UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA Beg Berkunci 101, 86400 Parit Raja, Batu Pahat, Johor Darul

Takzim.

FAKULTI PENDIDIKAN TEKNIKAL

DBK 1242 PENGURUSAN BENGKEL DAN MAKMAL

TUGASAN KUMPULAN 4

DISEDIAKAN OLEH : RASIDAH BINTI KASSIM MULTAZIMAH BINTI MAT DAUD NOOR HASNIDA BINTI MOHD NAJIB ROIHAN BINTI ROMLI LB070110 LB070111 LB070113 LB070125

DISERAHKAN KEPADA : PN. MIMI MOHAFFYZA BINTI MOHAMAD

ISI KANDUNGAN PERKARA 4.0 4.1 4.2 4.3 Pengenalan Pengurusan Definisi Pengurusan Fungsi Pengurusan Pengurusan Personel 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.3.5 4.4 Proses Penstafan Perancangan Sumber Manusia Bahagian Personel Dasar Pengurusan Personel dalam Organisasi Peranan Pengurusan Personnel Perubahan dan Pekembangan Organisasi 13 15 16 17 17 19 20 23 23 23 24 25 26 MUKA SURAT 4 4 5 8 8 13

Pengurusan Staf 4.4.1 4.4.2 4.4.3 Hierarki Keperluan Manusia Pemilihan Staf Langkah-langkah Pemilihan Staf

4.5

Latihan Staf 4.5.1 4.5.2 4.5.3 4.5.4 4.5.5 Latihan Dan Pembangunan Perbezaan Latihan Dan Pembangunan Objektif Latihan Faedah Program Latihan Prinsip-prinsip latihan

2

4.6

Motivasi 4.6.1 4.6.2 Pengertian Motivasi Teori motivasi Pendekatan dalam memotivasi individu

26 26 26 27 28 29 31 32

4.6.3 4.7 Disiplin

4.7..1 Jenis-jenis Tindakan Disiplin 4.8 Kesimpulan Rujukan

3

BAB 4 PENGURUSAN

4.0 PENGENALAN Amalan pengurusan yang diamalkan oleh pengurusan pada hari ini adalah hasil sumbangan daripada pemikir-pemikir pengurusan pada masa lalu. Idea, konsep dan kaedah yang diketengahkan oleh mereka dapat membantu pengurus menguruskan organisasi mereka dengan lebih cekap dan berkesan dan lebih berdaya saing. Bagaimanapun tidak semua yang dianjurkan oleh pemikir-pemikir tersebut sesuai untuk diamalkan oleh pengurus tetapi pengurus boleh memilih mana-mana teori yang difikirkan dapat membantu dalam meningkatkan keberkesanan organisasi. Juga tidak ada satu teori yang paling baik untuk digunakan bagi setiap keadaan atau situasi. Setiap teori mempunyai kekuatan dan kelemahan mereka sendiri maka, bergantung kepada pengurus bagaimana untuk mengabungkan teori-teori tersebut bagi mendapat satu kaedah yang paling berkesan. 4.1 DEINISI PENGURUSAN
1. Pengurusan adalah seni mencapai kerja melalui manusia (Mary Parker Follet) 2. Proses mencapai matlamat organisasi melalui cara bekerja dengan manusia dan

sumber organisasi lain. (Certo 1997)
3. Proses menyelesaikan sesuatu tugas melalui dan bersama orang lain.

(Institiut

Pengurusan Malaysia)

4.2 FUNGSI PENGURUSAN

4

1. PERANCANGAN
a) Perancangan boleh didefinisikan sebagai satu proses di mana pengurus menentukan

matlamat dan memutuskan apakah tindakan yang paling sesuai yang perlu diambil untuk mencapai matlamat tersebut. b) Menurut Certo (1997), perancangan adalah satu proses menentukan bagaimana sistem pengurusan akan mencapai matlamatnya. Perancangan menentukan bagaimana organisasi mampu menuju kearah yang dikehendaki. c) Menurut penulis Modul PJJ UKM, perancangan merupakan satu aktiviti yang melibatkan perkara seperti menentukan apa matlamat yang hendak dicapai oleh sesuatu organisasi itu, bagaimana cara untuk mencapai matlamat yang ditentukan dan menggunakan kaedah-kaedah yang bersesuaian untuk mencapai matlamat tersebut. 2. PENGORGANISASIAN Terdapat berbagai definisi yang telah digubal oleh penulis-penulis buku tentang pengorganisasian diantaranya: • Stoner dan Wankel (1986): Pengorganisasian merupakan satu proses di mana

aktiviti kerja disusun dan diagihkan kepada sumber tenaga untuk mencapai matlamat dan tujuan sesebuah organisasi. • Jaafar Muhammad (1992): Pengorganisasian ialah penyusunan sumber-sumber organisasi dalam bentuk kesatuan dengan cara yang berkesan agar matlamat dan objektif organisasi yang dirancang dapat dicapai.

5

Gatewood, Taylor dan Farell: Pengorganisasian ialah aktiviti–aktiviti yang terlibat dalam merekabentuk suatu struktur organisasi yang sesuai, memberi tugas kepada pekerja serta membentuk perhubungan-perhubungan yang berguna di antara pekerja-pekerja dan di antara tugas-tugas.

Certo (1997): Fokus utama pengorganisasian adalah menentukan setiap aktiviti – aktiviti yang akan dilakukan oleh sumber manusia dalam organisasi, dan bagaimana sumber-sumber tersebut dapat diselaraskan atau digabungkan dengan cara yang terbaik untuk mencapai objektif organisasi.

3. PENGARAHAN / KEPIMPINAN

1. Satu proses membimbing, mengarah dan mempengaruhi ahli organisasi untuk melaksanakan tugas bagi mencapai matlamat tertentu dengan menjamin ketaatan, kesetiaan dan kepatuhan. 2. Kepimpinan adalah proses pengarahan tingkahlaku orang lain kearah penyempurnaan sesuatu objektif.

4.KOMUNIKASI • Stoner (1995): Komunikasi sebagai suatu proses bagaimana manusia mencuba untuk berkongsi makna melalui penghantaran pesanan yang simbolik. Di sini 3 perkara utama yang ditekankan oleh Stoner adalah:  Komunikasi melibatkan manusia  Komunikasi melibatkan perkongsian maksud  Komunikasi melibatkan simbol.

6

5

PENGAWALAN

Terdapat beberapa definisi yang telah dikenal pasti, di antaranya:

Pengawalan ini boleh didefinisikan sebagai satu proses di mana pengurus memastikan aktiviti yang sebenar ( yang dijalankan) sama sepertimana yang telah dirancangkan dan mengambil tindakan pembetulan bagi memperbaiki kesilapan untuk mencapai objektif yang telah ditetapkan.

Mengikut Robert J Mockler ( 1972 ) kawalan pengurusan adalah suatu usaha yang sistematik untuk menetapkan piawai-piawai prestasi agar selari dengan rancangan matlamat, untuk mereka bentuk sistem Maklum balas.

6

PENSTAFAN

Merupakan satu proses pengambilan dan pemilihan sumber manusia secara berterusan bagi mengisi jawatan-jawatan kosong yang wujud di dalam organisasi. Atau boleh juga kita katakan penstafan merupakan calon-calon yang berkelayakan dan mempunyai kemahiran yang sesuai dengan jawatan yang ditawarkan akibat daripada kekosongan yang wujud umpamanya persaraan, pertukaran, perberhentian, kematian dan sebagainya.

7

PEMBUATAN KEPUTUSAN • Keputusan merupakan pilihan yang dibuat di antara dua ( 2 ) atau lebih alternatif yang ada. • Satu proses mengenalpasti dan memilih alternatif atau tindakan bagi menyelesaikan masalah yang dihadapi.

7

4.3 PENGURUSAN PERSONEL 1. Mendapatkan, mengembangkan dan mendorong sumber manusia supaya organisasi mencapai objektif.
2. Membentuk struktur dan iklim organisasi untuk mewujudkan perpaduan dalam

organisasi. 3. Menggunakan sepenuhnya kemahiran pekerja.
4. Menentukan organisasi mencapai tanggungjawab sosial kepada kakitangan .

4.3.1

PROSES PENSTAFAN

Perancangan Sumber Manusia

Penilaian Pencapaian Kakitangan

Pertukaran Kakitangan

Pengambilan

Latihan & Kemajuan

Penamatan Perkhidmatan

Pemilihan

Induksi & Orientasi

8

4.3.1.1 Perancangan Sumber Manusia Mengikut R Wayne Mondy dan Robert M Noe ( 1986), perancangan sumber manusia adalah proses di mana pengurusan menentukan siapakah atau berapakah pekerja yang perlu diambil dan diisi pada waktu atau masa-masa yang tertentu. Dengan kata lain ianya menemukan manusia dari luar atau dalam organisasi untuk melaksanakan kerjakerja organisasi.
4.3.1.2 Pengambilan

Ianya merupakan proses menarik minat individu yang mempunyai kelayakan tertentu mengisi atau memohon jawatan tertentu yang wujud dalam satu-satu organisasi. Pengambilan juga dikenali dengan rekrumen. Kaedah pengambilan dalaman termasuklah tawaran pekerjaan dan penempatan pekerjaan dari kalangan ahli organisasi itu sendiri. Kaedah pengambilan luaran pula termasuklah; • • • Iklan Agensi pekerjaan Merekrut melalui sekolah, kolej, universiti

4.3.1.3

Pemilihan

Manakala langkah-langkah dalam pemilihan pula adalah; i. • • Menyemak borang permohonan. Untuk mempastikan maklumat yang dinyatakan adalah sama dengan diskripsi yang ditetapkan. Untuk mendapatkan maklumat –maklumat asas mengenai calon tersebut.
9

ii. • •

Temuduga Awal Calon-calon akan ditanya mengenai maklumat asas mengenai calon. Tujuannya melihat kemahiran komunikasi dan juga kesesuaian boleh buat kerja atau tidak.

iii. • • • iv. • • •
v.

Proses Penilaian atau Pengujian Untuk menguji kemahiran atau kelayakan atau IQ yang ada pada calon tersebut. Termasuklah juga ujian kognitif, numerikal dan taakulan. Tujuannya melihat kebolehan individu melakukan kerja. Temuduga Peringkat kedua (dengan Majikan atau Pengurusan Atasan) Ujian pengetahuan pekerjaan berasaskan analisis pekerjaan Tujuan melihat pengetahuan mengenai tugas Ujian membuat tugas Tawaran kerja

• •

diberikan kepada calon-calon yang layak dan berjaya. diberikan setelah menjalani ujian-ujian tertentu seperti ujian kesihatan dan sebagainya.

4.3.1.4 Induksi & Orientasi a. Pepatah menyatakan memulakan sesuatu dengan memuaskan bermakna separuh dari kerja telah dilaksanakan.
b. Gomershall dan Mayers (1996) menyatakan program orientasi yang lemah boleh

merosakkan organisasi dari segi kewangan kerana mengurangkan keberkesanan kerja dan mungkin menjadi sebab ketidakpuasan hati. c. Bertujuan untuk menyesuaikan pekerja baru dengan persekitaran organisasi.

10

d. Dalam program induksi mengandungi; i) Maklumat mengenai organisasi seperti sejarah, perkembangan, polisi, peraturan dan struktur organisasi itu. ii) Memberitahu tanggungjawab pekerja, skop pekerjaan berdasarkan jawatanjawatan yang dipegang dan biasanya dibuat secara persendirian e. Program ini mengambil masa yang sedikit sahaja tetapi sangat penting dibuat untuk pekerja-pekerja. 4.3.1.5 Latihan dan Kemajuan Staf
a. Latihan biasanya diberikan kepada pekerja baru, manakala pembangunan dan

pembaikan pada pekerja lama dalam sesuatu organisasi. b. Tujuan latihan diberikan adalah untuk meningkatkan kemahiran yang sedia ada pada seseorang pekerja untuk menyempurnakan tugas-tugas semasa c. Tujuan pembangunan pula untuk meningkatkan kemahiran pekerja agar dapat digunakan pada masa depan. d. Latihan perlu diberikan kerana teori yang dipelajari tidak sama dengan praktikal, maka latihan yan diberikan ini akan disesuaikan dengan organisasi. e. Pembangunan menyediakan kemahiran tambahan kepada kemahiran yang sedia ada untuk digunakan pada masa hadapan atau jangka panjang. 4.3.1.6 Penilaian Pencapaian Kakitangan a. Merupakan satu sistem format dalam jangkamasa tertentu melihat dan menilai prestasi kerja individu atau kumpulan. b. Proses Penilaian Prestasi temasuklah; ikenalpasti matlamat penilaian prestasi seperti prestasi baik akan dapat ganjaran naik pangkat, bonus dan sebagainya dengan tujuan menilai keberkesanan latihan atau program yang telah diadakan. iiiiikenalkan skop pekerjaan (analisis pekerjaan) memeriksa cara-cara bekerja

11

iv-

penilaian prestasi

bincang penilaian dengan pekerja dan mengambil langkah-langkah tertentu memperbaiki kelemahan dalam pekerjaan

4.3.1.7 Pertukaran a. Pertukaran bermaksud bertukar jawatan atau lokasi manakala pemisahan bermaksud meletak jawatan, bersara atau kematian iaitu keluar dari organisasi tersebut. b. Adanya pemisahan masih lagi wujud hubungan dengan organisasi tersebut tetapi pemisahan menyebabkan tiada lagi kaitan dengan organisasi berkenaan. c. Apabila berlaku pertukaran dalam organisasi maka langkah-langkah awal dalam penstafan akan dilakukan semula dan dengan kata lain proses ini akan berulang dan berterusan selagi organisasi berjalan dalam jangkamasa panjang.

4.3.1.8 Penamatan Pekerja a.Penamatan pekerja merujuk kepada tindakan seseorang pekerja keluar dari organisasi kerana meletak jawatan, bersara atau sakit.

12

4.3.2 BAHAGIAN PERSONEL

Unit Pengambilan Kakitangan

Unit Latihan Unit Kewangan

Bhg. Personel
Unit Perhubungan Buruh

Perkhidmatan Kakitangan

4..3.3.

DASAR PENGURUSAN PERSONAL DALAM ORGSANISASI Dasar perlu dibentuk untuk keseimbangan dan kebaikan sebuah pihak

dalam sesebuah organisasi. Dasar ini dibentuk untuk mempertimbangkan kesan yang timbul daripada keputusan dari segi kualiti kerja dan keadaan tempat kerja. Ini kerana penyediaan tempat kerja yang selesa dapat meningkatkan lagi daya usaha kakitangan selain meningkatkan suasana perhubungan yang lebih erat antara majikan dengan masyarakat umum.
13

Terdapat 5 dasar dalam sesuatu organisasi : a) Dasar pengambilan kakitangan Dalam dasar ini, kreeria pengambilan pekerja hendaklah diterangkan dengan jelas supaya tidak timbul masalah selepas proses pengambilan pekerja baru. Criteria penting seperti biodata pekerja, taraf pendidikan atau kelayakan calon dan pengalaman calon. Proses pengambilan calon perlulah mengikut langkah yang betul seperti temuduga, ujian bertulis dan ujian kesihatan. b) Dasar pembayaran gaji Dasar pembayaran gaji dan upah dibenuk unuk menjelaskan tentang proses dan perkara yang berkaitan pembayaran gaji bagi mengelakan berlakunya perkara yang tidak diingini dilain hari seperti ketidakpuasan. Pembayaran kgaji perlulah seimbang berdasarkan kelulusan dan pengalaman pekerja. Ini penting untuk memastikan pekerja berasa selesa dan kepuasan apabila mendapat bayaran. Ini mewujudkan kakitangan yang berkualiti dan semangat yang tinggi seterusnya meningkatkan pencapaian daya pengeluaran. . c) Dasar kenaikan pangkat Dasar kenaikan pangkat dibuat berdasarkan criteria yang ditetapkan oleh majikan seperti kecemerlangan kerja dan perkidmaan kepada masyarakat sekitar. Contohnya, dalam perkhidmatan awam adalah Sasaran Kerja Tahunan (SKT) dan Penilaian Tahap Kecekapan. d) Dasar Latihan Program latihan disediakan kepada kakitangan baru dan lama untuk Contohnya, Politeknik mempunyai satu unit untuk mempertingkatkan lagi mutu dan kemahiran pekerja bagi menjamin keberkesanan kerja.

14

mengurus dan menyelia segala perjalanan latihan kepada staf iaitu Unit Latihan Pengurusan Lanjutan (ULPL). e) Dasar Perhubungan kakitangan Dasar perhubungan dibentuk antara majikan dan pihak kesatuan sekerja bagi mewujudkan hubungan yang erat dan suasana yang baik. Dasar ini mengariskan panduan tenang pengiktirafan kesatuan sekerja oleh majikan dan perwakilan kesatuan sekerja dalam jawatankuasa tertentu. Contohnya NUTP bagi sector perkidmatan perguruan yang akan menyuarakan ketidakpuasan pihak guru terhadap pengurusan. f) Dasar Keselamatan dan kesihatan kakitangan Dalam organisasi, kesihatan dan keselamaan kakitangan penting untuk memastikan perjalanan atau proses pengeluaran produktiviti berkualiti. Kemudahan dan peraturan perlu dijelaskan dengan jelas seperti kecemasan, peraturan pemakaian, bahan pengeluaran produk dan alat keselamatan diri untuk mengelakan berlakunya kemalangan ditempat kerja.

4.3.4 PERANAN PENGURUSAN PERSONEL

"Sesungguhnya Allah tidak mengubah keadaan sesuatu kaum Sehingga mereka mengubah keadaan yang ada pada Diri mereka sendiri" (Surah Ar Ra’ad:11)

15

Perubahan sama ada kepada yang baik atau yang buruk tidak akan berlaku melainkan apabila ada individu yang memikul usaha untuk membawa perubahan itu. Hasil sesuatu usaha sama ada baik atau buruk akan bergantung pada usaha mereka yang terlibat. Dalam konteks sesebuah organisasi, peranan manusia amatlah penting. Sekiranya ahli-ahli yang berada dalam sesebuah organisasi itu bersikap negatif, maka struktur yang kemas serta jentera-jentera yang termoden tidak akan dapat menghasilkan natijah yang diinginkan. Sebaliknya, apabila wujud keinginan dan kesungguhannya di kalangan ahli sesebuah organisasi, natijah yang diinginkan masih dapat dihasilkan walaupun keadaan struktur organisasi tidak tersusun sempurna dan jentera-jentera yang digunakan mungkin sudah lapuk. Peranan yang dimainkan oleh individu dalam organisasi amat penting. Oleh itu, selain merumuskan rancangan-rancangan yang terperinci, melengkapkan organisasi dengan alat-alat yang termoden, pihak pengurusan hendaklah memberikan perhatian yang berat kepada persoalan personel. Kajian Hawthorne menunjukkan bagaimana perhatian yang diberikan oleh para penyelidik kepada para pekerja yang menghasilkan peningkatan produktiviti di kalangan para pekerja di kilang tersebut. Para pekerja merasa diri mereka dihargai dengan perhatian yang diberikan oleh para penyelidik, dan ini telah merangsang mereka untuk meningkatkan produktiviti. Pembayaran gaji dan upah semata-mata tidak menjamin produktiviti yang tinggi. Kejayaan pengurusan sesebuah organisasi akan diukur dengan melihat kepada keupayaan mereka menghasilkan natijah yang diinginkan. Kejayaan menghasilkan natijah ini pula akan bergantung kepada kesungguhan pekerja. Oleh itu adalah menjadi tanggungjawab pihak pengurusan untuk mendorong para pekerja berusaha ke arah mencapai matlamat organisasi, dan pada ketika yang sama memberikan kepuasan kepada para pekerja yang berusaha ke arah itu.

16

4.3.5 PERUBAHAN DAN PEKEMBANGAN ORGANISASI Perubahan persekitaran dan peningkatan pengaruh luaran terhadap organisasi seperti penggubalan undang-undang dan peraturan serta perubahan pasaran buruh juga menyebabkan pengurusan sumber manusia semakin diperlukan. Penambahan jumlah undang-undang dan peraturan buruh yang perlu dipatuhi oleh organisasi menyebabkan organisasi perlu mempunyai seseorang yang benar-benar arif tentang undang-undang dan peraturan berkenaan. Manakala pasaran buruh juga sentiasa berubah yang mana pada masa kini tenaga buruh wanita serta buruh asing semakin bertambah. Oleh itu pengurusan tentang kebajikan para pekerja yang pelbagai ini perlu diberi perhatian oleh organisasi. Dalam perkembangan dunia pekerjaan ini, pekerja menjadi semakin berani menyuarakan dan menuntut hak-hak mereka. Ini terutama berlaku dalam arus perubahan yang mendadak dalam kepesatan perindustrian menyebabkan para majikan harus memberikan lebih tumpuan terhadap keinginan pekerja sekiranya mereka mahu memastikan objektif organisasi tercapai. Perubahan yang paling ketara dalam tahun-tahun 1990-an adalah kekurangan tenaga buruh mahir. Para majikan cuba menumpukan perhatian kepada perkara-perkara yang dapat menarik minat orang untuk memasuki organisasi dan menahan pekerja dari keluar organisasi.

4.4

PENGURUSAN STAF

4.4.1

Hierarki Keperluan Manusia Maslow membangunkan hieraki keperluan untuk buktikan teorinya bahawa perangai manusia dipandu oleh keperluan tertentu. Maslow menyatakan bahawa

17

manusia mempunyai kualiti unik yang membolehkan mereka membuat pilihan dan mengawal kehidupan.

4.4.2

Pemilihan Staf

Ia merupakan satu proses di mana sesebuah jabatan atau organisasi memilih daripada senarai pemohon, calon yang paling layak atau berkebolehan untuk memegang sesuatu jawatan. Matlamat proses pemilihan ini adalah untuk memadankan calon dengan tugastugas yang akan dilaksanakan.

18

4.4.3

Langkah-langkah pemilihan

1.

Temuduga Awal

19

Ia digunakan untuk membuat penilaian yang segera mengenai kesesuaian calon bagi kerja tertentu. Pada hakikatnya temuduga awal ini menentukan bagi pemohon dan penemuduga sama ada proses pemilihan itu wajar diteruskan atau tidak. Pemohon mungkin ditanya soalan-soalan mengenai pengalamannya, gaji yang dijangka, kesediaan untuk ditempatkan semula dan sebagainya.

2.

Borang Permohonan Mempunyai tiga tujuan : • • • Secara formal menunjukkan bahawa pemohon berkehendakkan sesuatu jawatan Menyediakan untuk penemuduga maklumat asas yang diperlukannya untuk mengendalikan temuduga. Menjadi sebahagian daripada maklumat personel organisasi sekiranya pemohon itu diambil bekerja.

Dari segi undang-undang, borang permohonan hanya boleh meminta maklumat yang terbukti dapat meramalkan kejayaan dalam kerja yang dipohon oleh calon itu. 3. Semakan Pengadil/Latar belakang Ia merupakan rujukan daripada majikan lama – tempat kerja/tempat belajar atau sesiapa yang ditulis sebagai pengadil oleh calon di dalam resume/curriculum vitae, yang boleh dijadikan rujukan oleh majikan baru untuk mengetahui latar belakang calon – sama ada dari segi akademik atau personal. Ia bukanlah suatu proses yang wajib tetapi boleh menjadi panduan kepada organisasi yang hendak mengambil calon tersebut dan lebih mudah untuk mendapat gambaran secara am tentang calon.

20

Ia juga dikenali sebagai proses penapisan. Penapisan dibuat bertujuan mengeluarkan pemohon-pemohon yang tidak memenuhi kriteria yang ditetapkan. Penapisan ini dibuat berdasarkan kepada maklumat-maklumat yang diisi oleh pemohon dalam borang permohonan ataupun resume dan dibandingkan dengan deskripsi dan spesifikasi kerja/tugas. Hanya selepas lulus penapisan calon-calon akan dipanggil temuduga/ujian kelayakan. 4. Ujian kelayakan/pekerjaan Sesebuah organisasi itu cuba untuk mengukur kemahiran-kemahiran kerja yang berkaitan yang dipunyai oleh calon dan kemampuannya untuk belajar semasa memegang jawatan. Kebanyakan ujian bertulis yang digunakan semasa ini digredkan oleh komputer. Ini dapat mengelakkan penstereotaipan berlaku seperti pilih kasih atau kecenderungan kepada jantina tertentu. Ujian dapat mengenalpasti:a. b. c. d. kebolehan kognitif – kecekapan menjawab (IQ Test) kebolehan psikomotor – kecekapan pancaindera atau anggota badan personaliti/minat – dari latar belakang calon pencapaian individu

Walau bagaimanapun bukan semua organisasi melakukan ujian ini. Ujian ini dilakukan selalunya berdasarkan keperluan atau terlalu ramai calon yang hendak ditapis. 5. Temuduga Secara asasnya temuduga ini bertujuan memenuhi kekurangan yang terdapat dalam permohonan atau rekod pekerjaan seseorang calon, mencari lebih banyak maklumat tentang permohonan sebagai individu, dan pada umumnya mendapatkan maklumat yang boleh menarik minat penemuduga supaya kesesuaian calon bagi kerja dan organisasi boleh ditentukan.

21

6. Kelulusan Penyelia Ia merupakan pengesahan oleh penemuduga sama ada calon berjaya atau tidak. Penemuduga tidak perlu memberikan alasan-alasan mengapa mereka memilih/tidak seseorang calon. Pihak organisasi seharusnya berpuashati dengan pilihan yang dibuat. 7. Pemeriksaan Doktor Kepentingan pemeriksaan doktor : a. Menentukan keupayaan fizikal calon : - Apakah calon itu layak memenuhi keperluan fizikal untuk kerja yang ditawarkan - Mengenalpasti kelemahan-kelemahan fizikal clon bagi tujuan membuat penempatan yang sempurna b. Membentuk rekod asas kesihatan pekerja bagi tujuan melindungi organisasi daripada dikenakan tuntutan-tuntutan pampasan yang tidak diduga. Ia juga dapat mengurangkan kadar ketidkahadiran dan kadar kemalangan semasa kerja. c. Mengelakkan penyakit-penyakit berjangkit daripada merebak masuk ke dalam organisasi. 8. Tawaran pekerjaan Selepas didapati calon sememangnya sesuai (fit) maka surat tawaran akan dikeluarkan kepada calon. 9. Tempoh percubaan. Tujuan tempoh percubaan ini diadakan untuk menilai kebolehan dan kemampuan pekerja berkenaan seperti yang dinyatakan sebelum ini. Sepanjang tempoh percubaan ini pekerja baru akan dinilai prestasinya dari senmasa ke semasa. Pihak organisasi berhak sama ada

22

untuk mengambil pekerja berkenaan terus bekerja atau menamatkan perkhidmatannya sepanjang tempoh percubaan ini.

4.5

LATIHAN STAF Pembangunan sumber manusia dalam sesebuah organisasi amat penting bagi

memastikan bahawa pekerja dapat dilengkapi kemahiran dan pengetahuan yang terkini. Untuk meningkatkan kemahiran pekerja amat memerlukan usaha ynag terancang dan berterusan serta perlu mendapat kerjasama dari semua pihak. Salah satu pendekatan yang sering digunakan oleh organisasi ialah dengan memberikan latihan kepada para pekerjanya. Peningkatan kemahiran dan pengetahuan ini seterusnya akan membantu dalam perkembangan kerjaya mereka. Latihan merupakan satu pendekatan yang boleh digunakan untuk meningkatkan pengetahuan, keupayaan, kemahiran dan mengubah sikap pekerja demi melaksanakan tugas dengan cekap dan berkesan. Nadler (1994) mendefinisikan latihan sebagai satu proses yang terancang dan sistematik untuk membangunkan pengetahuan, kemahiran dan kecekapan melalui satu proses pembelajaran bagi mencapai prestasi kerja yang efektif. 4.5.1 Latihan dan Pembangunan

Aktiviti latihan dan pembangunan merupakan dua aktiviti yang penting kerana pengaruhnya terhadap produktiviti pekerja. Sebuah organisasi yang mempunyai tenaga kerja yang tidak produktif akan memerlukan jumlah pekerja dan masa yang lebih untuk melaksanakan sesuatu tugas jika dibandingkan dengan sebuah organisasi yang mempunyai tenaga yang produktif. 4.5.2 Perbezaan Latihan dan Pembangunan

23

LATIHAN a. Definisi : segala usaha yang dilakukan oleh organisasi untuk meningkatkan kemampuan seseorang untuk melaksanakan tugasnya atau memainkan peranan yang telah ditetapkan oleh organisasi

PEMBANGUNAN a. Definisi : Usaha organisasi dan usaha individu untuk meningkatkan kemampuan seseorang untuk memajukan diri dalam organisasi. b. Apa yang disampaikan mungkin tidak

b. Lebih tertumpu kepada usaha yang telah diberikan kepadanya.

diperlukan dalam tugas yang dipikul ketika itu, tetapi akan dapat memperkayakan pengetahuan pekerja. dan kemahiran seseorang

c. Lebih berorientasikan masa kini 4.5.3 Objektif Latihan

c. Lebih berorientasikan masa hadapan.

Matlamat utama sesebuah organisasi mewujudkan latihan untuk meningkat keupayaan dan kemampuan individu pekerjanya supaya produktiviti dan prestasi organisasi dapat ditingkatkan. Matlamat ini dapat dicapai melalui latihan kerana latihan memberi pendedahan kepada pekerja tentang pengetahuan dan kemahiran pekerjaan yang terbaru yang seterusnya dapat meningkatkan kecekapan mereka untuk melaksanakan kerja. Selain daripada itu, matlamat latihan juga untuk mengelakkan daripada kemahiran yang ada pada pekerja menjadi usang. Melalui latihan, kemahiran-kemahiran yang ada pada pekerja tetapi tidak digunakan sepenuhnya dapat dicungkil dan diasah kembali, seterusnya dapat digunakan untuk membantu meningkatkan produktiviti organisasi. Latihan juga bertujuan untuk menghasilkan pekerja yang berkualiti dan mempunyai potensi untuk meningkatkan prestasi dalam pekerjaan. Ini seterusnya dapat membantu mengembangkan kerjaya pekerja tersebut seperti mendapat kenaikan gaji atau pangkat. Melalui latihan juga diharapkan pekerja akan dapat memberikan idea-idea baru kepada organisasi untuk meningkatkan keberkesanan pengeluaran mahupun pengurusan.

24

4.5.4 • • •

Faedah/manfaat program latihan dan pembangunan Memungkinkan seseorang pekerja mencapai prestasi kerja yang ditetapkan oleh organisasi dengan lebih cepat. Hasil sampingan daripada peningkatan kemahiran dan kecekapan pekerja ialah pengurangan kadar pembaziran, kemalangan, dan kerosakan kelengkapan Ketidakpuasan, rungutan, ketidakhadiran dn pusingan ganti pekerja dapat dikurangkan kerana latihan dapat meningkatkan kemungkinan kejayaan usahausaha yang dilakukan pekerja. Kejayaan para pekerja capai dalam tugas-tugas mereka akan meningkatkan kepuasan kerja mereka.

Apabila seseorang pekerja memperoleh pengetahuan dan kemahiran, nilainya kepada organisasi akan bertambah dan dengan adanya pengetahuan dan kemahiran tersebut akan dapat menyediakannya untuk kenaiakan pangkat.

Latihan yang berterusan dapat membantu pekerja dengan menyesuaikan mereka dengan teknik-teknik dan cara kerja baru serta perubahan dalam organisasi. Hal ini amat penting terutama sekali di dalam bidang-bidang yang perubahan teknologinya berlaku dengan cepat. Latihan dan pembangunan merupakan pelaburan organisasi dalam sumber manusianya.

4.5.5 • • • • • •

Prinsip-Prinsip Latihan Individu pekerja yang hendak dilatih hendaklah mempunyai minat dan mempunyai kemampuan untuk mengikutu latihan. Objektif latihan yang dibentuk mestilah dalam bentuk yang boleh diukur hasilnya. Piawaian prestasi harus ditentukan terlebih dahulu dan dihebahkan kepada pekerjanya. Latihan mesti disesuaikan dengan keperluan individu yang akan dilatih. Latihan mesti dilakukan oleh pihak yang mempunyai kepakaran. Program latihan harus disesuaikan dengan keupayaan pembelajaran seseorang individu.

25

Latihan harus dirancang, dilaksanakan dan dinilai secara sistematik dalam konteks keperluan organisasi.

4.6 4.6.1

MOTIVASI Pengertian Motivasi

Motivasi secara umum sering diartikan sebagai sesuatu yang ada pada diri seseorang yang dapat mendorong, mengaktifkan, menggerakkan dan mengarahkan perilaku seseorang. Dengan kata lain motivasi itu ada dalam diri seseorang dalam wujud niat, harapan, keinginan dan tujuan yang ingin dicapai.

Motivasi ada dalam diri manusia terdorong oleh kerana adanya : 1. Keinginan untuk hidup 2. Keinginan untuk memiliki sesuatu 3. Keinginan akan kekuasaan 4. Keinginan akan adanya pengakuan Sehingga secara singkat, motivasi dapat diartikan sebagai dorongan atau keinginan yang dapat dicapai dengan perilaku tertentu dalam suatu usahanya.

4.6.2

Teori - Teori Motivasi 1. Teori Awal/Model Tradisional

26

a) Sering disebut model klasik, dicetuskan oleh Frederick Winslow Taylor. Model ini. Menyatakan bahawa motivasi pada seseorang hanya dipandang dari sudut pemenuhan keperluan fisiologi atau biologis saja. Khususnya untuk pekerja hanya dapat dimotivasi dengan imbalan ruang. b) Teori X dan Y McGregor Douglas McGregor mempelopori pendekatan hubungan manusia terhadap pengurusan pada 1960an. Teori X: andaikan bhw pekerja tidak suka dan mengelakkan kerja, oleh itu pengurus mesti memaksa atau mengugut agar pekerja melakukan tugas. Teori Y: andaikan bhw individu menganggap bahawa kerja adalah sesuatu yang alami seperti bermain atau berehat dan sukakan kepuasan harga diri. Teori Z: diperkenalkan dlm 1981 oleh William Ouchi dan berasaskan pendekatan Jepun utk memotivasi pekerja,menekankan kepercayaan, kualiti,pembuatan keputusan secara muafakat, dan nilai adaptasi. c) Faktor Frederick Herzberg banyak menulis tentang faktor motivasi pekerja Motivasi: pencapaian, pengecaman, kerja, tanggungjawab, peningkatan, and pertumbuhan, menghasilkan kepuasan kerja. Faktor kebersihan: sekiranya tiada akan menghasilkan ketidakpuasan, tetapi tidak memotivasi pekerja. Cth gaji yg lebih besar, lebih penyeliaan dan persekitaran kerja yang lebih menarik.

4.6.3

Pendekatan Dalam Memotivasikan Individu

Terdapat beberapa pendekatan di dalam memotivasikan individu tertentu seperti memotivasikan tenaga kerja yang berbeza dan dari perancangan pampasan pembayaran.

27

a) Memotivasikan tenaga kerja yang berbeza (diverse workforce) i) ii) iii) iv) kemantapan kerja mingguan jam kerja fleksible perkongsian kerja telecommuting

b) Pembayaran untuk prestasi i) ii) open book management Employee Stock Ownership Plans (ESOPs)

4.7

DISIPLIN PEKERJA

Disiplin atau tatatertib pekerja merujuk pada kepatuhan pekerja kepada dasar-dasar, peraturan-peraturan dan prosedur-prosedur organisasi bagi tujuan menjaga ketenteraman di tempat kerja agar piawai-piawai dan objetif-objektif organisasi dapat dicapai. Tujuan utama sistem displin adalah untuk memastikan tingkah laku kerja para pekerja tidak bercanggah dengan matlamat-matlamat organisasi. Jika tiada tindakan disiplin diambil kepada para pekerja yang melanggar peraturan yang ditetapkan, berkemungkinan sesebuah organisasi akan menjadi kucar-kacir dan tempat yang tidak tenteram untuk bekerja. Tindakan disiplin merupakan hukuman majikan yang dikenakan terhadap pekerja dengan sebab prestasi yang tidak memuaskan atau kerana salah laku. Prestasi yang tidak memuaskan dikatakan berlaku apabila seseorang pekerja sentiasa gagal melakukan tugastugasnya dengan cara yang memuaskan, mengikut piawai-piawai yang ditetapkan oleh

28

organisasi. Dalam keadaan yang demikian, pihak majikan harus mengenal pasti dan menentukan sebab-sebab berlakunya prestasi yang tidak memuaskan itu dan berusaha untuk mengatasi masalah tersebut. Walau bagaimanapun, sebelum sebarang tindakan disiplin diambil, pekerja tersebut harus diberi amaran serta peluang yang mencukupi untuk memperbaiki prestasinya. Salah laku dikatakan berlaku apabila seseorang pekerja sengaja mencabuli peraturanperaturan yang telah ditetapkan oleh majikan.Salah laku boleh dibahagikan kepada salah laku yang besar dan salah laku kecil. Pada umumnya, perbuatan seperti lewat masuk kerja, tidak merakamkan waktu masuk kerja, bertingkah laku tidak sopan dan menggunakan bahasa cabul boleh disifatkan sebagai salah laku yang kecil. Contoh-contoh salah laku yang serius adalah seperti mencuri, menipu, bergaduh padaa waktu kerja, sengaja merosakkan harta syarikat, berada dalam keadaan mabuk pada waktu bekerja dan sengaja tidak mematuhi arahan ketua. Untuk mengendalikan hal-hal yang berkaitan dengan disiplin, pihak majikan harus menyediakan prosedur yang adil dan memastikan segala peraturan dan prosedur dan proses disiplin dipatuhi.Prosedur disiplin ini juga harus diterangkan kepada setiap pekerja dengan jelas agar semua pekerja tahu akan tindakan disiplin yang akan diambil jika mereka melakukan salah laku.

4.7.1

Jenis-jenis Tindakan Disiplin

29

Tindakan disiplin yang diambil oleh majikan boleh berbentuk ringan, sederhana atau berat. Amaran lisan dan amaran bertulis merupakan suatu contoh tindakan disiplin yang lebih ringan. Sedangkan penggantungan kerja dan penahanan kenaikan gaji merupakan tindakan disiplin yang boleh disifatkan sebagai sederhana beratnya. Tindakan disiplin yang lebih berat adalah penurunan pangkat dan pemecatan. Menurut seksyen 14(1) Akta Pekerjaan 1955, majikan boleh memecat atau menurunkan pangkat pekerjanya kerana salah laku setelah siasatan wajar diadakan tentang salah laku tersebut. Pemecatan merupakan hukuman yang paling drastik dan harus diambil untuk salah laku yang serius sahaja. Sesetengah-sesetengah majikan tidak memecat pekerja secara langsung tetapi

memperlakukan pekerja dengan cara yang bertujuan untuk menyusahkan pekerja. Umpamanya, majikan boleh menukarkan seseorang pekerja ke jawatan yang lebih rendah tarafnya atau memerlukannya membuat kerja yang di luar kesanggupannya. Dalam keadaan yang demikian, pekerja ini boleh menganggap dirinya telah dipecat oleh majikan dengan alasan bahawa majikan telah memecahkan asas kontrak perkhidmatan atau memperlihatkan niat tidak mahu terikat dengan kontrak itu lagi. Doktrin ini disebut sebagai pemecatan konstruktif.

4.8

KESIMPULAN

Peranan yang dimainkan oleh individu dalam organisasi amat penting. Oleh itu, selain merumuskan rancangan-rancangan yang terperinci, melengkapkan organisasi dengan alat-alat yang termoden, pihak pengurusan hendaklah memberikan perhatian yang berat kepada persoalan personel. Pengurusan pada hakikatnya adalah tanggungjawab semua

30

pekerja di dalam organisasi. Peranan jabatan pengurusan adalah untuk membantu para pengurus dalam melakukan tugas ini. Setiap pengurus bertanggungjawab untuk meningkatkan produktiviti pekerja dan menjaga kebajikan mereka. Tugas pengurusan adalah untuk menyumbang kepada pencapaian organisasi. Ia tidak wujud dan berfungsi bersendirian. Fungsi pengurusan ialah satu bahagian daripada sistem yang menyeluruh. Pendekatan sistem juga bermakna bahawa setiap fungsi sumber manusia perlu mempunyai dasar-dasar dalaman yang mantap. Dalam hal ini sekiranya pihak pengurusan berpegang kepada satu sikap, maka semua dasar, tindak tanduk, serta struktur mestilah menggambarkan pegangan kepada sikap ini. Sebarang ketidakseimbangan antara keperluan dengan ketersediaan sumber manusia boleh diselaraskan melalui programprogram sumber manusia yang tertentu. RUJUKAN

1. 2.

MODUL PENGURUSAN BENGKEL DAN MALMAL, UTHM Ang Huat Bin; 2005; PENGURUSAN PERNIAGAAN; Penerbit Fajar Bakti Sdn.Bhd.

3. 4.

Yetton et.al.; Management, Prentice Hall, Australia, 1994. Weihrich, Principles Of Management, 8th Edition, International Student Edition, McGraw Hill, 1984.

31

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful