You are on page 1of 23

Curso de Organización de Eventos

Unidad 1: A qué llamamos “evento”. Definiciones. Los actores de un evento. ¿Cuándo y por qué realizar un evento? Claves para pensar la realización de un evento.

Unidad 1: A qué llamamos “evento”. Los eventos son una de las herramientas de comunicación más utilizadas para llevar a cabo acciones de alto impacto sobre públicos objetivos muy concretos. Prácticamente todas las organizaciones, públicas o privadas, organizan algún evento a lo largo del año (asistencia a la feria del sector, celebración de la compañía, sesión de formación, capacitación, lanzamiento de un producto, reunión de fin de año, etc.). En cada uno de esos acontecimientos el encargado de la organización se encuentra ante la compleja tarea de tener que combinar creatividad en la creación del evento, rapidez y eficacia en la organización del mismo, metódica coordinación en su ejecución y un estricto control presupuestario. Un evento es un momento de máxima exposición para una organización, ya que ésta se presenta ante su/s público/s de forma directa. En el acontecimiento todo será vivenciado y evaluado desde la propia experiencia, por lo que es necesario planificar cada uno de los detalles y ser absolutamente rigurosos en ello. Nada debe quedar librado al azar porque esta actividad de comunicación tiene un margen mínimo de error y una “distribución instantánea”, ya que todas las acciones se concentran en un solo momento y son evaluadas por sus destinatarios inmediatamente. A lo largo de este curso se procurará brindar herramientas y consejos prácticos para poder transitar el camino, desde la gestación de la idea (de realizar un evento) hasta su ejecución, pasando por la planificación, gestión y evaluación, de forma eficaz.
Unidad 1: A qué llamamos “Evento” 1

Curso de Organización de Eventos 1.1 Definiciones.

Se suele utilizar una frase muy conocida para definir el evento, se dice que es un “momento de verdad” por excelencia, porque en él el público (cliente/beneficiario) se pone en contacto directo con el producto o servicio y con la organización. Por esta razón es que los eventos son la principal ocasión a través de la cual muchas empresas propician que esta vivencia directa o de verdad se haga posible. Se sostiene también que el éxito de un evento radica en la experiencia que vivan en él los invitados, por ello es muy importante el cuidado de los detalles y la innovación al momento de ponerse a trabajar en la producción de un acontecimiento de este tipo –no queremos ser uno más, queremos que nos recuerden y la diferencia e innovación pueden ayudar-. Pero… ¿qué es un evento? ¿Un lenguaje? ¿Un soporte? La respuesta a estos dos últimos interrogantes es negativa. Un evento no es ninguna de las dos cosas. Desde la perspectiva del profesional en comunicación se puede entender que es básicamente un producto de comunicación muy especial, cuyas particularidades y potencialidades deben ser tenidas en cuenta por el experto de la disciplina como un elemento más de su ejercicio profesional. Es una “puesta en escena” que propicia la producción y distribución de diversas piezas comunicacionales (producciones gráficas, audiovisuales, multimediales –sitios web o cd- room, spots sonoros, entre muchos otros elementos). La Licenciada Adriana Guerrero Esparza define al evento como un “suceso importante y programado de índole social, académico, artístico, deportivo, ya sea en forma de seminario, jornada, talleres, conferencia, inauguraciones, lanzamientos, visitas guiadas, desayunos de trabajo, exposiciones, ferias, muestras, entre otros”1 y agrega: “Los eventos también muestran qué tan profesional es Usted, qué tanto compromiso tiene con sus clientes o el público para quién está dirigido y sobre todo: que lo recuerden, que consiga ese lugar en el share of mind y ¿por qué no? el top of mind de sus consumidores”2. Guerrero no sólo considera al evento como un momento estratégico de comunicación entre las organizaciones, las empresas y sus públicos /clientes, sino que también rescata como aspecto intrínseco del evento su programación, por lo que reconoce la importancia de pensar y planificar estratégicamente los acontecimientos de esta clase. La autora coincide con lo que antes denominamos el “momento de la verdad”, ya que reconoce el contacto directo de la organización con su/s publico/s o clientes. También agrega un elemento transversal a cualquier evento: el deseo de que se lo recuerde, de que se lo reconozca y retenga en la memoria, hecho que en el
1

Lic. Adriana Guerrero Esparza. FOQO & RP. Publicidad y Relaciones Públicas. “Seis errores seis oportunidades para diferenciarse”. Febrero 2005. Disponible en:http://www.gestiopolis.com/marketing/rrppnet/manejo-de-protocolo-de-eventos-publicos.htm 2 Lic. Adriana Guerrero Esparza. FOQO & RP. Publicidad y Relaciones Públicas. “Seis errores seis oportunidades para diferenciarse”. Febrero 2005. Disponible en:http://www.gestiopolis.com/marketing/rrppnet/manejo-de-protocolo-de-eventos-publicos.htm

Unidad 1: A qué llamamos “Evento”

2

Por otro lado. hoteles. agencias organizadoras – en el caso que se decida tercerizar la realización del evento. se visualiza en el reconocimiento de la marca. Esta clasificación varía según los objetivos del acontecimiento a realizar y el tipo de evento a llevar a cabo. espacios para eventos. entre otros). Unidad 1: A qué llamamos “Evento” 3 . sponsors.Curso de Organización de Eventos caso de las empresas. centros de convenciones. En todo evento existen actores hacia dentro de la organización (equipo encargado de organizar el evento.2 Los actores de un evento. por ejemplo. prensa. Por esta razón también es importante lograr un mensaje homogéneo que esté presente en cada una de las piezas comunicacionales del evento. directivos y empleados que van a participar del acontecimiento) y hacia fuera de ella (clientes. servicios de catering. proveedores. ya que el público se llevará una imagen de la empresa y del evento basada en la totalidad del acontecimiento. se sostiene que el éxito de un evento radica en la experiencia que vivan en él los invitados. REFLEXIÓN ¿COINCIDE USTED EN QUE UN EVENTO ES UN PRODUCTO DE COMUNICACIÓN DE LA EMPRESA? 1. Actores del evento Hacia dentro Organizadores del evento Directivos y empleados Hacia fuera Agencias organizadoras (tercerización) Personal adicional Clientes Proveedores Sponsor Prensa Es preciso mantener una fluía comunicación con todos los actores involucrados en nuestro evento. por ello es muy importante el cuidado de los detalles y la innovación al trabajar en la producción de un acontecimiento de este tipo.

recorridos dentro de la empresa. empresas. qué rol y qué tareas deberá realizar cada uno. - - Si en cambio se decide utilizar recursos humanos propios. De ello dependerá gran parte del éxito o fracaso de la acción. Contar con la aprobación de los miembros de la organización o empleados de la compañía que estén familiarizados con la tarea. porque la ocasión no lo amerita. habilidades. Existen dos posibilidades a la hora de conformar un equipo que se encargue de la organización de nuestro evento: por un lado. se contrate personal externo o se utilice recursos humanos propios.Curso de Organización de Eventos Las cuestiones enunciadas en los últimos dos párrafos anteriores. debe incluir la mayor información y detalle posible (público beneficiario. con los conocimientos prácticos que hacen a la actividad de organización de eventos. Otra opción es tercerizar la tarea y contratar especialistas (agencias. También es importante no exagerar en la convocatoria de personal. se puede designar a personas que integran la empresa. a saber: - Petición de presupuesto. y puede ser una sola persona la encarga de organizar el acontecimiento. predisposición para este tipo de tareas. es decir formar un equipo de trabajo con la cantidad de personas estrictamente necesarias. sino también para definir qué lugar. Si se decide optar por esta forma. Unidad 1: A qué llamamos “Evento” 4 . entre otros aspectos) a fin no sólo de elegir determinados trabajadores para integrar el equipo encargado de la realización del evento. es decir utilizar recursos humanos propios. profesionales) en la materia. Cabe aclarar que en algunos casos no es necesario formar un equipo. la asistencia prevista. las estadísticas de experiencias anteriores. Pero el perfil de esa persona debe tener las mismas características planteadas para un grupo encargado de la organización de un evento: responsable. participación. consultoras o profesionales son miembros de una asociación profesional del sector. para que haya una cooperación y aceptación a la hora de tener que realizar tareas vinculadas al evento. No todas las agencias. nos remiten a la importancia y papel de los organizadores del evento. hay algunas consideraciones a tener en cuenta a la hora de contratar un agente externo. con roles y tareas correctamente delimitadas. fiable y flexible. en cualquiera de los casos se deberá constituir un equipo de trabajo. entre otros datos). Ahora bien. se debe realizar una identificación de los empleados (características. o comité. En este caso es recomendable restringir la búsqueda seleccionando aquellos profesionales o empresas asociadas que puedan asesorar o que hayan sido recomendadas por una persona de confianza. entidades.

siempre se debe mantener un control y seguir de cerca la realización de las tareas solicitadas. ¿Cómo lograr esto? Básicamente. pero lo importante es que realizar esta tarea nos brindará más beneficios que dificultades. Hecho que es fundamental para poder delegar tareas . en el éxito de la iniciativa. Generalmente son muchas las cosas por hacer y no podremos realizar todo nosotros solos.no sólo en la organización sino durante el evento . Sin embargo. Si todos los integrantes de la organización apoyan la iniciativa. explicándoles la importancia del acontecimiento para la organización y el porqué de cada cosa. consultando sus opiniones. como dicen muchos textos de recursos humanos y comunicación interna organizacional: - haciéndolos parte de la iniciativa. ya que no podemos confiarnos en la realización de algo que al último momento resulta fallar. Es imprescindible que todos tengan una absoluta predisposición e interés.Curso de Organización de Eventos Lo importante es tener en claro que los miembros de la empresa que organicen el evento son una pieza fundamental para el éxito del mismo. no sólo podrán ayudarnos en la organización y notar o resolver algún problema imprevisto. - Siempre habrá algunos empleados más interesados que otros. tanto si el tipo de evento a organizar requiere su colaboración en tareas específicas como si sólo es necesaria su presencia.es muy importante: recuerde que esta actividad es en tiempo real y que una persona no puede estar en más de un lugar al mismo tiempo. por ello tener a alguien en quien podamos confiar . Por eso es importante contar con una mano derecha o un equipo de trabajo al que le tengamos suma confianza. si es posible. recibiendo sus sugerencias. que el equipo Unidad 1: A qué llamamos “Evento” 5 .necesidad que lógicamente variará según la magnitud y características del evento -. comprenden claramente su objetivo e identidad y conocen el cronograma de actividades. Para ello se recomienda. de ser posible y si al evento no es disfuncional. sino que también colaborarán para posibilitar que nuestros invitados vivan una experiencia inolvidable y el evento resulte un éxito. a pesar de delegar algunas actividades en un grupo de gente o una persona. compartiendo las decisiones.

los encargados de limpieza o cualquier otra persona contratada para ese día estarán hablando por nosotros en cada acto y respuesta y colaborarán para que nuestros invitados se sientan o no a gusto. la cultura organizacional. el personal de seguridad. Por lo tanto. Lo más probable es que la gente que colabore no conozca para nada los criterios. es por eso que se deben tener algunos criterios básicos para optimizar la utilización de estos recursos humanos. que se puede alquilar a un bajo costo. el locutor.Curso de Organización de Eventos organizador esté comunicado a través de un sistema de intercomunicadores (comunicaciones móviles). vale la pena dedicar tiempo a cada persona que se sume al grupo de los organizadores. así que tenemos que tener en cuenta que los técnicos. debemos ponerlos al corriente para poder orientar su accionar y que cada cosa que realicen se guíe por las mismas pautas que las nuestras. por lo tanto. la identidad del evento o de la empresa anfitriona. Personal adicional En casi todos los eventos se necesita algún tipo de personal adicional para realizar cierta tarea. Unidad 1: A qué llamamos “Evento” 6 . REFLEXIÓN ¿FUE ALGUNA VEZ ACTOR DE UN EVENTO? ¿CUÁL FUE SU EXPERIENCIA? RECUÉRDELA Y EXTRAIGA ENSEÑANZAS RESPECTO DE LA MISMA. Todo comunica y todos comunican. todo y todos son el evento. Para el público. qué es lo que queremos comunicar básicamente y todo lo que sea necesario que sepa para ayudarnos con su accionar. para contarle cómo queremos tratar a nuestros invitados y porqué.

menos costosa y más pertinente para transmitirle al público beneficiario el mensaje deseado. Unidad 1: A qué llamamos “Evento” 7 . Es importante chequear todas las agendas y calendarios necesarios para identificar si no existe otro evento al que estén invitados los mismos públicos o un acontecimiento que revista demasiada relevancia a nivel general y “desluzca” nuestro esfuerzo. Se trata de analizar si los objetivos que se persiguen se pueden resolver únicamente mediante la realización de un evento.3 ¿Cuándo y por qué realizar un evento? En primer lugar. Un punto decisivo que nos ayuda a reconocer si existe o no la necesidad de realizar un evento. como dijimos en líneas anteriores. folletos). Es de vital importancia reflexionar sobre esta cuestión y ser realmente sinceros en la respuesta. si no existen otras herramientas de comunicación más pertinentes y de menor costo. De la complementación y equilibrio de esos elementos dependerá el éxito de la propuesta. Algunas razones para realizar un evento:  Asegurar y conseguir clientes. el criterio para elegir la fecha debe considerar. ya que. Lógicamente. la comodidad y las posibilidades del público que invitaremos y por el otro. Ello nos servirá no sólo para optar por organizar o no el acontecimiento sino también para comenzar a delinear la estrategia de comunicación a seguir una vez tomada la decisión de realizar el evento.  Generar nuevos contactos para posibles alianzas. el objetivo que nos planteamos para la actividad.  Conocer la oposición. la competencia. debemos plantearnos si este producto de comunicación es la forma más rápida. envíos de e –mail. es pensar si el contacto con el público elegido es crucial para el éxito de los objetivos fijados. económicos y sobre todo mucho tiempo y energía. trípticos. porque la organización de un evento es una tarea ardua que demanda recursos humanos. campañas de prensa. un evento requiere de una planificación con mucha antelación. para alcanzar las metas propuestas como pueden ser piezas graficas promocionales (dípticos. mes y hasta año de su realización. Luego de que se decidió organizar el evento es importante pensar en el día. por un lado. de forma eficaz.Curso de Organización de Eventos 1. materiales. entre muchos otros ejemplos.

Curso de Organización de Eventos  Atraer a nuestro campo a personas de interés.  Iniciar o cerrar una operación.  Homenajear a una personalidad. institución o empresa.  Capacitar sobre algún tema. REFLEXIÓN ¿CONOCE ALGUNA OTRA RAZÓN POR LA CUAL SE REALICE UN EVENTO? Unidad 1: A qué llamamos “Evento” 8 .  Convencer a los dudosos.  Celebrar un éxito.  Darse a conocer.  Informar sobre una realidad o aclarar situaciones.

puede generar diversas consecuencias positivas para la empresa. 4 Claves para pensar la realización de un evento.Curso de Organización de Eventos 1. tiempo y dinero? ¿Es la mejor manera de alcanzar lo que la empresa está buscando? ¿Se cuenta con el presupuesto necesario (viabilidad económica) para llevarlo a cabo?  Para poder contestar con claridad a esta pregunta es aconsejable hacer una lista detallada y exhaustiva de los costos y realizar un cálculo exagerado de los mismos para anticiparse a posibles contingencias antes de comenzar con el trabajo. b.  Es importante tener en cuenta que si bien la organización de eventos suele ser una actividad muy costosa (hecho que depende del tipo de acontecimiento que se organice) su eficacia. Objetivo Como criterios generales para su realización debemos comprender que en un evento. Públicos del evento Como dijimos en líneas superiores. Por esta razón es que cada vez son más las organizaciones que apuestan a este tipo de herramienta de comunicación. se debe mantener una identidad homogénea en cada una de sus instancias: desde la invitación formal por carta a los asistentes especiales hasta el recibimiento del público cuando ingrese. el objetivo y el reconocimiento del /los público/s son los dos principales aspectos a definir para poder comenzar a organizar un evento. A su vez. pasando por todos y cada uno de los detalles existentes. Todo debe estar en absoluta armonía y el equipo debe trabajar sinérgicamente para alcanzar la meta planteada. se debe tener perfectamente en claro el objetivo a alcanzar y los públicos a los que va dirigido. Unidad 1: A qué llamamos “Evento” 9 . a. Un aspecto complementa al otro. ya que el objetivo por el cual realizaremos el evento está estrechamente vinculado con el público beneficiario del mismo. como en toda producción comunicacional estratégica. Debemos hacernos las siguientes preguntas: ¿Para qué realizar este evento? ¿Vale la pena la inversión de recursos humanos. en caso de resultar un evento exitoso.

una convención. por el otro. sino que es igual de importante. una fiesta. una jornada.Curso de Organización de Eventos En los casos en donde el reconocimiento del público del evento se convierta en una tarea compleja podemos plantearnos algunas preguntas guías como ¿a quién/es está dirigido el acontecimiento? ¿Qué quiero comunicarle a ese público. etc.-)? Si es necesario – depende del tipo de evento elegido . externo o interno a la empresa. publicidades. el objetivo del evento. Unidad 1: A qué llamamos “Evento” 10 . un almuerzo? ¿Cuáles serán los valores o ideas principales a comunicar (qué idea atravesará cada una de las producciones que realicemos – invitaciones. Elección del tipo de evento a organizar y selección del nombre e identidad del mismo Debemos preguntarnos: ¿Será un congreso. seguramente tendremos que determinar el nombre del congreso y una identidad visual para el mismo que pueda diferenciarlo y darle entidad propia. hora y lugar Como señalamos en apartados anteriores. Hecho que estará atravesado por cuestiones políticas y estratégicas. Por ejemplo.si. e. por un lado. la correcta distribución de roles. Lo mismo ocurre con el establecimiento de la hora y duración del acontecimiento . d. La cercanía o autonomía de la identidad del evento respecto de la empresa dependerá de la relación que se pretenda hacer visible entre ambos. el criterio para la elección de la fecha a realizar el evento debe considerar. souvenirs. la comodidad y las posibilidades de los invitados y. afiches. c. una conferencia de prensa. tareas y responsabilidades de cada uno de los miembros y. pero es importante recordar y recalcar que no sólo es crucial elegir un equipo de trabajo.deberemos seleccionar un nombre y definir claramente la identidad particular del evento – excediendo a la del organizador -. los tiempos con los que cuentan. si desde una Consultora de comunicación organizamos un congreso para los profesionales de esa disciplina. cuando optamos por usar los propios recursos humanos disponibles y no tercerizar la organización del evento. también. o a cada uno de esos públicos? Estos interrogantes nos ayudarán a clarificar cuáles serán los actores de nuestro evento y cuáles las tácticas y estrategias a utilizar. Equipo organizador No nos detendremos en este punto porque ya lo desarrollamos en el apartado “Los actores de un evento”. Fecha.

y sus respectivos tiempos. Para ello tendremos que tener en cuenta el objetivo de la actividad. • Equipo organizador. Repasemos los pasos claves para pensar un evento: • Fijación de objetivos claros y específicos. Ejemplo. a la hora de seleccionar un espacio para nuestro acontecimiento. no sería apropiado pensar en un encuentro que dure menos de dos horas reloj. Se trata de pensar de qué manera queremos que “circule” la gente (cuánto tiempo pretendemos que permanezcan en cada lugar y en el evento en general). es decir que debe ser absolutamente apropiado para el tipo de evento a efectuar. debemos diseñar actividades que atraigan y mantengan al público interesado y motivado. ya que resultaría demasiado breve para propiciar esos vínculos. • Confección de cronograma de actividades. la duración del evento. que tiene que mantener una coherencia con la identidad de nuestro evento y debe ser de fácil acceso para los invitados. • Selección del nombre del evento y creación de su identidad. Por último. Pero no debemos dejar de lado. a fin de comenzar a viabilizarlas. Ello implica una correcta y equilibrada distribución de actividades. • Identificación del público al que se dirige. Un punto central a la hora de pensar en el orden de las actividades de nuestro evento. cabe aclarar que si bien existen pasos que no se pueden omitir ni postergar. los destinatarios del evento y el resto de decisiones que se hayan tomado antes (las posibilidades espaciales. al punto de querer asistir al/los día/s siguiente/s del evento.Curso de Organización de Eventos por ejemplo. es que el auditorio viene a pasar un momento ameno y agradable. es igual de importante tener cierta flexibilidad para poder afrontar y manejar los imprevistos que puedan surgir tanto en la etapa Unidad 1: A qué llamamos “Evento” 11 . ¿será un espacio abierto o cerrado? ¿Cercano o lejano a la ciudad? e. en el evento queremos que un grupo de 50 invitados se conozca y establezca vínculos entre sí. entre otros aspectos). se debe pensar que el mismo cuente con todas las comodidades necesarias para la realización de las actividades que organizamos. Si decidimos realizar un evento que dure más de un día. Cronograma de actividades Debemos armar un cronograma tentativo con todas las actividades a realizar durante el evento. En cuanto al lugar.

Servicio de transporte: reservas. .  Comunicación del evento: se debe informar de la realización del evento no sólo al/ los público/s beneficiarios del acontecimiento.Curso de Organización de Eventos previa al evento (organización). horarios. a continuación presentamos una lista de actividades imprescindibles a la hora de realizar un evento. a fin de gestionar lo que se necesita sin sobrecargarse de cuestiones a resolver:  Contratación de personal: se debe contratar a los proveedores cuyos productos o servicios son necesarios para nuestro evento: -Seguridad: contratación de un seguro. es una buena estrategia para que el proveedor se comprometa aún más con nosotros. la prensa – se puede ir Unidad 1: A qué llamamos “Evento” 12 . alquiler de autos. de un servicio de salud/ambulancia. Para que no caer en el caos. entre otros. impuestos a pagar. ya que aunque parezca un aspecto menor. Aunque la firma de un contrato no asegure totalmente su cumplimiento. sino también a otros sectores implicados de manera indirecta. es necesario comenzar con diversas tareas imprescindibles para poder llevar a cabo lo planificado. También puede servir para realizar acciones legales. Consejos logísticos Delineados los pasos básicos para organizar el acontecimiento.  Legalidad: se trata de hacer las averiguaciones y gestiones legales vinculadas al tipo de evento que elegimos realizar (normas a respetar. En este punto se recomienda: Firmar contratos con cada uno de los proveedores involucrados – un presupuesto detallado con los datos del proveedor y su firma. . dar aviso a los bomberos. Según el caso pueden ser autoridades – en algunos eventos es necesario poner en conocimiento a ciertas autoridades gubernamentales para que estén al tanto de lo que vamos a hacer -.Otros. como durante(in situ) y después(evaluación de resultados y seguimiento) de su realización. la falta de cumplimiento puede ocasionar serios problemas para la realización del evento. entre otros). seguridad policial. viajes de ida y vuelta.

Unidad 1: A qué llamamos “Evento” 13 . un brief para los medios que se debe adjuntar a la invitación – sobre todo cuando el evento no es una conferencia de prensa o similar y se pretende que los periodistas lo cubran . Esta relación puede variar por varias razones interrelacionadas: . el personal de la organización. nuevamente la mitad asistirá efectivamente. .Lo atractivo que se le presenta al público el evento. . . que la relación es la siguiente: Invitados / 4 = Asistentes.Entre otros factores. A pesar de no poder tener la certeza de la cantidad de público que asistirá. etc.Expositores o disertantes que se presentarán (en el caso de que los haya). Es decir.Atractivo real del evento. de esa cantidad de personas. se puede aprovechar para preguntar muchas cosas más. la mitad aproximadamente confirmará su asistencia y. se debe considerar la redacción de una carta formal de invitación para todas las autoridades involucradas. Invitaciones Existe un cálculo para reconocer la cantidad de asistentes que efectivamente habrá el día del evento: básicamente se debe calcular que concurrirá la cuarta parte de la gente invitada. podemos empezar a generar una base de datos de los invitados. Por ello es importante la distribución de mensajes y material: anuncio del evento con la debida antelación.Curso de Organización de Eventos anticipando a los medios de comunicación en caso de desearlo -. Por otra parte es importante identificar a los asistentes especiales e invitarlos de manera diferencial. . invitaciones. . que se debe entender que del total de invitados. sobre todo en aquellas entidades que cuentan con personal en diferentes espacios físicos por lo que resulte difícil reunirse con ellos e invitarlos personalmente. .Especificidad del público convocado. . entre otros.y algún otro medio de invitación para los miembros de la organización. Para ello.Imagen (y/o “prestigio”) del convocante / organizador. ya que con la confirmación de asistencia.Su promoción. .Tiempo entre convocatoria y evento. Es decir.Coincidencia o cercanía de eventos de interés para el mismo público.

En principio. en el caso de tener costos el monto a abonar. Acreditación: La acreditación consiste en la información por parte del invitado de sus datos básicos y. Tips Es necesario recordar que la impresión de invitaciones supone habitualmente 15 días y el envío un mínimo de 2 días. para algunos congresos las invitaciones se realizan con más de 2 años de anticipación y se van recordando cada vez con más frecuencia a medida que se acerca la fecha. etc. (No hay que confiarse en los tiempos de imprenta / correos porque pueden prolongarse). pero no tan anticipadamente como para que resulte olvidada o no prioritaria. el lugar en donde se desarrollará.Curso de Organización de Eventos Las invitaciones y la folletería de “último aviso” deben contener: la idea central del evento. en la entrega a cambio de una credencial que identificará al asistente durante el evento. Parece una obviedad. ya que. sobre todo en la fecha. Por su parte. como por ejemplo las grandes ferias). Las invitaciones deben ser enviadas con suficiente anticipación para que la fecha pueda ser reservada. el cierre de la inscripción. el cronograma.). Un sistema de seguimiento por planillas (papel o digitales) o software adhoc es necesario. autoridades. ya que si se plantea una acreditación obligatoria. Es muy importante chequear en el boceto de las invitaciones que los datos sean los correctos y no haya errores de tipeo. Esto varía en función del tipo de evento. se efectúa por una cuestión se seguridad. su identidad. Preacreditación: en muchos tipos de eventos se realiza esta actividad. los oradores. generalmente. la fecha y la duración. lugar y hora y en los nombres de los invitados especiales (disertantes. por ejemplo. pero esto es imprescindible. Esta actividad se realiza sólo en algunos tipos de acontecimientos pero igualmente es central por diversos motivos. aproximadamente. que sirve para ir confirmando las asistencias. Se calculan 15 días para el público en general y 10 días para los periodistas. vía e-mail o personalmente. el organizador cuenta con los datos de cada uno de los asistentes al evento y con una manera de “filtrar” – gracias a la incomodidad . pero igual un control en papel es mejor que nada. Lo segundo es lo más recomendado. para el organizador también son importantes los datos que se pueden conseguir de sus invitados por lo que se debe realizar una buena Unidad 1: A qué llamamos “Evento” 14 . pero es uno de los errores más comunes.a aquellos públicos no directamente interesados (esto cuenta sobre todo para los eventos de ingreso libre y gratuito. Follow up / seguimiento: es necesario chequear que las invitaciones hayan llegado (telefónicamente. sobre todo si el invitado es alguna personalidad que podría ofenderse en caso de no recibir la tarjeta).

con lo que ganamos varios minutos por cada asistente). a cambio de los datos necesarios.Curso de Organización de Eventos ficha en acuerdo con la dirección y con las necesidades de información que tenga cada ente organizador en particular. En relación a la elaboración y entrega de credenciales. es aconsejable que si se convocaron a representantes de determinadas organizaciones (por ejemplo el caso de los periodistas en las conferencias de prensa) se tenga en el listado el nombre de la persona. Con respecto a esto último es recomendable prever un espacio de acreditación lo suficientemente amplio para que si llegan grupos grandes de personas puedan estar cómodos y completar las fichas con tranquilidad (mostradores o mesas y lapiceras son fundamentales). A tener en cuenta Si el evento no lo permite o justifica .  Catering Para los eventos que requieren un servicio de este tipo es recomendable determinar el menú y el tipo de servicio con los encargados del catering que se contrate o con alguien que cuente con sobrada experiencia en el tema. se debe prever un sistema lo más veloz posible. Asimismo. entregar regalos o souvenirs. Igualmente. Unidad 1: A qué llamamos “Evento” 15 . Es recomendable que se responsabilice a una persona o grupo de personas y que se diferencie un espacio para recibir y acreditar a los asistentes que están preacreditados. no implementemos este mecanismo porque puede molestar a nuestros invitados. otro aspecto sobre el que se debe tener especial cuidado es en el modo que se elige para realizarla. ya que si no está bien organizada la acreditación de los asistentes puede ser un “cuello de botella” para el evento que implique incomodidad y molestias para los invitados. entre otras cosas. La informática también puede ser de gran ayuda para este proceso. donde estén resaltadas las personas confirmadas/preacreditadas. se recomienda contar con tres juegos de listados completos para que puedan ser tildados durante la acreditación. También es positiva la realización de una preacreditación. en caso de que envíen a otro sujeto en representación. existen otras formas de conseguir en un evento datos de los asistentes: se pueden hacer sorteos. En el caso de que se maneje una lista de invitados. gracias a la cual se puede limitar la cantidad de gente que deberá completar sus datos ese día y se puede avanzar antes del día del evento con la elaboración de las credenciales (ejemplo: las completa on-line o por correo y al llegar al evento sólo retira su credencial. Si se cuenta con un listado de invitados para aquellas personas que están preacreditadas.por más que tengamos mucha necesidad de tener una base de datos -. pero también el de la organización a la que pertenece.

Un punto a favor es que la comida sea original. (lo cual no implica que cada concesionario puede hacer la comida que se antoje ni tener la presentación que se le ocurra.Curso de Organización de Eventos Quienes tengan conocimiento de las características y las necesidades de este particular servicio en los diferentes tipos de eventos. Es recomendable definir claramente el tiempo del servicio (tiempo de rotación de la mesa o los diferentes tipos de platos. Es importante tener en cuenta que puede haber invitados destacados con “necesidades especiales” que no se deben desatender (por ejemplo. El catering en un evento debe ser un valor agregado que no obstaculice la actividad principal. Debe haber la cantidad de mozos adecuada según el servicio – no se necesita la misma cantidad de personas para una comida con servicio de mesas. de existir. pero amplia en gustos y preferencias. No es lo mismo servir una cena a 100 personas sentadas que a la misma cantidad de gente pero paradas. La decoración de los platos. si el evento lo permite. no se debería hacer énfasis en las bebidas alcohólicas (en el caso de que estas sean apropiadas o permitidas por el marco legal del evento). Niños y adultos mayores son especialmente sensibles a los alimentos y bebidas). si fuera el caso)  Elementos técnicos – hardware / software Unidad 1: A qué llamamos “Evento” 16 . que suelen pedir los extranjeros por los importantes trastornos gástricos que puede generar la adaptación al agua de cada región. La comida es un aspecto muy delicado que. con un servicio de atención apropiado a la cantidad de invitados y al tipo de prestación que se dé. debe ser de calidad acorde a la identidad del evento. la logística que implica montar una cocina o mantener la cadena de frío de alimentos (o de calentar café para 100 personas) lo transforma casi en un evento en sí mismo. que para un lunch -. Por otra parte. mesas y/o bandejas deberá reforzar el objetivo e identidad del evento – siempre que el caso lo permita -. Este servicio también suele tercerizarse como una concesión de cantina o buffet. Si el evento se realiza al mediodía. y con un cuidado de los detalles que requiere de gente con experiencia y conocimiento del tema. pero con sólo controlar que no se salgan de lo establecido nos sacamos un problema de encima y hasta podemos generar un ingreso extra por los cánones que deben pagarnos). podrán sugerirnos la manera ideal de lograr o respetar el objetivo de nuestro acontecimiento. agua mineral en botella de vidrio.

Prácticamente todo lo que sucede en un evento hoy en día requiere de algún soporte técnico. por lo que resulta imprescindible contar con dichos equipos – la mayoría se pueden alquilar y generalmente los espacios preparados para eventos cuentan con casi todos ellos -.Curso de Organización de Eventos Es necesario que. reparar fallas o dificultades leves. de ser posible también es recomendable tener algunas unidades “de reserva” en caso de que algún elemento imprescindible se rompa a último momento (scanners de códigos de barra. Recomendaciones: Armar los equipos preferentemente el día anterior y probarlos para resolver posibles fallas en ese momento. micrófonos. hasta los micrófonos para el vocero y los periodistas – en las conferencias de prensa-. Probar todos los equipos minutos antes de la presentación (no debemos esperar que el disertante.probablemente sea necesario consultar a quienes desarrollarán actividades ese día -.). se prevean todos los elementos técnicos que serán necesarios durante el o los días que se realice el acontecimiento . chequear la iluminación para que las luces no la obstaculicen. Estas necesidades de equipos van desde las PC para las acreditaciones y/o la impresión de certificados.  Ambientación Siguiendo la coherencia de todos los elementos. Unidad 1: A qué llamamos “Evento” 17 . a cambio de poner su logo y algunas promotoras en la mesa de acreditación. la ambientación debe corresponderse también con el objetivo y la identidad del acontecimiento. etc. o el acceso a internet para algún invitado o actividad particular y el equipo funcional de sonido para la música ambiental. Asimismo. también es necesario contar con personal capacitado para manejar los equipos y. En caso de que haya. pedir la grabación de las presentaciones / proyecciones y probarlas. Es imprescindible analizar antes si esto en conveniente desde el punto de vista de nuestra imagen. También estos servicios se pueden tercerizar mediante concesiones: Ejemplo: el equipamiento informático para esos días lo puede proveer una marca de computadoras. Es importante tener en cuenta que un evento es una acción de comunicación y. ya que estamos metiendo en circulación elementos significantes poderosos. como son otras marcas o productos. la banda de música o el presidente de la organización estén frente al público para comprobar que en las pocas horas pasadas desde la última prueba de sonido “algo se desconectó/rompió”). Por su parte. Y si existe una presentación sobre pantalla (PowerPoint o filminas). impresoras. de ser necesario. según las actividades involucradas en el evento.

se debe controlar la realización de todas actividades. O viceversa.Curso de Organización de Eventos por ello. Se debe colocar la cartelería en posición estratégica para las fotos y/o filmaciones. cartelería y hasta aromas particulares -. Por lo tanto. Si se va a filmar una conferencia o similar se deben prever espacios y/o plataformas para que las cámaras de TV tengan una buena visión. etc. Consejos útiles Todo tiene que comunicar la identidad y el mensaje del evento: iluminación. mientras que los demás lugares evidencien la identidad de la empresa. si se están comunicando los valores establecidos.baños. en las tomas de video y fotografía sólo se ven “porciones” y no la totalidad de la identidad visual. Se trata de evaluar si la ambientación y la cartelería es suficiente o no. distribución. Es un espacio que no se debe desaprovechar. sala de primeros auxilios. Por ejemplo. salidas de emergencia -. entre otros elementos. que esté al alcance de todos el cronograma de las actividades a través de papelería o carteles y que estén Unidad 1: A qué llamamos “Evento” 18 . ya que si esos logos son grandes. A su vez. Si bien el diseño de la cartelería e identidad visual. diagramación del posible recorrido. es necesario evaluar que sea apropiada la señalización de los servicios básicos . en los escenarios donde se realizan conferencias se recomienda que el fondo se componga de un mosaico con logos pequeños de la entidad organizadora o de los auspiciantes. si está adecuada a la situación. en la presentación de un producto se puede destinar un espacio exclusivo del salón para que hable únicamente el producto – con muebles. iluminación. mobiliario. también se debe tener claro si en el acontecimiento se va a comunicar la identidad de la organización que realiza el evento. así como la decoración y el armado de los diferentes espacios del evento correrá por parte de profesionales del diseño y la decoración. Esto es imprescindible para poder distribuir la decoración de los espacios y definir el tipo de elemento y cartelería a incluir. ya que esos elementos estarán significando y hablando durante todo el periodo de tiempo que la gente esté allí. o ambas identidades de manera equilibrada. cartelería informativa / orientativa. si es coherente con el objetivo del evento. la decoración y ambientación del espacio es fundamental para el logro de sus objetivos. tamaño de los espacios libres.  Información en el evento Es necesario prever que el día del evento los invitados deben contar con la suficiente información para desplazarse cómodamente por todos los espacios y actividades que se realicen. cartelería promocional. la identidad particular de un producto/servicio/espacio. Por ejemplo.

por ejemplo). con el público invitado. En Europa. Hacen que el “momento de verdad” vivido sea más emotivo y por lo tanto habrá más posibilidades de que los invitados recuerden con mayor intensidad ese día. quizá lo mejor sea descartarlo (salvo que el show sea el evento. inclusive.-. Esta tendencia “totalizante” del evento está en línea con el auge del marketing de experiencias. las posibilidades son muchísimas: se puede hacer desde un espectáculo unipersonal de magia o humor hasta la elevación de un globo aerostático o una demostración de aviones a chorro. sobre todo. por ejemplo. Como siempre. etc. resta. es importante recordar que el show debe ser un elemento más que refuerce la temática del evento. la zona de acreditaciones o los espacios de degustaciones y entrega de souvenirs. Aquí también se debe tener en cuenta el objetivo e identidad del acontecimiento. lapiceras. euforia. recodar el horario de ciertas actividades e. Además. ya que el espectáculo a seleccionar debe ser coherente con lo que buscamos y. lógicamente). para los eventos se están ofreciendo instalaciones que contienen diferentes mascarillas conectadas a mangueras de colores a través de las cuales uno puede “oler” aromas agradables que tendrían diferentes efectos – relajación. Por lo tanto.Curso de Organización de Eventos señalizados también ciertos espacios importantes para nosotros. para quien lo organiza. es la oportunidad de acercar al espacio privado de su cliente / beneficiario determinado elemento cuidadosamente seleccionado. “todo lo que no suma. carpetas. que postula que se debe tomar al contacto con el producto / servicio / idea como una experiencia del conjunto de las sensaciones. el hecho de “llevarse algo a casa” siempre resulta atractivo para los invitados y. si en el evento hay sonido ambiente y contamos con un encargado de la locución. Igualmente. hojas membretadas. Siguiendo un principio básico de cualquier gestión. Igualmente. CD Unidad 1: A qué llamamos “Evento” 19 . simplifique para ganar efectividad”: Si hay dudas sobre la conveniencia del show. podemos valernos de eso para apoyar la información importante a comunicar. por ejemplo.  Regalos Entregar un obsequio en un evento es una acción de promoción que puede responder a diversos objetivos. En el caso de los congresos en donde se debe abonar un canon para participar es prácticamente imposible no entregar a cambio los tradicionales elementos: bolso. hacer recomendaciones para el uso de los espacios (no fumar ni comer.  Espectáculos – shows Los shows en los eventos suelen ser un valor agregado y de diferenciación que tiene muy buena recepción en los invitados.

2. así como de obsequios o simples souvenirs de diferentes características. del objetivo y presupuesto del mismo. • Las cantidades pequeñas suelen ser difíciles de producir por los costos. Adriana Guerrero Esparza. Dichos errores y oportunidades son: 1. Decir a sus proveedores la hora exacta de comienzo del evento. Directora de Global Relaciones Públicas. por lo que no es necesario esperar hasta último momento para definirlos y mandarlos a hacer). Por su parte. Las posibilidades son infinitas y dependen del tipo de evento y por supuesto. afirma que existen seis errores que suelen producirse en la organización de eventos. también se acostumbra la entrega de muestras o información / papelería acerca del producto presentado. Citar a los invitados treinta minutos o hasta una hora antes. Unidad 1: A qué llamamos “Evento” 20 . La autora sostiene que se debe adoptar esta actitud para “evitar contrariedades ya que para algunas empresas proveedoras de sonido y mobiliario la puntualidad significa en ocasiones llegar cinco minutos antes de que comience el acontecimiento sin importar que los invitados ya hayan arribado” y afirma que errores de este estilo generan una mala imagen: “la percepción que los invitados obtendrán se resumirá en los conceptos de informalidad. etc. • Pensar en el logo y la información a incluir en el momento de la elección del objeto a regalar. Guerrero Esparza afirma que: “es preferible indicar la hora exacta en que el evento comenzará y hacer la indicación de estar presentes quince minutos antes a 3 Lic.Curso de Organización de Eventos con las ponencias. y advierte que podemos convertirlos en oportunidades si nos anticipamos a que ocurran. impuntualidad y falta de organización relacionados directamente con la marca creando un rumor desfavorable”. • Tener en cuenta que requieren tiempos relativamente extensos de producción (y que los podemos tener con anticipación guardados. Errores y oportunidades en un evento La Licenciada Adriana Guerrero Esparza3.

Que el evento sea sólo una reunión social. para proyectar una imagen profesional del cliente y de nuestro trabajo”. Guerrero Esparza. 5. afirma que la etapa de seguimiento es tan importante como la planificación misma del evento. Dejar todo para último momento. EJERCICIO A MODO DE EJERCITACIÓN. Hecho. No dar su lugar a la prensa. es de sumo cuidado respetar la hora que indicamos puesto que si comenzamos el evento después de una o dos horas. IMAGINE UN EVENTO Y REALICE SU PLANIFICACIÓN COMPLETA. y sobre todo. Guerrero Esparza recomienda reservar lugares especiales para reporteros. que no sabrá que contestar y que evidenciará su nerviosismo. Por ello recomienda conocer a los invitados “o clientes potenciales en el momento y posteriormente a través de diversas tácticas de RP (Relaciones Públicas)”. puntualidad en el cumplimiento de los objetivos”.Curso de Organización de Eventos efecto del registro o bien para tener quórum suficiente” y agrega: “como anfitriones. 3. 6. a quién está dirigido. un evento requiere primero definir sus objetivos. Unidad 1: A qué llamamos “Evento” 21 . “De igual manera que planeamos muchas actividades de nuestra vida profesional y personal. Además la autora aconseja: “si siente que no está preparado. el personal que nos auxiliará. recurra con anticipación a un entrenamiento en medios. es interesante empezar a familiarizarnos con estos conceptos. Si bien este punto lo tocaremos en otra Unidad del presente curso. los puntos a cubrir. entre otros. que como su nombre lo indica. el tiempo que tenemos. será preparado para ese gran momento y le será de gran utilidad para otros encuentros con los reporteros y otros públicos”. 4. protocolo y medios de comunicación acorde a la naturaleza de los mismos. redactar boletines de prensa y mostrarse disponibles para los reporteros. La autora reconoce la importancia de “efectuar eventos con los parámetros de logística. ya que la prensa vino a cubrir nuestro evento y es un factor estratégico para no desperdiciar. el público perderá interés por nuestra marca”. que según la autora servirá no sólo para que la inversión en el evento retorne sino también para lograr una diferenciación ante la competencia. Omitir elementos esenciales de logística.

Curso de Organización de Eventos EJERCICIO DE INTEGRACIÓN A MODO DE EJERCITACIÓN. EN RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE ESTOS TEMAS.youtube. ANEXO: UN EVENTO ASEGURADO.com/watch?v=q4wwyCnOYY4 Parte II http://www. IMAGINE UN EVENTO Y REALICE SU PLANIFICACIÓN COMPLETA.youtube. SÍRVASE DE LOS CONOCIMIENTOS OBTENIDOS EN LA UNIDAD.com/watch?v=uiRIPC5qYaM&feature=related Parte IV http://www.youtube.youtube. ANEXO: SER EL ALMA DE LA FIESTA.com/watch?v=VP7Dox52qjc&feature=related Parte III http://www. PODRÁN ENCONTRAR LOS SIGUIENTES ANEXOS. LOS QUE LE ENTREGARÁN ELEMENTOS VALIOSOS PARA LA UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS DE INTERNET EN LA PLANIFICACIÓN DEL MISMO.com/watch?v=q_z0H3yYq6M&feature=related EN LA PRESENTE UNIDAD HEMOS TRATADO LA DEFINICIÓN DE “EVENTO”.com/watch?v=b_-M-5DJs9Q&feature=related Parte V http://www. ANEXO: ESTUDIO DE MERCADO DE EVENTOS EN ESPAÑA. EN LA SIGUIENTE UNIDAD. Unidad 1: A qué llamamos “Evento” 22 . VEREMOS LOS DISTINTOS TIPOS DE EVENTOS CON LOS QUE NOS PODEMOS ENCONTRAR. QUIÉNES SON LOS ACTORES DE UN EVENTO Y LAS CLAVES PARA LA CORRECTA REALIZACIÓN DEL MISMO. QUE PROFUNDIZARÁN Y COMPLEMENTARÁN CON DISTINTAS VISIONES Y CONCEPTOS LO VISTO HASTA AHORA: • • • • ANEXO: LA WEB 2. INTERNET Y LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Parte I http://www.0 Y LOS MEDIOS SOCIALES. ASÍ COMO DE LOS SIGUIENTES VIDEOS.youtube.

com. Problemas e imprevistos. FOQO & RP.com Portal de la Universidad de Palermo: www. Ugerman Editor.observatoriocomunicacioninterna.ar Marketing estratégico y experiencial: www. Organización de eventos. Buenos Aires. Internet • • • • Eventos corporativos: www.0: www.jaujaeventos.eventoplus.palermo.org Red de relacionistas públicos: www.com.gabymenta.ar • • • • Unidad 1: A qué llamamos “Evento” 23 .gestiopolis.es Organización de eventos de empresa: www. Disponible en: http://www.fullblog.Curso de Organización de Eventos Bibliografía GUERRERO ESPARZA.revistaorganiza.com/marketing/rrppnet/manejo-deprotocolo-de-eventos-publicos. 2001.com. Publicidad y Relaciones Públicas.com Negocios 2. Febrero 2005.0: www.htm • • JIJENA SANCHEZ.protocolo. “Seis errores seis oportunidades para diferenciarse”. Adriana. Rosario. soluciones y sugerencias.publicometa.edu Protocolo y Etiqueta 2.ar Observatorios de Comunicación Interna e identidad corporativa: www.