GUIA FINAL PROCESOS FUNCIONALES

MARIA JOSE RODRIGUEZ YEPES

ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION SENA (CENTRO DE GESTION DE APRENDIZAJE) 362740 A 2012

PROCESOS FUNCIONALES Sintetice en que consiste la norma ISO 9001 y que información contiene sobre “Enfoque Basado en Procesos”. Adicional en este punto, prepare con su grupo de proyecto, una presentación sobre el tema.
1.

R/: La norma ISO 9001: Enfatiza la importancia para una organización de identificar, implementar, gestionar y mejorar continuamente la eficacia de los procesos que son necesarios para el sistema de gestión de la calidad y para gestionar las interacciones de esos procesos con el fin de alcanzar los objetivos de la organización. Consiste en mejor la calidad y satisfacción de la cara de consumidor, la ISO9001:2000 ha sido adaptada como modelo a seguir para obtener la certificación de la calidad. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS: se refiere a un resultado deseado que se alcanza eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso para evaluar la eficacia y la eficiencia de los procesos. Se emplea frecuentemente el ciclo de Deming o PHVA (planificar, hacer, verificar y actuar) en el cual según la ISO 9001 la fase P se establece los objetivos y los procesos de acuerdo con los requisitos y políticas de la organización. La fase H se ejecuta aquello que se planifico, la fase V se sigue y evalúan los procesos y resultados; y en la fase A se desarrollan acciones para mejor el proceso.

PROCESOS DE RELACION: procesos relacionados con e cliente, diseño y desarrollo, realización de producto. PROCESOS DE LA ALTA DIRECCIO: planificación, provisión de recursos, revisión por la dirección PROCESOS E SOPORTE: formación, mantenimiento Un enfoque de este tipo, cuando se utiliza dentro de un sistema de gestión de la calidad, enfatiza la importancia de:  La comprensión y el cumplimiento de los requisitos  La necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor  La obtención de resultados del desempeño y eficacia del proceso  La mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas

Definición de Proceso, Tipos de Procesos características, metodologías de análisis de Procesos.
2.

y

sus

R/: PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, que suceden (alternativa o simultáneamente) bajo ciertas circunstancias con un fin determinado las cuales transforman elemento de entrada en resultados. TIPOS DE PROCESOS: Todos los procesos tiene algo en común: describen actividades cuyo resultado crea valor para su usuario o cliente. Sin embargo, no todos tiene la misma influencia en la actividad principal de la organización; los tipos son: EL PROCESO ESTRATEGICO: se refiere a la manera en cono debemos conducirnos en los trabajos que se presentan hacia dentro y fuera de la administración

publica. Es un proceso Al empezar a analizar este tema, es entendible que se refiere a la manera en como debemos conducirnos en los trabajos que se presentan hacia dentro y fuera de la administración pública. Es un proceso, en el sentido y en la dirección en la que debemos manejarnos. Es verdad que al tocar un determinado punto en la administración pública la planificación de un proceso que nos muestre los elementos, los puntos y los objetivos que se quieren conseguir, y cómo deben conseguirse. Obviamente deben envuelve a toda la organización, porque para que el proceso pueda logarse de manera positiva, debemos tomar a cada parte pero también al todo, con toda la información y criterios que deben fluir dentro de cada proceso. Debemos tomar en cuenta también, que dentro de la información que fluye, el proceso estratégico requiere de reflexiones y propuestas, a fin de no estancarnos en un solo punto. La alta dirección se basa en eso, en lo que el proceso llama Acciones estratégicas, que la administración pública retoma en cada caminar para que las fallas y tropiezos disminuyan o no se presenten. Son procesos cuya finalidad es determinar directrices (planes) para el funcionamiento de otros procesos del centro educativo. Generalmente sus elementos de entrada son información sobre el entorno, disponibilidad de recursos, etc. y sus salidas son los propios planes operativos o de gestión. PROCESOS MISIONALES: incluyen los procesos que dan como resultado el cumplimiento del objetivo social o razón de ser de la institución. Docencia, investigación y extensión y proyección social. Son los procesos directamente relacionados con la prestación del servicio al cliente. Estos procesos se suelen caracterizar por ser los que más valor añaden (o res-tan) al cliente. Nos paga por ellos (literalmente o figurativamente en el caso de la administración pública) y/o interactuamos directamente con él al realizarlos. Desempeñar mal estos procesos significa una disminución directa del valor percibido por el cliente. En ocasiones suele identificarse esta cadena de procesos como la cadena de valor de la organización. PROCESOS DE APOYO: incluyen proceso que proveen los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratégicos, misionales y de evaluación. Estos procesos facilitan el desarrollo de los procesos de valor, proveen servicios de utilidad para toda la institución en si diferentes frentes. Sirven para suministrar todo aquello que la organización necesita para desempeñar los procesos clave con la mayor eficacia y eficiencia.

METODOLOGÍAS DE ANÁLISIS DE PROCESOS: es una manera sistemática o claramente definida de alcanzar un fin. O se podría definir como un sistema de orden en el pensamiento o la acción. La metodología no da respuesta si no que ofrece un medio o modo de pensar acerca de una situación: como ver y entender su naturaleza y las consecuencias del cambio. Una metodología no es un conjunto rígido de reglas que hay que seguir estrictamente, sino una guía que nos orienta y debemos atender flexiblemente. Para la selección de las técnicas debemos considerar los sigtes atributos:  Que faciliten la comunicación a través de un lenguaje fácil de entender y utilizar sistemas gráficos.  Que incentiven al grupo a pensar en términos del problema y no de la solución la cual debe ser un resultado.  Que permita alternativas contrapuestas, alertando al grupo sobre su existencia.  Que promuevan que los participantes puedan modificar si paradigmas, si modos de pensar y ampliar sus conocimiento.

El tener los procesos documentados, facilita el trabajo. También puede realizarse el análisis y la mejora de procesos que aun no se han documentado, aprovechando esta instancia para recién luego, luego documentarlos con la mejora. Como detallamos en un diagrama de flujo.

¿Qué sentido tiene la expresión “Identificación de procesos críticos a mejorar”?, Mencione enfoques de mejoramiento con relación a procesos. Explique que es en “Cuadro de Mando” y que logran sus indicadores.
3.

R/: “identificación de procesos críticos a mejorar” el sentido que tiene es que esos procesos son aquellos que siendo relevantes para la organización, es decir; claves, muestra un pobre desempeño con relación a la calidad con que se rinda a los cliente.

¿Qué es un cuadro de mando? Es un tablero de mandos, o cuadro de instrumentos, El cuadro de mando recoge los principales indicadores y los presenta de un modo claro y útil. es un sistema que nos informa de la evolución de los parámetros fundamentales del negocio. Han de presentar sólo aquella información que sean imprescindible, de una forma sencilla y por supuesto, sinóptica y resumida. Existe infinidad de posibles indicadores que podemos utilizar. Algunos ratios o indicadores son de uso muy general. Los más habituales son, por ejemplo:

       

indicadores de finanzas : Margen, Retorno de la inversión, Rentabilidad, Días de Cuentas por cobrar (DCC) y por Pagar (DCP)... indicadores comerciales : Indicadores de ventas... indicadores marketing : Cuota de mercado... indicadores de compras : Diagrama de Pareto de los proveedores (calculado según el Principio de Pareto)... indicadores de producción : Defectos por oportunidad por millón de unidades (DPMO), Eficiencia General de los Equipos (OEE) indicadores de la logística : Rotación del inventario, Tasa de capacidad de transporte utilizada, Tasa de rupturas de stock... indicadores de calidad : Tasa de servicio... indicadores de recursos humanos : Crecimiento de la nómina, Accidentalidad laboral (índice de frecuencia, índice de gravedad)... indicadores de informática y mantenimiento: Tiempo Medio Entre Fallas (TMEF – MTBF)
4. “DEBATE SOBRE HERRAMINETAS DE BUSINESS PROCESS MODELING”, sobre cual es el propósito de la siguiente página y mencione que le aporta en su aprendizaje como Analista.

R/: el propósito de la pagina de business diagrama de procesos es el que las personas se enteren de lo que esta sucediendo en un equipo de trabajo o una empresa mediante la visualización de las operación de las organización internas e internacionales. Esta pagina tiene subprocesos que nos ayudan a una mejor realización de todos los procesos dentro de una empresa.

La página aporta en mi aprendizaje como analista a un mejor desarrollo de procesos ya que cuenta con una gama de subprocesos en las cuales nos ayuda a identificar los elementos de

negocio mediante el análisis textual; que sin problemas podemos diseñar y documentar cualquier tipo de procesos de negocio, desde la simple a muy complejo.
5.

Responda a las siguientes preguntas. Que es un Mapa de Procesos y cuales son sus utilidades.
R/: Es una representación grafica de varios procesos dentro de un sistema permitiéndonos evaluarlos, usado generalmente en producción industrial; ofrece un visión general de un sistema de gestión o entidad, en el mapa de procesos se representan uno y cada uno de los procesos que componen un sistemas así como sus relaciones principales. Es útil para entender mejor los procesos y su funcionariado abarcados de una manera global; son útiles también para aumentar la calidad, para mejorar los procesos, para mantener a nuestros empleados orientados, para crear formas diferentes de trabajo cuando se presenta momentos críticos, para evaluar, establecer o fortalecer los indicadores o medidas de resultados.

a.

b.

Por qué y para qué se deben realizar los Mapas de Procesos. R/: para tener conocimiento de todos los procesos que se llevan a cabo en la producción de cualquier empresa y de alguna u otra manera afectan al producto final y así mismo identificar falas u optimizar la producción. Ya que sin un mapa de procesos bien estructurado no funcionaria una empresa como tal no seria afectiva en su trabajo ya sea por la parte de empleados, clientes o hasta el mismo administrador así que se debe tener en cuenta que el mapa de procesos se realiza para las siguientes funciones:  Para percibir errores en cuanto a la recolección de información por de pronto hay información que se recolecta que se innecesaria.  En darle un buen adiestramiento a los empleados para no tener inconvenientes con si resultado laborales  Para que el empleado se enfoque en la tarea adquirida o para la que fue contratado.

c.

Que permite identificar los Mapas de Procesos.

R/: Todos los procesos por desapercibidos que sean en el diario vivir, agentes que intervienen en dichos procesos y la influencia que tienen, fallas de estos agentes, conocer como se desarrolla cada uno de los procesos y los pasos que lo componen. Los mapas de proceso permiten identificar en que se está fallando o en que se puede mejorar, también es una guía sencilla para cuando hay empleados nuevos o clientes nuevos ya que un mapa de procesos muestra una entidad en si o muestra el proceso de una actividad bien hecha d. Cuando se deben utilizar los Mapas de Procesos. R/: Ya de cuando los resultados no son los deseados, cuando se necesite recolectar información sin perder tiempo en la información innecesaria, cuando se necesita crear un departamento mas en una empresa y también para mostrar información de una mejora si es viable o no. Se puede utilizar cuando:  cuando el tiempo de producción se ralentiza.  cuando se aprecian errores.  cuando se incorpora tecnología.  cuando se pretende adiestrar personal.  cuando se pretende establecer un standard en la eficiencia de la producción e. Cuales son las dos alternativas que existen para representar un proceso y explíquelas R/: Las dos alternativas que existen para presentar un proceso se les llama:  Mapa de procesos cruzados: Este mapa tiene los insumos o recurso necesarios de una entidad tales como personas, materiales y productos y los pasos necesarios para transfórmalos en el resultado final. Es usado cuando la elaboración del producto final requiere de varias unidades de trabajo especializados en distintas funciones, Para eso se necesita otras dos clases de procesos los cuales se les llama:  Mapa funcional: es la organización de los procesos de la empresa paso a paso para saber cuáles actividades cruzan el límite de una unida a otra.

Línea de tiempo: o mapa de tiempo este mapa se hace para reducir el tiempo en cuanto a la producción de la entidad sin perder la calidad.

 Flujo grama: Este tipo de mapa se utiliza para representar por medios de símbolos un análisis complejo pues nos permite representar todos los pasos y elementos que intervienen en el mismo. Se usa cuando una sola unidad de trabajo realiza todo para el producto final

f.

Explique las alternativas para representar los procesos cruzados y grafíquelos. R/: * Mapa funcional: muestra como se realizan los trabajos especificando sus pasos, también muestra cuando las actividades pasan el limite de una unidad a otra. * Mapa de tiempo: describe el periodo de tiempo transcurrido durante el proceso y se usado en la reducción de este periodo de tiempo. Las alternativas de procesos cruzados se refieren a un diagrama de flujo no tan complejo ya que se debe en el primer día pensar en una propuesta para después procesarla luego en el segundo día tomar una decisión si funciona o no, si no funciona se corrige, si funciona se procesa y se refiere al siguiente día se coordina visita y se presta el servicio.

Se recibe a solicitud Error corregido

Se ofrece el servicio

Se procesa solicitud

Se coordina visita

Se procesa y refiere

g. Cuales son los símbolos utilizados en los Mapas de Procesos y explique cada uno. Ovalo: indica el inicio o el fina: de un procesos

Cuadrado: indica la operación, acción, paso, tarea

Diamante: indica decisión

Cuadro cortado: indica información y documento

Triangulo: documento que espera una acción.

6.

Realice un mapa conceptual con base en los siguientes dos párrafos: "El manejo de la información y su automatización dentro de una organización deben contribuir a la misión de esta, no se debe considerar aislado de su razón de ser, por tanto , tener claro en donde se ubican dentro de una organización el o los "procesos funcionales" a ser considerados dentro de un Sistema de Información es vital para que aporten real valor a los objetivos estratégicos." Citando: "Proceso funcional: Es un componente elemental de un conjunto de requerimientos de usuario que comprende un único conjunto de movimientos de datos cohesivo e independientemente ejecutable; es disparado por uno o más eventos disparadores directa o indirectamente por medio de un actor; está

completo cuando ha ejecutado todo lo que era necesario hacer en respuesta al evento disparador. "

R/:

7. Para este punto, seleccione el proceso o subproceso de su idea de proyecto de titulación, o de su idea de proyecto. En caso de no desear hacerlo sobre su idea de proyecto realícelo basándose en una empresa real. (Seleccione y utilice en este punto un programa para realizar diagramas.)