CT16 Documentacin de Riesgos Fondo Adaptacin Proceso de Priorizacin y Seleccin

10 Septiembre de 2012

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Documentacin de Riesgos
Tipo de Riesgo Proceso Misional Operativo Priorizacin y Seleccin

Subgerencia de Proyectos Rutty Ortiz Dueo del Proceso Descripcin del riesgo R1 - Seleccionar postulaciones irrelevantes que no generen el impacto para el pas y las comunidades afectadas de acuerdo con el mandato del Fondo o no identificar necesidades relevantes a nivel sectorial y departamental. Causas que generan el riesgo Causa 1- No contar con un esquema de comunicaciones y herramientas que permitan la interaccin con todos los interesados en postular para informar y resolver inquietudes sobre el procedimiento para postular. Causa 2- Personal insuficiente o no calificado para realizar el proceso de priorizacin y seleccin (recepcin, filtro, clasificacin, evaluacin de las postulaciones). Causa 3- Falta de oportunidad en la respuesta del Fondo Adaptacin para prestar asesora, atender solicitud de aclaraciones o para solicitar informacin adicional. Causa 4- Clasificar de manera errada los proyectos por prioridad 1,2 o 3. Causa 5- Prdida o manipulacin de la informacin asociada al proceso de Priorizacin y Seleccin. Causa 6- Con base en la informacin presentada al Consejo Directivo, seleccionar postulaciones que no cumplan satisfactoriamente con el objeto o requisitos del Fondo Adaptacin. Causa 7- No incluir en el proceso de seleccin todas las visiones relevantes. Causa 8 - No contar con la informacin suficiente para que la postulacin surta el proceso de Priorizacin y Seleccin. Causa 9 - No identificar solapes entre proyectos seleccionados a nivel interno, as como los proyectos desarrollados por otras entidades (Fondo Calamidades, Ministerios) por falta de coordinacin con las mismas o procesamiento de informacin desactualizada. Causa 10- Tomar decisiones con base en influencias polticas o econmicas y no en los criterios tcnicos de evaluacin. Causa 11- No contar con las herramientas tecnolgicas para actualizar y/o realizar cruces de informacin relevante para el proceso. Actividades de Control Control 1 - El Fondo Adaptacin cuenta con una estrategia de comunicacin principalmente a travs de la pgina web propia para difundir informacin referente a los requisitos de las postulaciones, pliegos, trminos y cronograma de licitaciones y sus resultados, entre otros. Como evidencia se tiene el historial de comunicaciones en la herramienta segn aplique. Control 2 - El Fondo Adaptacin establece dentro del Manual de Funciones, Perfiles y Competencias debidamente aprobado y divulgado, los requisitos mnimos exigidos para cada cargo al interior del Fondo.

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Control 3 - La Subgerencia de Proyectos o los Asesores Sectoriales identifican las necesidades de personal adicional y hacen la solicitud a la Secretara General de la contratacin para atender requerimientos asociados al proceso. Control 4 - La Subgerencia de proyectos o la Subgerencia de regiones realizan un anlisis de cargas de trabajo que justifique la planta de personal adicional solicitado. Control 5 - El personal del proceso cumple con lo establecido por el Cdigo Contencioso Administrativo en trminos de los plazos establecidos para dar respuestas a las solicitudes de informacin. Control 6 - Los evaluadores (Sectoriales y Comit ad-Hoc cuando aplique) califican con base en la matriz de priorizacin, en el formato establecido y formulado para tal fin. Deben sujetarse a la informacin contenida en el formato de la postulacin. Como evidencia quedan las matrices y la calificacin consolidada. Control 7 - El personal de la Subgerencia de Proyectos realiza un control de prstamo de carpetas. Como evidencia queda en un formato el registro de las personas y fechas de los prstamos y devoluciones. Control 8 - El Fondo de Adaptacin define, divulga, exige su cumplimiento y mantiene actualizada la poltica de seguridad de la informacin. Como evidencia se encuentran las versiones actualizadas de la poltica. Control 9 - Solo pasan a seleccin del Consejo Directivo las postulaciones evaluadas con prioridad 1 y para tomar su decisin el Consejo tiene en cuenta las recomendaciones de la Gerencia que se basan en la evaluacin de las postulaciones. Como evidencia se presenta el acta del Comit directivo donde se identifiquen los proyectos seleccionados y los comentarios asociados. Control 10 - La seleccin de postulaciones la realiza el Consejo Directivo que tiene una conformacin plural pblico- privada y donde participan: Presidencia, el Ministerio del Interior y de Justicia, el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico y el Departamento Nacional de Planeacin. Control 11 - Para cada postulacin, el Asesor Sectorial verifica la informacin contenida en el formulario de postulacin recibido y verifica que la postulacin tenga relacin con el Fenmeno de la Nia 2010-2011 y con el mandato del Fondo. Como evidencia se encuentra el anlisis en la carpeta de la postulacin. Control 12 - La Subgerencia de Regiones y el Asesor Sectorial correspondiente verifican si la postulacin presenta solapes con otra postulacin o con el programa nacional del sector, as mismo cuando cuenta con informacin del ministerio o ente territorial respectivo confronta la postulacin contra la inversin que est ejecutando el sector. Debe dejar evidencia de esta revisin en la carpeta de la postulacin. Control 13 - El proceso establecido tiene los parmetros tcnicos en cada etapa para que la decisin se realice con base en el anlisis de relevancia y coherencia y los criterios de urgencia e impacto de la postulacin. La evidencia del proceso queda en la carpeta de la postulacin.

Control 12 - La seleccin de postulaciones la realiza el Consejo Directivo que tiene una conformacin plural pblico- privada y donde participan: Presidencia, el Ministerio del Interior y de Justicia, el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico y el Departamento Nacional de Planeacin.

Control 13 - El proceso establecido tiene los parmetros tcnicos en cada etapa para que la decisin se realice con base en el anlisis de relevancia y coherencia y los criterios de urgencia e impacto de la postulacin. La evidencia del proceso queda en la carpeta de la postulacin.

Control 14 - El Fondo de Adaptacin define, divulga, exige su cumplimiento y mantiene actualizado las Instrucciones Precisas de Actuacin (IPAs) de Priorizacin y Seleccin. Como evidencia se encuentra las versiones actualizadas.
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Control 15 - El Fondo Adaptacin cuenta con una base de datos de las postulaciones con la informacin necesaria para desarrollar los cruces de informacin de la postulacin. Las copias de respaldo de esta base de datos se encuentran en la plataforma de Google Drive. Responsables de los controles Subgerencia de Proyectos Subgerencia de Regiones Asesores sectoriales Casi Certeza Catastrfico Probable Mayor Moderada Moderado Improbable Menor Rara Insignific ante Riesgo Inherente Riesgo Residual Extremo Alto Moderado Bajo El riesgo residual esta por evaluar una vez se efecten pruebas de diseo y eficacia operativa de controles. A la fecha de elaboracin de las matrices de riesgos y controles el FA se encuentra en proceso de implementacin de las Instrucciones Precisas de Actuacin (IPAs), razn por la cual no se realizaron pruebas de recorrido a los controles. Se consideraron las instrucciones Precisas de Actuacin para los procesos y subproceso de Priorizacin y Seleccin, se realiz una entrevista con el Dueo de Proceso para validar los riesgos, causas y controles identificados y se emple la metodologa de administracin de riesgos acordada con el Fondo Adaptacin. .

Probabilidad Impacto

Factores considerados

Matriz de Riesgos La matriz de riesgos mediante la cual se relaciona el riesgo, las causas y los controles definidos por el dueo de proceso para mitigar estos riesgos se encuentra en la siguiente matriz de riesgos y controles.

MatrizR&C_Priorizaci n&Seleccin_04.09.2012_V0.xlsm

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Mapa de Riesgo Inherente

Mapa de Riesgos Inherentes Riesgo Inherent e Extremo R1 Probable Riesgo Inherent e Alto Riesgo Inherent e Modera do Riesgo Inherent e Bajo

Casi Certeza

Probabilidad de ocurrencia

Moderada

Improbable

Raro

Insignificante

Menor

Moderado Impacto

Mayor

Catastrfico

Referencia de la Documentacin soporte

Para la identificacin de riesgos, causas y controles se emple la siguiente documentacin. Proceso Priorizacin y Seleccin McKinsey Instrucciones precisas de actuacin del proceso Priorizacin y seleccin: 40301 Identificacin y recepcin de propuestas internas y externas 40302 Anlisis de relevancia y coherencia 40303 Evaluacin de propuestas a nivel sectorial 40304 Evaluacin del comit ad-hoc 40305 Seleccin de proyectos Hoja de ruta priorizacin y seleccin Check list del proceso

Elaborado por: Revisado por:

Angie Prez y Cesar Snchez Azucena Rodrguez

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