CARTILLA PRÁCTICA DEL SEIS SIGMA: FASE ANALIZAR

CARTILLA PRÁCTICA DEL SEIS SIGMA: FASE ANALIZAR

1. INTRODUCCIÓN Esta fase se deberá enfocar en hechos reales. El principal objetivo consiste en llegar al conjunto de causas raízales de la baja calidad que, debido a la excesiva variación y el mal control operativo, llevan a mucho de los defectos del cliente. Es decir toda esta etapa debe fijarse en los procesos que se llevan a cabo, los cuales se componen de tres elementos o categorías principales como se muestra en la figura No 1. Tipos y ejemplos de medidas Figura No. 1. Tipos y ejemplos de medidas

Entradas

Proceso

Salidas

Resultados

Pedidos Información Materia prima

Producto

Servicios
Soporte

Clientes

Fuente: Adquirido del libro de Peter S Pande y Harry Holp “¿Qué es Seis Sigma?” p. 29. La primera prioridad del equipo son las medidas de salida ya que estas son las que mejor cuantifican los problemas actuales. En el lenguaje sigma, la letra “Y “se utiliza para las medidas de resultados y salidas de un proceso. Es decir “Y” equivale a una medida de salida y puede representar una meta u objetivo también. Las medidas “Y” suelen estar ligadas a un requerimiento del cliente. X se usa para medidas en el proceso o en las entradas. La medición X puede ser: el número de empleados, el coste de las materias primas o la duración de una llamada. El equipo se deberá encargar de descubrir cuales de las X tiene mayor impacto en el problema que se esta trabajando. Cuando el equipo la encuentra, esa X es la “causa raíz “. La relación entre la entrada y actividades del proceso y los resultados, o salidas, se suelen representar con una ecuación: Y = f(X)

Esto significa que los resultados (Y) que se logran son función de las X. A veces la causa raíz de un problema es evidente. Sin embargo en algunas ocasiones la causa raíz se encuentra enterrada y no se observa a simple vista, para esto es necesario que el equipo adopte por preguntarse ¿por qué? con el fin de indagar en el pasado lo cual llevara a detectar la causa raíz de los defectos finales. Al igual que en la fase anterior pero esta vez aplicando herramientas de análisis a los datos tomados. A continuación detallaremos las aplicaciones usadas para las aplicaciones para obtener con toda certeza la relación causa efecto entre entradas y salidas que facilitan la identificación de causas.

2. DE PRIORIDAD A LA LISTA DE TODAS LAS (X)s En este paso el equipo determinará y registrará todas las fuentes posibles de variación (Xs) para su proyecto (Y). A este punto, ninguna consideración es dada al grado de impacto que cada (X) pueda tener en una (Y). • Mapa de proceso del cuadro “AS – IS” detallado Un cuadro de DESPLEGAMIENTO DE FLUJO DE PROCESOS DEBE ser usado en esta sección. Es importante repasar el mapa de proceso con todos los grupos afectados para verificar si este es una real representación del proceso actual!. Este será de gran ayuda para identificar (X)s. Figura 2. Cuadro de Desplegamiento de Satisfacción del cliente

Satisfacción del Cliente -- Modelo 6σ
Satisfacción= Expectativas x Rendimiento x Relación
Cliente CTQs: (X)s: Valor *Innovación de Productos *Precios Confiabilidad *Calidad del Producto *Disponibilidad del Producto *Entrega Puntual *Producto en Optimas Condiciones *Exactitud en la Facturación Responsabilidad *Calidad de Servicio *Ritmo/Velocidad de Respuesta *Tiempo de Resolución de Quejas Crecimiento/Confianza *Garantía de la Marca *Buena Impresión(WOWs) del Cliente

*Facilidad de Uso

Fuente: Análisis de los autores del proyecto

Es importante capturar todas las (X)s para que usted considere el total de las posibles causas. Sin este paso, usted puede que deje pasar por alto una fuente potencial de variación que podría tener sus efectos significativos en el producto. También es importante capturar las (X)s para no hacer suposiciones a cerca de la verdadera causa del problema. Generalmente, la verdadera causa del problema no es la primera que nos llega a la mente.

3. Preliminar lista de prioridad de las pocas (X)s vitales: El equipo debe hacer un preliminar de la lista de prioridad de las (X)s como un medio para solucionar y clasificar esas (X)s que usted y su grupo consideren que tienen un mayor impacto sobre su producto (Y). Darle prioridad a su lista de (X)s, le da a su equipo un punto de partida y un acercamiento más organizado para investigar cuáles (X)s afectan la variable de su producto (Y). Tratando de analizar esta lista podría requerir de mucho tiempo y esfuerzo con poca efectividad. • Designación de (X)s: Haga un bosquejo de su lista de prioridad, asignando un nivel de impacto tales como: ALTO, MEDIO O BAJO para cada una de las (X)s identificadas. • Designación de (X)s: Luego de identificar y calcular el nivel de impacto de todas las (X)s (recuerde que la C&E) es un documento vivo, y debe ser actualizado cada vez que se encuentre nueva información), estas deben ser representadas en el diagrama C&E como: Controlable, no controlable o ruido (NOISE) o experimental. La siguiente Matriz de Impacto/ Control puede ser usado para organizar las (X)s en las categorías apropiadas.

4. MATRIZ DE IMPACTO/ CONTROL Cuadro 1. Matriz de impacto / control
IMPACTO CONTROL CONTROLABLE NO CONTROLABLE ALTO MEDIO BAJO

Fuente: Análisis de los investigadores.

• Procedimiento de Operación Estándar (SOP) / Repasos & Revisiones Todas las (X)s controlables cuyas posiciones optimas son actualmente conocidas, deben ser controladas mediante los siguientes procedimientos detallados, usando mecanismos de control actual o pruebas de errores. Incluso si una (X) no parece tener un impacto significativo en la mejora

del proyecto (Y), esta debe ser controlada para reducir la variación dentro del sistema. Los impactos de este paso (pasando del desorden al orden) son bastantes enormes!. Un ejemplo de variables (X) que pueden ser controlables se describe algunas a continuación. Las siguientes (X)s, enumeradas en el orden de prioridad calculado, han sido identificadas como controlables. La (X) controlable, Planes de Control (SOP), y observaciones, son detalladas a continuación: • Ejemplo de X1 Controlable: Revisión y verificación aprobada del “Procedimiento de Manufactura de la empresa ABC.” • Ejemplo de X2 controlable: Revisión & “Prueba de Procedimiento de Manufactura de la empresa ABC” aprobado. • Ejemplo de X3 Controlable: Reglamento Estatal aplicable a la empresa ABC “Desarrollado, implantado y practicado”

5. LISTA DE LAS POCAS (X)s VITALES: 5.1 Verifique la lista de (X)s con datos En este paso, usted ira más allá de tomar decisiones solamente basado en la intuición, a tomar decisiones basadas en datos. Este es el proceso de pruebas de Hipótesis. Usando estadísticas usted se dará cuenta cuáles (X)s contribuyen significativamente a la variación de su proyecto (Y). Los pasos a seguir que usted debe tomar para evaluar cada una de sus (X)s son: 1. Escoja una (X) de la lista de prioridades de las (X)s en el inciso de esta fase ANALIZAR “Preliminar lista de prioridad de las pocas (X)s vitales”. 2. Considere si necesita verificar esta (X) con sus datos Vs. análisis de datos gráficos (Cuadros de Pareto, Histogramas, Cuadros de Corridas, Diagramas de Relación, etc) o con el análisis de causa lógica (el uso de lógica “deductiva” en la fase ANALIZAR, el cual es un excelente método para eliminar las causas profundas potenciales). Si ésta es una (X) vital reconocida, agréguela al comienzo de la lista de las pocas (X)s vitales en el cuadro 6 “Lista de prioridad de las pocas (X)s vitales” 3. Revise si tiene los datos aceptables para esta (X). 4. Escriba una hipótesis alternativa que dé una idea del impacto de (X) en (Y). 5. Estructure bien su hipótesis alternativa. 6. Escoja la herramienta apropiada para probar la validez de su hipótesis (Ver Cuadro 2. Tabla de selección de herramientas para pruebas de hipótesis). 7. Realice la prueba de estadística, usando MINITAB, para determinar si la (X) contribuye significativamente en la variación de su proyecto (Y). En la fase ANALIZAR, usted podrá representar las (X)s usando el 90% de certeza y solo el 10% de incertidumbre (Nota: Recuerde que aunque estos análisis puedan mostrar una (X) que sea significativa, ellos no prueban

casualidad!. La casualidad será puesta a prueba por medio de experimentos controlados en la fase MEJORAR). Cuadro 2. Tabla de Selección de Herramientas para pruebas de hipótesis
Tabla de selección de Herramientas para Prueba de Hipótesis tipo de datos tipo de datos Numero Numero Contribución Modelo Use Estas (Y) (variable (X) (variable de (X)s de en Matemático Herramientas dependiente) independiente) (factores) subgrupos porcentaje Estadísticas (niveles) Continuo Discreto 1 2 No No Prueba 2-Muestra tContinuo Discreto 1 2 o más Si No 1-Sentido ANOVA Continuo Continuo 2 o más 2 o más Si Si ANOVA GLM /Discreto Continuo Continuo 1 N/A Si Si Regresión Linear Simple Continuo Continuo 2 o más N/A Si Si Regresión Múltiple Discreto Discreto 1 2 o más No No Prueba Chi cuadrada DiscretoContinuo 1 o más 2 o más No Si Regresión logística binario binaria Mida el esparcimiento (desviación estandar) de N/A N/A Homogeneidad de la cualquier dato continuo. varianza Compare cualquier dato continuo al valor como meta. No No Prueba1-Muestra t-

Fuente: Análisis del Champion Black Belt Joe McErlane, Business Improvement Six Sigma . 8. Sintetice la evaluación de cada (X) en la siguiente tabla, primero dándole prioridad a las (X)s por el más bajo valor – P (P – valor) y segundo por la mayor R – Sq. Cuadro 3. Lista de prioridad de las pocas (X)s vitales Pocas Xs Vitales P < 0.10 R-Sq. Modelo Matemático Comentarios

Algunas Xs Triviales

P > 0.10

R-Sq.

Modelo Matemático

Comentarios

Fuente: Análisis de los investigadores 5.2 Finalice la lista de las pocas (X)s vitales: En este paso usted determinará cuáles son los factores a estudiar en la fase MEJORAR. Estas son las (X)s con mayor probabilidad de tener un impacto significativo en su proyecto (Y). Los pasos a seguir para finalizar la lista de (X)s vitales son:

1. Ubique cualquiera de las (X)s vitales que no hayan sido verificadas con los datos al comienzo de la tabla correspondiente en el inciso de esta fase ANALIZAR “Preliminar lista de prioridad de las pocas (X)s vitales” 2. Interprete el producto de las pruebas estadísticas. 3. Finalice su lista de las (X)s vitales. Todas las (X)s deben tener sentido y poseer datos gráficos o estadísticos que sustenten su posición como (X) vital. 4. Determine si usted tiene suficientes (X)s vitales (se recomienda de 3 a 8). 5. De otro modo si usted no tiene o tiene muchas (X)s vitales, regrese a su lista de prioridades de todas las (X)s posibles y reevalúe. 5.3 Declaración de hipótesis Las (X)s vitales que se convertirán en insumos para la fase MEJORAR son: • X1 • X2

6. CUANTIFIQUE LA PROBALIDAD FINANCIERA: Al final de la fase ANALIZAR, haga un resumen del proyecto donde incluya las tablas, variables y conceptos básicos de costos, para que la persona que evalúa la “Información Financiera “ o con la autoridad suficiente para validad el proyecto evalúe su viabilidad, apruebe o repruebe la continuidad del proyecto. Normalmente estas personas pueden ser personas entrenadas en el análisis financieros, capaces de extraer los costos reales asociados con la implementación del proyecto.

6.1 Mejore los beneficios tangibles (HARD BENEFITS): En este paso, usted revisará los beneficios tangibles calculados del proyecto basado en el mejoramiento del proceso que usted espera obtener por medio de la reducción de defectos. Beneficios tangibles, también llamados HARD BENEFITS, se traducen en las ganancias financieras cuantificables directamente atribuibles a su mejora de proyecto.

6.2 Costos Estimados Asociados con Procesos Mejorados En este paso usted calculará los costos de implantación de los cambios requeridos con el fin de reducir defectos en el proceso. Usted pronosticará los costos asociados con el control y eliminación de cada una de las (X)s vitales, que usted identificó en la fase ANALIZAR. Esto le dará usted un estimado de lo que podría costar el mejoramiento de la capacidad del proceso. 6.3 Identifique Beneficios Intangibles (SOFT BENEFITS)

En este paso, usted identificará los beneficios no reportables proyectados como resultado del mejoramiento del proyecto. Estos beneficios intangibles, también llamados SOFT BENEFITS, son las ganancias atribuidas a la mejora del proyecto, que no son reportables con propósitos de cuentas formales. Estos beneficios no están incluidos en los cálculos financieros porque ellos no son de carácter monetario, o difícilmente se le puede atribuir a la calidad del producto. Ejemplos de beneficios intangibles son también (SHE) seguridad, salud y medio ambiente, reducción de costos, satisfacción y retención del cliente, y el aumento del buen ánimo de los empleados. • Tabla de Validación Inicial aprobada en 7. TABLAS PARA ANALISIS DE DATOS:
LO QUE LA GRÁFICA PRUEBA El promedio de la población es diferente al objetivo establecido PRUEBA ESTADISTICA LO QUE P < 0.05 SIGNIFICA COMANDO MINITAB Estad > Estadísticas Basicas > 1-Muestra t…

(FECHA)

PRUEBA GRÁFICA

Una evaluación de Muestra

La Media de la población es estadísticamente diferente al objetivo

Histograma Histogram

El promedio de la población 1 es diferente al promedio de la población 2

Dos evaluaciones de Muestras

La Media de las poblaciones son estadísticamente diferentes

(Datos no en pareja) Estad > Estadísticas Básicas > 2Muestras t… o (Datos en pareja) Estad > Estadísticas Básicas > En pareja t… Estad > ANOVA > De un solo sentido…

Histograma

Histogram

Histograma

Histogram

La media de 2 o mas poblaciones son diferentes

ANOVA- De un solo sentido

La media de al menos una de las poblaciones es estadísticamente diferente

LO QUE LA GRÁFICA PRUEBA

PRUEBA ESTADISTICA

LO QUE P < 0.05 SIGNIFICA

COMANDO MINITAB Estad > ANOVA > Prueba para las Varianzas Iguales… o Estad > Estadísticas Basicas > 2 Varianzas... Estad > Regresion > Plano de línea aproximada…
1.0

PRUEBA GRÁFICA

La Varianza entre dos o mas poblaciones es diferente

Homogeneidad de varianza

La Varianza de al menos una de las poblaciones es estadísticamente diferente

Grafica de Cajas 25%

Box Plots

El Producto terminado (y) cambia cuando el insumo (x) cambia La proporción de la población en un binario Y a un límite reajustado

Regresión Lineal

Existe una relacion estasdísticamente significativa entre (X) y (Y) (I.e. la pendiente no es cero) Las proporciones de la población son estadísticamente diferentes al objetivo

Grafica de Scatter dispersión Plots

0.9

Una prueba de proporción

Estad > Estadísticas Básicas > 1 Proporción… Estad > Estadísticas Básicas > 2 Proporciones … o Archivo > Otros Archivos > Corra un Exec…>Sele ccione el archivo > Fisher.mtb

0.8 0.7 0.6 0.5 0.4 0.3 0.2 0.1 0.0 No Yes

Group A
1.0 0.9 0.8 0.7 0.6 0.5 0.4 0.3 0.2 0.1 0.0 No Yes
1.0 0.9 0.8 0.7 0.6 0.5 0.4 0.3 0.2 0.1 0.0

Group B

Las proporcione s de la población en un binario Y a través de dos grupos

Dos pruebas de proporción o Prueba exacta de Fisher

Las proporciones de las poblaciones son estadísticamente diferentes a través de los dos grupos

No

Yes

El producto terminado cuenta de dos o más subgrupos que difieren

Frequency

Prueba Chicuadrada de independencia

La cuenta de por lo menos uno de los subgrupos es estadísticamente diferente

Estad > Tablas > Prueba ChiCuadrada…

Pareto

C AB D E
Category

M NO

LO QUE LA GRÁFICA PRUEBA Si el nivel del proceso o variabilidad han cambiado con el paso del tiempo.

PRUEBA ESTADISTICA

LO QUE P < 0.05 SIGNIFICA Existen algunas causas especiales de variaciónindicando que el procesoha cambiado

COMANDO MINITAB

PRUEBA GRÁFICA

Cuadros de Control

Estad > Cuadros de Control > I-MR… etc.

Upper Control Limit

Lower Control Limit

8. REPASO DE LA FASE Fase ANALIZAR revisada y aprobada por MBB y/o Champion MBB/CHA Cuadro 5. Check List para la fase Analizar Fase Analizar LOGROS
LISTA DE TODAS (X)'s DE PRIORIDAD

Fecha objetiva

ENFOQUE
Cuales son las fuentes de variación en (Y)? Algunos arreglos de rapidez(el fruto que está a la mano)?

HERRAMIENTAS CRITICAS
Use los Diagramas de Proceso o los Mapas de Proceso Emplee los Diagramas de Causa & Efecto. Analice Causa Raíz Análisis Gráficos (vea tablas) Haga Evaluación de Hipótesis (vea tablas) Sigma FMEA, FMCA Diseño de experimentos. DOE

Fuente: Análisis de los investigadores

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