PROCESOS FUNCIONALES

INTEGRANTE: ADA LUZ CASTIBLANCO AGUILERA

INSTRUCTOR: HENRY GARZON

S.E.N.A CENTRO DE GESTIÓN DE MERCADOS, LOGÍSTICA Y TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN 362740 A BOGOTÁ D.C. 2012

GUIA PRIMER TRIMESTRE PROCESOS FUNCIONALES

1. Punto 1. ISO 9001. Guía: "Elaborar Mapas de Procesos para definir

requerimientos de información."
a. Sintetice en qué consiste la norma ISO 9001 y que información

contiene sobre “Enfoque Basado en Procesos”. Adicional en este punto, prepare con su grupo de proyecto, una presentación sobre el tema. Se seleccionará un solo grupo para la presentación de este tema, al que le aportarán los grupos no seleccionados. RESPUESTA: Las normas ISO 9000 son el conjunto de normas establecidas por la Organización Internacional de la Estandarización (ISO) La norma ISO 9000-1, especifica los requisitos para un sistema de gestión de la calidad (es una organización que tiene como base o punto de apoyo el manual de calidad) que pueden utilizarse para su aplicación interna por las organizaciones, para certificación o con fines contractuales. Enfatiza la importancia para una organización de identificar, implementar, gestionar y mejorar continuamente la eficacia de los procesos que son necesarios para el sistema de gestión de calidad, y para gestionar las interacciones de esos procesos con el fin de alcanzar objetivos de la organización. El enfoque basado en procesos los resultados deseados se alcanzan más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. Los procesos son el conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
2. Definición de Proceso, Tipos de Procesos y sus características,

metodologías de análisis de Procesos. Proceso: Un proceso de negocio es un conjunto de tareas relacionadas lógicamente llevadas a cabo para lograr un resultado de negocio definido. Cada proceso de negocio tiene sus entradas, funciones y salidas. Las entradas son

requisitos que deben tenerse antes de que una función pueda ser aplicada. Cuando una función es aplicada a las entradas de un método, tendremos ciertas salidas resultantes. Tipos de Procesos: Hay tres tipos de procesos de negocio:  Procesos estratégicos: Estos procesos dan orientación al negocio. Por ejemplo, "Planificar estrategia", "Establecer objetivos y metas". Procesos Misionales: Estos procesos dan el valor al cliente, son la parte principal del negocio. Por ejemplo, “Repartir mercancías”. Procesos de Apoyo Vertical u Horizontal: Estos procesos dan soporte a los procesos centrales. Por ejemplo, “Registrar los hechos económicos”, “Dar Soporte/Servicio técnico”.

Metodología de Análisis de Procesos Las políticas (objetivos institucionales) se llevan adelante a través de procesos, muchas veces no definidos o adecuados eficientemente para el logro de los objetivos. Cuando se inician las acciones tendientes a definir y documentar procesos, no es de buena práctica plasmar y validar la realidad, sin analizar y evaluar los procesos en conjunción con las políticas institucionales. Es conveniente al momento de formalizar un proceso, analizar si el mismo es eficiente y se adecúa a las necesidades de la organización. Se deberán reconocer formalmente aquellos procesos que reflejen la gestión de las políticas institucionales. Aquellos procesos identificados, pero que no se adecúen eficientemente al logro de los objetivos institucionales, deberán ser rediseñados, para luego ser aprobados e implementados. Las etapas para alcanzar la documentación de procesos son: A. Definir plan de acción para documentar procesos. B. Definir un equipo de trabajo temático.

C. Analizar, evaluar y diagnosticar los procesos. D. Rediseñar los procesos. E. Documentar procesos.
3. ¿Qué sentido tiene la expresión “Identificación de procesos críticos a

mejorar”?, Mencione enfoques de mejoramiento con relación a procesos. Explique que es en “Cuadro de Mando” y que logran sus indicadores. La organización deberá identificar y cuidar los procesos críticos, es decir, aquellos que por su estado actual o predecible, es conveniente prestarles una atención particular, hasta que se normalicen o estabilicen. También son procesos críticos, los que por su propia naturaleza o por su dependencia de recursos, medios técnicos u operativa, deben ser considerados como tales. Este tipo de procesos inciden de forma directa en los resultados que alcanza la organización, como son: la atención al ciudadano, formación del personal, planificación estratégica, planificación de la calidad, etc.). Los procesos críticos se caracterizan por los siguientes aspectos:  Tienen un elevado riesgo técnico, tecnológico o dependen de personal muy especializado. Presentan resultados que no satisfacen las necesidades y expectativas de los clientes. Dan lugar, reiteradamente o de manera ocasional, a incidencias conocidas, resultados erróneos o fuera de los límites predefinidos, lo que significa que no hay un control riguroso sobre el proceso. Existen grandes posibilidades de mejora en todo lo relacionado con la eficiencia del rendimiento del proceso y por ende, de su coste de realización.

4. En un corto párrafo debata en el foro “DEBATE SOBRE HERRAMIENTAS

DE BUSINESS PROCESS MODELING”, habilitado en la plataforma Blackboard, sobre cuál es el propósito de la siguiente página y mencione que le aporta en su aprendizaje como Analista. Opine o debata sobre la participación de dos de sus compañeros, responda a los comentarios que otros hagan sobre su opinión: http://www.visual-paradigm.com/product/bpva/provides/bpmodeling.jsp

Business Process Diagram BPMN es un lenguaje formal que permite modelar, simular y, eventualmente, ejecutar procesos de negocios. Su sintaxis está basada en elementos gráficos, pero tales elementos tienen una relación uno a uno con instrucciones en el Lenguaje BPEL, lo cual permite generar código ejecutable BPEL a partir de un modelo BPMN. Fue desarrollado por la organización BPM Initiative, pasando posteriormente a fundirse con los esfuerzos que en paralelo realizaba el OMG. Con esto hay grandes posibilidades de que BPMN se convierta en el lenguaje estándar acerca de procesos de negocios, tal como UML, bajo el auspicio de la OMG, se ha convertido en el estandar para modelamiento de software. Hay diferentes formas de interacción de módulos y secuencias del ordenamiento de un proyecto informático o sistema de información lo que las gráficas de Business Process Modeling Notation se basa en, básicamente ayudarnos a documentar estos procesos anteriormente mencionados.
5. Punto 5. “CUESTIONARIO”. Guía: "Elaborar Mapas de Procesos para

definir requerimientos de información." Responda a las siguientes preguntas. A. Que es un Mapa de Procesos y cuáles son sus utilidades. El Mapa del proceso está enfocado a entradas, salidas, interrelaciones entre participantes, desarrollo secuencial del proceso. Son de gran ayudan para: establecer las relaciones clientes “proveedor interno, acotar el proceso: dónde empieza y dónde acaba, qué incluye el proceso, descubrir redundancias (muchos participantes en una misma actividad), detectar carencias: actividades que creíamos que se realizaban pero no se realizan, detectar vacíos en la responsabilidad: actividades sin responsable. Algunas de las utilidades de los mapas de procesos son: 
     Saber cómo llevan los trabajos se están haciendo en la actualidad Para aumentar la cálida Para mejorar los procesos Para mantener a nuestros empleados orientados Para crear formas deferentes de trabajo cuando se presenta momentos críticos Para evaluar, establecer o fortalecer los indicadores o medidas de resultados.

B. Por qué y para qué se deben realizar los Mapas de Procesos.
Mapa de procesos bien estructurado no funcionaria una empresa como tal no sería afectiva en su trabajo ya sea por la parte de empleados, clientes o hasta el mismo administrador así que se debe tener en cuenta que el mapa de procesos se realiza para las siguientes funciones

C. Que permite identificar los Mapas de Procesos.
     Saber cómo llevan los trabajos se están haciendo en la actualidad Para aumentar la cálida Para mejorar los procesos Para mantener a nuestros empleados orientados Para crear formas deferentes de trabajo cuando se presenta momentos críticos  Para evaluar, establecer o fortalecer los indicadores o medidas de resultados.

D. Cuando se deben utilizar los Mapas de Procesos. Los mapas de proceso permiten identificar en que se está fallando o en que se puede mejorar, también es una guía sencilla para cuando hay empleados nuevos o clientes nuevos ya que un mapa de procesos muestra una entidad en si o muestra el proceso de una actividad bien hecha. E. Cuáles son las dos alternativas que existen para representar un proceso y explíquelas. Mapa de procedimientos cruzados Este mapa tiene los insumos o recurso necesarios de una entidad tales como personas, materiales y productos y los pasos necesarios para transfórmalos en el resultado final. Diagramas de Flujo o Flujogramas El diagrama de flujo es la representación gráfica del algoritmo o proceso. Estos diagramas utilizan símbolos con significados definidos que

representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de ejecución mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de fin de proceso. F. Explique las alternativas para representar los procesos cruzados y grafíquelos. Mapa Funcional: Se utiliza mayormente para clarificar la forma en que está organizado el trabajo, paso a paso, a través del proyecto y como las actividades cruzan los límites de una unidad a otra para que pueda ser completado el proceso.

Mapa de Tiempo: Este se construye para representar el ciclo de tiempo a través del proceso. Comúnmente se utiliza cuando se interesa reducir el ciclo de tiempo, esto es, agilizar el proceso

G. Cuáles son los símbolos utilizados en los Mapas de Procesos y explique cada uno. Símbolos:
Ovalo: Indica el inicio o el final del proceso

Cuadrado: Indica la operación, acción, paso, tarea o actividad Diamante o Rombo: Indica decisión Cuadrado cortado: Indica información o documento impreso Triangulo: Documento en espera de una acción

6. Punto 6. “ESTUDIOS DE CASO”. Guía: "Elaborar Mapas de Procesos para

definir requerimientos de información."

Realice un mapa conceptual con base en los siguientes dos párrafos:

"El manejo de la información y su automatización dentro de una organización deben contribuir a la misión de esta, no se debe considerar aislado de su

razón de ser, por tanto, tener claro en donde se ubican dentro de una organización el o los "procesos funcionales" a ser considerados dentro de un Sistema de Información es vital para que aporten real valor a los objetivos estratégicos."
Citando: "Proceso funcional: Es un componente elemental de un conjunto de requerimientos de usuario que comprende un único conjunto de movimientos de datos cohesivo e independientemente ejecutable; es disparado por uno o más eventos disparadores directa o indirectamente por medio de un actor; está completo cuando ha ejecutado todo lo que era necesario hacer en respuesta al evento disparador. "

7. Punto 7. “DOCUMENTAR PROCESOS”. Guía: "Elaborar Mapas de Procesos

para definir requerimientos de información." Para este punto, seleccione el proceso o subproceso de su idea de proyecto de titulación, o de su idea de proyecto. En caso de no desear hacerlo sobre su idea de proyecto realícelo basándose en una empresa real. (Seleccione y utilice en este punto un programa para realizar diagramas.) Encontrará en la red el siguiente documento: http://www.galeon.com/zuloaga/Doc/Fesunad.pdf . De forma similar, realice en grupo el análisis gráfico de un proceso o subproceso, uno por cada integrante. Documenten cada uno de los procesos o subprocesos seleccionados mediante el cuadro que aparece al final de este punto (realícelo en Excel).