You are on page 1of 7

A szerződések átfutási idejének csökkentése

(Áttekintés)

Szubotin Péter Gold Corporation Hungary Kft.

Röviden felvázolom azt a projektet, amely során a Gold Corporation Hungary Kft. számára a szerződések átfutási idejének csökkenését lean módszerekkel elértük.

Fejlesztés előtti rendszer
Először tekintsük át hogyan alakul a szerződés átfutása a korábbi rendszerben (1. ábra). Az első lépés a folyamatban az, hogy ha igény támad a szerződésekre, akkor rendelnünk kell abból. A nyomdai beszállítónk minimum 1000 darabos megrendelést teljesít az általunk kialkudott megfelelő áron. (A valódi ár nem publikus információ). A megrendelés teljesítését a beszállító 5+1 napra vállalja, amely esetben a +1 nap a szállítási idő. Amikor megérkeznek a szerződések, akkor az asszisztens feladata azok feldolgozása. Ezek a feladatok: szerződések rögzítése a nyilvántartásban, fizikális elhelyezés, PSZÁF jelentés megírása a sorszámozások bejelentésére. A szerződések útja itt ér a legkritikusabb ponthoz, hiszen ez az 10001500 darabos készlet az átlagos fogyást számítva 1 évre elegendő készlet. A következő lépés, hogy tízesével az asszisztens összekészíti a szerződéseket átadásra. Ehhez nyomtatni kell kettő példányt a keretszerződésből, össze kell hajtogatni a mappát, össze kell rendezni a sorszám szerint egyező szerződést és mellékletet valamint ki kell tölteni az emlékeztető kártyát. Ekkor újra várakozásra kerül az idő. A szerződések kiosztásra kerülnek az értékesítők részére. Névre szólóan azért, hogy a sorszámozás miatt számon lehessen kérni. Az értékesítőknél továbbra is várakozik a szerződés ameddig egy ügyfélhez nem kerül és kitöltik. Ekkor az értékesítő megvárja, amíg több másik szerződés összegyűlik, mert általában nem egyesével hozzák vissza a kitöltött példányokat. Visszaérkezés után az asszisztens asztalán várakozik a szerződés. Miután sorra került, az asszisztens ellenőrzi, hogy megfelelő-e a kitöltés és ügyvezetői aláírásra várakoztatja a szerződést. Mivel csupán egy embernek van jogosultsága a szerződéseket a vállalat részéről aláírni, így van, hogy a szerződés 23 napot is vesztegel előtte. Az aláírás után az asszisztens kiállítja a számlákat, majd az ügyfél és a vállalati példányokat külön választja. Innen ketté válik a szál is. Az ügyfél példánya várakozik arra, hogy az értékesítő átvegye majd elvigye az ügyfélnek. A vállalat példányát először az asszisztens átadja a struktúrálást végző személynek, majd ha kész van irattározza azt és a kiállított számlákat előkészíti a könyvelés számára.

A szerződések korábbi átfutását tekintve a következőket látjuk:

1. ábra Nézzük meg, hogy milyen tényleges időszükségletet generál ez a folyamat:

1. táblázat

Látható, hogy a megrendeléstől a szerződések megérkezéséig és 10 szerződés összekészítéséig vett időt külön választottuk attól, ami utána következik. Ennek oka, hogy először a rendelési rendszert nem fejlesztettük, csak a feldolgozást. Később következett be a teljes rendszer átdolgozása. Látszik továbbá, hogy a 11. lépés (Rendezés) után a szerződés útja szétválik ügyfél és vállalati példányra. A tényleges időtartamot a hosszabb ág útja határozza meg, hiszen addig egy folyamat nem zárult le, amíg a lassabb részfolyamat be nem fejeződött. Így tehát: Az ügyfél példány ideje: 192 óra és 19 perc Az ügyfél példány teljes ideje (a rendeléssel együtt): 286 nap, 2 óra és 39 perc Az céges példány ideje: 164 óra és 37 perc Az céges példány teljes ideje(a rendeléssel együtt): 282 nap, 6 óra és 57 perc Ebből látható, hogy a szerződés teljes átfutási ideje a megrendeléstől kezdve több, mint 286 nap. További problémát jelent, hogy a sorszámozott szerződéseket a PSZÁF irányába nekünk nyilván kell tartanunk és egy esetleges ellenőrzés esetén be kell rendelnünk azokat az értékesítőktől, ami több napi aktív munkát követel.

Fejlesztés utáni rendszer
A projekt feladata a meglévő szerződési készlet csökkentése és az átfutási idő lerövidítése volt. Fő pontjai:     A szerződéseket az irodákban kötik meg A sorszámozott szerződéseket csak különleges esetben lehet az irodából kivinni Többen kaptak jogosultságot az aláírásra, a vállalat nevében (2 másik igazgató, később az irodavezetők) Új beszállítók keresése a kisebb megrendelés miatt

Vizsgáljuk meg az újragondolt folyamatot (2. ábra). Az átdolgozott folyamatunk számára az egyik legfontosabb kérdés a szerződések beszállítási módjának megváltoztatása annak érdekében, hogy ne kelljen több, mint 1 éves készletet őriznünk. A korábbi beszállítónk sajnos rugalmatlanságot mutatott a gyártási-, szállítási idő tekintetében ezért keresnünk kellett egy másik beszállítót. Az új beszállítónk arányaiban magasabb áron (körülbelül 19%-al, 50 szerződésre viszonyítva) vállalta el a szerződések elkészítését. A partneri megállapodás részeit tekintve a rendelési tételnagyságot minimum 50 példányban sikerült meghatározni, viszont a megrendelés után legkésőbb 24 óra múlva leszállítják a kért mennyiséget (az idő maximum 250 példányig garantált). A nyomdára viszont már nem csak a szerződés, a melléklet, a mappa és az emlékeztető kártya nyomtatását bíztuk, hanem a keretszerződést is ezentúl a nyomda állítja elő, összerendezve, teljes mértékben előkészítve a teljes „csomagot” a használatra. További változtatás a szerződések dokumentációjánál egy ellenőrző lista (2. táblázat), amely tartalmaz minden fontosabb lépést a szerződéssel kapcsolatban (aláíratások, adatok, keltezések,

stb.). Ez kiküszöböli az esetleges kitöltési hibákat. Az ellenőrző listát mindig az kezeli, aki a szerződés üzletkötője, továbbá azt, hogy ellenőrizte a szignójával tanúsítja.

2. táblázat Amikor a kész szerződések megérkeznek a vállalathoz azt még mindig egy hosszadalmas jelentési kötelezettséggel kell elszámolnunk a PSZÁF felé, de jóval kevesebb időráfordítással, mint a korábbi esetekben. Változás, hogy már nem a szerződéseket viszik az ügyfelekhez az értékesítők, hanem az ügyfeleket hozzák az irodába. Ennek legnagyobb előnyei, hogy a vállalati központnak mindig nagy marketingértéke van, emellett nem kell attól tartanunk, hogy sorszámozott szerződés kikerül a látókörünkből (elveszik, megsemmisül stb.). Ezen felül még pozitív hozadék, hogy ezzel a módszerrel alaposabban ellenőrizhető az egyes értékesítők aktivitása. A szerződéseket immáron nem kell „ténylegesen” összeállítani, azt elegendő az ügyfél érkezésekor a megfelelő helyről elővenni. Maga a kitöltés (és az értékesítési folyamat) szintén egy órát vesz igénybe, viszont (mivel már a vállalat magas rangú tagja végzi a kitöltést, esetleg gyakorlott asszisztens) az ellenőrzés és az aláírások is egyszerre szünet és várakozás nélkül kerülnek végrehajtásra. Miután ez megtörtént az asszisztens veszi át a szerződést és elvégzi a struktúrálást valamint kiállítja a számlát a beérkező befizetésekről. Miután szétválasztotta az ügyfél és az vállalat példányát csupán annyi teendő van, hogy átadja a befektető példányát és a cég számára fontos irattárazást elvégezze.

2. ábra Vizsgáljuk meg, hogy milyen időszükségletet generál a módosított folyamat:

3. táblázat

Látható a hasonló elgondolás a korábbi folyamathoz képest, de gyorsabban zajlik le. Itt már viszont a végső kimenetelek (ügyfél és vállalati példányok) között csupán 5 perc eltérés van. Így tehát: Az ügyfél példány ideje: 1 óra és 15 perc Az ügyfél példány teljes ideje (a rendeléssel együtt): 5 nap, 6 óra és 17 perc Az céges példány ideje: 1 óra és 20 perc Az céges példány teljes ideje (a rendeléssel együtt): 5 nap, 6 óra és 22 perc

Ebből az tűnik ki, hogy a szerződés módosított teljes átfutási ideje a megrendeléstől kezdve kevesebb, mint 6 nap. Ez az eredmény a korábbihoz képest 97,98 %-os csökkenést jelent!

A fejlesztés legnagyobb előnyei: • • • • • Sorszámozott szerződés nem kerül ki az irodából Nincs 1000 darabos készlet a szerződésekből Gyorsabb és pontosabb átfutás Nincs „álló szerződés” Kevesebb hibázási lehetőség

További fejlesztési terveink között leginkább az foglal helyet, hogy kezdetben tudjunk heti, majd napi megrendeléseket adni a nyomdának a szerződésekre, ezzel végleg megszűntetve a készletet. Ehhez olyan jelentési módszert is ki kell dolgozni, amellyel könnyen és hibamentesen tudjuk a szerződésszámokat eljuttatni a PSZÁF részére.