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M ANUAL DE H OJA DE CÁLCULO
Manejo de Aplicaciones por Medios Digitales
Este manual ha sido desarrollado para los alumnos del módulo de Manejo de Aplicaciones por Medios Digitales de segundo semestre del Conalep Ing. Bernardo Quintana Arrioja, como guía de aprendizaje continuo y guía de trabajo para los alumnos.

Academia de la Materia Febrero 2011
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ACADEMIA DE MANEJO DE APLICACIONES DIGITALES

Ing. Bernardo Quintana Arrioja

CONALEP

Nombre del Alumno: ________________________________________________

Definición de Hoja de Cálculo
Software de aplicación a usar:
¿Qué es? Programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

Microsoft Office Excel 2007 Pasos para acceder: 1. 2. 3. 4. Clic en Botón Inicio Clic en Todos los programas Clic en Microsoft Office Clic en Microsoft Office Excel 2007

HOJA DE CÁLCULO

Ventana de Microsoft Office Excel 2007
Es importante el reconocimiento de cada uno de los elementos que componen la ventana de trabajo de Microsoft Excel, estos elementos son:
Barra de acceso rápido Botones de control [minimizar, maximizar o restaurar y cerrar]

Botón de Office

Barra de cintillas

Ícono ce Ayuda Barra de título

Herramientas de cada cintilla Nombre de celda Botón para seleccionar todas las celdas Filas Barra de contenido de celda

Asistente de funciones Celda activa Celda Pestañas de hojas

Columna s

Botones de desplazamient o de hojas

Barra de desplazamiento vertical

Barra de estado

Vistas: Normal diseño de página y vista previa de salto de página

Zoom

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Ejemplos: A. Si queremos que los datos introducidos sean reconocidos como texto (aunque sean números o fechas) y no se vean afectados por los formatos numérico y fecha. utilizamos como separador los dos puntos: siguiendo el formato horas: minutos: segundos. Constantes. los signos de más + y menos . Es decir.). Ejemplo. Los hay constantes o fórmulas. 689. Los separadores admitidos para expresar las fechas son la barra / y el guión -.000 caracteres (entre letras. automáticamente se convierte a notación científica. Ejemplos: 15:47:25 (las 3 PM. Julián. Es una representación simbólica (numérica. escribiremos al comienzo el símbolo comilla simple ('). Tipos de datos. Cuando un dato es reconocido como texto por Excel no pueden realizarse operaciones con él. 3E5 es. Si la fecha introducida está comprendida entre 1929 y 2029 sólo es necesario introducir los dos últimos dígitos de la fecha. Mantienen los mismos tipos que las constantes. el número 3 seguido de cinco ceros. 4. Excel tratará de asimilarlo como una fecha. El punto del teclado alfabético usarlo como separación de millares. Excel lo considerará como un porcentaje. El símbolo E se emplea en la notación científica de un número.Definiciones Básicas Dato. Dentro de los datos contantes se agrupan los tipos de datos texto. Tipos de datos Texto. Se alinean por defecto a la derecha de la celda y admiten los 10 caracteres numéricos: 0. 6. también puede utilizarse el signo del euro €. Tipos de datos Fecha y hora. para indicar a Excel que le asigne el formato monetario. 2. 8. numéricos y fecha/hora. Por ejemplo. g. 173-1915 (17 de marzo de 1915). Los símbolos de + y .  Ambos se alinean a la derecha de la celda. Ejemplo de fechas: 1/2/10 (1defebrero de 2010). o si queremos que se vea una fórmula y no su resultado. Si escribimos el símbolo barra invertida /.deben ir siempre precediendo al número. 17-03-15 (17 de marzo de 2015).    Para la coma decimal usar el punto del teclado numérico o la coma del teclado alfabético. etc. pero dependen del proceso de una formula. Una celda puede contener hasta 32. Por último. Para introducir una hora. ACADEMIA DE MANEJO DE APLICACIONES DIGITALES 2 .   Son la materia prima con la que realizan los cálculos. 3. si escribimos 12/03 para Excel será el 12 de marzo. 47 minutos y 25 segundos). 1.y los paréntesis ( ). Si escribimos 8/69. en caso que el contenido sea mayor que la celda que ha de contenerlo. simplemente basta con pinchar en ella y escribirlo. al escribir un número seguido del símbolo %. puede indicarse que un número es negativo escribiéndolo entre paréntesis (notación contable). alfabética. Además. 3.  Cuando un número no cabe en una celda. 9. Si aún así no cabe se verá esta rellena de #. algorítmica etc. 11:3 (11 AM y 3 segundos) Tipos de datos Numéricos. en realidad 300000.        Formulas. El formato es día/mes/año. será agosto de 1969. 5. El signo + se ignora y el identifica al número como negativo. Igualmente. etc. 7.     Para almacenar texto en una celda. dígitos y caracteres especiales) que se alineará por defecto a la izquierda El texto invadirá las celdas adyacentes de su derecha si están vacías.

En la ficha General. Z86. Es la selección de celdas continuas. Ejemplos: G6:L78 o F89:V77. Para insertar otra hoja de cálculo delante de una existente. Para seleccionar una columna completa dar clic en el nombre de esta que es una letra ubicada en la parte superior. Una celda tiene dos funciones: Un nombre de ubicación y un contenido dentro.Elementos básicos de la hoja de cálculo Filas. ACADEMIA DE MANEJO DE APLICACIONES DIGITALES 3 . Seleccione el nombre actual y. Son aquellas que se representan por letras mayúsculas de forma vertical [de la A a la XFD] y son 16. pero si se desea seleccionar dos o más rangos. Celda. Libro. Rangos. SUGERENCIA También puede hacer doble clic con el botón primario del mouse (ratón) en la hoja de cálculo existente. Una hoja de cálculo es el conjunto formado por celdas. 2. haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de hoja cuyo nombre desea cambiar y. a continuación. hacer clic en Insertar. Son los renglones o filas en forma horizontal. a continuación.048. M10. haga clic en la ficha Insertar hoja de cálculo en la parte inferior de la pantalla. Para seleccionar toda una fila solo dar clic en el número localizado a la izquierda. bajo un mismo nombre. Hoja de Cálculo. haga clic en Aceptar. a continuación. dentro de la celda se insertan datos como nombres. escriba el nombre nuevo. ejemplo: hoja 1. Ejemplo de nombre: Facturación_Nov.xlsx Se observa que la extensión los archivos de Microsoft Excel es [xlsx] y el nombre de acuerdo al contenido Operaciones básicas con hojas de cálculo Insertar hojas de cálculo.384 columnas. haga clic en Cambiar nombre. Columnas.576 filas. Es la intersección entre una fila y una columna. haga clic en Insertar y. En la barra de las fichas de hojas. lo que facilita las operaciones. haga clic en Hoja de cálculo y. por ejemplo [A4. en el grupo Celdas. números o fechas/hora. utilizar la tecla Ctrl[control]. Cambiar el nombre de una hoja de cálculo. a continuación.]. Para seleccionar una celda solo dar clic en ella. en la ficha Inicio. SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en una hoja de cálculo existente y. presionarla y seguir la selección de rangos. etc. 1. representados por números y cuenta con 1. Para insertar rápidamente una hoja de cálculo nueva al final de las hojas de cálculo existentes. La cantidad de celdas en una hoja son: ______________. Un libro de Microsoft Office Excel es un archivo que incluye una o varias hojas de cálculo que se pueden utilizar para organizar distintos tipos de información relacionada Cuando se abre por primera vez Microsoft Excel por default el nombre del libro es Libro1 hasta que decidimos guardarlo con otro nombre. seleccione esta hoja de cálculo y luego. haga clic en Insertar hoja. a continuación.

Haga clic en el botón de Microsoft Office y. a continuación. haga clic en ella. haga clic en Eliminar. Haga lo siguiente Haga clic en la etiqueta de la hoja. Para abrir la ventana. Esta herramienta auxilia en caso de que se tengan dudas sobre cómo realizar alguna acción con Microsoft Excel. haga clic en el comando Seleccionar todas las hojas del menú contextual. 1. Para seleccionar Una hoja individual Dos o más adyacentes Dos o más adyacentes hojas no Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Como insertar una fecha. hojas Todas las hojas de un libro 2. ACADEMIA DE MANEJO DE APLICACIONES DIGITALES 4 . a continuación.Eliminar hojas de cálculo. Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. a continuación. Ayuda en línea. 1. Abrir nuevo libro en blanco. haga doble clic en Libro en blanco. dar clic en En blanco y reciente. Como importar datos. Haga clic con el botón secundario en una etiqueta y. 2. Seleccione la hoja u hojas de cálculo que desea eliminar. basta con dar clic en el icono Ayuda de Microsoft Office Excel o presionar la tecla F1. en Nuevo. ejemplos:     Cómo usar el asistente de funciones. Después. a continuación. Después. mantenga presionada la tecla SHIFT mientras hace clic en la etiqueta de la última hoja que desea seleccionar. mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en las etiquetas de las otras hojas que desea seleccionar. En el grupo Celdas de la ficha Inicio. haga clic en la flecha situada junto a Eliminar y. haga clic en los botones de desplazamiento de etiquetas para que se muestre la etiqueta y. en Eliminar hoja. en el panel derecho. etc. a continuación. SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario en la ficha de hoja de una hoja de cálculo o en la ficha de hoja de cualquiera de las hojas de cálculo seleccionadas que desee eliminar y. Cuáles son las teclas rápidas. En Plantillas. Si no ve la etiqueta que desea.

Haga clic en el botón de Microsoft Office y. Verificar que los datos de nomenclatura estén correctos y dar clic en Guardar 6. En el área de contenido: Elegir la carpeta y abrirla 3. aparece: 1.Guardar un libro. Teclear el nombre del libro 4. Por último clic en Aceptar. aparece: 3 4 6 5 1 2 En esta ventana se escriben las contraseñas de apertura y escritura que no se deben olvidar. clic en Opciones generales…. En el árbol de direcciones: Elegir la Unidad o Carpeta 2. a continuación. ya que si eso ocurriera sería lo mismo que perder el archivo. Seleccionar el tipo: Libro de Excel o Libro de Excel 972003 para versiones pasadas 5. Para seguridad del archivo: clic en la opción Herramientas. ACADEMIA DE MANEJO DE APLICACIONES DIGITALES 5 . en Guardar o presione las teclas Ctrl + G.

agregar la función de los 17 iconos Formato. Generar mapas conceptuales de ambas cintillas. Para ello Excel ofrece una gran gama de herramientas contenidas en las fichas: Inicio e Insertar. Cada ficha a su vez esta agrupada en bloques o grupos de iconos. De la siguiente imagen. sus funciones en general son la revisión de ortografía. Sobre la celda seleccionada dar doble clic 2. ACADEMIA DE MANEJO DE APLICACIONES DIGITALES 6 . Ficha Inicio: Ficha Insertar: Evidencia 4.Edición de datos. Se localiza en la cintilla o ficha Revisar. y proteger las hojas o el libro. insertar comentarios y gestionarlos. Evidencia 3. realizar traducciones entre idiomas. Edición contenido de celdas Para la edición hay dos formas: 1. Es el aspecto que se le aplica a la información y objetos contenidos en la hoja de cálculo. insertar referencias. hacer uso de sinónimos. Seleccionar la celda y presionar la tecla F2 Se observa como ahora se pueden insertar datos y moverse dentro con las teclas de navegación izquierda y derecha Edición de formato de celdas Selección de celdas con puntero Flecha doble vertical Flecha doble horizontal Seleccionar con gruesa blanca flecha Cruz negra para rellenar Mover contenido con cruz de flechas Revisar.

Operador de comparación = (signo igual) > (signo mayor que) < (signo menor que) >= (signo mayor o igual que) <= (signo menor o igual que) <> (signo distinto de) Significado Igual a Mayor que Menor que Mayor o igual que Menor o igual que Distinto de Ejemplo A1=B1 A1>B1 A1<B1 A1>=B1 A1<=B1 A1<>B1 : (dos puntos) .. por ejemplo.D5:D15) (espacio) B7:D7 C6:C8 El resultado es un valor lógico. Operador de texto & ("y" comercial) Significado Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo Ejemplo "Viento"&"norte" Operadores de referencia Combine rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores. Operador referencia de Significado Operador de rango. la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y. y el operador * (asterisco) multiplica. Operador aritmético + (signo más) – (signo menos) * (asterisco) / (barra oblicua) % (signo de porcentaje) ^ (acento circunflejo) Significado Suma Resta Negación Multiplicación División Porcentaje Exponenciación Ejemplo 3+3 3–1 –1 3*3 3/3 20% 3^2 Operador de concatenación de texto Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto. (punto y coma) SUMA(B5:B15.. que genera una referencia a las celdas comunes a dos referencias Ejemplo B5:B15 Operadores de comparación Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Operadores aritméticos Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma. éstas incluidas. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores. Una fórmula comienza por un signo igual (=) o por un signo suma (+). concatenación de texto y referencia. comparación. combinar números y generar resultados numéricos. Referencias: A2 devuelve el valor de la celda A2. referencias.Formulas y Funciones Fórmulas Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. pero puede cambiar este orden utilizando paréntesis. Por ejemplo. resta o multiplicación. suma 5 al resultado. Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia. utilice los siguientes operadores aritméticos. a continuación. que combina varias referencias en una sola Operador de intersección. Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula. Partes de una fórmula Funciones: la función PI() devuelve el valor de pi: 3. VERDADERO o FALSO. operadores y constantes. Operador de unión. el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO. 2. que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias. Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de una formula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos. ACADEMIA DE MANEJO DE APLICACIONES DIGITALES 7 .142. =5+2*3 o +5+2*3 se obtiene igualmente el resultado 11 Una fórmula también puede contener lo siguiente: funciones. Tipos de operadores Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético.

Nombre de función.Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas En algunos casos. La estructura de una función comienza por el signo igual (=). a continuación. a continuación. denominados argumentos. escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo. Cuando se escribe la función. Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. texto. ACADEMIA DE MANEJO DE APLICACIONES DIGITALES 8 . un paréntesis de apertura. La sintaxis de las funciones El siguiente ejemplo de la función SUMA sumando una serie de números en este caso el valor contenido en la celda A10. Información sobre herramientas de argumentos. los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5. con lo que se obtiene 21. =5+2*3 Por el contrario. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Los argumentos pueden ser números. la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. =(5+2)*3 En el siguiente ejemplo. Operador : (dos puntos) (un solo espacio) . La fórmula multiplica 2 por 3 y. y el número dos Ilustración de la sintaxis de una función. es importante comprender cómo se determina el orden y cómo puede cambiar el orden para obtener los resultados deseados. en un determinado orden o estructura. =(B4+25)/SUMA(D5:F5) Funciones Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos. si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división). valores de error como #N/A o referencias de celda. matrices. los argumentos de la función separados por signos de punto y coma y un paréntesis de cierre. Argumentos. fórmulas u otras funciones. suma 5 al resultado. multiplicará el resultado por 3. E5 y F5. escriba =SUMA( y aparecerá la información. (punto y coma) – % ^ *y/ +y& Descripción Operadores referencia de Negación (como en –1) Porcentaje Exponenciación Multiplicación división Suma y resta Conecta dos cadenas de texto (concatenación) Comparación > y Prioridad de operadores Si se combinan varios operadores en una única fórmula. Por ejemplo. el orden en el que se ejecuta el cálculo puede afectar al valor devuelto de la fórmula. Estructura. Por tanto. seguido por el nombre de la función. Excel sumará 5 y 2 y. si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis. La información sobre herramientas sólo aparece para las funciones integradas. valores lógicos como VERDADERO o FALSO. haga clic en una celda y presione MAYÚS+F3. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo. Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Los argumentos pueden ser también constantes. Para obtener una lista de funciones disponibles. aparece una información sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. = < <= >= <> Uso de paréntesis Para cambiar el orden de evaluación.

Ejemplo: ACADEMIA DE MANEJO DE APLICACIONES DIGITALES 9 . es que nos guiara paso a paso en la determinación de los valores o rangos que contengan los valores que serán utilizados por la función. Después de esto. acorde a una descripción y presionando el botón ir Agrupa diversas funciones Despliega el nombre de las funciones de una categoría Muestra la sintaxis de la función elegida. se Permite recomendar funciones. Inserción por asistente de funciones Inserción por edición de la celda Se inicia la inserción de la función con el símbolo igual (=) dentro de la celda seleccionada. seguido por el nombre de la función.Inserción de una función Existen dos formas de insertar una función: 1. Inserción por asistente de funciones La diferencia de utilizar el asistente. insertar función. para que al final la función pueda realizar su trabajo. una descripción de su empleo Una vez elegida la función se desplegara un cuadro de dialogo con las especificaciones de cada una de las función. Inserción por edición de celda 2. o en la cinta de formulas. los cuales se deben ir recabado. Para iniciar el asistenta basta con hacer clic en abrirá la siguiente pantalla: Categorías . los parámetros necesarios (valores).

Proceso de creación de un gráfico. brindando claridad en el momento de analizar la información El proceso a seguir para la definición e inserción de un grafico ya sea en la misma hoja donde están los datos o en otra hoja del mismo libro es bastante sencillo las opciones necesarias se encuentran en la cinta Insertar. Seleccionamos el tipo de gráfico que queremos usar. Un gráfico de cotizaciones. Gráfico. De lo contrario el gráfico se mostrará en blanco y tendremos que ingresar los datos posteriormente. Los gráficos de líneas pueden exhibir datos continuos en el tiempo. establecidos frente a una escala común y son ideales para mostrar tendencias en datos a intervalos iguales. Los gráficos de barras ilustran comparaciones entre los elementos individuales. mejores serán las comparaciones. la fluctuación de temperaturas. Pero también se puede usar para exhibir datos científicos. Barras Columnas XY Dispersión Líneas Cotizaciones ACADEMIA DE MANEJO DE APLICACIONES DIGITALES 10 . Los pasos para crear un grafico son los siguientes: 1. pueden esquematizarse en un gráfico de barras. Seleccionamos los datos que queremos graficar (seleccionamos un rango de celdas que contengan los datos que deseamos graficar) 2. necesitamos mostrar diversos datos. Seleccionamos la opción Insertar 3. Elegimos gráfico de la Cinta de Opciones 4. como por ejemplo. Un grafico es una representación de los datos de una hoja de cálculo a través de figuras o líneas que permiten un análisis e interpretación más claros de los mismos. Excel posee una herramienta que permite la construcción de gráficos simples y complejos. Los gráficos de columnas son útiles para mostrar cambios en los datos durante un período de tiempo. Se deben tener seleccionados los datos que queremos graficar antes de crear el gráfico. pueden esquematizarse en un gráfico de columnas.Representación grafica En muchas ocasiones. como sugiere su nombre. ya sea para convencer a alguien o simplemente para demostrar un determinado progreso o detrimento. Los gráficos de dispersión en general se usan para exhibir y comparar una gran cantidad de información. se utiliza con mayor frecuencia para mostrar la fluctuación de los precios de las acciones. Tipos de gráficos Tipo Gráfica Definición y ejemplo Los datos organizados en columnas o hileras en una hoja de cálculo. o para ilustrar comparaciones entre los elementos. Los datos organizados en columnas o hileras en una hoja de cálculo. Cuantos más datos incluya en el gráfico de dispersión.

grueso de línea. Por ejemplo.Tipo Gráfica Definición y ejemplo En un gráfico circular. líneas. modificar el rango de datos que son graficados. Si los porcentajes se muestran en etiquetas de datos. se pueden mostrar en un gráfico de área para destacar la ganancia total. ACADEMIA DE MANEJO DE APLICACIONES DIGITALES 11 . área de trazado. Como en un mapa topográfico. Los gráficos de área muestran cambios en el tiempo. serán presentadas tres nuevas cintas. basta con seleccionar el grafico con el ratón haciendo un clic sobre el. la información se expresa en porcentajes. colores de línea. etiquetas de datos. líneas de cuadricula. y cuando hay hasta 7 categorías. Los gráficos circulares son adecuados cuando ninguno de los valores que se desea esquematizar es cero. leyenda. Circulares Área Superficie Anillos Edición de gráficos Para poder editar los gráficos. Cada aro representa una serie de datos. Los gráficos de superficie son ideales cuando se desea encontrar combinaciones óptimas entre dos conjuntos de datos. tabla de datos. ejes. etc. tipos de letra. como si fueran pedazos de un pastel. los colores y moverlo de lugar dentro del libro. rótulos del eje. los colores y los patrones indican áreas que están en el mismo rango de valores. Presentación La cinta de presentación permite la modificación de los diversos elementos que componen al grafico (titulo. cada aro totalizará 100%. pero pueden contener más de una serie de datos. el diseño del grafico. Pueden usarse para llamar la atención hacia el valor total en una tendencia. estos gráficos muestran la relación de las partes con el todo. Como en los gráficos circulares. Los formatos a modificar serian colores. Los gráficos de anillos muestran los datos en aros. las cuales permiten la modificación del grafico: Diseño La ficha diseño permite modificar el tipo de grafico. los datos que representan ganancias en el tiempo.

contorno. permite la aplicación de formatos de estilo. a todo o parte del gráfico. Título del gráfico. Si quieres que aparezca o no la leyenda en el gráfico pulsa el comando Leyenda. línea. 4. dependiendo de lo que este seleccionado. 5. relleno. etc.Formato En la cinta formato. La leyenda es un recuadro que aparece en el gráfico y que contiene una indicación del significado de las marcas de datos. Coloca con el gráfico una pequeña tabla con los datos a modo de resumen o leyenda. 3. 1 3 2 4 4 4 2 5 ACADEMIA DE MANEJO DE APLICACIONES DIGITALES 12 . Etiquetas de datos. Este texto aparece junto a las marcas de datos y sirve para identificarlas y para seña-lar su valor exacto. Es el título que indica que es lo que representa la gráfica. Este texto te sirve para señalizar las categorías (si es el eje X u horizontal) o los valores (si es el eje Y o vertical).. Tabla de datos. Elementos del gráfico 1. Rótulos del eje. 2. Leyenda.

especificar márgenes personalizados o centrar la hoja de cálculo de forma horizontal o vertical en la página. Temas. Grupo Temas Colores. podrá ver las líneas y los efectos de relleno utilizados para cada conjunto de efectos del tema del gráfico que se muestra con el nombre Efectos del tema. Sirve para indicar el tamaño que desea usar para el documento o sobre impreso. Si hace clic en el botón Fuentes del tema . puede definir un área de impresión que incluya sólo esa selección. Las fuentes del tema contienen una fuente de encabezado y una fuente de cuerpo. Los márgenes de la página pueden usarse para algunos elementos como encabezados. haga clic en Vista previa de impresión en la ficha Márgenes del cuadro de diálogo Configurar página. a continuación. Efectos. podrá ver el nombre de las fuentes de encabezado y de cuerpo utilizadas para cada tema debajo del nombre Fuentes del tema. Los colores del tema contienen cuatro colores de texto y de fondo. Si imprime una selección específica de la hoja de cálculo con frecuencia. un conjunto de temas de fuentes (incluyendo fuentes para encabezados y texto principal) y un tema de efectos (incluidos efectos de líneas y relleno). Para ajustar los márgenes en la vista previa de impresión. ACADEMIA DE MANEJO DE APLICACIONES DIGITALES 13 . pies de página y números de página. Los márgenes de la página son los espacios en blanco que se encuentran entre los datos de la hoja de cálculo y los bordes de la página impresa. puede usar márgenes predefinidos. Los colores del botón Colores del tema de texto y de fondo actuales representan los colores Fuentes. Puede agregar celdas para ampliar el área de impresión según sea necesario y puede borrar el área de impresión para volver a imprimir la hoja de cálculo completa. Sugerencia.REPORTES Ficha Diseño de páginas. Para alinear mejor una hoja de cálculo en una página impresa. Grupo Configurar página Márgenes. haga clic en Mostrar márgenes y. Un tema del documento es un conjunto de opciones de formato que incluyen un conjunto de colores. Para cambiar el número de filas y columnas que se imprimirán en una página. Da formato de manera fácil y rápida a un documento entero para proporcionarle un aspecto profesional y moderno aplicando un tema del documento. Los efectos del tema son conjuntos de líneas y efectos de relleno. seis colores de énfasis y dos de hipervínculo. Si hace clic en el botón Efectos del tema . Tamaño. puede configurar la orientación de impresión de una hoja de cálculo como horizontal o vertical mientras está trabajando en ella o al ver una vista preliminar antes de imprimirla. Para ver cómo afectarán los nuevos márgenes a la hoja de cálculo impresa. Cuando imprima la hoja de cálculo después de haber definido un área de impresión. arrastre los controladores de márgenes negros que están situados a cada lado y en la parte superior de la página Orientación. sólo se imprimirá esta área. Área de impresión.

NOTA El área de impresión que haya establecido se guardará al guardar el libro. Aumenta o disminuye el resultado de impresión en un porcentaje de su tamaño real. En la hoja de cálculo. Enviar al fondo. Para imprimir el número exacto de páginas que desee. Permite elegir una imagen para el fondo de la hoja. Imprimir títulos. Trae el objeto seleccionado delante del resto de objetos para ninguna parte quede oculta detrás de otro objeto. Estas líneas no se imprimirán a menos que también se seleccione Imprimir. Muestra los encabezados de fila y columna. 2. Aquí se especifican las filas y columnas que se repetirán en cada página impresa Grupo Ajustar área de impresión Ancho. haga clic en Establecer área de impresión. en el grupo Configurar página. Ver. los saltos de página insertados de forma manual aparecen como líneas continuas. Los saltos de página se insertan encima y a la izquierda de la selección. puede utilizar la opción Vista previa de salto de página para ajustar rápidamente los saltos de página. Panel de selección. Envía en objeto seleccionado detrás del resto de objetos. Opciones de la hoja. Alto. Muestra el panel de selección para ayudar a seleccionar objetos individuales y para cambiar el orden y visibilidad. Los encabezados de fila son los números de fila situados a lado de la hoja. Iniciador de cuadro de diálogo Imprimir. Los encabezados de columna son las letras o números que aparecen encima de las columnas de una página. En esta vista. a continuación. Muestra las líneas entre las filas y columnas de las hojas para facilitar la edición y la lectura. Imprime los encabezados de fila y columna Organizar Traer al frente. Agrupa los objetos juntos para que se puedan considerar como un solo objeto. Alinear. ACADEMIA DE MANEJO DE APLICACIONES DIGITALES 14 . haga clic en Área de impresión y. Escala. seleccione las celdas que desee definir como el área de impresión. Reduce el ancho de la impresión para ajustarlo a un número máximo de páginas. En la ficha Diseño de página. Alinea los bordes de varios objetos seleccionados. Fondo. Especifica el inicio de una nueva página en la copia impresa. Reduce el alto del resultado de impresión para ajustarlo a un número máximo de páginas. Líneas de cuadrícula Encabezados Ver. Saltos. Girar. Gira o voltea el objeto seleccionado. Imprime las líneas entre las filas y columnas de la hoja para facilitar la lectura Imprimir. Agrupar.Para establecer un área de impresión 1.

Calidad de impresión En este cuadro. escriba 1 en el cuadro páginas de ancho por y deje el cuadro alto en blanco. Para abrir este cuadro:  Dar clic en el iniciador de cuadro de diálogo de los grupos Configurar página. Opciones de la ficha Márgenes Escriba la configuración de los márgenes y observe los resultados en el cuadro Vista previa. Derecha Ajuste las medidas en los cuadros Superior.Configurar página es para configurar el diseño y las opciones de impresión de una página. La distancia debe ser menor que la configuración de los márgenes para evitar que el encabezado o el pie de página se superpongan con los datos. La resolución más alta brinda una impresión de mejor calidad que es compatible con impresiones de alta resolución. Inferior. puede escribir una cantidad en el cuadro páginas de ancho por y en el cuadro alto. el cuadro de diálogo Horizontalmente o ambos. haga clic en una resolución para indicar la calidad de impresión para la hoja de cálculo activa. La resolución es el número de puntos por pulgada lineal (ppp) que aparecen en la página impresa. Encabezado o pie de página Escriba un número en el cuadro Encabezado o en el cuadro Pie de página para ajustar la distancia entre el encabezado y el borde superior de la página o entre en el pie de página y el borde inferior de la página. Ajustar a Si activa Ajustar a. puede escribir un porcentaje en el cuadro % del tamaño normal. Primer número de página En este cuadro. Centrar en página Centre los datos en la página dentro de los márgenes activando el cuadro de diálogo Verticalmente. Superior. escriba Automático para comenzar con la numeración de las páginas en "1" o en el siguiente número de secuencia Escriba un número para especificar el número de la página de inicio que no sea "1". Ajustar al Si activa Ajustar al. inferior. Tamaño de papel En este cuadro. Oficio u otra opción de tamaño para indicar el tamaño que desea usar para el documento o sobre impreso. Ajustar área de impresión y Opciones de la hoja. Izquierda. Ajuste de escala Aumenta o reduce la hoja de cálculo o la selección cuando realiza la impresión de modo tal que se ajuste a la cantidad indicada de páginas. Izquierda y Derecha para especificar la distancia entre los datos y el borde de la página impresa. haga clic en Carta. ACADEMIA DE MANEJO DE APLICACIONES DIGITALES 15 . de la ficha Diseño de página  Otra forma es ir a Vista previa y elegir Configurar página Opciones de la ficha Página Orientación Elija orientación horizontal o vertical. Para completar el ancho de la página y usar la cantidad de páginas necesarias.

Alinear con márgenes de página Active la casilla Alinear con márgenes de página para asegurarse de que el margen del encabezado o pie de página esté alineado con los márgenes izquierdo y derecho de la hoja de cálculo. Esta casilla está activada de forma predeterminada. desactive esta casilla. Para que el tamaño y ajuste de escala de los encabezados y pies de página sea independiente del ajuste de escala de la hoja de cálculo. Ajustar la escala con el documento Active la casilla Ajustar la escala con el documento para especificar si los encabezados y pies de página deben tener el mismo tamaño y ajuste de escala que la hoja de cálculo. mueve temporalmente el cuadro de diálogo de modo que podrá escribir el rango seleccionando las celdas en la hoja de cálculo. puede hacer clic en el botón nuevamente para observar el cuadro de diálogo completo. en la ficha Encabezado en primera página o Pie de página en primera página podrá agregar la información que desee se observe en el encabezado o en el pie de página de la primera página. active esta casilla. Esta casilla está activada de forma predeterminada. Cuando haya terminado. luego. ubicado en el extremo derecho de este cuadro. en donde podrá dar formato o editar el encabezado activado. desactive esta casilla. a continuación. El pie de página incorporado se copiará en el cuadro de diálogo Pie de página. Pie de página Haga clic en el cuadro de diálogo Pie de página o haga clic en Personalizar pie de página para crear un pie de página personalizado para la hoja de cálculo que desea imprimir. en donde podrá dar formato o editar el pie de página activado. ACADEMIA DE MANEJO DE APLICACIONES DIGITALES 16 .Opciones de la ficha Encabezado pie de página Encabezado Haga clic en un encabezado incorporado en el cuadro Encabezado o haga clic en Personalizar encabezado para crear un encabezado personalizado para la hoja de cálculo que desea imprimir. y para poder crear una organización coherente en todas las páginas. Páginas pares e impares diferentes Active la casilla Páginas pares e impares diferentes para especificar que los encabezados y pies de página de las páginas impares serán diferentes de los de las páginas pares. Opciones de la ficha hoja Área de impresión Haga clic en el cuadro Área de impresión para seleccionar un rango de hoja de cálculo para imprimir y. El botón Contraer diálogo. Para crear un encabezado o pie de página para la primera página. Primera página diferente Active la casilla Primera página diferente para eliminar los encabezados y pies de página o para crear encabezados y pies de página para la primera página impresa. desplácese a través de las áreas de la hoja de cálculo que desea imprimir. Para establecer los márgenes izquierdos y derecho de los encabezados y pies de página en un valor específico que es independiente de los márgenes izquierdos y derecho de la hoja de cálculo. haga clic en Personalizar encabezado o en Personalizar pie de página y. El encabezado incorporado se copiará en el cuadro de diálogo Encabezado.

En la imagen de muestra se observa una vista previa de la dirección en que se imprimirá el documento cuando elija una de estas opciones. Esta opción no tendrá efecto cuando la impresora no tiene ningún modo de calidad de borrador. Esta opción está desactivada de forma predeterminada. Las anotaciones no se incluyen automáticamente en la copia impresa. seleccione la ubicación de la copia impresa en la que desea que aparezcan las anotaciones que ha agregado a las celgdas de la hoja de cálculo. ubicado en el extremo derecho de este cuadro. luego hacia la derecha o en Hacia la derecha. seleccione el modo en que desea que se muestren en la hoja impresa los errores de celda que aparecen en la hoja de cálculo. seleccione -. independientemente de si se muestran en la hoja de cálculo o no. Imprimir Especifica lo que se imprime en la hoja. ACADEMIA DE MANEJO DE APLICACIONES DIGITALES 17 . los errores se muestran tal como aparecen. pero no se pueden mostrar si selecciona <espacio vacío> . Comentarios En este cuadro. Calidad de borrador Active la casilla Calidad de borrador para imprimir más rápido con menor calidad de impresión cuando la impresora que usa tiene un modo de calidad de borrador. en la hoja de cálculo. Active Al final de hoja para combinar todas las anotaciones e imprimirlas juntas en una página agregada al final de la copia impresa. Active Repetir filas en el extremo superior si desea que las filas específicas sean el título horizontal de cada página. Active Como en la hoja para imprimir las anotaciones en su ubicación original en la hoja de cálculo. moverá temporalmente el cuadro de diálogo y le permitirá escribir el rango seleccionando las celdas en la hoja de cálculo. Líneas de la cuadrícula Active la casilla Líneas de la cuadrícula para incluir las líneas de la cuadrícula de la hoja de cálculo en la copia impresa. No es necesario activarla cuando se usa una impresora que imprime en blanco y negro solamente. porque Ninguna está activado de forma predeterminada. Encabezados de filas y columnas Active la casilla Encabezados de filas y columnas para incluir estos encabezados en la copia impresa. puede hacer clic en el botón nuevamente para observar el cuadro de diálogo completo. El botón Contraer diálogo . Active Repetir columnas a la izquierda si desea observar títulos verticales en cada página. De forma predeterminada. Cuando haya terminado. para mostrarlos como un guión doble. Luego. si la impresión será en color o en blanco y negro y cuál será la calidad de la impresión. luego hacia abajo para controlar el orden en que los datos se numeran e imprimen cuando no entran en una página. Errores de celda como En este cuadro.Imprimir títulos Active una opción en Imprimir títulos para imprimir las mismas columnas o filas en cada página de la hoja de cálculo impresa. Las líneas de la cuadrícula no se imprimen de forma predeterminada. Orden de página Haga clic en Hacia abajo. Blanco y negro Active la casilla Blanco y negro cuando usa una impresora en color pero desea imprimir sólo en blanco y negro. seleccione una celda o las celdas en las columnas o filas de título que desee.o muéstrelos como #N/A.

etc. Gráficos. Propiedades Haga clic en este botón si desea cambiar las propiedades (como el tipo de papel. Clic en la opción Imprimir Elige el dispositivo de salida Características del dispositivo de salida Parámetros de impresión Nombre En la lista. se indica el tipo (por ejemplo. Tipo Para la impresora seleccionada.) para la impresora que utiliza. haga clic en una impresora que haya instalado y desee usar. Opciones de Pasos a seguir:  Se obtiene: Presionar Ctrl + P las teclas 1. Comentario Para la impresora seleccionada. Estado Para la impresora seleccionada. Diseño. no disponible. láser). o el número de archivos antes de su trabajo de impresión. Donde Para la impresora seleccionada.Imprimir Reportes. se indica la ubicación o el puerto al que está conectada. Clic en botón Office 2. se ofrece información adicional que pudiera ser útil. Ejemplo: ACADEMIA DE MANEJO DE APLICACIONES DIGITALES 18 . como inactiva. es decir las propiedades variaran de acuerdo a la impresora. se indica el estado.

como selección de fuente y especificación de color. Imprimir a un archivo Active esta casilla para crear un archivo a partir del documento en lugar de enviarlo directamente a una impresora. Vista previa Haga clic en este botón para abrir una vista previa de la hoja de cálculo antes de imprimirla y seleccionar otras opciones de impresión.Buscar impresora Haga clic en este botón para buscar una impresora a la que tenga acceso. ACADEMIA DE MANEJO DE APLICACIONES DIGITALES 19 . Selección Haga clic en esta opción para imprimir sólo lo que haya seleccionado. El archivo se guarda con formato de impresión. con todas las hojas de cálculo que Tabla Haga clic en esta opción para imprimir sólo la tabla de la hoja de cálculo. Intercalar Active esta casilla de verificación si desea que su trabajo de impresión se guarde con el orden que haya creado en el documento al imprimirlo. Cancelar Haga clic en este botón para regresar al documento sin imprimirlo. haga clic en el número de copias que desee imprimir. Número de copias En esta lista. en un archivo que se puede imprimir en otra impresora. Omitir áreas de impresión especificado. Esta casilla de verificación está disponible cuando se imprimen varias copias. Aceptar Haga clic en este botón para enviar el documento a la impresora. Active esta casilla para omitir las áreas de impresión que pueda haber Todo Haga clic en esta opción si desea imprimir todas las páginas del archivo. Todo el libro contenga. Haga clic en esta opción para imprimir todo el libro. Páginas Haga clic en esta opción y agregue los números de página o los intervalos de páginas en el cuadro. como la configuración de página. Hojas activas Haga clic en esta opción para imprimir sólo las hojas de cálculo activas.