PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Kuliah Kerja Praktek ini telah disetujui dan disahkan serta diizinkan untuk dinilai pada periode : KKP.2011/2012 di Semester Empat.

DOSEN PEMBIMBING AKADEMIK Kelas MI.4A.12

PENILAIAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Kuliah Kerja Praktek ini telah di nilai pada tanggal ……………………

PENILAI

( …............................. )

Saran-saran dari Penilai: ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………

KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur Kehadirat Allah SWT. yang telah memberikan rahmat dan karunia-NYA kepada penulis sehingga makalah ini dapat terselesaikan dengan baik. Shalawat serta salam semoga selalu tercurah kepada junjungan kita Rasulullah SAW, kepada keluarga beliau, sahabat-sahabat beliau serta kita selaku pengikut risalah beliau hingga akhir zaman. Amin. Maksud dari penulisan ini adalah untuk memenuhi salah satu mata kuliah Metode Penelitian. Penulis sadar bahwa penulisan laporan ini masih jauh dari

kesempurnaan, baik secara alamiah maupun secara teknik, oleh karena itu penulis sangat mengharapkan adanya kritikan dan saran yang bersifat membangun, sebagai bahan pertimbangan bagi penulis di masa mendatang. Pada kesempatan ini pula, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah memberikan bantuan baik secara moril maupun material dalam menyelesaikan pembuatan makalah ini terutama kepada : 1. Bapak Ir. Naba Aji Notoseputro selaku Direktur Bina Sarana Informatika 2. Bapak H. Ahmad Ishaq, S.Kom selaku ketua Jurusan Manajemen Informatika. 3. Ibu. Rusiyanti S.Kom, selaku dosen metode penelititan

4. Bapak Ayi, selaku KASUBAG UPTK Tamansari 5. Untuk semua teman-teman yang telah membantu Penulis dalam menyusun laporan ini serta semua pihak yang telah memberikan dukungannya yang tidak dapat disebutkan satu persatu sehingga penulisan laporan ini dapat diselesaikan. Semoga amal dan budi baik semua pihak mendapat pahala disisi Allah SWT. Penulis ucapkan terimah kasih sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi para pembaca.

Bogor, 02 Juni 2012 Penulis

Kelompok

DAFTAR ISI

Halaman Lembar Judul KKP ........................................................................................ Lembar Persetujuan dan Pengsahan KKP ....................................................... Lembar Penilaian KKP ................................................................................... Kata Pengantar ................................................................................................ Daftar isi .......................................................................................................... Daftar symbol .................................................................................................. Daftar Gambar................................................................................................. Daftar table...................................................................................................... Daftar Lampiran .............................................................................................. BAB I PENDAHULUAN 1.1 Umum ............................................................................................... 1.2 Maksud dan Tujuan ........................................................................... 1.3 Metode Penelitian .............................................................................. 1.4 Ruang Lingkup .................................................................................. 1.5 Sistematika Penulisan ........................................................................

BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem .......................................................................

2.2 Peralatan Pendukung (tools system) ................................................

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1 Umum ............................................................................................... 3.2 Sejarah UPTK ................................................................................... 3.2.1 Struktur Organisasi dan Fungsi .................................................. 3.3 Prosedur Sistem Berjalan .................................................................. 3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan ....................................... 3.5 Kamus Data Sistem Berjalan ............................................................. 3.5.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ................................... 3.5.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ................................... 3.6 Permasalahan ..................................................................................... 3.7 Alternatif Pemecahan Masalah ........................................................

BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan ....................................................................................... 4.2 Saran-saran ......................................................................................... DAFTAR PUSTAKA ............................................................................... DAFTAR RIWAYAT HIDUP.................................................................. LAMPIRAN-LAMPIRAN

DAFTAR SIMBOL

a.

Simbol Data Flow Diagram (DFD) EXTERNAL ENTITY Simbol yang menggambarkan suatu sumber atau tujuan pada arus data. DATA FLOW Simbol yang menggambarkan suatu arus data.. PROCESS Simbol yang menggambarkan suatu proses yang sedang berlangsung. DATA STORE Simbol yang menggambarkan suatu tempat untuk menyimpan dan mengambil.

DAFTAR GAMBAR Gambar Halaman

1. Gambar III.1 Struktur Organisasi.............................................................. 2. Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan ...................................... 3. Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan ............................................. 4. Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Berjalan 1.0................................... 5. Gambar III.5 Diagram Detail Sistem Berjalan 3.0.................................... 6. Gambar III.6 Diagram Detail Sistem Berjalan 4.0....................................

DAFTAR TABEL

Halaman 1. Tabel II.1 Notasi Tipe Data dalam Kamus Data ....................................... 2. Table II.2 Notasi Struktur Data dalam Kamus Data .................................

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran

BAB I PENDAHULUAN
1.1. Umum Pada saat ini perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi terasa sangat pesat dan memiliki peranan yang sangat penting serta mendesak guna mencapai hasil kerja yang maksimal. Seiring berkembangnya era globalisasi yang sangat pesat, komputer memiliki peranan yang sangat penting dan merupakan salah satu sarana yang cukup menunjang informasi yang cepat, tepat dan akurat serta dapat mengolah data dalam jumlah yang cukup besar. Sesuai dengan perkembangannya kegunaan komputer bukan lagi dikhususkan dalam bidang tertentu saja namun sudah dalam kehidupan sehari-hari kita pun komputer dapat digunakan dalam segala bidang. Kehadiran teknologi ini dimaksudkan untuk mencapai hasil yang lebih baik dengan efisien, efektivitas dan kepresisian yang lebih tinggi. Adapun pokok bahasan yang penulis ambil adalah tentang sistem penggajian pegawai pada sebuah kantor Dinas Pendidikan UPTK Kurikulum XXXI Kecamatan Tamansari. Oleh karena itu penulis mencoba menganalisa “Analisa Sistem Penggajian Guru Pada Dinas Pendidikan UPTK Kurikulum XXXI Kecamatan Tamansari Kabupaten Bogor”.

1.2.

Maksud dan Tujuan 1.Maksud Maksud penulis melakukan riset yaitu Sebagai pengalaman untuk menerapkan dan memperluas wawasan pengetahuan. Di dalam kegiatan riset, membentuk pola pikir penulis menjadi pribadi yang memiliki wawasan pengetahuan yang kongkrit. 2.Tujuan Sedangkan tujuan dari penulisan makalah ini adalah, sebagai laporan hasil riset dan untuk memenuhi tugas mata kuliah Metode Penelitian. Semester empat pada program Diploma Tiga (D III) Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika Bogor (AMIK BSI Bogor) jurusan Manajemen Informatika.

1.3.

Metode Penelitian Penulis melakukan beberapa metode dalam proses pengumpulan data

agar memperoleh data yang lengkap, efektif dan juga efisien agar terciptanya data yang relevan. Untuk memperoleh data dan informasi sebagai bahan pokok dalam penulisan makalah ini, maka penulis menggunakan beberapa metode yang secara garis besarnya dibagi dalam 3 metode,yaitu :

1. Metode Wawancara (Interview ) Suatu bentuk metode riset dengan mengajukan beberapa pertanyaan terhadap orang yang mempunyai peran penting pada objek penelitian penulis atau narasumber. 2. Metode Observasi (Observation) Proses pengamatan objek penelitian secara langsung yang dilakukan dilapangan pada saat melakukan riset. Penyusun melakukan pengamatan langsung ke Instansi tersebut untuk mendapatkan segala sesuatu yang ada kaitannya dengan sistem informasi. 3. Metode Kepustakaan (LibraryResearch) Metode ini merupakan pengumpulan data teoritis yang berasal dari buku-buku, literatur-literatur dan catatan-catatan kuliah yang berhubungan dengan masalah yang akan dibahas serta yang erat kaitannya dengan objek penelitian.

1.4.

Ruang Lingkup Penulisan makalah ini mengambil judul “ANALISA SISTEM Penggajian Pada Dinas Pendidikan UPTK Kurikulum XXXI Kecamatan Tamansari Kabupaten Bogor”. yaitu untuk mengetahui proses penggajian pegawai yang meliputi Prosedur

Pengumpulan Data-Data Pegawai,Prosedur Pengarsipan, Prosedur Pembuatan Laporan.Hitung data absen,rekap data gaji,pembayaran gaji dan laporan

1.5.

Sistematika Penulisan Sistematika penulisan merupakan penjabaran dari setiap isi bab yang ditulis didalam laporan secara global. Sistematika penulisan dibuat untuk memberikan gambaran yang jelas untuk mempermudah pemahaman terhadap laporan ini, yaitu sebagai berikut :

BAB I

PENDAHULUAN Bab ini meliputi pembahasan umum, maksud dan tujuan, metode penelitian, ruang lingkup serta sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI Bab ini berisikan penjelasan mengenai teori-teori dari konsep dasar sistem dan peralatan pendukung yang terdiri dari Diagram Alur Data (DAD), dan Kamus Data.

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN Bab ini berisikan masalah umum, sejarah UPT Kurikulum, struktur organisasi, tugas dan fungsi organisasi, prosedur sistem berjalan, diagram flow data, spesifikasi sistem berjalan, bentuk dokumen masukan dan keluaran, permasalahan pokok serta alternatif pemecahan masalah. BAB IV PENUTUP Bab ini berisikan tentang kesimpulan akhir dari sistem berjalan dan saransaran atau pemikiran yang bersifat membangun dalam pengembangannya di masa depan.

BAB II LANDASAN TEORI
2.1 konsep Dasar Sistem Pengertian sistem secara umum adalah serangkaian metode, prosedur atau teknik yang disatukan oleh interaksi yang teratur sehingga membentuk satu kesatuan yang terpadu. Definisi menurut Gordon B. Davis (2008:1), Sistem adalah “seperangkat unsur-unsur yang terdiri dari manusia, alat, konsep dan prosedure yang dihimpun menjadi satu untuk maksud dan tujuan”. Sedangkan menurut Mc. Leod (2008:1), Sistem adalah “sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud dan tujuan yang sama untuk mencapai suatu tujuan”. Dari definisi-definisi sistem seperti tersebut diatas dapat dikatakan bahwa sistem terdiri dari unsur-unsur atau elemen-elemen yang merupakan bagian yang saling terpadu dan saling berhubungan secara erat antara yang satu dengan yang lainnya dan sifat serta kerjasama antar unsur atau elemen tersebut mempunyai bentuk yang tertentu dan saling mempengaruhi dan secara bersama-sama mencapai satu atau beberapa maksud dan tujuan yang sama pula. Dapat pula dikatakan bahwa suatu sistem terdiri dari struktur dan proses. Struktur merupakan unsur-unsur yang secara terintegrasi membentuk sistem tersebut, sedangkan proses merupakan penjelasan prosedur atau tata urutan kerja

dari suatu sistem untuk mencapai tujuan tertentu. Agar suatu sistem dapat bekerja secara efisien dan efektif maka setiap struktur dan proses tersebut harus saling berkaitan antara satu dengan yang lainnya. Model umum sebuah sistem adalah input, process dan output. Hal itu merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana, sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan memberikan informasi yang akurat dengan mudah dan cepat. Karakteristik sistem adalah sebagai berikut : 1. komponen sistem (Component) Suatu sistem hanya terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.

Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. 2. Batasan Sistem ( Boundary ) Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan. 3. Lingkungan Luar Sistem ( Environment ) Bentuk apapun yang ada diluar lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut, disebut dengan lingkungan luar

sistem. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi bagi sistem tersebut, dengan demikian lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara. 4. Penghubung Sistem ( Interface ) Sebagai media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lainnya disebut dengan penghubung sistem atau interface. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. 5. Masukan Sistem ( Input ) Energi yang dimasukkan kedalam sistem disebut masukan sistem yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). 6. Keluaran Sistem ( Output ) Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain. 7. Pengolah Sistem ( Process ) Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan merubah masukan menjadi keluaran. 8. Sasaran Sistem ( Objective ) Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal yaitu : 1. Akurat (Accurate) Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. 2. Tepat Waktu (Timelines) Informasi yang sampai pada si penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah using tidak mempunyai nilai lagi. 3. Relevan (Relevance) Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Berdasarkan dari tiga kualitas informasi tersebut dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan info yang penting bagi manajemen dalam mengambil keputusan. Klasifikasi sistem adalah suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lainnya, karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi di dalam sistem tersebut. Klasifikasi sistem dapat dikategorikan sebagai berikut : a. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System) Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide yang tidak nampak secara fisik. Misalnya sistem Teologi, yaitu sistem yang berupa pemikiranpemikiran hubungan manusia dengan Tuhan, sedangkan sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik, dapat dilihat atau diraba, misalnya sistem komputer. b. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Machine System)

Sistem alamiah ini terjadi karena proses alam, tidak dibuat oleh manusia. Misalnya sistem rotasi bumi, pergantian musim dan lain-lain. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang dibangun oleh manusia dengan memanfaatkan mesin sebagai alat bantu guna menciptakan sistem tersebut. Sistem buatan manusia ini disebut juga dengan human machine system. Sistem informasi berbasis komputer adalah contoh dari human machine system, karena adanya interaksi antara manusia dengan mesin. c. Sistem Tertentu (Deterministic System) & Sistem Tidak Tentu (Probabilistic System) Sistem yang dapat diprediksi tingkah laku masa depannya adalah deterministic, sedangkan sistem probabilistic, tingkah laku masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandung unsur probabilistic. d. Sistem Terbuka (Open System) dan Sistem Tertutup (Closed System) Sistem yang terbuka berarti sistem tersebut berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luar. Sedangkan sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luar. 2.2 Peralatan Pendukung (Tool System) Tahap analisa sistem dilakukan setelah tahap investigasi sistem dan sebelum tahap perancangan sistem. Tahap analisa sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan pada tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan selanjutnya. Proses analisa sistem dalam pengembangan sistem

informasi merupakan suatu prosedur yang dilakukan untuk pemeriksaan masalah dan penyusunan alternative pemecahan masalah yang timbul serta membuat spesifikasi sistem baru. Analisa sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru. Dapat disimpulkanbahwa sistem adalah mengetahui masalah yang telah ada pada sistem sehingga dapat dilakukan perbaikan. A. Diagram Alus Data (Data Flow diagram) Diagram arus data merupakan suatu model logis yang menjelaskan tentang sistem sebagai jarinagn kerja (sub system) dari proses yang berhubungan denagn tempat penyimpanan data serta dihubungkan pula dengan sumber data tujuan atau bisa juga diartikan jaringan yang menggambarkan suatu komputerisasi suatu sistem, baik sistem manual maupun campuran antara keduanya. 1. Syarat-syarat dari DAD (Diagram Arus Data) adalah sebagai berikut : a) Di dalam diagram arus data tidak boleh menghubungkan external entity denagn external entity lainnya secara langsung. b) Di dalam diagram arus data tidak boleh menghubungkan data store dengan data store lainnya secara langsung. c) Di dalam diagram arus data tidak boleh menghubungkan data store dengan data external entity yang lainnya secara langsung.

d) Setipa proses harus ada arus data (input) yang masuk dan ada juga arus data yang keluar (output). 2. Cara membuat atau menggambarkan DAD adalah sebagai berikut : a) Top Down Analysis, mulai dari umum sampai dengan detail. b) Jabarkan proses sampai denagn sedetail mungkin. c) Pelihara konsistensi entity, proses, data flow yang terjadi dalam data flow diagram. d) Berikan label yang bermakna untuk tiap-tiap symbol. 3. Tahap-tahapan yang ada di dalam Diagram Arus Data adalah : a) Diagram Konteks Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut digunakan untuk menggambarkan keseluruhan dari sistem yang ada. b) Diagram Nol Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan-tahapan proses yang ada didalam diagram konteks, atau dengan kata lain untuk menggambarkan secara rinci dari diagram konteks. c) Diagram Detail Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan-tahapan proses yang ada didalam diagram nol, atau dengan kata lain untuk penjabaran secara rinci dari diagram nol.

B. Kamus Data (Data Dictionary) Secara umum Kamus Data (Data Dictionary) adalah suatu katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi

yang menjelaskan lebih rinci tentang Diagram Alur Data yang mencakup proses, alur data dan penyimpanan data. Dalam perancangan sebuah sistem, kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada dalam DAD. Dikarenakan arus data bersifat global, maka keterangan lebih lanjut tentang struktur data dari suatu arus data diterangkan secara rinci dalam kamus data. Adapun hal-hal yang harus ada dalam kamus data adalah : 1. Nama Arus Data Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir pada diagram alir data, maka nama dari arus data ini perlu dicatat di kamus data, sehingga mereka yang membaca diagram alir data dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di diagram alir data dapat langsung mencarinya dengan mudah pada kamus data. 2. Alias Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan. Alias perlu dituliskan karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lain. 3. Bentuk Data

Arus data dapat yang mengalir dari satu proses ke proses yang lainnya, data yang mengalir biasanya dalam bentuk laporan. Baik

laporan yang ditulis manual maupun cetakan komputer. 4. Arus Data Arus data menunjukan dari mana data berasal dan akan kemana data menuju, keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data sehingga memudahkan dalam mencari hubungan data dalam diagram alur data. 5. Penjelasan Untuk lebih memperjelas makna dari arus data yang dicatat didalam kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan keterangan tentang arus data tersebut. 6. Periode Periode ini menujukan kapan terjadinya arus data ini, periode perlu dicatat dalam kamus data sebab mempermudah dalam

mengindentifikasikan kapan laporan atau input data dimasukan dalam sistem, kapan proses pengerjaan dan kapan laporan-laporan dihasilkan. 7. Volume Volume perlu dicatat dalam kamus data adalah tentang volume ratarata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu,

sedangkan periode puncak menunjukan volume yang terbanyak. 8. Struktur Data

Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data. Selain hal-hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan yang disebut notasi. Notasi atau simbol yang digunakan

dibagi menjadi 2 macam, yaitu sebagai berikut : a. Notasi tipe Data Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input

maupun output suatu data. Notasi yang umum digunakan sebagai berikut : Tabel II.1 Notasi Tipe Data Notasi X 9 A Z . , / _ Keterangan Setiap Karakter Angka Numerik Karakter Alphabet Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong Titik, sebagai pemisah ribuan Koma, sebagai pemisah pecahan Slash, sebagai tanda pembagi Tanda penhubung Sumber : Sutarbi (2004:172)

b. Notasi Struktur Data Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi yang umum digunakan sebagai berikut : Tabel II.2 Notasi Struktur Data Notasi = + () {} [] I * @ Keterangan Terdiri dari Dan (and) Pilihan (Ya atau Tidak) Iterasi atau perulangan Pilih salah satu pilihan Pemisah pilihan didalam tanda [ ] Keterangan Petunjuk (key field) Sumber: Sutarbi (2004:172)

Kamus data dapat menjelaskan data flow diagram lebih mendetail seperti data flow, proses, dan data store. Dalam menjelaskan arus data, kamus data harus dapat menjelaskan rincian data yang mengalir, volume data, tembusan, periode, control, dan keterangan tambahan. Sedangkan dalam menjelaskan proses, kamus data harus

dapat menjelaskan lebih detail proses tersebut dan aturan – aturan penggajian.

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum Pada masa ini perkembangan sistem teknologi informasi sangat pesat. Sistem teknologi informasi biasanya diterapkan di organisasi yang dilakukan dengan menggunakan komputer sebagai alat bantu utama dalam membantu tercapainya tujuan organisasi, perusahaan maupun instansi yang bersangkutan. Untuk mendapatkan hasil kerja yang efektif dan efisien, organisasi harus

mengembangkan suatu sistem teknologi informasi yang memungkinkan orangorang mempunyai kesempatan berinteraksi dan memanfaatkan sistem teknologi tersebut untuk membantu mencapai tujuan mereka. Pada Tugas Akhir ini akan dibahas mengenai Sistem Informasi Pengelolaan Administrasi Penggajian pada UPT Kurikulum Kec. Tamansari. Kantor Unit Pelaksana Teknis (UPT) Kurikulum merupakan pemekaran dari Kantor Kurikulum dan Kebudayaan Kecamatan Tamansari, yang dahulu Kantor Pendidikan dan Kebudayaan tersebut dibagi menjadi dua bagian pelayanan yaitu menangani tentang penggajian dan tentang kesiswaan, pada saat itu masing-masing dipimpin oleh Kepala Kurikulum dan Kepala Departemen Pendidikan. Setelah penamaannya menjadi Unit Pelaksana Teknis Kurikulum Kecamatan Tamansari yang awalnya tugas dari kedua pelayanan tersebut mempunyai pimpinan masing-masing, maka pada

saat ini hanya dikepalai oleh Kepala Kurikulum saja. Dengan perubahan pelayanan tersebut menyebabkan kekomplekan tentang pengelolaan administrasi bagi Kantor UPT Kurikulum di Kecamatan Tamansari. Hal ini dikarenakan UPT Kurikulum tidak hanya menangani satu sekolah saja namun seluruh sekolah di Kecamatan Tamansari serta seluruh karyawan dan pegawai yang berada di instansi tersebut. Sekolah yang terdiri dari beberapa guru dan pegawai serta siswa yang mempunyai jumlah yang cukup banyak, menimbulkan dampak bagi pihak tata usaha khususnya kasi Tenaga Teknik dan Non Teknik (TTNT) di UPT Kurikulum menjadi kerepotan dalam mengelola administrasi. Berdasarkan penelitian yang dilakukan, Pengelolaan administrasi penggajian di Kantor UPT Kurikulum Kecamatan Tamansari sudah menggunakan komputer sebagai alat bantu kerja dalam pengelolaan administrasi. Tetapi baru sebatas untuk mengetik data dan laporan. Sistem yang secara khusus menangani atau mengelola data administrasi khususnya penggajian belum ada. selama ini pengelolaan administrasi tersebut masih dilakukan secara manual. Meskipun ada beberapa data yang sudah tersimpan dalam komputer, tetapi ada beberapa data yang masih disimpan ke dalam bentuk buku-buku atau lembaran yang penataannya tidak teratur sehingga menyulitkan bagi petugas untuk memberikan informasi secara lengkap dan akurat. Misalnya bila ada petugas yang membutuhkan data Surat Keputusan pegawai atau data-data lainnya harus melakukan pencarian secara manual. Dengan kurang efisiennya dalam pengelolaan administrasi tersebut, menimbulkan beberapa masalah, Baik masalah

megenai pengolahan data guru dan pegawai, pencarian data-data tidak dapat dilakukan secara cepat, dst. Berdasarkan perkembangan sistem informasi dewasa ini, proses atau kegiatan yang dilakukan oleh UPT Kurikulum harus sudah mulai diarahkan pada sistem yang terkomputerisasi yaitu pengolahan data dengan berbasis komputer. Dengan melihat perkembangan yang ada di kantor UPT Kurikulum Kecamatan Tamansari, serta berbagai masalah yang dihadapi maka penulis dapat melakukan suatu penelitian dengan maksud untuk membangun sebuah sistem yang berbasis komputerisasi yang nantinya dapat dipakai untuk menjawab semua kesulitan dan membantu menyelesaikan masalah-masalah yang ada di Kantor UPT Kurikulum Kecamatan Tamansari.

3.2. Sejarah UPTK Nama instansi : DINAS PENDIDIKAN UPT KURIKULUM XXXI Alamat : Jln.Raya Ciapus km.7 Kec. TamanSari, Kabupaten Bogor, Jawa Barat. Tahun berdiri :1989 Kepemilikan Telp : Pemerintah Kabupaten Bogor : (0251) 486468

UPTK juga memiliki Visi dan Misi sebagai berikut : 1. Visi Terwujudnya masyarakat Tamansari usia sekolah yang cerdas, terampil, berbudi pekerti luhur, berbudaya, partisifatif berlandaskan iman dan taqwa. 2. Misi a. Memberikan pelayanan pendidikan yan prima terhadap masyarakat. b. Meningkatkan profesionalisme terhadap personal UPT Kurikulum XXXI Kecamatan Tamansari c. Meningkatkan mutu pendidikan, relevansi & daya saing TK/SD d. Memfasilitasi warga untuk menyelenggarakan pendidikan TK/SD e. Meningkatkan profesionalisme & akuntabilitasi lembaga pendidikan TK/SD f. Mengusahakan pengadaan sapras TK/SD g. Menanamkan nilai-nilai keagamaan, budi pekerti, kepribadian & kebangsaan yan kuat, Juga memiliki keterampilan serta kemampuan sehingga dapat mengembangkan sikap toleran, gotong royong untuk diaplikasikan dalam kehidupan sehari-hari. 3.2.1 Struktur Organisasi dan Fungsi Adapun Struktur Organisasi UPT Kurikulum XXXI Kec.Tamansari Dinas Pendidikan Kabupaten Bogor berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Bogor Nomor 49 tahun 2008 sebagai berikut :

Sumber: Unit Pelaksana Teknis Kurrikulum Kecamatan Tamansari

Gambar III.1 Sturktur Organisasi Tugas dan fungsi dari organisasi UPT Kurikulum XXXI Kec.Tamansari adalah sebagai berikut :

a. Kepala Dinas Sebagai penyampai kebijakan bupati dan menteri pendidikan yang berkaitan dengan kemajuan pendidikan nasional. b. Kepala UPTK sebagai motivator menyampaikan kebijakan dari dinas pendidikan kabupaten dalam mencerdaskan kehidupan bangsa, juga mensosialisasikan kebijakan menteri pendidikan. Sebagai pembina kepala sekolah, sebagai unsur muspika. c. Kasubag TU menyetujui dan menandatangani pengajuan-pengajuan surat. d. Pelaksana Untuk memantau acara atau kegiatan-kegiatan yang telah direncanakan baik dalam wilayah UPTK maupun wilayah Sekolah.Dan melaksakan kegiatan yang ada di UPTK. e. Kepala sekolah Mempunyai tugas sebagai menyusun perencanaaan , mengorganisasikan kegiatan untuk mengarahkan / mengendalikan kegiatan serta

mengkoordinasikan kegiatan, mengadakan rapat pengambilan keputusan dan mengatur proses belajar mengajar.

3.3 Prosedur Sistem Berjalan Sistem berjalan adalah proses keluar masuknya berkas yang terjadi pada suatu sistem yang sedang berjalan. Tujuan dari pembuatan analisis sistem berjalan ini adalah untuk mengetahui gambaran secara jelas tentang sistem yang sedang berjalan di dalam perusahaan atau instansi terkait. Dari analisis ini juga memungkinkan untuk mengetahui sejauh mana kekurangan dari sistem yang sedang berjalan. Sistem yang menjadi pembahasan dalam laporan ini adalah Anallisa Sistem Penggajian Guru UPT Kurikulum XXXI Kecamatan Tamansari. Mekanisme penggajian pada UPTK ini masih maual. Dalam proses penggajian, terdapat beberapa prosedur yakni : a.Prosedur Penyerahan Absen Setiap guru harus melakukan absen kehadiran agar dapat diketahui guru yang bersangkutan hadir atau tidaknya,dan agar dapat diketahui ketidakhadirannya dalam tiap periode.Absen itu sendiri dilakukan oleh guru yang bersangkutan dan tidak dapat diwakilkan.Absen akan di rekap tiap akhir periode sebelum di kirim ke UPTK oleh Bendahara sekolah dan data absen di arsipkan.

b.Prosedur Rekap Data Gaji

Setelah data absen dikirim ke UPTK dan diterima,maka bendahara UPTK melakukan rekap data absen.berdasarkan slip gaji bendahara membuka kembali

arsip absen dan pangkat untuk melakukan pencocokan.Apabila telah sesuai maka data gaji akan di rekap berdasarkan dari absen,pangkat dan tunjanagan .

c. Prosedur Pembayaran Gaji

setelah dana dicairkan oleh pemerintah dan dikirim ke bendahara provinsi berdasarkan rekening bank maka pembayaran gaji dapat dilakukan.setiap pembayaran gaji guru akan dicatat dan diarsipkan oleh bendahara UPTK dan data absen yang telah di rekap akan dikirim ke pemda dan gaji dapat diambil melalui rekening bank. gaji guru dapat diambil oleh bendahara sekolah dengan menggunakan struk kolektif lalu gaji guru dapat diambil oleh guru yang disertakan struk gaji.

d . Prosedur Laporan Setiap akhir periode/akhir bulan bendahara pemda mengirim laporan data absen dan laporan data gaji berdasarkan rekap yang telah diterima dari UPTK dan juga laporan tersebut di kirim oleh bendahara pemda ke bendahara provinsi untuk diperiksa dan diarsipkan.

3.3.1 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan Diagram Alir Data merupakan rangkaian simbol-simbol yang menyusun suatu prosedur dari sebuah sistem dan menunjukan arus data dari dokumennya. Diagram Alir Data terdiri dari beberapa diagram yang masing-masing

menunjukan tingkatan dari suatu proses. Adapun diagram tersebut meliputi sebagai berikut : 1. Diagram Konteks Diagram ini menjelaskan sumber data serta tujuan data yang akan diproses secara umum dari keseluruhan sistem penggajian guru. 2. Diagram Nol Diagram ini menjelaskan secara menyeluruh, bertahap dan terperinci proses penggajian guru. 3. Diagram Detail Diagram ini menjelaskan arus data secara lebih mendetail dari tahapan proses penyerahan dokumen, proses pembuatan laporan hingga diterimanya gaji.

Guru

LA

DG, DA, DGR LKD

Bendahara Pemda

LA,SG LKD LKW

Sistem Penggajian

Bendahara Provinsi

LKW

Pemerintah

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan

Keterangan : LA : Lembar Absen DG DA : Data Gaji : Data Absen

DGR : Data Guru

LKD : Laporan Kolektif Daerah SG : Slip Gaji

LKW : Laporan Kolektif Wilayah

DGR 1.0 Penyerahan Absen

Arsip guru

Guru

LA LA

DA

Arsip absen

DA 2.0 Rekap Data Gaji RB SK,DG

Arsip rekap gaji

DA,SK,DG

Pemerintah

RB RB Bendahara Provinsi

Arsip guru Arsip gaji SG Arsip absen

DGR DG

3.0 Pembayaran Gaji

DA, DG,DGR

Pemda

Kwitansi,SK,Laporan DA DA,DG,DRG,DGR Arsip absen Arsip guru DA DGR 4.0 Laporan LKD Bendahara Provinsi LKD LKW DRG Arsip rekap gaji

Arsip gaji

DG

LKW

Pemerintah

Gambar III.3 Diagram Level 0 Sistem Berjalan

Keterangan : DG : Data Gaji DA : Data Absen

DGR : Data Guru DRG : Data Rekap Gaji LKW : Laporan Kolektif Wilayah LKD : Laporan Kolektif Daerah SG : Slip Gaji

RB : Rekening Bank SK : Surat Keputusan

LA : Lembar Absen

Guru

LA LA

1.1 Pengecekan Data Guru DA

DGR

Arsip Guru

1.2 Penyimpanan Data Absen

DA

Arsip Absen

Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Berjalan 1.0

Keterangan : DGR : Data Guru DA LA : Data Absen : Lembar Absen

3.1 Pembuatan Slip Gaji

DG

Arsip Gaji

SG

3.2 Penyerahan Gaji

SG

Guru

Gambar III.5 Diagram Detail Sistem Berjalan 3.0 Keterangan : DG SG : Data Gaji : Slip Gaji

Diagram Detail Sistem Berjalan 4.0 Arsip Rekap Gaji

DRG 4.1 Pengumpulan Data DG

DGR

Arsip Guru

Arsip Gaji

DA

Arsip Absen

LGU

4.2 Peyerahan Laporan Gaji UPTK

LGU

Bendahara PEMDA

4.3 Penyerahan Laporan Kolektif Daerah

LKD Bendahara Provinsi

LKD

LKW 4.4 Penyerahan Laporan Kolektif Wilayah

LKW

Pemerintah

Gambar III.6 Diagram Detail Sistem Berjalan 4.0

Keterangan : DA : Data Absen DG : Data Gaji DRG : Data Rekap Gaji DGR : Data Guru LKW : Laporan Kolektif Wilayah LKD : Laporan Kolektif Daerah LGU : Laporan Gaji UPTK

3.4 Kamus Data Sistem Berjalan

Kamus data sistem berjalan adalah catalog dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan kamus data sistem analisa untuk mengidentifikasi data yang mengalir pada sistem dengan lengkap. Adapun kamus data sistem berjalan pada data dengan berbagai tampilan. Pembentukan analisa kamus datapada tahap analisa dan perancangan :

1. Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data Penjelasan Periode Volume Struktur Data Header Isi

: Data Absen : DA : cetakan Manual : Proses 1.0-Arsip Absen guru : digunakan untuk kepentingan penggajian : 1 bulan sekali : 10 Guru Setiap Sekolah : Header – Isi – Footer : Nama Guru-NIP-Alamat-tanda tangan kepala sekolah : Tanggal_lahir, Tempat_lahir, tahun-lahir, a sudah

Status,agama,golongan_kepegawaian,jumlah_anak(jik menikah). NIP : Terdiri dari 18 digit

2.

Arus Data Alias Bentuk Data

: Data Penggajian : DP : cetakan Manual

Arus Data Penjelasan Periode Volume Struktur Data Header Isi

: Bendahara-Proses 1.1-Arsip Penggajian : digunakan untuk kepentingan penggajian : 1 bulan sekali : 10 Guru Setiap Sekolah : Header – Isi . : Nama Guru-NIP-Alamat : Tanggal_lahir, Tempat_lahir, tahun-lahir, Status,agama,golongan_kepegawaian,jumlah_anak(jik a sudah menikah).

NIP

: Terdiri dari 18 digit

3.5 Spesifikasi Sistem Berjalan Merupakan rangakaian dari proses yang terjadi didalam system berjalan yang memerlukan dokumen masukan (Input) untuk mendukung berjalannya proses agar mendapatkan dokumen keluaran (output). 3.5.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan Dokumen masukan pada penulisan dalam laporan ini adalah segala bentuk dokumen yang masuk kedalam system penggajian dan diperuntukkan bagi penggajian guru. Dokumen masukan merupakan dokumen-dokumen yang

akan diolah agar menghasilkan keluaran sesuai dengan yang inginakan. Adapun dokumen tersebut adalah : 1. Nama dokumen Fungsi Sumber Tujuan Media : Data Absen : Sebagai Dokumen pendukung penggajian : Bendahara Sekolah : Bendahara UPTK : Kertas (Foto Copy)

Jumlah Rangkap : 1 Lembar Frekuensi : Setiap Proses Penggajian Bentuk : A1

3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Dokumen keluaran yang dihasilkan dari system ini adalah slip gaji. Dalam setiap proses penggajian tidak mungkin terjadi kesalahan untuk penggajian untuk penggajian yang satu dengan yang lainnya. Untuk itu diperlukan ketelitian dalam memeriksa dokumen-dokumen pendukung. Adapun dokumen tersebut adalah : 1. Nama Dokumen Fungsi : Slip Gaji : Bukti Pembayaran Slip Gaji

Sumber Tujuan Media Jumlah Rangkap Freakuensi Bentuk

: Dinas Pendidikan : Guru : Kertas (Fotocopy) : 1 lembar : 1 Slip Gaji Berisi Semua Guru Sekolah Bersangkutan : B1

3.6. Permasalahan

Masih manualnya sistem berjalan yang digunakan, sehingga banyak terjadi kekurangan disana-sini. Masalah yang dihadapi seperti :

a. Timbulnya keterlambatan pembayaran gaji guru b . Terjadinya kekeliruan pada laporan data gaji guru

3.7. Alternatif Pemecahan Masalah a. Digunakan sistem komputerisasi pada penggajian guru dan pembagian gaji guru dilakukan via bank dengan cara keterlambatan penerimaan gaji. transfer agar tidak terjadi lagi

b. Untuk menyelesaikan pekerjaan diadakan informasi pengolahan data berbasis computer agar tidak terjadi lagi kekeliruan pada laporan data gaji guru

BAB IV PENUTUP
4.1. Kesimpulan Dari uraian-urian diatas kami dapat menarik kesimpulan bahwa: 1 . Sistem penggajian di UPTK kecamatan Tamansari sudah baik namun perlu adanya 2 perubahan agar tidak lagi terjadi keterlambatan dalam penggajian.

. Dalam penerimaa gaji sebaiknya diperbaiki dan dilakukan dengan system transfer via bank

3

. Dalam pencatatan data gaji guru sudah seharusnya menggunakan komputerisasi agar tidak ada kekeliruan dan data akan lebih mudah di update.

4.2. Saran 1. Menurut kami penggajian guru dilakukan dengan transfer via bank agar lebih mudah dalam pengambilan gaji dengan ATM. 2. Jika dalam pencatatan data gaji masih manual maka seharusnya pencatan dilakukan dengan system yang berbasis komputerisasi.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful