1

BOEKHOUDEN
HOOFDSTUK 1: ACHTERGROND EN WETTELIJK KADER Wat is boekhouden?
Definitie: het boekhouden is het volgens bepaalde regels houden van aantekeningen van feiten van financile aard die zich in de bedrijfshouding voordoen Definitie: de boekhouding is het geheel van mensen en hulpmiddelen die volgens de regels van het boekhouden economische feiten van een huishouding registreren + verwerken ter voorziening in de informatiebehoeften van de participanten van die huishouding boekhouding wordt een middel van informatieverschaffing en verwerking 3 elementen: 1. Het object (waarvan we verrichtingen registreren = huishouding) = geheel van mensen en middelen die een bepaald gemeenschappelijk kenmerk hebben Gezinshuishoudingen: gemeenschappelijke kenmerken zijn arbeidsprestaties beschikbaar stellen inkomen verwerven consumptiepatroon dekken gezinsboekhouding Bedrijfshuishouding: gemeenschappelijke kenmerken gericht op verwezenlijken van goederen en diensten die door ander huishouding gevraagd worden Bedrijfsboekhouding (zowel profit als non-profitsector) Overheidshuishouding: met als kenmerk een maatschappelijk organisatie bepalen waarbinnen ander huishouding werkzaam is Overheidsboekhouding 2. Het voorwerp (aantekeningen houden van feiten van financile aard die in een huishouding voorkomen) o EXTERNE RELATIES (of gebeurtenissen die ontstaan door ruil) Nagaan wat er gebeurt binnen een huishouding, maar slechts opnemen in geldwaarde (alleen geld) Gebeuren zelf wordt veroorzaakt doordat een huishouding in relatie komt met andere huishouding Vb. aankopen van goederen, sluiten van arbeidscontracten, o INTERNE RELATIES (typische huishouding) Vb. beslissen om grondstoffen verwerken tot afgewerkte producten, gebeurtenissen worden ook geregistreerd Op gemeenschappelijk noemer de euro () 3. Het doel (informatieschaffing) Zowel informatie tegenover derden (genteresseerd) als informatie voor huishouding zelf Vanuit wijze waarop en bestemmeling van info gegeven wordt 2 onderscheidingen: Algemeen of financieel boekhouden: verzamelen, verwerken en verstrekken van info aan derden over financile toestand van onderneming en over de door onderneming behaalde resultaten Beleids- of analytisch boekhouden: verzamelen, verwerken en verstrekken van info aan onderneming zelf 1494 Luca Pacioli Somma (Itali)

Wie zijn de informatievragers?

De belangrijkste informatievragers of stakeholders (alle belanghebbenden van de onderneming) Elke shareholder ( aandeelhouder van de onderneming) is een stakeholder 1. Aandeelhouders van de onderneming (shareholders) Verschaffen eigen vermogen aan de onderneming Verwachten verslag over de wijze van de leiding Dividend: stukje van winst dat uitgekeerd word 2. Leidinggevende (bestuurders, leden directiecomit en topmanagement) Info vanuit 2 doelstellingen: o Rapporteringen ontvangen o Wensen info zodat ze hun beleid kunnen voeren van onderneming 3. Schuldeisers andere dan wegens levering van goederen en diensten Banken en andere instellingen o Financile middelen op lange duur geven o Inschatten of onderneming in staat is om volgens de vastgelegde aflossingsschema terug te betalen 4. Schuldeisers uit levering van goederen en diensten Leveranciers o Genteresseerd of de onderneming haar plichten voldoet o Uitstel van betaling aflezen of ze dat op tijd kunnen betalen 5. Klanten De vraag naar info door klanten hangt af van relatie tussen klant en onderneming Relatie kort info over prijs en kwaliteit Relatie lang info over gezondheid van bedrijf (continuteit) 6. Personeel Info over gang van zaken en vooral over continuteit (duurzaamheid, voortgang) van de onderneming 7. Overheden en andere regulerende instanties Belastingadministratie wenst met zekerheid belasting te kunnen vaststellen (BV, onroerende voorheffing, inkomstenbelasting) RSZ wenst zekerheid over sociale bijdragen 8. Concurrenten Tevreden stellen met informatie die een onderneming publiek maakt zelf strategie bepalen 9. Beleggingsvennootschappen (kopen aandelen), beursvennootschappen, wisselagenten, financile analisten, Dezelfde behoeften als aandeelhouders wensen rapporterende onderneming permanent op te volgen om juiste info te kunnen doorgeven aan klanten of beslissingen te nemen over aandelen die ze in eigen portefeuille aanhouden 10.Milieubewegingen, Ngos, maatschappelijke drukkingsgroepen, Wensen info over wijze waarop onderneming meewerkt aan actiepunten Themas: zorgzaam omgaan met milieu, duurzaam ondernemen Niet allemaal door financieel rapport ingevuld andere verslagen zoals milieuverslag, sociaal verslag, verslag MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen duurzaam ondernemen)

De jaarrekening, een antwoord aan informatievragers

Verplicht 1 keer per jaar (zogenaamde boekjaar) rapport opstellen: Enerzijds opsommingen van alle bezittingen en rechten, verplichtingen en eigen middelen Anderzijds overzicht van afgelopen jaar wat bedrijf met genvesteerde middelen heeft gedaan Dit is de jaarrekening

Omvat 3 belangrijke elementen: 1. Balans Tonen wat bezittingen en rechten zijn van bedrijf Opgesteld op datum van einde van boekjaar weergave van totaal vermogen op de dag waarop boekjaar afgesloten wordt 2. Resultatenrekening Overzicht geven van alle opbrengsten en kosten die in afgelopen jaar gemaakt zijn 3. Toelichting Meer detailinfo gegeven over verschillende elementen van balans en resultatenbalans Rechten en verplichtingen weergeven die niet in balans voorkomen Vormen n geheel en doel is info geven over werking van onderneming aan externe informatievragers

Minstens n keer per jaar opgemaakt 2 opeenvolgende jaren aangetoond, zodat de lezer een goed beeld heeft van de beginsituatie, op eerste dag van boekjaar, en eindtoestand, op laatste dag van boekjaar Definitie rubrieken: categorien of elementen van balans en resultatenrekening inhoud en volgorde wettelijk bepaald (rubriek 22 terrein is voor iedereen gelijk) Schema zie pg 7 Balans, resultatenrekening en toelichting opgesteld in EURO () enkel rapporteren over economische feiten die in geldeenheden kunnen worden uitgedrukt NIET opgenomen in jaarrekening: kwalitatieve factoren die van belang zijn voor toekomst van bedrijf, maar niet op objectieve manier bepaald kan worden, zoals: kwalificaties van management gedrevenheid personeel tevredenheid van klanten

Sociale balans toegevoegd sinds 1995 info over tewerkstelling, personeelsverloop, opleidingsinitiatieven

Wetgeving rond boekhouding en jaarrekening naar Belgisch recht

WETTELIJKE BEPALING ROND VOLLEDIGE OF VEREENVOUDIGDE BOEKHOUDING Enkelvoudige of vereenvoudigde boekhouding zeer kleine ondernemingen 2 voorwaarden: vb. kappers, bakkers,

4 Juridische vorm Hoofdelijke en volledige aansprakelijkheid: Hoogte van omzet de natuurlijke persoon die koopman is (handelaar) VOF (vennootschap onder firma) Comm. V (commanditaire vennootschap)

Waarborgt geringe individuele economische belang variabel 500 000, excl. btw Behalve handelaar in koolwaterstoffen (benzinepomphouder) 625 000

Verschil vereenvoudigd boekhouding en volledig boekhouding Vereenvoudigd boekhouding Geen dubbel boekhouden toepassen Transacties zonder uitstel, getrouw, volledig en naar tijdsorde registreren in 3 hulpdagboeken: financieel dagboek, inkoopdagboek, verkoopdagboek Tenminste 3-maandelijkse centraliseren Verplichte rekeningschema moet niet worden gevolgd Jaarlijks inventaris maken + schrijven in inventarisboek Interne jaarrekening opmaken Volledig boekhouding Dubbel boekhouden toepassen Boekhouding met ongesplitste dagboeken (inkoopdagboek, verkoop- en financieel dagboek onder elkaar) Ten minste een maandelijks centraliseren van hulpdagboeken Wettelijke rekeningstelsel toepassen Minstens n keer per jaar inventaris opmaken van alle bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen om rekeningen in overeenstemming te brengen Jaarrekening opmaken volgens verkort of volledig schema

5 WETTELIJKE BEPALING ROND VOLLEDIG OF VERKORT SCHEMA VAN DE JAARREKENING 2 wettelijke schemas: Verkort model kleine vennootschap Volledig model grote vennootschap

Criteria: Kleine vennootschap NIET MEER DAN 1 CRITERIA OVERSCHRIJDEN Jaargemiddelde van personeelsbestand Jaaromzet, excl. btw Balanstotaal 50 7,3 miljoen EUR 3,65 miljoen EUR Niet meer dan 100 wns als jaargemiddelde hebben VERKORT SCHEMA Grote vennootschap MEER DAN 1 CRITERIA OVERSCHRIJDEN 50 7,3 miljoen EUR 3,65 miljoen EUR Meer dan 100 wns als jaargemiddelde hebben VOLEDIG SCHEMA

WETTELIJKE BEPALING ROND DE OPENBAARMAKING VAN DE JAARREKENING Doel? Derden op hoogte stellen van situatie van de onderneming Waar? www.nbb.be balanscentrale Doel? jaarrekening van bedrijven verzamelen en op eenvoudige wijze beschikbaar stellen + gegevens uit jaarrekening verwerken tot sectorgemiddelden Wanneer? Jaarrekening neergelegd uiterlijk n maand na goedkeuring door algemene vergadering van aandeelhouders. Indien jaarrekening binnen 6 maanden na afsluiting van boekjaar niet ingediend of laattijdig werd, krijg je sancties (boete) Indien niet goedgekeurd door algemene vergadering bestuursorgaan optimaal mogelijk dekken op eerste pagina weergeven : niet-goedgekeurde jaarrekening Een bedrijfsrevisor controleert de jaarrekening

ALGEMEEN AANVAARDE BOEKHOUDPRINCIPES

Niet compensatie = niet samenstellen, in balans rapporteren

Inleiding
WAT ZIJN DE GRONDSLAGEN WAAROP IEDERE BOEKHOUDING STEUNT? 1. ONDERNEMINGSENTITEITEN Boekhouding slecht uitvoeren als men beschikt over een identificeerbare object opsomming van gegevens die als objecten worden beschouwd in bedrijf: Natuurlijke personen die koopman zijn (bv. zelfstandige handelaar) Handelsvennootschappen en Europese economische samenwerkingsverbanden, vb.: o VOF (vennootschap onder firma) o Comm. V (commanditaire vennootschap) o NV (naamloze vennootschap) o Comm. VA (commanditaire vennootschap op aandelen) o BVBA (besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid) o CVBA (coperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid) Openbare instellingen die op commercile, financile of industrile aard opdrachten vervullen, vb. OCMW, NMBS Instellingen, met of zonder winstoogmerk of eigen rechtspersoonlijkheid, vb. VZW In Belgi gevestigde bijkantoren en bovenstaande ondernemingen in buitenland BESLUIT WET OMVAT ALLE ENTITEITEN DIE EEN COMMERCIEEL OF FINANCIEEL STATUUT HEBBEN, LOS VAN RECHTSPERSOONLIJKHEID (KOOPMAN) OF NASTREVEN VAN WINST 2. UITDRUKKING IN GELDWAARDE Geldwaarde is de euro () alle transacties in valuta ander dan euro moet herleid worden Werkingsmiddelen zoals personeel, managementteam, directie, een goed bestaand organisatie zijn moeilijk in geldeenheid uit te drukken niet in balans opgenomen Duurzame gebruiksgoederen en verbruiksgoederen hebben een aanschaffingswaarde 3. BESTENDIGHEID (iets dat doorloopt, vergelijkbaar is, gelijk is) Doel van boekhouding is verschaffen van info over financile toestand en resultaten van bedrijf Veel gebruikte methode vergelijken van opeenvolgende jaarrekeningen evolutie weergeven Alleen zinvol als de vorm, inhoud en methode over tijd op zelfde wijze opgemaakt is Vorm: zelfde vorm Inhoud van posten van jaarrekening: hulpmiddel is rekeningenstelsel Methode: registreren van verrichtingen

7 Bestendiging mag niet tot verstarring leiden tot verandering overgaan door economische situaties verstoort mogelijkheid tot vergelijking verandering duidelijk melden in de toelichting 4. CONTINUTEIT (onderneming zal voortbestaan) <-> discontinuteit (vb. failliet) Definitie going-concern principe = aan een verrichting word er een waardering gegeven en voor deze waarderingen word er verondersteld dat de onderneming de mogelijkheid heeft om te continueren betekent dat bedrijf de mogelijkheid heeft om haar bezittingen in de toekomst als opbrengst kan gebruiken Werkelijke bestaan van continuteit zal steeds moeten worden nagegaan andere waarderingsregels toepassen wanneer bedrijf discontinu wordt HOE KAN MEN GEBEURTENISSEN VASTSTELLEN? Iedere onderneming heeft een administratieve organisatie nodig zodat iedereen op de hoogte is van de ondernemingsverrichtingen Per cyclus georganiseerd, zo heb je: Aankoopadministratie Verkoopadministratie Inningsadministratie Betalingsadministratie

Productieadministratie Investeringsadministratie Voorraadadministratie

Per cyclus: is er een procedurehandleiding die beschrijft welke verrichtingen er plaats moet vinden diverse taken verdeeld over verschillende personen interne controle + foutloos

ISO-norm: label dat onderneming krijgt 1. Verantwoordingsstukken Definitie: materile documenten waaruit aard en omvang van een ondernemingsgebeurtenis blijkt als materile documenten waarin men boekhouding voert Belangrijk dient als bewijsstuk dat die gebeurtenis zich heeft voordaan of omdat een geregistreerde verrichting niet kan verdwijnen 2 soorten: 1. Verantwoordingsstukken van de te registreren verrichtingen Externe verantwoordingsstukken stukken waarbij een derde partij initiatief neemt of tussenkomt Vb. aankoop- en verkoopfacturen, akkoordbevestigingen van klanten en leveranciers Interne verantwoordingsstukken stukken die door onderneming zelf gecreerd worden of voortvloeien uit bestaande organisatie (tijdsregistratie, budgets,) of bijzonder initiatief (bestuursvergaderingen,) of ontstaan uit interne verrichting (proef- en saldibalans)

8 2. Verantwoordingsstukken inzake de registratie (waar registreren?) Vastlegging in boeken zowel materile en elektronische dragers Bewaringsplicht van 7 jaar 2. VOLLEDIGHEID Volledigheid naar inhoud Boekhouden op basis van alleen inkomsten en uitgaven zijn onvolledig Materile volledigheid Zekerheid dat ondernemingsentiteit al haar verrichting opneemt en niets meer dan haar eigen verrichtingen Bewerkt door een administratieve organisatie nooit in de bevoegdheid van n persoon minder kans op fraude + interne controle Beperkingen veroorzaken van een risico waarvan kwantificering onmogelijk is opnemen in jaarrekening onmogelijk, dus vermeld in de toelichting 3. NIET-COMPENSATIE Wil men een verrichting exact weergeven, dan mag men dat niet vermengen met een andere verrichting Vb. 2 banken niet mengen Compensatie schuldvergelijking (partijen waarbij overeengekomen word om een bepaalde tijdstip, ofwel continu, hun wederzijdse verplichtingen in een saldo uit te drukken) Kans op compensatie komt dikwijls voor Leverancier die ook klant is van onderneming Meerwaarden en afschrijvingen Diverse rekeningen bij een kredietinstelling

4. TOEREKENING VAN KOSTEN EN OPBRENGSTEN AAN PERIODE (MATCHINGPRINCIPE) Onderverdeeld in periodes boekjaren 1 boekjaar = 12 maanden Toerekeningsvraag (recognition) opsplitsing in boekjaren veroorzaakt dat men moet nagaan of de kosten en opbrengsten tot het boekjaar behoren Anticiperen (voorzien) kosten of opbrengsten gemaakt in die boekjaar, maar nog niet uitgedrukt Accruel accounting kosten en opbrengsten geboekt in een boekjaar, maar eigenlijk niet behoren tot die boekjaar uitstellen of overdragen naar volgende boekjaar overlopende rekening als opgenomen kost

9 HOE VERTAALT MEN DE GEBEURTENIS? VASTSTELLEN VAN WAARDE VAN GEREGISTREERDE GEBEURTENISSEN 1. PRINCIPE VAN INDIVIDUELE WAARDERING Waarderen = een ondernemingsgebeurtenis in geld uitdrukken Iedere waardering moet individueel verlopen vb. gebouwen en terreinen: als groep historische waarde gebruiken, maar ieder element moet individueel gewaardeerd worden Basiswaarderingsstelsel: historische waarden = aanschaffingswaarde = waarde die bij oorsprong is vastgelegd, eventueel aangepast met afschrijvingen met waardeverminderingen 2. PRINCIPE VAN DE VOORZICHTIGHEID De onderneming zou beter kiezen voor een situatie die minder gunstig ligt 3. PRINCIPE VAN OBJECTIVITEIT Registratie moet voortvloeien uit de verrichting zelf en niet uit de interpretatie van het bedrijf Om het te verwezenlijken steunt men op verantwoordingsstukken Externe verantwoordingsstukken: bewerken objectiviteit omdat een derde initiatief neemt (aankoopfactuur) of zijn akkoord uitdrukt (verkoopfactuur) Interne verantwoordingsstukken: objectivering vanuit voldoende hoge hirarchiesering (waarderingsregels) Een niet-veranderbare informatiedrager: objectiviteit bewerkt door vastlegging van boekingen

Er zijn niet voor alle verrichtingen objectieve verantwoordingsstukken aanwezig bevoegde organen gaan schattingen en ramingen maken Objectiviteit is een houding, dat men via reglementering kan vastleggen drukt een cijfer in balans of resultatenrekening niet volledig de objectiviteit uit, dan moet dat in de toelichting geschreven worden 4. PRINCIPE VAN RELEVANTIE (vanzelfsprekend, ter zake, spreekt voor zich) Info nodig voor nemen van beslissingen (intern en extern) weergeven wat er werkelijk in de onderneming gebeurt

10 AAN WELKE REGELS MOET DE RAPPORTERING VOLDOEN? Wijze waarop boekhouding gevoerd wordt 1. PRINCIPE VAN PERIODICITEIT Vooropstellen van periodieke afsluiting om gang van zaken te kunne beoordelen Bevoegdheid ligt bij de bestuursorgaan om interne redenen maandelijks afsluiting maken, voor externe doeleinden op n jaar gesteld daardoor ontvangen derden en aandeelhouders minstens 1 maal per jaar ene overzicht van financile toestand en resultaten die onderneming die jaar behaalde Het moet NIET gelijklopen met 1 kalenderjaar 2. PRINCIPE VAN VERGELIJKBAARHEID Om het te kunnen vergelijken, moet vorm en inhoud hetzelfde zijn. vergelijkbaar in tijd Ook voor vergelijking met andere ondernemingen moet vorm en inhoud hetzelfde zijn vergelijkbaar in ruimte (in Belgi) Vergelijkbaar in tijd is makkelijker dan in ruimte, omdat dat gebeurt binnen n onderneming Naar vorm is te bereiken wanneer alle ondernemingen dezelfde verplichte jaarrekening neerleggen Naar inhoud is moeilijker te realiseren Er is een individuele vrijheid voor de waarderingsregels, maar moet toegelicht worden in de toelichting vergelijking gerealiseerd door te houden aan Belgisch boekhoudrecht 3. PRINCIPE VAN GETROUW BEELD Als de onderneming alle principes toepast is die betrouwbaar