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SENA PROGRAMA: ASISTENCIA EN ADMINISTRACIN DOCUMENTAL GRUPO: EL CARMEN DE VIBORAL ANTIOQUIA - AO 2009

COMPETENCIAS A DESARROLLAR: Organizar los documentos de archivo de acuerdo con su ciclo de vida, la normatividad vigente y las condiciones institucionales. Docente: AMALIA CASTAO CARVAJAL
Bibliotecloga y Especialista en Gerencia en Servicios de Informacin Email: acastano@uco.edu.co

GLOSARIO ARCHIVISTICA Acceso a los Documentos: Posibilidad y condiciones de utilizacin de los documentos del archivo, previstos en los actos normativos. Acervo Documental: Es el conjunto de documentos que conforman el archivo de una empresa o persona natural. Acetato: Material transparente utilizado en la fabricacin de pelculas fotogrficas y en forma de lamina para artes graficas. Administracin Documental: Metodologa destinada a planear, dirigir y controlar la produccin, circulacin, conservacin, uso, seleccin y disposicin final de los documentos de archivo con el propsito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su creacin hasta su deposito definitivo en el archivo histrico. Archivista: Tcnico de nivel medio de Archivstica. Tcnico en nivel medio graduado en disciplinas afines o emprico que trabaja en un archivo. Trabajador de oficina dedicado al estudio, clasificacin y ordenamiento de documentos, expedientes y en general del material dispuesto para su archivo. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura. Archivo Central: Unidad donde se agrupan los documentos transferidos de los diferentes archivos de gestin. Sitio desde donde se administra y manipula toda la documentacin.
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Archivo De Gestin: Archivo en el cual se tramita la documentacin Archivo electrnico: Es el conjunto de documentos electrnicos, producidos y tratados archivsticamente, siguiendo la estructura orgnico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada, en el transcurso de su gestin. Archivo Histrico: lugar donde reposa el patrimonio documental de una empresa y da testimonio fiel de la vida de ella, sirve para la investigacin y la cultura. Archivologa: Ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservacin y organizacin, y los medios para su utilizacin. Archivo Publico: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio publico por entidades privadas. Archivo Privado De Inters Publico: Aquel que por su valor para la historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el legislador. Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin hasta su eliminacin o integracin a u archivo permanente. Clasificacin Documental: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin subseccin), de acuerdo con la estructura orgnico funcional de la entidad. Comit De Archivo: Grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los programas de trabajo, y la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos. Comunicacin: Es la transmisin de informacin en un mensaje, desde un emisor a un receptor y presenta bsicamente tres elementos: Emisor, receptor la informacin o mensaje Conservacin de Documentos: Conjunto de medidas tomadas para asegurar el buen estado de los documentos, puede ser preventiva o de intervencin directa.
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Mtodos utilizados para garantizar la durabilidad fsica y funcional de los documentos, independientemente del tipo de soporte, por medio de controles efectivos, incluyndolos atmosfricos. Custodia de Documentos: Responsabilidad jurdica, que implica por parte de la institucin, la adecuada conservacin y administracin de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos. Cuadro de Clasificacin: Esquemas que reflejan la jerarquizacin dada a la documentacin producida por una institucin. En ellos se registran jerrquicamente las secciones, las Subsecciones, las series y subseries documentales. Descripcin Documental: Proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializando en representaciones que permitan su identificacin, localizacin y recuperacin de la informacin para la gestin o la investigacin. Documento: Informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado Documento de Apoyo. Es aquel de carcter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc) que por la informacin que contiene, incide en el cumplimiento de funciones especficas de la gestin administrativa. Pueden ser generados en la misma institucin o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas. Documento de Archivo: Registro de informacin recibida o producida por una persona o entidad en razn a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, o legal, o valor cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin. Documento electrnico de archivo: Es el registro de informacin generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrnicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivsticos. Documento Oficial: El que produce, posee o maneja una entidad estatal. Documento Privado: El perteneciente a personas naturales y jurdica, entidades, instituciones y organizaciones que no tienen carcter oficial. Documento Original: Es la fuente primaria de la informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
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Eliminacin Documental: Accin de descartar los documentos que ya han cumplido su ciclo vital y que no representan mucha importancia para el fondo que los produce. Entidad de Certificacin. Es aquella persona que, autorizada conforme a la presente Ley, est facultada para emitir certificados en relacin con las firmas digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronolgico de la transmisin y recepcin de mensajes de datos, as como cumplir otras funciones relativas a las comunicaciones basadas en las firmas digitales. Expediente: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad de conservacin de archivo. Firma Digital. Se entender como un valor numrico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemtico conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado despus de efectuada la transformacin Folio: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponde dos paginas. Numerados que indican el orden consecutivo de las paginas. Fondo: Totalidad de las series documntales de la misma procedencia parte de un archivo que es objeto de conservacin institucional formada por el mismo archivo, una institucin o persona. Fondo Abierto: Aquellos cuya produccin documental sigue activa Fondo Cerrado: Aquellos cuya produccin documental ha cesado Fototeca: Archivo de documentos fotogrficos. 2.- Coleccin sistematiza de documentos fotogrficos Funcin Archivstica: Actividades relacionados con la totalidad del que hacer archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente. Gestin Documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
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ndices: Son elementos que se le asocian a una serie documental para facilitar la bsqueda de los documentos. Finalmente se convierten en palabras claves que se le asocian al documento. Inventario: Instrumento que describe la relacin sistemtica y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organizacin de las series documentales. Es punto de referencia para la consulta. Hemeroteca: Local donde se conservan peridicos, diarios y revista Microfilmacin: Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en rollo de pelcula. Ordenacin: Operacin de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionndolos unos con otros, de acuerdo con la unidad- orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos sern las unidades documntales dentro de las series o las subseries dentro de las secciones. Ordenacin Documental: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Organizacin de archivos: Conjunto de operaciones tcnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con criterios orgnicos o funcionales para revelar su contenido. Organizacin de documentos: Proceso archivstico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y describir los documentos de una entidad. Pagina: Cada lado escrito de una hoja. Patrimonio Archivstico: Conjunto de archivos conservados en el pas y que forman parte esencial de su patrimonio administrativo, cultural e histrico. Patrimonio Documental: Conjunto de documentos conservados por su valor sustantivo, histrico o cultural. Principio de orden original: Se relaciona con las unidades documentales en las que se plasman las actividades adelantadas en la resolucin de los asuntos, que por funcin les han sido asignadas.

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Principio de procedencia: Permite identificar los creadores de documentos, que bien pueden ser institucionales (fondos documentales) y administrativos (secciones y Subsecciones documentales). Seccin: Subdivisin del fondo, integrada por un grupo de documentos generales, en razn de esa subdivisin orgnico-funcional. Seleccin Documental: Proceso de elegir los documentos dependiendo de su finalidad, se selecciona para soportar en medio magntico, eliminar o conservar permanentemente los documentos. Serie Documental: Conjunto de unidades documntales de estructura y contenido homogneos, emanadas de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas. Signatura Topogrfica: Numeracin correlativa por la que se identifican todas las unidades de conservacin de un depsito. Sistema de Informacin. Se entender todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales empleados. Adems de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros. Subseccin Documental: Es una divisin de la seccin. Unidad ms pequea. Subserie Documental: Es una subdivisin de la serie documental Tablas de Retencin Documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Tablas de Valoracin Documental: Listado de series o asuntos a los cuales se asigna el tiempo de permanencia a partir de la segunda etapa del ciclo vital de los documentos. Transferencia de Archivo: Es el paso de un archivo de una etapa o edad a otra. Unidad de Conservacin: Es todo aquello que sirva como fuente de almacenamiento para los documentos, ejemplo, cajas, carpetas, legajos entre otros.

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Unidad Documental: Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y caracterizacin documental. Puede ser simple cuando esta constituida por un solo documento o compleja cuando la constituyen varios formando un expediente. Tipo Documental: Hace referencia a la especie documental que revela tanto el contenido como la estructura fsica del documento. Pueden ser entre otros tipos documentales, actas, contratos, facturas. Valor Administrativo: el que contiene un documento, una serie de documentos o un grupo documental, para la entidad productora, relacionado con el trmite o asunto que motiv su creacin. Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier institucin u organismo para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trmite y son importantes por su utilidad referencial para la toma de decisiones y la planeacin. Valor de la Informacin: Posibilidades informativas del documento que condicionan su importancia poltica, cientfica, econmica social y cultural. Valor Contable: Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos econmicos de una entidad pblica o privada Valor Jurdico: aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho comn. Valor Legal: aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley. Valor Fiscal: es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pblica. Valor Primario. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institucin productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados en el asunto. Valor Secundario. Es el que interesa a los investigadores de informacin retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. Valoracin Documental. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.