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Fluxo enxuto de informao: um novo conceito

Ana Carolina Greef; Maria do Carmo Duarte Freitas

Fluxo enxuto de informao: um novo conceito


Ana Carolina Greef Pesquisadora em Fluxos de Informao, Gesto da Informao e Mentalidade Enxuta, com projeto de investigao em gerenciamento e avaliao de Fluxos de Informao em sistemas de Gesto de Processos de Negcio Maria do Carmo Duarte Freitas Investigadora do Grupo de Pesquisa em Cincia, Informao e Tecnologia na UFPR, com projetos de pesquisa em processos de gerao, disseminao de inovaes tecnolgicas nas atividades de produo de bens e servios de informao

A informao representa um valor que, entregue em conformidade s demandas de seus usurios/clientes, gera inovao, inteligncia e competitividade. Os conceitos de qualidade da informao, aplicados ao seu fluxo, quando gerenciado pelas organizaes, agilizam processos decisrios. A mentalidade enxuta (lean thinking), aplicada em ambientes organizacionais, identifica o valor esperado pelos mesmos clientes/usurios e incentiva a gerao de padres em processos produtivos, a eliminao de falhas e a melhoria contnua. Este artigo resulta de pesquisa exploratria e bibliogrfica, com objetivo de oferecer parmetros para qualificao da gesto e da operao de fluxos informacionais, com base em critrios oriundos do lean thinking. Para tanto, apresenta um conceito de Fluxo Enxuto de Informao (FEI), concebido e analisado criticamente diante do referencial terico em Cincia da Informao e mentalidade enxuta. Novos elementos tericos, de uso potencial pelo profissional da informao, so oriundos da pesquisa, cuja contribuio incentiva discusses cientificas sobre aplicaes de ambas as reas gesto organizacional, no que tange avaliao de fluxos informacionais. Palavras-chave: Fluxo enxuto de informao; Critrios de qualidade; Mentalidade enxuta; Avaliao de fluxo de informao.

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Lean information flow: a new concept


Information represents a value delivered in accordance to demands of its customers generating innovation, competitiveness and intelligence. The quality of information flow managed in organizations makes their decision-making processes easier. When applied in organizations lean thinking identifies the expected value of customers, creates patterns in manufacturing processes, eliminates failures and improves processes continuously. This article results from exploratory research which provides parameters for qualification of the management and the operation of information flows, that are based on criteria derived from the lean thinking. It presents a concept of Lean Information Flow, designed and analyzed according to the theoretical framework in Information Science and lean thinking. The research brings about new theoretical elements of potential use by information professionals and presents as contribution a scientific basis for discussions regarding the evaluation of information flow. .Keywords: Lean Information flow; Quality criteria; Lean thinking; Information flow evaluation. Recebido em 20.03.2011 Aceito em 25.01.2012

1 Introduo
A partir da dcada de 1990, no Brasil, mercados passaram a atender exigncias de customizao de produtos/servios por parte dos clientes e a concorrer globalmente. Formou-se um fluxo informacional crescentemente intenso em organizaes, classificado por Wurman (2005) e Mattos (2010), respectivamente, como ansiedade e avalanche de informao, cujas demandas j no eram facilmente atendidas pelos meios disponveis. Sordi (2008) afirma que o valor das informaes, nesse contexto, precisa estar explcito e traduzido em fatores, como relevncia, utilidade, clareza, objetividade, contextualizao. Mattos (2010) alerta que deficincias quanto aos mesmos geram novas demandas, contedos e comunicaes desnecessrios, cujo tempo de produo diminui aquele disponvel para soluo de outros problemas. Hicks (2007) observa que gerir informaes e aperfeio-las constantemente, em organizaes, beneficia operaes de todas as reas e agrega a elas eficincia, competitividade e responsabilidade. Nesse

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sentido, a qualidade do desempenho organizacional relacionada a dos fluxos de recursos que perpassam o contexto: quando aderentes e sinrgicos ao ambiente em questo, contribuem para o alcance de objetivos operacionais, tticos e estratgicos (FARIAS, 2007). Para tanto, cabe Gesto da Informao desenvolver solues criativas e de custobenefcio correspondente ao investimento disponibilizado por seus usurios; planejar polticas de uso e manuteno destas; e organizar e aprimorar fluxos informacionais. O carter estratgico da informao exige dos ambientes em que est inserida a postura de aperfeioar processos internos, para que demandas de usurios sejam atendidas em plenitude. A manuteno do valor gerado nesse processo representa uma premissa da mentalidade enxuta, junto identificao de onde gerado em fluxos produtivos, ao aprimoramento de processos para sua entrega aos clientes/usurios e eliminao de atividades que geram desperdcios (WOMACK; JONES, 2003). Roedel (2006) sugere o aperfeioamento como resposta a duas questes: quanta informao se perde devido a rudos da comunicao e quanto conhecimento perdido por causa da primeira. Em complemento, Hicks (2007) sugere que a mentalidade enxuta oferece gesto de fluxo informacional, solues centradas na melhoria constante e na agregao de valor. Inexiste correspondncia explcita entre a mentalidade enxuta e a Gesto da Informao e, especialmente quanto gesto e avaliao de fluxos informacionais, a mesma explorada de forma incipiente na literatura do Sculo XXI. Partindo do pressuposto de que o lean thinking representa um aliado em potencial ao tema, relata-se, neste artigo, a investigao a respeito das caractersticas que qualificam como enxutos (lean) os fluxos de informao.

2 Fluxo de informao: definies


Como produto ou como insumo, a informao precisa fluir ininterruptamente pelo ambiente em que se encontra (MACHADO; TOLEDO, 2008), impulsionando seu desenvolvimento interno e externo quando adquirida, tratada, interpretada e utilizada estrategicamente, com postura inovadora (MCGEE; PRUSAK, 1994). Fluxo, em essncia, representa a srie de tarefas inerentes ao desenvolvimento e comunicao de determinado produto/servio, permeando a organizao e ciclos contnuos de avaliao (MACHADO; TOLEDO, 2008). Jamil (2001, p. 165) denomina fluxo informacional a transmisso de dados ou conjunto de dados atravs de unidades administrativas [...], organizaes e profissionais, [...] para algum que delas necessitam, cujo caminho diversificado e sem limites. Compreender a conjuntura dos fluxos de informao depende de delinear seu conceito: sequncia de eventos desde a gerao da 39

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informao, por parte do emissor, at sua captao/assimilao/aceitao pelo receptor, gerando saberes individuais e coletivos (BARRETO, 1998); elemento integrador de cadeias produtivas que, se precrio, origina falhas (JACOSKI, 2005); processo disseminador de informaes que media a comunicao (ALTSSIMO, 2009). As definies culminam nos elementos citados por Barreto (1998) e Altssimo (2009): subsdio tomada de deciso, viabilizao de diagnsticos de demandas e oportunidades de melhoria. Apesar dos benefcios citados pela literatura, nos ambientes em que se encontram, fluxos de informao so vulnerveis gerao de adversidades diretas e indiretas (OLIVEIRA, 2002). Na medida em que ocorrem e que a atividade correspondente ao problema no culmina na gerao de conhecimento, observam-se condies, como: a) redundncia da informao e consequente aumento de custo de desenvolvimento e/ou insero da mesma em veculos de comunicao; inconsistncia de informaes obtidas de fontes diversas; fragmentao da informao comunicada entre setores da organizao (BEAL, 2008); b) barreiras de comunicao, diminuindo sua eficincia, por parte tanto do emissor (esforos para cumprir seu papel) quanto do usurio (esforos para real utilizao da informao); Dificuldade em aceitar riscos associados a novas formas de fazer fluir a informao no ambiente; Tentativas de aumentar o fluxo de informao que prejudicam sua objetividade ideal (FREIRE, 2006); c) desorganizao do fluxo e decorrente ineficincia (LE COADIC, 1996 apud ALTISSIMO, 2009); e d) informao desqualificada e desordenada; m distribuio das tarefas entre colaboradores (CANOVA; PICCHI, 2009). Essas condies comprometem o desempenho e o alcance de objetivos no mbito organizacional, por meio da informao, pois: aumentam custos de operao, dificultam a comunicao e a interao entre indivduos e departamentos, prejudicam a compreenso do papel estratgico da informao e de atividades correlatas. Para evitar tais adversidades, faz-se necessrio diagnosticar o estado atual dos fluxos informacionais em questo.

3 Diagnstico e representao
O diagnstico de fluxos informacionais essencial para o reconhecimento de sua eficincia, de gargalos decorrentes da falta desta e para sua adequao necessidade dos interessados (JACOSKI, 2005). Oliveira (2002) apresenta o fluxograma como principal veculo de sua traduo em uma sequncia visvel de aes, que representa grfica, racional, clara e logicamente: rotinas e procedimentos ligados tramitao de documentos, insumos de entrada, processamentos e
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recursos de sada, emitentes e receptores envolvidos. A representao tem como objetivos, conforme o autor (OLIVEIRA, 2002, p. 257): a) padronizar a representao de mtodos e processos administrativos; b) agilizar a descrio, leitura e entendimento dos mesmos; c) viabilizar a identificao rpida de prioridades; d) possibilitar diferentes graus de anlise dos mtodos e processos; e e) evidenciar falhas e deficincias no processo retratado. Alm de representar uma fotografia do estado corrente do processo, o fluxograma agiliza o desenvolvimento de solues para desperdcios ali desenhados, conforme Machado e Toledo (2008). Torna-se possvel, portanto, eliminar etapas suprfluas no fluxo, associar aquelas de natureza similar e diminuir o percurso de informaes e demais recursos. A transparncia na sistematizao do fluxo informacional em seu ambiente nativo viabiliza uma gesto presente e lcida do mesmo, baseada em conhecimento, no dimensionamento de recursos e na comunicao por mdias ideais (JAMIL, 2001).

4 Gesto e qualidade do fluxo de informao


A gesto citada por Jamil (2001), classificada por Santana e Santos (2004) como fonte de sobrevivncia, diante da necessidade de controlar, incrementar e utilizar competitivamente a informao, no que tange eficincia em processos, acessibilidade de insumos para o conhecimento e capacidade de interpret-los. Logo caracterstica do fluxo de informao o fornecimento aos seus interessados, de ativos valiosos tomada de deciso com suas devidas oportunidades, temporalidade, estrutura e suficincia (VAITSMAN, 2001). O estabelecimento desse cenrio depende da postura dos nveis organizacionais, visto que, conforme Jamil (2001), so responsveis por operacionalizar as aes de: a) criao/gerao da informao que dever ser utilizada; b) armazenamento/guarda da informao a ser transferida no fluxo; c) definio da informao tramitada com peculiaridades da demanda; d) processamento/recepo da informao comunicada via fluxo, sendo facultativa a sequncia lgica de interpretao e

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de armazenamento da informao, descartada se contrria demanda; e) distribuio efetiva do fluxo informacional; f) segurana quanto a acesso/reproduo do contedo do fluxo; g) testes e auditoria quanto qualidade da informao; e destruio devido quebra de sigilo. Essas atividades so facilitadas por meio de fatores ambientais, como os citados por McGee e Prusak (1994) e Roedel (2006): a) contar com a participao de todos os interessados; b) criar polticas que transpaream o interesse da alta gerncia e o tornem acessvel e praticvel pelos demais nveis da organizao; c) oferecer respaldo ao seu fluxo na prpria cultura organizacional, tornando acessvel e estimulando sua comunicao; d) definir os campos de interesse por informaes; e) definir aquelas mantidas internamente e adquiridas de fontes externas; f) identificar estratgias para estabelecimento de suas origens; g) eliminar o rudo a ela inerente; h) eliminar informao indesejada e desnecessria; i) aperfeioar sua adaptabilidade s demandas existentes; e j) aprimorar modelos para seu compartilhamento. Cabe observar o valor da informao inerente a esses fatores, quando Farias (2007) ressalta a necessidade de qualific-la conforme critrios que representam um estado ideal de fluxo. Desse modo, evitamse erros e prejuzos operacionais, bem como decises incorretas no ambiente em questo. Os principais critrios para tanto, listados pela literatura, so sumarizados no Quadro 1: Quadro 1 Critrios de qualidade da informao
Critrio Abrangncia / Escopo Acurcia / Veracidade Confiabilidade Confidencialidade / Privacidade Existncia Contextualizao Identidade Definio Capacidade, da informao, de ser suficiente para solucionar o problema Carter legtimo e verdadeiro da informao, passveis de verificao Grau em que a informao torna-se justificvel e passvel de conferncia Manuteno do sigilo de informaes de carter particular e/ou estratgico, associada confiana quanto ao compartilhamento Unio dos estados tcito e explcito da informao Caractersticas da informao que a tornam atrativa e agregam significado a ela, em relao a seu pblico-alvo Nomenclatura e rotulao da informao para que seja identificada

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Definio Grau em que a informao rara, no percebida ou disponibilizada como estratgica no ambiente em que se encontra Originalidade Medida em que a informao gerada pela primeira vez Pertinncia / Medida em que a informao atende demandas e decises a serem Agregao de valor tomadas, e contribui de forma especial para as mesmas Audincia Grau em que a informao acessada e permanece de interesse Aceitao Informao que reflete a necessidade Amplitude Alcance e foco da informao, no ambiente interno e/ou externo Apresentao / Mdia Formato e mdia utilizados para apresentar e/ou apresentar a informao Clareza Grau de facilidade de compreenso da informao Conciso Apresentao somente da informao necessria para o problema ou situao em questo Desempenho Relatividade da informao ao desempenho do ambiente Detalhamento Grau de mincia contido na informao de que se trata Frequncia (de uso) Capacidade da informao de ser utilizada vrias vezes Ordem Organizao da informao conforme um esquema predefinido Relevncia Coerncia/Coeso da informao em relao ao problema Preciso Informao livre de erros Integridade Informao incorruptvel Atualidade / Perodo / Vnculo da informao com a realidade em que se insere; sua capacidade Temporalidade de refletir estados anterior, atual e futuro do ambiente Disponibilidade / Informao disponvel queles que dela necessitam, no momento ideal Prontido para atender demanda Fonte: Adaptado de Silva (2003); Sordi (2008).

Critrio Ineditismo / Raridade

A qualidade da informao em fluxo deriva da compreenso, do controle, da verificao e da manuteno dos critrios apresentados no Quadro 2, em quaisquer ambientes, quando aplicados em conformidade ao ciclo de vida da informao e aos fatores facilitadores apontados por McGee e Prusak (1994) e Roedel (2006). Segundo Silva (2003), o investimento e a manuteno da qualidade, como parte da cultura organizacional, asseguram validade e utilidade dos dados, informaes e conhecimentos inerentes ao mesmo contexto.

5 Mentalidade enxuta (lean thinking)


Oriundo da gesto da produo e do sistema Toyota de organizao industrial, o conceito enxuto foi apresentado comunidade cientfica em 1990, em obra de James Womack e Daniel Jones. A proposta transformou o processo produtivo em um fluxo de atividades transformadoras e no transformadoras, sobrepondo a tradicional converso de insumos em produtos (ROCHA et al., 2004). A mentalidade enxuta (lean thinking) foi concebida em 1996, decorrente do novo paradigma industrial e como norte para modelos de negcio, sendo que: Prov um meio de especificar valor, sequenciar de maneira otimizada as aes de gerao de valor, conduzi-las sem interrupo quando so requisitadas e realiz-las com crescente efetividade. Em suma, o lean thinking [...subsidia...] a realizao de cada vez mais, com cada vez menos. (WOMACK; JONES, 2003, p. 15, traduo nossa).

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Cinco princpios norteiam a concepo plena da mentalidade enxuta, a partir do conceito de Womack e Jones: a) valor: definido pelo cliente/usurio final em forma de um produto ou servio especfico que atende e soluciona a demanda ou problema. contrrio ao desperdcio, sintoma de problemas no ambiente produtivo, cujas causas devem ser averiguadas e tratadas (PICCHI, 2001; WOMACK; JONES, 2003, traduo nossa); b) cadeia de valor: conjunto de aes requeridas para mover um bem/servio em processos de resoluo de problemas, gesto da informao e transformao fsica em produto. A anlise da cadeia composta por essas aes evidencia atividades que efetivamente geram valor, no geram valor e so inevitveis, no geram valor e precisam ser imediatamente eliminadas (WOMACK; JONES, 2003, traduo nossa); c) fluxo: refere-se ao carter constante assumido pelo processo produtivo, exigindo tanto o seu controle quanto a estruturao do modelo mental associado (WOMACK; JONES, 2003, traduo nossa). Integra design, pedido e produto em um nico ciclo contnuo, de modo a eliminar custos, maximizar a expectativa e sua resposta (PICCHI, 2001); d) puxar: realizao das tarefas de produo apenas mediante apresentao da demanda pelo produto/servio por parte do cliente (PICCHI, 2001); e perfeio: busca contnua da aproximao entre o bem/servio criado e a necessidade do mercado. A agilidade no mapeamento de problemas e sua soluo, tambm em nveis de baixa hierarquia, so citadas por Picchi (2001), como exemplos de elementos inerentes perfeio na mentalidade enxuta.

6 Gesto lean
Neste incio de sculo XXI, a gesto organizacional requer viso sistmica, relacionamento de informaes de diversas origens para tomada de deciso, qualidade de produtos/processos e gesto de colaboradores. O desafio de torn-la enxuta extrapola os princpios base do lean, utilizando-se daqueles relacionados ao planejamento e ao controle de recursos operacionais (da produo) e gerenciais (pessoas e informaes). Todos estes itens geram um contexto para a gesto lean, devidamente de acordo cultura da mentalidade enxuta. O Quadro 2 sintetiza as quatorze premissas de Liker (2005) para uma gesto enxuta, categorizadas quanto relao com gesto da

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qualidade (GQ), gesto da produo (GP), gesto de pessoas (GPe), gesto da informao (GI), tomada de deciso (TD) temas a serem administrados; e relacionadas aos princpios do lean thinking valor (V), cadeia de valor (CV), fluxo (F), produo puxada (PP) e perfeio (P). Dependncias mtuas entre o gerenciamento na mentalidade enxuta e a implementao desta ltima so observveis nas intersees, respectivamente, entre linhas e colunas do Quadro 2: Quadro 2 Princpios lean e de gesto
LEAN THINKING 1.1.1.1 V R PREMISSAS DE GESTO Basear as decises administrativas em uma filosofia de longo prazo, mesmo que em detrimento de metas financeiras de curto prazo Criar um fluxo de processo contnuo para trazer os problemas tona Usar sistemas puxados para evitar a superproduo Nivelar a carga de trabalho Construir uma cultura de parar e resolver problemas, para obter a qualidade desejada logo na primeira tentativa Tarefas padronizadas so a base da melhoria contnua e da capacitao dos funcionrios Utilizar controle visual para que nenhum problema fique oculto Utilizar somente tecnologia confivel e plenamente testada que atenda aos funcionrios e processos Desenvolver lderes que compreendam completamente o trabalho, vivam a filosofia e ensinem os outros Desenvolver pessoas e equipes excepcionais que sigam a filosofia da empresa Respeitar sua rede de parceiros e de fornecedores, desafiando-os e ajudando-os a melhorar Ver por si mesmo para compreender completamente a situao Tomar decises lentamente por consenso, considerando completamente todas as opes; implement-las com rapidez Tornar-se uma organizao de aprendizagem pela reflexo incansvel e pela melhoria contnua F 1.1.1.2 V P P P T D G Q G P G G P I e CATEGORIAS

Fonte: adaptado de Womack e Jones (2003); Liker (2005).

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No primeiro item do Quadro, l-se que decises administrativas so baseadas no longo prazo, fator relacionado perfeio e tomada de deciso, em essncia. A leitura sucessiva dos demais itens esclarece como um ambiente gerenciado de maneira enxuta e permite concluir que a filosofia lean interfere alm da produo em contextos de indstria, comrcio e servios. Logo, deve representar um elemento cultural, que parte do comprometimento da alta administrao e da sensibilizao dos demais interessados, enquanto influenciadores do sucesso da iniciativa no ambiente organizacional (LIKER, 2005). Como decorrncia, fluxos enxutos de produo so planejados para minimizar desperdcios, inclusive de tempo na tomada de deciso. Observando-se as correlaes existentes no Quadro, nota-se que a informao insumo direto nesse processo decisrio, at ento, permanece dissociada da maioria das caractersticas lean. Acredita-se que tal cenrio se deve ausncia de conceitos e elementos claros de interseo entre informao e mentalidade enxuta.

7 Procedimentos metodolgicos
Este artigo relata os resultados de uma pesquisa de carter exploratrio, por desenvolver e transformar conceitos e aplicar a comparao entre teorias (GIL, 2009), que se props a oferecer parmetros para qualificao de fluxos de informao, com apoio em critrios oriundos da mentalidade enxuta. A proposta partiu da investigao do que poderia caracterizar um fluxo enxuto de informao, mantendo a leitura como procedimento de investigao. Nesse mbito, foram analisadas as principais publicaes nacionais e internacionais relativas ao lean thinking citadas em teses, dissertaes, artigos e livros consagrados sobre o tema e qualidade da informao. A literatura de referncia em lean mostrou ignorar o que concerne informao e sua gesto em quaisquer ambientes, atendo-se a aspectos produtivos, como sequncia de atividades e distribuio de materiais. J a literatura da Cincia da Informao, pouco busca relaes com a engenharia, no que tange a seus objetos de estudo. A inexistncia de aspectos em comum, testados cientificamente entre ambas as reas, reforou a necessidade de estudos a respeito da avaliao de fluxos informacionais e sua relao com conceitos como de valor, fluxo, cadeia de valor, puxar, perfeio, oriundos da produo e considerados de uso potencial pelos profissionais da informao. Extraiu-se, ento, da literatura reunida para a pesquisa, conceitos e caractersticas lean, a serem correlacionadas aos critrios de qualidade informacional (Quadro 2), nas etapas seguintes dos procedimentos. Partiu-se para a categorizao das caractersticas selecionadas, como operacionais (atividades, sua sequncia e sua realizao), gerenciais

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(anlise, planejamento, e tomada de deciso) ou ambos, conforme a pertinncia de sua estrutura. No passo seguinte, recortaram-se os principais elementos das teorias lean thinking e qualidade da informao -, sendo estruturados, respectivamente, como linhas e colunas de um quadro. A leitura cruzada dos elementos permitiu a anlise da compatibilidade entre os componentes de ambas as teorias, partindo da questo norteadora: Quando se trata da caracterstica C da mentalidade enxuta, pode-se tambm estar tratando do critrio Q de qualidade da informao considerada a definio deste ltimo?. A verificao da resposta culminou em somatrio do nmero de critrios de qualidade informacional relacionados a cada caracterstica lean, sendo aquelas com maior nmero de correlaes com os referidos critrios, bases para o conceito de Fluxo Enxuto de Informao (FEI). Por fim, a referncia das caractersticas quanto operao e/ou ao gerenciamento de fluxo informacional permitiu a atribuio de um foco (gerencial, operacional, ou ambos) ao FEI.

8 Fluxo enxuto de informao (FEI)


As correlaes entre critrios qualificadores de fluxos informacionais sob a tica da Cincia da Informao e as 17 caractersticas inerentes mentalidade enxuta, identificadas na literatura, so apresentados nos Quadros 3, 4 e 5. Os Quadros referem-se, respectivamente, s caractersticas relativas a atividades operacionais (5 de 17), gerenciais (7 de 17) e ambas simultaneamente (5 de 17). A leitura dos Quadros demonstra as correlaes identificadas durante a anlise conceitual de ambas as vertentes tericas, por exemplo, no Quadro 3: o fluxo, de sua criao entrega da informao ao usurio, ou tem seu fluxo produtivo/de criao, representado visualmente, facilitando a efetiva observao das situaes. Quando se trata desta caracterstica sob a tica da qualidade da informao, trata-se, tambm, de abrangncia/escopo; acurcia/veracidade; confiabilidade; contextualizao; pertinncia / agregao de valor; aceitao; apresentao / mdia e detalhamento desse recurso. Quadro 3 Relao entre critrios de qualidade da informao e caractersticas Lean operacionalizao de fluxos de informao
O fluxo de criao entrega da informao ao usurio: , ou tem seu fluxo produtivo/de criao, representado visualmente, facilitando a efetiva observao das situaes Obedece comunicao clara Critrios de qualidade da informao relacionados caracterstica lean Abrangncia / Escopo; Acurcia / Veracidade; Confiabilidade; Contextualizao; Pertinncia / Agregao de valor; Aceitao Apresentao / Mdia; Detalhamento Identidade; Apresentao / Mdia; Clareza; Detalhamento; Conciso; Ordem Total de critrios relacionados 8

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Conta com um processo e mtodo(s) definido(s) e padronizado(s) Sequencia, de maneira otimizada, as atividades de gerao de valor sistematizado de modo a permitir a anlise distinta dos fluxos de produto e de trabalho Fonte: As Autoras (2010)

Confiabilidade; Identidade; Apresentao / Mdia; Clareza; Ordem Identidade; Apresentao / Mdia; Clareza; Ordem Ordem

5 4 1

O Quadro 4, por sua vez, contm as correlaes entre as caractersticas da mentalidade enxuta identificadas na literatura e classificadas como relativas gesto do fluxo de informao: Quadro 4 Relao entre critrios de qualidade da informao e caractersticas Lean gesto do fluxo de informao
O fluxo de criao entrega da informao ao usurio: Especifica o valor, e onde gerado, em relao ao produto, suas funes, preo e interesse do(s) cliente(s) Critrios de qualidade da Total de informao relacionados critrios caracterstica lean relacionados Abrangncia / Escopo; Acurcia / 16 Veracidade; Confiabilidade; Clareza; Confidencialidade / Privacidade; Disponibilidade / Prontido; Existncia; Preciso; Contextualizao; Ineditismo / Raridade; Relevncia; Audincia; Originalidade; Pertinncia / Agregao de valor; Aceitao; Integridade Abrangncia / Escopo; Atualidade / 10 Perodo / Temporalidade; Confiabilidade; Contextualizao; Identidade; Pertinncia / Agregao de valor; Amplitude; Apresentao / Mdia; Clareza; Detalhamento; Ordem Pertinncia / Agregao de valor; 8 Apresentao / Mdia; Clareza; Conciso; Detalhamento; Preciso; Ordem; Relevncia Atualidade / Perodo / Temporalidade; 8 Existncia; Contextualizao; Pertinncia / Agregao de valor; Amplitude; Detalhamento; Relevncia; Integridade Confiabilidade; Pertinncia / 4 Agregao de valor; Audincia; Ordem 4 2

Incentiva uma viso que extrapola os limites dos processos organizacionais, diferenciando ciclos interno e externo

Incentiva o questionamento dos mtodos tradicionais de execuo de tarefas, oferecendo bases para implementao da melhoria contnua Permite a compreenso de seu estado atual e o planejamento de seu estado futuro, visando melhoria

Mantm a agregao de valor como uma constante, conduzindo suas atividades com crescente efetividade Mantm as decises a ele inerentes Acurcia / Veracidade; Aceitao; fundamentadas na experincia, evitando seu Confiabilidade; Existncia embasamento em opinies e suposies Abrange o fluxo de valor que acompanha Abrangncia / Escopo; Identidade cada ciclo de informao ao longo do processo Fonte: As Autoras (2010).

O Quadro 5, enfim, apresenta as correlaes tericas entre caractersticas lean relativas tanto gesto quanto operacionalizao do fluxo de informao e respectivos totais de critrios de qualidade relacionados:

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Quadro 5 relao entre critrios de qualidade da informao e caractersticas Lean gesto e operao de fluxo informacional
Critrios de qualidade da Total de informao relacionados critrios caracterstica lean relacionados Aplica antdotos para o desperdcio, Atualidade / Perodo / Temporalidade; 13 inclusive quanto a equipamentos e mdias, e Disponibilidade / Prontido; Existncia; conta com meios para obter feedback Ineditismo / Raridade; Originalidade; quanto s aes de converso do Pertinncia / Agregao de valor; desperdcio em valor Apresentao; Clareza; Preciso; Conciso; Relevncia; Detalhamento; Ordem operacionalizado e gerido de maneira Acurcia / Veracidade; Confiabilidade; 6 confivel Confidencialidade / Privacidade; Existncia; Identidade; Integridade Permite a previso de falhas e a Apresentao / Mdia; Clareza; 6 identificao da causa de problemas e Conciso; Detalhamento; Preciso; respectivas solues na produo e/ou Ordem gerenciamento operacionalizado e gerido de maneira Acurcia / Veracidade; Integridade; 5 transparente Confiabilidade; Confidencialidade / Privacidade; Identidade gerenciado e executado de modo a Atualidade / Perodo / Temporalidade; 2 diminuir o trabalho empurrado (antecipado Disponibilidade / Prontido indevidamente) e eliminar a estocagem Fonte: As Autoras (2010). O fluxo de criao entrega da informao ao usurio:

A incidncia das correlaes demonstradas nos Quadros aponta que as reas analisadas, durante a pesquisa, efetivamente tm aspectos de interseo, representando um campo potencial de estudos na Cincia da Informao, no sentido de eliminar fronteiras com novas reas do conhecimento, por exemplo, a engenharia. O nmero de correlaes apresentadas em cada Quadro demonstra que as caractersticas do lean thinking entram em consonncia com os critrios de qualidade da informao na seguinte ordem de quantificao de ocorrncias quanto: a) clareza, ordem, apresentao/mdia e confiabilidade da informao (8 ocorrncias no total), sendo apresentada ao cliente/usurio, desprovida de erros de comunicao ou formato e cujos problemas e respectivas causas tm a identificao facilitada. Destes critrios, somente a confiabilidade relacionada em maioria a elementos de gesto do fluxo informacional, sendo os demais, prioritariamente relativos operacionalizao deste; b) ao detalhamento, pertinncia/agregao de valor e identidade da informao em fluxo (7 ocorrncias), quando se trata de atender demandas de usurios em meio s atividades deste ltimo. Destes critrios, somente a identidade tem reflexo principalmente na vertente operacional da relao

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entre lean e qualidade da informao, sendo os demais, relacionados em maioria gesto de fluxos desse recurso; c) acurcia/veracidade e existncia da informao, no que tange confiana por parte dos usurios em relao s atividades realizadas no fluxo informacional (5 ocorrncias). Tais critrios referem-se essencialmente gesto do fluxo informacional, da qual parte a definio do valor que o perpassa; d) abrangncia/escopo, contextualizao, relevncia, conciso, atualidade/perodo/temporalidade, preciso e integridade da informao (4 ocorrncias). Estas relaes se referem localizao da informao em fluxo no tempo, contexto e valor necessrios eliminao de desperdcios em atividades da sequncia. Priorizam elementos gerenciais, como diagnstico, planejamento e avaliao do fluxo, frente s operaes deste; e e) confidencialidade/privacidade, disponibilidade/prontido e aceitao da informao por parte de seus interessados (3 ocorrncias), sua audincia, originalidade, ineditismo/raridade e amplitude (2 ocorrncias). Somente a ltima sucede em igual frequncia entre caractersticas concernentes gerncia e operacionalizao do FEI, tendo os demais critrios, maior incidncia junto primeira categoria. As caractersticas lean ignoram o desempenho e a frequncia de uso da informao nas relaes estabelecidas pela pesquisa, elementos que dependem da utilizao propriamente dita dessa subsequente ao fluxo de informao em si. Entre as correlaes estabelecidas, 24 so elencadas na vertente operacional de caractersticas da mentalidade enxuta e, portanto, dos fluxos informacionais, 52 para a gerencial, e 32, para ambas simultaneamente. Logo, comparando-se os resultados da anlise de cada categoria, verifica-se que os elementos contemplados na pesquisa priorizam a gesto do principal valor inerente ao objeto de estudo: a informao. Observa-se uma preocupao em diagnosticar seu estado, definir objetivos de sua existncia, planejar aes para cumpri-los e monitor-las. As diferenas atribudas a cada critrio de qualidade da informao por parte da gesto e da operao dos fluxos, diante da somatria das correlaes, denotam complementaridade entre ambas as vertentes. Surge, assim, o pressuposto de que o planejamento e a gesto dos referidos fluxos, quando em conformidade aos princpios lean, naturalmente impedem e/ou diminuem a incidncia de desperdcios em fluxos informacionais. Obedecendo a ambas as vertentes, os fluxos de informao atendem ao conceito oriundo desta pesquisa, que considera os

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componentes lean mais presentes nas correlaes identificadas e respectivos critrios de qualidade informacional: representao visual e comunicao clara (concernentes a diagnstico e monitoramento); mtodos definidos e padronizados (denotando planejamento e padro de produtos e processos); e remediao de desperdcios. Portanto, um Fluxo Enxuto de Informao preza o diagnstico, o planejamento e o monitoramento de seus componentes, a contnua melhoria, a eliminao do desperdcio de recursos, mantendo a informao como principal valor, pertinente a demandas e contextos, clara, organizada, confivel, dotada de identidade, apresentada e detalhada de modo inteligvel e cujas atividades relacionadas obedecem a um padro. Complementam o conceito as correlaes identificadas na pesquisa com menor incidncia, entre mentalidade enxuta e qualidade da informao, portanto: a) permite a seus interessados compreender seu estado atual e planejar estados futuros, conforme mudanas inerentes ao valor esperado; b) gerido e executado de maneira transparente e fundamentada na experincia, garantindo a acurcia/veracidade da informao e, consequentemente, sua existncia e contextualizao; c) define a abrangncia ou o escopo e a conciso informacionais conforme a demanda, preocupando-se em garantir atualidade, preciso, relevncia e integridade desse recurso diante das atividades que o envolvem; d) apresenta, tambm, de maneira transparente, aes baseadas na confidencialidade/privacidade, originalidade e ineditismo da informao conforme seu grau de importncia; e) tem a informao disponvel e pronta para uso a partir do estabelecimento da demanda, mantendo sua aceitao, audincia e evitando a estocagem; e f) permite a compreenso da amplitude da informao em fluxo, ao distinguir fluxos de trabalho e de produto, bem como os atores internos e externos ao contexto que neles atuam. Os fatores contemplados no conceito e nas caractersticas complementares do FEI se aplicam informao em fluxo, a seu suporte, s tarefas realizadas em relao a ambos e a demais recursos envolvidos. Para que o FEI seja plenamente incorporado ao ambiente que o almeja preciso, ainda, considerar aspectos contextuais, que determinam a adequao da cultura do ambiente a premissas lean de qualidade informacional: a) estrutura de trabalho que integra colaboradores;

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b) administrao horizontal do ambiente; c) integrao e padronizao de expectativas, procedimentos, rituais, cargos, regulamentos e prioridades, quanto necessidade de reforar, guiar e orientar o melhor comportamento; d) incentivo disciplina; e) capacidade de reao rpida contra negligncia, irresponsabilidade e problemas relacionados disciplina; f) aproveitamento de oportunidades de aumentar o domnio sobre reas de exerccio, desde que com a devida qualificao; e g) utilizao de toda estrutura fsica e tecnolgica. O conceito, aqui proposto, passvel de aplicao, mediante o mapeamento de fluxos de informao em quaisquer ambientes, permitindo a verificao da expectativa de seus clientes e usurios e da forma pela qual so atendidas por meio do fluxo.

9 Consideraes finais
Ambientes nos quais a informao flui tm, em meios para avaliar esse processo, instrumentos de definio de melhores prticas e oportunidades de incremento de suas atividades, inclusive quanto ao uso de sua equipe de colaboradores, de tempo, estruturais, financeiros. As Oportunidades de desenvolvimento nesses ambientes zelam pela qualidade do valor entregue a seus clientes e usurios, agregam a si mesmos o autoconhecimento, que habilita a utilizar a informao para desenvolver-se interna e externamente. Como decorrncias, a propriedade e a agilidade na tomada de deciso; a inovao em processos, produtos e servios e a competitividade em relao a concorrentes criam espaos de aprendizagem. medida que fluxos de informao so compreendidos e tornados enxutos, a adequao destes ao valor esperado por seus interessados viabiliza o planejamento da realidade de todos os componentes do ambiente em questo, de maneira integrada. Mudanas culturais esto intrnsecas a essa conjuntura e tornam-se eficazes, quando da aplicao de uma srie de mecanismos para administrar informaes, como o Gerenciamento Eletrnico de Documentos, polticas e sistemas aderentes s estratgias e estruturas de dados, bancos de dados e mecanismos de minerao, gesto de projetos e do prprio conhecimento inerente aos processos. A pesquisa originou parmetros qualificadores do objeto de estudo em quaisquer contextos, fundamentadas na literatura, sob o vis terico, bem como a demonstrao de que prticas da mentalidade enxuta se aplicam Gesto e, mais especificamente, a fluxos da Informao. O

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carter interdisciplinar da ltima rea , assim, reforado e seu profissional passa a dispor de uma gama de conhecimentos que enriquecem sua atuao na resposta a demandas e soluo de problemas. O estudo e a avaliao de fluxos podem ser realizados pelo profissional da informao, aplicando procedimentos idnticos aos aqui apresentados, conforme a necessidade do ambiente em que est inserido. A principal contribuio cientfica da pesquisa a base para novas discusses a respeito da avaliao de fluxos de informao, deficiente e divergente em termos de publicaes e mtodos.

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