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Universidad para la Cooperacin Internacional Maestra en Administracin de Proyectos Curso: reas de Conocimiento II (Planificacin de Recursos Humanos y Comunicaciones del

Proyecto) Profesor: Msc. Fabio Muoz

Ensayo Gestin de las Comunicaciones del Proyecto

Alumna: Cindy Corrales H. ID: 1-1060-0369

7 de Octubre, 2012 San Jos, Costa Rica

Introduccin
Las comunicaciones entre las personas son cuestiones cotidianas, que por lo general no son tan simples como parece. En ellas se involucran palabras, gestos, tonos de voz, miradas, movimientos faciales y corporales, y cada una de ellas les da el sentido final a lo que se desea comunicar de la manera ms ptima para que el mensaje sea recibido tal cual o, en otras ocasiones esto distorsiona el mensaje. En los proyectos esto aplica de igual manera. Se debe de tener claro que es lo que se quiere emitir, a quien va dirigido, en qu momento y lugar y cul ser la va o canal de comunicacin. A diferencia de la vida cotidiana, si el mensaje es mal emitido tiene una repercusin peor; puede desencadenar en conflictos, mal entendidos, requerimientos incompletos o errneos causando un mal funcionamiento y desempeo del proyecto. En el presente documento se analizara la importancia de las comunicaciones en un proyecto, desde involucrados, canales, hasta lo que se desea obtener desde el punto de vista del Program Management Institute en base al captulo 10 su libro Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos Gua del PMBOK y el captulo 10 del libro de Pablo Lled Director de Proyectos: Como Aprobar el examen PMP sin morir en el intento, ambos enfocados a la Gestin de las Comunicaciones en el Proyecto.

Desarrollo
Para que un Director de Proyecto (DP) pueda tener xito en el desarrollo del proyecto, debe de contar con la cualidad de ser un excelente comunicador. El debe de saber identificar los involucrados, procedencia e importancia de cada uno, el papel que juega dentro del proyecto, as como las mejores vas de comunicacin a utilizar. El PMBOK seala, al Igual que Pablo Lled, Gestin de la Comunicacin que son: Identificar a los Interesados. Planificar las comunicaciones. Distribuir la Informacin. Gestionar las expectativas de los interesados. Informar el desempeo. Identificar a los Interesados Ambos expositores comparten la importancia de identificar a los interesados desde un inicio, conocer su importancia, impacto, poder e influencia dentro del proyecto. Se diferencian en las herramientas para realizar una identificacin optima, por ejemplo; el PMBOK rescata como documentos importantes el Acta de Constitucin, Documentos de Adquisicin, Factores Ambientales de la Empresa y los Activos de los Procesos de la Organizacin, mientras que Lled solamente menciona el Acta de Constitucin y los Documentos de Adquisicin. Como herramientas, el PMBOK toma en cuenta el Anlisis de Involucrados y el Juicio de Experto, cuando Lled solamente toca el Anlisis de Involucrados. Las salidas de esta etapa para Lled y en PMBOK son el Registro de Interesados y la Estrategia de Gestin de los Interesados. tres grandes procesos en la

Planificar las Comunicaciones En esta etapa se identifican las necesidades de comunicacin de los interesados que exige el proyecto y a su vez plantear como se abordaran las comunicaciones. Segn el PMBOK , los requerimientos necesarios para desarrollar esta etapa son El Registro de Interesados, la Estrategia de Gestin de los Interesados, los Factores Ambientales de la Empresa y los Activos de los Procesos de la Organizacin. Para Lled solamente es necesario el Registro de los Interesados y la Estrategia de Gestin de los Interesados. Las herramientas y tcnicas suficientes para lograrlo en base a Lled son Anlisis de Requisitos, Tecnologa de las Comunicaciones, Modelos de Comunicacin y Mtodos de Comunicaciones. El PMBOK rescata las mismas herramientas. En cuando a los resultados obtenidos, el Plan de Gestin de las Comunicaciones para Lled y para el PMBOK al Plan de Gestin de las Comunicaciones se le suma las Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.

Distribuir la Informacin Despus de tener identificados a los interesados, el cmo se gestionara la informacin, se procede al cmo ser distribuida. En esta etapa entra en juego las diferentes tcnicas o dimensiones que se pueden llegar a dar en la comunicacin eficaz de la informacin. Ambos captulos exponen este punto de manera diferente; para Lled son dimensiones y las plasma como: Interna: Entre el equipo del Proyecto. Externa: hacia los interesados externos. Vertical: Jefe-Empleado y viceversa.

Horizontal: Entre homlogos.

Escrita Formal: Solicitudes, Ordenes, etc. Escrita Informal: E-mail notas.


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Oral Formal: Presentaciones Oral Informal: Reuniones, conversaciones. Segn el PMBOK las tcnicas son:

Modelos Emisor-Receptor: comunicaciones.

Retroalimentacin

barreras

en

las

Eleccin de Medios: En qu momento o circunstancia se dar la informacin, por que medio. Estilo de Redaccin: Incluye desde estilos de voz hasta eleccin de palabras clave. Tcnicas de Gestin de Reuniones: Preparacin de Agendas y manejo de conflictos. Tcnicas de Presentacin: Diseo de apoyos visuales y lenguaje corporal. Tcnicas de Facilitacin: Buscar Consenso y superar obstculos.

El material o informacin para desarrollar esta etapa para Lled es el Plan de Gestin de las Comunicaciones e Informe de Desempeo. Para el PMBOK son necesarios el Plan para la Direccin de Proyectos, el Informe de Desempeo y los Activos de los Procesos de la Organizacin. Las herramientas a utilizar para el PMBOK estn los Mtodos de Comunicacin, Herramientas para la Distribucin de la Informacin, mientras que para Lled solamente es necesaria la primera. Los Resultados obtenidos es esta fase son Notificaciones sobre el Proyecto a los Interesados, Presentaciones del Proyecto, e Informes de Avance, Retroalimentacin de los Interesados, Documentos de Lecciones Aprendidas para Lled, pero el PMBOK toca algunas mas como Registro del Proyecto y Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin.

Gestionar las expectativas de los interesados Este proceso se centra en satisfacer las necesidades de los interesados, resolver conflictos administrando las comunicaciones del proyecto. En Lled se caracteriza por requisitos como Registro de Interesados, Estrategia de Gestin de Interesados, Plan de Comunicaciones Registro de Incidentes, Registro de Cambios. Para el PMBOK son todos estos mas el Plan para la direccin de Proyecto y los Activos de los Procesos de la Organizacin. Para realizarlo, el PMBOK utiliza el Mtodo de Comunicacin, Habilidades interpersonales y Habilidades Directivas. Segn Lled solamente es necesario el Mtodo de Comunicaciones y las Habilidades Interpersonales y de Gestin. Dentro de los resultados esperados podemos ver que Lled seala Actualizaciones y Solicitudes de Cambio. Mientras que el PMBOK identifica las Actualizaciones como las Actualizaciones a: Activos de los Procesos de la Organizacin, al Plan para la Direccin del Proyecto, a los Documentos del Proyecto.

Gestionar las Expectativas de los Interesados En esta etapa se trabaja en conjunto con los interesados, cuyo fin es el de conocer sus necesidades para abordarlas de manera eficiente y tratar las dificultades conforme se presenten en el Proyecto. Como informacin indispensable para el PMBOK encontramos el Registro de los Interesados, la Estrategia de Gestin de los Interesados, el Plan para la Direccin de Proyectos, el Registro de Incidentes, el Registro de Cambios as como los Activos de los Procesos. Para Lled en el Plan de para la Direccin de Proyectos incluye las lneas base de alcance, cronograma, presupuesto y calidad; la Informacin sobre el Desempeo del Trabajo (entregables, avance, costos actuales, etc.), Mediciones de Desempeo del Trabajo como SPI, CPI, Desempeo Tcnico, otros, y Proyecciones de Presupuesto. En las herramientas a utilizar para lograr el objetivo planteado estn para Lled el Anlisis de Variaciones, Mtodos de Proyeccin, Mtodos de Comunicacin y Sistema de Informes. Segn el PMBOK lo necesario son Mtodos de Comunicacin, Habilidades Interpersonales Habilidades Directivas. Como Resultado el PMBOK espera Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin, Solicitudes de Cambio, Actualizaciones al Plan para la Direccin de Proyectos, Actualizaciones a Documentos del Proyecto. Mientras
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que Lled seala Informes de Desempeo y Solicitudes de Cambio, resultados esperados ya que los insumos utilizados en esta etapa son diferentes para ambos expositores. Informar el desempeo Se caracteriza por recopilar y distribuir la informacin correspondiente al desempeo del proyecto, puede ir desde Informes de Estado hasta Proyecciones. Su fin es dar la informacin necesaria segn sea el involucrado. Como insumos de informacin se encuentran el Plan para la Direccin del Proyectos, Informacin sobre el Desempeo del Trabajo, Mediciones del Desempeo del Trabajo, Proyecciones del Presupuesto, Activos de los Procesos de la Organizacin para el PMBOK . Segn Lled, lo que se requiere es Lneas Base del Proyecto, Mediciones y Proyecciones. El cmo hacerlo Lled toma en cuenta varios anlisis pero no seala alguno es especifico, pero el PMBOK indica el Anlisis de Variacin, el Mtodo de Proyeccin, Mtodos de Comunicacin y Sistemas de Generacin de Informacin. Como Resultados esperados, el PMBOK espera Informe de Desempeo, Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin y Solicitudes de Cambio. Para Lled, solo indica que lo que se debe de generar son actualizaciones y solicitudes de cambio, pero nada en especfico.

Conclusin
El proceso de Informacin es de suma importancia en un proyecto, con esto se identifican las personas involucradas, el papel que juega en este, sus necesidades expectativas, al igual los mtodos, canales o vas, periosidad y que informacin debe de ir y a quien. Como se puede observar, Pablo Lled se complementa con el PMBOK y viceversa. El PMBOK es ms completo y detallado que Lled, pero no toma en cuenta varios aspectos como las Dimensiones de la Comunicacin en la Distribucin de la Informacin, y el PMBOK en lugar de esto enfoca Tcnicas de Comunicacin. De similar manera, el PMBOK es mucho ms completo en las herramientas de cada fase, cuando Lled toca las relevantes o mejor dicho obvias para el proceso. En la ltima etapa, Informar el Desempeo, Lled es sumamente escueto en su exposicin, cuando para el PMBOK es una etapa ms y como tal est estructurada formalmente. Como recomendacin, no se puede tomar como nico el documento expuesto por Pablo Lled, a pesar de tocar los puntos medulares no abarca la totalidad en comparacin al PMBOK, pero si rescata aspectos ms aplicables y reales, por lo que es una buena estrategia el utilizar ambos documentos, ya que son complementarios.