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Postulacin al Premio Proyectos 2012

Cumbre Mundial de la Sociedad de la Informacin CMSI

SISTEMA INTEGRADO DE TRMITE DOCUMENTARIO SITD

SISTEMA INTEGRADO DE TRMITE DOCUMENTARIO - SITD

INDICE

INTRODUCCION ................................................................................................................. 4 I. Contexto econmico y social del Per en la ltima dcada ................................. 6

1.1. Crecimiento econmico ........................................................................................................ 6 1.2. Desarrollo social .................................................................................................................... 7 1.3. Lucha contra la pobreza ....................................................................................................... 7 1.4. Reforma y Modernizacin de la Gestin del Estado ...................................................... 10 II. Polticas Gubernamentales del Gobierno Electrnico ........................................ 12

2.1. Agenda Digital Peruana ...................................................................................................... 12 2.2. Objetivos de la Agenda Digital relacionado al Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil - RENIEC ................................................................................................................ 15 III. El RENIEC y su rol institucional ............................................................................. 16 3.1. Rol Institucional .................................................................................................................... 16 3.2. Gestin por Procesos.......................................................................................................... 20 3.3. Cobertura nacional e internacional ................................................................................... 24 3.4. Desarrollo tecnolgico......................................................................................................... 25 IV. La Utilizacin de Tecnologas de Informacin y Comunicacin en el Per ..... 35 4.1. Desarrollo de las TIC a nivel internacional y la Posicin del Per ............................... 35 4.2. Las TIC en el Per ............................................................................................................... 35 4.3. Investigacin y Desarrollo como Dinamizador de las TIC en el Per ......................... 37 V. Sistema Integrado de Trmite Documentario ....................................................... 38 5.1. Enfoque relacionado al acceso a la informacin y al conocimiento ............................ 38 5.2. Descripcin del servicio ...................................................................................................... 39 5.2.1. 5.2.2. Definicin ...................................................................................................................... 39 Funcionalidad ............................................................................................................... 40 2

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5.2.3. 5.2.4. 5.2.5. 5.2.6.

Naturaleza .................................................................................................................... 42 Caracterstica ............................................................................................................... 42 Usos ............................................................................................................................... 43 Calidad e importancia del servicio ............................................................................ 44

5.3. Caractersticas esenciales del servicio ............................................................................ 45 5.3.1. 5.3.2. 5.3.3. 5.3.4. 5.3.5. Origen del servicio y su ciclo de vida ....................................................................... 45 Fecha de introduccin al mercado ............................................................................ 45 Originalidad y Tecnologa Utilizada .......................................................................... 46 Modo de Uso del servicio ........................................................................................... 48 Optimizacin de recursos y resultados .................................................................... 51

5.4. Beneficios del servicio......................................................................................................... 55 5.4.1. 5.4.2. Por qu es Exitoso ...................................................................................................... 55 Estadstica e Indicadores del servicio ...................................................................... 57

5.5. Replicabilidad ....................................................................................................................... 62 VI. Conclusiones ............................................................................................................ 64 VII. Bibliografa ................................................................................................................ 65 VIII. Siglas ......................................................................................................................... 66 IX. Anexos ....................................................................................................................... 68

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INTRODUCCION Los lineamientos para el desarrollo del Gobierno Electrnico en el Per promueven el avance de la Sociedad de la Informacin y del Conocimiento, en base a la integracin y optimizacin de sus procesos y servicios, facilitando el cumplimiento de sus obligaciones y el desarrollo de sus actividades al servicio del ciudadano, tanto de manera individual o en sus diversas formas de organizacin privada. Es por tanto necesario, llevar adelante un enfoque de integracin y calidad de los procesos, con el apoyo de las tecnologas de la informacin y de la comunicacin, transformando la gestin del Estado, aumentando la competitividad global as como el desarrollo empresarial, procurando lograr una sociedad ms equitativa, integrada y democrtica. En el RENIEC, este enfoque se ha fortalecido con la mejora de procesos internos y con el desarrollo de aplicativos informticos para su mayor eficiencia y eficacia, en un contexto de mejora continua. En tal sentido, el RENIEC ha desarrollado el Sistema Integrado de Trmite Documentario SITD, basado en una plataforma informtica que permite la integracin y la interoperabilidad de la documentacin que generan las diferentes unidades orgnicas que conforman la Entidad, as como con la diversas entidades del Estado, adems de Entidades privadas, que remiten al RENIEC algn tipo de informacin que debe ingresar como parte de los procedimientos de la tramitacin de documentos. El SITD permite un gran ahorro en el uso de papel y de tinta de impresin, ya que todos los documentos que ingresan a la institucin y que circulan por funcin, entre las diversas unidades orgnicas estn digitalizados y son direccionados hacia las personas que lo van atender. El SITD genera pues ahorros en tiempo y recursos que pueden ser destinados hacia otras tareas prioritarias, as como el menor gasto de papel y tner para la impresin, apoya las actividades orientadas a la conservacin del medio ambiente. Es importante sealar que a travs de este sistema se puede realizar un eficiente control del flujo de documentos y del envo de los mismos en formato electrnico protegido con firma digital, lo que permite darle validez legal al documento, identificar al remitente; y gracias al proceso de almacenamiento de documentos digitales, garantizar la integridad de los mismos. Asimismo, permite una total accesibilidad a la informacin, puesto que facilita consultar cualquier documento, referencia, sustento, documentos relacionados, etc., sin necesidad de recurrir a archivos fsicos. El aplicativo notifica respecto al estado de los documentos y plazos de cumplimiento de las disposiciones dadas, constituyndose en una herramienta fundamental de apoyo a la gestin de todos los funcionarios. El aplicativo emite todo tipo de reportes estadsticos y nominales, que permiten mejorar la gestin y seguimiento a los documentos.
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Su implementacin no genera muchos gastos y el hecho de que este Servicio sea de fcil integracin a cualquier tipo de infraestructura tecnolgica, hace que sea una herramienta replicable para cualquier organizacin pblica o privada a nivel nacional e internacional. En este contexto, el RENIEC presenta el informe de Postulacin del Sistema Integrado de Trmite Documentario.

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PROMOVIENDO EL ACCESO A LA INFORMACION Y EL CONOCIMIENTO EN LAS INSTUCIONES PUBLICAS DEL PERU, A TRAVES DEL SISTEMA INTEGRADO DE TRMITE DOCUMENTARIO SITD I. Contexto econmico y social del Per en la ltima dcada

1.1. Crecimiento econmico En el 2012, el Per mostrar un incremento del PBI cercano al 7.0% de la mano de las elevadas cotizaciones de nuestros principales productos de exportacin. Esta tasa, sin embargo, ser menor al ao previo debido a i) el menor crecimiento de la economa mundial (a pesar que en abril el FMI revis al alza sus proyecciones de crecimiento mundial para el 2011 a 4,4% desde 4,2% -estimado en octubre- este ser menor a los niveles del 2010 cuando el mundo creci 5,0%), ii) la disipacin de los estmulos monetario y fiscal, y iii) el reciente deterioro de las expectativas empresariales y su impacto en la inversin privada. A pesar de la incertidumbre acerca del entorno internacional, durante el periodo 2012 2014 el Per estar en la capacidad de mantenerse como la economa de mayor crecimiento en la regin y crecer a tasas sostenidas en torno al crecimiento del producto potencial (5%-5.5%) siempre y cuando i) no se materialice una nueva recada de la economa mundial, ii) se mantenga el creciente protagonismo de los pases emergentes (fuertes demandantes de materias primas) y iii) no se deterioren las expectativas de inversin privada permitiendo que se concreten importantes proyectos de inversin ya anunciados, ligados especialmente a minera e hidrocarburos. El Per an tiene amplio espacio para seguir creciendo gracias a las oportunidades de inversin con elevados retornos al capital, asociadas a la abundancia de recursos naturales y a la brecha de infraestructura. Adems, el Per tiene posibilidades de generar elevadas ganancias en productividad a medida que se incorpore el sector informal a la economa formal. En este escenario, el 2014 la inversin privada alcanzara niveles de 22,7% del PBI (el nivel ms alto desde 1958), el PBI puede alcanzar los US$ 229 mil millones y el PBI per cpita se ubicara cercano a los US$7,500, un incremento acumulado de casi 40% respecto al 2010. As, la economa peruana se encuentra bien posicionada para seguir creciendo a tasas relativamente altas y continuar reduciendo la pobreza aceleradamente. El Per requiere crecer a tasas altas y sostenidas por un perodo largo para recuperar el tiempo perdido. Esto impone una serie de importantes retos de poltica pblica para todos los gobiernos; especialmente en el terreno microeconmico: competitividad, productividad, cerrar la brecha de infraestructura, reduccin de la informalidad, capital humano, innovacin, entre otros.

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1.2. Desarrollo social En el ltimo lustro, la evolucin favorable de la economa y el empleo ha impactado en el bienestar de los hogares de diversas formas. Entre los aos 2005 y 2010, el empleo en empresas de 10 a ms trabajadores del Per Urbano se increment 32,7%, destacando el crecimiento en Lima Metropolitana donde el empleo adecuado super, por primera vez desde que se cuenta con esta informacin, el 50% de la PEA total. El gasto pblico social en educacin y cultura se elev en 62%, pasando de S/. 7,847 millones a S/. 12,680 millones entre los aos 2005 y 2010. Este incremento de recursos ha servido para financiar diversas actividades de reforma, como el establecimiento de mejores estndares educativos, la carrera pblica magisterial, el programa de capacitacin docente, las evaluaciones a alumnos y maestros y la mejora de la infraestructura educativa pblica a nivel nacional. De otro lado, el gasto pblico social en salud y saneamiento se increment 132% entre el 2005 y 2010 es decir pas de S/. 3,953 millones a S/. 9,182 millones. Ello ha permitido lograr importantes avances en sus principales indicadores, como la salud materno-infantil, que tiene una implicancia directa en el rendimiento educativo, desercin escolar y en la productividad futura de la persona. El Per ha logrado una reduccin de la mortalidad materna e infantil, debido en parte al mayor acceso a los servicios de salud, as como por los efectos positivos entre la educacin de la madre y el uso de estos servicios. La tasa de mortalidad infantil se redujo de 33 a 18 entre el 2000 y el 2010. Entre el 2005 y 2010, la desnutricin crnica tuvo una reduccin de 22,9% a 17,9%; sobre todo en reas rurales donde se redujo casi en 10 puntos porcentuales, pasando de 40,1% a 31,3%. Se debe destacar que la ejecucin presupuestal de los programas sociales de intervencin focalizada se ha incrementado de S/. 3,910 millones en el 2007 a S/. 6,284 millones en el 2010, es decir un incremento de poco ms del 60%. Dicho incremento incidi en programas de infraestructura como el programa de saneamiento y en programas de electrificacin rural. Si bien se han dado importantes logros en materia social es claro que an queda mucho por avanzar y que el reto ms importante de poltica pblica es continuar reduciendo aceleradamente la pobreza y rebajar al menos a la mitad la pobreza en la zona rural durante los prximos 5 aos. 1.3. Lucha contra la pobreza El 2010 fue un ao de recuperacin econmica as como de avance en el logro de las metas sociales. A nivel nacional, la pobreza total se redujo de 34,8% en el 2009 a 31,3% en el 2010. El crecimiento econmico contribuye a reducir la pobreza, principalmente de dos maneras. La primera va es el aumento del empleo y la generacin de mayores ingresos familiares, los cuales impactan en la disminucin de la pobreza; y, la segunda, a travs de mayores ingresos fiscales producto de la mayor actividad econmica, lo que permite elevar el presupuesto destinado a programas sociales, inversin en infraes7

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tructura y en general, el apoyo a la poblacin ms vulnerable. Durante los ltimos aos, como resultado del crecimiento econmico y la mejora de los ingresos fiscales, se ha producido un incremento notable del presupuesto pblico, especialmente en lo que se refiere al gasto social (incluyendo obligaciones previsionales), el cual pas de S/. 25 a S/. 41 mil millones entre el 2005 al 2010, es decir, un incremento equivalente a 63,2%. Si bien el balance de las metas planteadas en materia social del ltimo ao es positivo, tambin es claro que queda mucho por avanzar. El Per se encuentra en los pases que redujo ms aceleradamente la pobreza en los ltimos aos en Amrica Latina. Entre el 2005 y 2009 la regin mostr un buen desempeo en lo que se refiere a la reduccin de la pobreza pues esta se redujo en 6,7 puntos porcentuales y la pobreza extrema lo hizo en 3,6 puntos porcentuales. Como se mencion anteriormente, el efecto del crecimiento econmico se manifiesta en un aumento de los ingresos de los hogares, el cual proviene especialmente de fuentes laborales a travs de una mayor ocupacin o de mejoras salariales.

De otro lado, en los ltimos 5 aos el Per subi 24 puestos en la lista que mide el ndice de Desarrollo Humano (IDH) al pasar del puesto 87 en el 2005 al 63 en el 2010. Lo que indica importantes mejoras en materia educativa, esperanza de vida as como en los ingresos de los hogares.

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A nivel nacional, la pobreza total se redujo de 34,8% en el 2009 a 31,3% en el 2010, la pobreza extrema pas de 11,5% a 9,8% en el mismo perodo, mientras que la tasa de desnutricin crnica infantil se redujo de 18,3% a 17,9%, cerca de la meta del 16% planteada por el gobierno para el 2011. En el ltimo ao la reduccin de la pobreza fue mayor en la zona rural, pasando de 60,3% a 54,2%, mientras que en la urbana pas de 21,1% a 19,1%. Esta mejora se explica principalmente por el incremento de las iniciativas gubernamentales en las zonas rurales103, como el programa JUNTOS y por la mayor inversin en educacin y salud, entre otros. En ese sentido, la reduccin de la tasa de pobreza total observada signific que, en los ltimos 6 aos, alrededor de 4,2 millones de personas dejen de ser pobres.

Como se mencion anteriormente, uno de los canales de reduccin de la pobreza es el incremento del empleo. As, el empleo urbano en empresas de 10 a ms trabajadores tuvo un crecimiento promedio de 4,2% en el 2010 superior al 1,3% del 2009 pero todava sin alcanzar las tasas de crecimiento del 2008
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(8,3%). Adems, los frutos del crecimiento se observan en los mayores ingresos de la poblacin as como en la mejor calidad de vida, que se refleja en mejoras en indicadores de educacin y salud. En este sentido, si bien se han dado importantes avances, todava queda mucho por avanzar. 1.4. Reforma y Modernizacin de la Gestin del Estado El problema actual del Estado no es el de su gran tamao, su supuesta hipertrofia, ni tampoco su aparente excesivo intervencionismo. El tamao del Estado en el Per resulta claramente insuficiente comparado con el tamao del Estado de pases vecinos o de pases desarrollados teniendo en cuenta la participacin del Gasto Pblico en el PBI o la proporcin del empleo pblico sobre en el empleo total. Tambin lo es al reparar en el enorme dficit de atencin a la poblacin en servicios sociales indispensables. Al revs de lo que algunos afirman, tambin se sostendr que cuanto ms desarrollada es una nacin, mayor es el nivel del gasto pblico respecto al PBI, siendo por el contrario ms bajo en los pases muy atrasados. La relacin entre el tamao del Estado y el nivel de desarrollo econmico y social es positiva o complementaria y no a la inversa. La falta de cobertura y de calidad en la atencin de las necesidades de los ciudadanos, especialmente de los ms vulnerables, se explica en gran medida por la excesiva concentracin del Estado en Lima y las principales ciudades y la consiguiente inadecuada asignacin de recursos, lo que ha empezado a corregirse con el proceso de descentralizacin en marcha y seguir con la reforma del Estado. Los principales problemas identificados en la gestin del Estado son, adems de la sealada falta de cobertura en la prestacin de servicios, la falta de eficacia en cumplir sus objetivos, la falta de transparencia en su administracin y la falta de eficiencia en el uso de los recursos. Esto quiere decir que el funcionamiento del Estado genera ms costos que beneficios, que no se conoce bien qu es lo que hace el Estado, ni cmo lo hace, ni quines son los que ms pagan y quines los que se benefician ms. No es que el Estado deba intervenir ms o menos sino que debe intervenir bien. En el plano econmico, la necesidad de reformar el Estado y mejorar la calidad de sus intervenciones, resulta indispensable para elevar la productividad y la competitividad de las empresas del pas, reduciendo el dficit de empleo digno y los altos niveles de pobreza. Un Estado moderno es un pilar fundamental para orientar la nacin hacia el desarrollo. El Estado debe reformarse, entre otras razones, porque: Primero, subsiste la ineficiencia del sector pblico. Esta ineficiencia se observa mayormente, no tanto en el nmero de trmites a realizar para obtener un servicio del Estado, sino en el tiempo que tarda la realizacin de cada trmite.
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Por ejemplo, para instalar una empresa en el Per se requieren 8 procedimientos, siendo la duracin de todo el trmite de 83 das (casi 3 meses); en Chile los procedimientos son 10 pero la duracin total del trmite es de solo 28 das (menos de un mes). Este conocido caso del largo tiempo necesario para constituir una empresa en el Per, es un botn de muestra de la muy baja eficiencia de buena parte del aparato estatal peruano para dejar trabajar a los agentes econmicos. En segundo lugar, existe an una gran distancia entre el Estado y los ciudadanos. Este alejamiento se origina en la falta de informacin accesible a los potenciales agentes econmicos y a la sociedad en general y a la falta de mecanismos de participacin. Existe adems una marcada asimetra en el acceso a la informacin sobre las opciones en las decisiones sobre las polticas pblicas, los costos que stas suponen y los beneficios que deberan brindar a la sociedad en su conjunto. Esta falta de acceso para la mayora y la asimetra de informacin restan eficacia a las decisiones polticas, e influyen negativamente en la percepcin de los ciudadanos respecto del Estado. Estas "fallas" se originan en la manera en que se ha ido configurando la relacin entre el Estado, la economa y la sociedad nacional y en cmo se ha ido conformando la organizacin interna del Estado. El exceso de regulaciones y de demoras en los procedimientos limita severamente las oportunidades, traba una relacin eficiente entre Estado y el mercado y fomenta la corrupcin y la informalidad. La falta de transparencia en la organizacin del aparato estatal impide la fiscalizacin y permite la ocupacin de clientelas polticas en cargos pblicos. Qu se entiende por un Estado moderno y eficaz? Un Estado moderno es aquel que orienta su accin al servicio de los ciudadanos y de los agentes econmicos, aumentando progresivamente su capacidad de gestin, con austeridad y transparencia, sobre la base de una administracin y de instituciones pblicas slidas y transparentes. En concreto para qu Reformar? Para tener un Estado ms eficaz, que aporte el mayor beneficio a la poblacin al menor costo posible. De esta manera se podr ampliar la cobertura en educacin bsica y mejorar su calidad, en salud, en resguardo de la propiedad y de la seguridad de los ciudadanos. Para tener un Estado ms eficiente, satisfaciendo adecuadamente y a menores costos las necesidades que el sector privado no cubre con bienes y servicios. Para tener un Estado que se acerque ms a las personas, cuyas funciones puedan ser vistas y conocidas por todos, permitiendo fiscalizar el desempeo institucional de los organismos estatales, institucionalizando la rendicin de cuentas de todos los funcionarios pblicos, dndole a conocer al contribuyen11

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te en qu invierte el Estado sus tributos, cmo los invierte y qu beneficios le significan al pas. La reforma no es un acto aislado o definido por parmetros de tiempo, presupuesto o alcance de objetivos. La reforma es un proceso de largo aliento cuyo propsito es el mejoramiento continuo de la provisin de bienes y servicios por parte del Estado. En este contexto, el desarrollo del Sistema de Trmite Documentario del RENIEC, parte del principio de la simplificacin de procedimientos, seguridad en la informacin y mejoramiento continuo en la ejecucin de procesos internos de gestin, bajo un enfoque que busca desarrollar acciones ms eficientes y eficaces en beneficio de la ciudadana y el Estado, los cuales son los principales Stakeholders de la Entidad. II. Polticas Gubernamentales del Gobierno Electrnico

2.1. Agenda Digital Peruana El Per cuenta con una Agenda Digital en su versin 2.0, que tiene como objetivo general, permitir que la sociedad peruana acceda a los beneficios que brinda el desarrollo de las tecnologas de la informacin y comunicacin en todos sus aspectos. Define una visin del desarrollo de la Sociedad de la Informacin y el Conocimiento en el Per, a ser desarrollada a travs de ocho objetivos, con sus respectivas estrategias, las que deben ser complementadas con acciones, proyectos y actividades por parte de las instituciones pblicas, entidades privadas, universidades y agentes de la sociedad civil comprometidas en lograr un pas con mayor grado social y econmico donde las TIC se hayan convertido en un aspecto central para ello, no como fin en s mismo sino como las herramientas transversales que apoyarn a lograr objetivos institucionales, locales, regionales y nacionales. Los objetivos estratgicos son: Objetivo 1: Asegurar el acceso inclusivo y participativo de la poblacin de reas urbanas y rurales a la Sociedad de la Informacin y del Conocimiento Objetivo 2: Integrar, expandir y asegurar el desarrollo de competencias para el acceso y participacin de la poblacin en la Sociedad de la Informacin y del Conocimiento Objetivo 3: Garantizar mejores oportunidades de uso y apropiacin de las TIC que aseguren la inclusin social, el acceso a servicios sociales que permitan el ejercicio pleno de la ciudadana y el desarrollo humano en pleno cumplimiento de las metas del milenio Objetivo 4: Impulsar la investigacin cientfica, el desarrollo tecnolgico y la innovacin con base en las prioridades nacionales de desarrollo
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Objetivo 5: Incrementar la productividad y competitividad a travs de la innovacin en la produccin de bienes y servicios, con el desarrollo y aplicacin de las TIC Objetivo 6: Desarrollar la industria nacional de TIC competitiva e innovadora y con presencia internacional Objetivo 7: Promover una Administracin Pblica de calidad orientada a la poblacin Objetivo 8: Lograr que los planteamientos de la Agenda Digital Peruana 2.0 se inserten en las polticas locales, regionales, sectoriales, y nacionales a fin de desarrollar la Sociedad de la Informacin y el Conocimiento

La agenda digital se encuentra dentro del marco de un desarrollo normativo prolfico, siguiendo las polticas y ha sido desarrollada de manera previa, siendo que las mismas reflejan, en algunos casos, momentos puntuales de nuestros procesos econmicos y sociales, y en otros casos, las mismas se han desarrollado de una manera armnica y de largo aliento, estn clasificadas en cuatro grupos: i. Normas de E-Government Ley N 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales. Reglamento de la Ley de Firmas y Certificados Digitales aprobado mediante Decreto Supremo N 052-2008-PCM, modificado mediante Decreto Supremo N 070-2011-PCM. Notificaciones Electrnicas, regulada mediante Ley N 27444, (Articulo 20.4), modificada mediante Decreto Legislativo N 1029. Ley N 28612, Ley que norma el Uso, Adquisicin y Adecuacin del Software en la Administracin Pblica. ii. Normas que favorecen al Comercio Electrnico Ley 27291, Ley que modifica el Cdigo Civil permitiendo la utilizacin de los medios electrnicos para la manifestacin de voluntad y la utilizacin de la firma electrnica. Captulos de Comercio Electrnico (explcitos) en los diversos Tratados de Libre Comercio (TLC) Per - Canad. Captulo Quince de Comercio Electrnico. Per - Corea del Sur. Capitulo Catorce de Comercio Electrnico. Per EFTA (Estados de la Asociacin Europea de Libre Comercio). Artculo 1.8 de Comercio Electrnico. Per - Estados Unidos. Capitulo Quince de Comercio Electrnico. Per - Singapur. Capitulo Trece de Comercio Electrnico.

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iii.

Normas para el control y proteccin en la Red Ley N 27309, Ley que incorpora los Delitos Informticos al Cdigo Penal. Ley N 28493, Ley que regula el Correo Electrnico Comercial no solicitado (SPAM). Ley N 28119, modificada por la Ley N 29139, Ley que Prohbe el Acceso a Menores de Edad a Pginas Web de Contenido Pornogrfico y a cualquier otra Forma de Comunicacin en Red de Igual Contenido, en las Cabinas Pblicas de Internet, y su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo N 025-2010-ED. Resolucin Ministerial N 360-2009-PCM, mediante la cual crean el Grupo de Trabajo denominado Coordinadora de Respuestas a Emergencias en Redes Teleinformticas de la Administracin Pblica del Per (Pe-CERT)Normativa de creacin del PeCERT.

iv.

Normas de defensa de derechos fundamentales Ley N 29733, Ley de Proteccin de Datos Personales. Ley N 29603, Ley que autoriza a la Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE) a emitir las Normas Reglamentarias para la implementacin gradual y progresiva del Voto Electrnico. Decreto Supremo N 043-2003-PCM, que aprueba el TUO de la Ley N 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.

v.

Normas sobre Sociedad de la Informacin y Gobierno Electrnico Resolucin Ministerial N 274-2006-PCM, mediante la cual se aprueba la Estrategia Nacional de Gobierno Electrnico. Resolucin Ministerial N 081-2003-PCM, mediante la cual se crea la Comisin Multisectorial para el Desarrollo de la Sociedad de la Informacin (CODESI). Decreto Supremo N 031-2006-PCM, mediante el cual se aprueba el Plan de Desarrollo de la Sociedad de la informacin en el Per - La Agenda Digital Peruana. Decreto Supremo N 048-2008-PCM, mediante el cual se aprueba la reestructuracin de la Comisin Multisectorial para el Seguimiento y Evaluacin del Plan de Desarrollo de la Sociedad de la informacin en el Per - La Agenda Digital Peruana. Resolucin Ministerial N 346-2008-PCM, mediante la cual se Aprueban Reglamento Interno de la Comisin Multisectorial Permanente para el Seguimiento y Evaluacin del "Plan de Desarrollo de la Sociedad de la Informacin - La Agenda Digital Peruana".

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2.2. Objetivos de la Agenda Digital relacionado al Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil - RENIEC El RENIEC se encuentra enmarcado dentro del Objetivo 7, el cual contempla las siguientes estrategias de la Agenda Digital: Impulsar la Interoperabilidad entre las instituciones del Estado para la cooperacin, el desarrollo, la integracin y la prestacin de ms y mejores servicios para la sociedad. Proveer a la poblacin informacin, trmites y servicios pblicos accesibles por todos los medios disponibles. Desarrollar e implementar mecanismos para asegurar el acceso oportuno a la informacin y una participacin ciudadana como medio para aportar a la gobernabilidad y transparencia de la gestin del Estado. Implementar mecanismos para mejorar la seguridad de la informacin. Mejorar las capacidades tanto de funcionarios pblicos como de la sociedad para acceder y hacer uso efectivo de los servicios del gobierno electrnico. Adecuar la normatividad necesaria para el despliegue del gobierno electrnico. Sobre la base de estas estrategias, el RENIEC viene desarrollando sus actividades orientadas al fortalecimiento del Gobierno Electrnico en el Per. Al respecto, el RENIEC ha desarrollado el Sistema Integrado de Trmite Documentario SITD, basado en una plataforma informtica que permite la integracin y la interoperabilidad de la documentacin que generan las diferentes unidades orgnicas que conforman la Entidad, as como con la diversas entidades del Estado, adems de Entidades privadas, que remiten al RENIEC algn tipo de informacin que debe ingresar como parte de los procedimientos de la tramitacin de documentos. El SITD permite un gran ahorro en el uso de papel y de tinta de impresin, ya que todos los documentos que ingresan a la institucin y que circulan por funcin, entre las diversas unidades orgnicas estn digitalizados y son direccionados hacia las personas que lo van atender. El SITD genera ahorros en tiempo y recursos que pueden ser destinados hacia otras tareas prioritarias, as como el menor gasto de papel y tner para la impresin, apoya las actividades orientadas a la conservacin del medio ambiente.

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III.

El RENIEC y su rol institucional

3.1. Rol Institucional El Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil (RENIEC), fue creado por Ley N 26497 de fecha 12 de julio de 1995, en concordancia con los Artculos 177 y 183 de la Constitucin Poltica del Per. El RENIEC es un organismo pblico autnomo con personera jurdica de derecho pblico interno y goza de atribuciones exclusivas y excluyentes en materia registral, tcnica, administrativa, econmica y financiera. Su funcin principal es la de organizar y mantener el Registro nico de Identificacin de las Personas Naturales; siendo la razn de su existencia la de responder a la necesidad de administrar y dirigir el sistema registral de los peruanos, que involucra el registro civil, registro de personas y registro de naturalizacin, lo que constituye el registro nico y base de datos de identificacin de todos los peruanos, emite el Documento Nacional de Identidad nico documento de identificacin personal en el pas, y en pocas electorales, elabora el padrn electoral, as como en forma permanente efecta verificaciones de firmas para los procesos de iniciativa de reforma constitucional, iniciativa en la formacin de las leyes, referndum, iniciativa en la formacin de dispositivos municipales y regionales, revocatoria de autoridades, demanda de rendicin de cuentas y otros mecanismos de control1. Asimismo, el Congreso de la Repblica aprob la Ley N 27269 Ley de Firmas y Certificados Digitales y mediante el Decreto Supremo N 052-2008PCM se aprob el Reglamento de la Ley de las Firmas y Certificados Digitales, el Estado designa al RENIEC como Entidad de Certificacin Nacional para el Estado Peruano y Entidad de Registro o Verificacin para el Estado Peruano. El RENIEC es un organismo que cuenta con la mejor tecnologa informtica actualizada, adems de personal calificado para desempearse con xito en la actividad de registro e identificacin de personas como en la aplicacin de normas, procesos y procedimientos que rigen esa actividad. i. Visin "El Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil es la Institucin ms avanzada de Latinoamrica en los aspectos de identificacin y registro civil, que cuenta con la confianza de la ciudadana y con el reconocimiento internacional por la calidad en la prestacin de sus servicios, al lograr que todos los peruanos estn identificados y accedan con plena confianza, a travs del uso de su documento nacional de identidad, a los diversos servicios

Ley N 26300 Ley de los Derechos de Participacin y Control Ciudadanos y su Modificatoria Ley N 29313.

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disponibles, dentro de un contexto humano, y de seguridad jurdica y tecnolgica. ii. Misin Mantener actualizado el Registro nico de Identificacin de las Personas Naturales, emitiendo los documentos que acrediten su identidad con un alto nivel tecnolgico, de calidad y plena seguridad. Inscribir los nacimientos, matrimonios, defunciones y otros actos que modifican el estado civil. Hacer accesible a la poblacin, los servicios pblicos y privados a travs de la certificacin digital, con seguridad tecnolgica y jurdica. Preparar y mantener actualizado el Padrn Electoral. Brindar servicios de calidad a la poblacin, sustentado en un Sistema de Gestin de la Calidad orientado a la permanente mejora continua. Estructura Organizacional La estructura organizacional del RENIEC ha sido concebida de tal manera que la Alta Direccin est orientada a la formulacin de los lineamientos de poltica, ejerciendo el principio de unidad de direccin; que los rganos administrativos desarrollen funciones de apoyo y asesoramiento de carcter general; y que los rganos de lnea sean bsicamente ejecutores y especializados en materia registral para organizar y mantener el Registro nico de Identificacin de las Personas Naturales (RUIPN), la atencin a los indocumentados e inscribir los hechos y actos relativos a su capacidad y estado civil.

iii.

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ORGANIGRAMA SISTEMA INTEGRADO DE TRMITE DOCUMENTARIO - SITD ESTRUCTURAL DEL RENIEC HASTA EL TERCER NIVEL ORGANIZACIONAL

OFICINA DE SEGURIDAD Y DEFENSA NACIONAL SUB GERENCIA DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA SUB GERENCIA DE AUDITORIA OPERATIVA JEFATURA NACIONAL RGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL SUBJEFATURA NACIONAL CONSEJO CONSULTIVO

PROCURADURA PBLICA

SECRETARA GENERAL

Sub Gerencia de Planificacin

Sub Gerencia de Administracin Documentaria y Archivo

GERENCIA DE PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO

Sub Gerencia de Racionalizacin

Sub Gerencia de Presupuesto

Sub Gerencia de Estadstica

CENTRO DE ALTOS ESTUDIOS REGISTRALES

GERENCIA DE IMAGEN INSTITUCIONAL

GERENCIA DE ADMINISTRACIN

GERENCIA DE INFORMTICA

GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS

GERENCIA DE ASESORA JURDICA

Sub Gerencia de Sistematizacin Jurdica

Sub Gerencia de Capacitacin Sub Gerencia de Investigacin Acadmica

Sub Gerencia de Prensa y Comunicaciones Sub Gerencia de Relaciones Pblicas

Sub Gerencia de Contabilidad

Sub Gerencia de Planificacin e Innovacin Tecnolgica Sub Gerencia de Operaciones Telemticas

Sub Gerencia de Administracin de Personal

Sub Gerencia de Tesorera

Sub Gerencia de Desarrollo Humano

Sub Gerencia de Logstica

Sub Gerencia de Ingeniera de Software

Sub Gerencia de Asuntos Laborales

Sub Gerencia de Servicios Generales Sub Gerencia de Control Patrimonial

Sub Gerencia de Soporte Tcnico Operativo Sub Gerencia de Gestin de Base de Datos

GERENCIA DE OPERACIONES REGISTRALES

GERENCIA DE REGISTROS CIVILES

GERENCIA DE PROCESOS DE REGISTROS CIVILES

GERENCIA DE REGISTROS DE IDENTIFICACIN

GERENCIA DE RESTITUCIN DE LA IDENTIDAD Y APOYO SOCIAL

GERENCIA DE CERTIFICACIN Y REGISTRO DIGITAL

Departamento de Evaluacin Registral

Sub Gerencia de Apoyo Administrativo

Sub Gerencia de Gestin Tcnica Normativa de Registros Civiles Sub Gerencia de Fiscalizacin y Evaluacin de Registros Civiles

Sub Gerencia de Integracin de Registros Civiles

Sub Gerencia de Procesamiento de Identificacin Sub Gerencia Tcnica de Identificacin y Grafotcnia

Sub Gerencia de Restitucin de la Identidad

Sub Gerencia de Certificacin Digital

Sub Gerencia de Control y Fiscalizacin

Sub Gerencia de Procesamiento de Registros Civiles

Sub Gerencia de Apoyo Social

Sub Gerencia de Registro Digital

Sub Gerencia de Actividades Electorales

Sub Gerencia de Depuracin de Registros Civiles

Sub Gerencia de Depuracin de Identificacin

Jefaturas Regionales

Sub Gerencia de Archivo Registral Fsico

Grfico N 3.1.1: Organigrama Estructural del RENIEC hasta el tercer nivel organizacional

18

SISTEMA INTEGRADO DE TRMITE DOCUMENTARIO - SITD

iv.

Cadena de Valor del RENIEC: La Cadena de Valor del RENIEC se define partiendo de las necesidades de la poblacin, identificando sus procesos clave, productos, entrega de productos y servicio al cliente, en el marco del aporte de las unidades de Direccin, Operativas y de Apoyo, de la siguiente manera:

Grfico N 3.1.2: Cadena de Valor del RENIEC

19

SISTEMA INTEGRADO DE TRMITE DOCUMENTARIO - SITD

v.

Productos /Servicios y Beneficiarios. Los Productos y Servicios del RENIEC se definen est compuesto por los 30 millones 200 mil de peruanos, residentes en el Per, y en el extranjero. Para brindar nuestros servicios y productos, hemos segmentado este mercado de la siguiente manera: Procesos Clave
Registro de Identificacin Registros Civiles Certificacin Digital Padrn Electoral

Producto
DNI Actas de Hechos Vitales Certificado Digital Padrn Electoral

Seguimiento
Mayores de 18 aos Menores de 18 aos Total de la Poblacin Personas Naturales Personas Jurdicas Sistema Electoral Entidades Pblicas y Privadas

Poblacin
19 millones 200 mil 11 millones 30 millones 200 mil 30 millones 200 mil Entidades Pblicas Entidades Privadas JNE/ONPE Ms de 2,100 convenios con Entidades Pblicas y Privadas Colegio de Notarios, PNP, Ministerio de Justicia, Poder Judicial, Ministerio Pblico 30 millones 200 mil Todas las Organizaciones Polticas del Pas 30 millones 200 mil peruanos

Otorgamiento de Servicios

Suministro de Informacin

Entidades Pblicas y Privadas

Ciudadana Organizaciones Polticas Ciudadana

Cuadro N 3.1.1: Productos por Proceso Claves 3.2. Gestin por Procesos El RENIEC para el cumplimiento de su misin gestiona por procesos, soportado por una gran infraestructura tecnolgica de punta, lo que constituye un sistema de trabajo enfocado a perseguir la mejora continua del funcionamiento de las actividades de una organizacin mediante la identificacin y seleccin de procesos y la descripcin, identificacin y mejora de los mismos.

20

SISTEMA INTEGRADO DE TRMITE DOCUMENTARIO - SITD

Gestin por Procesos : Mapa de Procesos


Procesos Claves
Registros IdentificacinRegistro de Servicios Civilesdel Ciudadano Electorales Identificacin CertificacinCertificacin Padrn Actualizacin Emisin deOtorgamiento Otorgamiento de Datos Digital Documentos de Servicios Digital Electoral de Servicios

CIUDADANO / SOCIEDAD / ESTADO

A travs del Mapa de Procesos podemos definir quines son los clientes y proveedores del RENIEC, los Procesos Clave y los Procesos Estratgicos (Planeamiento Estratgico, Control de Gestin, Mejoramiento Continuo) y de Soporte (Administrativo, Tecnolgico, de Recursos Humanos). Para una mejor comprensin de las Actividades que realiza el RENIEC, se presenta a continuacin los flujogramas de los Procesos Clave siendo estos: Registros de Identificacin Registros Civiles Padrn Electoral Certificacin Digital Otorgamiento de servicios

El Flujograma del Proceso Clave Otorgamiento de Servicios, se desprende de los Procesos Clave de Registros de Identificacin y Registros Civiles, de all que no tiene el flujograma respectivo.

CIUDADANO / SOCIEDAD / ESTADO

Mejora Continua

Procesos de Soporte
Soporte Administrativo Soporte Tecnolgico Recursos Humanos

Planeamiento Estratgico

Control de Gestin

Mejoramiento

Procesos de Gestin

Mejora Continua

Proveedores

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SISTEMA INTEGRADO DE TRMITE DOCUMENTARIO - SITD

Proceso Clave: Registro de Identificacin


Macro Proceso: Registro de Identificacin Tramite de DNI

Gerencia de Operac. Cliente Registrales - GOR

Inicio 1

Inicio 2

Inicio 3

Fin Recibe DNI C Ficha Registral desaprobada Entrega DNI al ciudadano Recepcin de DNI Despacho DNI NO

Solicitud de Tramite de DNI Captura de datos del ciudadano Ficha Registral

Solicitud de DNI Duplicado va Agencia Despacho de Fichas Registrales Aprobacin y Evaluacin en Ventanilla

Solicitud de DNI Duplicado va Web B

SGAA

Oficina Registral

Recepcin de Fichas Registrales en Tramite Documentario Ingreso de datos de ciudadanos y registro de fichas registrales NO Suplantacin? Notificacin al Ciudadano Habilitaciones y Cancelaciones Digitalizacin formulario para DNI

Gerencia de Registros de Identificacin - GRI

Evaluacin de Fichas Registrales

SGPI

Conforme? Despacho de Fichas Registrales

DNI Impresin del DNI

SGDI SGTIG

Evaluacin

SGARF

Componer de Fichas Registrales Aprobadas Aprobacin Sistemtica


Verificacin AFIS

A Generacin de Lotes de Impresin

Gerencia Informt.

SGSTO

A NO

Conforme? SI- Actualizacin del RUIPN

Proceso Clave: Registros Civiles


Macro Proceso: Registros Civiles

Cliente

Inicio 1

Solicita Registro de Hecho Vital

Atencin de Solicitudes de Ciudadanos

Recepcin de Primera copia de Acta

Recepcin de copia de Acta

Fin 1 - 2

Gerencia de Operaciones

NO

Jef. Regionales

NO

Fotocopiado de Acta manual

Acta Registral (Copia) Acta Registral (Primera copia)

Recepcin de Solicitudes de Registro de hechos vitales

Cumple requisitos?

SI

Registro en lnea?

SI

Impresin de Acta y fotocopiado

Impresin y Entrega de Actas de Registros Civiles / Disposicin en PVMs

Incorporacin de ORECs

Gerencia de Procesos de Registros Civiles

SGPRC

Evaluacin Previa y Generacin de OP

Digitalizacin y Control de Imgenes

Reposicin o RAR?

SI-

Siste ma de RRCC

A
Recepcin y Etiquetado Registro Desempaste Empate

Digitacin

Evaluacin Registral
Reposicin?

SI Inicio 2
Recepcin de los libros de las OREC

Inventariado de Registros de Actas

Impresin de Actas Registrales

Reposicin a ORECs

Fin 3
A ORECs

Reposicin de Actas

SGIRC

Inicio 3

Solicitud de Libros de Actas R. al Sistema Nacional de Archivos

Devolucin a SNA

Fin 3
A SNA

Inscripcin de Nuevas ORECs Inicio 4


Recepcin de solicitud de creacin de OREC Evaluacin

SGGTNRC

Gerencia RR CC

Coordina Distribucin de Libros en blanco a ORECs

Actualizacin de Registradores Civiles

Fin 4
A ORECs

Represent ante de la FE Pblica

Control de Calidad a muestra aleatoria

Aprobacin y Firma Digital

Gerencia de Identificacin

SGARF

Archivo SGARF

Gerencia de Informtica

SGSTO

Generacin Y Grabacin De Microformas

Preparacin de FileSystem

JNAC

Aprobacin

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SISTEMA INTEGRADO DE TRMITE DOCUMENTARIO - SITD

Proceso Clave: Padrn Electoral


Macro Proceso: Padrn Electoral
Recepcin del Padrn Electoral a 90 das antes de elecciones Entrega y Aprobacin del Padrn Electoral de Datos e Imgenes

Gerencia de Gerencia Gerencia Gerencia de Registros Gerencia de Secretaria Administracin Recursos de de Identificacin Operaciones General GAD Humanos Informtica GRI Registrales. GOR SG

JNAC RENIEC

JNE

SGADA

Recepcin del Padrn Electoral

SGAE

Cierre del Padrn Electoral 120 das antes de elecciones

Recepcin de Listas del Padrn Inicial

Entrega de Listas y Kits Electorales a Publicadores

Publicacin del Padrn Inicial a Nivel Nacional

Coordina con el JNE y la ONPE la entrega

Previa Verificacin del Padrn Inicial en el RUIPN

SGPI

Elaboracin de la Lista Previa

SGDI

Procesamiento de Depuracin

RUIPN

SGGBD

Impresin del Padrn Inicial Contratacin de Publicadores para el Despliegue de Publicacin

Generacin del Padrn Electoral

SGLG

SGAP

Compra de los Kit`s Electorales

Proceso Clave: Certificacin Digital

Macro Proceso: Certificacin Digital


Inicio 1 Inicio 3 Solicitud de Modificacin / Revocacin / Suspensin de Certificado Digital Fin

Oficina Registral (GOR)

Solicitud de Emisin de Certificado Digital Persona Natural

Entrega de Certificado Digital

Gerencia de Registro de Identificacin

Verificacin de Capacidad

Inicio 2 Inicio 4

Generacin de Certificado Digital Solicitud de Modificacin / Revocacin / Suspensin de Certificado Digital Modificacin / Revocacin / Suspensin de Certificado Digital

Gerencia de Certificacin y Registro Digital

Solicitud de Emisin de Certificado Digital Persona Jurdica

Entrega de Certificado Digital

Inicio 5

Notificacin de Vencimiento al Ciudadano o Persona Jurdica

Re emisin de Certificado Digital

Gerencia de Informtica

Autenticacin de Identidad (AFIS)

Mantenimiento de Servicios de Certificacin Digital

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SISTEMA INTEGRADO DE TRMITE DOCUMENTARIO - SITD

3.3. Cobertura nacional e internacional El RENIEC cuenta con 14 Jefaturas Regionales ubicadas en Piura, Trujillo, Tarapoto, Iquitos, Chimbote, Huancayo, Ayacucho, Arequipa, Cusco, Lima, Puno, Ica, Pucallpa y Huancavelica, las mismas que integran una Red Nacional de cobertura con de 292 oficinas registrales, agencias y puntos de atencin, as como de oficinas registrales auxiliares ORA ubicadas en los Hospitales del MINSA y de EsSalud en las 25 regiones de nuestro pas; asimismo, cuenta con una cobertura de 239 Oficinas Consulares para la atencin de los peruanos que residen en el exterior, que brindan servicios de identificacin y apoyo a la actividad registral a nivel nacional.

Grafico N 3.3.1: Cobertura del RENIEC a nivel Nacional e Internacional

Cuadro N 3.3.1: Cobertura del RENIEC por Jefatura Nacional y tipo de lugar de atencin 24

SISTEMA INTEGRADO DE TRMITE DOCUMENTARIO - SITD

3.4. Desarrollo tecnolgico El RENIEC es una de las primeras instituciones pblicas en el Per que desarrolla a medida sus Sistemas Informticos, para la realizacin de estos, planifica, organiza y administra la infraestructura informtica y de comunicaciones de la institucin diseando, ejecutando e implementando las aplicaciones informticas y sistemas de informacin necesarios para el registro, procesamiento, transmisin y almacenamiento de la informacin, para el ptimo desarrollo de las funciones , lo que permite que se cuente con informacin oportuna para la toma de decisiones. El desarrollo tecnolgico, se aprecia principalmente en: 3.4.1. Servicios Informticos

o Servicio de Mesa de ayuda

o Servicio de Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas

o Servicio de Telefona IP

o Servicio de Correo Electrnico

25

SISTEMA INTEGRADO DE TRMITE DOCUMENTARIO - SITD

o Servicio de Procesamiento de datos

o Servicio de soporte a la plataforma central.

o Servicio de Backup de informacin

o Servicio de Monitoreo de bases de datos

o Servicio de Monitoreo de Redes

o Servicio de Internet

o Servicio de habilitacin de redes locales

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SISTEMA INTEGRADO DE TRMITE DOCUMENTARIO - SITD

3.4.2.

Software Desarrollado a medida o Sistema Integrado Operativo (SIO)

o Sistema Integrado de Registros Civiles

o Sistema de Integrado Trmite Documentario - SITD

SISTEMA INTEGRADO DE TRAMITE DOCUMENTARIO


Control del Flujo de Documentos Consultas

Emis

in y

Recep

cin

de D

ocum

ento

o Sistema de Recursos Humanos

o Portal e Intranet Institucional

o Sistema de Informacin legal INFOLEG

o Sistema de Registro de Extranjeros Residentes en el PERU

o Sistema de Registro de Denunciados

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SISTEMA INTEGRADO DE TRMITE DOCUMENTARIO - SITD


SISTEMA AFIS

o Mdulos de Integracin con el Sistema


APROBACIONES

4 1
Carga Input Afis Interface de envio de busquedas Motor Biometrico Central Interface de recepcion de Resultado s ACTUALIZA ANI GENERA 2D5

AFIS
Aplicativo de ejecucin presupuestal

Estacin de Verificacin de Apoyo a los peritos Dactiloscopicos

3
PAAF

GENERA LOTES DE IMPRESION

2
Examen Pericial sumario

Usuario GC

www Registro de Compromisos

Servidor de reportes

o Sistema de Control y Ejecucin Presupuestal.

SIAF Registro de Acreditaciones

WAN
Datos Base de datos Administrativo

Usuario GPP

www

Aplicativo de control presupuestal

APLICATIVO DE CONTROL Y EJECUCIN PRESUPUESTAL

o Sistema de Control Patrimonial

o Sistema de Verificacin de Listas de Adherentes

o Sistema de Certificaciones de Inscripcin DNI

o Sistema de Depuracin del Registro nico de Identificacin de Personas RUIP

o Sistema de Gestin de Requerimientos

o Sistema de Identificacin Positiva

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SISTEMA INTEGRADO DE TRMITE DOCUMENTARIO - SITD

o Interconexin Bancaria MQ Transferencia de informacin de los pagos de Derechos Administrativos RENIEC en Lnea 3.4.3. Infraestructura de almacenamiento y Procesamiento de datos

o Centros de procesamiento de datos

o Servidores de base de datos de misin crtica

o Plataforma Virtual de Servidores

o Sistema de Almacenamiento Replicados

o Solucin WORM

o Solucin de respaldo y recuperacin de datos

29

SISTEMA INTEGRADO DE TRMITE DOCUMENTARIO - SITD

o Solucin de Alta Disponibilidad

o Plataforma Net Computing.

o Sistema Unicenter

o Equipamiento informtico de oficina

3.4.4.

Infraestructura de telecomunicaciones

o Servidor de Dominio

o Correo Electrnico y Mensajera Instantnea

o Telefona IP

o Video Vigilancia IP

o Red Privada Virtual (VPN)

30

SISTEMA INTEGRADO DE TRMITE DOCUMENTARIO - SITD

o Radioenlaces

o Interconexin a Nivel Nacional

o Infraestructura de redes locales

o Infraestructura de seguridad perimetral

3.4.5.

Base de Datos o Base de datos de Identificacin (Registro nico de Identificacin de Personas Naturales - RUIPN) o Base de datos de Registros Civiles (RRCC)

3.4.6.

Servicios de Gobierno Electrnico

o Trmites Electrnicos por Internet

o Servicio de Consultas en Lnea Va Internet

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SISTEMA INTEGRADO DE TRMITE DOCUMENTARIO - SITD

o Servicio de Consulta del Estado del Trmite DNI

o Servicio de Consulta de Estado de Trmite realizados en Consulados

o Servicio de Consultas de Trmites Rechazados en Consulados

o Plataforma Virtual Multiservicios

o Servicio de Verificacin Biomtrica

o Servicio RENIEC Identifica

o Servicio Identificacin Biomtrica.

o Servicio de Verificacin de Consultas biomtricas

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SISTEMA INTEGRADO DE TRMITE DOCUMENTARIO - SITD

o Servicio de Ventanilla de Pago Virtual (Pago electrnico)

o Web Service de Suministro de Registros de Identidad en Lnea

3.4.7.

Adopcin de estndares

o Cambio de tamao del DNI (ISO/IEC 7810 ID1)


5. PROCESOS PRINCIPALES DEL CICLO DE VIDA 6. PROCESOS DE APOYO DEL CICLO DE VIDA

5.1 Adquisicin

6.1 Documentacin

o Metodologa de desarrollo de Software (NTP 12207 - Mtrica V3)


Planificacin de Sistemas de Informacin PSI

6.2 Gestin de la Configuracin 5.2 Suministro 6.3 Aseguramiento de la

6.2 Gestin de Config.

6.3 Aseg. de la Calidad Calidad 5.3 Desarrollo


5.3 Desarrollo 6.4 Verificacin 5.4 Operacin 6.5 Validacin

EVS ASI DSI CSI IAS

6.6 Revisin Conjunta

5.5 Mantenimiento 5.5


Mantenimiento

6.7 Auditora

MSI

6.8 Solucin de Problemas

7. PROCESOS ORGANIZATIVOS DEL CICLO DE VIDA


7.1 Gestin 7.2 Infraestructura 7.4 Recursos Humanos

7.3 Mejora

Gestin de Proyectos PMI

Figura 1 - Estructura de la norma

Seguridad ISO/IEC 27001

o Estndares AFIS

o Metodologa de Innovacin Tecnolgica

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SISTEMA INTEGRADO DE TRMITE DOCUMENTARIO - SITD

3.4.8.

Prospectiva tecnolgica

o Implementacin de Captura en vivo de trmites DNI

o Uso de Tecnologas Push (SMS)

o Implementacin del Reconocimiento Facial

o Adecuacin de la sala de cmputo de produccin del RENIEC (NTP ISO / IEC 17799) o Solucin de procesamiento de transacciones de consultas en lnea de informacin de ciudadanos (zero down time)
Base de Datos RUIPN Base de datos de PREPRODUCCION

o Implementacin del ambiente de PREPRODUCCION para el control de calidad de los Sistemas Informativos. o Implementacin de una base de datos para el procesamiento de informacin histrica. o Auditoria y Seguridad de las bases de datos del RENIEC en base a la Norma Tcnica Peruana ISO/IEC 17799

Servicios EXTERNOS

RUIPN

Replicacin ONLINE de datos DATAGUARD Servicios de la Lnea de Produccin del DNI (2) Pase a produccin del Sistema Informtico

(1) Control de calidad de los sistemas informticos en la base de datos.

Sistemas Informaticos Verificados

Base de Datos RUIPN Servicios EXTERNOS

Base de Datos de Procesamiento histrico (solo datos)

RUIPN

Discover

Replicacin ONLINE de datos DATAGUARD Cotejo Masivo Servicios de la Lnea de Produccin del DNI

Padrn electoral

Informacin estadistica

Instalacin de nuevas herramientas para explotacin de datos

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SISTEMA INTEGRADO DE TRMITE DOCUMENTARIO - SITD

IV.

La Utilizacin de Tecnologas de Informacin y Comunicacin en el Per

4.1. Desarrollo de las TIC a nivel internacional y la Posicin del Per Los avances alcanzados en la Utilizacin de las TIC en el Per, causan preocupacin por las posiciones rezagadas que muestra en los indicadores de disposicin tecnolgica (74) e innovacin (110) dentro del Ranking de Competitividad Global 2010-2011, elaborado por el World Economic Forum (WEF), que incluye un universo de 139 pases. Suiza ostenta el primer lugar en dicho ranking y que Chile (30) es el pas mejor ubicado de Amrica Latina. Respecto a la brecha del ndice promedio de desarrollo de las TIC entre Amrica Latina y los pases miembros de la OECD (Estados Unidos, Alemania, Reino Unido, Japn, Francia, Italia y Canad, entre otros) entre 2002 y 2008, esta se mantiene alta. Organismos internacionales otorgan a Latinoamrica ndices que van entre 0,51 y 0,71, siendo 1 el mximo en que se encuentran pases de altos ingresos, pertenecientes a la OECD. A pesar de ello, la brecha es menor en el caso del subndice de habilidades con las TIC, en relacin con los pases OECD. Esto demuestra que nuestro pas posee un recurso humano que domina el uso de estas tecnologas. Solo falta la infraestructura adecuada que nos permita tener un mayor acceso a ellas. 4.2. Las TIC en el Per El desarrollo de las tecnologas de la informacin y comunicacin (TIC) tienen un impacto fundamental en el incremento de la productividad y, por ende, en la competitividad y, finalmente, en el crecimiento econmico, facilitando alcanzar tasas altas y sostenidas. El Per, dentro de su agenda econmica en vas de convertirse en un pas del primer mundo, debe contemplar a la productividad como una poltica de Estado, lo que implica actuar sobre los factores determinantes a nivel micro y macro a fin de lograr dicho objetivo. La importancia de la innovacin, investigacin y desarrollo (I+D) y la aplicacin de las TIC a favor del incremento de la productividad, ello, sumado a la mejora continua en organizacin, produccin y comercializacin, la capacitacin y el entrenamiento a los trabajadores, as como la simplificacin de los procesos, conlleva a reducir los costos reales de la empresa e incrementar su competitividad. Es importante mencionar la relevancia de las TIC, la ciencia y la tecnologa dentro de las medidas a nivel macro o de pas; paralelamente, mantener la estabilidad macroeconmica, fortalecer la institucionalidad, fomentar la aper35

SISTEMA INTEGRADO DE TRMITE DOCUMENTARIO - SITD

tura comercial y la inversin extranjera directa, establecer reformas estructurales, invertir en capital humano, contar con infraestructura fsica de calidad y promover la descentralizacin. Son polticas que deben mantenerse en el tiempo e independientes del gobierno de turno. Por esta razn, el objetivo del pas es incrementar de manera permanente la productividad lo cual debe ser considerado como una poltica de estado. El sector telecomunicaciones es uno de los principales receptores de la inversin extranjera directa (I+D), pues a diciembre de 2009 ha captado el 19,5% del total del stock, que asciende a US$ 18.840 millones. Solo la minera supera ligeramente a este sector, al absorber el 21% de las inversiones. Del mismo modo, el acceso a telefona fija a nivel de hogares mantiene una presencia cercana al 30% en los ltimos aos. La disponibilidad de telefona mvil (celular) en los hogares experimenta una tendencia al alza, pasando de 16% en 2004 a 73% en 2010. Por otro lado, el 25,1% tiene acceso a la televisin por cable, el 23,5% cuenta con computadora y 13,4% tiene instalado internet en sus hogares. Amrica Latina se encuentra rezagada respecto a la asignacin de recursos a favor de la investigacin y desarrollo (I+D). Los pases latinoamericanos gastan mucho menos en I+D que los pases de altos ingresos. El promedio de la regin en cuanto a la asignacin de estos recursos es de 0,6% de su producto bruto interno (PBI), estando el Per por debajo, pues apenas asigna el 0,15% de su PBI. En trminos de gasto en I+D por habitante, la brecha del Per frente al resto del mundo es enorme. Los Estados Unidos gasta 138,8 veces ms que el Per en esta materia; Canad, 80,6; Espaa, 43,6; Portugal, 31,2; y, Brasil, 12. Asimismo, se destaca la relevancia y el presupuesto asignados por las empresas en los pases desarrollados al gasto en investigacin y desarrollo, en comparacin con lo limitado que es en nuestra regin, resaltando que dentro de los limitados recursos que esta ltima aplica a I+D el mayor porcentaje corresponde a los gobiernos y no a las empresas. De acuerdo a lo antes expuesto, podemos concluir que el aporte de las TIC en el desempeo de la economa peruana se sita por debajo del promedio de Amrica Latina y muy lejana en relacin con economas desarrolladas, siendo recomendable que las TIC tengan una mayor trascendencia en la agenda econmica para la productividad, especialmente en sectores como el agropecuario, pesca, comercio y servicios. Finalmente, se debe de introducir agresivamente la TIC en las instituciones educativas a todo nivel, creando una conciencia y un clima que tenga como objetivo incrementar la productividad, la competitividad y por esta va la tasa de crecimiento del PBI, generando ms y mejor empleo productivo, mayores ingresos y, por ende, reducir de
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SISTEMA INTEGRADO DE TRMITE DOCUMENTARIO - SITD

manera efectiva la pobreza. 4.3. Investigacin y Desarrollo como Dinamizador de las TIC en el Per Por otro lado, si bien es cierto que el Per subi cinco puestos en el ndice de competitividad global del World Economic Forum, an falta un largo camino por recorrer en innovacin y desarrollo tecnolgico (I+D). La sociedad solo asumir su rol protagnico en I+D cuando el Estado tambin promueva y garantice una estabilidad jurdica e institucional, de modo que los proyectos en este campo no se vean afectados por factores de riesgo, como la incertidumbre poltica o econmica. El Grupo de Anlisis para el Desarrollo (Grade) realiz el estudio La participacin pblica y privada en la investigacin y desarrollo e innovacin tecnolgica en el Per, en cuyas conclusiones se mostraba la falta de una masa crtica de cientficos, ingenieros y tcnicos calificados; el divorcio entre las universidades e institutos de investigacin con el sector empresarial e industrial; la exigencia de los derechos de propiedad intelectual, entre otros. El aumento de la inversin en I+D es una demanda urgente de parte del Estado. Del mismo modo, debe aumentar el nmero de publicaciones cientficas y de patentes, segn estimaciones del Banco Interamericano de Desarrollo. Los proyectos de innovacin deben ejecutarse con una mirada de largo plazo, pues por tener un componente de conocimiento e investigacin, los resultados no siempre se obtienen con rapidez. El RENIEC viene siendo participe de forma continua en la formulacin y ejecucin de polticas pblicas orientadas a elevar el nivel de la I+D en el pas, viene invirtiendo y concentrando sus mejores esfuerzos institucionales en I+D, claro ejemplo la implementacin del Sistema Integrado de Trmite Documentario SITD, es una de las tantas iniciativas que forman parte de un plan sistemtico y una poltica cientfica y tecnolgica, desarrollado bajo un marco legal consistente y que va de la mano con una poltica educativa en el campo laboral; lo que significa que viene poniendo el conocimiento al servicio de nuestro crecimiento como sociedad.

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SISTEMA INTEGRADO DE TRMITE DOCUMENTARIO - SITD

V.

Sistema Integrado de Trmite Documentario

El gobierno promueve activamente el uso de las TIC como herramienta de trabajo fundamental para sus ciudadanos y autoridades locales, buscando el trabajo de calidad y apoyando la simplificacin administrativa de las organizaciones. Es por ello, que el RENIEC ha desarrollado el Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD), el cual es un herramienta tecnolgica que autoriza automatizar la gestin de los documentos administrativos del RENIEC, esto es, transformar un documento fsico en un documento digital, con el fin de optimizar drsticamente el flujo de los documentos y expedientes administrativos, logrando tambin su transferencia a todas las instituciones pblicas, alinendolas en el uso generalizado de las TIC, como medio de mejora de la gobernanza local y regional. 5.1. Enfoque relacionado al acceso a la informacin y al conocimiento El desarrollo del Gobierno Electrnico en el Per que propende impulsar el avance de la Sociedad de la Informacin y del Conocimiento, se basa en la integracin y optimizacin de sus procesos y servicios, que le permite facilitar el cumplimiento de sus obligaciones y el desarrollo de sus actividades al servicio del ciudadano, tanto de manera individual o en sus diversas formas de organizacin privada. Es por tanto necesario, llevar adelante un enfoque de integracin y calidad de los procesos, con el apoyo de las tecnologas de la informacin y de la comunicacin, transformando la gestin del Estado, aumentando la competitividad global as como el desarrollo empresarial, procurando lograr una sociedad ms equitativa, integrada y democrtica. Este enfoque adems se realiza dentro del marco del Deber de colaboracin entre entidades del Estado que contempla la siguiente base legal: Ley N 27444 del Procedimiento Administrativo General - LPAG. Decreto Legislativo N 1029, que modifica la Ley N 27444, y la Ley del Silencio Administrativo - Ley N 29060.

La LPAG regula en el Sub-Captulo III, artculos 76 y siguientes, la Colaboracin entre entidades; al respecto, en el numeral 76.1 del citado artculo 76 indica que: Las relaciones entre entidades se rigen por el criterio de colaboracin, sin que ello importe renuncia a la competencia propia sealada por ley.
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SISTEMA INTEGRADO DE TRMITE DOCUMENTARIO - SITD

Atendiendo a dicho criterio de colaboracin, en el numeral 76.2.2 del artculo 76 de la LPAG se manifiesta que las entidades deben: Proporcionar directamente los datos e informacin que posean, sea cual fuere su naturaleza jurdica o posicin institucional, a travs de cualquier medio, sin ms limitacin que la establecida por la Constitucin o la ley, para lo cual se propender a la interconexin de equipos de procesamiento electrnico de informacin, u otros medios similares. En ese sentido el RENIEC, desarrolla polticas de desarrollo, investigacin, innovacin y accesibilidad para la mejora de su gestin interna y externa, as como la concientizacin de las TIC para el acceso a la informacin y comunicacin, en favor de todas las clases sociales. 5.2. Descripcin del servicio 5.2.1. Definicin El Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) es un software automatizado de gestin administrativa y de uso interno (dentro de la institucin), el cual tiene como caracterstica principal, el reconocimiento jurdico de los documentos emitidos, mediante la incorporacin de la credencial digital (Certificado Digital) y el registro de la Firma Digital en los documentos digitales en formato PDF, emitidos por el personal de la organizacin a nivel de todas las dependencias funcionales; constituyndose en uno de los primeros sistemas innovadores en su gnero en la administracin pblica en Amrica Latina. A travs de este sistema se puede realizar un eficiente control del flujo de documentos y del envo de los mismos en formato electrnico protegido con firma digital, lo que permite darle validez legal al documento, identificar al remitente; y gracias al proceso de almacenamiento de documentos digitales, garantizar la integridad de los mismos. Asimismo, permite una total accesibilidad a la informacin, puesto que facilita consultar cualquier documento, referencia, sustento, documentos relacionados, etc., sin necesidad de recurrir a archivos fsicos. El aplicativo notifica respecto al estado de los documentos y plazos de cumplimiento de las disposiciones dadas, constituyndose en una herramienta fundamental de apoyo a la gestin de todos los funcionarios. El aplicativo emite todo tipo de reportes estadsticos y nominales, que permiten mejorar la gestin y seguimiento a los documentos. De esta manera, al administrar el archivo electrnico de manera centralizada, se dispone de manera inmediata de toda la documentacin, permitiendo acortar al mximo los tiempos de espera y obteniendo en tiempo real, informacin del estado y lugar exacto de un documento, as como del responsable de la gestin del mismo.
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SISTEMA INTEGRADO DE TRMITE DOCUMENTARIO - SITD

El uso del Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) propicia la reduccin de costos asociados a la Gestin Documentaria y al uso del papel, contribuyendo con la Gestin Administrativa Digital Cero Papel, as como con la preservacin del medio ambiente debido a su alto ndice de omisin de uso de papel. 5.2.2. Funcionalidad El Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) soporta el flujo documentario para la atencin de trmites administrativos, partiendo de la recepcin y digitalizacin de los documentos fsicos recibidos en Mesa de Partes y dirigidos a las distintas Unidades Orgnicas de la institucin, los cuales, una vez llevados a su forma digital siguen el flujo de trabajo respectivo para su atencin.

Grafico N 5.2.2.1: Esquema General de Funcionamiento del SITD RENIEC

40

SISTEMA INTEGRADO DE TRMITE DOCUMENTARIO - SITD

Recepcin del Documento en el SITD

Emisin del Documento en el SITD

Grafico N 5.2.2.2: Esquema detallado del Sistema Integrado de Trmite Documentario 41

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5.2.3. Naturaleza Su eficiencia radica en que utiliza tecnologa actual para brindar una comunicacin eficiente, segura y confiabilidad en el manejo de los documentos de la institucin, lo cual ha generado un cambio de paradigma destinado a combatir los problemas generados por el manejo burocrtico de la gestin documentaria. Al ser utilizado en una Intranet o en la Internet, se consigue la independencia geogrfica en la administracin de los trmites documentarios, permitiendo la disponibilidad de los mismos en cualquier momento y desde cualquier lugar durante las 24 horas del da, garantizndose que los datos que viajan por la web estn protegidos de accesos no autorizados al utilizar mtodos seguros en la transmisin de datos. Con el uso de este sistema automatizado de gestin documentaria, se reducen los problemas generados por el manejo burocrtico del trmite documentario. Adems, la integracin al Certificado Digital del DNI electrnico y la extensin de la Firma Digital con el Documento Nacional de Identificacin electrnico (DNI-e), permitirn la autenticacin de la persona usuaria sistema de manera indubitable, lo que lo convierten en uno de los sistemas innovadores en su gnero en la administracin pblica en el Per y Amrica Latina el mismo que se encuentra registrado y patentado en INDECOPI. El SITD del RENIEC es un sistema automatizado que genera documentos a lo largo del trmite en formato PDF y los firma digitalmente. Como consecuencia del uso de firmas digitales es posible garantizar la autenticidad de los documentos generados, lo que soluciona el problema de la existencia de una sola copia fsica del expediente en aquellas instituciones que an siguen apostando por el sistema manual. De esta manera, permite el acceso inmediato y concurrente a cualquier documento generado en el sistema, de cualquier persona involucrada en el trmite, sin importar el lugar en la que se encuentre; a la vez que contribuye a un factor importante en la preservacin del medio ambiente y contribuyendo con la eco eficiencia. 5.2.4. Caracterstica El Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) es un aplicativo web que forma parte del Sistema Integrado Administrativo del RENIEC (SIA), enlazando 146 oficinas del RENIEC a nivel nacional, mediante una comunicacin de lnea dedicada. El Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) presenta las siguientes principales caractersticas tcnicas: Administracin del documento en formatos digital (PDF Estndar ISO). Manejo del documento electrnico mediante el uso de la Firma Digital brindando seguridad y confidencialidad.
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Extensin del almacenamiento del documento electrnico a Microformas. Integracin al Certificado Digital del DNI Electrnico, permitiendo la identificacin y autenticacin del usuario al sistema de manera segura. Extensin de la Firma Digital con el Documento Nacional de Identificacin Electrnico (DNI-e).

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Control del Flujo de Documentos Consultas

Emis

in y

Rece pcin

d e Do

cume n

tos

Grafico N 5.2.4.1: SITD RENIEC Caractersticas del Producto

5.2.5. Usos El Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) es de uso interno en la institucin, y debido a su diseo tecnolgico y al grado de madurez que ha alcanzado su uso, est preparado para ser usado en los diferentes organismos del sector pblico, actualmente se encuentra instalado en el Consejo Nacional de la Magistratura, en la Corte Superior del Distrito Judicial de Lima Sur, se ha firmado convenio de transferencia de este aplicado con el Ministerio del Interior y se encuentra en proceso de firma de convenio con el Despacho de la Presidencia de Republica, as como con la Academia de la Magistratura, y en proceso de evaluacin con la SUNAT e INGEMET, pudiendo tambin adaptarse para el sector privado. Se estima que la aplicacin del producto se extender en forma dinmica a nivel del sector pblico, en los prximos meses con la puesta en produccin de la Planta de Certificacin Digital PKI (Public Key Infrastructure), a cargo del RENIEC en el Per, de la Infraestructura de Clave Pblica con lo cual se abrir paso al uso progresivo de los certificados digitales y la firma digital facilitando el comercio electrnico.

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5.2.6. Calidad e importancia del servicio El RENIEC es la nica institucin del sector pblico que usa un sistema automatizado, que implica el uso de tecnologa de firmas y mircroformas digitales, considerndose este sistema uno de las ms innovadores en su gnero en la administracin pblica en Amrica Latina. El Sistema permite: Facilidad en el Registro y control la documentacin que se emite en una unidad orgnica. Los destinatarios pueden ser uno o varios, asimismo stos se encuentran agrupados en cuatro grupos: Unidades Orgnicas, Entidades privadas, Entidades Pblicas y Ciudadanos. Facilidad de Recepcin por parte del usuario de la unidad orgnica destino quien slo tiene que dar un visto bueno en el sistema para recepcionar la documentacin. Digitalizacin de la Documentacin que es almacenada en el sistema en un formato liviano y confiable (*.pdf), permitiendo pasar a un segundo plano el uso del papel, asimismo, el destinatario puede visualizar con un mnimo de tiempo la documentacin remitida. Historial y Seguimiento, a partir de la creacin automtica del historial de la documentacin; historial que se visualiza mediante uso de rboles jerrquicos permitiendo al usuario visualizar las derivaciones del documento con sus respectivos detalles. Manejo de Plantillas de los documentos administrativos, los que se formalizan de acuerdo a la normatividad de la institucin. Configurable en relacin a los tipos de documentos, expedientes, ubicacin de los archivos, permisos a otros usuarios, etc. Seguridad y confidencialidad en la documentacin que se emite, dado el uso de la firma digital, asimismo, el sistema cuenta con procesos automticos de auditora en el cual se registran todas las ocurrencias realizadas por los usuarios. Integracin con el sistema de personal que permite la administracin de las altas y bajas del personal y dependencias de la institucin, los cuales se reflejan automticamente en el sistema. Consultas y Reportes Jerarquizados, los cuales son agrupados por ao, mes, unidad orgnica, rango de fechas y otros parmetros, permitiendo la consulta de acuerdo a la jerarqua que tiene la unidad orgnica y la documentacin administrada por las dependencias que estn bajo su cargo. Configuracin de los Procesos de acuerdo a la normatividad de la institucin, pues cada proceso contiene un conjunto de actividades y cada actividad una operacin y una dependencia responsable; asimismo, cada actividad debe de retornar un resultado del cual depende el flujo procesal. Manejo de un calendario laborable que permite configurar los das institucionales no laborables distintos de los das no laborables segn
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calendario. Todos los requerimientos realizan los clculos de fechas y tiempos de acuerdo al calendario configurado. Integracin entre el flujo procesal y la emisin y recepcin de la documentacin administrativa, debido a que para cada actividad se requiere emitir un documento. Seguimiento y Control por parte de cada unidad orgnica la cual puede visualizar en tiempo real del estado de su requerimiento, como tambin la Alta Direccin puede identificar las actividades que toman mayor tiempo de atencin, de esa manera tomar las acciones pertinentes para su reduccin.

5.3. Caractersticas esenciales del servicio 5.3.1. Origen del servicio y su ciclo de vida

El Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) ha sido desarrollado ntegramente en el Per por profesionales de la Gerencia de Informtica del Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil (RENIEC). Luego de realizar un anlisis prospectivo de las innovaciones tecnolgicas, congruentes con las megas tendencias en lo referente a la modernizacin y la gestin pblica, teniendo como objetivo el brindar apoyo en las actividades administrativas de la institucin en dos rubros principales: el Flujo de Documentos y de Expedientes. El RENIEC es la nica Institucin del Sector Pblico que hace uso de un sistema automatizado que implica el uso de tecnologas de firmas y microformas digitales, considerndose este sistema uno de los ms innovadores en su gnero en la administracin pblica en Amrica Latina. 5.3.2. Fecha de introduccin al mercado

El desarrollo del sistema (SITD) se inicia en el ao 2004 y su puesta en produccin se realiza en agosto del 2005. Desde abril del 2006, el sistema est en funcionamiento el cual es utilizado en todas las sedes administrativas y operativas de la institucin a nivel nacional, es decir, en las 14 Jefaturas Regionales del Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil RENIEC. Esta solucin ha generado la disminucin del tiempo de atencin de los documentos recibidos y atendidos, tanto a nivel de usuario interno a como al usuario externo (ciudadano).

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Grafico N 5.3.2.1: Uso del SITD en las 14 Jefaturas Regionales del RENIEC

5.3.3.

Originalidad y Tecnologa Utilizada

a. Originalidad El Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) es original debido a que ha sido desarrollado ntegramente por profesionales del RENIEC, en base al flujo de negocio institucional y como respuesta a las perspectivas de competitividad para facilitar la gestin por resultados bajo un enfoque de procesos. b. Tecnologa Utilizada Este aplicativo integra una serie de herramientas tecnolgicas, como base de datos Oracle, lenguaje de programacin Oracle Forms/Reports, software de oficina Office Word y Acrobat Professional, as como un software propio para la generacin de la Firma Digital, en caso que no se contara con licencias Acrobat Professional. Todo esto operando en una infraestructura computacional distribuida a nivel nacional.
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Para el desarrollo del Sistema Integrado de Trmite Documentario se tomaron en cuenta los siguientes conceptos tecnolgicos: Sistema Integrado de Trmite Documentario Plataformas de Desarrollo Cliente / Servidor Software Oracle Developer Suite 6i (Forms & Reports 6i). Oracle Developer Suite 10 g (Forms & Reports 10g). Oracle Database 11g Enterprise Edition. Red Hat Linux Server Enterprise Edition 5.3.

Base de Datos Web Compilados Aplicaciones

Software Software Sistema Operativo

Requerimiento mnimo: Equipo InformQuad Core Intel 2.67 Mhz, RAM 6 GB, 500 GB tico Disco Duro. Software Oracle Aplication Server 10g. Sistema Opera- Red Hat Linux Server Enterprise Edition 5.3 o Red tivo Had. Requerimiento mnimo: Equipo InformQua Core Intel 2.67 Mhz, RAM 6 GB, 500 GB Distico co Duro. Sistema Operativo Windows 2003.

Servidores

Criptografa Cliente de (terminales usuarios) Clave Pblica

Equipo Inform- Requerimiento mnimo: tico Pentium 4, 2.6 Mhz, 2 GB RAM, 80 GB. Sistema OperaWindows XP Professional SP3. tivo - Office 2003 / 2007 / 2010. - Java Virtual Machine 6.22 (versin web). Software - Internet Explorer 6 / 7 / 8. - Software de Firma Digital o Acrobat Professional 6.0. Certificado Digital Firma Digital

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Escner de Mediana Produccin: - Alimentador: automtico (ADF) y manual. - Tecnologa: CCD (color). - Resolucin ptica: desde 150 a 400 dpi. - Velocidad en A4 horizontal: 60ppm / 120ipm (B&N y color). - Modo de escaneo: simplex y duplex color y Especificaciones monocromo. Tcnicas - Tamao de documentos soportados: mximo: A3 mnimo: 74 x 74. - Capacidad de alimentador: 500 documentos. - Deteccin de doble alimentacin: ultrasonido. - Interfaz: ultra wide SCCI. - Debe incluir software de gestin y administracin del escner.

Cuadro N 5.3.3.1: SITD Especificaciones Tcnicas del Producto

5.3.4.

Scanner de Produccin 1

Modo de Uso del servicio

El esquema de modo de uso del Servicio se describe a continuacin: a) Ingreso y Recepcin

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Acciones a realizar

Alerta de Documentos

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b) Emisin - Visualizacin

Visualizacin de documento firmado electrnicamente

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c) Seguimiento

5.3.5.

Optimizacin de recursos y resultados

a. Implementacin del Producto - Etapas La evolucin de la implementacin del producto, as como las mejoras al mismo, se muestra en el siguiente grfico, en donde se detalla la duracin de las etapas, as como los recursos utilizados en cada una de ellas.

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2004
Etapa I

2005

2006

2007

2008

2009

2010
Etapa II

2011

Enero

Septiembre Octubre

Julio Agosto

Marzo Abril

Enero

Julio

Leyenda Etapas Desarrollo - Etapa I Desarrollo - Etapa II Recursos 5 Recursos (8 horas/da) 2 Recursos (8 horas/da) 3 Recursos (4 horas/semana) 2 Recursos (2 horas/da) 1 Recurso (2 horas/semana) Fecha Desde Enero 2004 a Julio 2005 Desde Julio 2010 a Septiembre 2010

Capacitacin Estabilizacin Mantenimiento

Desde Agosto 2005 a Marzo 2006 Desde Agosto 2005 a Marzo 2006 Desde Abril 2006

Grafico N 5.3.5.1: SITD - Recursos utilizados para la Implementacin del Producto

b. Costos asociados a la Implementacin del Producto Los costos asociados a la implementacin del SITD RENIEC son los siguientes: Cantidad de horas/hombre invertidas durante la etapa de implementacin del producto software, as como durante las etapas de mejoras realizadas al mismo.

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Octubre

Adecuacin al DNI electrnico

Incorporacin de Certificados y Firmas Digitales (Uso del Adobe Acrobat Professional para la generacin de firmas digitales)

Incorporaci de software propio para la generacin de firmas digitales

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Cantidad de HoCosto Aproximado en ras Aproximadas Recursos por Etapa Invertidas Por (2) (Soles) (1) Etapa Etapa I (Desarrollo del Sistema Integral de Trmite Documentario) Tiempo 19 meses 5 personas (8 horas/ Personas da) Cantidad horas invertidas 22,8000 horas Etapa II (Desarrollo de aplicativo propio para la generacin de firmas digitales) 3 meses Tiempo 2 personas (8 horas/ Personas da) Cantidad horas 1440 horas invertidas 8 meses Tiempo Personas Cantidad horas invertidas Tiempo Estab. Personas Cantidad horas invertidas Tiempo Personas Cantidad horas invertidas 3 personas (1 hora/da) 720 horas 8 meses 2 personas (2 horas/ da) 960 horas 66 meses 1 persona (0.25 horas/ da) 495 horas Costo Total Aproximado en Recursos (Soles): Nota: (1) Se ha considerado para cada mes: 30 das calendario. (2) Se ha considerado que el costo aprox. por recurso por hora es S/.12.50. S/. 330,187.50

Desarrollo

24,240

S/. 303,000.00

Capacit.

720

S/. 9,000.00

960

S/. 12,000.00

Mant.

495

S/. 6,187.50

Cuadro N 5.3.5.1: Costo Total de Recursos - SITD

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Costo de licenciamiento del software Adobe Acrobat Profesional segn la cantidad de usuarios que acceden al sistema.
Licencias
Adobe Acrobat Profesional (Adquisicin) Adobe Acrobat Profesional (Renova(4) cin)

Costo Aproximado (Soles)


S/. 336 S/. 280
(1)

Cantidad Usuarios (3) Aproximado


100 100

Costo Total (Soles)


S/. 33,600 S/. 84,000

(2)

Costo Total Aproximado en Licenciamiento (Soles):

S/. 117,600

Nota: (1) El costo aprox. por adquisicin de licencias Adobe Acrobat Reader por usuario es US$120 (T.C: S/2.80 ) (2) El costo aprox. por renovacin anual de licencias Adobe Acrobat Reader por usuario es US$100 (T.C: S/2.80 ) (3) El nmero de usuarios corresponde al nmero de funcionarios ms algunas personas claves que requeran firmar documentos. Luego de que se implement el aplicativo propio de RENIEC para la generacin de firmas digitales, se extendi el nmero de usuarios, segn la necesidad de cada Unidad Orgnica, y sin restriccin por el licenciamiento del Adobe Acrobat Profesional, puesto que ya no se requera de su uso. (4) Se ha considerado la renovacin por 3 aos (2008, 2009 y 2010), debido a que en el 2010 se implement el aplicativo para la generacin de firmas digitales y ya no se requera que los usuarios cuenten con licencia de Adobe Acrobat Profesional.

Cuadro N 5.3.5.2 Costos de Implementacin del SITD Licenciamiento SW

El Sistema Integrado de Trmite Documentario ha permitido que: La gestin de la documentacin administrativa de la Institucin a nivel nacional en todo el Per, se realice de forma online y sin interrupciones. Se elimine sustancialmente la emisin de documentos fsicos, creacin de expedientes, viaje de la documentacin y demora en la atencin. La gestin es en lnea y la documentacin viaja, se evala y atiende inmediatamente, sin limitaciones geogrficas. Se logre una mayor cobertura y costos de mantenimiento mnimos por el hecho de haber sido diseado tambin para su uso a travs de la Web. Los gastos y consumo de papel se hayan reducido significativamente, al mismo tiempo se han optimizado el registro de ingreso y salida del despacho y, los gastos de courier (ida y retorno).2 Se elimine completamente el gasto por licenciamiento del Adobe Acrobat Profesional, al utilizar el aplicativo propio de RENIEC para la generacin de firmas digitales.3

Ver 5.4.2. c. - Ahorro anual en documentos emitidos en el SITD. Ver 5.4.2. d. - Ahorro anual por envo de documentos emitidos en el SITD. 3 Ver 5.4.2. a. - Incremento de usuarios del SITD (Ilustracin: Ahorro Anual de Licenciamiento de Software para Generacin de Firma Digital.

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Beneficios del servicio 5.3.6. Por qu es Exitoso

a. xito del Servicio El SITD ha permitido al RENIEC gestionar la documentacin administrativa en forma confiable, valedera y oportuna, en las diferentes reas de la Institucin a nivel nacional. Asimismo ha propiciado el ahorro de recursos en la institucin, reduciendo los gastos en accesorios de impresin (impresora, toner, electricidad), y preservando el medio ambiente con la disminucin del consumo de papel. El Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) basa su xito en 4 pilares: Eficiencia Administrativa o o o o o Simplificacin administrativa. Optimizacin del flujo documentario. Mejora en los tiempos de atencin y traslado de documentos administrativos. Eliminacin del archivo fsico. Reduccin del gasto administrativo.4

Tecnologa de punta o o o Uso del certificado digital y la firma digital. Integracin al Certificado Digital del Documento Nacional de Identificacin electrnico (DNI-e). Extensin de la Firma Digital con el Documento Nacional de Identificacin electrnico (DNI-e).

Proteccin del Medio Ambiente o o Disminucin del consumo del papel.5 Disminucin del consumo de la tinta o tner.6

Gobierno Electrnico o Contribucin a la integracin de tecnologas en el Estado, sirviendo de base a otras instituciones del Estado.

Ver 5.4.2. c. - Ahorro anual en documentos emitidos en el SITD. Ver 5.4.2. d. - Ahorro anual por envo de documentos emitidos en el SITD. Ver 5.4.2. a. - Incremento de usuarios del SITD (Ilustracin: Ahorro Anual de Licenciamiento de Software para Generacin de Firma Digital. 5 Ver 5.4.2. c. - Ahorro anual en documentos emitidos en el SITD. 6 Ver 5.4.2. c. - Ahorro anual en documentos emitidos en el SITD.

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o o

Disponibilidad para la replicacin de la experiencia en la gestin pblica. Generacin de confianza en los medios electrnicos seguros.

Cuadro N 5.4.1.1: SITD Pilares del xito del Producto

b. Beneficios del servicio Los beneficios que ha obtenido el RENIEC con la implementacin y uso del Sistema Integrado de trmite Documentario son los siguientes: Administracin y Control de Flujos de Documentos o o La administracin de la emisin y recepcin de documentacin administrativa que fluye por la organizacin (workflow documentario). Eficiente control y seguimiento del flujo de documentos a nivel de estados y tiempo de atencin, as como el manejo de alertas para los pendientes y los vencidos enlazados con procesos determinados. Seguimiento y control para atencin oportuna de los requerimientos.

Disponibilidad inmediata de la Informacin o o o o Disponibilidad de la informacin en cualquier momento y desde cualquier lugar durante las 24 horas. El conocimiento del estado y lugar exacto (Unidad Orgnica) donde se encuentra la documentacin. Seguimiento y manejo de alertas. La catalogacin y ordenamiento de la documentacin, mediante tcnicas archivsticas. Permite la ubicacin rpida de cualquier documento. Generacin de informacin para la toma de decisiones.

Seguridad e Integridad de los Documentos


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o o

Autenticidad de los documentos electrnicos emitidos por el sistema, la cual est respaldada por la utilizacin de firmas digitales, lo cual asegura la integridad de los mismos. Seguridad garantizada respecto a la prdida y/o modificacin de documentos, al contar con registros de auditora en el sistema.

Ahorro en Tiempo y Recursos o o Reduccin de tiempos de entrega y atencin al cliente tanto interno como externo. Reduccin del trmite documentario y de la burocracia administrativa, evitando desperdiciar tiempo y recursos en firmar, sellar y trasladar documentos Adicionalmente, con el uso de documentos digitales se reduce completamente el uso de papel, toner, tinta, courier, etc. logrndose de esta manera, la reduccin de los costos fijos.7 Ahorro en el costo de licencias de Adobe Acrobat Profesional, al contar con un aplicativo propio de generacin de firmas digitales.8

Solucin Integrada o o Contar con una solucin Intranet de alta tecnologa. Contar con una misma plataforma para la solucin intranet y cliente servidor.

5.3.7.

Estadstica e Indicadores del servicio

a. Incremento de usuarios del SITD Desde el ao 2005 al 2009 se contaba con aproximadamente 100 usuarios utilizando el sistema. A diciembre del 2011, el SITD cuenta con aproximadamente 2,232 usuarios activos, con un indicador de 700 usuarios concurrentes.

Ver 5.4.2. c. - Ahorro anual en documentos emitidos en el SITD. Ver 5.4.2. d. - Ahorro anual por envo de documentos emitidos en el SITD. 8 Ver 5.4.2. a. - Incremento de usuarios del SITD (Ilustracin: Ahorro Anual de Licenciamiento de Software para Generacin de Firma Digital.

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Ao
(1)

Cantidad Aproximada de Usuarios 100 1525 2232

Costo Aproximado de Licenciamiento por Ao (2) (soles) 300 300 300

Costo Licenciamiento del Adobe Acrobat Profesional por Usuario por Ao (soles) S/. 120,000 S/. 457,500 S/. 669,600
(3) (3)

2005-2009 2010 2011

Cuadro N 5.4.2.1: Costo de Licenciamiento de SW segn la cantidad de usuarios

Nota: (1) Antes de la implementacin del aplicativo propio de RENIEC para la generacin de firmas digitales. (2) Costo promedio aprox. de licenciamiento (adquisicin y renovacin) del Adobe Acrobat Profesional por ao y por usuario: US$110 (T.C.: S/.2.8). (3) Se ha calculado el valor del costo de licenciamiento del Adobe Acrobat Profesional por ao y por el nmero total de usuarios, en el supuesto que an no se contara con el aplicativo propio de RENIEC y se tuviera que pagar por el licenciamiento del Adobe Acrobat Profesional.

Grafico N 5.4.2.1: Ahorro Anual de Licenciamiento de Software para Generacin de Firma Digital

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La incorporacin del aplicativo propio de RENIEC para la generacin de firmas digitales, ha permitido el aumento considerable de usuarios al SITD, debido principalmente al ahorro de costos por licenciamiento; lo que hasta antes del 2010, su uso era restringido solamente para funcionarios de la institucin y usuarios claves que requeran firmar documentos.

b. Documentos emitidos en el SITD

Grafico N 5.4.2.2: Cantidad Anual de Documentos emitidos en el SITD RENIEC - 2005 al 2011

Del grfico presentado, se observa que el incremento anual de documentos emitidos por el SITD supera los 100,000 documentos respecto al ao anterior. Dicho de otra forma, el uso del SITD permite prescindir del consumo de ms de 600 millares de hojas de papel cada ao, con una proyeccin creciente en la cantidad de documentos administrativos emitidos.

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c. Ahorro anual en documentos emitidos en el SITD


Documentos Hojas por Cantidad Total Emitidos Documento (Hojas) (1) [1] [2] [1] X [2] 180,528 360,235 497,056 591,401 695,895 871,747 960,686 6 6 6 6 6 6 6 1,083,168 2,161,410 2,982,336 3,548,406 4,175,370 5,230,482 5,764,116 24,945,288 1,995.62
(3)

Ao

Costo AproximaCosto Total Dodo de Hoja Imcumentos (soles) presa (soles) [1] X [2] X [3] (2) [3] S/. 0.15 S/. 0.15 S/. 0.15 S/. 0.15 S/. 0.15 S/. 0.15 S/. 0.15
COSTO TOTAL DOCUMENTOS (SOLES):

2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011

S/. 162,475 S/. 324,212 S/. 447,350 S/. 532,261 S/. 626,306 S/. 784,572 S/. 864,617 S/. 3,741,793

TOTAL HOJAS (UNIDADES): TOTAL PAPEL (TONELADAS):

Nota: (1) Se ha considerado que cada documento est compuesto aproximadamente por 6 hojas, teniendo en cuenta que en la emisin de documentos fsicos se adjuntan anexos y referencias fotocopiadas. (2) El Costo aproximado en nuevos soles por hoja impresa incluye el costo de las hojas y el costo de los cartuchos de tinta (Fuente: Sub Gerencia de Logstica - Gerencia de Administracin - RENIEC). (3) Se ha considerado que cada hoja pesa 80 gr.

Cuadro N 5.4.2.2: Ahorro en Emisin de Documentos emitidos en el SITD RENIEC

Grafico N 5.4.2.3 Evolucin del ahorro en documentos emitidos en el 60

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SITD -RENIEC

Del grfico presentado se observa una tendencia creciente en el ahorro de papel por el uso del SITD, por consiguiente una reduccin significativa en el gasto administrativo en el RENIEC. A la fecha, la media del ahorro monetario supera el medio milln de Nuevos Soles. d. Ahorro anual de gasto por envo de documentos emitidos en el SITD
Ao 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 Documentos Emitidos Entre Sedes [1] 46,020 111,615 207,753 263,249 317,625 452,449 544,385 Costo De Envo Por Documento (Courier) (Soles) (1) [2] S/. 3.00 S/. 3.00 S/. 3.00 S/. 3.00 S/. 3.00 S/. 3.00 S/. 3.00 COSTO TOTAL DE ENVO (SOLES): Costo Total De Envo (Soles) [1] X [2] S/. 138,060 S/. 334,845 S/. 623,259 S/. 789,747 S/. 952,875 S/. 1,357,344 S/. 1,633,155 S/. 5,829,285

Nota:
1) El Costo aproximado de envo por sobre entre Lima y provincias es de S/.6.43 hasta 1 Kg. Se ha considerado que cada sobre puede contener hasta dos documentos y que cada documento puede contener hasta 6 hojas en formato A4 de 80 gr. cada hoja. (Fuente: Sub Gerencia de Logstica - Gerencia de Administracin - RENIEC).

Cuadro N 5.4.2.3: Ahorro de envo de documentos administrativos entre sede del RENIEC

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Grafico N 5.4.2.4: Evolucin del ahorro en envo de documentos emitidos en el SITD RENIEC

Del grfico presentado se observa una tendencia creciente en el ahorro del gasto administrativo en courier, para el envo de documentos administrativos entre sedes del RENIEC, gracias al uso del SITD. e. Indicadores De los cuadros presentados, se puede enfocar los resultados desde 4 indicadores de resultados: Variable Recursos Indicador de Resultados

Ahorro de 19181,154 unidades de hojas no impresas, del ao 2005 al 2011. Ahorro S/. 3741,793 por impresin de hojas, del ao 2005 al 2011 Ahorro S/. 5829,285 por servicio de courier, del ao 2005 al 2011. Costo Ahorro S/. 669,600 por costo de licenciamiento anual del software Adobe Acrobat Profesional (considerando la cantidad de usuarios a diciembre del 2011: 2,232 usuarios). Disposicin de documentos administrativos en lnea en comparacin a los tiempos de envo de Tiempo documentos de 1 da en Lima y de 3 a 5 das en provincias. Atencin de trmites administrativos inmediata. Calidad y Medio Contribucin con el medio ambiente: 23,017 Ambiente rboles no talados en 6 aos 3,836 rboles sembrados por ao9. Ao 2005: 180,528 Ao 2006: 360,235 Documentos Ad Ao 2007: 497,056 ministrativos Ao 2008: 591,401 Electrnicos Emi Ao 2009: 695,895 tidos Ao 2010: 871,747 Ao 2011: 960,686
Cuadro N 5.4.2.4: Indicadores de Resultados del SITD RENIEC

5.4. Replicabilidad

Se ha tomado como base el indicador que son 15 los rboles que la industria papelera demanda para fabricar una tonelada de papel.

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El SITD es un SW desarrollado ntegramente por los profesionales del RENIEC, el cual constituye una innovacin tecnolgica en la administracin documentaria, la misma que facilita la modernizacin del Estado. Las caractersticas especiales de este sistema garantizan que la informacin que llega a la institucin, es procesada por un sistema de digitalizacin, la misma que es almacenada y transmitida al operador inmediatamente, esta facilidad garantiza la atencin rpida al ciudadano y las soluciones de la gestin interna. Esto ha sido posible gracias al uso intensivo de las herramientas de informacin, el cual es garantizado porque cuenta con una firma de un certificado digital, a efectos de que la informacin sea almacenada en forma segura. Actualmente, se viene haciendo las transferencias de este aplicativo a varias instituciones del Estado, tales como del Consejo Nacional de la Magistratura (Anexo B), Ministerio del Interior (Anexo C), y pronto ser implementado en la Superintendencia de Transporte, Ministerio de Trabajo, CONCYTEC, entre otros. . El funcionamiento del sistema tiene como base una estructura de un workflow, que muestra toda la documentacin relacionada, para preparar todo tipo de documento y dar atencin inmediata a las solicitudes. Este aplicativo garantiza la trazabilidad de los documentos que se tienen que procesar, asimismo, permite conocer el estado en qu se encuentra el documento, para ello cuenta con una herramienta de cuadro de mando integral, para conocer el plazo y la respuesta de los documentos, constituyndose en un elemento fundamental para el monitoreo de la gestin de los documentos y medir la eficacia y eficiencia de los diferentes recursos de la institucin. Otra de las caractersticas, es que el SITD es un software amigable, cuya operacin est orientado para el uso de las secretarias, tcnicos, profesionales y funcionarios, y por estar desarrollado en entorno web permite su uso mediante una VPN (virtual private network), facilitando la recepcin, atencin y despacho de los documentos por parte de los usuarios, desde cualquier punto de la ciudad o del pas mediante el uso intensivo de las TIC. Una caracterstica fundamental es el ahorro en el uso del papel, tonner, espacio de almacenamiento de archivos, courier y tiempo, contribuyendo as al aspecto ecolgico y por consiguiente a la ecoeficiencia, lo que permite alinearnos a los Objetivos de Desarrollo del Milenio (ODM), relacionado con Garantizar la sostenibilidad del medio ambiente, ODM N 7. El proceso gradual y gratuito de la licencia de uso del software a las instituciones del Estado, mediante la firma de convenios con el RENIEC, facili63

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tar la interconexin entre todas las instituciones del sector pblico, el cual tendr un valor legal gracias al uso intensivo de certificados digitales, otorgado por la Planta de Certificacin Digital del RENIEC, logrando que el Estado modernice su gestin, sea ms competitivo a nivel internacional, mejorando la relacin ciudadano-Estado. En ese sentido, se est contribuyendo con el ODM N 8, relacionado con Fomentar una asociacin mundial para el desarrollo, toda vez que se est posibilitando el acceso de una solucin TIC en beneficio de la ciudadana, empresa, Estado, y de otros pases, a travs de la cooperacin internacional. Conclusiones

VI.

El Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) es un software automatizado de gestin administrativa y de uso interno (dentro de la institucin), el cual tiene como caracterstica principal, el reconocimiento jurdico de los documentos emitidos, mediante la incorporacin de la credencial digital (Certificado Digital) y el registro de la Firma Digital en los documentos digitales en formato PDF, emitidos por el personal de la organizacin a nivel de todas las dependencias funcionales; constituyndose en uno de los primeros sistemas innovadores en su gnero en la administracin pblica en Amrica Latina. A travs de este sistema se puede realizar un eficiente control del flujo de documentos y del envo de los mismos en formato electrnico protegido con firma digital, lo que permite darle validez legal al documento, identificar al remitente; y gracias al proceso de almacenamiento de documentos digitales, garantizar la integridad de los mismos. Asimismo, permite una total accesibilidad a la informacin, puesto que facilita consultar cualquier documento, referencia, sustento, documentos relacionados, etc., sin necesidad de recurrir a archivos fsicos. El aplicativo notifica respecto al estado de los documentos y plazos de cumplimiento de las disposiciones dadas, constituyndose en una herramienta fundamental de apoyo a la gestin de todos los funcionarios. El aplicativo emite todo tipo de reportes estadsticos y nominales, que permiten mejorar la gestin y seguimiento a los documentos. De esta manera, al administrar el archivo electrnico de manera centralizada, se dispone de manera inmediata de toda la documentacin, permitiendo acortar al mximo los tiempos de espera y obteniendo en tiempo real, informacin del estado y lugar exacto de un documento, as como del responsable de la gestin del mismo. El uso del Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) propicia la reduccin de costos asociados a la Gestin Documentaria y al uso del papel, contribuyendo con la Gestin Administrativa Digital Cero Papel,
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as como con la preservacin del medio ambiente debido a su alto ndice de omisin de uso de papel Su eficiencia radica en que utiliza tecnologa actual para brindar una comunicacin eficiente, segura y confiabilidad en el manejo de los documentos de la institucin, lo cual ha generado un cambio de paradigma destinado a combatir los problemas generados por el manejo burocrtico de la gestin documentaria. Al ser utilizado en una Intranet o en la Internet, se consigue la independencia geogrfica en la administracin de los trmites documentarios, permitiendo la disponibilidad de los mismos en cualquier momento y desde cualquier lugar durante las 24 horas del da, garantizndose que los datos que viajan por la web estn protegidos de accesos no autorizados al utilizar mtodos seguros en la transmisin de datos. Los mnimos costos que genera su implementacin, su gran versatilidad y el hecho de que este Servicio sea de fcil integracin a cualquier tipo de infraestructura tecnolgica, hace que sea una herramienta replicable para cualquier organizacin pblica o privada a nivel nacional e internacional. VII. Bibliografa Marco Macroeconmico Multianual 201 2 2014 Ministerio de Economa y Finanzas MEF Per Plan Bicentenario: Per Hacia el 2021 CEPLAN Per Informe World Economic Forum 2010 - 2011 Camino a la Excelencia RENIEC 2010 Informe de Postulacin RENIEC Premio Nacional a la Calidad 2011 Informe de Postulacin RENIEC Proyectos de Mejora 2010 Sistema de Trmite Documentario. Informe de Postulacin RENIEC Premio Creatividad Empresarial 2010 Documentacin de consulta Interna - RENIEC

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VIII. Siglas AFIS BID BM BNDES CEPAL CIAT CNL CODESI COMTRADE CRI CT&I DB DNI DNI-e EFTA ENAHO EsSalud FMI FSV GRADE I+D IDH IEC IED IFC IGC ILPES INDECOPI INEI INFOLEG IOFE IP ISO Sistema Automtico de Identificacin por Impresiones Dactilares Banco Interamericano de Desarrollo Banco Mundial Banco Nacional de Desarrollo Econmico y Social del Brasil Comisin Econmica para Amrica Latina y el Caribe Centro Interamericano de Administraciones Tributarias Colegio de Notarios de Lima Comisin Multisectorial para el Desarrollo de la Sociedad de la Informacin Base de Datos Estadsticos Sobre el Comercio de Mercaderas de las Naciones Unidas Certificado Registral Inmobiliario Ciencia, Tecnologa e Innovacin Doing Business Ranking Documento Nacional de Identidad Documento Nacional de Identidad Electrnico Estados de la Asociacin Europea de Libre Comercio Encuesta Nacional de Hogares El Seguro de Social de Salud Fondo Monetario Internacional Fingerprint Search Verification Grupo de Anlisis para el Desarrollo Investigacin y Desarrollo ndice de Desarrollo Humano Comisin Electrotcnica Internacional (International Electrotechnical Commission) Inversin Extranjera Directa Corporacin Financiera Mundial ndice Global de Competitividad Instituto Latinoamericano y del Caribe de Planificacin Econmica y Social Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y la Proteccin de la Propiedad Intelectual Instituto Nacional de Estadstica e Informtica Sistema de Informacin Legal Infraestructura Oficial de Firma Electrnica Protocolo de Internet (Internet Protocol) Organizacin Internacional de Normalizacin (International Organization for Standardization)
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IVA JUNTOS MINSA MMM MTC NGE NTP OCDE

ONPE ORA PAAF PBI PCM PEA PEA Pe-CERT PISA PNP PSC PVM RENIEC RICYT RRCC RUIPN SEGIB SIO SITD SMS SPAM SUNARP SUNAT SVB TIC TLC TPC UNESCO VPN

Impuesto Sobre el Valor Agregado Programa Nacional de Apoyo Directo a los Ms Pobres Ministerio de Salud Marco Macroeconmico Multianual. Ministerio de Transporte de Comunicaciones Nueva Gestin Pblica Norma Tcnica Peruana Organizacin para la Cooperacin y el Desarrollo Econmico (Organisation for Economic Co-operation and Development) Oficina Nacional de Procesos Electorales Oficinas Registrales Auxiliares Procedimiento Automtico AFIS Producto Bruto Interno Presidencia del Consejo de Ministros Poblacin Econmicamente Activa Poblacin Econmicamente Activa Coordinadora de Respuestas a Emergencias en Redes Teleinformticas de la Administracin Pblica del Per Programa para la Evaluacin Internacional de Alumnos (Programme for International Student Assessment) Polica Nacional de Per Prestadores de Servicios de Certificacin Digital Plataforma Virtual Multiservicios Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil Red de Indicadores de Ciencia y Tecnologa Iberoamericana e Interamericana Registros Civiles Registro nico de Identificacin de las Personas Naturales Secretara General Iberoamericana Sistema Integrado Operativo Sistema Integrado de Trmite Documentario Servicio de Mensajes Cortos (Short Message Service) Ley que regula el Correo Electrnico Comercial no Solicitado Superintendencia Nacional de Registros Pblicos Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria Servicio de Verificacin Biomtrica Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones Tratados de Libre Comercio Terceras Partes Confiables o de Confianza Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura Red Privada Virtual
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WEF

World Economic Forum

IX.

Anexos

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Anexo A Equipo de Trabajo

Para la elaboracin del informe de postulacin, se cont con el siguiente equipo de trabajo.

Nombres y Apellidos Mariano Cucho Espinoza

Unidad Orgnica Sub Jefatura Nacional

Cargo Sub Jefe Nacional

Actividades que desarrollo Lder del Proyecto

E-mail /Telfono mcucho@reniec.gob.pe 511-3152700 anexo 1105

Francisco Rios Villacorta

Gerencia de Planificacin y Presupuesto Sub Jefatura Nacional

Sub Gerente de Planificacin

Desarrollo del Informe

frios@reniec.gob.pe 511-3152700 anexo 1032

Heidi Landa Camayo

Especialista en Gestin por Procesos Especialista en Gestin de Proyectos y Procesos Especialista en Procesos

Desarrollo del Informe

hlanda@reniec.gob.pe 511-3152700 anexo 1126

Amparo Ortega Campana

Sub Jefatura Nacional

Desarrollo del Informe

aortega@reniec.gob.pe 511-3152700 anexo 1125

Adelmo Cancino Cancino

Sub Jefatura Nacional

Desarrollo del Informe

acancino@reniec.gob.pe 511-3152700 anexo 1112

Gonzalo Snchez Lorenzo

Sub Jefatura Nacional

Especialista en Gestin por Procesos y de Calidad Especialista en Tecnologa de Informacin Sub Gerente de sistematizacin Jurdica

Desarrollo del Informe

gsanchezl@reniec.gob.pe 511-3152700 anexo 1113

Natali Bravo Lopez

Gerencia de Informtica

Desarrollo del Informe

nbravo@reniec.gob.pe 511-3152700 anexo 1351

Mara Ursula Zoila Ortiz Ruggiero

Gerencia de Asesora Jurdica

Edicin del Informe

uortiz@reniec.gob.pe 511-3152700 anexo 1070

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Anexo B Convenio de Cooperacin Interinstitucional entre el RENIEC y el Consejo Nacional de la Magistratura

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Anexo C Convenio de Cooperacin Interinstitucional entre el RENIEC y el MININTER

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