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Resolucin de Contralora General N 470-2008-CG Contralor General autoriza aprobar la Gua de Auditora Ambiental Gubernamental y sus primeros tres apndices. Publicado 01/11/2008

Lima, 28 de octubre de 2008. Visto, la Hoja de Recomendacin N 09-2008-CG/MAC de la Gerencia de Medio Ambiente y Patrimonio Cultural de la Contralora General de la Repblica; CONSIDERANDO: Que el artculo 14 de la Ley N 27885 - Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica, establece que el ejercicio del control gubernamental se efecta bajo la autoridad normativa y funcional de la Contralora General de la Repblica, la que establece los lineamientos, disposiciones y procedimientos tcnicos correspondientes a su proceso; Que, el literal i) del artculo 22 de la Ley N 27785 establece que la Contralora General de la Repblica tiene la atribucin de, entre otros, efectuar las acciones de control ambiental y sobre los recursos naturales, as como sobre los bienes que constituyen el Patrimonio Cultural de la Nacin, informando semestralmente sobre el resultado de las mismas y sobre los procesos administrativos y judiciales, si los hubiere, a las comisiones competentes del Congresos de la Repblica; Que, el literal c) del artculo 32 de la Ley N 27785 seala que el Contralor General de la Repblica se encuentra facultado para dictar normas y disposiciones especializadas que aseguren el proceso integral de control, en funcin de los principios de especializacin y flexibilidad; Que, mediante Resolucin de Contralora N 112-2000-CG de fecha 22.JUN.2000, se aprob la denominada "Gua Metodolgica de Gestin Ambiental ", como documento destinado a orientar y conducir el ejercicio de la auditora gubernamental, contribuyendo con la gestin ambiental de la Administracin Pblica, la proteccin y la conservacin del patrimonio natural del pas, a fin que se encamine hacia el desarrollo sostenible; Que, la referida Gua Metodolgica constituy una primera aproximacin al control de la gestin ambiental gubernamental en el pas, habiendo transcurrido casi una dcada desde su aprobacin, periodo en el cual las percepciones, prioridades, intereses y obligaciones ambientales han evolucionado y la normativa emitida al respecto se ha tornado ms rigurosa, por lo que se hace necesaria la introduccin de una serie de precisiones que proporcionen un instrumento confiable, que brinde lineamientos y procedimientos claros, detallados y especficos, aplicables a todo el Sistema Nacional de Control; Que, en ese orden de ideas, se ha propuesto la aprobacin de la Gua de Auditora Ambiental Gubernamental, como documento de orientacin bajo el enfoque de procesos que, con base en las tcnicas de auditora, ha desarrollado una metodologa actualizada para la evaluacin y control de la gestin ambiental de las entidades pblicas; asimismo, se han elaborado los primeros procedimientos de auditora que, a manera de apndice de la referida Gua, faciliten las labores de control gubernamental en relacin a la gestin de los gobiernos locales, especialmente en funciones relacionadas con la gestin de residuos slidos, del ordenamiento territorial y de la prevencin de desastres, con la finalidad de sistematizar y optimizar el desarrollo de auditoras ambientales por parte de los rganos de integrantes del Sistema Nacional de Control; En uso de las facultades conferidas por los artculos 32 de la Ley N 27785 - Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica: SE RESUELVE: Artculo Primero.- Aprobar la Gua de Auditora Ambiental Gubernamental y sus primeros tres apndices, como documentos orientadores del Sistema Nacional de Control para la ejecucin de las Auditoras de Gestin Ambiental; documentos que forman parte integrante de la presente Resolucin. Artculo Segundo.- Encargar a la Gerencia de Tecnologa y Sistemas de Informacin, la publicacin de la Gua de Auditora Ambiental Gubernamental y sus Apndices, en la pgina web de la Contralora General de la Repblica (www.contraloria.gob.pe) y en el Portal del Estado

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Peruano (www.peru.gob.pe), en concordancia a lo dispuesto al artculo 2 de la Ley N 29091, la misma que establece la publicacin de los documentos legales en el Portal del Estado Peruano y Portales Institucionales. Artculo Tercero.- Encargar a la Escuela Nacional de Control la difusin de la Gua de Auditora Gubernamental y sus Apndices, en coordinacin con la Gerencia de Medio Ambiente y Patrimonio Cultural, a fin de promover y facilitar su aplicacin con los rganos que integran el Sistema Nacional de Control. Artculo Cuarto.- Djese sin efecto la Resolucin de Contralora N 112-2000-CG.

Regstrese, comunquese y publquese.

GENARO MATUTE MEJIA Contralor General de la Repblica

GUA DE AUDITORA AMBIENTAL GUBERNAMENTAL

Octubre, 2008

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Control moderno, tcnico e imparcial al servicio del pas

PH.D. GENARO MATUTE MEJA


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M.A. ROSA URBINA MANCILLA VICECONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA ING. PACO TOLEDO YALLICO GERENTE CENTRAL TCNICO NORMATIVO ING. JESS ARIAS VALENCIA
GERENTE DE MEDIO AMBIENTE Y PATRIMONIO CULTURAL

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NDICE
I. GENERALIDADES ..............................................................................................................................4 1.1 DE LA GUA DE AUDITORA AMBIENTAL GUBERNAMENTAL .............................................. 4 1.1.1 Antecedentes y Marco Legal ......................................................................................... 4 1.1.2 Objetivos de la Gua ...................................................................................................... 5 1.1.3 Campo de aplicacin de la Gua.................................................................................... 5 1.1.4 Alcance de la Gua ........................................................................................................ 5 1.1.5 Metodologa utilizada en la elaboracin de la Gua....................................................... 5 1.2 DE LA AUDITORA AMBIENTAL GUBERNAMENTAL.............................................................. 7 1.2.1 Tipos de Auditora Ambiental......................................................................................... 7 1.2.2 Definicin de Auditora Ambiental Gubernamental para el SNC ................................... 8 1.2.3 Principios ....................................................................................................................... 9 1.2.4 Objetivo de la auditora .................................................................................................. 9 1.2.5 Caractersticas del proceso de auditora ..................................................................... 10 II. GUA DE AUDITORA AMBIENTAL GUBERNAMENTAL ................................................................11 2.1 PLANIFICACIN ...................................................................................................................... 11 2.1.1 Revisin de informacin .............................................................................................. 12 2.1.2 Planificacin especfica. .............................................................................................. 15 2.1.3 Programacin............................................................................................................... 18 2.1.4 Integracin ................................................................................................................... 22 2.2 EJECUCIN ............................................................................................................................. 23 2.2.1 Acreditacin ................................................................................................................. 24 2.2.2 Desarrollo de procedimientos ...................................................................................... 25 2.2.3 Formulacin de hallazgos ............................................................................................ 29 2.2.4 Comunicacin de hallazgos ......................................................................................... 31 2.2.5 Cierre de campo .......................................................................................................... 33 2.3 INFORME ................................................................................................................................. 34 2.3.1 Evaluacin de comentarios y aclaraciones ................................................................. 35 2.3.2 Elaboracin del informe. .............................................................................................. 36 2.3.3 Aprobacin ................................................................................................................... 37 2.3.4 Remisin a la entidad .................................................................................................. 38 2.4SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS. ..................................................................... 39 III. GLOSARIO ........................................................................................................................................41 IV.BIBLIOGRAFA..................................................................................................................................44 ANEXOS Anexo 1: Anexo 2: Anexo 3: Anexo 4: Anexo 5: Anexo 6: Anexo 7: Anexo 8: Anexo 9: ...........................................................................................................................................45 Diagrama de Flujo de la Auditora Ambiental Gubernamental ..........................................46 Estructura y Contenido del Plan de Calidad de la auditora ..............................................47 Estructura y Contenido del Plan de Comunicacin de la auditora ...................................48 Estructura y Contenido del Plan de Riesgos de la auditora .............................................49 Estructura y Contenido del Plan de Auditora Ambiental Gubernamental .........................50 Estructura y Contenido del Programa de Auditora Ambiental Gubernamental ................51 Estructura y Contenido del Informe de Auditora Ambiental Gubernamental ....................52 Memorando de Control Interno ..........................................................................................53 Estructura de Archivos de Papeles de Trabajo en Auditora Ambiental Gubernamental........54

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I.
1.1

GENERALIDADES

DE LA GUA DE AUDITORA AMBIENTAL GUBERNAMENTAL


1.1.1 Antecedentes y Marco Legal
La Ley N 27785, Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica, aprobada el 23 de Julio de 2002, en su artculo 10 seala que la accin de control es la herramienta esencial del Sistema, por la cual el personal tcnico de sus rganos conformantes, mediante la aplicacin de las normas, procedimientos y principios que regulan el control gubernamental, efecta la verificacin y evaluacin, objetiva y sistemtica, de los actos y resultados producidos por la entidad en la gestin y ejecucin de los recursos, bienes y operaciones institucionales. Como consecuencia de las acciones de control se emitirn los informes correspondientes, los mismos que se formularn para el mejoramiento de la gestin de la entidad, incluyendo el sealamiento de responsabilidades que, en su caso, se hubiera identificado. En su artculo 16, seala que la Contralora General es el ente tcnico rector del Sistema Nacional de Control, dotado de autonoma administrativa, funcional, econmica y financiera, que tiene por misin dirigir y supervisar con eficiencia y eficacia el control gubernamental, orientando su accionar al fortalecimiento y transparencia de la gestin de las entidades, la promocin de valores y la responsabilidad de los funcionarios y servidores pblicos, as como, contribuir con los Poderes del Estado en la toma de decisiones y con la ciudadana para su adecuada participacin en el control social. En su artculo 22, inciso t, atribuye a la CGR emitir disposiciones y/o procedimientos para implementar operativamente medidas y acciones contra la corrupcin administrativa, a travs del control gubernamental, promoviendo una cultura de honestidad y probidad de la gestin pblica, as como la adopcin de mecanismos de transparencia e integridad al interior de las entidades, considerndose el concurso de la ciudadana y organizaciones de la sociedad civil . El Congreso de la Repblica del Per, por Ley N 28422 emitida el 24 de Noviembre de 2004, modific el artculo 22, inciso i, de la Ley N 27785, donde precisa como atribucin de la Contralora General de la Repblica el efectuar las acciones de control ambiental y sobre los recursos naturales, as como de los bienes que constituyen el Patrimonio Cultural de la Nacin, informando semestralmente sobre el resultado de las mismas y sobre los procesos administrativos y judiciales, si los hubiere a las comisiones competentes del Congreso de la Repblica. La Resolucin de Contralora N 112-2000-CG del 22 de junio de 2000, aprob la Gua Metodolgica de Auditora de Gestin Ambiental, la cual establece en su quinto considerando que la auditora ambiental y de los recursos naturales constituye una herramienta efectiva que debe soportarse en una gua metodolgica construida en base a la sistematizacin de experiencias, con la investigacin y la interaccin auditor naturaleza, a fin de uniformizar mtodos y procedimientos de auditora ambiental; susceptible de mejoramiento y actualizacin posterior en base a nuevas normas legales y tecnologas a utilizarse en este gnero de auditora. Por tales motivos, resulta necesario desarrollar y actualizar la referida gua metodolgica.

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1.1.2 Objetivos de la Gua


Son objetivos de la presente gua: o Proveer al Sistema Nacional de Control de la Repblica del Per, una herramienta metodolgica que facilite la realizacin de las acciones de control ambiental o auditoras ambientales, unificando procedimientos. Establecer lineamientos, criterios y metodologas para el desarrollo de la auditora ambiental gubernamental, sin limitar la creatividad de quien las realice. Actualizar la Gua Metodolgica aprobada con Resolucin de Contralora N 1122000-CG del 22 de Junio de 2000.

o o

1.1.3 Campo de aplicacin de la Gua


Esta gua es para uso del Sistema Nacional de Control (SNC), para aplicacin en toda entidad gubernamental sujeta a control1 que desempee de manera directa o indirecta, funciones ambientales en la gestin del Estado; as como en sus diferentes reas, programas, planes, proyectos, actividades, operaciones y resultados que se generen en el proceso de gestin ambiental y en sus aspectos administrativos, financieros, tcnicos, productivos y de servicios.

1.1.4 Alcance de la Gua


La presente gua est dirigida a todos aquellos auditores miembros del SNC que desempean funciones relacionadas con el control ambiental de los diferentes organismos del Estado. Es importante sealar que el desarrollo de los procesos generales establecidos en la presente gua es de aplicacin general y flexible de acuerdo a la naturaleza de la entidad; as como al plan, programa, proyecto, obra, actividad o problema ambiental en el cual va a ser usada.

1.1.5 Metodologa utilizada en la elaboracin de la Gua


La Gua de Auditora Ambiental Gubernamental, considera las Normas de Auditora Gubernamental (NAGU), el Manual de Auditora Gubernamental (MAGU) y se nutre de las experiencias de auditora ambiental realizadas en los ltimos aos. Para la elaboracin de la presente gua, se tom en cuenta el enfoque del ciclo de la mejora continua (ver figura 1I), desarrollando cada uno de los cuatro pasos establecidos en el mencionado ciclo: Planificar Hacer Verificar Actuar (ciclo PHVA). Las actividades realizadas en cada uno de estos pasos se presentan de manera general a continuacin: 1. Planificar: Se convoc a un grupo de auditores experimentados en la ejecucin de auditoras ambientales de la Gerencia de Medio Ambiente y de Patrimonio Cultural de la Contralora General. Sobre la base de la gua vigente, se evalu la posibilidad de mejorar la metodologa utilizada para realizar auditoras ambientales. A continuacin, se recopil informacin, revisando y analizando principalmente guas de auditoras ambientales gubernamentales de otros pases (latinoamericanos y europeos) as como lineamientos otorgados por el Grupo de Trabajo sobre Auditora Ambiental de INTOSAI2, con relacin a la ejecucin de auditoras de medio ambiente. Finalmente se definieron responsabilidades y el esquema de trabajo para la elaboracin de la gua.
1

mbito de Aplicacin de las Normas que emite la CGR del Per. Artculo 3 de la Ley 27785 Ley del Sistema Nacional de Control y de la CGR. 2 WGEAINTOSAI. Working Group on Environmental Auditing International Organization of Supreme Audit Institutions. Grupo de Trabajo sobre Auditora Ambiental de la Organizacin Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores.

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2. Hacer: Una vez definido el esquema de trabajo y los aspectos que deba contemplar, se procedi a elaborar la gua. Es importante sealar que esta gua se formul teniendo en cuenta el concepto de enfoque de procesos. Para el proceso de auditora, se delimitaron subprocesos; los subprocesos relacionados se han mantenido agrupados en las fases convencionales de la auditora. 3. Verificar: Obtenido un primer resultado, se remiti el documento de trabajo al personal vinculado con el control ambiental gubernamental, a fin de que comenten sobre el contenido de la presente gua y brinden sus aportes para obtener un producto til para la ejecucin de auditoras ambientales. 4. Actuar: Con el propsito de ejercer las prcticas de la mejora continua, en esta primera fase se evaluaron e incorporaron las oportunidades de mejora alcanzadas por los diferentes niveles. El resultado de esta planificacin y esfuerzo conjunto es la presente Gua de Auditora Ambiental Gubernamental; la cual, en el marco de la filosofa de la mejora continua, deber someterse peridicamente a revisin crtica. Figura 1I. Ciclo de la Mejora Continua

Planificar

Actuar

Mejora Continua

Hacer

Verificar
La presente gua ha sido redactada bajo el enfoque de procesos, es decir, presenta el desarrollo de una secuencia lgica de actividades para la obtencin de un producto final, el mismo que proporcionar informacin sobre posibles efectos ambientales. El esquema bsico del enfoque se representa en la figura 1II: Figura 1II. Enfoque de procesos

Insumos

Productos

Ii

PROCESO
SUBPROCESO i (Actividades)

Pi
i

PROCESO: Actividad o grupo de acti vidades que utili zan recursos, los cuales se gestionan con el fi n de permitir que los elementos de entrada (insumos) se transformen en resultados (productos).

El desarrollo de una auditora, en principio, involucra tres fases: Planificacin, Ejecucin e Informe. Se puede considerar una fase adicional, posterior a la auditora propiamente dicha, el Seguimiento de las Medidas Correctivas.

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Por su naturaleza, cada una de ellas se ejecuta bajo una secuencia lgica y en algunos casos interacta con otros procesos. Es por ello que se ha visto por conveniente presentar el contenido de la presente Gua bajo este enfoque. En general, se puede entender por insumos a todos aquellos elementos necesarios para poder llevar a cabo un proceso o cada uno de los subprocesos que lo conforman, y que a travs de actividades son transformados en productos, que a su vez, pueden constituir insumos de otro proceso subsiguiente o concluir como producto final. Los subndices sealan el orden lgico de cada subproceso dentro del proceso de la auditora. En el Anexo 1 se presenta un diagrama de flujo de la Auditora Ambiental Gubernamental, donde se muestran las secuencias e interrelaciones de los subprocesos que conforman el proceso completo de la auditora. Se emplean los smbolos estndar que se muestran en la figura 1III. Figura 1III. Simbologa del diagrama de flujo de la Auditora Ambiental Gubernamental.
= Proceso o subproceso = Documento

= Trmino = Flechas de entrada y salida Ii Pi PF i = Insumo = Producto = Producto Final = N orden en el proceso de auditora

En el Captulo II, el desarrollo de cada fase de la auditora se inicia mostrando la seccin correspondiente del diagrama de flujo de la Auditora Ambiental Gubernamental.

1.2

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1.2.1 Tipos de Auditora Ambiental
El XV INCOSAI Congreso Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores, El Cairo, 1995, concluy que la auditora ambiental, en principio, no es diferente de otros enfoques de auditora practicados por las Entidades Fiscalizadoras Superiores y que podra englobar todos los tipos de auditora. En el amplio sentido de las prcticas de auditora, no existen grandes diferencias entre el proceso de la Auditora Ambiental y otros tipos de auditoras descritos en las normas de la INTOSAI - Organizacin Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores, lo que significa que se deben seguir las mismas medidas y procesos de auditora. Existen algunos aspectos que pueden plantear desafos para la realizacin de la Auditora Ambiental en comparacin con otras auditoras y ellos son los siguientes: o o Llevar a cabo una Auditora Ambiental requiere un mnimo de conocimientos sobre temas ambientales y sus impactos sobre la salud y el medio ambiente; La gestin del medio ambiente compromete nuestro planeta y tiene un impacto directo sobre toda la biosfera, seres humanos, fauna, flora, agua, aire, suelos y subsuelo La mayora de los temas ambientales se regulan tambin a escala mundial y las auditoras pueden tener impactos tanto regionales como globales. Mltiples actores.

o o

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En el documento Orientacin para la Ejecucin de Auditoras de actividades con una Perspectiva Medioambiental, La Haya, 2001, elaborado por WGEAINTOSAI, se identificaron tres tipos de auditoras en las que pueden abordarse cuestiones ambientales. Se trata de las auditoras financieras, la auditora de conformidad y las auditoras del rendimiento o desempeo (auditoras de Gestin Ambiental). En una auditora financiera o de estados contables, pueden incluirse, entre otros, los siguientes asuntos ambientales: o o o o Iniciativas para prevenir, disminuir o remediar daos al medio ambiente; La conservacin, tanto de los recursos sostenibles como no sostenibles; Las consecuencias de la violacin de las leyes y regulaciones ambientales; y Las consecuencias de responsabilidad del depsito de garanta impuesto por el Estado.

En una auditora de conformidad, los criterios que utilice el auditor deben ayudar a determinar si la entidad ha ejecutado las actividades relacionadas con el cuidado del medio ambiente en conformidad con todas las regulaciones aplicables. La auditora del rendimiento, en el contexto ambiental se encargar de evaluar: o o o La economa de las prcticas administrativas. La eficiencia de la utilizacin de recursos humanos, financieros y de otro tipo empleados en los programas o actividades ambientales. La efectividad del programa o la actividad para alcanzar los objetivos y el impacto deseados.

Adems, la auditora del rendimiento de un asunto ambiental, puede evaluar los siguientes aspectos: o o o o o Auditoras del control gubernamental de conformidad con normativa ambiental. Auditoras del rendimiento de programas ambientales gubernamentales. Auditoras del impacto ambiental de otros programas gubernamentales. Auditoras de Sistemas de Gestin Ambiental. Evaluaciones de poltica y programas propuestos.

En una auditora del rendimiento los criterios seleccionados deben permitir que el auditor se forme una opinin sobre: a) la validez de los indicadores del rendimiento al ejecutar una actividad ambiental, b) si la entidad ha llevado a cabo sus actividades ambientales de manera efectiva, eficiente y econmica, considerando su poltica. Dado que las Entidades Fiscalizadoras Superiores son las nicas que realizan auditoras gubernamentales sobre la gestin del medio ambiente, cabe sealar que estas auditoras se pueden denominar, indistintamente, Auditora Ambiental o Auditora Ambiental Gubernamental.

1.2.2 Definicin de Auditora Ambiental Gubernamental para el SNC


La Auditora Ambiental Gubernamental se define como el examen objetivo, independiente, sistemtico y profesional, que efectan los rganos del Sistema Nacional de Control sobre la gestin ambiental y de los recursos naturales, a fin de determinar si las entidades gubernamentales cumplen con las normas legales y tcnicas vigentes respecto a la formulacin, ejecucin y control de sus polticas, planes, objetivos, metas, programas, proyectos y dems actividades, en relacin al medio ambiente y los recursos naturales3.

Resolucin de Contralora N 112-2000-CG del 22 de junio de 2000.

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1.2.3 Principios
El control gubernamental del Estado Peruano se basa en diecinueve principios 4 . La auditora ambiental gubernamental recoge cada uno de ellos, sin embargo, hace nfasis en cuatro principios y adiciona uno ineludible, el del Desarrollo Sostenible5. Eficacia: Se refiere al grado en el cual un programa o actividad gubernamental logra sus objetivos y metas u otros beneficios ambientales que pretendan alcanzarse, previstos en la legislacin o fijados por la autoridad competente. Eficiencia: Est referida a la relacin existente entre los bienes o servicios producidos o entregados y los recursos utilizados para fines ambientales, en comparacin con un estndar de desempeo establecido. Economa: La economa est relacionada con los trminos y condiciones bajo los cuales se invierten los recursos, para que la proteccin y conservacin del ambiente se realicen con calidad y al menor costo. Transparencia: Est referida a la difusin de la labor de auditora, con la finalidad de sensibilizar y concienciar a funcionarios y pobladores sobre la necesidad de conservar el ambiente y propender a su desarrollo sostenible. Desarrollo Sostenible6: La gestin, los programas, proyectos y actividades del Estado deben conducir al crecimiento econmico, la elevacin de la calidad de vida y al bienestar social, sin agotar la base de los recursos naturales en que se sustentan, ni deteriorar el medio ambiente o el derecho de las generaciones futuras a utilizarlo para la satisfaccin de sus propias necesidades. Estos principios, se desarrollan en el Captulo II de la presente gua, a manera de tablas de afirmaciones ubicadas al inicio de cada fase de auditora.

1.2.4 Objetivo de la auditora


La auditora ambiental gubernamental, presenta diversos objetivos, pues en materia ambiental, la problemtica puede ser abordada de diferentes maneras. Generalmente, los objetivos pueden ser expresados como: o Informar acerca del manejo de los fondos del Estado que las entidades sujetas a control destinaron, en un periodo determinado, al manejo, cuidado y conservacin del medio ambiente, en cumplimiento de las normas aplicables. Determinar si la gestin ambiental que desarrollan los sectores competentes del Estado, se realiza considerando polticas, planes, objetivos, metas, resultados, beneficios, alcance, cobertura, costos y controles. Determinar si los resultados previstos en el uso de herramientas ambientales, tales como monitoreo, investigacin, seguimiento, control, uso, manejo, proteccin, entre otros, vienen logrndose oportuna y adecuadamente, y si esos resultados son incorporados en la toma de decisiones de las entidades. Establecer el grado de cumplimiento de normas, polticas, planes, programas, proyectos, obras y actividades.

Los objetivos propuestos constituyen solo una referencia, por lo tanto, no se excluye la posibilidad de formular otros. Inicialmente, estos objetivos estn planteados de manera general en el Plan Anual de Control de cada rgano conformante del Sistema Nacional de Control; sin embargo, en la fase de planificacin de la auditora, el objetivo deber ser redefinido por el equipo auditor, adems de establecer objetivos especficos, segn el caso.
4 5

Ley 27785, Artculo 9 . Principios del Control Gubernamental. Dcimo Novena Poltica de Estado: Desarrollo Sostenible y Gestin Ambiental. 6 Basado en la definicin de Desarrollo Sostenible que utiliza el WGEAINTOSAI Desarrollo que responde a las necesidades del presente sin comprometer la capacidad de las generaciones futuras para satisfacer sus propias necesidades (Reporte Brundtland).

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1.2.5 Caractersticas del proceso de auditora


El proceso de auditora debe cumplir las siguientes caractersticas: (OLACEFS7, 2000) Objetividad; el auditor debe contar con suficiente independencia profesional y funcional de las actividades realizadas por la entidad para analizar, interpretar y evaluar el desarrollo y registro de las operaciones realizadas anteriormente. Sistematicidad; porque a travs de una metodologa, se permite que el auditor exprese y sustente una opinin sobre la gestin desarrollada por la entidad. Especializacin; exigiendo slidos conocimientos en auditora, medio ambiente y disciplinas afines, respaldados por la experiencia. Oportunidad; tanto en la ejecucin de la auditora como en la presentacin del informe correspondiente, reflejando los resultados del examen en las observaciones, conclusiones y recomendaciones.
O0o-.-o0O

OLACEFS Organizacin Latinoamericana y del Caribe de Entidades Fiscalizadoras Superiores.

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II.

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La Auditora Ambiental Gubernamental es un proceso que comprende tres fases: Planificacin, Ejecucin e Informe. Adicionalmente, se considera una fase de Seguimiento, posterior a la conclusin de la auditora; tal como se muestra en la figura 2I. Figura 2I. Proceso de Auditora Ambiental Gubernamental

PLANIFICACIN PLANIFICACIN

EJECUCIN EJECUCIN

ELABORACIN DEL ELABORACIN DEL INFORME INFORME

SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO DE MEDIDAS DE MEDIDAS CORRECTIVAS CORRECTIVAS

La secuencia de subprocesos y actividades que comprende cada fase, es flexible y aplicable de acuerdo a la naturaleza de la entidad, as como al plan, programa, proyecto, obra, actividad o problema ambiental que se va a auditar. El proceso completo de la auditora se grafica en el Anexo 1 Diagrama de Flujo del Proceso de Auditora Ambiental Gubernamental. A continuacin, se analiza cada fase del proceso de Auditora Ambiental Gubernamental y los subprocesos que engloba.

2.1

PLANIFICACIN
La Planificacin es la primera fase del proceso de auditora, en ella se identifican preliminarmente las reas crticas y componentes a ser auditados, a partir de los cuales se determina el objetivo general, los objetivos especficos, el alcance, criterio y se establece el equipo auditor, teniendo como resultado el Memorando de Planificacin o Plan de Auditora. En su desarrollo se han delimitado cuatro subprocesos, tal como se muestra en la figura 2II. Figura 2II. Fase de Planificacin

I2 I1
REVISIN DE INFORMACIN

I3 P2 P2
PROGRAMACIN

P1

PLANIFICACIN ESPECFICA

P3 I4 INTEGRACIN

PF1 = PRODUCTOS FINALES DE LA FASE DE PLANIFICACIN

Memorando de Planificacin

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Tabla 2I. Afirmaciones bsicas para el desarrollo de la fase de Planificacin Eficacia


El manejo de las diferentes actividades en la fase de planificacin ayuda a establecer los tiempos de planeamiento, ejecucin e informe y metas idneos para el cumplimiento de los objetivos de auditora.
(*) Ver Captulo III. Glosario

Eficiencia
Presenta objetivos definidos a partir del reconocimiento de la problemtica a evaluar. Identifica las reas crticas donde existen riesgos de control y puntos de atencin, a partir de los cuales se elaborarn los procedimientos de auditora.

Economa
Una adecuada planificacin ayudar a minimizar el costo de la auditora ambiental gubernamental, permitiendo un uso ptimo de todos los recursos del equipo auditor.

Transparencia
La posibilidad de acceder desde un inicio, a la mayor cantidad de documentacin en la fase de planificacin, contribuir a la definicin clara de los objetivos de la auditora.

Desarrollo Sostenible*
La auditora deber enfocarse hacia la contribucin en la mejora de la gestin ambiental de la entidad o rea auditada, con el fin de consolidar el principio del desarrollo sostenible.

2.1.1 Revisin de informacin


Este subproceso consiste en el acopio, sistematizacin y anlisis de informacin inicial obtenida a travs de la entidad a auditar, archivos propios, de terceros, as como de la consulta a diversas fuentes de informacin. Figura 2III. Subproceso: Revisin de informacin Fase: Planificacin
INSUMOS:
Marco normativo e institucional Caracterizacin general Lineamientos establecidos en el Plan Operativo Institucional. Informacin general de la entidad u rea a auditar Informacin general del recurso a auditar Archivo permanente Antecedentes Restricciones Revis i n de arc hiv o perm an ente Reu nio nes i nteri nstituc ion al es Reu nio nes partic ipati vas Bsqu ed a y sistemati zaci n d e inform aci n Anl isis d e datos Pedidos de informacin Visitas interinas Hiptesis inicial Diagnstico preliminar de la problemtica identificada. Determinacin de puntos de atencin

ACTIVID ADES:

PRODUCTOS:

2.1.1.1 Insumos: a. Marco normativo e institucional; los auditores, auditados y el mismo proceso de auditora; estn sometidos a un marco normativo e institucional formal que debe ser considerado a lo largo de toda la auditora. b. Lineamientos establecidos en el Plan Operativo Institucional o el Plan Anual de Control; el Plan Operativo Institucional de la CGR y el Plan Anual de Control, en el caso del OCI, contiene los datos iniciales correspondientes al objetivo, tipo de auditora, reas a ser examinadas, alcance, cronograma de ejecucin, costos, nmero de integrantes y metas de la planificacin general de la auditora. A partir del Plan se establece preliminarmente el personal responsable de la planificacin de la auditora. En el caso de una accin de control no programada, se debe establecer de manera general, qu se espera lograr con la ejecucin de la auditora y definir los responsables.

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c. Informacin general de la entidad o rea a auditar; comprende el conocimiento de la entidad o rea a auditar por parte de los auditores, es decir, su naturaleza, actividades y operaciones, obtenido a partir de experiencias anteriores o conocimiento propio. d. Informacin general del recurso a auditar; comprende el conocimiento inmediato de los auditores relacionado con la problemtica de la zona o recurso a evaluar (mbito geogrfico), ya sea por experiencias anteriores o conocimiento propio. e. Archivo permanente; comprende la informacin que obra en poder del rgano auditor sobre la institucin, unidad orgnica o mbito geogrfico a auditar, relacionada con la normativa y documentos de gestin desarrollados por la entidad o unidad auditada. f. Antecedentes; incluye informes de auditoras anteriores, internos o externos, denuncias, as como cualquier otra documentacin relacionada con la auditora. g. Restricciones; tales como personal, tiempos, disponibilidad de equipos multimedia, comunicaciones y otras que puedan interferir en la realizacin del proceso de planificacin. 2.1.1.2 Actividades: a. Revisin del Archivo Permanente; de existir una auditora realizada con anterioridad a la entidad o rea a evaluar, se debe contar con un archivo permanente que contiene normas generales, especficas y documentos de gestin de la entidad que pueden ser revisados inicialmente como referencia. Se debe tener en cuenta que algunos de ellos pueden estar derogados total o parcialmente (en el caso normas legales) y desactualizados (documentos de gestin). b. Reuniones interinstitucionales; como parte del conocimiento de la entidad o rea a auditar y de la problemtica a ser considerada en el diagnstico inicial, los auditores realizarn reuniones, de ser posible, con los funcionarios de la entidad o rea a auditar, con el fin de conocer su forma de trabajo, establecern un contacto inicial y obtendrn una referencia general de los trabajos que se vienen realizando en la entidad o rea a ser evaluada. c. Reuniones participativas; de ser posible el equipo de trabajo realizar reuniones participativas con representantes de los grupos de inters (entidades que se ven afectadas positiva o negativamente con una determinada situacin) a efectos de proceder a la retroalimentacin de la problemtica y de ser el caso mejorar el enfoque de la auditora. d. Bsqueda y sistematizacin de informacin; comprende la revisin de informacin que se obtiene a partir de publicaciones, estudios, Internet, sistemas de informacin y otras adicionales a la informacin obtenida de la entidad o rea a auditar. e. Anlisis de datos; para identificar el problema principal o rea crtica objeto del desarrollo de la auditora, es necesario que los auditores se basen en hechos y no se dejen guiar solamente por el sentido comn, la experiencia o la habilidad; lo cual podra ocasionar un resultado contrario al esperado. Resulta importante basarse en hechos reales y objetivos, lo cual se lograr aplicando herramientas de identificacin y anlisis de problemas. Algunas herramientas de identificacin de problemas, se mencionan a continuacin: lluvia de ideas, diagrama de Paretto, diagrama de Ishikawa, diagrama de flujo, matriz de priorizacin, diagrama de Gantt, rbol de problemas, histogramas, entre otras; el equipo auditor debe elegir las herramientas que le sean de utilidad. El resultado final deber ser discutido y considerado en la formulacin del objetivo general de la auditora.

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2.1.1.3 Productos: a. Caracterizacin general; del mbito, de la entidad o del rea a auditar. Se obtiene un conocimiento claro de su naturaleza, principales actividades, funciones y procesos, as como algunas fuentes de criterio de auditora o normativa. b. Diagnstico preliminar de la problemtica identificada; documento inicial donde los auditores responsables de la planificacin efectan un primer anlisis de la problemtica a ser evaluada, identificando las reas crticas, proveniente de la aplicacin de las herramientas de identificacin de problemas, de la revisin de la documentacin y realizacin de las visitas interinas. Este diagnstico ayudar a identificar el problema central para establecer el enfoque a aplicar en la auditora y ajustar su objetivo principal. Dicho documento es aprobado por el equipo, supervisin e instancia superior correspondiente; luego se registra en el Archivo de Planificacin. c. Determinacin de puntos de atencin; los pasos anteriores ayudan a definir las unidades de la entidad y los temas de inters a ser examinados. Esto no exime la posibilidad de auditar otras reas durante la fase de ejecucin. d. Pedidos de informacin; se establecen las necesidades de informacin complementaria y se procede a requerirlas utilizando medios telefnicos, fax, correo electrnico o documentos ms formales. En el caso de la CGR se puede solicitar directamente o a travs de las sedes regionales o de los rganos de control interno. e. Visitas interinas; igualmente y solo de ser necesario, el auditor responsable de la planificacin elaborar un documento proponiendo y sustentando estas visitas interinas, que deber contener como mnimo: I) Justificacin; la necesidad de la realizacin de la visita interina; II) Objetivo de la visita; qu se desea obtener como resultado de la visita; III) Puntos de inters; qu se requiere revisar durante la visita; IV) Detalle del trabajo a realizar: actividades, rutas, tiempos, responsables; V) Necesidades: movilidad, equipos logsticos, costos (viticos en el caso de realizarse fuera del mbito geogrfico de la entidad auditora). El documento final ser elevado a la instancia superior correspondiente para su aprobacin y posterior archivo en los papeles de trabajo de la fase de planificacin (ver Anexo 9: Papeles de Trabajo). En el caso de la CGR, es necesario coordinar previamente con el OCI de la entidad y los funcionarios responsables. Al trmino de la visita interina, se evalan y analizan sus resultados. Esto, sumado a la revisin de la documentacin inicial, tendr como resultado el establecimiento de las hiptesis de control de la auditora. f. Hiptesis inicial; culminado el subproceso de proceso de revisin de informacin, el equipo auditor debe estar en condicin de formular las hiptesis que permitan establecer los objetivos de control preliminares.

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2.1.2 Planificacin especfica.


Sobre el anlisis del subproceso anterior, se determina la planificacin especfica de la auditora en trminos de alcance, objetivos, mtodo, criterios de evaluacin, planes de apoyo, entre otros; que ayudan a asegurar el xito de la auditora. Figura 2IV. Subproceso: Planificacin especfica Fase: Planificacin

INSU MOS :
Todas los produc tos de REVI SIN de INFORMACIN Normativ a

AC T IVID ADES :
Pedidos de informacin Entrevistas preliminares Juicio de expertos

PRODU C TOS :
Definic in del tipo de auditora a realiz ar Objetiv os es pec fic os Enunc iado del alc anc e Mtodos de ev aluac in Criterios de ev aluac in

Informac in s emi detallada

Anlisis de datos
Lineamientos de c alidad de auditora

Criterios de gestin de la calidad de la auditora Gestin de comunicaciones del proceso de auditora

Diagns tic o ajus tado de la fas e de Planific ac in. Plan de Ges tin de c alidad de la auditora Plan de Comunic ac in de la auditora

Res tric c iones

2.1.2.1 Insumos: a. Todos los productos de la REVISIN DE INFORMACIN; seccin 2.1.1.3. b. Normativa; normas, acuerdos, convenios nacionales e internacionales que sern utilizados para determinar si la entidad, programa o proyecto cumple con sus objetivos y metas ambientales, la efectividad del control y proteccin del medio ambiente, entre otras responsabilidades; conforme con la NAGU 2.20 Planificacin Especfica. Asimismo, incluye las Normas de Auditora Gubernamental - NAGU, el Manual de Auditora Gubernamental MAGU, directivas internas y otras relacionadas con la fase de planificacin de la auditora. c. Informacin semi detallada; corresponde a documentos especficos que se encuentran directamente relacionados con la auditora, identificados en el subproceso de revisin de informacin o posteriormente. d. Lineamientos de calidad de auditora; intenciones y orientacin de la auditora relativos a las especificaciones tcnicas del proceso y del producto y a la calidad. Establecidos por el equipo auditor conjuntamente con la supervisin y aceptada por la instancia superior; de conformidad con la NAGU 1.60 Control de Calidad. e. Restricciones; tales como personal, tiempos, disponibilidad de equipos multimedia, comunicaciones y otras que puedan afectar el planeamiento. 2.1.2.2 Actividades: a. Pedidos de informacin; teniendo como referencia las funciones de la entidad o rea a auditar, se solicitan de manera formal los documentos especficamente relacionados con la auditora. b. Entrevistas preliminares; teniendo como base el anlisis de la informacin preliminar y las hiptesis iniciales de auditora, el equipo auditor evaluar la conveniencia de reunirse o no, con los funcionarios de la entidad o rea a

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auditar; y ahondar en los temas de mayor inters esclareciendo la problemtica identificada para definir los objetivos especficos de la auditora. c. Juicio de expertos; el equipo de auditora debe contar, de ser posible desde el inicio de la planificacin, con la participacin de expertos (internos o externos) que ayuden a establecer con ms claridad, el alcance, objetivos, y mtodo a desarrollar durante la ejecucin de la auditora. El perfil de cada especialista, se debe definir teniendo en cuenta el enfoque de la auditora, funciones del sector o rea a auditar, problemtica ambiental. El equipo auditor debe estar en capacidad de asignarles tareas relevantes para el cumplimiento de los objetivos en cada fase de la auditora. d. Anlisis de datos; teniendo como base los productos de la revisin de informacin y otros que se generen posteriormente, el equipo auditor efecta, un anlisis profundo del problema principal, sus causas y efectos a fin de establecer las reas crticas y los puntos de atencin a evaluar. El resultado final debe ser discutido por el equipo auditor, especialistas y supervisor y considerado en la formulacin de los objetivos especficos de la auditora. Es un proceso dinmico e iterativo, es decir, a lo largo del desarrollo de la auditora puede reorientarse y es responsabilidad del equipo auditor actualizarlo cuantas veces sea necesario, manteniendo un registro adecuado de las versiones, con el fin de mantener la coherencia de la auditora. e. Criterios de gestin de calidad de la auditora; relacionado con los procesos a seguir y con la generacin del producto final de la auditora: el informe de auditora. El equipo deber identificar todos los subprocesos y las actividades propias del proceso de la auditora. Puede tomar como orientacin el esquema presentado en el Anexo 1 y adecuarlo a la realidad del rgano de auditora. Identificados los subprocesos, el equipo auditor debe establecer un control continuo sobre cada uno de ellos a travs de listas de verificacin y as asegurar que el producto final del proceso, en este caso el informe de auditora, satisfaga o supere las expectativas del SNC. Para ello deber designar un responsable directo, preferiblemente el auditor encargado. f. Gestin de comunicaciones de la auditora; la supervisin debe establecer en esta etapa las diferentes maneras de comunicacin, tales como: Informes de supervisin; dirigido al nivel inmediato superior, estableciendo: fechas, tiempos y actividades a realizar con el equipo auditor. De realizarse una auditora mltiple, debe presentar un itinerario por cada comisin de auditora. Informes del equipo auditor; la supervisin debe coordinar con los equipos de auditora el formato de los avances de auditora donde sealarn fechas, responsables, horas/hombre empleadas en cada actividad, esquema de avances y otros que se consideren necesarios para la elaboracin del informe final. Informes de especialistas; de contar con especialistas, la supervisin, conjuntamente con el auditor encargado, deber consignar los plazos y resultados esperados para sus informes. El informe final de los especialistas deber anexarse, de ser necesario, al informe de auditora como sustento de las observaciones encontradas. Reuniones; la supervisin debe establecer los canales adecuados para llevar a cabo reuniones de trabajo a fin de evaluar los avances del equipo auditor. En el caso de la CGR, resulta de utilidad para las auditoras mltiples, pues el esfuerzo individual de cada equipo llevar al logro del objetivo integral de la auditora y en el caso de encontrar alguna desviacin respecto a los objetivos estas reuniones facilitarn los ajustes necesarios.

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2.1.2.3 Productos: a. Definicin del tipo de auditora a realizar; sobre la base de la informacin disponible revisada, as como de la identificacin de las reas crticas, tal como se seal en el punto 1.2.1, se define el tipo de auditora ambiental a realizar: auditora financiera, examen especial o auditora de gestin. b. Objetivos especficos; obtenidos sobre la base del tipo de auditora ambiental a realizar y a partir del diagnstico inicial de auditora. Deben ser precisos y enfocados a los temas priorizados. A partir de ellos se establecern los procedimientos de auditora. c. Enunciado del alcance; como resultado del anlisis de la informacin evaluada se debe obtener el periodo, cobertura geogrfica y la dependencia, rea o unidad a auditar. d. Mtodos de evaluacin; establecidos los objetivos, el equipo auditor con la ayuda de los especialistas debe seleccionar la metodologa necesaria y adecuada para la obtencin de evidencias de auditora, tales como: entrevistas, visitas de inspeccin, muestreo, anlisis estadstico, entre otros. El equipo auditor podr establecer plantillas de evaluacin y llegar a obtener, con el transcurso del tiempo, mtodos de evaluacin estandarizados. e. Criterios de evaluacin; el equipo auditor al final de la fase de planificacin obtendr una lista de criterios o normativa de evaluacin. Deben ser verificables y en lo posible cuantificables (como los Lmites Mximos Permisibles LMP y Estndares de Calidad Ambiental ECA). f. Diagnstico ajustado de la fase de planificacin; documento resultante de la evaluacin de la informacin obtenida. Tiene como base, las herramientas de identificacin y anlisis de problemas, aplicadas en la revisin de la informacin. El diagnstico debe ser aprobado por el equipo auditor, la supervisin e instancia superior y tiene como fin, ayudar a identificar los objetivos especficos, puntos de atencin y determinar las reas crticas a auditar. Se registra en el Archivo de Planificacin. g. Plan de Calidad de la auditora; documento interno del equipo auditor, donde se identifica cada una de las actividades vinculadas a la calidad del producto final de la auditora, es decir el informe, de preferencia a travs de listas de verificacin. Debe ser conocido por todo el equipo de auditora; ver Anexo 2. h. Plan de Comunicacin de la auditora; documento interno del equipo auditor, que contiene los tipos de informes, plazos, responsables, contenido y la codificacin de los papeles de trabajo. Reconocido por toda la comisin de auditora, cada integrante se har responsable de su cumplimiento. El Plan de Comunicacin de la auditora debe tener un responsable directo, preferiblemente el supervisor, en coordinacin con el auditor encargado. Asimismo, debe estar documentado, aprobado por el nivel superior, debe ser de conocimiento de todo el equipo auditor y ser registrado en el Archivo II: Plan y Programa. Su estructura y contenido se presentan en el Anexo 3. Este Plan deber incluir un acpite de codificacin de los papeles de trabajo, estilos de presentacin y otros, teniendo como referencia las NAGU y el MAGU. Cada integrante se har responsable de su cumplimiento. Aqu, se debe considerar la necesidad de actualizar formalmente los cambios que pudieran ocurrir a lo largo del desarrollo de la auditora en los diferentes documentos.

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2.1.3 Programacin
En este subproceso se establece el desarrollo de los procedimientos de la auditora, la conformacin del equipo auditor, tiempos, costos, cronogramas, entre otros, que facilitan el seguimiento y la ejecucin de la auditora. Figura 2v. Subproceso: Programacin Fase: Planificacin
INSUMOS:
Todos los productos de P LA NIFICA CIN E S P E CFICA

ACTIVIDADES:

PRODUCTOS:
Cronograma de auditora

Calendario laboral

Ges tin de R iesgos de la Auditora.

P rograma de auditora

P ersonal disponible

E quipo auditor

Es tablec imiento de proc edimientos

Requerimiento

de personal

Costo de recursos Requerimiento equipos de materiales y

Restricciones

Es timac in de c ostos
Requerimiento de recursos de riesgo en la A ccin P lan de gestin de riesgos A ccin de Control de la

Lineamientos de Control

2.1.3.1 Insumos: a. Todos los productos de la PLANIFICACIN ESPECFICA; seccin 2.1.2.3. b. Personal disponible; considerar el personal con que se cuenta para la ejecucin de la auditora y sus caractersticas individuales, es decir experiencias, habilidades y conocimiento. c. Calendario laboral; se debe definir el calendario laboral de la auditora, considerando das festivos y horario de trabajo. d. Costo de recursos; establecer los costos por H/H del personal de planta y de los especialistas requeridos; tarifas de viticos y pasajes; disponibilidad de otros recursos econmicos que se podra requerir para el desarrollo de la auditora. e. Restricciones; de personal, tiempos, disponibilidad de equipos multimedia, software, comunicaciones y otras que puedan interferir en la realizacin del proceso de planificacin. f. Lineamientos de riesgos de auditora; intenciones y orientacin de la auditora respecto a los riesgos, establecidos por el equipo auditor conjuntamente con la supervisin y aceptada por la instancia superior.

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2.1.3.2 Actividades: a. Gestin de riesgos de la auditora; el equipo auditor debe ser capaz de identificar los eventos que puedan comprometer el desarrollo de la auditora, considerando experiencias anteriores, juicio de expertos, indicios de comisin de delito u otros, que segn su probabilidad de ocurrencia puedan poner en riesgo el cumplimiento de los objetivos de la auditora. Para ello, se debe planificar la respuesta a riesgos, es decir, elaborar planes de contingencia que anticipen el manejo, individual o combinado, que se les otorgar: Evitar Riesgos; se refiere a modificar la planificacin de la auditora para eliminar los riesgos o sus condiciones, o proteger los objetivos de la misma. Transferir Riesgos; busca trasladar las consecuencias de un riesgo a terceros calificados, conjuntamente con la responsabilidad de la respuesta. No se elimina el riesgo, solo se transfiere la responsabilidad de su gestin a otra instancia. Mitigar; busca reducir la probabilidad o las consecuencias de los sucesos adversos, a un lmite aceptable. Tomar acciones tempranas para reducir la probabilidad de ocurrencia de un riesgo o su impacto en la auditora es ms efectivo que reparar las consecuencias despus de que se ha manifestado. Aceptar; significa que no se cambiar el plan, se admitir el riesgo, pero se trabajar un plan de contingencia, en funcin a los recursos disponibles. b. Establecimiento de procedimientos; el auditor encargado, conjuntamente con su equipo y especialistas a su cargo, elaborar procedimientos consistentes para el logro de cada objetivo especfico planteado. El establecimiento de los procedimientos de auditora se basa en el enfoque de Mejora Continua de los Sistemas de Gestin Ambiental, como se puede apreciar en la siguiente figura: Figura 2VI. Mejora Continua en el Sistema de Gestin Ambiental

SISTEMADE GESTIN AMBIENTAL

Ejecuciny Funcionamiento

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Alcances sobre los componentes del Sistema de Gestin Ambiental: Poltica Ambiental: La poltica ambiental establece el sentido general de direccin y fija los principios de accin para una entidad y es responsabilidad de la Alta Direccin de la entidad. La Direccin debe definir y apoyar una poltica ambiental apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos ambientales que genera o podra generar, incluyendo un compromiso de mejora continua y prevencin de la contaminacin, en concordancia con la normativa aplicable. Debe tambin, proporcionar el marco para establecer y revisar peridicamente los objetivos y las metas ambientales, todo lo cual, debe documentar, implementar, mantener y comunicar a sus trabajadores y adems, ponerlo a disposicin del pblico. Planificacin: Es necesario que la entidad formule un plan para el cumplimiento de su Poltica Ambiental. La entidad debe establecer y mantener procedimientos para identificar los aspectos ambientales de sus actividades, en especial aquellos que puedan generar impactos ambientales significativos, considerndolos en sus objetivos y metas ambientales, que forman parte de sus planes estratgicos y operativos. Ejecucin y Funcionamiento: Para una implementacin y operacin eficaz, la entidad debe adaptar su organizacin, estableciendo funciones y responsabilidades, asignando los recursos requeridos y desarrollar las capacidades y mecanismos de apoyos necesarios para cumplir con su poltica ambiental, objetivos y metas ambientales. Pruebas e Inspecciones: Es necesario que la entidad establezca y mantenga procedimientos para el seguimiento y medicin de sus actividades, que evale peridicamente el cumplimiento de la normativa ambiental, investigue el origen de las desviaciones e implemente las acciones correctivas y preventivas correspondientes. Controles y Revisiones: La Alta Direccin y los organismos auditores, internos o externos, deben revisar y emitir recomendaciones para mejorar continuamente el Sistema de Gestin Ambiental y el desempeo ambiental general. Los procedimientos se elaboran a partir de cada objetivo especfico y debern estar orientados a cada componente del Sistema de Gestin Ambiental. Se debe considerar las caractersticas de cada procedimiento establecido para la asignacin de tiempos. El tiempo requerido difiere, por ejemplo, para una toma de muestras y para un anlisis de las partes contables de un proyecto, e incluso, entre tomas de muestras de agua, aire y suelos. Asimismo, de acuerdo a las competencias de los auditores, se asignaran sus roles, responsabilidades y procedimientos. Debe procurarse siempre, distribuir el trabajo equitativamente para evitar sobrecargas y holguras. c. Estimacin de costos; la CGR cuenta con un sistema de costos directos que facilita la determinacin de los costos especficos de la auditora de acuerdo a la normatividad. En caso de no contar con un software de costos, el responsable designado como operador del equipo de auditora deber realizar en una hoja de clculo el estimado de los siguientes datos: o Costo H/H del personal (planilla); en las fases de la auditora: planeamiento, ejecucin e informe. o Costo de servicio directos; incluye a todo personal que brinda un servicio especfico. o Viticos; solo en el caso de realizar viajes fuera del mbito geogrfico de la entidad auditora.

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o Bolsa de viaje; bajo responsabilidad del auditor encargado, su inclusin y cantidad debe ser coordinada previamente con el supervisor y la unidad de Finanzas. o Asignacin por comisin de servicios; correspondiente a pasajes cuando la ejecucin de la auditora se realiza dentro del mbito geogrfico de la entidad auditora. o tiles de escritorio; se hace un clculo de la cantidad y variedad de tiles de escritorio necesarios para el desarrollo de la auditora. Debe ser aprobado por la supervisin y coordinado con el rea de almacn. No se consideran dentro de este rubro, los bienes con que ya cuenta la entidad. o Fotocopias; se estima el costo total por fotocopias, considerando las del informe final de auditora. Para ello se debe coordinar con la unidad correspondiente. o Costos de servicios de terceros; de ser necesario el equipo auditor deber proponer un estimado de costos para la realizacin de toma de muestras u otro tema especfico, de acuerdo a las directivas internas de la institucin sobre presupuesto y a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones y su reglamento. 2.1.3.3 Productos: a. Cronograma de auditora; establece las fechas de planificacin, ejecucin e informe. Como se conoce, el xito de una auditora y en general de cualquier proyecto, depende mucho de la planificacin, por tanto se recomienda que se le asigne entre el 25% y 30% del tiempo total disponible; a la ejecucin entre el 45% y 55%; y a la elaboracin del informe entre el 20% y 25%; variando de acuerdo a las caractersticas de cada auditora. b. Programa de auditora; establece los procedimientos de auditora, a partir de cada objetivo especfico, responsables y tiempos de ejecucin. c. Equipo auditor; define la supervisin, auditor encargado, integrantes, especialistas, responsabilidades y el tiempo de permanencia de cada uno de ellos durante el desarrollo total de la auditora. d. Requerimiento de personal; relacin de la cantidad de profesionales internos y externos al rgano de auditora, identificados para su participacin en la auditora, sealando las competencias y habilidades requeridas, conforme con la NAGU 1.5 Participacin de Profesionales y/o Especialistas. e. Requerimiento de materiales y equipos; conocidos los costos y caractersticas de los materiales (tiles), se solicitan a la unidad correspondiente de acuerdo al proceso establecido internamente. Para el traslado de equipos, tales como computadoras, cmaras fotogrficas y otros, se debe realizar el trmite respectivo. f. Requerimiento de recursos; con los costos directos de auditora, el equipo de auditora contar con los montos y cantidades necesarias para la solicitud de viticos, bolsa de viaje, asignaciones y pasajes, que se har efectiva al momento de aprobar el Memorando de Planificacin (seccin 2.1.4.3 literal a). g. Plan de Riesgos de la auditora; documento interno del equipo auditor que especifica el tipo de manejo (evitar transferir mitigar aceptar) que se dar a cada evento identificado como riesgo de auditora. El plan de la gestin de riesgos de auditora debe tener un responsable directo, preferiblemente debe ser el auditor encargado; debe estar documentado, aprobado por la supervisin, ser conocido por todo el equipo auditor y registrado en el Archivo II: Plan y Programa. Su estructura y contenido se presentan en el Anexo 4.

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2.1.4 Integracin
Considerado como el ltimo proceso de la fase de planificacin. Es aqu donde se consolida el total de la informacin generada, expresada documentalmente en el Plan y Programa de Auditora Ambiental Gubernamental, conocido tambin como Memorando de Planificacin. Figura 2VII. Subproceso: Integracin Fase: Planificacin
INSUMOS: ACTIVIDADES:
Desarrollo de la Estructura y Contenido del Plan de auditora

PRODUCTOS :

Todos los productos de PLANIFIC ACIN ESPECFIC A

Memorando de Planificacin

Todas los productos de PROGR AMACIN

Desarrollo de la Estructura y Contenido del Programa de Auditora


Orden de servicio

Restricciones

Elaboracin del documento de acreditacin


Papeles de trabajo

Registro en el Sistema de Control Gubernamental

2.1.4.1 Insumos: a. Todos los productos de PLANIFICACIN ESPECFICA; seccin 2.1.2.3. b. Todos los productos de PROGRAMACIN; seccin 2.1.3.3. c. Restricciones; factores externos a la auditora que puedan interferir en la culminacin de la fase de planificacin y en el desarrollo de los siguientes procesos de auditora. 2.1.4.2 Actividades: a. Desarrollo de la estructura y contenido del Plan de Auditora; la estructura y contenido del Plan de Auditora Ambiental Gubernamental se presenta en el Anexo 5, conforme lo establecido en la NAGU 2.20 Planificacin Especfica. b. Desarrollo de la estructura y contenido del Programa de Auditora; la estructura y contenido del Programa de Auditora Ambiental Gubernamental se presenta en el Anexo 6, conforme lo establecido en la NAGU 2.30 Programas de Auditora. c. Elaboracin del documento de acreditacin; documento formal donde se expresa el inicio de la Auditora Ambiental Gubernamental. d. Registro en el Sistema de Control Gubernamental SAGU 8; el Sistema Nacional de Control cuenta con software que se alimenta con los siguientes datos: objetivo general, metas, horas/hombre, costos de auditora, nmero de integrantes, recurso humano, fechas de inicio y fin de planificacin, ejecucin e informe; con posibilidad de ser modificados hasta antes de la aprobacin del Plan y Programa de Auditora.

La Resolucin de Contralora N 2672008CG del 5 de agosto de 2008, modifica la denominacin del Sistema de Auditora GubernamentalSAGU por la de Sistema de Control GubernamentalSAGU.

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2.1.4.3 Productos: a. Memorando de Planificacin; se refiere al Plan de Auditora Gubernamental, donde se describe el origen de la auditora, objetivos, alcances, criterios y metodologas a utilizar. Se anexa al Plan, el Programa de Auditora, el cual describe los procedimientos de auditora para la fase de ejecucin. En el Anexo 5 se muestra su estructura y contenido tentativos. En la CGR, el plan, programa y el documento de acreditacin son aprobados por la Alta Direccin. En los OCI, el plan y programa son aprobados por el Jefe de OCI. b. Orden de servicio; con el nmero de oficio de acreditacin, el auditor designado como operador del equipo de auditora, apertura la orden de servicio, con la cual se regulariza el trmite de requerimiento de recursos, materiales, equipos u otros. c. Papeles de trabajo; de la fase de planificacin, correspondientes a la culminacin de la primera etapa de auditora el equipo auditor debe tener finalizado su archivo de Planificacin, donde quede registrado el desarrollo de cada una de los procesos mencionados.

2.2

EJECUCIN
La fase de Ejecucin se lleva a cabo, generalmente, en los ambientes de las entidades o unidades a auditar. Comprende la realizacin de pruebas, evaluacin de documentos y recoleccin de evidencias suficientes, competentes y relevantes que permitan cumplir los objetivos generales y especficos considerados en el Plan de Auditora Ambiental. En su desarrollo se han delimitado cuatro subprocesos, como muestra la figura 2VIII. Figura 2VIII. Fase de Ejecucin
PRODUCTOS FINALES DE LA FASE DE PLANIFICACIN

PF1

I6 I5
ACREDITACIN

I7 P6
FORMULACIN DE HALLAZGOS

P5

DESARROLLO DE PROCEDIMIENTOS

P7
CIERRE DE CAMPO

P8

COMUNICACIN DE HALLAZGOS

I8

Carta de Representacin

PF2 = PRODUCTOS FINALES DE LA FASE DE EJECUCIN

En esta fase, el equipo auditor realizar, de ser necesario, los ajustes al programa de auditora, con el fin de lograr el objetivo de la auditora, registrando los cambios.

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Tabla 2-II. Afirmaciones bsicas para el desarrollo de la fase de Ejecucin

Eficacia
El equipo de auditora, es responsable del cumplimiento de los objetivos dentro de los plazos establecidos, para ello, se orienta a travs del desarrollo de los procedimientos contenidos en el programa de auditora.

Eficiencia
El equipo de auditora ha alcanzado los objetivos establecidos e identificado las desviaciones antes detectadas. Se ha asegurado de obtener la evidencia necesaria y ha elaborado y comunicado los hallazgos resultantes de la auditora, convalidando o desechando las hiptesis iniciales de auditora.

Economa

Transparencia
La ejecucin de la auditora ambiental se desarrolla de manera conjunta con el auditado, desde la acreditacin hasta la comunicacin de hallazgos; en especial, la determinacin de las causas de los hallazgos y la formulacin de algunas recomendaciones.

Desarrollo Sostenible
Los hallazgos resultantes de la auditora se encuentran relacionados con el uso y conservacin de los recursos y respaldan la necesidad de mejorar la calidad de vida de la poblacin afectada.

Se ha hecho uso ptimo de los recursos humanos, materiales y econmicos asignados al desarrollo de la auditora

2.2.1 Acreditacin
Es aqu donde se expone brevemente ante los auditados, objetivos, alcance y naturaleza de la auditora a ejecutar. Figura 2IX. Subproceso: Acreditacin Fase: Ejecucin
INSUMOS: ACTIVIDADES: PRODUCTOS:

Documento de acreditacin

Formalizacin de la auditora Definicin del personal de contacto Requerimientos complementarios

Memorando de planificacin

Reunin inicial

Equipo auditor Solicitudes de Informacin a terceros

2.2.1.1

Insumos: a. Documento de acreditacin; obtenido como resultado de la aprobacin del Plan y Programa de Auditora. b. Memorando de planificacin; seccin 2.1.4.3 literal a c. Equipo auditor; como mnimo, se debe contar con la presencia del auditor encargado, acompaado de la supervisin, de la seccin 2.1.3.3 literal c

2.2.1.2

Actividades: a. Reunin inicial; la reunin inicial es presidida por el auditor encargado y la supervisin. Los auditores de la CGR, realizan la presentacin del equipo de auditora, exponen los objetivos, alcance y naturaleza de la auditora y hacen entrega del documento original de acreditacin ante el titular de la entidad. Los auditores de los OCI, deben cumplir las mismas acciones con el responsable de las reas o unidades a auditar. El cargo del documento de acreditacin se guarda en el Archivo de Correspondencia (ver Anexo 5).

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2.2.1.3

Productos: a. Formalizacin de la auditora; realizadas las presentaciones correspondientes ante el titular de la entidad o el responsable del rea o unidad a auditar, se da inicio al trabajo de campo correspondiente a la fase de Ejecucin. b. Definicin del personal de contacto; al trmino de la reunin inicial, el equipo de auditora presidido por el auditor encargado y supervisor, debe haber establecido los canales de comunicacin a diferentes niveles para las coordinaciones necesarias y atencin a los requerimientos de informacin. c. Requerimientos complementarios; son requerimientos que se realizan a la Entidad en relacin con informacin complementaria, acceso a la documentacin a ser evaluada, definiciones sobre el apoyo al equipo de auditora con infraestructura fsica y tecnolgica, entre otros. d. Solicitudes de informacin a terceros; pedidos de informacin a terceros (otras entidades pblicas o privadas) que puedan contribuir con la labor auditora

2.2.2 Desarrollo de Procedimientos


El equipo de auditora de acuerdo a la asignacin de tareas se orientar al logro de los objetivos de la auditora y a la verificacin de la informacin de la entidad en lo que se refiere a polticas, planes, implementacin y operacin, control y accin correctiva, y revisin, aplicando los procedimientos y tcnicas de auditora necesarios. Figura 2X. Subproceso: Desarrollo de Procedimientos Fase: Ejecucin
INSUM OS:
Programa de Auditora Equipo de auditora Materiales y equipos Plan de Calidad de la auditora Plan de Riesgos de la auditora Plan de Comunicacin de la auditora Fuentes de criterio complementarias Informacin y Documentacin proporcionada por la Entidad Informacin de terceros

ACTIVIDADES:
Evaluacin del Control Interno Obtencin de pruebas de auditora. Inspecciones

PRODUCTOS:
Memorando de Control Interno. Determinacin de puntos de control o de no conformidad. Lista de verificacin de avances Informes peridicos

Entrevistas
Papeles de trabajo / Evidencias

Reuniones de avances de auditora

Ajustes al Plan y Programa Requerimientos de informacin complementaria.

2.2.2.1

Insumos: a. Programa de Auditora; el cual describe los procedimientos de auditora que se han de realizar durante la fase de campo; en seccin 2.1.3.3 literal a. b. Equipo de auditora; seccin 2.1.3.3 literal c. c. Materiales y equipos; que faciliten la realizacin de pruebas y obtencin de evidencia. d. Plan de Calidad de la auditora; seccin 2.1.2.3 literal f. e. Plan de Riesgos de la auditora; seccin 2.1.3.3 literal g. f. Plan de Comunicacin de la auditora; seccin 2.1.2.3 literal g.

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g. Fuentes de criterio complementarias; informacin normativa de carcter especfico, no considerada en la fase de planificacin. h. Informacin y documentacin proporcionada por la Entidad; es la informacin solicitada, que la Entidad debe proporcionar. i. Informacin de terceros; informacin requerida a otras entidades pblicas o privadas relacionadas con el objetivo de la labor auditora y que contribuye al logro de los objetivos de control. 2.2.2.2 Actividades: a. Evaluacin del Control Interno; toda auditora ambiental ejecutada por los rganos del SNC debe evaluar la estructura de control interno de la entidad auditada, que tiene por base la Ley de Control Interno de las entidades del Estado9, a efectos de lograr una opinin sobre la efectividad de los controles internos y el riesgo de auditora. Los controles internos comprenden planes, mtodos, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de funcionarios y dems personal de la entidad, encargados de lograr los objetivos de efectividad, eficiencia y economa; proteger y conservar los recursos pblicos; y cumplir leyes, reglamentos y otras normas. En la estructura de Control Interno se evalan sus cinco componentes: ambiente de control, gestin de riesgos, actividades de control gerencial, sistemas de informacin y comunicacin, y actividades de monitoreo sobre el propio sistema de control. b. Obtencin de pruebas de auditora; aplicando tcnicas de auditora. Las pruebas dan relevancia a la evaluacin de control interno y procesos que desarrolla la entidad o unidad a auditar. El auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante, y aplicar pruebas de control y procedimientos sustantivos, que le permitan fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que formule respecto al organismo, programa, actividad o funcin objeto de la auditora. Las pruebas a realizar son: Pruebas de controles, para confirmar que los controles han operado efectivamente durante el perodo examinado. Pruebas de cumplimiento, sobre el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias vigentes. Pruebas sustantivas, deteccin de errores significativos en la informacin brindada por la Entidad. Dentro de ellas, se ubican las pruebas sustantivas de detalle y los procedimientos analticos sustantivos. Todas las pruebas deben incorporarse en los papeles de trabajo de la comisin de auditora, con su respectivo anlisis y conclusin. Las tcnicas de auditora, utilizadas para obtener la evidencia son: Verificacin ocular Comparacin, de resultados contra los criterios seleccionados. Observacin, los auditores se cercioran personalmente, de manera abierta o discreta, sobre hechos y circunstancias, en especial, cmo el personal de la entidad ejecuta las operaciones. Verificacin oral Indagacin, averiguaciones o conversaciones con funcionarios de la entidad. Varias respuestas relacionadas entre s, razonables y consistentes, suministran un elemento de juicio satisfactorio.

Ley 28716, Ley de Control Interno de las entidades del Estado, aprobada por el Congreso de la Repblica y publicada el 18 de abril de 2006 para cautelar y fortalecer los sistemas administrativos contra actos indebidos o de corrupcin.

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Entrevistas, al personal de la entidad, usuarios o beneficiarios de programas o proyectos. Deben prepararse apropiadamente, especificar quines sern entrevistados, definir el propsito y los puntos a abordar, y alertar al entrevistado sobre ellos. Encuestas, para recopilar informacin de un gran universo de datos o personas. Pueden remitirse por correo u otro medio. Verificacin escrita Anlisis, consiste en aislar y evaluar crtica, objetiva y minuciosa los componentes de una operacin o proceso en cuanto a cantidades, porcentajes y otros, para establecer su naturaleza, relaciones y conformidad con criterios tcnicos y normativos. Es productivo, segn la habilidad del auditor para formular inferencias lgicas y juicios de valor. Confirmacin, permite comprobar la autenticidad de los registros y documentos a travs de la informacin directa o escrita otorgada por funcionarios competentes en los temas auditados. La confirmacin externa, se solicita a terceros independientes a la entidad auditada. Tabulacin, la informacin se somete a tratamiento y se presenta agrupada por reas o componentes para facilitar la elaboracin de conclusiones. Por ejemplo, los resultados de una encuesta. Conciliacin, consiste en analizar informacin producida por diferentes unidades operativas o entidades sobre la misma situacin. Establecer concordancia entre dos conjuntos de datos relacionados, separados e independientes entre s, puede determinar su validez y veracidad. Verificacin documental Comprobacin, se aplica para constatar la existencia, legalidad, autenticidad y legitimidad de las operaciones efectuadas por una entidad, mediante la verificacin de los documentos que las justifican. Cmputo, se utiliza para verificar la exactitud y correccin aritmtica de clculos; la validacin de los datos usados en ellos requiere pruebas adicionales. Rastreo, seguimiento y control de una operacin entre dos puntos de un proceso determinado. Se puede realizar en uno de dos sentidos: progresivo o regresivo. Revisin selectiva, es un muestreo de datos o elementos tomados de un universo homogneo, cuando es inviable efectuar una revisin amplia. Verificacin fsica Inspeccin, es el examen fsico presencial de activos, obras, documentos, escenarios, con el objeto de establecer su existencia, estado y autenticidad. Su aplicacin incorpora las tcnicas de indagacin, observacin, comparacin, rastreo, tabulacin y comprobacin. c. Inspecciones; si bien las inspecciones forman parte de las tcnicas de verificacin fsica, su realizacin debe ser selectiva. Deben contar con un plan que contenga como mnimo: o o o o o o o Objetivo Actividades a desarrollar Lugares a visitar Recursos humanos Apoyo logstico Duracin Responsable

Las experiencias obtenidas a partir del resultado de las inspecciones, van a contribuir con el afianzamiento de mtodos de evaluacin, que el rgano de Control puede estandarizar, con la flexibilidad del caso, a travs del tiempo.

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d. Reuniones de avances de auditora; durante la fase de ejecucin de la auditora, se realizan reuniones de avances, en especial cuando se adopta un modelo integrado, es decir, que el examen merece una intervencin de equipos multi e interdisciplinarios. Estas reuniones deben ser presididas y guiadas por la supervisin, teniendo en cuenta el Plan de Comunicaciones. e. Cruce de informacin; solo para auditoras mltiples (CGR), se entiende que el equipo de auditora conoce la problemtica integral de la entidad auditada, sin embargo, es necesario crear los canales y filtros de informacin entre comisiones de auditora que ayuden al logro del xito de la misma. Esto debe ser considerado en los procedimientos de comunicacin; ver seccin 2.1.2.2 literal f. 2.2.2.3 Productos: a. Determinacin de Puntos de Control o de no conformidad; representan la eficacia o ineficacia de la entidad o rea auditada en la ejecucin de las actividades y funciones en el tema especfico evaluado, las cuales se comparan con los criterios de auditora seleccionados y que luego del anlisis correspondiente, podran servir de base para la elaboracin de hallazgos; ver seccin 2.2.3. b. Informes peridicos; presentados por cada equipo de en las reuniones de avances de las auditoras coordinadas. Los consolida el Jefe de Comisin sobre los informes de actividades de los auditores. c. Listas de verificacin de avances; como resultado de la aplicacin del Plan de Calidad de la auditora; las listas de avances ayudarn a establecer el estado real de la auditora. Se conducen a dos niveles: Supervisin y Comisin de Auditora. d. Manejo de riesgos; de detectar algn riesgo identificado en el Plan de Riesgos de la auditora, que altere el programa en plazos y alcance, el auditor encargado deber evaluar y gestionar su manejo segn sea el caso. Por ejemplo, si se consider como riesgo la presunta comisin de delito, y se han encontrado ciertos indicios, deben atenderse segn lo previsto en las NAGU. e. La evidencia; representada por las pruebas de control y procedimientos sustantivos en los papeles de trabajo, permitir al equipo auditor fundamentar los juicios y conclusiones que formule 10 . Se puede recopilar evidencia de varias clases: Fsica, puede estar representada en un memorando, fotos, grficos o mapas, imgenes satelitales, tambin, los registros del muestreo de variables ambientales. Documental, informacin elaborada, obtenida de cartas, contratos y otros instrumentos de gestin relacionados con el desempeo de la entidad, como planes de manejo, programas de monitoreo y guas ambientales. Testimonial, registro y evaluacin de las declaraciones de informantes. Analtica, clculos, comparaciones, anlisis y tratamiento de la informacin.

10

Evidencia suficiente, competente y relevante, NAGU 3.40, Resolucin de Contralora N14199CG de 25.NOV.1999

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f. Papeles de trabajo; resultan de la aplicacin del Plan de Comunicacin, constituyen el nexo entre las labores del planeamiento, ejecucin e informe y deben conservarse en el Archivo Corriente, estar codificados y de ser posible, en este subproceso, referenciados. La caracterstica de cada Archivo se presenta en el Anexo 9 de acuerdo a lo establecido en el MAGU. g. Ajustes al Plan y Programa; de haber algn ajuste a los objetivos, alcances o procedimientos, estos deben ser actualizados, aceptados y registrados en el Archivo Plan y Programa. h. Requerimientos complementarios; nuevos requerimientos de informacin y acceso a documentacin de la entidad o de terceros (pblicos o privados). i. Memorando de Control Interno; de existir debilidades en el control y condiciones reportables, que no necesitan ser comunicadas como hallazgos y que forman parte de la estructura de control interno de la entidad o rea auditada, el equipo de auditora debe considerarlas como parte de una comunicacin interna. Su estructura y contenido se presentan en el Anexo 8. La existencia de un adecuado sistema de control interno minimiza el riesgo de errores e irregularidades, por tanto, es de crucial importancia en el contexto de la auditora ambiental.

2.2.3 Formulacin de hallazgos


El hallazgo est referido al establecimiento de diferencias entre el desempeo real de la entidad auditada con lo establecido en las fuentes de criterio seleccionadas. Estos pueden ser de cumplimiento o de gestin, el primero considerado como la desviacin o incumplimiento de normas o procedimientos, y el segundo, definido como aquellos hechos cuyos aspectos sustantivos son causados por accin antrpica que origina un deterioro del medio ambiente natural, afectando la preservacin ecolgica o disminuyendo la calidad de vida. Figura 2XI. Subproceso: Formulacin de hallazgos Fase: Ejecucin
INSUMOS: ACTIVIDADES: PRODUCTOS:

Productos de DESARROLLO DE PROCED IMIENTOS

Desarrollo del hallazgo Anlisis del hallazgo Determinacin de causas efectos

Hallazgos

Fuentes de Criterio

Plan de Calidad de la auditora

Plan de Riesgos de la auditora

Papeles de trabajo / Evidencias

Revisin y supervisin

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2.2.3.1

Insumos: a. Productos del DESARROLLO DE PROCEDIMIENTOS; seccin 2.2.2.3. b. Fuentes de criterio; normativa general y especfica, documentos diversos que sustenten las desviaciones detectadas. c. Planes de Calidad y Riesgos de la auditora; para el monitoreo de la calidad en la formulacin del hallazgo y deteccin de presuntas irregularidades que puedan alterar el proceso de auditora.

2.2.3.2

Actividades: a. Desarrollo del hallazgo; el auditor al momento de formular sus hallazgos debe tener en cuenta las siguientes caractersticas: o Debe ser importante o significativo, teniendo en cuenta la clase de impactos ambientales generados. o Debe estar basado en hechos y evidencias precisas debidamente documentadas. o Debe ser objetivo y completo. o Debe estar basado en una razn suficiente para respaldar las conclusiones. o Debe ser convincente y claro para una persona que no haya participado en la auditora. De contener las caractersticas y atributos sealados, el hallazgo se redacta segn la estructura: encabezado (sumilla), condicin, criterio, causa y efecto. b. Anlisis del hallazgo; el auditor debe considerar los siguientes criterios para analizar la viabilidad de un hallazgo. Materialidad: para que un hallazgo sea lo suficientemente significativo debe garantizar la recoleccin numerosa de evidencias. Se debe tener en cuenta la magnitud de la desviacin respecto a un criterio y la frecuencia de su ocurrencia. Reportabilidad: Dependiendo de la suficiencia, relevancia, competencia y materialidad de las evidencias del hallazgo, se determinar su inclusin o no en el informe final. Sin embargo, si se considera poco relevante, debe ser reportado a los niveles respectivos de la entidad auditada, por ejemplo, a travs de un Memorando de Control Interno. Consideracin de causas y efectos (conclusiones); un aspecto importante de la auditora lo constituye el considerar las causas y los efectos, es decir, las razones y la trascendencia de incorporar o no, un criterio de auditora. Deben ser claras para facilitar las conclusiones y recomendaciones en el informe final. c. Determinacin de causas efectos; el auditor debe reconocer que una determinacin precisa de las causas que desencadenan los efectos es muy poco factible pues estos trminos son relativos y no absolutos. Para el anlisis de la relacin causa efecto, se deben considerar los siguientes aspectos: o Existencia de interrelacin entre causa y efecto; la identificacin de las causas ayuda a comprender mejor los efectos.

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o Los resultados de la auditora muestran la desviacin existente entre la condicin actual y los criterios. El conocimiento de la relacin causa efecto permite la cuantificacin de dicha diferencia. o Las causas pueden ser internas y externas a la entidad en evaluacin, las cuales deben ser identificadas, en la mayora de lo posible. Del mismo modo los efectos pueden sobrepasar el mbito del sistema o entidad evaluada. o La relacin condicin criterio causa efecto (observacin), debe ser suficientemente clara para que el auditor pueda realizar recomendaciones prcticas y significativas. d. Revisin y supervisin; los hallazgos deben ser revisados como mnimo en dos niveles, el de la jefatura de la auditora y el de la supervisin, los cuales deben asegurar el cumplimiento de los puntos anteriores. 2.2.3.3 Productos: a. Hallazgos; debidamente sustentados, analizados y revisados. b. Papeles de trabajo / evidencias; correspondientes a la formulacin de hallazgos. Se debe tener registro fsico de los avances en cuanto a hallazgos y procedimientos con sus respectivas revisiones, archivados en el legajo (ver Anexo 9). Evidencias, anlogas a seccin 2.2.2.3 literales e y f.

2.2.4 Comunicacin de hallazgos


El auditor encargado es el responsable de comunicar oportunamente los hallazgos a los funcionarios y servidores involucrados en las deficiencias detectadas, a fin de que puedan presentar sus comentarios y aclaraciones sustentados documentadamente en un plazo fijado, para su oportuna evaluacin y consideracin en el informe final correspondiente. Figura 2XII Subproceso: Comunicacin de Hallazgos Fase: Ejecucin

INSUMOS:

ACTIVIDADES:
Identif icacin de la participacin o competencia en los hallazgos

PRODUCTOS:
Notificacin al titular sobre inicio de comunicacin de hallazgos Relacin de funcionarios involucrados en los hallazgos Documentos de comunicacin de hallazgos Papeles de trabajo / Evidencia Carta de representacin

Hallazgos

Relacin de funcionarios y ex funcionarios de la entidad

Exposicin y argumentacin de los hallazgos Preparacin de los documentos Relacin de la inf ormacin puesta a disposicin de la comisin de auditora

Normativa vigente

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2.2.4.1

Insumos: a. Hallazgos; ver seccin 2.2.3.3 literal a. b. Relacin de funcionarios de la identidad; el equipo de auditora debe contar con nombre completo, documento de identidad, cargo y periodo de trabajo, de los funcionarios que prestaron servicios en el periodo auditado. c. Normativa vigente; la comunicacin de hallazgos se realiza de acuerdo a la norma vigente, NAGU 3.60 Comunicacin de Hallazgos de Auditora y su modificatoria.

2.2.4.2

Actividades: a. Identificacin de la participacin o competencia funcional en los hallazgos; se cotejan las fechas y circunstancias en que ocurrieron las deficiencias detectadas con la relacin de funcionarios, atendiendo especialmente al cargo o funcin que desempeaba, el rea o dependencia y periodo o fechas de su actuacin. Los auditores buscarn la identificacin del deber incumplido y la relacin causal, manteniendo la presuncin de licitud y la reserva.11 b. Exposicin y argumentacin de los hallazgos; ante los funcionarios y servidores involucrados. El equipo auditor los convoca a una reunin donde les exponen las deficiencias encontradas, otorgndoles la oportunidad de emitir sus comentarios. Los hallazgos solo podrn ser desvirtuados, si la entidad bajo examen o los involucrados, presentan nuevos elementos que modifiquen la percepcin de la condicin, demuestran la aplicacin equvoca del criterio de auditora, invocan normas especficas no consideradas en los criterios, demuestran que la responsabilidad corresponde a otra persona, a la cual la comisin deber trasladar el hallazgo. Por lo cual, incidir en argumentos y documentacin presentada con anterioridad, no modifica el hallazgo. Todos los hallazgos no desvirtuados se incluirn en el informe final. Como culminacin de la reunin, se entregar las comunicaciones. En el caso de ex funcionarios o ex servidores, se sugiere entregar los hallazgos en sus domicilios; de no ser ubicados se proceder de acuerdo a la NAGU 3.60. Vencido el plazo para recabar los hallazgos, se dar por agotado el procedimiento de comunicacin.

c. Preparacin de los documentos; el equipo auditor preparar la documentacin de la comunicacin de hallazgos y sus anexos referenciados, indicando plazo de atencin, direccin adonde se remitirn los comentarios y aclaraciones, y un prrafo sobre el carcter reservado de los mismos. El documento de comunicacin es firmado solo por el auditor encargado. Para facilitar el trabajo, el equipo auditor debe contar con plantillas de oficios de comunicacin, de notificacin (por si no hallaran al funcionario o servidor) y de publicacin de citacin en el Diario Oficial El Peruano u otro de mayor circulacin en la localidad de la entidad auditada (en caso el funcionario notificado no fuera ubicado o no se apersonara), segn lo establece la NAGU 3.60.

11

Identificacin de la responsabilidad, literal e del artculo 15 de la Ley 27785, Ley Orgnica del SNC y de la CGR

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2.2.4.3

Productos: a. Notificacin al titular sobre la apertura de la comunicacin de hallazgos; el inicio del subproceso de comunicacin de hallazgos ser puesto oportunamente en conocimiento del titular de la entidad auditada, con la finalidad de que disponga, se presten las facilidades a las personas comunicadas para que presenten sus aclaraciones o comentarios documentados. Para ese efecto, la comunicacin cursada por la Comisin Auditora servir como acreditacin. b. Relacin de funcionarios involucrados en los hallazgos; la informacin completa de las personas competentes o con responsabilidad funcional, quedar registrada en una cdula para su control y seguimiento. c. Documentos de Comunicacin de Hallazgos; dirigidos a los funcionarios relacionados con las irregularidades que motivaron los hallazgos, en los que se solicitan los comentarios y aclaraciones correspondientes. d. Papeles de trabajo / evidencias; correspondientes a la comunicacin de hallazgos; a ser archivados y referenciados en el legajo correspondiente a Comunicacin de Hallazgos (ver Anexo 9) e. Carta de Representacin; documento donde el titular o nivel gerencial competente de la entidad o unidad orgnica auditada, de acuerdo a lo establecido en la NAGU 3.70 Carta de Representacin, reconoce haber puesto a disposicin de la comisin de auditora, la informacin requerida, as como cualquier hecho significativo ocurrido durante el perodo bajo examen y hasta la fecha de terminacin del trabajo de campo. La carta debe colocarse en el Archivo Resumen (ver Anexo 9)

2.2.5 Cierre de campo


Es la culminacin de la fase de ejecucin o el trabajo de campo; aqu se contrastan los objetivos y procedimientos con el consolidado de hallazgos comunicados. Coincide con la finalizacin del subproceso de comunicacin de hallazgos. Es prioritario en esta etapa, redactar un acta de devolucin de informacin (si los documentos han sido alcanzados en calidad de prstamo), oficinas, muebles y equipos, de ser el caso. Concluida la fase de ejecucin, el equipo de auditora abandona la Entidad o Unidad Orgnica y retorna a sus instalaciones para iniciar la fase de informe.

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2.3

INFORME
El informe es el producto ms importante del trabajo de la Auditora Ambiental Gubernamental, por presentar los resultados obtenidos. El informe de auditora debe contener la expresin de razonamientos o juicios fundamentados en las evidencias obtenidas en relacin a los objetivos de la auditora. En su desarrollo se han establecido tres subprocesos procesos tal como se muestra en la figura 2XIII. Figura 2XIII. Fase de Informe
PRODUCTOS FINALES DE LA FASE DE EJECUCIN

PF2

I10 I9
EVALUACIN DE COMENTARIOS Y ACLARACIONES

P9

ELABORACIN

P10

APROBACIN

PF3 = PRODUCTOS FINALES DE LA FASE DE INFORME

Informe de Auditora

REMISIN DEL INFORME

De una auditora ambiental, pueden resultar hasta cuatro tipos de informes: de Gestin, Administrativo y Especial (asumidos por cada comisin) y el Informe General (asumido por la supervisin), este ltimo como resultado de la ejecucin de auditoras mltiples12. La elaboracin de estos informes se ha establecido en la NAGU 4.40 Contenido del Informe y la NAGU 4:50 Informe Especial. Los informes han de redactarse para facilitar su comprensin, por lo tanto deben estar libres de imprecisiones y ambigedades y conservar las caractersticas de independencia, objetividad, justicia y contribucin.

Tabla 2-III. Afirmaciones bsicas para el desarrollo de la fase de Informe

Eficacia
El informe es el producto final ms significativo de la auditora por presentar los resultados obtenidos en su ejecucin, se entrega en forma oportuna.

Eficiencia
El informe se elabora teniendo en cuenta los objetivos y los requisitos de calidad de la auditora. Es claro, independiente, objetivo, justo y de contribucin.

Economa
El costo total de auditora debe reflejarse en el valor aadido o la contribucin que representen especialmente las recomendaciones del informe de auditora.

Transparencia
El resultado de la labor de auditora es difundido a fin de sensibilizar y concientizar a la poblacin y funcionarios al cuidado responsable del medio ambiente.

Desarrollo Sostenible
El informe de auditora, acumula experiencias y resultados que sern utilizados en el proceso de la mejora de la gestin ambiental de la entidad o rea auditada.

12

Es el caso de la CGR, que ha venido realizando Auditoras de Gestin Ambiental a diferentes Entidades Sujetas a Control que desarrollan sus funciones en un mismo mbito geogrfico o sobre un mismo recurso.

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2.3.1 Evaluacin de comentarios y aclaraciones


Segn algunas normas de auditora, la evaluacin de comentarios y aclaraciones constituye la etapa final de la ejecucin de auditora. Sin embargo, las experiencias en auditoras demuestran que, comnmente, se lleva a cabo dentro de la fase de informe, razn por la cual, en esta gua se consider conveniente incluirla dentro de este fase. La evaluacin de los comentarios y aclaraciones realizados por los funcionarios involucrados, ayudar al equipo auditor a precisar las causas e incluso las recomendaciones del informe final. Figura 2XIV. Subproceso: Evaluacin de Comentarios y Aclaraciones Fase: Informe
INSUMOS:
Cdula de comunicac n de i hallaz gos Com entarios y ac larac iones

ACT IVIDADES :

PRODUCT : OS
Doc um entos ev aluados

Anlis is y ev aluac in de c omentarios y ac larac iones Papel s de trabajo e

2.3.1.1 Insumos: a. Cdula de comunicacin de hallazgos; controla el avance de la evaluacin de los comentarios y aclaraciones, permitiendo identificar los atrasos, ampliaciones y culminacin de su anlisis. b. Comentarios y aclaraciones; producto de la comunicacin de hallazgos, se proceder a la recepcin de los comentarios y aclaraciones correspondientes dentro de los plazos establecidos (NAGU 3.60) 2.3.1.2 Actividades: a. Anlisis y evaluacin de comentarios y aclaraciones; permite contrastar con la mayor objetividad, lo comunicado en los hallazgos y los comentarios o aclaraciones que efecten los funcionarios comprendidos en la observacin. Lo realiza el equipo de auditora bajo responsabilidad del auditor encargado. 2.3.1.3 Salidas: a. Documentos evaluados; es el resultado del anlisis realizado por el equipo auditor y deber ser considerado en el resultado final de cada observacin, conclusin y recomendacin e incluido en el informe de auditora a manera de anexo. b. Papeles de trabajo; el anlisis de los comentarios y aclaraciones debe estar correctamente documentado y registrado en el Archivo IV: Comunicacin de Hallazgos. (ver Anexo 9)

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2.3.2 Elaboracin del Informe.


Se debe tratar en lo posible, que el informe no sea demasiado extenso para captar la atencin de los lectores, sin embargo, deber presentar la totalidad de los resultados de la auditora ambiental realizada. De considerarse pertinente, se incluirn grficos, fotos, tablas y cuadros que apoyen a la exposicin; conforme a lo establecido en la NAGU 4.10 Elaboracin del Informe y NAGU 4.20 Oportunidad del Informe. Figura 2XV. Subproceso: Elaboracin del Informe p Fase: Informe
INSUMOS: ACTIVIDADES: PRODUCTOS:

Hallazgos

Informe de auditora

Desarrollo de la estructura y contenido del informe


Plan y Programa de auditora Sntesis Gerencial

Revisin
Informes de especialistas Diagnstico Final de Auditora

Plan de Calidad de la auditora

Anlisis de datos

Papeles de trabajo

2.3.2.1 Insumos: a. Productos de FORMULACIN DE HALLAZGOS; seccin 2.2.4.3. b. Plan y Programa de auditora; actualizados, de ser el caso. c. Informes de especialistas; de acuerdo a los lineamientos establecidos en el Plan de comunicaciones, como parte del sustento de ciertos resultados. d. Plan de Calidad de la auditora; debe contener los requisitos de calidad con que se quiere el resultado final de la auditora. Para ello debe tenerse en cuenta lo establecido en la NAGU 4.30 Caractersticas del Informe. 2.3.2.2 Actividades: a. Desarrollo de la estructura y contenido del informe; la elaboracin del informe est a cargo del equipo de auditora, conjuntamente con la supervisin y debe ser redactado conforme a lo establecido en la NAGU 4.40. Contenido del Informe. Mayor detalle se presenta en el Anexo 7. Como se indic anteriormente, en el caso de auditoras mltiples, la supervisin ser la encargada de elaborar el informe general conteniendo el resultado integral de las auditoras, elaborar la conclusin macro de las mismas y sobre ella, formular las recomendaciones pertinentes dirigidas a la Presidencia de Consejo de Ministros y pondr en conocimiento de la Autoridad Nacional del Ambiente las principales debilidades encontradas en la gestin ambiental de las entidades auditadas. b. Revisin; recae en la supervisin realizar el control correspondiente al trabajo del auditor encargado y su equipo, para obtener un producto final de calidad. Concluida la revisin por la supervisin, el informe es alcanzado al Jefe del rea para proceder con la revisin, continuar con el control de calidad y su posterior elevacin a las instancias correspondientes. Antes de concluir la elaboracin del informe final de gestin, el equipo de auditora, de ser posible, debe discutir el resultado final con los responsables

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de la entidad auditada, a fin de incorporar los ajustes necesarios y as garantizar la viabilidad de la implementacin de las recomendaciones y por ende, del levantamiento de las observaciones encontradas. En el caso de las auditoras mltiples, el informe general debe ser presentado ante las comisiones de auditora para que se realicen los ajustes necesarios c. Anlisis de Datos; una vez culminada la fase de campo, el equipo auditor contar con mayor precisin sobre la problemtica relacionada al objetivo de la entidad auditada. Teniendo en cuenta la herramienta de evaluacin de problemas semi detallada (seccin 2.1.2.2 literal d) se harn las revisiones y verificaciones necesarias para obtener como resultado el anlisis de causalidad y efectos a considerarse en la elaboracin de las recomendaciones del informe final. Esto deber ser realizado por el equipo auditor y guiado a su vez por el auditor encargado y la supervisin. 2.3.2.3 Productos: a. Informe de auditora; es el producto principal de la Auditora Ambiental Gubernamental y contiene las observaciones, conclusiones y recomendaciones orientadas a la mejora de los procesos y actividades de la entidad o unidad orgnica auditada, en trminos de gestin ambiental gubernamental. b. Sntesis Gerencial; o resumen ejecutivo, es aquel que concentra los asuntos ms importantes de la auditora, debe ser breve y contener la posicin del rgano Auditor frente a la problemtica ambiental evaluada. c. Diagnstico final de auditora; como resultado de la actualizacin de la herramienta de identificacin de problemas, el equipo auditor debe establecer un Diagnstico General final del recurso auditado desde el punto de vista del control de la gestin ambiental gubernamental. Este diagnstico debe ser incluido en el informe final como uno de los anexos (ver Anexo 7). En el caso de la realizacin de auditoras simultneas, el informe general correspondiente, debe recoger un diagnstico parcial de cada entidad auditada y contener el diagnstico integral, el mismo que deber ser colocado en la seccin de aspectos de importancia (ver Anexo 7). d. Papeles de trabajo; todos los documentos que deriven de la elaboracin del informe final de la auditora ambiental gubernamental deben registrarse y codificarse en el Archivo I: Archivo Resumen (ver Anexo 9).

2.3.3 Aprobacin
Concluida la elaboracin del informe, este es elevado a las instancias correspondientes para su aprobacin final y posterior remisin a la entidad o unidad auditada. Figura 2XVI. Subproceso: Aprobacin Fase: Informe
INSUMOS: ACTIVIDADES: PRODUCTOS:

Informe de auditora

Informe de auditora aprobado

Revisin

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2.3.3.1 Insumos: a. Productos de EVALUACIN DE COMENTARIOS Y ACLARACIONES; en seccin 2.3.1.3. Incluye adems los borradores del documento de remisin del informe. 2.3.3.2 Actividades: a. Revisin; proceso iterativo a cargo de las instancias superiores como etapa final del control de calidad, para asegurar que el informe cumpla las especificaciones conforme a lo planificado. Concluida la revisin, las instancias correspondientes proceden a la aprobacin y disponen su remisin a la entidad auditada o unidad auditada. En el caso de informes de la CGR, el jefe auditor y la supervisin los elevan a la Gerencia de Lnea, esta a su vez, a la Gerencia Central correspondiente y finalmente esta ltima, al Despacho del Vicecontralor. Los informes resultantes de las auditoras realizadas por los OCI son revisados y aprobados por el Jefe del OCI y se remiten a la Entidad. Paralelamente, son remitidos a la CGR para su revisin y posterior registro en el Sistema de Control Gubernamental. Durante la revisin, se debe cuidar, que las observaciones se encuentren relacionadas con su conclusin y esta a su vez, con las recomendaciones resultantes. Estas ltimas deben ser claras, precisas y limitarse a una sola idea. 2.3.3.3 Productos: a. Informe de auditora aprobado; el mismo que ser numerado y registrado en el Sistema de Control Gubernamental.

2.3.4 Remisin a la entidad


La remisin del informe de auditora deber estar acorde a los plazos establecidos en el plan de auditora (cronograma), permitiendo as que la informacin motivo del informe, sea utilizada oportunamente por el titular de la entidad o niveles competentes del Estado, conforme lo establecido en la NAGU 4.20 Oportunidad del Informe. En el caso de la CGR, el informe debe ser ingresado en el Sistema de Control Gubernamental conforme los lineamientos internos del Sistema Nacional de Control; donde el equipo auditor debe verificar que el informe completo sea enviado a los destinatarios correspondientes. Los OCI debern remitir el informe a la CGR y registrarlo en un formato del Sistema de Control Gubernamental, obteniendo un cdigo de registro para que al momento de que la CGR lo apruebe, el informe sea ingresado en el sistema. Recibido el informe de auditora, el titular deber designar a los funcionarios responsables de realizar las acciones para la implementacin de las recomendaciones contenidas en el informe y as levantar las observaciones encontradas. Para ello deber tomar en cuenta lo establecido en las normas de control relacionadas con el Seguimiento de Medidas Correctivas; ver seccin 2.4.

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2.4 SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS


La auditora ambiental gubernamental no sera de utilidad si no se lograran concretar y materializar las recomendaciones incluidas en el informe, las mismas que se deben traducir en mayor conocimiento y mejora de la gestin ambiental de las entidades o unidades orgnicas involucradas. El seguimiento de medidas correctivas a cargo del Sistema Nacional de Control incluye los resultados de las acciones adoptadas por la entidad o unidad que fuera examinada con anterioridad, a efecto de establecer en qu medida fueron implementadas las recomendaciones y superadas las observaciones consignadas en el informe de auditora. Sin perjuicio de lo cual se efectuarn in situ, las verificaciones de la implantacin de medidas correctivas, si el resultado de la evaluacin de los informes de los OCI as lo amerita. Su duracin depende del tamao de la entidad o unidad, magnitud y profundidad en que se pretenda verificar el cumplimiento de las recomendaciones y del recurso humano que se asigne a esta fase. Es recomendable que los auditores a cargo de esta actividad hayan participado en la ejecucin de la auditora. El seguimiento es considerado como un nico proceso continuo, pues solo concluye cuando el total de recomendaciones ha sido implementado y por ende, las observaciones, levantadas. Es una de las actividades de mayor relevancia para el rgano auditor. Esta etapa permite adems identificar si los planteamientos de la auditora fueron los adecuados con el fin de ejercer la mejora continua en el proceso de la auditora ambiental gubernamental. Figura 2XVII.
ETAPA DE SEGUIM IENTO DE M EDIDAS CORRECTIVAS
INSUMOS: ACTIVIDADES : PRODUCTOS:

Fase:

Seguimiento de medidas correctivas

Sistema de Control Gubernamental

Actividades de seguimiento

Cumplimiento de recomendaciones

Normativ a

Monitoreo a los OCI


Actualizacin de inf ormacin

Capacitacin a los OCI

2.4.1.1 Insumos: a. Sistema de Control Gubernamental; software que permite ubicar sistemticamente los informes, nmero de observaciones y recomendaciones, estado (pendiente proceso concluida no aplicable retomada) y los formatos correspondientes de acuerdo a normativa. b. Normativa; NAGU 4.60 Seguimiento de Recomendaciones de Auditoras Anteriores, Directiva N 014-2000-CG/B150 Verificacin y Seguimiento de Implementacin de Recomendaciones derivadas de Informes de Control, como las principales.

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2.4.1.2 Actividades: a. Actividades de Seguimiento; en el caso de la CGR, las Gerencias de Lnea deben establecer dentro de sus Planes Anuales de Control, actividades de seguimiento que permitan verificar el nivel de implementacin de las recomendaciones comprendidas en los informes de auditora ambiental. Esto no excluye la revisin de otro tipo de informe. Para ello deber establecer una metodologa de trabajo acorde a las caractersticas del caso. Para los OCI el procedimiento es similar, este remitir semestralmente a la CGR la evaluacin del seguimiento de sus informes, segn normativa. b. Monitoreo a los OCI; - solo para la CGR - consiste en la vigilancia peridica, de las actividades de los OCI relacionadas con el Seguimiento de Medidas Correctivas; guarda relacin con la remisin semestral del informe de los OCI a la CGR para evaluar el seguimiento de los diversos informes de auditora. c. Capacitacin a los OCI; solo para la CGR, las Gerencias de Lnea deben procurar capacitaciones a los rganos de Control o sus representantes, a fin de mantener el control gubernamental a un nivel ptimo. Para ello, las Gerencias de Lnea deben considerar responsables, tiempos, frecuencias y mtodos. 2.4.1.3 Productos: a. Cumplimiento de las recomendaciones; indicador de xito de la auditora ambiental gubernamental. b. Actualizacin de informacin; los avances registrados para el cumplimiento de las recomendaciones, y por tanto el levantamiento de las observaciones, debern ser actualizados en el software correspondiente del Sistema Nacional de Control.

--ooOoo--

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III.

GLOSARIO

Actividad. Trabajo realizado durante el transcurso de una auditora. Normalmente, tiene duracin, costos y recursos requeridos ya previstos. Las actividades se pueden subdividir en tareas y agrupar en procesos y subprocesos. Alcance de la auditora. Marco o lmite de una auditora en el que se determina el tiempo que se va a emplear, el periodo y las materias o reas que se van a cubrir, la profundidad de las pruebas a realizar, los objetivos y la metodologa aplicable. Ambiente. Entorno en el que opera una organizacin, que incluye aire, agua, suelo, recursos naturales, flora, fauna, seres humanos y su interrelacin. rbol de problemas, o diagrama de rbol. Herramienta empleada para ordenar de forma grfica las distintas acciones o gestiones que se deben llevar a cabo para solventar el problema o situacin sometida a estudio. Auditora ambiental. Es el examen metdico y completo de las estructuras relacionadas con los impactos ambientales que puedan ocasionar las personas o sus formas asociativas, pblicas o privadas, incluyendo los objetivos, planes, polticas, estrategias, determinacin de funciones y responsabilidades, sistemas y procedimientos, controles y asignacin de recursos; a fin de evaluarlos, apreciar su efectividad general y detectar deficiencias o irregularidades para solucionarlas. Biodiversidad o diversidad biolgica. Se entiende como la variabilidad de organismos vivos de cualquier fuente, incluidos los ecosistemas terrestres y marinos y otros ecosistemas acuticos y los complejos ecolgicos de los que forman parte; comprende la diversidad dentro de cada especie, entre especies y de ecosistemas. Contaminacin. Es la alteracin directa o indirecta, de propiedades radiactivas, biolgicas, trmicas o fsicas de una parte cualquiera del medio ambiente, que puede crear un efecto nocivo o potencialmente nocivo para la salud, supervivencia o bienestar de cualquier especie viva. Es la alteracin del ambiente con sustancias o formas de energa puestas en l, por actividad humana o de la naturaleza, en cantidades, concentraciones o niveles capaces de interferir el bienestar y la salud de las personas, atentar contra la flora y la fauna, degradar la calidad del ambiente o de los recursos de la nacin o particulares. Control de calidad. Es el proceso de supervisar los resultados especficos de la auditora para determinar si cumplen o no las normas de calidad pertinentes e identificar formas de eliminar las causas del rendimiento insatisfactorio. Contralora General de la Repblica, CGR. Ente rector del Sistema Nacional de Control, Per. Criterios. Son normas estandarizadas y opiniones de expertos usadas para evaluar la gestin ambiental y determinar si un programa satisface o supera las expectativas, proporcionando el contexto para entender los resultados de la auditora. Deben ser razonables y alcanzables. Desarrollo sostenible. Es el desarrollo que satisface las necesidades de la generacin presente sin comprometer la capacidad de las generaciones futuras para satisfacer sus propias necesidades. Se entiende por desarrollo sostenible el que conduce al crecimiento econmico, a la elevacin de la calidad de vida y al bienestar social, sin agotar la base de los recursos naturales renovables en que se sustenta, ni deteriorar el medio ambiente o el derecho de las generaciones futuras a utilizarlo para la satisfaccin de sus propias necesidades. Desempeo ambiental. Resultados mensurables del sistema de gestin ambiental de una organizacin en funcin de su poltica, objetivos y metas ambientales. Diagrama de flujo. Herramienta utilizada para representar, mediante la utilizacin de smbolos estndar, las secuencias e interrelaciones de toda la informacin relevante que se genera en los procesos.

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Enfoque. Dirigir la atencin o el inters hacia un asunto o problema desde unos supuestos previos, para tratar de resolverlo acertadamente. Estndar de Calidad Ambiental (ECA). Concentracin o grado de elementos o sustancias en el aire, agua o suelo en su condicin de cuerpo receptor, que no representa riesgo significativo para la salud de las personas ni para el ambiente. Puede ser un parmetro fsico, qumico o biolgico. Segn el parmetro, podr ser expresado en mximos, mnimos o rangos. El ECA es obligatorio en el diseo de las normas legales y las polticas pblicas. Es un referente obligatorio en el diseo y aplicacin de todos los instrumentos de gestin ambiental..13. Estudios de Impacto Ambiental (EIA). Son instrumentos de gestin que contienen una descripcin de la actividad propuesta y de los efectos directos o indirectos previsibles de dicha actividad en el medio ambiente fsico y social, a corto y largo plazo, as como la evaluacin tcnica de los mismos. Deben indicar las medidas necesarias para evitar o reducir el dao a niveles tolerables. Evidencia. Es el conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor. Es la informacin especfica obtenida durante la labor de auditora a travs de la observacin, inspeccin, entrevista y examen de los registros. Gestin ambiental. Es el proceso de toma de decisiones realizado por los organismos de direccin, manejo y control del medio natural tanto a nivel pblico como privado, con base en los principios y mtodos de la administracin. Gua. Se define como el documento que describe en forma sistemtica y metodolgica, los objetivos, tcnicas y procedimientos de las diferentes herramientas de control, para realizar estudios, anlisis y evaluaciones a las entidades sujetas a control. Hallazgo. Es toda situacin irregular encontrada durante el proceso de una auditora. En su descripcin se debe incluir toda aquella informacin necesaria para que el lector pueda entender y juzgar el hallazgo sin explicacin adicional. Impacto ambiental. Cualquier cambio en el ambiente, sea adverso o beneficioso, resultante de manera total o parcial de las actividades, productos o servicios de una organizacin. Insumo. Toda materia prima empleada en la produccin de otros bienes. Lmite Mximo Permisible (LMP). Concentracin o grado de elementos, sustancias o parmetros fsicos, qumicos y biolgicos, que caracterizan a un efluente o a una emisin, que al ser excedido puede causar daos a la salud, bienestar humano y al ambiente, a corto o largo plazo. Su cumplimiento es exigible legalmente. En tanto no se establezcan en el pas Estndares de Calidad Ambiental, Lmites Mximos Permisibles y otros estndares o parmetros para el control y la proteccin ambiental, son de uso referencial los establecidos por instituciones de Derecho Internacional Pblico como la Organizacin Mundial de la Salud (OMS). Lluvia de ideas, brainstorming o tormenta de ideas. Herramienta utilizada por un grupo de personas para expresar el mximo nmero de ideas relacionadas con un concepto. Se basa en el respeto de todas las ideas de los participantes con la finalidad de estimular la participacin y creatividad de todos los miembros del grupo. Mejora Continua. Proceso de intensificacin del sistema de gestin ambiental para la obtencin de mejoras en el desempeo ambiental general, de acuerdo con la poltica ambiental de la organizacin. Meta ambiental. Requisito detallado del desempeo, cuantificado cuando sea posible, aplicable a la organizacin o parte de la misma, que tiene su origen en los objetivos ambientales y debe ser establecida y cumplirse a fin de alcanzar dichos objetivos.

13

Ley General del Ambiente, Per, 2005 http://www.conam.gob.pe/LGA.pdf

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OCI. rgano de Control Institucional. Ordenamiento territorial ambiental. Proceso tcnico-poltico orientado a la definicin de criterios e indicadores ambientales que condicionan la asignacin de usos territoriales y la ocupacin ordenada del territorio. Responde a una planificacin sobre el uso del territorio, es decir, anticipacin y toma de decisiones relacionadas con acciones futuras en el territorio. rganos de Control. Conformados, para el Sistema Nacional de Control por la Contralora General de la Repblica, todas las unidades orgnicas responsables de la funcin de control gubernamental y las sociedades de auditora externa. Procedimiento. Comprobaciones, instrucciones y detalles incluidos en el programa de auditora, que se deben llevar a cabo en forma sistemtica, razonable y especfica. Proceso. Es el desarrollo lgico y secuencial de una actividad determinada por fases o etapas, tendiente al logro de un objetivo. Producto. Resultado de un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman las entradas en salidas (ISO 9000:2000) Recursos naturales. Todo componente de la naturaleza, susceptible de ser aprovechado por el ser humano para la satisfaccin de sus necesidades y que tenga un valor actual o potencial en el mercado, tales como: 1. Las aguas: superficiales y subterrneas. 2. El suelo, subsuelo y las tierras segn su capacidad de uso mayor: Agrcolas, pecuarias, forestales y de proteccin; 3. La diversidad biolgica: como las especies de flora, fauna y microorganismos o protistos; recursos genticos y los ecosistemas que dan soporte a la vida; 4. Los recursos hidrocarburferos, hidroenergticos, elicos, solares, geotrmicos y similares; 5. La atmsfera y el espectro radioelctrico; 6. Los minerales. El paisaje natural como objeto de aprovechamiento econmico, se considera recurso natural. Para la gestin de los recursos naturales, cada autoridad responsable toma en cuenta, segn convenga, la adopcin de medidas previas al otorgamiento de derechos, tales como: a. Planificacin. b. Ordenamiento y zonificacin. c. Inventario y valorizacin. d. Sistematizacin de la informacin. e. Investigacin cientfica y tecnolgica. f. Participacin ciudadana. Responsabilidad ambiental. Obligacin inexcusable de toda persona natural o jurdica, pblica o privada, causante de degradacin del ambiente o de sus componentes, de adoptar medidas para su restauracin, rehabilitacin o reparacin segn corresponda o si lo anterior no fuera posible, a compensar en trminos ambientales los daos generados, sin perjuicio de otras responsabilidades administrativas, civiles o penales a que hubiera lugar. Riesgo. Hecho o evento incierto. Condicin, que de declararse, tiene un efecto negativo en los objetivos de la auditora. Sistema de Gestin Ambiental. Estructura organizativa, procesos, procedimientos, funciones, prcticas, recursos y medios para implementar y mantener la gestin ambiental. El Estado promueve que los titulares de operaciones adopten sistemas de gestin ambiental acordes con la naturaleza y magnitud de sus operaciones para la mejora continua de su desempeo. Tarea. Trmino genrico para el nivel de esfuerzo ms bajo de la auditora. Unidad Auditora. rea o Unidad Orgnica encargada de la ejecucin de una Auditora Ambiental Gubernamental.

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IV.

BIBLIOGRAFA

BOLIVIA. Contralora General de Bolivia. Normas de auditora ambiental (240). 2002. COLOMBIA. Contralora General de Colombia. Auditora fiscal para evaluar la gestin ambiental. ECUADOR. Contralora General del Estado de Ecuador. Normativa bsica del ambiente. 2002. HONDURAS. Contralora General de la Repblica de Honduras. Gua metodolgica para la ejecucin de auditoras ambientales. INDECOPI. Sistemas de Gestin Ambiental Especificaciones con orientacin para su uso. NTP ISO 14001.2002. Lima Per. 2002. INDECOPI. Sistemas de Gestin Ambiental Directrices generales sobre principios, sistemas y tcnicas de apoyo. NTP ISO 14004.1998 Lima Per. 1998. INDECOPI. Directrices para la Auditora de los Sistemas de Gestin de la Calidad y/o Ambiental. NTP ISO 19011.2003. Lima Per. 2003. INTOSAI. Grupo de Trabajo sobre Auditora Ambiental. Orientacin para la ejecucin de auditoras de actividades con una perspectiva medioambiental. Octubre, 2001. OLACEFS. Comisin Tcnica Especial del Medio Ambiente de la Repblica Argentina. XV INCOSAI El Cairo 1995. Subtema 1C: Mtodos y tcnicas utilizadas en la auditora medioambiental. 1995. OLACEFS. Comisin Tcnica Especial de Medio Ambiente Contralora General de la Repblica de Colombia. Gua metodolgica para la auditora ambiental realizada por las Entidades Fiscalizadoras Superiores. Agosto, 2002. PER. Contralora General de la Repblica. Gua metodolgica de auditora de gestin ambiental y de los recursos naturales. 2000. PER. Contralora General de la Repblica. Manual de Auditora Gubernamental. Lima. 1998. PER. Presidencia del Consejo de Ministros. Reglamento nacional para la aprobacin de estndares de calidad ambiental y lmites mximos permisibles. Decreto Supremo N 044-98PCM. Agosto, 1998.

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ANEXOS

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Anexo 1:

Diagrama de Flujo de la Auditora Ambiental Gubernamental

I2 I1 Revisin de la Informacin P1 Planificacin especfica P2

I3 Programacin P3 Integracin P4 I4

P2 PLANIFICACIN
PF1 = PRODUCTOS FINALES DE LA FASE DE PLANIFICACIN

Memorando de Planificacin

I6 I5 Acreditacin P5 Desarrollo de procedimientos P6

I7 Formulacin de Hallazgos P7

EJECUCIN

Cierre de campo

P8

Comunicacin de Hallazgos

I8

PF2 = PRODUCTOS FINALES DE LA FASE DE EJECUCIN

Carta de Representacin

I9

Evaluacin de comentarios y aclaraciones

P9

I10 Elaboracin

P10 Aprobacin

INFORME
PF3 = PRODUCTO FINAL DE LA FASE DE INFORME

Informe de auditora

Remisin

Seguimiento de Medidas correctivas

POSTERIOR A LA AUDITORA

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Anexo 2:

Estructura y Contenido del Plan de Calidad de la Auditora

El Plan de Calidad de la Auditora, es un documento interno del equipo de auditora que orienta su labor a conseguir como producto final, un informe que satisfaga o trascienda los requisitos del Sistema Nacional de Control. Su estructura y contenido referencial se presentan a continuacin:

PLAN DE CALIDAD DE LA AUDITORA 1. Identificacin de los procesos relacionados con la ejecucin de la auditora Se identifican todos aquellos procesos que se encuentren relacionados con la calidad el producto final, y se especifican las caractersticas y atributos que deben tener los productos intermedios o producto final. A manera de ejemplo, se puede sealar que el subproceso de aprobacin de la fase de Informe se podra seguir de la siguiente manera:

Figura 1I. Identificacin de puntos de control de calidad en el subproceso de aprobacin del informe
ELABORACIN DE INFORME ELABORACIN DE INFORME REMITIR A REMITIR A GERENCIA LNEA GERENCIA LNEA no s APROBACIN APROBACIN REMITIR A REMITIR A GERENCIA CENTRAL GERENCIA CENTRAL no s REMITIR AL REMITIR AL VICECONTRALOR VICECONTRALOR s
= Control de Calidad

no SEGUIMIENTO

REMITIR A ENTIDAD REMITIR A ENTIDAD

2.

Lista de verificacin Fase Subproceso Actividades relacionadas Revisin por la Gerencia de Lnea / OCI Remisin y revisin por la Gerencia Central de Control Sectorial / CGR Remisin y revisin por el Despacho del Vicecontralor Remisin a la entidad Cumple S No

Informe

Aprobacin

3.

Aprobacin Este plan deber contar con el visto bueno de la supervisin y del auditor encargado y ser puesto en conocimiento de todo el equipo de auditora y registrado en el Archivo II: Plan y Programa.

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Anexo 3:

Estructura y Contenido del Plan de Comunicacin de la auditora

El Plan de Comunicacin, es un documento interno del equipo de auditora, que contribuye al establecimiento de canales de comunicacin durante todo el proceso de la auditora. Su estructura y contenido se presenta a continuacin: Plan de Comunicacin de [Nombre de la auditora] 1. Lugar y tiempo de ejecucin de la auditora Se debe indicar el lugar geogrfico donde se realiza la auditora y el tiempo de permanencia en l. 2. Niveles de comunicacin Considerando la lejana de la comisin de auditora con relacin a la oficina de control interno y las condiciones mnimas para establecer canales de comunicacin (telefona fija, mvil, Internet), la supervisin, establecer conjuntamente con el auditor encargado los documentos a elaborar y frecuencia como ejercicio de la auditora. A manera de ejemplo se presenta el siguiente: Tipo Reporte Elaborado por: Supervisin Dirigido a: Gerente Frecuencia 1 sola vez Contenido Cronograma de visitas y actividades a realizar al equipo auditor. Antecedentes Avances Requerimientos adicionales Conclusin ndice Introduccin Contenido (revisin bibliogrfica y anlisis) Conclusiones Recomendaciones Elaborar una agenda Desde un inicio de la auditora, se define el responsable de registrar los cambios al memorando de planificacin y programa de auditora. Se establece la codificacin de los papeles de trabajo, tal como se establece en el Anexo 9.

Reporte

Auditor encargado

Supervisor

(a eleccin)

Informe

Especialista

Auditor encargado Cc: Supervisin

Mnimo 1

Reuniones

Se recomienda la presencia de todo el equipo de auditora y supervisin; en especial, cuando la auditora es mltiple -

(a eleccin)

Actualizacin de la documentacin

Auditor encargado

(de haber cambios)

Cdigos de Papeles de Trabajo

Supervisin y Auditor encargado

Equipo de auditora

1 sola vez

3.

Aprobacin El plan debe ser visado por la supervisin y auditores encargados. Posteriormente, debe ponerse en conocimiento a todo el equipo auditor y archivarse en el Archivo II: Plan y programa.

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Anexo 4:

Estructura y Contenido del Plan de Riesgos de la auditora

El Plan de Riesgos, es un documento interno del equipo de auditora, que contiene la orientacin de la auditora ante la ocurrencia de un imprevisto. Su estructura y contenido referencial se presenta a continuacin.

PLAN DE RIESGOS DE LA AUDITORA 1. Identificacin de los riesgos de auditora Se identifican todos aquellos eventos que puedan alterar el desarrollo de la auditora o pongan en riesgo el cumplimiento de sus objetivos y se colocan en un listado de acuerdo a su probabilidad de ocurrencia. Por ejemplo: Riesgos identificados para la auditora a una municipalidad: a. b. c. d. e. f. 2. Rehso por parte del auditado a brindar informacin Indicios de comisin de delito Indicios de corrupcin de la entidad auditada Huelga de trabajadores Goce vacacional en el sector pblico Otros

Respuesta ante riesgos Segn se hayan identificado los riesgos, estas respuestas pueden ser individuales o combinadas. Como ejemplo se tiene: Riesgo identificado Tratamiento MITIGAR. Explicando adecuadamente al auditado cul es el fin de la auditora, como parte de las acciones tempranas. Rehso a la entrega de informacin ACEPTAR. En caso de no contar con la respuesta que se busca por parte del auditado, como plan de contingencia se puede utilizar el Reglamento de Infracciones y Sanciones y colocar una infraccin por obstaculizacin de las labores de auditora. TRANSFERIR. El equipo de auditora puede decidir que de encontrar indicio de comisin de delito, este se transfiera a la parte legal del rgano auditor, al rgano de control interno, en caso de la CGR, o recomendar se realice un examen especial. ACEPTAR. En caso de aceptar el riesgo, el equipo auditor deber considerar una reprogramacin en su auditora con el fin de no disminuir las H/H programadas para la ejecucin de la Auditora Ambiental Gubernamental.

Indicio de comisin de delito

Recordar que la planificacin depender de la decisin que el equipo auditor tome ante la ocurrencia de un riesgo y deber respetarse durante la ejecucin de la auditora con el fin de validad su utilidad.

3.

Aprobacin Este plan deber contar con el visto bueno de la supervisin y del auditor encargado, puesto a conocimiento de todo el equipo de auditora y registrado en el Archivo II: Plan y Programa.

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Anexo 5:

Estructura y Contenido del Plan de Auditora Ambiental Gubernamental

El contenido del Plan de Auditora debe tener una extensin entre 6 y 10 pginas, sin considerar grficos, tablas, diagramas, etc. Su estructura y contenido se presenta a continuacin: TTULO 1. Origen de la auditora ambiental Se debe indicar el origen formal de la auditora, es decir, se realiza en cumplimiento de los Planes Anuales de Control, de la facultad asignada por Ley y otros como el cumplimiento de convenios, etc. Adems, se deben argumentar los problemas ambientales generales que justifiquen la importancia de la realizacin de la auditora. 2. Esquema de trabajo del Plan de auditora Los auditores deben indicar cmo han realizado la fase de planificacin, en lo que respecta a mtodos de recopilacin de informacin; es decir: entrevistas (indicar a quines), registros y estudios realizados, visitas interinas, otros. 3. Descripcin de la entidad a ser auditada La informacin que se coloca en este captulo debe ser lo suficientemente clara y concisa para que el lector pueda informarse sobre la organizacin y sus principales obligaciones y actividades. De igual modo se establece una caracterizacin general del mbito geogrfico a auditar. La estructura y principales funciones de la entidad deben ser anexadas al presente Plan. 4. Resultados de la planificacin de auditora Es aqu donde se presentan los resultados obtenidos en el proceso de planificacin o hallazgos preliminares (hiptesis de auditora), en trminos de problemas identificados, especificando el problema principal. Para ello es necesario tomar en cuenta los resultados obtenidos en la aplicacin de las herramientas de evaluacin de problemas, a travs de los cuales el equipo de auditora ha identificado y priorizado la problemtica a evaluarse. El diagnstico inicial de auditora debe ser anexado al presente Plan. En general se debe colocar de manera precisa, las hiptesis de auditora o posibles hallazgos, los componentes a auditar, su definicin y puntos de atencin. 5. Objetivo de la auditora Aqu la finalidad de la auditora es expresada en trminos de qu se pretende como objetivo general y cmo este se divide en objetivos especficos. 6. 7. Alcance de la auditora Metodologas La auditora debe limitarse en tres niveles: a) unidad a ser auditada, b) perodo a evaluar y c) mbito geogrfico. Se describirn aqu los diferentes mtodos que el equipo de auditora emplear para el cumplimiento de los objetivos especficos y por ende del objetivo general. La metodologa ser incluida en los procedimientos establecidos en el Programa de Auditora. 8. Criterios de evaluacin Debe indicarse los posibles criterios con los cuales contar el equipo de auditora para la evaluacin de los hallazgos; estos debern ser definidos como: a) generales y b) especficos. 9. Organizacin de la auditora 9.1 Personal Debe nombrarse a los miembros del equipo auditor y la funcin de cada uno de ellos durante la ejecucin de la auditora. Es aqu donde deber indicarse la necesidad de contar con ayuda externa de expertos o consultores. Recordar que los consultores solo deben emplearse en tareas muy especficas. 9.2 Cronograma de auditora El cronograma incluye un plan concreto para el desarrollo de la auditora (ver Anexo 6: Programa de Auditora Ambiental Gubernamental). Debe establecerse el nmero de horas-hombre necesario para ejecutar la auditora. Las fechas propuestas para inicio y fin de cada fase deben ser indicadas. Tambin se debe sealar el nmero de informes a emitir. 9.3 Presupuesto de auditora El costo de la auditora debe incluir todos los gastos que se puedan prever dentro de la fase de planificacin, considerar para ello todos los puntos de la Seccin 2.1.3.2 literal b. El detalle de los costos debe ser anexado al Plan de Auditora. 9.4 Programa de auditora Ver Anexo 6: Programa de Auditora Ambiental Gubernamental. El programa de auditora debe ser anexado al Plan de Auditora. De manera general, el Plan de Auditora Ambiental Gubernamental, debe contener una cartula, ndice, plan propiamente dicho y anexos.

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Anexo 6:

Estructura y Contenido del Programa de Auditora Ambiental Gubernamental

El Programa de auditora contiene el desarrollo lgico de la ejecucin de la auditora; es decir, a partir de los objetivos especficos se elaboran procedimientos que garanticen su logro, siguiendo para ello el esquema ISO 14001 (Poltica Planificacin Implementacin y Operacin Control y Accin Correctiva Revisin por la Direccin). Los procedimientos deben ser exactos, simples y secuenciales. Se seala responsables y de ser posible se calculan las horas-hombres requeridas para el desarrollo de cada procedimiento. La estructura y contenido se presentan a continuacin: (Nombre de la Entidad Auditora) (Nombre de la Unidad Auditora) Programa de Auditora Ambiental Gubernamental Entidad: (que se va a auditar - general) Fecha: (de creacin del Plan) Programado Resp. H/H (Unidad a ser auditada - especfico) Objetivo General: Procedimientos generales: Poltica 1. 2. Objetivo Especfico 01: Procedimientos especficos: Planificacin . Implementacin y Operaciones .. Objetivo Especfico 02: Procedimientos Especficos: Control y accin correctiva .. Revisin por la Direccin . Nota: La inclusin del esquema ISO es independiente de cada Objetivo especfico. Es decir cada uno de ellos puede presentar todo el ciclo del Sistema de Gestin Ambiental o parte de l. Ejecutado Ref. P/T Resp. H/H

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Anexo 7:

Estructura y Contenido del Informe de Auditora Ambiental Gubernamental

El informe de auditora deber tener una redaccin sucinta y concreta y deber presentar la siguiente estructura y contenido: TTULO I. INTRODUCCIN Comprende la informacin general concerniente al examen y a la entidad examinada. Su Estructura abarca los siguientes puntos: 1.1 Antecedentes Concordantes con los del Plan de auditora, es decir, todo aquello que dio origen a la realizacin de la auditora. 1.2 Objetivo de la auditora Se coloca el objetivo general y los objetivos especficos. 1.3 Alcance de la auditora Se indica claramente la cobertura y profundidad del trabajo, precisndose las reas evaluadas, el periodo examinado y el mbito geogrfico donde se ha practicado la auditora. Incluir de ser el caso la emisin de Informes Especiales y Administrativos, esbozando en forma general los motivos de ello. 1.4 Metodologa utilizada Se debe explicar claramente la metodologa aplicada para la obtencin y anlisis de la evidencia que ayudaron al cumplimiento de los objetivos. 1.5 Diagnstico de la entidad; Aqu el equipo de comisin concluye de manera integral cmo es que la entidad viene ejerciendo su rol de autoridad ambiental en el tema materia de evaluacin. 1.6 Comunicacin de Hallazgos Se indica que se realiz la comunicacin de hallazgos a los funcionarios y ex funcionarios, servidores y ex servidores de la entidad, de acuerdo a lo establecido en la Normativa. Se debe precisar los nombres y apellidos de las personas que no dieron respuesta a la comunicacin de hallazgos. Anexar la relacin de funcionarios, cargo, perodo y nmero de observaciones comunicadas. 1.7 Aspectos de importancia Se coloca en esta seccin aquellos puntos que si bien no forman parte del objetivo central de la auditora, su importancia merece ser revelada. Se recomienda que la informacin sea precisa y no abarque ms de una pgina. Nota: En caso de generarse como resultado de la auditora un Memorando de Control Interno presentado a la entidad, se anexar una copia al informe final. II. RESULTADOS DE LA AUDITORA Son principalmente, observaciones realizadas por el equipo auditor. Deben mantener la siguiente estructura: a) Sumilla, b) Condicin, c) Criterio, d) Causa, e) Efecto, f) Comentario de la entidad, cuya interpretacin debe formar parte del Informe y su anlisis debe ser anexado. III.CONCLUSIONES Toda observacin y todo aspecto de importancia generan una conclusin. Se recomienda que cada objetivo de la auditora resulte satisfecho, al menos, por una de esas conclusiones. Las conclusiones constituyen la interpretacin del auditor del hecho observado. IV. RECOMENDACIONES Se formulan a partir de cada una de las conclusiones. Las recomendaciones deben ser consistentes con la descripcin de los hechos y contener la opinin y criterios tcnicos de los auditores como resultado del trabajo realizado. Para su elaboracin, el auditor debe establecer claramente su relacin con la causa de la observacin. Lo recomendado debe permitir eliminar o neutralizar la causa raz de lo observado. V. ANEXOS El equipo auditor deber anexar: a) relacin de funcionarios involucrados en las observaciones, b) estructura de la entidad auditada, c) Diagnstico General Ambiental de auditora, que comprender el estado del problema ambiental, d) informes de especialistas, relacionados directamente con los hechos observados; e) copia del cargo del Memorando de Control Interno, en caso de haberse emitido uno; otros que el equipo crea necesario, sin caer en la redundancia ni en la extensin. En general el informe resultante de la Auditora Ambiental Gubernamental, debe contener una cartula, ndice, informe propiamente dicho y anexos.

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Anexo 8:

Memorando de Control Interno

El Memorando de Control Interno, tiene su estructura definida en el MAGU. A continuacin se presenta un ejemplo: MEMORANDO DE CONTROL INTERNO Seor JAIME PEREZ Cargo De nuestra consideracin.Hemos efectuado una Auditora Ambiental a [ nombrar las reas ], de acuerdo con las normas legales vigentes, con el fin de evaluar [ colocar el objetivo de la auditora y el perodo ]. En el planeamiento y ejecucin del presente examen, orientamos nuestros procedimientos de auditora a efectos de conocer el funcionamiento de la estructura de control interno vigente en las reas antes mencionadas. Sin embargo, advertimos ciertos asuntos relacionados con el funcionamiento de dicha estructura, que debemos incluir en esta comunicacin por no estar de acuerdo con las Normas Tcnicas de Control Interno emitidas por la Contralora General de la Repblica. Los asuntos que motivan nuestra atencin, estn relacionados con deficiencias importantes en el diseo y operacin de la estructura de control interno, que a nuestro juicio, podran afectar en forma negativa la capacidad de la entidad para [ mencionar los posibles efectos, por ejemplo, al registrar, procesar, resumir y reportar informacin ]. Es objetivo de una estructura de control interno, proporcionar a la administracin de la entidad, razonable seguridad de que las operaciones se ejecutan con su autorizacin y se registran adecuadamente. Debido a las limitaciones inherentes a cualquier estructura de control interno, pueden ocurrir errores o irregularidades y no ser detectadas. La debilidad material es una condicin en la cual, el diseo y operacin de los elementos especficos de la estructura de control interno, no logran reducir a un nivel relativamente bajo el riesgo de que errores o irregularidades en operaciones que podran ser importantes en relacin a los aspectos examinados, ocurran y no sean detectados oportunamente. Notamos ciertos aspectos que involucran la estructura de control interno y sus operaciones, considerados hallazgos, bajo las normas de auditora establecidas en el Per y las Normas de Auditora Gubernamental emitidas por la Contralora General de la Repblica. Los hallazgos de auditora comprenden aspectos relacionados con deficiencias en [ citar las deficiencias ] y se detallan en el anexo adjunto. [ Ciudad ], .. de de 20 ANEXO AL MEMORANDO DE CONTROL INTERNO 1. Sumilla del hallazgo Condicin Criterio Causa Efecto Recomendacin

---oOo--Nota: Por cada desviacin detectada se redacta una observacin, teniendo en cuenta las cualidades de un hallazgo, es decir la condicin criterio, causa y efecto. Adicionalmente al final de cada observacin se debe colocar la recomendacin.

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Anexo 9:

Estructura de Archivos de Papeles de Trabajo de la Auditora Ambiental Gubernamental

Cada comisin de auditora debe organizar un registro completo, ordenado y detallado de la labor efectuada durante todo el proceso de auditora. Para ello debe separar la documentacin de acuerdo al siguiente orden: REF. P/T. CONTENIDO

P P1 P2 C C1 C2 C3 I

ARCHIVO Permanente Documentos de Gestin de la Entidad (planes, presupuestos, otros) Normatividad (solo aquella que se utilice como criterio de auditora) ARCHIVO de Correspondencia Correspondencia Emitida (por la comisin de auditora) Correspondencia Recibida Otros documentos (memorandos internos, hojas informativas, informes de avances, otros). ARCHIVO Resumen (versiones de informes finales de auditora, carta de representacin y avances de informes de especialistas) ARCHIVO Plan y Programa (versiones del plan y programa, as como toda aquella informacin que ha sido necesaria utilizar para su elaboracin, se incluye los planes de calidad, riesgo y comunicacin de la auditora as como el diagnstico inicial) ARCHIVO Corriente: (informacin relacionada directamente al conocimiento de la entidad auditada) Incluye el desarrollo de los Procedimientos Generales ARCHIVO CORRIENTE: TOMO I: Desarrollo Objetivo Especfico 1 (Procedimientos) TOMO II: Desarrollo Objetivo Especfico 2 (Procedimientos) Nota: Por cada objetivo especfico se desarrollar un tomo de archivo corriente.

II

III

AGA

IV IV.100 IV.200 IV.300

COMUNICACIN DE HALLAZGOS Comunicacin de Hallazgos (incluye ampliaciones) Documentos de comentarios y aclaraciones Evaluacin de comentarios y aclaraciones

Nota: La codificacin final la dar la Supervisin en coordinacin con el auditor encargado, y quedar registrada en el Plan de Comunicaciones.

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PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA PARA EVALUAR LA GESTIN DE LOS GOBIERNOS LOCALES CON RELACIN AL ORDENAMIENTO TERRITORIAL

APNDICE A LA GUA DE AUDITORA AMBIENTAL GUBERNAMENTAL

Octubre 2008

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Control moderno, tcnico e imparcial al servicio del pas

GENARO MATUTE MEJA, PH.D.


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M.A. ROSA URBINA MANCILLA VICECONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA ING. PACO TOLEDO YALLICO GERENTE CENTRAL TCNICO NORMATIVO ING. JESS ARIAS VALENCIA
GERENTE DE MEDIO AMBIENTE Y PATRIMONIO CULTURAL

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NDICE

INTRODUCCIN ................................................................................................................................4 ELABORACIN DE LA POLTICA DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL. ......................................6 SISTEMA DE PLANIFICACIN MUNICIPAL. ....................................................................................8 ORGANIZACIN DEFINICIN DE ROLES Y RESPONSABILIDADES. .......................................14 ACONDICIONAMIENTO TERRITORIAL Y DESARROLLO URBANO. ...........................................16 IMPLEMENTACIN DE INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIN MUNICIPAL CONCERTADA.......19 SUPERVISIN, FISCALIZACIN Y CONTROL. .............................................................................21

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INTRODUCCIN

La planificacin territorial en el Per desde la dcada del noventa, con la desactivacin del Instituto Nacional de Planificacin, queda a cargo de las municipalidades provinciales y distritales, especializndose en la elaboracin de planes de acondicionamiento territorial y de desarrollo urbano que buscan garantizar la ocupacin racional y sostenible del territorio, en concordancia con las polticas nacionales, sectoriales y regionales1. La problemtica urbana en el Per, surge del acelerado crecimiento en las mayores ciudades del pas, que ha trado como consecuencia la aparicin de crecimientos urbanos desordenados; la especulacin con la tierra urbanizable; el encarecimiento de la vivienda; la tugurizacin en grandes sectores de la ciudad; al mismo tiempo, la incapacidad de proveer, en la cantidad y calidad necesaria los servicios de agua, desage y transporte, as como infraestructura y equipamiento para la educacin, salud y recreacin, y la degradacin del medio ambiente y ocupacin de zonas de alto riesgo ante desastres naturales, entre otros. La poblacin urbana en el Per es aproximadamente del 75 %. Se ubica preferentemente en la costa, que alberga al 73 % de la poblacin urbana nacional; la sierra, al 22 %, y la selva, el 5 % restante2. Los gobiernos locales tienen la responsabilidad de representar a la ciudadana y promover el desarrollo de la comunidad. El espacio local debe ser armnico y democrtico, pero ello no se limita solo a la convocatoria y participacin de la poblacin de la unidad poltico administrativa (provincia o distrito), sino tambin al uso racional del espacio en el que se llevan a cabo las diferentes actividades humanas. En ese sentido, cuando se hacen obras en un distrito o provincia, no solo se est beneficiando a la poblacin residente, sino que se est transformando el medio, el territorio, plasmndose en el espacio las decisiones polticas, originadas en la voluntad de la poblacin. Si bien es cierto, la planificacin de acciones del gobierno local es una tarea importante, en la prctica se la pospone por el criterio inmediato de efectuar acciones u obras de poco aliento y reducido impacto en el desarrollo local. En el marco de los compromisos internacionales, la Conferencia de las Naciones Unidas sobre el Medio Humano realizada en Estocolmo en el ao 1972, as como la Cumbre de la Tierra realizada en Ro de Janeiro en 1992, consagran el derecho de la persona humana a la libertad, la igualdad y al disfrute en condiciones de vida adecuadas, en un ambiente de calidad que le permita llevar una vida digna y gozar de bienestar, teniendo la obligacin y compromiso de proteger, conservar y mejorar el ambiente para las generaciones presentes y futuras.

1 2

Artculo 2 y 3 del Reglamento de Acondicionamiento Territorial y Desarrollo Urbano Decreto Supremo N 027-2003-VIVIENDA. El Catastro y el Planeamiento Urbano en el Per, Instituto de Investigacin y Capacitacin Municipal - INICAM

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Es por ello que, de acuerdo a lo establecido en la Ley 27972 Ley Orgnica de Municipalidades, le corresponde a los gobiernos locales la organizacin del espacio fsico y usos del suelo en sus respectivas jurisdicciones y requieren de un instrumento tcnico de gestin que establezca los procedimientos mnimos que deben seguir en el ejercicio autnomo de sus competencias, en materia de planeamiento y acondicionamiento territorial y desarrollo urbano, garantizando la ocupacin racional y sostenible del territorio, la armona entre el ejercicio del derecho de propiedad y el inters social y la coordinacin de los diferentes niveles del gobierno, de acuerdo a lo establecido en el Decreto Supremo N 0272003-VIVIENDA, Reglamento de Acondicionamiento Territorial y Desarrollo Urbano. Finalmente, siendo el control y la fiscalizacin herramientas necesarias en todo acto de administracin para garantizar la correcta aplicacin de las normas legales y recomendar la implementacin de medidas correctivas cuando el caso lo amerite, se formula este documento de orientacin, indispensable para auditores y personal relacionado con la Auditora Gubernamental, que proporciona una metodologa para la evaluacin y control de la gestin del ordenamiento territorial, con base en las tcnicas de auditora, a fin de sistematizar los procedimientos para la optimizacin de la ejecucin de la auditora de gestin ambiental por los rganos conformantes del Sistema Nacional de Control, SNC.

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Etapa del proceso Sub-etapa Actividad de la entidad


FUENTES DE CRITERIO

1. 1.1.

POLTICAS. ELABORACIN DE LA POLTICA DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL.

1.1.1. FORMULACIN Y APROBACIN DE LA POLTICA DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL.


Numeral 22.1, 22.2 y 22.3 del Artculo 22. Literal h, del Artculo 6 de la ley; Artculo 46 y literal a del Artculo 54 del reglamento. Artculo VIII de la Ley.

Ley N 28611, Ley General del Ambiente. Ley N 28245, Ley Marco del Sistema Nacional de Gestin Ambiental y el Decreto Supremo N 008-2005-PCM. Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS DE AUDITORA Procedimiento General

FORMULACIN DE POLTICA DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL Verificar y examinar que la Municipalidad cuente con una poltica de Ordenamiento Territorial aprobada, concordante con las polticas pblicas nacionales y regionales, evidenciando su implementacin en los documentos de gestin institucional municipal aprobados. P1 Elaboracin y Aprobacin de Lineamientos de la Poltica de Ordenamiento Territorial Local OTL. Verificar que la Municipalidad haya formulado la Poltica de Ordenamiento Territorial, a fin de extractar los principales lineamientos y evidenciar si son concordantes con los lineamientos establecidos en la Poltica Ambiental Local; verificando su aprobacin mediante Ordenanza Municipal y su registro en el Libro de Actas. P2 Revisin de Acuerdos de Concejo Municipal en materia de Ordenamiento Territorial. Revisar y analizar los acuerdos tomados en el Concejo Municipal, en relacin a la temtica de ordenamiento territorial, a fin de verificar la implementacin de los lineamientos de la poltica de Ordenamiento Territorial Local. P3 Implementacin de la Poltica de Ordenamiento Territorial. Verificar que la poltica de ordenamiento territorial aprobada, se encuentre incorporada en los documentos de gestin institucional, como: Plan de Desarrollo Municipal Concertado, Plan de Trabajo Institucional, Presupuesto Institucional, Plan de Acondicionamiento Territorial y Plan de Desarrollo Urbano; a fin de comprobar su implementacin.

Procedimientos especficos (P)

Documentos por revisar

o o o o o o o

Poltica de Ordenamiento Territorial aprobada; Plan de Desarrollo Municipal Concertado; Plan Operativo Institucional aprobado; Presupuesto Institucional aprobado; Ordenanzas municipales; Acuerdos de Concejo Municipal; Otros que el equipo de auditores considere.

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Riesgos (R)

R1 R2 R3

No se cuente con lineamientos de Poltica de Ordenamiento Territorial aprobados. Los lineamientos de la Poltica de Ordenamiento Territorial no se encuentren articulados con lo establecido en los documentos de gestin municipal. No se permita aplicar con eficiencia los mandatos legales vigentes relacionados con Ordenamiento Territorial. Crecimiento urbano-rural desordenado en relacin al uso y ocupacin del suelo. Carecer de un marco orientador para la formulacin de programas y proyectos relacionados con el Ordenamiento Territorial. Se obstaculiza el desarrollo sostenible del territorio.

Efectos (E)

E1 E2 E3

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Etapa del proceso Sub-etapa Actividad de la entidad


FUENTES DE CRITERIO

2. 2.1.

PLANIFICACIN. SISTEMA DE PLANIFICACIN MUNICIPAL.

2.1.1. PLANEAMIENTO Y GESTIN DEL ACONDICIONAMIENTO TERRITORIAL Y DESARROLLO URBANO.


Artculo 73 y 79. Numeral 19.1 y 19.2 del Artculo 19 y literales a y b del Artculo 20 y Artculo 23. Artculo 8 de la Ley y literal a y f del Artculo 6 del Reglamento. Artculos 3, 4, 5, 6, 7, 8,12,13,16,17,18,19, 21, 22, 23, 24, 25, 28, 29 y 30.

Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades. Ley N 28611, Ley General del Ambiente. Ley N 26839, Ley sobre la Conservacin y el Aprovechamiento Sostenible de la Diversidad Biolgica y el Decreto Supremo N 068-2001-PCM. Decreto Supremo N 027-2003-VIVIENDA, Reglamento de Acondicionamiento Territorial y Desarrollo Urbano y; Decreto Supremo N 012-2004-VIVIENDA, Modifican el Reglamento de Acondicionamiento Territorial y Desarrollo Urbano. Decreto Supremo N 087-2004-PCM, Reglamento de Zonificacin Ecolgica y Econmica ZEE. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS DE AUDITORA Procedimiento General

Artculos N 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11 y 12.

PLANEAMIENTO Y GESTIN DEL ACONDICIONAMIENTO TERRITORIAL Y DESARROLLO URBANO Revisar los documentos de planificacin formulados por la Municipalidad, a fin de examinar los procedimientos mnimos de su formulacin, aprobacin y/o modificacin, verificando su concordancia con las polticas nacionales, regionales y locales y su implementacin en los documentos de gestin institucional. P1 Formulacin, aprobacin o modificacin del Plan de Acondicionamiento Territorial 1.1 Revisar el Plan de Acondicionamiento Territorial, elaborado por la Municipalidad Provincial, a fin de verificar que dicho gobierno local, haya desarrollado los procedimientos mnimos en materia de planeamiento y acondicionamiento territorial, verificando si contiene la informacin siguiente: a. b. c. d. La poltica general referente a los usos del suelo.3 Los roles y funciones de los asentamientos poblacionales que conforman el sistema urbano provincial. La organizacin fsico - espacial de las actividades econmicas, sociales y poltico administrativas. La localizacin de infraestructura de transportes, comunicaciones, energa y saneamiento.

Procedimientos especficos (P)

Uso residencial, uso comercial , zona industrial, zona pre-urbana, zona de reserva para expansin urbana, zonas de recreacin, parque zonal, zona de reglamentacin especial, zona residencial de tratamiento especial, zona de proteccin ecolgica

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e. La ubicacin del equipamiento de servicios de salud, educacin, recreacin, esparcimiento, seguridad, cultura y administracin. f. La identificacin de las reas de proteccin ecolgica, reas de riesgo para la seguridad fsica y las afectadas por fenmenos naturales recurrentes. 1.2 Verificar la aprobacin mediante Ordenanza del Plan de Acondicionamiento Territorial por el Concejo Municipal, constatando su publicacin y comprobando que se haya seguido los procedimientos siguientes: a. Que la Municipalidad Provincial haya exhibido el proyecto del Plan en sus locales, en los Municipios distritales de su jurisdiccin y en la pgina web, durante 30 das calendario. b. Que el proyecto de Plan de Acondicionamiento Territorial cuente con la opinin del Ministerio de Vivienda, Construccin y Saneamiento y del Gobierno Regional correspondiente. Asimismo, verifique si el gobierno local ha subsanado las observaciones y recomendaciones emitidas que existieran. Las personas naturales o jurdicas hayan formulado sus observaciones, sugerencias y recomendaciones, debidamente sustentadas y por escrito. Que se haya realizado una Audiencia Pblica sobre el contenido del Plan, verificando la participacin de los representantes de los organismos del gobierno nacional, regional y distrital, as como de las universidades, organizaciones de la sociedad civil e instituciones representativas del sector empresarial, profesional y laboral de la jurisdiccin. El equipo Tcnico responsable de la elaboracin del Plan -en un plazo de 15 das calendario- haya incluido las sugerencias y recomendaciones formuladas por las personas naturales o jurdicas, o en todo caso, el pronunciamiento fundamentado de su desestimacin.

c. d.

e.

1.3 De ser el caso, examinar las modificaciones realizadas en el Plan de Acondicionamiento Territorial, teniendo en cuenta que se hayan formulado solo por razones de riesgo de la poblacin o por el desarrollo de proyectos de transcendencia nacional o regional, cumplindose, para su aprobacin por parte del Concejo Municipal, los pasos del procedimiento anterior. 1.4 Revisar las inversiones programadas y ejecutadas por la Municipalidad en el perodo auditado, a fin de evaluar su concordancia con las acciones programadas en el Plan de Acondicionamiento Territorial vigente. P2 Formulacin del Plan de Desarrollo Urbano 2.1 Revisar el Plan de Desarrollo Urbano formulado por la Municipalidad Provincial vigente por el perodo auditado, a fin de verificar su concordancia con el Plan de Acondicionamiento Territorial. Examinar que se haya elaborado de acuerdo a los procedimientos mnimos siguientes: a. b. c. d. e. La zonificacin de usos del suelo urbano y su normativa; El plan vial y de transporte y su normativa; Los requerimientos de vivienda para determinar las reas de expansin urbana y programas de densificacin, de acuerdo a las condiciones y caractersticas existentes; Los requerimientos de saneamiento, ambiental y de infraestructura de servicios bsicos; La preservacin de las reas e inmuebles de valor histrico monumental;

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f. g. h.

La programacin de acciones para la proteccin y conservacin ambiental y la de mitigacin de desastres; El nivel de servicio de los equipamientos de educacin, salud, seguridad, recreacin y otros servicios comunales; El Sistema de Inversiones Urbanas, a fin de promover las inversiones en la ciudad e incrementar el valor de la propiedad predial;

i. La delimitacin de reas que requieran de Planes Especficos. 2.2 Verificar la aprobacin del Plan de Desarrollo Urbano por parte del Concejo Municipal y mediante Ordenanza, constatando su publicacin y vigencia de cinco (05) aos, examinando que se hayan seguido los procedimientos siguientes:
a. Que la Municipalidad Provincial haya exhibido el proyecto del Plan en sus locales, en las Municipalidades Distritales de su jurisdiccin y a travs de su pgina Web, durante treinta (30) das calendario; b. Que el proyecto del Plan haya sido remitido en consulta a las Municipalidades Distritales de su jurisdiccin, verificando que se haya tomado en cuenta las observaciones y recomendaciones emitidas por estos, dentro del plazo establecido; c. Que se haya realizado una audiencia pblica sobre el contenido del Plan, verificando la convocatoria de las Municipalidades Distritales de su jurisdiccin, as como a las universidades, organizaciones de la sociedad civil e instituciones representativas del sector empresarial, profesional y laboral de la jurisdiccin; d. Las personas naturales o jurdicas de las jurisdicciones distritales involucradas, hayan formulado sus observaciones, sugerencias y recomendaciones, debidamente, sustentadas y por escrito, dentro del plazo establecido en el literal a; e. El equipo tcnico responsable de la elaboracin del plan, haya incluido las sugerencias y recomendaciones formuladas en un plazo de quince (15) das calendarios posteriores al plazo establecido en el literal a, o en todo caso indagar el pronunciamiento fundamentado de su desestimacin. 2.3 De ser el caso, examinar las modificaciones realizadas por el Concejo Municipal al Plan de Desarrollo Urbano, verificando que para su aprobacin se hayan seguido los pasos del procedimiento anterior y adems, se hayan tomado en cuenta lo establecido en el artculo 13 del D.S. 027-2003-VIVIENDA, como son: Las modificaciones de trazos de las Vas Expresas, Arteriales y Colectoras; Las que supriman, reduzcan o reubiquen las reas de reserva para equipamiento educativo de salud o recreativo. Las que dirijan la expansin urbana hacia lugares y direcciones diferentes a las establecidas originalmente en el Plan de Desarrollo Urbano; d. Las que cambien la Zonificacin Comercial, Industrial, Pre Urbana, Recreacin, Usos Especiales, Servicios Pblicos Complementarios, Zona de Reglamentacin Especial y Zona Monumental, o impliquen la modificacin de Zona Residencial de Baja Densidad a Densidad Media, o Zona Residencial de Densidad Media a Residencial de Alta Densidad. Asimismo, verifique que las modificaciones efectuadas por el Concejo Municipal al Plan de Desarrollo Urbano, no se hayan realizado en los siguientes casos: a. Los cambios de Zonificacin de una Zona Residencial de Baja Densidad a otra de Baja Densidad, o de una Zona Residencial de Densidad Media a otra de Densidad Media o de una Zona Residencial de Alta Densidad a otra de Alta Densidad, o de una Zona Comercial a una Residencial compatible; b. Las adecuaciones de trazo de los ejes de vas producto de la morfologa del suelo o del diseo de las Habilitaciones Urbanas, a. b. c.

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siempre que se mantenga la continuidad de las mismas. 2.4 Verificar y examinar que las modificaciones realizadas al Plan de Desarrollo Urbano no contemplen cambios en la zonificacin de los predios urbanos hacia una menor, ni disminucin del nivel de uso que modifiquen los parmetros normativos establecidos en el D.S. 027-2003-VIVIENDA. 2.5 Examinar el Sistema de Inversiones Urbanas -instrumento tcnico establecido en el Plan de Desarrollo Urbano- verificando que contenga los aspectos establecidos en el artculo 9 del D.S. 027-2003-VIVIENDA, tales como: a. El contexto social, econmico, cultural y sus relaciones con los mercados; b. Las inversiones actuales y futuras describiendo los tipos de empadronamientos inmobiliarios, tursticos, industriales, comerciales y de infraestructura; c. Los datos e indicadores de factibilidad de realizacin de proyectos de inversin, como son: valor de propiedad, zonificacin, factibilidad de servicios, accesibilidad y transporte. 2.6 Revisar y examinar las normas tcnicas urbansticas -contempladas en el Plan de Desarrollo Urbano- aprobadas por la Municipalidad, que regulan el uso del suelo y su compatibilidad con las distintas zonas urbanas para localizar actividades con fines de vivienda, recreacin, proteccin y equipamiento; as como la produccin industrial, comercio, transportes y comunicaciones, como son: a. Planos de Zonificacin Urbana, y; b. Reglamento de Zonificacin e ndices de Uso para la ubicacin de actividades urbanas. P3 Formulacin del Plan Especfico 3.1 Revisar el Plan Especfico , elaborado por la Municipalidad Provincial, a fin de examinar su contenido y verificar los siguientes aspectos: a. La delimitacin y caractersticas del rea; b. Los objetivos del Plan respecto a: La optimizacin del uso del suelo y de la propiedad predial; La dotacin, ampliacin o mejoramiento de los espacios y servicios pblicos y la calidad del entorno; c. El tipo de intervencin urbana a desarrollar: habilitacin, renovacin o reurbanizacin; d. Los programas y proyectos urbansticos a ejecutar; e. La propuesta de zonificacin y vas; f. Las etapas de desarrollo del Plan, programas de ejecucin y de financiamiento; g. El trazado general y caractersticas del espacio pblico y de las vas; h. La localizacin de equipamientos urbanos (educacin, salud, recreacin).
4

a. En aquellas reas no comprendidas en el Plan de Desarrollo Urbano. b. En aquellas reas identificadas y delimitadas en el Plan de Desarrollo Urbano. c. En aquellas reas que se desarrollen mediante Unidades de Gestin Urbanstica.

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3.2

Verificar la aprobacin del Plan Especfico, por parte del Concejo Municipal y mediante Ordenanza, constatando su publicacin y examinando que se hayan seguido los procedimientos siguientes: a. Que la Municipalidad haya exhibido el proyecto del Plan en sus locales, en las Municipalidades Distritales de su jurisdiccin y a travs de su pgina Web, durante treinta (30) das calendario; Que el proyecto del Plan haya sido remitido en consulta a las Municipalidades Distritales de su jurisdiccin, verificando que se hayan tomado en cuenta las observaciones y recomendaciones emitidas por estos, dentro del plazo establecido; Que la Municipalidad, dentro del plazo establecido, haya realizado exposiciones tcnicas del contenido del Plan, constatando la convocatoria a las Municipalidades Distritales de su jurisdiccin, y a los propietarios de los inmuebles localizados dentro del rea delimitada en el plan. Verificar la subsanacin de las observaciones, sugerencias y recomendaciones emitidas; El equipo tcnico responsable de la elaboracin del plan, haya incluido las sugerencias y recomendaciones formuladas en un plazo de quince (15) das calendario, posteriores al plazo establecido en el literal a, o en todo caso, indagar el pronunciamiento fundamentado de su desestimacin.

b.
c.

d.

P4 Formulacin del Plan Urbano Distrital 4.1 Revisar el Plan Urbano Distrital, formulado por la Municipalidad Distrital y vigente por el perodo auditado, a fin de verificar su concordancia con el Plan de Acondicionamiento Territorial y el Plan de Desarrollo Urbano. Examinar que se haya elaborado considerando los aspectos siguientes: a. La compatibilidad del ndice de Usos para ubicacin de actividades urbanas en las zonas residenciales, comerciales e industriales del distrito; b. La localizacin del comercio de nivel local C1; c. Los retiros de las edificaciones; d. La dotacin de estacionamientos en zonas comerciales y residenciales; e. Las disposiciones relativas al ornato y mobiliario urbano; f. Identificacin de las reas pblicas aptas para la inversin privada. 4.2 Verificar la aprobacin del Plan Urbano Distrital, por parte del Concejo Municipal Distrital, constatando su publicacin y vigencia de cinco (05) aos y la remisin de una copia a la Municipalidad Provincial correspondiente y examinar que se haya cumplido con los procedimientos siguientes: a. Que la Municipalidad Distrital haya exhibido el proyecto del plan en sus locales y a travs de su pgina web, durante los treinta (30) das calendario; b. Que la Municipalidad haya realizado una audiencia pblica sobre el contenido del plan, verificando la convocatoria a las universidades, organizaciones de la sociedad civil e instituciones representativas del sector empresarial, profesional y laboral de la jurisdiccin; c. Que las personas naturales o jurdicas del distrito involucradas hayan formulado sus observaciones, sugerencias y recomendaciones, debidamente sustentadas y por escrito, dentro del plazo establecido en el literal a; d. Que el equipo tcnico responsable de la elaboracin del Plan, haya incluido las sugerencias y recomendaciones formuladas en un plazo de quince (15) das calendario posteriores al plazo establecido en el literal a, o en todo caso indagar el

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4.3

pronunciamiento fundamentado de su desestimacin. De ser el caso, examinar las modificaciones realizadas por el Concejo Municipal al Plan Urbano Distrital, verificando que para la aprobacin de las modificaciones, se hayan cumplido los pasos del procedimiento anterior y adems constatar que: a. Se hayan aprobado Planes Especficos; b. Se hayan dictado normas municipales que alteren los aspectos revelados en el procedimiento 4.1; Plan de Acondicionamiento Territorial vigente. Plan de Desarrollo Urbano vigente. Plan Especfico vigente. Plan Urbano Distrital vigente. Planos de Zonificacin Urbana vigente. Reglamento de Zonificacin e ndices de uso. Plan de Desarrollo Municipal Concertado vigente. Presupuesto Institucional aprobado. Ordenanzas Municipales. Acuerdos de Concejo. Otros que el equipo de auditora considere.

Documentos por revisar

o o o o o o o o o o o R1 R2 R3

Riesgos (R)

Carecer de un Sistema de Planificacin Municipal Concertada: Planes de Acondicionamiento Territorial y de Desarrollo Urbano, o que no se encuentren articulados con las polticas nacionales, regionales y locales. No se encuentre regulada la Organizacin del Espacio Fsico y el Uso del suelo. Carecer de recursos presupuestales para la implementacin de los planes municipales. No se cumplan los objetivos y metas institucionales relacionadas a la temtica de acondicionamiento territorial y desarrollo urbano. No se cumplan con los procedimientos mnimos establecidos, en materia de planeamiento y gestin de acondicionamiento territorial y desarrollo urbano. Carecer de Infraestructura y Servicios. Crecimiento urbano-rural desordenado en relacin al uso y ocupacin del suelo.

Efectos (E)

E1 E2 E3 E4

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Etapa del proceso Sub-etapa Actividad de la entidad


FUENTES DE CRITERIO

3. 3.1.

EJECUCIN Y FUNCIONAMIENTO. ORGANIZACIN - DEFINICIN DE ROLES Y RESPONSABILIDADES.

3.1.1. ESTRUCTURA Y CAPACIDAD OPERATIVA DE LA MUNICIPALIDAD EN RELACIN AL DESARROLLO URBANO Y ACONDICIONAMIENTO TERRITORIAL.
Artculo V del Ttulo preliminar y Numeral 32 del Artculo 9. Literal a del Artculo 6. Literal d del Artculo 42. Artculo 3.

Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades. Ley N 27658, Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado. Ley N 27783, Ley de Bases de la Descentralizacin. Decreto Supremo N 043-2006-PCM, aprueban Lineamientos para la elaboracin y aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones ROF por parte de las entidades de la Administracin Pblica. Resolucin Jefatural N 109-95-INAP/DNR de 19.Jul.1995 que aprueba la Directiva N 002-95-INAP/DNR. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS DE AUDITORA Procedimiento General

Numeral 2 y 3.

EVALUACIN DE LA ORGANIZACIN DE LA MUNICIPALIDAD Examinar la organizacin de la Municipalidad en relacin a la temtica de acondicionamiento territorial y desarrollo urbano, analizando los roles y responsabilidades asignados a la unidad orgnica y personal correspondiente, en concordancia a los documentos tcnicos normativos vigentes e identificando adems, el desarrollo de capacidades para el cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad. P1 Anlisis de los documentos tcnicos normativos institucionales Analizar la estructura orgnica de la Municipalidad, verificando que las funciones y responsabilidades de las unidades encargadas del Ordenamiento Territorial se encuentren claramente definidas en el ROF, MOF y CAP aprobados y dems normativa complementaria, examinando adems lo siguiente:

Procedimientos especficos (P)

a. La concordancia con el marco jurdico vigente para la formulacin de instrumentos de gestin institucional; b. La competencia y permanencia del personal que labora en las unidades orgnicas sujetas a examen, revisando el perfil profesional
y experiencia laboral;

c. La modalidad de contrato del personal que labora en las unidades orgnicas sujetas a examen; verificando el cumplimiento de las
funciones y responsabilidades asignadas y que se encuentren articuladas con las funciones reveladas en los documentos tcnicos normativos institucionales.

d. Los cargos que haya previsto la Alta Direccin como necesarios para el normal funcionamiento de la entidad, concordantes con la
estructura orgnica.

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P2 Existencia de Programas de Capacitacin al personal Verificar si la Municipalidad ha venido realizando programas de capacitacin relacionados con la temtica de ordenamiento territorial, al personal profesional y tcnico de la unidad orgnica examinada, identificando el desarrollo de capacidades que contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas, relacionados con el ordenamiento territorial. Documentos por revisar o o o o o o R1 R2 R3 R4 Efectos (E) E1 E2 E3 Reglamento de Organizacin y Funciones ROF aprobado y correspondiente al perodo auditado; Manual de Organizacin y Funciones aprobado y correspondiente al perodo auditado; Cuadro de Asignacin de Personal aprobado y correspondiente al perodo auditado; Ordenanzas Municipales, Resolucin de Alcalda; Actas de los Acuerdos de Concejo Municipal; Otros que el equipo de auditora considere necesarios.

Riesgos (R)

Carencia de documentos tcnicos normativos institucionales actualizados y vigentes. Funciones compartidas por varias unidades orgnicas. No se tengan identificados los roles y las responsabilidades especficas de la unidad orgnica a examinar, concordantes con el marco jurdico vigente. No se priorice y optimice el uso de los recursos pblicos. No se cumplan las funciones de ordenamiento territorial. No se cumplan los objetivos y metas institucionales. No se puedan ejecutar planes, programas y proyectos relacionados con ordenamiento territorial; as como, no sean concordantes con la normativa vigente.

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Etapa del proceso Sub-etapa Actividad de la entidad


FUENTES DE CRITERIO

3. 3.2. 3.2.1.

EJECUCIN Y FUNCIONAMIENTO. ACONDICIONAMIENTO TERRITORIAL Y DESARROLLO URBANO. EJECUCIN DE PROGRAMAS Y ACONDICIONAMIENTO TERRITORIAL. PROYECTOS, EN MATERIA DE DESARROLLO URBANO Y

Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades. Ley N 27783, Ley de Bases de la Descentralizacin. Decreto Supremo N 027-2003-VIVIENDA, Reglamento de Acondicionamiento Territorial y Desarrollo Urbano y; Decreto Supremo N 012-2004-VIVIENDA, Modifican el Reglamento de Acondicionamiento Territorial y Desarrollo Urbano. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS DE AUDITORA Procedimiento General

Artculos 73 y 79. Artculos 6, objetivos a nivel ambiental, 20, 40, literales a, b, c, f y h del Artculo 42. Artculos N 47 y 48 de la modificatoria al reglamento.

IMPLEMENTACIN DE ACCIONES Y ACTIVIDADES PARA LA ORGANIZACIN DEL ESPACIO FSICO Y USO DEL SUELO Verificar que la Municipalidad Provincial haya implementado los mecanismos necesarios para ejecutar y regular las acciones y actividades relacionadas con la organizacin del espacio fsico y uso del suelo, a fin de examinar su concordancia con los objetivos y metas establecidos en los documentos de gestin institucional.

Procedimientos especficos (P)

P1 Implementacin de programas y/o proyectos Verificar y examinar los programas y/o proyectos ejecutados en el perodo de auditora, relacionados con la organizacin del espacio fsico y uso del suelo, a efectos de evaluar su compatibilidad con lo establecido en los documentos tcnicos normativos, como son, el Plan de Desarrollo Urbano y el Plano de Zonificacin vigentes. P2 Revisin del Plan de Trabajo, Presupuesto Institucional y sus respectivas evaluaciones Obtener, para el perodo auditado, los planes de trabajo, presupuesto institucional y sus respectivas evaluaciones, a fin de analizar: a) Si las metas y objetivos programados en dichos documentos de gestin son concordantes con las prioridades establecidas en los planes de acondicionamiento territorial y de desarrollo urbano vigentes. b) El comportamiento de la asignacin presupuestal para las reas a ser auditadas, en el perodo auditado. P3 Suscripcin de convenios de cooperacin interinstitucional 3.1 Verificar y examinar los convenios de cooperacin interinstitucional suscritos por la Municipalidad Provincial con universidades, colegios profesionales, organizaciones no gubernamentales y otras instituciones locales que tengan como propsito promover el cumplimiento de sus obligaciones en materia de desarrollo urbano y acondicionamiento territorial.

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3.2 Indagar si la Municipalidad Provincial ha celebrado convenios de cooperacin tcnica con el Ministerio de Vivienda, Construccin y Saneamiento, verificando lo siguiente: a) Haber recibido capacitacin y propuestas tcnicas, en materia de desarrollo urbano, adecuadas a las necesidades de las municipalidades y a las funciones que autnoma y descentralizadamente deben llevar a cabo en su mbito. b) Que se haya aplicado la metodologa adecuada para la preparacin, armonizacin o actualizacin del Plan de Acondicionamiento Territorial, Plan de Desarrollo Urbano y Plan Especfico, de conformidad con las necesidades locales establecidas. P4 Revisin de Opiniones Tcnicas Examinar las opiniones tcnicas, para el perodo auditado, emitidas por la Municipalidad Provincial, en relacin a los procesos de cambio o modificacin de zonificacin de usos de suelo y los procesos de habilitaciones urbanas, a fin de determinar el cumplimiento de los documentos tcnicos normativos aprobados, relacionados con el acondicionamiento territorial y desarrollo urbano. P5 Verificacin de Otorgamiento de licencias y autorizaciones Revisar las licencias de construccin y autorizaciones otorgadas en el perodo auditado por la Municipalidad Provincial, a fin de verificar su compatibilidad con la zonificacin establecida y el Plan de Desarrollo Urbano. Verificacin de la Ejecucin de obras Solicitar la relacin de obras de infraestructura urbana y rural de carcter multidistrital ejecutadas, tales como: corredores viales, vas troncales, puentes, parques, parques industriales, embarcaderos, terminales terrestres y otros similares, a fin de verificar su concordancia con los planes de desarrollo urbano y acondicionamiento territorial, el Plan de Desarrollo Municipal y el Plan de Desarrollo Regional vigente en el perodo de alcance de la auditora. o o o o o o o o o o o R1 Plan de Acondicionamiento territorial vigente. Plan de Desarrollo urbano vigente. Plan Especfico vigente. Plan Urbano distrital vigente. Planos de Zonificacin Urbana vigente. Reglamento de Zonificacin e ndices de uso. Plan de Desarrollo Municipal Concertado vigente. Presupuesto institucional y sus evaluaciones. Ordenanzas municipales. Acuerdos de concejo. Otros que el equipo de auditora considere.

P6

Documentos por revisar

Riesgos (R)

No contar con documentos tcnicos normativos para la organizacin del espacio fsico y uso del suelo, como son: Plan de Acondicionamiento Territorial, Plan de Desarrollo Urbano, Plano de Zonificacin Urbana, Reglamento de Zonificacin e ndices de Usos.

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R2 R3 R4 Efectos (E) E1 E2 E3

No se regule el otorgamiento de licencias de construccin, remodelacin o demolicin. Carecer de Catastro urbano y rural. Limitacin presupuestal para el cumplimiento de objetivos y metas. No se cumplan los objetivos y metas relacionados con la organizacin del espacio fsico y uso del suelo. Crecimiento urbano-rural desordenado en relacin al uso y ocupacin del suelo. No se cumpla con el marco jurdico vigente sobre el acondicionamiento territorial y desarrollo urbano.

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FUENTES DE CRITERIO

4. 4.1.

PRUEBAS E INSPECCIONES. IMPLEMENTACIN DE INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIN MUNICIPAL CONCERTADA.

4.1.1. VERIFICACIONES TCNICAS Y OCULARES.

Ley N 27785, Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica y su modificatoria Ley N 28422. Resolucin de Contralora N 112-2000-CG, Gua Metodolgica de Auditora de Gestin Ambiental. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS DE AUDITORA Procedimiento General

Inciso i del Artculo 22 y Artculo 6. Numeral 1 del Numeral II.3 Evaluacin y determinacin de los Impactos Ambientales Significativos de la Fase de Ejecucin.

INSPECCIONES FSICAS Efectuar selectivamente inspecciones fsicas a las actividades ejecutadas por la Municipalidad, en relacin al acondicionamiento territorial y desarrollo urbano, a fin de verificar el cumplimiento de los documentos tcnicos normativos emitidos. P1 Revisin de Programacin de inspecciones fsicas Revisar el Plan o Programa de visitas de inspeccin, elaborado en la fase de planificacin, y de ser necesario, incorporar actividades a ser consideradas en la inspeccin ocular a fin de verificar fsicamente (in situ) las actividades ejecutadas por la entidad en relacin a la gestin de ordenamiento territorial; debiendo contener como mnimo la informacin siguiente: o o o o o o o P2 Objetivo Actividad a desarrollar Lugares a visitar Recursos humanos Apoyo Logstico Duracin Responsable

Procedimientos especficos (P)

Ejecucin de las inspecciones fsicas Realizar, de manera coordinada con los funcionarios de la entidad, visitas de inspeccin a los lugares seleccionados, a fin de obtener la evidencia fsica, verificando: o o El cumplimiento de los Planes de Acondicionamiento Territorial y de Desarrollo Urbano. El Cumplimiento de la Zonificacin Urbana establecida: Residenciales, Vivienda Taller, Industriales, Comerciales, Pre urbana, Recreacin, Usos Especiales, Servicios Pblicos Complementarios, Zona de Reglamentacin Especial y Zona Monumental.

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o o o Documentos por revisar o o o o o R1 R2 R3 E1 E2

El cumplimiento del Reglamento de Zonificacin e ndices de Uso para la ubicacin de actividades urbanas. Que las licencias de construccin otorgadas sean compatibles con la zonificacin urbana establecida. El estado situacional de las viviendas asentadas en zonas declaradas como de riesgo y alta vulnerabilidad ante desastres naturales.

Plan de Acondicionamiento Territorial vigente. Plan de Desarrollo Urbano vigente. Plan de Desarrollo Municipal Concertado vigente. Presupuesto Institucional. Otros que el equipo de auditora considere.

Riesgos (R)

No haber diseado mecanismos de supervisin y fiscalizacin. Limitacin presupuestal para actividades de supervisin y fiscalizacin. Carecer de marco jurdico local concordantes con la normativa general vigente. No se implementan acciones correctivas oportunas para la organizacin, ocupacin y uso del suelo. No se cumplan los objetivos y metas institucionales.

Efectos (E)

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Etapa del proceso Sub-etapa Actividad de la entidad


FUENTES DE CRITERIO

5. 5.1.

CONTROLES Y REVISIONES. SUPERVISIN, FISCALIZACIN Y CONTROL.

5.1.1. SUPERVISIN, FISCALIZACIN Y CONTROL.


Artculos 30 y 31 y Numeral 1.4 del Artculo 79. Literales b y f del Artculo 42. Artculos 7, 15, 20 y 25.

Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades. Ley N 27783, Ley de Bases de la Descentralizacin. Decreto Supremo N 027-2003-VIVIENDA, Reglamento de Acondicionamiento Territorial y Desarrollo Urbano. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS DE AUDITORA Procedimiento General

MECANISMOS DE SUPERVISIN, FISCALIZACIN Y CONTROL Verificar los mecanismos de supervisin, fiscalizacin y control establecidos por la Municipalidad para la actividad de acondicionamiento territorial y desarrollo urbano, a efectos de examinar si se han establecido e implementado adecuadamente las medidas correctivas correspondientes. P1 Regulacin del uso del Suelo Revisar las normas, autorizaciones, derechos y licencias emitidas por la Municipalidad, a fin de verificar su articulacin con los programas y proyectos establecidos en los Planes de Desarrollo Urbano vigentes, y su regulacin con lo siguiente: P2 Organizacin del espacio fsico Uso del suelo. Zonificacin. Catastro urbano y rural. Habilitacin urbana. Saneamiento fsico legal de asentamientos humanos. Acondicionamiento territorial. Renovacin urbana. Infraestructura urbana y rural bsica. Viabilidad. Patrimonio histrico, cultural y paisajstico.

Procedimientos especficos (P)

Evaluacin de los Informes de Supervisin Obtener, para el perodo auditado, los Informes de Supervisin emitidos por la unidad o rea correspondiente, con relacin al uso del suelo y desarrollo urbano; extracte las principales observaciones y recomendaciones emitidas, a fin de verificar los correctivos del caso.

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P3

Evaluacin de los Informes de Auditora Indagar si, por el perodo auditado, se han realizado auditoras ambientales a la Municipalidad, con relacin a la gestin del acondicionamiento territorial y desarrollo urbano; asimismo, extracte las principales recomendaciones, a fin de realizar el seguimiento de su implementacin. Revisin de infracciones y sanciones Revisar las infracciones y sanciones emitidas por la Municipalidad, a fin de evaluar las medidas correctivas, implementadas por el gobierno local, para el cumplimiento de normas emitidas en relacin al acondicionamiento territorial y desarrollo urbano. o o o o o o o o o Planos de Zonificacin Urbana vigente. Reglamento de Zonificacin e ndices de uso. Plan de Desarrollo Municipal Concertado vigente. Presupuesto Institucional aprobado. Ordenanzas Municipales. Acuerdos de Concejo. Informes de Supervisin emitidos. Informes de Auditora. Otros que el equipo de auditora considere.

P4

Documentos por revisar

Riesgos (R)

R1 R2 R3

No haber diseado mecanismos de supervisin y fiscalizacin. Limitacin presupuestal para actividades de supervisin y fiscalizacin. Carecer de marco jurdico local concordante con la normativa general vigente. No se implementan acciones correctivas oportunas para la organizacin, ocupacin y uso del suelo. No se cumplan los objetivos y metas institucionales.

Efectos (E)

E1 E2

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PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA PARA EVALUAR LA GESTIN DE LOS GOBIERNOS LOCALES CON RELACIN A LA PREVENCIN Y ATENCIN DE DESASTRES

APNDICE A LA GUA DE AUDITORA AMBIENTAL GUBERNAMENTAL


Octubre 2008

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CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA

Control moderno, tcnico e imparcial al servicio del pas

GENARO MATUTE MEJA, PH.D.


CONTRALOR GENERAL DE LA REPBLICA

M.A. ROSA URBINA MANCILLA VICECONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA ING. PACO TOLEDO YALLICO GERENTE CENTRAL TCNICO NORMATIVO ING. JESS ARIAS VALENCIA
GERENTE DE MEDIO AMBIENTE Y PATRIMONIO CULTURAL

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NDICE

INTRODUCCIN ................................................................................................................................4 POLTICA LOCAL DE DEFENSA CIVIL. ............................................................................................6 PLANEAMIENTO DE DEFENSA CIVIL. .............................................................................................8 ORGANIZACIN - DEFINICIN DE ROLES Y RESPONSABILIDADES. .......................................11 PREVENCIN Y ATENCIN DE DESASTRES...............................................................................14 INSPECCIONES. ..............................................................................................................................18 SUPERVISIN, FISCALIZACIN Y CONTROL. .............................................................................20

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INTRODUCCIN

El Per se ubica en el denominado Cinturn de Fuego del Pacfico, caracterizado por su alta sismicidad, por lo que estamos expuestos permanentemente a la ocurrencia de terremotos, sismos y maremotos de diferente intensidad. En esta regin se registra el 85% de los movimientos ssmicos a nivel mundial. Durante los ltimos 95 aos (1913 2007), aproximadamente 35 sismos han sido registrados en el pas, la mayora en la costa, con magnitudes entre 5,9 y 8,41 grados en la escala de Richter. La vulnerabilidad de los asentamientos humanos ante los peligros naturales y antropognicos ha ido configurndose conforme se aceler el crecimiento demogrfico. Las ciudades han recibido, desde la dcada de los 50, grandes flujos migratorios debido a la reduccin de las condiciones de vida en las zonas rurales. La ocupacin espontnea del suelo urbano, sin planeamiento previo ni control, ha caracterizado la formacin de ciudades y centros poblados en zonas consideradas de alto riesgo como son las riberas de los ros, las terrazas de inundacin, los lechos de quebradas secas, los conos aluvionales de las microcuencas, zonas propensas a derrumbes o de escasa estabilidad de los suelos. Como consecuencia de ello, se identifica una gran vulnerabilidad de los asentamientos con respecto a cambios climticos severos del tipo del fenmeno del Nio, que trae lluvias intensas, activacin de las quebradas y ros con caudales extraordinarios, peligros naturales asociados que no se han tomado en cuenta al momento del emplazamiento y la expansin de los pueblos2. Entonces, prevenir es anticiparse o avizorar la ocurrencia de algn hecho, lo que conlleva a tomar medidas o decisiones pertinentes. La prevencin en desastres naturales comprende la preparacin y la educacin; as como el conjunto de medidas de ingeniera y legislacin diseadas para proporcionar proteccin y seguridad a la poblacin. Los fenmenos ssmicos son recurrentes, han ocurrido en el pasado y es de esperar que se repitan en el futuro. Entonces, el desarrollo de una cultura de prevencin, pasa por tomar en cuenta y participar, a nivel personal e institucional, en las actividades que el sistema nacional de defensa civil (SINADECI) prepara en el marco del Plan Nacional de Prevencin y Atencin de desastres. Es preciso saber que la buena organizacin, preparacin, educacin y, en general, una buena gestin de los desastres a nivel institucional, debe ser considerada como una inversin invalorable, ya que lograr salvar vidas humanas y ahorrar gastos en obras de reconstruccin de infraestructura daada. La Constitucin Poltica del Per establece en el artculo 163 que el Estado garantiza la seguridad de la Nacin mediante el Sistema de Defensa Nacional. La Defensa Nacional es integral y permanente y se desarrolla en los mbitos interno y externo. Por su parte, en su artculo 164 seala que la direccin, la preparacin y el ejercicio de la Defensa Nacional se realizan a travs de un sistema cuya organizacin y funciones son determinadas por ley.
1 2

Por una Cultura de Prevencin contra desastres naturales, Rodolfo Rodrguez, Universidad de Piura. Mayo, 2007. Plan de Prevencin de Prevencin y Atencin de Desastres, Ene.2004 Instituto Nacional de Defensa Civil.

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Por otro lado, mediante el artculo 1 del Decreto Ley N 19338, se cre el Sistema Nacional de Defensa Civil, como parte integrante de la Defensa Nacional, con la finalidad de proteger a la poblacin, previniendo daos, proporcionando ayuda oportuna y adecuada, y asegurando su rehabilitacin en caso de desastres o calamidades de toda ndole, cualquiera que sea su origen; constituido dentro del mbito de los gobiernos locales por la Oficina de Defensa Civil. Para el cumplimiento de las funciones descritas en la normativa precedente, es determinante que los gobiernos locales formulen un plan estratgico integral, as como los correspondientes Objetivos, Estrategias y Programas que dirijan y orienten el planeamiento para la prevencin, mitigacin de riesgos, preparacin y atencin de emergencias, as como para la rehabilitacin en caso de desastres, permitiendo reducir los daos, vctimas y prdidas que podran ocurrir a consecuencia de fenmenos naturales o tecnolgicos potencialmente dainos, mediante medidas de ingeniera, legislacin adecuada, formacin ciudadana, organizacin, desarrollo cultural e inclusin del concepto de prevencin en todas las actividades del pas, comprendido el desarrollo sostenible. Finalmente, siendo el control y la fiscalizacin herramientas necesarias en todo acto de administracin para garantizar la correcta aplicacin de las normas legales y recomendar la implementacin de medidas correctivas cuando el caso lo amerite, se formula este documento de orientacin, indispensable para auditores y personal relacionado con la Auditora Gubernamental, que proporciona una metodologa para la evaluacin y control de la gestin de la prevencin de desastres, con base en las tcnicas de auditora, a fin de sistematizar los procedimientos para la optimizacin de la ejecucin de la auditora de gestin ambiental por los rganos conformantes del Sistema Nacional de Control, SNC.

--ooOoo--

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Etapa del proceso Sub-etapa Actividad de la entidad

1. POLTICAS. 1.1. POLTICA LOCAL DE DEFENSA CIVIL. 1.1.1. FORMULACIN Y APROBACIN DE LOS LINEAMIENTOS DE POLTICA LOCAL DE DEFENSA CIVIL.

FUENTES DE CRITERIO Artculo 6 de la Ley, modificado por el literal a del artculo 2 del D.L. N 735. Ley N 19338 - Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil y su modificatoria Decreto Legislativo N 735. Literal a del Artculo 6 del reglamento. Decreto Supremo N 005-88-SGMD, Reglamento del Sistema de Defensa Civil. Artculo 1, Seccin Poltica Nacional de Prevencin y Atencin de Desastres del Plan Decreto Supremo N 001-A-2004-DE/SG, Plan Nacional de Prevencin y Nacional de Prevencin y Atencin de Desastres. Atencin de Desastres. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS DE AUDITORA Procedimiento General VERIFICAR LA EXISTENCIA DE LINEAMIENTOS DE POLTICA DE DEFENSA CIVIL Examinar si el Gobierno Local (Provincial y Distrital) ha formulado e implementado lineamientos de poltica, objetivos y estrategias en materia de Defensa Civil, Prevencin y Atencin de Desastres Naturales, concordantes con el marco poltico institucional nacional y regional. P1 Incorporacin de Lineamientos de Poltica en Defensa Civil Procedimientos especficos (P) Verificar que el Gobierno Local (Provincial y Distrital) haya incorporado lineamientos de poltica, objetivos y estrategias en materia de Defensa Civil, Prevencin y Atencin de Desastres, en los documentos de gestin institucional como: Plan de Desarrollo Concertado Local, Plan Estratgico Institucional, Presupuesto Institucional y Plan Operativo Institucional, a fin de comprobar su implementacin. P2 Coordinacin con el Gobierno Regional e Instituto Nacional de Defensa Civil INDECI Indagar si el gobierno Local ha realizado las coordinaciones necesarias con el Gobierno Regional correspondiente e INDECI, relacionadas a la formulacin y aprobacin de los Lineamientos de Poltica de Defensa Civil (Prevencin y Atencin de Desastres). P3 Revisin de Acuerdos de Concejo Municipal en materia de Defensa Civil Revisar y analizar los acuerdos tomados en el Concejo Municipal de la Municipalidad, en relacin a la temtica de Defensa Civil (Prevencin y Atencin de Desastres), a fin de verificar la implementacin de los lineamientos de poltica de Defensa Civil. P4 Difusin de los Lineamientos de Poltica de Defensa Civil Indagar si los lineamientos de poltica -objetivos y estrategias- han sido difundidos a los trabajadores de todas las dependencias del Gobierno Local y a la poblacin de su jurisdiccin. Documentos por revisar o Plan de Desarrollo Local Concertado vigente; o Plan Estratgico Institucional vigente; o Plan Operativo Institucional vigente en el perodo auditado; o Poltica Regional de Defensa Civil vigente; o Plan Nacional de Prevencin y Atencin de Desastres; o Ordenanzas Municipales; o Acuerdos de Concejo Municipal;

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Riesgos (R)

Efectos (E)

o Otros que el equipo de auditora considere necesarios. R1 Carecer de un marco orientador con objetivos, estrategias, programas, actividades, metas e indicadores de desempeo que permitan evaluar la gestin relacionada a la Prevencin y Atencin de Desastres. R2 Los lineamientos de la Poltica de Defensa Civil no se encuentren articulados con lo establecido en los documentos de gestin institucional. R3 Dificultad para aplicar con eficiencia los mandatos legales vigentes relacionados con Defensa Civil. E1 Carecer de un marco orientador para la formulacin de programas y proyectos relacionados con Prevencin y Atencin de Desastres. E2 Limitada programacin y gestin estratgica de actividades de Prevencin y Atencin de Desastres a nivel Provincial y Distrital. E3 Ausencia del componente de prevencin en los documentos de planificacin municipal.

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Etapa del proceso Sub-etapa Actividad de la entidad


FUENTES DE CRITERIO

2.

PLANIFICACIN.

2.1. PLANEAMIENTO DE DEFENSA CIVIL. 2.1.1. FORMULACIN DE INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIN.


Literales a y c del Artculo 3. Literal g del Artculo 8. Artculo IX del Ttulo Preliminar, Artculos 9 y 85. Artculo 2, Planeamiento Sectorial y Regional. Artculo Primero, Captulo III del Manual de Conocimientos Bsicos para Comits de Defensa Civil y Oficinas de Defensa Civil.

Ley N 19338, Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil. Decreto Supremo N 005-88-SGMD, Reglamento de la Ley Nacional de Defensa Civil. Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades. Decreto Supremo N 001-A-2004-DE/SG, Plan Nacional de Prevencin y Atencin de Desastres. Resolucin Jefatural N 466-2005-INDECI, Manual de Conocimientos Bsicos para Comits de Defensa Civil y Oficinas de Defensa Civil. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS DE AUDITORA Procedimiento General

EVALUACIN DE LOS INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIN DE DEFENSA CIVIL Examinar si el gobierno local ha formulado sus instrumentos de planificacin en materia de defensa civil, concordantes con lo establecido en el marco jurdico y los objetivos de poltica de prevencin y atencin de desastres vigentes, verificando su incorporacin en los documentos de gestin municipal. P1 Elaboracin y aprobacin de los Planes de Defensa Civil Revisar los planes de Defensa Civil formulados por el Gobierno Local, a efectos de verificar si son concordantes con los objetivos de la Poltica de Prevencin y Atencin de Desastres; examinando adems, las pautas establecidas para su elaboracin: a) Identificacin de peligros naturales y tecnolgicos; b) Anlisis de vulnerabilidades; c) Estimacin de riesgos; d) Incorporacin de la Prevencin en la Planificacin y el Desarrollo; e) Educacin y Capacitacin; f) Atencin de Emergencias; g) Rehabilitacin de Zonas afectadas; h) Fortalecimiento del Desarrollo Institucional.

Procedimientos especficos (P)

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P2

Incorporacin de los planes de Defensa Civil Revisar los documentos de gestin institucional formulados por el gobierno local, principalmente el Plan Estratgico Institucional PEI, a fin de verificar la incorporacin de programas y subprogramas del Plan de Prevencin y Atencin de Desastres, concordantes con los lineamientos de poltica, objetivos y estrategias establecidas tanto a nivel local como regional. Revisin del Plan Operativo y sus respectivas evaluaciones Verificar que el Gobierno Local haya incorporado en su Plan Operativo Institucional vigente en el perodo auditado, programas, proyectos y actividades relacionadas con la prevencin y atencin de desastres, examinando lo siguiente: a) Los objetivos y metas sean concordantes con los lineamientos de poltica vigentes para la prevencin y atencin de desastres; b) Las metas fsicas y financieras programadas para los proyectos o actividades, se hayan elaborado en funcin a las prioridades establecidas para la prevencin y atencin de desastres, verificando el sustento de cada meta; c) Las evaluaciones realizadas, a efectos de determinar el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos para la Prevencin y Atencin de Desastres.

P3

P4 Inclusin de actividades de Prevencin y Atencin de Desastres en el Presupuesto Institucional Revisar el Presupuesto Institucional de Apertura y el Modificado, a efectos de verificar el presupuesto asignado a las actividades relacionadas con prevencin y atencin de desastres, concordantes con las acciones establecidas en el Plan Estratgico Institucional. Documentos por revisar o o o o o o o o o o R1 R2 R3 R4 R5 E1 Plan de Desarrollo Local Concertado vigente para el perodo de alcance de la auditora; Plan Estratgico Institucional vigente para el perodo de alcance de la auditora; Plan Operativo Institucional vigente para el perodo de alcance de la auditora y sus evaluaciones; Presupuesto Inicial Anual y Presupuesto Inicial Modificado y sus evaluaciones; Plan Nacional de Prevencin y Atencin de Desastres; Plan Regional de Prevencin y Atencin de Desastres; Plan Local de Prevencin y Atencin de Desastres; Plan de Operaciones de Emergencia Regional; Plan de Contingencia; Otros que el equipo de auditora considere necesarios.

Riesgos (R)

Limitada implementacin de directrices relacionadas a la Prevencin y Atencin de Desastres. Carencia de una adecuada programacin de proyectos y/o actividades de prevencin y atencin de desastres. Limitada ejecucin de metas fsicas y financieras para la actividad de prevencin y atencin de desastres. Limitada asignacin presupuestal a los proyectos y/o actividades de prevencin y atencin de desastres. Desvo de asignaciones presupuestarias de proyectos y/o actividades de prevencin y atencin de desastres hacia otras actividades o fines. Limitada gestin de proyectos y/o actividades relacionadas a la Prevencin y Atencin de Desastres.

Efectos (E)

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Apndice a la Gua de Auditora Ambiental Gubernamental PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA PARA EVALUAR LA GESTIN DE LOS GOBIERNOS LOCALES CON RELACIN A LA PREVENCIN Y ATENCIN DE DESASTRES

E2 E3 E4

No se cumplan los objetivos y metas institucionales relacionados a la temtica de prevencin y atencin de desastres. Ausencia del componente de prevencin en los documentos de planificacin de desarrollo. Incumplimiento del propsito, funciones, responsabilidades y programas de Defensa Civil promovidos por las entidades a nivel nacional, regional y local.

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Etapa del proceso Sub-etapa Actividad de la entidad


FUENTES DE CRITERIO

3.

EJECUCIN Y FUNCIONAMIENTO.

3.1. ORGANIZACIN - DEFINICIN DE ROLES Y RESPONSABILIDADES. 3.1.1. ESTRUCTURA Y CAPACIDAD OPERATIVA DEL GOBIERNO LOCAL, EN RELACIN AL SISTEMA DE DEFENSA CIVIL.
Artculo V del Ttulo Preliminar, numeral 32 del Artculo 9 y Artculo 85. Literal a del Artculo 6. Literal d del Artculo 42. Artculo 3. Artculo 2 del D.L. N 735 que modifica el Artculo 4 y 10 de la referida ley. Literal d del artculo 4. Artculo Primero, Captulo III del Manual de Conocimientos Bsicos para Comits de Defensa Civil y Oficinas de Defensa Civil.

Ley 27972, Ley Orgnica de Municipalidades. Ley N 27658, Ley Marco de Modernizacin de la gestin del Estado. Ley N 27783, Ley de Bases de la Descentralizacin. Decreto Supremo N 043-2006-PCM, Lineamientos para la elaboracin y aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones - ROF, por parte de las entidades de la Administracin Pblica. Ley N 19338, Ley del Sistema de Defensa Civil y su modificatoria Decreto Legislativo N 735. Decreto Supremo N 005-88-SGMD, Reglamento de la Ley Nacional de Defensa Civil. Resolucin Jefatural N 466-2005-INDECI, aprueba el Manual de Conocimientos Bsicos para Comits de Defensa Civil y Oficinas de Defensa Civil. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS DE AUDITORA Procedimiento General

EVALUACIN DE LA ORGANIZACIN DE LA MUNICIPALIDAD Examinar la organizacin de la Municipalidad, en relacin a la temtica de Defensa Civil, analizando los roles y responsabilidades asignadas a la unidad orgnica y personal correspondiente, en concordancia con los documentos tcnicos normativos vigentes e identificando adems, el desarrollo de capacidades para el cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad.

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Procedimientos especficos (P)

P1

Anlisis de los documentos tcnicos normativos institucionales Analizar la estructura orgnica de la municipalidad, verificando que las funciones y responsabilidades de las unidades encargadas de la temtica de Defensa Civil, se encuentren claramente definidas en el ROF, MOF y CAP aprobados y dems normativa complementaria, examinando adems lo siguiente: a) La concordancia con el marco jurdico vigente para la formulacin de instrumentos de gestin institucional; b) La competencia y permanencia del personal que labora en las unidades orgnicas sujetas a examen, revisando el perfil profesional y experiencia laboral; c) La modalidad de contrato del personal que labora en las unidades orgnicas sujetas a examen; verificando el cumplimiento de las funciones y responsabilidades asignadas y que se encuentren articuladas con las funciones reveladas en los documentos tcnicos normativos institucionales; d) Los cargos que haya previsto la Alta Direccin como necesarios para el funcionamiento de la Oficina de Defensa Civil, concordantes con la estructura orgnica. Implementacin del Comit provincial y/o distrital de Defensa Civil Verificar que el Gobierno Local haya implementado el Comit provincial y/o distrital de Defensa Civil, a fin de examinar: a) Si las Comisiones que conforman el Comit del Gobierno Local viene cumpliendo sus funciones y actividades en materia de Prevencin y Atencin de Desastres, en concordancia con el Manual de Conocimientos Bsicos para Comits de Defensa Civil y Oficinas de Defensa Civil; b) El marco jurdico sobre la constitucin del Comit del Gobierno Local; c) La frecuencia de reuniones y asistencia de los representantes del Comit del Gobierno Local de Defensa Civil. d) El nmero de Inspectores Tcnicos de Seguridad que laboran en la Oficina de Defensa Civil, verificando si estos estn certificados por el Instituto Nacional de Defensa Civil - INDECI. Existencia de Programas de Capacitacin al personal Verificar si la Municipalidad ha venido realizando programas de capacitacin -en materia de Prevencin y Atencin de Desastres- al personal profesional y tcnico de la unidad orgnica examinada, identificando el desarrollo de capacidades que contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas. o o o o o Reglamento de Organizacin y Funciones aprobado y correspondiente al perodo auditado; Manual de Organizacin y Funciones aprobado y correspondiente al perodo auditado; Cuadro de Asignacin de Personal aprobado y correspondiente al perodo auditado; Legajos de Personal; Manual de Conocimientos Bsicos para Comits de Defensa Civil y Oficinas de Defensa Civil.

P2

P3

Documentos por revisar

o Otros que el equipo de auditora considere necesarios. Riesgos (R) R1 R2 Carencia de documentos tcnicos normativos institucionales actualizados y vigentes. Funciones compartidas por varias unidades orgnicas.

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R3 R4 R5 Efectos (E) E1 E2 E3 E4

Carencia en la identificacin de los roles y responsabilidades especficas de la unidad orgnica a examinar, concordantes con el marco jurdico vigente. No se priorice y optimice el uso de los recursos pblicos. Incumplimiento del propsito, funciones y responsabilidades en materia de Defensa Civil. No se cumplan las funciones establecidas para la efectiva gestin de Defensa Civil. No se logren los objetivos y metas institucionales. Debilidad del Sistema Nacional de Defensa Civil. No se ejecuten planes, programas y proyectos relacionados con la temtica de prevencin y atencin de desastres.

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Etapa del proceso Sub-etapa Actividad de la entidad


FUENTES DE CRITERIO

3.

EJECUCIN Y FUNCIONAMIENTO.

3.2. PREVENCIN Y ATENCIN DE DESASTRES. 3.2.1. EJECUCIN DE PROGRAMAS Y SUBPROGRAMAS DE PREVENCIN Y ATENCIN DE DESASTRES.

Ley N 19338, Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil y su modificatoria mediante Decreto Legislativo N 735. Decreto Supremo N 005-88-SGMD, Reglamento de la Ley Nacional de Defensa Civil. Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades. Decreto Supremo N 001-A-2004-DE/SG, Plan Nacional de Prevencin y Atencin de desastres. Resolucin Jefatural N 466-2005-INDECI, Manual de Conocimientos Bsicos para Comits de Defensa Civil y Oficinas de Defensa Civil. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS DE AUDITORA Procedimiento General

Artculos 2, 3, 4, 9, 10. Artculos 3, 8, 14 y 15 Numerales 1.2 y 3.2 del Artculo 85. Programas, Subprogramas y Responsables de su ejecucin. Captulos III, IV y V.

EJECUCIN DE INSTRUMENTOS DE GESTIN DE PREVENCIN Y ATENCIN DE DESASTRES Verificar si el Gobierno Local ha implementado las estrategias generales, a travs de programas y subprogramas -diseados de acuerdo a su competencia- concordantes con los objetivos de poltica de prevencin y atencin de desastres y el marco jurdico vigente relacionado a la temtica de Defensa Civil. P1 Implementacin de Sistema de deteccin y alerta Indagar que el Gobierno Local haya implementado redes, procedimientos y sistemas de deteccin y alerta ante peligros naturales y/o antropognicos, examinando, principalmente, que las redes de monitoreo y alerta de cuencas diseadas, cuenten con la informacin siguiente: a) Informacin sobre precipitaciones en partes altas de la cuenca; b) Informacin sobre caudales de ros y regmenes de escorrentas; c) Evaluacin de estabilidad de laderas (sismolgica geolgica); d) Diagnstico interdisciplinario y participatorio de cuencas; e) Evaluacin de la erosin de mrgenes de los ros. Revisin de Estimacin de Riesgos en el mbito local Verificar que el Gobierno Local haya realizado -en el mbito jurisdiccional- la estimacin de riesgos, examinando la informacin siguiente: a) Identificacin de peligros, contando con una base de datos georreferenciado por fenmeno y por peligro; b) Anlisis integral de vulnerabilidades ante desastres;

Procedimientos especficos (P)

P2

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c) Estimacin integral del riesgo en infraestructura de desarrollo; d) Inventario de peligros, vulnerabilidades y riesgos; e) Zonificacin, Reglamentacin y Planificacin de reas Urbanas y Rurales para el desarrollo con seguridad ante emergencias y desastres; f) Realizacin de inspecciones tcnicas de seguridad en Defensa Civil. P3 Definicin de actividades de Prevencin y Reduccin de Riesgos Comprobar si el Gobierno Local ha definido y priorizado actividades de prevencin y reduccin de riesgos, dentro del mbito de su jurisdiccin, examinando si dichas actividades identificadas se han incorporado dentro del Programa Quinquenal aprobado. Revisin de medidas alternas de prevencin y reduccin de riesgos Verificar que el Gobierno Local haya formulado medidas alternas de prevencin y reduccin de riesgos, en el mbito de su jurisdiccin, examinando si cuenta con la informacin siguiente: a) Relacin de obras de uso temporal para la rehabilitacin b) Plan de Financiamiento de obras de prevencin necesarias. c) Planes alternativos anuales de inversin en prevencin y reduccin de riesgos, a ser propuestos a la Cooperacin Internacional. d) Estudios de evaluacin costo efectividad, de las obras de prevencin no presupuestadas. Revisin del Manejo y Tratamiento de Asentamientos Humanos Verificar que el Gobierno Local, haya realizado el manejo y tratamiento a los Asentamientos Humanos e infraestructura localizados en zonas de alto riesgo dentro del mbito de su jurisdiccin, examinando lo siguiente: a) Si cuenta con el inventario de viviendas, locales pblicos y patrimonio cultural en riesgo, en el mbito de su jurisdiccin; b) Si ha establecido programas de reubicacin, mejoramiento y proteccin de viviendas, locales pblicos y patrimonio cultural del entorno en zonas de riesgo; c) Si ha adecuado la legislacin y las herramientas de control para el uso de suelos y el ordenamiento territorial, con fines de prevencin; d) Si ha realizado un anlisis de factores -a travs de Estudios de Microzonificacin de vulnerabilidades, Planes de Adecuacin e implementacin de medidas de prevencin y mitigacin- que permita la reduccin de la vulnerabilidad de centros poblados, edificaciones e infraestructura para el desarrollo. Articulacin de la poltica ambiental y de prevencin de desastres Verificar que la poltica ambiental formulada por el Gobierno Local se encuentre articulada con la poltica de prevencin de desastres aprobada, examinando la informacin siguiente: a) Incorporacin de la informacin sobre peligros, vulnerabilidades y riesgos en los diagnsticos y perfiles ambientales en el mbito de su jurisdiccin; b) Consideracin de la prevencin de desastres en los Estudios de Impacto Ambiental (EIA), Planes de Manejo Ambiental y Programas de Adecuacin al Medio Ambiente (PAMA) de los proyectos de infraestructura del mbito de su jurisdiccin; c) Promocin de estudios medioambientales locales que hayan considerado el peligro como restriccin determinante para la

P4

P5

P6

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d) e) f) g) P7

planificacin y el desarrollo sostenible de los centros poblados de su jurisdiccin; La elaboracin y puesta en marcha de programas de saneamiento bsico y de proteccin ante peligros ambientales, dentro del mbito de su jurisdiccin; La implementacin de planes de proteccin, ordenamiento y manejo de cuencas hidrogrficas deterioradas; Programas de control y mantenimiento de la infraestructura hidrulica (represas, reservorios), tendentes a reducir los riesgos de desbordes e inundaciones violentos. Instalacin de Centros de Control Permanente en el mbito de su jurisdiccin, sobre el manejo y transporte de productos qumicos y sustancias txicas.

Ejecucin del Programa de Ciudades Sostenibles Verificar si el Gobierno Local ha desarrollado estudios para fortalecer la ejecucin del programa de ciudades sostenibles, examinando la informacin siguiente: a) Convenios suscritos por el Gobierno Local con entidades tcnico cientficas nacionales y/o extranjeras, a efectos de examinar la ejecucin -de acuerdo a sus competencias- de estudios para la identificacin de peligros, anlisis de vulnerabilidades y estimacin de riesgos, examinando su concordancia con las medidas de prevencin establecidas. b) Guas especficas diseadas para el crecimiento urbano y rural del mbito jurisdiccional, considerando el componente de prevencin frente a desastres. Capacitacin en Prevencin de Desastres Revisar que el Gobierno Local haya ejecutado -en el mbito de su jurisdiccin- el Plan de Capacitacin en Defensa Civil, a efectos de verificar la promocin de acciones educativas en materia de prevencin y atencin de desastres, teniendo en cuenta lo siguiente: a) El suministro de conocimientos y materiales de capacitacin y difusin sobre prevencin de desastres a la poblacin. b) La implementacin de un Programa de diseo, edicin, divulgacin y distribucin de material didctico para la prevencin y atencin de desastres; c) La implementacin de un Programa de Capacitacin en Prevencin y Atencin de Desastres; d) La ejecucin de Programas de Seguridad Integral de las personas y las comunidades, del mbito de su jurisdiccin. Difusin de la informacin pblica para la prevencin y respuesta en caso de desastres Verificar que el Gobierno Local haya desarrollado campaas de informacin pblica en el mbito de su jurisdiccin, dando a conocer a la poblacin sobre los peligros y las medidas preventivas individuales y comunitarias. o o o o o o Ordenanzas Municipales; Poltica Ambiental aprobada; Plan Nacional de Prevencin y Atencin de desastres; Acuerdos de Concejo Municipal; Manual de Conocimientos Bsicos para Comits de Defensa Civil y Oficinas de Defensa Civil; Otros que el equipo de auditora considere necesarios.

P8

P9

Documentos por revisar

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Riesgos (R)

R1 R2 R3 R4 R5

No haber priorizado proyectos de prevencin y reduccin de riesgos. Limitacin presupuestal para el cumplimiento de objetivos y metas en la prevencin y atencin de desastres. No haber incluido dentro del presupuesto institucional actividades de prevencin, educacin y capacitacin en materia de Defensa Civil. Carencia de personal tcnico especializado en la gestin de riesgos de desastres. Carencia de normas, recursos y doctrina orientados a la proteccin de la poblacin en caso de desastres. No se cumplan los objetivos y estrategias relacionadas con la prevencin y atencin de desastres. Concentracin y asentamiento poblacional en zonas consideradas de alto riesgo. Dificultad para acceder a la cooperacin internacional en la formulacin e implementacin de proyectos de inversin en prevencin ante desastres. Incremento de la vulnerabilidad por la ocupacin desordenada de los suelos, principalmente por el crecimiento urbano no planificado. Dificultad para proveer de servicios pblicos bsicos: agua, luz, desage, entre otros.

Efectos (E)

E1 E2 E3 E4 E5

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Etapa del proceso Sub-etapa Actividad de la entidad


FUENTES DE CRITERIO

4. 4.1.

PRUEBAS E INSPECCIONES. INSPECCIONES.

4.1.1. VERIFICACIONES TCNICAS Y OCULARES.

Ley N 27785, Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica y su modificatoria Ley N 28422. Resolucin de Contralora N 112-2000-CG, Gua Metodolgica de Auditora de Gestin Ambiental. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS DE AUDITORA Procedimiento General

Inciso i del Artculo 22 y Artculo 6. Numeral 1 del Numeral II.3 Evaluacin y determinacin de los Impactos Ambientales Significativos de la Fase de Ejecucin.

INSPECCIONES FSICAS En base a la informacin obtenida y la determinacin de la muestra, efectuar inspecciones fsicas a las actividades desarrolladas por el Gobierno Local, en relacin a la temtica de Defensa Civil, a fin de verificar el cumplimiento de los documentos tcnicos normativos emitidos y su articulacin con los objetivos y estrategias establecidos en los lineamientos de la Poltica de Prevencin y Atencin de Desastres correspondiente. P1 Revisin de la Programacin de inspecciones fsicas Revisar el Programa de Inspeccin de la muestra seleccionada, y de ser necesario incorporar nuevas actividades a ser consideradas en la inspeccin ocular, teniendo en cuenta los procesos crticos identificados, los riesgos ambientales significativos y compromisos asumidos en relacin a la temtica de Defensa Civil, previo a ello, analizar la informacin siguiente: a) Programas y proyectos ejecutados en materia de prevencin y atencin de desastres, durante el perodo auditado; b) Importancia econmica o materialidad; c) Poblacin en riesgo; d) Denuncias efectuadas sobre la temtica de defensa civil; e) Magnitud o tamao; f) Datos estadsticos; g) Otros que el equipo de auditora considere necesarios. Ejecucin de inspecciones fsicas Realizar, de manera coordinada con los funcionarios de la entidad, visitas de inspeccin a los lugares seleccionados, a fin de obtener la evidencia fsica, verificando lo siguiente: o En base a datos geo referenciados, la identificacin de peligros en el mbito de su jurisdiccin;

Procedimientos especficos (P)

P2

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o o o o o o o

El cumplimiento de la zonificacin del grado de vulnerabilidad para diferentes magnitudes de fenmenos identificados; Ejecucin de los programas y proyectos establecidos en los Planes de Prevencin y Atencin de Desastres formulados por el Gobierno Local; Manejo Integral de Asentamientos Humanos en zonas de alto riesgo a desastres; Las edificaciones, industrias e instituciones inspeccionadas por los Inspectores Tcnicos en Seguridad de Defensa Civil; La evaluacin de la estabilidad de laderas, la erosin de las mrgenes de los ros, entre otros; La logstica y recursos humanos con que cuenta la Oficina de Defensa Civil implementada por el Gobierno Local; Otros que el equipo de auditora considere necesario verificar.

P3 Elaboracin de Actas de las inspecciones fsicas Elaborar las respectivas Actas de inspeccin de campo, debiendo ser suscrita por los representantes de la Municipalidad, por los auditores que participan en la visita y -de ser necesario- por algn representante de entidades directamente involucradas, que se encuentren presentes en el acto. Documentos por revisar o o o o o o R1 R2 R3 R4 E1 E2 E3 Informes de las Inspecciones Tcnicas de Seguridad en Defensa Civil emitidos; Informes de Auditora emitidos; Acuerdos de Concejo Municipal; Ordenanzas Municipales vigentes; Plan Nacional de Prevencin y Atencin de Desastres; Otros que el equipo de auditora considere necesarios.

Riesgos (R)

Carecer de mecanismos de supervisin y fiscalizacin; Limitacin presupuestal para actividades de supervisin y fiscalizacin; Carecer de marco jurdico local concordante con la normativa general sobre Defensa Civil vigente; Limitada planificacin en materia de Defensa Civil formulado e implementado por el Gobierno Local. Escasa incorporacin del componente prevencin en los documentos de planificacin municipal formulados. Ausencia de una cultura de prevencin a nivel de autoridades locales. Elevada concentracin poblacional en zonas calificadas como de alto riesgo.

Efectos (E)

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Etapa del proceso Sub-etapa Actividad de la entidad


FUENTES DE CRITERIO

5. 5.1.

CONTROLES Y REVISIONES. SUPERVISIN, FISCALIZACIN Y CONTROL.

5.1.1. INSPECCIONES TCNICAS DE SEGURIDAD EN DEFENSA CIVIL.

Ley N 19338, Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil y su modificatoria Decreto Legislativo N 735. Decreto Supremo N 005-88-SGMD, Reglamento de la Ley Nacional de Defensa Civil. Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades. Ley N 27783, Ley de Bases de la Descentralizacin Decreto Supremo N 013-2000-PCM, Reglamento de Inspecciones Tcnicas de Seguridad en Defensa Civil. Decreto Supremo N 066-2007-PCM, Nuevo Reglamento de Inspecciones Tcnicas de Seguridad en Defensa Civil.

Artculo 10

Literales a, b y d del artculo 8. Artculos 30, 31 y 85 de la Ley Orgnica de Municipalidades. Literales b y f del artculo 42. Captulo IX. Captulos I y II del Ttulo II La Inspeccin Tcnica de Seguridad en Defensa Civil. Captulos II y IV del Ttulo III y Ttulo IV. Numeral 2 del Captulo III: Funciones Especficas de las Oficinas de Defensa Civil Regionales y de los Gobiernos Locales y Numeral 2 del Captulo IV: Principales Funciones de los Comits de Defensa Civil.

Resolucin Jefatural N 466-2005-INDECI, Manual de conocimientos bsicos para Comits de Defensa Civil y Oficinas de Defensa Civil.
DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS DE AUDITORA Procedimiento General

MECANISMOS DE SUPERVISIN, FISCALIZACIN Y CONTROL Verificar los mecanismos de supervisin, fiscalizacin y control establecidos por el Gobierno Local, en materia de defensa civil, a fin de evaluar si se han establecido e implementado adecuadamente las medidas preventivas y correctivas correspondientes, articuladas con el marco jurdico vigente. P1 Revisin de los resultados de las Inspecciones Tcnicas de Seguridad en Defensa Civil Verificar que el Gobierno Local -por el perodo auditado- haya realizado las Inspecciones Tcnicas de Seguridad en Defensa Civil (bsica y previas a eventos y/o espectculos pblicos; segn corresponda) a las instalaciones permanentes (donde concurre pblico o se desarrollen actividades productivas), las edificaciones, industrias e instituciones, entre otras; a fin de examinar lo siguiente: a) El cumplimiento de los procedimientos establecidos en el Texto nico de Procedimientos Administrativos TUPA vigente. b) El Acta de Diligencia de Verificacin de Condiciones de Seguridad Declaradas. c) Los Informes emitidos por los inspectores tcnicos de seguridad en Defensa Civil, a fin de verificar las acciones preventivas y correctivas correspondientes.

Procedimientos especficos (P)

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d) Si cuentan con el Certificado de Inspeccin Tcnica de Seguridad en Defensa Civil vigente, previo al otorgamiento de autorizacin, permiso o licencia de apertura o funcionamiento. P2 Revisin de las atribuciones y responsabilidades de los Inspectores Tcnicos de Seguridad en Defensa Civil Verificar que los Inspectores Tcnicos con los que cuenta el Gobierno Local para efectuar las inspecciones tcnicas, hayan cumplido los requisitos exigidos en la normativa vigente, tales como: a) Haber aprobado el curso de capacitacin para Inspectores Tcnicos de Seguridad en Defensa Civil; b) Haber sido autorizado mediante Resolucin emitida por la Direccin Nacional de Prevencin del INDECI; c) Encontrarse inscrito en el Registro Nacional de Inspectores Tcnicos de Seguridad en Defensa Civil, teniendo en cuenta, tres (3) aos de experiencia como tcnico, bachiller o profesional, contados desde la obtencin del ttulo a nombre de la nacin, para ejecutar la inspeccin bsica. Revisin de los ingresos captados por concepto de Inspecciones Tcnicas Revisar los ingresos captados por el Gobierno Local en el perodo auditado por concepto de Inspecciones Tcnicas de Seguridad en Defensa Civil, verificando que el 100% del monto recaudado haya sido revertido en el pago de profesionales que ejecutan dichas inspecciones tcnicas y gastos administrativos relacionados a la temtica de defensa civil. Evaluacin de los Informes de Auditora Indagar si en el perodo auditado se han realizado auditoras ambientales al Gobierno Local, con relacin a la gestin de Prevencin y Atencin de Desastres y extractar las principales recomendaciones, a fin de efectuar el seguimiento de su implementacin. o o o o o o o o o o R1 R2 R3 R4 R5 Informes de Inspeccin Tcnica emitidos; Actas de diligencia; Certificados de Inspeccin Tcnica de Seguridad en Defensa Civil; Presupuesto Institucional aprobado y sus respectivas evaluaciones; TUPA vigente; Informes de Auditora emitidos; Acuerdos de Concejo Municipal; Ordenanzas Municipales vigentes; Plan Nacional de Prevencin y Atencin de Desastres; Otros que el equipo de auditora considere necesarios.

P3

P4

Documentos por revisar

Riesgos (R)

No se cumplan los objetivos y metas institucionales. Limitada asignacin presupuestal para realizar actividades de supervisin y control. Carecer de marco jurdico local concordante con la normativa general vigente. No se implementen acciones correctivas oportunas. No se tengan identificadas las zonas de riesgo.

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Efectos (E)

E1 E2 E3 E4

Ausencia del componente de prevencin en los documentos de planificacin de desarrollo. Escasa autoridad y capacidad del Gobierno Local para establecer acciones de prevencin en el mbito de su jurisdiccin. Ausencia de conciencia pblica frente a la prevencin y atencin de desastres. Carencia de una cultura de prevencin a nivel de las autoridades locales.

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PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA PARA EVALUAR LA GESTIN DE LOS GOBIERNOS LOCALES PROVINCIALES CON RELACIN AL MANEJO DE LOS RESIDUOS SLIDOS

APNDICE A LA GUA DE AUDITORA AMBIENTAL GUBERNAMENTAL

Octubre 2008

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CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA

Control moderno, tcnico e imparcial al servicio del pas

GENARO MATUTE MEJA, PH.D.


CONTRALOR GENERAL DE LA REPBLICA

M.A. ROSA URBINA MANCILLA VICECONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA ING. PACO TOLEDO YALLICO GERENTE CENTRAL TCNICO NORMATIVO ING. JESS ARIAS VALENCIA
GERENTE DE MEDIO AMBIENTE Y PATRIMONIO CULTURAL

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NDICE

INTRODUCCIN ................................................................................................................................4 FORMULACIN DE LA POLTICA AMBIENTAL. ..............................................................................6 PLAN INTEGRAL DE GESTIN DE RESIDUOS SLIDOS - PIGARS. ............................................8 ORGANIZACIN - DEFINICIN DE ROLES Y RESPONSABILIDADES. .......................................10 MANEJO DE RESIDUOS SLIDOS MUNICIPALES RSM. ..........................................................12 INSPECCIONES DE VERIFICACIN. .............................................................................................15 SUPERVISIN, FISCALIZACIN Y CONTROL. .............................................................................17

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Apndice a la Gua de Auditora Ambiental Gubernamental PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA PARA EVALUAR LA GESTIN DE LOS GOBIERNOS LOCALES PROVINCIALES CON RELACIN AL MANEJO DE LOS RESIDUOS SLIDOS

INTRODUCCIN

La gestin de los residuos slidos en el pas tiene como finalidad su manejo integral y sostenible, mediante la articulacin, integracin y compatibilizacin de las polticas, planes, programas, estrategias y acciones de quienes intervienen en su gestin y manejo, aplicando los lineamientos de poltica establecidos en el Artculo 4 del Decreto Legislativo N 1065, que modifica la Ley 27314, Ley General de Residuos Slidos, entre los que figura: Establecer un sistema de responsabilidad compartida y de manejo integral de los residuos slidos, desde la generacin hasta su disposicin final, a fin de evitar situaciones de riesgo e impactos negativos en la salud humana y en el ambiente. Las municipalidades provinciales y distritales son las responsables de asegurar el desarrollo de un adecuado sistema de gestin de residuos slidos desde la recoleccin hasta la disposicin final. La municipalidad provincial debe desarrollar participativamente el PIGARS, Plan Integral de Gestin de Residuos Slidos, y remitir a la autoridad ambiental nacional sus informes de gestin de residuos slidos. Adems, las municipalidades distritales y centros poblados menores deben elaborar sus planes del sistema de gestin de residuos slidos en coordinacin con la municipalidad provincial. En el ao 1997, con el apoyo de la Organizacin Panamericana de la Salud, OPS, se desarroll en el Per el anlisis sectorial de residuos slidos. A partir del diagnstico de la gestin y manejo de residuos en nuestro pas, se formul una serie de medidas y estrategias que iniciaron un proceso de reforma en la gestin de los residuos. As, en el ao 2000 se promulg la Ley General de Residuos Slidos, Ley N 27314, marco que defina las polticas y las competencias y atribuciones institucionales en materia de residuos slidos. Actualmente, ha sido modificada por el Decreto Legislativo N 1065, con la finalidad de promover el desarrollo de la infraestructura de residuos slidos, para atender la demanda creciente de la poblacin y del propio sector privado que constituye una fuente importante de generacin de residuos 1. As tambin, en julio del 2004 se promulg el reglamento de la Ley General de Residuos Slidos2; normas de gran importancia que permiten emprender con seguridad jurdica una serie de esfuerzos conducentes a mejorar la gestin de los residuos slidos en nuestro pas. En el Per se generan aproximadamente trece mil toneladas diarias de residuos slidos municipales y menos de la quinta parte recibe disposicin final adecuada. As mismo, solo la cuarta parte de las casi doscientas municipalidades provinciales ha elaborado su plan de manejo de residuos slidos. Esto denota la importancia de establecer una gestin adecuada de residuos slidos por parte de las municipalidades, debido a que su ausencia o ineficiencia afecta directamente la salud de los ciudadanos y contribuye a la contaminacin del medioambiente.

1 2

Decreto Legislativo N 1065 del 27 de junio de 2008, que modifica la Ley N 27314, Ley General de Residuos Slidos. Decreto Supremo N 0572004PCM, que aprueba el Reglamento, en vigencia a la fecha, de la Ley N 27314.

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La cobertura de los servicios es muy baja; solo el 19,7 % de los residuos se dispone en rellenos sanitarios y el 46 % en botaderos controlados; se recicla el 14,7 % y se deriva al ambiente el 19,6 % que es vertido en ros, playas, espacios pblicos, espacios naturales, entre otros3. Los residuos slidos estn compuestos por un alto porcentaje de materia orgnica que constituye el 54,5 % del peso, mientras que los materiales altamente reciclables como el papel, cartn, plsticos, metales, textiles, entre otros representan el 20,3 % y los materiales no reciclables constituyen 25,2 % del peso4. La situacin actual del manejo de los residuos slidos en nuestro pas tiene una estrecha relacin con la pobreza, las enfermedades y la contaminacin ambiental. El an significativo crecimiento poblacional, sumado a hbitos de consumo inadecuados, procesos migratorios desordenados y flujos comerciales insostenibles, incide en una mayor generacin de residuos slidos. Su incremento, excede cualquier financiamiento a las inversiones en la prestacin de los servicios, colocando en una situacin de riesgo la salud de las personas y reduciendo las oportunidades de desarrollo. Es entonces que, siendo el control y la fiscalizacin herramientas necesarias en todo acto de administracin para garantizar la correcta aplicacin de las normas legales y recomendar la implementacin de medidas correctivas cuando el caso lo amerite, se formula este documento de orientacin, indispensable para auditores y personal relacionado con la Auditora Gubernamental, que proporciona una metodologa para la evaluacin y control de la gestin de los residuos slidos, con base en las tcnicas de auditora, a fin de sistematizar los procedimientos para la optimizacin de la ejecucin de la auditora de gestin ambiental por los rganos conformantes del Sistema Nacional de Control, SNC.

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3 4

Gua para la Elaboracin de Ordenanzas para la Gestin Ambiental de Residuos Slidos, CONAM, Per. Julio-2006. Gua Tcnica para la Formulacin e Implementacin de Planes de Minimizacin y reaprovechamiento de Residuos Slidos en el nivel Municipal, CONAM, Per, 2006.

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Etapa del proceso Sub-etapa Actividad de la entidad


FUENTES DE CRITERIO

1. 1.1.

POLTICAS. FORMULACIN DE LA POLTICA AMBIENTAL.

1.1.1. GESTIN DE RESIDUOS SLIDOS.


Artculos 24, 25 y 26 de la Ley y artculos 45 y 46 del Reglamento. Numeral 7 del artculo 9 y artculo 97 de la Ley Orgnica de Municipalidades. Artculo 4 del Decreto Legislativo

Ley N 28245, Ley Marco del Sistema Nacional de Gestin Ambiental, y el Decreto Supremo N 008-2005-PCM. Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades. Decreto Legislativo N 1065, que modifica la Ley N 27314, Ley General de Residuos Slidos. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS DE AUDITORA Procedimiento General

VERIFICAR LA FORMULACIN, APROBACIN E IMPLEMENTACIN DE LA POLTICA AMBIENTAL Verificar que el Gobierno Local haya formulado, aprobado e implementado la Poltica Ambiental Local, concordante con la poltica ambiental regional, a fin de examinar los lineamientos establecidos para la gestin de los Residuos Slidos Municipales. P1 Formulacin de la Poltica Ambiental Examinar que la Poltica Ambiental Local se encuentre articulada con los lineamientos de las polticas y planes de desarrollo local como son: los Planes de Desarrollo Concertado, Plan Operativo Institucional, Presupuesto Institucional, entre otros. Aprobacin de la Poltica Ambiental Local Revisar y evidenciar que la Poltica Ambiental Local, se encuentre aprobada por el gobierno local y regulada mediante Ordenanza Municipal. Lineamientos para la gestin de residuos slidos en la Poltica Ambiental Revisar la poltica ambiental local aprobada y extractar los lineamientos de poltica formulados para la gestin de los residuos slidos municipales RSM, a efectos de verificar su incorporacin en el Plan Integral de Gestin Ambiental de Residuos Slidos PIGARS. o o o o o o o o Poltica Ambiental aprobada; Plan de Desarrollo Municipal Concertado; Plan Integral de Gestin Ambiental de Residuos Slidos - PIGARS; Plan Operativo Institucional; Presupuesto Institucional; Ordenanzas municipales; Acuerdos de Concejo Municipal; Otros que el equipo de auditores considere.

Procedimientos especficos (P)

P2

P3

Documentos por revisar

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Riesgos (R) Efectos (E)

R1 No se hayan establecido lineamientos de poltica para la gestin de los residuos slidos revelados en la Poltica Ambiental Local aprobada por la entidad. E1 Se efecten programas, proyectos y actividades que no son concordantes con las prioridades ambientales establecidas en la Poltica Ambiental aprobada que debe guiar la gestin de la calidad ambiental al aprovechamiento sostenible, la conservacin de los recursos naturales y el bienestar de la poblacin.

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Etapa del proceso Sub-etapa Actividad de la entidad


FUENTES DE CRITERIO

2. 2.1

PLANIFICACIN. PLAN INTEGRAL DE GESTIN DE RESIDUOS SLIDOS - PIGARS.

2.1.1. FORMULACIN E IMPLEMENTACIN DEL PIGARS.


Numeral 1 del Artculo 10 del Decreto Legislativo, y literal e del artculo 8 y artculo 23 del reglamento. Artculos 80 y 97 de la Ley.

Decreto Legislativo N 1065, que modifica la Ley N 27314, Ley General de Residuos Slidos, y D.S. N 057-2004-PCM Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS DE AUDITORA Procedimiento General

REVISIN DE LA FORMULACIN E IMPLEMENTACIN DEL PIGARS Verificar la elaboracin y aprobacin del instrumento de gestin ambiental PIGARS, a fin de conocer los objetivos y metas de largo plazo, planes de accin de corto y mediano plazo diseados por el gobierno local provincial, en relacin a los residuos slidos municipales generados, concordantes con las polticas de desarrollo local. P1 Revisin del instrumento de gestin ambiental: PIGARS Solicitar el PIGARS aprobado por el gobierno local provincial, a fin de examinar si cuenta con la informacin siguiente: a) Diagnstico de la situacin del manejo de los Residuos Slidos de origen municipalRSM; b) Los objetivos y alcances de corto (1 a 2 aos), mediano (3 a 5 aos) y largo plazo (ms de 5 aos); c) Identificacin de alternativas de menor costo econmico-financiero e impacto ambiental negativo; d) Mecanismos para la participacin social y del sector privado; e) Plan Operativo de corto plazo que considere actividades, tareas y responsabilidades, productos, indicadores, recursos y fuentes de financiamiento necesarios para su ejecucin; f) Programa de Monitoreo y Evaluacin. Implementacin del instrumento de gestin ambiental: PIGARS Examinar si las acciones establecidas en el PIGARS, son compatibles con los planes formulados por el gobierno local como son: el Plan de Desarrollo Concertado, Plan Estratgico, Plan Operativo Institucional y Plan de Desarrollo Urbano. Revisin de Programas y Proyectos de RSM Revisar los programas y proyectos contemplados en el PIGARS aprobado, a efectos de verificar si se han incorporado en el Plan Operativo Institucional y cuentan con las asignaciones presupuestarias correspondientes.

Procedimientos especficos (P)

P2

P3

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P4

Revisin de la Zonificacin Provincial Revisar la zonificacin provincial, a efectos de verificar, si se ha considerado en dicho documento, los proyectos de infraestructura de residuos slidos. Verificacin de las etapas del manejo de los RSM. Revisar el proceso diseado para la gestin y el manejo de los RSM, a efectos de conocer el ciclo de vida que siguen los residuos slidos generados. o o o o o o Plan Integral de Gestin de Residuos Slidos PIGARS vigente; Plan de Desarrollo Local Concertado vigente; Presupuesto Institucional; Ordenanzas municipales; Acuerdos de Concejo Municipal; Otros que el equipo de auditora considere necesarios.

P5

Documentos por revisar

Riesgos (R)

R1 Carecer de objetivos y alcances a corto, mediano y largo plazo para el manejo integral de los RSM. R2 Carecer de un diagnstico de la situacin actual de los RSM. R3 No se cumplan con los lineamientos de la poltica ambiental aprobada por la municipalidad, referidos a la gestin y manejo de los residuos slidos. R4 No se hayan identificado programas y proyectos para el manejo de los residuos slidos. Inadecuada prestacin de los servicios de limpieza pblica; desde la generacin hasta la disposicin final. Incremento de puntos informales para la eliminacin de los RSM. Contaminacin de fuentes de agua por acumulacin de RSM. Afectaciones a la salud de la poblacin cercana al depsito de RSM.

Efectos (E)

E1 E2 E3 E4

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FUENTES DE CRITERIO

3. 3.1

EJECUCIN Y FUNCIONAMIENTO ORGANIZACIN - DEFINICIN DE ROLES Y RESPONSABILIDADES.

3.1.1. ESTRUCTURA Y CAPACIDAD OPERATIVA DE LA MUNICIPALIDAD, EN RELACIN A LA GESTIN DE LOS RESIDUOS SLIDOS.
Artculo V del Ttulo preliminar y Numeral 32 del Artculo 9. Literal a del Artculo 6. Literal d del Artculo 42. Artculo 3.

Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades. Ley N 27658, Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado. Ley N 27783, Ley de Bases de la Descentralizacin. Decreto Supremo N 043-2006-PCM, aprueban Lineamientos para la elaboracin y aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones ROF por parte de las entidades de la Administracin Pblica. Resolucin Jefatural N 109-95-INAP/DNR de 19.Jul.1995 que aprueba la Directiva N 002-95-INAP/DNR. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS DE AUDITORA Procedimiento General

Numerales 2 y 3.

EVALUACIN DE LA ORGANIZACIN DE LA MUNICIPALIDAD Examinar la organizacin de la Municipalidad, en relacin a la gestin de los residuos slidos, analizando los roles y responsabilidades asignadas a la unidad orgnica y personal correspondiente, en concordancia a los documentos tcnicos normativos vigentes e identificando adems, el desarrollo de capacidades para el cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad. P1 Anlisis de los documentos tcnicos normativos institucionales Analizar la estructura orgnica de la Municipalidad, verificando que las funciones y responsabilidades de las unidades encargadas de la gestin y manejo de los residuos slidos se encuentren claramente definidas en el ROF, MOF y CAP aprobados y dems normativa complementaria, examinando adems lo siguiente: a) La concordancia con el marco jurdico vigente para la formulacin de instrumentos de gestin institucional; b) La competencia y permanencia del personal que labora en las unidades orgnicas sujetas a examen, revisando el perfil profesional y experiencia laboral; c) La modalidad de contrato del personal que labora en las unidades orgnicas sujetas a examen; verificando el cumplimiento de las funciones y responsabilidades asignadas y que se encuentren articuladas con las funciones reveladas en los documentos tcnicos normativos institucionales; d) Los cargos que haya previsto la Alta Direccin como necesarios para el normal funcionamiento de la entidad, concordantes con la estructura orgnica.

Procedimientos especficos (P)

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P2 Existencia de Programas de Capacitacin al personal Verificar si la Municipalidad ha venido realizando programas de capacitacin -relacionados con la gestin de los residuos slidos- al personal profesional y tcnico de la unidad orgnica examinada, identificando el desarrollo de capacidades que contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas, relacionados con el manejo de los residuos slidos. Documentos por revisar o o o o o o o Reglamento de Organizacin y Funciones - ROF, aprobado y/o vigente en el perodo auditado; Manual de Organizacin y Funciones - MOF aprobado y/o vigente en el perodo auditado; Cuadro de Asignacin de Personal CAP aprobado y correspondiente al perodo auditado; Estructura Orgnica aprobada; Ordenanzas municipales, Resoluciones de Alcalda; Actas de los Acuerdos de Concejo Municipal; Otros que el equipo de auditora considere necesarios.

Riesgos (R)

R1 Carencia de documentos tcnicos normativos institucionales actualizados y vigentes. R2 Funciones compartidas por varias unidades orgnicas. R3 No se tengan identificados los roles y responsabilidades especficas de la unidad orgnica a examinar, concordantes con el marco jurdico vigente. R4 No se priorice y optimice el uso de los recursos pblicos. E1 No se cumplan las funciones establecidas para la efectiva gestin de los residuos slidos municipales. E2 No se logren los objetivos y metas institucionales. E3 No se ejecuten planes, programas y proyectos relacionados con la gestin de los residuos slidos.

Efectos (E)

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Etapa del proceso Sub-etapa Actividad de la entidad


FUENTES DE CRITERIO

3. 3.2

EJECUCIN Y FUNCIONAMIENTO. MANEJO DE RESIDUOS SLIDOS MUNICIPALES RSM.

3.2.1. RECOLECCIN, ALMACENAMIENTO, TRANSPORTE Y DISPOSICIN FINAL.


Artculo 80. Artculos 10 y 27 del Decreto Legislativo y el numeral 1 del Artculo 8 del reglamento.

Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades. Decreto Legislativo N 1065, que modifica la Ley N 27314, Ley General de Residuos Slidos, y D.S. N 057-2004-PCM. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS DE AUDITORA Procedimiento General

IMPLEMENTACIN DE PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA EL MANEJO DE LOS RSM Verificar el manejo de los RSM implementado por la Municipalidad en el mbito de su jurisdiccin, a efectos de examinar los procedimientos y metodologas establecidos en cada una de sus etapas desde la recoleccin, almacenamiento, transporte, tratamiento y disposicin final, verificando, de ser el caso, su concordancia con lo establecido en el PIGARS. P1 Recoleccin 1.1 Indagar si la prestacin del servicio de limpieza pblica, viene siendo ejecutada por administracin directa o por una Entidad Prestadora de Servicio de Residuos Slidos (EPS-RS). 1.2 En el caso de ser una EPS-RS, indagar si se encuentra debidamente registrada en la Direccin General de Salud Ambiental DIGESA del Ministerio de Salud y si cuenta con los servicios de un ingeniero sanitario colegiado. 1.3 Indagar sobre los recursos humanos con que se cuenta para el servicio de limpieza pblica, a efectos de conocer: a) La cantidad de operarios que laboran directamente en el servicio; b) Capacitacin y entrenamiento al personal sobre manejo de residuos y medidas de seguridad e higiene; c) Si cuentan con seguro de salud. 1.4 Verificar si la Municipalidad ha realizado un anlisis al sistema operativo de recoleccin de los residuos slidos. Constate lo siguiente: a) Existe un plan establecido y difundido de las zonas, rutas, frecuencias y horarios de recoleccin? b) Las zonas, rutas, frecuencias y horarios de recoleccin establecidas son idneas, en especial, para el usuario? c) Existe un mecanismo de control y optimizacin sistemtico de rutas? d) Se realiza mantenimiento, preventivo y correctivo a las unidades de recoleccin? e) Los operarios conocen las medidas de seguridad e higiene laboral? f) El usuario colabora con la recoleccin de RSM? Existen zonas de difcil acceso con recoleccin de RSM? Existen zonas de difcil acceso con recoleccin de contenedores ubicados estratgicamente?

Procedimientos especficos (P)

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g) h) i) P2

Todas las unidades de recoleccin llevan los RSM al destino previsto? Se conoce la cobertura de recoleccin? Las unidades corresponden al tipo de RSM que recolectan?, existe recoleccin selectiva?, se mezclan residuos de demolicin, peligrosos, etc.?

Almacenamiento Examinar que los puntos de almacenamiento (puntos de acopio, contenedores pblicos) se hayan establecido en zonas diseadas para tal fin, verificando que sean concordantes con la zonificacin urbana aprobada en el Plan de Desarrollo Urbano. Transporte Revisar si la Municipalidad cuenta con rutas de transporte de RSM, representadas sobre la cartografa, verificando adems que cuente con informacin bsica como: nmero y tipo de unidades, tiempo, distancia y volmenes de residuos recolectados.

P3

P4 Disposicin Final 4.1 Revisar las licencias de funcionamiento de infraestructura de RSM, si las hubiera, otorgadas en el mbito de su jurisdiccin, por el perodo auditado. 4.2 Verificar que los lugares donde se disponen los RSM hayan sido autorizados por la autoridad competente (DIGESA del Ministerio de Salud), teniendo en cuenta, que se haya diseado e implementado siguiendo los procedimientos tcnicos del caso como son: a) EIA aprobado mediante Resolucin Directoral de DIGESA; b) Opinin Tcnica favorable de DIGESA y de la Oficina de Medio Ambiente del Ministerio de Vivienda, Construccin y Saneamiento; c) Ttulo de propiedad; d) Seguimiento al EIA. 4.3 Indagar qu volumen y tipo de RSM se recepciona en cada uno de los sitios de disposicin final establecidos, qu mtodos se emplean para el tratamiento, asimismo, averiguar si el personal destacado en dichos lugares cuentan con implementos de trabajo, examinando los riesgos ambientales y a la salud en que se encuentran expuestos. 4.4 Revisar el presupuesto institucional destinado para la disposicin final de RSM. Documentos por revisar o o o o o o o o o Diagnstico ambiental sobre el manejo de los RSM. Plan Integral de Gestin de Residuos Slidos PIGARS vigente; Montos recaudados por el servicio de limpieza pblica; Informacin Cartogrfica; Reportes diarios del rea encargada del servicio de limpieza pblica; Plan Operativo Institucional aprobado y sus respectivas evaluaciones; Presupuesto institucional aprobado y sus respectivas evaluaciones; Ordenanzas municipales; Acuerdos del Concejo Municipal;

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o Estudio de Impacto Ambiental aprobado; o Otros que el equipo de auditora considere necesarios. Riesgos (R) R1 No se cuente con la designacin presupuestal para el manejo de los RSM. R2 Dificultad para acceder a la cooperacin internacional en la formulacin e implementacin de proyectos de inversin. R3 No se cumplan con los lineamientos de la poltica ambiental, aprobados por la municipalidad, referidos a la gestin y manejo de los residuos slidos. R4 No se haya regulado la tasa o tarifa por el servicio de manejo de residuos slidos. E1 E2 E3 E4 E5 Inadecuada prestacin de los servicios de limpieza pblica; desde la generacin hasta la disposicin final. Incremento de puntos informales para la eliminacin de los RSM. Contaminacin de fuentes de agua por acumulacin de RSM. Afectaciones a la salud de la poblacin cercana al depsito de RSM. Incremento de enfermedades, proliferacin de vectores trasmisores de enfermedades.

Efectos (E)

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FUENTES DE CRITERIO

4. 4.1

PRUEBAS E INSPECCIONES. INSPECCIONES DE VERIFICACIN.

4.1.1. VERIFICACIONES TCNICAS Y OCULARES.


Artculo 80. Artculo 10 del Decreto Legislativo y artculos 8, 22, 23 y del 38 al 69 del reglamento.

Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades. Decreto Legislativo N 1065, que modifica la Ley N 27314, Ley General de Residuos Slidos, y D.S. N 057-2004-PCM. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS DE AUDITORA Procedimiento General

INSPECCIONES FSICAS AL MANEJO DE LOS RSM Realizar selectivamente una inspeccin fsica al manejo de los RSM, desde la generacin hasta la disposicin final, a fin de evidenciar los procedimientos y metodologas establecidos por el Gobierno local y verificar si son concordantes con los lineamientos de poltica ambiental establecidos. P1 Revisin de Formatos para inspecciones fsicas Revisar los Formatos del itinerario de visita de inspeccin elaborado en la etapa de planificacin, y de ser necesario, incorporar actividades a ser consideradas en la inspeccin ocular relacionadas con el manejo de los RSM. P2 Verificacin de actividades relacionadas al manejo de los RSM. Constatar que las actividades que realiza el personal de la municipalidad con relacin al manejo de los residuos slidos, desde la recoleccin hasta la disposicin final, se estn ejecutando de acuerdo al instrumento de gestin ambiental, como son, el PIGARS aprobado y los procedimientos diseados por dicho gobierno local. P3 Elaboracin de Actas de las inspecciones fsicas Elaborar las respectivas Actas de inspeccin de campo, debiendo ser suscritas por los representantes de la municipalidad, por los auditores que participan en la visita y, de ser el caso, por algn representante de entidades directamente involucradas, como la Direccin de Salud, que puede encontrarse presente en la inspeccin.

Procedimientos especficos (P)

Documentos por revisar

o o o o o o o

Plan Integral de Gestin de Residuos Slidos PIGARS vigente; Informes de Auditora; Informes del Operador; Informes de Supervisin; Informe Anual de la Gestin de los Residuos Slidos; Plan Operativo Institucional aprobado y sus respectivas evaluaciones; Presupuesto Institucional aprobado y sus respectivas evaluaciones;

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o o o o Riesgos (R) Efectos (E)

Manual de Seguridad e Higiene Ocupacional; Acuerdos de Concejo Municipal; Opiniones emitidas; Otros que el equipo de auditora considere necesarios.

R1 Carecer de procedimientos y metodologas para el manejo de los RSM, desde la recoleccin hasta la disposicin final. R2 Carecer de evaluacin tcnica del manejo de los RSM. E1 Dificultad para evaluar el desempeo de la unidad orgnica correspondiente en el manejo de los RSM.

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FUENTES DE CRITERIO

5. 5.1

CONTROLES Y REVISIONES. SUPERVISIN, FISCALIZACIN Y CONTROL.

5.1.1. SUPERVISIN, FISCALIZACIN Y CONTROL.


Artculo 80. Artculos 10, 34, 35, 38 y numeral 7 del artculo 49 del Decreto Legislativo, y artculos 8, 22, 118, 120 y 129 del reglamento. Literales b y f del artculo 42.

Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades. Decreto Legislativo N 1065, que modifica la Ley N 27314, Ley General de Residuos Slidos, y D.S. N 057-2004-PCM. Ley N 27783, Ley de Bases de la Descentralizacin. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS DE AUDITORA Procedimiento General

MECANISMOS DE SUPERVISIN, FISCALIZACIN Y CONTROL Verificar los mecanismos de supervisin, fiscalizacin y control establecidos por la Municipalidad, para el manejo de los RSM, a efectos de examinar si se han establecido e implementado adecuadamente las medidas correctivas correspondientes. P1 Evaluacin de los Informes de Supervisin Obtener, para el perodo auditado, los Informes de Supervisin emitidos por la unidad o rea correspondiente, con relacin al manejo de los RSM y extractar las principales observaciones y recomendaciones emitidas, a fin de verificar los correctivos del caso. P2 Revisin de los Informes mensuales del operador Verificar que el operador haya formulado los informes mensuales. Asimismo, constate que se hayan remitido a la Autoridad de Salud de su jurisdiccin. Extracte las principales conclusiones y recomendaciones, a fin de verificar los correctivos del caso. P3 Evaluacin del Informe de Gestin de Residuos Slidos Verificar que la Municipalidad haya elaborado el Informe Anual de Gestin de Residuos Slidos y lo haya remitido al Ministerio del Ambiente, constatando lo siguiente: a) Perodo y mbito geogrfico del informe; b) Objetivos y metas de la gestin de los residuos, previstas para el perodo materia del informe indicando, nivel de cumplimiento de las mismas, en trminos de ampliacin de la cobertura de recoleccin, incremento del volumen de residuos que se recicla o minimiza, entre otros indicadores de manejo; c) Acciones y resultados de las instituciones participantes en la gestin de residuos; d) Resultados cualitativos y cuantitativos de la minimizacin y reaprovechamiento de residuos; e) Estadsticas e indicadores histricos sobre la gestin de los residuos, incluyendo sistematizacin de quejas y sugerencias de la poblacin; f) Nivel de inversin ejecutado; g) Planes, objetivos y metas trazados para el siguiente perodo anual.

Procedimientos especficos (P)

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P4 Evaluacin de los Informes de Auditora Indagar, por el periodo auditado, si se han realizado auditoras ambientales a la Municipalidad, con relacin a la gestin de los RSM. Asimismo, extracte las principales recomendaciones, a fin de efectuar el seguimiento de su implementacin. P5 Revisin de opiniones emitidas en relacin a Ordenanzas Indagar si la Municipalidad Provincial ha emitido opinin fundamentada sobre los proyectos de ordenanzas distritales referidas al manejo y gestin de residuos slidos, incluyendo la cobranza de arbitrios correspondientes. P6 Verificacin del Programa de Monitoreo y Evaluacin Revisar, de ser el caso, el Programa de Monitoreo y Evaluacin, las Medidas de Seguridad e Higiene Ocupacional diseadas por la Municipalidad, a efectos de verificar los avances, resultados y medidas adoptadas para el logro de los objetivos y metas planteadas en el PIGARS. Revisin de las tarifas establecidas por la prestacin del servicio de residuos slidos Revisar, en caso de Administracin Directa, la tasa o tarifa (cobro) establecida por la prestacin del servicio de residuos slidos, examinando -en funcin de su costo real, calidad y eficiencia- los ingresos recaudados y egresos por la prestacin del servicio. o o o o o o o o o o o o R1 R2 R3 R4 Plan Integral de Gestin de Residuos Slidos PIGARS vigente; Informes de Auditora; Informes del Operador; Informes de Supervisin; Informe Anual de la Gestin de los Residuos Slidos; Plan Operativo Institucional aprobado y sus respectivas evaluaciones; Presupuesto institucional aprobado y sus respectivas evaluaciones; Ordenanzas municipales; Manual de Seguridad e Higiene Ocupacional; Acuerdos de Concejo Municipal; Opiniones emitidas; Otros que el equipo de auditora considere necesarios.

P7

Documentos por revisar

Riesgos (R)

Carecer de mecanismos de control y supervisin en el manejo de los RSM y establecer criterios de mejora continua. Limitada asignacin presupuestal para realizar las actividades de fiscalizacin y control en el manejo de los RSM. Carecer de marco jurdico local concordante con la normativa general vigente. Carecer de mecanismos de monitoreo y evaluacin en el manejo de los RSM.

Efectos (E)

E1 No se implementen acciones correctivas oportunas para el manejo adecuado de los RSM. E2 Incremento de enfermedades y proliferacin de vectores en los lugares de disposicin final de los RSM no autorizados. E3 Contaminacin de fuentes de agua.

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