Auditoria Control Interno

UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI AUDITORIA DE GESTION
INTRODUCCION
El control interno comprende el plan de organizacin, los mtodos y procedimientos que tiene implantados una empresa o negocio, estructurados en un todo para la obtencin de tres objetivos fundamentales: a) la obtencin de informacin financiera correcta y segura, b) la salvaguarda de los activos y c) la eficiencia de las operaciones. El control interno ha carecido durante muchos aos de un marco referencial comn, generando expectativas diferentes entre empresarios y profesionales. El control interno debe garantizar la obtencin de informacin financiera correcta y segura ya que sta es un elemento fundamental en la marcha del negocio, pues con base en ella se toman las decisiones y formulan programas de acciones futuras en las actividades del mismo. Debe permitir tambin el manejo adecuado de los bienes, funciones e informacin de una empresa determinada, con el fin de generar una indicacin confiable de su situacin y sus operaciones en el mercado. Es importante identificar los riesgos de control interno, y la forma en que afectan al mismo. El riesgo de auditora puede ser considerado como una combinacin entre la posibilidad de la existencia de errores significativos o irregularidades en los estados financieros y el hecho de que los mismos no sean descubiertos por medio de procedimientos de control del cliente o del trabajo de auditora. El riesgo de auditora est integrado as: a) Riesgo Inherente, b) Riesgo de Control y c) Riesgo de Deteccin. La evaluacin del control interno consiste en hacer una operacin objetiva del mismo. Dicha evaluacin se hace a travs de la interpretacin de los resultados de algunas pruebas efectuadas, las cuales tienen por finalidad establecer si se estn realizando correctamente y aplicando los mtodos, polticas y procedimientos establecidos por la direccin de la empresa.
SISTEMAS DE CONTROL INTERNO
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CAPITULO I CONTROL INTERNO
1. INTRODUCCIN Es inobjetable la importancia que reviste para la recuperacin de la economa el control de los recursos materiales, financieros y humanos. Dentro de una organizacin el proceso administrativo constituye un desarrollo armnico donde estn presentes las funciones de planeacin, organizacin, direccin y control. El control interno es una trama bien pensada de mtodos y medidas de coordinacin ensambladas de forma tal que funcionen coordinadamente con fluidez, seguridad y responsabilidad, que garanticen los objetivos de preservar con la mxima seguridad, el control de los recursos, las operaciones, las polticas administrativas, las normativas econmicas, la confiabilidad, la exactitud de las operaciones anotadas en los documentos primarios y registradas por la contabilidad. En fin, debe coadyuvar a proteger los recursos contra el fraude, el desperdicio y el uso inadecuado.
2. CONCEPTO, IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO. Dentro de una organizacin el proceso administrativo constituye un desarrollo armnico donde estn presentes las funciones de Planeacin, Organizacin, Direccin y Control. El control en su concepcin ms general examina y censura con anterioridad suficiente, determinada realidad que aprueba o corrige. Este puede ser externo, de gestin e interno. Es conveniente destacar que en la prctica los dos ltimos convergen en uno solo. El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de la organizacin, cumple y/o alcanza los objetivos que persigue sta. Los grandes avances tecnolgicos aceleran los procesos productivos que indiscutiblemente repercuten en una mejora en los campos de la organizacin y la administracin,
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pues sta debe reordenarse para subsistir. Ya a finales del siglo XIX se demostr la importancia del control sobre la gestin de los negocios y que ste se haba quedado rezagado frente a un acelerado proceso de la produccin. El control interno debe su existencia dentro de una entidad por el inters de la propia administracin. Ningn administrador desea ver prdidas ocasionadas por error o fraude o a travs de decisiones errneas basadas en informaciones financieras no confiables. As, el control interno es una herramienta til mediante la cual la administracin logra asegurar, la conduccin ordenada y eficiente de las actividades de la empresa, otorgando un nivel razonable de confianza en la consecucin de los siguientes objetivos:

Asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos de la contabilidad y de las operaciones financieras. Proteger los recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente, as como evaluar el desempeo de todas las divisiones administrativas y funcionales de la entidad (eficacia y eficiencia de las operaciones).
Asegurar el cumplimiento de las polticas normativas econmicas de la entidad.
Es por ello que podemos afirmar que el control interno es el conjunto de mecanismos, sistemas, procedimientos y normas que aseguran una eficiente gestin de la entidad, la consecucin de sus objetivos y el mantenimiento de su patrimonio, en un ambiente de participacin e integracin de todos aquellos que lo emplean y con los que se relacionan: clientes y proveedores. De todo esto se deduce que el control interno es el sistema nervioso de una empresa ya que abarca toda la organizacin, sirve como un sistema de comunicacin de dos vas, y est diseado nicamente para hacer frente a las necesidades de una empresa especfica. Incluye mucho ms que el sistema contable y cubre cosas tales como: las prcticas de empleo y entrenamiento, control de calidad, planeacin de la produccin, poltica de ventas y auditora interna. Toda operacin lleva implcito el control interno. El trabajador lo ejecuta sin percatarse de que es miembro activo de su ejecucin. Cuando se ejecuta un proceso el concepto de control debe funcionar dentro de l.
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3. OBJETIVO DEL CONTROL INTERNO. Los objetivos pueden clasificarse y enfocarse para su anlisis en tres categoras: 3.1 Objetivos de las Operaciones. Se refieren a la utilizacin eficaz y eficiente de los recursos en las operaciones de la entidad. Son la razn de ser de las empresas y van dirigidos a la consecucin del objeto social. Constituyendo de este modo la parte ms importante de todo el proceso de construccin de las estrategias y de la asignacin de los recursos disponibles. Por ello es de suma importancia que los objetivos sean coherentes y realistas. Constituyen elementos de gestin y no de control interno, a pesar de ser una base previa para el mismo. Este grupo de objetivos es peculiar para cada entidad, no as los dos restantes que, con algunos cambios, son aplicables a todas las entidades. La consecucin de los objetivos operacionales no siempre est bajo el control de la entidad. El control interno no es capaz de prevenir algunos sucesos externos que pueden evitar el alcance de metas operativas, pero puede aportar un nivel razonable de seguridad de que la administracin est informada en el momento preciso del nivel de avance en la consecucin de dichos objetivos.
3.2 Objetivos relacionados con la informacin financiera.
Estos se enmarcan en la preparacin y publicacin de estados financieros confiables, cuyo factor es de suma importancia en las relaciones con el exterior, adems de ser un importante elemento de la gestin interna, es por ello que una informacin financiera confiable es un objetivo importante a cumplir. Para que los estados financieros sean confiables deben seguir los siguientes requisitos:
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Tener principios contables aceptados y apropiados a las circunstancias. Poseer informacin financiera suficiente y apropiada, resumida y clasificada en forma adecuada. Presentar los hechos econmicos de forma tal que los estados financieros reflejen adecuadamente la situacin financiera, los resultados de las operaciones y los flujos de orgenes y aplicaciones de recursos en forma apropiada y razonable. Las afirmaciones que subyacen detrs de los estados financieros son:
Existencia: Los activos y pasivos existen a la fecha del balance y las transacciones contabilizadas han ocurrido realmente durante un perodo determinado.
Totalidad: Todas las transacciones y acontecimientos ocurridos durante un perodo determinado han sido efectivamente reflejadas en los registros contables.
Derechos y obligaciones: Los activos son los derechos y los pasivos las obligaciones de la entidad. Valoracin: El importe de los activos y pasivos y el de los ingresos ha sido determinado con criterios adecuados de conformidad con principios contables generalmente aceptados.
Presentacin: La informacin financiera presentada en los estados financieros es suficiente, adecuada y est correctamente clasificada. 3.3 Objetivos de Cumplimiento. Se refieren al cumplimiento por parte de la entidad de las leyes y los
reglamentos. Toda entidad debe desarrollar su actividad dentro del marco de la legalidad y los reglamentos que regulan los aspectos de las relaciones sociales, como son: normativa mercantil, civil, laboral, financiera, medio ambiente, seguridad, entre otros. El no cumplimiento de los mismos puede ocasionar problemas y puede afectar su prestigio. Cada entidad debe establecer sus propios objetivos de cumplimiento dentro de los cuales moverse. Luego de conocer los objetivos de control interno podemos decir que un objetivo puede pertenecer a ms de una categora. En todo caso debe existir
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una estructuracin coherente de objetivos, clasificando los mismos por su importancia y reconociendo las interconexiones y derivaciones de los mismos. Un grupo de objetivos de especial inters es el referido a "la salvaguarda de los activos", que se incluye dentro de los objetivos de tipo operativo, dentro de los cuales est presente la utilizacin eficiente de los recursos evitando ineficacias, prdidas o malversaciones. Ellos pueden relacionarse con objetivos de cumplimiento o con objetivos relativos a la informacin financiera. El control interno debe conseguir que exista un nivel apropiado de informacin sobre la consecucin de los objetivos operativos. 3.4 Interrelaciones de los tres tipos de objetivos. Las categoras anteriores se solapan, un objetivo puede pertenecer a ms de una categora. La consecucin de unos objetivos puede estar condicionada a la consecucin de otros, pero en todo caso debe existir una estructuracin coherente de objetivos, clasificndolos por su importancia y reconociendo las interrelaciones y derivaciones de ellos. Un grupo de objetivos de inters notable es el referido a la salvaguarda de los activos, que se incluira dentro de los objetivos de tipo operativo, en los cuales se incluye la utilizacin eficiente de los recursos evitando ineficacias, prdidas o malversaciones. Estos objetivos pueden relacionarse con objetivos de cumplimiento o con objetivos relativos a la informacin financiera, por ejemplo: es necesario mantener un control apropiado sobre las prdidas que se produzcan en las existencias, para reflejarlas de manera adecuada en los registros contables. Ntese que la antigua definicin de control interno inclua como objetivo el adecuado reflejo de las transacciones en los registros contables y la salvaguarda de los activos. El Informe COSO ha trasladado la salvaguarda de los activos a los objetivos operativos, dentro del contexto de mayor amplitud en la definicin del control interno. Es el control interno el encargado de que exista un nivel apropiado de informacin sobre la consecucin de los objetivos operativos. Los sistemas de
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informacin estn muy directamente relacionados con los objetivos operativos y de informacin financiera.
4. PRINCIPIOS Y NORMATIVAS DEL CONTROL INTERNO. Como hemos planteado anteriormente el control interno comprende el plan de organizacin, el conjunto de mtodos debidamente clasificados y coordinados, las medidas tomadas en una entidad para asegurar sus recursos, propender a la exactitud y confiabilidad de la informacin contable, apoyar y medir la eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de los planes, as como estimular la observancia de las normas, procedimientos y regulaciones establecidas. Deben ser tareas priorizadas de cada dirigente y trabajador, la implantacin de las medidas de control interno, as como la realizacin sistemtica de los controles y de la aplicacin de divisiones para erradicar las deficiencias con el objetivo de lograr un incremento de la eficiencia econmica y la calidad y el resultado positivo de las actividades realizadas por cada entidad. Para lograr establecer un eficaz sistema de control interno, se deber tomar en cuenta previamente la organizacin de la entidad sobre la base de determinados principios, entre ellos los fundamentales son los siguientes:
4.1 Divisin del trabajo.
En ningn caso una sola persona tendr el control ntegro de una operacin, para procesar cada tipo de transaccin el control interno debe pasar por cuatro etapas separadas: Autorizada. Aprobada. Ejecutada. Registrada.
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De modo tal que garantice que los responsabilizados con la custodia de los medios y la elaboracin de los documentos primarios no tengan autoridad para aprobar los mismos y que ambos no tengan la funcin o posibilidad de efectuar anotaciones en los registros contables de esta forma el trabajo de una persona es verificado por otra que trabaja independiente y que al mismo tiempo verifica la operacin realizada posibilitando la deteccin de errores.
4.2 Fijacin de responsabilidad. Garantizar que los procedimientos inherentes al control de las operaciones econmicas, as como la elaboracin y aprobacin de los documentos pertinentes, permitan determinar en todos los casos, la responsabilidad primaria sobre todas las anotaciones y operaciones llevadas a cabo. Se deben proveer las funciones de cada rea, as como las consecuentes responsabilidades de cada uno de los integrantes de la misma, teniendo en cuenta que la autoridad es delegable, no siendo as la responsabilidad.
4.3 Cargo y descargo. Debe garantizarse que todo recurso o servicio recibido o entregado sea registrado, o sea lograr que se contabilicen los cargos de todo lo que entra y descargos de todo lo que sale, lo cual servir de evidencia documental que precise quin lo ejecut, aprob, registr y verific. Debe quedar bien claro en qu forma y momento una cuenta recibe los crditos y los dbitos, es por ello que toda anotacin que no obedezca a las normas de una cuenta se debe investigar en detalle. Resulta conveniente adems aplicar la prctica de rotar a los trabajadores en sus distintos puestos de trabajos teniendo en cuenta sus conocimientos y nivel ocupacional, lo que limita los riesgos de la comisin de fraudes viabilizando su descubrimiento en caso de producirse stos y tiene adems la
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ventaja de aumentar la eficiencia del trabajo al conseguir un entrenamiento ms integral. Para que un Sistema de Contabilidad garantice un eficiente control interno, debe suceder lo siguiente: a. Toda empresa antes de comenzar sus operaciones debe tener definida correctamente su organizacin, como mnimo debe poseer: grafico de funciones y manual de funciones por carga b. Fundamentalmente deben estar bien definidas las funciones de contabilidad y tesorera, adems de estar bien segregadas y establecidas las relaciones y puntos de convergencias de las mismas.
c. El administrativo de la contabilidad debe ser responsable de sus actos
ante el funcionario de primer nivel de la empresa, lo cual quiere decir que este debe tener independencia de criterio absoluto ante el resto de los funcionarios de la empresa.
d. Toda entidad clasificada como mediana o grande de acuerdo a sus
actividades econmicas, debe poseer la funcin de auditora interna, subordinada directamente al funcionario de primer nivel de la organizacin, ante el cual debe rendir sus informes. La intervencin interna consiste fundamentalmente en la comprobacin peridica de los mecanismos de control interno establecidos en los procedimientos contables.
e. La entidad debe contar antes del inicio de sus operaciones con un
clasificador de cuentas donde se detalle el plan de cuentas que utiliza la contabilidad para registrar los hechos econmicos, el contenido econmico de cada cuenta con el detalle de sus abonos y crditos fundamentales y el sistema informativo que emite la contabilidad peridicamente a la direccin de la empresa, para dirigir econmicamente la misma.
f. Otro documento de direccin con que debe contar la entidad antes del
inicio de sus operaciones es el manual de procedimientos de contabilidad y control interno, en el cual se describirn los procedimientos contables y los requisitos de control interno a que cada
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operacin descrita est sujeta, con el objetivo de su chequeo y comparacin.

g. El sistema informativo peridico debe proporcionar a la direccin el
instrumento apropiado para dirigir, debe brindar entre otros aspectos los siguientes:
o o
Variaciones de importancia con cifras normales Presupuestos o periodos anteriores.
5 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO.
Los elementos del control son: 1. 2. 3. 4. 5. Ambiente de Control. Evaluacin de Riesgos. Actividades de Control. Informacin y Comunicacin. Supervisin. 5.1 Ambiente de Control. El ambiente o entorno de control constituye el punto fundamental para el desarrollo de las acciones y refleja la actitud asumida por la alta direccin en relacin con la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades de la entidad y resultados, por lo que debe tener presente todas las disposiciones, polticas y regulaciones que se consideren necesarias para su implantacin y desarrollo exitoso. El Ambiente de Control fija el tono de la organizacin al influir en la conciencia del personal. Este puede considerarse como la base de los dems componentes del control interno. El Ambiente de Control es, la base para el desarrollo del resto de los elementos, sus fundamentos claves son:
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La integridad, los valores ticos, la competencia profesional y el compromiso de todos los componentes de la organizacin, as como su adhesin a las polticas y objetivos establecidos.
La filosofa y estilo de direccin. La estructura, el plan de organizacin, los reglamentos y los manuales de procedimientos. Las formas de asignacin de responsabilidades y de administracin y desarrollo del personal. El grado de documentacin de polticas y decisiones, y de formulacin de programas que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento. En las organizaciones que lo justifiquen, la existencia de Unidades de Auditora Interna con suficiente grado de independencia y calificacin profesional. 5.1.1 Normas para el Ambiente de Control.
Integridad y valores ticos.
Los valores ticos son esenciales para el Ambiente de Control. El Sistema de Control Interno se sustenta en los valores ticos, que definen la conducta de quienes lo operan. Estos valores ticos pertenecen a una dimensin moral y, es por ello que van ms all del mero cumplimiento de las Leyes, Decretos, Reglamentos y otras disposiciones legales.
Competencia profesional.
Los mtodos de contratacin de personal deben asegurar que el candidato posea el nivel de preparacin y experiencia, ajustados a los requisitos del cargo. Una vez incorporado, a la entidad debe recibir la orientacin, capacitacin y adiestramiento necesario en forma prctica y metdica.
Atmsfera de confianza mutua.
Para el control resulta esencial un nivel de confianza mutua entre las personas, la cual coadyuva el flujo de informacin que las personas necesitan para tomar decisiones y entrar en accin. Propicia, adems, la cooperacin y la delegacin
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que se requieren para un desempeo eficaz tendente al logro de los objetivos de la entidad. La confianza est basada en la seguridad respecto a la integridad y competencia de la otra persona o grupo.
Organigrama.
Toda entidad debe desarrollar una estructura organizativa que atienda al cumplimiento de la misin y objetivos, la que deber ser formalizada en un organigrama. La estructura organizativa, formalizada en un organigrama, constituye el marco formal de autoridad y responsabilidad en el cual las actividades que se desarrollan en cumplimiento de los objetivos del organismo, son planeadas, efectuadas y controladas.
Asignacin de autoridad y responsabilidad.
Toda entidad debe complementar su organigrama, con un manual de organizacin y funciones, en el cual se debe asignar la responsabilidad, las acciones y los cargos, a la par de establecer las diferentes relaciones jerrquicas y funcionales para cada uno de estos.
Polticas y prcticas en personal.
La conduccin y tratamiento del personal de la entidad debe ser justa y equitativa, comunicando claramente los niveles esperados en materia de integridad, comportamiento tico y competencia. Los procedimientos de contratacin, induccin, capacitacin y adiestramiento, calificacin, promocin y disciplina, deben corresponderse con los propsitos enunciados en la poltica. El personal es el activo ms valioso que posee cualquier entidad y se debe tratar y conducir de forma tal que se obtenga su ms elevado rendimiento. Debe procurarse su satisfaccin personal en el trabajo que realiza, propendiendo a que en este se consolide como persona y se enriquezca humana y tcnicamente.
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Comit de Control.
En cada entidad debe constituirse un comit de control integrado, al menos, por un dirigente del mximo nivel y el auditor interno titular, siempre que las condiciones lo permitan. Su objetivo general es la vigilancia del adecuado funcionamiento del Sistema de Control Interno y su mejoramiento continuo.
5.1.2. Evaluacin del Ambiente de control. Conocimiento y aceptacin consciente de las normas escritas (Cdigos de Conducta) y de tica establecidos en la entidad, que deben incluir cuestiones referidas a las prcticas empresariales de general aceptacin, los conflictos de intereses y los niveles esperados de comportamiento tico. Comprobar que las respuestas sean eficientes y contundentes en los casos de actuaciones no conformes con las reglas establecidas, sobre la base de lo establecido en la legislacin vigente. Verificar que se comunican las medidas correctivas para que sean conocidas por toda la entidad. Cumplimiento de los procedimientos de seleccin, capacitacin, formacin, evaluacin y promocin de los recursos humanos necesarios en la entidad, as como que estn definidos, de forma clara y explcita, los contenidos de cada puesto de trabajo y actividades que se le vinculan. Evaluar si la estructura organizativa es adecuada al tamao de la entidad, tipo de actividad y objetivos aprobados, si se definen las lneas de responsabilidad y autoridad, as como los canales por los que fluye la informacin. Valorar la utilizacin de estilos de direccin correctos en cualquiera de los niveles jerrquicos de la entidad, en lo referente al respeto por los procedimientos de control interno implantados. Verificar que el comit de control funcione adecuadamente y contribuya al mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno implantado.
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UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI AUDITORIA DE GESTION 5.2 . Evaluacin de Riesgos.
El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de las entidades. A travs de la investigacin y anlisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza, se evala la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un conocimiento prctico de la entidad y sus componentes como manera de identificar los puntos dbiles, enfocando los riesgos tanto de la entidad (internos y externos) como de la actividad. Cabe recordar que los objetivos de control deben ser especficos, as como adecuados, completos, razonables e integrados a las globales de la institucin. Una vez identificados los riesgos, su anlisis debe incluir: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
10.
Una estimacin de su importancia y trascendencia. Una evaluacin de la probabilidad y frecuencia. Una definicin del modo en que habrn de manejarse. Cambios en el entorno Redefinicin de la poltica institucional. Reorganizaciones o reestructuraciones internas. Ingreso de empleados nuevos o rotacin de los existentes. Nuevos sistemas, procedimientos y tecnologas. Aceleracin del crecimiento. Nuevos productos, actividades o funciones. 5.2.1. Normas para la evaluacin de los riesgos.
Identificacin del riesgo.
Se deben identificar los riesgos relevantes que enfrenta una entidad en el logro de sus objetivos, ya sean de origen interno, es decir, provocados por la entidad teniendo en cuenta la actividad especfica o sus caractersticas internas en el funcionamiento, como externos que son los elementos fuera de la organizacin que afectan, en alguna medida, el cumplimiento de sus objetivos.
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Estimacin del riesgo.
Se debe estimar la frecuencia con que se presentarn los riesgos identificados, as como cuantificar la probable prdida que ellos pueden ocasionar. Una vez identificados los riesgos a nivel de institucin y de programa o actividad, debe procederse a su anlisis. Los mtodos utilizados para determinar la importancia relativa de los riesgos pueden ser diversos, e incluirn como mnimo: 1. 2. Una estimacin de su frecuencia, o sea, la probabilidad de Una valoracin de la prdida que podra resultar.
ocurrencia.
Determinacin de los objetivos de control.
Luego de identificar, estimar y cuantificar los riesgos, la mxima direccin y los responsables de otras reas deben determinar los objetivos especficos de control y, en relacin con ellos, establecer los procedimientos de control ms convenientes.
Deteccin del cambio.
Toda entidad debe disponer de procedimientos capaces de captar e informar oportunamente los cambios registrados o inminentes en el ambiente interno y externo, que puedan conspirar contra la posibilidad de alcanzar sus objetivos en las condiciones deseadas. Una etapa fundamental del proceso de Evaluacin del Riesgo, es la identificacin de los cambios en las condiciones del medio ambiente en que la entidad desarrolla su accin. Un sistema de control puede dejar de ser efectivo al cambiar las condiciones en las cuales opera. Evaluacin de Riesgos. Comprobar la existencia de procedimientos idneos para anticipar los riesgos, identificarlos, estimar su importancia, evaluar su probabilidad o frecuencia y reaccionar ante los acontecimientos o cambios (rutinarios o no) que influyen en
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el logro de los objetivos previstos, tanto de fuentes internas como externas, as como a nivel de empresa y de las unidades o funciones ms importantes (ventas, produccin, finanzas, recursos humanos, etc). A nivel de empresa Factores externos Nuevas tecnologas, productos, servicios o actividades. Cambios en las necesidades y expectativas de la poblacin. Modificacin en la legislacin y las normas. Alteraciones en el escenario econmico financiero del pas o en el contexto internacional. Factores internos Estructura de organizacin existente. Calidad del personal incorporado, as como los mtodos para su instruccin y motivacin. Reestructuraciones internas. Sistemas de informacin. La propia naturaleza de las actividades de la empresa. Verificar la existencia de polticas y criterios de actuacin definidos por la direccin y comunicados a los niveles correspondientes dentro de la entidad, referidos a: Autorizacin de transacciones. Aprobacin de transacciones. Proceso y registro de las operaciones. Clasificacin de las operaciones. Verificacin y evaluacin del registro contable. Salvaguarda fsica de los activos.
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5.3. Actividades de Control. Las actividades de control son procedimientos que ayudan a asegurarse que las polticas de la direccin se llevan a cabo, y deben estar relacionadas con los riesgos que ha determinado y asume la direccin. Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organizacin y en cada una de las etapas de la gestin, partiendo de la elaboracin de un mapa de riesgos, conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos. En muchos casos, las actividades de control pensadas para un objetivo suelen ayudar tambin a otros: los operacionales pueden contribuir a los relacionados con la confiabilidad de la informacin financiera, estas al cumplimiento normativo y as sucesivamente. A su vez en cada categora existen diversos tipos de control: 1. 2. 3. Preventivo y correctivos. Manuales automatizados o informticos. Gerenciales o directivos.
En todos los niveles de la entidad existen responsabilidades de control y es preciso que los agentes conozcan individualmente cules son las que les competen, para ello se les debe explicar claramente tales funciones. Las cuestiones que se exponen a continuacin muestran la amplitud abarcadora de las actividades de control, vindolas en su sentido ms general, aunque no constituyen la totalidad de ellas. Anlisis efectuados por la direccin. Seguimiento y revisin por parte de los responsables de las diversas funciones o actividades. Comprobacin de las transacciones en cuanto a su exactitud, totalidad, autorizacin pertinente: aprobaciones, revisiones, cotejos, reclculos, anlisis de consistencia, prenumeraciones.
Controles fsicos patrimoniales: arqueos, conciliaciones, recuentos. Dispositivos de seguridad para restringir el acceso a los activos y registros. Segregacin de funciones. Aplicacin de indicadores de rendimiento. Consideramos que en este componente deben incluirse todas las normativas vigentes en el pas referidas a los Subsistemas de Control Interno. A continuacin mostramos un conjunto de actividades mnimas a incluir en un Manual de procedimientos de Control Interno a elaborar en las entidades, respetando la regla general de que debe tenerse en cuenta las caractersticas especficas de la entidad. 5.3.1. Normas de Actividades de control.
Separacin de tareas y responsabilidades. esenciales, relativas al tratamiento,
Las
tareas
responsabilidades,
autorizacin, registro y revisin de las transacciones y hechos, deben ser asignadas a personas diferentes. El propsito de esta norma es procurar un equilibrio conveniente de autoridad y responsabilidad dentro de la estructura de organizacin. Al evitar que las cuestiones fundamentales de una transaccin u operacin queden concentradas en una misma persona o sector, se reduce notoriamente el riesgo de errores, despilfarros o actos ilcitos y aumenta la probabilidad que, de producirse, sean detectados.
Coordinacin entre reas. debe operar coordinada e
Cada
rea
subrea
de
la
entidad
interrelacionadamente con las restantes reas o subreas. En una entidad, las decisiones y acciones de cada una de las reas que la integran, requieren coordinacin. Para que el resultado sea efectivo, no es suficiente que las unidades que lo componen alcancen sus propios objetivos; sino que deben
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trabajar mancomunadamente para que se alcancen, en primer lugar, los de la entidad.
Documentacin.
La estructura de control interno y todas las transacciones y hechos significativos, deben estar claramente documentados, y la documentacin debe estar disponible para su verificacin. Toda entidad debe contar con la documentacin referente a su Sistema de Control Interno y a las cuestiones pertinentes de las transacciones y hechos significativos. La informacin sobre el Sistema de Control Interno puede figurar en su formulacin de polticas y, bsicamente, en el referido manual, incluir datos sobre objetivos, estructura y procedimientos de control.
Niveles definidos de autorizacin.
Los actos y transacciones relevantes slo pueden ser autorizados y ejecutados por dirigentes, funcionarios y dems trabajadores que acten dentro del mbito de sus competencias. La autorizacin es la forma idnea de asegurar que slo se realizan actos y transacciones que cuentan con la conformidad de la direccin. Esta conformidad supone su ajuste a la misin, la estrategia, los planes, programas y presupuestos.
Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos.
Las transacciones o hechos deben registrarse, en el momento de su materializacin o lo ms inmediato posible, para garantizar su relevancia y utilidad. Esto es vlido para todo el proceso o ciclo de la transaccin o hecho, desde su inicio hasta su conclusin. Asimismo, debern clasificarse adecuadamente para que, una vez procesados, puedan ser presentados en informes y estados financieros con saldos razonables, facilitando a directivos y gerentes la adopcin de decisiones.
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Acceso restringido a los recursos, activos y registros.
El acceso a los recursos, activos, registros y comprobantes, debe estar protegido por mecanismos de seguridad y limitado a las personas autorizadas, quienes estn obligadas a firmar las Actas de Responsabilidad a rendir cuenta de su custodia y utilizacin. Todo activo de valor debe ser asignado a un responsable de su custodia y contar con adecuadas protecciones, a travs de seguros, almacenaje, sistemas de alarma, pases para acceso, etc. Adems, deben estar debidamente registrados, y peridicamente, se cotejarn las existencias fsicas con los registros contables para verificar su coincidencia. La frecuencia de la comparacin depende del nivel de vulnerabilidad del activo.
Rotacin del personal en las tareas claves.
Ningn empleado debe tener a su cargo, durante un tiempo prolongado, las tareas que presenten una mayor probabilidad de comisin de irregularidades. Los empleados a cargo de dichas tareas deben, peridicamente, emplearse en otras funciones. Si bien el Sistema de Control Interno debe operar en un ambiente de solidez tica, es necesario adoptar ciertas protecciones para evitar hechos que puedan propiciar actos reidos con el cdigo de conducta del organismo.
Control del sistema de informacin.
El sistema de informacin debe ser controlado con el objetivo de garantizar su correcto funcionamiento y asegurar el control del proceso de los diversos tipos de transacciones. La calidad del proceso de toma de decisiones en una entidad, descansa fuertemente en sus sistemas de informacin. Un sistema de informacin abarca informacin cuantitativa, por ejemplo, los informes de desempeo que utilizan
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indicadores, y cualitativa, lo concerniente a opiniones y comentarios. El sistema deber contar con mecanismos de seguridad que alcancen a las entradas, procesos, almacenamiento y salidas.
Control de la tecnologa de informacin.
Los recursos de la tecnologa de informacin deben ser controlados con el objetivo de garantizar el cumplimiento de los requisitos del sistema de informacin que la entidad necesita para el logro de su misin. La informacin que necesitan las actividades de la entidad, es provista mediante el uso de recursos de tecnologa de informacin, los que abarcan: datos, sistemas de aplicacin, tecnologa asociada, instalaciones y personal.
Indicadores de desempeo.
Toda entidad debe contar con mtodos de medicin de desempeo que permitan la preparacin de indicadores para su supervisin y evaluacin. La informacin obtenida se utilizar para la correccin de los cursos de accin y el mejoramiento del rendimiento.
Funcin de Auditora Interna independiente.
La unidad de auditora interna de las entidades debe depender de la mxima autoridad de estas y sus funciones y actividades deben mantenerse desligadas de las operaciones sujetas a su examen. Las unidades de auditora interna deben brindar sus servicios a toda la entidad. Constituyen un "mecanismo de seguridad" con el que cuenta la autoridad superior para estar informada, con razonable certeza, sobre la confiabilidad del diseo y funcionamiento de su sistema de control interno. Esta unidad de auditora interna, al depender de la autoridad superior, puede practicar los anlisis, inspecciones, verificaciones y pruebas que considere necesarios en los distintos sectores de la entidad con independencia de estos, ya que sus funciones y actividades deben mantenerse desligadas de las operaciones sujetas a su examen.
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As, la auditora interna vigila, en representacin de la autoridad superior, el adecuado funcionamiento del sistema, informando oportunamente a aquella sobre su situacin. Por su parte, los mecanismos y procedimientos del Sistema de Control Interno protegen cuestiones especficas de la operatoria para brindar una razonable seguridad de xito en el esfuerzo por alcanzar los objetivos de organizacin. 5.3.2. Evaluacin del componente Actividades de Control. Evaluar la calidad y cumplimiento de los planes de rotacin en el desempeo en las tareas claves del personal involucrado. Verificar que la direccin efecte anlisis, peridicos y sistemticos, de los resultados obtenidos, comparndolos con perodos anteriores, con los presupuestos y planes aprobados y otros niveles de anlisis que les sean tiles. Evaluar la utilizacin del sistema de indicadores de rendimiento implementado en la entidad para la puesta en marcha de acciones correctivas que disminuyan o eliminen las desviaciones importantes. Valorar el funcionamiento, utilizacin y respeto a los resultados de la Auditora Interna. Comprobar el cumplimiento de los controles de la tecnologa de informacin referidos a: 1. 2.
3.
Seguridad fsica de los equipos de informacin. Controles de acceso. Controles sobre software. Controles de las operaciones de proceso de datos. Controles sobre el desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones. Controles de las aplicaciones.
4. 5. 6.
Revisar que el plan de prevencin elaborado ha tenido en cuenta el diagnstico de los riesgos internos o peligros potenciales, el anlisis de las causas que lo provocan o propician y las propuestas de medidas para prevenir o contrarrestar su ocurrencia.
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Comprobar que el plan de prevencin, en cada una de las acciones, define el tiempo o los momentos de ejecucin, los ejecutantes y los responsables de su control.
5.4 Informacin y comunicacin.
La informacin relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que llegue oportunamente a todos los sectores y permita asumir las responsabilidades individuales. La comunicacin es inherente a los sistemas de informacin. Las personas deben conocer, en tiempo, las cuestiones relativas a su responsabilidad de gestin y control. Cada funcin debe especificarse con claridad, entendiendo como tal las cuestiones relativas a la responsabilidad de los individuos dentro del Sistema de Control Interno. Adems de una buena comunicacin interna, es importante una eficaz comunicacin externa que favorezca el flujo de toda la informacin necesaria y, en ambos casos, importa contar con medios eficaces, como los manuales de polticas, memorias, difusin institucional, canales formales e informales, la actitud que asume la direccin en el trato con sus subordinados. Una entidad con una historia basada en la integridad y una slida cultura de control no tendr dificultades de comunicacin. Una accin vale ms que mil palabras. 5.4.1. Normas de Informacin y Comunicacin.
Informacin y responsabilidad.
La informacin debe permitir a los funcionarios y empleados cumplir sus obligaciones identificados, y responsabilidades. Los datos pertinentes en deben ser y captados, registrados, estructurados informacin
comunicados, en tiempo y forma. Una entidad debe disponer de una corriente fluida y oportuna informacin relativa a los acontecimientos internos y externos. Por ejemplo, necesita tomar conocimiento con prontitud de los requerimientos de los usuarios para
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proporcionar respuestas oportunas o de los cambios en la legislacin y reglamentaciones que le afectan. De igual manera, debe tener conocimiento constante de la situacin de sus procesos internos. Los riesgos que afronta una entidad se reducen en la medida que la adopcin de las decisiones se fundamente en informacin relevante, confiable y oportuna. La informacin es relevante para un usuario, en la medida que se refiera a cuestiones comprendidas dentro de su responsabilidad y que l cuente con la capacidad suficiente para apreciar su significacin. La supervisin del desempeo de la entidad y sus partes componentes, opera mediante procesos de informacin y de exigencia de responsabilidades de tipos formales e informales. La cultura, el tamao y la estructura de organizacin influyen, significativamente, en el tipo y la confiabilidad de estos procesos.
Contenido y flujo de la informacin.
La informacin debe ser clara y con un grado de detalle ajustado al nivel de la toma de decisiones. Se debe referir tanto a situaciones externas como internas, a cuestiones financieras como operacionales. Para el caso de los niveles directivo y gerencial, los informes deben relacionar el desempeo con los objetivos y metas fijados. El flujo informativo debe circular en todos los sentidos: ascendente, descendente, horizontal y transversal. Es fundamental para la conduccin y control de la entidad disponer de la informacin satisfactoria, en tiempo y en el lugar necesario, y por ende, el diseo del flujo informativo y su posterior funcionamiento adecuado, deben constituir preocupaciones centrales para los responsables de la entidad, para la toma de decisiones, si no de nada servira.
Calidad de la informacin.
La informacin disponible en la entidad debe cumplir con los atributos de: contenido apropiado, oportunidad, actualizacin, exactitud y accesibilidad. Esta norma plantea las cuestiones a considerar con vistas a formar juicios sobre la
calidad de la informacin que utiliza una entidad y hace imprescindible su confiabilidad. Es deber de la autoridad superior, responsable del control interno, esforzarse por obtener un grado adecuado de cumplimiento de cada uno de los atributos mencionados.
Flexibilidad al cambio.
El sistema de informacin debe ser revisado y de corresponder, rediseado cuando se detecten deficiencias en su funcionamiento y productos. Cuando la entidad cambie su estrategia, misin, poltica, objetivos, programa de trabajo, etc, se debe contemplar el impacto en el sistema de informacin y actuar en consecuencia. Si el sistema de informacin se disea orientado en una estrategia y un programa de trabajo, es natural que al cambiar estos, tenga que adaptarse, atendiendo a que la informacin que dej de ser relevante siga fluyendo en detrimento de otra que s pas a serlo, cuidando porque el sistema no se sobrecargue artificialmente, situacin que se genera cuando se adiciona la informacin, ahora necesaria, sin eliminar la que perdi importancia.
El sistema de informacin.
El sistema de informacin debe disearse atendiendo a la estrategia y programa de operaciones de la entidad. La calificacin de sistema de informacin se aplica, tanto al que cubre la informacin financiera de una entidad como al destinado a registrar otros procesos y operaciones internas. Aqu se explica en un sentido ms amplio por alcanzar tambin al tratamiento de acontecimientos y hechos externos a la entidad, refirindose a la captacin y procesamiento oportuno de situaciones referentes a: cambios en la normativa, legal o reglamentaria, que alcance a la entidad, conocer la opinin de los usuarios sobre el servicio que se le proporciona, sus reclamos, inquietudes y sus necesidades emergentes. Tal sistema de informacin, deber ser diseado para apoyar la estrategia, misin, poltica y objetivos de la entidad.
La entidad necesita informacin que le permita alcanzar todas las categoras de objetivos: operacionales, financieros y de cumplimiento. Cada dato en particular puede ayudar a lograr una o todas estas categoras de objetivos.
Compromiso de la direccin.
El inters y el compromiso de la direccin de la entidad con los sistemas de informacin se deben explicitar mediante una asignacin de recursos suficientes para su funcionamiento eficaz. Es fundamental que la direccin de una entidad tenga cabal comprensin del importante rol que desempean los sistemas de informacin, para el correcto desenvolvimiento de sus deberes y responsabilidades y, en ese sentido, debe mostrar una actitud comprometida hacia estos.
Comunicacin, valores de la organizacin y estrategias.
Para que el control sea efectivo, las entidades necesitan un proceso de comunicacin abierto, multidireccionado, capaz de transmitir informacin relevante, confiable y oportuna. El proceso de comunicacin es utilizado para transmitir una variedad de temas, pero queremos destacar, en este caso la comunicacin de los valores ticos y la comunicacin de la misin, polticas y objetivos. Si todos los trabajadores de la entidad estn imbuidos de los valores ticos que deben respetar, de la misin a cumplir, de los objetivos que se persiguen y de las polticas que los encuadran, la probabilidad de un desempeo eficaz, eficiente, econmico, enmarcado en la legalidad y la tica, aumenta notoriamente.
Canales de comunicacin.
Los canales de comunicacin deben presentar un grado de apertura y eficacia adecuado a las necesidades de informacin internas y externas.
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El sistema se estructura en canales de transmisin de datos e informacin. En gran medida el mantenimiento del sistema radica en vigilar la apertura y buen estado de estos canales, que conectan diferentes emisores y receptores de variada importancia. La comunicacin con los empleados, para que estos puedan hacer llegar sus sugerencias sobre mejoras o posibles cambios que proporcionen el cumplimiento de las tareas y metas.
5.4.2. Evaluacin de Informacin y Comunicacin.
Existen mecanismos para conseguir la informacin externa pertinente sobre las condiciones de mercado, programas de competidores, novedades legislativas o de organismos de control y cambios econmicos. Se suministran, a los directores y jefes de departamentos, la informacin que necesitan para cumplir con sus responsabilidades. La informacin est disponible, en tiempo oportuno, para permitir el control efectivo de los acontecimientos y actividades, posibilitando la rpida reaccin ante factores econmicos comerciales y asuntos de control. Se ha desarrollado un plan informtico, a largo plazo, vinculado con las iniciativas estratgicas. Se aportan recursos suficientes, segn sean necesarios, para mejorar o desarrollar nuevos sistemas de informacin. Las vas de comunicacin, sesiones formales o informales de formacin, reuniones y supervisiones durante el trabajo, son suficientes para efectuar tal comunicacin .Existen mecanismos establecidos para que los empleados puedan aportar sus recomendaciones.
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5.5Supervisin o Monitoreo. Es el proceso que evala la calidad del control interno en el tiempo. Es importante monitorear el control interno para determinar si este est operando en la forma esperada y si es necesario hacer modificaciones. Las actividades de monitoreo permanente incluyen actividades de supervisin realizadas de forma permanente, directamente por las distintas estructuras de direccin. Las evaluaciones separadas son actividades de monitoreo que se realizan en forma no rutinaria, como las auditoras peridicas efectuadas por los auditores internos. 5.5.1. Normas de Supervisin o Monitoreo.
Evaluacin del Sistema de Control Interno.
La direccin de la entidad y cualquier funcionario que tenga a su cargo un rea de segmento de organizacin, programa, proyecto o actividad, debe evaluar peridicamente la eficacia de su Sistema de Control Interno y comunicar los resultados ante quien es responsable. Un anlisis peridico de la forma en que ese sistema est operando le proporcionar, al responsable, la tranquilidad de un adecuado funcionamiento, o la oportunidad de su correccin y fortalecimiento.
Eficacia del Sistema de Control Interno.
El Sistema de Control Interno se considera efectivo en la medida en que la autoridad a la que apoya cuente con una seguridad razonable en la informacin acerca del avance en el logro de sus objetivos y metas y en el empleo de criterios de economa y eficiencia, la confiabilidad y validez de los informes y estados financieros, el cumplimiento de la legislacin y normas vigentes, incluida las polticas y los procedimientos emanados de la propia entidad, esta norma fija el criterio para calificar la eficacia de un Sistema de Control Interno, basndose en las tres materias del control: 1. Las operaciones.
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2. 3.
La informacin financiera. El cumplimiento con las leyes, decretos, reglamentos y cualquier
tipo de normativa
Auditoras del Sistema de Control Interno.
Deben practicarse auditoras, las que informarn sobre la eficacia y eficiencia del Sistema de Control Interno, proporcionando recomendaciones para su fortalecimiento si correspondiera. En el juego de interrelaciones de elementos que configuran y sustentan el Sistema de Control Interno, las auditoras desempean un papel importante. Estos exmenes, practicados sobre bases de normas y procedimientos generalmente aceptados, permiten obtener una opinin tcnica vlida sobre el estado y funcionamiento de un Sistema de Control Interno. La naturaleza, extensin y frecuencia de las evaluaciones del Sistema de Control Interno deben variar en funcin del nivel de riesgo determinado y de la ponderacin de la importancia del control para reducirlo. La auditora debe ajustarse a un mtodo objetivo y sistemtico que, razonablemente, incremente la probabilidad de la formacin de un juicio acertado.
Validacin de los supuestos asumidos.
Se deben validar, en forma peridica, los supuestos que sustentan los objetivos de una organizacin. Los objetivos de una entidad y los elementos de control que respaldan su logro descansan en supuestos fundamentales acerca de cmo funciona su entorno. Con frecuencia se sostienen ampliamente, en una organizacin, los supuestos acerca de cmo funciona el sistema, aunque el personal puede desconocerlos. Dichos supuestos inconscientes pueden inhibir la capacidad de adaptarse al cambio, debido a que conducen al personal a descartar toda aquella informacin que no se ajusta a sus conceptos. Se necesita un dilogo abierto para identificar los supuestos. Si los supuestos de una organizacin no son
vlidos, el control puede ser ineficaz, por lo que la revalidacin peridica de los supuestos de la organizacin es clave para la eficacia del control.
Tratamiento de las deficiencias detectadas.
Toda deficiencia que afecte o pueda llegar a afectar la efectividad del Sistema de Control Interno debe ser informada. Deben establecerse procedimientos que determinen sobre qu asuntos, en qu forma y ante quin se presentar tal informacin. Las deficiencias en el funcionamiento del Sistema de Control Interno, dada su importancia, deben ser rpidamente detectadas y comunicadas. El trmino deficiencia debe entenderse en sentido amplio, es decir, cualquier "condicin" dentro del sistema que sea digna de atencin. La identificacin de las deficiencias puede surgir de diferentes fuentes: el propio control interno, la supervisin y la evaluacin. Tambin, a travs de la relacin con terceros, por medio de reclamos, demandas, etc. La comunicacin de las deficiencias debe seguir, normalmente, el camino que conduce al inmediato superior, pero la orientacin general debe ser que finalmente llegue a la autoridad que puede tomar la accin correctiva. Un caso que puede servir de ejemplo es aquel en el que el problema detectado invade los lmites organizacionales; aqu la comunicacin debe ser dirigida al nivel suficientemente elevado como para asegurar una accin apropiada. Se deben informar las deficiencias detectadas que superen un lmite sealado en cuanto a su relevancia y repercusin. 5.5.2. Evaluacin de la Supervisin y Monitoreo. La direccin, responsable de las operaciones compara la produccin, las existencias, las ventas u otra informacin conseguida en el curso de sus actividades diarias, con la informacin generada a travs de los sistemas. Evaluar hasta qu punto las comunicaciones recibidas de terceros corroboran la informacin generada dentro de la organizacin o indican problemas.
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Comparacin peridica de los importes registrados por el sistema de contabilidad con los activos materiales. Analizar la respuesta de la entidad ante las recomendaciones de los auditores internos y externos para fortalecer los controles internos. Se insiste en el cumplimiento del cdigo de tica o conducta de la entidad y si regularmente se llevan a cabo actividades de control esenciales. Valorar la efectividad de las actividades de auditora interna.
6. LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO.
El concepto seguridad razonable est relacionado con el reconocimiento explcito de la existencia de limitaciones inherentes del Control Interno. En el desempeo de los controles pueden cometerse errores como resultado de interpretaciones errneas de instrucciones, errores de juicio, descuido, distraccin y fatiga.
Las actividades de control dependientes de la separacin de funciones, pueden ser burladas por colusin entre empleados, es decir, ponerse de acuerdo para daar a terceros.
La extensin de los controles adoptados en una organizacin tambin est limitada por consideraciones de costo, por lo tanto, no es factible establecer controles que proporcionan proteccin absoluta del fraude y del desperdicio, sino establecer los controles que garanticen una seguridad razonable desde el punto de vista de los costos que son inherentes a todos los sistemas de control interno, como por ejemplo: las opiniones en que se basan las decisiones pueden ser errneas, los encargados de establecer controles tienen que analizar su relacin costo/beneficio, etc. Adems los controles pueden evadirse si dos o ms trabajadores se lo proponen. Tambin la Administracin podra hacer caso omiso del sistema de control interno.
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CAPITULO II SISTEMA DE CONTROL INTERNO
1.- INTRODUCCIN El sistema de control interno es el conjunto de todos los elementos en donde lo principal son las personas, los sistemas de informacin, la supervisin y los procedimientos. Este es de vital importancia, ya que promueve la eficiencia, asegura la efectividad, previene que se violen las normas y los principios contables de general aceptacin. Los directivos de las organizaciones deben crear un ambiente de control, un conjunto de procedimientos de control directo y las limitaciones del control interno.
2.- COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO El control interno vara mucho entre las organizaciones, segn factores como el tamao, la naturaleza de las operaciones y los objetivos. No obstante, ciertas caractersticas son esenciales para un buen control interno en las grandes empresas. Incluye cinco componentes: 1) ambiente de control, 2) proceso de evaluacin del riesgo, 3) sistema de informacin aplicable a los informes financieros y a la comunicacin (en lo sucesivo, sistema de informacin contable), 4) actividades de control y 5) monitoreo de los controles. 2.1.- Ambiente de control Crea el tono de la organizacin al influir en la conciencia de control. Puede verse como el fundamento del resto de componentes. Entre sus factores figuran los siguientes: integridad y valores ticos, compromiso con la competencia, consejo de administracin o comit de auditora, filosofa y estilo operativo de los ejecutivos, estructura organizacional, asignacin de la autoridad y de responsabilidades, polticas y prcticas de recursos humanos.
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La
eficiencia
del
control
interno
depende
directamente
de
la
comunicacin e imposicin de la integridad y valores ticos del personal encargado de crear, administrar y vigilar los controles. Deben establecerse normas conductuales y ticas que desalienten la realizacin de actos deshonestos, inmorales o ilegales. No sern eficaces si no se comunican a travs de los medios apropiados: polticas oficiales, cdigos de conducta. 2.2.- Proceso de evaluacin del riesgo Sirve para describir el proceso con que los ejecutivos identifican y responden a los riesgos de negocios que encara la organizacin y el resultado de ello. La evaluacin del riesgo se parece a la del riesgo de auditora, sin embargo tiene mayor alcance pues se tienen en cuenta las amenazas contra los objetivos en reas como operaciones, informes financieros, cumplimiento de las leyes y regulaciones. Consiste en identificar los riesgos relevantes, en estimar su importancia y seleccionar luego las medidas para enfrentarlos. 2.3.- El sistema de informacin contable Se compone de los mtodos y de los registros establecidos para incluir, procesar, resumir y presentar las transacciones y mantener la responsabilidad del activo, del pasivo y del patrimonio conexo. As pues un sistema debera: Identificar y registrar todas las transacciones vlidas. Describir oportunamente las transacciones con suficiente detalle para poder clasificarlas e incluirlas en los informes financieros. Medir el valor de las transacciones de modo que pueda anotarse su valor monetario en los estados financieros. Determinar el perodo en que ocurrieron las transacciones para registrarlas en el perodo contable correspondiente. Presentar correctamente las transacciones y las revelaciones respectivas en los estados financieros. 2.4.- Actividades de control Son polticas y procedimientos que sirven para cerciorarse de que se
cumplan las directivas de los ejecutivos. Favorecen las acciones que acometen
los riesgos de la organizacin. En ella se llevan a cabo muchas actividades de control, pero solo los siguientes tipos se relacionan generalmente con la auditora de estados financieros: Evaluaciones del desempeo Controles del procesamiento de la informacin Controles fsicos Divisin de obligaciones 2.4.1.- Evaluaciones del desempeo Consisten en revisar el desempeo real comparado con los
presupuestos, los pronsticos y el desempeo de perodos anteriores; en relacionar los conjuntos de datos entre s; en hacer evaluaciones globales del desempeo. Estas ltimas ofrecen a los ejecutivos una indicacin global de si el personal en varios niveles est cumpliendo bien los objetivos de la organizacin. Los ejecutivos investigan las causas de un desempeo inesperado y luego realizan oportunamente los cambios de estrategias y de planes o introducen las medidas correctivas apropiadas. 2.4.2.- Controles del procesamiento de la informacin Un aspecto importante a estos controles se refiere a la autorizacin legtima de todos los tipos de transacciones. La autorizacin puede ser general o especfica. La autorizacin general ocurre cuando la alta direccin establece criterios para aceptar cierta clase de transacciones. Por ejemplo, puede determinar las listas de precios y las polticas de crdito para nuevos clientes. La autorizacin especfica ocurre cuando las transacciones se autorizan de modo individual. Por ejemplo, la alta direccin podra estudiar individualmente y autorizar las operaciones de ventas mayores a determinada cantidad. 2.4.3.- Controles fsicos A este tipo de control pertenecen los que dan seguridad fsica respecto a los registros y otros activos. Una de las actividades con que se protegen los registros consiste en mantener el control siempre sobre los documentos
prenumerados que no se emitan, lo mismo que sobre otros diarios y mayores, adems de restringir el acceso a los programas de computacin y a los archivos de datos.
2.4.4.- Divisin de obligaciones Un concepto fundamental del control interno consiste en que ningn departamento ni individuo debe encargarse de todos los aspectos de una transaccin de principio a fin. De modo anlogo, ninguna persona debera realizar ms de una de las funciones de autorizar transacciones, registrarlas o custodiar los activos. Adems, en la medida de lo posible, los que efectan la transaccin han de estar separados de esas funciones. 2.5.- Monitoreo de los controles Es un proceso que consiste en evaluar la calidad con el tiempo. Requiere vigilancia para determinar si funciona como se prevea o si se requieren modificaciones. Para monitorear pueden efectuarse actividades permanentes o evaluaciones individuales. Entre las actividades permanentes de monitoreo se encuentran las de supervisin y administracin como la vigilancia continua de las quejas de los clientes o revisar la verosimilitud de los informes de los ejecutivos. Las evaluaciones individuales se efectan en forma no sistemtica; por ejemplo, mediante auditoras peridicas por parte de los auditores internos. La funcin de la auditora interna es un aspecto importante del sistema de monitoreo. Los auditores internos investigan y evalan el control interno, as como la eficiencia con que varias unidades de la organizacin estn desempeando sus funciones; despus comunican los resultados y los hallazgos a la alta direccin. Ilustraremos de forma grfica los cinco elementos que deben actuar en forma conjunta para que se pueda generar un efectivo control interno en las empresas.
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Componentes de Control Interno 3.- EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO 3.1.- Definicin Consiste en la revisin y anlisis de todos los procedimientos que han sido incorporados al ambiente y estructura del control interno, as como a los sistemas que mantiene la organizacin para el control e informacin de las operaciones y sus resultados, con el fin de determinar si stos concuerdan con los objetivos institucionales, para el uso y control de los recursos, as como la determinacin de la consistencia del rol que juega en el sector que se desarrolla. Evaluar un sistema de Control Interno, es hacer una operacin objetiva del mismo. Esta evaluacin se hace a travs de la interpretacin de los resultados de algunas pruebas efectuadas, las cuales tienen por finalidad establecer si se estn realizando correctamente y aplicando los mtodos, polticas y
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procedimientos establecidos por la direccin de la empresa para salvaguardar sus activos y para hacer eficientes sus operaciones. La evaluacin que se haga del Control Interno, es de primordial importancia pues por su medio se conocer si las polticas implantadas se estn cumpliendo a cabalidad y si en general se estn desarrollando correctamente. Dependiendo de la evaluacin que se tenga, as ser el alcance y el tipo de pruebas sustantivas que se practiquen en el examen de los estados financieros. La evaluacin del Control Interno puede efectuarse por los siguientes mtodos:
3.1.1.- Mtodo Descriptivo Tambin llamado narrativo, consiste en hacer una descripcin por escrito de las caractersticas del control de actividades y operaciones que se realizan y relacionan a departamentos, personas, operaciones, registros contables y la informacin financiera. El mtodo narrativo, es ideal para aplicarlo a pequeas empresas. 3.1.2.- Mtodo de Cuestionario En este procedimiento se elaboran previamente una serie de preguntas en forma tcnica y por reas de operaciones. Estas preguntas deben ser redactadas en una forma clara y sencilla para que sean comprensibles por las personas a quienes se les solicitar que las respondan. Una respuesta negativa advierte debilidades en el control interno. 3.1.3.- Diagrama de Flujo El diagrama de flujo de sistemas es un diagrama, una representacin simblica de un sistema o serie de procedimientos en que stos se muestran en secuencia, al lector le da una imagen clara del sistema: muestra la naturaleza y la secuencia de los procedimientos, la divisin de
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responsabilidades, las fuentes y distribucin de documentos, los tipos y ubicacin de los registros y archivos contables. Tiene como base la esquematizacin de las operaciones, mediante el empleo de dibujos (flecha, cuadros, figuras geomtricas, etc.); en dichos dibujos se representan departamentos, formas y archivos, por medio de ellos se indican y explican el desarrollo de las operaciones. Este mtodo se utiliza en la actualidad a travs de computadoras.
3.2.- Proceso de evaluacin del control interno Es preciso definir una metodologa para la evaluacin del control interno, con el fin de ubicar de mejor manera las funciones del Auditor Interno, dimensionada en la evaluacin del verdadero alcance institucional y en el marco de los planes estratgicos, las leyes, polticas, presupuestos, normas y procedimientos que rigen las operaciones en directa relacin con los objetivos de servicio que brinda la organizacin, dentro del sector que se desenvuelve. El auditor interno tiene una gran responsabilidad de velar, a travs de las respectivas evaluaciones, porque el control interno sea slido y funcione en beneficio de los resultados de la organizacin. En la figura se muestra el proceso que debe seguir la evaluacin del control interno.
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Nombramiento
Aplicacin de Pruebas de Cumplimiento Descripcin de Procedimientos de Control Interno
Proceso de Planificacin
Tabulacin de Datos
Establecer reas Fuertes y Dbiles
Memo de Planificacin
Definicin de Objetivos de Control Interno

SI
Proceso Continuo de Elaboracin de Papeles de Trabajo y Supervisin
Fuerte ? Recopilar formatos Definicin Fuentes de Evidencia
Recomendar a otras Unidades
NO
Aplicacin de Pruebas de Auditoria
Evidencias
Elaboracin de Flujos
Informe
Seleccin de Muestras
Proceso de evaluacin de control interno
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3.3.- Identificacin de los riesgos La mayor parte del trabajo del auditor independiente, para formarse una opinin sobre los estados financieros, consiste en obtener y evaluar la evidencia comprobatoria relativa a las aseveraciones de la gerencia, contenidas en los estados financieros. Al planificar y realizar una auditora, el auditor considera tales aseveraciones dentro del contexto de su relacin con el saldo de una cuenta o clase de transaccin. El riesgo de declaracin incorrecta importante en las aseveraciones de los estados financieros consiste: Riesgo Inherente Riesgo de Control Riesgo de Deteccin 3.3.1.- Riesgo Inherente Consiste en la posibilidad de que en el proceso contable (registro de las operaciones y preparacin de estados financieros) ocurran errores sustanciales antes de considerar la efectividad de los sistemas de control. Por ejemplo: reas como la de costos, que incluyen clculos complicados, tiene ms posibilidad de ser mal expresado que las que contiene clculos sencillos; el efectivo y los ttulos valores al portador son ms susceptibles a prdida o manipulacin que los ttulos nominativos. Las reas que resultan de criterio subjetivos gerenciales tales como: obsolescencias de existencia de inventarios, provisin para cuentas incobrables, etc. Son de mayor riesgo que las que resultan de determinaciones ms objetivas.
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3.3.2.- Riesgo de Control Refiere a la incapacidad de los controles internos de prevenir o detectar los errores o irregularidades sustanciales de la empresa. Para que un sistema de control sea efectivo debe ocuparse de los riesgos inherentes percibidos, incorporar una segregacin de funciones apropiada de funciones incompatibles y poseer un alto grado de cumplimiento. Al auditor. Los sistemas de control bien diseados reducen el riesgo de sufrir una prdida significativa a causa de errores o irregularidades, especialmente por parte de empleados de baja jerarqua. Los sistemas de control tienen menos posibilidades de evitar las irregularidades cometidas por la gerencia superior quien est en posicin de sobrepasarlos o ignorarlos. En consecuencia, el auditor debe interesarse particularmente en el ambiente de control, los controles gerenciales, y en el papel de la auditora interna, ya que estos pueden proporcionar una seguridad razonable de que la gerencia no est involucrada en ellos. 3.3.3.- Riesgo de Deteccin Consiste en la posibilidad que hayan ocurrido errores importantes en el proceso administrativo-contable, que no sean detectados por el control interno y tampoco por las pruebas y procedimientos diseados y realizados por el auditor. 3.4.- Medios de evaluacin del riesgo de control igual que el riego inherente, el riesgo de control existe,
independientemente de la auditora y esto es gran medida fuera del control del
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Para fines del tema que se trata como es el riesgo y el control interno se debe agregar que el grado de riesgo de control interno se puede evaluar en ALTO, MODERADO O BAJO, dependiendo de los resultados del anlisis realizado por el auditor. Un riesgo alto de control interno implica realizar ms pruebas sustantivas y se determina as, cuando se percibe la existencia de debilidades importantes en los controles establecidos o ausencia de controles bsicos en reas importantes. Lgicamente, un alto riesgo de control, implica mayor probabilidad de que existan errores o irregularidades no detectados por los controles internos establecidos, que afectan significativamente el contenido de los estados financieros. El riesgo bajo de control interno, implica realizar menos pruebas sustantivas, y se determina en base al resultado de las pruebas de cumplimiento realizadas. Conforme disminuye el valor evaluado del riesgo de control, se aumenta el nivel aceptable de riesgo de deteccin. planificadas. Generalmente existe mayor riesgo de auditora en el primer examen realizado a un nuevo cliente, debido al hecho de que no se est muy familiarizado con las operaciones del mismo. En el caso de auditoras recurrentes, la experiencia de los aos anteriores generalmente da una indicacin de los riesgos de auditora involucrados. La auditora de una organizacin donde, ao tras ao, no se encuentra errores de significacin involucra menor riesgo de auditora que la auditora en una organizacin donde frecuentemente se cometen grandes errores. La evaluacin del riesgo de control es el proceso de evaluar la efectividad de los procedimientos y polticas de la estructura de control interno de una entidad para evitar o detectar las declaraciones incorrectas importantes en los estados financieros. Despus de obtener el conocimiento de la estructura de Por consiguiente, el auditor podr alterar la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas sustantivas
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control interno, el auditor puede evaluar el riego de control al nivel mximo para algunas o todas las aseveraciones, porque considera que los procedimientos y polticas probablemente no sean adecuados o porque no resulta prctico evaluar su efectividad. Evaluar el riego de control por debajo del nivel mximo implica: Identificar los procedimientos y polticas de la estructura de control interno, dirigidos a evitar o detectar declaraciones incorrectas importantes en aseveraciones especficas de los estados financieros. Realizar pruebas de los controles para evaluar la efectividad de tales procedimientos y polticas.
Al identificar los procedimientos y polticas de la estructura de control interno relevantes a las aseveraciones especficas de los estados financieros, el auditor debe considerar que los procedimientos y polticas pueden tener un efecto extensivo a muchas aseveraciones, o un efecto especifico sobre una aseveracin individual, dependiendo de la naturaleza del elemento de estructura de control interno en particular. El ambiente de control y el sistema contable, suelen tener un efecto extensivo sobre varios saldos de cuentas o clases de transacciones y por lo tanto, afectan muchas aseveraciones. Por el contrario, algunos procedimientos de control, suelen tener un efecto especfico sobre una aseveracin individual incluida en un saldo de cuenta o clase de transaccin en particular. Los procedimientos dirigidos a comprobar la efectividad del diseo y operacin de un procedimiento o polticas de estructuras de control interno, se dirigen a establecer que stos estn debidamente diseados, para evitar o detectar las declaraciones incorrectas importantes en las aseveraciones de los estados financieros.
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Las pruebas de controles dirigidos a comprobar tanto la efectividad del diseo, como la operacin de un procedimiento o poltica, suelen incluir procedimientos tales como informes, observacin de la aplicacin de los procedimientos o polticas y la ejecucin de stos, por parte del mismo auditor. La conclusin a que se llega como resultado de la evaluacin del riesgo de control, se denomina Nivel Evaluado del Riesgo de Control. Al determinar el material de evidencia necesario para amparar un nivel evaluado especfico del riesgo de control, por debajo del nivel mximo, el auditor debe considerar las caractersticas de la evidencia comprobatoria. El auditor emplea el nivel evaluado de riesgo de control para determinar el nivel aceptable de riesgo de deteccin, para las aseveraciones de los estados financiero, el auditor emplea el nivel aceptable de riesgo de deteccin, para determinar la naturaleza, oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditora que se emplearn para detectar las declaraciones incorrectas. Mientras ms bajo sea el nivel aceptable de riesgo de deteccin, debe aumentar la seguridad derivada de las pruebas sustantivas. En consecuencia, el auditor puede tomar una o ms de las siguientes medidas: Cambiar la naturaleza de las pruebas sustantivas de un procedimiento menos efectivo a uno ms efectivo. Cambiar la oportunidad de las pruebas sustantivas. Cambiar el alcance de las pruebas sustantivas.
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CAPITULO III INFORME COSO
1. CONTROL INTERNO Y EL INFORME COSO El denominado "INFORME COSO" sobre control interno, publicado en EE.UU. en 1992, surgi como una respuesta a las inquietudes que planteaban la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones existentes en torno a la temtica referida. Plasma los resultados de la tarea realizada durante ms de cinco aos por el grupo de trabajo que la TREADWAY COMMISSION, NATIONAL COMMISSION ON FRAUDULENT FINANCIAL REPORTING cre en Estados Unidos en 1985 bajo la sigla COSO (COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS). El grupo estaba constituido por representantes de las siguientes organizaciones: American Accounting Association (AAA) American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) Financial Executive Institute (FEI) Institute of Internal Auditors (IIA) Institute of Management Accountants (IMA)
La redaccin del informe fue encomendada a Coopers & Lybrand. Se trataba entonces de materializar un objetivo fundamental: definir un nuevo marco conceptual del control interno, capaz de integrar las diversas definiciones y conceptos que venan siendo utilizados sobre este tema, logrando as que, al nivel de las organizaciones pblicas o privadas, de la auditoria interna o externa, o de los niveles acadmicos o legislativos, se cuente con un marco conceptual comn, una visin integradora que satisfaga las demandas generalizadas de todos los sectores involucrados.
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2. DEFINICION Y OBJETIVOS El Control Interno es un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos burocrticos aadidos a los mismos, efectuado por el consejo de la administracin, la direccin y el resto del personal de una entidad, diseado con el objeto de proporcionar una garanta razonable para el logro de objetivos incluidos en las siguientes categoras: Eficacia y eficiencia de las operaciones. Confiabilidad de la informacin financiera. Cumplimiento de las leyes, reglamentos y polticas.
Completan la definicin algunos conceptos fundamentales: El control interno es un proceso, es decir un medio para alcanzar un fin y no un fin en s mismo. Lo llevan a cabo las personas que actan en todos los niveles, no se trata solamente de manuales de organizacin y procedimientos. Slo puede aportar un grado de seguridad razonable, no la seguridad total, a la conduccin. Est pensado para facilitar la consecucin de objetivos en una o ms de las categoras sealadas las que, al mismo tiempo, suelen tener puntos en comn. Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena de acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestin e integrados a los dems procesos bsicos de la misma: planificacin, ejecucin y supervisin. Tales acciones se hallan incorporadas (no aadidas) a la infraestructura de la entidad, para influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad.
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Segn la Comisin de Normas de Control Interno de la Organizacin Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), el control interno puede ser definido como el plan de organizacin, y el conjunto de planes, mtodos, procedimientos y otras medidas de una institucin, tendientes a ofrecer una garanta razonable de que se cumplan los siguientes objetivos principales: Promover operaciones metdicas, econmicas, eficientes y eficaces, as como productos y servicios de la calidad esperada. Preservar al patrimonio de prdidas por despilfarro, abuso, mala gestin, errores, fraudes o irregularidades. Respetar las leyes y reglamentaciones, como tambin las directivas y estimular al mismo tiempo la adhesin de los integrantes de la organizacin a las polticas y objetivos de la misma. Obtener datos financieros y de gestin completos y confiables y presentados a travs de informes oportunos. Para la alta direccin es primordial lograr los mejores resultados con economa de esfuerzos y recursos, es decir al menor costo posible. Para ello debe controlarse que sus decisiones se cumplan adecuadamente, en el sentido que las acciones ejecutadas se correspondan con aqullas, dentro de un esquema bsico que permita la iniciativa y contemple las circunstancias vigentes en cada momento. Por consiguiente, siguiendo los lineamientos de INTOSAI, incumbe a la autoridad superior la responsabilidad en cuanto al establecimiento de una estructura de control interno idnea y eficiente, as como su revisin y actualizacin peridica. Ambas definiciones (COSO e INTOSAI) se complementan y conforman una versin amplia del control interno: la primera enfatizando respecto a su carcter de proceso constituido por una cadena de acciones integradas a la gestin, y la segunda atendiendo fundamentalmente a sus objetivos.
3. COMPONENTES El marco integrado de control que plantea el informe COSO consta de cinco componentes interrelacionados, derivados del estilo de la direccin, e integrados al proceso de gestin: Ambiente de control Evaluacin de riesgos Actividades de control Informacin y comunicacin Supervisin El ambiente de control refleja el espritu tico vigente en una entidad respecto del comportamiento de los agentes, la responsabilidad con que encaran sus actividades, y la importancia que le asignan al control interno. Sirve de base de los otros componentes, ya que es dentro del ambiente reinante que se evalan los riesgos y se definen las actividades de control tendientes a neutralizarlos. Simultneamente se capta la informacin relevante y se realizan las comunicaciones pertinentes, dentro de un proceso supervisado y corregido de acuerdo con las circunstancias. El modelo refleja el dinamismo propio de los sistemas de control interno. As, la evaluacin de riesgos no slo influye en las actividades de control, sino que puede tambin poner de relieve la conveniencia de reconsiderar el manejo de la informacin y la comunicacin. No se trata de un proceso en serie, en el que un componente incide exclusivamente sobre el siguiente, sino que es interactivo multidireccional en tanto cualquier componente puede influir, y de hecho lo hace, en cualquier otro.
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Existe tambin una relacin directa entre los objetivos (Eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la informacin y cumplimiento de leyes y reglamentos) y los cinco componentes referenciados, la que se manifiesta permanentemente en el campo de la gestin: las unidades operativas y cada agente de la organizacin conforman secuencialmente un esquema orientado a los resultados que se buscan, y la matriz constituida por ese esquema es a su vez cruzada por los componentes. 4. AMBIENTE DE CONTROL El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno y que son por lo tanto determinantes del grado en que los principios de este ltimo imperan sobre las conductas y los procedimientos organizacionales. Es, fundamentalmente, consecuencia de la actitud asumida por la alta direccin, la gerencia, y por carcter reflejo, los dems agentes con relacin a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados. Fija el tono de la organizacin y, sobre todo, provee disciplina a travs de la influencia que ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto. Constituye el andamiaje para el desarrollo de las acciones y de all deviene su trascendencia, pues como conjuncin de medios, operadores y reglas previamente definidas, traduce la influencia colectiva de varios factores en el establecimiento, fortalecimiento o debilitamiento de polticas y procedimientos efectivos en una organizacin. Los principales factores del ambiente de control son: La filosofa y estilo de la direccin y la gerencia.
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La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y los manuales de procedimiento. La integridad, los valores ticos, la competencia profesional y el compromiso de todos los componentes de la organizacin, as como su adhesin a las polticas y objetivos establecidos. Las formas de asignacin de responsabilidades y de administracin y desarrollo del personal. El grado de documentacin de polticas y decisiones, y de formulacin de programas que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento. En las organizaciones que lo justifiquen, la existencia de consejos de administracin y comits de auditoras con suficiente grado de independencia y calificacin profesional. El ambiente de control reinante ser tan bueno, regular o malo como lo sean los factores que lo determinan. El mayor o menor grado de desarrollo y excelencia de stos har, en ese mismo orden, a la fortaleza o debilidad del ambiente que generan y consecuentemente al tono de la organizacin. 5. EVALUACION DE RIESGOS El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de las organizaciones. A travs de la investigacin y anlisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza se evala la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un conocimiento practico de la entidad y sus componentes de manera de identificar los puntos dbiles, enfocando los riesgos tanto al nivel de la organizacin (internos y externos) como de la actividad. El establecimiento de objetivos es anterior a la evaluacin de riesgos. Si bien aqullos no son un componente del control interno, constituyen un requisito previo para el funcionamiento del mismo.
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Los objetivos (relacionados con las operaciones, con la informacin financiera y con el cumplimiento), pueden ser explcitos o implcitos, generales o particulares. Estableciendo objetivos globales y por actividad, una entidad puede identificar los factores crticos del xito y determinar los criterios para medir el rendimiento. A este respecto cabe recordar que los objetivos de control deben ser especficos, as como adecuados, completos, razonables e integrados a los globales de la institucin. Una vez identificados, el anlisis de los riesgos incluir: Una estimacin de su importancia / trascendencia. Una evaluacin de la probabilidad / frecuencia. Una definicin del modo en que habrn de manejarse. Dado que las condiciones en que las entidades se desenvuelven suelen sufrir variaciones, se necesitan mecanismos para detectar y encarar el tratamiento de los riesgos asociados con el cambio. Aunque el proceso de evaluacin es similar al de los otros riesgos, la gestin de los cambios merece efectuarse independientemente, dada su gran importancia y las posibilidades de que los mismos pasen inadvertidos para quienes estn inmersos en las rutinas de los procesos. Existen circunstancias que pueden merecer una atencin especial en funcin del impacto potencial que plantean: Cambios en el entorno. Redefinicin de la poltica institucional. Reorganizaciones o reestructuraciones internas. Ingreso de empleados nuevos, o rotacin de los existentes. Nuevos sistemas, procedimientos y tecnologas.
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Aceleracin del crecimiento. Nuevos productos, actividades o funciones. Los mecanismos para prever, identificar y administrar los cambios deben estar orientados hacia el futuro, de manera de anticipar los ms significativos a travs de sistemas de alarma complementados con planes para un abordaje adecuado de las variaciones. 6. ACTIVIDADES DE CONTROL Estn constituidas por los procedimientos especficos establecidos como un reaseguro para el cumplimiento de los objetivos, orientados primordialmente hacia la prevencin y neutralizacin de los riesgos. Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organizacin y en cada una de las etapas de la gestin, partiendo de la elaboracin de un mapa de riesgos segn lo expresado en el punto anterior: conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos, los cuales pueden agruparse en tres categoras, segn el objetivo de la entidad con el que estn relacionados: Las operaciones La confiabilidad de la informacin financiera El cumplimiento de leyes y reglamentos En muchos casos, las actividades de control pensadas para un objetivo suelen ayudar tambin a otros: los operacionales pueden contribuir a los relacionados con la confiabilidad de la informacin financiera, stas al cumplimiento normativo, y as sucesivamente. A su vez en cada categora existen diversos tipos de control:
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Preventivo / Correctivos Manuales / Automatizados o informticos Gerenciales o directivos En todos los niveles de la organizacin existen responsabilidades de control, y es preciso que los agentes conozcan individualmente cuales son las que les competen, debindose para ello explicitar claramente tales funciones. La gama que se expone a continuacin muestra la amplitud abarcativa de las actividades de control, pero no constituye la totalidad de las mismas: Anlisis efectuados por la direccin. Seguimiento y revisin por parte de los responsables de las diversas funciones o actividades. Comprobacin de las transacciones en cuanto a su exactitud, totalidad, y autorizacin pertinente: aprobaciones, revisiones, cotejos, reclculos, anlisis de consistencia, prenumeraciones. Controles fsicos patrimoniales: arqueos, conciliaciones, recuentos. Dispositivos de seguridad para restringir el acceso a los activos y registros. Segregacin de funciones. Aplicacin de indicadores de rendimiento. Es necesario remarcar la importancia de contar con buenos controles de las tecnologas de informacin, pues stas desempean un papel fundamental en la gestin, destacndose al respecto el centro de procesamiento de datos, la adquisicin, implantacin y mantenimiento del software, la seguridad en el acceso a los sistemas, los proyectos de desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones. A su vez los avances tecnolgicos requieren una respuesta profesional calificada y anticipativa desde el control.
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7. INFORMACION Y COMUNICACIN As como es necesario que todos los agentes conozcan el papel que les corresponde desempear en la organizacin (funciones, responsabilidades), es imprescindible que cuenten con la informacin peridica y oportuna que deben manejar para orientar sus acciones en consonancia con los dems, hacia el mejor logro de los objetivos. La informacin relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que llegue oportunamente a todos los sectores permitiendo asumir las responsabilidades individuales. La informacin operacional, financiera y de cumplimiento conforma un sistema para posibilitar la direccin, ejecucin y control de las operaciones. Est conformada no slo por datos generados internamente sino por aquellos provenientes de actividades y condiciones externas, necesarios para la toma de decisiones. Los sistemas de informacin permiten identificar, recoger, procesar y divulgar datos relativos a los hechos o actividades internas y externas, y funcionan muchas veces como herramientas de supervisin a travs de rutinas previstas a tal efecto. No obstante resulta importante mantener un esquema de informacin acorde con las necesidades institucionales que, en un contexto de cambios constantes, evolucionan rpidamente. Por lo tanto deben adaptarse, distinguiendo entre indicadores de alerta y reportes cotidianos en apoyo de las iniciativas y actividades estratgicas, a travs de la evolucin desde sistemas exclusivamente financieros a otros integrados con las operaciones para un mejor seguimiento y control de las mismas.
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Ya que el sistema de informacin influye sobre la capacidad de la direccin para tomar decisiones de gestin y control, la calidad de aqul resulta de gran trascendencia y se refiere entre otros a los aspectos de contenido, oportunidad, actualidad, exactitud y accesibilidad. La comunicacin es inherente a los sistemas de informacin. Las personas deben conocer a tiempo las cuestiones relativas a sus responsabilidades de gestin y control. Cada funcin ha de especificarse con claridad, entendiendo en ello los aspectos relativos a la responsabilidad de los individuos dentro del sistema de control interno. Asimismo el personal tiene que saber cmo estn relacionadas sus actividades con el trabajo de los dems, cules son los comportamientos esperados, de que manera deben comunicar la informacin relevante que generen. Los informes deben transferirse adecuadamente a travs de una comunicacin eficaz. Esto es, en el ms amplio sentido, incluyendo una circulacin multidireccional de la informacin: ascendente, descendente y transversal. La existencia de lneas abiertas de comunicacin y una clara voluntad de escuchar por parte de los directivos resultan vitales. Adems de una buena comunicacin interna, es importante una eficaz comunicacin externa que favorezca el flujo de toda la informacin necesaria, y en ambos casos importa contar con medios eficaces, dentro de los cuales tan importantes como los manuales de polticas, memorias, difusin institucional, canales formales e informales, resulta la actitud que asume la direccin en el trato con sus subordinados. Una entidad con una historia basada en la integridad y una slida cultura de control no tendr dificultades de comunicacin. Una accin vale ms que mil palabras. 8. SUPERVISION
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Incumbe a la direccin la existencia de una estructura de control interno idnea y eficiente, as como su revisin y actualizacin peridica para mantenerla en un nivel adecuado. Procede la evaluacin de las actividades de control de los sistemas a travs del tiempo, pues toda organizacin tiene reas donde los mismos estn en desarrollo, necesitan ser reforzados o se impone directamente su reemplazo debido a que perdieron su eficacia o resultaron inaplicables. Las causas pueden encontrarse en los cambios internos y externos a la gestin que, al variar las circunstancias, generan nuevos riesgos a afrontar. El objetivo es asegurar que el control interno funciona adecuadamente, a travs de dos modalidades de supervisin: actividades continuas o evaluaciones puntuales. Las primeras son aquellas incorporadas a las actividades normales y recurrentes que, ejecutndose en tiempo real y arraigadas a la gestin, generan respuestas dinmicas a las circunstancias sobrevinientes. En cuanto a las evaluaciones puntuales, corresponden las siguientes consideraciones: a. Su alcance y frecuencia estn determinados por la naturaleza e importancia de los cambios y riesgos que stos conllevan, la competencia y experiencia de quienes aplican los controles, y los resultados de la supervisin continuada. b. Son ejecutados por los propios responsables de las reas de gestin (autoevaluacin), la auditoria interna (incluidas en el planeamiento o solicitadas especialmente por la direccin), y los auditores externos. c. Constituyen en s todo un proceso dentro del cual, aunque los enfoques y tcnicas varen, priman una disciplina apropiada y principios insoslayables. La tarea del evaluador es averiguar el funcionamiento real
del sistema: que los controles existan y estn formalizados, que se apliquen cotidianamente como una rutina incorporada a los hbitos, y que resulten aptos para los fines perseguidos. d. Responden a una determinada metodologa, con tcnicas y
herramientas para medir la eficacia directamente o a travs de la comparacin con otros sistemas de control probadamente buenos. e. El nivel de documentacin de los controles vara segn la dimensin y complejidad de la entidad. Existen controles informales que, aunque no estn documentados, se aplican correctamente y son eficaces, si bien un nivel adecuado de documentacin suele aumentar la eficiencia de la evaluacin, y resulta ms til al favorecer la comprensin del sistema por parte de los empleados. La naturaleza y el nivel de la documentacin requieren mayor rigor cuando se necesite demostrar la fortaleza del sistema ante terceros. f. Debe confeccionarse un plan de accin que contemple: Las deficiencias o debilidades del sistema de control interno detectadas a travs de los diferentes procedimientos de supervisin deben ser comunicadas a efectos de que se adopten las medidas de ajuste correspondientes. El alcance de la evaluacin Las actividades de supervisin continuadas existentes. La tarea de los auditores internos y externos. Areas o asuntos de mayor riesgo. Programa de evaluaciones. Evaluadores, metodologa y herramientas de control. Presentacin de conclusiones y documentacin de soporte Seguimiento para que se adopten las correcciones pertinentes.
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Segn el impacto de las deficiencias, los destinatarios de la informacin pueden ser tanto las personas responsables de la funcin o actividad implicada como las autoridades superiores.
CAPITULO IV
CUESTIONARIOS INFORME SOBRE EL SISTEMA DE PREVENCION DEL LAVADO DE DINERO O DE ACTVOS AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2008
I.
INFORMACION RELATIVA AL EXAMEN
Motivo del examen Objetivos del examen Alcance del Examen Responsabilidad II. INFORMACION RELATIVA A LA ENTIDAD CREDITICIA 2.2 Actividad y antecedentes 2.2 Marco Legal III. EVALUACION DEL CUMPLIMIETNO DEL REGLAMENTO PARA LA PREVENCION DEL LAVADO DE DINERO.
1. Controles internos implementados por los sujetos obligados para prevenir o detectar el lavado de dinero. 2. Seales de alerta para la deteccin de transacciones inusuales. 3. Registros de operaciones inusuales y criterios por no haber sido consideradas sospechosas 4. Registro de operaciones sospechosas y procedimientos para la comunicacin a la UIF. 5. Clientes exceptuados del registro de transacciones 6. Procedimientos para el aseguramiento de la idoneidad del personal y los sujetos obligados 7. Conocimiento y capacitacin del personal del programa de prevencin del lavado de dinero
8. Procedimientos de seguridad en el almacenamiento de la informacin fsica y electrnica correspondiente al registro de transacciones. 9. Plan y procedimientos de trabajo del oficial de cumplimiento 10. Plan procedimientos de trabajo del oficial de cumplimiento 11. Sanciones internas por incumplimiento del cdigo de conducta o de las disposiciones establecidas en la Ley y el presente Reglamento.
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UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI AUDITORIA DE GESTION PROGRAMA DE AUDITORIA: AL AREA DE PREVENCION DE LAVADO DE DINERO AL: 2008
OBJETIVO: Evaluar el rea de Prevencin de Lavado de Dinero

REF. HECHO POR FECHA DE TERMINO HORAS TOTALES
PROCEDIMIENTOS
P/T
1. Verificar si el rea cuenta con un manual de organizacin y funciones. 2. Determinar si el manual de prevencin del lavado de dinero guarda relacin con las polticas, mecanismos de prevencin de transacciones inusuales y sospechosa. 3. Verifique el grado de contabilidad del sistema de prevencin del lavado de dinero en distintas areas de operacin de la cooperativa. 4. Evaluar los mecanismos de identificacin, registro, y control de las transacciones sospechosas e inusuales que se detectan en la Cooperativa. 5. Evaluar la forma de comunicar las operaciones sospechosas e inusuales que se pre4sentan en la cooperativa, as como tambin las transacciones que son iguales o superen los montos establecidos por la unidad de inteligencia financiera (UIF) 6. Evaluar el cumplimiento de las funciones y responsabilidades del Oficial de Cumplimiento de la Cooperativa Verifique si el oficial de cumplimiento cumple con vigilar el cumplimiento de este manual. Verificar si el oficial cumplimento cumple con emitir de los
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UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI AUDITORIA DE GESTION informes a la SBS, al consejo de administracin. Revisin del listado analtico de clientes que reporta los importes que se encuentren calificados como operaciones inusuales o sospechosas. Elaborar un cuestionario al personal de la entidad si conocen y si se aplica. Si el Personal conoce el Manual de Prevencin del lavado de dinero, sus polticas, mecanismos de prevencin, difusin, procedimientos de registro y reporte y revisin del sistema de prevencin. Verificar si en el desarrollo de las operaciones han incidido en el cdigo de conducta que contiene los principios y valores ticos de todo el personal de la institucin y en el cumplimiento del cdigo. Efectuar la revisin de las ordene4s de pago correspondientes a los importes que se encuentren declarados en los formularios Registro de Transacciones de Mayor Cuenta y a su vez reportados en los informes emitidos por el Oficial de Cumplimiento. 7. Revisar si los manuales son actualizados de acuerdo a las normas y procedimientos relacionados de prevencin de lavado de Dinero. 8. Verificar si la cooperativa a reducido la posibilidad que pueda ser vctima de actividades ilegales efectuadas por sus socios, directivos y trabajadores. Revisar si el manual de Lavado de Dinero incluye el procedimiento de adecuacin, aprobacin por el consejo de Administracin.
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UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI AUDITORIA DE GESTION Revisar si en el manual de lavado de dinero consta la firma de todo el personal de la institucin aceptando los procedimientos a cumplir y el cdigo de conducta a seguir. Determinar si el oficial de cumplimiento tiene implementada un software que le permita identificar las transacciones que sobre pasan los importes sujetos a control, registro y reporte de acuerdo a los dispositivos legales. 9. Verificar si la Oficina de auditora interna presento el plan anual de auditora 2008
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO AUDITORIA AL AREA DE PREVENCION DE LAVADO DE DINERO Sociedad de Auditoria Aguilar Vizcarra Asociados S.C. Entidad: . Fecha: ...
Personal Encuestado Oficial de Cumplimiento
PREGUNTAS
RESPUESTA SI NO N/A X X X
REF P.T.
1. Existe un manual de prevencin del lavado de dinero? 2. Existe un sistema de prevencin del lavado de dinero? - Es confiable?
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3. Existen mecanismos de identificacin, registro, control y organizacin de las transacciones sospechosas e inusuales? 4. Cumple con emitir los informes a la SBS, al consejo de administracin 5. Tiene usted implementado un software que permita identificar las transacciones que sobre pasan los importes sujetos a control, registro y reporte de acuerdo a los dispositivos legales
Observaciones
Preparado por
FECHA
Fallas que afecten al alcance del examen Cedula N
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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO AUDITORIA AL AREA DE PREVENCION DE LAVADO DE DINERO Sociedad de Auditoria Aguilar Vizcarra Asociados S.C.
Entidad: Fecha: ...
Personal Encuestado Personal seleccionado de la cooperativa
PREGUNTAS
SI X X
RESPUESTA NO N/A
REF P.T.
1. Conoce usted el Manual de Prevencin de Lavado de Dinero 2. Conoce Usted sus polticas, mecanismo de prevencin y difusin del lavado de Dinero? 3. La cooperativa Capacita al personal sobre el cdigo de conducta? 4. Ha firmado usted el cdigo de conducta Cumple con emitir los informes a la SBS, al consejo de administracin
Observaciones Todos los trabajadores contestaron No, la pregunta 4
X X
Preparado por
FECHA
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UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI AUDITORIA DE GESTION CEDULA DE AUDITORIA EN EL AREA DE PREVENCION DE LAVADO DE DINERO
RAZON SOCIAL: PERIODO DE AUDITORIA: FECHA DE AUDITORIA:
Cooperativa de Ahorro y Crdito N 505 Ltda Del 01/01/2008 al 31/12/2008 Ejercicio 2008
OBJETIVOS
1. Evaluar los aspectos de organizacin del rea. 2. Determinar si el manual de prevencin del lavado de dinero guarda relacin con las polticas mecanismos de prevencin de transacciones inusuales o sospechosa. 3. Verificar el grado de confiabilidad del sistema de prevencin.
PROCESOS Y/O DOCUMENTO
EXISTE, SE APLICA SOLO DE FORMULA
E A F N/A
COMO SE EJECUTA
EVALUACIO N
OBSERVACION ES
1.1 Manual de organizacin y funciones
La empresa tiene un manual de organizaci n y funciones, quien es responsabili dad de cada rea. Con eficiencia fue estructurad o de forma coordinada con el consejo directivo y gerente El rea responsable hace un seguimiento diario de las transaccion es que puede ser
La empresa no acredita documento de evaluacin sobre la ejecucin del manual de organizaci n y funciones Fue elaborada en conformida d de todos los involucrad os El seguimient o que hace la cooperativ a guarda relacin con las
El manual de organizacin y funciones fue elaborado por especialistas con intervencin del personal de la cooperativa.
1.2 Cuenta con estructura orgnica
una
Guarda relacin con las actividades de la institucin y responsabilida des de las areas. El informe que remite al oficial de cumplimiento al SBS y la direccin guardan relacin a las
2.1 Guarda relacin con las polticas mecanismos de prevencin de transacciones inusuales o sospechosa
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transaccio nes efectuadas por los socios y lo comunicad o al SBS La cooperativ a tiene un sistema confiable porque aplican las normas de confiabilida d
inusuales o sospechosa s. El rea responsable hace cruce de informacin con el rea de caja y operaciones para optimizar el sistema de prevencin del lavado de dinero
polticas y mecanismos de prevencin.
3. Confiabilidad del sistema de prevencin
El sistema de prevencin de lavado de dinero se ejecuta en forma optima
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RAZON SOCIAL:
Cooperativa de Ahorro y Crdito N 505 Ltda
PERIODO DE AUDITORIA: Del 01/01/2008 al 31/12/2008 FECHA DE AUDITORIA: Ejercicio 2008
OBJETIVOS 4. Evaluar el mecanismo de identificacin 5. Evaluar la forma de comunicar las formas sospechosas e inusuales, asi tambin las transacciones que son iguales o superen los montos establecidos por la unidad de inteligencia financiera.
PROCESOS Y/O DOCUMENTO
EXISTE, SE APLICA SOLO DE FORMULA
E A F N/A
COMO SE EJECUTA
EVALUACIO N
OBSERVACION ES
4.1 Mecanismo identificacin
de
X X
La cooperativa por medio de sus cuentas de ahorros. Cta. Cte. identificado s de acuerdo a lo establecido por Ley
4.2 Registro 4.3 Control
X X x x
La cooperativa ejecuta el registro en forma diaria El rea responsable hace un control diario de las transaccion es que puede ser inusuales o sospechosa s.
La empresa tiene un mecanismo de identificaci n de lavado de dinero que trabaja de manera adecuada y cumple con los requisitos establecido s por norma El registro es efectuado en forma eficaz Guarda relacin con las transaccio nes efectuadas por los socios y lo comunicad o al SBS
El mecanismo de identificacin es eficaz
El control cumple con los requerimientos legales
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Se comunica aplicando la norma establecida por el SBS Consideran do las transaccion es que son iguales o superen los montos establecido s por la unidad de inteligencia
5.1 Como se comunica las transacciones sospechosas
X X
La cooperativ a comunica conforme a las normas establecida (UIF)
El encargado de comunicar las operaciones sospechosa conoce la forma de su presentacin
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OBJETIVOS 6. Evaluar el cumplimiento de las funciones y responsabilidades del oficial de cumplimiento. 7. Verificar si la revisin de las ordenes de pago correspondientes a los importes que se encuentran declarados en los formularios Registro de Transacciones de Mayor cuanta y sis estos son reportados en los informes emitidos por el oficial de cumplimiento
PROCESOS Y/O DOCUMENTO EXISTE, SE APLICA SOLO DE FORMULA COMO SE EJECUTA EVALUACIO N OBSERVACION ES
E A F N/A
6.1 Cumple con vigilar el cumplimiento del manual
X X
Efecta un seguimiento y control diario del manual
6.2 Presentacin de los informes al SBS
X X
De acuerdo a las fechas establecida s por la SBS y el cronograma interno por la administraci n El OC hace cruce de informacin con las Cta. Cte. O ahorros de los socios con las presuncion es de ingresos que estos puedan
6.3 Revisa el listado analtico de clientes que reporta los importes que se encuentren calificados con operaciones inusuales o sospechosas
X X
La cooperativ a cumple con vigilar, el cumplimien to del manual Los informes fueron presentado s respetando las fechas establecida s por la SBS y la administra cin. El oficial de cumplimien to efecta un seguimient o diario del listado analtico de clientes y analiza las operacione s inusuales
El oficial de cumplimiento cumple con vigilar el cumplimiento de manual.
El oficial de cumplimiento tiene conocimiento amplio de la forma de pre4sentacion y elaboracin del informe El oficial de cumplimiento conoce el procedimiento de revisin de las operaciones inusuales y sospechosas.
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tener (CTS. Gratificaci n Utilidades, etc.) Efecta un cruce de informacin con los reportes de las rdenes de pago y el RTMC y a sus vez con los informes emitidos
o sospechos as Los informes declarados o emitidos guarda relacin con el listado de las rdenes de pago
7.1 Las rdenes de pago se encuentra declarados en los formularios de RTMC y reportados en los informes emitidos
X X
Todas las transacciones anuales o sospechosas se encuentran declarados y concordados
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OBJETIVOS
8. Determinar si los manuales son actualizados y si cumplen con las normas y procedimientos relacionados de Prevencin de Lavado de Dinero. 9. Verificar si la cooperativa a reducido la posibilidad que pueda ser vctima de actividades ilegales efectuadas por socios, directivos y trabajadores.
10.Determinar si la oficina de auditoria interna presento el Plan Anual de
auditoria 2008.
PROCESOS Y/O DOCUMENTO EXISTE, SE APLICA SOLO DE FORMULA COMO SE EJECUTA EVALUACIO N OBSERVACION ES
E A F N/A
8.1 Actualizacin de los manuales y cumplimiento a las normas
La cooperativa realiza la actualizaci n de acuerdo a las normas del SBS
9.1 El manual de lavado de dinero incluye el procedimiento de adecuacin, aprobacin por el C. De administracin.
Se efecta una reunin con el C de Adm. Para verificar si incluye el procedimie nto de adecuacin y aprobacin. La Cooperativa hace de conocimient o el manual para que
9.2 El manual consta con la firma de todo el personal aceptando los procedimientos a cumplir y el cdigo de conducta
La cooperativ a cumple con la actualizaci n y guarda relacin con las normas establecida s El manual es presentado de acuerdo al procedimie nto de adecuacin y aprobacin del C. de Adm. Todo el personal no a firmado la aceptacin de los
La cooperativa contratada a una empresa de prestigio para actualizacin del manual.
La cooperativa cumple con los requisitos que debe tener el manual
Es responsabilida d de la Cooperativa hacer firmar al personal
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procedimie ntos a cumplir y el cdigo de conducta a seguir. El software es implementa do de acuerdo a los requerimie ntos y permite identificar las transaccio nes inusuales La oficina de auditora interna presento un informe referente al sistema de prevencin de LD
todo el personal proceda con la firma
9.3 Implementacin del software que le permita identificar las transacciones inusuales
El rea responsable efecta la implementa cin del software en forma constante
Es necesario que tambin lo revise una empresa externa para vigilar su funcionamiento .
11. La oficina de auditoria interna presento el Plan Anual de Auditoria 2008
La oficina de auditora interna presenta antes del cierre del ejerci el plan anual de auditora 2008
La A.I. tiene que evaluar el sistema de prevencin y deteccin del LD a fin de verificar el cumplimiento de la exigencia legal.
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UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI AUDITORIA DE GESTION OTROS MODELOS DE CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO AREA DE CONTABILIDAD
CUESTIONARIOS DE CONTROL
PORTILLO PEREIRA ASOCIADOS CONTADORES PUBLICOS S.C.

Entidad: PREGUNTAS 1. Cuenta la unidad de Contabilidad con los siguientes documentos? a. Manual de Organizacin y funciones? Indique la fecha de aprobacin y el N de Resolucin? b. Un lujo de actividades? c. Un plan de cuentas actualizado? d. Un manual de Procedimientos Contables? 2. Los jefes responsables supervisan que los trabajadores bajo su dependencia tomen conocimiento de sus funciones y deberes asegurando su adecuado cumplimiento? 3. En la unidad de contabilidad independiente de las unidades de: a. Adquisiciones? b. Almacenes? c. Rentas o Ingresos? d. Presupuesto? e. Cobranzas? f. CAJA? 4. Se basa el Sistema Contable en: a. Principios de contabilidad Generalmente Aceptados? b. Plan Contable General? c. Plan Contable Gubernamental? d. Se cumple con el principio contable de simultaneidad y paralelismo contable? 5. El sistema Contable prev la obtencin de costos por actividades o servicios prestados? a. Se basa el Sistema Contable en las Normas Generales del Sistema de Contabilidad? b. La entidad Registra a sus operaciones aplicando la Contabilidad Financiera y Contabilidad Presupuestal? 6. La unidad de Contabilidad de la principal, centraliza SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Pgina 74 Fecha: ... SI RESPUESTA NO N/A REF P.T.
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI AUDITORIA DE GESTION toda la informacin contable? a. La oficinas perifricas o sucursales remiten oportunamente a la principal la informacin contable? 7. Existe una adecuada separacin de funciones entre los auxiliares de Contabilidad, que asegure que una operacin o transaccin completa no recaiga en una sola operacin? 8. Se cumple en todas las transacciones formularios pre numerales? a. Recepciona copia la Unidad de Contabilidad? 9. La unidad de Contabilidad de la entidad esta a cargo de un Contador Publico Colegiado? 10. Se formula Estados de: a. situacin Financiera(Balance General) (F-1) b. Situacin Econmica ( Estado de Gestin) (F-2) c. Estado de Cambio en el Patrimonio Neto ( F-3) d. Estado de Flujos de Efectivo ( F-4) e. Balance de Ejecucin de Ingresos y Gastos (AP1) f. Estado de Origen y Aplicacin de Fondos (AP2) 11. Se emite oportunamente tales estados, de acuerdo a las normas y/o directivas? (segn sea el caso) a. Indicar que periodos corresponden los ltimos Estaos emitidos: i. .. ii. .. b. Indicar la fecha de aprobacin de tales estados y precisar el nivel que autoriza: i. . ii. . c. Se elaboran informes de movimiento 12. Se remiten dichos estados a las Organismos o Entidades en los plazos establecidos en la legislacin, norma y/o directiva (segn se el caso). 13. Son analizados o interpretados los estados financieros en la unidad de contabilidad? 14. En la informacin Econmico (estado de gestin), es posible distinguir los ingresos y gastos de operacin de los que no son de esta naturaleza? 15. Reciben oportunamente los funcionarios responsables de la Administracin los estados Financieros y Presupuestales para la toma de decisiones. a. Iniciar a que periodo corresponde los ltimos estados recibidos? b. Indicar las fechas de remisin 16. Registros de Contabilidad a. Estn debidamente legalizados ante autoridades competentes los libros principales? b. Estn autorizados por el Director General de Administracin o quien haga sus veces los libros y registros auxiliares?
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UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI AUDITORIA DE GESTION c. Estn al da los Libros Principales? d. Estn al da los Registros Principales? 17. Estn los Asientos de Contabilidad debidamente sustentados por documentos originales? a. se utilizan formularios pre numerados? b. Son firmados por el Contador General? 18. Estn archivados en orden lgico los documentos sustentatorios? a. de los ingresos? b. De los egresos? c. De los compromisos diarios? d. Son de fcil acceso e. Facilita las labores de auditoria? 19. Son los MAOYES Auxiliares conciliados mensualmente con la cuenta de control? a. Indique el mes al que corresponde a la ultima conciliacin b. Se ajustan las diferencias c. Estn los asientos de ajustes de Contabilidad debidamente autorizados, adems del Contador General por los funcionarios competentes? 20. Se preparan los anexos demostrativos de los saldos del mayor general? 21. Incluye el Balance General todo el Activo. Pasivo y Patrimonio de la entidad 22. Son debidamente registrados los diversos valores recibidos en garanta? 23. Se lleva un registro y/o control de los prestamos otorgados o funcionarios y empleados de la entidad? a. esta al da b. Indique la fecha del ultimo registro 24. Potencial Humano a. Tiene el rea de contabilidad la cantidad de personal suficiente para cumplir sus actividades? b. Tiene el rea de contabilidad cubierto el CAP autorizado? c. El personal que elabora en la unidad contable tiene formacin universitaria? d. El personal que elabora en la unidad contable ha sido capacitado en relacin al sistema contable que se aplican en la entidad? 25. Recursos materiales a. son atendidos oportunamente los requisitos de material y equipos que formula la Unidad Contable para el cumplimiento de sus actividades? b. El equipo de computo son suficientes para atender las necesidades de la Unidad Contable? c. Las computadoras y los equipos adicionales estn en buen estado de funcionamiento? Observaciones
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Preparado por
FECHA
CUESTIONARIO DE CONTROL A. ANALISIS DE RIESGOS 1. Se verifica un seguimiento peridico del plan estratgico? 2. Se inspecciona cual es el posicionamiento de la compaa respecto a la competencia? 3. Se efectan reuniones habituales de la alta direccin para tratar asuntos estratgicos del negocio? 4. Se examina la rentabilidad de las diversas unidades de negocio? 5. Se analiza el riesgo de crdito? 6. Se analiza el riesgo de obsolescencia de las existencias? 7. Se analiza la rentabilidad de las inversiones en activos fijos? 8. S controla la actividad y los resultados de las delegaciones y/o filiales?
SI
NO
CUESTIONARIO DE CONTROL B. CICLO DE COMPRAS, INVERSIONES, NOMINAS Y PAGO 1. Esta Centralizada la funcin de compras? 2. Existe control de presupuesto de las compras? 3. Estn autorizadas las compras e inversiones previamente a su solicitud? (en el caso de inversiones se analiza la suficiencia presupuestaria) 4. Existe una lista de proveedores autorizados? 5. Se verifican las existencias compradas en cuanto a nmero y calidad? 6. Se cotejan en recepcin las unidades registradas en albaran
SI
NO
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UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI AUDITORIA DE GESTION con las perdidas? 7. Se cotejan en recepcin las unidades recibidas con el albaran? 8. Se cotejan las unidades indicadas en factura con el albaran? 9. Se revisa la introduccin de existencias y la valoracin en el sistema de inventario permanente? 10. Se cotejan los precios con la plantilla pactada? 11. Se autorizan las facturas y la fecha de pago antes de pasarlas a tesorera? 12.Se comunica a contabilidad las facturas debidamente autorizadas 13. Se autoriza suficientemente la emisin de notas de cargo a los proveedores en caso de discrepancias? 14. Se concilian las notas de cargo con la nota de abono emitida del proveedor? 15. Se verifica la entrada de existencias previamente a la autorizacin de una 16. Al cierre, se registran las compras con facturas pendientes de recepcin. 17. Al cierre, se analizaran los gastos susceptibles de periodificacin contable por el responsable de contabilidad. 18. Semestralmente, inmovilizado. se amortizan los elementos del
19. Se realiza inventario fsico de existencias al cierre y relativo de inmovilizado? 20. Se analiza la obsolescencia de las existencias al cierre del ejercicio? 21. Existe un criterio formalizado reparaciones de las mejoras? para distinguir las
22. Se revisa la asistencia al puesto de trabajo previamente a la elaboracin de la nmina y especialmente los finiquitos? 23. Se autoriza el pago por persona independiente al preparador de la nomina? 24. Las funciones de compra, pago y contabilidad estn suficientemente segregadas o existen mecanismos de autorizacin que garanticen la independencia de funciones?
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UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI AUDITORIA DE GESTION 25.Se cotejan por persona independientemente las bases fiscales con los datos contables?
CUESTIONARIO DE CONTROL C. CICLO DE INGRESOS Y COBRO 1. Existe presupuesto de ventas? 2. los vendedores y directivos de venta no perciben su retribucin en funcin de objetivos de venta y rentabilidad? 3. Existe una tarifa oficial de precios y una poltica predefinida de descuentos y devoluciones? 4. Se exige un nivel suficiente de autorizacin para separarse de las polticas preestablecidas en cuanto a precios y descuentos? 5. Se autorizan las ventas por el nivel suficiente en funcin del riesgo crediticio derivado? 6. Se analiza la concentracin de crdito antes de aplazar una operacin? 7. Se comprueban las existencias pedidas por los clientes previamente a su embarque? 8. Se corteja el albaran emitido con la nota de pedido de cierre? 9. Se corteja la factura emitida con el albaran/es? 10. Se comprueban los datos del cliente y se actualizan adecuadamente? 11. Se mantiene un registro de cuentas a cobrar en funcin de la antigedad de los saldos? 12. Se autorizan adecuadamente los saneamientos de crditos por morosidad o descuentos? 13. Se registran adecuadamente y se siguen los anticipos de clientes?
SI
NO
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CONCLUSIONES
1. PRIMERA
El Control Interno es una herramienta de suma importancia para salvaguardar y proteger aspectos tales como de ndole financiero, econmico, etc. Pues su debida utilizacin trae consigo que en las entidades permanezca un debido orden acorde a lo establecido por las resoluciones pertinentes en cada territorio nacional para las entidades.
La utilizacin del Control Interno en las entidades permite que se reduzcan en gran magnitud las ilegalidades y corrupcin dentro del marco laboral, ya que obliga a cada elemento de la organizacin a ser mayor controlado por la persona pertinente.
2. SEGUNDA Los principales componentes de control interno son: Ambiente de control, Proceso de evaluacin del riesgo, El sistema de informacin contable, Actividades de control, Monitoreo de los controles. Los cuales son tiles para que el control interno funcione apropiadamente. El control interno puede ser evaluado a travs de los siguientes mtodos: Mtodo Descriptivo, Mtodo de Cuestionario, Diagramas de Flujo. La evaluacin del control interno permite al auditor establecer si se estn ejecutando correctamente y utilizando los mtodos, polticas y procedimientos establecidos por la direccin de la empresa. 3. TERCERA En el marco de control postulado a travs del Informe COSO, la interrelacin de los cinco componentes (Ambiente de control, Evaluacin de riesgos, Actividades de control, Informacin y comunicacin, y Supervisin) genera una sinergia conformando un sistema integrado que responde dinmicamente a los cambios del entorno.
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Atendiendo a necesidades gerenciales fundamentales, los controles se entrelazan a las actividades operativas como un sistema cuya efectividad se acrecienta al incorporarse a la infraestructura y formar parte de la esencia de la institucin. Mediante un esquema de controles incorporados como el descripto: 1. Se fomentan la calidad, las iniciativas y la delegacin de poderes. 2. Se evitan gastos innecesarios. 3. Se generan respuestas giles ante circunstancias cambiantes 4. CUARTA
El mtodo de cuestionarios consiste en disear cuestionarios con base en
preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios y personal responsable de las distintas reas de la empresa bajo examen. Las preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa indique un punto ptimo en el sistema de control interno y una respuesta negativa indique una debilidad o un aspecto no muy confiable. Algunas preguntas probablemente no resultan aplicables; en ese caso se utilizan las letras NA no aplicable. En otros casos, la pregunta amerita un anlisis ms detallado; en este caso, se cumple la informacin.
Normalmente, el auditor obtiene las respuestas de los funcionarios mediante una entrevista tratando de obtener la mayor evidencia. En este sentido es conveniente tener presente que el examen de control interno no concluye con la contestacin de las preguntas del cuestionario. El auditor debe obtener evidencia y otras pruebas por medio de procedimientos alternativos que le permitan determinar si realmente se llevan a la prctica los procedimientos que la empresa tiene previstos. Con este objetivo, es conveniente que el auditor solicite algunos documentos que comprueben las afirmaciones; por ejemplo, en el caso de conciliaciones bancarias, podra solicitarse la del ltimo mes para comprobar su existencia.
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La aplicacin del cuestionario permite servir de gua para el relevamiento y la determinacin de las reas crticas de una manera uniforme facilitando la preparacin de las cartas de control interno.
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BIBLIOGRAFA
Aguirre Ormaechea, Juan M. Auditora y Control Interno. Espaa: Edicin MMVI. Sistema de Control Interno en www.monografias.com Universidad Jos Carlos Maritegui - Separata Control Interno Autora: Luisa Irma Coagula Mamani Auditora, primera parte/ sl: sn, sa/. p 14 Borraz, Alfonso. Contabilidad de Costos Operativos. La Habana, 2001. p 85 Cashin, James A. Teora y Problemas de Contabilidad I. Mxico, 1973. p 25 Catacora Carpio, Fernando. Contabilidad: La Base para las Decisiones Comerciales.- Caracas: Mc Graw Hill Interamericana, 1998. p 7 Cordovs Capote, Graviel. El control interno y el control. Revista de Auditora y Control. 1(1): 21-28, 2000 Estrada Santander, Jos L. Diccionario Econmico. La Habana: Editora Poltica, 1987. p7,158 Estudio de la Contabilidad General/ sl: sn, sa/. p 11-12 Lpez Toledo Martha. Control Interno Cuba, 2003. p1-38 Manual del Contador. Mxico, 1943. p 1633 - 1646 Ministerio de Auditora y Control. Resolucin 13/03. La Habana: Ministerio de Auditora y Control, 2003 Ministerio de Finanzas y Precios. Resolucin 297/03: - La Habana: Ministerio de 3 Finanzas y Precios, 2003 Nuez Lpez, Aurelio. Control Interno. Anlisis de riesgos. Revista de Auditora y Control. 3(5): 1-11, 2002 Perfeccionamiento de la Actividad Econmica del MES. La Habana: MES, 2002. -p 198-216 Principios Bsicos de Auditora. 4. ed. -/ Arthur W. Halmes
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Wood Fonseca, Guillermo. El control es el hombre. Revista de Auditora y Control. 2(4): 37-45, 2001
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INDICE . CAPITULO I ......3 CONTROL INTERNO...... 3 INTRODUCCIN 1. 2. 3. INTRODUCCIN.....3 CONCEPTO, IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO. .3 OBJETIVO DEL CONTROL INTERNO...............5 3.1 Objetivos de las Operaciones..5 3.2 Objetivos relacionados con la informacin financiera. .............5 3.3 Objetivos de Cumplimiento. .....6 3.4 Interrelaciones de los tres tipos de objetivos.7 4. PRINCIPIOS Y NORMATIVAS DEL CONTROL INTERNO...............8 4.1 Divisin del trabajo. ...8 4.2 Fijacin de responsabilidad. .9 4.3 Cargo y descargo. . .9 5 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO. .11 5.1 Ambiente de Control. ...11 5.1.1 Normas para el Ambiente de Control..12 5.1.2. Evaluacin del Ambiente de control..14 5.2 . Evaluacin de Riesgos. .15 5.2.1. Normas para la evaluacin de los riesgos.15 5.3. Actividades de Control. .18 5.3.1. Normas de Actividades de control...19 5.3.2. Evaluacin del componente Actividades de Control...23 5.4 Informacin y comunicacin. .24 5.4.1. Normas de Informacin y Comunicacin...24 5.4.2. Evaluacin de Informacin y Comunicacin.28 5.5 Supervisin o Monitoreo. .29 5.5.1. Normas de Supervisin o Monitoreo..29 5.5.2. Evaluacin de la Supervisin y Monitoreo.31 6. LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO.32
CAPITULO II...33 SISTEMA DE CONTROL INTERNO..33 1.- INTRODUCCIN..33 2.- COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO.....33
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2.1.- Ambiente de control.33 2.2.- Proceso de evaluacin del riesgo..34 2.3.- El sistema de informacin contable.. .34 2.4.- Actividades de control..34 2.4.1.- Evaluaciones del desempeo..35 2.4.2.- Controles del procesamiento de la informacin....35 2.4.3.- Controles fsicos..35 2.4.4.- Divisin de obligaciones....36 2.5.- Monitoreo de los controles..36 3.- EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO....37 3.1.- Definicin...37 3.1.1.- Mtodo Descriptivo.....38 3.1.2.- Mtodo de Cuestionario 38 3.1.3.- Diagrama de Flujo...38 3.2.- Proceso de evaluacin del control interno39 3.3.- Identificacin de los riesgos41 3.3.1.- Riesgo Inherente.41 3.3.2.- Riesgo de Control42 3.3.3.- Riesgo de Deteccin...42 3.4.- Medios de evaluacin del riesgo de control..42
CAPITULO III....46 INFORME COSO.....46 1. CONTROL INTERNO Y EL INFORME COSO....46 2. DEFINICION Y OBJETIVOS...47 3. COMPONENTES.....49 4. AMBIENTE DE CONTROL..50 5. EVALUACION DE RIESGOS..51 6. ACTIVIDADES DE CONTROL...53 7. INFORMACION Y COMUNICACIN...55 8. SUPERVISION....,56
CAPITULO IV..59
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CUESTIONARIOS..59
CONCLUSIONES..79 BIBLIOGRAFA...82
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CAPITULO I CONTROL INTERNO

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Asegurar el cumplimiento de las polticas normativas econmicas de la entidad.

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4.1 Divisin del trabajo.

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operacin descrita est sujeta, con el objetivo de su chequeo y comparacin.

Variaciones de importancia con cifras normales Presupuestos o periodos anteriores.

5 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO.

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Integridad y valores ticos.

Atmsfera de confianza mutua.

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Asignacin de autoridad y responsabilidad.

Polticas y prcticas en personal.

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UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI AUDITORIA DE GESTION 5.2 . Evaluacin de Riesgos.

Identificacin del riesgo.

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Estimacin del riesgo.

Determinacin de los objetivos de control.

Deteccin del cambio.

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Separacin de tareas y responsabilidades. esenciales, relativas al tratamiento,

Coordinacin entre reas. debe operar coordinada e

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trabajar mancomunadamente para que se alcancen, en primer lugar, los de la entidad.

Niveles definidos de autorizacin.

Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos.

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Acceso restringido a los recursos, activos y registros.

Rotacin del personal en las tareas claves.

Control del sistema de informacin.

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Control de la tecnologa de informacin.

Funcin de Auditora Interna independiente.

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