PROCESOS FUNCIONALES

DAMIAN RICARDO ARENALES HERNANDEZ

SENA ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION BOGOTA D.C 2012 GUIA 1 DE PROCESOS

1. La Norma ISO 9001 fue realizada por la Organización Internacional para la estandarización, dicha norma indica cuales son los requisitos para llevar un sistema de gestión de calidad en una organización. Esta norma esta basada en 8 principios básicos de calidad: • Orientación al cliente • Liderazgo • Participación del Personal • Enfoque de Proceso • Enfoque de Sistema • Mejora Continua • Toma de Decisiones basadas en hechos

Relación de beneficio mutuo con proveedores

Tiene un enfoque basado en procesos, usando la metodología (PHVA) “PLANIFICAR – HACER – VERIFICAR -- ACTUAR” la cual se encarga de verificar los principios básicos de calidad de la norma hizo.

La metodología (PHVA) se encarga de regir:
• • • •

El compromiso de la dirección Gestión de los recursos Diseño y desarrollos del producto La medición del mismo

Para un la obtención de un mejoramiento continúo.

2. Definición de Procesos: Conjunto de actividades que interactúan para transformar un elemento de entrada en una salida que satisfaga al cliente.

Tipos de Procesos: Procesos operativos o clave: Son los procesos directamente relacionados con la prestación del servicio al cliente. Estos procesos se suelen caracterizar por ser los que más valor añaden (o restan) al cliente. Desempeñar mal estos procesos significa una disminución directa del valor percibido por el cliente. En ocasiones suele identificarse esta cadena de procesos como la cadena de valor de la organización. Procesos de apoyo o soporte: Sirven para suministrar todo aquello que la organización necesita para desempeñar los procesos clave con la mayor eficacia y eficiencia. Procesos estratégicos: Estos procesos, normalmente realizados por la dirección, son los que utiliza la organización para “pensar” sobre sí misma y su entorno. Sirven para gestionar la forma en que se toman decisiones sobre planificación, cambios y mejoras globales en la organización. Extraen información sobre todos los procesos de la organización, la analizan y toman decisiones sobre los mismos. En definitiva son los procesos utilizados para plantear la estrategia de la organización

3. ¿Identificar procesos críticos a mejorar? Como se menciona en la pregunta es identificar procesos los cuales están causando fallas e inconvenientes dentro de la organización. Es muy importante prestar mucha atención a estos procesos de modo que se lleguen a estabilizar o normalizar nuevamente. Procesos como estos afectan los resultados de la organización de manera que afecta ítems como la atención al cliente, la calidad del producto, la planificación del producto y la calidad del mismo. Estos procesos críticos adquieren un elevado riesgo hacia la organización si no son identificados especialmente por personal tecnológico enfocado y especializado en el caso, obteniendo como resultado la poca satisfacción y expectativas del cliente. La causa de estos procesos es un inadecuado control de errores en determinadas fases de los procesos de modo que pueden ser equilibrados y se pueden mejorar para así obtener posibilidades de mejora de eficiencia y rendimiento de los procesos. Cuadro de Mando

El Cuadro de Mando es una herramienta de gestión que facilita la toma de decisiones. Recoge un conjunto coherente de indicadores que proporciona a la alta dirección y al equipo de dirección, una visión comprensible del conjunto de la Universidad y de cada área de responsabilidad. La información aportada por el Cuadro de Mando permite enfocar y alinear el equipo de gobierno, los vicerrectorados, las unidades y los procesos, con las estrategias de la universidad. En consecuencia, el Cuadro de Mando se convierte en una herramienta de gestión que permite controlar, mediante indicadores, el cumplimiento de la estrategia desarrollada por el equipo de gobierno, a la vez que permite tomar decisiones rápidas y acertadas para alcanzar los objetivos que figuran en el plan estratégico de la universidad. La acción de medir tiene consecuencias que van más allá de informar u obtener datos sobre el pasado, sobre lo que ha sucedido, es una manera de centrar la atención en el futuro porque los indicadores que eligen los responsables se refieren a todo aquello que es importante: los objetivos y acciones del plan estratégico. •Traduce la estrategia en un conjunto de indicadores, convierte la estrategia en acción.

•Es un instrumento que comunica la misión y las líneas estratégicas al conjunto de la organización. Este hecho da coherencia a todas las acciones ya que permite alinear los objetivos. •Además de ser un sistema de información y de control, es también un instrumento de formación, ya que supone un aprendizaje de las acciones desarrolladas y de los errores. Este factor supone obtener posibilidades de mejora continua, ya que sólo se mejora lo que se mide. •Contribuye a la redefinición permanente de la estrategia. El entorno donde se mueve una organización es cambiante, por lo que se consigue un efecto feedback entre las experiencias y las decisiones de la visión global de la organización.

4. La pagina BUSSINESS PROCESS nos permite descargar una herramienta que permite modelar y documentar los procesos de una organización esto nos beneficia a nosotros como analistas ya que a través del buen uso de una herramienta como esta podemos plasmar cada uno de los procesos que lleva una empresa permitiéndonos conocer donde hay falencias y como poder encontrar posibles soluciones a estas. 5. a. Que es un Mapa de Procesos y cuáles son sus utilidades. Un mapa de procesos es aquel que representa cada uno de los procesos de una entidad como se relacionan entre si dichos procesos y estas relaciones son el flujo de información entre los diferentes procesos. La utilidad de un mapa de procesos es:

Permite identificar los procesos vitales de una entidad

• Ayuda a conocer que procesos se deben mejorar dentro de la entidad b. Por qué y para qué se deben realizar los Mapas de Procesos. Porque nos permiten mostrar de manera grafica el funcionamiento de cada uno de los procesos que componen a una entidad, esto nos permite tener una visión de que es lo que puede estar afectando a la entidad y darle una pronta solución a dicho inconveniente. c. Que permite identificar los Mapas de Procesos.

Los mapas de proceso permiten identificar en que se está fallando o en que se puede mejorar, también es una guía sencilla para cuando hay empleados nuevos o clientes nuevos ya que un mapa de procesos muestra una entidad en si o muestra el funcionamiento de una entidad a través de estos. d. Cuando se deben utilizar los Mapas de Procesos. Los mapas de proceso se deben utilizar cuando una compañía desea empezar a ser certificada con la calidad ya que permite tener una estructura concisa de dicha empresa. e. Cuáles son las dos alternativas que existen para representar un proceso y explíquelas. Mapa de procesos cruzados: Este mapa tiene los insumos o recurso necesarios de una entidad tales como personas, materiales y productos y los pasos necesarios para transfórmalos en el resultado final. Par eso se necesita otras dos clases de procesos los cuales se les llama: Mapa funcional: es la organización de los procesos de la empresa paso a paso para saber cuáles actividades cruzan el límite de una unida a otra. Línea de tiempo: o mapa de tiempo este mapa se hace para reducir el tiempo en cuanto a la producción de la entidad sin perder la calidad. Flujo grama: Este tipo de mapa se utiliza para representar por medios de símbolos un análisis complejo pues nos permite representar todos los paso y elementos que intervienen en el mismo.

f. Explique las alternativas para representar los procesos grafíquelos.

cruzados y

Las alternativas de procesos cruzados se refieren a un diagrama de flujo no tan complejo ya que se debe en el primer día pensar en una propuesta para después procesarla luego en el segundo día tomar una decisión si funciona o no, si no funciona se corrige, si funciona se procesa y se refiere al siguiente día se coordina visita y se presta el servicio.
La lámpara no funciona

Esta enchuf ada la lámpar a

Enchufar lámpara

Esta quemada la bombilla

Cambiar la bombilla

g. Cuales son los símbolos utilizados en los Mapas de Procesos y explique nueva cada uno.
lámpara

Comprar

Ovalo: Indica el inicio o final de un proceso

Cuadro: Indica la operación, acción paso tarea o actividad

Diamante: Indica decisión

Cuadro Cortado: Indica información o documento impreso

Triangulo: Documento en espera de una acción

Línea de Flujo: Muestra la dirección y el sentido del flujo de los procesos conectados

6.

7. Documentación de Procesos