Sustentante(s):

Pamela de Len Humberto Fernndez Ibelki Brioso Ricardo Espinal Dianne Martnez Eddy Solano 10- SATN- 1- 049 10- SATN-1 -050 10- SATN- 1- 053 10- SATT- 1- 002 10- SATN- 1- 001 10- SATN- 1- 006

Materia:
Servicios de mesas, restaurantes y banquetes.I

Profesor(es):
Ana Ma. Aguasvivas & Luis Estrella

Tema:
Organizacin y programacin de eventos

Fecha:
09 de octubre de 2012

CONTENIDO: 1. Introduccin

2. Concepto de evento

3. Protagonistas de un evento 3.1 El dueo del evento 3.2 El Pblico 3.3 Proveedores 3.4 El Organizador

4. Clasificacin de eventos

5. Etapas de un evento 5.1 Pre- Evento 5.2 Durante el Evento 5.3 Post- Evento 6. Tipos de montajes

7. Alimentos y bebidas

ORGANIZACIN Y PROGRAMACION DE EVENTOS

INTRODUCCION

Desde tiempos remotos la humanidad ha vivido en sociedad, por un lado para poder sobrevivir a los peligros que le rodeaban y, por otro a la necesidad de relacionarse emocionalmente con sus semejantes, el ser humano esta diseado para socializar y entre tantos medios de comunicacin que existen, los mas importantes que invitan a socializar con dems personas, son los acontecimientos diarios de la vida que son sugeridos por algn motivo como negocios, diversin, entretenimiento, conocimiento, crecimiento personal u otro motivo, a estos acontecimientos de la vida los llamamos eventos, pero: Que son los eventos? Donde y cuando se realizan? Y lo mas importantes quienes lo relizan? En las siguientes pginas estn destinadas a darles una explicacin acerca de tan importante concepto en la sociedad.

CONCEPTO DE EVENTO Acontecimiento programado que responde a una finalidad especfica, en el cual el sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente. Los eventos responden a situaciones de grupo y se realizan en espacios y tiempos predeterminados. Tienen objetivos pre- fijados, cuidadosamente desarrollados y seguidos a conciencia durante todas las etapas de su planificacin. Definimos un evento como un proceso diseado y llevado a cabo para proporcionara aquellos que participan de l, una experiencia placentera que llene plenamente las expectativas que le dieron origen. Eso significa que: Como todo proceso, tiene un principio, un medio y un final. Se hace con un propsito Su realizacin tiene un costo Alguien debe planificarlo, organizarlo y llevarlo a cabo

Como toda actividad un evento involucra 5 variables fundamentales: 1. 2. 3. 4. 5. Tiempo Espacio Personas Materiales Dinero

PROTAGONISTAS DE UN EVENTO

El dueo del evento Aquella persona u organizacin que ha generado la idea, que decide su realizacin y genera el trabajo. Publico Aquellas personas que sin ser un pblico pasivo, reciben el beneficio que el dueo espera del evento.

Los proveedores

Son los que proveen productos y servicios relacionados, sin los cuales no podra completarse el objetivo que el dueo persigue al organizar el evento. El organizador Aquella persona o grupo de personas que hace posible que todos los factores se conjuguen en un todo armnico para alcanzar el objetivo. El organizador tiene sobre sus espaldas el 100% de la responsabilidad en el xito del evento. A veces no cuenta con el 100% de la autoridad y generalmente carga con la totalidad de la culpa en caso del fracaso. Para poder realizar bien su trabajo debe conocer, entre otras areas: Planeacin Administracin Logstica Manejo seguro de los alimentos Presupuesto Relaciones pblicas Negociacin (con el cliente, proveedores y equipo de trabajo) Legales (permisos y dems)

CLASIFICACION DE EVENTOS
Estos se clasifican de diferentes maneras: 1. 2. 3. Por el nmero de participantes Reuniones Congresos Convenciones Por el propio sitio 1. Privados 2. Comerciales

Por el lugar 1. Al aire libre 2. Bajo techo

Por la participacin 1. Gratuita 2. Por paga

Pero por lo general la clasificacin equitativa que define mas cada uno de estos eventos por renglones es la siguiente: Social Instalacin y protocolo de: Matrimonios, nacimientos, cumpleaos, aniversarios cocteles, brindis, tes, almuerzos, desayunos, cenas, coffee breaks, campaas, inauguraciones, recepciones y funerales. Cultural Exposicin, danza, teatro Acadmico Seminarios, conferencias, cientficos, congresos, entregas de reconocimiento, foros, charlas Recreativo Festival, espectculos, ferias, exposiciones comerciales Deportivo Prueba, campeonato, juegos. Es muy probable que suceda que, al momento de seleccionar el formato, ya sabremos cul es a temtica general del evento, ya que va a estar ligada a la actividad a la que nos dedicamos. Como mencionamos ms arriba, son muchas opciones que tenemos de acuerdo a una serie de factores que nos van a llevar a decidir cmo vamos a encarar el evento.

ETAPAS DE UN EVENTO
PRE EVENTO

En esta etapa se deben desarrollar acciones que ayuden a posicionar una imagen nica del evento en la mente y el corazn del publico objetivo, por ello es importante crear tcticas consistentes que respalden la estrategia de comunicacin de este. Debemos: 1. Establecer que evento queremos

2. Hacer un cronograma puesto que tenemos un tiempo predeterminado antes del evento en el cual se debe seguir a carta cabal cada paso propuesto en este, en el tiempo propuesto para eso. 3. Hacer un presupuesto. En esta parte es donde cotizamos todo y cada uno de los materiales que vamos a necesitar con los proveedores de los mismos, en este presupuesto se incluye el pago a colaboradores de dicho evento, compras de material gastable y alquileres. 4. Negociaciones, que se deben llevar a cabo despus de seleccionar las propuestas mas convenientes hechas por los proveedores durante la presupuestacion. 5. Brainstorming o mejor conocido como lluvia de ideas, en donde hablamos con nuestro cliente para saber que quiere exactamente y a la vez decidir con el mismo que es lo mas conveniente entre sus ideas y la nuestra para que el evento quede de la mejor forma posible, agrando al publico y satisfaciendo a los responsables de su realizacin. 6. Promocin. Es importante una vez esta todo planeado y propuesto, promocionar el evento, dependiendo el tipo de evento se hacen invitaciones, tickets, anuncios, carteles y todo lo que sea necesario para la convocatoria de publico al evento. 7. Elaboracin de checklist. Que es la herramienta que permite que todo se cumpla en el tiempo requerido, da orden y seguimiento a cada actividad sin que se olvide el mas minimo detalle. 8. Marketing 9. Convocatoria en caso de invitaciones 10. Ventas en caso de espectculos

DURANTE EL EVENTO

Consiste en la exitosa coordinacin y ejecucin de las actividades previamente planeadas. En esta fase del evento estn implcitas las tareas que y que requieren de su realizacin. Se recomienda revisar cada actividad que se vaya realizando de acuerdo a lo planeado en su cronograma y al checklist del evento.

POST EVENTO

En esta etapa se deben tomar en cuenta dos puntos importantes: 1. Las actividades de seguimiento como devolucin de alquileres, presupuestario y reposiciones 2. La aplicacin de encuestas de satisfaccin y reporte de resultados

TIPOS DE MONTAJES
Un elemento importante para los eventos es el montaje, que no es ms que la preparacin del rea destinada al pblico en donde estos disfrutaran del atractivo del evento. Esta rea se puede montar de las siguientes maneras dependiendo el tipo de evento a realizar: Saln tipo U herradura

Pueden organizarse solo con sillas externas o tambin mixtas con sillas externas e internas. Saln tipo mesa redonda o banquete

Utilizado para banquetes o trabajo en equipo, que tienen dos funciones: para banquetes con una mesa auxiliar larga para buffet o mesa redonda de trabajo para reunin de grupos. Son utilizados en cumpleaos, bodas, baby showers entre otros. Los salones tipo aula o escuela

En estos se organizan sillas tipo teatro con mesas delante para utilizar como auxiliar de los invitados en caso de talleres y seminarios. Tipo auditorio

El ms comn en teatros, aulas virtuales y salones de conferencias en hoteles, en donde se les va a exponer al pblico sobre un tema en especifico, o se le va a presentar un show o espectculo de entretenimiento, tales como obras de teatro, conciertos, premiaciones entre otros. Montaje imperial o I

Es una mesa rectangular, en donde cada uno de los invitados tiene un lugar y se les brindan alimentos y bebidas. Es muy usado en reuniones de empresas y bodas discretas en donde se invitan familiares y algunos de los amigos ms cercanos. Montaje tipo ruso

Tambin muy usual en conferencias y seminarios para pocas personas. Tipo pasarela

En este ltimo es el ms utilizado en desfiles de moda y belleza, en donde implica que el pblico observe con atencin cada detalle del pasante en el escenario. Las sillas se colocan a una distancia prudente al frente y a los lados de un escenario rectangular, este escenario no debe tener ms de 3 o 4 pies de alto para que el pblico pueda ver bien lo que se est presentando en el show.

ALIMENTOS Y BEBIDAS
En el caso de eventos el servicio de alimentos y bebidas es importante, ya que este representa parte esencial en un evento porque acertar o fallar en la eleccin de un servicio de catering correcto, puede proporcionar el xito al evento o ser el causante de el fallo de mismo. Bsicamente un catering, por definicin, es el servicio profesional que se dedica principalmente a la prestacin externa del suministro del servicio de comida preparada, pero tambin puede tomar parte en abastecer de todo lo necesario para la organizacin de un banquete u una fiesta. Tambin se considera catering a la preparacin de comidas en grandes cantidades para ser vendidas en puntos de consumo separados del lugar donde se elaboran. Es una actividad de externalizacin de servicios de comidas. Es por eso que el servicio es variable dependiendo del evento que se presente.

Entre los diferentes tipos de servicios de catering se destacan: Catering aperitivo: Este servicio tiene una duracin de entre 15 a 30 minutos. Se realiza un clculo de dos bocados por persona. Catering cocktail: El horario estimado de realizacin es de 11 a 13 o de 19 a 21 horas. Se calculan de quince a veinte bocados por personas; salados 2/3 y dulce 1/3.

Catering Recepcin: Dura aproximadamente tres horas y frecuentemente se realiza a las 20 horas. Se calculan de dieciocho a veinte bocadillos por persona; de los cuales 2/3 son salados y 1/3 dulce. Catering recepcin buffet: Al igual que el anterior, su duracin es de tres horas y el horario estimado es a las 20 horas. Pero en este caso, se ofrecen variedades de platos fros, calientes y guarniciones. Catering recepcin, comida o banquete: Se contrata para eventos de larga duracin, ya que se calculan entre seis y ocho horas y su horario estimado es de 22 horas. En este catering se calculan seis bocados para la recepcin y luego, en la cena, encontramos la entrada, el plato principal, el postre, un servicio de caf, el brindis, la mesa dulce y el final de la fiesta.

Catering desayuno de trabajo: Se calculan entre tres a cinco bocados por hora por persona y se puede elegir entre continental o americano, entre otros.

Catering brunch: Es la combinacin del desayuno y el almuerzo (breakfast lunch), su horario estimado de servicio es a las 11 horas y su duracin aproximada es de una hora y media. Catering vernissage: Se ofrecen dos bocados por persona, champagne y vino. Este catering se realiza mayormente en inauguraciones de muestras de pinturas. Catering vino de honor: El horario de servicio de este catering es aproximadamente de 11.30 a 12.30 o de 18 a 19 horas. Se calculan dos bocados por persona y se sirven tambin vinos, y dulces, como oporto y jerez. Catering coffee break: Se ofrece caf, t, jugos y bocaditos salados y dulces. Dura entre 15 y 30 minutos y es bsicamente un corte o recreo.

Catering de bebidas

La costumbre de muchas empresas de catering era ofrecer dos a tres ruedas de ccteles como aperitivo y luego cervezas, whisky u otros licores, sin embargo, esto esta quedando atrs y esta siendo reemplazado por el Open Bar. Los ccteles de moda, sin lugar a duda son los Martini, en todas sus variedades, seguido del Cosmoplitan, el Mojito, el Margarita, el Tequila, entre otros. Hay licores y ccteles para toda ocasin, si el evento se realiza en el da lo aconsejable es brindar los del tipo refrescantes elaboradas en base a gaseosas, jugos y sodas, como por ejemplo: Blue Summer, Mojito, Vodka tonic, Gin Tonic, entre otros. Si la boda es de noche y de invierno, los ccteles podrn ser mucho ms fuertes, como Old fashion, Pisco Sour de diversos sabores, Whisky sour, Martini, Margarita, Ruso blanco, entre otros.

En caso de open bar la barra debe ser abierta luego de las ruedas de ccteles aperitivos, cuando ya han llegado la mayora de invitados, cuando ya la fiesta esta por empezar. La variedad de opciones de licores y/o ccteles depende del presupuesto destinado a bebidas, esta claro que cuanto ms variedad de los mismos, ms satisfechos quedarn los invitados, ya que todos tienen gustos diferentes. Tambin es necesario que se debe tomar en consideracin ccteles vrgenes para aquellos invitados que no tomar alcohol. Adems de la importancia en los licores, se debe considerar contratar buenos bartenders, que tengan experiencia para que la atencin sea rpida y no se tenga acumulaciones de gente desatendida en la barra.

CONCLUSION
Pudimos observar que la organizacin de eventos es el proceso de diseo, planificacin y produccin de congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones y otros tipos de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades. Algunas de las tareas que incluye la organizacin de un evento son la presupuestacion, el armado de cronogramas, la seleccin y reserva del espacio y de los mejore servicios para el desarrollo del encuentro, la tramitacin de permisos y autorizaciones, supervisin y buen manejo de la gastronoma y logstica, todo esto para fusionar de manera acertada cada una de las actividades que se realizan para llevar a cabo un encuentro con un pblico determinado en la sociedad.