Oficina de Planificación del Sector Universitario

Coordinación de Tecnología y Servicios de Información Unidad de Sistemas de Información/ Programa Nacional de Ingreso

MANUAL DE PROCEDIMIENT OS PARA LA CREACIÓN DE USUARIO Y REGISTRO DE ESTUDIANTES EN LA PRUEBA NACIONAL DE EXPLORACIÓN VOCACIONAL (PNEV) 2009
Fecha de Elaboración: Enero 2009 OPSU: CTSI/JG,gk,oh,ia
Plaza Venezuela, entre Av. La Salle y Av. Bogotá. Torre Capriles, Piso 20. Caracas, Venezuela Teléfonos: (0212) 709 12 20/ 709 12 11 / 709 12 31 / 709 12 34- Fax: (0212) 782 81 24 / www.opsu.gob.ve

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA PNEV 2009
COORDINACIÓN DE TECNOLOGÍA Y SERVICIOS DE INFORMACIÓN UNIDAD: SISTEMAS DE INFORMACIÓN/ PROGRAMA NACIONAL DE INGRESO

Pág. 1 Fecha: Enero 2009

ASUNTO: PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR LA CREACIÓN DE CUENTA DE USUARIO POR EL COORDINADOR OPSU Y/O SECTORIAL DE LA ENTIDAD FEDERAL PARA LA INSCRIPCIÓN DE LA PRUEBA NACIO NAL DE EXPLORACIÓN VOCACIONAL 2009

PASOS A SEGUIR POR EL COORDINADOR SECTORIAL OPSU 1. Reporta a la OPSU sus datos personales (Entidad Federal,cédula, nombre, apellidos, teléfono) para la creación de su cuenta de usuario, a través de un correo electrónico. 2. Recibe de OPSU dirección de correo electrónico institucional con usuario y contraseña asignada. 3. Ingresa al sistema con usuario y contraseña asignada 4. Cambia la contraseña asignada por una nueva de su preferencia (cantidad de caracteres) 5. Posteriormente, registra en el sistema a los Directores de Planteles o Responsables del proceso con la siguiente información:  Plantel  Cédula de identidad  Nombre del director  Apellido del director  Correo electrónico  Teléfono  Contraseña (contiene datos alfanuméricos)  Estatus (activo o inactivo) 6. Una vez registrados los directores de planteles o responsables del proceso, el coordinador informará a los mismos a través de un correo electrónico u oficio los datos de la cuenta creada (usuario y contraseña), con el objeto de ingresar al sistema y poder registrar los datos de los estudiantes del ciclo diversificado.
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Pág. 2 Fecha: Enero 2009

ASUNTO: PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR LA CREACIÓN DE CUENTA DE USUARIO POR EL COORDINADOR OPSU Y/O SECTORIAL DE LA ENTIDAD FEDERAL PARA LA INSCRIPCIÓN DE LA PRUEBA NACIO NAL DE EXPLORACIÓN VOCACIONAL 2009

SUGERENCIA: Elabore un cuadro contentivo de N° total de planteles de Media Diversificada y Profesional de su entidad federal con los datos personales de los responsables por plantel a número 5. fin de simplificar el proceso de registro de directores o responsables de los planteles, los cuales serán necesarios para ejecutar el paso

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ASUNTO: PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO A LOS PLANTELES POR EL COORDINADOR OPSU Y/O SECTORIAL DE LA ENTIDAD FEDERAL PARA LA INSCRIPCIÓN DE LA PRUEBA NACIONAL DE EXPLORACIÓN VOCACIONAL 2009
sectorial de la entidad federal para la inscripción de la Prueba Nacional de Exploración Vocacional 2009

PASOS A SEGUIR POR EL COORDINADOR SECTORIAL OPSU 1. Ingrese al sistema 2. Haga clic en “Seguimiento” 3. En Búsqueda de Planteles, seleccione la opción: asignados o todos 4. Seleccione el municipio y/o la parroquia, y seguidamente la opción de estatus de carga que desea buscar, las cuales son (cargado ó no cargado). Estas opciones presentarán el listado de planteles según el criterio de selección realizado en el punto 3 y 4. 5. Una vez ejecutado el paso número 3 y en caso de observar que los planteles asignados no hayan registrado los datos de los estudiantes al sistema, usted podrá enviar un correo electrónico a los responsables o directores de planteles a través de la opción “enviar correo”, que se encuentra en la parte inferior de la página. 6. Adicionalmente, usted podrá imprimir un reporte de los planteles según el criterio de selección realizado en el punto 3 y 4.

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ASUNTO: PROCEDIMIENTO A SEGUIR POR EL DIRECTOR O RESPONSABLE DEL PLANTEL PARA LA INSCRIPCIÓN DE LA PRUEBA NACIONAL DE EXPLORACIÓN VOCACIONAL 2009

PASOS A SEGUIR POR EL DIRECTOR O RESPONSABLES DE L OS PLANTELES, ANTES DE INGRESAR AL SISTEMA 1. Utilice un programa de Hoja de Cálculo (Excel o Calc) 2. La hoja de cálculo deberá tener las siguientes columnas solamente con los datos, no deberá tener el título como se muestran a continuación: DATOS REQUERIDOS Nacionalidad: Indicar si el alumno es venezolano o extranjero. Colocar V si es Venezolano o E en caso de ser Extranjero. Las letras (v,e) podrán estar escritas en mayúscula o en minúscula Tipo de documento de identificación: Identificar el tipo de documento con el que se tenga registrado al alumno. Colocar C si es cédula o P si es pasaporte y E Cédula escolar, se debe tomar en cuenta que según el tipo de documento que se indique se realizará la validación del próximo campo. Las letras (c,p,e) podrán estar escritas en mayúscula o en minúscula Número de cédula o pasaporte: Colocar el número de la cédula de identidad o del pasaporte del estudiante. Según el tipo de documento que se haya especificado en el campo anterior, este permitirá sólo números para las cédulas y para los pasaportes se aceptará números (del 0 al 9) y letras (de la A a la Z, en minúscula o mayúscula) Sexo: Colocar F a los alumnos de sexo Femenino y M en el caso de que sean de sexo Masculino. las letras (f,m) podrán estar escritas en mayúscula o en minúscula Primer Nombre: Colocar sólo el primer nombre del alumno Segundo Nombre: Colocar el segundo nombre del alumno, en caso de no poseer dejarlo en blanco. Primer Apellido: Colocar sólo el primer apellido del alumno.

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Segundo Apellido: Colocar el segundo apellido del alumno, en caso de no poseer dejarlo en blanco. Fecha de nacimiento: Día, mes y año de nacimiento del alumno al que se hace referencia en el registro. El formato de la fecha es: DD-MM-AA o DD/MM/AAAA. Nota: El sistema solo permitirá la edad comprendida entre 13 y 85 años, siendo las fechas límites de nacimiento 01/01/1923 y 31/12/1995 Nivel de Educación: Colocar 1 cuando el bachillerato tiene una duración de 5 años y 2 cuando el bachillerato tiene una duración de 6 años Año: Especificar el año de bachillerato en el cual se encuentra el alumno. En el caso del bachillerato cuya duración es de 5 años se colocará 4 ó 5. Cuando el bachillerato tiene una duración de 6 años se colocará 5 ó 6. (Ver Ejemplo N°1) EJEMPLO N° 1

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PASOS PARA GUARDAR EL ARCHIVO GENERADO EN HOJA DE CÁLCULO (EXCEL O CALC) PASO 1. En el campo “Nombre del Archivo” deberá guardar el archivo con el código del plantel más el año; ejemplo: (1101011001_2008), Después en el campo “Tipo de Archivo” seleccione el formato presione el botón guardar. PASO 2. Una vez ejecutado el paso número (1), deberá guardar nuevamente el archivo en el formato (.txt o .csv), ejemplo (1101011001_2008.csv). (Ver ejemplo N° 2), El sistema arrojará un mensaje “Exportación de Texto” donde el separador de campo deberá llevar el signo punto y como“;” N° 3. NOTA: es importante resaltar, que para poder modificar el contenido del y el (.xls) y seguidamente

campo separador de texto deberá ir en blanco, como se muestra en el ejemplo

archivo (listado de alumnos inscrito) que se realizó en la hoja de cálculo (excel o calc) se deberá guardar con la extensión xls, esto se recomienda con el fin de que existan cambios en el listado y usted pueda modificarlos, además se sugiere guardarlo para futuro cambios, y posteriormente guardarlo nuevamente en formato (.txt o .csv), únicamente bajo estás extensiones el sistema podrá procesar el archivo, de lo contrario no se podrá ejecutar el procedimiento para ingresar el archivo (listado de alumnos inscrito).

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Ejemplo N° 2

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A continuación se indica como deberá ir el separador de campo y el separador de texto: Ejemplo N° 3

RECOMENDACIÓN

Tener actualizado la lista de los alumnos de 4° y 5° año (si la duración del bachillerato es de 5 años); o de 5° y 6° año (si la duración del bachillerato es de 6 años) Se recomienda no borrar el archivo generado en el procedimiento anterior, el mismo le servirá para futuras actualizaciones (corregir datos de los
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alumnos o para incluir alumnos omitidos por error), en caso de ser necesario, de lo contrario, tendrá que generar nuevamente el archivo e ingresar a todos los estudiantes.

OBSERVACIONES
DATOS OBLIGATORIOS

Los datos 1 (nacionalidad), 2 (tipo documento de identificación), 4 (sexo), 10 (nivel de educación) y 11 (año) sólo aceptan las especificaciones antes señaladas. Su longitud es de un carácter. El dato 3 (número de cédula, cédula escolar o pasaporte) tiene una longitud máxima de 13 caracteres y no permitirá guiones (-) ni puntos (.); solo 0 al 9 y a a la z, tanto mayúscula como minúscula. Los datos 5 (primer nombre), 6 (segundo nombre), 7 (primer apellido) y 8 (segundo apellido), tienen una longitud máxima de 50 caracteres y aceptan sólo de tipo alfabéticos y espacios en blancos. Es decir, si se ingresa un carácter especial (como los son @,#,?,*,+,-, entre otros) el sistema generará un mensaje indicando que existe un error.

DATOS NO OBLIGATORIOS Los únicos datos que no son obligatorios son el 6 (segundo nombre) y el 8 (segundo apellido), los cuales pueden ser dejados en blanco.

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PASOS A SEGUIR POR EL DIRECTOR O RESPONSABLE EN EL SISTEMA 1. Recibe del Coordinador OPSU datos de la cuenta para ingresar al sistema (código de plantel y contraseña asignada) 2. Ingrese al sistema con usuario y contraseña asignada 3. Cambie la contraseña asignada por una nueva de su preferencia, la cual debe poseer una longitud máxima de 32 caracteres y solo permitirá de la a a la z, tanto en mayúscula como minúscula, los números del 0 al 9, espacios en blancos y los algunos caracteres especiales (+.,_#%$*&@/ \) 4. Seleccione la opción “adjuntar archivo” en el sistema, haga clic en examinar para buscar el archivo que contiene la información de los estudiantes asociados a su plantel y seguidamente haga clic en el botón “Cargar”. 5. Adicionalmente, usted podrá visualizar e imprimir el listado de estudiantes con la información cargada, a través de la opción “Reportes”. NOTA

Cada vez que se cargue un archivo, automáticamente el sistema sustituirá la información anterior por la actual, es decir, aún cuando el cambio o modificación que realice en el archivo EXCEL sea de un sólo campo o dato deberá enviar la totalidad del archivo, pues el sistema automáticamente ELIMINA el archivo anteriormente enviado. El archivo .CSV o .TXT son los únicos que podrán adjuntar en el sistema. Una vez realizada esta tarea se sugiere borrarlo pues cada vez que realice un cambio o modificación en el archivo excel tendrá que guardarlo con el mismo nombre y extensión CSV para su envío.

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RECOMENDACIÓN Para su control imprima la lista de estudiantes inscritos, verificando que los datos sean correctos. Se sugiere publicarla en un lugar visible a fin de que los alumnos revisen la información contenida en la misma.

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