You are on page 1of 6

KOMUNIKASI RASMI MELALUI MEDIA ELEKTRONIK Sebelum internet diperkenalkan, komunikasi dilaksanakan dengan menggunakan telegram, telefon, dan

radio. Ini kerana internet mempunyai kemampuan penyiaran ke seluruh dunia tanpa batasan dan sempadan.

E- mel E- mel menggantikan penggunaan telegram, telefon, dan radio secara beransuransur. Pada awalnya ia digunakan oleh tentera untuk berkomunikasi dan berkongsi maklumat.

E- mel lebih cepat sampau

E- mel juga tidak memerlukan respon spontan seperti telefon. Si penerima e- mel boleh melakukan tugas- tugas lain tanpa diganggu oleh e-mel.

E-mel boleh dihantar kepada banyak penerima

Bentuk komunikasi lebih jelas dan mengurangkan beberapa halangan komunikasi.

Kelebihan menggunakan e- mel

Membolehkan komunikasi bertulis dilakukan.

E-mel yang dihantar kepada penerima adalah bedasarkan nama pengguna dalam suatu domain bagi suatu institusi yang spesifik.

Hos ialah nama spesifik bagi sesuatu mesin dalam domain yang lebih besar @ subdomain. Domain dan subdomain ialah kaedah menyusun alamat internet. Domain dihasilkan kepada kegunaan com bagi komersial & edu bagi pendidikan. Subdomain ialah pembahagian yang lebih khusus. Contoh : mmu.edu harvard.edu

Alamat e- mel

Alamat e-mel berfungsi sebagai alamat surat-menyurat. Contoh alamt e-mel: Khngo@mmu.edu.my bill@microsoft.com

Alamat internet boleh dibahagikan kepada bentuk hos.subdomain.domain. Nama hos bukan suatu kemestian.

Beberapa salinan e-mel boleh dihantar kepada satu penerima@ satu salinan e-mel kepada beberapa penerima. Apabila mengirim kepada lebih daripada satu penerima, masukkan e-mel ke dalam kotak To: dengan menggunakan tanda ( , ) @ ( ; ) bagi memisahkan alamat- alamat e-mel. Alamat e-mel tambahan boleh dimasukkan ke dalam kotak Ce:

MENGGUNAKAN E- MEL

RINGKASAN PENGGUNAAN E- MEL

1. Lancarkan perisian e- mel. Jika terdapat e-mel baru, ia akan memaklumkan kepada anda.

2. Pilih e- mel yang hendak di baca dan baca e- mel dalam peti

3. Balas kepada pengantar @ kirimkan mesej.

4. Simpan mesej untuk kegunaan masa hadapan.

5. Karang e- mel baru. (ini tindakan pertama yang boleh dilakukan)

6. KIrim e- mel.

7. Hapuskan e- mel yang lama.

8. Tamat perisian e- mel.

PROSEDUR MENULIS SURAT RASMI

Surat- menyurat yang dilaksanakan dalam persatuan merupakan surat rasmi. Pelbagai jenis surat rasmi yang perlu diketahui oleh seorang pemimpin sebuah persatuan ataupun guru penasihat persatuan di peringkat sekolah ialah : i) ii) iii) iv) Surat panggilan mesyuarat (Mesyuarat Agung/ Jawatankuasa/ Tergempar) Surat perhubungan @ pemberitahuan Surat permohonan mengadakan lawatan Surat memanggil penceramah

Setiap surat rasmi mempunyai format tersendiri. Namun masih terdapat persamaan dari segi penulisannya.

FORMAT UMAUM DAN PERKARA ASAS DALAM SURAT RASMI

Tandatangan

Nama & Jawatan

Tarikh Alamat Penerima Tarikh TarikhSalinan kepada(s.k), jika berkaitan

Cogan kata Mengadap/ membuka surat Nama kependekan penulis/ jurutaip. Perkara( tujuan surat ditulis) Logo, nama, & lalamat sekolah / persatuan. Nama jawatankuasa tertinggi persatuan (jika kepala surat dicetak khusus)

PERKARAPERKARA ASAS

Ucapan terima kasih & penghargaan Kandungan surat seringkas boleh Yang menurut perintah/ Yang menjalankan tugas

Nombor fail( rujukan kami & rujukan tuan

CARA MENULIS DAN MENYEDIAKAN SURAT RASMI

1. Kepala Surat Bercetak Jika surat yang hendak ditulis itu melebihi daripada sehelai muka surat, kepala surat yang perlu diletakkan pada muka surat yang pertama sahaja. 2. Nombor Rujukan Tulis nombor rujukan fail sendiri (rujukan kami) & jika menjawab surat, perlu dicatat nombor rujukan pengirim(rujukan tuan) dibahagian atas rujukan kami. 3. Tarikh Tidak perlu mencatat hb. @ haribulan di hadapan angka. Contoh: terus tulis 17 Ogos 2003. Dua cara untuk menulis bulan: - Semua huruf besar, contoh: OGOS ( cara peperiksaan Kementerian Pendidikan Malaysia) - Huruf besar hanya digunakan pada huruf yang pertama sahaja, contoh : Ogos( gaya INTAN) 4. Alamat Penerima Perkataan kepada tidak perlu ditulis. Taip (u.p.:....................................) untuk tindakan pegawai yang berkenaan. Semua baris ditaip dari tepi sebelah kiri tanpa menggunakan indensi. 5. Perkataan Melalui Perkataan Melalui Guru Besar @ Pengetua ditulis jika surat keluar dari persatuan di sekolah kepada agensi luar. Surat ini ditandatangani oleh penasiha@ pengerusi persatuan. Jika surat ditandatangani oleh guru besar, perkataan ini tidak diperlukan lagi. 6. Mengadap @ Pembukaan Surat Guna perkataan penghormatan seperti tuan/puan/ Yang Berhormat dan sebagainya. Jarak diantara alamat dengan pembukaan surat ialah empat jarak antara barisan. 7. Tajuk Surat Jarak diantara tajuk surat ialah dua barisan di bawah mengadap/ pembukaan surat. Tidak perlu menulis PER / PEREKARA. Memadai dengan hanya menggaris di bawah tajuk. Tajuk ditaip dengan huruf besar di setiap huruf pertama setiap perkataan. 8. Pembukaan & Kandungan Surat Jarak antara pembuka surat dengan tajuk ialah dua baris. Pembukaan surat & perenggan pertama tidak perlu ditulis nombor. Penulisan bermula dari tepi sebelah kiri surat. Perenggan ke-2,3 & seterusnya perlu ditulis nombor. Jarak diantara perenggan ialah dua baris. Apabila menggunakan perenggan yang mempunyai pecahan, ia ditulis seperti 2.1, 2.2, 2.3 danseterusnya. Boleh menggunakan huruf abjad @ roman. Pecahan perenggan dalam satu surat tidak boleh melebihi dua peringkat pecahan. Elak menulis dengan ayat yang panjang, berbunga- bunga dan meleret- leret. Perlu ditaip tiga titik di sebelah kiri jika ada lampiran bertentangan dengan perkataan dengan perkataan bersama- sama ini dilampirkan 9. Cogan Kata Menggunakan huruf besar. Baris seterusnya ditulis yang menjalankan tugas dan sebagainya.

Jarak dua barisan dan tidak menngunakan indensi. 10. Tandatangan, Nama, dan Gelaran Jawatan Jarak empat baris daripada cogan kata. Nama pengirim ditulis dengan huruf besar dalam kurungan. Gelaran jawatan ditulis dengan huruf besar pada setiap awal perkataan. Nama dan gelaran jawatan tidak perlu menggunakan indensi. 11. Salinan Ditaip dengan pertkataan s.k. Apabila salinan lebih daripada satu, tidak perlu tulis nombor urutan. Contoh: Pesuruhjaya Daerah Guru Besar PK. Kokurikulum Tidak perlu menggunakan indensi. 12. Kependekkan(initial) Nama Penulis dan Jurutaip Nama penulis ditaip dengan huruf besar & nama jurutaip ditaip dengan huruf kecil, contoh: SS/ma. Ditaip pada bahagian paling bawah di sudut sebelah kiri.

**

contoh penulisan surat rasmi boleh dirujuk pada buku Pengurusan Gerak Kerja Kokurikulum muka surat 36, 37.