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SIDERAR

ACTIVIDAD: TITULO: CODIGO: LUGAR:

CURSO Excel I
CU 005 SAN NICOLAS

FACILITADOR:

An. Sis.

Anbal Pez

TOTAL DE PAGINAS: FECHA DE EDICIN: REVISIN: 2


CONFECCIONO :
REVISO :

36 11/03
FECHA : 03/06

CENTRO DE CAPACITACION FRAY LUIS BELTRAN

APROBO DPEC :

APROB SECTOR :

Excel I

ndice
Pg.: 3 3 3 4 5 5 5 5 6 6 6 6 7 7 8 9 10 10 10 10 10 11 11 11 12 12 12 12 13 13 13 14 14 15 16 17 17 17 17 18 18 18 19 19 19
PGINA N 1

Introduccin Que es Excel? Conociendo Excel Para qu sirve una planilla de clculos? Partes de la pantalla de Microsoft Excel Introduccin de datos y frmulas Fila. Ttulo de fila. Columna. Ttulo de columna. Celda. Rango Para introducir un dato Para introducir datos en un rango de celdas Para introducir frmulas Para copiar una frmula en otras celdas Modificar el contenido de una celda Borrar el contenido de una o varias celdas Uso de funciones para hojas de clculo Uso del botn Autosuma Uso del Asistente para Funciones Modificacin clculos o funciones Presentacin de las celdas Ajuste del ancho de una columna Ajuste del ancho de varias columnas Ajuste del alto de una fila Ajuste del alto de varias filas Ocultar filas o columnas Mostrar filas o columnas Formato de celdas Presentacin de los nmeros Uso de las herramientas para aplicar formatos numricos Aplicar formatos numricos desde la ficha nmero Alineacin del contenido de las celdas Alinear contenidos dentro de cada celda Centrar ttulos y contenidos en varias celdas Centrar en varias columnas combinando celdas Dar formato de letra Aplicar bordes a celdas Sombrear celdas Para proteger las celdas Insertar y eliminar filas, columnas y celdas Insertar filas completas Insertar columnas completas Insertar celdas Eliminar filas completas Eliminar columnas completas Eliminar celdas Trabajo con las hojas del libro Cambiar el nombre de una hoja Agregar nuevas hojas en el libro
Marzo de 2006

Excel I

Seleccionar varias hojas Deseleccionar un grupo de hojas Mover o copiar hojas Mover o Copiar hojas dentro del libro actual y a otro libro Mover hojas dentro del libro actual Impresin de la hoja de clculo Presentacin Preliminar Configurar Pgina Ficha Pgina Ficha Mrgenes Ficha Encabezado y pi de pagina Ficha Hoja Generacin de series Tipos de referencias Referencias a otras hojas en un libro de trabajo Grficos Creacin de un grfico Modificar el grfico Ajustar el tamao del grfico Colores texturas y efectos de relleno Cambiar el formato de cualquier elemento del grfico Administracin de datos en listas Ordenar una lista Ordenar una lista en funcin del contenido de una columna Filtros

19 20 20 20 21 22 22 23 23 23 24 25 26 27 27 29 29 31 31 32 32 33 33 34 34

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PGINA N 2

Excel I

Introduccin
Que es Excel?
Excel es un programa que permite la manipulacin de libros y hojas de calculo. En Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro puede contener varias hojas, pueden organizarse varios tipos de informacin relacionada en un nico archivo. Utilice hojas de clculo para mostrar y analizar datos. Pueden introducirse y modificarse los datos simultneamente en varias hojas de clculo y pueden ejecutarse los clculos basndose en los datos de varias hojas de clculo. Si se crea un grfico, ste puede colocarse en la hoja de clculo con sus datos correspondientes o en una hoja de grfico.

Conociendo Excel
Excel es el ms popular de los programas que manejan libros y hojas de calculo, se estima que esta presente en casi todas las PC del mundo. Por ello la compaa que lo desarrolla (Microsoft) ha venido mejorando las caractersticas y el desempeo de este conocido programa. Pero veamos como es la pantalla inicial de Excel.

Para qu sirve una planilla de clculos?


Su principal funcin es realizar operaciones matemticas de la misma manera que trabaja la ms potente calculadora-, pero tambin la de computar complejas interrelaciones y ordenar y presentar en forma de grfico los resultados obtenidos. Adems, Excel 2000 como todas las versiones avanzadas de planillas de clculos, permiten colocar, ordenar y buscar datos, as como insertar bloques de texto e imgenes.

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PGINA N 3

Excel I

Partes de la pantalla de Microsoft Excel

Barra de Men Barras de herramientas Botn seleccionar todo Encabezados de filas Teclas de desplazamiento de las etiquetas Etiquetas de hojas Encabezados de columnas Barra de frmulas Celda activa Ayudante de Office

Para agregar o quitar barras de herramientas y Comandos Haga clic en el men Herramientas, luego a Opciones, en Comandos encontrar Categoras y Comandos. Si quiere algn comando especfico, haga clic sobre l y arrstrelo a cualquier barra de herramientas. Si quiere deshacerse del comando, haga el camino inverso. Si quiere otra barra de herramientas aparte de las disponibles, haga clic con el botn contextual del mouse sobre un lugar vaco de la barra de herramientas y elija con un clic izquierdo la barra que desee.
Marzo de 2006 PGINA N 4

Excel I

Introduccin de datos y frmulas


Antes de ver la forma de introducir los datos y las frmulas vamos a definir algunos de los elementos que utilizaremos durante este curso introductorio de Excel. Fila: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal. Ttulo de fila: Est siempre a la izquierda y nombra a las filas mediante nmeros. Columna: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical. Ttulo de columna: Est siempre arriba y nombra a las columnas mediante letras, que en el caso de Excel 2000 van desde la A hasta la IV. Luego de la columna Z viene la AA, AB, AC, etc.; luego de la AZ viene la BA, la BB, la BC, etc.; y as sucesivamente. Celda: Es la interseccin de una fila y una columna y en ella se introducen los datos, ya se trate de texto, nmeros, fecha, etc..Una celda se nombra mediante el nombre de la columna, seguido del nombre de la fila. Por ejemplo, la celda que es la interseccin de la fila 29 con la columna F, se denomina F29. Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto de celdas de una planilla de clculos. Se definen mediante letras y nmeros. Se denomina mediante la celda de una esquina del rango (generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta. Por ejemplo, al rango que comprende las celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7.

Para introducir un dato


1. Seale la celda donde se desea escribir un nmero o texto. 2. Introduzca el dato en la celda activa. 3. Presione ENTER o haga clic en la tecla de ingreso . En el caso en que uno no desee dar ingreso al dato escrito, se puede cancelar con la tecla ESCAPE (ESC) o haciendo clic en .

Para introducir datos en un rango de celdas


1. Seleccione el rango de celdas. 2. Escriba el dato correspondiente a la celda activa (es la que se muestra en color inverso a las dems de la seleccin).

3. Presione ENTER o haga clic en la tecla de ingreso, con lo cual se activar la celda de la fila siguiente, o si era la ltima, de la prxima columna. Los movimientos dentro de un rango de celdas son: ENTER. SHIFT ENTER.
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Excel I

TAB (tabulacin). SHIFT TAB.

Para introducir frmulas


1. Seale la celda donde se desea escribir la frmula o clculo. 2. Comience con el signo igual = y escriba el clculo, sealando o tipeando las referencias a otras celdas

3. Presione ENTER o haga clic en la tecla de ingreso.

Cruz de Seleccin

Para copiar una frmula en otras celdas


1. Active la celda que tiene la frmula que se desea copiar. 2. Posicione el mouse en la esquina inferior derecha y cuando aparezca la cruz de arrastre, haga clic y arrastre hasta cubrir el rango a llenar.

Modificar el contenido de una celda


1. Seleccione la celda que desea modificar. 2. En la barra de frmulas, realice los cambios necesarios. 3. Presione ENTER o haga clic en la tecla de ingreso.

Cruz de Arrastre

Borrar el contenido de una o varias celdas


1. Seleccione las celdas que desea borrar. 2. En el teclado presione Supr o Del, o bien en el men Edicin , seleccione Borrar y haga clic en Contenido. Nota: en el sub-men Borrar, del men Edicin, se encuentran las distintas opciones de borrado: Todo, Contenido, Formatos o Comentarios. Trabajo Prctico:

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PGINA N 6

Excel I

Uso de funciones para hojas de clculo


Para el ingreso de las funciones se debe respetar una cierta sintaxis. Los datos que se le ingresan a la funcin (argumentos) van dentro de parntesis separados por comas (,) o punto y comas(;) segn sea el separador de listas de Windows en Panel de Control. Para facilitar el ingreso de la funcin con sus respectivos argumentos y evitar errores, es conveniente el uso del Asistente para funciones.

Uso del botn Autosuma


La funcin suma es una de las ms usadas. Con ella, por ejemplo, se pude simplificar una frmula como esta: =A1+A2+A3+A4+A5+A6 en una forma ms concisa: =SUMA(A1:A6) Trabajo Prctico:

Particularmente esta funcin se puede cargar mediante el botn Autosuma que se encuentra en la barra de herramientas Estndar. 1. Seleccione la celda donde desea cargar la funcin SUMA (es decir la celda donde desea que aparezca el resultado). . 2. Presione el botn Autosuma 3. Excel introduce la funcin SUMA y, si es posible, sugiere un rango de celdas para sumar.

4. Si el rango sugerido es correcto, presione ENTER. Si no, seale con el mouse las celdas que desea sumar.

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PGINA N 7

Excel I

Uso del Asistente para Funciones


Cuando desee usar una funcin incorporada de Excel puede utilizar el Asistente para Funciones para escribirla y a completar sus argumentos correctamente. 1. Seleccione la celda donde desea cargar la funcin. 2. En el men Insertar elija el comando Funcin, o bien presione la herramienta 3. Puede ver una lista de todos los nombres de las funciones o seleccionar una categora para reducir la lista. Una vez sealada la funcin deseada presione Aceptar.

4. Complete los datos (argumentos) requeridos por la funcin.

Para introducir referencias puede desplazar el cuadro de dilogo u ocultarlo temporalmente mediante la tecla . Con ESC vuelve el cuadro. Seleccione las celdas en la hoja de clculo y luego presione o ENTER. 5. Presione el botn Aceptar.

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PGINA N 8

Excel I

Modificacin clculos o funciones 1. Seleccione la celda que contiene la funcin a modificar. 2. Presione la herramienta . 3. Dentro del Asistente para funciones realice los cambios necesarios. 4. Presione ENTER.

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PGINA N 9

Excel I

Presentacin de las celdas


Para modificar la presentacin de las celdas: bordes, colores, tipos de letras, tamaos, etc.; luego de sealarla puede usar el men Formato (Celdas, Fila, Columna), el botn derecho del mouse (men contextual) o la barra de herramientas Formato Ajuste del ancho de una columna 1. Posicione el mouse en el borde derecho del encabezado de la columna a ajustar.

2. Haga clic arrastrando el borde para darle el nuevo tamao. Ajuste del ancho de varias columnas 1. Seale las columnas completas con el mouse.

2. Arrastre con el mouse cualquier borde derecho de los encabezados de las columnas marcadas, hasta darle el tamao que desea darle a las mismas.

Ajuste del alto de una fila 1. Posicione el mouse en el borde inferior del encabezado de la fila a ajustar.

2. Haga clic arrastrando el borde para darle el nuevo tamao. Ajuste del alto de varias filas 1. Seale las filas completas con el mouse. 2. Arrastre con el mouse cualquier borde inferior de los encabezados de las filas marcadas, hasta darle el tamao que desea darle a las mismas.

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PGINA N 10

Excel I

Ocultar filas o columnas Puede ocultar filas o columnas para ver o imprimir slo los datos que desea. 1. Seleccione las columnas o filas a ocultar. 2. En el men Formato seale Columna o Fila, segn corresponda, y en el submen elija Ocultar. Otra forma luego de haber seleccionado las filas o columnas completas, hacer clic con el botn derecho en los encabezados de filas o columnas y dentro del men contextual elegir Ocultar.

Mostrar filas o columnas 1. Seleccione las celdas adyacentes a las filas o columnas ocultas. Por ejemplo si estn ocultas las columnas C y D, debe seleccionar desde B hasta E.

2. En el men Formato seale Columna o Fila, segn corresponda, y en el submen Mostrar. Otra forma luego de haber seleccionado las filas o columnas completas, hacer clic con el botn derecho en la seleccin y dentro del men contextual elegir Mostrar.

Formato de celdas
Por medio del comando Celdas del men Formato, o bien en el men contextual Formato de celdas; se puede modificar el formato numrico, la alineacin de los contenidos, todo lo referente al tipo de letra o fuente, los bordes, el color y opciones referentes a la proteccin de las celdas.

Presentacin de los nmeros


A travs de la ficha Nmero en Formato de celdas, se puede colocar unidades ($, %, Ton., Kw, etc...) y variar la cantidad de decimales, entre otras cosas.

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PGINA N 11

Excel I

Uso de las herramientas para aplicar formatos numricos Puede usar los botones de la barra de herramientas Formato para usar algunos modelos comunes y para variar la cantidad de decimales a visualizar. Herramienta Funcin aplicar modelo moneda aplicar modelo porcentual aplicar modelo millares aumentar decimales disminuir decimales Ejemplo 1234,5 se convierte en $ 1.234,50 0,12 se convierte en 12% 1234,5 se convierte en 1.234,50 1.234,50 se convierte en 1.234,500 1.234,50 se convierte en 1.234,5

Aplicar formatos numricos desde la ficha nmero En la ficha Nmero dentro de Formato Celdas, se puede hacer uso de distintos formatos numricos, como por ejemplo: moneda, fraccin, porcentaje, fecha, hora, notacin cientfica, etc. Adems se tiene la posibilidad de crear los propios formatos personalizados.

Alineacin del contenido de las celdas


General es la alineacin predeterminada (el texto a la izquierda y los nmeros a la derecha). La forma ms fcil de alinear horizontalmente el contenido de las celdas es a travs de los botones de las barras de herramientas. Corresponden a alineacin: izquierda, centrada en la celda, derecha y combinar varias columnas (crea una nica celda uniendo dos o ms celdas seleccionadas). Alinear contenidos dentro de cada celda 1. Seleccione las celdas a las que se le desea alinear a la izquierda, al centro o a la derecha.
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Excel I

2. Haga clic en la herramienta correspondiente , o bien en Formato celdas en la ficha de Alineacin marque la opcin requerida.

Adems de las posibilidades de las barras de herramientas, en Formato celdas, ficha Alineacin se pueden realizar tambin alineaciones horizontales especiales (sangras, rellenar, justificar), alineaciones verticales (superior, centro, inferior, especiales: justificar, llenar), girar el contenido de la celda, generar varias lneas dentro de una celda (Ajustar texto) o hacer que se reduzca segn el tamao de la celda (Reducir hasta ajustar).

Centrar ttulos y contenidos en varias celdas


1. Seleccione el rango de celdas.

2. En Formato celdas en la ficha Alineacin elija centrado en la seleccin entre las opciones de alineaciones horizontales. Centrar en varias columnas combinando celdas 1. Seleccione el rango de celdas. 2. En Formato celdas en la ficha Alineacin elija centrado horizontal y marque combinar celdas columnas (crea una nica celda uniendo dos o ms celdas seleccionadas), o directamente presione .

Nota: Combinando celdas, puede tambin realizar centrados entre varias filas por ejemplo:

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PGINA N 13

Excel I

Dar formato de letra


Todo lo referente a la letra: tipo, tamao, estilo, color, etc... ; se encuentra en el men Formato celdas en la ficha Fuente.

Las caractersticas ms comunes de dicho cuadro de dilogo (tipo de letra, negrita, cursiva, tamao, color,...) se pueden realizar directamente por las herramientas respectivas.
Cuadro Fuente Cuadro Tamao de fuente Negrita Cursiva Subrayado Color de fuente

Aplicar bordes a celdas


1. Seleccione las celdas a las que desee agregar bordes. 2. Elija los bordes deseados desde la paleta de bordes en la barra de herramientas

o bien desde Formato celdas en la ficha Bordes podr aplicar estilos de bordes adicionales.

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PGINA N 14

Excel I

Sombrear celdas
Puede colocar a las celdas colores slidos o tramas. 1. Seleccione las celdas a las que desea aplicar un sombreado. 2. Para aplicar el color que se ha seleccionado ltimamente, haga clic en Color de relleno . Para aplicar un color diferente, haga clic en la flecha que aparece junto a Color y elija un color en la paleta, o bien desde Formato celdas en la de relleno ficha de Tramas (all aparece la paleta de colores y de la tramas).

Para proteger las celdas Todas las celdas originalmente se encuentran bloqueadas.

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PGINA N 15

Excel I

Las celdas bloqueadas no permiten ser modificadas si en el men Herramientas en Proteger se elige el comando Proteger hoja (colocar contrasea es opcional). Si desea que algunas celdas si se puedan modificar, por ejemplo para el ingreso de datos, antes de proteger la hoja seleccione dichas celdas y desde Formato celdas en la ficha Proteccin desmarque la opcin Bloqueada.

La opcin Oculta permite que se no se puedan ver las frmulas de las celdas.

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PGINA N 16

Excel I

Insertar y eliminar filas, columnas y celdas


Cuando agrega celdas, filas o columnas, Excel desplaza a las dems a fin de crear un espacio para las nuevas. Las referencias a las celdas desplazadas se ajustan automticamente de forma que reflejan sus nuevas ubicaciones. Insertar filas completas 1. Seleccione las filas situadas debajo de la posicin en que desea insertar las nuevas (seleccione el mismo nmero de filas que desea insertar).

2. En el men Insertar, haga clic en Filas. Insertar columnas completas 1. Seleccione las columnas situadas a la derecha de la posicin en que desea insertar las nuevas (seleccione el mismo nmero de columnas que desea insertar). 2. En el men Insertar, haga clic en Columnas. Insertar celdas 1. Seleccione el rango de las celdas existentes en el que desea insertar las nuevas celdas vacas (seleccione el mismo nmero de celdas que desea insertar).

2. En el men Insertar, haga clic en Celdas. 3. Haga clic en Desplazar las celdas hacia la derecha o Desplazar las celdas hacia abajo.

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PGINA N 17

Excel I

Eliminar filas completas 1. Seleccione las filas o columnas que desea eliminar.

2. En el men Edicin elija el comando Eliminar.

Eliminar columnas completas 1. Seleccione las columnas que desea eliminar. 2. En el men Edicin elija el comando Eliminar. Eliminar celdas 1. Seleccione el rango de celdas a eliminar. 2. En el men Edicin elegir el comando Eliminar.

3. En el cuadro de dilogo seleccione la direccin en la cual desea que se desplacen las celdas adyacentes a la seleccin.
Nota: Microsoft Excel mantiene actualizadas las frmulas, adaptando las referencias a las celdas que se han desplazado para que reflejen sus nuevas ubicaciones. Sin embargo, una frmula que haga referencia a una celda que se haya eliminado, presentar el valor de error #REF!.

Trabajo Prctico: Hacer una planilla de clculo que calcule el sueldo de bolsillo que percibirn los trabajadores de una Empresa. Tener en cuenta que debemos consignar el legajo, el nombre y apellido, el costo de la hora, la cantidad de horas trabajadas. Luego calcular el bsico, considerar el 20% de presentismo y un descuento del 13% para obtener lo que se lleva el trabajador.

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PGINA N 18

Excel I

Trabajo con las hojas del libro


Cambiar el nombre de una hoja
Los nombres de las hojas de un libro pueden tener como mximo 31 letras. 1. En la etiqueta de la hoja haga clic con el botn derecho del mouse y elija Cambiar nombre.

Otra forma es directamente hacer doble clic en la etiqueta de la hoja.

Agregar nuevas hojas en el libro


1. Haga clic en la etiqueta de la hoja que ser la siguiente de la hoja nueva 2. En el men Insertar elija hoja de clculo.

Seleccionar varias hojas


Si se selecciona ms de una hoja, Microsoft Excel repetir los cambios que se hagan en la hoja activa en todas las dems hojas seleccionadas. Estos cambios pueden reemplazar los datos en otras hojas. Recuerde deseleccionar las hojas. Para seleccionar Una sola hoja Haga esto Haga clic en la etiqueta de la hoja.

Dos o ms hojas adyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja (Ventas) y, a continuacin, con la tecla SHIFT presionada haga clic en la etiqueta de la ltima hoja (Insumos).

Dos o ms hojas NO adyacentes Haga clic en la etiqueta de la primera hoja (Ventas) y, a continuacin, con la tecla CONTROL presionada haga clic en las etiquetas de las dems hojas (Insumos, Clientes).

Todas las hojas de un libro.

Haga clic con el botn derecho del mouse en cualquiera de la etiquetas y elija Seleccionar todas las hojas en el men contextual.

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PGINA N 19

Excel I

Deseleccionar un grupo de hojas


Para cancelar la seleccin de un grupo de hojas, haga clic en cualquier etiqueta de las hojas no seleccionadas o bien presione el botn derecho del mouse en alguna etiqueta de la seleccin y elija Desagrupar hojas.

Mover o copiar hojas


Mover o Copiar hojas dentro del libro actual y a otro libro 1. Para mover o copiar hojas en otro libro, abra el libro que recibir las hojas. 2. Active el libro que contiene las hojas que desea mover o copiar y, a continuacin, seleccione las hojas. 3. En el men Edicin, haga clic en Mover o copiar hoja, o desde el men contextual presione el botn derecho del mouse en la etiqueta de alguna de las hojas a mover o copiar.

4. En el cuadro Al libro, haga clic en el libro en que va a recibir las hojas. Para mover o copiar las hojas seleccionadas en un nuevo libro, haga clic en nuevo libro.

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PGINA N 20

Excel I

5. En el cuadro Antes de la hoja, haga clic en la hoja delante de la que desea insertar las hojas copiadas o movidas. 6. Para copiar las hojas en vez de moverlas, seleccione la casilla de verificacin Crear una copia.

Mover hojas dentro del libro actual Para mover una hoja dentro del libro actual, arrastre la etiqueta hasta la posicin donde la desee ubicar.

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PGINA N 21

Excel I

Impresin de la hoja de clculo


Presentacin Preliminar
Al hacer una presentacin preliminar del documento puede ver cada pgina como va a salir impresa y hacer todos los ajustes necesarios. Una forma de visualizarla es en el men Archivo, sealar el comando Presentacin preliminar o directamente con la herramienta

Para acercarse a la pgina puede hacer clic con el mouse posicionado sobre el lugar. Haciendo clic nuevamente se aleja volviendo a ver toda la hoja. Al presionar la tecla Mrgenes muestra las guas de los mrgenes y los marcadores de ancho de columna, para hacer ajustes arrastrando con el mouse. Un vez realizadas las modificaciones se pueden ocultar nuevamente con la misma tecla Mrgenes. Para desplazarse de una pgina a otra se tienen las teclas Siguiente y Anterior. La pgina actual y el total de pginas se informa en la parte inferior izquierda de la pantalla. Con la tecla Configurar muestra el cuadro de dilogo de Configurar pgina, como tambin la tecla Imprimir presenta el cuadro de dilogo de impresin.

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PGINA N 22

Excel I

Configurar Pgina
Ficha Pgina

En la ficha Pgina puede elegir el tamao y la orientacin de hojas, seleccionando la opcin deseada en Papel y en Orientacin. Tambin puede introducir la escala de impresin, o bien, la cantidad de hojas de ancho por alto para que la escala se ajuste automticamente. Ficha Mrgenes

En la ficha Mrgenes adems del ajuste de los mismos se tiene las opciones de centrados verticales y horizontales entre los mrgenes.
Marzo de 2006 PGINA N 23

Excel I

Ficha Encabezado y pi de pagina

Para colocar Encabezado y Pi de pgina puede optar entre las opciones prediseadas de las listas desplegables o puede configurar los suyos presionando los botones de Personalizar Encabezado o Pi de pgina. Los cuadros de dilogo de Personalizar presentan tres secciones en las cuales se puede escribir cualquier texto que deba aparecer en todas las hojas.

Para presentar el texto debe sealarlo e ir al cuadro de Fuentes presionando el botn . Se pueden utilizar algunos smbolos que representan datos variables, como por ejemplo los nmeros de pgina. Botn Agrega Nmero de pgina

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PGINA N 24

Excel I

Nmero total de pginas Fecha actual Hora actual Nombre del archivo Nombre de la hoja Ficha Hoja

La ficha Hoja permite imprimir las lneas de divisin de las celdas, los ttulos de las filas y las columnas (letras de las columnas y nmeros de filas), celdas en blanco y negro desactiva la impresin de colores y grises. Orden de las pginas: la numeracin y la impresin de las pginas se pueden realizar desde la primera hacia abajo y luego a la derecha; o si no desde la primera hacia la derecha y luego con las siguientes de abajo. Adems se pueden establecer filas y/o columnas a repetir en cada hoja, para los rtulos de las columnas de listados largos por ejemplo (esta opcin y la de establecer el rea de Impresin, aparecen disponibles desde al entrar a Configurar Pgina desde el men Archivo, no desde la Presentacin Preliminar).

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PGINA N 25

Excel I

Generacin de series
Excel permite llenar automticamente rangos de celdas cuando se debe repetir el dato o cuando ste debe ir aumentando o disminuyendo progresivamente (series), a travs del arrastre desde el cuadro de la esquina inferior derecha de la celda o seleccin. Hay algunas series que se generan escribindoles un solo dato, como por ejemplo las de meses, fechas, das de la semana, etc. Otras requieren el ingreso de los dos primeros datos, siendo el caso de las series de nmeros, series de saltos diferentes a los automticos (por ej.: meses pares). Para generar una serie 1. Seleccionar la celda o las celdas que tengan los datos iniciales. 2. Arrastrar con el mouse desde el cuadro de arrastre en donde aparecer el puntero .

La siguiente tabla resume algunos de los tipos de datos y sus secuencias: Seleccin inicial 1, 2 2, 4 2, 1 1/4/96 1/4/96, 3/4/96 1/4/96, 1/5/96 Lunes Lunes, Mircoles Lun Enero Enero, Abril 1 Perodo Ao 1994 Series extendidas 1, 2, 3, 4,... 2, 4, 6, 8,... 2, 1, 0, -1,.... 1/4/96, 2/4/96, 3/4/96,.... 1/4/96, 3/4/96, 5/4/96,.... 1/4/96, 1/5/96, 1/6/96,.... Lunes, Martes, Mircoles,.... Lunes, Mircoles, Viernes,.... Lun, Mar, Mi,.... Enero, Febrero, Marzo,.... Enero, Abril, Julio,.... 1 Perodo, 2 Perodo, 3 Perodo,.... Ao 1994, Ao 1995, Ao 1996,...

Si la serie es automtica y no se desea realizarla sino copiar el mismo dato en otras celdas, debe arrastrar el mouse con la tecla SHIFT, observar aparece como puntero (por ejemplo si desea copiar en varias celdas la palabra Lunes).

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PGINA N 26

Excel I

Tipos de referencias
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que se desea utilizar en una frmula. Existen dos tipos bsicos de referencias: relativas y absolutas. Una referencia relativa le indica a Excel como encontrar una celda a partir de la celda que contiene la frmula. Esto permite que la frmula sea arrastrada con el mouse o copiada y las referencias a las celdas datos se mueven para leer los valores correspondientes para cada clculo. Son referencias relativas: B6, G4, Z296, B4:B8. Una referencia absoluta le indica a Excel como encontrar una celda en base a la posicin exacta de esa celda en la hoja de clculo. En este caso al copiar o arrastrar la frmula, la referencia se mantendr siempre fija sealando el mismo dato para todos los clculos obtenidos. Las referencias absolutas son como las siguientes: $A$8, $B$6, $E$5, $A$2:$A$10. Existen tambin dos tipos de referencias ms, con usos ms particulares, generalmente cuando se desea hacer arrastres de frmulas en dos sentidos (por ej. hacia abajo y luego toda esa seleccin hacia la derecha). Estas son las referencias mixtas y son una combinacin de los dos tipos bsicos. Los dos tipos posibles de referencias mixtas son: ref E$5 $E5 Al arrastrar en filas o columnas: Mantiene siempre la fila nmero 5 Mantiene siempre la columna E

Una forma rpida de cambiar de un tipo de referencia a otro es presionando la tecla F4 luego del ingreso de la referencia respetando el siguiente ciclo: Tipo de referencia: E5 $E$5 E$5 $E5 Relativa Absoluta Mixta Mixta

Referencias a otras hojas en un libro de trabajo


De la misma manera que se hacen referencias a celdas dentro de una misma hoja, se pueden hacer a celdas de otra hoja. Las referencias a otras hojas delante de la referencia de celda, que puede se de cualquiera de los tipos vistos anteriormente (relativa, absoluta o mixta), llevan delante el nombre de la hoja a la que pertenecen separadas ambas partes por un signo de admiracin (!), como se muestra a continuacin:
=Hoja2!A1

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PGINA N 27

Excel I

La forma ms simple para introducir una referencia a otra hoja es seleccionado la celdas. Para esto luego de escribir el signo igual, haga clic en la etiqueta de la hoja para activarla y seale la celda o el rango.

Marzo de 2006

PGINA N 28

Excel I

Grficos
Los grficos se vinculan a los datos a partir de los que se crean y se actualizan cuando se cambian stos. Puede crear grficos a partir de celdas o rangos no contiguos. Tambin puede crear grficos a partir de tablas dinmicas. El grfico puede presentarse dentro de la hoja de (grfico incrustado), o puede estar en una Hoja de grficos, es decir fuera de la hoja de clculos.

Creacin de un grfico
1. Seleccione los datos de la hoja de clculo que va a graficar. Si desea que los rtulos de fila o columna aparezcan en el grfico, debe incluirlos en la seleccin.

2. Haga clic en Asistente para grficos . 3. En el primer paso elija el tipo de grfico a crear.

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PGINA N 29

Excel I

4. En el segundo paso puede cambiar el rango de datos y el sentido en que stos son ledos para ser graficados (por filas o por columnas). Es decir cambiando la opcin de filas o columnas se intercambia lo que se grafica con lo que va al eje.

Si se cambia la opcin a series de datos en Filas, se grafica cada fila de la tabla (las ciudades).

5. En el tercer paso puede activar o desactivar opciones del grfico.

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PGINA N 30

Excel I

6. En el cuarto paso elige el destino del grfico. Puede ser en una hoja de grfico o dentro de alguna hoja de clculo.

Modificar el grfico
Ajustar el tamao del grfico 1. Haga clic en la zona del grfico llamada rea del grfico.

2. Desde las marcas de ajuste de tamao puede modificar el ancho, el alto o ambos simultneamente.
Marzo de 2006 PGINA N 31

Excel I

Si desea mover el grfico directamente arrastre con el mouse desde el rea del Grfico. Colores texturas y efectos de relleno 1. Haga clic en el elemento del grfico (Marcadores de datos, rea de trazado, rea del grfico). y elija 2. Haga clic en la flecha que aparece junto al Color de relleno Efectos de relleno. 3. Seleccione las opciones que desee en las fichas de Degradado, Textura, Trama e Imagen.

Cambiar el formato de cualquier elemento del grfico 1. Haga doble clic en el elemento del grfico que desee cambiar. 2. En el cuadro de Formato aparecern todas las opciones de presentacin para el elemento sealado.

Marzo de 2006

PGINA N 32

Excel I

Administracin de datos en listas


En Microsoft Excel, puede utilizarse fcilmente una lista como una base de datos. Cuando se ejecutan tareas en la base de datos, como bsquedas, clasificaciones o datos subtotales, Excel reconoce automticamente la lista como una base de datos y emplea los siguientes elementos de la lista para organizar los datos: Las columnas de la lista son los campos en la base de datos. Los rtulos de las columnas de la lista son los nombres de los campos en la base de datos. Cada fila de la lista es un registro en la base de datos.

Ordenar una lista


Pueden ordenarse listas basndose en el contenido de una o ms columnas, en orden ascendente (del 1 al 9, de la A a la Z) o en orden descendente (del 9 al 1, de la Z a la A). Ordenar una lista en funcin del contenido de una columna 1. Haga clic en una sola celda de la columna que desee ordenar.

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Excel I

2. Haga clic en Orden 3. o en Orden descendente .

ascendente

Ordenar una lista en funcin de los contenidos de varias columnas 1. Haga clic en una sola celda de la lista que desee ordenar. 2. En el men Datos, haga clic en Ordenar. 3. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas que desee ordenar.

4. Seleccione otras opciones de ordenacin que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Filtros
Mostrar un subconjunto de filas en una lista mediante filtros 1. Haga clic en una celda de la lista que desea filtrar. 2. En el men Datos, seleccione Filtro y haga clic en Autofiltro.

3. Haga clic en la flecha de la columna de los datos que desea presentar.

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Excel I

4. Seale en el valor.

5. Para aplicar otra condicin de otra columna, repita los pasos 3 y 4. Para filtrar la lista por dos valores de la misma columna, o para aplicar otros operadores de comparacin, haga clic en la flecha de la columna y elija Personalizar.

Ejemplos:

Marzo de 2006

PGINA N 35

Excel I

Marzo de 2006

PGINA N 36