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Cyberaccount SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

MANUAL DE USUARIO MODULO ADMINISTRACIÓN

Módulo Administración – Manual de Usuario Corredores de Información Ltda.

TABLA DE CONTENIDO

• • • • • • • • • • • • •

INTRODUCCION ALCANCE TERCEROS BANCOS PLAN DE CUENTAS TRANSACCIONES EMPRESA SEGURIDAD PROYECTOS Y CENTROS DE COSTOS OPERACIONALES CONSULTAS AUDITORIA FLUJOS DE TRABAJO

Módulo Administración – Manual de Usuario Corredores de Información Ltda.

INTRODUCCIÓN
El Manual de Administración, proporciona una descripción completa del Módulo y como obtener de él las mayores ventajas. Describe la manera como el usuario puede acceder a los Menús y los pasos que debe seguir para registrar la información básica y complementaria, actualizar, salvar, eliminar y consultar la información del módulo. El Módulo de Administración se convierte entonces, en una herramienta eficaz dentro del sistema para apoyar a los Usuarios, ya que permite administrar la información que interactúa con los demás módulos.

ALCANCE

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El Módulo de Administración del Sistema, permite registrar y almacenar los datos básicos que requiere la aplicación de acuerdo al manejo propio de la empresa; contiene la información base para interrelacionar los diferentes módulos. El Módulo de Administración contiene las siguientes carpetas: • • • • • • • • • • • Terceros Bancos Plan de Cuentas Transacciones Empresa Seguridad Proyectos y Centros de Costos Operacionales Consultas Auditoria Flujos de trabajo

Estas carpetas a su vez contienen subcarpetas que permiten un registro detallado de la información.

1. TERCEROS

Esta carpeta permite registrar las personas que tienen algún tipo de vínculo con la empresa, como son empleados, proveedores, clientes, vendedores, etc. 1.1 Terceros

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Administración de Sistema/Terceros/Terceros En esta opción se registran los diferentes datos de la personas que tienen vinculo con la Empresa, es importante tener en cuenta que esta es la base del sistema para continuar con los demás registros.

CInformación Básica •

Tipo de Identificación: Tipo de Documento con el cual se identifica el tercero • • • • • N.I.T. (Número de identificación tributaria) Cédula de Ciudadanía Cédula de Extranjería Tarjeta de Identidad Otro

No de Identificación: No de caracterización del tercero, es un campo obligatorio de tipo numérico que recibe máximo 50 caracteres. Digito de Chequeo: Corresponde al ultimo digito del NIT, es un campo obligatorio de tipo numérico. Tipo de Tercero: Son los tipos de terceros que están vinculados con la empresa y se van a registrar:

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• • • • • • • • • •

Cliente Proveedor Empleado Contratista Caja de Compensación EPS Fondo de pensiones Fondo de Cesantías ARP Miembro Junta Directiva

Razón Social / Apellido: Es el nombre de la Empresa o Tercero que se esta creando, si se trata de una Persona Natural, en este campo solo se digita los apellidos. Nombre: Digitar el primer y segundo nombre de la persona, es un campo alfabético con capacidad máxima de 50 caracteres. Estado: Es el estado en el que se encuentra el Tercero en el sistema. Fecha Registro: Generado por el sistema de acuerdo a la fecha en que efectúa el registro, en caso de modificar digite la fecha en el formato dd/mm/aaaa. Código Interno: Es un número asignado por la empresa, diferente al NIT, este campo es informativo. Tipo de Contribuyente: • • • • • • del tercero.
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Es la clasificación tributaria según la DIAN (Dirección de

Impuestos y Aduanas Nacionales) asignada a cada Tercero. Gran Contribuyente Régimen Común Régimen Común Auto retenedor Régimen simplificado Persona Natural Gran Contribuyente Auto retenedor

Dirección: Es un espacio alfanumérico en el cual se digita la dirección física de ubicación

Teléfono: Espacio numérico en el cual se digita el número telefónico del tercero. Ciudad: Ciudad en la cual se encuentra ubicada la empresa o el tercero en el país. La ciudad debe ser seleccionada de la lista, en el botón de búsqueda y luego digitar las tres letras iniciales de la ciudad que se requiere. Tarifa ICA: Es el porcentaje correspondiente a la actividad a la que se dedica el tercero. E-mail: Es un espacio alfanumérico en la cual se digita la dirección del correo electrónico del tercero que se esta registrando.

En la parte inferior de esta poción aparecen unos botones, que tienen la siguiente funcionalidad:

BOTÓN Aceptar Nuevo Borrar Consultar

FUNCIONALIDAD Guardar los datos ingresados al sistema Ingresar un nuevo tercero Eliminar la información registrada Si desea consultar debe hacer clic sobre el botón para desplegar la siguiente ventana de consulta Al pulsar este botón, el usuario quedara ubicado en la pantalla principal del modulo de administración

Cancelar

Agregar información de cómo crear Eps Fondos, y varios clientes con un mismo NIT.
Ingresar contactos a un tercero

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Esta opción permite configurar aquellas entidades que para un mismo Nit. manejan Dos Nombres, como son los fondos de Pensiones las Eps y las cajas de compensación, adicional a esto permite crear clientes a una Entidad con el fin de generar reportes por cada uno de estos, Ejemplo, cuando una Empresa tiene sucursales y requiere informes por cada una de ellas de cuanto se facturo. Para hacer posibles estas opciones, en la parte inferior de la pantalla se muestra la forma en que debe configurarse el campo *Nombre; Entidad de salud, (EPS), Fondo de Pensiones (FPE), Fondo de Cesantías (FCE), si se trata de una Administradora de riesgos (ARP) y en el caso de los clientes se digita CL y el consecutivo del cliente que se lleve.

1.2.

Empleados

Administración de Sistema/Terceros/Empleados

Una vez se tengan configurados los Terceros en la Base de Datos, se deben crear como empleados, con el fin que en el módulo de Nómina se permitan realizar las diferentes transacciones.

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Información Básica • • • • • • • •

Tercero:

Son los Terceros que se han creado previamente con el fin de

asignarlos en esta opción como empleados. Cuenta: nómina. Salario Base: Son los ingresos que recibe el empleado por el trabajo ejecutado de acuerdo al contrato respectivo. Estado: Es el estado en cual se encuentra el Empleado en el sistema para realizar las diferentes transacciones. Fecha Ingreso: Fecha en que ingreso la persona a laborar en la empresa. Código: Es un código que identifica al empleado, es informativo, no obligatorio. Caja Compen. : Se refiere a la Caja de Compensación a la cual esta afiliado el empleado, para realizar los diversos pagos a este Tercero. EPS: Es la entidad promotora de Salud a la cual se encuentra afiliado el empleado.
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Es la cuenta Bancaria, a la cual se le cargaran los diferentes pagos de

• • • •

Fondo Pensiones: Es el Fondo de Pensiones al cual se encuentra afiliado el empleado para el pago de pensiones. Fondo Cesantías: Es la entidad a la cual se encuentra afiliado el empleado para el pago de Cesantías. ARP: Entidad Administradora de riesgos profesionales a la cual se encuentra afiliado el empleado en caso de accidente profesional. Centro de Costos: En este campo se puede configurar el centro de costos al que pertenece el empleado, con el fin de hacer una clasificación y poder generar reportes por centros de costos.

Tipo de Salario:

Este tipo de salario hace referencia al tipo de liquidación del

empleado, dependiendo de esta parametrización y la configuración del tipo de Salario o también llamado régimen salarial, se realizan los diferentes cálculos para pago de nómina. Hipervínculos:

Novedades de Liquidación: Esta opción es un acceso directo en el cual se pueden configurar las diferentes novedades del empleado, en cuanto a Auxilios, aportes voluntarios, Horas extras, descuentos, Incapacidades, comisiones, retenciones, horas extras, días trabajados, fecha limite de pago. Las novedades que se configuren en esta pantalla se tendrán en cuenta para la liquidación de todos los meses; Cada vez que liquide la nómina, el sistema tendrá en cuenta los datos aquí definidos, sin embargo en el momento de hacer la preliquidación, el sistema permite configurar estas novedades de liquidación, las cuales solo serán tomadas para la liquidación de ese mes.

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Hoja de Vida:

A través de este vínculo el sistema permite configurar los

datos de la hoja de vida de cada empleado, así mismo existe la opción de adjuntar la hoja de vida en el archivo tal y como es entregado.

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En la parte inferior se muestran cinco botones que tienen la siguiente funcionalidad: BOTÓN Aceptar Nuevo Borrar Consultar FUNCIONALIDAD Guardar los datos ingresados al sistema Ingresar un nuevo tercero Eliminar la información registrada Si desea consultar debe hacer clic sobre el botón para desplegar la siguiente ventana de consulta Limpiar la información de cada campo, para volver a ser ingresada.

Cancelar 1.3 Proveedores

Administración del Sistema/ Terceros/ Proveedores

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El sistema permite registrar las organizaciones o personas que proporciona un producto o servicio, denominados proveedores, esta opción contiene la información básica, relacionada con el proveedor, en cuanto a pagos, productos, calificaciones, entre otros.

Información Básica Tercero: Son los Terceros que se han creado previamente con el fin de asignarlos en esta opción como proveedores. Cuenta: Nombre del Banco dueño de la cuenta, tipo de cuenta y número de cuenta Bancaria a la cual se realizaran las transacciones de pago. E-mail: Correo electrónico correspondiente al proveedor que se esta registrando. Forma de Pago: Periodicidad en la que se realizaran los pagos al proveedor, Estado: Estado en el que se encuentra el proveedor Activo o Inactivo. Limite de crédito: Es el valor máximo en el que pueden hacerse ordenes de compra a ese proveedor. Usuario: Este check permite que se creen usuarios de este proveedor con el objetivo de que puedan ingresar a la Base de datos. Categoría de Precio: Es el precio con el cual el proveedor va a facturar, cuando se crean los diferentes productos, por cada uno de estos se configura el precio de venta,
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precio 1 y precio 2 y de acuerdo al precio que se parametrice al proveedor es con el que se realiza la factura de compra. Comentarios: Breve Descripción o comentario que se desee sobre el proveedor. En la parte inferior aparecen 5 botones que tienen la siguiente funcionalidad: BOTÓN Aceptar Nuevo Borrar Consultar FUNCIONALIDAD Guardar los datos ingresados al sistema. Ingresar un nuevo tercero. Eliminar la información registrada. Si desea consultar debe hacer clic sobre el botón para desplegar la siguiente ventana de consulta. Limpiar la información de cada campo, para volver a ser ingresada.

Cancelar

1.4

Cliente

Administración del Sistema/Terceros/Clientes En esta opción se registran los Terceros que son clientes de la Empresa, con el objetivo de creación de facturas de venta y sus respectivas cuentas por cobrar en el módulo de cartera; Se registra la información básica como la forma de pago, estado, categoría de precios, categoría de cliente, entre otros.

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Información Básica

Tercero: . Son todas las personas o Entidades que tienen algún vinculo con la Empresa, ya sean Clientes, Proveedores, Empleados, Vendedores, etc. Son los Terceros creados previamente en el modulo de Administración-Terceros E-Mail: Dirección Electrónica de el cliente

Forma de Pago: Tiempo en el que ese cliente realizara el respectivo pago, puede ser, De contado, Contra Entrega, 30 días, 60 días, 180 días, dependiendo de la forma de pago que se requiera.

Estado: Este es el estado en el que se encuentra el Cliente con la Compañía, Activo o Inactivo.

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Límite de Crédito:

Monto máximo hasta el cual se le concederá crédito a ese cliente,

cuando el cliente sobrepasa este monto, el sistema muestra un mensaje que el crédito esta superando el monto máximo de crédito. Usuario: Este check permite crear usuarios al cliente que se este configurando, con el

objetivo de que estos clientes puedan acceder a la Base de Datos. Categoría de Precio: Es el precio con el cual se va a facturar, cuando se crean los diferentes productos, por cada uno de estos se configura el precio de venta, precio 1 y precio 2 y de acuerdo al precio que se parametrice al Cliente es con el que se realizan las diferentes facturas de venta.

Cuenta de Cartera:

Cuenta de cartera a la cual quedaran contabilizadas las facturas de

ese cliente. En la parametrización Básica de la Empresa se define una cuenta de cartera a la cual quedaran contabilizadas todas las facturas, sin embargo esta es una opción para definir una cuenta de cartera por cliente especifico. Comentarios: Si desea parametrizar algún comentario sobre este cliente, digite la nota

en este campo de texto. En la parte inferior de esta pantalla aparecen seis botones, los cuales tienen la siguiente funcionalidad:

BOTÓN Aceptar Nuevo Borrar Consultar

FUNCIONALIDAD Guardar los datos ingresados al sistema Ingresar un nuevo tercero Eliminar la información registrada Si desea consultar debe hacer clic sobre el botón para desplegar la siguiente ventana de consulta. Muestra un informe de todos los Clientes que se tienen con Nombre del Cliente, Id del Cliente, Dirección y Teléfono del

Reporte

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Cliente Cancelar Regresa a la pantalla Principal del módulo de Facturación en Inventario

1.5 Vendedores

Esta

opción de Vendedores permite registrar los datos de los Terceros que son

Vendedores; es importante tener en cuenta que para crear un Vendedor, es necesario que anteriormente se haya parametrizado como un Tercero, por el Modulo de Administración, Carpeta tercero. En esta pantalla de Vendedores aquí se registraran los datos básicos como son: Código Interno, Estado del Vendedor y algunos Comentarios sobre este.

Información Básica

Tercero: Estos son los Terceros creados previamente en el modulo de AdministraciónTerceros. Son todas las personas o Entidades que tienen algún vínculo con la Empresa, ya sean Clientes, Proveedores, Empleados, Vendedores, etc. Código: Código Interno del Vendedor, asignado por la Empresa.
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Estado: Este es el estado en el que se encuentra el Cliente con la Compañía, Activo o Inactivo. Comentarios: Si desea parametrizar algún comentario sobre este Proveedor, digite la

nota en el campo de texto. En la parte inferior de esta pantalla aparecen cinco botones, los cuales tienen la siguiente funcionalidad:

BOTÓN Aceptar Nuevo Borrar Consultar

FUNCIONALIDAD Guardar los datos ingresados al sistema Ingresar un nuevo tercero Eliminar la información registrada Si desea consultar debe hacer clic sobre el botón para desplegar la siguiente ventana de consulta. Regresa a la pantalla Principal del módulo de Facturación en Inventario

Cancelar

2. BANCOS
Administración del Sistema/Bancos

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La carpeta bancos permite realizar la administración de las cuentas bancarias de la empresa, además de permitir la parametrización de la impresión de los cheques correspondientes a estas cuentas.

2.1

Cuentas

Administración del Sistema / cuentas

El sistema permite registrar las cuentas que son utilizadas por la empresa para realizar transacciones y que son utilizadas dentro de los procesos contables. Información Básica

Nombre del Banco: Es una lista desplegable en la que se muestran los nombres de los diferentes Bancos. Tipo de cuenta: Es una lista desplegable, en el que se muestran los tipos de cuenta, correspondiente al Banco, Ahorros, Corriente, etc. Numero de la cuenta: Es el número de cuenta del Banco al que se esta configurando. Cuenta Contable Asociada: Es la cuenta contable a la que quedara asociada la cuenta del Banco, con el objetivo de que se contabilice a esta, cuando se realicen pagos de este Banco.

En la parte inferior aparecen cinco botones, que tiene la siguiente funcionalidad:

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BOTÓN Aceptar Nuevo Borrar Consultar

FUNCIONALIDAD Guardar los datos ingresados al sistema Ingresar un nuevo tercero Eliminar la información registrada Si desea consultar debe hacer clic sobre el botón para desplegar la siguiente ventana de consulta

2.2 Administración Parámetros de Impresión Cheque Administración del Sistema/Bancos/Impresión de cheques En esta opción se pueden parametrización los diferentes campos del cheque para la impresión en el respectivo formato.

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Información Básica

En esta opción se muestran posición X y Y para la respectiva configuración de acuerdo al formato de impresión del cheque. El sistema despliega la tabla Impresión de Cheques, en la cual se deben fijar las coordenadas de la hoja de impresión, este servicio lo presta el administrador del software una vez tenga el modelo del cheque que maneja la empresa

3. PLAN DE CUENTAS

Administración del sistema / Plan de Cuentas El plan único de cuentas es un instrumento concebido unificar el sistema contable de los principales sectores de la economía colombiana. Los planes únicos de cuentas buscan mejorar la calidad, transparencia y comparabilidad de la información contable y generar múltiples beneficios para sus usuarios. En la actualidad existen 15 planes únicos de cuentas a saber. De acuerdo a la actividad económica de la empresa se creara el PUC. • • • 3.1 PUC para comerciantes, PUC para el sector financiero, Fogacoop y Fogafin. PUC para entidades publicas Homologación de Cuentas

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Administración del sistema /Plan de Cuentas / homologación de Cuentas

El objetivo de esta opción es de elegir con que cuenta voy a trabajar realmente mis operaciones contables cada vez que selecciono una cuenta base para realizar mis transacciones. Ej.: cada vez que elija una cuenta base a nivel de subcuenta (1105000000), elijo como contra cuenta un código a nivel auxiliar (1105100100) para manejar los valores de mis transacciones. Cuenta Base: Es la cuenta origen o cuenta base que va a homologarse. Contra cuenta: Es la cuenta destino, necesaria para el manejo de las operaciones. Al finalizar estas opciones encuentra la siguiente relación de botones: BOTÓN Aceptar Nuevo Borrar Consultar FUNCIONALIDAD Guardar los datos ingresados al sistema Ingresar un nuevo tercero Eliminar la información registrada Si desea consultar debe hacer clic sobre el botón para desplegar la siguiente ventana de consulta Al pulsar este botón, el usuario quedara ubicado en la pantalla principal del modulo de administración

Cancelar

3.2 Administración de Cuentas Administración del Sistema / plan de Cuentas / administración de Cuentas

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Con esta opción se pueden consultar o cambiar el formato inicial de las diferentes clases de cuentas para realizar un debido manejo o depuración del PUC relacionado con la actividad de la empresa.

Información Básica

Clase: Es la clase a la que pertenece la cuenta, Ingresos, etc.

si es Activo, Pasivo, Patrimonio,

Grupo: Es el grupo de la cuenta, Disponible, Inversiones, Deudores, etc. Cuenta: Es el código de la cuenta de acuerdo con el PUC, Caja, Bancos, Inversiones, Clientes, etc. Subcuenta: Son los dos números de la subcuenta de acuerdo al PUC Auxiliar 1: Digite los números que le quiere asignar a la cuenta a nivel auxiliar 1 Auxiliar 2: Digite los números que le quiere asignar a la cuenta a nivel auxiliar 2 Nombre de la cuenta: Este campo es de tipo alfabético y tiene un espacio hasta de 50 caracteres, para digitar el nombre que se le quiere dar a la cuenta para identificarla. Campos obligatorios: Son los campos que necesite reconocer la cuenta cada vez que sea utilizada. Terceros: Indica si se requiere la identificación del tercero en el momento de realizar la transacción.

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No. de cheque: Indica si se requiere la información del código del cheque cada vez que se realice una transacción. No. de documento: Indica si se requiere que se digite el numero del comprobante cada vez que se realice una transacción. Fecha de vencimiento: Indica si se requiere la información del vencimiento de la

operación cada vez que se hace una transacción; esta la podemos utilizar si la cuenta pertenece a CxC o CXP. Centro de Costo: Indica si se requiere la información del centro de costo al que va dirigida la transacción. Ajuste por inflación: Indica si la cuenta debe ser ajustada por inflación de acuerdo a la norma contable. Cuenta crédito: Es la cuenta de naturaleza crédito a la cual se va a contabilizar el ajuste por inflación. Cuenta debito: Es la cuenta de naturaleza debito para registrar el ajuste por inflación.

En administración de cuentas PUC, aparecen dos link en la parte inferior del registro. 1. Cuentas con base tributaria: En este link se pueden matricular las cuentas que tengan base tributaria y que se manejan para las transacciones frecuentes de la empresa.

Información Básica:

Cuenta: En este campo se selecciona la cuenta que se este configurando con base tributaria con el objetivo que el sistema solicite la base cuando se utiliza alguna de estas cuentas en los registros contables.

Al finalizar encontrara una relación de botones:
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2. Cuentas Ajustables: Es un link donde se pueden encontrar las cuentas que se han seleccionado como cuentas ajustables por inflación.

3.3 Administracion Avanzada Cuentas: En esta opción se puede crear las cuentas personalizadas de la empresa y tiene los mismos espacios que administración de cuentas. (Ver administración de cuentas). Solo en esta opción pueden eliminarse

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cuentas, a diferencia de Administración de Cuentas donde no se tiene esa funcionalidad. 3.4 Cuentas Flujo de Caja: En esta opción se configuran las cuentas que harán parte del flujo de caja.

Información Básica:

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Cuenta: En este campo se selecciona la cuenta que se este configurando con base tributaria con el objetivo que el sistema solicite la base cuando se utiliza alguna de estas cuentas en los registros contables. Al final encontrara la relación de botones que puede utilizar: BOTÓN Aceptar Nuevo Borrar Consultar FUNCIONALIDAD Guardar los datos ingresados al sistema Ingresar un nuevo tercero Eliminar la información registrada Si desea consultar debe hacer clic sobre el botón para desplegar la siguiente ventana de consulta Al pulsar este botón, el usuario quedara ubicado en la pantalla principal del modulo de administración

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4. TRANSACCIONES
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Administración del Sistema / Transacciones En esta carpeta se parametrizan las diferentes transacciones que pueden realizarse con cierta frecuencia para que se realicen de una manera más automática. 4.1 Parametrizar mis Comprobantes

Administración del Sistema/ Transacciones / Parametrizar mis comprobantes A través de esta opción se configuran los comprobantes de las operaciones que se realicen periódicamente, con el objetivo que se realicen de una manera más automática.

Información Básica:

Numero de Comprobante: Es el número del comprobante, de acuerdo al número de radicación que emite la transacción una vez realizada (es el asiento contable que se registra en el módulo de Contabilidad/ Registro Hechos Económicos / Asientos Contables).

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Fecha de Activación: Es la fecha a partir de la cual se quiere trabajar en el comprobante, en formato (dd/mm/yyyy). Nombre de la Operación: Es el nombre de la operación para identificarla en el sistema. Carpeta de Operaciones: Se muestran las carpetas disponibles previamente creadas para guardar las operaciones. Al finalizar el ingreso de datos, encontrara una serie de botones:

BOTÓN Aceptar Nuevo Borrar Consultar

FUNCIONALIDAD Guardar los datos ingresados al sistema Ingresar un nuevo tercero Eliminar la información registrada Si desea consultar debe hacer clic sobre el botón para desplegar la siguiente ventana de consulta Al pulsar este botón, el usuario quedara ubicado en la pantalla principal del modulo de administración

Cancelar

4.2

Carpeta para mis Operaciones

Administración del Sistema/Transacciones/Carpeta para mis operaciones

En esta carpeta se pueden crear, borrar o cambiar de nombre a las carpetas

necesarias para identificar las operaciones que se realizan.

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Al finalizar encontramos el botón cancelar… Cancelar Al pulsar este botón, el usuario quedara ubicado en la pantalla principal del modulo de administración

4.3

Memorizar Comprobantes

Administración del Sistema/Transacciones/Memorizar Comprobantes El objetivo de esta carpeta es poder grabar una transacción quincenal o mensualmente para que la empresa la opere de acuerdo al periodo parametrizado.

Información Básica:

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Comprobante: Es el código del comprobante, de acuerdo al número de radicación que emite la transacción una vez realizada, realizada (es el asiento contable que se registra en el módulo de Contabilidad/ Registro Hechos Económicos / Asientos Contables). Nombre de la Operación: Es el nombre de la operación para identificarla en el sistema. Periodicidad: Es la periodicidad en la que se tiene que realizar la transacción. Al final se encuentra una relación de botones para utilizar:

BOTÓN Aceptar Nuevo Borrar Consultar

FUNCIONALIDAD Guardar los datos ingresados al sistema Ingresar un nuevo tercero Eliminar la información registrada Si desea consultar debe hacer clic sobre el botón para desplegar la siguiente ventana de consulta Al pulsar este botón, el usuario quedara ubicado en la pantalla principal del modulo de administración

Cancelar

5. EMPRESA

Administración del Sistema / empresa

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El sistema permite realizar la administración de la empresa, partiendo desde la ubicación física de la oficina, datos básicos de la empresa, parámetros básicos de la empresa, consumo mensual, generación copia de respaldo, calendario y horario de la empresa, administración de horarios, personalización del escritorio de cada uno de los usuarios, administración de consecutivos por tipo de comprobante, consolidación de empresas y organigrama. A continuación se describirá cada una de las opciones empresa.

5.1 Oficinas Administración del Sistema/Empresa/Oficinas Esta carpeta permite ingresar la manera como se va a identificar la oficina, puede ser, por ciudad, dirección o ubicación de las oficinas de la empresa.

Información Básica:

Ubicación de Oficina: Es el nombre de la ciudad, barrio o dirección de la oficina correspondiente a la empresa.

5.2 Datos Básicos Administración del Sistema/Empresa/Datos Básicos El sistema permite registrar los datos básicos de la empresa tales como: Nombre de la empresa, mail, dirección, teléfono, entre otros.

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Información Básica

Nombre de la Empresa: Es la Razón Social con la cual esta registrada la organización. Es un campo alfabético que tiene un espacio de 40 caracteres. Email: Es la Dirección del correo electrónico de la empresa, es un campo alfanumérico que tiene un espacio de 40 caracteres. Dirección: Es la dirección física de ubicación de la oficina, este es un campo alfanumérico con un espacio de 90 caracteres. Sitio Web: Es la Dirección de la página Web de la empresa, este es un campo alfanumérico con un espacio de 100 caracteres. Teléfono: Es el Número telefónico de la empresa, este espacio es de tipo numérico 50 caracteres. Fax: Es el Número del fax de la empresa, este espacio es de tipo numérico tiene un espacio de 50 caracteres. Ciudad: Es la ciudad en la cual se encuentra ubicada la empresa en el país. Identificación: Es el Número de identificación tributaria de la empresa o número de cédula del cliente.

Cargar logotipo: Es el logo de la empresa, el cual se mostrará en todo los documentos, facturas, recibos de caja, entre otros. La imagen de la empresa debe
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estar en un archivo con extensión .gif y en minúscula. El tamaño sugerido es de 5cm de alto por 8cm ancho.

Al finalizar encontrara una relación de botones: BOTÓN Actualizar Cancelar FUNCIONALIDAD Guardar los datos ingresados al sistema Al pulsar este botón, el usuario quedara ubicado en la pantalla principal del modulo de administración

5.3 Parámetros Básicos Administración del Sistema/Empresa/Parámetros Básicos El sistema permite parametrizar información básica de manejo de la empresa, con el objetivo que la empresa permita realizar cierto tipo de operaciones, como borrar cuentas por pagar, realizar facturas con fechas posteriores, entre otras.

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Existen once opciones definidas en dos columnas para parametrizar. En la parte derecha se selecciona el valor del parámetro, las posibilidades pueden ser numéricas ú opcionales entre SI o NO

Información Básica No. decimales operacionales parametrizadas: Es la cantidad de números que va a manejar en sus transacciones como decimales. Estos pueden variar desde 0 hasta 2. Corrección causaciones con pagos: Permite que se puedan o no corregir

causaciones de operaciones a las cuales ya se le hayan realizado pagos respectivos. Utilizar autorización de Pagos: Indica si debe o no autorizarse cada cuenta antes de

realizar el pago y generar el respectivo comprobante de Egreso, (es la opción que se encuentra en Cuentas por Pagar/Administración/Autorización de Pagos. Nombre representante legal: Es el nombre del representante legal que aparece en el registro de cámara de comercio de la empresa, el cual aparecerá en los respectivos estados financieros. Nombre revisor fiscal: Es el nombre del revisor fiscal de la compañía , en el caso en que esta este obligado a llevar, el cual aparecerá en los respectivos estados financieros. No. Columnas en las operaciones: Es el número de columna que se quiera manejar en las operaciones parametrizadas que realice la empresa. Cuenta por cobrar facturación: Es la cuenta de cartera a la que quedaran

contabilizadas las diferentes facturas de venta. Registro facturas con fecha anterior a la fecha del sistema: Indica si pueden o no realizar facturas anteriores a la fecha actual. Nombre del contador: Es el nombre del contador de la Empresa. Control de saldo en bancos: Indica si se controla o no el saldo de la cuentas del auxiliar de Bancos para generar los comprobantes de Egreso Borrado CXP: Indica si se borran o no cuentas por pagar.

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Manejo de terceros en bancos: Indica si en el comprobante de egreso se muestra el NIT del Banco ó el código interno de este. Número de plantillas factura: Indica el número de formatos-plantillas de facturación que va a manejar la empresa . Cuenta proveedores inventario: Es la cuenta de proveedores a la que quedaran

contabilizadas las diferentes operaciones.

Al final se encontrara una relación de botones:

BOTÓN Aceptar Cancelar

FUNCIONALIDAD Guardar los datos ingresados al sistema Al pulsar este botón, el usuario quedara ubicado en la pantalla principal del modulo de administración

5.4 Consumo Mensual Administración del Sistema/Empresa/Consumo Mensual El sistema permite que el usuario genere un informe sobre el consumo realizado en el mes en cuanto a : • • • • • • • Ajustes por Inflación Comprobante de Egreso Dividendos Factura de Venta Nota Crédito Nota Debito Saldos Iniciales

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La siguiente ventana permite seleccionar el mes y año como criterios de generación del informe.

Una vez generada la consulta de consumo mensual, el sistema despliega una lista con los comprobantes registrados en el mes y año seleccionado.

Este consumo informa la cantidad de comprobantes registrados por la empresa. 5.4 Copia de Respaldo Administración del Sistema/Empresa/Copia de Respaldo

Esta opción permite generar backup. En esta ventana aparece un link a un Manual de estructura de copia de respaldo el cual puede consultar.

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Para ejecutar el proceso de copia debe hacer click sobre el botón Generar Backup.

La aplicación genera un Backup en formato TXT. Con que el usuario puede obtener un mejor entendimiento leyendo el link del manual de estructura copia de respaldo.

5.6 Calendario y Horarios Administración del Sistema/Empresa/Calendario y Horarios El administrador del sistema debe establecer las fechas y los horarios que manejara la empresa para tener un control sobre el flujo de trabajo y evaluar el cumplimiento de los tiempos establecidos para obtener un alto rendimiento. Con base en este calendario se recibirán las alertas de vencimiento de fechas o consecución de tareas.

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Información Básica En el Calendario se observan año, mes, día. Ø En la fila de Año, existen dos flechas adelante - atrás, permitiendo buscar el año anterior o posterior al actual. Ø En la fila de Mes, existen dos flechas adelante - atrás, permitiendo buscar el mes anterior o posterior al actual. Ø Los días Festivos de la compañía son definidos por la misma empresa, para esto haga clic sobre el día específico, teniendo en cuenta que corresponda al mes y año ubicados en la parte superior del calendario. Los días festivos aparecerán en un listado al lado derecho de la ventana. Definición de Horarios

La definición de horarios se realiza de la siguiente manera: Nombre: Es el nombre del horario que se va a crear, este espacio tiene una cantidad de 50 caracteres y es de tipo alfabético y necesariamente tiene que ir asociado con una jornada. Defina la jornada: Aquí se define el horario de dicha jornada.

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Automáticamente aparecerá en el recuadro inferior la referencia de la jornada. En el botón retroceder se podrá signar los días en que se va a cumplir la jornada. 5.7 Asignación de Horarios Administración del Sistema/Empresa/Asignación de Horarios Una vez se definan lo horarios y se hallan registrado los empleados, se debe realizar una asignación de horarios, teniendo en cuenta las jornadas definidas para cada uno de ellos.

Datos Básicos:

Usuario:

Es el usuario al cual se le asignará el horario.

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Asignar:

En esta parte se muestra el listado de los horarios creados para asignar el

correspondiente. Al finalizar el proceso se encuentra una serie de botones relacionados:

BOTÓN Aceptar Nuevo Consultar

FUNCIONALIDAD Guardar los datos ingresados al sistema Ingresar un nuevo tercero Si desea consultar debe hacer clic sobre el botón para desplegar la siguiente ventana de consulta Al pulsar este botón, el usuario quedara ubicado en la pantalla principal del modulo de administración

Cancelar

Nota: Si hace clic sobre el nombre del horario, el sistema despliega una ventana que indica las jornadas definidas para este horario.

5.8 Personalizar mi Escritorio Administración del Sistema/Empresa/Personalizar mi escritorio

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Personalizar el escritorio se refiere a seleccionar la información que el usuario desea ver en la pantalla inicial “home” de la aplicación.

Datos Básicos Carpeta Inicial: En esta columna se encuentra los ítems necesarios para elegir que información quiere el usuario que le aparezca cada vez que abra la aplicación. Indicadores: En esta columna se puede seleccionar el numero de cuenta contable que se requiere para hacer un análisis anual, la ejecución presupuestal y la evolución de la cuenta. Al final se encuentra una relación de botones:

BOTÓN Aceptar Cerrar

FUNCIONALIDAD Guardar los datos ingresados al sistema Al pulsar este botón, el usuario quedara ubicado en la pantalla principal del modulo de administración

Esta información se ve relacionada como se ve a continuación en las graficas estadísticas.

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5.9 Consecutivos Administración del Sistema/Empresa/Consecutivos En ese ítem el sistema permite verificar los tipos de comprobantes que se generan y en que consecutivo se encuentra actualmente. La empresa debe suministrar los consecutivos de los documentos para subirlos a la aplicación de acuerdo al manejo de documentos secuenciales en la empresa.

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5.10

Consolidación de Empresas

Administración del Sistema/Empresa/Consolidación de empresas Esta opción es para grupos empresariales, en donde se debe realizar una consolidación de cuentas, ya que solo se entregara información por el grupo. Las empresas manejan diferentes cuentas las cuales deben alimentar una cuenta general consolidada. El sistema presenta las siguientes ventanas para registrar la información.

Es el nombre que se le dará al grupo para identificarlo.

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Datos Básicos:

Periodo de trabajo Mes: Es el mes en que se van a consolidar las cuentas Año: Es el año en que se van a consolidar las cuentas Nuevo Registro Cuenta: Es la cuenta que va a consolidar. Ajuste: Es el valor por el cual va a ajustar la cuenta a consolidar. Insertar y/o modificar: Indica que se muestre la información de cuentas de ajuste en el periodo de trabajo. Todos los campos son obligatorios, para obtener la información.

5.11 Organigrama
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Administración del Sistema/Empresa/Organigrama El sistema tiene la capacidad de administrar la gestión de recursos para la empresa en forma simultánea. 5.11.1 Definicion Organigrama Administración del Sistema/Empresa/Organigrama/Definición Organigrama

Esta sección permite construir el organigrama por medio de la inserción de unidades (dependencias internas del SISTEMA, compuestas por un encargado y uno o varios dependientes) y links que permiten asociar las diferentes unidades entre sí. Para ello cuenta con cuatro botones y un campo, cuya función se describe a continuación: Crea una nueva unidad dentro del organigrama, y permite definirle encargado, cargo y dependientes.

Crea un vínculo entre las unidades que se estipulen.

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Elimina la unidad que el usuario haya seleccionado

Elimina el vínculo que el usuario haya seleccionado. Zoom. Aumenta o disminuye la escala del organigrama.

Características por Unidad (Dependencia Interna):

Esta sección permite estipular o modificar las características de determinada unidad. Para este efecto cuenta con los siguientes campos y botones: Unidad. Campo para registrar el nombre de la unidad (dependencia). Responsable. Nombre del responsable de la actividad, este campo despliega los

nombres de todos los usuarios asociados al sistema. Cargo. empresa. Dependientes. Campo que despliega de manera automática la identificación, apellido, nombre y cargo de los usuarios dependientes de la unidad.
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Este campo despliega las denominaciones de los cargos creados para la

• • • •

Elimina de la lista de dependientes el usuario cuya casilla de verificación haya sido chequeada. Agrega un nuevo usuario a la lista de dependientes de la unidad. Registra la nueva unidad o guarda los cambios realizados en la unidad ya existente. Cancela la acción realizada, no guarda los cambios dentro de la unidad.

Esquema: Esta sección permite visualizar de manera gráfica la estructura general del organigrama y seleccionar uno de sus componentes, habilitando así la Sección de Características de la Unidad y, permitiendo su eliminación.

El sistema abre una ventana en la cual debe registrar el nombre de la unidad y el nivel de jerarquía.

Para el caso de los cargos de staff, presenta una ventana en la cual se debe registrar el nombre del cargo y la unidad de la cual depende •

El sistema crea la nueva unidad, o staff, la cual se ve representada gráficamente por medio de un rectángulo gris en el esquema, con el nombre de la unidad y el enunciado “No Asignado”, entre tanto no se asigne un responsable de la misma.

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5.11.2 Definición de Cargos

Nombre

del cargo. En este campo se registra la denominación dada para un

determinado cargo dentro de la empresa, este es un espacio de cien caracteres alfanuméricos y cinco botones cuya funcionalidad es la siguiente:

BOTÓN Aceptar Nuevo Borrar Consultar

FUNCIONALIDAD Guardar los datos ingresados al sistema Ingresar un nuevo tercero Eliminar la información registrada Si desea consultar debe hacer clic sobre el botón para desplegar la siguiente ventana de consulta Al pulsar este botón, el usuario quedara ubicado en la pantalla principal del modulo de administración

Cancelar

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6. SEGURIDAD

Administración del Sistema/Seguridad El objetivo de este módulo es evitar el acceso no autorizado al sistema contable, por lo cual se controla a partir del módulo de administración la asignación de los derechos de acceso al sistema. Este módulo cubre el ciclo de vida del usuario, desde el registro inicial de usuarios hasta la baja del registro de los usuarios que ya no requieran del acceso al sistema. 6.1 Cambio de Clave Administración del Sistema/Seguridad/Cambio de clave Las contraseñas son medios, de uso corriente que validan la identidad de un usuario para acceder al sistema contable. Se deberá controlar la asignación de contraseñas, para lo cual se permite su cambio. La generación de las contraseñas son entregadas vía mail para mayor seguridad.

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Recuerde Los usuarios deben mantener confidencialidad de las contraseñas. 6.2 Usuarios Administración del Sistema/Seguridad/Usuarios Esta opción permite realizar el registro de los usuarios para conceder el acceso multiusuarios. El sistema utiliza un identificador único para cada usuario, de esta forma puede vincularse a los usuarios y responsabilizarlos de sus actividades.

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Recuerde: Para registrar los usuarios debe primero crearlo en la carpeta Terceros.

Información Básica Id Tercero: Número de identidad del usuario con el cual se registro en la carpeta de Tercero Valor por Hora: Costo del usuario en el sistema, tiene un espacio de 15 caracteres es tipo Numérico. Nombre del Usuario: Nombre con el cual se identificara el usuario y validara el sistema para conceder acceso a la aplicación. Debe ser máximo de 15 letras o números. Clave: Es una serie de ocho caracteres alfanuméricos para la validación de acceso, debe iniciar con una letra. Esta clave no se muestra en pantalla, en su lugar se desprenden caracteres por cada espacio que digite el usuario. Clave de Confirmación: Revalida que la clave de acceso se digito correctamente. Perfil: Cada tipo de usuario tendrá una serie de procesos que podrá desarrollar dentro de la aplicación. Ubicación: Lugar en la cual se encuentra ubicada la sucursal u oficina en el país. E-mail: Es el correo electrónico del usuario. Recuerde que a esta dirección llegaran los mail generados por el sistema. Este es un campo obligatorio, alfanumérico con un espacio de 50 caracteres. Módulos de Acceso y Perfiles: Son los accesos a la aplicación, seleccione de la lista el tipo de perfil. del usuario, y

6.3 Perfiles menús Administración del Sistema/Seguridad/Perfiles menús Son los diferentes perfiles que se deseen crean para la empresa, con el objetivo de dar diferentes accesos a los usuarios.

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Información Básica

Nombre del Perfil: Es el nombre con él que se identificará el perfil. Módulo: Es el módulo al cual tendrá acceso el perfil que se esta creando. Si en la base de datos ya tiene matriculados algunos perfiles, puede consultar dando click en el botón respectivo, elija y de aceptar, el sistema habilitara la siguiente ventana.

En esta definición de perfil se seleccionan las opciones que serán habilitadas al usuario.

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7. PROYECTOS Y CENTROS DE COSTOS

Administración del Sistema/Proyectos y Centros de Costo En esta carpeta el sistema permite crear los proyectos a desarrollar y asociarlos con los centros de costos definidos en la empresa. Esta carpeta posee dos opciones : 1. Administración de proyectos 2. Administración Centros de costos

7.1 Proyectos Administración del Sistema/Proyectos y Centros de Costo/Proyectos Son los Supercentros de costos que tendrá la empresa, de estos se desprenderán unos centros de costos, por esta razón es necesario que estos estén creados.

Información Básica Nombre del Proyecto: Es el nombre de el proyecto o supercentro de costos, este es un campo alfanumérico con un espacio de 100 caracteres.
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Identificador: Es el identificador del super centro de costo, debe ser una letra. • Al final encuentra una relación de botones

BOTÓN Aceptar Nuevo Borrar Consultar

FUNCIONALIDAD Guardar los datos ingresados al sistema Ingresar un nuevo tercero Eliminar la información registrada Si desea consultar debe hacer clic sobre el botón para desplegar la siguiente ventana de consulta Al pulsar este botón, el usuario quedara ubicado en la pantalla principal del modulo de administración

Cancelar

7.2 Centro de Costos Administración del Sistema/Proyectos y Centros de Costo/Centro de Costo

El centro de costos se define en este ítem para cada uno de los proyectos ingresados en Administración de proyectos.

Información Básica Id: digite el carácter de Identificación que se asigna al centro de costo. Centro de costos: Digite el nombre otorgado al centro de costos. (dependencias, áreas, entre otros) Supercentro de costos: De click en la flecha y elija el supercentro relacionado en la carpeta administración de proyectos.

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Estos centros de costos asumirán todos los gastos de los proyectos relacionados.

8. OPERACIONALES

Administración del Sistema/Operacionales En esta carpeta se administrara los datos que inician y rigen el sistema contable, se determinan los parámetros bajo los cuales se realizara la contabilidad de la empresa.

8.1

Activos Fijos

Administración del Sistema/Operacionales/Activos Fijos Activo: Cualquier objeto de valor que ayude a la organización a proporcionar un servicio a sus clientes, por ejemplo: efectivo, terrenos, edificios, equipo, inventarios (para suministros, como resultado de una operación de venta), mobiliario y cuentas por cobrar.

Información Básica

Identificación: Es el código de identificación del activo, este es un campo que puede ser alfanumérico con un espacio de cincuenta (50) caracteres.

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Inactivo: Indica si se desea activar o desactivar el correspondiente bien que se esta registrando. Tipo de Bien: Es el grupo en el que se encuentra clasificado el activo. Descripción: Es un breve detalle del activo que se esta registrando. Fecha/Adquisición: Digite la fecha en que fue comprado el activo en formado dd/mm/aaaa Valor Adquisición: Digite el precio en pesos de la compra del activo. Vida Útil (años): Medida de tiempo (años) en que un artículo está disponible para el uso, se debe digitar un carácter numérico de máximo tres dígitos. Valor Ajustado: Este valor es asignado por el sistema teniendo en cuenta el valor de adquisición. Este es un espacio numérico de máximo 50 caracteres. Valor Depreciado: Es el valor acumulado, por la depreciación que ha tenido el activo. Nro. Días Depreciados: Es el número de días en que se ha depreciado el activo. Tipo de Depreciación: El sistema el único que practica es el de línea recta. El sistema permite generar un reporte en acrobat o excel para consultar todos los activos registrados en el sistema. Al finalizar se encuentra una relación de botones:

BOTÓN Aceptar Nuevo Borrar Consultar

FUNCIONALIDAD Guardar los datos ingresados al sistema Ingresar un nuevo tercero Eliminar la información registrada Si desea consultar debe hacer clic sobre el botón para desplegar la siguiente ventana de consulta Al pulsar este botón, el usuario quedara ubicado en la pantalla principal del modulo de administración

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8.2

Definición de mis Reportes

Administración del Sistema/Operacionales/Definición de mis reportes

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En esta carpeta el sistema permite que el usuario realice la definición de los reportes que va a utilizar y no se encuentran definidos en el sistema, definiendo el tipo de información que deben tener. . Para definir los reportes debe primero definir los grupos que se incluirán dentro de este. 8.2.1 Definición de Grupos

Esta ventana permite visualizar los grupos que han sido creados, la información relacionada es Nombre, Tipo de grupo, Titulo del total y renglones. Además desde esta ventana se puede eliminar el grupo que desee.

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Información Básica

• • •

Nombre del Grupo: Es el nombre del grupo que quiere definir, este es un espacio alfanumérico y tiene un campo de 50 caracteres. Encabezado del grupo: Es el nombre con el que se quiere identificar el titulo del grupo, es un campo alfanumérico con un espacio de 50 caracteres. Encabezado del total: Es el nombre como quiere registrar reportes. el grupo total de

En la parte inferior se encuentran una serie de botones:

BOTÓN Borrar grupo Agregar grupo Actualizar

FUNCIONALIDAD Borra el grupo seleccionado. Agrega un renglón para adicionar otro grupo Restaura la información ingresada, y lo lleva a la ventana de

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definición de grupos. Regresar Para volver a la pantalla anterior.

8.2.2

Definición de Reportes

Como lo establece el sistema, la definición de reportes requiere que el usuario haya creado anteriormente los grupos, en la siguiente ventana debe definir los reportes que se van a parametrizar.

• • •

Nombre del reporte: En esta ventana se identifica el reporte que se esta parametrizando. Este es un campo alfanumérico con un espacio de 50 caracteres. Titulo del reporte: Este es un campo alfanumérico que consta de un espacio de 50 caracteres. Comentario: Si se requiere, se puede escribir un breve comentario del reporte definido.

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A continuación encuentra una relación de botones.

BOTÓN Eliminar Actualizar Regresar

FUNCIONALIDAD Borra el grupo seleccionado. Restaura la información ingresada, y lo lleva a la ventana de definición de grupos. Para volver a la pantalla anterior.

El sistema permite definir los grupos asociados al reporte que se esta definiendo, haga clic sobre el icono ubicado en la columna de grupo, correspondiente al reporte definido. (Ventana Definición de Reportes)

A finalizar se encuentra una relación de botones:

BOTÓN Actualizar Regresar •

FUNCIONALIDAD Restaura la información ingresada, y lo lleva a la ventana de definición de grupos. Para volver a la pantalla anterior.

Para generar o ejecutar el reporte el usuario debe hacer clic sobre el icono Lupa de la ventana Definición de reportes.

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El sistema permite visualizar la siguiente ventana.

Para ejecutar el reporte debe dar los criterios de generación. • • • • • • • 8.2.3 Fecha Inicial: Es el mes y año en que se va a generar el reporte teniendo en cuenta que desde esta se tendrá en cuenta la información registrada. Moneda: Es el tipo de moneda que se manejara en el reporte Unidades: Son las unidades en las cuales desea ver los valores de los reportes. Análisis: Es el análisis que desea ver en el reporte es anual o mensual. Formato: Es el formato en que desea generar el reporte.(xls, pdf, html) Terceros: Indica si el reporte maneja terceros.

Aceptar para visualizar e imprimir el reporte.

Definir Cuentas de Efectivo para Flujo de Caja

En esta definición se determinan que cuentas del PUC definido por la empresa, que afectaran el Flujo de Caja.

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Información Básica

Cuenta:

Son las diferentes cuentas que van a quedar parametrizadas y que harán parte

del flujo de caja. En la parte inferior se muestras cinco botones que tienen la siguiente funcionalidad:

BOTÓN Aceptar Nuevo Borrar Consultar

FUNCIONALIDAD Guardar los datos ingresados al sistema Ingresar un nuevo tercero Eliminar la información registrada Si desea consultar debe hacer clic sobre el botón para desplegar la siguiente ventana de consulta Al pulsar este botón, el usuario quedara ubicado en la pantalla principal del modulo de administración

Cancelar

8.3

Monedas

Administración del Sistema/Operacionales/Monedas El sistema permite definir el tipo de moneda que se utilizara en el manejo contable.
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Información Básica

Moneda: Es el nombre de las diferentes monedas que se van a manejar en el sistema. En la parte inferior aparecen cinco botones que tiene la siguiente funcionalidad:

BOTÓN Aceptar Nuevo Borrar Consultar

FUNCIONALIDAD Guardar los datos ingresados al sistema Ingresar un nuevo tercero Eliminar la información registrada Si desea consultar debe hacer clic sobre el botón para desplegar la siguiente ventana de consulta Al pulsar este botón, el usuario quedara ubicado en la pantalla principal del modulo de administración

Cancelar

8.4

Saldos Iniciales

Administración del Sistema/Operacionales/Saldos Iniciales Los saldos iniciales es la información con la cual debe iniciar el sistema contable, es el primer comprobante.

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Información Básica Concepto: Es el concepto referente al comprobante de saldos iniciales. Cuenta: Son las cuentas que van a necesitar para realizar el cargue inicial de saldos. D/C: Es la naturaleza de la cuenta, debito o crédito. Valor: Es la cantidad monetaria asignada a la cuenta.

Tercero: Es el tercero que esta asignado a la transacción del cargue inicial. Centro de Costos: De click en la flecha y elija el centro de costos que va asignar a la línea de transacción. 8.5 Excepciones de Ajustes por Inflación

Administración del Sistema/Operacionales/Excepciones ajustes por inflación Existirán en las empresas algunas cuentas a las cuales no se les hace ajuste por inflación, estas cuentas deben ser especificadas por la empresa en esta opción.

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• • •

Cuenta: Es el número de la cuenta tiene excepción del ajuste por inflación. Tercero: Es la identificación del tercero afectado por la cuenta. Fecha: El sistema asigna la fecha de registro. dd/mm/aaaa

9. CONSULTAS

Administración del Sistema/Consultas El sistema permite realizar diferentes tipos de búsqueda, además de permitir la consulta de trámites, consulta por tipo de operación y consulta de operaciones pendientes.

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• •

En el tipo de búsqueda seleccione de la lista el tipo de búsqueda (Id Tercero, Nombre Tercero, Bancos) que quiere realizar. Digite un patrón de búsqueda de acuerdo a lo seleccionado en el campo anterior y haga clic sobre el botón Buscar.

Ejemplo: Tipo de búsqueda: Nombre de Tercero, Patrón de Búsqueda: ETB

Resultado

Haga clic sobre el link del tercero, el sistema traerá la ventana de Administración de terceros con todos los datos registrados en la administración.

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Los trámites se pueden consultar de la siguiente forma: • • Haga clic sobre el link Consulta de Tramites El sistema debe mostrar la siguiente ventana para realizar la consulta.

De click en la flecha y seleccione de la lista el tipo de tramite que quiere buscar, de acuerdo a la elección.

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El sistema debe mostrar en un formulario los datos registrados en este trámite. Digite los datos solicitados y luego de click en enviar, a continuación se tendrá la siguiente pantalla.

De click en el número de radicación correspondiente al trámite que quiere consultar, a continuación trae una nueva pantalla donde se observa el flujo de proceso de gestión.

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Aquí puede encontrar las actividades, el usuario y la fecha de atención del proceso asociadas al trámite, si se quiere consultar, de click en el link necesario para realizar la consulta de la solicitud.

De click en la instancia de la actividad, a continuación le trae una nueva pantalla para consultar los datos de la actividad realizada.

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Consulta por tipo de operación:

OPERACIÓN: De click en la flecha y elija la operación que quiere consultar. DOCUMENTO: Digite el numero del consecutivo del documento anteriormente elegido.
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BUSCAR: De click en el botón para traer el documento que esta consultando. A continuación le trae la información en otra pantalla de acuerdo a lo solicitado.

BOTÓN Corregir Anular Reversar Ver contabilización Copiar

FUNCIONALIDAD De click en el botón para corregir los valores de la transacción. Anula el documento referencia. Cambia la naturaleza de las cuentas según la contabilización del documento. Permite ver la contabilización de la transacción. Reproduce el mismo asiento para realizar otra transacción.

OPERACIONES

PENDIENTES:

Nos

muestra

las

operaciones

que

anteriormente han sido memorizadas y que se encuentran pendientes de ejecutar, de acuerdo a lo requerido por la empresa en su momento (quincenal o mensual).

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De click en uno de los link necesitados para ejecutar la transacción.

Digite la información solicitada en los campos reflejados en la transacción anteriormente memorizada para realizar la contabilización.

10. AUDITORIA

Administración del Sistema / auditoria

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La auditoria permite que el usuario lleve un control sobre los procesos que se están realizando. El sistema permite generar un reporte de auditorias, el cual debe ser definido bajo unos criterios de generación.

10.1

Consultas

Administración del sistema/Auditoría/Consultas El reporte de auditorias se genera de acuerdo a unos criterios de búsqueda definidos por el usuario.

Información Básica Fecha Inicial: Es el día, mes y año para hacer la consulta a partir de esta fecha. Fecha Final: Es el día, mes y año para hacer la consulta hasta esta fecha Tipo de Operación: El sistema audita los siguientes procesos: anular comprobantes, ajustes por inflación, depreciación, cierre, deshacer cierre, deshacer procesos. Usuario: Permite seleccionar el usuario para obtener un mayor control sobre las operaciones que este ha efectuado. El reporte se puede ver en acrobat o por medio del visor de reportes. El reporte presenta la siguiente estructura:

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El reporte permite consultar la fecha de operación, el tipo de operación, el usuario que realizo la operación, una pequeña descripción especificando el proceso realizado y el número de comprobante afectado. 10.2 Vaciado auditoria

Administración del sistema/Auditoría/Vaciado auditoria Esta opción permite hacer un archivo en el cual se almacenan los registros de auditorias, de acuerdo a las fecha inicio y fin determinados, al momento de realizar esta operación, el sistema elimina estos registros.

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11. FLUJOS DE TRABAJO

Administración del Sistema / flujos de trabajo

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El sistema permite crear los flujos de trabajo, definiendo las actividades con una secuencia lógica para ser desarrollado por los usuarios de acuerdo al reparto asignado.

ADMINISTRACION FLUJOS DE TRABAJO Esta es la función en la cual se construye el flujo de trabajo de acuerdo con los procesos establecidos en el sistema. En esta fase se organizan y parametrizan las diversas actividades que componen la operación que se desea automatizar a través de la herramienta.

Para construir el flujo de trabajo: 1. Ingrese al menú opciones, seleccione el módulo Administración, de la Opción Flujos de Trabajo, y seleccione el ítem Administración.

2. El sistema abre la ventana Administración de Flujos de Trabajo.

Información Básica Nombre del Flujo. Es el nombre con el cual se reconocerá el proceso dentro del sistema.
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Fecha Inicial. Es la fecha de inicio del proceso, en el sistema. Este campo despliega lista de día, mes y año. Fecha Final. Es la fecha en el cual el sistema dejará de ejecutar el proceso. Este campo despliega lista de día, mes y año. Comentarios. Campo para incluir algún comentario u objetivo del flujo de trabajo. Lógica de activación. Campo que describe que acción y/o que persona puede dar inicio al proceso que se lleva a cabo mediante el flujo de trabajo.

Una vez diligenciados los campos y seguro de crear el flujo de trabajo haga clic sobre el botón Aceptar. Aceptar: Guarda los cambios y modificaciones realizadas en el Flujos de Trabajo Consultar: Permite buscar y consultar los diferentes flujos de trabajo que se hayan cargado en el sistema. Si la actividad a realizar es Consultar un Flujo de trabajo ya existente, haga clic sobre el botón Consultar, ubicado en la parte inferior de la ventana. La consulta despliega la siguiente ventana:

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Si no es claro el nombre del flujo de trabajo haga clic en Consultar, aparece una ventana denominada Consulta Flujos de Trabajo, en esta ventana puede ingresar el nombre del flujo, en el campo Nombre o haga clic en botón Buscar para desplegar resultados y seleccionar el nombre del flujo a consultar. Retroceder: Permite regresar a la ventana anterior. Al consultar el Flujo de Trabajo, aparece la ventana Administración de Flujos de Trabajo, con los datos definidos en su creación, además un botón Editar: Esta sección permite construir el flujo de trabajo por medio de la inserción de tareas (cada una de las actividades de la operación que se desea parametrizar) y links que permiten asociar las diferentes tareas entre sí.

El botón Editar nos presenta la opción de crear o consultar el flujo de trabajo, de la siguiente forma:

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Para ello cuenta con cuatro botones y dos campos, cuya función se describe a continuación: BOTON FUNCIONALIDAD Crea una nueva tarea dentro del flujo de trabajo, y permite definir nombre, posición dentro del flujo de trabajo e icono con el cual se va a representar dicha tarea. Crea un vínculo entre las tareas que se estipulen. Elimina la tarea que el usuario haya seleccionado Elimina el vínculo que el usuario haya seleccionado.

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Zoom. Aumenta o disminuye la escala del diagrama. Para desplegar las opciones, haga click sobre el icono y seleccione el porcentaje.

Vista. Dependiendo del criterio del usuario, cambia la visualización de los links dentro del flujo de trabajo. Para desplegar las opciones, haga click sobre el icono y

seleccione la vista en la que desea el diagrama (Horizontal Cuadriculado, Horizontal Directo, Vertical Cuadriculado, Vertical Directo).

Si desea consultar el flujo de trabajo definido para cada operación, haga clic sobre el Tipo (icono que aparece en la diagramación).

Para consultar los Datos de cada una de las operaciones o actividades realizadas en el proceso debe de hacer click sobre el Dibujo (Tipo) correspondiente a la actividad Tipo: Define el icono que mostrara la tarea TIPO (DIBUJO) NOMBRE INICIO TIPO (DIBUJO) NOMBRE FIN

OPERACIÓN

SHELL

STORE PROCEDURE

SQL

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COMPONENTE

MANUAL

MAIL

Información Básica Nombre de la Tarea. En este campo aparece el nombre de la actividad que se está configurando. Sincronización. Este campo permite seleccionar si se sincroniza o no la actividad con otra u otras tareas que estén en la misma posición dentro del flujo de trabajo y que influyan en otra tarea. La sincronización se puede clasificar en: • • N/A: No aplica Asíncrona: Es cuando existen en el flujo dos o mas actividades en la misma posición y deben llegar a un mismo usuario, entonces el usuario debe atender las actividades de forma individual sin que una afecte a la otra. • Sincronía: Cuando existen en el flujo dos o más actividades en la misma posición y deben llegar a un mismo usuario, pero para atenderlas deben estar todas listas para formar una sola actividad. Comentarios. En este campo se registran, de manera breve, el o los comentarios que se desee hacer acerca de la actividad, la forma de operar. Número Columnas. Siempre que se da inicio a una tarea, el sistema genera un

formulario con los campos cuyo diligenciamiento es necesario para el desarrollo de la misma. Este campo permite configurar el número de columnas en las que se desea visualizar dichos campos para el registro de datos de entrada para la tarea. Registra la nueva tarea o guarda los cambios realizados en la tarea ya existente. Permite fijar las condiciones que permiten la asignación de la tarea. Lleva al usuario a las opciones de configuración avanzada de la tarea. Tiempos: Capacidad del sistema para administrar calendarios y plazos asociados a los procesos (Ej. vencimientos, vigencias, plazos legales por tipo de contratación y

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modalidad, causaciones, pagos, generación de reportes) y a los establecidos para la ejecución de las diferentes actividades asociadas a los procesos, para el caso del Work Flow. Ø Término. Plazo para la ejecución de la tarea. Se expresa en número de días hábiles o en fracciones de día hábil. Ø T. Escalamiento. Tiempo, en días hábiles o fracción de día hábil, que se puede prorrogar el plazo para la ejecución de la tarea, pasado el cual, el sistema da aviso al superior inmediato de que dicha tarea no ha sido ejecutada. Ø T. Aviso. Número de días hábiles, o fracción de día hábil, en que el sistema debe informar a la persona responsable de la tarea, que el término está por cumplirse. Subproceso. Este campo aplica para seleccionar un proceso que se quiera asociar a la tarea. Enviar Haga click sobre la flecha para desplegar la lista con los siguientes atributos: Maestro de detalles, Mas…, reparto, Oficios, Validación. Seleccione uno de estos para desplegar la ventana de condiciones. CREAR TAREAS Para crear tareas dentro del flujo de trabajo, siga este procedimiento: 1. Ingrese al ítem Flujo de trabajo 2. Haga clic en el Botón Crear Tarea. 3. El sistema abre la ventana para definir el nombre de la tarea, la posición dentro del flujo de trabajo y la imagen que le corresponderá. 4. Registre el nombre de la nueva tarea, su posición y seleccione la imagen con la cual será representada la tarea. 5. Haga clic en el Botón Aceptar. 6. El sistema crea la tarea, la cual se ve representada gráficamente en el esquema, por medio del icono que seleccionó acompañada por el nombre de la tarea.
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7. En el esquema, haga clic en la tarea que acaba de crear, se activan los campos y botones de la Sección Características de la Tarea. 8. Haga clic en el campo Término y digite el plazo para la ejecución de la tarea. 9. Haga clic en el campo T. Escalamiento y digite el plazo tiempo de escalamiento de la tarea. 10. Haga clic en el campo T. Aviso y digite el término de aviso de la tarea. 11. Haga clic en el campo Subproceso y de la lista desplegada, seleccione la denominación del flujo de trabajo que desee asociar, como subproceso. 12. Los campos Imagen y Nombre de la Tarea traen de manera automática lo dispuesto por el usuario en la Creación Tareas 13. Haga clic en el campo Sincronización y seleccione de la lista desplegada si la tarea tiene sincronía o asincronía con otras de su mismo nivel, si no hay más tareas del mismo nivel, elija la opción “N/A”. 14. Haga clic en el botón Enviar para guardar los datos registrados. 15. De click sobre la tarea que fue creada y selecciona en el último campo, haga click en la flecha y seleccione una opción de la lista.

MODIFICAR CARACTERÍSTICAS DE LAS TAREAS 1. Ingrese a la ventana Flujo de Tareas / Maestro

2. En el esquema, haga clic en la tarea que desea modificar, se activan los campos y botones de la Sección Características de la Tarea.

3. Registre las modificaciones necesarias en los Campos Término, T. Escalamiento, T. Aviso, Subproceso, Imagen, Nombre de la Tarea, Sincronización y Comentarios.

4. Haga clic en el Botón Aceptar, para guardar los cambios.

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ELIMINAR TAREAS • Ingrese a la Ventana Definición Flujo de Trabajo Haga clic en el Botón Eliminar Tarea.

El sistema abre la una ventana en la cual se define la tarea a eliminar

• •

Seleccione la tarea a eliminar y haga clic en el botón Aceptar. El sistema elimina la Tarea del organigrama, incluyendo los vínculos que esta posea.

La ventana Administración aparece de acuerdo a la selección que se halla efectuado, cada ventana indica campos diferentes para diligenciar, esta Administración tiene como objeto definir funciones que parametricen las actividades, indicando el flujo y las operaciones que se deben realizar en cada una de ellas. REPARTO

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Ø Ø

Seleccione el Tipo de Destino al cual debe llegar la actividad, las opciones son Unidad, Usuario Final, Cargo, Iniciador. Establecer las Condiciones del Destino, esto quiero decir que debe seleccionar un área del organigrama.

Ø

Seleccione el tipo de reparto que va a realizar, si es por carga, publico, aleatorio, encargado.

Ø

Luego de establecer la definición de la condición, haga clic en el botón Agregar, ahora la condición se adiciona a el Campo Expresiones a Evaluar.

Ø

Si la expresión es correcta, haga clic en el botón Aceptar, si se va a eliminar haga clic en el botón Limpiar.

Administración de Validaciones

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Establezca el tipo de validación que se va a realizar, seleccione las opciones de los campos, haga click sobre la flecha; las validaciones se pueden realizar antes, después o al enviar. Ahora defina la función o expresión a evaluar, para esto seleccione una opción en cada campo proporcionando las condiciones, haga clic sobre el botón Agregar. Esta función debe aparecer en el campo Expresiones a Evaluar, si la validación lo amerita digite un mensaje que alerte al usuario cuando el sistema realice la validación y los datos no coincidan. Haga clic sobre uno de los botones para Limpiar si la función quiere ser eliminada, para continuar o No y Aceptar para poner activa la validación.

MAESTRO DE DETALLES (ADMINISTRADOR DE LISTAS)

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En el maestro de detalles se seleccionan las carpetas a las cuales se tendrá acceso en la actividad seleccionada. Es decir: En la actividad Registrar Cumplimiento, se deben seleccionar las siguientes carpetas: Cumplimiento por decisión, Cumplimiento Conversión de Salarios, Cumplimiento Multa, Control Pago Cuotas, Cobro Activo, No cumplimiento. Ø Para seleccionar la actividad, haga clic sobre la flecha y busque la opción correcta, el sistema automáticamente diligencia el campo Nombre de la Carpeta. Ø Haga clic en Agregar si esta seguro de la actividad seleccionada. Ø Haga clic en Limpiar si va a ser eliminada, en Aceptar si es correcta la información y Cerrar si va a abandonar la ventana.

MAS…PARAMETRIZACION La edición de operaciones permite crear el formulario que despliega la tarea creada. Esta tabla permite establecer los atributos que debe tener el formulario que se creara, es decir crear el formulario con los campos respectivos los cuales serán diligenciados por el cliente.

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Ingresar en el Nombre del grupo el nombre del formulario que desea crear. Seleccione el tipo de captura, si es capturado (digitarlo) o calculado (formulado), ingresarlo. En el campo Edición de Expresión, ingrese la letra P, esta es una constante solicitada por el sistema. Haga clic sobre el link Modificar/ Agregar Cuenta. El sistema colocara el grupo creado como una fila más de la ventana Edición de Actividades. Haga clic sobre el botón Guardar Cambios para habilitar el grupo.

El sistema permite visualizar la ventana Edición de Actividades actualizada

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Para definir los atributos del grupo (campos del formulario), debe seleccionar el grupo y hacer clic sobre el link Atributos

Información Básica Eliminar: Icono con el cual se puede eliminar el atributo creado. Tipo: Esta casilla indica si esta seleccionado es capturada; si no es calculado. Atributo: Seleccionar una letra para identificar el atributo. Control: El sistema tiene diferentes opciones de control, las cuales indican el tipo de información que se registrara en el campo. • Fecha: formato dd/mm/aaaa, al seleccionar este control, encontrara al final del campo un icono denominado calendario, para asignar la fecha debe hacer clic sobre el icono y seleccionar la fecha del calendario. • • • • Numérico: solo acepta caracteres numéricos. Check: el sistema asigna casillas para selecciona o chequear de acuerdo a información del campo. Texto: el campo permite ingresar caracteres alfabéticos Objeto: Permite ingresar texto pero posee una barra de desplazamiento vertical. la

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Titulo: Nombre con el cual se denominara el campo. Multilista: Se define una lista, teniendo en cuenta si es una multilista de valores predefinidos o Multilista de valores simple.

Multilista de valores predefinidos: son listas creadas en el sistema, en esta tabla aparece una lista de dependencias (campos definidos) y valor de acuerdo a las opciones del campo.

Multilista de valores simples: el usuario crea la lista ingresando un valor o consecutivo y el texto que aparecerá en los campos como opciones. Seleccione si la lista se debe ver como combo, es decir una lista o como radio, es decir con casillas para habilitar.

Formula y Scrip: estos datos deben ser formulados por el usuario son validaciones de los campos. Col: Numero de columnas que ocuparan dentro del formato. Long. Longitud del campo. Recuerde que cuando los campos despliegan listas el campo debe tener una longitud mínima de 150 para visualizar la información. Los campos simples deben tener longitud de 20 a 40.
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Orden: establecer el orden secuencial de los campos. BOTONES FUNCIONALIDAD Este botón se utiliza para agregar nuevos atributos o campos al formulario que se esta creando. Haga clic sobre el botón para guardar los cambios cada vez que se crea un nuevo atributo. El botón permite visualizar el formulario que se esta generando. Se utiliza para volver a la ventana anterior.

ADMINISTRACIÓN SENTENCIAS SQL En esta administración se crean las multilistas de valores predefinidos, relacionadas con cada una de las tablas, operaciones, procesos, entre otras definidas por el administrador en el desarrollo del sistema. (Las sentencias son programadas por el usuario.)

BOTONES

FUNCIONALIDAD Guarda la denominación de la nueva sentencia con su respectiva descripción. Este botón habilita los campos para el registro de una nueva sanción, si no es activada, el sistema no permitirá su ingreso, así el

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campo se encuentre en blanco Elimina definitivamente del sistema la sanción que se esté visualizando en la ventana. Permite la consultar y modificar las diferentes denominaciones de las sanciones. Cancela la acción realizada, no registra los cambios realizados y devuelve a la ventana Actividades Pendientes.

CONSULTAR SENTENCIAS 1. Ingrese a la ventana Sentencias SQL 2. Haga clic en el botón Consultar, el sistema abre la ventana Consulta Multilistas

3. Haga clic en el campo Multilista y registre el criterio de búsqueda. 4. Haga clic en el botón Buscar. 5. El sistema despliega en la parte inferior de la pantalla, el listado de las sentencias SQL que coincidan con el criterio registrado.

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6. Seleccione la sentencia que busca que busca y haga clic sobre ella. 7. El sistema importa la información del cargo a la ventana Administración de Sentencias SQL ADMINISTRACIÓN DE PARÁMETROS Y ADMINISTRACIÓN DE CREACIÓN Esta opción permite editar las operaciones para definir los parámetros, asociar los tipos de captura, las tablas, los nombres de grupos, los links. Las ventanas que se presentan se operan de la misma forma que Maestro de Detalles. La plantilla inicial define las actividades de las actividades ya definidas. ADMINISTRACIÓN MAESTRO DE DETALLE Esta opción permite consultar las tareas que fueron creadas en el Maestro / Detalles, para obtener la información de cada una de las tareas creadas debe: 1. Ingrese al Menú Opciones 2. Haga clic en el ítem Flujo de trabajo 3. Haga clic en el subitem definición de Datos básicos 4. Ahora puede visualizar la ventana con todas las tareas creadas. 5. Haga clic sobre la imagen de la tarea que quiere consultar (tipo de inhabilidad, Clase contrato, Tipo de Sanción) 6. En la parte izquierda de la ventana aparecen los datos de la tarea, (Tipo, Nombre de la Tarea, Sincronización, Comentarios, Número Columnas, Término, Tiempo escalamiento, Tiempo Aviso, Subproceso). 7. Ingrese al Menú Opciones 8. Haga clic en el ítem Flujo de trabajo 9. Haga clic en el subitem definición de Datos básicos 10. Ahora puede visualizar la ventana con todas las tareas creadas. 11. Haga clic sobre la imagen de la tarea que quiere consultar (tipo de inhabilidad, Clase contrato, Tipo de Sanción) 12. En la parte izquierda de la ventana aparecen los datos de la tarea, (Tipo, Nombre de la Tarea, Sincronización, Comentarios, Número Columnas, Término, Tiempo escalamiento, Tiempo Aviso, Subproceso).

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13. Ubíquese en el campo Enviar, y despliegue las opciones haciendo click sobre la flecha, seleccione una opción. 14. Ahora puede observar de acuerdo a la opción seleccionada una ventana denominada Administración de Validaciones. La cual se opera en el desarrollo del sistema

CONSULTAR INICIO TRÁMITES • • • La consulta de trámites permite ver todos los registros realizados en determinada operación, esto permite seleccionar uno y modificar los datos. Ingrese el nombre y número de trámite y haga clic en buscar. El sistema traerá los datos del número del trámite que fue solicitado.

Los datos del trámite se visualizan en el formato del proceso que selecciono.

INICIO 1. Ingrese a la ventana Inicio

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2. Esta opción permite asignar al usuario un trámite determinado para que lo inicie. 3. Seleccione el Usuario y el tipo de trámite y haga clic sobre el icono Aceptar.

Si desea consultar los flujos de inicio: 1. Haga clic en el botón Consultar, el sistema abre la ventana Consulta inicio procesos

1. Haga clic en el campo Nombre proceso y registre el criterio de búsqueda. 2. Haga clic en el botón Buscar. 3. El sistema despliega en la parte inferior de la pantalla, el listado de los procesos que coincidan con el criterio registrado y su respectivo usuario. 4. Seleccione el proceso que busca y haga clic sobre el. 5. El sistema importa la información del cargo a la ventana Inicio de flujos de trabajo.

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REPORTE DE COSTO El reporte de costo se genera por cargo, usuario, cargo/ usuario, unidad, de acuerdo a la selección realizada en tipo de reporte se habilitan las opciones del campo cargo, que pueden ser unidades, cargo, dependencias. Para generar el reporte se solicita una fecha inicio y una fecha fin como filtro de la información. El sistema presenta la siguiente ventana para generar el reporte.

El reporte será generado en formato pdf. Con el fin de parametrizar el criterio contable del contador, el sistema permite la parametrización de asientos contables previamente registrados, mediante la opción de Parametrizar mis Comprobantes de la carpeta Transacciones, de forma tal que una vez parametrizado el comprobante, el sistema despliega en la opción de Mis Operaciones (carpeta de Registrar Hechos Económicos Parametrizados del modulo de contabilidad General) los comprobantes (asientos) parametrizados, de forma tal que al ser seleccionado uno de ellos el sistema solo solicita la información básica del hecho económico, desentendiéndose el usuario del manejo de cuentas contables y de afectaciones etc. Mediante la opción de Memorizar comprobantes de la carpeta de Transacciones el sistema permite registrar los comprobantes contables parametrizados que se presentan recurrentemente en el tiempo en la organización (Arriendos, Cuota de administración
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etc.). Al ser memorizadas las operaciones, el sistema recuerda al usuario periódicamente en el modulo de contabilidad generar las transacciones contables que debe registrar, Módulo de consultas de terceros, cuentas bancarias, cuentas contables, operaciones registradas etc.

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