en Formato 3.- Click en celdas 4.- Click en Alineacin Aqu aparecer los formatos para Alineacin elegir el indicado luego Click en aceptar.

Fuente Para los Textos nosotros debemos darles una configuracin Peculiar si se trata de texto configurarlo 1.- Seleccione los datos a la configuracin de Fuente 2.- Click en Formato 3.- Click en celdas 4.- Click en Fuentes Aqu aparecer los formatos para Fuentes elegir el indicado luego Click en aceptar.

Bordes Para los Bordes nosotros debemos darles una configuracin si se trata de Bordes configurarlo de la siguiente manera ejm. 1.- Seleccione las Celdas a la configuracin de Bordes 2.- Click en Formato 3.- Click en celdas 4.- Click en Bordes Aqu aparecer los formatos para Bordes elegir el indicado luego Click en aceptar.

Tramas

Para el tramado nosotros debemos darles una configuracin ejm. 1.- Seleccione los datos a la configuracin de tramado 2.- Click en Formato 3.- Click en celdas 4.- Click en Tramas Aqu aparecer los formatos para Tramas elegir el indicado luego Click en aceptar.

Uso de Funciones En esta parte debe hacer uso de una herramienta en la cual utilizaremos funciones obviamente las mas usadas Utilizaremos tambin el uso del asistente de funciones y formulas en la hoja practica. N1 5.-Gestin del Libro Manejo de Hoja Para seleccionar Hoja.- En la parte inferior de la hoja hay unas barras hoja1, hoja2,hoja3 Para seleccionar simplemente haga Click en una de ellas.

Para insertar Hoja nueva 1.- Click en Insertar 2.- Click en hoja de calculo

Para Eliminar Hoja

1.- Click con el botn Izquierdo del Mouse En la Hoja que desee eliminar aparecer un men emergente 2.- Click en Eliminar 3.- Confirmar la eliminacin de la hoja Para ocultar y desocultar Hoja 1.- Seleccione la hoja a ocultar ejm(Hoja1) 2.- Click en Formato

3.- Click en Hoja Aparecer diferentes opciones Ocultar Mostrar 4.- Seleccionar la opcin deseada Para Insertar Celdas , Filas y columnas 1.- Seleccione la celda ,fila o columna donde se desee Insertar 2.- Click en Insertar 3.- Elija la opcin deseada. 6.- Ordenar Datos Para esto necesitamos ingresar datos Practica N2 Para Ordenar Datos 1.- Seleccionar los Datos a Ordenar 2.- Click en Datos 3.- Click en Ordenar 4.- Seleccione el Orden 5.-Click en Aceptar Nota.- Puede Ordenar por nombres de campos en Forma Ascendente o Descendente puede activar la lista de encabezamiento

Filtro y Auto filtro 1.- Seleccionar los Datos a Ordenar 2.- Click en Datos 3.- Click en Filtro 4.- Click en Auto filtro Aparecern unas flechas con las cuales podrs Buscar datos con facilidad. 7.- Objetos en la hoja Utilizaremos para ello la barra de Dibujo

Para Insertar Imgenes 1.- Click en Insertar 2.- Click en Imgenes 3.- Click en Imgenes prediseadas 4.- Elija la imagen de su agrado 5.- Insertar Para insertar letras Wordart 1.- Click en la barra de dibujo en la A inclinada de color azul 2.- Elija el estilo de letra 3.- Ingrese el texto

4.- Click en Aceptar

Recuerde que con las Herramientas De Wordart Podr Ud. darle el diseo deseado como por ejemplo El Utilizar ABC puede Ud. Cambiar en forma curva o cuadrada el texto. As Tambin cambiarle el color o modelo de Letra. Para insertar Diagramas (Organigramas)

1.- Click en Insertar 2.- Click en Objeto 3.- Seleccionar MS Organization Chart 2.0

4.- Click en Aceptar 5.- Una vez Creado el Organigrama 6.- Click en Archivo 7.- Click en Salir y regresar al documento Nota.- Los mas usados son el Subordinado y el asistente.- Recuerde que Para trabajar mejor 1.-Click en Ver 2.-Click en 50% Utilice las Herramientas de texto, Cuadros Lneas para mejorar la presentacin de su Organigrama 8.-Manejo avanzado de datos Proteccin de la Hoja 1.- Seleccionar la hoja a proteger 2.- Click en Herramientas 3.- Click en Proteger 4.- Click en Proteger la hoja (aparecer un mensaje indicando que ingreses una contrasea) 5.- Ingresar la contrasea Click en aceptar , vuelva a escribir la contrasea Click en aceptar

Desproteccin de Hoja 1.- Seleccionar la hoja a proteger 2.- Click en Herramientas 3.- Click en Proteger 4.- Click en Desproteger la hoja (aparecer un mensaje indicando que ingreses una contrasea) 5.- Ingresar Contrasea Click en Aceptar 9.- Manejo Avanzado de la hoja

Ventana Ocultar / Mostrar 1.- Click en Ventana 2.- Click en Ocultar/ Mostrar Inmovilizar Paneles 1.- Posicin de Celda 2.- Click en Ventana 3.- Click en Inmovilizar Paneles 10.- Representar datos en un grfico 1.- Seleccionamos los datos Para crear un Grafico 2.- Click en botn para asistente de grficos 3.- Aparecer. Paso 1 de 4 Elija el tipo de 4.- Aparecer. Paso 2 de 4 Elija Datos de Origen Grafico a usar Luego Siguiente - Luego Siguiente.

3.- Aparecer. Paso 3 de 4 Elija Opcin de 4.- Aparecer. Paso 4 de 4 Ubicacin del grafico Grafico Luego Siguiente Luego Click en Finalizar.

Como Imprimir Para imprimir es recomendado indicarle a la maquina tu rea de impresin 1.- Seleccionar toda el rea que va imprimir 2.- Click en archivo 3.- Click en rea de Impresin 4.- Establecer rea de Impresin 5.- Guarde su trabajo y estar listo para configurar Hay diferentes maneras de imprimir en Excel esta es una de ellas 1.- Click en Vista Previa 2.- Utilice mrgenes para alinear los lados de su hoja 3.- Utilice configurar si sus datos no estn completos 4.- En Escala dice ajustar al 100% del tamao normal elija 80% Click en aceptar verifique si los datos estn bien alineados sino siga el mismo procedimiento hasta lograr mejora.

Tambin podrs poner encabezado y pie de pgina As como imprimir de forma vertical o Horizontal La calidad de impresin depende de la impresora recomendable de 600ppp o mas. Una vez configurada la pagina Click en imprimir De igual manera funciona para los grficos.

Tipos de datos.
Vamos a profundizar un poco sobre los distintos tipos de datos que podemos introducir en las celdas de una hoja de clculo:

Valores Constantes.
Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto. NMEROS Para introducir nmeros puede incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e . Pts. Los signos (+) delante de los nmeros se ignoran, y para escribir un nmero negativo ste tiene que ir precedido por el signo (-). Al escribir un nmero entre parntesis, Excel lo interpreta como un nmero negativo, lo cual es tpico en contabilidad. El carcter E o e es interpretado como notacin cientfica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).

Se pueden incluir los puntos de miles en los nmeros introducidos como constantes. Cuando un nmero tiene una sola coma se trata como una coma decimal. Si al finalizar un nmero se escribe Pts, Excel asigna formato Moneda al nmero y as se ver en la celda, pero en la barra de frmulas desaparecer dicho smbolo. Si introducimos el smbolo % al final de un nmero, Excel lo considera como smbolo de porcentaje. Si introduces fracciones tales como 1/4, 6/89, debes escribir primero un cero para que no se confundan con nmeros de fecha. Si un nmero no cabe en su celda como primera medida se pasa automticamente a anotacin cientfica. Por defecto los nmeros aparecen alineados a la derecha en la celda. FECHA U HORA Para introducir una fecha u hora, no tienes ms que escribirla de la forma en que deseas que aparezca. Al igual que los nmeros (ya que realmente lo son), las fechas y las horas tambin aparecen alineados a la derecha en la celda. Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los aos 1929 y 2029, slo ser necesario introducir los dos ltimos dgitos del ao, sin embargo para aquellas fechas que no estn comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el ao completo. Ejemplos: 1/12/99 TEXTO Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dgitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto. Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que estn en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena nicamente en la primera celda. El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda. 1-12-99 2:30 PM 14:30 1/12/99 14:30 12/07/2031

Frmulas.
Es una secuencia formada por :valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Una frmula es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *,+,-,Sen,Cos,etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =. Los distintos tipos de operadores son : % ARITMTICOS se emplean para producir resultados numricos. Ejemplo: + ^ * /

TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: RELACIONALES para comparar valores y proporcionar un valor lgico (verdadero o falso) como resultado de la comparacin. Ejemplo: < > = <= >= <> REFERENCIA indica que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la frmula. En Excel pueden ser: Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5 Operador de unin indicado por una coma (,), une los valores de dos o ms celdas. Ejemplo: A1,G5

Si deseas informacin sobre la precedencia de operadores:

FUNCIONES Una funcin es una frmula especial escrita con anticipacin y que acepta un valor o valores, realiza unos clculos y devuelve un resultado. Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si sta no se respeta Excel nos mostrar un mensaje de error. 1) Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. 2) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. 3) Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. 4) Los argumentos deben de separarse por ";".

Ejemplo: =SUMA(A1:B3) esta funcin equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3

Si deseas ms informacin sobre funciones, la podrs encontrar en el Tema 4.

Excel Comentarios ocultos en celdas.


SBADO, NOVIEMBRE 25, 2006

Excel permite incluir comentarios en las celdas. Esta utilidad es muy prctica, en especial cuando queremos dejar indicaciones o explicaciones relacionadas con el contenido de la celda En Por (o ciertas de un rango Excel que hace en contiene difcil ver esta a el la celda). comentario. tabla

situaciones ejemplo

El pequeo tringulo rojo en el ngulo superior derecho de la celda nos indica que incluye un comentario. Este comentario se hace visible en el momento que apuntamos a la celda con el mouse o la seleccionamos

No todo el contenido del comentario es visible (ver ms adelante el cuadro de texto completo). Una de las formas de solucionar este problema es volver el comentario visible con el men Mostrar Comentario

y luego cambiar el tamao del cuadro de texto que contiene el comentario

Luego volvemos a ocultar el comentario y ms tarde, cuando seleccionemos la celda, veremos el comentario en un su totalidad.

Sin embargo existe otro problema. Supongamos que queremos que los encabezamientos de las columnas queden fijos. Para eso seleccionamos la fila 2 y aplicamos Inmovilizar Paneles dice el del comentario. Lo que men veremos es Ventana. esto Ahora supongamos que nos movemos a la fila 50 y seleccionamos la celda A1 para ver que

El

comentario

queda

oculto!!

Para solucionar este problema usaremos una macro sencilla. En un modulo de macro del editor de Vba ponemos

Sub

show_comm()

On MsgBox On

Error

Resume

Next

ActiveCell.Comment.Text Error GoTo 0

End

Sub

Para facilitar el uso de esta macro le hemos asociado la combinacin de teclas Shift+Ctrl+M

Ahora podemos seleccionar la celda con el comentario, apretar la combinacin de teclas lo que producir un mensaje en el centro de la pantalla con el contenido del comentario

Categoras: Varios_

Technorati Tags: Excel


Posted by Jorge L. Dunkelman at 9:00 PM Enviar esto por correo electrnicoBlogThis!Compartir en TwitterCompartir en Facebook

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6 comments:
Annimo, 02 agosto, 2007 10:07 Hola! Antes que nada, agradecer su molestia por compartirnos sus conocimientos. He estado intentando hacer un men pero no s que hago mal que no me sale en el explorador de proyectos el de N_gris.xla. Podra orientarme? Gracias Saludos Pilar Jorge L. Dunkelman, 02 agosto, 2007 20:00 Hola Pilar

tu pedido est relacionado a otra nota. De todas mnaeras, puedes mandarme el archivo con lo que has hecho para que pueda ver dnde est el problema. Por favor, usa el mail jorgedun@gmail.com Annimo, 08 septiembre, 2010 01:15 Porque o como puede ser que toooodos mis comentarios se han borrado? Simplemente ya no aparecen? Jorge L. Dunkelman, 08 septiembre, 2010 07:20 Se han borrado o no son visibles? En Excel 2007 abre las opciones de Excel y en la pestaa Avanzado asegurate que la opcin "Sin comentarios" no est marcada. En Excel 2003 lo mismo en Herramientas-Opciones. Annimo, 22 julio, 2011 17:26 Buenos das.

Tengo una hoja en Excel que contiene celdas utilizadas como ttulos y en cada celda hay comentarios. Necesito pasar esos comentarios a celdas de abajo, pero como parte de la

hoja. Existe forma de hacerlo?

Saludos y gracias.

Carlos R. Jorge L. Dunkelman, 22 julio, 2011 18:31 Carlos, puedes editar el comentario, seleccionar el texto, copiarlo (Ctrl+C) y luego pegarlo en una celda como contenido.

S e puede usar casi toda clase de formato para aplicrselo a un conjunto


de columnas de una sola vez. Solamente es necesario seleccionar La(s) columna(s) y aplcarles el formato. Esto es conveniente cuando, por ejemplo, toda una columna debe tener su texto en negrita, o usar el formato de moneda para los nmeros. Esta clase de formato es explicado en Proyecto 3. Ancho de Columna: El formato que es nico para columnas es el Ancho de Columna. Hay varios mtodos que puede usar para ajustar el ancho de sus columnas. Cada uno de ellos resulta ms til en ciertas circunstancias, de manera que deber saber sobre todos ellos. Los practicar en el Paso a Paso actividades abajo. El Ancho de Columna se mide en caracteres. Una anchura de la columna puede ser de 0 a 255 caracteres, que es una columna REALMENTE ancha. Los valores del decimal se permiten. El ancho defecto es 8,43. Una anchura de 12, por ejemplo, significa que la columna es lejos suficiente para 12 caracteres medianas, usar cualquier usted escogi como la fuente Estndar. Por defecto es Arial 10 pto. Esto se fija en, Herramientas | Opciones | General | Fuente Estndar. Ocultar una columna: Un ancho de cero oculta la columna. La columna es todava all. Revelar una columna oculta: Para revelar una columna escondida, usted debe escoger la columna escondida, arrastrando a travs de las columnas visibles en cualquier lado. Entonces usted puede poner la

anchura de la columna a algo adems pone cero de a con uno de los mtodos mostrados abajo. En versiones anteriores de Excel (pero no en Excel 2000), si seleccionaba varias columnas y la seleccin contena celdas combinadas, no se poda darle formato a dichas columnas todas al mismo tiempo. Tena que hacerlo de a una columna por separado.

Aplicar, crear o quitar un estilo de celda


Para aplicar varios formatos en un solo paso y asegurarse de que las celdas presentan un formato coherente, se puede usar un estilo de celda. Los estilos de celda se definen como conjuntos definidos de caractersticas de formato, como fuentes y tamaos de fuente, formatos de nmero, bordes de celda y sombreado de celda. Para evitar que otras personas puedan realizar cambios en celdas especficas, tambin se puede usar un estilo de celda que bloquee las celdas.

Microsoft Office Excel ofrece varios estilos de celda integrados que se pueden aplicar o modificar. Asimismo, se puede modificar o duplicar un estilo de celda para crear uno propio personalizado.
IMPORTANTE

Los estilos de celda se basan en el tema de documento que se haya aplicado a

todo el libro. Al cambiar a otro tema de documento, los estilos de celda se actualizan para que coincidan con el tema del nuevo documento.

Qu desea hacer?

Aplicar un estilo de celda

Crear un estilo de celda personalizado Crear un estilo de celda modificando un estilo de celda ya existente Quitar un estilo de celda de los datos Eliminar un estilo de celda personalizado o predefinido.

Aplicar un estilo de celda


1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato. Cmo seleccionar celdas, rangos, filas o columnas 2. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en Estilos de celda.

SUGERENCIA

Si no puede ver el botn Estilos de celda, haga clic en Estilos y luego en el

botn Ms que se encuentra junto al cuadro de estilos de celda. 3. Haga clic en el estilo de celda que desea aplicar.
VOLVER AL PRINCIPIO

Crear un estilo de celda personalizado


1. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en Estilos de celda.

SUGERENCIA

Si no puede ver el botn Estilos de celda, haga clic en Estilos y luego en el

botn Ms que se encuentra junto al cuadro de estilos de celda. 2. Haga clic en Nuevo estilo de celda. 3. En el cuadro Nombre de estilo, escriba un nombre adecuado para el nuevo estilo de celda. 4. Haga clic en Formato. 5. En las distintas fichas del cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccione el formato que desea y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 6. En el cuadro de dilogo Estilo, bajo El estilo incluye (segn el ejemplo), desactive las casillas correspondientes al formato que no desea incluir en el estilo de celda.
VOLVER AL PRINCIPIO

Crear un estilo de celda modificando un estilo de celda ya existente


1. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en Estilos de celda.

SUGERENCIA

Si no puede ver el botn Estilos de celda, haga clic en Estilos y luego en el

botn Ms que se encuentra junto al cuadro de estilos de celda. 2. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para modificar un estilo de celda existente, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en ese estilo de celda y, a continuacin, haga clic en Modificar. Para crear un duplicado de un estilo de celda existente, haga clic con el botn secundario del mouse en el estilo de celda y, a continuacin, haga clic en Duplicar. 3. En el cuadro Nombre de estilo, escriba un nombre adecuado para el nuevo estilo de celda.
NOTA

Se agregarn a la lista de estilos de celda personalizados un estilo de celda y un estilo

de celda con el nombre cambiado. Si no cambia el nombre de un estilo de celda integrado, ste se actualizar con los cambios realizados. 4. Para modificar el estilo de celda, haga clic en Formato. 5. En las distintas fichas del cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccione el formato que desea y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 6. En el cuadro de dilogo Estilo, bajo El estilo incluye, active o desactive las casillas correspondientes al formato que desea o que no desea incluir en el estilo de celda.
VOLVER AL PRINCIPIO

Quitar un estilo de celda de los datos


Puede quitar un estilo de celda de los datos en celdas seleccionadas sin eliminar el estilo de la celda. 1. Seleccione las celdas cuyo formato es el estilo de celda que desea quitar. Cmo seleccionar celdas, rangos, filas o columnas 2. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en Estilos de celda.

SUGERENCIA

Si no puede ver el botn Estilos de celda, haga clic en Estilos y luego en el

botn Ms que se encuentra junto al cuadro de estilos de celda. 3. En Bueno, malo y neutral, haga clic en Normal.
VOLVER AL PRINCIPIO

Elimine el estilo de celda personalizado o predefinido

Puede eliminar un estilo de celda personalizado o predefinido para quitarlo de la lista de estilos de celdas disponibles. Cuando elimina un estilo de celda, tambin lo quita de todas las celdas que tienen ese formato. 1. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en Estilos de celda.

SUGERENCIA

Si no puede ver el botn Estilos de celda, haga clic en Estilos y luego en el

botn Ms que se encuentra junto al cuadro de estilos de celda. 2. Para eliminar un estilo de celda personalizado o predefinido y quitarlo de todas las celdas que tienen ese formato, haga clic con el botn secundario en el estilo de celda y, a continuacin, haga clic en Eliminar.
NOTA

El estilo de celda Normal no se puede eliminar.

Operadores
Operadores de clculo en las frmulas Los operadores especifican el tipo de clculo que se desea realizar con los elementos de una frmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de clculo: aritmtico, comparacin, texto y referencia.

Operadores aritmticos Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin, combinar nmeros y generar resultados numricos, utilice los siguientes operadores aritmticos. Significado (Ejemplo) Suma (3+3) Resta (3-1) Negacin (-1) Multiplicacin (3*3) Divisin (3/3) Porcentaje (20%) Exponenciacin (3^2)

Operador aritmtico + (signo ms) - (signo menos) * (asterisco) / (barra oblicua) % (signo de porcentaje) ^ (acento circunflejo)

Operadores de comparacin Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lgico: VERDADERO o FALSO.

Operador de comparacin = (signo igual) >(signo mayor que) <(signo menor que) >= (signo igual o mayor que) <= (signo igual o menor que) <>(signo distinto de)

Significado (Ejemplo) Igual a (A1=B1) Mayor que (A1>B1) Menor que (A1<B1) Igual o mayor que (A1>=B1) Igual o menor que (A1<=B1) Distinto de (A1<>B1)

Operador de concatenacin de texto Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto. Operador de texto & ("y" comercial)

Significado (Ejemplo) Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo ("Viento"&"norte")

Operadores de referencia Combinan rangos de celdas para los clculos con los siguientes operadores. Operador de referencia : (dos puntos) , (coma) (espacio)

Significado (Ejemplo) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, stas incluidas (B5:B15) Operador de unin que combina varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15)) Operador de interseccin que genera una referencia a celdas comunes a las dos

referencias (B7:D7 C6:C8)

Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las frmulas Las frmulas calculan los valores en un orden especfico. Las frmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una frmula. Detrs del signo igual estn los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de clculo. Excel calcula la frmula de izquierda a derecha, segn el orden especfico de cada operador de la frmula.

Precedencia de los operadores Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las operaciones en el orden que se indica en la tabla a continuacin. Si una frmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una frmula contiene un operador de multiplicacin y otro de divisin), Excel evaluar los operadores de izquierda a derecha. Operador : (dos puntos) (un solo espacio) , (coma) % ^ *y/ +y& = < > <= >= <> Negacin (como en -1) Porcentaje Exponenciacin Multiplicacin y divisin Suma y resta Conecta dos cadenas de texto (concatenacin) Comparacin Operadores de referencia Descripcin

Uso de parntesis Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la frmula que se calcular en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicacin antes que la suma. La frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado. =5+2*3

Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2 y, a continuacin, multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21. =(5+2)*3 En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y despus divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5. =(B4+25)/SUMA(D5:F5)

Constantes en las frmulas Una constante es un valor que no se calcula. Por ejemplo, la fecha 9-10-2008, el nmero 210 y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una expresin, o un valor obtenido como resultado de una expresin, no es una constante. Si utiliza valores constantes en la frmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el resultado cambia slo si modifica la frmula.

QU ES UNA FRMULA EN EXCEL ?


Las frmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar clculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que ser asignado a la celda en la cual se introduce dicha frmula. En una frmula, por lo general, intervienen valores que se encuentran en una o ms celdas de un libro de trabajo. Las frmulas estn conformadas por operadores de clculo, operandos y, con frecuencia, por funciones. Para introducir una frmula en una celda, se debe entrar como primer carcter el signo igual ( El signo igual = le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una frmula ). Cuando se escribe la frmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma. Por ejemplo, la frmula =A5+A4*3 expresa que se multiplique el valor que contiene la celda A4 por el valor constante 3 y, a continuacin, se le sume el valor que contiene la celda A5 al anterior resultado ( como se ver mas adelante la multiplicacin * tiene mayor prioridad que la suma + ). Si la celda A5 contiene el valor numrico 15, la celda A4 contiene el valor numrico 4, entonces, esta frmula al ser calculado por el Excel producir 27 como resultado final, el cual ser asignado a la celda en la que se ingres la frmula.

1.1. Componentes de una frmula


Una frmula en Excel puede contener cualesquiera de los siguientes elementos: referencias a celdas, constantes, operadores y funciones.

Por ejemplo, la frmula que permite calcular el rea de la superficie que est dentro de una circunferencia, A = R2, se puede escribir en Excel como: =PI()*B1^2 En esta frmula podemos identificar los elementos nombrados anteriormente: - Referencias a celdas: B1. Se hace referencia al valor que contiene la celda B1. - Constantes: el valor 2. Nmeros o valores escritos directamente en una frmula. - Operadores: ^ y *. El operador ^ (acento circunflejo) eleva un nmero a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica. - Funciones: la funcin PI(). Esta funcin al ser invocada devuelve el valor de pi: 3,141592...

2. OPERADORES
Los operadores especifican el tipo de operacin o procesamiento que se desea realizar con los elementos de una frmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores: aritmticos, de comparacin, texto y de referencia.

2.1. Tipos de operadores


- Operadores aritmticos: Se utilizan para realizar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin (combinando los valores numricos y generando resultados numricos). Se pueden utilizar los siguientes operadores aritmticos.
Operador aritmtico + (signo ms) (signo menos) Significado Suma Resta Cambio de signo Ejemplo A3+3 B3-B1 -A1

* / % ^

(asterisco) (barra diagonal o slash) (signo de porcentaje) (acento circunflejo)

Multiplicacin Divisin Porcentaje Exponenciacin

B3*C3 D3/3 20% C3^2

- Operadores de comparacin: Se utilizan cuando se requiere comparar entre si dos valores. Como operadores de comparacin tenemos los siguientes:

Operador de comparacin = > < >= <= <> ( igual ) ( mayor ) ( menor ) ( mayor o igual ) ( menor o igual) (distinto)

Significado Igual a Mayor que Menor que Mayor o igual que Menor o igual que Distinto de

Ejemplo A1=B1 A1>B1 A1<B1 A1>=B1 A1<=B1 A1<>B1

( Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores de comparacin, el resultado es un valor lgico: VERDADERO o FALSO ).

- Operador de concatenacin de texto: Se utiliza el signo ( & ampersand ) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

Operador de texto

Significado

Ejemplo - "Sierra"&" Nevada" produce el valor Sierra Nevada

&

( "y" comercial)

Concatena o une dos valores para generar un nuevo valor - A3&B3 de texto continuo. crea un nuevo valor de texto formado por el valor de texto que contiene la celda A3 concatenado o unido con el valor de texto que contiene la celda B3

- Operadores de referencia: Permiten utilizar rangos de celdas, produciendo referencias a una lista de celdas, para ser utilizadas por otras operaciones en los clculos; por ejemplo, como argumentos en las funciones.

Operador de referencia

Significado Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas B5:B15

Ejemplo

(dos puntos) que se encuentran entre dos referencias a celdas. Operador de unin que combina varias referencias en una sola. (punto y coma)

Hace referencia a todas las celdas que se encuentran en el rango B5 hasta B15 B5:B15;D5:D15 Hace referencia a las celdas que se encuentran en el rango B5 hasta B15 ms las celdas en el rango D5 hasta D15

(espacio)

Operador de interseccin que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias.

B7:D7 C6:C8 Hace referencia a la celda C7

Una frmula simple en Excel ( tiene un solo operador ), se puede representar de la forma siguiente:

= < operando_A > < operador > < operando_B > 2.2 Frmulas compuestas en Excel
No siempre las frmulas que se requieren utilizar son frmulas simples ( frmulas en las que slo se utiliza un operador ), ya que es mas frecuente necesitar frmulas en donde se requieren dos o mas operadores, lo cual implica cierta dificultad tanto para expresar correctamente la frmula, as como tambin, para la evaluacin de los diferentes operadores de manera que se obtenga el resultado correcto, como por ejemplo, la frmula =PI()*B1^2 que se present anteriormente, es una frmula compuesta ya que tiene 2 operadores aritmticos ( * y ^ ). Una frmula compuesta se puede representar de la forma siguiente:

= <operando_A> <operador 1> <operando B> <operador 2> <operando_C > .


Cualquiera de los operandos puede ser a su vez una frmula, esto es, puede estar formado por otros operandos y operadores.

2.2.1 Orden en que Excel realiza las operaciones en las frmulas


Como se mencion anteriormente, una frmula est compuesta por los elementos o valores que se van a procesar ( los operandos ), combinados mediante los operadores. Excel realiza las operaciones especificadas en la frmula, indicadas por los operadores, de acuerdo a un orden que ya tiene preestablecido. Para el clculo de la frmula Excel primero evala, de izquierda a derecha, los distintos operadores que la conforman determinando en que orden los debe procesar, para luego realizar los diferentes clculos u operaciones segn el orden encontrado.

2.2.2 Precedencia de los operadores


Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las operaciones en el orden correspondiente a cada operador segn la tabla que se muestra a continuacin. Si una frmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una frmula contiene un operador de multiplicacin y otro de divisin), Excel realizar primero la operacin que est mas a la izquierda.
Orden Operador : (dos puntos) 1 Descripcin Operadores de referencia

(un solo espacio) ; (punto y coma)

2 3 4 5 6 7

% ^ * y / + y &

Cambio de signo (como en -A10) Porcentaje Exponenciacin Multiplicacin y divisin Suma y resta Une dos cadenas (concatenacin) Comparacin de texto

= < > <= >= <>

Tabla de precedencia de los operadores

2.2.3 Uso de parntesis


Para cambiar el orden de evaluacin de los operadores, se debe escribir entre parntesis la parte de la frmula a la que se requiere cambiar el orden preestablecido, de tal forma que sta se procese antes que las dems. Los

parntesis se deben colocar por pares, es decir, un parntesis que abre y otro parntesis que cierra. Por ejemplo, la siguiente frmula:

=5+2*3

Produce como resultado 11 porque Excel calcula la multiplicacin (5 lugar segn la tabla) antes que la suma (6 lugar segn la tabla). La frmula multiplica 2 por 3 y luego suma 5 al resultado. Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar el orden de evaluacin, la frmula se puede escribir como: =(5+2)*3 En este caso Excel sumar 5 ms 2 y luego multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21. En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula le indican a Excel que calcule primero la suma del valor que contiene la celda B4 ms el valor constante 25, y despus divida el resultado obtenido entre la sumatoria de los valores que contienen o se encuentran en las celdas D5, E5 y F5.

=(B4+25)/SUMA(D5:F5) 3 OPERANDOS EN LAS FRMULAS


En una frmula los operandos son los distintos valores que se utilizan para realizar las operaciones especificadas por los distintos operadores. Estos operandos pueden ser valores constantes, referencias a celdas, funciones.

3.1 Constantes
Una constante es un valor que no se calcula ya que el mismo representa su valor. Por ejemplo, la fecha 9-10-2008, el nmero 210 y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una referencia a una celda, una frmula, o un valor obtenido como resultado de una frmula, no son constantes. Si se utilizan slo constantes en una frmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el resultado cambia slo si modifica la frmula, por lo que no tiene sentido utilizar este tipo de frmulas.

3.2 Referencias a celdas

Una referencia a celda o celdas, identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que se requieren en una frmula. En las referencias se puede utilizar celdas de distintas partes de una hoja de clculo. Tambin puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro de trabajo y a otros libros de trabajo. Las referencias a celdas de otros libros de trabajo se denominan vnculos.

3.2.1 Estilo de referencia A1 De forma predeterminada, Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a las columnas identificadas mediante letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a las filas identificadas mediante nmeros (del 1 al 65.536). Estas letras y nmeros se denominan ttulos o nombres de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, se debe escribir la letra de la columna seguida del nmero de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda que se encuentra ubicada en la interseccin de la columna B y la fila 2.
Hace referencia a: A10 A10:A20 B15:E15 A10:E20 5:5 5:10 H:H La celda que se encuentra en la columna A y la fila 10 El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20. El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E. El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20. Todas las celdas de la fila 5 Todas las celdas de las filas 5 a 10. Todas las celdas de la columna H

H:J

Todas las celdas desde la columna H hasta la columna J

3.2.2 Referencia a celdas en otra hoja de clculo


En el siguiente ejemplo, la funcin PROMEDIO calcula el valor promedio de los valores contenidos en el rango B1:B10 de la hoja de clculo denominada Marketing del mismo libro de trabajo. Nombre de la hoja hoja =PROMEDIO(Marketing!B1:B10) Separa la referencia de la hoja y la referencia de las celdas En este ejemplo se puede observar la referencia a otra hoja de clculo en el mismo libro, donde el nombre de la hoja de clculo seguido de un signo de exclamacin (!) preceden a la referencia de un rango de celdas. Referencia a una celda o rangos de celdas de la

3.2.3 Referencias relativas y absolutas en las frmulas


- Referencias relativas Una referencia relativa de celda en una frmula, siempre conserva la posicin relativa entre la celda que contiene la frmula y la celda a la que hace referencia. Si se traslada dicha frmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) se modifica la referencia de celda en la frmula que se crea en la celda destino. De forma predeterminada, cuando se ingresa una frmula se utilizan referencias relativas. Cuando se copia una frmula de una celda a otra celda, la referencia a celdas en las frmula que se crea en la celda destino se ajusta automticamente; como por ejemplo, si la celda B2 contiene la frmula =A1 (que hace una referencia relativa a la celda A1) y se copia a la celda B3, se modifica automticamente la frmula obtenindose en la celda B3 la nueva frmula como =A2.

Frmula, con referencia relativa, copiada de la celda B2 a la celda B3

- Referencias absolutas Una referencia absoluta de celda en una frmula, siempre hace referencia a la misma celda ubicada en una columna y fila especfica. Si se traslada dicha frmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) la referencia absoluta de celda en la celda destino no varia. De forma predeterminada cuando se ingresa una frmula se utilizan referencias relativas y para cambiarlas a referencias absolutas, se debe anteponer el signo $ antes del nombre de columna y del nmero de fila de la celda, por ejemplo $A$1. Si una frmula que contiene referencias absolutas se copia a otra u otras celdas, la referencia absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la frmula =$A$1, que contiene una referencia absoluta a la celda A1, se copia de la celda B2 a la celda B3, la frmula es la misma en ambas celdas.

Frmula, con referencia absoluta, copiada de la celda B2 a la celda B3

- Referencias mixtas Una referencia mixta de celdas tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc.; mientras que una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si se traslada dicha frmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia), se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si una frmula que contiene referencias mixtas se copia a otra u otras celdas, la referencia relativa se modifica automticamente y la referencia absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la frmula =A$1, que contiene una referencia mixta que indica que la fila no debe variar, se copia de la celda B2 a la celda C3, la nueva frmula que contendr la celda C3 es entonces =B$1.

Frmula, con referencia mixta, copiada de la celda B2 a la celda C3

3.3 Funciones
Las funciones son frmulas predefinidas que proporciona Excel, las cuales ejecutan clculos utilizando los valores especificados (denominados argumentos) en un orden determinado, para producir un nuevo valor o grupo de valores. Las

funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la funcin REDONDEAR(A10;2) redondea un valor numrico que est en la celda A10 hasta 2 posiciones decimales.

3.3.1 Estructura de las funciones


Todas las funciones incluidas en Excel tienen la siguiente estructura:

Nombre(arg 1;arg 2;;arg n)


La estructura de una funcin comienza por el nombre de la funcin, un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin separados por punto y coma[2] y un parntesis de cierre. - Nombre de funcin. Cada una de las funciones incluidas en Excel tiene un nombre nico que las diferencia unas de otras, este nombre es una cadena de caracteres alfabticos, por ejemplo la funcin PROMEDIO. En algunos casos el nombre incluye uno o ms puntos (.) dentro de la cadena de caracteres que lo conforman, como por ejemplo la funcin PAGO.INT.ENTRE. Para obtener una lista de funciones disponibles, se selecciona una celda y se presiona el botn para insertar una funcin en la barra de frmulas , si est activa esta barra de frmulas; o se abre el men Insertar y a continuacin se selecciona la opcin Funcin. - Argumentos. Los argumentos es una lista de valores separados por punto y coma (;), y pueden ser nmeros, referencias de celda, texto entre comillas, valores lgicos como VERDADERO o FALSO, matrices, o valores de error como #N/A. Los argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas u otras funciones. La cantidad de argumentos que deban ingresarse a una funcin es definido por la funcin misma, y cada uno de estos argumentos deber ser un valor vlido y del tipo requerido por el correspondiente orden en que es especificado por la funcin. Algunas funciones no necesitan argumentos como la funcin PI( ). Ntese que a pesar de no tener argumentos esta funcin, es obligatorio colocarle tanto el parntesis de apertura como el de cierre. Informacin sobre la estructura de la funcin. Cuando se escribe la funcin, aparece la informacin sobre la estructura de esta funcin, con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, al ingresar en una celda =REDONDEAR( aparecer la descripcin de esta funcin. La informacin de la estructura de las funciones slo aparece para las funciones que vienen integradas en Excel[3]. En

este ejemplo, el signo igual ( = ) se ingresa antes del nombre de la funcin para indicar que la funcin est incluida en una frmula.

3.3.2 Funciones Anidadas


En algunos casos, puede ser necesario utilizar una funcin como uno de los argumentos de otra funcin. Por ejemplo, la siguiente frmula utiliza la funcin SI (=SI(arg1;arg2;arg3)), la cual compara el resultado producido por la funcin PROMEDIO (funcin anidada) con el valor 50, para determinar cual valor se le va a asignar a la celda en la que se introduce la frmula.

Resultados vlidos Cuando se utiliza una funcin anidada como argumento, sta deber devolver el mismo tipo de valor que el requerido por este argumento. Por ejemplo, si el argumento especifica un valor VERDADERO o FALSO, la funcin anidada deber devolver VERDADERO o FALSO. Si ste no es el caso, Excel mostrar el valor de error #VALOR! Lmites del nivel de anidamiento Una frmula puede contener como mximo siete niveles de funciones anidadas. Si la Funcin B se utiliza como argumento de la Funcin A, la Funcin B es una funcin de segundo nivel. En el ejemplo anterior, la funcin PROMEDIO y la funcin SUMA son ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la funcin SI. Una funcin anidada dentro de la funcin PROMEDIO ser una funcin de tercer nivel, etc.

3.4 Introducir una frmula


Como se mencion anteriormente, las frmulas son expresiones que efectan clculos con los valores que se encuentran en la misma hoja de clculo o en otra hoja del mismo libro de trabajo, para producir un nuevo valor que se va a asignar a la celda en la cual se introduce la frmula. Para introducir una frmula en una celda, se debe entrar como primer carcter el signo igual ( = ). 3.4.1 Introducir una frmula sencilla Una frmula sencilla o simple contiene un solo operador y uno o dos operandos, ejemplos de estas frmulas se muestran a continuacin:

Frmula =128+345 =5,25^2

Accin Suma 128 y 345 Halla el cuadrado de 5,25

Para introducir estas frmulas se puede seguir el siguiente procedimiento:


1. Seleccionar la celda en que desee introducir la frmula.
2. Escribir el signo igual (=). 3. Introducir la frmula. 4. Presionar ENTRAR.

Otra forma para ingresar una frmula, es utilizar la barra de frmulas si est activada. 3.4.2 Introducir una frmula que contenga referencias de celdas:

Las siguientes frmulas contienen referencias relativas de celdas. La celda que contiene la frmula se denomina celda dependiente cuando su valor depende de los valores de otras celdas. Por ejemplo si la celda B2 contiene la frmula =C2, entonces se tiene que la celda B2 es dependiente de la celda C2.
Frmula =C2 =Hoja2!B2 =-A10 Utiliza el valor de la celda C2 Utiliza el valor de la celda B2 de Hoja2 Cambia de signo al valor numrico que se encuentra en la celda A10 Suma al valor que contiene la celda A1 el nmero 23 Accin

=A1+23

Para introducir estas frmulas se puede seguir cualquiera de los siguientes procedimientos: - Procedimiento 1
1. Seleccionar la celda en que desee introducir la frmula.
2. En la celda seleccionada o en la barra de frmulas , escribir = (signo igual).

3. Escribir a continuacin la frmula. 4. Al finalizar de escribir la frmula se presiona ENTRAR o se presiona el botn introducir .

- Procedimiento 2
1. Seleccionar la celda en que desee introducir la frmula.
2. En la celda seleccionada o en la barra de frmulas , escribir = (signo igual). 3. Comenzar a escribir la frmula y para ingresar las referencias a celdas dentro de la frmula, se selecciona una celda, un rango de celdas, una ubicacin de otra hoja de clculo o una ubicacin de otro libro. Puede arrastrar el borde de la seleccin de celdas para mover la seleccin, o bien arrastrar la esquina del borde para ampliar la seleccin. 4. Al finalizar de escribir la frmula se presiona ENTRAR o se presiona el botn introducir .

Cuando se introduce una frmula que contiene referencia de celdas Excel muestra en colores diferentes las distintas referencias. Por ejemplo, al introducir en la celda D9 la frmula =(C9*B9) se podr observar algo como lo siguiente:

3.4.3 Introducir una frmula que contenga una funcin Las siguientes frmulas contienen funciones.

Frmula =SUMA(A:A) =PROMEDIO(A1:B4)

Accin Suma todos los valores numricos en la columna A Calcula el promedio de todos los valores numricos en el rango A1:B4

Para introducir en Excel una frmula que contenga funciones, como las mostradas en el cuadro anterior, se puede seguir el siguiente procedimiento:
1. Seleccionar la celda en que se desee introducir la frmula.

2. Para iniciar la frmula con la funcin, se debe hacer clic en Insertar funcin en la barra de frmulas , o abrir el men insertar y seleccionar la opcin Funcin. 3. Seleccionar la funcin que desee utilizar. Se puede seleccionar de la lista de funciones que se muestra el nombre de la funcin; si se hace difcil localizar el nombre de la funcin que interesa, se puedeseleccionar la categora a la cual pertenece la funcin o escribir una pregunta que describa lo que desee hacer en el cuadro Buscar una funcin (por ejemplo, al escribir "sumar nmeros" devuelve la funcin SUMA). 4. Luego se introducen los argumentos en su correspondiente cuadro de dilogo que se muestran en la ventana Argumentos de funcin, siguiendo las especificaciones indicadas para cada argumento. Para introducir referencias de celdas como argumentos, se pueden escribir directamente con el teclado o, como es ms fcil y seguro, presionando el botn Contraer dilogo , para ocultar el cuadro de dilogo temporalmente, y se procede a seleccionar la celda o celdas en la hoja de clculo, despus se presiona el botn Expandir dilogo , para volver al cuadro de dilogo. 5. Una vez que se tenga completa la frmula se debe presionar el botn aceptar, para que la frmula se introduzca en la celda y se calcule su resultado.

3.4.4 Introducir una frmula con funciones anidadas Como se mencion anteriormente, una funcin anidada es aquella en que uno o varios de sus argumentos son a su vez funciones. Como por ejemplo: =SI(PROMEDIO(F2:F5)>50;SUMA(G2:G5);0) Esta frmula produce como resultado la sumatoria de un conjunto de nmeros (SUMA) que se encuentran en el rango de celdas comprendido desde la celda G2 hasta la celda G5 (G2:G5), slo si el PROMEDIO de otro conjunto de nmeros, que se encuentran en el rango de celdas comprendido desde la celda F2 hasta la celda F5 (F2:F5), es mayor que 50; en caso contrario, produce como resultado el valor 0 (cero).

Para introducir esta frmula se puede seguir el siguiente procedimiento:


1. Seleccionar la celda en que desee introducir la frmula.
2. Para iniciar la frmula con la funcin, se debe hacer clic o presionar el botn Insertar funcin en la barra de frmulas . 3. Seleccionar la funcin que se necesita utilizar como funcin de primer nivel. Se puede seleccionar de la lista de funciones que se muestra el nombre de la funcin correspondiente; si se hace difcil localizar el nombre de la funcin, se puede seleccionar la categora a la cual pertenece la funcin o escribir una pregunta que describa lo que desee hacer en el cuadro Buscar una funcin (por ejemplo, al escribir "sumar nmeros" devuelve la funcin SUMA).

4. Se introducen los argumentos en su correspondiente cuadro de dilogo que se muestran en la ventana Argumentos de funcin, siguiendo las especificaciones indicadas para cada argumento. o Para introducir referencias de celdas como argumentos, se pueden escribir directamente con el teclado o, como es ms fcil y seguro, presionando el botn Contraer dilogo , para ocultar el cuadro de dilogo temporalmente, y se procede a seleccionar la celda o celdas en la hoja de clculo, despus se debe presionar el botn Expandir dilogo , para volver al cuadro de dilogo. o Para escribir otra funcin como uno de los argumentos, se introduce la funcin en el cuadro de argumento deseado. Por ejemplo, se puede agregar SUMA(G2:G5) en el cuadro de edicinvalor_si_verdadero. 5. Para cambiar las partes de la frmula mostradas en el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, se debe hacer clic en el nombre de funcin en la barra de frmulas . Por ejemplo, si se hace clic en SI, aparecer la descripcin de la estructura de la funcin SI, con una lista de los argumentos requeridos por esta funcin. Para introducir la misma frmula en un rango de celdas, se debe seleccionar en primer lugar el rango, luego se introduce la frmula y, a continuacin, se presionan simultneamente las teclas <CTRL> y <ENTRAR>. Si se est familiarizado con los argumentos de una funcin, se puede utilizar la informacin sobre funciones que aparece despus de escribir el nombre de la funcin y el parntesis de apertura. Se puede hacer clic en el nombre de la funcin para ver el tema de la Ayuda correspondiente a la funcin o hacer clic en un nombre de argumento para seleccionar el argumento correspondiente de la frmula. Para ocultar la informacin sobre funciones, en el men Herramientas hacer clic en Opciones y desactivar la casilla de verificacin Informacin sobre herramientas de funciones de la ficha o pestaa General.

4 COPIAR UNA FRMULA


Cuando se trabaja con una hoja de clculo, el objetivo primordial es expresar los clculos requeridos que llevan a la solucin de un problema mediante una o ms frmulas. Pero es frecuente que, por la naturaleza del problema, una frmula que se ha introducido en una celda se necesite copiarla a otra u otras celdas donde se aplica la misma frmula. Al copiarse una frmula de una celda a otras celdas, las referencias de celda pueden cambiar de acuerdo al tipo de referencia que se utilice. Para copiar se pueden utilizar los siguientes procedimientos: - Procedimiento 1
1. Seleccionar la celda que contenga la frmula a copiar.
2. Comprobar que las referencias de celda utilizadas en la frmula producirn el resultado deseado. Si se requiere, se debe cambiar el tipo de referencia de celda, por ejemplo, si en una frmula se necesita que siempre se haga referencia a una misma celda, entonces esta referencia se debe cambiar a referencia absoluta o mixta.

3. 4. 5. 6.

Abrir el men Edicin, y elegir la opcin Copiar. Luego seleccionar la celda o celdas en la que se desea copiar la frmula. Abrir de nuevo el men Edicin. Para copiar la frmula y el formato hacer clic en Pegar. Para copiar la frmula solamente hacer clic en Pegado especial y, a continuacin, en Frmulas.

- Procedimiento 2 Si la frmula que se necesita copiar va a ser copiada a una celda o rango de celdas que estn contiguas o adyacentes a la misma, se puede copiar la frmula utilizando el cuadro de llenado o botn de relleno(cuadrado negro pequeo situado en la esquina inferior derecha de la seleccin. Cuando se sita el cursor del mouse (ratn) sobre el . controlador de relleno, el apuntador cambia a una cruz negra)
1. Seleccionar la celda que contenga la frmula a copiar.
2. Comprobar que las referencias de celda utilizadas en la frmula producirn el resultado deseado. Si se requiere, se puede cambiar el tipo de referencia de celda, por ejemplo, si en una frmula se necesita que siempre se haga referencia a una misma celda, entonces esta referencia se debe cambiar a referencia absoluta o mixta. 3. Colocar el cursor sobre el cuadro de llenado y, a continuacin, arrastrar el cuadro de llenado, presionando el botn izquierdo del mouse o ratn, hasta la celda o rango de celdas en las que se desear copiar la frmula.

4.1 Procedimiento utilizado por Excel para crear las frmulas que se copian Cuando se copia una frmula de una celda a otras u otras celdas el Excel aplica el siguiente procedimiento: 1. Obtiene el desplazamiento en columnas y filas que existe entre la celda origen y la celda destino. 2. Para crear la frmula en la celda destino, utiliza como base la frmula existente en la celda origen o celda que se copia, modificando, en cada una de las referencia de celdas que se encuentran en esta frmula, la referencia a la columna sumndole o restndole el desplazamiento de columna obtenido antes, y luego hace lo mismo con la referencia a la fila. Si la referencia a columna o fila est escrita en forma absoluta, el desplazamiento encontrado no es aplicado, esto es, la referencia a la columna o fila permanece igual o no es modificada. En el ejemplo siguiente se explicar que sucede con las referencias de celda cuando se copia una frmula de la celda A1 a la celda C3:

Frmula que se copia de la celda A1 a la celda C3

Como se puede observar, entre las celdas A1 y C3 hay un desplazamiento en columnas de 2 y un desplazamiento de filas de 2. Si la frmula que se tiene en la celda A1 es =A2*B3 (columna relativa y fila relativa), entonces la frmula que se tendr en la celda C3 es =C4*D5, en donde se observa que a cada columna de las referencias de celda de la frmula original se le suma 2, y a cada fila tambin se le suma 2. Si la frmula que se tiene en la celda A1 es =A$2*B$3 (columna relativa y fila absoluta), entonces la frmula que se tendr en la celda C3 es =C$2*D$3, en donde se observa que a cada columna de las referencias de celda de la frmula original se le suma 2, y las filas permanecen sin variar o fijas ya que estn escritas como absolutas (el signo $ antes del nmero de fila). Si la frmula que se tiene en la celda A1 es =$A2*$B3 (columna absoluta y fila relativa), entonces la frmula que se tendr en la celda C3 es =$A4*$B5, en donde se observa que las columnas de las referencias de celda de la frmula original permanecen sin variar o fijas ya que estn escritas como absolutas (el signo $ antes del nombre de columna) y a cada fila se le suma 2. Si la frmula que se tiene en la celda A1 es =$A$2*$B$3 (columna absoluta y fila absoluta), entonces la frmula que se tendr en la celda C3 es =$A$2*$B$3, en donde se observa que tanto las columnas y filas de las referencias de celda de la frmula original permanecen sin variar o fijas ya que estn escritas como absolutas (el signo $ antes del nombre de columna). Si la frmula que se tiene en la celda A1 es =$A2*B$3, entonces la frmula que se tendr en la celda C3 es =$A4*D$3. Si la frmula que se tiene en la celda A1 es =A2*$B$3, entonces la frmula que se tendr en la celda C3 es =C4*$B$3.

Si la frmula que se tiene en la celda A1 es =A2*B$3, entonces la frmula que se tendr en la celda C3 es =C4*D$3. Si la frmula que se tiene en la celda A1 es =A$2*$B$3, entonces la frmula que se tendr en la celda C3 es =C$2*$B$3.
Frmula en C1 (origen) Tipo de referencias (columna relativa y fila relativa) (columna relativa y fila absoluta) (columna absoluta y fila relativa) (columna absoluta y fila absoluta) (columna relativa) (columna relativa) (columna relativa) (columna relativa) o fila absoluta o Frmula en C3 =C4*D5 =C$2*D$3 =$A4*$B5 =$A$2*$B$3 =$A4*D$3

=A2*B3 =A$2*B$3 =$A2*$B3 =$A$2*$B$3 =$A2*B$3

=A2*$B$3

fila

absoluta

=C4*$B$3

=A2*B$3

fila

absoluta

=C4*D$3

=A$2*$B$3

fila

absoluta

=C$2*$B$3

5. MODIFICAR O EDITAR UNA FRMULA Sin por alguna razn, una frmula que ya se ha ingresado en una celda necesita ser modificada, no es conveniente volver a escribir la frmula desde el principio, sino utilizar el procedimiento para modificacin o edicin del contenido de una celda, el cual se muestra a continuacin:
1. Haga doble clic en la celda que contiene la frmula que desea modificar.

2. Modifique el contenido de la celda preferiblemente en la barra de frmulas 3. Realice las modificaciones que sean necesarias (insertar, cambiar o eliminar caracteres en la frmula), utilizando para desplazarse en la misma el cursor del mouse y/o las teclas de direccionamiento del cursor. 4. Para finalizar la edicin y aceptar las modificaciones realizadas presione la tecla ENTRAR o presione el botn introducir de la barra de frmulas.

( para cancelar los cambios presione la tecla ESCape o presione el botn ).

6. ELIMINAR FRMULAS Para eliminar frmulas que se encuentren en una hoja de clculo, el procedimiento ms directo y sencillo es el siguiente:
1. Seleccionar la celda que contenga la frmula.
2. Presionar la tecla <SUPR>.

Se pueden eliminar todas las frmulas que estn en un rango de celdas, para lo cual se debe seleccionar primero el rango de celdas y luego se presiona la tecla <SUPR>.

7. CORREGIR FRMULAS
Al igual que un corrector gramatical, Excel emplea algunas reglas para comprobar si hay problemas en las frmulas. Estas reglas no garantizan que la hoja de clculo no tenga ningn problema, pero ayudan en gran medida a encontrar los errores ms comunes. Los problemas se pueden revisar de dos formas: de uno en uno, como con el corrector ortogrfico, o inmediatamente sobre la hoja de clculo mientras se trabaja. Cuando Excel detecta un problema, muestra un pequeo tringulo en la esquina superior izquierda de la celda. Ambos mtodos presentan las mismas opciones. Celda que posiblemente tiene un problema de frmula Si se selecciona la celda que muestra este tringulo aparece al lado de la misma el botn que al hacer clic en l muestra un conjunto de opciones. Se puede

solucionar el problema utilizando alguna de las opciones que aparecen u omitirlo. Si se omite, ya no volver a aparecer en las comprobaciones de errores subsiguientes. Sin embargo, todos los errores que haya omitido se pueden restablecer para que vuelvan a mostrarse. Es frecuente que en una hoja de clculo nos aparezca este indicador de error en celdas que con toda seguridad sabemos que no tienen errores, como cuando Excel detecta que al copiarse una frmula a una celda, una de las celdas contiguas a sta contiene una frmula que es diferente, lo cual lo podramos interpretar como una seal de precaucin. Ms adelante se explicar con detalle estos y otros procedimientos para corregir errores.

8. EJEMPLOS Y APLICACIONES
A continuacin se encuentran algunos ejemplos de cmo llevar una expresin matemtica a su correspondiente frmula en Excel. Es el usuario del Excel quien debe encontrar la forma correcta de expresar la frmula para luego ingresarla al Excel, ya que ste solamente se encarga de realizar las operaciones o clculos, segn se lo indique el usuario mediante la frmula ingresada, y en ningn momento el Excel le va a indicar al usuario que el valor obtenido est correcto, es decir, que este valor sera exactamente igual al que se obtendra al calcular de forma manual la expresin matemtica correspondiente.

a. Escribir la frmula para la siguiente expresin matemtica e indique el orden cmo se debe evaluar dicha frmula para calcular el valor correspondiente. La frmula en Excel se debe ingresar en la celda D3, con el valor de A en la celda D1, el valor de B en la celda E1 y el valor de C en la celda F1.

Como primer paso, antes de ingresar la frmula en la hoja de clculo, el usuario debe escribir est expresin matemtica como una frmula que se pueda utilizar en la mayora de los lenguajes de programacin o en la mayora de los programas de aplicacin como es el caso del Excel. Siendo La primera dificultad escribir la frmula en una sola lnea, donde no se refleja el orden en que estamos acostumbrados a realizar las operaciones cuando el clculo lo realizamos de forma manual. Entonces, la frmula la podramos escribir como:

A*B/RAIZ(C)/C-1/B-2*C/A

Si en esta frmula analizamos el orden de evaluacin que se tiene establecido para cada uno de los operadores[4], evaluando los diferentes operadores de

izquierda a derecha de la frmula, y aplicando para cada operador el orden que se tiene establecido para cada uno de stos, como se muestra en la tabla de precedencia de los operadores que se encuentra en la pgina 4. Adems se debe tener presente que cuando en una frmula se tienen varios operadores del mismo orden jerrquico, como por ejemplo dos o ms multiplicaciones o una multiplicacin y una o ms divisiones, primero se realizar el clculo que se corresponde al operador mas a la izquierda y luego se continuar con los otros operadores.

En nuestro caso, al aplicar el procedimiento descrito anteriormente, tenemos lo siguiente:

A*B/RAIZ(C)/C-1/B-2*C/A 2 3 1 4 5 .........

Vemos que el resultado que se obtendra al calcular la frmula, tal cual se ha escrito, estara errado; ya que la divisin entre C, indicada por la operacin 4, se estara realizando fuera de orden y, por lo tanto, alterara el resultado; por lo que se deben insertar parntesis para cambiar este orden (primero se debe calcular C-1/B y luego realizar la divisin). Entonces al agregar los parntesis, la frmula quedar como:

A*B/RAIZ(C)/(C-1/B)-2*C/A 4 5 3 6 2 1 97 8

En esta frmula, al realizar el usuario la evaluacin del orden de los operadores, primero se evalan todos los operadores que estn dentro de los parntesis y despus los operadores que estn fuera de los parntesis. Esta frmula, tal cual

est escrita, calcula correctamente el valor de la expresin matemtica, ya que las operaciones se realizan en el orden requerido o necesario, que se corresponde con uno de los varios ordenes en que se pueden realizar los clculos de forma manual. Una expresin matemtica para ser utilizada en el computador puede ser escrita de varias formas equivalentes, ya que producen el mismo resultado final cambiando solamente el orden en que se realizan las operaciones.

En este ejemplo podemos tener las siguientes formas de escritura de la frmula que calculan correctamente el valor correspondiente a la expresin matemtica indicada.

Forma 1:

A*B/RAIZ(C)/(C-1/B)-2*C/A 4 5 3 6 2 1 97 8

(forma bsica)

Forma 2:

(A*B/RAIZ(C))/(C-1/B)-2*C/A 2 3 1 6 5 4 9 7 8

Forma 3:

(A*B/RAIZ(C))/(C-1/B)-(2*C/A) 2 3 1 8 5 4 9 6 7

Forma 4:

((A*B/RAIZ(C))/(C-1/B))-(2*C/A) 2 3 1 6 54 9 7 8

Como se indic en el enunciado del ejercicio, la frmula en Excel correspondiente debe ser ingresada en la celda D3, con el valor de A en la celda D1, el valor de B en la celda E1 y el valor de C en la celda F1. Al hacer los cambios aqu sealados, podemos entonces escribir las correspondientes frmulas en Excel.

Forma 1: Forma 2: Forma 3: Forma 4:

=D1*E1/RAIZ(F1)/(F1-1/E1)-2*F1/D1 =(D1*E1/RAIZ(F1))/(F1-1/E1)-2*F1/D1 =(D1*E1/RAIZ(F1))/(F1-1/E1)-(2*F1/D1) =((D1*E1/RAIZ(F1))/(F1-1/E1))-(2*F1/D1)

S ingresamos en la celda D3 la primera frmula, utilizando 1 como valor de A (celda D1), 3 como valor de B (celda E1) y 4 como valor de C (celda F1), se obtiene como resultado el valor -7,59090909

Si se ingresan en otras celdas de la hoja de clculo las otras tres frmulas (por ejemplo en las celdas D4, D5 y D6), se observar que el resultado que obtiene el Excel es el mismo para las cuatro frmulas. Entonces, la nica diferencia que hay entre estas cuatro formas de expresar correctamente la frmula en Excel correspondiente a la expresin matemtica que se est estudiando, es el orden en que el Excel realiza los clculos en cada una de ellas.

Para observar el orden que sigue el Excel en el clculo de las frmulas, se utiliza la herramienta Auditora de frmulas opcin Evaluar Frmula, siguiendo el siguiente procedimiento:

Seleccionar la celda donde est la frmula Luego abrir el men Herramientas Seleccionar la opcin Auditora de frmulas Del nuevo men que se presenta seleccionar Evaluar frmula Para que se vaya realizando cada operacin paso a paso presionar el botn Evaluar

Para finalizar presionar el botn Cerrar

En nuestro caso si se manda a Evaluar las frmulas en cada una de las celdas donde se ingresaron, se observa que el orden en que el Excel realiza los clculos es diferente en cada de estas frmulas, siendo la forma 4, la que tiene un orden de clculo mas semejante al orden que nos sirvi para llegar a la escritura correcta de la frmula.

La utilizacin de la herramienta Auditora de frmulas opcin Evaluar Frmula, es muy til cuando se est implementando una expresin matemtica compleja, ya que permite observar como Excel est realizando los clculos y, a partir de esto, determinar si una operacin se est realizando fuera de orden lo que llevara a clculos errados.

b. Escribir la frmula para la siguiente expresin matemtica e indique el orden cmo se debe evaluar dicha frmula para calcular el valor correspondiente. La frmula en Excel se debe ingresar en la celda E5, y que la celda E1 contiene el valor de A, la celda E2 el valor de B, la celda E3 el valor de C.

Aplicando el mismo procedimiento que se utiliz en el ejercicio a, llegamos a las siguientes frmulas que se corresponden con la expresin matemtica indicada.

Forma 1:

(2*A-B/RAIZ(C))/(C+1/B)*B/4 2 43 1 7 65 89

(forma bsica)

Forma 2:

(2*A-B/RAIZ(C))/(C+1/B)*(B/4) 2 43 1 8 6 5 9 7

Forma 3:

((2*A-B/RAIZ(C))/(C+1/B))*(B/4) 2 43 1 7 6 5 9 8

La frmula en Excel correspondiente debe ser ingresada en la celda E5, con el valor de A en la celda E1, el valor de B en la celda E2 y el valor de C en la celda E3.

Forma 1: Forma 2: Forma 3:

=(2*E1-E2/RAIZ(E3))/(E3+1/E2)*E2/4 =(2*E1-E2/RAIZ(E3))/(E3+1/E2)*(E2/4) =((2*E1-E2/RAIZ(E3))/(E3+1/E2))*(E2/4)

Al ingresar ests formulas en una hoja de Excel, utilizando 2 como valor de A, 5 como valor de B y 9 como valor de C, obtenemos para las tres formas de escribir correctamente la frmula el valor 0,31702899

c. La expresin matemtica para el clculo del monto de la cuota postpagable de un prstamo (la cuota se paga al final del perodo), viene dada como:

Escribir la frmula correspondiente a esta expresin matemtica e indicar el orden cmo se debe evaluar dicha frmula para calcular el valor de la cuota postpagable:

Forma 1:

VA*T*(1+T)^N/((1+T)^N-1) 6 7 1 5 8 2 3 4

(forma bsica)

Forma 2:

VA*(T*(1+T)^N)/((1+T)^N-1) 7 3 1 2 8 4 5 6

Forma 3:

VA*(T*(1+T)^N/((1+T)^N-1)) 8 6 1 5 7 2 3 4

Forma 4:

VA*((T*(1+T)^N)/((1+T)^N-1)) 8 3 1 2 7 4 5 6

Si la celda B5 contiene el valor de la variable VA (valor actual), la celda B6 el valor de la variable T (tasa de inters), la celda B7 el valor de la variable N (nmero perodos), la celda B8 el valor de la variable VF (valor final) y la celda B9 el valor de la variable TIPO. Escribir la frmula en Excel correspondiente a esta expresin en la celda B11.

Forma 1:

en B11:

=B5*B6*(1+B6)^B7/((1+B6)^B7-1)

Forma 2:

=B5*(B6*(1+B6)^B7)/((1+B6)^B7-1)

Forma 3:

=B5*(B6*(1+B6)^B7/((1+B6)^B7-1))

Forma 4:

=B5*((B6*(1+B6)^B7)/((1+B6)^B7-1))

Se debe ingresar la primera forma de la frmula anterior en la celda B11 y asignarle los valores que se indican a cada una de las variables.

VA = 2.000.000

T = 1,5%

N = 72

VF = 0

TIPO = 0

Se obtiene el resultado de la celda

B11 =

45.615,58

Para observar que la nica diferencia que hay entre estas 4 formas de escribir correctamente la frmula en Excel de la expresin matemtica es el orden en que se realizan los clculos, se deben ingresar en una hoja de Excel las cuatro frmulas, en diferentes celdas, donde se observa que el resultado es el mismo; y para observar cmo realiza los clculos el Excel, se utiliza la opcin Evaluar Formula, siguiendo el siguiente procedimiento:

Seleccionar la celda donde est la frmula Luego abrir el men Herramientas Seleccionar la opcin Auditora de frmulas Del nuevo men que se presenta seleccionar Evaluar frmula Para que se vaya realizando cada operacin paso a paso presionar el botn Evaluar Para finalizar presionar el botn Cerrar

Microsoft Excel tiene incorporada la funcin PAGO para el clculo del monto de la cuota para el pago de un prstamo, basndose en pagos constantes y en una tasa de inters constante. La funcin PAGO tiene la sintaxis siguiente: PAGO(tasa;nper;va;[vf];[tipo]) tasa es el tipo de inters del prstamo.

Nper es el nmero total de pagos del prstamo. Va es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de pagos futuros, tambin se conoce como el principal. Vf es el valor futuro o un saldo en efectivo que desea lograr despus de efectuar el ltimo pago. Si el argumento vf se omite, se asume que el valor es 0 (es decir, el valor futuro de un prstamo es 0). Tipo es el nmero 0 (cero) 1 e indica el vencimiento de los pagos, 0 u omitido para el pago al final del perodo y 1 para pago al inicio del perodo.

Al ingresar en la celda B20 la funcin de Excel que calcula la cuota postpagable, el 5 argumento correspondiente a Tipo es igual a 0 (cero).

En la celda B20: =PAGO(B6;B7;B5;B8;B9), la cual produce como resultado = (Bs. 45.615,58). Esta frmula tambin puede ser ingresada como =PAGO(B6;B7;B5;0;0) =PAGO(B6;B7;B5).

El valor obtenido con esta funcin es igual al que se obtuvo con la frmula en Excel que se determin a partir de la expresin matemtica, lo que nos lleva a concluir que la implementacin que se hizo de esta expresin es correcta.

Cmo la funcin PAGO es una funcin financiera, Excel le aplica, automticamente, a la celda en la cual est la funcin el formato moneda indicado por las siglas Bs., u otro formato de moneda segn sea el caso, antes del valor numrico; adems, este valor se muestra como negativo. Si el

resultado se necesita que aparezca como positivo, se podra utilizar uno de los cambios siguientes:

En la celda B20: En la celda B20:

=-PAGO(B6;B7;B5;B8;B9)

=PAGO(B6;B7;-B5;B8;B9)

Utilizar la misma frmula para calcular el valor de la cuota postpagable para los siguientes valores:

VA = 2.000

T = 2,5%

N = 48 VF = 0

TIPO = 0

Para realizar el nuevo clculo de la cuota postpagable no es necesario hacerle ningn cambio a la frmula, slo se requiere introducir los nuevos valores en las celdas respectivas, 2000 en la celda B5,2,5% en la celda B6 y 48 en la celda B7. Con los valores indicados los nuevos resultados son entonces:

B11 = 72,0119876

B20 = (Bs 72,01)

Los cuales eran de esperar.

d. La expresin matemtica para el clculo del monto de la cuota prepagable de un prstamo (la cuota se paga al comienzo del perodo), viene dada como:

Escriba la frmula correspondiente a esta expresin matemtica e indicar el orden cmo se debe evaluar dicha frmula para calcular el valor de la cuota prepagable:

Forma 1:

VA*T*(1+T)^N/((1+T)^(N+1)-(1+T)) 8 9 1 7 10 2 5 3 6 4

(forma bsica)

Forma 2:

VA*(T*(1+T)^N)/((1+T)^(N+1)-(1+T)) 9 3 1 2 10 4 7 5 8 6

Forma 3:

VA*((T*(1+T)^N)/((1+T)^(N+1)-(1+T))) 10 3 1 2 9 4 7 5 8 6

Si la celda D5 contiene el valor de la variable VA (valor actual), la celda D6 el valor de la variable T (tasa de inters), la celda D7 el valor de la variable N (nmero perodos), la celda D8 el valor de la variable VF (valor final) y la celda D9 el valor de la variable TIPO. Escriba la frmula en Excel correspondiente a esta expresin en la celda D11.

Forma 1:

=D5*D6*(1+D6)^D7/((1+D6)^(D7+1)-(1+D6))

Forma 2:

=D5*(D6*(1+D6)^D7)/((1+D6)^(D7+1)-(1+D6))

Forma 3:

=D5*((D6*(1+D6)^D7)/((1+D6)^(D7+1)-(1+D6)))

Ingrese la primera forma de la frmula anterior en la celda D11 y asgnele los valores que se indican a cada una de las variables Qu valor calcula y asigna Excel a la celda D11 ?

VA = 2.000.000

T = 1,5%

N = 72 VF = 0

TIPO = 1

Se obtiene como resultado en la celda

D11 =

44.941,46

Al Ingresar en la celda D20 la funcin de Excel que calcula la cuota prepagable, el 5 argumento correspondiente a tipo es igual a 1.

En la celda resultado

D20:

=PAGO(D6;D7;D5;D8;D9), la
(Bs. 44.941,46)

cual

produce

como

Utilizar la misma frmula para calcular el valor de la cuota prepagable para los siguientes valores: VA = 2.000 T = 2,5% N = 48 VF = 0 TIPO = 1

Para realizar el nuevo clculo de la cuota prepagable no es necesario hacerle ningn cambio a la frmula, slo se requiere introducir los nuevos valores en las celdas respectivas: 2000 en la celda D5, 2,5% en la celda D6 y 72 en la celda D7. Con los valores indicados los nuevos resultados son:

D11 =

70,2555976

D20 = (Bs 70,26)

e. Escribir en Excel la frmula correspondiente a la funcin de densidad de la Distribucin Normal, la cual est dada por:

donde:

(mu) es la media (sigma) es la desviacin estndar

Al llevar esta expresin matemtica a una frmula en Excel, tendremos lo siguiente:

1/*RAIZ(2*PI())*EXP(-(x-)^2/2*^2) 3 2 1 5 4 6 7

Al analizar el orden de evaluacin de los operadores que se encuentran en esta primera aproximacin a la frmula requerida, encontramos que este orden no se corresponde con el orden en que se deben realizar los clculos que lleven al resultado correcto, ya que como operacin 4 se realizara el clculo de (x-) y despus como operacin 5 el cambio de signo, lo que llevara que al realizar la operacin 6 este valor obtenido se eleve al cuadrado lo cual cambiara el resultado. Por lo tanto, se deben colocar entre parntesis las operaciones que requieren cambio en su orden de evaluacin, obteniendo las tres formas siguientes para escribir la expresin matemtica de la funcin de densidad de la Distribucin Normal.

Forma 1:

1/(*RAIZ(2*PI()))*EXP(-((x-)^2/(2*^2))) 12 4 3 2 1 13 11 10 5 8 9 7 6

Forma 2:

(1/(*RAIZ(2*PI())))*EXP(-((x-)^2/(2*^2))) 5 4 3 2 1 13 12 11 6 9 10 8 7

Forma 3:

(1/(*RAIZ(2*PI())))*EXP(-(((x-)^2)/(2*^2))) 5 4 3 2 1 13 12 11 6 7 10 9 8

Si utilizamos la celda B3 para contener el valor de , la celda B4 para contener el valor de y la celda B6 para contener el valor de x; entonces, las frmulas en Excel correspondientes a las formas como podemos escribir la frmula que calcula el valor de la funcin de densidad de la Distribucin Normal sern:

Forma 1:

1/(B4*RAIZ(2*PI()))*EXP(-((B6-B3)^2/(2*B4^2)))

Forma 2:

(1/(B4*RAIZ(2*PI())))*EXP(-((B6-B3)^2/(2*B4^2)))

Forma 3:

(1/(B4*RAIZ(2*PI())))*EXP(-(((B6-B3)^2)/(2*B4^2)))

Luego, para probar la frmula encontrada, escribimos en la celda B10 cualquiera de estas tres expresiones, e ingresamos para el valor 1 (celda B3), para el valor 2 (celda B4) y para x el valor 0 (celda B6), entonces Excel va a mostrar el valor 0,176032663 como resultado de esta frmula.

Microsoft Excel tiene incorporada la funcin DISTR.NORM para el clculo del valor de la funcin de densidad de la Distribucin Normal. La funcin DISTR.NORM tiene la sintaxis siguiente: DISTR.NORM(x;;;[Acum]) X El valor particular de la variable X al cual se le calcula la funcin de densidad

La media aritmtica de la distribucin

La desviacin estndar de la distribucin, la cual debe ser un nmero positivo


Acum Un valor lgico que permite seleccionar el clculo de: - El valor de la funcin de densidad acumulada cuando este valor es VERDADERO - El valor de la funcin de densidad en un punto cuando este valor es FALSO

Al ingresar en la celda C10 la frmula =DISTR.NORM(B6;B3;B4;FALSO), el Excel obtiene como resultado para esta celda el valor 0,176032663, el cual es el mismo que se obtuvo con la implementacin de la expresin matemtica de la funcin de densidad.

f. Escribir en la celda D5 una frmula que calcule la sumatoria de los valores que estn en el rango D1 hasta M1, dividido entre el promedio de los valores que se encuentran en el rango D3 hasta M3, y multiplique el resultado anterior por la raz cuadrada del mayor valor que se encuentre en el rango D1 hasta M1.

La Expresin matemtica de este problema podra ser escrita como:

Si se ingresan los valores requeridos en una hoja de clculo de Excel en los rangos indicados, entonces en la celda D5 se puede ingresar la siguiente frmula: En D5: =SUMA(D1:M1)/PROMEDIO(D3:M3)*RAIZ(MAX(D1:M1))

g. Escribir en la celda C20 una frmula que promedie los valores que estn en las celdas C1 hasta C18, multiplique este resultado por la sumatoria de los valores que se encuentra en la celda D1 hasta D18, y dividida todo entre la raz cuadrada de la suma de los valores que se encuentra en la celda D1 hasta D18 .

Si se ingresan los valores requeridos en una hoja de clculo de Excel en los rangos indicados, entonces en la celda C20 se puede ingresar la siguiente frmula:

En C20: =PROMEDIO(C1:C18)*SUMA(D1:D18)/RAIZ(SUMA(D1:D18))

9. BSQUEDA Y CORRECCIN DE PROBLEMAS EN LAS FRMULAS


Es frecuente encontrarnos con uno o varios problemas cuando tenemos frmulas en una hoja de Clculo de Excel, como pueden ser: La frmula ingresada no calcula el valor correcto, ya sea por que la misma no utiliza los valores que deben ser o que realiza los clculos en un orden que altera el resultado; o que el Excel muestra alguna seal de advertencia o de error. Para encontrar y poder solucionar estos problemas podemos valernos de lo siguiente:

9.1 Reglas y errores que se detectan al corregir frmulas


- Errores de valores: La formula no usa la sintaxis, argumentos o tipos de datos esperados. Los valores de error que se pueden mostrar incluyen #DIV/0!, #N/A, #NAME?, #NULL!, #NUM!, #REF!, y #VALUE!. Cada valor de error tiene distintas causas y se resuelve de diferente modo. Si se introduce un valor de error directamente en una celda, no se marcar como problema. - Ao con dos dgitos en fecha de texto: La celda contiene una fecha de texto en la que el siglo se puede interpretar incorrectamente si se utiliza en frmulas. Por ejemplo, la fecha de la frmula =AO("1/1/31") podra ser 1931 2031. - Nmero almacenado como texto: La celda contiene nmeros guardados como texto. Suelen proceder de datos importados de otros orgenes. Los nmeros guardados como texto pueden ocasionar cambios inesperados en la forma de ordenar, es preferible convertirlos a nmeros. - Formulas incoherentes en una parte de la hoja de clculo La frmula no coincide con el patrn de las dems frmulas cercanas. En muchos casos, las frmulas adyacentes a otras slo se diferencian en las referencias empleadas.
Frmulas =SUMA(A1:F1) =SUMA(A2:F2) =SUMA(A10:F10)

=SUMA(A4:F4)

En este caso, la frmula =SUMA(A10:F10) se marcar porque las frmulas adyacentes cambian en una fila, y sta cambia en 8 filas. Si las referencias utilizadas en una frmula no son coherentes con las de las frmulas adyacentes, se indicar el problema. - La frmula omite celdas de una parte de la hoja de clculo La frmula puede no incluir una referencia correcta. Si una frmula hace referencia a un rango de celdas y se agregan celdas debajo y a la derecha del mismo, las referencias pueden dejar de ser correctas. La frmula no siempre actualiza automticamente su referencia para incluir las nuevas celdas. Esta regla compara la referencia de una celda con las celdas adyacentes. Si las celdas adyacentes contienen ms nmeros (no son celdas en blanco), entonces se indica el problema. En el caso siguiente, la frmula =SUMA(A2:A4) se marcar con esta regla, puesto que las celdas adyacentes contienen datos.
A 1 2 3 4 5 6 15.000 9.000 8.000 20.000 5.000 22.500 =SUMA(A2:A4)

- La frmula hace referencia a celdas vacas

La frmula contiene una referencia a una celda vaca. Esto puede dar lugar a resultados no deseados, como en el siguiente ejemplo. Suponga que desea obtener el promedio de los nmeros indicados a continuacin. Si la tercera celda hacia abajo del rango indicado est en blanco, el resultado es 22,75. Si la tercera celda hacia abajo del rango indicado contiene 0, el resultado es 18,2.
A 1 2 3 4 5 6 45 10 =PROMEDIO(A2:A6) 24 12 24 12 0 45 10 =PROMEDIO(B2:B6) B

9.2 Auditoria de frmulas


Utilice Auditora de frmulas para reflejar grficamente, o rastrear, las relaciones entre las celdas y las frmulas que tengan flechas azules. Puede rastrear los precedentes (las celdas que proporcionan datos a una celda concreta) o los dependientes (las celdas que dependen del valor de una celda especfica).

Hoja de clculo con flechas de rastreo

9.3 Buscar y corregir errores en frmulas


Corregir un valor de error, como #NOMBRE? Si una frmula no puede evaluar adecuadamente un resultado, Microsoft Excel presentar un valor de error. Cada tipo de error tiene distintas causas y diferentes soluciones. Los errores en las frmulas pueden dar lugar a valores de error, as como a resultados no deseados. A continuacin se facilitan algunos procedimientos que le ayudarn a detectar y analizar los errores.

a.

#####

Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
Posibles causas y soluciones

El ancho de la columna no es suficiente para mostrar el contenido - Aumentar el ancho de la columna Seleccione la columna, elija Columna en el men Formato, haga clic en Ancho y, a continuacin, escriba un nmero. - Reducir el contenido para ajustarlo a la columna Seleccione la columna, haga clic en Celdas en el men Formato, elija la ficha Alineacin y, a continuacin, active la casilla de verificacin Reducir hasta ajustar. - Aplicar un formato de nmero diferente En algunos casos, se puede cambiar el formato de nmero de la celda para ajustarlo al ancho de celda existente. Por ejemplo, disminuya el nmero de decimales despus del separador decimal.

b.

Las fechas y las horas son nmeros negativos

Si utiliza el sistema de fechas 1900, las fechas y las horas en Excel deben ser valores positivos. - Si se restan fechas y horas, asegrese de que se genera la frmula correctamente. - Si la frmula es correcta, aunque el resultado sea un valor negativo, se puede mostrar el valor dando a la celda un formato que no sea un formato de fecha o de hora. Haga clic en el comando Celdas del men Formato, haga clic en la ficha Nmero y, a continuacin, seleccione un formato que no sea un formato de fecha ni de hora.

c.

#VALOR!

Se produce cuando se utiliza un tipo de argumento o de operando incorrecto.


1. Seleccione la celda que muestra el error, haga clic en el botn que aparece
continuacin, haga clic en Rastrear error si aparece. 2. Revise las posibles causas y soluciones. y, a

Posibles causas y soluciones

- Se ha escrito texto y la frmula requiere un nmero o un valor lgico, como VERDADERO O FALSO Excel no puede convertir el texto en el tipo de dato correcto. Asegrese de que la frmula o la funcin es correcta para el operando o el argumento necesario y de que las celdas a las que hace referencia contienen valores vlidos. Por ejemplo, si la celda A5 contiene un nmero y la celda A6 contiene el texto "No disponible", la frmula =A5+A6 devolver el error #VALOR! - Se ha proporcionado un rango a un operador o a una funcin que requiere un nico valor, no un rango de valores

Cambie el rango para que slo tenga un valor.

Cambie el rango para que incluya la misma fila o la misma columna que contenga la frmula.

d. #DIV/0!
Se produce cuando se divide un nmero por cero (0).
1. Seleccione la celda que muestra el error, haga clic en el botn que aparece
continuacin, haga clic en Rastrear error si aparece. 2. Revise las posibles causas y soluciones. y, a

Posibles causas y soluciones

- Se ha escrito una frmula que contiene una divisin explcita por cero (0), por ejemplo, =5/0. Cambie el divisor por un nmero que no sea cero. - Se ha utilizado una referencia de celda a una celda en blanco o a una celda que contiene un cero como divisor Nota Si el operando es una celda en blanco, Excel interpreta el blanco como cero.

Cambie la referencia de celda a otra celda.

Escriba un valor distinto de cero en la celda utilizada como divisor. Escriba el valor #N/A en la celda a la que se hace referencia como divisor, que cambiar el resultado de la frmula por #N/A de #DIV/0! para indicar que el valor del divisor no est disponible. Evite que se muestre el valor de error, utilizando la funcin de hoja de clculo SI. Por ejemplo, si la frmula que genera el error es =A5/B5, en su lugar utilice =SI(B5=0;"";A5/B5). Las dos comillas representan una cadena de texto vaca.

- Compruebe que el divisor en la funcin o en la frmula no es ni cero ni se ha dejado en blanco.

e.

#NOMBRE?

Se produce cuando Excel no reconoce el texto de la frmula. 1. Seleccione la celda que muestra el error, haga clic en el botn que aparece y, a continuacin, haga clic en Rastrear error si aparece. 2. Revise las posibles causas y soluciones.
Posibles causas y soluciones

- Se ha utilizado una funcin que es parte del complemento Herramientas para anlisis sin que ste estuviera cargado Instale y cargue el complemento Herramientas para anlisis, realizando lo siguiente:
1. En el men Herramientas, elija Complementos.
2. En la lista Complementos disponibles, seleccione el cuadro Herramientas para anlisis y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 3. Si es necesario, siga las instrucciones del programa de instalacin.

- Se ha utilizado un nombre que no existe Asegrese de que el nombre existe. En el men Insertar, elija Nombre y, a continuacin, haga clic en Definir. Si el nombre no aparece en la lista, agrguelo mediante el comando Definir. - Error al escribir el nombre

Compruebe la ortografa. Seleccione el nombre en la barra de frmulas , presione F3, elija el nombre que desea utilizar y, a continuacin, haga clic en Aceptar. - Se ha utilizado un rtulo en una frmula sin que est permitido el uso de rtulos Permita el uso de rtulos. En el men Herramientas, elija Opciones y, a continuacin, haga clic en la ficha Calcular. En Opciones del libro, active la casilla de verificacin Aceptar rtulos en las frmulas. - Se ha cometido un error al escribir el nombre de una funcin Corrija el error ortogrfico. Inserte el nombre correcto de la funcin en la frmula haciendo clic en Funcin en el men Insertar. - Se ha escrito texto en una frmula sin poner el texto entre comillas (Excel tratar de interpretar la entrada como un nombre, aunque se haya querido escribir como texto). Escriba el texto de la frmula entre comillas dobles. Por ejemplo, la siguiente frmula inserta la porcin de texto "El importe total es " en el valor de la celda B50: ="El importe total es "&B50 - Se han omitido los dos puntos (:) en una referencia de rango Asegrese de que en todas las referencias del rango de celdas en la frmula utilizan dos puntos (:); por ejemplo, SUMA(A1:C10). - La referencia a otra hoja no est entre comillas simples Si la frmula hace referencia a valores o celdas de otras hojas de clculo u otros libros y el nombre del otro libro o de la otra hoja de clculo contiene un carcter no alfabtico o un espacio, se deber escribir su nombre entre comillas simples ( ' ).

f.

#N/A

Se produce cuando un valor no est disponible para una funcin o una frmula.
1. Seleccione la celda que muestra el error, haga clic en el botn que aparece
continuacin, haga clic en Rastrear error si aparece. 2. Revise las posibles causas y soluciones. y, a

Posibles causas y soluciones


INTRODUCCIN Excel es una planilla de clculo. Sirve para hacer planillas cuyos datos pueden relacionarse a travs de operaciones matemticas. Nos vamos a ocupar del manejo de este tipo de planillas. Vamos a comenzar con un ejemplo simple y luego avanzaremos hacia casos ms complejos UN CLCULO SIMPLE La planilla de la Figura 1 muestra el caso ms simple de planilla de clculo. Permite calcular la existencia actual de un artculo sabiendo cunto haba antes, cuanto entr y cunto sali.

Aunque es muy sencilla, esta planilla tiene todos los elementos de una planilla de clculo: En la primera fila y en la celda A2 hay datos tipo texto, palabras. En las celdas B2, C2, y D2 hay datos numricos. En la celda E2 hay una frmula. La frmula de la celda E2 es lo que hace que esta planilla sea una planilla"de clculo". La cantidad que aparece en esta celda la calcula automticamente el programa. Vamos a detenernos en esto.

Las frmulas

Si quisiramos calcular "a mano" la existencia actual con los datos que aparecen en la Figura 1, tendramos que hacer la siguiente cuenta: 450 (anterior) + 100 (entrada) - 275 (salida) La frmula que, escrita en la celda E2, hace esta operacin es: =B2+C2-D2

De modo que, donde la frmula dice B2 ms C2, Excel entiende que debe sumar el valor que hay en B2 ms el valor que hay en C2. El signo = inicial es lo que indica al programa que debe hacer el clculo. Cuando en una frmula aparecen las coordenadas de otra celda, se dice que hay una referencia a esa celda. La frmula anterior contiene, entonces, referencias a otras tres celdas. RECLCULO AUTOMTICO Automticamente, la celda E2 mostrar el nuevo saldo. Esto es lo que se llama "rectngulo automtico" de la planilla: cuando se modifica algn dato, se actualizan todos los datos que dependan de l. OTRAS OPERACIONES Adems de los signos + y - para sumar y restar, valen tambin los siguientes signos aritmticos: Podramos detenernos ac en las operaciones cosmticas que hacen que una planilla se vea mejor. Pero lo dejamos para ms adelante. El objetivo es entender cmo se arman y funcionan las planillas de clculo. Sigamos, pues, con ejemplos ms complejos.
ENTENDIENDO LAS FRMULAS La planilla de la Figura 2 es ms o menos como la de la Figura 1, pero extendida a toda una lista de artculos.

Figura 2. Una planilla como la de la Figura 1, pero extendida a varios artculos.

Efectivamente la frmula para el clculo de las existencias actuales no hay que escribirla tantas veces como artculos haya. Se escribe una sola vez y se extiende al resto de la columna:

Figura 3. La cruz fina: el puntero de estirar

Esto, que se tarda mucho ms que contarlo que en hacerlo, es lo que llamamos "extender una frmula". En el captulo 3 hablamos ms en detalle de esta operacin y de sus variantes, pero el uso principal es el que acabamos de contar.

CMO ES UNA FRMULA ESTIRADA Por qu funciona esto? Cmo es que una frmula en E2 puede aplicarse al resto de la columna? Es muy facil. La frmula que escribimos en E2 es =B2+C2-D2. La frmula que apareci en E3, luego de estirar, es = B3+C3-D3. Ambas frmulas tienen la misma "forma": la primera hace con los datos de la fila 2 lo mismo que la segunda con los datos de la fila 3. Para decirlo ms tcnicamente, los datos de la primera frmula ocupan la misma posicin relativa que los datos de la segunda. Cuando se estira una frmula, Excel ajusta las referencias a las celdas para mantener estas posiciones relativas. En la mayora de los casos se da esto: las frmulas a lo largo de toda una fila o toda una columna se pueden obtener escribindolas una sola vez y luego extendindolas con el puntero de estirar. Sin embargo, hay por lo menos una excepcin y es la que se explica en el siguiente ejemplo. Consideremos, por ejemplo, el clculo de la comisin de Prez. Hay que multiplicar la cifra de sus ventas, que est en B4, por el porcentaje que aparece en B1. De acuerdo con las reglas que dimos ms arriba. Esta frmula, que se escribe en C4, debe ser: =B4*B1. Recordamos: Las frmulas deben comenzar con el signo. El asterisco se usa para multiplicar.

Ahora extendemos esta frmula como hicimos antes. OTRO EJEMPLO - LA SUMATORIA La planilla de la Figura 4 tambin necesita el uso de las direcciones absolutas. Pero aparece una formula nueva: la sumatoria.

Figura 4. Esta planilla usa una frmula especial para el clculo del total: la sumatoria.

Comenzamos escribiendo los datos tipo texto y los valores de la columna B, exceptuando el total. ste lo ingresamos mediante un procedimiento especial:

1. Seleccionamos, arrastrando el mouse, el rando B2:B8. Es de-cir, los valores a sumar y una celda ms para alojar el total. 2. Hacemos un clic en el botn Autosuma (Figura 5).

Figura 5. El botn Autosuma. Sirve para calcular totales

Luego de esto debe aparecer una frmula en la celda B8, la ltima celda seleccionada. sta frmula es una sumatoria (Figura 6), una de las muchas funciones especiales que incluye Excel.

Figura 6. La funcin sumatoria que calcula el total.

Ahora hay que escribir una frmula adecuada que diga qu porcentaje del total de gastos representa cada uno. Es fcil en la celda C2 debe ingresarse esta frmula: =B2/B8, que calcula la relacin entre el primer gasto (B2) y el total (B8). Esta frmula debe extenderse ahora a toda la columna:

El resultado ser lo que aparece en la Figura 7, si crea que algo no estaba del todo bien, tena razn.

Figura 7. La planilla, luego de extender la frmula que calcula el porcentaje. Algo no sali bien.

Efectivamente, en la familia de copias que se pretende obtener, cada frmula divide un gasto distinto (el da de cada mes). Pero todos estos gastos deben dividirse por el mismo total. Debi haberse colocado en signo $ para fijar la coordenada del gasto total. La frmula correcta esa sta: =B2/B$8.

Hecha la modificacin en la celda C2, debe repetirse la estnsin al resto de la planilla. Ahora, sta deber verse como en la Figura 8. Mucho mejor, pero no tan elegante como en la planilla de la Figura 4. Vamos a ocuparnos de eso.

Figura 8. La planilla, luego de extender la nueva frmula de porcentaje.

LIBROS DE MUCHAS HOJAS

El Maximo de complejidad en planillas de clculo aparece en la Figura 9. Ms que de plantillas, podramos hablar de libros de clculo. Efectivamente, los archivos de Excel pueden considerarse como libros de muchas pginas. Cada pgina es una planilla, independiente o no de las dems. Al pie de cada hoja, unas solapas como las de una agenda telefnica permiten pasar de una planilla a la otra (Figura 10).

Figura 9. Esta planilla est formada, en realidad, por muchas hojas.

Figura 10. Haciendo un clic en alguna de estas solapas se pasa a la pgina correspondiente de una planilla multihoja.

Libros como ste permiten manejar en un solo "paquete" juegos de planillas afines: planillas correspondientes a distintos centros de costos, a distintos clientes, a distintos meses, etc.

Para poder manejar libros de muchas hojas hay que saber una sola cosa: como se escribe una referencia "tridimensional". Ocurre que ahora no basta con designar a una celda indicando su fila y su columna. Hay una

tercera coordenada: la hoja a la cual pertenece. Veamos en qu consiste esto. Las planillas de la Figura 9 se arman tan fcilmente como cualquier otra de las que ya hicimos. Hasta donde se ve en la figura, cada planilla es independiente de las dems, salvo por el hecho de que comparten la misma estructura. Sin embargo, podemos imaginar una cuarta planilla en el mismo paquete. La planilla de la Figura 11permite consolidar la informacin de las otras tres.

Figura 11. Esta cuarta planilla se forma con algunos datos de las tres planillas de la Figura 9.

Para armar esta cuarta planilla comencemos escribiendo los textos: el ttulo general y los nombres de los meses. Luego, en la columna B, hay que escribir los totales de gastos que aparecen en las celdas B7 de cada una de las otras tres hojas. Aqu es donde entran las referencias tridimensionales.

1. Poner el cursor en la celda B4 de la cuarta hoja. 2. Escribir el signo = (despus de todo, estamos escribiendo una frmula). 3. Hacer un clic en la solapa correspondiente a la hoja de Enero. 4. Hacer un clic en la celda B7 (el total) de esta hoja. 5. Apretar Enter (Enter, ningn clic). Si todo sali bien, en la celda B4 de esta hoja deber aparecer la referencia tridimensional (Figura 12). Estn las tres coordenadas: hojacolumna-fila. Entre el nombre de la hoja y la letra de la columna aparece un signo de admiracin. Es la forma en que Excel separa esas dos coordenadas.

Figura 12. As es una referencia tridimensional.

Las frmulas con referencias tridimensionales funcionan como cualquier otra: si cambiamos alguno de los costos en las planillas mensuales, se modifica automticamente el total del mes corres-pondiente y, a travs de la referencia tridimensional, vara tambin el valor, tal como aparece en la cuarta hoja.

ALGUNAS OPERACIONES EN LIBROS DE MUCHAS HOJAS Los libros de muchas hojas admiten algunas operaciones especiales. Por ejemplo: Cambiando el nombre de la hoja En principio, las hojas se llaman Hoja1, Hoja2, etc. Estos nombres pueden cambiarse: 1. Hacer dos clics rpidos sobre la solapa de la hoja cuyo nombre se quiera cambiar. El nombre se pintar de negro (Figura 13). 2. Escribir el nuevo nombre. 3. Hacer un clic fuera de los lmites de la solapa.

Figura 13. Haciendo doble clic sobre la solapa se pinta de negro el nombre actual de la hoja y tenemos la oportunidad de escribir otro.

Si el nombre figura en una referencia tridimensional, sta cambiar automticamente.

Agregar una hoja nueva Independientemente del nmero de hojas que tenga un libro, siempre se puede agregar una ms:

1. Ubicarse sobre la hoja siguiente a la que se quiera agregar. Las nuevas hojas siempre se insertan por delante de la hoja actual. 2. Tomar las opciones Insertar, Hoja de clculo. Aparecer entonces una nueva hoja. El nombre que haya recibido sta puede luego cambiarse, tal como se explic antes. Eliminar una hoja Como es fcil sospechar, si se pueden agregar nuevas hojas a un libro, tambin se las puede eliminar:

Figura 20. Antes de eliminar una hoja, Excel advierte de que sus datos se perdern en forma definitiva.

La hoja desaparecer del libro. La advertencia de la Figura 14 se debe a que la eliminacin de una hoja es una operacin que no puede deshacerse mediante las opciones Edicin, Deshacer. COPIAR Y MOVER LOS DATOS

Cuando estamos armando una planilla es muy comn que tengamos que copiar o mover un dato, duplicarlo o cambiarlo de lugar. Para esto hay dos tcnicas bien distintas. Como no es fcil decidir cul de las dos es mejor, explicaremos ambas. LA TCNICA DE "CORTAR Y PEGAR" En la planilla de la Figura 15 tenemos un dato "corrido". Vamos a llevar el texto de la celda C5 a la B5.

Figura 15. En esta planilla movemos el dato de la celda C5 a la B5.

Cortar / Pegar

1. Ponemos el cursor en la celda que contiene el dato a mover. O sea, en la celda C5. 2. Tomamos las opciones Edicin, Cortar. 3. Ponemos el cursor en la celda adonde queremos llevar el dato. O sea, en la celda B5. 4. Tomamos las opciones Edicin, Pegar.
Tras estas operaciones, el dato que estaba en la celda C5 deber aparecer en B5.

Explicacin: el portapapeles Cuando tomamos las opciones Edicin, Copiar., estamos cortando el dato de la celda actual y llevndolo a un lugar aparte llamado portapapeles. Cuando tomamos las opciones Edicin, pegar, estamos pegando en la celda actual el dato que acabamos de poner en el portapapeles.

COPIAR VS CORTAR Si en el paso dos tomamos las opciones Edicin, Copiar (en vez de Cortar), estamos poniendo dato en el portapapeles sin retirarlo de la planilla; como si le estuviramos tomando una foto. Cuando luego tomamos Edicin, Pegar, estamos poniendo el dato en la nueva celda

mientras el otro todava est en la celda original. Estamos duplicando el dato. Es decir que: Cortar + Pegar = mueve Copiar + Pegar = repite

El portapapeles no es una parte de Excel sino de todo Windows. Luego de poner un dato en este portapapeles (con las opciones Edicin, Copiar o Edicin, Cortar), el dato est disponible para todos los programas de Windows. As, podemos poner en Word una tabla de Excel o en Excel un dibujo de Power Point. ATAJOS Las opciones de Cortar, Copiar y Pegar pueden hacerse tambin desde el teclado o con los botones de laFigura 16.

Figura 16. Estos tres botones remplaza, respectivamente, a las opciones de Cortar, Copiar y Pegar.

Una variante

Cuando llega el momento de "pegar" el dato en su direccin de destino (tanto al copiar como al mover), hay otra posibilidad: apretar simplemente la tecla Enter. El procedimiento completo sera as: 1. Ponemos el cursor en la celda que contiene el dato a mover. 2. Tomamos las opciones Edicin, Cortar. 3. Ponemos el cursor en la celda adonde queremos llevar el dato. 4. Apretamos la tecla Enter. LA TCNICA DE "AGARRE CON EL MOUSE"

Tambin podemos mover usando el mouse, sin recurrir al men. Es muy fcil, aunque requiere algo de pulso. Vamos de nuevo con el ejemplo de la Figura 15: 1. Ponemos el cursor en la celda que contiene el dato a mover. O sea, en la celda C5. 2. Apoyamos el puntero de modo que el centro de la cruz gruesa toque los bordes de la celda. Debe aparecer una flecha. 3. Apretamos el botn del mouse y lo mantenemos as. 4. Bajamos el puntero hasta la celda adonde queremos llevar el dato. O sea, hasta la celda B5. 5. Soltamos el botn. Esta operacin es muy sencilla: simplemente tomamos el dato y lo llevamos adonde queremos. Y funciona en forma parecida en otros programas. Por ejemplo, podemos mover un prrafo en Word, duplicar una tabla en Access o copiar una imagen en Power Point.

COPIAR CON EL MOUSE Esta tcnica de agarre con el mouse tambin sirve para copiar (repetir un dato). Por ejemplo, tenemos un dato en A2 y queremos que aparezca tambin en C4: Paso a paso 1. Ponemos el cursor en la celda que contiene el dato a mover. O sea, en la celda A2. 2. apoyamos el puntero de modo que el centro de la cruz gruesa toque los bordes de la celda. 3. Apretamos el botn del mouse y lo mantenemos as. 4. Bajamos el puntero hasta la celda donde queremos copiar el dato. 5. Apretamos la tecla Control y la mantenemos as.

6. Soltamos el botn. 7. Soltamos la tecla control.

Es decir, todo consiste en mantener apretada la tecla control antes de soltar el botn del mouse. Nos damos cuenta del efecto de la tecla Control porque, mientras la estamos apretando, aparece una crucecita (en realidad, un signo ms) al lado del puntero. Esta cruz "avisa" que estamos copiando y no moviendo. No importa cundo apretamos la tecla. Lo que importa es que, antes de soltar el botn del mouse, est apretada.

MOVER O COPIAR VARIOS DATOS A LA VEZ Los ejemplos anteriores consistieron en mover o copiar el dato contenido en una celda individual. En el caso de mover todo un rango a la vez, tendramos que, previamente, seleccionar ese rango. La tcnica sera: 1. Seleccionar, arrastrando el mouse, el rango de datos a mover. 2. Apoyar el puntero del mouse de modo que el centro de la cruz gruesa toque el borde del rango seleccionado. Aparecer la flecha. 3. Hacer un clic y mantener apretado el botn del mouse. 4. Llevar el rango al lugar deseado. 5. Soltar el botn. Si antes de soltar el botn de mouse apretamos y mantenemos apretada la tecla Control, el rango seleccionado se copia en el lugar de destino. EL MEN CONTEXTUAL Veamos para que se usa el de la derecha: Si hacemos clic sobre una celda, pero usando el botn derecho, aparece el men de la Figura 17. Se llama men contextual porque las opciones

que muestra dependen de donde apoyamos el puntero, de donde hicimos clic. El men que aparece en la figura 17 es el mismo que se ve cuando hacemos clic sobre una celda.

Figura 17. Cuando hacemos clic sobre una celda usando el botn derecho del mouse, aparece un nuevo men.

Entre las opciones de este men estn Copiar, Cortar y Pegar. Son equivalentes a las opciones Edicin, copiar; Edicin, cortar, etc.

MOVER Y DUPLICAR UNA HOJA En el captulo anterior vimos un ejemplo de libros de muchas hojas. El puntero puede usarse tambin para mover una hoja dentro del libro. El procedimiento es bastante fcil de entender, si lo comparamos con el de mover una celda o rango de celdas: 1. Apoyar el puntero del mouse sobre la solapa de la hoja que se quiere mover. 2. Hacer un clic y mantener apretado el botn. 3. Sin soltar el botn, llevar la hoja a la nueva ubicacin (Figura 18).

4. soltar el botn.

Figura 18. Las hojas de un libro pueden moverse tomndolas con el mouse desde su solapa. Aqu, la Hoja1 est siendo colocada entre las Hojas 2 y 3

La hoja quedar en la posicin en que la hayamos dejado. Es decir, las hojas se mueven tomndolas con el mouse, igual que las celdas o rangos (y que los naipes del solitario). Si seguimos el procedimiento anterior, manteniendo apretada la tecla control la hoja quedar duplicada. Como en el caso de copiado de celdas, una cruz junto al puntero indica que la hoja est siendo copiada y no movida.

Otros usos del puntero De modo que el puntero del mouse puede usarse para seleccionar un rango, para moverlo o para copiarlo. En el captulo anterior vimos cmo usar el mouse para seleccionar un rango. Recin lo utilizamos para copiar o mover uno o ms datos. Segn el uso, el puntero cambia de forma: puede ser una cruz gruesa o una flecha. Tambin conocemos otro puntero interesante: la cruz fina o puntero "de estirar". Lo usamos para repetir una frmula muchas veces. Pero admite varios usos. Veamos el caso ms general. En la planilla de la Figura 19 hay un dato en la celda A1. Vamos a repetir este dato a lo largo de toda la columna:

Figura 19. Un dato en una celda. Cuando apoyamos el centro de la cruz gruesa en el punto que hay en la esquina inferior derecha de la celda, el puntero se convierte en cruz fina.

1. Llevamos el cursor a la celda A1.

2. apoyamos el centro de la cruz gruesa en el punto que hay en la esquina inferior derecha de la celda. El puntero se convierte en una cruz fina (Figura 19). 3. Apretamos el botn del mouse y lo mantenemos apretado. 4. Sin soltar el botn, bajamos cinco celdas. 5. Soltamos el botn.

El dato que tenamos al principio se habr repetido a lo largo de las cinco celdas (Figura 20). Por eso, a este puntero lo llamamos puntero "de estirar".

Figura 20. El puntero de estirar permite un dato a lo largo de un rango de celdas.

GENERAR SERIES

El puntero de estirar repite el dato, tanto si se trata de una palabra como de un nmero. Pero hay algunos casos especiales: Si el dato que se estira termina con un nmero (por ejemplo, Caso 1), al estirar se genera la serie Caso 2, Caso 3, etc. (Figura 21). Si el dato que se estira es un da de la semana o un mes del ao, mantenemos apretada la tecla Control, se genera una serie que comienza en el nmero estirado y contina de uno en uno. (Figura 23)

Figura 21. Cuando estiramos un dato que termina con un nmero, se genera una serie que repite el dato incrementando el nmero.

Figura 22. Cuando estiramos el nombre de un da de la semana o de un mes del ao, se genera la serie de los das o de los meses.

Figura 23. Cuando estiramos un nmero cualquiera, manteniendo apretada la tecla Control, se genera una serie que comienza con el nmero estirado y contina de uno en uno.

Generando otras series

Los casos de las figuras 21 y 22 podran resumirse diciendo que cuando estiramos el comienzo de una serie, el puntero contina con la serie. Hay todava otro caso ms. La Figura 24 muestra el comienzo de una serie que comienza en cinco y avanza de cinco en cinco. Bien, continuemos esta serie: 1. Seleccionamos, arrastrando el mouse, las dos celdas que contienen el comienzo de la serie a generar. 2. Apoyamos el puntero en la esquina inferior derecha del rango seleccionado para que aparezca el puntero de estirar. 3. Apretamos el botn del mouse y, sin soltarlo, lo bajamos cinco o seis celdas. 4. Soltamos el botn.

Figura 24. Estas dos celdas contienen el comienzo de una serie. El puntero de estirar permite continuarla.

Es decir, es el mismo caso que los anteriores. Solo de alguna manera le tenemos que decir a Excel cmo es la serie que queremos generar. Por eso comenzamos seleccionado dos celdas, para que Excel se d cuenta de cmo es la serie.

Por ejemplo, si seleccionamos dos celdas que contengan los nmeros 100 y 90, al estirar se generar una serie descendente; 100, 90, 80, 70, etc. UN SECRETO: ESTIRAR FORMATOS Hay tiempo para estudiar un ltimo caso. La planilla de la Figura 25 tiene una serie de nombres en la columna A. El primero de ellos ha recibido un formato especial: Negrita y centrado. Si se quiere aplicar este formato al resto de la columna, se lo puede hacer con el puntero de estirar.

Figura 25. En esta serie de nombres, el primero tiene un formato especial. Podemos usar el puntero de estirar para aplicar este formato a los dems nombres.

1. Colocamos el cursor en la celda que contiene el formato a repetir. 2. Apoyamos el puntero de modo que aparezca el puntero de estirar, la cruz fina. 3. Apretamos el botn derecho del mouse y lo mantenemos apretado.

4. Bajamos con el mouse hasta la celda que contiene el ltimo de los nombres de la lista. 5. Si soltamos el botn del mouse. Aparece el men de la Figura 26. Tomamos la opcin Llenar formatos

Figura 26. Cuando estiramos usando el botn derecho del mouse, aparece este men con opciones adicionales para la operacin de estirar.

Al soltar el botn, el formato de la primera celda se habr repetido sobre las dems. El men de la Figura 26 tiene varias opciones. La que dice copiar celdas es equivalente al ejemplo de estirar un dato en general usando el botn izquierdo.

Este men tiene muchas otras opciones, pero no vamos a detallarlas por el momento. Con las que vimos es suficiente.
EL FORMATO DE LA PLANILLA

Ya estuvimos mirando, un poco superficialmente, las opciones que permiten modificar el aspecto de una planilla. Cuando centrbamos un ttulo o hacamos aparecer el signo de porcentaje, usbamos las

opciones de Formato. En este captulo vamos a recorrer estas opciones con ms detalle. Las opciones de formato permiten tomar una planilla como la de la Figura 27 y transformarla en la de laFigura 28.

Figura 27. Una planilla "cruda"

Figura 28. La misma planilla de la Figura 27, una vez "maquillada"

LAS OPCIONES DE FORMATO, CELDAS

Comencemos por dibujar las lneas que forman la retcula de la planilla: 1. Seleccionamos el rango donde queremos poner las lneas. En el ejemplo, es el rango A2:E7. 2. Tomamos las opciones Formato, Celdas. Aparece un men de seis fichas (Figura 29), donde estn todas las opciones que podemos cambiar en el rango que acabamos de seleccionar. 3. Hacemos un clic en Bordes. Aparece la ficha de la Figura 30. 4. Hacemos un clic en Aceptar.

Figura 29. El men con todas las opciones de Formato, Celdas

Figura 30. La ficha Bordes, dentro de Formato, Celdas.

Ahora la planilla debe mostrar las lneas alrededor de la tabla. Para apreciar mejor cmo queda, hacemos un clic en cualquier celda para "despintar" el rango seleccionado.

El mtodo anterior vale para cualquier otro cambio que queramos hacer en el aspecto de la planilla. Paso a paso 1. Seleccionamos el rango cuyo aspecto queremos cambiar. 2. Tomamos las opciones Formato, Celdas. Aparece el men de fichas de la Figura 29. 3. Hacemos un clic en la solapa que corresponda a la opciones que queramos cambiar. 4. Modificamos las opciones segn nuestros deseos. 5. Hacemos un clic en Aceptar. Vamos a recorrer entonces cada una de las fichas del men Formato, Celdas para conocer las opciones que contienen. Ms adelante veremos que muchas opciones de formato pueden obtenerse sin pasar por el men usando los botones de las barras de herramientas o combinaciones de teclas. Pero mas adelante. No nos compliquemos. EL FORMATO DE LOS NMEROS La primera de las fichas del men de la Figura 29 sirve para controlar el aspecto de los datos numricos: la cantidad de decimales, la presencia del signo monetario, estilo de porcentaje, etc. Vamos a ver cmo le ponemos el signo $ a los valores de la planilla de la Figura 27 uniformando, al mismo tiempo, la cantidad de decimales. Entonces: 1. Pintamos (arrastrando el mouse) el rango donde queremos cambiar el formato. En este caso, D3:E7. 2. Tomamos las opciones Formato, Celdas. 3. Del men de fichas que aparece, elegimos la ficha Nmero. Aparece la de la Figura 31.

4. En la Categoras, hacemos un clic en Moneda. 5. En Posiciones decimales, indicamos 2 (que, probablemente, ser el valor ya indicado). 6. Hacemos un clic en Aceptar.

Figura 31. La ficha Nmero del men Formato, Celdas

La ficha de la Figura 31 muestra los distintos formatos numricos posibles agrupados en categoras. stas son las que aparecen en el cuadro izquierdo de la ficha: General, Nmero, Moneda, Porcentaje, etc. Segn qu categora tengamos seleccionada, aparecern. A la derecha, opciones adicionales para indicar cantidad de decimales, signo monetario, etc. Conforme vayamos haciendo clic en las distintas categoras y ajustando el formato, el cuadro. Muestra mostrar el nuevo aspecto de los datos seleccionados.

Y as podramos ponernos a contar cada una de las categoras y sus variantes, pero no tiene mucho sentido. Con un poco de paciencia, no es demasiado difcil entender cmo usar cada una de las opciones. En todo caso, podemos tomarnos un tiempo para probarlas y ver qu es lo que hace cada una de ellas.

Por ejemplo, un caso interesante es el de formatos de hora y fecha. Al hablar de las funciones para el manejo de horas y fechas. LA ALINEACIN En los primeros ejemplos vimos que, en principio, Excel acomoda los textos contra la izquierda de la celda y los nmeros contra la derecha. Pero esto puede cambiarse actuando sobre otra de las opciones de formato. Para centrar los ttulos de la planilla de Figura 27, hacemos as: 1. Seleccionamos (arrastrando el mouse) el rango cuya alineacin queremos cambiar. En nuestro caso A2:E2. 2. Tomamos las opciones Formato, Celdas y seleccionamos la ficha Alineacin (Figura 32). 3. Dentro de Horizontal, descolgamos las opciones y seleccionamos la opcin Centrar. 4. Hacemos un clic en Aceptar.

Figura 32. La ficha Alineacin de men Formato, Celdas

Alineacin horizontal y vertical

Las opciones de la ficha de la Figura 32 nos permiten cambiar tanto la alineacin Horizontal como la Vertical. Esta ltima slo tiene sentido cuando la altura de la fila es mayor que la altura de la letra. De lo contrario, no hay "espacio" para ajustar la alineacin en vertical. Tal como se ve en la Figura 32, tenemos la posibilidad de poner ttulos en forma oblicua especificando exactamente el ngulo que queremos. Dos opciones especiales de alineacin La Figura 33 muestra una planilla con dos efectos especiales de alineacin: El ttulo general est centrado, no respecto de su columna, sino respecto de todo el ancho de la planilla. Los ttulos de las celdas D2 y E2 estn abiertos en dos renglones.

Figura 33. Dos efectos especiales de alineacin

Centrar en la seleccin

Cmo hacemos para centrar el ttulo de esta planilla? La opcin de centrado que vimos al principio no sirve, ya que no se busca el centrado respecto de la celda, sino respecto de todo el ancho de la planilla. O sea, lo queremos centrado respecto del ancho que va de la columna A a la D. Para eso es la opcin Centrar en la seleccin: 1. Escribimos el ttulo en la primera columna de la izquierda. Ojo con esto. Si el ttulo est en la otra columna, debemos llevarlo a la columna A (por ejemplo, tomndolo con el mouse). 2. Seleccionamos el rango respecto del cual se centrar el ttulo: A1:E1. 3. Tomamos las opciones Formato, Celda y seleccionamos la ficha Alineacin. Es la misma ficha de la Figura 32.

4. Dentro de Horizontal, descolgamos las opciones y marcamos Centrar en la Seleccin. 5. Hacemos un clic en Aceptar. El nombre de la opcin elegida est muy bien: primero seleccionamos un rango y luego centramos el ttulo respecto de ese rango. AJUSTE DE TEXTO Los ttulos de las celdas D2 y E3 han sido ajustados de modo que su fila se abra en tantos renglones como sea necesario para que entre en el ancho de columna disponible. Para esto se usa la opcin Ajustar texto: 1. Seleccionamos la celda (o rango de celdas) donde se quiere lograr este efecto. En el ejemplo, D2: E2. 2. Tomamos las opciones formato, Celda y seleccionamos la ficha Alineacin. 3. Marcamos la opcin ajustar texto. 4. Hacemos un clic en Aceptar.

Con esta opcin, evitamos que un ttulo deba ser abreviado para que entre en su columna. En la planilla de la Figura 33, el efecto se complet especificando las opciones Centrar (tanto en horizontal como en vertical) para los ttulos del rango A2: C2. LA TIPOGRAFIA Una de las fichas del men Formato, Celdas est especialmente dedicada a todo lo relacionado con la tipografa. Por ejemplo, vamos a poner ms grande el ttulo de la planilla de la Figura 27. Para eso: 1. Seleccionamos (arrastrando el mouse) el rango cuya tipografa queremos cambiar. En nuestro caso, basta hacer un clic en la celda A1. 2. Tomamos las opciones Formato, Celdas y seleccionamos la ficha Fuente. Aparece la ficha de la Figura 34.

3. En la caja Tamao de fuente hacemos un clic en 14. 4. Hacemos un clic en Aceptar. En la ficha Fuente estn todas las opciones de tipografa. Usando estas opciones podemos, por ejemplo, poner en Negrita los encabezamientos del rango A2:E2 y la palabra Total de la celda D7 El procedimiento es siempre el mismo.

Figura 34. La ficha fuente del men Formato, Celdas

BORDES

sta es la ficha que usamos al principio para dibujar lneas alrededor de las celdas. Vamos a utilizarla de nuevo para hacer un recuadro grueso rodeando la tabla de la Figura 27: Cmo dibujar bordes en una celda o rango de celdas 1. Seleccionamos (arrastrando el mouse) el rango donde queremos dibujar los bordes. En nuestro caso, es el rango A2:E7.

2. Tomamos las opciones formato, Celdas y seleccionamos la ficha Bordes. Aparece la ficha de la Figura 35. 3. En Bordes marcamos Contorno. En Estilo marcamos la lnea gruesa. 4. Hacemos un clic en Aceptar.

Figura 35. La ficha bordes del men Formato, Celdas

Adems de dibujar lneas alrededor de una celda, la ficha de la Figura 35 muestra opciones para dibujar lneas cruzando la celda en diagonal. Slo se usan en casos muy especiales.

En sntesis, el procedimiento es ms o menos el mismo, tanto para cambiar el tipo de letra como para dibujar el borde o ajustar la cantidad de decimales de un nmero. TRAMAS Queda muy bien sombrear una celda para destacar su contenido o ttulo, tal y como ocurre con la fila de ttulos de la planilla de la Figura 28. Para eso:

Cmo sombrear una fila de ttulos 1. Seleccionamos el rango que queremos sombrear. En el caso de la Figura 28, es el rango A2:E2. 2. Tomamos las opciones Formato, Celdas y seleccionamos la ficha Tramas. Aparece la ficha de la Figura 36. 3. En color indicamos un gris claro (o algn otro color, segn nos guste). 4. Hacemos un clic en Aceptar.

Figura 36. La ficha del men Formato, Celdas

La ficha de la Figura 36 permite cambiar el color, pero tambin el diseo del relleno: rayado, cuadriculado, etc.

ATAJOS DE TECLADO Y BOTONES Muchas de las opciones de formato que acabamos de ver pueden obtenerse usando los botones de la barra de herramientas (Figura 37) o mediante ciertas combinaciones de teclas. Para conocer el uso de cada

botn, apoyamos el puntero en l y aparecer un cartelito que sugiere lo que el botn hace.

Figura 37. La barra de herramientas Formato. Contiene botones para aplicar algunos de los formatos que aparecen en el men Formato, Celdas.

Algunas combinaciones de teclas para formatos son:

Control N: negrita. Control K: cursiva. Control S: subrayado. Control !: dos decimales. Control #: formato de fecha. Control $: formato monetario. PROTECCIN DE CELDAS El men de Formato, Celdas contiene una sexta fila: Pro-teccin. Pero sta no tiene nada que ver con el aspecto de las celdas. COPIAR FORMATOS Una situacin muy comn consiste en querer aplicar en una celda o rango de celdas el formato de otra u otro. Es lo que se llama copiar formatos. El procedimiento es muy simple: 1. Seleccionar el rango cuyo formato se quiera aplicar en otro. 2. Hacer un clic en el botn Copiar formato (Figura 38). El puntero adoptar la forma de un pincel. 3. Seleccionar el rango al que se le quiera aplicar el formato.

Figura 38. El botn Copiar formato.

Podemos pensar que al hacer el clic en el botn de la Figura 38, el formato queda "adherido" al puntero. Cuando seleccionamos el segundo rango "soltamos" el formato sobre el.

Cmo copiar un formato Una vez seleccionado el segundo rango y aplicado el formato, el puntero recupera su forma habitual y "pierde" el formato que llevaba. Si necesitamos aplicar el mismo formato varias veces sobre distintos rangos, hay que conseguir que el puntero retenga el formato tras cada aplicacin. Esto se logra haciendo doble clic sobre el botn Copiar formato luego de seleccionar el rango original. OTRAS OPCIONES Hay unas cuantas ms que podemos hacer para cambiar el aspecto de una planilla que no se manejan a travs de la opcin Formato, Celdas. Vamos a verlas ahora. Manejo de filas y columnas Otra manera de contribuir al aspecto profesional de la planilla es el adecuado manejo de filas y columnas: su tamao y posicin. Insertando (o eliminando) filas y columnas de manera conveniente, la planilla puede hacerse ms legible. Lo mismo ocurre con el ancho de las columnas y la altura de las filas. Cmo se insertan filas y columnas En la planilla de la figura 39 queremos insertar una columna entre la cantidad y el precio. Entonces:

Figura 39. En esta planilla vamos a insertar una columna entre la C y la D

1. Colocamos el cursor sobre cualquier celda de la columna D. Las columnas se insertan a la izquierda de la columna actual. 2. Tomamos las opciones Insertar, Columnas. La planilla se abre, haciendo lugar a la nueva columna.

Si fuera el caso de insertar una fila, el procedimiento es similar: 1. Colocamos el cursor sobre cualquier celda de la fila donde se har la insercin. Las filas se insertan por encima de la fila actual. 2. Tomamos las opciones Insertar, Filas. La planilla se abre, haciendo lugar a la nueva fila.

Al hacer la insercin, toda frmula que hubiera en la planilla ajusta sus referencias de modo de mantener los clculos inalterables. Esto ocurre independientemente de que hayan referencias relativas o absolutas (el tema de los signos $). Siempre Excel hace las cosas "como es debido". Insercin de un rango Los casos anteriores corresponden a la insercin de toda una fila o toda una columna. O de varias, pero siempre completas. Tambin tenemos la posibilidad de insertar un rango de celdas. Eso es lo que se hizo, por ejemplo, en la planilla de la Figura 40. En seguida lo explicamos:

Figura 40. El efecto de insertar el rango B3:C5 en la planilla de la Figura 39, desplazando las celdas hacia abajo

1. Seleccionamos el rango que queremos insertar. 2. Tomamos las opciones Insertar Celdas. Aparece el cuadro de la Figura 41. 3. Marcamos la opcin Desplazar la Celdas hacia abajo.

4. Hacemos un clic en Aceptar.

Figura 41. Las opciones de Insertar, Celdas

Cmo se entienden las distintas opciones del cuadro de la Figura 41? Las dos ltimas estn ms o menos claras y son equi-valentes a lo ya visto: permiten insertar columnas o filas enteras. Pero en el caso de insertar solamente un rango de celdas, el resto de la columna (o fila) deber desplazarse hacia la derecha (o hacia abajo). Para esto se usan las dos primeras opciones. El ejemplo visto es el de desplazar las celdas hacia abajo. La Figura 42 muestra el resultado de la insercin de un rango de celdas desplazando las celdas hacia la derecha.

Figura 42. El efecto de insertar el rango B3:c5 en la planilla de la Figura 39, desplazando las celdas hacia la derecha.

Para insertar varias filas o columnas se pinta previamente un bloque con varias de ellas. En el ejemplo de las Figuras 40 y 42, pintando el rango B3:C5 podemos insertar dos columnas, tres filas o un rango de dos columnas de ancho y tres filas de alto.

Suprimir filas y columnas Tambin podemos eliminar filas, columnas o rangos. El procedimiento es muy parecido al anterior: 1. Colocamos el cursor en cualquier celda de la fila a eliminar. 2. Tomar las opciones Edicin, Eliminar. Aparece el cuadro de la Figura 43. 3. Marcamos Eliminar toda la fila. 4. Hacemos un clic en Aceptar.

Figura 43. Las opciones de Edicin, Eliminar Celdas

Las operaciones de insertar o eliminar filas y columnas pueden hacerse ms rpidamente usando ciertas combinaciones de teclas.

Para insertar una fila encima de la actual: 1. Manteniendo apretada la tecla Shift, oprimir la barra espaciadora. Queda seleccionada la fila actual. 2. Manteniendo apretada la tecla Control, oprimir el signo +. Para eliminar la fila actual: Manteniendo apretada la tecla Shift, oprimir la barra espaciadora. Queda seleccionada la fila actual. Manteniendo apretada la tecla Control, oprimir el signo -. Para insertar una columna a la derecha de la columna actual: Manteniendo apretada la tecla Control, oprimir la barra es-paciadora. Queda seleccionada la columna actual. Manteniendo apretada la tecla Control, oprimir el signo +. Para eliminar la fila actual: Manteniendo apretada la tecla Control, oprimir la barra espaciadora. Queda seleccionada la columna actual. Manteniendo apretada la tecla Control, oprimir el signo -. DANDO "MARCHA ATRS" Eliminar filas, columnas o rangos es muy fuerte: no estamos cambiando el aspecto de los datos. Podemos estar eliminando datos si las celdas eliminadas no estn vacas. Recordemos que, si nos arrepentimos, podemos volver atrs de varias maneras: Tomando las opciones Edicin, Deshacer. Oprimiendo Control-Z. Haciendo un clic en el botn de la Figura 44.

Figura 44. El botn para deshacer el ltimo cambio efectuado sobre la planilla

OCULTAR FILAS O COLUMNAS A veces queremos eliminar una columna para que no se vea, pero conservando los datos. Esto se llama "ocultar" la columna. El procedimiento es el siguiente: 1. Colocamos el cursor sobre cualquier celda de la columna a ocultar. 2. Tomamos las opciones Formato, Columnas, Ocultar Con esto desaparece la columna actual. Pero los datos que contiene siguen estando. La columna solamente est oculta. Y podemos volver a sacarla a la luz. La historia debera comenzar: "Seleccionamos la columna a mostrar". Pero Cmo seleccionamos, si est oculta? Bien; supongamos que la columna D est oculta: 1. Seleccionamos, arrastrando el mouse, el rango C1:E1. De esta forma, inevitablemente, la columna D quedar incluida en la seleccin. 2. Tomamos las opciones Formato, Columnas, Mostrar. El manejo de las filas es similar: usamos Formato, fila, Ocultar o Formato, fila, Mostrar, segn el caso. ANCHO DE COLUMNAS Otra forma de mejorar el aspecto de una planilla es ajustando el ancho de las columnas. Por ejemplo, en la planilla de la Figura 45, hay que ensanchar la columna A para poder ver bien los nombres y apellidos. Para eso:

Figura 45. En esta planilla hay que ensanchar la columna A para que se vean todos los nombres y apellidos

1. Nos paramos en cualquier celda de la columna cuyo ancho vamos a cambiar. Por ejemplo, hacemos un clic en A3. 2. Tomamos las opciones Formato, Columna, Ancho. Aparece el cuadro de la Figura 46. 3. Escribimos 20 (el valor del nuevo ancho). 4. Hacemos un clic en Aceptar.

Figura 46. En esta caja escribimos el nuevo ancho para la columna.

Con este procedimiento se ensancha la columna A, porque es la columna donde se encuentra el cursor. En general, el ancho es aplicado a las columnas que sean seleccionadas.

Otras opciones de ancho para el ancho de columna. Cuando tomamos las opciones Formato, Columna, aparecen otras opciones. Nos interesan especialmente dos: Ajustar la seleccin: Excel asigna automticamente el ancho necesario para visualizar todos los datos de esa columna. O sea, elige el ancho del dato ms largo de la columna. Ancho estndar: restituye el ancho estandar de la planilla. Cambiando el ancho con el mouse

El ancho de la columna puede ajustarse tambin con el mouse. Para eso: 1. Llevamos el puntero a la parte superior de la columna, en la zona gris, sobre la separacin entre esa columna y la siguiente. El puntero cambia de forma y se convierte en una doble fecha. 2. Apretamos el botn del mouse y lo mantenemos as. 3. Sin soltar el botn, movemos el puntero hacia la derecha (para ensanchar) o hacia la izquierda (para angostar). 4. Cuando tenemos la columna con el ancho adecuado, soltamos el botn.

ALTURA DE FILAS As como les podemos cambiar el ancho a las columnas, tam bin podemos modificarles la altura a las filas. El procedimiento es muy similar: 1. Hacemos un clic en cualquier celda de la fila cuya altura se quiera cambiar. 2. Tomamos las opciones Formato, Fila, Alto. Aparece el cuadro de la Figura 47. 3. En el escribimos el valor que le queramos asignar al alto. 4. Hacemos un clic en Aceptar.

Figura 47 En esta caja escribimos el nuevo alto para la fila.

Cambiando la altura con el mouse

1. Llevamos el puntero a la parte izquierda de la fila, en la zona gris, sobre la separacin entre esa fila y la siguiente. El puntero cambia de forma y se convierte en una doble fecha. 2. Apretamos el botn del mouse y lo mantenemos as. 3. Sin soltar el botn, movemos el puntero hacia abajo (para aumentar la altura) o hacia arriba (para reducirla). 4. Cuando tenemos la fila con la altura adecuada, soltamos el botn. OBSERVACIONES Hay algunas diferencias a tener en cuenta entre el comportamiento del ancho de columnas y la altura de filas. Las filas tienen alto automtico: cuando agrandamos la letra o utilizamos la opcin de ajustar texto, la altura cambia con el fin de hacer lugar para los datos. Pero cuando usamos alguno de los comandos para ajustar el alto a voluntad, se pierde la "automaticidad": la fila conserva el alto indicado, independientemente de los datos que contenga. ALGUNOS EJEMPLOS Vamos a ver cmo podemos usar las opciones anteriores para darle un toque especial a nuestro trabajo. Por ejemplo, la planilla de la Figura 48 iene los encabezamientos ajustados para hacerlos ms eficaces: se aprovecha mejor el ancho de columna sin perder la legibilidad. Son estas cosas las que demuestran que conocemos los secretos del programa.

Figura 48. Mediante la opcin de rotacin del texto ahorramos ancho de columna sin perder legibilidad.

1. Seleccionamos el rango de los ttulos. En el ejemplo de la Figura 46, es el rango C2:F2.

2. Tomamos las opciones Formato, Celdas y ficha Alineacin (figura 49)

seleccionamos la

Figura 49. La ficha Alineacin dentro de Formato, Celdas. En Orientacin podemos especificar una inclinacin para los textos del rango seleccionado.

3. En Orientacin indicamos un ngulo de 70 grados. 4. Seleccionamos luego la ficha Bordes. 5. Indicamos bordes verticales. 6. Hacemos clic en Aceptar.

La altura de la fila de ttulos deber ajustarse automticamente. No necesitamos usar opciones de altura de fila. DOBLE TTULO La planilla de la Figura 50 tiene otro efecto interesante. Vamos a ver cmo lograrlo.

Figura 50 Un ttulo muy elegante para una tabla.

Primero escribimos el ttulo:

1. Escribimos la palabra Mes. 2. Oprimimos la tecla Alt junto con Enter. 3. Escribimos Vendedor. 4. Oprimimos Enter. La combinacin Alt Enter separa el ttulo en dos renglones dentro de la misma fila. Ahora obtenemos la lnea diagonal: 1. Con el cursor en la celda del ttulo, tomamos las opciones Formato, Celdas y seleccionamos la ficha Bordes. 2. Indicamos una lnea diagonal que baje de izquierda a derecha (Figura 51). 3. Indicamos, tambin, Contorno. 4. Hacemos clic en Aceptar.

Figura 51. Para lograr la lnea divisoria en el ttulo de la Figura 50 indicamos una lnea diagonal que baja de izquierda a derecha.

Finalmente, tenemos que ajustar un poco el ttulo (insertando algunos espacios antes de la palabra Mes), hasta que quede perfectamente acomodado. Esto se hace en la forma habitual: "editando" el contenido de la celda. No es casual que nos hayamos detenido tanto en estas opciones de formato. Ahora estamos en condiciones de hacer planillas con un verdadero aspecto profesional.