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GESTION DE TRANSPORTE, FACTURACION Y DESPACHO DE GLP

CURSO: ADMINISTRACION DE PROYECTOS INFORMATICOS TEMA:

GESTION DE TRANSPORTE, FACTURACION Y DESPACHO DE GLP


FACULTAD: INGENERIA DE SISTEMAS CICLO: ONCEAVO PROFESOR: Ing. MENDOZA MENDOZA, CARLOS AULA: C-301 ALUMNO: TOVAR HERRERA,HAROLD PABLO GERKES BELTRAN,CARLOS OCTAVIO BAUTISTA CELARAYAN,DIEGO ARMANDO CARRASCO PEREZ, PABLO

2012
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GESTION DE TRANSPORTE, FACTURACION Y DESPACHO DE GLP


ndice La Empresa Proyect Chapter Scope Statement WBS Diccionario de Datos Organigrama del Proyecto Lista de Actividades Cronograma del Proyecto Cuadro de Costos Gestin de Calidad Matriz de Comunicacin Distribucin de Roles y Responsabilidades Lista de Riesgo Matriz de Riesgo Plan de Contingencia Conclusiones

GESTION DE TRANSPORTE, FACTURACION Y DESPACHO DE GLP

LA EMPRESA
1. DESCRIPCION DE RYCOPESA Repsol Gas es un rea perteneciente a la empresa espaola Repsol, cuyas reas estn divididas en subsidiarias as como RYCOPESA, que es un rea cuya funcin es la de abastecer y vender GLP a distintos distribuidores, este rea se encarga de envasar GLP en balones domsticos cuyos tamaos son de 5,10 y 45 kilos, tambin es encargada de distribuir el producto a distintos sitios de los clientes y ende emitir una factura para cada cliente.

2.

MISION y VISION

VISIN
Conseguir que Repsol YPF sea una empresa admirada internacionalmente por la excelencia en su gestin. Ser referentes en la materia, tanto dentro como fuera de la Compaa.

MISIN
Promover e impulsar iniciativas de mejora en la gestin en las diversas unidades del Grupo, para apoyar el avance, de forma armnica y bajo estndares corporativos, hacia la Excelencia, reforzando la competitividad de manera sostenida

ALCANCE

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PROJECT CHARTER
NOMBRE DEL PROYECTO Sistema de Gestin de Despacho, Fracturacin y Control de Transporte de GLP DEFINICIN DEL PROYECTO: Qu, Quin, Cmo, Cundo, Dnde? El proyecto consistir en dar solucin a la problemtica que existe hoy en da en el rea de Distribucin de la empresa Repsol S.A: 1. Los clientes exigen una temprana entrega de los productos de balones de gas domstico. 2. No hay una cantidad exacta de los productos distribuidos a los clientes. 3. Gastos excesivos de combustible en las carretas por motivos de no haber una buena planificacin de distribucin. 4. Los choferes no aceptan la gua de ruta en algunos casos. El proyecto ser realizado por un grupo de trabajadores pertenecientes a la empresa cuyos nombres son los siguiente: GERKES BELTRAN,CARLOS(responsable del proyecto) BAUTISTA CELARAYAN,DIEGO CARRASCO PEREZ,PABLO TOVAR HERRERA,HAROLD SIGLAS DEL PROYECTO

DEFINICIN DEL PRODUCTO DEL PROYECTO: Descripcin del producto, servicio o capacidad a generar Sistema Automatizado Es un sistema integral basado en automatizar todos los procesos del rea de despacho y distribucin de GLP domstico: ste servicio facilitar en tomar cantidades exactas de pedidos por parte de los clientes. Ayudar a crear hojas de ruta para cada transportista. Emitir facturas para cada cliente. Reducir costos en personal Evitar modificaciones a ltima hora de los pedidos por parte de los clientes. Aumentar el rendimiento laboral por parte de los colaboradores.

DEFINICIN DE REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO Stakeholders Necesidades, Deseos , o Expectativas Sponsor Reducir costos de

Requerimientos del Proyecto Cumplir los acuerdos 4

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Gerente del rea de Distribucin transporte. Mejorar los procesos internos para reducir la problemtica del rea. Optimizar los procesos de distribucin de GLP. Reducir los costos en transporte. Mejorar la comunicacin del sistema y con el cliente. Satisfacer al cliente. Evitar el conflicto de despacho. Que no modifiquen sus rutas diariamente. Se le indique la cantidad exacta a repartir a los clientes para no tener incertidumbre presentados en la propuesta y respetar los requerimientos del cliente. El sistema integral debe cubrir casi todas las reas de la empresa Repsol S.A. Entregar el documento final, que contenga los procesos, los resultados alcanzados dentro de la empresa.

Cliente RYCOPESA

Transportistas

Cliente Final

Que los pedidos se entreguen en el tiempo establecido Desarrollar el programa de Sistema Automatizado

Equipo del Proyecto

Cantidad de camiones distribuidores Detalles de los camiones (soporte de cantidad, etc.). Detalle de los transportistas (record de conductor, examen mdico, etc.). Que los clientes cumplan las normas dela empresa y realicen sus pedidos con anticipacin. Que se cumpla con los acuerdos establecidos en principio para no tener ningn inconveniente (datos de la empresa, dinero, etc.).

DEFINICIN DE NECESIDADES DEL NEGOCIO: Necesidades del negocio, la sociedad, organizacin, o empresa, que el proyecto intentar satisfacer. Necesidad del Negocio Forma en que el Proyecto la satisfar Satisfacer al cliente en los pedidos de GLP Creando un sistema de comercio electrnico y una serie de reglas de la empresa dando a conocerlas a los clientes para evitar disgustos.

Evitar el conflicto interno en el plan de Se generar un sistema automatizado interno distribucin conectado en el comercio electrnico para as recibir los pedidos exactos a despachar y tener una satisfaccin de la empresa ya que 5

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se evita los gastos excesivos de las cargas no vendidas (gastos de almacn, transporte, etc.).

FINALIDAD DEL PROYECTO: Fin ltimo, Propsito general, u objetivo de nivel superior por el cual se ejecuta el proyecto. Mejora de los procesos internos de distribucin y satisfacer al cliente.

JUSTIFICACIN DEL PROYECTO: Motivos, Razones, o argumentos que justifican la ejecucin del Proyecto. Justificacin Cualitativa Justificacin Cuantitativa Generar ingresos de la empresa Generar nuevos clientes Prevenir gastos

SUPUESTOSDELPROYECTO:FACTORESQUEPARAPROPSITOSDELAPLANIFICACINDELPROYECTOSECONSIDERANVERDADER
OS,REALESOCIERTOS.

INTERNOSA LA ORGANIZACIN La demanda de nuestros clientes recurrente

AMBIENTALESOEXTERNOS A LA ORGANIZACIN es La desercin de un cliente nos obliga a cambiar nuestra ruta de distribucin

RESTRICCIONESDELPROYECTO:FACTORESQUELIMITANELRENDIMIENTODELPROYECTO,ELRENDIMIENTODEUNPROCESODE
LPROYECTO,OLASOPCIONESDEPLANIFICACIONDELPROYECTO.PUEDENAPLICARALOSOBJETIVOSDELPROYECTO OALOSRECURSOSQUESEEMPLEANENELPROYECTO.

INTERNOSA LA ORGANIZACIN La ruta de los choferes no est planificada

AMBIENTALESOEXTERNOS A LA ORGANIZACIN El cliente requiere ms o menos galones de gas despus de haberse realizado la orden

La carga de un cliente a veces varia por El cliente espera hasta ltimo da para cancelar decisin de el mismo. sus deudas(se le un crdito de 3 das)

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PRINCIPALESRIESGOSDELPROYECTO
Los costos del proyecto no deben exceder al presupuesto presentado en la propuesta. Los informes mensuales no son aprobados, retrasndose el pago del servicio. La capacidad de nuestro proveedor de Gas

PRINCIPALESOPORTUNIDADESDELPROYECTO
El desarrollo del proyecto permite ofrecer el Sistema a otras empresas afines

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SCOPE STATEMENT

Proyecto
Sistema de Gestin de Despacho, Facturacin y Control de Transporte de GLP

Gerente del Proyecto Gerkes Beltran, Carlos

Fecha Mircoles, 23 de Febrero del 2011 Sponsor


Gerente del rea de Distribucin

Definicin

RepsolGas es un rea perteneciente a la empresa espaola Repsol, cuyas reas estn divididas en subsidiarias as como RYCOPESA, que es un rea cuya funcin es la de abastecer y vender GLP a distintos distribuidores, este rea se encarga de envasar GLP en balones domsticos cuyos tamaos son de 5,10 y 45 kilos, tambin es encargada de distribuir el producto a distintos sitios de los clientes y ende emitir una factura para cada cliente.

Descripcin y Alcance del Proyecto

Estos mdulos sern los necesarios para satisfacer las necesidades actuales de RYCOPESA. con la finalidad de utilizar este sistema como herramienta informtica que facilite los procesos actuales y orientndose a mejorarlos. El proyecto busca la integracin de los mdulos mencionados para as obtener reportes adecuados para la toma de decisiones, orientado a un menor tiempo de consultas y as brindarle un valor agregado a IREA S.A.C. Permitir controlar el Stock de Productos. ALCANCE:
Evitar el conflicto interno en el plan de distribucin 8

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Creacion de Un sistema de Comercio electrinico para recibir las ordenes de pedido. Facilitar en tomar cantidades exactas de pedidos por parte de los clientes. Ayudar a crear hojas de ruta para cada transportista El sistema ayudara a facilitar la Distribucion de los Pedidos

Objetivos del Proyecto

Implantar un sistema integrado de Gestin de Despacho, Facturacion y Control de Transporte. Reforzar la capacidad cognoscitiva mediante la utilizacin de las TI. Tener una interfaz sencilla para el usuario en cada uno de sus mdulos. Facilitar el control y seguimiento de los pedidos Evitar modificaciones a ltima hora de los pedidos por parte de los clientes

Principales Entregables

Proyect Chapter Scope Stament Informe de estado del Proyecto Manual de Usuario

Restricciones y Supuestos

El cronograma del tiempo estimado no debe ser superado. La calidad del producto debe satisfacer los requerimientos de todos los Stakeholders.

Organizacin y Procedimientos

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Equipo de Administracin del Proyecto, integrado por:
GERKES BELTRAN,CARLOS BAUTISTA CELARAYAN,DIEGO CARRASCO PEREZ,PABLO TOVAR HERRERA,HAROLD

Autorizaciones Cliente/Usuario rea de Distribucion Responsable Gerente de Distribucion Sponsor RYCOPESA Gerente del Proyecto
Gerkes Beltran, Carlos

WBS DEL PROYECTO

SISTEMA DE GESTIN DE DESPACHO, FACTURACIN Y CONTROL DE TRANSPORTE DE GLP

PLANIFICACIN DEL PROYECTO

ANLISIS Y DISEO

CONSTRUCCIN

PRUEBAS Y TESTEO

IMPLEMENTACIN

PLAN DEL PROYECTO

ANALISIS DE REQUERIMIENTOS

CONSTRUCCION DE INTERFACES GRAFICAS

PRUEBASDE FUNCIONAMIENTO Prueba de Caja Negra Prueba de Caja Blanca

MANUALES MANUAL DE USUARIO MANUAL DE INSTALACION

INFORME DE ESTADO DEL PROYECTO

DISEO DE INTERFACES GRAFICAS INTERFAZ INTERNO INTERFAZ PARA EL CLIENTE CODIFICACION ENTREGA DEL SISTEMA

CIERRE DEL PROYECTO

REPORTES E INDICADORES PARA JEFES DEL AREA

CAPACITACION AL PERSONAL

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GESTION DE TRANSPORTE, FACTURACION Y DESPACHO DE GLP DICCIONARIO DEL WBS


PLANIFICACIN DEL PROYECTO Documento formalmente aprobado que define cmo se ejecuta, supervisa y controla un proyecto. Puede ser resumido o detallado y estar compuesto por uno o ms planes de gestin subsidiarios y otros documentos de planificacin Consiste en dar informe a los involucrados como se encuentra el proyecto respecto al cronograma, si se est con retraso, adelanto o estamos en el tiempo. Permite cerrar formalmente el proyecto, ello ocurre cuando se logran los objetivos o debido a su cancelacin. ANLISIS Y DISEO Anlisis de requerimientos En el presente se obtienen los requerimientos de los stakeholders con la necesidad de identificar sus necesidades, expectativas y lo que ellos esperan del proyecto. Se elabora el diseo de las interfaces, tanto la interfaz interna como la interfaz para el usuario. CONSTRUCCIN Construccin de interfaces grficas Se procede a construir las interfaces, teniendo en cuenta que debe ser de fcil uso ya que ellas son el medio de comunicacin entre el usuario y la computadora. Se genera el programa utilizando un lenguaje de programacin y utilizando los resultados de los anlisis anteriores. Se generan los reportes que sern un reflejo actual de cmo se va realizando el proyecto evaluando su eficiencia y eficacia, estos reportes e indicadores llegarn a los jefes de rea. PRUEBAS Y TESTEO 11

Plan de Proyecto

Informe de estado del proyecto

Cierre del proyecto

Diseo de interfaces grficas

Codificacin

Reportes e indicadores para jefes del rea

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Permite verificar la calidad del producto software y/o encontrar posibles fallos en la implementacin del mismo. Para ello efectuamos pruebas de caja blanca y negra. IMPLEMENTACIN anual del usuario que le permitir al usuario final tener un documento de consulta y apoyo, tambin se construye el manual de instalacin que informar paso a paso como se debe realizar la instalacin del sistema. Se entrega el sistema, dando inicio a la instalacin del mismo, para as efectuar su puesta en marcha. Establece un plan de trabajo para ver como se capacitar al personal que estar en contacto directo con el software que ha sido implementado en la empresa.

Pruebas de funcionamiento

Manuales

Entrega del sistema

Capacitacin al personal

ORGANIGRAMA DEL PROYECTO

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GESTION DE TRANSPORTE, FACTURACION Y DESPACHO DE GLP DESPIECE DE ACTIVIDADES

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GESTION DE TRANSPORTE, FACTURACION Y DESPACHO DE GLP SECUENCIACION DE ACTIVIDADES


Secuenciacin 1 2 3 4 Actividad 1.1.1 Confirmar equipo del proyecto 1.1.2 Agendar reuniones de trabajo 1.2.1 Designar responsable del informe de estado del proyecto 2.1.2 Designar equipo para realizar las encuestas 2.1.3 Establecer fechas de encuestas 2.1.1 2.1.4 2.1.5 2.1.7 2.1.6 Elaborar encuestas para los stakeholders Llevar a cabo las encuestas Recibir requerimientos Determinar los requerimientos Evaluar y clasificar los requerimientos

5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

1.2.2 Elaborar informe de estado del proyecto 1.2.3 Entregar el informe a los responsables 2.2.1 Designar equipo de trabajo encargado para el diseo de las interfaces 2.2.2 Disear interfaces por mdulo 2.2.3 Revisar el diseo de las interfaces 2.2.4 Entregar el diseo de las interfaces 3.1.1Designar personal encargado de la construccin de interfaces grficas 3.1.2Adquirir equipos para la construccin de interfaces licencias de los programas a utilizar. 3.1.3Desarrollar interfaces por mdulo 3.1.4Revisar interfaces 3.2.1Designar personal encargado de codificar 3.2.2Adquirir equipos para la codificacin y licencias de los programas a utilizar. 3.2.3Desarrollo por mdulos 3.2.4Codificar procesos y funciones 3.2.5Revisar validaciones 3.2.6Entregar mdulo 3.3.1Designar equipo de trabajo encargado de la elaboracin de reportes 4.1.1Designar equipo de trabajo para realizar las pruebas de funcionamiento 4.1.2Realizar pruebas de caja negra en mdulos 4.1.4Realizar pruebas de caja blanca en mdulos 16 y

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GESTION DE TRANSPORTE, FACTURACION Y DESPACHO DE GLP


25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 4.1.3Reportar errores de entrada y salida 4.1.5Reportar errores de cdigo 4.1.6Derivar errores al responsable del mdulo 4.1.7Elaborar informe de subsanacin 4.1.8Entregar informe a los encargados 4.1.9Cumplir y desarrollar el informe de subsanacin 3.3.2Elaborar reportes por cada mdulo 3.3.3Revisar reportes por cada mdulo 3.3.4Realizar reuniones para hablar acerca de los reportes e indicadores obtenidos 1.3.1 Agendar reunin sobre el cierre del proyecto 1.3.2 Elaborar informe de Performance del Proyecto 1.3.3 Establecer las mtricas del proyecto 1.3.4 Elaborar el acta de aceptacin del proyecto 1.3.5 Revisar los informes presentados 1.3.6 Elaborar el archivo final del proyecto 5.1.1Designar responsable para el desarrollo de manuales 5.2.1Designar encargado para instalar el sistema 5.1.2Formular el manual de usuario y de instalacin 5.2.2Instalar el sistema 5.2.3Configurar el sistema 5.1.3Realizar correcciones de los manuales 5.1.4Entregar los manuales a los usuarios 5.3.1Coordinar con las dems reas para establecer el cronograma de capacitacin 5.3.2Designar personal a dictar la capacitacin 5.3.3Realizar la capacitacin

39 40 41 42 43 44 45

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GESTION DE TRANSPORTE, FACTURACION Y DESPACHO DE GLP CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

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GESTION DE TRANSPORTE, FACTURACION Y DESPACHO DE GLP ESTIMACION DE COSTOS


Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Costos / Mes Costos Integrantes S/. 6,824.0 S/. 5,608.0 S/. 9,676.0 S/. 6,212.0 S/. 5,720.0 S/. 6,332.0 Costos Administrativos S/. 2,500.0 S/. 2,500.0 S/. 2,500.0 S/. 2,500.0 S/. 2,500.0 S/. 2,500.0 Costos Equipos S/. 1,500.0 S/. 1,500.0 S/. 1,500.0 S/. 1,500.0 S/. 1,500.0 S/. 1,500.0 Costos Software S/. 1,500.0 S/. 1,500.0 S/. 1,500.0 S/. 1,500.0 S/. 1,500.0 S/. 1,500.0 Costo Total Acumulado S/. 12,324.0 S/. 23,432.0 S/. 38,608.0 S/. 50,320.0 S/. 61,540.0 S/. 73,372.0

Costo Total Acumulado


Costo Total Acumulado, Junio, S/. 73,372.0 Costo Total Acumulado, Mayo, Costo Total S/. 61,540.0 Acumulado, Abril, S/. 50,320.0 Costo Total Acumulado, Marzo, S/. 38,608.0 Costo Total Acumulado, Costo Total Febrero, S/. Acumulado, Enero, 23,432.0 S/. 12,324.0

Enero

Febrero

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GESTION DE TRANSPORTE, FACTURACION Y DESPACHO DE GLP


2 das 1 da 1 da 2 das 1 da 1 da 1 da 1 da 0.5 das 0.5 das 1 da 1 da 1 da 0.5 das 1 da 1 da 1 da 4 das 31/05/2012 15:00 04/06/2012 15:00 05/06/2012 15:00 06/06/2012 15:00 08/06/2012 15:00 08/06/2012 15:00 08/06/2012 15:00 08/06/2012 15:00 06/06/2012 15:00 06/06/2012 15:00 06/06/2012 15:00 11/06/2012 15:00 12/06/2012 15:00 13/06/2012 15:00 14/06/2012 09:00 15/06/2012 09:00 18/06/2012 09:00 19/06/2012 09:00 04/06/2012 13:00 05/06/2012 13:00 06/06/2012 13:00 08/06/2012 13:00 11/06/2012 13:00 11/06/2012 13:00 11/06/2012 13:00 11/06/2012 13:00 06/06/2012 19:00 06/06/2012 19:00 07/06/2012 13:00 12/06/2012 13:00 13/06/2012 13:00 13/06/2012 19:00 14/06/2012 19:00 15/06/2012 19:00 18/06/2012 19:00 22/06/2012 19:00 Pablo Carrasco Perez Carlos Gerkes,Pablo Carrasco Carlos Gerkes Carlos Gerkes Carlos Gerkes Carlos Gerkes Pablo Carrasco Perez Carlos Gerkes Pablo Carrasco Perez Diego Armando Baustista Diego Armando Baustista Harold Pablo Tovar Herrera Harold Pablo Tovar Herrera Diego Armando Baustista Diego Armando Baustista Carlos Gerkes Carlos Gerkes Pablo Carrasco Perez 2 1 6 8 8 8 16 8 48 33 528 33 264 35 1680

1 1 1 2 2 2 2 4

8 8 8 8 8 8 8 8

8 8 8 16 16 16 16 32

33 35 33 33 30 33 35

264 280 264 528 480 528 560

33 1056 Junio

S/. 6,332.0

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GESTION DE TRANSPORTE, FACTURACION Y DESPACHO DE GLP CUADRO DE COSTOS


Costos Operacionales Nombre Pablo Carrasco Perez
2.1.5 Recibir requerimientos 2.1.7 Determinar los requerimientos 2.1.6 Evaluar y clasificar los requerimientos 2.2.3 Revisar el diseo de las interfaces 3.1.4Revisar interfaces 3.2.5Revisar validaciones 3.2.6Entregar mdulo 4.1.3Reportar errores de entrada y salida 4.1.5Reportar errores de cdigo 3.3.3Revisar reportes por cada mdulo 3.3.4Realizar reuniones para hablar acerca de los reportes e indicadores obtenidos 1.3.5 Revisar los informes presentados 5.1.1Designar responsable para el desarrollo de manuales 5.3.3Realizar la capacitacin

Horas Trabajo 300 horas


16 horas 64 horas 32 horas 40 horas 16 horas 24 horas 16 horas 8 horas 16 horas 16 horas 8 horas 8 horas 4 horas 32 horas

Costo x Hora
S/. 33.0

Costo Costo Total Detallado


S/. 9,900.0 S/. 528.0 S/. 2,112.0 S/. 1,056.0 S/. 1,320.0 S/. 528.0 S/. 792.0 S/. 528.0 S/. 264.0 S/. 528.0 S/. 528.0 S/. 264.0 S/. 264.0 S/. 132.0 S/. 1,056.0

Diego Armando Baustista


2.1.4 Llevar a cabo las encuestas 2.2.2 Disear interfaces por mdulo 3.2.3Desarrollo por mdulos 4.1.2Realizar pruebas de caja negra en mdulos 3.3.2Elaborar reportes por cada mdulo 5.2.1Designar encargado para instalar el sistema 5.1.2Formular el manual de usuario y de instalacin 5.1.3Realizar correcciones de los manuales 5.1.4Entregar los manuales a los usuarios

264 horas
8 horas 104 horas 80 horas 24 horas 24 horas 4 horas 8 horas 4 horas 8 horas

S/. 33.0 S/. 264.0 S/. 3,432.0 S/. 2,640.0 S/. 792.0 S/. 792.0 S/. 132.0 S/. 264.0 S/. 132.0 S/. 264.0 S/. 30.0 S/. 2,880.0 S/. 4,800.0 S/. 720.0 S/. 240.0 S/. 240.0 S/. 240.0 S/. 120.0 S/. 240.0 S/. 240.0 S/. 35.0 S/. 1,960.0 S/. 280.0 S/. 280.0 S/. 280.0 S/. 280.0 S/. 840.0 S/. 560.0 S/. 280.0 S/. 280.0 S/. 560.0 S/. 280.0 S/. 1,400.0 S/. 280.0 S/. 1,400.0 S/. 280.0 S/. 280.0 S/. 280.0 S/. 280.0 S/. 560.0 S/. 280.0 S/. 280.0 S/. 280.0 S/. 280.0 S/. 280.0

S/. 8,712.0

Harold Pablo Tovar Herrera


3.1.3Desarrollar interfaces por mdulo 3.2.4Codificar procesos y funciones 4.1.4Realizar pruebas de caja blanca en mdulos 4.1.6Derivar errores al responsable del mdulo 4.1.7Elaborar informe de subsanacin 4.1.8Entregar informe a los encargados 4.1.9Cumplir y desarrollar el informe de subsanacin 5.2.2Instalar el sistema 5.2.3Configurar el sistema

324 horas
96 horas 160 horas 24 horas 8 horas 8 horas 8 horas 4 horas 8 horas 8 horas

S/. 9,720.0

Carlos Gerkes
1.1.1 Confirmar equipo del proyecto 1.1.2 Agendar reuniones de trabajo 1.2.1 Designar responsable del informe de estado del proyecto 2.1.2 Designar equipo para realizar las encuestas 2.1.3 Establecer fechas de encuestas 2.1.1 Elaborar encuestas para los stakeholders 1.2.2 Elaborar informe de estado del proyecto 1.2.3 Entregar el informe a los responsables 2.2.1 Designar equipo de trabajo encargado para el diseo de las interfaces 2.2.4 Entregar el diseo de las interfaces 3.1.1Designar personal encargado de la construccin de interfaces grficas 3.1.2Adquirir equipos para la construccin de interfaces y licencias de los programas a utilizar. 3.2.1Designar personal encargado de codificar 3.2.2Adquirir equipos para la codificacin y licencias de los programas a utilizar. 3.3.1Designar equipo de trabajo encargado de la elaboracin de reportes 4.1.1Designar equipo de trabajo para realizar las pruebas de funcionamiento 3.3.4Realizar reuniones para hablar acerca de los reportes e indicadores obtenidos 1.3.1 Agendar reunin sobre el cierre del proyecto 1.3.2 Elaborar informe de Performance del Proyecto 1.3.3 Establecer las mtricas del proyecto 1.3.4 Elaborar el acta de aceptacin del proyecto 1.3.6 Elaborar el archivo final del proyecto 5.3.1Coordinar con las dems reas para establecer el cronograma de capacitacin 5.3.2Designar personal a dictar la capacitacin

344 horas
56 horas 8 horas 8 horas 8 horas 8 horas 24 horas 16 horas 8 horas 8 horas 16 horas 8 horas 40 horas 8 horas 40 horas 8 horas 8 horas 8 horas 8 horas 16 horas 8 horas 8 horas 8 horas 8 horas 8 horas

S/. 12,040.0

Costos Administrativos
Materiales Administrativos 6 Meses S/. 2,500.0 S/. 15,000.0

Costos Hardware
Laptos (Dell i7 2.7 Ghz - 2 GB Ram) 4 Equipos S/. 2,250.0 S/. 9,000.0

Costos Software
Entordo de Desarrollo y Motor de Base de Datos Licencias S/. 9,000.0 S/. 9,000.0 S/. 73,372.0

Costo Total General

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GESTION DE TRANSPORTE, FACTURACION Y DESPACHO DE GLP


CONTROL DE VERSIONES
Versin 1.0 Hecha por Analista I Revisada por Analista II Aprobada por Lid. Proy. Fecha 08-02-2012 Motivo Versin original

PLAN DE GESTION DE LA CALIDAD


NOMBRE DEL PROYECTO
Gestin de Transporte, Facturacin y Despacho de GLP.

SIGLAS DEL PROYECTO


GTFDGLP

POLITICA DE CALIDAD DEL PROYECTO


Este proyecto debe culminar dentro del tiempo y el presupuesto planificados, y tambin debe cumplir con los requisitos de calidad de REPSOL, es obtener un buen nivel de satisfaccin por parte de los usuarios.

LINEA BASE DE CALIDAD DEL PROYECTO


Factor de Calidad relevante Satisfaccin de los principales usuarios Objetivo de calidad Nivel de satisfaccin >= 4 Mtrica a utilizar Nivel de Satisfaccin= Promedio entre 1a5 Frecuencia y momento de medicin Frecuencia, una encuesta por cada semana. Medicin, al da siguiente de la encuesta Frecuencia y momento de reporte Frecuencia, una vez por cada semana Reporte, al da siguiente de la medicin

PLAN DE MEJORA DE PROCESOS


Cada vez que se deba mejorar un proceso se seguirn los siguientes pasos: 1. Delimitar el proceso 2. Determinar la oportunidad de mejora 3. Tomar informacin sobre el proceso 4. Analizar la informacin levantada 5. Definir las acciones correctivas para mejorar el proceso 6. Aplicar las acciones correctivas 7. Verificar si las acciones correctivas han sido efectivas 8. Estandarizar las mejoras logradas para hacerlas parte del proceso

MATRIZ DE ACTIVIDAD DE CALIDAD


Paquete de trabajo

PLAN DEL PROYECTO INFORME DE ESTADO DEL PROYECTO CIERRE DEL

Estndar o norma de calidad aplicable Metodologa PMI Formato exigido por REPSOL Informe exigido por

Actividades de prevencin Revisin Revisin Revisin

Actividades de Control Aprobado por REPSOL Aprobado por REPSOL Aprobado por REPSOL

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GESTION DE TRANSPORTE, FACTURACION Y DESPACHO DE GLP


PROYECTO ANALISIS DE REQUERIMIENTOS INTERFAZ INTERNO
empresa consultora Metodologa PMI Formato exigido por empresa consultora Procedimiento Revisin Revisin Aprobado por REPSOL Aprobado por REPSOL

Revisin Aprobado por REPSOL INTERFAZ PARA EL CLIENTE Procedimiento Revisin Aprobado por REPSOL CONSTRUCCION DE INTERFACES GRAFICAS Procedimiento Revisin Aprobado por REPSOL CODIFICACION Revisin REPORTES E INDICADORES PARA JEFES DEL AREA Revisin Aprobado por REPSOL Prueba de Caja Negra Revisin Aprobado por REPSOL Prueba de Caja Blanca Revisin MANUAL DE USUARIO Revisin MANUAL DE INSTALACION Revisin Aprobado por REPSOL ENTREGA DEL SISTEMA Aprobado por REPSOL CAPACITACION AL PERSONAL ROLES PARA LA GESTION DE LA CALIDAD Objetivos del rol: Responsable ejecutivo y final por la calidad del proyecto Funciones del rol: Revisar, aprobar, y tomar acciones correctivas para mejorar la calidad Reporta a: Directorio Supervisa a: Lder del proyecto Objetivos del rol: Gestionar operativamente la calidad Funciones del rol: Revisar estndares, revisar entregables, aceptar entregables o disponer su reproceso, deliberar para generar acciones correctivas, aplicar acciones correctivas Niveles de autoridad : Exigir cumplimiento de entregables a los analistas y programador Supervisa a: Equipo de Proyecto Objetivos del rol: Elaborar los entregables con la calidad requerida y segn estndares Funciones del rol : Elaborar los entregables Niveles de autoridad: Aplicar los recursos que se le han asignado Reporta a: Project Manager Supervisa a:

Rol Nro. 1 Gerente de rea y Distribucin de REPSOL

Rol Nro 2. Lder del proyecto

Rol Nro 3. Miembros del equipo del proyecto

ORGANIZACIN PARA LA CALIDAD DEL PROYECTO 24

GESTION DE TRANSPORTE, FACTURACION Y DESPACHO DE GLP

PROCESOS DE GESTION DE LA CALIDAD


El aseguramiento de calidad se har monitoreando continuamente la perfomance del trabajo y los resultados del control de calidad. De esta manera se descubrir tempranamente cualquier necesidad de auditoria de procesos, o de mejora de procesos Los resultados se formalizarn como solicitudes de cambio y/o acciones correctivas/preventivas Asimismo se verificar que dichas solicitudes de cambio, y/o acciones correctivas/preventivas se hayan ejecutado y hayan sido efectivas El control de calidad se ejecutara revisando los entregables para ver si estn conformes o no Los resultados de estas mediciones se consolidarn y se enviarn al proceso de aseguramiento de calidad Asimismo en este proceso se har la medicin de las mtricas y se informarn al proceso de aseguramiento de calidad Los entregables que han sido reprocesados se volvern a revisar para verificar si ya se han vuelto conformes Para los defectos detectados se tratar de detectar las causas races de los defectos para eliminar las fuentes del error, los resultados y conclusiones se formalizarn como solicitudes de cambio y/o acciones correctivas/preventivas Cada vez que se requiera mejorar un proceso se seguir lo siguiente: 1. Delimitar el proceso 2. Determinar la oportunidad de mejora 3. Tomar informacin sobre el proceso 4. Analizar la informacin levantada 5. Definir las acciones correctivas para mejorar el proceso 6. Aplicar las acciones correctivas 7. Verificar si las acciones correctivas han sido efectivas 8. Estandarizar las mejoras logradas para hacerlas parte del proceso

ENFOQUE DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

ENFOQUE DE CONTROL DE LA CALIDAD

ENFOQUE DE MEJORA DE PROCESOS

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GESTION DE TRANSPORTE, FACTURACION Y DESPACHO DE GLP


CONTROL DE VERSIONES Versin 1.0 Hecha por Analista I Revisada por Analista II Aprobada por Lid. Proy. Fecha 10-02-2012 Motivo Versin original

MATRIZ DE COMUNICACIONES
NOMBRE DEL PROYECTO Gestin de Transporte, Facturacin y Despacho de GLP. SIGLAS DEL PROYECTO GTFDGLP

Informacin

Contenido

Formato

Nivel de detalle Medio

Responsable de comunicar Lder del proyecto

Grupo receptor Coordinador RYCOPESA Coordinador RYCOPESA, equipo de trabajo Coordinador RYCOPESA, equipo de trabajo Coordinador RYCOPESA,

Metodologa Documento digital (DF) va correo electrnico Documento digital (DF) va correo electrnico Documento impreso Documento impreso

Frecuencia de Comunicacin

Cdigo de elementos 0.1.1 Project Charter

Inicio del proyecto

Datos y comunicacin sobre el inicio del proyecto Planificacin detallada del proyecto: Alcance, Tiempo, Costo, Calidad, RRHH comunicaciones y Riesgos Estado actual, progreso del proyecto, pronostico de tiempo y costo. Problemas y pendientes Datos y comunicacin sobre el cierre del proyecto

Project Charter

Una sola vez

Planificacin del proyecto

Plan del Proyecto

Muy alto

Lder del proyecto

Una sola vez

0.2 Plan del Proyecto 0.3 Informe de estado del proyecto 0.5 Cierre del proyecto

Estado del proyecto Cierre del proyecto

Informe de performance Cierre del proyecto

Alto

Lder del proyecto Lder del proyecto

Semanal

Medio

Semanal

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equipo de trabajo Requerimientos funcionales del sistema Anlisis de los requisitos, casos de uso del negocio, casos de uso del sistema levantamiento de informacin, entrevistas Especificaciones de diseo, base de datos, diagrama de clases, respaldo y restauracin de informacin Clases desarrollada y cdigo fuente del sistema Documento tcnico Lder del proyecto Coordinador RYCOPESA, equipo de trabajo Coordinador RYCOPESA, equipo de trabajo Coordinador RYCOPESA, equipo de trabajo Coordinador RYCOPESA, equipo de trabajo Coordinador RYCOPESA, equipo de trabajo Documento impreso

Alto

Semanal

Del 1.1 al 1.4

Prototipo del sistema

Documento tcnico

Alto

Lder del proyecto

Documento impreso

Semanal

Del 2.1al 2.4

Fuentes del sistema Informe de las pruebas del sistema Informe de implementacin

Documento tcnico

Alto

Lder del proyecto

Documento impreso

Semanal

3.1 Fuentes del sistema

Ocurrencias presentadas, resultado, encuesta

Documento tcnico

Alto

Lder del proyecto

Documento impreso

Semanal

4.1 al 4.3

Informe de capacitacin, manual de sistema

Documento tcnico

Alto

Lder del proyecto

Documento impreso

Semanal

5.1 al 5.3

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GESTION DE TRANSPORTE, FACTURACION Y DESPACHO DE GLP


MATRIZ DE ROLEZ Y RESPONSABILIDADES
Persona(s) LIDER DEL PROYECTO.(LIDER PROY) Roles Controlador Planificador Administrador Lider Responsabilidades Determinar las necesidades del cliente y utilizar todo su equipo de trabajo para satisfacerlas. Efectuar los Anlisis de Riesgos del proyecto y elaborar los planes de respuesta correspondientes. Verificar y Aprobar los documentos de entregables del desarrollo del producto, para dar inicio a otra fase, adems Decide sobre los entregables del producto y sobre planes y programas del proyecto. Verificar y Aprobar los manuales hechos por los responsables. Ejecutar el proyecto. Controlar el proyecto. Gestionar los recursos del proyecto. Solucionar problemas y superar los obstculos del proyecto. Evala y revisa los entregables del desarrollo del producto. Elaborar el Registro de Stakeholders. Elaborar el Plan de Proyecto. Aprobar Construccin de interfaces. Elaborar el Informe de Performance del Proyecto. Realizar la Reunin y generar las actas. 28

GESTION DE TRANSPORTE, FACTURACION Y DESPACHO DE GLP


Aprobar cambios en la gestin del proyecto Aprobar el Informe de Cierre del proyecto Aprobar Pruebas de funcionamiento del Sistema. Responsable del informe de estado del proyecto. Responsable del Informe de Cierre del proyecto Analizar los requerimientos del proyecto. Analizar interfaces internas Pruebas de testeo en caja negra Ayudar en la planificacin del proyecto. Verifican el Informe de Anlisis Costo Beneficio. Elaborar manual de uso del proyecto Verificar y aprobar el anlisis de requerimientos. Elaborar los reportes e indicadores para el jefe del rea del proyecto. Revisar el manual de instalacin del proyecto. Capacitar al personal del rea donde se ejecutar el proyecto. Participar en la entrega del proyecto. Gestionar la Base de datos. Suministrar la informacin necesaria al Project Manager y a los involucrados en el proyecto. Participa en el plan del proyecto Participa en el informe 29

Analista1(ANA1)

Analista proyecto Capacitador Elaborador manual. Elaborador reportes indicadores. Colaborador general.

del de

de de

Analista2 (ANA2)

Analista de Informacin. Gestor de calidad. Administrador de base de datos. Elaborador de manual de instalacin del producto.

GESTION DE TRANSPORTE, FACTURACION Y DESPACHO DE GLP


de estado del proyecto. Participa en el anlisis de requerimientos. Controlar los documentos del Sistema de Gestin de Calidad. Participa en la entrega del sistema. Participa en la capacitacin del personal para el uso del sistema. Elaborar y verificar la interfaz para el cliente. Elaborar los datos de prueba para comprobar la calidad de los programas, individualmente y en su conjunto. Revisar los manuales de usuario. Elaborar el manual de instalacin del proyecto. Construir la codificacin del sistema. Actualizar el sistema operativo, y configurar los cambios. Instalar y configurar el nuevo hardware y softw are. Agregar, borrar y modificar informacin de las cuentas de usuarios, restablecer contraseas, etc. Realizar copias de seguridad Responder consultas tcnicas. Responsable de la seguridad Participa en el plan del proyecto. Participa en el informe de estado del proyecto. Participa en la interfaz para el cliente. 30

Programador(PROG) Administrador de cuentas. Soporte tcnico. Asesor a los miembros del rea de distribucin. Administrador de seguridad de informacin.

GESTION DE TRANSPORTE, FACTURACION Y DESPACHO DE GLP


Participa en la elaboracin de los manuales. Participa en la elaboracin de pruebas de caja negra y caja blanca. Participa en la entrega del sistema. Participa en la capacitacin del personal del rea donde se instala el sistema. Administracin, configuracin y soporte de cuentas de correo y cuentas de usuarios. Manejo de Firewalls, IDS, IPS y herramientas de seguridad. Administrar Sistemas Operativos varios. Revisar los manuales de usuario. Revisar los manuales de instalacin. Aprueba la capacitacin del personal. Cumplir con los plazos en la entrega de dinero establecidos. Participa en las pruebas y testeo del sistema para ver si el problema tiene algn error y si cumplirn con el plazo establecido para la entrega del sistema.

GR. AREA DISTRIBUCION

Lder Usuario

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GESTION DE TRANSPORTE, FACTURACION Y DESPACHO DE GLP


CONTROL DE VERSIONES
Versin 1.0 Hecha por Analista I Revisada por Analista II Aprobada por Lid. Proy. Fecha 08-02-2012 Motivo Versin original

MATRIZ DE ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES


NOMBRE DEL PROYECTO
Gestin de Transporte, Facturacin y Despacho de GLP.

SIGLAS DEL PROYECTO


GTFDGLP

ENTREGABLES

LIDER PROY

CONSULTORA ANA 1 ANA 2

ROLES REPSOL PROG GR. GENERAL (RYCOPESA)

JEF.AREA DE DISTRIBUCION

PLANIFICACIN DEL PROYECTO PLAN DEL PROYECTO INFORME DE ESTADO DEL PROYECTO CIERRE DEL PROYECTO ANLISIS Y DISEO ANALISIS DE REQUERIMIENTOS DISEO DE INTERFACES GRAFICAS INTERFAZ INTERNO INTERFAZ PARA EL CLIENTE CONSTRUCCIN CONSTRUCCION DE INTERFACES GRAFICAS CODIFICACION REPORTES E INDICADORES PARA JEFES DEL AREA PRUEBAS Y TESTEO PRUEBASDE FUNCIONAMIENTO Prueba de Caja Negra Prueba de Caja Blanca IMPLEMENTACIN MANUALES MANUAL DE USUARIO MANUAL DE INSTALACION ENTREGA DEL SISTEMA CAPACITACION AL PERSONAL

R R A A A A A A

P R R R R

P P P P P R

P P P

A A A

P P P P

P P R

R P

P V P

A A

R P

P R

P P

P P

A A R V

R V P R

V R P P

P P P P A

P P P A

Cdigo de Responsabilidades: R: Responsable A: Aprueba P: Participa V: Revisa

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GESTION DE TRANSPORTE, FACTURACION Y DESPACHO DE GLP


RBS (RiskBreakDownStructures):

Riesgos del Proyecto

Tcnico

Gestin y Organizacin

Externo

Requerimientos

Comunicacin

Usuario

Tecnologa

Estimaciones

Proveedores

Calidad

Dependencias del proyecto

Seguridad

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GESTION DE TRANSPORTE, FACTURACION Y DESPACHO DE GLP

Tabla de Probabilidades:
Valor 5 Clasificacin Muy alta Definicin El evento se sabe que es casi seguro que ocurra. Probabilidad de ocurrencia mayor al 85%. El evento tiene una posibilidad alta de ocurrencia. Probabilidad de ocurrencia entre el 60% y 85%. Es posible que ocurra el evento con una frecuencia regular. Su probabilidad de ocurrencia est entre el 40% y 60%. El evento puede ocurrir, pero no es muy frecuente. Probabilidad de ocurrencia entre el 15% y 40%. El evento no ocurre nunca o casi nunca. Su probabilidad de ocurrencia es menor al 15%.

Alta

Media

Baja

Muy baja

Tabla de Impacto:
Valor 5 Clasificacin Muy alta Definicin El impacto del riesgo es tremendamente perjudicial para el proyecto. El impacto del riesgo tiene daos serios para el desarrollo del proyecto. El impacto del riesgo tiene un dao moderado al desarrollo del proyecto. El impacto del riesgo no tiene un dao como para retrasar el 2 Baja desarrollo del proyecto. El impacto en el costo y en el calendario es menor.

Alta

Media

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GESTION DE TRANSPORTE, FACTURACION Y DESPACHO DE GLP


El impacto del riesgo puede ser manejado durante el desarrollo del proyecto. El impacto en el costo y en el calendario es casi nulo.

Muy baja

Clasificacin de Riesgos Exposicin al Riesgo:

Clasificacin de riesgos Requerimientos Tecnologa

Cdigo 001 002 003

Riesgo Elaboracin excesiva de los requerimientos Nuevas tecnologas Baja calidad del producto Baja supervisin del proyecto Falta de actualizacin del firewall Comunicacin del equipo de trabajo inexistente Estimaciones ineficientes Falta de apoyo poltico del producto Personal no asimila adecuadamente la capacitacin Servicios de conserjera inexistentes

P 2 1 2 3 2 3 4 2

I 4 3 3 4 3 5 4 4

E 8 3 6 12 6 15 16 8

Calidad 004 Seguridad Comunicacin Estimaciones Dependencias del Proyecto Usuario 005 006 007 008

009

Proveedores

010

Donde: P: Probabilidad I: Impacto E: Exposicin

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GESTION DE TRANSPORTE, FACTURACION Y DESPACHO DE GLP


Matriz de Probabilidad e Impacto:

Muy alta 5 007

Alta 4 PROBABILIDAD 010

Media 3

004

006

Baja 2 009

003, 005

001, 008

Muy baja 1

002

MATRIZ DE PROBABILIDAD - IMPACTO

Muy baja 1

Baja 2

Media 3 IMPACTO

Alta 4

Muy alta 5

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GESTION DE TRANSPORTE, FACTURACION Y DESPACHO DE GLP

Priorizacin de Riesgos:
Cdigo 007 006 004 010 001 008 003 005 002 009 Riesgo Estimaciones ineficientes Comunicacin del equipo de trabajo inexistente Baja supervisin del proyecto Servicios de conserjera inexistentes Elaboracin excesiva de los requerimientos Falta de apoyo poltico del producto Baja calidad del producto Falta de actualizacin del firewall Nuevas tecnologas Personal no asimila adecuadamente la capacitacin Probabilidad (P) 4 3 3 3 2 2 2 2 1 1 Impacto (I) 4 5 4 3 4 4 3 3 3 2 Exposicin (E=PxI) 16 15 12 9 8 8 6 6 3 3

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GESTION DE TRANSPORTE, FACTURACION Y DESPACHO DE GLP


Planes de Contingencias:
Cdigo del riesgo Amenaza / Oportunidad Descripcin del riesgo Causa Raz Trigger o Mensaje de Alerta o Conversaciones Entregables afectados Probabilidad total por impacto Tipo de Riesgo Responsable del riesgo Respuesta planificada Tipo de respuesta Plan de contingencia

R007

Amenaza

Estimaciones ineficientes

Desfases en el cronograma de actividades

Proyecto completo

Alto

Lder y Responsable

Reunin de Contingencia y levantar un Acta

Mitigar

Analizar y Definir cuales son la causas del desfase, si son del tipo humano o tcnico.

R006

Amenaza

Comunicacin del equipo de trabajo ineficiente

Lneas de comunicacin inexistentes

Conversaciones / consultas

Proyecto completo

Media

Lder y Responsables

Reunin de Contingencia y levantar un Acta

Eliminar

Definir ptimas lneas de comunicacin; digitales o escritas. Identificar las tareas por el nivel de supervisin y definirlos nuevamente de acuerdo al avance del proyecto. Realizar procesos de control (Checklist). Todas las experiencias deben estar documentadas para disminuir la dependencia. Este determinado en una base de datos los requerimientos funcionales del sistema, los requerimientos no funcionales y los diseos.

R004

Amenaza

Baja supervisin del proyecto

Tareas no supervisadas adecuadamente

Conversaciones / consultas

Proyecto completo

Media

Lder y Responsables

Reunin de Contingencia y levantar un Acta

Evitar

R010

Amenaza

Servicios de Conserjera Inexistentes

Inexperiencia para gestionar y/o planificar actividades particulares Redundancias en el desarrollo del proyecto de software

Conversaciones / consultas

Proyecto completo

Media

Lder y Responsables

Reunin de Contingencia y levantar un Acta

Evitar

R001

Amenaza

Elaboracin excesiva de los requerimientos

Conversaciones / consultas

Informe de Anlisis y Programacin

Media

Lder y Responsables

Reunin de Contingencia y levantar un Acta

Evitar

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GESTION DE TRANSPORTE, FACTURACION Y DESPACHO DE GLP


CONCLUSIONES DEL PROYECTO
El siguiente proyecto demuestra cmo preparar una documentacin que sustente y abarque todos los posibles mecanismos de control, planificacin y gestin de proyectos, cuya finalidad est determinada por la culminacin satisfactoria del proyecto bajo los estndares del PMBOK Guide; nuestro entregable nos demuestra que teniendo en cuenta estos criterios podemos claramente guiarnos, organizarnos y dirigirnos a metas que nos hagan sentir bien, demostrando as mucha creatividad y perseverancia para culminar nuestros proyectos; claramente est que esta obra facilitara de una manera significativa la GESTION DEL TRANSPORTE, FACTURACIN Y DESPACHO DE GLP en la empresa RYCOPESA de REPSOL.

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