Definición de Eficiencia

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Aplicada a la Administración: • • • • Según Idalberto Chiavenato, eficiencia "significa utilización correcta de los recursos (medios de producción) disponibles. Puede definirse mediante la ecuación E=P/R, donde P son los productos resultantes y R los recursos utilizados" [1]. Para Koontz y Weihrich, la eficiencia es "el logro de las metas con la menor cantidad de recursos" [2]. Según Robbins y Coulter, la eficiencia consiste en "obtener los mayores resultados con la mínima inversión" [3]. Para Reinaldo O. Da Silva, la eficiencia significa "operar de modo que los recursos sean utilizados de forma más adecuada" [4].

Aplicada a la Economía: • • • Según Samuelson y Nordhaus, eficiencia "significa utilización de los recursos de la sociedad de la manera más eficaz posible para satisfacer las necesidades y los deseos de los individuos" [5]. Para Gregory Mankiw, la eficiencia es la "propiedad según la cual la sociedad aprovecha de la mejor manera posible sus recursos escasos" [6]. Simón Andrade, define la eficiencia de la siguiente manera: "expresión que se emplea para medir la capacidad o cualidad de actuación de un sistema o sujeto económico, para lograr el cumplimiento de objetivos determinados, minimizando el empleo de recursos" [7].

Aplicada a la Mercadotecnia: • Según el Diccionario de Marketing, de Cultural S.A., la eficiencia es el "nivel de logro en la realización de objetivos por parte de un organismo con el menor coste de recursos financieros, humanos y tiempo, o con máxima consecución de los objetivos para un nivel dado de recursos (financieros, humanos, etc.)" [8].

Según el Diccionario Porrua De La Lengua Española: • Eficiencia f. Virtud y facultad para lograr un efecto determinado. Acción con que se logra este efecto. [10].

De lo anterior se deduce que eficiencia es la óptima utilización de los recursos disponibles para alcanzar los objetivos deseados. Por lo tanto, una empresa, producto, organización o persona es “eficiente” cuando es capaz de obtener resultados deseados aprovechando al máximo los recursos a su disposición. La eficacia tiene que ver con resultados, está relacionada con lograr los objetivos. La eficiencia, en cambio, se enfoca a los recursos, a utilizarlos de la mejor manera posible. Pero, ¿Se puede ser eficiente sin ser eficaz? ¿Qué tal ser eficaz sin ser eficiente? La respuesta a ambas interrogantes es afirmativa. Para llegar a ser productivos, lo mejor es procurar ser siempre eficientes y eficaces. Así tenemos a aquellos que aprovechan al máximo los recursos con que cuentan y otros, aun con pocos recursos, los aplican bien y logran resultados fabulosos, logran ser productivos. Eficiencia + Eficacia = Productividad

teniendo control de una determinada situación. un elemento muy valioso para cualquier empresa u organización. Capacidad para producir un efecto. Definición de Eficacia: • • • • Según Idalberto Chiavenato. cuánto de los resultados esperados se alcanzó. facilitar. Da Silva. la eficacia es "el cumplimiento de objetivos" [2]. de forma más precisa y realista. por ejemplo. actividad. ¿cómo aplico lo anterior? Evidentemente. es decir. Ahora bien. • • Por lo que eficacia es el grado en que se logran los objetivos y metas de un plan. objetivos o metas. eficacia se define como "hacer las cosas correctas". es decir. Para Koontz y Weihrich. por lo cual también se conoce como eficiencia directiva" [7]. Son medidas (de carácter cualitativo) verificables de resultados en términos de desempeño y están diseñadas para poder contar con un estándar contra el cuál evaluar. la eficacia "es una medida del logro de resultados" [1]. fuerza y poder para obrar. son herramientas para clarificar y definir. capacidades (técnicas y materiales) y sistemas de trabajo . la mejor forma de hacerlo es planificar. Es la manifestación administrativa de la eficiencia. es efectivo y es. las actividades de trabajo con las que la organización alcanza sus objetivos [3]. efectividad. Efectividad: Involucra la eficiencia y eficacia. La eficacia consiste en concentrar los esfuerzos de un grupo en las actividades y procesos imprescindibles para llevar a término el cumplimiento de los objetivos formulados. define la eficacia de la siguiente manera: "actuación para cumplir los objetivos previstos. forma y calidad. Eficacia: f. Finalmente. Simón Andrade. es decir con la realización de actividades que permitan alcanzar las metas establecidas. Aptitud. Para Reinaldo O. por tanto. Supone hacer lo correcto con exactitud y sin ningún desperdicio de tiempo y recursos. la eficacia "está relacionada con el logro de los objetivos/resultados propuestos. el logro de los resultados programados en el tiempo y con los costos más razonables posibles. Según Robbins y Coulter. Conclusión: Yo entiendo que tanto eficiencia como eficacia y. La eficacia es la medida en que alcanzamos el objetivo o resultado" [9]. agilizar los recursos disponibles y lograr un alto índice de efectividad en alcanzar nuestros objetivos en tiempo. el Diccionario Porrua De La Lengua Española.Quien es eficiente y eficaz. la suma de ambas. [10]. estimar o demostrar el progreso con respecto a metas establecidas y así poder utilizar. Virtud. es decir. llevar el programa de mantenimiento preventivo de un equipo de refrigeración basado en (1) los datos técnicos y recomendaciones del fabricante y (2) los propios métodos.

Esta capacidad se expresa a través de la producción de resultados cotidianos de una organización o en nuestra vida diaria. Uno de esos aspectos es la atención de lo de lo Importante. Si asimilamos el manejo del tiempo a una balanza podríamos decir que el equilibrio del sistema dependerá del balance que se logre entre la energía asignada a atender lo Urgente y lo Importante. la definición de lo que resulta Importante para una organización. Para comprender mejor estos aspectos. Lo Urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atención inmediata. Al igual de lo que pasaría en nuestro plano personal. es lo que nos permite trascender nuestra realidad actual proyectándonos hacia el futuro. La atención de lo Importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafíos del entorno. yo realizo en tiempo y forma (empleando las habilidades y destrezas del equipo de mantenimiento) este mismo programa. estoy siendo eficaz. ¿Qué es importante? Toda persona debería y toda organización debe tomar decisiones sobre dos tipos de aspectos que debe integrar en un permanente estado de equilibrio. Podemos definir a la atención de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos presentan. ¿Qué es urgente? El otro aspecto a integrar es la atención a lo Urgente.del departamento de mantenimiento. si planifico (haciendo uso y buen uso de recursos) mi programa de mantenimiento. Recordemos que eficiencia + eficacia = efectividad. que esta dividida en cuatro cuadrantes: . Ahora. estoy siendo eficiente. Definimos así a las actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentido a la existencia a largo plazo a una organización: Lo que constituye la razón de ser o misión. sustentados en las condiciones y necesidades que la empresa requiere. En suma. Si sumado a lo anterior. mi trabajo será realizado con efectividad. describe una serie de principios (que debemos tomar sólo como recomendaciones). Por tanto. que pueden ayudarnos a tener una administración del tiempo efectiva y propone para ello una “Matriz de Administración del Tiempo”. en su libro "Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva". Stephen Covey (1989).

Ejemplos son: Planificar mejoras. no puede haber Urgente. determina a todos los demás: Sin Importante. significa postergar nuestros deseos y aspiraciones. Como estas cuestiones están más lejanas en el tiempo para su resolución. No Urgente”.Cuadrante 1: Llamaremos a este cuadrante “Lo Urgente e Importante”. caracteriza a este cuadrante. Llamaremos Robatiempos a estos verdaderos consumidores de nuestra energía. etc. pero siento que no hice nada de lo importante que tenía previsto". representan deseos y necesidades de las demás personas que se transforman en solicitudes explícitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los cuadrantes 1 y 2. resolución de problemas inmediatos. será nuestra consigna. sino que nosotros debemos presionar sobre ellas. Cuadrante 2: “Lo Importante. Creo que el pequeño cuadro siguiente simplifica aún más la Matriz de Covey y es a mi parecer una “guía rápida” para clasificar prioridades de acuerdo a su Importancia ó Urgencia: . Aunque podemos comprobar que el costo de ceder. No Importante”: Actividades de evasión. reuniones no planificadas. etc. vencimientos. pérdidas de tiempo. lo primero (es decir lo Importante). aprender significa sacrificar parcialmente nuestro bienestar actual en pos de un mejor futuro. no presionan sobre nosotros. Es la situación donde pensamos: “Me pasé todo el día ocupado. capacitar. veríamos amenazada nuestra existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo límite. trivialidades. resolver conflictos antes de que se transformen en crisis. Pero además este cuadrante y lo que coloquemos en él. descanso y recuperación de energías personales. A los Robatiempos los ubicaremos en nuestro esquema en: Cuadrante 3: “Lo Urgente. etc. prevenir riesgos. No urgente” representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafíos futuros. Muchas veces. anticiparse a tendencias. etc. En general. Pero también las personas invertimos tiempo en actividades y tareas que no corresponden a los Cuadrantes 1 ó 2. enfrentar crisis. Poner primero. Cuadrante 4: “Lo No Urgente. el pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una crisis por falta de previsión y preparación adecuada para enfrentar nuestros problemas. Los "Robatiempos". No Importante”: Componen a este cuadrante todas las interrupciones. Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestión orientada a resolver problemas. En alguna medida. son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora a futuro. ocio no planificado. imprevistos. etc. Caracterizado por ser actividades que de no ser atendidas. Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que si bien están más lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolución. “Lo Importante. La indiferencia o la culpa son subproductos emocionales resultantes de este cuadrante. Ceder a estas solicitudes es una tentación constante ya que de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y aceptación personal frente a las demás personas.

Importante: Debería hacerse. le sigue una serie de puntos que delinean la orden de la reunión Típicamente. Comentarios a los puntos de la agenda. de modo que los asistentes estén enterados de los temas que se discutirán y puedan prepararse consecuentemente para la reunión. juntas. yo entiendo que clasificando mis actividades de acuerdo a su Importancia. La organización de ideas y conceptos es algunas veces parte de una agenda ejecutiva. Es también un registro de prioridades enfocadas. Agenda Ejecutiva. y a manera de resumen. tareas. Revisión y aprobación de los puntos de minuta de la reunión anterior. De acuerdo a su Urgencia: • • • • Muy urgente: Debe hacerse ahora. la agenda se puede conocer también como ‘’’las órdenes del día’’’. Herramientas de planeación. se tiene que: • • • • Muy importante: Debe hacerse. No urgente: puede hacerse después. Esta parte es el cuerpo principal de la reunión y por lo cual tiene el contenido más significativo. La agenda se distribuye generalmente a los participantes de una reunión antes de la reunión. la hora y el lugar de la reunión. La agenda ejecutiva muchas veces tiene como complemento tablas o matrices de tiempo basadas en el establecimiento de prioridades en función de importancia o urgencia de un determinado hecho. No tan importante: Puede ser útil. Denota principalmente las “acciones a ser acometidas”. Discusión de los asuntos pendientes de la reunión anteriores. Tiempo no es un factor. Desde el punto de vista como medio de reuniones de negocios. Urgente: Debería hacerse ahora. Sin importancia: No se logra nada con ello. Generalmente la agenda tiene como encabezado la fecha. . pero no es necesario. Lista de los puntos específicos a ser tratados en la reunión. por lo general. los puntos en una agenda pueden ser: • • • • • • • Bienvenida y apertura de la agenda. Es un documento de planeación y programación de actividades basadas en la administración del tiempo.Conclusión: Por lo anterior. hacia la realización de objetivos. Otros puntos que permite a los asistentes expresar sus áreas de atención Arreglos y anuncios para la próxima reunión.

7. 14.. de Koontz Harold y Weihrich Heinz. Editorial Andrade. McGraw Hill Interamericana de España. 2002. Pág. Running Press (2000). 106. 2004. Séptima Edición.A. S. 4. de Robbins Stephen y Coulter Mary.V. Pág. S. . [3]: Del libro: “Administración». 20.. Tercera Edición. [11]: Covey. Andrade Simón. 2005. Oliveira Da Silva Reinaldo. (Ver “¿Qué es urgente?”) Bibliografía..A. 12a. [1]: Del libro: “Introducción a la Teoría General de la Administración”. etc. [9]: Del libro: “Teorías de la Administración”. Pág. ISBN 0762408332. “The Seven Habits of Highly Effective People”. 2002. de Mankiw Gregory.• La agenda es un medio por el cual una persona la ocupa para anotar reuniones. transacciones. México. 2004. McGraw-Hill Interamericana. 2005. S. apuntes. Pág. de C. de Chiavenato Idalberto. McGraw-Hill Interamericana. entrega de documentos de trabajo. Cultural S. 2004. Edición. 267. [7]: Del libro: “Diccionario de Economía”. Ed. [4]: Del libro: “Teorías de la Administración”. 128 páginas. 253. Edición 1999. [2]: Del libro: “Administración Un Perspectiva Global”. [6]: Del libro: “Economía”. Pág. McGraw-Hill Interamericana de España. Págs. 2002. Decimoséptima Edición.A. fechas. Tercera Edición. Pág. Editorial Porrua. datos de reunión anterior. Pág. 4. p. Samuelson Paul y Nordhaus William. 20. S. Octava Edición. 33ª Edición. [5]: Del libro: “Economía”.A. [10]: “Diccionario Porrua De La Lengua Española”. Estados Unidos de América. Pearson Educación.V. International Thomson Editores. 52. Pág. Oliveira Da Silva Reinaldo. [8]: Del libro: “Diccionario de Marketing”. de C. 1992. International Thomson Editores. Matriz de Administración del Tiempo.