Cómo programa Project un proyecto?

Para cada tarea, se introduce una duración (duración: período total de tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de recursos.) , dependencias entre tareas (dependencias entre tareas: relación entre dos tareas vinculadas; el vínculo se establece por una dependencia entre sus fechas de comienzo y fin. Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas: Fin a comienzo [FC], Comienzo a comienzo [CC], Fin a fin [FF] y Comienzo a fin [CF].) y delimitaciones (delimitación: restricción establecida en la fecha de comienzo o fin de una tarea. Puede especificar que una tarea comience o que no finalice después de una fecha determinada. Las delimitaciones pueden ser flexibles [no ligadas a una fecha concreta] o inflexibles [ligadas a una fecha concreta].) . De esta forma, Project calcula la fecha de comienzo (fecha de comienzo: fecha en la que está programado el comienzo de una tarea. Esta fecha se basa en la duración, los calendarios y las delimitaciones de las tareas predecesoras y sucesoras. La fecha de comienzo de una tarea también se basa en sus propios calendarios y delimitaciones.) y la fecha de fin (fecha de fin: fecha en la que está programado que se complete una tarea. Esta fecha se basa en la fecha de comienzo, la duración, los calendarios, las fechas de tareas predecesoras, las dependencias entre tareas y las delimitaciones de la tarea.) de cada tarea. Se pueden introducir recursos (recursos: personas, equipamiento y material que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.) en el proyecto y, a continuación, asignarlos a tareas para indicar cuál es el recurso responsable de completar cada asignación (asignación: recurso específico asignado a una tarea concreta.) y para calcular cuántos equipos se necesitan o cuánta cantidad de un recurso material (recurso material: suministros u otros elementos consumibles que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.) se consumirá. Si introduce recursos, la programación de tareas se ajustará a las unidades de trabajo

(trabajo: en el caso de las tareas, corresponde a la mano de obra total necesaria para completar una tarea. En las asignaciones, la cantidad de trabajo que se ha asignado a un recurso. En los recursos, corresponde a la cantidad total de trabajo para la que está asignado un recurso en todas las tareas. Trabajo no equivale a duración de tarea.) del recurso , (unidades: cantidad de un recurso que se asigna a una tarea. La capacidad máxima es el número máximo de unidades disponibles para el recurso. Por ejemplo, si tiene tres fontaneros trabajando en un proyecto, la capacidad máxima es 300 por ciento o tres fontaneros a tiempo completo.) y a las horas de trabajo introducidas en los calendarios (calendario: mecanismo de programación que determina el período laborable para recursos y tareas. Project utiliza cuatro tipos de calendarios: calendario base, calendario de proyectos, calendario de recursos y calendario de tareas.) . Otros elementos, como el tiempo de adelanto (tiempo de adelanto: superposición entre tareas que tienen una dependencia. Por ejemplo, si una tarea puede comenzar cuando su predecesora está a medio finalizar, puede especificar una dependencia de fin a comienzo con un tiempo de adelanto del 50 por ciento para la tarea sucesora [con un valor de posposición negativo].) y el de posposición (tiempo de posposición: retraso entre tareas que tienen una dependencia. Por ejemplo, si necesita un retraso de dos días entre el fin de una tarea y el comienzo de otra, puede establecer una dependencia de fin a comienzo y especificar dos días de posposición [con un valor positivo].) , los tipos de tarea (tipo de tarea: caracterización de una tarea basándose en el aspecto de la tarea que es fijo y en los aspectos que son variables. Existen tres tipos de tareas: unidades fijas, trabajo fijo y duración fija. El tipo de tarea predeterminado en Project es unidades fijas.) , la disponibilidad de recursos (disponibilidad: indica cuándo y cuánto tiempo se puede programar un recurso para el trabajo asignado. La disponibilidad viene determinada por los calendarios de proyectos y recursos, las fechas de comienzo y fin de recursos o el nivel en el que está disponible el recurso para trabajar.) y los recursos esenciales (recurso esencial: recurso cuya asignación a una tarea determina la fecha de fin de ésta.) pueden afectar a la programación, de tal modo que el entendimiento de los efectos puede ayudar a mantener y ajustar la programación tal y como sea necesario.

¿Cómo afecta la fecha de comienzo del proyecto a la programación?
Si introduce una fecha de comienzo para el proyecto, de forma predeterminada, Project programa las tareas para que comiencen en dicha fecha y calcula la fecha de fin del proyecto basándose en la última tarea. A medida que introduce información adicional acerca de las tareas, como la dependencia entre las mismas, la duración y las delimitaciones, Project ajusta la programación con el fin de reflejar fechas más precisas para las tareas.

Al crear un nuevo proyecto, primero se introduce una fecha de comienzo para el proyecto. Cuando los proyectos se programan a partir de la fecha de comienzo, todas las tareas comienzan en la fecha de comienzo del proyecto, a no ser que se especifique otra cosa. Si no se aplican dependencias entre tareas o delimitaciones, la duración del proyecto será igual al de la tarea más larga, es decir, que la fecha de fin del proyecto es la misma que la de la tarea más larga. Las dependencias entre tareas, como la dependencia de fin a comienzo entre la primera y la segunda tarea (como se muestra aquí), pueden modificar la fecha de fin del proyecto. La mayoría de los proyectos se programan desde la fecha de comienzo, sin embargo, la programación desde la fecha de fin puede resultar útil para determinar cuál debe ser la fecha de comienzo del proyecto, si éste debe finalizar en una fecha determinada. Se pueden cambiar varias tareas y la información de recursos para comprobar su efecto sobre la fecha de comienzo y así determinar cuál es la fecha óptima para que el proyecto comience. La programación de un proyecto debe realizarse desde una fecha de comienzo o una fecha de fin, pero no se pueden programar ambas. Debe seleccionar la que desee utilizar (normalmente la fecha de comienzo) y Project programará la otra fecha (normalmente la fecha de fin) basándose en la información que usted introduce en el plan del proyecto.

¿Cuál es la programación predeterminada para calcular la programación?

Project calcula la duración de las tareas basándose en las definiciones de las unidades de duración de la ficha Calendario del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas). Del mismo modo que un calendario mensual que utilice fuera de Project, el año comienza en enero y cada semana en domingo o en lunes. De forma predeterminada, cuando Project calcula unidades de duración, un día equivale a 8 horas, una semana equivale a 40 horas y un mes equivale a 20 días laborables. Si introduce las fechas de comienzo y de fin de las tareas, pero no introduce las horas de comienzo ni de fin, Project utilizará las 8:00 a.m. como hora de comienzo predeterminada y las 5:00 p.m. como hora de fin.

¿Cómo afectan las delimitaciones a la programación?
Cuando necesite controlar la fecha de comienzo o de fin de una tarea, puede agregar una delimitación a la tarea. Las delimitaciones flexibles (delimitación flexible: delimitación que es flexible y que no asocia una tarea a una única fecha. Las delimitaciones flexibles incluyen: Lo antes posible, Lo más tarde posible, No finalizar antes del, No finalizar después del, No comenzar antes del y No comenzar después del.) funcionan con las dependencias de la tarea para que una tarea se realice cuando la dependencia lo permita. Por ejemplo, una tarea con la delimitación Lo antes posible (LAP) y una dependencia de fin a comienzo, se programarán en cuanto finalice la tarea predecesora. Las delimitaciones con flexibilidad de programación moderada restringirán las tareas desde el comienzo o el fin antes o después de una fecha elegida. Por ejemplo, una tarea con una delimitación No comenzar antes del (NCAD) 15 de junio y una dependencia de fin a principio con otra tarea puede comenzar el 15 de junio, si la tarea predecesora ha terminado en esa fecha (o más tarde si la tarea predecesora finaliza después del 15 de junio), sin embargo, no puede programarse para antes del 15 de junio.

Con la dependencia predeterminada de tareas de fin a comienzo y la delimitación LAP aplicada a estas tareas, la tarea sucesora (la segunda) se programa para comenzar cuando la tarea predecesora (la primera) está programada para finalizar.

Si se aplica una delimitación NCAD, la tarea sucesora no puede comenzar antes de la fecha de la delimitación, ni siquiera aunque la tarea predecesora (como ocurre en este caso) se haya completado antes de la fecha de la delimitación. Las delimitaciones inflexibles (delimitación inflexible: delimitación que se considera inflexible porque asocia una tarea a una fecha. Las delimitaciones inflexibles son Debe finalizar el, Debe comenzar el, No finalizar antes del, No finalizar después del, No comenzar antes del y No comenzar después del.) anulan cualquier dependencia entre tareas y restringen éstas a las fechas especificadas. Por ejemplo, una tarea con una delimitación Debe comenzar el (DCE) 30 de septiembre y una dependencia de fin a comienzo con otra tarea, siempre estará programada para el 30 de septiembre, independientemente de cuando finalice la tarea predecesora. Si una tarea delimitada a una fecha tiene una predecesora (predecesora: tarea que debe comenzar o finalizar antes de que otra tarea comience o finalice.) que finaliza demasiado tarde para que la sucesora (sucesora: tarea que no puede comenzar ni finalizar hasta que no comience o finalice otra tarea.) comience en la fecha especificada por la delimitación, se puede producir una demora (margen de demora: período de tiempo que se puede retrasar una tarea antes de que afecte a otras tareas o a la fecha de fin del proyecto. La demora permisible es el período de tiempo que se puede posponer una tarea sin que suponga un retraso para otra tarea. El margen de demora total es el período de tiempo que se puede posponer una tarea sin que suponga un retraso de la fecha de fin del proyecto.) negativa. Nota Para especificar que las tareas delimitadas con demora negativa se programan de acuerdo con las dependencias entre tareas y no dependan de las fechas de delimitación, en el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en la ficha Programación. Desactive la casilla Las tareas siempre respetan las fechas de delimitación.
Tipo de delimitación Lo antes posible (LAP) Efecto en la programación Flexible

Descripción Con esta delimitación, Project programa las tareas tan pronto como puede, dados otros parámetros de programación. No se asignan más restricciones de fecha a la tarea. Ésta es la delimitación predeterminada para las tareas creadas recientemente en los proyectos que se programan a partir de la fecha de comienzo. Con esta delimitación, Project programa las tareas tan tarde como puede, dados otros parámetros de programación. No se asignan más restricciones de fecha a la tarea. Ésta es la delimitación predeterminada para las tareas creadas recientemente en los proyectos que se programan a partir de la fecha de fin.

Lo más tarde posible (LMTP)

Flexible

No finalizar después del (NFDD)

Moderado

Esta delimitación indica la fecha más tarde posible en la que desea finalizar esta tarea. Se puede programar para que finalice antes o en la fecha especificada. Una predecesora no podrá hacer que una tarea sucesora con una delimitación NFDD incumpla la fecha de delimitación. Para los proyectos que se programan a partir de la fecha de fin, esta delimitación se aplica cuando introduce una fecha de fin para una tarea. Esta delimitación indica la fecha más tarde posible en la que desea comenzar esta tarea. La tarea se puede programar para que comience antes o en la fecha especificada. Una predecesora no podrá hacer que una tarea sucesora con una delimitación NCDD incumpla la fecha de delimitación. Para los proyectos que se programan a partir de la fecha de fin, esta delimitación se aplica cuando introduce una fecha de comienzo para una tarea. Esta delimitación indica la fecha más temprana posible en la que desea finalizar esta tarea. La tarea no se puede programar para que finalice en cualquier momento antes de la fecha especificada. Para los proyectos que se programan a partir de la fecha de comienzo, esta delimitación se aplica cuando introduce una fecha de fin para una tarea. Esta delimitación indica la fecha más temprana posible en la que desea comenzar esta tarea. La tarea no se puede programar para que comience en cualquier momento antes de la fecha especificada. Para los proyectos que se programan a partir de la fecha de comienzo, esta delimitación se aplica cuando introduce una fecha de comienzo para una tarea. Esta delimitación indica la fecha exacta en que se debe programar el comienzo de una tarea. Otros parámetros de programación, como dependencias entre tareas, tiempo de adelanto o de posposición, redistribución de recursos y retraso no pueden afectar a la programación de la tarea a no ser que se cumpla este requisito. Esta delimitación indica la fecha exacta en que se debe programar el fin de una tarea. Otros parámetros de programación, como dependencias entre tareas, tiempo de adelanto o de posposición, redistribución de recursos y retraso no pueden afectar a la programación de la tarea a no ser que se cumpla este requisito.

No comenzar después del (NCDD)

Moderado

No finalizar antes del (NFAD)

Moderado

No comenzar antes del (NCAD)

Moderado

Debe comenzar el (DCE)

No flexible

Debe finalizar el (DFE)

No flexible

¿Cómo afectan las fechas límite a la programación?
Las fechas límite (fecha límite: fecha objetivo que indica cuándo se desea completar una tarea. Project muestra un indicador si se supera la fecha límite y la tarea no se ha completado.) normalmente no afectan a la programación de tareas. Las fechas límite se utilizan para indicar una fecha clave que no desea olvidar, sin tener que establecer una delimitación de tareas que pudiera afectar a la programación si las tareas predecesoras cambian. Una tarea con una fecha límite se programa simplemente como otra tarea, pero cuando finaliza una tarea después de la fecha límite, Project muestra un indicador de tareas (indicadores: pequeños iconos que representan información de una tarea o un recurso y que se muestra en el campo Indicadores. El campo Indicadores está situado a la derecha del campo Identificador y aparece en diversas tablas.) en el que se le notifica que la tarea no ha cumplido la fecha límite. Las fechas límite pueden afectar al margen de demora total

(margen de demora total: período de tiempo que se puede retrasar la fecha de fin de una tarea sin que se retrase la fecha de fin del proyecto.) de las tareas. Si introduce una fecha límite antes del final del margen de demora total de la tarea, se volverá a calcular dicho margen utilizando la fecha límite en vez de la última fecha de fin de la tarea. La tarea se convertirá en crítica si el margen total de la tarea alcanza cero. Se pueden establecer fechas límite para tareas de resumen, (tarea de resumen: tarea que se compone de subtareas y que las resume. Utilice el esquema para crear tareas de resumen. Project determina automáticamente la información de la tarea de resumen (por ejemplo, la duración y el costo) mediante la utilización de información procedente de las subtareas.) así como para tareas individuales. Si la fecha límite de la tarea de resumen es incompatible con cualquiera de las subtareas, el indicador de fechas límite muestra una fecha límite no cumplida entre las subtareas. Nota Las fechas límite pueden afectar al modo de programación de las tareas, si establece una fecha límite en una tarea con una delimitación del tipo Lo más tarde posible (LMTP). La tarea se programa para que finalice en la fecha límite, aunque podría finalizar más tarde de lo que indique esta fecha si las predecesoras se demoran.

¿Cómo afectan los calendarios a la programación?
Los calendarios determinan el período laborable y el no laborable del proyecto, como por ejemplo los fines de semana y vacaciones. Se utilizan para determinar la disponibilidad de los recursos, el modo en que se programan los que están asignados y cómo están programadas las tareas. Los calendarios del proyecto y de tareas se utilizan para programar las tareas y, en el caso de que los recursos estén asignados a las tareas, también se utilizarán los calendarios de recursos. Los calendarios que utiliza Project son: Calendarios base Son la base de los otros tipos de calendarios. También puede elegir un calendario base para que sea el calendario del proyecto y podrá aplicar un calendario base a las tareas como calendario de tareas o bien, como las horas predeterminadas para un calendario de recursos. Project proporciona tres calendarios base: los calendarios Estándar, 24 horas y Turno de noche. Los calendarios de recursos se basan en el calendario estándar predeterminado. El usuario puede personalizar su propio calendario base partiendo de cualquiera de los calendarios que se proporcionan en Project.

Calendarios del proyecto Establecen los períodos laborables y no laborables estándar para el proyecto como conjunto. Si los calendarios de recursos o de tareas no se utilizan, las tareas se programan durante el período laborable en el calendario del proyecto de forma predeterminada. Calendarios de recursos Se basan en el calendario Estándar de forma predeterminada. Podrá cambiar el período laborable y el no laborable para los recursos específicos o un conjunto de recursos, siempre que se asegure que los recursos se programen cuando estén disponibles para el trabajo. Si ha cambiado el período laborable o no laborable en un calendario de recursos y el recurso se asigna a una tarea, la tarea se programará durante el período laborable en el calendario de recursos. Calendarios de tareas Se utiliza para definir los períodos laborables para las tareas fuera de los períodos laborables en el calendario del proyecto. Cuando un calendario de tareas se asigna a una tarea y el recurso asignado a la tarea tiene diferentes períodos laborables en el calendario de recursos, la tarea se programará para la intersección de los períodos laborables de los dos calendarios. No obstante, podrá configurar una opción de tareas para omitir los calendarios de recursos y programar la tarea mediante el período no laborable del recurso.

¿Cómo dirigen la programación las asignaciones de recursos?
Si no asigna recursos a las tareas en el proyecto, Project calcula la programación con la información sobre la duración de tareas, la dependencia entre las mismas, la delimitación, y el calendario del proyecto y de tareas. (calendario de tareas: calendario base que se puede aplicar a tareas individuales para controlar su programación; por lo general, es distinto del calendario del proyecto o de los calendarios de cualquiera de los recursos asignados. De manera predeterminada, todas las tareas utilizan el calendario del proyecto.) Si asigna recursos, las tareas también se programan de acuerdo con los calendarios de recursos y las unidades de asignación (unidades de asignación: porcentaje de tiempo o unidades de un recurso de trabajo que se asignan al recurso para una tarea.) . Una asignación es la asociación de una tarea específica a un recurso específico encargado de realizar la tarea. Se puede asignar más de un recurso a una tarea. Es posible asignar a las tareas tanto recursos de trabajo como materiales. A diferencia de los recursos de trabajo

(recurso de trabajo: recursos humanos o de equipamiento que realizan trabajo para completar una tarea. Los recursos de trabajo consumen tiempo [horas o días] para completar las tareas.) , la asignación de los recursos materiales (recurso material: suministros u otros elementos consumibles que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.) a una tarea no afecta a la programación de las tareas. Por ejemplo, en el proyecto tiene una tarea denominada "Desarrollar especificaciones". También tiene un recurso de ingeniería, Juan. Si asigna a Juan a la tarea Desarrollar especificaciones, la asignación es esta intersección de la tarea y el recurso. La programación de esta tarea depende del calendario de recursos y de las unidades de asignación de Juan, además de información como la duración, dependencias, delimitaciones y calendarios. Además de programar de acuerdo con la información de tareas, después de asignar recursos a las tareas en el proyecto, Project dispone de información de recursos y de asignaciones que utiliza para calcular información de calendario, incluyendo: La cantidad de trabajo o de trabajo de horas extra que se le asigna al recurso y la forma en que se distribuye ese trabajo en función del tiempo. La distribución del trabajo en función del tiempo puede resultar afectada por los perfiles de trabajo (perfil: modelo de cómo se distribuye el trabajo programado para una asignación en el tiempo. Utilice un perfil para controlar cómo Project programa el trabajo de un recurso. Entre los ejemplos de perfil pueden citarse: uniforme, creciente, decreciente, de campana y de campana achatada, entre otros.) . El número de unidades de asignación para el recurso, es decir, tiempo parcial, tiempo completo o múltiple, de la tarea. El tipo de tarea (tipo de tarea: caracterización de una tarea basándose en el aspecto de la tarea que es fijo y en los aspectos que son variables. Existen tres tipos de tareas: unidades fijas, trabajo fijo y duración fija. El tipo de tarea predeterminado en Project es unidades fijas.) , afecta al modo en que cambia una programación si revisa la asignación existente. Los tres tipos de tareas son unidad fija (tarea de unidades fijas: tarea cuyas unidades asignadas (o recursos) son un valor fijo y cualquier cambio en la cantidad de trabajo o en la duración de la tarea no afecta a las unidades de la tarea. Se calcula del siguiente modo: Duración x Unidades = Trabajo.)

, duración fija (tarea de duración fija: tarea cuya duración es un valor fijo y cualquier cambio en el trabajo o en las unidades asignadas (es decir, recursos) no afecta a la duración de la tarea. Se calcula del siguiente modo: Duración x Unidades = Trabajo.) y trabajo fijo (tarea de trabajo fijo: tarea cuya cantidad de trabajo es un valor fijo y cualquier cambio en la duración de la tarea o en el número de unidades asignadas (o recursos) no afecta al trabajo de la tarea. Se calcula del siguiente modo: Duración x Unidades = Trabajo.) . Si la tarea es del tipo condicionado por el esfuerzo (programación condicionada por el esfuerzo: método predeterminado de programación de Project. La duración de una tarea disminuye o aumenta a medida que se agregan o quitan recursos de una tarea, mientras que la cantidad de esfuerzo necesaria para completar dicha tarea permanece sin cambios.) . Si una tarea es del tipo condicionada por el esfuerzo, a medida que agrega recursos o los quita en la asignación, el trabajo para la tarea permanece constante y se redistribuye entre los recursos. Para las tareas de unidades fijas si, por ejemplo, un resultado posible es que se asignen más recursos, por lo que la realización de la tarea durará menos. El calendario de recursos (calendario de recursos: calendario en el que se especifica el período laborable y no laborable de un único recurso. El calendario del recurso difiere del calendario base en que éste último especifica el período laborable y no laborable para más de un recurso.) en uso. Project programa los recursos asignados basándose en los períodos laborables y los no laborables que se indican en los calendarios de recursos.

¿Cuál es la diferencia entre fechas planeadas, fechas programadas y fechas reales?
Una vez que ha introducido toda la información relacionada con el proyecto y están preparados para comenzarlo, puede establecer una línea de base (plan previsto: planes originales del proyecto [hasta 11 por proyecto] que se utilizan para el seguimiento del progreso durante un proyecto. El plan previsto es una instantánea de la programación en el momento de guardar la línea de base e incluye información sobre tareas, recursos y asignaciones.) y comenzar a realizar un seguimiento de

(real: información que muestra lo que ha ocurrido realmente. Por ejemplo, la fecha de comienzo real de una tarea es el día en que ha comenzado la tarea realmente.) las tareas en curso. Cuando introduce una fecha de comienzo o de fin real para una tarea, Microsoft Project actualiza las fechas programadas para esa tarea en los campos Comienzo y Fin. No obstante, los cambios que realiza a las fechas reales o programadas no afectan a las fechas de comienzo y de fin previstas. Cuando actualiza o introduce el progreso de las tareas, Project calcula la diferencia entre las fechas de comienzo previstas de una tarea y las fechas de (programación: información más reciente acerca de un proyecto, incluyendo fechas, duraciones y costos reales y restantes de las tareas que han comenzado y las últimas proyecciones de fechas, duraciones y costos de las tareas que aún no han comenzado.) comienzo programadas y muestra esa diferencia en el campo Variación de comienzo. La variación (variación: diferencia entre la información prevista de la tarea o el recurso y la programada. Suelen tener lugar cuando se establece un plan previsto y comienza a especificarse la información real en la programación. Las variaciones pueden producirse en trabajo, costos y programación.) también se calcula entre los campos de fin previsto y de fin programado, que se muestran en el campo Variación de fin. Cuando se finalizan las tareas, la variación se calcula entre las fechas de comienzo y de fin previstas y las fechas de comienzo y de fin reales. Si los cambios que haya realizado afectan a las fechas de comienzo o de fin, o a las (sucesora: tarea que no puede comenzar ni finalizar hasta que no comience o finalice otra tarea.) fechas de comienzo o de fin de las sucesoras, las nuevas fechas pasarán a ser fechas de comienzo y de fin programadas. Las fechas de comienzo y de fin programadas muestran el estado actual del proyecto como resultado de los cambios realizados. También puede comparar las fechas previstas, programadas y reales con un plan provisional (plan provisional: conjunto de fechas de comienzo y de fin de tareas que puede guardar en determinadas etapas del proyecto. Puede comparar un plan provisional con el plan previsto o actual para controlar el progreso o la posposición del proyecto. Puede guardar hasta 10 planes provisionales.) si desea ver el progreso sucesivo del proyecto.

Crear el marco de trabajo para la programación
Siguiente

Al generar un plan de proyecto, Project calcula y elabora una programación de trabajo conforme a la información que se proporcione sobre las tareas que deben realizarse, las personas que trabajan en ellas, el equipo y los suministros necesarios para llevarlas a cabo, así como los costos implicados. Existen diversas formas de desarrollar y optimizar una programación del proyecto en Project, por ejemplo vincular las tareas para crear dependencias de tareas, definir las delimitaciones sobre las tareas y crear o modificar los calendarios. Para estos métodos, usted deberá iniciar la acción que afecte a la programación. En esta lección realizará un recorrido por algunos de los ajustes y características que funcionan en segundo plano cuando crea una nueva programación de proyecto. Vamos a explicar en detalle cómo influyen en la programación y cómo los cambios que realice a estas opciones le podrán ayudar a ajustar la programación para que se adapte a sus necesidades. Para continuar leyendo esta lección por su cuenta, haga clic en Siguiente. Al crear un plan de proyecto, introduzca los tipos siguientes de información de manera que Project pueda calcular la programación, costos y carga de trabajo de los recursos: Tareas Duración Costos Recursos Dependencias entre tareas

Funciones básicas de programación de Project
Siguiente

Las fórmulas y funciones básicas funcionan en segundo plano en Project siempre que se crea un plan de proyecto. En esta lección se explica cómo puede adaptar estas ayudas para programar con objeto de obtener los resultados exactos que el proyecto necesita. Se tratarán los siguientes temas: La fórmula de programación Project utiliza una fórmula de programación para calcular los distintos elementos de una programación de proyecto, Duración = Trabajo ÷ Unidades de recurso. Tipos de tareas Los tipos de tareas son opciones que pueden aplicarse a tareas y que afectarán a la manera en que la fórmula calculará esas tareas. Por ejemplo, si "cambia" la duración de una tarea, el valor que defina para la duración de la tarea permanecerá invariable ya que la fórmula calcula el trabajo y las unidades de recurso. Programación condicionada por el esfuerzo La programación condicionada por el esfuerzo surte efecto cuando se agregan recursos o se quitan de las tareas. Esta opción de programación mantiene la cantidad de trabajo constante cuando cambia las unidades de recurso asignado, lo que le ayudará a estimar la duración de la tarea. A pesar de que son todas técnicas de programación independientes, también trabajan juntas. Esta lección le ayudará a entender cómo trabajan, tanto de manera individual como conjuntamente, de manera que pueda ajustar y controlar mejor la programación del proyecto. Siguiente Las fechas y las fechas límites de un proyecto suponen un objetivo de máxima prioridad cuando se está planificando un proyecto. A medida que desarrolla un plan de proyecto, querrá tener una idea de cuándo finalizan y comienzan las tareas ya que puede que tenga una fecha concreta en la que el proyecto entero debe terminarse. La duración de las tareas es un factor fundamental. La fecha de fin de proyecto viene determinada por las últimas fechas de fin de las tareas y dichas fechas de fin dependen de cuánto se tardará en completar las tareas. La duración de cada tarea viene determinada por las unidades de recursos asignadas y el trabajo estimado (esfuerzo del recurso) y se calcula mediante esta fórmula de programación: Duración = Trabajo ÷ Unidades de recurso. Puede controlar cuáles de los valores de la fórmula de programación influye más sobre una programación de tarea. A medida que avance en esta lección, verá cómo el establecimiento de los tipos de tareas y la aplicación de la programación condicionada por el esfuerzo afectará a la fórmula de programación.

Según lo mucho que haya profundizado en la programación de Project en el pasado, es posible que no esté familiarizado con todas las opciones de programación.

La fórmula de programación se calcula siempre en segundo plano ajustando la programación del proyecto según los valores que asigne a estos tres elementos: Duración = Trabajo ÷ Unidades de

recurso.

Siguiente Antes de asignar un recurso a una tarea de proyecto, la tarea dispone de una duración pero no tiene ningún trabajo asociado. ¿Por qué? Porque el trabajo representa la cantidad de esfuerzo que un recurso o varios recursos invertirán en finalizar la tarea. Para aprovechar al máximo la programación de Project, es preciso que comprenda y utilice de manera eficaz las tres partes que componen la fórmula de programación: Duración = Trabajo ÷ Unidades de recursos. Cuando se asignan recursos a una tarea, basándose en la fórmula de programación, Project calcula de qué forma influye la tarea en la programación mediante los valores asignados al Trabajo, la Duración y las Unidades de recursos asociados a la tarea. Nota En esta lección, se hablará sólo de recursos humanos, también denominados recursos de trabajo y no, de recursos materiales como madera, pintura, cemento o cintas de vídeo. Estos tres elementos de la fórmula de programación también se corresponden con tipos de tareas, un valor que se puede aplicar a tareas individuales, de forma que le permite ajustar la influencia de ese tipo de tarea en la programación. Trabajo indica la cantidad de esfuerzo, medido en unidades de tiempo (como horas o días) que un recurso necesita para completar la tarea. El trabajo total de una tarea constituye la suma de todas esas unidades temporales, con independencia del número de recursos asignados a la tarea.

Duración es la longitud del período laborable entre el comienzo y el fin de una tarea. Project basa el cálculo de la duración de una tarea en la cantidad de trabajo y la cantidad de unidades de recursos que se le asignan. El período laborable de una tarea se define mediante el calendario del proyecto, el calendario del recurso, el calendario de tareas o cualquier calendario personalizado que se haya definido para el proyecto.

Unidades de recursos indica la cantidad de tiempo disponible de un recurso, según el calendario de recurso, que se va a emplear para trabajar en una tarea concreta. Los recursos son las personas, el equipo o los demás materiales que se utilizan para realizar una tarea. En la programación de un proyecto, el esfuerzo del recurso se expresa como unidades de asignación o, en ocasiones, sólo como unidades.

Siguiente

Project utiliza la configuración del tipo de tarea para calcular el trabajo, la duración y las unidades de recursos de una tarea. Al aplicar una configuración de tipo de tarea a las tareas, se puede controlar de qué forma calcula Project los otros dos valores de la fórmula cuando se modifica la programación. Existen tres tipos de tarea disponibles: Duración fija Trabajo fijo Unidades fijas (unidades de asignación de recursos) La configuración del tipo de tarea predeterminada cuando Project calcula la duración es Unidades fijas. "Fijas" no quiere decir que usted no pueda modificar esos valores; sí que puede. Quiere decir que la fórmula de programación calculará los otros dos elementos de acuerdo con el elemento que esté definido como "fijo". Más adelante en esta lección, creará una herramienta que le permitirá experimentar con estas configuraciones. Cuando comience a planear un proyecto, tenga en cuenta la fórmula de programación y los tipos de tarea y determine la mejor configuración para la mayoría de las tareas del proyecto. Si mezcla demasiados tipos de tareas a lo largo del proyecto, es posible que olvide la configuración que ha aplicado a cada tarea. Sugerencia Para que los tipos de tarea se mantengan siempre en la vista en el plan del proyecto, agregue el campo Tipo a la vista del proyecto. Una vez que haya configurado el tipo de tarea más eficaz para el proyecto, podrá utilizar la función Etiquetas inteligentes para efectuar cambios en tareas de forma individual cuando sea preciso. Si cambia un valor de programación de una tarea, se mostrará un indicador de Etiqueta inteligente , que le ofrecerá opciones según la manera en que el cambio afecte a los otros dos elementos de la fórmula de programación y pueda modificar la programación del proyecto. Vamos a examinar los tres tipos de tarea y cómo pueden utilizarse para ajustar y ejercer control sobre la programación.

Utilice esta tabla para ver cómo influye cada configuración de tipo de tarea en las otras dos variables de la fórmula de programación.

Siguiente

Duración = Trabajo ÷ Unidades de recursos Project evalúa el trabajo en términos de unidades de asignación de recursos; es decir, el porcentaje de período laborable disponible, según el calendario de recurso, que un recurso empleará en una tarea asignada. Las unidades de asignación de recursos de Project se expresan en porcentajes o en decimales. El 100 % de unidades implica que un recurso trabaja a jornada completa; el 50 % de unidades, que el recurso trabaja a media jornada, y así sucesivamente. La configuración de programación predeterminada de Project es Unidades fijas, que implica que sean cuales sean las unidades de recursos que asigne, ese valor permanecerá fijo y que los otros dos elementos de la fórmula de programación se verán afectados por los cambios.

Ejemplo del comportamiento básico de programación que se observa al modificar el elemento Trabajo en una tarea de unidades fijas: Asigna 1 pintor a jornada completa (100 %) para que pinte las paredes en 4 días (la duración). El trabajo (el tiempo que el pintor necesitará para finalizar la tarea al 100 % de su esfuerzo) es de 32 horas o 4 días. Si aumenta la cantidad de trabajo a 40 horas, Project actualizará la duración en 5 días. El pintor tendrá, entonces, un día de trabajo extra para la tarea.

Si asigna otro pintor a jornada completa, ambos pintores, empleando el 100 % de su tiempo en la tarea, tendrán el trabajo listo en 2 días.

Siguiente Duración = Trabajo ÷ Unidades de recursos Establezca la tarea en Trabajo fijo si desea que la cantidad de trabajo permanezca invariable, con independencia de cualquier cambio que se produzca en la duración o las unidades de recursos. Recuerde que en Project, el trabajo se mide en unidades temporales, como horas, y que indica la cantidad de esfuerzo que un recurso necesita emplear para finalizar una tarea. El trabajo total de una tarea constituye la suma de todas esas unidades temporales, con independencia del número de recursos asignados a la tarea.

Ejemplo del comportamiento básico de programación que se observa al modificar el elemento Duración en una tarea de trabajo fijo: Se han asignado dos pintores a jornada completa (100 %) para pintar las paredes en 2 días (el trabajo equivale a 32 horas: 16 horas por pintor). Si se incrementa la duración de la tarea de 2 a 4 días, Project establecerá las unidades de asignación de cada pintor en 50 % de manera que cada pintor trabaje sólo media jornada y que el trabajo permanezca fijo en 32 horas.

Tipo de tarea de duración fija
Siguiente Duración = Trabajo ÷ Unidades de recursos Duración es la longitud del período laborable entre el comienzo y el fin de una tarea. Si elige realizar una tarea de duración fija, la duración de la tarea permanecerá sea cual sea el valor que indique y Project actualizará las unidades de recursos conforme cambie las asignaciones. Nota Una tarea de resumen siempre dispone de un tipo de tarea de duración fija. Las tareas de resumen se basan en la fecha de comienzo más temprana y la fecha de fin más tardía de sus subtareas y el cálculo de la duración de una tarea de resumen se basa en sus subtareas. De manera que la duración de una tarea de resumen no se puede cambiar directamente

Ejemplo del comportamiento básico de programación que se observa al modificar el elemento Unidades de recursos en una tarea de duración fija: Se ha asignado su pintor a jornada completa (100 %) para que pinte una sala en 4 días. El trabajo es de 32 horas.

Más tarde, usted asigna el mismo pintor para que pinte otra sala pero, desgraciadamente, el pintor está comprometido en otra labor durante 4 días y no podrá trabajar en la tarea hasta entonces. El pintor sólo puede trabajar a media jornada (50 %) pintando la sala adicional. Al indicar 50 %, Project mantiene la duración fija en 4 días y actualiza el trabajo en 16 horas.

Ejercicio práctico

Siguiente ¿Cómo puede saber cuál es el tipo de tarea adecuado para las tareas del proyecto? ¿Cómo puede predecir los distintos efectos en la programación y obtener los mejores resultados de un proyecto concreto? La mejor forma de comprender cómo los cambios en elementos individuales de la fórmula de programación pueden influir en las tareas y en la programación global del proyecto es trabajar con los diferentes resultados codo con codo. En este ejercicio práctico se muestra cómo crear una "herramienta" de programación que permita comparar los resultados. También podrá guardar esta herramienta para su uso en el futuro cuando desarrolle los proyectos. Al hacer clic en Ejercicio práctico de Project, más abajo, Project se abrirá, se descargará un archivo de ejercicios prácticos en el equipo y se mostrarán instrucciones para ayudarle a realizar el ejercicio práctico. Tamaño de la descarga: 113 KB (<1 min @ 56 Kbps)

Ejercicio 1: crear la herramienta de programación

Agregar columnas
1. 2. 3. 4. 5. En la barra de menús, haga clic en Vista y después, haga clic en Uso de tareas. Haga clic en la división del panel donde comienza la sección Detalles y arrastre la barra de división hasta que muestre todas las columnas que pudieran quedar ocultas. En la parte superior de la hoja de cálculo, haga clic en Trabajo para seleccionar la columna. En la barra de menús, haga clic en Insertar y a continuación, haga clic en Columna. En el cuadro de diálogo Definición de columna, desplace hacia abajo la lista del cuadro Nombre de campo y haga clic en Tipo. Haga clic en Aceptar. Se agregará otra columna, denominada Tipo, a la hoja de cálculo. Sugerencia Si desea más espacio de trabajo, cierre el panel lateral izquierdo haciendo clic en el botón de la barra de herramientas Guía de proyectos.

Mostrar u ocultar la Guía de proyectos

Crear dos columnas más
1. 2. 3. 4. Repita los pasos 3 y 4 del procedimiento anterior. Una vez que llegue al cuadro de diálogo Definición de columna, desplace hacia arriba la lista del cuadro Nombre de campo y haga clic en Nombres de los recursos. Haga clic en Aceptar. Repita los pasos 3 y 4 del procedimiento anterior. Una vez que llegue al cuadro de diálogo Definición de columna, en el campo Nombre de campo, desplace la lista hacia abajo y haga clic en Unidades de asignación. Haga clic en Aceptar.

Ya dispone del marco de trabajo para la programación del proyecto y podrá agregar algunos datos.

Agregar tareas
1. Haga clic en el primer campo situado bajo Nombre de tarea y escriba Duración fija.

2. 3.

En esa misma columna, baje un campo y escriba Unidades fijas. Permanezca en esa columna, baje un campo más y escriba Trabajo fijo.

Establecer tipos de tareas
1. 2. En la programación del proyecto, haga clic en el campo Tipo de la tarea Duración fija, haga clic en la flecha y después, haga clic en Duración fija. Haga clic en el campo Tipo de la tarea Trabajo fijo, haga clic en la flecha y, después, haga clic en Trabajo fijo. Nota También puede hacer clic en una tarea y, a continuación, hacer clic en el botón Información de la

tarea para establecer el tipo de tarea. Se mostrarán las configuraciones de tipo de tarea y otra información relacionada con la programación de esa tarea en la ficha Avanzado. No ha tenido que establecer un tipo de tarea para la tarea Unidades fijas. ¿Por qué? Porque Unidades fijas es la configuración de tipo de tarea predeterminada en Project. Ahora ya ha establecido el tipo de tarea de cada una de las tres tareas de la programación del proyecto.

Asignar recursos
1. 2. 3. Haga clic en la tarea Duración fija y, a continuación, haga clic en el botón Asignar recursos de herramientas. En el campo Nombre del recurso, escriba Laura En el campo Unidades, escriba 100% y después, haga clic en Asignar. Sugerencia No cierre el cuadro de diálogo Asignar recursos hasta que no haya terminado este ejercicio. Mientras trabaje en Project, podrá dejar a menudo este cuadro de diálogo abierto durante las actividades de programación y asignación de recursos si le interesa. Podrá cambiar su posición en la pantalla como precise. 4. 5. 6. Haga clic en la tarea Unidades fijas y repita los pasos 2 y 3 de esta tarea. Haga clic en la tarea Trabajo fijo y repita los pasos 2 y 3 de esta tarea también. Cierre el cuadro de diálogo Asignar recursos. de la barra

A continuación, vamos a comprobar qué ocurre con los componentes de la programación si se realizan cambios en los distintos tipos de tarea. Nota Recuerde que "fijo" implica que el valor que usted establezca para esa parte de la fórmula de programación permanecerá constante y que las otras dos partes se actualizarán cuando se realice algún cambio. En algunos ejercicios, cambiará el valor "fijo" de manera que podrá ver cómo se calculan las otras partes.

Ejercicio 2: programar con tareas de duración fija

Aumentar la duración de la tarea
1. 2. En la programación del proyecto, haga clic en la tarea Duración fija. En el campo Duración, escriba 10d y presione ENTRAR. Nota Es posible que necesite desplazarse hacia la derecha para ver el campo Duración.

El número total de horas de trabajo para esta tarea es ahora de 80. ¿Que ocurre si Laura sólo puede trabajar media jornada en esta tarea?

Disminuir las unidades de recursos de la tarea
1. Haga clic en la tarea Duración fija y, a continuación, haga clic en el botón Asignar recursos .

2.

En el cuadro de diálogo Asignar recursos, junto a Laura, cambie las Unidades a 50% y, a continuación, presione ENTRAR. Observe que el trabajo total de esta tarea es ahora 40 horas. ¿Por qué? Porque si la duración no puede cambiar (es fija) y se ha modificado la cantidad de tiempo que Laura puede emplear en esta tarea, el trabajo es el único elemento de la fórmula de programación que puede cambiar.

Sugerencia Si se muestra un indicador de Etiqueta inteligente mientras trabaja en un plan de proyecto, haga clic en él para ver las opciones de ese elemento. Haga clic en él ahora para ver cuáles son los distintos efectos que ese cambio puede tener en la programación. Nota El calendario estándar en Project es de 8 horas laborables al día, de lunes a viernes. Cuando programe sus propios proyectos en el futuro, asegúrese de estar utilizando el mismo calendario base (Estándar, 24 horas o Turno de noche) tanto en la herramienta como en el proyecto. ¿Qué sucede si cambio la variable que queda en la fórmula de programación, Trabajo?

Aumentar el trabajo de la tarea
1. 2. En el cuadro de diálogo Asignar recursos, situado junto a Laura, vuelva a cambiar Unidades a 100% y presione ENTRAR. En el campo Trabajo, indique 100h y, después, presione ENTRAR para aumentar las horas de trabajo. Las unidades de asignación de Laura ascienden actualmente a 125 %; está sobreasignada. Para finalizar esta tarea a tiempo, con la cantidad de trabajo estimada, será necesario encontrar otro recurso o planear el pago de horas extra a Laura. A continuación, vea qué sucede si programa tareas basándose en los recursos disponibles.

Ejercicio 3: programar con tareas de unidades fijas

Nota Recuerde que Unidades fijas es la configuración de tipo de tarea predeterminada de Project y que unidades se refiere a unidades de asignación de recursos.

Aumentar la duración de la tarea

En el caso de la tarea Unidades fijas, aumente la duración de la tarea indicando 4d en el campo Duración y después, presione ENTRAR. ¿Qué ha sucedido con la cantidad de trabajo necesaria para que Laura finalizase la tarea? Su trabajo se ha aumentado de 8 a 32 horas. Al proporcionarle más tiempo para terminar la tarea sin disminuir la cantidad de esfuerzo al día que deberá emplear en la tarea (dado que la ha configurado como una tarea de unidades fijas o de unidades de recursos fijas). Deberá invertir el 100 % de su tiempo a menos que cambie manualmente el valor de las unidades. De modo que, al aumentar la duración de la tarea, el período laborable que invierta en la tarea crecerá en consonancia. Enfóquelo de otra manera.

Disminuir la duración de la tarea

En el caso de la tarea Unidades fijas, disminuya la duración de la tarea indicando 2d en el campo Duración y después, presione ENTRAR. A pesar de haberse reducido la duración de la tarea, Laura seguirá teniendo que emplear el 100 % de su esfuerzo cada día en esta tarea.

En los ejercicios anteriores con el tipo de tarea de unidades fijas, los cambios en la duración de las tareas determinan la cantidad de esfuerzo (trabajo) que Laura necesita emplear en la tarea. No es una situación muy común a la hora de administrar proyectos, pero puede servir para calcular una estimación de los recursos necesarios para una tarea en particular. Si se conoce la cantidad de trabajo y el número de personas de las que se dispone para realizar el trabajo, Unidades fijas es la mejor configuración para ayudarle a calcular la duración.

Aumentar el trabajo de la tarea
1. 2. En el caso de la tarea Unidades fijas, vuelva a indicar 4 días en el campo Duración. A continuación, indique 40h en el campo Trabajo y presione ENTRAR. ¿Cuánto tiempo tardará Laura en realizarlo si utiliza todo su período laborable (100 %)? Respuesta: 5 días. Inténtelo de otra forma.

Disminuir el trabajo de la tarea

En el caso de la tarea Unidades fijas, escriba 5h en el campo Trabajo y presione ENTRAR. Puesto que tiene menos de un día de trabajo asignado, Laura sólo deberá emplear menos de un día en finalizar la tarea.

Ejercicio 4: programar con tareas de trabajo fijo

En este ejercicio, se practicará el cambio de valores en la duración y las unidades de recursos de una tarea de trabajo fijo.

Aumentar la duración de la tarea

En la fila de la tarea Trabajo fijo, en el campo Duración, indique 3d y presione, a continuación, ENTRAR. Debido a la cantidad de trabajo fija de 8 horas para Laura y al concederle más tiempo para trabajar en la tarea, sólo necesitará el 33 % de su tiempo al día para finalizar la tarea. ¿Qué ocurre si establece menos tiempo para trabajar en la tarea?

Disminuir la duración de la tarea

En la fila de la tarea Trabajo fijo, en el campo Duración , indique 0,5d y presione ENTRAR. Ahora Laura está sobreasignada, debiendo emplear el doble de esfuerzo (200 %) para finalizar la tarea en el tiempo establecido. ¿Qué sucede si se modifica otra variable de la programación?

Disminuir las unidades de recursos de la tarea
1. 2. En la fila de la tarea Trabajo fijo, haga clic en Trabajo fijo y después, en el botón Asignar recursos En el campo Unidades junto a Laura, indique 50% y presione ENTRAR. ¿Qué ha sucedido con la duración? Al limitar la cantidad de esfuerzo, Laura pudo emplearlo en la tarea y la duración de la tarea se prolongó. Inténtelo de otra manera y compruebe lo que sucede. En caso de emergencia, es posible que necesite perdir a un recurso que trabaje horas extra, por ejemplo. .

Aumentar las unidades de recursos de la tarea

En el cuadro de diálogo Assignar recursos, cambie las unidades de asignación de Laura a 150% y presione ENTRAR. Laura trabajará horas extra y teminará la tarea en menos tiempo. Las matemáticas parecen muy simples en este caso, con menos de una semana de trabajo y un recurso. Pero, ya que ha creado esta herramienta, podrá experimentar con distintas configuraciones, cantidades de trabajo, unidades de recursos y varios recursos para comprobar su influencia en la programación. Si lo desea, tómese tiempo ahora en intentar otras variantes. Una vez concluido el trabajo con la herramienta de programación, podrá continuar con la siguiente lección.

Para continuar con el curso
Haga clic en Volver al curso para volver a la página del curso en el explorador Web. Una vez allí, haga clic en Siguiente para continuar con el curso.

Siguiente Una vez que entienda de qué modo influye la parte Trabajo de la fórmula de programación, la función condicionada por el esfuerzo facilitará la programación del proyecto. Si la programación condicionada por el esfuerzo se encuentra activada, la cantidad de trabajo para una tarea permanecerá constante aunque se agreguen y eliminen recursos de la tarea. Quizás hubiera sido mejor denominar a esta función de programación "Mantener el trabajo constante", ya que eso es lo que hace. El objetivo de esta lección es mostrarle cómo utilizar la programación condicionada por el esfuerzo de forma efectiva. Haga clic en Siguiente para continuar leyendo esta lección por su cuenta.

Una vez que comprende cómo funciona la programación condicionada por el esfuerzo, puede decidir cuándo habilitar o deshabilitar este ajuste para las tareas en el proyecto.

¿Qué hace la programación condicionada por el esfuerzo?
Siguiente

Condicionado por el esfuerzo significa que cuando asigna o quita personas de una tarea, Project alarga o reduce la duración de ésta basándose en el número de unidades de recursos asignados a dicha tarea, pero no cambia el trabajo total de ella. En muchos casos, cuando comienza a planear un proyecto, ya sabe "qué" tiene que hacerse cuando se agrega una tarea a un proyecto. Por ejemplo, ya sabe (o tiene una estimación bastante acertada) de los metros cuadrados que tienen las paredes que van a pintarse o cuánto código de software tiene que escribirse para un conjunto particular de funciones. Así que cuando planea un proyecto, con frecuencia ya tiene una idea bastante aproximada del "trabajo" que tiene que hacerse. Para completar la programación del proyecto, tendrá que ajustar las horas anticipadas para completar este trabajo (duración) y el número de recursos (unidades de recursos) que puede asignarle para completar el trabajo. Con esta idea en mente, la función de programación condicionada por el esfuerzo se habilitará de manera predeterminada en Project. Si las tareas de proyecto tienen requisitos distintos, puede deshabilitar el ajuste Condicionada por el esfuerzo. Así que, ¿cómo decide si debe habilitarse o no?

Para ver el ajuste de condicionado por el esfuerzo en una tarea, haga clic en el botón Información de la tarea en la barra de herramientas. La ficha Avanzadas contiene la mayor parte de la información que necesita saber sobre cómo se programa una tarea incluida en el ajuste Condicionada por el esfuerzo. Para deshabilitar la programación condicionada por el esfuerzo, desactive la opción Condicionada por el esfuerzo.

¿Cuándo se aplica la programación condicionada por el esfuerzo?
Siguiente Aun cuando el ajuste Condicionada por el esfuerzo está habilitado de manera predeterminada, no supone ningún cambio en la programación hasta que agregue recursos a una tarea o los quite de ella. La programación condicionada por el esfuerzo se comporta de manera diferente dependiendo de cuándo asigna los recursos: Los cálculos condicionados por el esfuerzo sólo se aplican después de asignar uno o varios recursos por primera vez a la tarea. Después de asignar un recurso, el valor Trabajo no cambia con la adición de nuevos recursos ni con la reducción de éstos en la misma tarea. Los cálculos condicionados por el esfuerzo no se aplicarán a varios recursos que se asignan a la vez y que son las primeras asignaciones de una tarea. No obstante, tras esta asignación inicial de diversos recursos, el valor Trabajo no cambia al asignar nuevos recursos ni al quitarlos

Si en un principio asigna dos recursos a una tarea que tiene una duración de 24 horas, Project programará cada recurso para que trabaje 24 horas para un total de 48 horas de trabajo (se trata de trabajo, no de duración).

Cada recurso trabaja 24 horas en una tarea con una duración de 24 horas. Vuelve a empezar y cree la misma tarea, con una duración de 24 horas, y asigne sólo un recurso al 100%. El trabajo para la tarea tiene una duración 24 horas. Más tarde, agregue un segundo recurso al 100%. La programación condicionada por el esfuerzo hará que Project programe cada recurso para que trabaje 12 horas en la tarea.

El trabajo total para la tarea sigue siendo 24 horas y la duración de la tarea se reduce en 12 horas.

¿Cómo trabaja la programación condicionada por el esfuerzo con los tipos de tareas?
Siguiente Ahora que ya tiene más información sobre cómo funciona la programación condicionada por el esfuerzo, le ayudará a comprender cómo aplicarla a tareas y cómo afectará a los cálculos que la fórmula de programación realiza. A pesar de que la programación condicionada por el esfuerzo pueda parecer que afecta a la programación de la tarea de manera parecida a como lo hace el tipo de tarea de trabajo fijo, opera independientemente de los tipos de tareas. Sin embargo, afecta a cómo la fórmula de programación calcula (o no) el valor Trabajo. ¿Cuál es la diferencia? Tipos de tarea determina lo que le ocurre a las otras dos variables en la fórmula de programación. Programación condicionada por el esfuerzo determina lo que le ocurre a las unidades de duración o recurso para una tarea cuando agrega o quita recursos. Unidades fijas Con la programación condicionada por el esfuerzo habilitada, cuantos más recursos agregue a una tarea, más corta será la duración. Duración fija Con la programación condicionada por el esfuerzo habilitada, cuando se agreguen más recursos, decrecerán las unidades de tiempo que cada recurso tendrá que trabajar en la tarea. Vamos a echar un vistazo a cómo la programación condicionada por el esfuerzo afecta a la fórmula de programación cuando aplica los tipos de tarea: Unidades fijas Si la programación condicionada por el esfuerzo está habilitada para la tarea, Project ajustará la duración de la tarea cuando agrega o quita recursos. Si cuenta con los medios, agregar más personas es una de las opciones para acortar la programación. Duración fija Si la programación condicionada por el esfuerzo está habilitada para la tarea, el cambio de las asignaciones de recursos modifica el esfuerzo que los recursos pondrán en la tarea. Es posible que desee considerar esta opción cuando programe un proyecto si tiene la necesidad de aligerar la carga de algunas

personas o si necesita asignar a algunos de ellos media jornada a otras tareas. Trabajo fijo El tipo de tarea de trabajo fijo y de programación condicionada por el esfuerzo mantienen constante el valor Trabajo y no podrá deshabilitar el ajuste Condicionada por el esfuerzo para una tarea definida como Trabajo fijo.

Por qué deshabilitaría la programación condicionada por el esfuerzo?
Siguiente Es posible que la programación condicionada por el esfuerzo no se aplique a todas las tareas en un proyecto por lo que puede deshabilitarla según cada tarea. ¿Cuándo no sería útil mantener habilitada la programación condicionada por el esfuerzo? Aquí tiene un par de ejemplos: Tareas complejas Puede que tenga una tarea que sea muy compleja o requiera recursos altamente cualificados. Agregar más recursos puede ralentizar el grupo si las actividades de tareas necesitan más coordinación o si hay que instruir a las personas antes de que puedan llevarlo a cabo. Cantidad de trabajo incierta o sin determinar Si no está seguro de cuánto trabajo habrá para una tarea, cuando deshabilite la programación condicionada por el esfuerzo, podrá permitir que la asignación de recursos y duración determine el trabajo de la manera adecuada. Con la programación condicionada por el esfuerzo deshabilitada, la cantidad de trabajo puede cambiar. Ejemplo de comportamiento básico de la programación que podrá ver cuando se deshabilita la programación condicionada por el esfuerzo: Dispone de 4 semanas para probar el software. Según la estimación de trabajo original, el jefe de proyecto ha asignado 1 persona para que realice las pruebas. A continuación, practicará utilizando la herramienta de programación (la que ha creado en la última práctica) con objeto de aplicar el ajuste Condicionada por el esfuerzo a tipos de tareas distintos para ver cómo les afectará la programación de la tarea.

Pero después de que el jefe del personal de pruebas ve el plan, decide que necesitará dos personas para realizar las pruebas con objeto de completar la tarea a tiempo. Al asignar un recurso adicional a la tarea de la realización de pruebas con una duración total de 4 semanas, Project volverá a calcular el trabajo necesario para completar la tarea.

Introducción a la creación de un presupuesto
Para crear un presupuesto para el proyecto, debe realizar cinco procesos: En primer lugar, se crean los recursos de presupuesto (recurso de presupuesto: un recurso de presupuesto ayuda a capturar el dinero, trabajo o material que financia a un proyecto. Los

presupuestos sólo pueden aplicarse al nivel de proyecto mediante la asignación de un recurso de presupuesto a la tarea de resumen del proyecto.) que representan el presupuesto general del proyecto, incluidos los recursos de presupuesto para costos, trabajo y materiales. En segundo lugar, se asignan los recursos de presupuesto a la tarea de resumen del proyecto. De esta forma, los presupuestos se aplicarán a todo el proyecto. En tercer lugar, se especifican valores para los recursos de presupuesto. En cuarto lugar, se identifican otros recursos del proyecto que se van a supervisar y comparar con los recursos generales del presupuesto. Los recursos se identifican agrupándolos todos ellos (incluidos los recursos del presupuesto) según el tipo de presupuesto con el que se van a comparar. Por último, tras clasificar todos los recursos según el tipo de presupuesto al que pertenecen, se agrupan los recursos para compararlos con el presupuesto general definido para el proyecto. Volver al principio

Paso 1: Crear recursos del presupuesto del proyecto
Como ejemplo de cómo crear un presupuesto para el proyecto, suponga que desea crear tres recursos de presupuesto denominados Presupuesto-Viajes, Presupuesto-Mano de obra y PresupuestoMateriales. Los nombres que asigne a estos recursos del presupuesto le ayudarán a distinguirlos de otros recursos del proyecto cuando los clasifique en el paso 4. 1. En la hoja de recursos, cree los tres recursos que va a utilizar como recursos de presupuesto del proyecto. 2. 3. Para cada recurso de presupuesto, haga clic en Información del recurso. En el cuadro Información del recurso, cree el tipo de recurso de presupuesto que desee haciendo clic en el tipo en la lista Tipo y activando la casilla de verificación Presupuesto. 4. Haga clic en Aceptar. Volver al principio

Paso 2: Asignar los recursos del presupuesto a la tarea de resumen del proyecto
Para mostrar el presupuesto asignado a todo el proyecto, debe asignar todos los recursos del presupuesto a la tarea de resumen del proyecto: 1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. 3.

En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Vista. En la sección Opciones del esquema, haga clic en Mostrar tarea de resumen del proyecto.

4. 5.

Haga clic en Aceptar. Seleccione la tarea de resumen del proyecto y, a continuación, haga clic en Asignar recursos .

6.

En el campo Nombre del recurso, seleccione los recursos de presupuesto que ha creado en el primer paso y, después, haga clic en Asignar.
SUGERENCIA

Si tiene muchos recursos de distintos tipos, pero sólo desea mostrar los recursos del . Active la casilla de verificación

presupuesto, haga clic en Opciones de lista de recursos

situada bajo Filtrar por y, a continuación, haga clic en Recursos del presupuesto en la lista. 7. Después de asignar los recursos del presupuesto a la tarea de resumen del proyecto, haga clic en Cerrar. Volver al principio

Paso 3: Introducir valores para los recursos del presupuesto
1. 2. En el menú Ver, haga clic en Uso de recursos. En la vista Uso de recursos, especifique valores para el presupuesto insertando columnas para los campos Costo presupuestado y Trabajo presupuestado: 1. 2. En el menú Insertar, haga clic en Columna. En el cuadro Nombre de campo, haga clic en Costo presupuestado y luego en Aceptar. Repita estos dos pasos para insertar una columna para el campo Trabajo presupuestado.
SUGERENCIA

Si las asignaciones de recursos están ocultas, haga clic en el símbolo de para mostrarlas.

esquema de la tarea 3.

En la fila que representa la tarea de resumen del proyecto, especifique los valores de los presupuestos de costo y trabajo.
NOTA

Tenga en cuenta que el campo Trabajo presupuestado incluye valores para los recursos

de trabajo y de material. Para un recurso de trabajo, el presupuesto se calcula en horas. Para un recurso de material, el presupuesto se calcula según la etiqueta de material creada para dicho

recurso. Por ejemplo, un valor de presupuesto en cemento de 20 con la etiqueta de material Toneladas se muestra como 20 toneladas en el campo Trabajo presupuestado. Puede especificar también los importes de costo de trabajo y presupuesto para un período de tiempo específico en la parte de fase temporal (fase temporal: información sobre tareas, recursos o asignaciones distribuida en el transcurso del tiempo. Puede revisar la información de fase temporal en cualquier período de tiempo disponible en los campos situados en el lado derecho de las vistas Uso de tareas y Uso de recursos.) de la vista Uso de recursos. Este método le resultará útil cuando desee especificar, por ejemplo, que se va a asignar una determinada cantidad de dinero al mes mientras dure el proyecto. 1. 2. En el menú Formato, haga clic en Estilos de detalle. En el cuadro Campos disponibles, haga clic en Costo presupuestado y luego en Mostrar. Repita estos dos pasos para insertar una columna para el campo Trabajo presupuestado. 3. Haga clic en Aceptar. Los campos Trabajo presupuestado y Costo presupuestado aparecen como filas. Especifique valores de presupuesto para cada período de tiempo. Tenga en cuenta que sólo puede especificar valores para la tarea de resumen del proyecto. Volver al principio

Paso 4: Clasificar los costos de los recursos según el tipo de presupuesto
En este paso, se clasifican todos los recursos, incluidos los del presupuesto, según el tipo de presupuesto al que pertenecen. Para ello, se crea un campo de texto personalizado que contiene palabras o frases que identifican cada tipo de presupuesto. Una vez clasificado cada recurso de esta manera, en el siguiente y último paso, agrupará los tipos de presupuestos para compararlos con el presupuesto general. 1. 2. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos. Cree un campo de texto personalizado que contenga una palabra o frase que identifique cada tipo de presupuesto al que pertenecen los recursos: 1. Campos. 2. En el cuadro de diálogo Campos personalizados, haga clic en Recurso y, a continuación, en la lista Tipo, haga clic en Texto1 (o en cualquier otro campo de texto desde Texto1 hasta Texto30). En el menú Herramientas, elija Personalizar y, a continuación, haga clic en

3.

Haga clic en Cambiar nombre para cambiar el campo de forma que indique la categoría de presupuesto que desea agrupar, como Tipo de presupuesto.

4.

Seleccione la opción Aplicar a menos que se indique manualmente y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3. 4.

Agregue el campo de texto del recurso personalizado a la vista Hoja de recursos. En la vista Hoja de recursos, para cada recurso (incluidos los recursos de presupuesto), escriba una palabra o frase que identifique el tipo de presupuesto de ese recurso. Por ejemplo, para cada persona del proyecto que trabaje activamente en las tareas, puede utilizar el término Mano de obra para indicar el tipo de presupuesto. Para cada recurso de material, puede utilizar la palabra Materiales. Para cada recurso de costo que implique un viaje, puede usar la palabra Viaje.
NOTA

Asegúrese de usar estas mismas palabras o frases de catalogación para los recursos del

presupuesto asignados a la tarea de resumen del proyecto y para cada uno de los recursos de trabajo, material y costo.

Se ha agregado el campo personalizado Tipo de presupuesto a la hoja de recursos. Todos los recursos de viajes, incluido el recurso de presupuesto denominado Presupuesto-Viaje, se han clasificado en el mismo tipo de presupuesto. Las palabras o frases de catalogación que ha escrito en el campo personalizado se utilizarán para agrupar los recursos en el paso siguiente. Volver al principio

Paso 5: Agrupar los recursos para compararlos con el presupuesto
1. 2. En el menú Ver, haga clic en Uso de recursos. En el menú Proyecto, elija Agrupar por y, a continuación, haga clic en Personalizar Agrupar por.

3.

En el cuadro de diálogo Personalizar Agrupar por, en la columna Nombre de campo, haga clic en el nombre del campo de texto del recurso personalizado que ha creado en el paso 4 y, después, haga clic en Aceptar.

Los recursos se agrupan por tipo de presupuesto. Ahora puede ver el costo de los recursos en comparación con el presupuesto general definido para el proyecto en el paso 3.

El presupuesto total del trabajo para todo el proyecto. La cantidad total de trabajo de todos los recursos del proyecto. El trabajo asignado supera el trabajo presupuestado en 24 horas. La cantidad de trabajo asignado a Pedro.
SUGERENCIA

Puede ver también un informe gráfico del presupuesto. En el menú Informe, haga clic en

Informes visuales. En el cuadro de diálogo Informes visuales, haga clic en la ficha Uso de la asignación y luego en Informe Trabajo presupuestado o Informe Costo presupuestado. Haga clic en Ver para ver el informe.