APRESENTAO O objetivo deste material demonstrar como o validador SPED FISCAL analisa as informaes inseridas no sistema; quais informaes

s so analisadas e de que forma estas informaes devem ser preenchidas, para que aps a realizao dos procedimentos as declaraes sejam validadas com xito. ROTINAS NECESSRIAS PARA A GERAO DO ARQUIVO DA EFD CADASTRO DE EMPRESAS Rotina: Cadastro >> Empresas ou MASTERPLUS Cadastro >> Empresas Os dados cadastrais das empresas contribuintes podero ser informados por meio dos sistemas MasterFiscal ou MasterPlus. Todos os dados devero ser preenchidos corretamente, com ateno especial aos campos destacados a seguir, cujas informaes sero levadas para o arquivo magntico da EFD.

No campo Logradouro preencher todos os campos. Evite o uso de caracteres especiais. No campo CEP preencha com um CEP vlido, de acordo com Tabelas, pois o Validador do SPED FISCAL far a validao do mesmo. No campo Telefone informe um contado com no mximo com 10 dgitos. Nos campos CNPJ dever ser preenchido com um CNPJ vlido e formatao correta. XX.XXX.XXX/XXXXXX

No campo Inscrio Estadual preencha com um nmero vlido. A mesma pode ser digitada sem o uso de pontos ou caracteres separadores. Caso no exista Inscrio Estadual para a empresa, escreva no campo palavra ISENTO maisculo. Na segunda pgina informe os dados das Guias de Recolhimento. Os demais dados devero ser preenchidos para funcionamento de vrias funes do prprio sistema OBS: Posteriormente mostraremos onde se cadastra estas guias para que se possa selecion-las no cadastro de empresas.

Na terceira pgina devem ser informadas as Contas Contbeis, uma vez que no perodo fiscal relativo ao ms Fevereiro (02/XXXX) o Bloco H (Inventrio), trate corretamente essas. No campo Perfil de Apresentao defina o Perfil ao qual a empresa est obrigada, deixando o mesmo sempre fixo.

DADOS DO CONTABILISTA

Nos campos destinados s informaes cadastrais do Contabilista, informe os dados relativos ao CPF, CRC, CEP e Municpio. O preenchimento do campo CNPJ dever ser informado caso o responsvel pelo envio da EFD seja Organizao Contbil. Informaes de Guias de Recolhimento: Conforme a natureza dos impostos a recolher faz-se necessrio a seleo da respectiva guia de recolhimento (prevista na pgina 2 do cadastro de Empresas). Antes desta seleo, necessrio cadastrar as informaes destas Guias, atravs da rotina CADASTRO/OUTROS/INFS. RECOLH. ICMS/ISS.

Para tanto, preencha o Cdigo da Informao (a critrio do usurio). A seguir, preencha o campo Imposto com a denominao deste. Em seguida preencha o campo Cdigo Recolhimento, de acordo com o cdigo definido para o respectivo recolhimento, o campo Vencimento Mensal, com o dia do vencimento do imposto.

CADASTRO DE SRIES Antes do incio dos lanamentos de Sadas, devero ser cadastradas as sries destas, atravs da opo Cadastro/Sries de Sada/Incluir. Nestes campos devero ser cadastradas a srie, tipo e espcie da Nota Fiscal, de forma que uma informao seja associada outra.

Em seguida preencha os campos referentes aos impostos aos quais se sujeita a empresa, que esto vinculados utilizao da srie informada.

Os campos especificados como Alquotas Tpicas devero ser usados nos casos em que as alquotas do IPI e do ISS forem fixas. Quando a srie tiver alquota varivel ou no exista alquota, deixar os campos zerados.

No campo Subst. Trib. ICMS na Sada (De Contribuinte Substituto) preencha quando houver destaque de ICMS ST nas Sadas e o Contribuinte for Substituto. No campo Identificar Cdigo de cliente nas Sadas, preencha com SIM, quando para o Tipo ou Modelo da Srie (NF), for obrigatrio identificar os dados do Cliente.

CADASTRO DOS FORNECEDORES / CLIENTES (PARTICIPANTES)

Observe primeiro no cadastro de Clientes e Fornecedores a Coluna CDIGO, com 10 dgitos, que poder ser usada com numerao seqencial ou com o CNPJ. O mesmo cdigo deve ser utilizado nas Notas Fiscais que estes clientes ou fornecedores forem informados. Nas colunas CLIENTE ou FORCEC. informar S, caso contrrio, as informaes no sero tratadas de corretamente.

Sugerimos o preenchimento dos dados o mais completo possvel. Atentamos para o preenchimento dos campos referente ao CNPJ (que deve ser preenchido no formato adotado pela RFB) e Inscrio Estadual (no sendo necessrio nenhum tipo de formatao). Caso a empresa no possua Inscrio Estadual, preencher com a expresso ISENTO em letras maisculas.

Verifique a Data de Incluso, pois a mesma dever ser anterior competncia em que o Cliente ou Fornecedor utilizado(s) nas Notas Fiscais.

O campo Dados do Regime Tributrio dever ser preenchido com o tipo de Regime Tributrio em que o Cliente ou Fornecedor encontra-se enquadrado.

CADASTRO DE MERCADORIAS

O campo cdigo deve ser preenchido com o mesmo cdigo usado no controle de Itens (F4) na NF. Se for usado algum caractere especial no cdigo do cadastro, dever este ser idntico no Controle de Itens (F4) na NF. Preencha a descrio do Produto e o campo NCM de acordo com os cdigos de tabelas, que dever ser consultados. O campo Unid, dever ser preenchido com as Siglas das Unidades de Medidas, com Letras Maisculas. No campo Situao informe a opo de acordo com a finalidade do produto.

MOVIMENTOS Em relao aos Movimentos, para alguns modelos de Notas Fiscais no necessrio informar o controle de Itens (F4). Exemplificaremos quais so estes modelos de NF, sendo que para as demais Notas Fiscais obrigatrio o Controle de Itens (F4). Notas que no necessrio Controle de Itens (F4): Notas de Telecomunicaes, Modelo 22:

Para esse tipo de NF necessrio informar o modelo correto, as informaes da NF e no campo Cdigo do Tipo de Assinante, informar o tipo de Assinante da Linha. Notas de Energia Eltrica, Modelo 06:

Para este tipo de NF, s dever ser informado o modelo correto, as informaes da NF, e no campo demarcado, informar o Cdigo de Classe de Consumo, Tipo de Ligao, e Cdigo do Grupo de Tenso. Conhecimento de Transporte, Modelos 07, 08 e 57:

Para esse tipo de NF, dever ser informado o modelo correto, as informaes do Conhecimento, e editar os dados do Conhecimento de Transporte conforme tela demarcada abaixo:

Em seguida dever ser informado o tipo de Frete e o tipo do Tomador do Frete, conforme tela abaixo:

Devero ser preenchidos dados do tomador do frete, dados da NF da mercadoria transportada e gravados os dados atravs da tecla (+), para prosseguir, conforme tela abaixo:

Aps lanamento de todos os dados do Conhecimento de Transporte, aperte a Tecla F8, e lance os Dados da Transportadora, por quem ficou o nus do Frete, a Placa do Veculo e UF da Placa.

Existem outros modelos de Notas Fiscais que tambm no necessitam do controle de itens (F4), que so notas de Situaes Especiais: CANCELADAS, CANCELADAS EXTEMPORNEO, DENEGADO, INUTILIZADO, REGIME ESPECIAL:

Para esses modelos de NF, deve ser informado no campo Situao, o tipo de situao especial da NF e os demais campos devem estar todos preenchidos com zeros. Para NF cuja situao seja R- Regime Especial, que so NF de CFOP 1604, usadas para lanar aproveitamento de crdito para CIAP, todos os campos devem estar zerados, com exceo do campo Imposto, que dever ser preenchido com o valor do crdito a apropriar para CIAP, no havendo, neste caso, a necessidade de informar o Controle de Itens (F4). O SPED FISCAL em relao aos movimentos faz uma checagem de triangulao de informao. Ou seja, ele compara o Valor Contbil (X) BC ICMS (X) BC ICMS Produto (F4). No somente isso, o SPED FISCAL tambm verifica o clculo do produto de forma geral, ou seja, Quantidade (X) Valor Unitrio (=) BC ICMS Produto, comparando se a BC ICMS do Produto, est fechando com a NF.

O SPED FISCAL verifica o CFOP que foi usado na NF com o que foi usado no produto, ou seja, o mesmo CFOP que for usado na NF tem que constar no controle de itens (F4), conforme tela abaixo:

O mesmo tipo de TRIBUTAO e Alquota que for informado na NF dever ser usado no Controle de Itens (F4).

Outro campo a ser verificado o campo Rd. BC (Reduo de Base de Clculo), no controle de itens (F4). Caso o produto no tenha nenhuma reduo de Base de Clculo o campo deve ficar preenchido com 100,000000% conforme exemplo abaixo:

Havendo necessidade de se fazer Reduo de Base de Clculo, no Produto, observe o Seguinte Clculo: EX: Rd. BC de 33,33%. Dever se pegar 100,00000% que uma Base sem Reduo (-) 33,33% (Que o percentual que necessita reduzir) (=) 66,67% (O valor que sobra dever se preenchido no campo Rd. BC) no Controle de Itens (F4). Ou seja, de 1000,00000% que uma base sem Reduo, estaremos reduzindo 33,33%. Outro campo a ser verificado o campo de Unidade de Medida no controle de itens (F4). Este campo deve ser igual a unidade usada no cadastro de mercadorias. Havendo necessidade da mudana de Unidade de Medida ser obrigatrio preencher o campo Fator Conv., de acordo com o percentual de converso de unidade de medida que dever ser consultado nas tabelas ou informativos correspondentes.

Notas de Uso e Consumo:

Para Notas Fiscais de Uso e Consumo necessrio informar o Controle de Itens (F4). Quando a NF for de Compra Fora do Estado, necessrio fazer o controle do Diferencial de Alquota. Este controle dever ser feito da seguinte forma: Lanar a NF com o tipo de Tributao 9-Outras, no campo Aliq., informar a alquota da aquisio fora do Estado, ou seja 12,00%. No campo Aliq2, dever ser informado a Alquota Interna do Estado, ou seja, 18,00%. Fazendo o calculo assim de 18,00% (-) 12,00% (=) 6,00% (Que o Diferencial de Alquota).

OBS: No Controle de Itens (F4), no se deve colocar alquota, pois o diferencial s feito na NF. No produto s lanado normalmente, com o campo Al. ICM zerado conforme tela abaixo:

Notas Fiscais Eletrnicas:

Para Notas Fiscais Eletrnicas, modelo 55, quando o Emitente for Prprio, o SPED FISCAL, desconsiderar o controle de itens (F4), analisando a totalizao da operao para fins de comparao com os valores da NF. Quando o Emitente for Terceiros, o SPED FISCAL far leitura dos Itens do Controle de Itens (F4), para chegar ao total de operao e aps isso, comparar com os valores da NF.

O campo Emitente deve ser observado no preenchimento da Chave Eletrnica, pois se o Emitente for Prprio, na Chave Eletrnica dever constar o CNPJ do Cadastro da Empresa, caso o Emitente for Terceiros na Chave Eletrnica dever constar o CNPJ do Fornecedor.

Notas que tenham destaque de Substituio Tributria:

Deve-se destacar a parte de Substituio Tributria, usando o TRIB S na Nota Fiscal conforme exemplo abaixo:

Na parte de controle de itens (F4) deve-se fazer a mesma separao, informando na coluna de ICMS prprio (na cor Azul), o valor referente ao ICMS prprio e o valor da Substituio Tributria, dever ser lanado nas colunas de Substituio Tributria conforme tela abaixo, destacado em Vermelho.

DADOS COMBUSTVEIS Para fins do controle de Combustvel, necessrio ir a Cadastro/Outros/Dados Combustvel.

Em seguida dever ser realizada a incluso das Bombas, informando os dados relativos Srie, o Fabricante, Modelo e Medio da Bomba se ser por contador 0-Analgico ou 1-Digital, conforme tela abaixo.

Cadastrar os dados dos Tanques, fazendo a incluso dos mesmos. No Cdigo o sistema buscar sequencial. No Material o sistema buscar no Cadastro de Mercadorias para localizar o material pertencente ao determinado tanque, desde que no Cadastro de Mercadorias o campo Categoria esteja como 02-Combustvel, conforme exemplo abaixo:

necessrio cadastrar os Lacres. No cdigo o sistema ir preencher com o sequencial. Depois devemos fazer a associao da bomba correspondente ao lacre que estamos cadastrando. No campo lacre informamos o nmero do lacre que estamos cadastrando. E no campo data de aplicao a partir de qual data foi aplicado o lacre na bomba.

O Prximo passo ser fazer o cadastro dos Bicos, colocando no Cdigo do Bico uma forma sequencial. Depois ter que associar a bomba e o tanque ao determinado bico.

Aps necessrio realizar o cadastro do Interventor, onde ser informado os dados da empresa que presta o servio de manuteno das bombas. O cdigo o sistema ir buscar automaticamente. Os demais dados devero ser preenchidos: o nome da Empresa, o CNPJ da empresa e o CPF do Tcnico responsvel.

CONTROLE CIAP Para se fazer o Controle de CIAP, primeiro necessrio que no cadastro de produtos, no campo Situao, se use a Situao 11- Ativo Imobilizado.

Depois dever ser lanado a NF de aquisio do bem para ativo imobilizado, e no controle de itens (F4), informar o item adquirido, conforme exemplo abaixo:

Aps lanar a NF, dever ser cadastrado o bem, associando a NF de Aquisio do Bem:

Ao incluir o bem, o sistema preencher o cdigo do bem automaticamente, sequencial. Depois no campo Identificao, dever ser informado se ser um BEM ou Componente.

No campo N Tot. Parc. a Apropriar dever ser informado a quantidade de parcelas que ir se apropriar. No campo Descrio, informar a Descrio do Bem. E no campo Bem Principal, informar se h algum bem principal amarrado a este ou se este for um componente de um bem principal.

Associar a NF de Aquisio do Bem, e preencher os dados da mesma.

Na segunda pgina do cadastro de bens continuar o preenchimento das informaes.

Na terceira pgina dever ser informado o movimento, e o valor a ser apropriado da parcela para o sistema gerar o relatrio.

Para o controle automtico para alguns Estados, a legislao permite a emisso de Nota Fiscal Prpria, com o CFOP 1604, colocando no campo Situao, R-Regime Especial, deixando a NF toda zerada, informando o valor total de crdito a ser apropriado de todos os bens adquiridos, conforme exemplo abaixo:

Ao lanar o restante da movimentao e ao tirar os relatrios do CIAP, o sistema apresentar o valor devido das parcelas a serem apropriadas e automaticamente alimentar a pgina 3 do cadastro do bem , com o movimento e o valor da parcela apropriada e valor da parcela.

INVENTRIO Uma vez ao ano, no ms de Fevereiro, obrigatrio o Envio do Bloco H (Inventrio) correspondente ao saldo do perodo de Dezembro do ano anterior. Para fazer este controle necessrio que se tenha o estoque do ano anterior todo controlado. Entre no sistema com a empresa logada no ano anterior, no ms de Dezembro. Processe o estoque, transferindo o saldo final para o prximo incio do ano seguinte. Exemplo prtico: Acessar ano 2010 da empresa conforme exemplo abaixo:

Deve-se ir opo Relatrios\Diversos\Rels. Estoque\Processar Estoque, conforme tela abaixo: OBS: CASO NO TENHA REALIZADO BACKUP ANTES, RECOMENDA-SE SEMPRE GERAR UM BACKUP ANTES DE PROCESSAR O ESTOQUE. Lembrando que este procedimento de processar estoque s deve ser usado, quando o usurio faz controle de itens (F4) nas Notas Fiscais. Caso o usurio faa digital manual de total de estoque, no se deve processar o estoque.

Ao processar o estoque em Dezembro do ano anterior, o sistema apresentar a mensagem se deseja Gerar Estoque Inicial do Ano Seguinte. Neste caso, optar por Sim.

Entre novamente no ano que est gerando o SPED FISCAL. A aba de estoque inicial j estar preenchida com o estoque final apurado em Dezembro do ano anterior.

A seguir faa o processamento de estoque em Fevereiro do ano que se est gerando o SPED FISCAL e trar o acumulado correto. Depois ao gerar o SPED FISCAL no ms Fevereiro, dever sempre lembrar de colocar para Incluir Inventrio (Bloco H) como SIM, colocando a data de Fevereiro e gerando o Arquivo Magntico.

ENCERRAR OS IMPOSTOS Antes de iniciar o processo de gerao do arquivo magntico SPED FISCAL, deve-se encerrar a apurao do ICMS e do IPI conforme tela abaixo, na competncia que se deseja gerar o arquivo magntico para o SPED FISCAL.

RELATRIOS/ICMS OU IPI./ ENCERRAR APURAO ICMS OU IPI

ANLISE DE CONSISTNCIAS SPED Antes de gerar o arquivo magntico para o SPED FISCAL, existe no sistema a opo de se fazer uma anlise de consistncia para verificar o preenchimento dos dados. Para isso acesse a rotina INTEGRAO/SPED/ANLISE DE DADOS P/ SPED.

Deve-se colocar o perodo que se deseja a anlise e os tpicos a serem analisados pelo sistema para verificar se h algum erro.

O sistema ir gerar um relatrio com as inconsistncias de cada tpico, que dever ser verificado e corrigido pelo usurio antes de gerar o SPED FISCAL.

GERAO DO ARQUIVO MAGNTICO Acesse a aba INTEGRAO/SPED/GERAR SPED FISCAL.

Como j foi feita a anlise de consistncia anteriormente no h necessidade de refaz-la. Quando aparecer a tela de anlise novamente clique na opo NO e prossiga.

Colocar no campo Movimento, o ms em que est gerando o arquivo magntico. Depois no campo Verso do Layout deve-se informar a verso de acordo com o ano-calendrio que est sendo gerado o arquivo.

No campo Finalidade, informar 0- Remessa do Arquivo Original ou 1-Remessa de Arquivo Substituto.

No Campo Perfil de Apresentao do Arquivo, informar se a empresa se enquadra no Perfil A ou B.

Como estamos gerando ms 06/2011 no exemplo, no h necessidade de gerar o Bloco H, pois como visto na parte de Inventrio deve-se informar o Bloco H no ms Fevereiro.

Ao gerar o arquivo magntico, surgir uma mensagem informando que o arquivo foi gerado no diretrio onde est instalado o sistema do MasterFiscal, que ser em \MFISCAL\ARQUVOS, gerando o arquivo EFD_XXX(cdigo da empresa)_00(cdigo da filial)_062011(perodo que foi gerado o arquivo).

VALIDAO DO ARQUIVO MAGNTICO A validao pode ser realizada por meio de dois caminhos no PVA do SPED FISCAL. Na opo ESCRITURAO FISCAL/NOVA/IMPORTAR, conforme tela abaixo, ou clicando no atalho na segunda tela abaixo que abrir a mesma tela para localizar o arquivo magntico do SPED FISCAL.

Ao abrir a tela, v ao diretrio MFISCAL/ARQUIVOS onde est instalado o sistema do MasterFiscal. Localize o arquivo gerado: EFD_XXX(cdigo da empresa)_00(cdigo da filial)_062011(ms que foi gerado o arquivo magntico).

A primeira anlise que o PVA do SPED FISCAL ir fazer a anlise de layout. Ento apresentar esta mensagem caso no haja erro no layout. Clique em SIM para prosseguir a validao.

Aps isso, o Validador pedir para fazer a atualizao interna das Tabelas de Ajustes. Caso nunca foi feita, ou h tempos que no se faz esta atualizao das tabelas, necessrio que se clique em SIM.

Ir aparecer os quadros das tabelas e s clicar em OK para fazer a atualizao das mesmas.

No quadro sobre a obrigatoriedade do Bloco 1, clique em CONTINUAR.

Caso haja erros no arquivo magntico analisado pelo validador SPED FISCAL, apresentar esta mensagem. Pode-se clicar em OK, para verificar a quantidade de erros.

Ento o Validador do SPED FISCAL ir apresentar todos os erros de uma forma geral:

Para ver cada erro detalhado, clique na opo ERROS, e logo em seguida clique em EXIBIR.

Clique nos campos em AZUL para identificar do que se trata o erro.

OBS: Algumas noes bsicas sobre registro SPED FISCAL: Todo registro que se iniciar com Digito (0) no erro, est tratando de dados primrios, ou seja, algo relacionado a dados cadastrais. Todo registro que se iniciar com letras (C) ou (D), geralmente est se tratando de dados referente s Notas Fiscais ou algo relacionado a NF. Todo registro que se iniciar com a Letra (E), geralmente est se tratando de Registro de Apuraes de Impostos, ICMS, IPI ou Subst. Tributria.