Regional Distrito Capital Procesos Funcionales

Heri Andres López Castillo 362740 – A

Henry Alfonso GarzonSanchez

SOLUCION GUIA “MAPAS DE PROCESOS FUNCIONALES”

1) ISO 9001: Es una necesidad para la mayoría de las empresas, por que gracias a ella podemos fidelizar mejo a nuestros clientes y aumentar su satisfacción. Ademas es una norma de calidad que sirve para generar confianza a los clientes, esta establece una serie de requisitos generales sobre los puntos de l organización que mas afectan a los clientes. La ISO 9001 tambien pretende que las empresas mejoren progresivamente, haciendo que cada vez el nvel de calidad sea mayor y por tanto los clientes estén mas y mas satisfechos. Para ello dispone una serie de herramientas que a la postre resultan muy interesantes. El establecimiento de objetivos de calidad, unido a un sistema de indicadores que nos muestren la evolución es una forma estupenda de gestionar la organización. La Implantacion: Consiste en poner en marcha en la empresa todos los requisitos que pide la norma. es decir, ajustar el funcionamiento de la empresa a dichos requisitos, la forma en que se revisan los pedidos de los clientes, los controles en producción... La certificación: Consiste en que otra empresa venga a visitar la compañía y evalúe de que forma se cumple los requisitos. Esta empresa emitirá un certificado de calidad y a partir de ahí podrá decirse que nuestra empresa está certificada. Objetivo de la ISO 9001: Satisfacer al consumidor, permite que este repita los hábitos de consumo, y se fidelice a los productos o servicios de la empresa. Consiguiendo mas beneficios, cuota de merado, capacidad de permanencia y supervivencia de las empresas en el largo plazo.Toda mejora, redunda en un beneficio de la cualidad final del producto, y de la satisfacción del consumidor. Que es lo que pretende quien adopta la normativa como guía de desarrollo empresarial. Dentro de la adopción de la gestión de calidad a un sistemas se involucran o influencian ciertos aspectos como: *Entorno organizativo, sus cambios y riesgos asociados con su entorno. *Su necesidad es cambiante, objetivo particular. *productos q genera y/o proporciona. *Los procesos que emplea. *Estructura de como se encuentra organizada. Basado en los Procesos: se en carga de promover la adopción de un proceso durante su desarrollo e implementación para mejorar la eficacia de un sistema de gestión de la calidad, para aumentar la satisfacción del cliente por medio del cumplimiento de los requisitos exigidos por el mismo. Principalmente dentro de un sistema de gestión de calidad hace enfoque:  La comprensio y el cumplimiento de lps requisitos.  La necesidad de considerar los procesos.  La obtención de resultados del desempeño y eficacia durante y después del proceso.  La mejora continua de los procesos.

PHVA: es una herramienta “metodología” adicional que se puede aplicar a un proceso qu consiste en:  Planificar: establece los objetivos y procesos necesarios para conseguir reslutados de acuerdo a los requisitos.  Hacer: implementación del proceso.  Verificar: se realiza un seguimiento el cual evalua y mide la calidad de los procesos y del producto,  Ajustar: tomar acciones para el mejoramiento continuo durante un proceso. 2) Proceso: Es la secuencia de actividades (pasos) quese desarrollanparaagenerar o asignarle un valor agregado sobre una entrada “información”, para conseguir un resultado y una salida “producto” que satisfaga la necesidad junto a sus requerimientos del cliente. Tipos de Procesos: se dividen en tres partes los estratégicos, claves o de apoyo.  Proceso técnico artesanal: en este proceso se transforman materiales y energía con la ayuda de diversas herramientas, además utilizando este método se adquiere experiencia con el paso del tiempo.  Proceso técnico industrial: este proceso transforma insumos en bienes y servicios por medio de diversos tipos de recursos, con una planificación previa. Metodologia de identificación de procesos: a) Diagrama de Bloques: es la representación gráfica del funcionamiento interno de un sistema, que se hace mediante bloques y sus relaciones, y que, además, definen la organización de todo el proceso interno, sus entradas y sus salidas. -

3) Identificacion de procesos críticos a mejorar : Desde mi punto de vista es de vital importancia que se haga de forma anticipada para que al momento de analizar encontremos todas las falencias con anterioridad a la entre de dicho producto o servicio, para mejor las diversas falencias que se presentan durante el proceso y desarrollo del mismo. Para esto se han diseñado diagramas de procesos críticos que son una gran herramienta para suplir y corregir los errores.

 Cuadro De Mando: Es un método para medir las actividades de una compañía en términos de su visión y estrategia. Proporciona a los gerentes una mirada global del desempeño del negocio. Es una herramienta de administración de empresas que muestra continuamente cuándo una compañía y sus empleados alcanzan los resultados definidos por el plan estratégico. También es una herramienta que ayuda a la compañía a expresar los objetivos e iniciativas necesarias para cumplir con la estrategia. 5) a) Mapa de procesos: El mapa de procesos presenta una visión general del sistema organizacional de su empresa, en donde además se presentan los procesos que lo componen así como sus relaciones principales. Dentro de los procesos cabe destacar gestión de la organización como planificación estratégica, establecimiento de políticas, procesos de medición, análisis y mejora. Estos últimos incluyen procesos para medir y obtener datos sobre el análisis del desempeño y mejora de la efectividad y eficiencia, pueden incluir la medición, seguimiento y procesos de auditoría, acciones correctivas y preventivas y ser aplicados a todos los procesos de la organización siendo una parte integral en la gestión. El mapa de procesos es una representación grafica que nos ayuda a visualizar todos los procesos que existen en una empresa y su interrelación entre ellos. Antes de realizar el mapa de procesos habrá que identificar todos los procesos. A pesar de que en la norma ISO 9001 no existe el requisito de desarrollar concretamente un mapa de procesos, se ha convertido una práctica generalizada siguiendo lo establecido en los requisitos generales del apartado 4.1 de la Norma ISO 9001:2000 que establece que la organización debe: identificar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad y su aplicación a través de la organización y determinar la secuencia e interacción de estos procesos (mapa). Los pasos para hacer un mapa de procesos son los siguientes: - Identificar a los actores Clientes, proveedores y otras organizaciones de su entorno - Identificar la línea operativa La línea operativa de nuestra organización está formada por la secuencia encadenada de procesos que llevamos a cabo para realizar nuestro producto - Añadir los procesos de soporte a la línea operativa y los de Dirección Dirección, mejora continua, estrategia, o lo que queramos - Añadir los procesos que afectan a todo el sistema

Gestión de reclamaciones, recursos humanos, auditorias internas En resumen tenemos tres tipos de procesos: Estratégicos Misionales Apoyo. Los mapas de procesos son útiles para: - conocer cómo se llevan a cabo los trabajos actualmente - analizar los pasos del proceso para reducir el ciclo de tiempo o aumentar la calidad - utilizar el proceso actual como punto de partida para llevar a cabo proyectos de mejoramiento del proceso - orientar a nuevos empleados - desarrollar formas alternas de realizar el trabajo en momentos críticos - evaluar, establecer o fortalecer los indicadores o medidas de resultados. b) ¿Para que se deben realizar los mapas conceptuales? Para graficar un proceso nos da la oportunidad de observar su funcionamiento desde cada uno de sus pasos, esto nos permite ver la secuencia de dicho proceso desde otras perspectivas lo cual facilita el trabajo de corrección y mejoramiento. Porque debemos a enfocarnos en la entropía de los sistemas de información que utiliza la empresa para así saber cual se debe cambiar o modificar para darle un buen uso y tener resultados exitosos. c) ¿Que permite identificar los Mapas de Procesos? Identificar en que se está fallando o en que se puede mejorar, para así tener una idea más compleja de la solución del problema planteado. También lo podemos llamar como una guía de procesos el cual muestra un serie de actividades. d) ¿Cuando se deben utilizar los Mapas de Procesos?  Cuando se interesa automatizar la información a través de la adquisición de equipos de computadoras y aplicaciones es indispensable preparar un mapa de los procesos. De esta forma, pueden identificarse aquellos pasos o tareas que son críticos para completar el trabajo correctamente y aquellos que deberán modificarse para obtener un mayor beneficio de la nueva tecnología.  Cuando las quejas o los señalamientos que se reciben se relacionan con el tiempo quedebe esperar el cliente para obtener algún servicio o resultado , es un buen indicio deque el problema pudiera radicar en que el proceso o ciclo de trabajo es ineficiente.

 Cuando se reciben señalamientos o quejas de errores en el resultado del trabajo, estospueden ser ocasionados por un empleado que no posee el conocimiento o la destrezanecesaria. En estos casos, obviamente la primera opción es el adiestramiento alempleado.  Cuando es necesario establecer indicadores para medir la efectividad o eficiencia deltrabajo , resulta de gran valor conocer los pasos o tareas que lo componen. Así,cuando se determinan las tareas que serán medidas, se seleccionan solo aquellas queverdaderamente impactan el resultado y se evita recopilar datos innecesarios. e) Mapas de procesos cruzados: Contiene los insumos o recursos necesarios, personas, materiales, y productos y los pasos necesarios para transformarlos en el resultado final. Estos se representan mediante Símbolos y flecha. Ofrecemos dos alternativas para representar los procesos cruzados; el mapa funcional y el lineal de tiempo.

Mapa funcional: Se utiliza mayormente para clarificar la forma en que está organizado el trabajo, paso a paso, a través del proceso y cómo las actividades cruzan los límites de una unidad a otra para que pueda ser completado el proceso.

f) Alternativas para representar los procesos cruzados y grafíquelos. Las alternativas de procesos cruzados se refieren a un diagrama de flujo no tan complejo ya que se debe en el primer día pensar en una propuesta para después procesarla luego en el segundo día tomar una decisión si funciona o no, si no funciona se corrige, si funciona se procesa y se refiere al siguiente día se coordina visita y se presta el servicio.

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