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Visual Gesopt Manual de usuario

TEMATICA Software

Versin 11.25 Noviembre 2011

ndice
Introduccin Estructura general 8 9
Men superior........................................................................................................... 10 Men Archivo ............................................................................................................ 13 Men Ayuda ............................................................................................................. 13 Indicadores inferiores ............................................................................................... 16 ndices ...................................................................................................................... 16 Botones de acceso rpido ........................................................................................ 18 Barra de herramientas .............................................................................................. 19 Consultas .................................................................................................................. 20 Edicin de consultas ................................................................................... 21 Personalizacin de resultados .................................................................... 25 Activacin modo OLAP ............................................................................... 27 Men contextual ....................................................................................................... 29 Informes .................................................................................................................... 30

Configuracin

33

Fabricantes y proveedores ....................................................................................... 33 Parmetros .................................................................................................. 34 Rangos de lentes ........................................................................................ 35 Tipos de suplementos ................................................................................. 35 Suplementos y tratamientos ........................................................................ 36 Marcas ......................................................................................................... 37 Conexin ..................................................................................................... 37 Tipos de producto ..................................................................................................... 38 Aplicacin ................................................................................................................. 40 Parmetros de la aplicacin ........................................................................ 40 Das servidor activo ..................................................................................... 54 Usuarios ................................................................................................................... 55 Edicin de usuarios ..................................................................................... 55

ii ndice

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Cambio de contrasea ................................................................................ 60 Eventos de usuario ...................................................................................... 61 Ficheros maestros .................................................................................................... 62 Motivos de visita .......................................................................................... 62 Optometristas .............................................................................................. 62 Cdigos postales ......................................................................................... 63 Idiomas ........................................................................................................ 64 Ametropas .................................................................................................. 65 Motivos de devolucin ................................................................................. 65 Entidades aseguradoras ............................................................................. 66 Formas de pago .......................................................................................... 66 Zonas ........................................................................................................... 67 Series de facturacin ................................................................................... 68 Cambio de idioma..................................................................................................... 69 Administrador de informes ....................................................................................... 69 Edicin ......................................................................................................... 70 Duplicacin .................................................................................................. 70 Eliminacin .................................................................................................. 70 Previsualizacin........................................................................................... 70 Exportacin / Importacin ............................................................................ 70 Regenerar informes ..................................................................................... 70 Empresas y centros .................................................................................................. 70 Empresas .................................................................................................... 70 Empresa y centro actual .............................................................................. 73 Grupos de empresas y centros ................................................................... 75 Polticas comerciales ................................................................................................ 76 Clculo de PVP de artculos ........................................................................ 76 Ofertas de compra ....................................................................................... 77 Promociones de venta ................................................................................. 80

Clientes

95

Bsqueda rpida ...................................................................................................... 98 Agenda ..................................................................................................................... 99 Fusin de clientes................................................................................................... 103 Ficha del cliente...................................................................................................... 105 Datos ...................................................................................................................... 105 Aceptacin LOPD ...................................................................................... 107 Mdulo E.V.A............................................................................................. 108

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ndice iii

Campos personalizados ............................................................................ 110 Revisiones .............................................................................................................. 112 Revisin de lentes ..................................................................................... 113 Revisin de lentillas ................................................................................... 117 Pruebas de lentillas ................................................................................... 118 Audiologa.................................................................................................. 119 Datos pticos ............................................................................................. 121 Citas .......................................................................................................... 123 Ventas .................................................................................................................... 123 Datos econmicos ..................................................................................... 123 Ventas ....................................................................................................... 124 Facturas ..................................................................................................... 125 Relaciones .............................................................................................................. 127 Historial ................................................................................................................... 128 Informes .................................................................................................................. 129 Aceptacin L.O.P.D. .................................................................................. 129 Ficha del cliente......................................................................................... 129 Ficha de lentes de contacto ...................................................................... 130 Receta/Plantilla de lentillas ....................................................................... 131 Revisiones de lentes ................................................................................. 132 Tarjetas de clientes ................................................................................... 132 Ventas ....................................................................................................... 133

Ventas

135
Bsqueda rpida ....................................................................................... 139 Venta ......................................................................................................... 140 Informes..................................................................................................... 159 Informes de venta ...................................................................................... 170

Ventas .................................................................................................................... 136

Mdulo de montaje ................................................................................................. 176 Acceso al mdulo ...................................................................................... 177 Uso del mdulo de montaje ....................................................................... 177 Orden de montaje ...................................................................................... 186 Calibracin de la pantalla .......................................................................... 187 Facturas .................................................................................................................. 188 Bsqueda rpida ....................................................................................... 190 Factura ...................................................................................................... 191 Informes..................................................................................................... 195

iv ndice

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Informes de factura ................................................................................... 196

Caja

199
Captulos de caja .................................................................................................... 201 Bsqueda rpida .................................................................................................... 202 Informes .................................................................................................................. 203 Informe de caja .......................................................................................... 204 Informe econmico entre fechas ............................................................... 206 Impresin de tickets agrupados ................................................................ 206 Impresin de rollo de tickets...................................................................... 207

Almacn

209

Bsqueda rpida .................................................................................................... 215 Creacin de artculos.............................................................................................. 217 Lentes ........................................................................................................ 218 Lentillas ..................................................................................................... 221 Monturas .................................................................................................... 222 Genricos .................................................................................................. 223 Datos del artculo ...................................................................................... 224 Cambio de tipo de producto ................................................................................... 225 Cambio masivo de tipo de producto ....................................................................... 226 Cambio de proveedor ............................................................................................. 231 Regularizacin de stock ......................................................................................... 232 Cambio de precio de producto ............................................................................... 233 Informes .................................................................................................................. 241 Existencias ................................................................................................ 241 Existencias multitienda .............................................................................. 242 Existencias valoradas ................................................................................ 242 Movimientos de stock ................................................................................ 243

Inventarios

245

Bsqueda rpida .................................................................................................... 246 Albarn de inventario ............................................................................................. 247 Aadir artculos de consultas .................................................................... 249 Buscar artculos de stock .......................................................................... 250 Buscar productos de catlogo ................................................................... 250 Poner stock a cero .................................................................................... 251 Recuentos .............................................................................................................. 251 Importar de recuentos ............................................................................... 252

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ndice v

Regularizacin de stock ......................................................................................... 254 Informes .................................................................................................................. 256 Albarn de inventario ................................................................................ 256 Diferencias de inventario ........................................................................... 256 Impresin de etiquetas .............................................................................. 257

Compras

259
Bsqueda rpida ....................................................................................... 263 Abrir venta asociada .................................................................................. 263 Insercin de productos de stock................................................................ 264 Asistente de creacin de pedidos ............................................................. 264 Informes..................................................................................................... 267

Cartera .................................................................................................................... 260

Pedidos de reposicin ............................................................................................ 268 Bsqueda rpida ....................................................................................... 270 Pedido de reposicin ................................................................................. 271 Incluir artculos de stock ............................................................................ 273 Envo telemtico de pedidos ..................................................................... 274 Duplicar pedidos de reposicin ................................................................. 275 Informes..................................................................................................... 276 Entradas ................................................................................................................. 281 Bsqueda rpida ....................................................................................... 283 Albarn de entrada .................................................................................... 284 Creacin de artculos ................................................................................ 291 Incluir artculos de stock ............................................................................ 292 Incluir productos de catlogo .................................................................... 292 Aadir pedidos........................................................................................... 293 Generacin de traspasos .......................................................................... 297 Generacin de devoluciones ..................................................................... 298 Informes..................................................................................................... 300 Facturas .................................................................................................................. 304 Bsqueda rpida ....................................................................................... 305 Facturas de proveedor .............................................................................. 306 Asistente de facturas de proveedor........................................................... 308 Edicin de facturas de proveedor.............................................................. 311 Informes..................................................................................................... 318

Traspasos

321

vi ndice

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Bsqueda rpida .................................................................................................... 322 Albarn de traspaso ............................................................................................... 323 Nuevo traspaso ...................................................................................................... 324 Informes .................................................................................................................. 326 Albarn de traspaso .................................................................................. 326 Albarn de traspaso valorado ................................................................... 327 Traspasos agrupados valorados ............................................................... 327 Etiquetas .................................................................................................... 328

Herramientas

329

Mensajera .............................................................................................................. 329 Nuevo mensaje SMS ................................................................................. 330 Envo masivo de SMS ............................................................................... 331 Historial de mensajes a clientes ................................................................ 332 Consultar saldo de mensajes SMS ........................................................... 334 Compras de mensajes .............................................................................. 334 Edicin de plantillas SMS .......................................................................... 338 Programacin de envos de SMS.............................................................. 339 Catlogos de productos ......................................................................................... 341 Etiquetas de artculos ............................................................................................. 353 Impresin de cdigos de barras ................................................................ 353 Cesta de cdigos de barras ...................................................................... 356 Calculadora ............................................................................................................ 357 Copias de seguridad............................................................................................... 357 Iniciar copia de seguridad ......................................................................... 358 Planificacin copias de seguridad ............................................................. 358 Cierra periodo ......................................................................................................... 360 Leer cdigo de barras ............................................................................................ 361 Mensajes internos .................................................................................................. 361 Visualizacin de mensajes ........................................................................ 361 Operaciones con mensajes ....................................................................... 363 Avisador ..................................................................................................... 364 Informes GFK ......................................................................................................... 364

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ndice vii

Introduccin

Apreciada/o cliente: He querido aprovechar la ocasin que me brinda la edicin del nuevo manual de Visual Gesopt para saludarle cordialmente y para agradecerle, una vez ms, la confianza con la que nos distingue. Gracias a Ud., y al colectivo de 2.000 usuarios de Visual Gesopt del que forma parte, ha sido posible que nuestra gestin sea una de las 5 mejores de Europa. Esta distincin nos ha sido otorgada tras un estudio realizado con criterios objetivos de calidad, diseo, innovacin, inversin en I+D, nmero de instalaciones, penetracin y posicionamiento en el mercado, clientes prestigiosos y galardones recibidos de Organismos e Instituciones oficiales. El presente manual de Visual Gesopt que tiene Ud. en sus manos, que tambin est disponible en lnea dentro de la propia gestin, es el comienzo de una nueva etapa de formacin e informacin que hemos diseado para todos nuestros clientes, que est fundamentada en criterios de eficacia y eficiencia. Adems, es el fiel reflejo del itinerario que nos marcamos desde que apareciera Visual Gesopt en el mercado, en el ao 1.978. Desde entonces, hemos recorrido un camino con tanto nimo e ilusin como afn por evolucionar, cuyo objetivo ha sido y contina siendo ayudarle, mediante productos y servicios de calidad, a diferenciarse competitivamente aadiendo valor a su oferta, para que su ptica sea ms activa y venda ms y mejor. Para ello, en TEMATICA software, conocedores de los vaivenes tecnolgicos a los que est expuesto el mercado informtico, asentamos Visual Gesopt sobre slidos estndares, y escogimos las mejores herramientas disponibles para su desarrollo y mantenimiento. Slo de este modo es posible garantizar compatibilidad con futuros productos y servicios, as como una adecuada evolucin. No dude que fieles a nuestro lema: "Profesionalidad, innovacin y entrega al servicio de la ptica", en TEMATICA software vamos a perseverar en nuestro empeo para que cada vez se sienta ms satisfecho con la calidad y capacidad de respuesta a sus necesidades. En mi nombre y en el del equipo que tengo el honor de dirigir, le reitero nuestro total compromiso de atencin y servicio. Atte,

Rafael A. Ros.

8 Introduccin

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Estructura general

Visual GESOPT ofrece una interfaz grfica muy intuitiva que permite a los usuarios moverse cmodamente a travs de las diferentes secciones de la aplicacin, y sacarle el mayor partido a todas las funcionalidades que ofrece. La pantalla inicial de la aplicacin contiene las opciones ms habituales. Haciendo clic sobre la opcin deseada se acceder directamente a la opcin seleccionada.

En la lista de eventos de la agenda, aparecen los eventos que tenga asignados al usuario con el que se ha entrado a Visual GESOPT para el da actual. Haciendo doble clic sobre ellos, accedemos a la agenda en el da indicado. El programa ofrece, adems, una interfaz dividida en pestaas o ndices que permiten una fcil navegacin entre las diferentes reas gestionadas por Visual GESOPT.

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Estructura general 9

Men superior

El men superior de la aplicacin permite el acceso a las herramientas y funcionalidades que ofrece el programa. La segunda opcin del men, que aparece resaltada en color gris, es la nica parte del men superior que vara en funcin del ndice que est activo en ese momento, adaptndose y mostrando operaciones propias del rea de la aplicacin activa. Algunas opciones del men como Configuracin y Herramientas tienen su propio apartado dentro de este manual debido a la importancia y posibilidades de las mismas. Dentro del men Ayuda se accede a diferentes utilidades de soporte, como la Conexin Temtica (la cual se aborda posteriormente en este manual), la pantalla de crditos (Acerca de) que indica el nmero de versin actual del programa o el sistema de activacin de licencias de Visual Gesopt. A continuacin se muestran todas las opciones del men superior.

10 Estructura general

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Archivo
Cerrar sesin Cambio de Centro Salir

Configuracin
Fabricantes y proveedores Tipos de producto Aplicacin Parmetros de la aplicacin Das servidor activo Usuarios Edicin de usuarios Cambio de contrasea Eventos de usuario Ficheros maestro Motivos de Visita Edicin de Optometristas Edicin de Cdigos Postales Edicin de Tipos de Va Edicin de Idiomas Edicin de Profesiones Edicin de Ametropas Edicin de Motivos de devolucin Edicin de Entidades Aseguradoras Formas de Pago Bancos Zonas Series de facturacin Cambio de idioma Administrador de informes Empresas y centros Empresas Empresa actual Centro actual Grupos de empresas y centros Polticas comerciales Clculo de PVP de artculos

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Estructura general 11

Ofertas de compra Promociones de venta

Herramientas
Mensajera Nuevo mensaje SMS Historial de mensajes a clientes Consultar saldos de mensajes SMS Compras de mensajes Comprar mensajes SMS Historial de compras SMS Edicin de plantillas SMS Programacin de envos de SMS Catlogos de productos Importar catlogos Visual GESOPT Importacin de monturas Exportar catlogo Eliminar catlogos Pre-Edicin de catlogos Etiquetas de artculos Etiquetas de artculos Cesta de cdigos de barras Calculadora Iniciar copia de seguridad Planificacin copias de seguridad Historial copias seguridad Cierra periodo Leer cdigo de barras Mensajes internos Informes GFK

Ventana Ayuda
Ayuda de Visual GESOPT Conexin Temtica Licencias instaladas Acerca de Se muestra ahora en detalle la funcionalidad de aquellas opciones de men que no tienen un apartado propio dentro de este manual. Son las opciones de Archivo y Ayuda.

12 Estructura general

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Men Archivo
Cerrar sesin
Mediante esta opcin el usuario activo cerrar su sesin de trabajo dejando por tanto su estado de usuario activo. De este modo cuando un usuario activo cierra su sesin de trabajo evita que trabajos de otros usuarios queden anotados en su registro de trabajos. Tambin se puede cerrar una sesin de trabajo en cualquier momento mediante la combinacin de teclas Ctrl+U. Mediante la correcta utilizacin de esta opcin se depuran responsabilidades.

Cambio de centro
Esta opcin abre la siguiente ventana en la que el usuario puede seleccionar la empresa y centro (tienda) de trabajo. Todas las operaciones que se realicen a partir del cambio se registrarn en la tienda seleccionada.

Salir
Permite al usuario activo cerrar el programa.

Men Ayuda
Ayuda de Visual GESOPT
Enlace al sistema de ayuda de la aplicacin.

Conexin Temtica
Inicia el sistema de teleasistencia con el departamento de soporte de TEMATICA Software. Este sistema permite a los tcnicos de TEMATICA Software conectarse de forma segura con el equipo donde est el problema y darle solucin rpidamente. Los datos mostrados de ID y Contrasea, sern requeridos por el tcnico durante la asistencia.

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Estructura general 13

Licencias instaladas
Muestra la informacin relacionada con las licencias de Visual Gesopt. Desde esta pantalla se permite adems introducir nuevamente la clave de activacin y actualizar las mismas. El campo Fecha de activacin registra el ltimo acceso a la aplicacin desde el centro y puesto indicado. Los campos N de puestos y N de centros muestran las licencias contratadas, mientras que los campos Fecha lmite y Activ. restantes estn reservadas para aquellas licencias de demostracin o con algn tipo de limitacin.

14 Estructura general

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Acerca de
Muestra la ventana de crditos de Visual GESOPT. Tambin informa del nmero de versin actual instalada de la aplicacin. Tambin muestra la direccin de correo electrnico del departamento de soporte de TEMATICA Software y su direccin web.

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Estructura general 15

Indicadores inferiores
En la parte inferior de la pantalla principal del programa aparecen una serie de indicadores que muestran diferente informacin relativa a diversas opciones de configuracin del programa. En concreto, aparece el nmero de empresa y tienda, el nombre del usuario actual y dos textos que indican el estado actual de la actualizacin automtica de vistas y el envo automtico a proveedores.

ndices
El programa se divide en pestaas o ndices que sirven para organizar la informacin. Se puede navegar a travs de los diferentes ndices gracias a las pestaas superiores.

16 Estructura general

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Dentro de algunos ndices, se pueden encontrar subndices. Para navegar entre ellos es necesario hacerlo a travs de las pestaas laterales. Este es el caso de la pestaa de Ventas (que se muestra en la siguiente imagen) y Compras.

Los ndices muestran toda la informacin que resulta de la consulta que se tenga seleccionada en ese momento. Para abrir una entrada concreta del ndice ser necesario efectuar un doble click sobre la entrada deseada. Muchas de las acciones que se pueden realizar sobre las entradas de los ndices se encuentran ubicadas en los mens contextuales asociados.

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Estructura general 17

Botones de acceso rpido


Estos botones permiten ejecutar operaciones frecuentes dentro de cada uno de los diferentes ndices. Los botones que podemos encontrar en la barra de herramientas son: Nuevo XXXXXXX. Este botn permite insertar un nuevo registro dependiendo del ndice activo. Por ejemplo, si se ejecuta desde el ndice de clientes, el botn mostrar la ventana de nuevo cliente. Actualizar vista. Este botn actualiza la vista del ndice que se est mostrando actualmente. Esta operacin es especialmente til cuando no se ha activado la opcin de refresco automtico de vistas desde la configuracin del programa. Informes. Este botn muestra el formulario que permite seleccionar el informe deseado dentro de cada pestaa del programa. Los botones de la parte derecha siempre ofrecen un acceso rpido a otras partes del programa: Nuevo Cliente. Nueva Venta. Nuevo Artculo.

18 Estructura general

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A la izquierda de la barra de botones de acceso rpido se muestra el logotipo de la ptica. Pinchando sobre el propio logotipo, se muestra una pantalla que incluye el logotipo de la ptica a modo de protector de pantalla que permite ocultar la informacin visible en momento de ausencia del usuario. Para retirar esta proteccin se tiene que volver a pinchar sobre el logotipo situado a la izquierda de los botones de acceso rpido.

Barra de herramientas
Cada uno de los ndices ofrece una barra de herramientas que permite realizar acciones especficas de cada pestaa. En esta barra de herramientas hay dos opciones que aparecen siempre independientemente de la pestaa que se tenga seleccionada. Estas dos opciones son Imprimir y Bsqueda rpida. La opcin de imprimir genera un listado con la informacin seleccionada en la consulta activa. Adems de estas dos opciones, cada pestaa incorpora aquellas opciones relevantes.

En cada una de las pestaas del programa aparece un icono a la izquierda de su barra de herramientas. Pinchando sobre este icono aparece una ventana que muestra un resumen de los datos mostrados en el

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Estructura general 19

ndice seleccionado. Esta informacin vara dependiendo de la consulta que se tenga seleccionada. Pulsando sobre los campos que aparecen en la parte izquierda de la pantalla se mostrarn los valores del resumen de los mismos en la parte derecha de la pantalla. Gracias a este resumen se puede saber de una forma cmoda y rpida los datos econmicos referidos a cualquier consulta sobre la informacin de clientes, caja, ventas, etc.

Consultas
Las consultas constituyen una potente herramienta que ofrece Visual GESOPT y permiten filtrar los datos mostrados en los ndices. Esta informacin filtrada puede ser utilizada para mostrar informacin condicionada o para imprimir listados utilizando nicamente la informacin seleccionada. Toda la informacin que se muestra en los ndices est asociada a una consulta. La consulta actual se muestra en el recuadro situado justo encima de los datos del ndice (seccin marcada en rojo en la imagen inferior). Mediante este desplegable se puede cambiar de forma rpida la consulta actual dentro de las consultas definidas para cada pestaa. Visual GESOPT incorpora por defecto una serie de consultas que pueden ser utilizadas por los usuarios. No obstante, existe la posibilidad de editar dichas consultas, o incluso crear nuevas mediante el editor de consultas. Para acceder al rea de edicin de consultas es necesario pinchar sobre la flecha que aparece remarcada, tambin en color rojo en la imagen inferior.

20 Estructura general

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Edicin de consultas
El editor de consultas permite dar un nombre a una consulta nueva para poder guardarla y posteriormente, poder acceder a ella tantas veces como sea necesario desde el ndice. Hay que tener en cuenta que las consultas que se almacenan son relativas a la pestaa desde donde se realizaron. Es decir, si existe una consulta almacenada para el ndice de clientes, slo se podr seleccionar desde esa pestaa de clientes. No obstante, se pueden definir tantas consultas como sean necesarias para cada una de las pestaas. En la siguiente imagen aparece, enmarcada en rojo, el rea de edicin de consultas.

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Estructura general 21

En la zona superior derecha, se visualiza el ttulo y una breve descripcin de la consulta seleccionada. En la zona inferior derecha de este recuadro encontramos tres botones:

Este botn se emplea para aplicar la consulta para obtener los registros que cumplan las condiciones especificadas.

Nueva consulta: Genera una nueva consulta inicialmente sin condiciones para comenzar a aadir criterios de bsqueda.

Eliminar consulta: Elimina la consulta seleccionada.

En el rea de la izquierda, iremos aadiendo las condiciones de bsqueda para la definicin de la consulta relativa para la pestaa o ndice seleccionado. Para aadir condiciones a la consulta actual pulsaremos sobre el enlace < Pulse aqu para aadir un nueva condicin > o bien sobre el crculo enmarcado en azul en la imagen anterior del rea de consultas.

22 Estructura general

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Toda condicin de bsqueda se compone de tres partes: campo sobre el que se aplica la condicin, operador comparativo y valor o valores de bsqueda. En la siguiente imagen, podemos observar los tres componentes de la condicin que nos servir de ejemplo: Campo de consulta Cliente.Informacin.Importe deuda. Operador es mayor a. Valor de bsqueda 0

Para seleccionar el campo de consulta, pulsaremos sobre el nombre del campo que figura en la condicin para desplegar el submen en el que seleccionar el campo deseado.

A continuacin, pulsamos sobre el operador para desplegar la lista de operadores disponibles y seleccionar el deseado. Los operadores disponibles dependern del tipo del campo seleccionado.

Y, finalmente, especificaremos el valor de bsqueda. Para aadir nuevas condiciones y parntesis, o habilitar, deshabilitar y eliminar una condicin pulsaremos sobre el nmero de orden que figura junto a cada condicin para desplegar un nuevo submen tal y como figura en la siguiente imagen.

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Estructura general 23

A continuacin se muestran, a travs de una serie de ejemplos, las posibilidades que ofrecen el editor de consultas en cuanto a filtros se refiere. Por supuesto, todos los filtros mostrados se pueden aplicar de forma conjunta y acumulativa a la edicin de consultas, pudiendo generar cualquier consulta que se desee. Por ejemplo, esta secuencia mostrara los clientes cuya edad es mayor de 20 aos.

En el siguiente ejemplo, se muestra como filtrar por un rango de valores, para obtener los clientes que tienen una edad comprendida entre 10 y 60 aos.

Este otro ejemplo mostrara todos aquellos clientes cuyo nombre contiene las letras RA. Los resultados seran clientes con nombres como FRANCISCO, RAFAEL, RAUL o RAMON.

En esta otra consulta listara aquellos clientes cuyo nombre comenzar por RA, es decir, clientes con nombre como RAFAEL, RAUL o RAMON pero no FRANCISCO.

Para las fechas se utiliza el formato dd/mm/aaaa, es decir, dos dgitos para el da, otros dos dgitos para el mes y 4 para el ao en este orden.

24 Estructura general

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Es posible filtrar por un rango de fechas, tal y como figura en el siguiente ejemplo.

Tambin es posible filtrar empleando el da de hoy, el da de ayer, esta semana, este mes, este ao.

O bien por un da, mes y ao concreto.

Es posible especificar si los registros resultantes de la ejecucin de las condiciones de bsqueda deben cumplir todas, cualquiera, ninguna o no todas de dichas condiciones.

Personalizacin de resultados
Una vez obtenido el resultado final de la consulta seleccionada podemos personalizar la configuracin de campos visibles, su ubicacin dentro de la vista resultado, aplicar nuevas ordenaciones y agrupaciones. Visualizacin de campos: Si pulsamos sobre el botn que aparece enmarcado en rojo se desplegar la lista de campos disponibles para marcar aquellos a incluir en nuestra consulta tal y como aparece en la siguiente imagen.

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Estructura general 25

Modificar el orden de campos dentro de la consulta: Bastar con pinchar sobre el campo y arrastrarlo a su nueva ubicacin. Ordenacin de resultados por uno o varios campos: Al hacer click sobre la cabecera de columna por la que deseamos ordenar estableceremos la nueva ordenacin ascendente o descendente por dicho campo. Para ordenar por varios campos bastar con efectuar un click sobre cada uno de ellos, mantenimiento pulsada la tecla SHIFT. Agrupacin por uno o varios campos: Para agrupar por uno o varios campos deberemos arrastrarlos al rea que aparece recuadrada en rojo en la siguiente imagen.

26 Estructura general

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Activacin modo OLAP


La marca que encontramos bajo la descripcin de consulta activa el modo OLAP, a travs del cual podremos generar informes totalizadores y estadsticos. Al seleccionarla se desplegar la siguiente ventana en la que seleccionaremos los campos con los que generar la consulta. En el ejemplo se han seleccionado los campos Centro, Vendedor, Fecha, % Descuento e Importe Neto del apartado Ventas.

Despus de aadir los campos en la vista de resultados aparecen en la zona superior los campos que se han seleccionado, y debajo el espacio reservado para la inclusin de campos de fila, campos de columna y de datos.

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Estructura general 27

Como ejemplo, situaremos los campos Importe neto y % Descuento en la seccin de los campos de datos. Para ellos slo ser necesario arrastrar dichos campos al rea indicada. En el rea de los campos de fila situaremos los campos Centro y Vendedor, y en la parte de campos de columna el campo Fecha. Cabe destacar que los campos pueden ser agrupados en diferentes categoras. En nuestro ejemplo, agruparemos el campo de columna Fecha en Trimestres.

El resultado final es un informe completo y flexible que cubre todas las posibles necesidades de informacin.

28 Estructura general

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Men contextual
Se llama men contextual a aquel men que aparece en pantalla como resultado de pinchar con el botn derecho del ratn sobre alguna parte del programa. Se llama contextual porque ofrece opciones especficas dependiendo del punto del programa desde donde se abra el men. Las diferentes ventanas del programa ofrecen una gran variedad de opciones dentro de los diferentes mens contextuales. Sobre todo, las lneas de los ndices incorporan la mayor parte de su funcionalidad a travs de mens contextuales. Mucha de esta funcionalidad no est disponible en otra ubicacin del programa, por lo que siempre es una opcin a tener en cuenta. En este manual se har repetida alusin a los mens contextuales.

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Estructura general 29

Informes
En la mayora de los listados del programa, los informes se pueden visualizar previamente antes de imprimirse, facilitando la posibilidad de ver el resultado final antes de lanzarlo a imprimir. Todos los informes se imprimen por defecto por la impresora especificada en el programa, a excepcin de los tickets, para los que se puede especificar una impresora diferente. Los informes se muestran en una ventana que contiene una barra de herramientas con las siguientes opciones:

Abrir informe. Esta opcin abre un informe que haya sido guardado anteriormente. Guardar. A travs de la opcin de guardar es posible exportar el informe a varios formatos (html, pdf...) Impresin. Permite ajustar las propiedades de la impresora selecciona o seleccionar una impresora diferente antes de imprimir. Primera pgina. Muestra la primera pgina en caso de que el listado tenga varias pginas. Pgina anterior. Muestra la pgina inmediatamente anterior a la pgina actual en caso de que el listado tenga varias pginas. Pgina siguiente. Muestra la pgina siguiente a la pgina. ltima pgina. Muestra la ltima pgina del informe.

30 Estructura general

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Opciones de zoom. Permite ajustar el ancho de la previsualizacin. Salir. Abandonar la previsualizacin del informe.

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Estructura general 31

Configuracin

Desde el men de configuracin es posible ajustar gran cantidad de aspectos de la aplicacin que permiten personalizarla al gusto de los diferentes usuarios. Tambin permite controlar los accesos al programa y los permisos asociados a cada usuario.

Fabricantes y proveedores
Este formulario permite crear, eliminar y modificar todos los fabricantes y proveedores de artculos. En el centro de la ventana aparece una lista de todos los proveedores registrados en el sistema. Efectuando un doble clic sobre cada uno de ellos se pueden ver los detalles de su ficha en la parte superior y, de esta forma, modificarlos cuando sea necesario. En la barra de herramientas superior disponemos de los botones que nos permiten crear un nuevo proveedor o grabar el que hayamos editado, para cancelar los cambios efectuados sobre un proveedor bastar con pulsar Esc. El borrado se realiza a travs de la opcin Eliminar disponible en el men desplegable que aparece al efectuar un clic con el botn secundario sobre el proveedor a borrar. El botn Otras acciones contiene una serie de operaciones (Parmetros, Rangos lentes, Tipos suplementos, Suplementos, Marcas, Conexin) cuya utilidad se circunscribe a la creacin de lentes. Generalmente, este tipo de configuraciones se realizan de forma automtica mediante la importacin automtica de catlogos de los diferentes proveedores. Se recomienda encarecidamente no alterar la informacin mostrada en estos puntos sin la supervisin de un tcnico con conocimiento.

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Configuracin 33

Parmetros
Permite la creacin y edicin de los distintos parmetros que pueden tener las lentes de un catlogo de un proveedor. Estos parmetros vienen especificados por los diferentes proveedores.

34 Configuracin

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Rangos de lentes
Los rangos de lentes vienen establecidos por los diferentes fabricantes a travs de sus catlogos.

Tipos de suplementos
Este formulario permite editar los diferentes tipos de suplementos que los fabricantes ofrecen para sus lentes, la categora a la que pertenecen y el nmero mximo que se pueden seleccionar en cada caso.

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Configuracin 35

Suplementos y tratamientos
Este formulario permite ajustar diversos parmetros de todos aquellos suplementos y tratamientos que un fabricante ofrece en su catlogo. Entre las propiedades ms importantes que se pueden modificar se encuentran la descripcin del suplemento o tratamiento, y el precio tanto de coste como de venta al pblico.

A travs del botn Componentes accederemos a la siguiente ventana en la que poder fijar los componentes del suplemento seleccionado.

Por otro lado, el botn Incompatibilidades nos abrir una nueva ventana en la que establecer las incompatibilidades con otros suplementos.

36 Configuracin

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Marcas
La edicin de marcas permite registrar todas las marcas asociadas a un proveedor. Estas marcas pueden ser utilizadas posteriormente en el momento de registrar la entrada de material a travs de los albaranes de entrada.

Conexin
La edicin de propiedades de conexin permite configurar los parmetros de conexin con el proveedor para el envo de pedidos telemticos.

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Configuracin 37

Para establecer los parmetros de conexin por centro pulsaremos el botn Configurar por centro para acceder a la siguiente ventana.

Tipos de producto
El almacn de una ptica est organizado de forma jerrquica a travs de los tipos de productos. De esta forma, por ejemplo, dentro de las LENTES se encuentran las LENTES MINERALES y las LENTES ORGANICAS, y dentro de las primeras estn las LENTES MINERALES BIFOCALES o las LENTES MINERALES MONOFOCALES. Una situacin similar ocurre con las lentillas, los lquidos, las monturas o el resto de productos del almacn. El formulario de tipos de producto permite aadir y eliminar los diferentes tipos de productos que conforman el almacn de la ptica. Se muestra en la parte izquierda del formulario un listado ordenado alfabticamente de todos los tipos de producto creados en el programa. Seleccionando cualquiera de ellos se puede eliminar.

38 Configuracin

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La estructura jerrquica del almacn tiene tres niveles o agrupaciones que quedan patentes en el momento de la creacin de un nuevo tipo de productos. En el formulario de creacin de tipos de producto, la primera opcin que se debe seleccionar es la de primera agrupacin, especificando de esta manera la familia de productos a la que pertenecer el nuevo tipo de producto. Las familias predefinidas que estn disponibles son: LENTE, LENTILLA, MONTURA, SOL y AUDIFONO. En caso de querer introducir una familia diferente se debe seleccionar la opcin de OTROS y especificar la descripcin del tipo de producto en la casilla adjunta. La segunda y la tercera agrupacin permiten especializar paulatinamente el tipo de producto que se va a crear. Es obligatorio indicar un valor para las tres agrupaciones, rellenando con un punto la agrupacin que no tenga un valor especfico. Adicionalmente a la definicin del tipo de productos existen algunos parmetros que conviene tener en cuenta en el momento de la creacin. Estos parmetros estn relacionados con la estructura de comisiones y otros clculos internos que se realizar en la aplicacin en diferentes puntos.

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Configuracin 39

Una vez creado un tipo de producto nicamente se podrn editar sus parmetros auxiliares, nunca su definicin, formada por los tres niveles o agrupaciones.

Aplicacin
Visual GESOPT permite especificar ciertos parmetros que personalizan su funcionamiento al gusto de los usuarios. Estas opciones se agrupan en: parmetros generales, parmetros de pedidos, parmetros de los informes y documentos y parmetros de mensajera.

Parmetros de la aplicacin
Generales
Las opciones que pueden ajustarse en los parmetros generales de la aplicacin son: Cd. Usuario Visual GESOPT. Esta informacin es necesaria para acceder a la seccin de usuario de la pgina web de Temtica Software y descargarse las diferentes actualizaciones y nuevas versiones de Visual GESOPT. Contrasea. Esta informacin es necesaria para acceder a la seccin de usuario de la pgina web de Temtica Software y descargarse las diferentes actualizaciones y nuevas versiones de Visual GESOPT.

40 Configuracin

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Ubicacin de seguridad. Especifica la ruta de seguridad de la base de datos. Presentar equivalencia en pesetas. Activando esta opcin se permite mostrar la equivalencia de los precios de los artculos tanto en euros como en pesetas en la impresin de las etiquetas. Si esta opcin no se activa, los precios se muestran nicamente en euros. Actualizar precios de artculos en albaranes de entrada. En caso de estar activada esta opcin, se permite la actualizacin de los precios de los artculos del almacn de la ptica a partir de las nuevas entradas que se produzcan a travs de los albaranes de entrada. Actualizar precios de artculos desde producto. Esta opcin permite a los usuarios con suficiente nivel de permiso modificar el precio del artculo directamente desde la ficha del producto. Refresco automtico de vistas. Seleccionando esta opcin se activa el mecanismo de refresco automtico de las vistas de los ndices en la aplicacin, evitando tener que pinchar sobre el botn Actualizar vista cada vez. No obstante, en equipos no muy potentes, esta opcin puede llegar a repercutir en el rendimiento de la aplicacin. Clculo automtico de letra de NIF. Al activar esta opcin el clculo de la letra de NIF se efectuar automticamente. Permitir el cambio de centro en el inicio de sesin. Activando esta opcin el usuario que tenga acceso a varios centros podr decir cul ser su centro de trabajo al iniciar sesin en la aplicacin. Traspasos entre centros de diferentes empresas como ventas. Si esta opcin est marcada al generar traspasos entre centros de diferentes empresas, se procesar una operacin de compra-venta de unidades, con lo que se generar una venta y un albarn de compra entre las empresas implicadas. En caso de desactivar esta opcin, simplemente se generar una operacin de traspaso de unidades entre centros. Autocompletado en Localidad. Activando esta opcin permitiremos que la aplicacin, en aquellos puntos en que se requiera, complete automticamente la localidad (si existe) para evitar al usuario la introduccin completa. Autocompletado en Provincia. Activando esta opcin permitiremos que la aplicacin, en aquellos puntos en que se requiera, complete automticamente la provincia (si existe) para evitar al usuario la introduccin completa. Almacn Centralizado. Dependiendo del modo de operacin de cada ptica o grupo ptico, se marcar o desmarcar esta opcin para fijar el modo de creacin y edicin del almacn. Es decir, al activar esta opcin, la creacin y edicin de productos, as como la creacin de nuevos artculos que no procedan de un producto ya creado, y la modificacin de precios de los mismos

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Configuracin 41

sern operaciones solamente permitidas para aquellos usuarios que siendo super-usuarios, tengan acceso total a todos los centros de la aplicacin. Si esta opcin no est marcada, las operaciones anteriormente citadas quedarn restringidas mediante los permisos de usuarios y grupos. Codificacin arts. centralizada. Marcando este parmetro se impide generar artculos con el mismo cdigo desde distintos centros de creacin. De esta forma por ejemplo si el artculo con cdigo "0000000000001" ya existe con un centro de creacin "X", no podramos crear otro nuevo con el mismo cdigo ni asignar dicho cdigo a otro artculo. Comprobar cambio de precios a. Este parmetro permite especificar la hora en que comprobar si los diferentes cambios de precio programados tienen que activarse o deshacerse. Accesos directos a directorios. Estos enlaces permiten acceder directamente a diferentes ubicaciones del sistema de directorios del sistema.

42 Configuracin

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Operaciones con consultas. Permite realizar ciertas operaciones con las consultas de todos los mdulos del programa. Estas operaciones afectan nicamente a las consultas asociadas con el usuario activo. Las opciones que estn permitidas son: o Reiniciar consultas. Esta operacin tiene como finalidad recuperar todas las consultas iniciales. Esta accin puede ser interesante en los casos en que se hayan deteriorado las consultas y sea necesario recuperar las consultas iniciales. Esta operacin se efecta a travs de la siguiente ventana en la que se debern seleccionar las categoras a las que pertenecen las consultas a reiniciar. o Guardar consultas en un archivo. Esta opcin permite almacenar las consultas en un fichero de texto con extensin .cons dentro del sistema de ficheros. o Cargar consultas de un archivo. Esta opcin permite recuperar las consultas almacenadas previamente en un fichero con extensin .cons. o Copiar consultas a otro usuario/grupo. Mediante esta operacin es posible copiar las consultas asociadas al usuario activo a otro usuario o grupo de usuarios. Esta copia se realiza a travs del siguiente formulario:

Clientes
Las opciones que pueden ajustarse en los parmetros especficos de los clientes son: Ocultar situacin civil cliente. Esta opcin nos permitir mostrar u ocultar la situacin civil en la ficha del cliente. Impedir creacin de cliente sin impresin LOPD. Activando esta opcin se impedir la grabacin de nuevos clientes sin imprimir la correspondiente "Aceptacin LOPD" (es decir, fecha aceptacin/negacin LOPD en blanco), impidindose adems la creacin de ventas o revisiones asociadas Marcar campo Idioma de cliente como campo obligatorio.

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Configuracin 43

Limitar el campo direccin a 30 caracteres. Opcin especialmente interesante para evitar prdidas de informacin en informes debido a la longitud del texto. Intervalo prx. rev. lentes. Contiene el intervalo en meses de la prxima revisin de lentes. Intervalo prx. rev. lentillas. Contiene el intervalo en meses de la prxima revisin de lentillas. En nueva revisin, usar optometrista de ltima revisin. Esta opcin recuerda la seleccin del optometrista en la ltima revisin del cliente y la emplea en las nuevas revisiones.

Pedidos
En esta pestaa se pueden configurar todos los parmetros relacionados con los pedidos telemticos con los diferentes fabricantes que proporcionan dicho servicio. Estos parmetros son: Parmetros de Opsys. La conexin con este fabricante se configura automticamente. Parmetros de HoyaLog. La conexin con este fabricante se configura automticamente.

44 Configuracin

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Parmetros de IndoEDI. Para configurar los pedidos con este fabricante es necesario introducir los parmetros facilitados directamente por dicho fabricante. Parmetros de Prats On Line. Para configurar los pedidos con este fabricante es necesario introducir el nmero de cliente facilitado directamente por dicho fabricante. Envo automtico de pedidos a proveedor. Esta opcin permite que los pedidos de reposicin a los diferentes proveedores se realicen de forma automtica sin pasar si quiera por la cartera de pedidos. Con esta opcin, tanto los pedidos como las lneas de las ventas asociadas se marcarn como enviados. Usuario y Contrasea. Parmetros de configuracin para el envo de pedidos telemticos a proveedor. Proxy. Ser necesario slo si la salida a internet se realiza a travs de proxy.

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Configuracin 45

Informes y documentos
Estas opciones permiten ajustar todos los parmetros relacionados con los informes y documentos que se imprimen desde Visual GESOPT. En concreto se puede seleccionar la impresora de informes y de tickets predefinida y configurar el formato de la fuente de los mismos. Adems se pueden especificar los cdigos de escape tanto de la apertura de la caja como del corte del rollo de tickets. El check Orden de montaje en A5 apaisado permite seleccionar esta modalidad de impresin. Por ltimo, a travs de los botones de la zona inferior se accede a las opciones de personalizacin de los tickets, justificantes de compra e informes optomtricos.

46 Configuracin

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Plantillas de tickets y justificantes Mediante el mdulo de creacin de plantillas de tickets se pueden definir de una forma muy flexible las impresiones de tickets y justificantes de compra. Los nuevos tickets permiten imprimir el desglose de IVA y la descripcin completa de todos los artculos, incluyendo los artculos inventados. El formato de las plantillas es el siguiente: La primera lnea de la plantilla debe especificar el nmero de columnas que contendr el ticket y el justificante a imprimir con el siguiente formato: Columnas = NN, donde NN se corresponde con el nmero de columnas. A continuacin se pueden incluir cualquiera de las secciones disponibles. Las secciones que se incluyan se imprimirn en el mismo orden con que se listan a continuacin. 1. Cabecera del ticket [CABECERA]. Contiene habitualmente los datos identificativos de la ptica y del ticket o justificante que se va a imprimir. 2. Lneas del ticket o justificante [LINEAS]. Contiene el desglose de productos vendidos, as como las unidades e importes de los mismos. 3. Primer pi del ticket [PIE1]. Contiene habitualmente los importes de las lneas as como los descuentos aplicados. 4. Desglose de IVA [IVA]. Contiene el desglose de IVA con los porcentajes, bases imponibles e importes de IVA. 5. Segundo pi del ticket [PIE2]. Contiene habitualmente los importes pagados y pendientes, as como los textos informativos o de agradecimiento. La primera lnea de cada seccin contiene el nombre de la misma entre los caracteres [ y ]. A continuacin se incluyen las lneas de la seccin separadas de la siguiente seccin por un espacio en blanco. El formato de cada lnea es el siguiente: El primer carcter indica la alineacin que se aplica a la lnea y puede ser: I (alineacin justificada a la izquierda), C (alineacin justificada al centro) o D (alineacin justificada a la derecha). El siguiente carcter debe ser un punto. Los siguientes caracteres pueden ser espacios, textos libres o nombres de campos. Los nombres de campos deben ajustarse al siguiente formato #-NOMBRE, pudiendo especificarse opcionalmente un ancho fijo para el campo. La especificacin del ancho del campo debe ajustarse al formato _ANN, donde A (opcional con valor por defecto I) indica la alineacin del texto dentro del campo y NN deben ser dgitos que indiquen el ancho del mismo.

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Configuracin 47

Inclusin de campos predefinidos A travs del men contextual del texto (botn derecho) se puede introducir fcilmente cualquiera de los campos predefinidos por la aplicacin para la configuracin de los tickets y justificantes de compra. Estos campos vienen clasificados en Venta, Lneas de Venta y Detalle de IVA.

48 Configuracin

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A continuacin se detallan estos campos. Los campos disponibles en la seccin de Venta son: o o o o o o o o o Centro. Nombre del centro en que se realiza el cobro. Direccin. Direccin del centro en que se cobra. Cdigo Postal. Cdigo postal del centro en que se cobra. Localidad. Localidad del centro en que se cobra. Razn social. Razn social del centro en que se cobra. Telfono. Telfono del centro en que se cobra. NIF. Nmero de identificacin fiscal del centro en que se cobra. Referencia Venta. Referencia de la venta asociada al cobro. Vendedor. Nombre del vendedor.

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Configuracin 49

o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o

Nombre Cliente. Nombre del cliente de la venta. Fecha Ticket. Fecha del cobro. Num. Ticket. Nmero de ticket. Descripcin ticket. Descripcin del ticket. Importe Bruto Lineas. Suma de los importes totales de las lneas en euros. % Dto General. Porcentaje del descuento general de la venta. Importe Dto General. Importe del descuento general de la venta. Importe Neto. Importe total de la venta aplicado el descuento. Importe Ticket. Importe del ticket. Importe Pendiente. Importe pendiente de abonar de la venta. Forma Pago. Forma de pago del ticket. Importe Total Pagado. Importe total abonado de la venta. Importe Dtos Lineas. Importe del descuento desglosado por lneas. Importe Dto Total Venta. Importe total del descuento. Importe Bruto Venta. Importe bruto de la venta. Importe Bruto Lineas (equivalencia). Importe Dto General (equivalencia). Importe Neto (equivalencia). Importe Ticket (equivalencia). Importe Pendiente (equivalencia).

Para la seccin de Lneas de Ventas los campos disponibles son: o Agrupacin. Contiene la primera agrupacin del tipo de producto asociado al producto vendido, siendo el texto GENERICO el valor por defecto para este campo. o o o o o Descripcin. Descripcin del producto vendido. Cantidad. Nmero de unidades vendidas. Precio. Precio unitario del producto. Importe Bruto. Importe bruto de la lnea. % Dto. Porcentaje de descuento aplicado en la lnea.

50 Configuracin

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o o o o

Precio Neto. Importe neto de la lnea, aplicado el descuento. Importe Dto. Total del importe del descuento. % IVA. Porcentaje de IVA aplicado. Importe Neto. Total de la lnea de la venta.

Para la seccin de Detalle de IVA los campos disponibles son: o o o % IVA. Porcentaje de IVA aplicado. Base Imponible. Base imponible sobre la que se aplica el IVA. Importe IVA. Importe de IVA resultante.

Configuracin informe optomtrico Este formulario permite personalizar algunos aspectos del informe optomtrico. En concreto, permite incluir o no los datos de la ptica, el ttulo del documento y especificar el formato de la descripcin de las lentes y lentes de contacto. Adems, permite personalizar algunos textos libres que aparecen en el informe, estos textos son: Su correccin, Tcnico comercial y Su centro.

Mensajes
En esta pestaa se pueden configurar todos los parmetros relacionados con el sistema de envo de mensajes a los clientes. Estos parmetros son: Usuario: En esta casilla se introduce el cdigo de usuario que proporcionar TEMTICA Software.

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Configuracin 51

Contrasea: En esta casilla se introduce la contrasea que proporcionar TEMTICA Software. Remitente: En esta casilla se introducir un texto que no deber superar los 11 caracteres que se presentar como remitente de los mensajes SMS que se enven. Proxy: En determinadas configuraciones el acceso a Internet se realiza a travs de cortafuegos. En esos casos puede ser necesario la configuracin de este parmetro. Programaciones diarias. Especifica el nmero mximo de programaciones diarias que pueden ser configuradas.

Centros: Pulsando este botn es posible especificar variaciones de los parmetros anteriormente mencionados para cada centro. Si se deja algn campo en blanco, ste tomar como valor por defecto el especificado en la pantalla anterior.

52 Configuracin

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Visual Innovox
Los parmetros de esta pestaa son especficos para Visual Innovox.

Ventas y Facturacin
Los parmetros configurables sobre ventas y facturacin son: Imprimir detalle de cobros en factura. Si la factura incluye lneas de venta, al pie de la misma se aade un detalle indicando las referencias de los cobros que incluye.

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Configuracin 53

Das servidor activo


A travs de esta opcin se puede especificar los das que el servidor permanecer inactivo. Esta opcin es especialmente interesante para ajustar las programaciones de envos de mensajes SMS, ya que en los das indicados como inactivo no se enviarn mensajes de texto. Pulsar sobre un da para marcarlo como inactivo (destacado en fondo rojo), y volver a pulsar para volver a marcarlo como activo.

54 Configuracin

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Usuarios
Edicin de usuarios
La seguridad de Visual GESOPT est basada en un sistema de permisos asociados a los diferentes usuarios. Los usuarios pueden pertenecer a grupos de permisos definidos, pudiendo especificar los permisos directamente a los propios grupos. Cuando un usuario es asignado a uno o varios grupos, sus permisos se configuran como la suma de los permisos asociados a todos los grupos a los que pertenece ms los suyos propios. Cuando un usuario se identifica, automticamente se configura la aplicacin para permitir el acceso a aquellos puntos que le son permitidos y denegarle el acceso a los que el administrador de la aplicacin ha especificado.

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Configuracin 55

Los usuarios en Visual GESOPT estn identificados por una clave o login protegida por una contrasea. Las acciones realizadas por cada usuario quedarn registradas en el sistema por medio del sistema de auditoria, de tal forma que el administrador de la aplicacin puede conocer en todo momento quin ha hecho qu cosa. El programa permite asignar permisos sobre un gran nmero de operaciones y funciones, ofreciendo una interfaz jerrquica que facilita la especificacin de dichos permisos a cada uno de los usuarios y grupos registrados. Un usuario que no tenga permisos sobre un determinado mdulo no ser capaz de consultar o modificar los datos contenidos, de hecho, en algunos casos es posible que ni siquiera pueda ver esos mdulos cuando acceda al programa. Aquellos usuarios con permisos de super-usuario podrn acceder a toda la funcionalidad de programa y actuarn a modo de administradores de permisos, asignando y denegando los permisos de acceso al resto de usuarios del programa. Desde la edicin de usuarios podemos definir los usuarios que tienen acceso a la aplicacin, as como los permisos que se le conceden y el grupo de acceso o los centros a las que puede acceder. Para aadir un nuevo usuario bastar con seleccionar dentro del rbol el nivel Usuarios y pulsar el botn Nuevo de la barra de herramientas. De la misma forma para editar, seleccionaremos el usuario dentro del rbol y editaremos su ficha en la zona de la derecha. Si lo que necesitamos es borrar un usuario, bastar con localizarlo dentro del rbol y seleccionar la opcin Borrar usuario del men desplegado al efectuar un click con el botn secundario del ratn sobre el usuario a eliminar. Los permisos estn estructurados de forma jerrquica, pudiendo especificar permiso de acceso a prcticamente cualquier operacin que se pueda realizar en el programa. A travs de las casillas de verificacin se conceden o se deniegan los permisos correspondientes. La modificacin de los permisos se realiza de forma grfica a travs de un formulario similar al mostrado en la siguiente figura. En este formulario aparecen estructuradas de forma jerrquica todas las posibilidades de acceso y modificacin que puede realizar un usuario. Activando o desactivando la casilla de verificacin adjunto a cada opcin se conceden o deniegan los permisos al usuario o grupo seleccionado para su edicin.

56 Configuracin

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A continuacin se definen todas las propiedades de los usuarios. Login. Este campo es el identificador del usuario dentro del programa. Apellidos y nombre. Nombre y apellidos reales del usuario. Contrasea. Palabra de paso que permite el acceso seguro del usuario. Comprob. Contrasea. Este campo no es ms que la repeticin de la contrasea y se utiliza como un nivel ms de seguridad. Estado. Permite especificar el estado en que se encuentra el usuario. Los estados permitidos son: activo, baja temporal y baja definitiva. Super-usuario. Esta opcin permite especificar si un usuario tiene los permisos de super-usuario. Un super-usuario tiene los mximos permisos dentro de la aplicacin y puede realizar cualquier operacin sin limitacin. Como mnimo tiene que haber un usuario con permisos de super-usuario. Comisin aadida. Este campo permite especificar el porcentaje de comisin que percibir cada usuario dentro de la estructura de comisiones de la aplicacin. Grupo de acceso. En esta pestaa definiremos los centros a las que tiene acceso el usuario. o Acceso Total. Al activar esta opcin permitiremos que el usuario tenga acceso total sobre todas los centros de la aplicacin.

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Configuracin 57

Grupo de acceso. Si deseamos adscribir al usuario a un grupo de acceso determinado bastar con seleccionarlo de entre los ya creados previamente.

Centros Adicionales. Adems de los centros que compongan el grupo de acceso, en esta tabla podemos incluir centros adicionales o personalizados para el usuario.

Grupo de acceso
Visual GESOPT permite fijar mbitos de visibilidad a travs de la creacin de grupos de empresas y centros, a los que posteriormente, adscribiremos a cada uno de los usuarios de la aplicacin, de forma que nicamente tendrn acceso a la informacin de los centros y empresas que compongan dicho grupo. As, un usuario slo podr consultar la informacin relativa a los centros a los que tenga acceso y ver a aquellos usuarios cuyo mbito de acceso se solape con el suyo.

Grupo de permisos
Un usuario puede pertenecer a uno o varios grupos. En este caso, los permisos de ese usuario se obtiene como resultado de la suma de los permisos asociados a todos los grupos en los cuales est incluido. En la parte izquierda de esta opcin aparece un listado de todos los grupos creados en la aplicacin y en la parte

58 Configuracin

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derecha un listado de los grupos a los que pertenece el usuario. Los botones situados en el centro permiten ajustar convenientemente la configuracin de los permisos de los usuarios.

Grupos
Visual GESOPT permite crear grupos de usuarios, especificar los permisos correspondientes a dichos grupos e incluir usuarios. De esta forma se puede crear por ejemplo el grupo VENDEDORES y limitar sus permisos para que no puedan realizar ciertos tipos de actividades o imprimir ciertos informes. Al igual que en la edicin de usuarios, si deseamos aadir un nuevo grupo bastar con seleccionar dentro del rbol el nivel Grupos de Permisos y pulsar el botn Nuevo de la barra de herramientas. Para editar, seleccionaremos el grupo en el rbol y editaremos su ficha en la zona de la derecha. Y para borrar un grupo emplearemos la opcin Borrar grupo del men desplegado al realizar un click con el botn secundario del ratn sobre el grupo a eliminar. En la ficha de cada grupo encontraremos, adems del nombre del mismo, dos listas de usuarios: una con los usuarios que an no pertenecen al grupo y otra con los ya asociados al mismo, para que a travs de los botones del centro podamos asociar o eliminar los integrantes del mismo. Los permisos de los grupos se configuran de manera idntica a los permisos de los usuarios.

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Configuracin 59

Cambio de contrasea
Mediante esta funcionalidad el usuario podr renovar peridicamente su contrasea de acceso.

60 Configuracin

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Eventos de usuario
Visual GESOPT permite mantener un registro de las acciones que realizan los diferentes usuarios de la aplicacin. Este registro nicamente es visible para aquellos usuarios con permisos especficos o superusuarios. El registro almacena la fecha, el usuario, la operacin que se realiz y algunos datos complementarios que ayudan a identificar exactamente el evento. La forma de trabajar y filtrar la informacin contenida en estos registros es muy similar a la utilizada en los ndices del resto de la aplicacin, es decir, a partir de consultas definidas. Por otro lado, existe la posibilidad de eliminar los registros con ms de 2 aos de antigedad. Esta opcin permite en ciertas instalaciones agilizar el acceso a la informacin de eventos de usuario.

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Configuracin 61

Ficheros maestros
Existen ciertos datos que pueden ser tratados de manera independiente en la aplicacin y que son utilizados en diversos puntos. Estos datos forman los llamados ficheros maestros, y permiten editar de forma cmoda todos estos datos auxiliares. Estas informaciones suelen ser simples y formadas generalmente por un solo campo. Entre los ficheros maestros se encuentran los siguientes:

Motivos de visita Optometristas


A travs del campo Especialidad, se permite diferenciar entre Optometrista, Audioprotesista y Optometrista y audioprotesista. En las revisiones de los clientes slo saldrn los especialistas correspondientes al tipo de revisin.

62 Configuracin

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Cdigos postales

Tipos de vas

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Configuracin 63

Idiomas

Profesiones

64 Configuracin

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Ametropas

Motivos de devolucin
Estos motivos hacen referencia nicamente a la devolucin de los albaranes de entrada, no para la gestin del almacn.

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Configuracin 65

Entidades aseguradoras

Formas de pago
Esta definicin de formas de pago nicamente aplicar en las facturas de clientes, en ningn caso para la gestin de la caja.

66 Configuracin

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Bancos

Zonas

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Configuracin 67

Series de facturacin
Una serie de facturacin queda definida por los siguientes campos: Tipo: Serie de abono o serie facturacin. Nombre: Nombre descriptivo de la serie de facturacin. Valor inicial: Permite especificar el valor inicial para la serie de facturacin. Prefijo, separador y sufijo: empleados en la generacin de referencias de facturas. No se permitir definir series de facturacin con el mismo prefijo, sufijo y separador dentro de una misma empresa. Serie de abono: Es posible asociar una serie de abono a una serie de facturacin. Empresa: Empresa a la que pertenece la serie de facturacin.

Respecto a las series de facturacin es importante destacar que: Cada referencia de factura se generar en base a la configuracin de la serie de facturacin asignada. La gestin de series de facturacin quedar restringida a aquellos usuarios que posean el permiso "Edicin de series de facturacin". El mantenimiento de series de facturacin slo listar las series asociadas a empresas a las que el usuario de sesin tiene acceso. No se permitir eliminar ni editar (salvo la descripcin) una serie de facturacin con facturas asociadas.

68 Configuracin

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Cambio de idioma Administrador de informes


Visual GESOPT proporciona un conjunto de informes con los que el usuario puede comenzar a trabajar y que, adems, servirn como base para la creacin de nuevos informes personalizados por el usuario. Por ello, se ofrece al usuario un administrador desde donde poder crear, editar y personalizar sus informes. El administrador de informes se encuentra dividido en varias reas. A la izquierda se muestra un rbol con los informes disponibles clasificados en las diferentes categoras. Al desplegar cada categora podremos ver los distintos informes que engloba. El rea de la derecha se reserva para la previsualizacin de informes. Finalmente, en la zona inferior encontramos las diferentes operaciones disponibles al usuario:

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Configuracin 69

Edicin
Para personalizar un informe bastar con seleccionarlo en el rbol y pulsar el botn editar que nos abrir el entorno de edicin de informes. Los informes fijos de Visual GESOPT no son editables, con lo que para editar un informe fijo primeramente habr que duplicarlo y editar el duplicado.

Duplicacin
Nos permitir generar una copia de un informe ya existente.

Eliminacin
Para eliminar un informe tan slo habr que seleccionarlo en el rbol y pulsar el botn Eliminar para borrarlo del sistema.

Previsualizacin
Al pulsar el botn previsualizacin se mostrar en el rea derecha de la ventana un breve ejemplo del informe seleccionado.

Exportacin / Importacin
A travs de los botones Exportar e Importar podremos grabar un informe en disco o importar un informe desde un fichero.

Regenerar informes
Esta operacin nos servir para regenerar los informes partiendo de los ficheros que contienen los informes fijos de Visual GESOPT.

Empresas y centros
Empresas
Visual GESOPT proporcionar un entorno de gestin ptica multi-empresa y multi-centro, es decir, est preparado para dar soporte a ms de una empresa y centro compartiendo informacin.

70 Configuracin

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La creacin de una nueva empresa se realizar a travs del botn Nueva Empresa. Esta operacin est protegida mediante una clave de acceso, por lo que antes de poder editar la ficha de la nueva empresa se mostrar al usuario una ventana para introducir la clave que ser proporcionada por TEMTICA Software.

Para editar o crear nuevas empresas se habilitar la ficha de empresa para permitir la edicin por parte del usuario.

En esta ficha se especificar la siguiente informacin: Razn social. Este apartado recoge los datos fiscales y de razn social.

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Configuracin 71

Datos de contacto. Informacin de contacto de la empresa como el domicilio, localidad,

telfono o cdigo postal. Informacin contable. Fecha de ltimo cierre y si aplica o no recargo de equivalencia. Se

permite adems establecer la serie de facturacin predeterminada para esta empresa. El desplegable de series slo listar las series de facturacin asociadas a empresas a las que el usuario activo tiene acceso. Cuentas bancarias. Cuentas bancarias de la empresa.

La ventana de edicin de cuentas bancarias es la siguiente. En ella observamos que, junto con los campos empleados para registrar el cdigo de cuenta bancaria, se incluyen dos sufijos para el procesamiento de remesas de recibos bajo la norma 19 y 58.

En la pestaa Centros Asociados se encuentran los centros que pertenecen a la empresa en edicin.

72 Configuracin

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Empresa y centro actual


Estas opciones permiten modificar los datos de la empresa y el centro que se encuentran activos en ese momento en la aplicacin.

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Configuracin 73

Para cada uno de los centros, se registrar la siguiente informacin que ser empleada por la aplicacin en la generacin de informes y listados. Razn social. Este apartado recoge la informacin de la ptica relacionada con los datos fiscales, la empresa a la que pertenece y la leyenda personalizable de L.O.P.D. La leyenda de L.O.P.D es propia de cada centro y por omisin, aparecer un texto predefinido. Datos de contacto. Informacin de contacto de la ptica como el domicilio, localidad, telfono o cdigo postal. Parmetros generales. Esta seccin contiene datos generales del centro, como la serie de facturacin asociada por defecto o la mscara de creacin de cdigo de artculos. La mscara de creacin de artculos especifica cmo sern los cdigos que se asignarn a los artculos en el momento de su creacin. Para entornos multi-centro es muy importante que esta mscara contenga el nmero de centro (caracteres O) y se recomienda utilizar la mscara OOTTTTAAAAAAA o la mscara OPPPPTTTAAAAA si se desea incluir el cdigo del proveedor (caracteres P) en el cdigo del artculo. El cambio de mscara de artculo sin la supervisin de un tcnico experto puede conllevar efectos irreparables e irreversibles sobre los datos. La casilla Gestin automtica de cartera de pedidos activa la opcin que enva automticamente los

74 Configuracin

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productos que se venden desde catlogo a la cartera para poder gestionar los pedidos de los mismos. Leyenda de caracteres: O = Nmero de centro (ptica) T = Tipo de producto (familia) P = Proveedor A = Nmero correlativo que define al artculo. Libre = valor fijo. Ejemplo: aadir el ao de creacin del artculo en el cdigo 10OOTTTAAAAAA. De esta forma todos los cdigos comenzarn por 10. Este valor se modificara el ao siguiente por 11OOTTTAAAAAA.

Logotipo. Contiene el logotipo de la ptica. Este logotipo puede ser diferente para cada centro y se muestra en todos los informes y listados. Para cambiar el logotipo e insertar uno nuevo desde un fichero que contenga una imagen simplemente hay que pinchar sobre el botn Insertar logo desde archivo, buscarlo y seleccionarlo en el sistema de directorios de carpetas del ordenador. Hay que tener en cuenta que el formato del fichero debe de ser BMP.

Grupos de empresas y centros


Visual GESOPT, adems de proporcionar un entorno de trabajo multi-empresa y multi-centro, permite fijar mbitos de visibilidad a travs de la creacin de grupos de empresas y centros, a los que posteriormente, adscribiremos a cada uno de los usuarios de la aplicacin, de forma que nicamente tendrn acceso a la informacin de las centros y empresas que compongan dicho grupo. El acceso al mantenimiento de grupos de empresas y centros est protegido por una clave de acceso que ser suministrada por TEMTICA Software. En el rea izquierda del formulario se listan los grupos definidos y a la derecha se visualizar la descripcin de cada grupo y las empresas y centros que lo integran.

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Configuracin 75

Polticas comerciales
Clculo de PVP de artculos
A travs del clculo de pvp de artculos el usuario podr definir el factor de incremento del precio de los artculos que cumplan una serie de requisitos determinados. As se establecer para un tipo de producto o marca concretos el factor general de incremento y los posibles factores parciales para que, dependiendo del precio de compra del artculo (PVO), se le aplique un factor determinado al calcular el precio de venta real.

76 Configuracin

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Ofertas de compra
Las ofertas de compra son un conjunto de reglas configurables desde las cuales es posible especificar un porcentaje de descuento y requisitos a aplicar sobre una determinada lnea de un documento de compra (pedido, albarn de entrada o factura de proveedor). As mismo, estas reglas tambin se aplicarn de forma automtica cuando se inerte una nueva lnea en uno de estos mismos documentos. En caso de que la lnea afectada cumpliera ms de una regla, se seleccionar automticamente aquella con el porcentaje de descuento mayor, por lo tanto la ms ventajosa para el usuario. La gestin de las reglas de ofertas de compra queda limitada a aquellos usuarios que dispongan del permiso de configuracin de ofertas de compra.

Configuracin de las reglas Desde el mdulo de Ofertas de compra es posible configurar cmodamente las reglas a travs de seis reas: Regla, Periodo, Oferta, mbito, Familia y Producto / Artculo. Regla: Indica el cdigo de la regla. Periodo: Indica, en caso de estar activa, el periodo durante el cual permanecer activa la regla.

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Configuracin 77

o o

Activo: Indica si la regla est activa y se debe aplicar. Inicio: Indica la fecha inicial a partir de la cual se puede aplicar la regla. Si el campo est en blanco significa cualquiera fecha anterior a hoy.

Fin: Indica la fecha final hasta la cual se puede aplicar la regla. Si el campo est en blanco significa cualquier fecha posterior a hoy.

Oferta: Detalle del porcentaje de descuento a aplicar en la lnea del pedido. mbito: Alcance de la oferta. o Empresa: Empresa sobre la cual se debe aplicar la poltica. Si el campo est en blanco indica que la regla se aplicar para todas las empresas. o Tienda: Centro sobre el cual se debe aplicar la poltica. Si el campo est en blanco, indica que la regla se aplicar para todos los centros. o Proveedor: Proveedor sobre el cual se debe aplicar la poltica. Si el campo est en blanco, indica que la regla se aplicar para todos los proveedores.

Familia: o Clase de producto: Clase del producto sobre el cual se debe aplicar la poltica. Si el campo est en blanco, indica que la regla se aplicar para todas las clases de productos. o 1 agrupacin: 1 agrupacin de producto sobre el cual se debe aplicar la poltica. Si el campo est en blanco, indica que la regla se aplicar independientemente del valor que el producto tenga en este campo. o 2 agrupacin: 2 agrupacin de producto sobre el cual se debe aplicar la poltica. Si el campo est en blanco, indica que la regla se aplicar independientemente del valor que el producto tenga en este campo. o 3 agrupacin: 3 agrupacin de producto sobre el cual se debe aplicar la poltica. Si el campo est en blanco, indica que la regla se aplicar independientemente del valor que el producto tenga en este campo.

Producto / artculo: o Cdigo del proveedor: Indica el cdigo que el proveedor asigna al producto. Este campo admite los caracteres comodn % y _, donde el % indica cualquier conjunto de caracteres y el _ indica un nico carcter. Si el campo est en blanco, indica que la regla se aplicar para todos los cdigos de producto.

78 Configuracin

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Marca: Indica la marca del producto sobre la cual se debe aplicar la poltica. Este campo admite el mismo conjunto de caracteres comodn que el campo anterior. Si el campo est en blanco, indica que la regla se aplicar para todas las marcas de productos.

Descripcin: Indica parte o descripcin completa del producto sobre el cual se debe aplicar la poltica. El campo admite los mismos caracteres comodn que el resto de campos de la seccin. Si el campo est en blanco, indica que la regla se aplicar para todos los productos.

Aplicacin de las reglas Las ofertas de compra se aplican sobre el campo descuento en la lnea de un documento de compra: pedidos, albaranes de entrada y facturas de compra.

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Configuracin 79

Al crear uno de estos documentos, el sistema realizar una comprobacin automtica sobre las reglas de ofertas de compra existentes y, en caso de que el producto cumpla todos los requisitos, se aplicar la regla que mejor descuento proporcione al usuario. La oferta aplicada se indicar en el campo Oferta y se aadir el porcentaje de descuento correspondiente a la regla en el campo % Dto de la lnea del documento. Si se modifica manualmente el campo % Dto, la regla dejar de aplicarse y el contenido del campo Oferta quedar vaco. Las reglas de ofertas de compras solo se aplican en el momento de la creacin de la lnea, por lo tanto, una vez modificado el campo % Dto, solo ser posible volver a aplicar la regla introduciendo una nueva lnea y eliminando la antigua.

Promociones de venta
Se denomina promocin de venta al conjunto de beneficios y descuentos que pueden aplicarse sobre una venta cuyas lneas cumplan un conjunto de requisitos preestablecidos. Existen dos tipos de promociones de venta. Por un lado, las promociones de aplicacin inmediata, es decir, aquellas cuyo descuento se aplica en el mismo momento de realizar la venta, siempre y cuando sta cumpla con los requisitos indicados en la promocin (aplicable tanto a ventas con paciente como a ventas directas o sin paciente). Y por otro lado, las promociones de aplicacin acumulada, es decir, aquellas promociones por las cuales los clientes obtienen un

80 Configuracin

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descuento por la acumulacin de unidades o importe de las ventas que cumplan los requisitos establecidos en la promocin (aplicable nicamente para ventas con paciente). Mientras que la gestin de las promociones de venta queda limitada mediante los permisos de edicin de promociones, la aplicacin de las promociones queda restringida a aquellos usuarios que tengan permiso de edicin de ventas.

Configuracin de las promociones La ventana de configuracin de promociones consta de cuatro apartados que permiten ajustarlas perfectamente a las necesidades de cada usuario: datos de la promocin, requisitos de la promocin, condiciones de aplicacin (para bonos) y mbito de la aplicacin.

En el rea de Datos de la Promocin se recogen los datos que definen a la promocin: Promocin activa: indica si la promocin est activa o no, independientemente del intervalo temporal de validez que tenga configurado. Descripcin: nombre o breve descripcin de la promocin. Fecha desde - hasta: intervalo de fechas de aplicacin de la promocin. Descuento por: tipo de descuento aplicado. o Porcentaje: porcentaje de descuento sobre el PVP de cada lnea de venta implicada en la promocin.

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Configuracin 81

Importe: importe de descuento sobre el PVP final del conjunto de lneas implicadas en la promocin.

o o

Precio final: precio final prefijado del conjunto de lneas implicadas en la promocin. Descuento en lnea: se activar esta opcin si el descuento se configura para cada lnea de venta o encargo implicado en la promocin.

Forma de aplicacin: o o Inmediata: sobre la propia venta. Bonos: acumulable en unidades o en importe para la generacin de bonos de aplicacin en futuras ventas. Al seleccionar esta forma de aplicacin, se habilitarn nuevos campos (resaltados en rojo en la siguiente imagen) para ajustar completamente la promocin. A travs de esta informacin es posible configurar si el bono se generar por acumulacin de unidades o por acumulacin de importe, indicando en cada caso el valor mnimo necesario para la generacin de un nuevo bono de aplicacin en futuras ventas. Tambin ser posible limitar la caducidad de los bonos, bien indicando el nmero de das transcurridos desde la ltima venta en que el cliente acumul, o bien indicando que la caducidad del bono estar vinculada al nmero de das transcurridos desde su creacin inicial.

82 Configuracin

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En el rea de Requisitos de la Promocin se definen el conjunto de caractersticas que deben cumplir las ventas para permitir la aplicacin de la promocin. Existen varios tipos de requisitos: Requisitos de venta: conjunto de requisitos de encargo y de lnea que ha de cumplir la venta. Es posible seleccionar las lneas de venta donde todos o cualquiera de los requisitos de que se compone se cumplan. Requisitos de encargo: conjunto de requisitos de lnea que ha de cumplir un encargo. Es posible seleccionar las lneas de venta donde todos o cualquiera de los requisitos de que se compone se cumplan. Requisitos de lnea: conjunto de requisitos que ha de cumplir una lnea de venta. Es posible seleccionar las lneas de venta donde todos o cualquiera de los requisitos de que se compone se cumplan. Requisitos finales: caractersticas que debe cumplir la venta. Estos requisitos pueden estar referenciados a caractersticas del cliente, de la venta o de las lneas que la componen.

El rea de Condiciones de aplicacin nicamente estar disponible en el caso de que se haya seleccionado como forma de aplicacin de la promocin la opcin bonos. En este apartado se recogen las caractersticas que deben cumplir las lneas de venta sobre las que se aplicar el bono disponible. Existen varios tipos de condiciones: Condiciones de venta. Condiciones de encargo. Condiciones de lnea. Condiciones finales.

En el caso de no especificar condiciones de aplicacin, el beneficio del bono se aplicar sobre las lneas que cumplan los requisitos generales de la promocin.

Por ltimo, en el rea de mbito de la aplicacin se muestra las empresas y centros existentes para definir el mbito de aplicacin de la promocin. Esta configuracin podr realizarse de forma general para todas las empresas y centros (activando la opcin mbito general) o en particular para un conjunto de empresas y centros (marcando las empresas y centros deseados en el rbol). La configuracin del mbito de aplicacin slo est disponible para instalaciones multicentro.

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Configuracin 83

Insercin y edicin de requisitos y condiciones de aplicacin Tanto en la configuracin del tipo de Requisitos como de Condiciones de aplicacin se podr seleccionar si se desea que todas o cualquiera de las condiciones/requisitos indicados se tendrn que cumplir para activar la regla de aplicacin. Esta opcin se muestra en la siguiente imagen.

La creacin de requisitos (o condiciones) de encargo y de lnea se realizar seleccionando el botn resaltado en rojo en la siguiente imagen.

84 Configuracin

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Al pulsar el botn sobre un requisito (o condicin) de venta el usuario podr insertar nuevos requisitos (condiciones) de encargo o de lnea. Sin embargo, al pulsar el botn sobre un requisito (o condicin) de encargo el usuario slo podr insertar requisitos (condiciones) de lnea. Sobre un requisito (o condicin) de lnea no se podrn insertar nuevos requisitos (o condiciones). La insercin de un nuevo requisito (o condicin) se realizar a travs de un sencillo asistente. En un primer paso ser posible especificar una descripcin y seleccionar si el tipo de requisito (o condicin) ser de encargo o de lnea. En funcin de la seleccin del tipo se habilitarn los campos especficos de cada caso.

Si se selecciona el tipo de requisito (o condicin) de encargo, se habilitarn los siguientes campos: Descuento por: tipo de descuento aplicado: o o o o Porcentaje: porcentaje de descuento sobre el PVP de cada lnea. Importe: importe de descuento sobre el PVP final del conjunto de lneas. Precio final: precio final prefijado del conjunto de lneas. Descuento en lnea: se activar esta opcin si el descuento se configura para cada lnea de venta. Grado de cumplimiento: permite especificar si se han de cumplir todas o alguna de las condiciones que componen el requisito (o condicin) de encargo.

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Configuracin 85

Umbral de aplicacin: recoge el umbral de aplicacin. Los valores desde y hasta del umbral de aplicacin pueden dejarse en blanco. Dependiendo de si se han especificado o no estos valores, la comprobacin de importe de venta se realizar de la siguiente forma: o o Si no se especifica valor desde ni hasta, no se comprobarn los importes de venta. Si se especifica valor desde, pero no hasta, se admitirn los encargos de venta cuyos importes sean mayores o iguales al indicado en desde. o Si se especifica valor hasta, pero no desde, se admitirn los encargos de venta cuyos importes sean menores o iguales al indicado en hasta. o Si se especifican ambos valores, se admitirn los encargos de venta cuyos importes estn comprendidos en el umbral. Para el caso concreto de aplicacin de bonos promocionales, slo se tendr en cuenta el valor especificado en el campo desde (el valor hasta no ser tenido en cuenta). Es decir, si no se especifica valor desde, no se comprobarn las unidades o importes de venta, y si se especifica el valor desde, se admitirn las lneas o encargos de ventas cuyas unidades o importes sean iguales al valor indicado.

Si por el contrario, el tipo de requisito (o condicin) que se selecciona es de lnea, se habilitarn los siguientes campos: Descuento por: tipo de descuento aplicado: o Porcentaje: porcentaje de descuento sobre el PVP de lnea.

86 Configuracin

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o o

Importe: importe de descuento sobre el PVP final de lnea. Precio final: precio final prefijado para la lnea.

Umbral de aplicacin: recoge el umbral de aplicacin. Definicin de requisitos: recogern las condiciones finales que debe cumplir la lnea de venta.

La edicin de requisitos (o condiciones) de encargo y de lnea se realizar seleccionando el botn resaltado en rojo en la siguiente imagen o efectuando un doble click sobre el registro a editar. Hay que tener en cuenta que si el mbito de aplicacin de una promocin excede el mbito de visibilidad del usuario de sesin, ste slo no podr eliminarla ni editarla, slo se permitir abrir la promocin para consultar su configuracin. Adems, si una promocin ya est aplicada en una venta o tiene bonos asociados, la edicin de la misma slo permitir modificar el campo Promocin activa.

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Configuracin 87

La eliminacin de requisitos (o condiciones) de encargo y de lnea se realizar seleccionando el botn resaltado en rojo en la siguiente imagen. En la eliminacin de requisitos (y condiciones) hay que tener en cuenta los siguientes puntos: Un requisito o condicin de venta no puede ser eliminado. Al eliminar un requisito o condicin de encargo se eliminarn tambin todos los requisitos o condiciones de lnea de que se compone. Al eliminar un requisito o condicin de lnea se eliminarn tambin todos los requisitos o condiciones finales de que se compone. No se podrn eliminar promocin aplicadas en alguna venta o con bonos promocionales asociados.

Aplicacin de las promociones

88 Configuracin

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Como comentbamos anteriormente, existen dos tipos de promociones de venta (que se aplicarn en funcin de los requisitos y condiciones definidas previamente), las de aplicacin inmediata sobre las ventas y las promociones acumulables que permiten a los clientes generar bonos aplicables en futuras ventas. Para cada nueva venta, Visual GESOPT analizar todas las promociones de aplicacin inmediata que, por su definicin de requisitos y condiciones, podran ser aplicadas, y finalmente seleccionar aquella promocin que sea ms ventajosa para el cliente. En el campo P de las lneas de venta donde se haya aplicado una promocin mostrar el valor I para indicar que la lnea est implicada en una promocin de aplicacin inmediata. Los campos de importes de las lneas implicadas en una promocin mostrarn un mensaje informativo con la descripcin de la promocin aplicada. Para seleccionar el subconjunto de promociones de aplicacin inmediata que podran ser aplicables a la venta en curso, Visual GESOPT realiza automticamente las siguientes comprobaciones: Verificacin de la fecha de validez. Las promociones vlidas sern aquellas vigentes en la fecha de la sesin, obviando la fecha de la venta. Slo se realizar la comprobacin de promociones sobre la venta si la fecha de generacin de la misma coincide con la fecha de la sesin en curso. Comprobacin del mbito de aplicacin. Anlisis en funcin del centro de generacin de la venta. Esta comprobacin automtica se realizar en cualquiera de las siguientes operaciones sobre la venta en curso: Insertar nuevo producto de catlogo. Insertar nuevo producto inventado. Insertar nuevo artculo de stock. Eliminar lnea de venta. Guardar un encargo de lentes. Guardar un encargo de lentillas. Modificacin del precio, cantidad o descuento de una lnea. Modificar del cliente asociado a la venta.

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Configuracin 89

Existen adems ciertas restricciones de aplicacin en las promociones de aplicacin inmediata que conviene tener en cuenta: Se excluirn de la gestin de promociones aquellas lneas de venta que presenten cualquiera de las siguientes caractersticas: o o o o Incluyan regalo. Incluyan descuento introducido manualmente por el usuario. El usuario haya modificado el precio unitario original del producto o artculo. Una misma lnea de venta no podr involucrarse en ms de una promocin.

Una misma lnea de venta no podr involucrarse en ms de una promocin. No se podr aplicar el descuento de una promocin sobre una lnea de venta facturada, ni en una lnea con descuentos bloqueados.

No se podr eliminar una lnea de venta sobre la que se haya aplicado un descuento promocional.

No se podr editar el precio, unidades y descuentos de una lnea de venta sobre la que se haya aplicado un descuento promocional.

No se podr eliminar una lnea de venta implicada en la aplicacin de un descuento promocional sobre otra lnea de venta facturada.

No se podr editar el precio, unidades y descuentos de una lnea de venta implicada en la aplicacin de un descuento promocional sobre otra lnea de venta facturada.

Al editar una venta con promociones aplicadas y cuya fecha no coincida con la de la sesin, las lneas vinculadas a las promociones presentarn sus campos de importes bloqueados e incluso no podrn eliminarse. El resto de operaciones realizadas sobre la venta emplearn la fecha de la sesin en la comprobacin de las promociones vigentes.

Las promociones de aplicacin acumulable son aquellas que permiten la acumulacin de unidades o importe asociados al cliente por las ventas generadas. Al alcanzar el lmite establecido en la configuracin de la promocin, estos acumulados podrn traducirse en bonos de aplicacin manual por el vendedor en futuras ventas. Al aplicar una promocin de este tipo, el campo P de la lnea de venta mostrar el valor R para indicar que la lnea opera como requisito de una promocin de aplicacin acumulada. Este msimo campo P mostrar el valor B para indicar que se ha aplicado un bono promocional sobre la lnea.

90 Configuracin

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Los campos de importes de las lneas implicadas en una promocin mostrarn la descripcin de la promocin aplicada. Al igual que pasaba en las promociones de aplicacin inmediata, Visual GESOPT comprobar automticamente (en el momento de grabar la venta en curso) las posibles promociones acumulables aplicables en funcin de sus configuraciones y del acumulado actualizado del cliente, y cuando el acumulado alcance el lmite establecido en la promocin, mostrar (en la parte inferior de la ventana, tal y como muestra la siguiente figura) las promociones disponibles para aplicar en forma de bono en futuras ventas. En el caso de que se encontraran varias promociones aplicables, se presentara al usuario una pantalla para que decida sobre qu promociones quiere acumular las unidades o importes asociados. Aquellos bonos disponibles que sean aplicables a la venta en curso se resaltarn con un check. La aplicacin de bonos se realizar manualmente por el usuario que decidir cundo aplicar los bonos disponibles para el cliente. Para aplicar un bono a la venta en curso bastarn con seleccionarlo del men contextual desplegado sobre el rea de importes de lnea. En este men se incluirn los bonos disponibles para el cliente de la venta en curso, as como una opcin adicional De otro cliente que permite aplicar un bono perteneciente a otro cliente.

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Configuracin 91

Dentro del proceso automtico que realiza Visual GESOPT para determinar qu promociones de aplicacin acumulada podran ser aplicables en cada caso, se tienen en cuenta las siguientes comprobaciones: Verificacin de la fecha de validez de la promocin en funcin de la fecha de la sesin. Comprobacin del mbito de aplicacin, en funcin del centro de generacin de la venta. Recopilacin de las lneas candidatas para la aplicacin de la promocin.

Existen adems ciertas restricciones de aplicacin en las promociones de aplicacin acumulada que conviene tener en cuenta: Se excluirn de la gestin de promociones aquellas lneas de venta que presenten cualquiera de las siguientes caractersticas: o o o Incluyan regalo. Incluyan descuento introducido manualmente por el usuario. El usuario haya modificado el precio unitario original del producto o artculo.

Una misma lnea de venta no podr involucrarse en ms de una promocin. Los campos de importes de una lnea de venta correspondiente a la aplicacin de un bono anulado o no, quedarn bloqueados para impedir su modificacin.

No se podr aplicar un bono sobre lneas de venta facturadas. No se podr aplicar un bono sobre lneas de venta con descuentos bloqueados.

Al eliminar una lnea implicada en una promocin acumulable, modificar su precio, cantidad o descuentos, el sistema comprobar si tras el cambio el acumulado de unidades o importe de la promocin seguira siendo vlido. En caso contrario, el borrado de la lnea venta no podr realizarse ya que existir un bono ya aplicado, y en primer lugar ste tendra que ser eliminado. Esta operacin de eliminar un bono aplicado estar disponible desde el men contextual de los campos de edicin de importes de lnea de venta. Al realizar esta operacin los descuentos de lnea se eliminarn y quedarn bloqueados para impedir que se apliquen nuevas promociones sobre dicha lnea. Existe un caso especial que se produce al crear un abono de venta que acta como acumulador para la aplicacin de una promocin acumulable. En este caso, se comprobar el acumulado de unidades o importe del cliente y se actuar de la siguiente manera:

92 Configuracin

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Si el acumulado es menor o igual que 0 y existe bono aplicado y no anulado, se aadir una lnea de producto inventado a la venta abono con el detalle e importe en negativo del bono aplicado, de forma que el cliente tenga que abonar tambin el importe de dicho bono.

Si el acumulado es menor o igual que 0 y existe bono aplicado y anulado, no se aadir ninguna lnea adicional a la venta.

Si el acumulado es mayor que 0, no se aadir ninguna lnea adicional a la venta.

Promociones asociadas a un cliente En la pestaa F4 Ventas de la ventana de edicin de clientes, existe una pestaa adicional Promociones Acumulables en la que se presentan los acumuladores asociados al cliente y los bonos generados.

El usuario puede realizar las siguientes operaciones: Regularizar acumulador: permite corregir el acumulado de unidades o importe del acumulador seleccionado.

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Configuracin 93

Generar bonos. Esta operacin permite generar los bonos asociados al acumulador seleccionado.

Eliminar bono. Esta operacin permite eliminar el bono seleccionado, si ste an no ha sido aplicado en una venta.

94 Configuracin

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Clientes

La pestaa de clientes permite conocer los datos de todos los clientes registrados en la ptica. A travs de la consulta activa en el ndice de clientes se puede filtrar la informacin y mostrar nicamente aquella que es interesante en cada momento. Dentro de la ficha de cada uno de los clientes se puede acceder a sus datos personales, los datos de sus revisiones, ventas, facturas y el resto de informacin relacionada con dicho cliente. Puesto que toda esta informacin supone una compleja estructura, la ficha del cliente est dividida a su vez en diversas pestaas que permiten organizar correctamente toda esta informacin. Adems, Visual GESOPT ofrece gran variedad de informes y listados relacionados con los clientes entre los que destacan las etiquetas personalizadas de envo postal o las tarjetas personales de cliente de la ptica. Todos los campos que se pueden seleccionar en el ndice de clientes estn disponibles para editar o crear las consultas adecuadas de clientes. La informacin que se puede mostrar de los clientes en el ndice es la siguiente: Centro. Nmero de centro de creacin del cliente. Cdigo. Cdigo identificativo del cliente. Este cdigo se asigna de forma automtica en el momento de la creacin del cliente en el programa. Fecha de alta. Fecha en que se dio de alta al cliente en la aplicacin. Tipo de cliente. Indica si el cliente es una persona fsica o una empresa. Al seleccionar el tipo de cliente empresa, se ocultarn algunos campos y funcionalidades que no son necesarios para empresas. Nombre. Nombre del cliente. Primer apellido. Primer apellido del cliente. Segundo apellido. Segundo apellido del cliente. Apellidos y nombre. Campo que contiene de forma agrupada los apellidos y el nombre del cliente.

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Clientes 95

Sexo. El sexo del cliente viene mostrado de forma grfica por medio de los smbolos hombre (azul) y mujer (rosa). Fecha de nacimiento. Fecha de nacimiento del cliente. Edad. Edad del cliente. DNI. Documento Nacional de Identidad del cliente. Tipo de va. Tipo de va en que reside el cliente. Direccin. Direccin postal de cliente. Cdigo postal. Cdigo postal del cliente. Localidad. Localidad del cliente. Provincia. Provincia del cliente. Correspondencia. Indica si el cliente quiere recibir o no correspondencia por parte de la ptica. Telfono. Nmero de telfono del cliente. Telfono mvil. Nmero de telfono mvil del cliente. Telfono sms. Nmero de telfono mvil empleado para el envo de sms desde la aplicacin. SMS. Indica si el cliente quiere recibir o no notificaciones a travs de sms. Estado civil. Estado civil del cliente. Profesin. Profesin del cliente. Correo electrnico. Direccin de correo electrnico. Idioma. Idioma preferido por el cliente. Los idiomas pueden ser editados desde el men Configuracin / Ficheros maestros / Idiomas. Importe deuda. Este campo muestra el importe total de la deuda del cliente. Importe compra. Este campo muestra el importe total de las compras de cliente, independientemente que hayan sido abonadas o no. Descuento. Descuento a aplicar al cliente en ventas. ltima venta. Fecha de la ltima venta. Observaciones. Campo de observaciones. ltima revisin lentes. Fecha de la ltima revisin de lentes. DNP derecha. Distancia naso-pupilar derecha.

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DNP izquierda. Distancia naso-pupilar izquierda. Distancia de trabajo. Defecto refractivo. Defecto refractivo del cliente. Presin intraocular derecha. Presin intraocular izquierda. Esfera derecha lejos. Esfera derecha de lejos. Cilindro derecho. Esfera derecha cerca. Adicin derecha. Adicin del ojo derecho. Eje derecho. Eje del ojo derecho. Esfera izquierda lejos. Cilindro izquierdo. Esfera izquierda cerca. Adicin izquierda. Adicin del ojo izquierdo. Eje izquierdo. Eje del ojo izquierdo. Optometrista. Nombre del optometrista de la ltima revisin de lentes y lentillas Meses desde la revisin. Nmero de meses que han pasado desde la ltima revisin de lentes del cliente. Prxima revisin. Fecha de la prxima revisin de lentes y lentillas. ltima revisin audiolgica. Fecha de la ltima revisin audiolgica. Prxima revisin lentillas. Fecha de la prxima revisin de lentillas. Adems de todos estos campos tambin se incluyen los campos personalizados tanto en el ndice como en las consultas.

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Clientes 97

Bsqueda rpida
El formulario de bsqueda rpida permite seleccionar o buscar los clientes de una forma gil. Conforme se introducen los valores en los campos de filtro se actualizan, en la parte inferior, los resultados disponibles. Los resultados pueden ser ordenados por cualquier campo simplemente pulsando sobre la cabecera de columna. Adems se puede especificar el nmero de centro para que nicamente aparezcan clientes creados en dicho centro. El botn Consulta permite que el resultado de la bsqueda rpida aparezca reflejado en el ndice de clientes. Esta opcin es especialmente til cuando el resultado de la bsqueda es ms de un cliente, copiando en este caso la funcionalidad que ofrecen las consultas sobre los ndices. Si se selecciona un cliente y se pulsa sobre el botn Aceptar se abrir la ficha del cliente seleccionado. Al pulsar el botn Nuevo se abre una ficha en blanco para insertar un nuevo cliente.

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Agenda
Visual GESOPT incorpora una agenda personal donde poder anotar las citas pendientes con los clientes o tareas pendientes de realizar. La agenda est dividida por defecto en periodos de media hora, aunque puede ser personalizada por el usuario, y es independiente para cada usuario, es decir, cada usuario registrado en el sistema dispone de su propia agenda personal. A la agenda se accede desde los botones de la barra de herramientas del ndice de clientes. Cuando se inicia Visual GESOPT se comprueba de forma automtica si el usuario activo tiene citas pendientes en la agenda. En caso de ser as, un mensaje en pantalla informar de esto y ofrecer la posibilidad de ver directamente la agenda. En la zona superior de la ventana, disponemos de una barra de herramientas, enmarcada en rojo en la siguiente imagen, desde donde configurar agenda.

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Al pulsar sobre el botn Configuracin accederemos a la ventana de configuracin de la agenda, que incluye las opciones de personalizacin.

100 Clientes

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El botn Agendas nos permite acceder al mantenimiento de agendas desde donde podremos crear nuevas agendas para un usuario o centro concretos.

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Clientes 101

Para desplazarnos a un da concreto de la agenda, emplearemos el botn Ir a Da.

Los ltimos botones de la barra de herramientas se emplean para configurar la vista actual de la agenda. Al pulsar con el botn secundario del ratn sobre el rea de la izquierda se desplegar un men contextual desde donde poder crear nuevos eventos o personalizar los intervalos en que se divide la agenda.

La ventana de edicin de nuevos eventos es la siguiente. En ella podemos especificar el asunto o breve descripcin del evento, lugar, inicio y fin, si se desea repeticin diaria,

102 Clientes

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Un nuevo men contextual, disponible al pulsar con el botn secundario del ratn sobre cualquier punto de la agenda, nos presenta las siguientes opciones para generar nuevos eventos, acceder a una fecha concreta o seleccionar la agenda o agendas a visualizar.

Fusin de clientes
Desde el men contextual vinculado al ndice de clientes es posible acceder a la utilidad para fusionar dos clientes. Esta utilidad permite fusionar el cliente seleccionado en el ndice con otro cliente que ser localizado a travs de un buscador rpido. Este segundo cliente ser eliminado de la base de datos al finalizar el proceso.

Debido a que se trata de una operacin crtica e irreversible, se deber confirmar expresamente.

Durante el proceso de fusin Visual GESOPT realizar algunas preguntas al usuario para garantizar que el proceso tenga el resultado esperado, por ejemplo cuando el tipo de cliente (paciente o empresa), el

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Clientes 103

nombre o el NIF de los clientes a fusionar sea diferente. Finalmente, una ventana emergente anuncia el xito de la fusin.

La informacin fusionada es: La informacin general de los clientes (incluidos los campos de Observaciones, salud, historia, antecedentes familiares, alergias, medicacin, sistema de limpieza y notas), dando prioridad a los datos del cliente principal. Citas registradas en la agenda. Mensajes SMS. Campos personalizados de cliente. Revisiones audiolgicas. Pruebas y revisiones de lentillas. Revisiones de lentes. Historial de datos pticos. Cuentas bancarias. Ventas, tanto las ventas en que los clientes operen como paciente como en las que operen de pagador. Encargos asociados a revisiones de lentes o lentillas. Facturas de cliente. Recibos emitidos. Se sumar la deuda de los clientes.

Existen algunas restricciones al proceso de fusin de clientes, como que un cliente no puede fusionarse consigo mismo, ni con otro cliente que pueda haber sido borrado por otro usuario en ese mismo instante.

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Ficha del cliente


La ficha de clientes contiene mucha informacin que tiene que ser estructura en forma de pestaas para su correcta gestin y visualizacin. Ests pestaas interiores organizan la informacin del cliente segn su temtica. Para navegar entre estas pestaas emplearemos la zona remarcada en rojo en la imagen siguiente. En la parte superior de la ficha del cliente aparecen una serie de datos del cliente que permanecern visibles desde cualquiera de las diferentes pestaas que forman la ficha de clientes. Estos datos bsicos son: el nombre y apellidos del cliente, la fecha de alta, el tipo de cliente y el cdigo de cliente asignado. Un cliente no podr cambiar de cdigo bajo ninguna circunstancia. La parte inferior de cada pestaa vara en funcin de la pestaa concreta y muestra los detalles de la informacin del cliente.

Datos
La pestaa de Datos muestra la informacin general del cliente. Algunos datos de la ficha del cliente como el tipo de va, el idioma o la profesin se tienen que seleccionar de los campos disponibles. Para editar estos datos o aadir nuevos es necesario realizarlo desde la configuracin de los ficheros maestros correspondientes.

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Clientes 105

El campo DNI/NIF ofrece la opcin de marcar mediante un check si el cliente es extranjero, de esta forma se impide que se calcule la letra del NIF al salir del cuadro de edicin. Los campos que sirven para indicar la direccin postal del cliente son: el tipo de va, la direccin, el cdigo postal, localidad y provincia. Para indicar el Sexo del cliente, hay que seleccionar el icono correspondiente en la seccin de sexo. El campo de Observaciones contiene informacin adicional del cliente que no puede ser incluida en la propia ficha por no disponer de los campos apropiados. El campo Correspondencia informa grficamente si el cliente desea o no recibir correspondencia. Para modificar su estado basta con pulsar sobre el icono con forma de sobre. Con independencia del estado de dicho icono, es posible mandar correo tanto a los clientes que deseen recibirlo como a los que no, configurando convenientemente el campo Correspondencia de la consulta de clientes. Esta posibilidad, aunque pueda parecer un contrasentido no lo es, ya que pueden presentarse casos excepcionales en los que sea necesario enviar cartas a todos los clientes, incluidos los que hayan manifestado su deseo de no recibir correspondencia. El campo Referencia contiene un valor opcional que puede servir para registrar un cdigo alternativo de cliente. En algunos casos este cdigo puede conservarse de una gestin anterior de clientes. El campo Tel. SMS contiene el nmero de telfono al que se enviarn los mensajes SMS. Este campo adquiere el valor del campo Tel. Mvil en caso de que contenga un nmero de telfono mvil. No obstante es posible escribir directamente el telfono al que se deseen enviar los SMS en el campo telfono SMS. El campo/icono SMS informa si el cliente desea o no recibir notificaciones SMS. Para modificar su estado basta con pulsar sobre el icono con forma de telfono.

106 Clientes

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Aceptacin LOPD
Pulsando sobre el botn Aceptacin L.O.P.D aparece en pantalla un documento que puede ser impreso y firmado por el cliente para indicar que ste est conforme con el tratamientos que sus datos personales reciben en la ptica. Adems, para los casos que se requiera es posible introducir el Nombre y DNI/NIF del tutor de cliente. El texto que aparece en este informe es configurable desde el men Configuracin / Empresa y Centros y es independiente para cada ptica del entorno multi-centro. Por defecto, si no se especifica ningn texto en la configuracin del centro, el documento muestra el siguiente texto: << Nombre de la ptica >>, le informa de que dispone de un fichero con sus datos personales, necesarios para la correcta prestacin de nuestros servicios pticos. De acuerdo con lo dispuesto en la L.O. 15/1999, de Proteccin de Datos de Carcter Personal, Ud. puede ejercitar los derechos de acceso, rectificacin, cancelacin y oposicin, enviando una solicitud por escrito a la siguiente direccin: << Direccin de la ptica >>. Los datos recabados por la ptica, no se comunicarn a terceros, excepto en aquellos casos en que sean exigidos por la ley o imprescindible para la correcta prestacin de nuestras servicios.

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Clientes 107

Mdulo E.V.A.
Este mdulo constituye un asistente para la captura de fotografas del cliente para su posterior impresin en su ficha personal. En la siguiente imagen se pueden observar las diferentes opciones que ofrece esta seccin de la ficha del cliente.

108 Clientes

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Los botones de este mdulo son:

web-cam.

Abre la ventana de captura de imgenes con una cmara de vdeo, cmara digital o

El sistema detecta automticamente la cmara web que tenga instalada el PC. Si se detectaran varias web-cams, cmaras digitales, etc, se podr seleccionar el medio adecuado a travs del selector situado en la parte superior de la ventana. Para capturar una imagen hay que pulsar sobre el botn con una cmara que tiene cada uno de los cuadrantes de la pantalla. La imagen capturada se almacenar en cada uno de dichos espacios reservados. En la parte superior de la pantalla se pueden ver todas las imgenes que han sido tomadas en un formato reducido y en dos grupos de cuatro fotos. Cada uno de estos grupos podr ser visualizado en pantalla. Para pasar de un grupo a otro hay que pinchar sobre el grupo reducido que se desee visualizar. Las fotos almacenadas se pueden visualizar en un formato de pantalla completa pulsando con doble click sobre la imagen seleccionada.

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Clientes 109

Capturar la imagen del cliente con una cmara de vdeo, cmara digital o web-cam.

Insertar una imagen desde un fichero.

Eliminar la imagen del cliente.

El Mdulo E.V.A. o Espejo Virtual Asistente es una importante ayuda en el momento de la venta ya que convierte el PC en un espejo interactivo, mediante una cmara web, cmara digital, vdeo, etc, para que el cliente pueda verse, una vez se ha quitado sus lentes correctoras, lentillas, etc, las monturas, gafas de sol, lentes de contacto, etc, que se est probando. Este mdulo permite capturar varias imgenes del cliente durante las pruebas. De este modo, tras las pruebas, y una vez el cliente se ha colocado sus lentes correctoras o lentillas, podr apreciar cual de las pruebas le satisface y elegir la montura, gafa de sol, etc, que ms le agrade.

Campos personalizados
La ficha de clientes que dispone Visual GESOPT ofrece la posibilidad de crear campos personalizados. Es decir, es posible incluir nuevos campos a la ficha de clientes y poder crear as una ficha ideal de

110 Clientes

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clientes. Adems, estos campos pueden ser utilizados en el ndice y en las consultas como si se tratase de campos normales. Los campos personalizados se muestran en la parte inferior derecha de la pestaa de Datos. Para crear nuevos campos personalizados o editar los existentes se tiene que acceder a la opcin que aparece en el men contextual de la zona reservada para los campos con valores personalizados. Los campos adicionales se muestran en las fichas de todos los clientes. La ventana de edicin de campos adicionales se muestra a continuacin. Los botones remarcados en rojo permiten crear, eliminar, aceptar los cambios y cancelar los cambios realizados. En la parte izquierda del formulario aparecen la relacin de todos los valores personalizados que hay creados en el sistema. Pinchando sobre cada uno de ellos se pueden ajustar los parmetros correspondientes. Para cada uno de los campos de valores personalizados existen tres fechas que son: - La fecha de inicio, a partir de cundo est habilitado el campo adicional. - La fecha final, a partir de cundo est deshabilitado el campo adicional. - La fecha de anulacin que permite especificar fecha de caducidad para el valor adicional. Se pueden especificar qu valores estn admitidos en cada valor adicional. En el ejemplo mostrado, para el campo adicional ACEPTA L.O.P.D. slo se permiten los valores NO, SE NIEGANO, SE NIEGA y SI. Estas opciones aparecern automticamente en la ficha del cliente cuando se quiere rellenar un campo adicional.

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Clientes 111

Revisiones
La pestaa de Revisiones permite gestionar la informacin relativa a las diferentes revisiones de lentes, pruebas de lentillas y revisiones de lentillas, revisiones audiolgicas que ha podido tener el cliente, y dems datos pticos. La ficha de cliente incluye una serie de datos generales como la fecha de la prxima revisin de lentes y lentillas. Por defecto, se asigna un periodo de dos aos entre la ltima revisin y la fecha de la prxima revisin, pero este dato puede ser alterado manualmente. Adems, en la parte superior izquierda se pueden anotar diferentes medidas objetivas del cliente. Estas medidas son: La distancia interpupilar (D.I.P.), que se dividir automticamente en dos distancias naso-pupilares que podrn ser modificadas posteriormente. La distancia de trabajo (DT). La presin intraocular (P.I.O.). La informacin que se muestra en este campo se corresponde con la presin tomada en la ltima graduacin y no puede ser modificada desde esta ventana. Para modificar este dato se tiene que modificar la graduacin correspondiente.

112 Clientes

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La ametropa principal. Para introducir el defecto refractivo hay que seleccionarlo del listado de ametropas disponibles. Para modificar este listado hay que recurrir a la edicin del fichero maestro correspondiente. Las opciones de la izquierda permiten gestionar las revisiones de lentes y lentillas, las pruebas de lentillas y las revisiones audiolgicas, as como aadir nuevos datos pticos o citas en la agenda.

Revisin de lentes
A continuacin se muestra la ficha de revisin de lentes. En ella aparecen por defecto la fecha y la hora del momento actual aunque estos datos pueden ser alterados manualmente. Es necesario tambin indicar el nombre del optometrista que toma las medidas y el motivo de la visita. Ambos datos se gestionan a travs de sus correspondientes ficheros maestros. La simbologa de la graduacin es la siguiente:

Graduacin de lejos.

Graduacin de cerca. Esfera. Cilindro

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Eje. Adicin Agudeza Visual con correccin. Agudeza Visual sin correccin. Adems de los datos indicados se puede introducir tambin algunas medidas como la agudeza visual binocular (A.V. Binocular), los prismas y sus ejes o la presin intraocular (P.I.O.). Los ejes del prisma vienen predefinidos en el programa y simplemente es necesario seleccionar uno de ellos. Adems, aparece un campo de notas que permite registrar informaciones adicionales.

Mediante el botn Nueva venta se accede directamente al mdulo de ventas con los datos del cliente y la graduacin seleccionada en el momento. Adems, desde el botn Imprimir puede imprimirse un informe de la revisin registrada. El botn Conectar con da opcin a conectar con diferentes dispositivos de medida instalados en la ptica, en este caso, con Fronto, Refractmetro y Forptero.

114 Clientes

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En la graduacin, la esfera y el cilindro pueden ser introducidos de manera grfica marcando en la grfica que aparece pulsando sobre el botn que se encuentra a la derecha del cilindro. Si se pincha con el ratn sobre el recuadro en medio de la imagen y, sin soltar el ratn, se arrastra por los ejes de coordenadas, aparecern los valores de esfera y cilindro. Al soltar el botn del ratn, dichos valores se quedarn fijos en la pantalla y se guardarn en la graduacin pulsando el botn Guardar.

En la parte central del formulario de la revisin de lentes y pulsando sobre el botn Mas informacin aparecen tres opciones que permiten ampliar la informacin recopilada en la revisin. Estas opciones son: Graduacin anterior, Graduacin objetiva y Queratometria. El formulario de graduacin anterior permite registrar la graduacin de aquellos clientes que llegan a la ptica con una graduacin externa.

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En el formulario de graduacin objetiva se pueden introducir los valores obtenidos a partir del refractmetro.

El formulario de queratometra central permite registrar los datos obtenidos de la queratometra, donde R1 y R2 son el primer y segundo radio respectivamente, Med. el clculo de la media de ambos radios, Astig. el clculo del astigmatismo corneal basado en los radios R1 y R2, y Grad. el eje de cada uno de los radios.

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Revisin de lentillas
El formulario de revisin de lentillas es muy similar al de revisin de lentes, ofreciendo los campos dedicados al nombre del optometrista que toma las mediciones, al motivo de visita del cliente y a las medidas generales de esfera, cilindro, eje y agudeza visual. No obstante, la revisin de lentillas tiene algunas peculiaridades que no estn contempladas en las revisiones de lentes como son el dimetro pupilar, la apertura palpebral, el dimetro corneal, el tipo de lgrima y los datos de la queratometra. Toda esta informacin puede ser registrada en la ficha de la revisin de lentillas.

Los botones de Nueva venta e Imprimir mantienen la funcionalidad explicada en el formulario de revisin de lentes.

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Pruebas de lentillas
Las pruebas de lentillas permiten al ptico realizar tantas pruebas con lentillas diferentes sobre un mismo cliente como sean necesarias. En el formulario de prueba de lentillas adems de los datos propios de las mediciones pticas del cliente se pueden registrar datos como el radio, la curva perifrica o el dimetro de cada uno de los ojos. Se puede tambin anotar con qu lentilla fue realizada la prueba y cuantas horas de uso dur dicha prueba. Las pruebas de lentillas se pueden marcar como definitivas activando el check Marcar como prueba final. Esta informacin es nicamente informativa. Para guardar los posibles cambios realizados sobre la prueba de lentillas pulsar sobre el botn Guardar.

Mediante la opcin Fluorograma se puede disponer de un documento visual del estado del ojo del paciente. Haciendo un clic con el ratn sobre cualquier ojo se puede ampliar su tamao y marcar con diferentes colores y trazos las zonas afectadas, bien sobre el ojo dibujado o bien sobre el ojo real del cliente que puede ser capturado a travs de una cmara digital. Los botones situados a la izquierda de la ventana del fluorograma permiten seleccionar el color y grosor del trazo, borrar las zonas marcadas en caso de equivocacin, capturar una imagen desde una cmara digital y cerrar la ventana del fluorograma.

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Audiologa
La ficha de clientes que ofrece Visual GESOPT se complementa con una gestin de Audiologa que permite registrar tantas revisiones audiolgicas como sea necesario. La ventana de edicin de revisiones de audiologa est dividida en tres pestaas que renen la informacin necesaria. Dentro de cada una de las revisiones audiolgicas se puede imprimir un informe de la revisin.

Cuestionario
En esta pestaa se tiene que seleccionar el nombre del audiometrista y la fecha de la revisin.

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Clientes 119

Posteriormente se pueden ir completando todos los datos conocidos sobre el formulario que se ofrece. Finalmente se pueden indicar cualquier tipo de observaciones adicionales en el campo de Notas.

Audiograma tonal

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Ganancia ideal

Datos pticos
La gestin de datos pticos se utiliza para almacenar imgenes capturadas desde cmaras asociadas a aparatos pticos. Actualmente es posible capturar imgenes desde cualquier cmara con interface Twain o desde cmaras asociadas al software de Topcon. Los campos Descripcin y Observaciones permiten introducir un texto descriptivo de la imagen as como un texto ms largo que incluya observaciones sobre dicha imagen respectivamente.

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Clientes 121

Tambin es posible introducir los datos de centrado a directamente desde el centrador o Visual Scan 3D en su caso.

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Citas
A travs de la siguiente ventana, es posible enviar una cita con el cliente a la agenda seleccionada.

Ventas
La pestaa de Ventas incluye tambin las siguientes pestaas a las que podemos acceder a travs de las opciones del rea izquierda o seleccionando la pestaa desde la zona inferior de la ventana. Datos econmicos Ventas Facturas

Datos econmicos
En la parte superior de esta pestaa se encuentran todos aquellos datos econmicos para gestionar los pagos por el cliente. En la zona inferior aadiremos los bancos a travs de los cuales gestionar sus pagos.

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Clientes 123

Ventas
La pestaa de Ventas ofrece un resumen de todas las ventas efectuadas por el cliente seleccionado, permitiendo el acceso al mdulo de ventas para crear una nueva venta al cliente, modificar o eliminar la venta seleccionada, abonarla o liquidarla. Para cada una de las ventas del cliente se muestra la fecha y referencia de dicha venta, el cliente registrado como cliente pagador, el importe total de la venta, el importe pagado por el cliente y el saldo resultante. El saldo puede ser positivo (si la ptica le debe dinero al cliente), cero (si la venta est totalmente liquidada) o negativo (si el cliente debe parte del importe total de la venta). En este ltimo caso, la cantidad negativa aparece destacada en rojo. En el momento que el cliente abone la cantidad pendiente, pulsando la opcin Liquidar se liquidar la venta y se generar el movimiento de entrada en caja correspondiente. Debajo del listado de ventas aparece de forma resumida el total de dinero abonado por el cliente y el saldo total de dicho cliente. Haciendo doble click sobre cada una de las ventas se accede al contenido de dicha venta para su posible modificacin y consulta. El men contextual asociado a las lneas del resumen de ventas permite aadir una nueva venta, eliminar la venta seleccionada o abonar dicha venta. Abonar la venta permite la devolucin de la venta seleccionada ajustando los valores necesarios para registrar tanto los movimientos de caja correspondientes

124 Clientes

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como las existencias del almacn. En este sentido, destacar que al abonar una venta se anula toda la venta y no es posible seleccionar lneas independientes de la venta. No ser posible eliminar clientes con algn saldo pendiente de liquidar. Para abonar una lnea independiente de una venta es necesario crear una nueva venta e introducir el producto que se quiere devolver indicando en el campo de unidades tantas unidades negativas como se quieran devolver.

Facturas
La pestaa de Facturas muestra todas las facturas generadas emitidas al cliente seleccionado, permitiendo crear una nueva factura o modificar la seleccionada. El nmero de factura se generar de la siguiente forma: - En caso de haber definido una serie de facturacin y no haber indicado nmero de factura, el nmero de factura se obtendr sumando uno al mximo nmero de factura registrado en las facturas con la misma serie de factura y pertenecientes a la misma empresa.

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Clientes 125

- Si se ha definido una serie de facturacin y un nmero de factura, ste ser vlido si no existen duplicidades de nmero de factura para la misma serie y empresa. - Si no se ha seleccionado serie de facturacin y no se ha indicado nmero de factura, el nmero de factura se obtendr sumando uno al mximo nmero de factura registrado en las facturas del mismo centro. - Por ltimo, si no se ha seleccionado serie de facturacin pero se ha indicado nmero de factura, ste ser vlido si no existen duplicidades de nmero de factura para el mismo centro. La referencia de factura se generar de la siguiente forma: - Si se ha seleccionado serie de facturacin, la referencia se obtendr en base a la definicin de la misma y del nmero de factura. - Si no se ha seleccionado serie de facturacin, la referencia coincidir con el nmero de factura. Para cada una de las facturas del cliente se muestra fecha de emisin, el centro de facturacin, la referencia de factura y el importe total. Debajo del listado aparece el total de facturacin del cliente. Mediante un doble click sobre cada factura accederemos a la ficha de la factura.

126 Clientes

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Relaciones
La pestaa de relaciones se utiliza para registrar los vnculos familiares, de amistad, de vecindad, etc que pudieran existir entre los clientes de la ptica. Esta informacin puede resultar de utilidad a la hora de enviar correspondencia, de realizar algn descuento o simplemente, a nivel informativo. Las relaciones se aprecian de forma grfica tal y como muestra la siguiente figura.

Para crear una nueva relacin o eliminar una relacin existente se emplearn las opciones de la izquierda de la pestaa. Al aadir una nueva relacin aparece el siguiente formulario donde se tiene que especificar la naturaleza de la relacin directa e inversa del cliente seleccionado con el cliente que se deber seleccionar en la parte inferior del formulario. Se puede hacer uso de las opciones de bsqueda que ofrece el buscador de clientes pulsando sobre el botn de bsqueda. Una vez se ha configurado la relacin como se desea se pulsa sobre el botn Agregar relacin para que la relacin quede registrada en la aplicacin.

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Clientes 127

Historial
La pestaa de Historial permite guardar informacin adicional a los datos de graduacin de los clientes, completando de esta manera el historial clnico de los mismos. Todos los campos de la pestaa de Historial tienen un carcter informativo, de tal modo que son totalmente opcionales. La dimensin de cada uno de los espacios puede ser ajustada.

128 Clientes

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Informes
Adems de los informes generales de clientes (donde en funcin del informe seleccionado se podr acceder a diferentes filtros de informacin), existen otros listados disponibles desde la propia ficha de cada cliente y que incluyen nicamente informacin relativa a cada uno.

Aceptacin L.O.P.D.
Este es un documento que ha de ser impreso y firmado por el cliente para indicar que ste est conforme con el tratamientos que sus datos personales reciben en la ptica.

Ficha del cliente


Este informe es un extracto de la ficha del cliente y muestra toda la informacin personal del cliente.

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Clientes 129

Adems, muestra la informacin relativa a las ltimas revisiones tanto de lentes como de lentillas, y las ltimas pruebas de lentillas efectuadas en caso de haberse efectuado alguna.

Ficha de lentes de contacto


Este informe muestra en detalle la informacin relativa a todas las revisiones de lentillas que se han realizado sobre el cliente seleccionado.

130 Clientes

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Receta/Plantilla de lentillas
Genera un documento de lo que sera una revisin de lentes de contacto para poder completarlo manualmente.

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Clientes 131

Revisiones de lentes
Este informe muestra en detalle la informacin relativa a todas las revisiones de lentes que se han realizado sobre el cliente seleccionado.

Tarjetas de clientes
Este documento permite imprimir tarjetas personales de cliente a todos los clientes de la ptica. La tarjeta incluye una fotografa del cliente, la misma que est disponible en la ficha, el logotipo de la ptica y el nombre del cliente. Adems se imprime la fecha de emisin de la tarjeta para un posterior control. Para imprimir las tarjetas es necesario ajustar el formato de las etiquetas al del papel especial utilizado para la impresin de dichas tarjetas. TEMTICA Software proporciona hojas especiales que permiten la impresin rpida y cmoda de tarjetas de clientes que son auto-plastificables.

132 Clientes

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Ventas
Este informe muestra la informacin detallada de todas las ventas realizadas por el cliente seleccionado. La informacin est estructurada en tres secciones que son: datos generales del cliente, datos pticos y Ventas, donde esta ltima seccin especifica el detalle de las lneas de la venta.

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Clientes 133

Ventas

La pestaa de Ventas permite gestionar y consultar todas las ventas, facturas y recibos que se generan desde la ptica. En la parte izquierda de la pestaa de Ventas, y remarcado en rojo en la figura siguiente, aparecen dos pestaas que permiten navegar entre los diferentes ndices incluidos en esta pestaa, en concreto, las subpestaas de Ventas y Facturas.

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Ventas 135

Ventas
En el ndice de ventas aparecen reflejadas todas las ventas que se han realizado en la ptica y que forman parte del resultado obtenido a partir de la consulta activa en la pestaa de ventas.

Pulsando con doble click sobre cada una de las lneas del ndice de ventas se permite la edicin y consulta de la venta seleccionada. Todos los campos que se pueden mostrar en el ndice de ventas son los siguientes: Centro. Nmero de centro en la que se cre la venta. Cd. Venta. Cdigo que identifica de manera unvoca la venta. Referencia. Referencia interna que utiliza Visual GESOPT para identificar la venta. Este cdigo se genera en base al cdigo de venta y a la referencia interna del cliente. Vendedor. Login del usuario activo en el momento de realizarse la venta. Cliente. Nombre del cliente que ha realizado la compra.

136 Ventas

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Cd. Tienda. Este campo indica el nmero de tienda en la que el cliente que ha realizado la compra fue creado. En caso de tratarse de una venta libre, este campo tendr el valor 0. Presupuesto. Si este campo contiene el valor S indica que la venta seleccionada se trata de un presupuesto. Si se trata de una venta en firme, el campo tendr el valor N. Fecha venta. Fecha en que se realiz la venta. Hora venta. Hora en que se realiz la venta. Importe bruto. Cantidad correspondiente al importe bruto de la venta. % Descuento. Porcentaje de descuento que se ha aplicado el importe de la venta. Importe descuento. Cantidad correspondiente al descuento aplicado sobre el importe total de la venta. Importe IVA. Cantidad correspondiente al importe del IVA de la venta. Importe neto. Cantidad correspondiente al importe neto de la venta. Importe pagado. Cantidad correspondiente al importe abonado por parte del cliente. Importe pendiente. Cantidad correspondiente al importe que se encuentra pendiente de pagar por parte del cliente. Forma de pago. Cdigo que identifica la forma de pago con que se realiz el movimiento de caja. Las diferentes posibilidades son efectivo (E), tarjeta con cargo directo (R), taln (T), tarjeta de crditos (C) y otras formas de pago (A). Fecha entrega. En caso de que la venta haya sido entregada, este campo indica la fecha de dicha entrega. Estado. Este campo muestra el estado en que se encuentra la venta, este estado puede ser PENDIENTE, ENTREGADA o CANCELADA. Observaciones. Campo que muestra las posibles observaciones o comentarios de las ventas. Cliente pagador. Este campo muestra el nombre del cliente que figura como cliente pagador en la venta. Adems de todos estos campos tambin se incluyen los campos personalizados tanto en el ndice como en las consultas. El ndice de ventas tiene un men contextual asociado que permite realizar operaciones como crear una nueva venta, editar o eliminar una venta ya existente, entregarla, marcarla para entregar, abonarla si fuese necesario e imprimir el ticket asociado.

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Ventas 137

La opcin de entregar la venta permite actualizar el estado de las lneas de la venta y de la propia venta, situndose stas en el estado entregado. Esta opcin permite marcar como entregada una venta sin necesidad de abrir en detalle dicha venta. De la misma forma, podemos marcar una venta para entregar sin necesidad de abrir su ficha. La opcin Abonar la venta permite la devolucin de la venta seleccionada ajustando los valores necesarios para registrar tanto los movimientos de caja correspondientes como las existencias del almacn. A travs de un pequeo asistente ser posible seleccionar aquellas lneas de la venta que sern abonadas.

138 Ventas

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Antes de abonar una venta generada en un centro diferente la aplicacin mostrar un mensaje al usuario para que ste confirme la operacin que va a realizar, ya que en este caso la actualizacin de existencias se realizar no sobre el centro de la venta original sino sobre el centro de sesin.

Bsqueda rpida
El formulario de bsqueda rpida permite localizar ventas fcilmente. Al introducir los parmetros de filtro en los campos de consulta, se actualizan automticamente los resultados disponibles en la parte inferior de la ventana. Los resultados pueden ser ordenados por cualquier campo pulsando sobre la cabecera de columna. El botn Consulta permite que el resultado de la bsqueda rpida aparezca reflejado en el ndice de ventas. Esta opcin es recomendable cuando el resultado de la bsqueda comprende ms de una venta, generando una consulta cuyos criterios corresponden a los valores especificados. Si se selecciona una venta y se pulsa sobre el botn Aceptar se abrir la ficha de la venta seleccionada. El botn Nuevo permite generar una nueva venta.

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Ventas 139

Venta
La ficha de edicin de ventas se encuentra dividida en varias secciones claramente diferenciadas. En la seccin superior figuran los datos bsicos de la venta: Cliente. Envo de SMS a cliente. Fecha de venta. Usuario vendedor. Referencia. Cdigo que identifica unvocamente a la venta. Esta referencia est compuesta por el cdigo de venta y un cdigo que asocia la venta con el cliente que la realiza. Se recomienda no modificar manualmente el cdigo propuesto por el programa. Esta referencia permitir relacionar la venta con los movimientos de caja. Fecha de entrega. Presupuesto. Permite indicar si se trata de un presupuesto o de una venta en firme. Es posible convertir una venta a presupuesto y viceversa salvo que la venta cumpla alguna de las siguientes condiciones: Movimientos de caja asociados. Facturacin total o parcial de la venta.

140 Ventas

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La seccin central constituye la parte del detalle de la venta propiamente dicha. Esta seccin est dividida en cuatro pestaas que permiten clasificar la informacin de manera clara y ordenada. Estas pestaas son las siguientes: Ventas. Contiene las lneas de la venta agrupadas por encargos. Aadir / Editar Encargo de Lentes. Asistente de generacin de encargos de lentes. Aadir / Editar Encargo de Lentillas. Asistente de generacin de encargos de lentillas. Informacin. Cobros asociados a venta e informacin adicional.

Por ltimo, la parte inferior del formulario de la venta constituye un resumen de los datos registrados en las lneas de la venta, y las diferentes opciones de cobro e impresin de documentos disponibles a partir de la venta. Los datos que se muestran en esta seccin son: Descuento general. El descuento aplicable sobre la venta se puede especificar tanto en porcentaje (indicado en el primer campo) como en cantidad (indicado en el segundo campo de descuento). El descuento se calcular de forma automtica en ambos formatos independientemente del tipo de descuento que se seleccione. No se permitir especificar un importe de descuento superior al importe neto de las lneas, ni un porcentaje de descuento superior al 100% o inferior al 0%.

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Ventas 141

Total a pagar. Constituye el importe neto de la venta una vez aplicado el descuento general. Es un campo editable por el usuario, por lo que en caso de especificar una cantidad diferente al importe neto inicial de la venta, se calcular de forma automtica el descuento aplicado. Forma de pago. Comprende las formas de pago disponibles para la generacin de cobros. Captulo de caja. Incluye los captulos de caja disponibles para la generacin de cobros. Entregado. Este campo sirve para registrar la cantidad de dinero que entrega el cliente. Esta cantidad puede no corresponderse con el importe total de la venta. Cambio. Este campo, que se rellena de forma automtica, indica la diferencia existente entre la cantidad que tiene que pagar el cliente y la cantidad que ha entregado. Pagado. Este campo se rellena automticamente con el importe acumulado que el cliente ha abonado de la venta. Pendiente. Este campo, tambin calculado de forma automtica, indica la cantidad que est pendiente de pagar por parte del cliente para liquidar toda la venta.

Generacin de cobros
Existen varios mecanismos para generar cobros asociados a una venta: Entregas a cuenta. La generacin de un movimiento de caja correspondiente a una entrega a cuenta del cliente se realizar a travs de los controles Forma de Pago, Captulo de Caja y Entrega. Para ello se deber seleccionar la forma de pago empleada, el captulo de caja (que podr ser de entrada o salida de caja) y el importe entregado. Al especificar el importe entregado la aplicacin calcular el correspondiente importe de cambio si el importe pendiente de pago fuera inferior a la cantidad entregada. Al guardar la venta se grabar el movimiento de caja correspondiente. Liquidacin de importe pendiente. Al pulsar el botn Liquidar, el importe pendiente pasar automticamente al campo Entrega. Al guardar la venta se grabar el movimiento de caja correspondiente en funcin de la forma de pago y del captulo de caja seleccionado. Cobros parciales. Al pulsar el botn Cobrar se abrir una ventana adicional donde poder introducir cobros parciales sobre la venta. Cada uno de estos cobros parciales puede realizarse con una forma de pago distinta. Adems, permite cambiar la fecha del cobro a otra que no sea la actual, siendo ste un recurso muy utilizado a la hora de cuadrar cobros en abonos.

142 Ventas

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Generacin / Edicin de facturas


Al pulsar sobre el botn Factura de la zona inferior de la ventana, la aplicacin comprobar si existen facturas asociadas a la venta y lneas de venta pendientes de facturar. Si existen facturas asociadas a la venta al pulsar este botn permitir seleccionar cul de ellas abrir; si existen lneas de venta pendientes de facturar accederemos a la siguiente ventana donde poder seleccionar las lneas de venta a facturar.

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Ventas 143

Una vez seleccionadas las lneas de venta a facturar, al pulsar el botn Aceptar se generar una factura incluyendo las lneas de venta seleccionadas. Una lnea de venta facturada no podr eliminarse, pero s editarse indicando previamente al usuario que cualquier modificacin que se realice sobre la misma no se trasladar a la factura correspondiente. Tanto las facturas de venta como las facturas de abono tendrn la opcin de establecer la serie de facturacin antes de ser creada. Esta serie tomar por defecto la serie configurada por el usuario en el centro o empresa.

Impresin de justificantes y tickets


La impresin del justificante y ticket asociado al ltimo cobro de la venta se realizar mediante los botones Ticket y Justificante.

Ventas
La pestaa de Ventas muestra la informacin del detalle de la venta. En esta ventana se introducen aquellos productos que sern incluidos en la propia venta. Para cada una de las lneas de la venta se muestra la siguiente informacin: E. Este campo muestra grficamente el estado de la lnea de la venta. Las posibles opciones son: o o o o o o o o Producto entregado: cuando la mercanca ya se ha entregado al cliente. Producto para entregar: cuando la mercanca est pendiente de entregar. Producto recibido: cuando se ha recibido la mercanca y est pendiente de entregar. Pedido enviado a proveedor: despus de enviar el pedido asociado. Pedido pendiente de enviar: despus de generar el pedido para el proveedor. Pedido cancelado: si el pedido asociado ha sido cancelado. Pedido parcialmente: si no todas las unidades han sido servidas por el proveedor. Devolucin: indica que el producto ha sido devuelto al proveedor.

144 Ventas

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Tip. Esta columna indica de forma grfica el tipo de artculo incluido en la lnea de la venta. Este campo no puede ser editado posteriormente a la insercin del artculo en la venta. Los posibles tipos de producto con representacin grfica son o o o o o o o Montura. Sol. Producto de catlogo. Producto inventado. Lentilla. Lente. Audfono.

Proveedor. Nombre del proveedor del artculo incluido en la lnea de la venta. Cod. Barras. Cdigo de artculo del artculo incluido en la lnea de la venta. Descripcin. Descripcin textual del artculo incluido en la lnea de la venta. Este campo puede ser modificado manualmente para ajustar la descripcin de los artculos las necesidades de la venta. Notas. En este campo se permite la introduccin de un comentario asociada a la lnea de la venta seleccionada. Precio. Precio unitario del artculo (IVA incluido). Este campo puede ser editado manualmente para ajustar el precio a las necesidades puntuales de la venta.

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Ventas 145

Cant. Nmero de unidades del artculo que se incluyen en la venta. Este campo puede ser editado manualmente para especificar el nmero de unidades que se venden y en ningn caso podr tener el valor 0. % Dto. Porcentaje de descuento aplicado en la lnea. Al especificar el valor de este campo se calcular automticamente el importe de descuento asociado (campo Imp. Dto). De esta forma, al variar el precio unitario o las unidades vendidas, el %dto no variar y se calcular automticamente el importe de descuento. Imp. Dto. Importe de descuento aplicado en la lnea. Al especificar el valor de este campo se calcular automticamente el porcentaje de descuento correspondiente (campo % Dto). As, al variar el precio unitario o las unidades vendidas, el importe de descuento no variar y se calcular automticamente el %dto. % IVA. Porcentaje de IVA aplicado sobre la lnea de la venta. Importe. Este campo muestra el importe total de la lnea de venta despus de aplicar el descuento de la lnea. Este campo no se puede modificar manualmente. Imp. Aseg. Este campo, que nicamente aparecer si en la pestaa Informacin se ha especificado una compaa aseguradora, indica el total del importe asegurado. P (promociones). Este campo incluye informacin relativa a las promociones asociadas a la lnea de venta. Las opciones posibles son: o o o o I. Indica que la lnea est incluida en una promocin de aplicacin inmediata. R. Si la lnea es un requisito dentro de una promocin de acumulacin de puntos o importe. B. Si la lnea es parte de la aplicacin de un bono. Icono de regalo. En el caso de tratarse de un regalo directo.

F (facturada). Indica que la lnea de venta est facturada.

146 Ventas

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Existen diversas formas de introducir nuevos artculos en las ventas: Introduciendo manualmente el cdigo de barras del artculo en el campo Cod. Barras. Capturando este cdigo de barras con un lector de cdigos de barras. Esta opcin tiene el mismo efecto que la opcin anterior con la salvedad de que no es necesario introducir el cdigo manualmente. Desplegando las opciones disponibles en el campo de Descripcin. Este desplegable ofrece tres opciones que son: o Producto inventado. Permite vender artculos que no estn dados de alta en el almacn. Se tiene que tener en cuenta que todas las ventas que se realicen con esta opcin no pertenecern a ningn grupo concreto de productos o artculos, con lo que no aparecern en informes y estadsticas. o Producto de catlogo. Permite vender aquellos productos de catlogo seleccionados a travs de un formulario de bsqueda de productos. Este buscador permite filtrar los artculos por nombre de proveedor y descripcin de artculo. A continuacin se muestra el formulario de seleccin de productos de catlogo.

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Ventas 147

o Producto de stock. Permite vender aquellos artculos del almacn de la ptica seleccionndolos a travs del siguiente formulario de bsqueda de artculos. Este buscador permite filtrar los artculos por cdigo de artculo y descripcin de artculo.

Las lneas de la venta tienen asociadas un men contextual que permite realizar diversas operaciones sobre la venta o sobre la lnea de venta seleccionada. Estas opciones son:

148 Ventas

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Eliminar encargo. Elimina todas las lneas del encargo seleccionado. Eliminar lnea de venta. Elimina la lnea de venta seleccionada. Entregar venta. Marca todas las lneas de venta como entregadas y asigna fecha de entrega a la venta.

Venta para entregar. Marca todas las lneas de venta como listas para entregar al cliente. Abonar venta. Generar un abono de la venta. Abrir abono de venta. Permite acceder rpidamente al abono asociado con la venta. Producto entregado. Marca la lnea de venta como entregada. Producto para entregar. Marca la lnea de venta como lista para entregar al cliente. Producto recibido. Para indicar que la mercanca ya se ha recibido del proveedor. Convertir lnea de stock a catlogo. Permite convertir una lnea de stock a lnea de catlogo; es decir, elimina el cdigo de barras del artculo de la lnea, con lo que las unidades de la lnea de venta no se descontarn del stock del artculo. Esta opcin slo estar disponible si la lnea incluye un artculo de stock.

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Ventas 149

Convertir lnea de catlogo a stock. Permite convertir una lnea de catlogo a stock; es decir, localizar en el almacn e insertar en la lnea de venta el artculo de stock que corresponda con las caractersticas del producto en cuestin. Esta opcin slo estar disponible si la lnea incluye un producto de catlogo.

Convertir venta de catlogo a stock. Convierte todas las lneas de catlogo a artculos de stock. Pedido pendiente de enviar. Marca la lnea como pendiente de enviar al proveedor. Pedido enviado a proveedor. Marca la lnea como enviada a proveedor. Abrir factura lnea. Abre la factura en la que se incluya la venta seleccionada, si sta ha sido ya facturada.

Encargo de lentes
La pestaa de lentes permite seleccionar mediante un asistente las lentes que se incluirn en la venta en funcin de las graduaciones del cliente. La pantalla est dividida verticalmente de forma simtrica, quedando cada parte dedicada a cada ojo. El asistente de venta de lentes est formado por dos secciones. Una primera seccin, situada en la parte superior de la ventana en la que se especifica la graduacin seleccionada para ambos ojos y segunda seccin, en la parte inferior en la que se seleccionan las lentes.

150 Ventas

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En la zona superior del asistente de lentes se presentan los campos que nos permitirn seleccionar la graduacin en base a la cual se crear el encargo de lentes: Revisiones. Lista de revisiones de lentes asociadas al cliente al que pertenece la venta. Junto a la lista de revisiones se presentan dos botones mediante los cuales poder editar la revisin seleccionada o generar una nueva revisin. Datos Optomtricos. Al seleccionar una revisin se cargarn automticamente los datos optomtricos correspondientes a la misma. Estos campos son los siguientes: o o o o o o o Esfera Cilindro Eje Adicin Distancia naso-pupilar Altura Agudeza Visual

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Ventas 151

Mostrar slo lentes disponibles. Al marcar esta opcin el asistente de lentes mostrar nicamente aquellas disponibles para la graduacin del paciente.

Generalmente, se recomienda seleccionar en primer lugar un ojo del icono central y seleccionar la lente adecuada para dicho ojo. Cuando la lente est correctamente configurada y seleccionada, pulsando sobre el otro ojo del icono central se copiarn los datos de la lente seleccionada a la lente correspondiente al otro ojo. Estos datos podrn ser modificados posteriormente para conseguir una correcta configuracin. La zona central del asistente aparece dividida en dos para permitir seleccionar y configurar cada lente. El asistente permite realizar diversos filtros sobre la base de datos de lentes registradas en el sistema. Estos filtros pueden ser acumulativos y tienen que ver con la geometra de la lente, su material de fabricacin y el nombre de proveedor. El rea correspondiente a cada una de las lentes incluye los siguientes campos que permiten filtrar las lentes disponibles y configurarlas en funcin del paciente:

Fabricante. Presenta los proveedores de lentes disponibles. Material. Al pulsar sobre el botn desplegable situado junto a la lista de proveedores se presenta los materiales de lentes disponibles. La opcin Todas permite no seleccionar ningn tipo de filtro.

152 Ventas

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Tipo. Junto al botn de seleccin de material existe otro adicional que permite seleccionar la geometra de la lente. Cuando se selecciona la opcin correspondiente, el botn adopta el icono asociado al tipo de lente seleccionado.

nd. ndices de refraccin disponibles.

Lente. Se mostrar un listado de todas las lentes que cumplen el valor especificado en los parmetros de proveedor, material, tipo e ndice de refraccin seleccionados. La lista de lentes disponibles presentar para cada lente los siguientes campos: o o o o Proveedor. Si el usuario ha realizado filtro por proveedor este primer campo de la lista desplegable no aparecer. ndice de refraccin. Descripcin de lente. Importe. Este campo puede presentar varios estados adems del pvp de la lente: Durante la carga inicial de datos lentes, mostrar un reloj indicando que el asistente est realizando la carga de datos. Si selecciona una lente en este estado, el asistente cargar automticamente su definicin e importes asociados. Si presenta un smbolo de prohibicin, indica que la lente no est disponible para la graduacin del paciente. Si se selecciona una lente en este estado, el pvp de la lente quedar con valor 0. Si presenta guiones, indica que la lente para el dimetro seleccionado no tiene importe o an no se ha completado la carga total de sus datos. Si la lente aparece en rojo, indica que la lente para el dimetro seleccionado no tiene importe.

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Dimetro. Incluye la relacin de dimetros disponibles para la lente seleccionada. Si la lente admite un nico dimetro ste se cargar automticamente.

Suplementos. Presenta los distintos suplementos de proveedor para la lente seleccionada. Al seleccionar una lente se mostrar un desplegable para cada uno de los tipos de suplementos admitidos para la lente. Si la lente tiene suplementos incluidos, stos se seleccionarn automticamente. Al seleccionar o eliminar suplementos de cada uno de los tipos, los desplegables del resto de tipos refrescarn automticamente su relacin de suplementos disponibles en funcin de las incompatibilidades definidas en el catlogo de lentes del fabricante. El pvp del suplemento se mostrar automticamente en funcin del dimetro seleccionado. El importe total de las lentes y los suplementos o tratamientos seleccionados se calcula de forma automtica. Al seleccionar un suplemento aparecer junto a ste dos botones adicionales: Permite acceder a la ventana de edicin de parmetros del mismo si los tuviera Permite eliminar el suplemento

Entre la zona de configuracin de cada lente los siguientes controles permitirn duplicar y/o eliminar cada lente.

Las operaciones disponibles en base a estos controles son las siguientes: Activar lente derecha. Pulsando sobre la lente correspondiente al ojo derecho para que quede en amarillo. Activar lente izquierda. Pulsando sobre la lente correspondiente al ojo izquierdo para que quede en amarillo. Eliminar lente derecha. Pulsando sobre la lente del ojo derecho si sta no est en amarillo. Eliminar lente izquierda. Pulsando sobre la lente del ojo izquierdo si sta no est en amarillo. Duplicar lente derecha a izquierda. Eliminar previamente la lente izquierda, si existe, y a continuacin pulsar sobre la lente correspondiente al ojo izquierdo o sobre el botn .

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Duplicar lente izquierda a derecha. Eliminar previamente la lente derecha, si existe, y a continuacin pulsar sobre la lente correspondiente al ojo derecho o sobre el botn .

Si el botn

est visible, cualquier cambio que se realice sobre la lente del ojo derecho se trasladar al

ojo izquierdo. En cambio, cualquier cambio que se realice sobre el ojo izquierdo no se trasladar al derecho. Finalmente, en la zona inferior del asistente encontramos los botones: Montaje. Permite el acceso al mdulo de montaje. Eliminar montaje. Elimina la configuracin de montaje asociada al encargo.

Encargo de lentillas
La pestaa de Lentillas funciona de forma muy similar a la pestaa de lentes con la salvedad de que en las lentillas no existe un asistente que permita filtrar y seleccionar las lentillas segn diversos criterios. El mecanismo de funcionamiento es idntico a la parte de lentes, es decir, en primer lugar se selecciona la graduacin adecuada para los dos ojos, posteriormente se marca un ojo del icono central y seleccionar la lentilla que se desea en la parte inferior de la pantalla. Una vez seleccionada la lentilla correspondiente, se pulsa sobre el otro ojo del icono central para copiar la lentilla seleccionada en el otro ojo.

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En la zona superior del asistente de lentillas se presentan los campos que nos permitirn seleccionar la graduacin en base a la cual se crear el encargo de lentillas: Revisiones. Lista de revisiones de lentillas asociadas al cliente al que pertenece la venta. Junto a la lista de revisiones se presentan dos botones mediante los cuales poder editar la revisin seleccionada o generar una nueva revisin. Datos Optomtricos. Al seleccionar una revisin se cargarn automticamente los datos optomtricos correspondientes a la misma. Estos campos son los siguientes: o o o o o o o o o Esfera Cilindro Eje Adicin Agudeza visual Radio 1 Radio 2 Dimetro Curva perifrica

La zona central del asistente aparece dividida en dos para permitir seleccionar la lente de contacto derecha y/o izquierda.

Entre la zona de configuracin de cada lente de contacto los siguientes controles permitirn duplicarlas y/o eliminarlas.

156 Ventas

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Las operaciones disponibles en base a estos controles son las siguientes: Activar lentilla derecha. Pulsando sobre la lentilla correspondiente al ojo derecho para que quede en azul. Activar lentilla izquierda. Pulsando sobre la lentilla correspondiente al ojo izquierdo para que quede en azul. Eliminar lentilla derecha. Pulsando sobre la lentilla del ojo derecho si sta no est en azul. Eliminar lentilla izquierda. Pulsando sobre la lentilla del ojo izquierdo si sta no est en azul. Duplicar lentilla derecha a izquierda. Eliminar previamente la lentilla izquierda, si existe, y a continuacin pulsar sobre la lentilla correspondiente al ojo izquierdo o sobre el botn .

Duplicar lentilla izquierda a derecha. Eliminar previamente la lentilla derecha, si existe, y a continuacin pulsar sobre la lentilla correspondiente al ojo derecho o sobre el botn .

Si el botn est visible, cualquier cambio que se realice sobre la lentilla del ojo derecho se trasladar al ojo izquierdo. En cambio, cualquier cambio que se realice sobre el ojo izquierdo no se trasladar al derecho.

Informacin
La pestaa de Informacin registra esencialmente datos econmicos de la venta y sus cobros asociados. La ventana se puede considerar dividida en tres secciones, una en la parte derecha donde se indican datos bsicos de la venta y otras dos secciones situadas a en la parte izquierda del formulario. Los datos que aparecen en la seccin derecha son: Cliente pagador. Permite seleccionar un cliente pagador si ste fuera distinto al propio cliente que efecta la compra. Aseguradora. Si parte del importe de la venta se cubrir por parte de una aseguradora, se deber especificar el nombre de la misma en este campo se selecciona. Al seleccionar aseguradora, se habilitar un campo adicional en la primera pestaa para que en cada lnea de venta se introduzca el importe que cubrir la aseguradora. N Beneficiario. Nmero de pliza. Base imponible. Importe correspondiente a las cantidades netas que tiene que pagar el cliente. Total I.V.A. Importe resultante de la aplicacin del I.V.A. sobre la base imponible. Observaciones. Este campo permite registrar comentario u observaciones referentes a la venta en general.

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Ventas 157

En la parte superior izquierda, se registran los diferentes cobros que se hayan podido efectuar asociados con la venta seleccionada. Para cada cobro registrado se muestra la siguiente informacin: fecha de cobro, usuario del programa que registr el cobro, importe de dicho cobro, cdigo que identifica la forma de pago, el captulo al que pertenece el cobro y el nmero de ticket generado. A travs del men contextual asociado, el usuario podr imprimir el justificante de la venta o el ticket correspondiente al movimiento de caja seleccionado. Finalmente, en el rea inferior izquierda de la pantalla existe un espacio reservado para la introduccin de valores personalizados, que el usuario emplear para ampliar la informacin registrada en las fichas de ventas. Al seleccionar la opcin Editar conceptos de ventas del men contextual, se abrir la siguiente ventana para editar los valores personalizados.

158 Ventas

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Informes
Desde el ndice de ventas se accede a los informes disponibles de ventas. La mayora de estos informes se generarn a partir de los datos de cualquiera de las consultas de ventas que se hayan creado, el resto se generarn a partir de los parmetros de filtro particulares.

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Ventas 159

Comparativa diaria de ventas / cobros


Este informe permite contrastar las ventas y cobros de cada uno de los das del mes seleccionado en la ventana de seleccin de informes con el mismo mes de los ltimos tres aos.

Estadstica de ventas (desglosado por familias) en un perodo


Este informe muestra las unidades e importes de cada tipo y subtipo de producto de las ventas del perodo indicado en la ventana de seleccin de informes, junto con el contraste de los ltimos tres aos.

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Estadstica de ventas (por familias) en un perodo


Este informe muestra las unidades e importes de cada tipo bsico de producto (sin desglose por subtipos) de las ventas del perodo indicado en la ventana de seleccin de informes, junto con el contraste de los ltimos tres aos.

Estadstica de ventas comparativa por familias en un perodo


Relacin de importes de ventas por familias de producto en el perodo especificado en la ventana de seleccin de informes, junto con los totales correspondientes para el ao anterior a la consulta.

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Ventas 161

Estadstica de ventas comparativa por familias


Relacin de importes de ventas por familias del ao actual y del anterior.

162 Ventas

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Estadstica de ventas comparativo completo


Estadstica de ventas del ao actual y de los ltimos tres aos, desglosado por meses.

Estadstica de ventas desglosado por familias


Estadstica de ventas del ao seleccionado y de los tres aos anteriores, desglosado por familias y meses.

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Ventas 163

Estadstica de ventas por familia


Comparativa de ventas del ao seleccionado y de los tres aos anteriores, desglosado por familias y meses.

Estadstica de ventas de una familia


Comparativa de ventas del ao seleccionado y de los tres aos anteriores, para la familia seleccionada, desglosado por meses.

164 Ventas

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Informe de comisiones
Este informe se genera a partir de una consulta determinada. Permite conocer las estadsticas de comisiones que se llevan los usuarios de la aplicacin a partir de las ventas realizadas. El listado est agrupado por usuario y por ventas.

Resumen de ventas por familia


En este informe se desglosan los importes de las ventas de la consulta seleccionada para las distintas familias o tipos de producto. Adems, los resultados aparecen agrupados por ao, y dentro de cada ao, distribuidos por meses. En la ventana de seleccin de informe, el usuario deber seleccionar, adems de la consulta a partir de la cual se generar el listado, el nivel de desglose y los valores a mostrar.

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Ventas 165

Resumen de ventas por proveedor


En este informe se desglosan los importes de todas las ventas de la consulta seleccionada para cada proveedor o marca (dependiendo del tipo de desglose especificado). Los resultados aparecen agrupados por ao, y dentro de cada ao, distribuidos por meses. En la ventana de seleccin de informe, el usuario deber seleccionar, la consulta a partir de la cual se generar el listado, el nivel de desglose (proveedor / marca) y los valores a mostrar.

166 Ventas

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Ventas por familia


Este informe presenta el total de unidades vendidas y regaladas, el importe de venta y compra, y el beneficio obtenido para cada familia de producto. En caso de marcar la opcin ndice y detalle en la ventana de seleccin de informe, se aadir al informe el detalle de ventas para cada artculo.

Ventas por hora y da de la semana


Este informe incluye el resumen de ventas por franjas horarias para cada da de la semana.

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Ventas 167

Ventas por hora y mes


Este informe muestra el resumen de ventas por franjas horarias para cada mes.

168 Ventas

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Ventas por proveedor y marca


Este informe recoge el total de unidades vendidas y regaladas, el importe de venta y compra, y el beneficio obtenido en las ventas de artculos de cada proveedor. En caso de marcar la opcin ndice y detalle en la ventana de seleccin de informe, se aadir al informe el detalle de ventas para cada artculo.

Ventas y presupuestos
Este informe muestra en detalle todas las ventas y presupuestos realizados. Para cada venta o presupuesto se muestra informacin bsica acerca del cliente e informacin detallada sobre las lneas de las ventas, precios, descuentos y cantidades totales y pendientes de pagar en el caso de las ventas.

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Ventas 169

Informes de venta
Desde la ficha de edicin de ventas podemos acceder a los siguientes listados.

Informe optomtrico
El informe ptico es un documento que puede ser entregado a los clientes de la ptica como complemento a la venta tanto de lentes como de lentillas.

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Desde la ventana de seleccin de informe podemos indicar si, para este listado, deseamos imprimir el logotipo de la tienda, y la leyenda que informa de la LOPD. Tambin es posible personalizar el texto que aparece en la seccin de garantas y servicios y el texto libre que aparece en el informe. Estas dos ltimas opciones se pueden personalizar cambiando el texto que aparece por defecto. Para ellos, se tiene que modificar el texto que aparece al pulsar el botn Configurar garantas y Configurar texto libre. A continuacin se muestran estas pantallas de configuracin del texto.

En estos formularios de personalizacin aparecen cuatro botones en la parte superior que permiten ajustar el formato de la fuente del texto. Los botones permite utilizar un formato negrita, cursiva o subrayado respectivamente. El ltimo de los botones permite insertar listas de elementos en el texto. En el informe ptico aparecen reflejados tanto el nombre del cliente como el nombre y nmero de

colegiado, del optometrista que tom sus datos, adems de los datos del centro ptico. Se incluyen adems, los datos propios de la graduacin realizada y la informacin de las lentes, lentillas y monturas adquiridas.

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Orden de montaje
La orden de montaje se confecciona a partir de las ventas de lentes. En la orden de montaje se distinguen dos partes diferenciadas y separadas por una lnea vertical: La parte derecha contiene, adems de una completa personalizacin con toda la informacin de la ptica, todos los datos del cliente, la fecha y el total de la venta, descuento en el caso que exista, la entrega a cuenta, el nombre de la persona que atendi la venta, y referencia de la venta. Esta parte sera el resguardo para el cliente. La parte izquierda, es la orden de montaje propiamente dicha, con todos los datos precisos, claramente presentados y distribuidos, que se adjuntara con el material del encargo para el montaje en el taller. TEMTICA Software proporciona papel troquelado verticalmente con las medidas del encargo en paquetes de 500 unidades.

172 Ventas

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Orden de montaje nueva


En esta orden de montaje se presenta toda la informacin de montaje as como una representacin de la montura a escala real para que se pueda realizar una comprobacin final del correcto centrado de las lentes cuando se finaliza el encargo en el taller.

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Pedidos pendientes a proveedor


En caso de que la venta seleccionada contenga productos que tienen que ser pedidos a sus correspondientes proveedores, este listado permite imprimir el detalle de dichos productos. En el siguiente ejemplo el pedido a proveedor est formado nicamente por dos lentes, para las que se muestra adems todo el detalle de la graduacin y la lente con los suplementos y tratamientos seleccionados.

174 Ventas

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Proforma / Presupuestos
Este listado permite imprimir directamente la proforma asociada a la venta o presupuesto. En el formulario de seleccin de informe de ventas se puede especificar la configuracin del informe, indicando que se muestre o no los precios y el detalle de IVA. Adems, se puede indicar el nivel de detalle que se mostrar en la descripcin de los productos que se incluyen en el informe.

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Mdulo de montaje
El mdulo de montaje de las ventas de lentes de Visual GESOPT tiene como misin asistir al ptico en el proceso de toma de parmetros necesarios para el correcto montaje de las lentes en la montura escogida por el paciente. Este mdulo tambin asesora al ptico acerca de la correccin de los datos introducidos. El mdulo adems es capaz de enlazar electrnicamente con el centrador Visual Scan 3D de modo que el proceso de toma de medidas queda totalmente automatizado, evitando de esta forma los errores de medicin y trascripcin. Adems, en el caso de lentes que incluyan el precalibrado, los datos recogidos por este mdulo permiten el envo telemtico de los pedidos evitando la cumplimentacin manual de las hojas de precalibrado de los fabricantes. Por ltimo, este mdulo permite enlazar directamente con trazadores de modo que se pueden enviar pedidos de biselado remoto.

176 Ventas

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Acceso al mdulo
Se puede acceder al mdulo de Datos de montaje desde el asistente de venta de lentes de Visual GESOPT tanto durante el proceso de creacin de una nueva venta, una vez seleccionada la lente, como con posterioridad al recuperar una venta que ya ha sido guardada una vez concluida la orden de montaje. Esto quiere decir que no slo es posible editar o visualizar los datos de montaje durante el proceso de creacin de una nueva venta de lentes, sino que tambin es posible hacerlo con posterioridad (por ejemplo en el taller de montaje).

La posibilidad de editar los datos de montaje con posterioridad a la venta permite al ptico decidir el momento ms oportuno para introducir dicha informacin. Adems si el programa detecta en el momento de hacer el pedido telemtico de las lentes, que son necesarios los datos de montaje para el envo de dicho pedido, se lo recordar al usuario de la aplicacin y facilitar el acceso a dichos datos para que puedan ser introducidos.

Uso del mdulo de montaje


El mdulo de montaje opera como un asistente que permite al usuario introducir los datos con comodidad. El mdulo asistir al usuario en la toma de los diferentes parmetros. La introduccin de los datos se divide en dos fases: Introduccin de los datos de la montura. Introduccin de datos de montaje.

Introduccin de datos de la montura


En esta fase se especificarn los datos que definen la montura: Calibre, puente, anchura y altura del box. Estos datos pueden obtenerse de tres maneras:

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Ventas 177

Introducidos manualmente por el usuario. Obtenidos automticamente desde el centrador Visual Scan 3D. Ledos desde un trazador a travs del sistema Innovox .

1. Introduccin manual de los datos


En este caso se puede emplear la pantalla como sistema de medicin (una vez que est calibrada para lo que se puede consultar el apartado de calibracin de la pantalla) ya que la informacin se representa en la misma a escala 1:1 (tamao real). Para ello introduciremos inicialmente el calibre y el puente de la montura (que habitualmente aparecen serigrafiados en la misma) y con ello el programa nos representar una serie de formas bsicas de aros de montura para que seleccionemos el que mayor parecido tiene con el aro de la montura (dichas formas dependen del fabricante de las lentes):

A continuacin ajustaremos el ancho y el alto del box a las medidas reales del aro de la montura, para ello podemos emplear las flechas del teclado (cuando el foco de la aplicacin est sobre los campo de anchura o altura del box) arriba y abajo para modificar el alto del box e izquierda y derecha para modificar el ancho del box. Cuando el foco de la aplicacin est sobre las forma podemos tambin emplear las flechas junto con la tecla de maysculas para modificar el tamao del box. Si la pantalla est calibrada, podemos realizar la comparacin directamente sobre la misma sobreponiendo el aro izquierdo de la montura o el talco derecho sobre las diversas formas que aparecen en la pantalla.

178 Ventas

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Tenemos dos formas de seleccionar la forma con mayor parecido, bien el foco de la aplicacin a las imgenes y empleando las flechas de teclado para desplazarse de una forma a otra, o bien haciendo clic con el botn izquierdo del ratn sobre la forma deseada. Una vez seleccionada la forma ms parecida, podemos personalizarla haciendo doble clic sobre ella:

Nos aparecer el cuadro de Ajuste de forma que representa la forma seleccionada con ocho puntos de arrastre que permiten adaptarla a la forma real del aro de la montura. Cuatro de los puntos de ajuste aparecen sobre las lneas del box y slo pueden desplazarse a lo largo de las mismas y los cuatro restantes pueden desplazarse en cualquier direccin. La forma ms sencilla de ajustar una forma consiste en desplazar los cuatro puntos que aparecen sobre las lneas del box para que coincidan con los puntos en que el aro de la montura toca al box. Una vez ajustados estos puntos ser posible hacer ajustes finos a los cuatro puntos restantes con el objetivo de que el aro de la montura caiga dentro de la forma que estamos ajustando (especialmente en las esquinas ms alejadas). Una vez finalizados los ajustes se confirmarn pulsando el botn Guardar cambios. Al regresar al asistente podemos proseguir pulsando el botn Medidas montura.

2. Introduccin de datos a travs de Visual Scan 3D


El proceso descrito anteriormente queda altamente simplificado cuando se obtienen los datos desde el centrador Visual Scan 3D. Para ello, al abrir el asistente de datos de montaje seleccionaremos una centrado ya guardado en la ficha del paciente o pulsaremos el botn de enlace con el centrador para realizar un nuevo centrado:

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Ventas 179

Si optamos por la opcin de obtener un nuevo centrado, pulsaremos el botn que se encuentra a la derecha de la lista de centrados y aparecer un cuadro de dilogo que permitir especificar los datos generales de centrado:

Los campos Referencia, Descripcin y Fecha son rellenados automticamente por la aplicacin. El usuario deber especificar el optometrista que realizar la toma de datos del centrador y pulsar el botn Obtener datos centrador. En este momento aparecer una ventana que nos indica que el programa est a la espera de recibir los datos del centrador:

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Una vez recibidos los datos del centrador, stos quedarn reflejados en el cuadro de dilogo de Datos de Visual Scan 3D. El usuario pulsar finalmente el botn Aceptar para validarlos. Nota: Es necesario pasar por la opcin de Box del centrador aunque finalmente no se vayan a precalibrar las lentes ya que en este apartado se especifican los tamaos del box que necesitar el asistente de datos de montaje para su funcionamiento.

A partir de este punto los pasos descritos en el anterior se simplifican enormemente puesto que todos los datos los enva el centrador. El usuario slo tendr que escoger la forma ms parecida a la de la montura, tal y como se ha mostrado anteriormente

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Ventas 181

Finalmente en el ltimo apartado del asistente todos los datos se representan sobreimpresos a la imagen obtenida del centrador:

3. Introduccin de datos desde un trazador a travs del sistema Innovox


Si se dispone de un trazador de monturas, entonces es posible conectar con dicho trazador para importar la forma real de la montura. En este caso no habr que hacer ningn ajuste manual ya que todos los datos nos los suministrar el trazador. Para enlazar con el trazador se selecciona la opcin Importar forma desde un trazador tal y como se observa en la siguiente imagen.

Si existiera ms de un trazador en la ptica nos aparecera un cuadro de seleccin que nos permitira especificar el trazador con el que deseamos conectar, tal y como se muestra en la siguiente imagen.

182 Ventas

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Una vez establecida la conexin aparece una ventaja que nos indica que se ha establecido la conexin con el trazador correctamente.

En este momento Visual GESOPT est a la espera de recibir los datos de la forma de la montura desde el trazador. Cuando se reciba dicha informacin, en la pantalla aparecer la forma real de la montura as como el tamao real del box, siendo posible modificar estos datos manualmente.

Introduccin de datos del montaje


En este punto pasamos a una nueva pantalla con el cursor situado en la distancia Inter-pupilar que caso de haberse introducido en la ficha de paciente habr sido importada automticamente desde sta y en caso contrario habr que introducir manualmente. A continuacin especificaremos los centros pticos D.N.P. y Altura de montaje. Para ello podremos emplear como en el caso anterior las flechas del teclado para desplazar los centros. Si se modifica una de las distancias naso-pupilares y se desea mantener la Inter-pupilar ser necesario ajustar la otra distancia naso-pupilar. Si para situar los centros empleamos la montura con los talcos marcados, dejaremos desmarcada la casilla Vista posterior de la montura para que podamos situar la misma directamente sobre la pantalla y ajustar los centros empleando las flechas del teclado. Tambin podemos emplear las teclas Pgina arriba o Pgina abajo para cambiar de ojo. Si por el contrario hemos desmontado los talcos y deseamos centrar los mismos, Marcaremos la casilla Vista posterior de la montura, cuyo ttulo cambiar a Vista anterior de la montura y situaremos cada talco dentro del box correspondiente con la cara plana hacia la pantalla. Repetiremos el proceso de centrada explicado en el prrafo anterior.

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Si la geometra de las lentes es bifocal o multifocal, entonces se habilitarn los campos de convergencia y Altura del segmento para que podamos especificar la ubicacin del segmento de dichas lentes. Si la lente tiene disponible el suplemento de precalibrado por va telemtica, estarn habilitadas las casillas de precalibrado y podremos marcarlas para especificar que deseamos precalibrar las lentes. En este caso ser necesario adems especificar el tipo de montura que se realizar o bien un espesor de borde deseado. Si se especifica un espesor de borde, ste prevalecer sobre el tipo de montaje. Si slo se especifica un tipo de montura, entonces el fabricante seleccionar el espesor de borde ms adecuado para dicha forma de montaje. Si hemos importado datos desde un centrador las distancias Inter.-pupilares, naso-pupilares y alturas de montaje se inicializarn con los datos del centrado. Si hemos importado datos desde un trazador, el tamao del box y segn modelos de trazadores el puente, ngulo facial y curva base de la montura podrn tener valores importados del trazador. En caso de que as sea estos valores quedarn deshabilitados para que el usuario no pueda modificarlos. Finalmente es posible especificar los parmetros de: ngulo pantoscpico, distancia al vrtice, ngulo facial (ngulo galbe) y curva base. El valor de -1, que aparece por defecto en los ngulos, indica que el ngulo en cuestin no se ha medido. En el caso es los dos ltimos se vern representados en pantalla a escala real para que situando la montura sobre la pantalla podamos ajustarlos a la escala de la misma. En el caso de que los centros se importen desde un centrado realizado con Visual Scan 3D, estos aparecern sobreimpresos sobre la imagen del paciente.

184 Ventas

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Si el programa detecta incidencias en los datos de montaje, avisar al usuario en el panel de la zona inferior izquierda de la ventana tal y como se muestra en la imagen a continuacin:

Adems en el momento de guardar estos datos, se informar al usuario de que no se podr realizar un pedido telemtico de las lentes con dichos datos.

De haber algn aviso o en el caso de que el usuario modifique algn dato del encargo con posterioridad a la cumplimentacin de los datos de montaje stos quedarn marcados como Pendientes de validacin y as se indicar en la orden de montaje. En el caso de que exista la posibilidad de precalibrar las lentes, las casillas de precalibrado en el apartado Datos de tallado estarn habilitadas y podremos marcarlas para especificar que deseamos precalibrar las lentes. En este caso ser necesario adems especificar el tipo de montura que se realizar o bien un espesor de borde deseado (opcin prioritaria).

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Ventas 185

Si slo se especifica un tipo de montura, entonces el fabricante seleccionar el espesor de borde ms adecuado para dicha forma de montaje. En el caso de que la forma de la montura se haya importado desde un trazador, ser posible establecer las opciones de biselado remoto.

Los datos que hay que especificar obligatoriamente para realizar un biselado remoto son: Tipo de montura: Especifica el tipo de montura que se va a biselar. Biselado: Seleccionar la opcin Biselado remoto. Tipo bisel: Seleccionar el tipo de bisel que se desea. Posicin: Seleccionar la posicin del bisel. Algunos tipos de posicin requieren especificar un porcentaje o una distancia. Opcionalmente tambin podrn especificarse si estn habilitados los siguientes datos: Pulido: Si se desea que el fabricante pula los bordes. Matar el canto: Si se desea que el fabricante realice un matado de cantos.

Los valores que se pueden especificar en estos campos dependern del fabricante al que se va a enviar el pedido y del tipo de montura o bisel se que haya seleccionado.

Orden de montaje
Finalmente se ha incluido un nuevo tipo de orden de montaje Orden de montaje nueva en el que se presenta toda la informacin de montaje as como una representacin de la montura a escala real para que se pueda realizar una comprobacin final del correcto centrado de las lentes cuando se finaliza el encargo en el taller. En el caso de que los datos de centrado se hayan generado desde Visual Scan 3D, a la hora de imprimir la orden de montaje la forma de la montura se representar con la montura real.

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Calibracin de la pantalla
Para que las imgenes se representen a escala real exacta, ser necesario realizar la calibracin de la pantalla. En el asistente de datos de montaje aparece en la esquina inferior izquierda un botn con el ttulo Calibrar pantalla o Recalibrar pantalla si sta ya estaba calibrada y observamos alguna anomala en la presentacin a escala real de los datos. Nos aparecer la pantalla de calibracin:

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Ventas 187

En esta pantalla deberemos medir con una regla la anchura y altura reales de la pantalla en las cotas indicadas por el programa. El usuario introducir las medidas obtenidas en las casillas de Anchura y Altura y pulsar el botn de Guardar. A partir de este momento la presentacin en pantalla de los datos se realizar a escala real.

Facturas
Visual GESOPT incorpora un mdulo que permite la creacin de facturas a clientes. Estas facturas son totalmente flexibles y configurables permitiendo modificar cualquier dato que se incluya en ellas. De este modo, es posible facturar ventas a mutuas, empresas, organizaciones o incluso a clientes que no tienen por qu estar registrados en la base de datos de clientes. El mdulo de facturas de Visual GESOPT permite crear facturas que incluyan lneas de varias ventas. Adems, las lneas de una misma venta pueden estar distribuidas en varias facturas.

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Los campos que se muestran en el ndice aportan informacin referente al cliente que aparece en la factura. Debido a la gran flexibilidad que ofrece Visual GESOPT en su mdulo de creacin de facturas, este cliente no tiene por qu coincidir con el cliente real de la factura. Estos datos son: Cdigo. Cdigo interno que identifica unvocamente las facturas. Este cdigo es asignado automticamente por el programa y no puede ser modificado. Tienda. Nmero de tienda de creacin de la factura. N Factura. Cdigo que identifica de forma unvoca las facturas. Este cdigo puede ser modificado manualmente por el usuario siempre que el nuevo cdigo propuesto no sea utilizado anteriormente en otra factura. Fecha. Fecha de creacin de la factura. Cliente. Nombre y apellidos del cliente que aparece en la factura. Domicilio. Direccin del cliente que aparece en la factura. Localidad. Localidad del cliente que aparece en la factura. Provincia. Provincia del cliente que aparece en la factura. Cdigo postal. Cdigo postal del cliente que aparece en la factura. NIF. NIF del cliente que aparece en la factura. Importe bruto. Importe bruto de la factura. Importe descuento. Importe de descuento aplicado al importe bruto de la factura. Base imponible. Base imponible de la factura. Importe IVA. Importe de IVA aplicado sobre la base imponible. Total. Importe total de la factura. Cdigo aseguradora. Cdigo de la entidad aseguradora. Nombre aseguradora. Nombre de la entidad aseguradora.

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Bsqueda rpida
El formulario de bsqueda rpida de facturas permite seleccionar de una forma rpida la factura que se desea consultar. Al especificar los parmetros de filtro en los campos de consulta, se actualizan automticamente las facturas disponibles en la parte inferior de la ventana. Los resultados pueden ser ordenados por cualquier campo pulsando sobre la cabecera de columna. El botn Consulta permite trasladar el resultado de la bsqueda al ndice de facturas, mientras que el botn Aceptar abre la factura seleccionada para su edicin o consulta. El botn Nuevo permite generar una nueva factura de cliente.

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Factura
Visual GESOPT ofrece un potente editor de facturas que permite modificar prcticamente todos los datos que aparecen en las facturas. La ventana del editor de facturas est dividida en varias reas. En la zona superior izquierda, remarcada en rojo en la siguiente figura, se presenta el nmero y fecha de factura, el cliente asociado, la aseguradora y nmero de beneficiario en caso de ser necesario, y la forma de pago empleada para la generacin de recibos. En la zona superior derecha, remarcada en azul, aparecen los datos del cliente que se reflejarn en la factura. Estos datos son todos editables, de tal manera que los usuarios pueden configurar completamente los datos de los clientes receptores de la factura. En el centro de la ventana, se listan las lneas de detalle, donde para cada lnea de factura se muestra la referencia de la venta a la que pertenece el producto, el cdigo de artculo si lo tiene, la descripcin del producto, el nmero de unidades incluidas, el porcentaje de IVA asociado, el precio unitario de cada producto, el porcentaje de descuento aplicado, el importe total y el importe a facturar a la aseguradora. En la zona inferior izquierda, remarcada en verde, se muestra la relacin de vencimientos de la factura. Estos vencimientos se habrn generado al pulsar el botn Generar recibos en base a la forma de pago seleccionada para la factura. Por ltimo, en la zona inferior derecha, remarcado en negro, tenemos el detalle de totales de la factura: importe bruto, descuento, base imponible, importe de IVA y total a pagar. Todos ellos son no editables.

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Ventas 191

El men contextual asociado a las lneas de la factura ofrece diversas funcionalidades entre las que destaca la posibilidad de incluir artculos de stock en la factura, aadir ventas completas o lneas de ventas y generar o eliminar recibos.

Buscar artculo de stock. Muestra el siguiente formulario que permite localizar los artculos a facturar. El check Incluir descatalogados permite realizar la bsqueda tambin sobre aquellos artculos que han sido datos de baja.

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Eliminar lnea de factura. Elimina la lnea seleccionada de la factura. Aadir venta. Esta opcin del men inicia un asistente que permite seleccionar qu lneas de qu ventas sern incluidas en la factura. De este modo, una factura puede contener lneas de varias ventas y una venta puede tener sus lneas distribuidas en ms de una factura, dotando al sistema de una mayor flexibilidad. El asistente de insercin de ventas consta de tres ventanas. La primera de ellas, que se muestra a continuacin, permite realizar un primer filtro sobre las ventas que se desea sean incluidas en la factura. En esta ventana se puede especificar que se incluyan las ventas realizadas entre dos fechas o directamente seleccionar la venta con la referencia de venta o el cdigo y descripcin de los artculos incluidos.

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Ventas 193

La segunda ventana del asistente muestra de forma resumida todas las ventas que han resultado de la aplicacin del filtro especificado en la ventana anterior sobre toda la base de datos de ventas. De las ventas mostradas, slo se incluirn en la factura aquellas que estn seleccionadas. Adems, pulsando sobre el botn situado a la izquierda de cada una de las ventas, se pueden expandir las lneas de detalle para seleccionar o descartar cada una de las lneas contenidas en cada venta individualmente. Una vez seleccionadas correctamente las lneas de las ventas que se desean incluir se ha de pulsar sobre el botn Siguiente para avanzar en los pasos que dicta el asistente.

Por ltimo, la tercera ventana del asistente corresponde a la confirmacin del proceso antes de terminar con la insercin de las lneas seleccionadas en la factura.

194 Ventas

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Generar recibos. Esta opcin del men, al igual que el botn Generar recibos, genera los recibos correspondientes a la factura en funcin de la forma de pago seleccionada. Eliminar recibos. Elimina aquellos recibos de la factura que no estn remesados o cobrados. Tambin es posible eliminar recibos individualmente, para ello basta con seleccionarlos en la zona inferior de la ventana y pulsar la tecla Supr.

Informes
Desde el ndice de facturas se accede a los informes disponibles de facturas.

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Ventas 195

Factura de cliente
Mediante este listado podemos lanzar la impresin de todas las facturas seleccionadas a travs de la consulta. Desde la ventana de seleccin de informe se pueden configurar diversos aspectos de la factura como el nivel de detalle de las lneas o la inclusin o no de los detalles de IVA en la factura.

Informes de factura
Desde la ventana de edicin de facturas podemos acceder a los siguientes listados.

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Factura de cliente
Este informe presenta en primer lugar los datos de la ptica y del cliente, el cdigo de factura, la fecha de emisin y la empresa que emite la factura. Posteriormente aparece detallado el contenido de la factura indicando para cada una de las lneas el concepto, la descripcin, precio, IVA, unidades e importe total. Por ltimo, aparece el detalle del IVA, desglosando todos los tipos de IVA incluidos en la factura.

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Ventas 197

Caja

Los movimientos que se pueden generar en la caja son de entrada o de salida. Los movimientos de entrada se generan normalmente a partir de los cobros de las ventas que se realizan en la ptica, aunque tambin se pueden generar movimientos de entrada de forma manual por circunstancias concretas como por ejemplo una entrega de cambio o un servicio especial. Todo movimiento de caja tiene que estar asociado a un captulo de caja para poder controlar los datos econmicos y fiscales de la ptica. Los campos que se muestran en el ndice de movimientos de caja son los siguientes: Cod. Caja. Cdigo que identifica el movimiento de caja. Tienda pago. Nmero de tienda donde se realiz el movimiento de caja de entrada o de salida. Importe. Importe del movimiento de caja. Fecha movimiento. Fecha del movimiento de caja. Hora movimiento. Hora del movimiento de caja. Tipo de movimiento. Entrada o Salida. Captulo. Nombre del captulo al que pertenece el movimiento de caja. Usuario. Cdigo del usuario que registr el movimiento de caja. Forma pago. Cdigo que identifica la forma de pago con que se realiz el movimiento de caja. Las diferentes posibilidades son Efectivo, Otros, Taln, Tarjeta de crdito y Tarjeta de dbito. Descripcin. Comentario que describe el movimiento de caja. N Ticket. Nmero de ticket asociado al movimiento de caja. Ticket impreso. Este campo indica si el ticket asociado al movimiento de caja ha sido impreso o no. Cod. Venta. En caso de que el movimiento de caja est relacionado con el cobro de una venta, este campo indica el cdigo de dicha venta.

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Caja 199

Tienda venta. En caso de que el movimiento de caja est relacionado con el cobro de una venta, este campo indica el nmero de tienda donde se realizo dicha venta. Ref. Venta. Campo que asocia el movimiento de caja con la referencia de la venta de la que proviene. Comentario. Este campo incluye un comentario que asocia el movimiento de caja con la venta que lo produjo.

El men contextual asociado a cada uno de los movimientos de caja permite editar el movimiento, eliminarlo, crear nuevos movimientos de cada y captulos o seleccionar qu campos queremos ver en el ndice de movimientos de caja.

200 Caja

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Manualmente se pueden crear nuevos movimientos de caja a travs del siguiente formulario que se abre desde el men contextual o desde el botn de acceso rpido correspondiente. Para crear un movimiento de caja es necesario indicar a qu captulo de caja se corresponde el movimiento, la fecha y hora del movimiento, y la forma de pago e importe del mismo. Adicionalmente se pueden introducir comentarios u observaciones asociados al mismo que sirvan para definir con ms detalle el motivo del movimiento generado. Finalmente, para registrar el movimiento de caja se tiene que pulsar sobre el botn Guardar situado en la barra de botones de acceso rpido.

Captulos de caja
Los captulos de caja agrupan todos los movimientos de caja que se producen en la ptica. Los captulos de caja pueden ser de dos tipos: de entrada o de salida. Un movimiento de caja de entrada siempre estar asociado a un captulo de caja de tipo entrada.

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Caja 201

En el formulario de creacin o edicin de movimientos de caja se introduce una descripcin textual para definir el captulo y el tipo de movimiento que se incluirn en dicho captulo. El acceso a dicho formulario se encuentra en el men contextual de las lneas de caja.

Bsqueda rpida
El formulario de bsqueda rpida de movimientos de caja permite seleccionar los movimientos de caja que cumplen con los filtros especificados y, de esta forma, localizar de una forma cmoda un movimiento de caja concreto. Los principales filtros que ofrece la bsqueda rpida estn relacionados con la fecha de creacin de los movimientos de caja. Adems, es posible buscar todos los movimientos de caja asociados una venta a travs del cdigo de dicha venta. Otro posible filtro viene dado por el nmero de tienda de generacin del movimiento de caja. Todos los filtros disponibles pueden ser utilizados de forma conjunta y acumulativa.

202 Caja

Visual Gesopt Manual de usuario

Informes
Desde el botn de informes se accede a todos los informes disponibles para los movimientos de caja. Los datos que se mostrarn en los informes sern el resultado de la consulta de caja activa en ese momento, aunque en algunos casos se pueden especificar algunos parmetros desde el formulario de informes. En concreto, estos parmetros configurables para algunos de los informes disponibles son las fechas de movimiento y el nmero de tienda.

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Caja 203

Informe de caja
Al seleccionar este listado, se presenta la posibilidad de indicar qu tipo de informe se desea generar. Si no marcamos ninguna opcin adicional, el informe generado muestra el detalle de movimientos de caja agrupados por fecha. Al finalizar el informe, aparece un extracto o resumen de los mismos agrupando los diferentes movimientos de caja por forma de pago y por tipo de IVA.

Si marcamos la opcin Incluir desglose de venta, el listado generado mostrar tambin las lneas de venta de los movimientos de caja asociados a ventas.

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Si la opcin marcada es Resumido, el listado presenta un resumen de los movimientos de caja agrupados por forma de pago y por tipos de IVA.

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Caja 205

Informe econmico entre fechas


Este informe permite listar informacin de ventas y cobros, con desglose de IVA de los cobros, entre fechas y de una tienda determinada, para lo cual se activa los campos Desde fecha, Hasta fecha y nmero de Tienda. La informacin que presenta el informe, siempre entre las fechas y tienda indicadas en la siguiente: Informacin relativa a ventas. Informe de las ventas por tipo de producto, y junto a esta informacin, en la misma lnea, indica los cobros relativos a esas ventas, en el momento de presentar el informe. Informacin relativa a cobros. Informa de los cobros por tipo de producto, y de las entradas y salidas de caja. Informacin relativa al IVA. Muestra el desglose por tipos de IVA de los cobros.

Impresin de tickets agrupados


El informe de tickets agrupados permite agrupar los tickets, seleccionndolos entre fechas y de una tienda determinada. Para ello, se activan los campos Desde fecha, Hasta fecha, y el nmero inicial de factura, que posteriormente preguntar si se desea guardar para llevar un control automtico de nmeros asignados.

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Visual Gesopt Manual de usuario

Impresin de rollo de tickets


Imprime todos los tickets generados entre las fechas indicadas para la tienda indicada de manera consecutiva.

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Caja 207

Almacn

Visual GESOPT distingue entre productos de catlogo, denominados productos y los artculos del almacn o stock denominados artculos. Por la importancia en la ptica, o por sus singulares caractersticas, el programa incorpora inicialmente las siguientes familias o tipos de productos: lentes, lentillas, monturas, gafas de sol, fornituras y audfonos. El resto de familias o tipos de productos que crear el usuario recibirn el tratamiento de genrico. El almacn de la ptica est estructurado de forma jerrquica en tres niveles o agrupaciones. Esta estructura jerrquica se encuentra reflejada en la parte izquierda del ndice de Almacn. Este rbol se va configurando a partir de los tipos de producto que estn definidos en la aplicacin. Un ejemplo de esta estructura jerrquica se muestra en la siguiente figura.

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Almacn 209

Pulsando sobre el smbolo + situado a la izquierda de cada entrada de este rbol, se despliega cada una de las opciones. El ltimo nivel (las hojas del rbol) es Existencias y muestra directamente los artculos de cada producto. Seleccionando cada una de las distintas agrupaciones aparecer en la parte derecha de la pestaa de Almacn todos los productos incluidos en dicha familia de productos. Por ejemplo, la siguiente imagen muestra el catlogo de productos del tipo de familia MONTURA ACETATO FEMENINA. De cada uno de los productos incluidos se muestra el nombre del fabricante, el PVP general del producto, la descripcin del producto y su jerga o codificacin interna.

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Visual Gesopt Manual de usuario

Si se despliega esta opcin hasta el ltimo nivel, Existencias, aparece en la parte derecha los datos correspondientes a todos los artculos concretos que estn incluidos en la familia de productos seleccionada. En siguiente ejemplo se muestran los datos de los artculos de la familia MONTURA ACETATO FEMENINA. Los datos mostrados en la pestaa de almacn se configuran de la misma forma que en el resto de ndices de la aplicacin, es decir, a travs de consultas configurables por el usuario. La particularidad de la vista que se muestra en la siguiente imagen es que es posible ampliar el detalle de la informacin de un artculo pulsando sobre el icono +. Esta accin permite conocer la informacin por centro del artculo seleccionado.

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Almacn 211

Desde el men contextual se pueden realizar diversas operaciones tanto con los productos como con los artculos. La siguiente imagen muestra el men contextual asociado a los artculos. Entre las principales opciones se encuentran las de crear un nuevo artculo o eliminar el artculo. Los mens contextuales de productos y artculo ofrecen las mismas funcionalidades. No obstante, el men contextual asociado a los artculos contiene la opcin especial de Regularizar stock, que permite actualizar el nmero de existencias del artculo en el almacn.

La opcin de Eliminar el artculo permite suprimir el artculo seleccionado del ndice de artculos y sobre el que se ha activado el men contextual. Aunque el sistema de eliminacin de artculos y productos

212 Almacn

Visual Gesopt Manual de usuario

mantiene la coherencia con el resto del programa, dependiendo del tipo de producto seleccionado, la forma de actuar sufre ligeras variaciones. Por ejemplo: Para eliminar un producto lquido de limpieza se debe utilizar la opcin correspondiente del men contextual del almacn. Para eliminar un artculo concreto, se tiene que realizar bien desde el nivel de existencias a travs del men contextual o entrando en la ficha del artculo y utilizar la combinacin de teclas Ctrl + Supr. Esta combinacin de teclas es utilizada en la mayor parte de los mdulos del programa con la finalidad explicada. En la eliminacin de un producto montura se amplan las posibilidades, ya que desde la ficha del producto y a travs de la combinacin de teclas Ctrl + Supr se pueden eliminar los colores y las existencias asociadas. La opcin de Fusionar el artculo permite fusionar dos artculos que pertenezcan al mismo proveedor y que sean de la misma clase. Pulsado esta opcin sobre uno de los artculos que se quiere fusionar aparece un cuadro de dilogo para buscar el otro artculo implicado en la operacin de fusin. Como resultado de la operacin de dos artculos, el stock de los artculos implicados ser acumulado en el artculo final. Pulsando con doble click sobre cada producto aparece la ventana de edicin de productos donde se muestran en una tabla todos los productos de la familia seleccionada. De nuevo, con doble click sobre cada una de las entradas se abrir el formulario de edicin de los artculos de cada tipo de producto.

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Estadsticas de almacn
En la seccin del rbol jerrquico de productos, se encuentra la opcin de Estadsticas de almacn. A travs de esta opcin se pueden configurar consultas sobre la informacin relacionada con los artculos del almacn y analizar los resultados. En la siguiente imagen se muestra como ejemplo la consulta Artculos sin movimientos en el ltimo ao. Estos informes permiten utilizar toda las funcionalidades disponibles de filtrado y agrupacin de todas las consultas de la aplicacin.

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Bsqueda rpida
Puesto que el almacn de una ptica puede llegar a tener unas dimensiones notables, se hace necesario un sistema eficiente de bsqueda de productos y artculos. De hecho, estas bsquedas se realizan a travs de formularios diferentes y especializados segn se trate de productos de catlogo o de artculos de almacn. La siguiente imagen muestra el formulario de bsqueda rpida de artculos, donde aparecen todos los filtros que pueden ser aplicados a la bsqueda, incluida la posibilidad de buscar los artculos descatalogados.

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La siguiente imagen muestra el formulario de bsqueda rpida para productos de catlogo con los posibles filtros que se puedes aplicar a la bsqueda.

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Visual Gesopt Manual de usuario

Creacin de artculos
Al seleccionar la opcin de crear nuevo artculo aparece la ventana de edicin de productos de catlogo. En esta ventana, mostrada en la siguiente imagen, se pueden crear nuevos productos de catlogo o editar los ya existentes. Seleccionando el proveedor y el tipo de producto se listarn todos los productos de catlogo disponibles en el almacn que cumplan esas condiciones. Para aadir un nuevo producto de catlogo es necesario situarse en la ltima fila de la tabla y pulsar la tecla que tiene una flecha hacia abajo en el teclado. Aparecer una nueva lnea en blanco que ser necesario completar para dar de alta el artculo. El formato de esta lnea ser diferente segn el tipo de producto que est seleccionado en la parte superior. Con doble click sobre cada uno de los productos de catlogo creados se accede a las fichas de productos de catlogo. Estas fichas son diferentes en funcin del tipo de producto que se quiera editar. En estos formularios se pueden ajustar todos los parmetros de los productos de catlogo adems de crear y editar los artculos de stock.

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Lentes
La familia de lentes es ms compleja que las dems, por lo que su formulario de edicin est formado por seis pestaas. La pestaa General muestra los datos generales del producto de catlogo. Estos datos son desde el tipo de producto y proveedor hasta la descripcin del producto, el precio de venta al ptico, el porcentaje de comisin que se asocia a dicho producto y diversos campos donde se pueden anotar observaciones y comentarios referentes a dicho producto.

La pestaan de Precios de lentes incluye todas las posibilidades que el fabricante ofrece en cada uno de los rangos disponibles. Todos estos datos aparecen automticamente a travs de las importaciones automticas de catlogos que ofrece Visual Gesopt. No obstante, estos datos pueden ser modificados y ampliados manualmente.

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Visual Gesopt Manual de usuario

La pestaa de Costes tiene la misma funcionalidad que la pestaa de Precios pero con los valores de los precios de venta al ptico.

La pestaa de Suplementos permite asociar los suplementos disponibles del proveedor con la lente en edicin, modificar su coste y su precio, y definir si el suplemento estar disponible o incluido en el momento de realizar la venta del producto.

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La pestaa de Oferta permite conocer grficamente para qu dimetros y qu graduaciones ofrece productos el proveedor en su catlogo.

En este caso, la pestaa de Existencias permite definir artculos de stock para esa lente. Generalmente, las lentes se venden como producto de catlogo puesto que al no disponer de stock en la ptica tienen que

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ser pedidas expresamente al proveedor. No obstante, en ciertas circunstancias puede ser interesante mantener un pequeo stock de aquellas lentes ms corrientes, y venderlas como artculo de almacn. Desde la pestaa de Existencias, se habilitan los botones de Impresin de etiquetas e Incluir en cesta que permiten, el primero la impresin directa de las etiquetas de cdigos de barra de los artculos creados, y el segundo la inclusin de dichos cdigos de artculos en la cesta virtual para su posterior impresin.

Lentillas
El caso de las lentillas es algo menos complejos que en el caso de las lentes. La pestaa de Existencias ofrece una estructura de campos ajustada a las caractersticas de las lentillas, asignando nuevos cdigos a los artculos conforme van siendo creados. Para crear un nuevo artculo es necesario situarse en la ltima fila de la tabla y pulsar la tecla con una flecha hacia abajo del teclado. Se copiar entonces los valores de la ltima fila para facilitar la introduccin de los datos en caso de ser muy similares. Mientras est siendo creada una nueva lnea en el campo de cdigo artculo aparece el texto NUEVO hasta que se confirma la creacin cambiando de lnea o presionando el Tabulador del teclado. Durante la creacin de los artculos se puede introducir un valor para el stock inicial de existencias aunque la recomendacin de TEMTICA Software es dar de alta los artculos con existencias 0 e introducir sus unidades a travs de los albaranes de entrada. Este sistema garantiza el posterior control sobre las existencias del almacn.

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Monturas
La estructura del formulario de edicin de monturas aporta los campos caractersticos del tipo de producto. Entre estos campos destaca el color, calibre, puente y varilla. El resto de la estructura es similar a los otros tipos de producto, incluyendo el P.V.P, el P.V.P.2 y el P.V.O, el nmero de existencias y el cdigo de proveedor y artculo asignado. Presionando el cursor hacia abajo del teclado se inserta una nueva lnea al final de la tabla de edicin que hereda los datos de la ltima lnea creada. De esta forma se ahorra tiempo en la insercin de monturas con caractersticas similares.

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Genricos
La estructura de los artculos genricos es la ms simple de todos las familias, ya que de los productos nicamente se conoce su descripcin, su precio y el cdigo de artculo que tienen asignado.

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Datos del artculo


Haciendo doble click en cada una de las lneas de la pestaa de Existencias del formulario de edicin de productos se accede a la ficha de datos del artculo. En este formulario se pueden editar todos los datos relativos al artculo concreto. Entre los datos que se pueden modificar se encuentran el cdigo equivalente y de proveedor y la descripcin del artculo. Adems de los datos econmicos como el porcentaje de IVA y la comisin asociada. Los campos de existencias mximas y mnimas proporcionan informacin sobre las caractersticas del almacn. Mediante la fecha de baja es posible descatalogar los productos. Los artculos descatalogados no aparecern en los listados ni en las diferentes bsquedas de artculos del programa. La parte inferior de la ventana est dividida en varias pestaas. La primera pestaa Datos por Centros muestra el detalle de existencias y precios del artculo para cada una de los centros. La pestaa Histrico de Movimientos incluye el detalle de movimientos de stock y cambios de precios que ha experimentado el artculo. En la pestaa Estadsticas es posible generar dos grficas: la evolucin de precios de venta y compra del artculo, y una segunda grfica con la evolucin de unidades vendidas. La pestaa Proveedores muestra la relacin de proveedores adicionales que suministran el artculo, y finalmente, la ltima de las pestaas Campos personalizados permite aadir campos personalizados en la ficha de artculo. Estos campos podrn ser utilizados para definir los filtros de las consultas e informes sobre los artculos.

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Cambio de tipo de producto


Esta opcin del men contextual del ndice de productos y artculos de almacn permite que un producto cambie de tipo de producto dentro de la misma familia de productos. De esta manera, una MONTURA ACETATO FEMENINA puede pasar a ser en un momento determinado una MONTURA METAL MASCULINA. Estos cambios de producto estn limitados a productos de la misma clase, es decir, una montura no podr dejar de ser montura. Para cambiar un producto de tipo de producto es necesario seleccionarlo previamente en el ndice de productos y activar la opcin desde el men contextual asociado a dicho producto. En el formulario de cambio de tipo de producto aparecen tanto la descripcin del producto seleccionado como el tipo de producto original. En la parte inferior es necesario seleccionar el nuevo tipo de producto de entre las posibilidades disponibles.

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La segunda ventana del asistente de cambio de tipo de producto ofrece la posibilidad de que el cambio de producto efectuado tenga efecto sobre el histrico de las ventas realizadas. De esta forma el almacn mantiene la consistencia con todas las operaciones pasadas con estos productos.

Cambio masivo de tipo de producto


La opcin del men Artculos->Cambio masivo de tipo de producto abre un asistente que permite cambiar el tipo de producto a un grupo de artculos o productos seleccionados en base a determinados criterios. La primera pantalla del asistente permite seleccionar la clase de productos a la que pertenecen los productos y/o artculos cuyo tipo de producto deseamos cambiar.

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Visual Gesopt Manual de usuario

Una vez seleccionada la clase de productos sobre la que vamos a trabajar pulsaremos el botn Siguiente para pasar a la siguiente fase de seleccin.

En esta pantalla indicaremos si deseamos realizar la bsqueda de Productos de catlogo o de artculos de stock. En funcin de la opcin que tomemos el asistente nos permitir filtrar por campos de los productos o por campos de los artculos de stock en las siguientes pantallas. Una vez tomada la decisin, pulsado el botn Siguiente aparece una pantalla que nos permitir seleccionar entre los diferentes tipos de producto y proveedores a los que pertenecen los Productos y/o artculos cuyo tipo de producto deseamos modificar.

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Marcaremos los tipos de producto y proveedores a los cuales pertenecen los productos y/o artculos que deseamos cambiar y pulsaremos el botn Siguiente para pasar a la siguiente pantalla de seleccin de datos.

Desde esta pantalla podremos especificar los valores que debern tener los productos y artculos cuyo tipo de producto deseamos cambiar. El campo Marca permite filtrar por una marca determinada. El campo Descripcin permite filtrar por una descripcin de producto determinada. El campo Cod. Artculo permite especificar un cdigo de artculo determinado. El campo Cod. Fabricante permite especificar un cdigo de fabricante determinado.

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Pulsando el botn Siguiente pasaremos a una pantalla del asistente donde especificaremos el mbito de aplicacin del cambio de tipo de producto:

Afectar a productos de catlogo: Marcando esta casilla indicamos al asistente que todos los productos de catlogo que se ajusten a los filtros anteriormente establecidos cambiarn de tipo de producto al que especificaremos posteriormente. Afectar a artculos de stock: Marcando esta casilla indicamos al asistente que todos los productos de catlogo que se ajusten a los filtros anteriormente establecidos cambiarn de tipo de producto al que especificaremos posteriormente. Afectar a histrico de ventas: Marcando esta casilla indicamos al asistente que todas las lneas de venta en las que aparezcan productos o artculos cuyo tipo de producto cambie, se vern afectadas por dicho cambio, cambiando al tipo de producto correspondiente. Pulsando el botn Siguiente y en funcin de las opciones establecidas anteriormente aparecern dos pantallas en las que se presentarn los productos y los artculos a los que se desea cambiar el tipo de producto. Es posible desmarcar productos y artculos individuales que se desee excluir del cambio de tipo de producto.

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Una vez seleccionados los productos y artculos a los que se desea cambiar de tipo y pulsando el botn Siguiente aparece una pantalla donde puede procederse al cambio de tipo de producto o regresar a fases anteriores para aadir ms productos y/o artculos al cambio de tipo de producto.

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Visual Gesopt Manual de usuario

Pulsando el botn << Aadir productos/artculos volveremos a pantallas anteriores del asistente para modificar los filtros y aadir ms productos y/o artculos a la lista de productos y artculos cuyo tipo de producto deseamos cambiar. Por el contrario seleccionando un nuevo tipo de producto en la lista desplegable de tipos de productos y pulsando el botn Finalizar cambiaremos de tipo de producto a los productos y/o artculos seleccionados en los pasos anteriores.

Cambio de proveedor
Esta opcin del men contextual del ndice de productos y artculos de almacn permite que un producto cambie de proveedor. Para cambiar un producto de proveedor es necesario seleccionarlo previamente en el ndice de productos y activar la opcin desde el men contextual asociado a dicho producto. En el formulario de cambio de tipo de proveedor aparecen tanto la descripcin del producto seleccionado como el proveedor original. En la parte inferior es necesario seleccionar el nuevo proveedor de entre las posibilidades disponibles.

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Almacn 231

La segunda ventana del asistente de cambio de proveedor ofrece la posibilidad de que el cambio de producto efectuado tenga efecto sobre el histrico de las ventas realizadas. De esta forma el almacn mantiene la consistencia con todas las operaciones pasadas con estos productos.

Regularizacin de stock
Esta opcin est nicamente disponible a travs del men contextual asociado a los artculos de stock, y permite regularizar las existencias de los artculos de una forma manual, independientemente de los inventarios realizados.

232 Almacn

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A travs de la regularizacin de las existencias se puede aadir nuevas unidades o restar existencias al almacn.Para realizar una regularizacin es obligatorio introducir el tipo de regularizacin que se va a realizar y el motivo de la misma. Para aadir una unidad al stock inicial, se debe introducir el valor 1 en el campo Cantidad a regularizar, mientras que para restar una unidad se introducir el valor -1. Los tipos de regularizacin por defecto son Rotura y Prdida, aunque se pueden introducir otros tipos de manera manual escribiendo directamente sobre el combo Tipo de regularizacin. Esta operacin debe ser llevada a cabo nicamente por personas autorizadas puesto que este cambio supone una alteracin manual del estado del almacn.

Cambio de precio de producto


El asistente de cambio de precio de productos permite establecer periodos de tiempo en los que se altera el precio de los productos y artculos seleccionados. Estos cambios de precio pueden utilizarse para programar campaas de promocin especficas o para ajustar los precios de unos productos especficos a nuevas especificaciones. Los cambios de precio pueden tener fecha de caducidad, en cuyo caso los productos afectados por el cambio de precio recuperaran sus precios originales al finalizar las campaas. Adems, los cambios de precios pueden crearse en un momento y programarse para que entren en vigor en un momento posterior. El momento del da en que se realiza la comprobacin de la programacin de los cambio de precio se configura en los Parmetros de la aplicacin. Para acceder al asistente de cambio de precio de productos es necesario situarse en la pestaa de Almacn y seleccionar la opcin correspondiente en el men Edicin del men principal de la aplicacin.

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Almacn 233

A continuacin se muestra la pantalla principal del asistente. En este formulario se muestran todos los cambios de precio que se han realizado, los que estn actualmente en vigor y los programados para un futuro. Para aadir un nuevo cambio de precio hay que pulsar sobre el botn Aadir.

Haciendo doble click sobre cada uno de los cambios de precio mostrados en el formulario anterior se accede a una ventana que muestra todos los datos de dicho cambio de precio. En esta ventana se puede ver a qu productos afecta el cambio de precio, su estado, fecha de creacin, inicio y final en caso de que lo tenga y sobre qu tienda se realiza. Adems hay un campo de observaciones que puede ser editado.

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A continuacin se muestra la primera ventana que aparece cuando se aade un nuevo cambio de precios. En esta ventana se decide si el cambio de precios afecta a precios de venta (PVP) o a precios de compra (PVO). Se puede especificar el mtodo de clculo, es decir, si se aplicar un porcentaje sobre los valores originales o una frmula que vendr especificada en el cuadro contiguo. En el ejemplo mostrado, la frmula especifica que el PVP se ver incrementado en 10 euros. Por ltimo, se permite especificar el redondeo de los precios finales. Este redondeo podr ser de la unidad, decenas o cntimos de euro.

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Almacn 235

Pulsando el botn Siguiente aparece la ventana de seleccin de tipo de producto. A travs de las opciones correspondientes se tiene que seleccionar a qu tipo de producto afectar el cambio de precio ya que el comportamiento del asistente variar levemente en funcin de la opcin seleccionada.

En caso de haber seleccionado Monturas y sol en la ventana anterior, la siguiente ventana ofrece la posibilidad de seleccionar o descartar aquellos tipos de producto cuyos artculos van a ser incluidos en el cambio de precios. Adems de los tipos de producto, hay una serie de filtros como la marca, la descripcin y el fabricante que pueden ser utilizados tambin como filtro de productos.

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La siguiente ventana sirve para especificar el destino del cambio de precios, este puede ser los productos de catlogo, los artculos de stock o ambos a la vez. Adems, es posible especificar el nmero de tienda cuyo almacn va a verse alterado, de esta forma se pueden realizar campaas de cambio de precio independientes para entornos multi-tienda.

Los siguientes pasos muestran un listado de los productos de catlogo y artculo de stock que se van a ver afectados por el cambio de precio porque cumplen con todas las condiciones especificadas en las ventanas anteriores del asistente. Se ofrece la posibilidad de desmarcar aquellos productos concretos que no se desea que formen parte de la operacin. Puesto que tambin se muestra el precio original y el precio final de los productos, es posible modificar manualmente el precio final de cualquier producto o artculo.

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Almacn 237

Si en lugar de Monturas y sol se hubiese seleccionado el tipo de producto Lentes, el primer formulario que ofrece filtros sobre los productos sera el mostrado a continuacin. En este formulario se pueden especificar diferentes propiedades de las lentes como su marca, proveedor o descripcin. Adems de diversos rangos, material o geometra. Todos estos filtros son opcionales y acumulativos.

238 Almacn

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Para el caso del resto de tipos de productos aparece un formulario genrico como el siguiente donde se pueden seleccionar los tipos de producto concretos que se tomarn en cuenta para realizar el cambio de precios.

Finalmente, cuando se han seleccionado todos los productos de catlogo y artculos de stock, el asistente invita a introducir un texto descriptivo de la campaa de cambio de precios diseada. Se pueden incluir tambin notas o comentarios asociados al cambio de precio.

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Almacn 239

Por ltimo es necesario definir el periodo de actuacin del cambio de precios, si se desea que tenga efecto de manera inmediata o si se desea programar para que se active en otro momento. En este ltimo caso se puede definir una fecha de finalizacin del cambio de precio, restaurndose entonces el precio original de los productos.

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Informes
En algunos informes de catlogo se puede hacer uso de los parmetros que aparecen en el formulario para filtrar la informacin que aparece en los listados. Estos parmetros permiten ajustar las fechas en algunos listados de ventas y entradas de productos, el nombre del proveedor o el nmero de tienda. Permite adems seleccionar los productos del almacn por los tres niveles de agrupacin existentes. Por ltimo, se permite seleccionar una consulta de almacn de las creadas inicialmente o acceder al editor de consultas para crear nuevas consultas. Esta funcionalidad ofrece un gran potencial a los informes de almacn. Para acceder al editor de consultas es necesario pulsar en el botn Editar consulta.

Existencias
Este informe muestra informacin relativa a todas las existencias de todos los artculos del almacn. En la ltima pgina el informe muestra el total del precio de coste y precio de venta de todos los datos mostrados.

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Almacn 241

Existencias multitienda
Este informe presenta las existencias de todos los artculos del almacn en cada una de las tiendas.

Existencias valoradas
Este informe ofrece una valoracin de las existencias de cada uno de los artculos del almacn en funcin del importe seleccionado en la ventana de seleccin de informes. Los importes disponibles para efectuar esta valoracin de stock son: precio de compra, precio de venta, precio medio de compra y precio medio de venta.

242 Almacn

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Movimientos de stock
Este informe refleja las distintas variaciones que ha sufrido el stock de los artculos. Estos movimientos de estos pueden ser de entrada o de salida. En caso de que el movimiento de salida se deba a una venta, aparece reflejado la referencia a dicha venta. Para cada uno de los artculos que han sufrido variacin en el nmero de existencias aparece una lnea del detalle, indicando el nmero de unidades aadidas o restadas al stock del artculo. El listado muestra tambin el nmero de existencias actuales y la variacin total de dicho artculo.

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Almacn 243

244 Almacn

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Inventarios

Los inventarios permiten recontar y actualizar las existencias de los artculos del almacn. La estructura de los inventarios facilita el recuento de las existencias desde varios puntos. Los inventarios se realizan por medio de albaranes de inventario que no son ms que recuentos de artculos en momentos determinados. Una vez completado el recuento del albarn de inventario se tiene que regularizar para reflejar el nuevo valor de existencias del almacn. Los campos que se muestran por defecto en el ndice de los inventarios son los siguientes: Cd. Albarn. Cdigo numrico que identifica el albarn de inventario. Centro. Nmero de centro de creacin del albarn de inventario. Regularizado. Indica si el albarn ha sido regularizado o no. Fecha. Fecha de creacin del albarn de inventario. Fecha regularizacin. En caso de que el albarn se hubiese regularizado, este campo indica la fecha en que esta accin fue llevada a cabo. Observaciones. Este campo puede contener las anotaciones asociadas a cada uno de los albaranes de inventario. No obstante, el ndice de la pestaa de inventarios se comporta igual que el resto de ndices de la aplicacin, estando sujeto a la consulta definida, y pudiendo mostrar algunos campos adicionales a los indicados anteriormente.

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Inventarios 245

El ndice de inventarios tiene un men contextual asociado que permite realizar operaciones como crear un nuevo inventario, editar o eliminar un inventario existente.

Bsqueda rpida
El formulario de bsqueda rpida permite localizar inventarios fcilmente. Al introducir los parmetros de filtro en los campos de consulta, se actualizan automticamente los resultados disponibles en la parte inferior de la ventana. Los resultados pueden ser ordenados por cualquier campo pulsando sobre la cabecera de columna.

246 Inventarios

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El botn Consulta permite que el resultado de la bsqueda rpida aparezca reflejado en el ndice de inventarios. Esta opcin es recomendable cuando el resultado de la bsqueda comprende ms de un inventario, generando una consulta cuyos criterios corresponden a los valores especificados. Si se selecciona un inventario y se pulsa sobre el botn Aceptar se abrir la ficha del inventario seleccionado. El botn Nuevo permite generar un nuevo inventario directamente desde el formulario de bsqueda rpida.

Albarn de inventario
Los albaranes de inventario estn divididos en dos pestaas: inventarios y recuentos. La pestaa de inventario es el reflejo del inventario final mientras que la pestaa de recuentos se utiliza para funciones auxiliares como recuentos secuenciales. Los albaranes de inventario estn formados por una o ms lneas de inventarios que indican el nmero de unidades para cada uno de los artculos indicados. Puesto que los inventarios se realizan de forma valorada, es posible modificar el precio de los artculos tanto en precio de venta al ptico como en precio de venta al pblico. Los campos mostrados en las lneas de los inventarios son los siguientes: Artculos. Cdigo del artculo incluido en la lnea del inventario. Creado en. Nmero de centro en que fue creado el artculo.

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Inventarios 247

Descripcin. Descripcin textual del artculo. Stock. Cantidad de unidades actuales disponibles en el almacn. Stock real. Unidades reales del artculo. Esta cantidad es la recontada a travs del inventario y la que permanecer en el almacn si se decide regularizar el stock. P.V.O. Precio de venta al ptico de los artculos. P.V.P. Precio de venta al pblico de los artculos.

Desde el men contextual de las lneas del inventario es posible realizar ciertas operaciones de bsqueda e inclusin de artculos en el inventario o de productos e catlogo, y la opcin de iniciar el stock de los artculos con el valor cero. Adems, a travs de este men existe la posibilidad de eliminar una lnea en concreto del inventario.

248 Inventarios

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Aadir artculos de consultas


Este pequeo asistente permite introducir artculos en un inventario a partir del resultado de una consulta sobre el almacn. Esta opcin facilita el trabajo y permite inventariar individualmente las agrupaciones de productos: monturas, lquidos, Las opciones que ofrece este asistente son las siguientes: Proveedor. Selecciona el nombre del proveedor de tal manera que slo aparecern los productos de este proveedor. Consulta de artculos. Permite seleccionar una consulta ya creada en el almacn y editarla mediante el botn Editar Consulta. Centro de creacin. nicamente muestra los artculos creados en el nmero de centro indicado. Excluir artculos sin stock. Seleccionando esta opcin se excluyen de la seleccin todos aquellos artculos que, an cumpliendo con el resto de condiciones, no tienen existencias en el almacn en el momento de realizar la consulta. No obstante, si los artculos tienen un valor de stock negativo, no se vern afectados por esta restriccin y se mostrarn en el inventario. Agrupaciones de tipo de producto. Estas opciones permiten filtrar por las tres categoras de tipo de producto.

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Inventarios 249

Buscar artculos de stock


Mediante esta opcin se permite buscar un artculo concreto del almacn e incluirlo en el albarn de inventario para actualizar el valor de sus existencias.

Buscar productos de catlogo


Mediante esta opcin se permite buscar un producto de catlogo e incluirlo en el albarn de inventario para actualizar el valor de sus existencias.

250 Inventarios

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Poner stock a cero


Esta opcin actualiza el campo de stock real con el valor 0 de aquellas lneas que tengan dicho campo vaco.

Recuentos
Los recuentos son un recurso auxiliar de los inventarios que permiten el recuento secuencial de los artculos del almacn. Para un mismo albarn que an no ha sido cerrado, es posible realizar diversos recuentos, incluso desde distintos puestos, lo que permite una mayor agilidad en las tareas de inventariado. La pestaa de recuentos indica con un valor entre parntesis el nmero de lneas que contiene el propio recuento. En los recuentos es posible introducir los artculos de varias maneras: Manualmente. Indicando manualmente el cdigo que identifica al artculo. Buscando un artculo de stock. A travs de la opcin adecuada del men contextual asociado a las lneas del recuento. A travs de un lector de cdigos de barras. De una manera tradicional utilizando un lector de cdigos de barras. Inicialmente, en los recuentos no es posible modificar las cantidades de artculos incluidos. Por defecto, se asume que el recuento realiza un inventario unitario basado en cdigo de barras. No obstante, seleccionando la opcin Habilitar cantidades en la zona inferior de la ventana es posible alterar este comportamiento. En cualquier momento, un recuento puede ser incorporado al inventario mediante el botn Aadir al inventario. En ese momento, el recuento se vaca y los artculos recontados se incorporan a las lneas del inventario, incrementando las unidades correspondientes en aquellas lneas que ya existan en el inventario.

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Inventarios 251

Desde el men contextual asociado a las lneas del recuento es posible aadir nuevos artculos al recuento buscando estos artculos en el almacn de la ptica. Adems, es posible eliminar el artculo seleccionado del recuento actual e importar recuentos desde ficheros de texto.

Importar de recuentos
La opcin de importar recuentos de artculos permite realizar los recuentos mediante lectores de cdigo de barras que almacenen los resultados parciales en ficheros de texto. Esta opcin permite diversas configuraciones de este fichero: Cdigos sin separador. Los dgitos de todos los artculos ledos aparecen en una misma cadena de caracteres, y el programa entiende que cada 13 dgitos se trata de un nuevo artculo y lo introduce en el recuento.

252 Inventarios

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000000000001200000000001400000000000150000000000025 Cdigos separados por retornos de carro. En el fichero de texto aparece una lnea por cada artculo ledo. 000000000021 000000000014 000000000015 000000000025 Cdigos y unidades con separador de campo. En este caso, el fichero contiene tanto el cdigo del artculo como el nmero de unidades del mismo. Estos dos campos pueden estar separados por diversos caracteres que se especifican en la lista desplegable adjunta a la opcin. En caso de que el campo de unidades se encuentre vaco se insertar una unidad de dicho artculo. 0000000000021,5 0000000000014 0000000000015,4 0000000000025,1 Para seleccionar el fichero de texto de origen se tiene que buscar dicho archivo a travs del buscador de ficheros situado en la opcin Archivo de la seccin Origen de datos. Si el lector de cdigos de barras tiene la capacidad de volcar los datos por la entrada de teclado estndar, se debe seleccionar la opcin Teclado. Una vez se hayan configurado correctamente todos los parmetros, se tiene que pulsar sobre el botn Aceptar para volcar los datos al recuento actual. En caso de que algn cdigo de barras ledo no se corresponda con ninguno de los artculos dados de alta en el almacn o se haya producido algn tipo de conflicto, el programa mostrar una ventana donde se listarn todos esos cdigos conflictivos. La informacin mostrada en esta ventana puede ser copiada a un fichero de texto de la manera estndar.

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Inventarios 253

Regularizacin de stock
Una vez finalizado el proceso de recuento de los artculos seleccionados en el albarn de inventario, se procede a su regularizacin mediante el botn Regularizar stock. Este botn inicia un asistente de regularizacin de almacn que permite al usuario conocer con detalle las operaciones que se van a llevar a cabo. Nota: Una vez finalizado el asistente y aplicados los cambios de stock, stos no podrn ser deshechos. En primer lugar, la primera ventana es de introduccin al asistente.

Pulsando el botn Siguiente se muestran las dos opciones disponibles para la regularizacin de las existencias de los artculos incluidos en el inventario.

254 Inventarios

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Copiar el valor de stock a stock real. Esta opcin copiar el valor de stock a stock real de las lneas cuyo stock real haya quedado en blanco tras el recuento. Poner a cero los stocks reales dejados en blanco. A diferencia de la opcin anterior, para aquellos artculos cuyo campo de stock real se hubiese dejado en blanco se actualizar con el valor cero. La ltima ventana del asistente sirve para confirmar y aplicar los cambios en las existencias de los artculos del almacn. Estos cambios no podrn ser cancelados ni anulados posteriormente.

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Inventarios 255

Informes
A travs del botn imprimir accedemos a los informes de inventarios disponibles. Estos informes se generarn en base a una consulta seleccionada por el usuario, o bien, si se realiza desde la ficha de albarn, slo contendrn informacin referente al albarn seleccionado.

Albarn de inventario
Este listado muestra el albarn de inventario con todas las lneas. Debajo del detalle de las lneas del inventario se muestran los totales de cada uno de los campos.

Diferencias de inventario
Este listado muestra nicamente aquellas lneas que suponen una variacin entre el stock inicial y el stock real, ocultando las lneas que no han sufrido variacin. Si el campo stock real hubiese quedado vaco,

256 Inventarios

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se ajustar a 0 antes de regularizar. Si el inventario est regularizado, nicamente muestra las modificaciones que ha sufrido el stock.

Impresin de etiquetas
Esta opcin inicia el asistente de impresin de etiquetas con los datos actualizados. Incluye en el listado todos los artculos introducidos en el albarn de inventario y las cantidades especificadas en el campo de stock real.

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Inventarios 257

258 Inventarios

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Compras

El mdulo de compras tiene como objetivo permitir realizar el seguimiento de las compras de productos de catlogo y de stock que se realicen a los diferentes proveedores, as como la entrada de gnero enviado por los proveedores. El siguiente grfico ilustra el ciclo principal que se debe seguir dentro del mdulo de compras.

Los productos y/o artculos se introducen en la cartera, bien desde las ventas bien manualmente, y no se envan a los diferentes proveedores hasta que no se generan los pedidos correspondientes. Cuando se recibe el gnero, se generan los albaranes de entrada, pudiendo contrastarlos con las prefacturas de proveedores generadas.

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Compras 259

En la siguiente imagen, remarcado en rojo, se muestran los botones que permiten el acceso a los mdulos de cartera de pedidos, pedidos a proveedor, albaranes de entrada y facturas de proveedor.

Cartera
La cartera de pedidos contiene los productos de catlogo provenientes de las lneas de ventas y artculos de stock introducidos manualmente. La cartera de pedidos permite gestionar la mercanca que se necesita comprar, bien sea porque se ha vendido o bien porque se ha introducido en la cartera de manera manual. Adems, la cartera proporciona un potente asistente de creacin de pedidos de reposicin basados en el contenido de la propia cartera. La informacin contenida en la cartera de pedidos es la siguiente: Cd. Artculo. nicamente contiene valor si la lnea de cartera corresponde a un artculo de stock introducido manualmente. Encargo. Si la lnea de la cartera pertenece a un producto de catlogo de una venta este campo conserva la referencia del encargo al cual pertenece.

260 Compras

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Proveedor. Nombre del proveedor del producto correspondiente a la lnea de la cartera. Descripcin. Descripcin del artculo de stock o del producto de catlogo. Cantidad. Nmero de unidades de cada producto o artculo. Si la lnea proviene de una venta, este campo contiene el nmero de unidades vendidas, pudindose modificar manualmente.

Usuario. Nombre del usuario que realiz la venta o que insert el producto en la cartera. Fecha/Hora. Fecha y hora de la insercin de la lnea en la cartera

Para hacer uso de la cartera de pedidos es necesario marcar el check de Gestin automtica de cartera de pedidos ubicado en la ficha de la tienda actual, tal y como muestra la siguiente figura. Si una ptica no utiliza su cartera, no podr gestionar pedidos y entradas basados en ventas.

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Compras 261

En caso de tener activada la gestin automtica de cartera, cuando se venden productos de catlogo, stos se insertan automticamente en la cartera de pedidos, almacenando informacin relativa al encargo, al proveedor y al propio producto. En caso de tener activada la opcin de Envo automtico de pedidos a proveedores desde Parmetros de la aplicacin / Parmetros de pedidos, cuando se realice la venta de un producto cuyo proveedor proporcione un sistema de envo de pedidos telemtico, este artculo no pasar a la cartera de pedidos dado que ese producto ya ha sido pedido telemticamente a su proveedor. En este caso, se crear automticamente el albarn de pedido de reposicin correspondiente y se marcar como enviado siempre que el envo haya tenido xito. Si no se activa esta opcin de configuracin, el artculo vendido pasar a la cartera y no se generar el pedido. Las lneas de la cartera no se pueden modificar, no obstante, las modificaciones que pueda sufrir una lnea de venta se vern reflejadas automticamente en las correspondientes lneas de la cartera de pedidos. Para instalaciones multi-tienda conviene indicar que la cartera de pedidos es local a cada tienda. Es decir que la informacin contenida en la cartera de una ptica no se comparte entre las diferentes pticas.

262 Compras

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Bsqueda rpida
El formulario de bsqueda rpida permite localizar de forma rpida las lneas de cartera que se desean consultar. Los resultados pueden ser ordenados por cualquier campo pulsando sobre la cabecera de columna. El botn Consulta permite trasladar el resultado de la bsqueda al ndice de cartera, mientras que el botn Aceptar abre la lnea seleccionada para su edicin. El botn Nuevo permite generar una nueva lnea de cartera.

Abrir venta asociada


Los productos de catlogo introducidos en la cartera ofrecen la posibilidad de abrir directamente el encargo asociado al producto. Para ello, se tiene que seleccionar la opcin correspondiente del men contextual que se despliega sobre cada una de las lneas de cartera pertenecientes a productos de catlogo introducidos automticamente al realizar la venta.

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Compras 263

Insercin de productos de stock


A travs de la opcin Insertar artculo del men contextual de la cartera de pedidos se accede al siguiente buscador que permite localizar los artculos de stock deseados e introducirlos en la cartera.

El check Incluir descatalogados permite ampliar la vista de artculos disponibles con todos aquellos que han sido marcados como descatalogados en algn momento.

Asistente de creacin de pedidos


Las lneas de la cartera pasarn a pedidos de reposicin cuando el usuario lo decida mediante el asistente de creacin de pedidos.

264 Compras

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Desde la cartera de pedidos se puede iniciar el asistente de creacin de pedidos de reposicin de dos formas: seleccionando la opcin correspondiente del men contextual o presionando el botn de acceso rpido, remarcado en rojo en la siguiente figura.

Este asistente permite la generacin de pedidos a partir de una seleccin de productos provenientes de las ventas y artculos que se encuentren en la cartera. La primera ventana del asistente de creacin de pedidos, mostrada a continuacin, muestra todos los proveedores de los que hay productos o artculos en cartera, permitiendo seleccionar slo aquellos a los cuales se van a generar los pedidos. Adems, el check Separar pedidos pertenecientes a lneas de venta por su pertenencia a encargos permite, como su enunciado indica, separar los pedidos por encargos. De este modo es posible realizar tantos pedidos a un proveedor concreto como encargos contengan sus productos. En caso de no estar activado este check, se agruparan todos los productos de un mismo proveedor en un solo pedido.

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Compras 265

La ventana siguiente muestra un resumen de los pedidos que van a ser creados. En este punto se pueden desmarcar aquellos productos que no se desea que se incluyan en los pedidos. As mismo, en esta ventana es posible alterar el nmero de unidades que se incluirn en el pedido de cada producto.

266 Compras

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Finalmente, se crean los pedidos, y las lneas de la cartera que han sido incluidas se borran. En estos momentos, las lneas de las ventas que tenan sus productos en la cartera se marcan como pendientes de enviar, y el pedido queda en estado pendiente de enviar. Cada una de las lneas que forman esta ltima ventana pueden ser desplegadas para mostrar el detalle de cada pedido, este hecho es especialmente interesante cuando se trata de pedidos asociados con encargos.

Informes
A travs del botn Imprimir, accedemos al formulario de seleccin de informes de cartera.

Informes de cartera
El informe de cartera muestra el contenido actual del ndice de la cartera de pedidos.

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Compras 267

Pedidos de reposicin
Los pedidos de reposicin que se han realizado quedan reflejados en el ndice de pedidos dentro del mdulo de compras. Los pedidos de reposicin pueden estar asociados a una venta o haber sido generados de manera independiente. En caso de eliminar un pedido de reposicin, los artculos pasarn de nuevo a la cartera, siempre que est activa la opcin de gestin de cartera. Los pedidos de reposicin se pueden generar de tres formas: Automticamente desde la venta. Con las opciones de Parmetros de la aplicacin adecuadas, cuando se realiza una venta de un producto se puede generar automticamente el pedido telemtico si el proveedor en cuestin ofrece un sistema automtico. En caso de tener xito este envo, tanto la lnea de la venta como el pedido de reposicin se marcan como Enviado. En caso contrario, el producto pasa a la cartera de pedidos siempre que este activada la opcin de Gestin automtica de cartera de pedidos en la configuracin de la tienda de trabajo. Desde el asistente de la cartera de pedidos. La cartera de pedidos proporciona un asistente de creacin de pedidos. Cuando se generan estos pedidos, se marcan como Pendientes de enviar. Manualmente. Se pueden crear pedidos de reposicin aunque los artculos seleccionados no estn asociados con ninguna venta. En este caso, nicamente se podrn incluir artculos de stock y no productos de catlogo. Los campos que se muestran son por defecto los siguientes: Cdigo. Cdigo alfanumrico que identifica el pedido de reposicin junto con el proveedor al que va dirigido. Esto supone que para dos proveedores distintos pueda existir un pedido de reposicin con el mismo cdigo. Proveedor. Nombre del proveedor al que va dirigido el pedido de reposicin. Tienda. Nmero de la tienda que ha generado el pedido. Fecha. Fecha de creacin del pedido de reposicin. Fecha prevista. Fecha prevista para recibir las unidades pedidas. Referencia venta. En caso de proceder de una venta a cliente, este campo contendr la referencia de la misma. Referencia fabricante. Referencia de pedido para el proveedor.

268 Compras

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Fecha fabricante. Fecha de pedido para el proveedor. Vendedor. Vendedor o responsable de creacin del pedido. Observaciones. Muestra las posibles observaciones asociadas a un pedido de reposicin. Enviado. Este campo indica si el pedido ya ha sido enviado al proveedor (S) o no (N). Error de envo. Descripcin de los posibles errores detectados en el envo automtico a proveedor. Estado. Marca el estado en que se encuentra cada uno de los pedidos de reposicin. Los posibles estados de un pedido de reposicin son: o Pendiente. Indica que el pedido est pendiente de mandar al proveedor, y por tanto se le pueden agregar ms lneas al mismo. o Enviado. Indica que el pedido ha sido enviado al proveedor, y por tanto ya no puede ser modificado. o Parcialmente. Indica que el pedido ha sido servido parcialmente, es decir, que se han recibido menos unidades de las solicitadas. o Servido. Indica que el pedido est completamente servido porque se han recibido todas las unidades pedidas. Un pedido puede encontrarse en este estado sin haber sido completado porque se hayan cancelado las lneas pendientes de recibir. Situacin. Este campo contiene la situacin actual del pedido. Los posibles valores son: o Aceptado o Anulado o Demorado o En produccin o Enviado al proveedor o Error o Expedido o Finalizado o Para expedir o Pendiente de aceptacin o Pendiente de arreglo

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Compras 269

o Rechazado Cantidad. Nmero de unidades totales que se han solicitado entre todas las lneas del pedido. Servidas. Nmero de unidades servidas hasta la fecha. Pendientes. Nmero de unidades que faltan por recibir para completar el pedido de reposicin. % descuento global. Porcentaje de descuento aplicado por el proveedor. Total bruto. Importe bruto del pedido. Total descuento. Importe de descuento aplicado por el proveedor. Total neto. Importe neto del pedido.

Bsqueda rpida
El formulario de bsqueda rpida de los pedidos de reposicin permite mostrar por pantalla nicamente los pedidos que cumplan ciertas condiciones que se especifican en el siguiente formulario de bsqueda.

270 Compras

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Pedido de reposicin
Un pedido de reposicin est formado por tres partes claramente diferenciadas: la cabecera del pedido, las lneas del pedido y el resumen del pedido. Cabecera del pedido. Esta seccin, remarcada en azul en la figura siguiente, incluye la informacin precisa para identificar el pedido. Los datos que la componen son: o Albarn. Cdigo identificativo del albarn del pedido de reposicin. o Fecha. Fecha en la cual se cre el albarn. o Proveedor. Nombre del proveedor a quien se efecta el pedido de reposicin. o Descuento global %. Este descuento se aplica de forma general al pedido de reposicin. o Enviado. Este check indica si el pedido ha sido enviado al proveedor o no. Para enviar un pedido, hay que abrirlo, marcar el check y guardar los cambios del pedido. Otra posibilidad es utilizar la opcin adecuada del men contextual. o Responsable. Nombre del usuario que ha generado el pedido de reposicin. o Calculadora. Utilidad accesoria. o Pedido de proveedor. Referencia de pedido para el proveedor. o Fecha de proveedor. Fecha de pedido para el proveedor. o Fecha prevista. Fecha prevista de recepcin del pedido.

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Compras 271

o Error de envo. Posibles errores detectados en el envo de pedidos. Lneas del pedido. Las lneas de pedido se ubican en la zona remarcada en rojo la siguiente figura. Un pedido de reposicin est formado por una o varias lneas de pedido. Las lneas de los pedidos pueden estar asociados a un encargo si ha sido generado a travs de la cartera o de los envos telemticos automticos. Las lneas de los pedidos provenientes de lneas de venta de productos de catlogo no son editables ya que tienen asociacin directa con la propia venta. Las lneas de los pedidos interactan con las lneas de venta marcndolas como enviado y recibido. Los campos de las lneas de los pedidos son: o Cd. Art. Cdigo del artculo asociado a la lnea del pedido. Este cdigo puede introducirse manualmente o mediante el asistente de bsqueda ubicado en su men contextual. o Ref. Venta. En caso de que la lnea de pedido est asociada a una venta, este campo indica el cdigo del encargo asociado. En este caso, se puede abrir directamente la venta asociada desde la opcin correspondiente del men contextual mostrada a continuacin.

o Descripcin. Descripcin del artculo o producto de la lnea de venta. Este texto no se puede modificar. o Cantidad. Nmero de unidades pedidas al proveedor. o Precio. Precio unitario del artculo asociado a la lnea del pedido. Este valor ser por defecto el del artculo pero podr ser modificado posteriormente. o %Dto. Descuento asociado a la lnea del pedido. o Total. Campo calculado automticamente y cuyo valor es igual al producto de las unidades por el precio unitario, menos el descuento. o Servidas. Nmero de unidades del pedido que han sido servidas. Este valor se actualiza automticamente a partir de los albaranes de entrada. o Estado. Estado de la lnea del pedido. Este estado puede ser:

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Pendiente. La lnea del pedido est pendiente de ser servida. Cancelado. En este caso, no se ha recibido la totalidad del pedido pero no se desea recibir el resto por cualquier motivo. Si est lnea del pedido pertenece a una venta, se mostrar un aviso para que el usuario tenga en cuenta la resolucin del conflicto en la venta, y decida si realmente desea anular el pedido. En este caso, la venta se marcar como no enviada. Cerrado. Las unidades correspondientes a la lneas del pedido han servidas en su totalidad. Resumen. En esta seccin, remarcada en verde, se muestran datos globales de las lneas de pedidos como son la suma del importe bruto, el descuento y el total. Adems, se pueden registrar comentarios u observaciones asociadas al pedido de reposicin.

Incluir artculos de stock


Desde el men contextual de las lneas de los pedidos de reposicin se pueden incluir artculos de stock en los albaranes de pedido. Los artculos introducidos a travs de este asistente de bsqueda no estarn asociados a ninguna venta.

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El check Incluir descatalogados incorpora a la bsqueda aquellos artculos que han sido marcados como descatalogados en algn momento. Puesto que los albaranes de pedido de reposicin estn ligados a un nico proveedor, slo se podrn incluir en el pedido artculos de ese proveedor. No obstante, mediante el check Incluir todos los proveedores, el asistente de bsqueda permite seleccionar artculos de otros proveedores. Cuando se selecciona un artculo de otro proveedor, se pregunta si se desea incluir el artculo en el pedido aunque sea de otro proveedor. De esta forma, estos artculos quedarn asociados a los nuevos proveedores para futuras bsquedas.

Envo telemtico de pedidos


Para los proveedores que facilitan un sistema de envo telemtico de pedidos, existe la posibilidad de enviar los pedidos de forma masiva a travs de botn remarcado en rojo en la siguiente imagen.

nicamente aparecen habilitados los proveedores para los cuales est disponible el envo telemtico porque est instalado y correctamente configurado el enlace telemtico. Adems, es posible filtrar el intervalo de fechas de creacin de los pedidos que sern enviados de forma masiva.

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Duplicar pedidos de reposicin


Desde el men contextual del ndice de pedidos de reposicin se puede duplicar un pedido de reposicin mediante un asistente de copia de albaranes de pedido. nicamente se podrn duplicar pedidos que no estn asociados a una venta. Si se duplica un pedido asociado a una venta, este pedido aparecer en blanco.

Para duplicar un albarn de pedido simplemente hay que seleccionar el pedido en el ndice y seleccionar la opcin correspondiente del men contextual. Es necesario introducir la referencia del nuevo pedido, aunque sta se calcular de forma automtica si el campo correspondiente se deja en blanco durante el proceso de creacin. Aunque se duplique un pedido que se encuentra en estado Servido, los nuevos pedidos generados se crearn con el estado Pendiente.

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La activacin del check Abrir pedido al finalizar la copia permitir que se abra de forma automtica el nuevo pedido generado para poder modificar el albarn.

Informes
Tanto desde el ndice de pedidos de reposicin como desde el formulario de edicin de un pedido concreto, se puede acceder a la siguiente ventana de seleccin de informes de pedidos de stock.

Lneas de pedidos cancelados


Este informe muestra el detalle aquellas lneas de pedido que hayan sido completamente satisfechas a travs de envo del material necesario por parte del proveedor.

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Lneas de pedidos cancelados (Sin Valorar)


Este informe muestra las unidades pedidas de aquellas lneas de pedido que han sido completamente servidas por el proveedor. Se corresponde con una versin reducida del informe anterior.

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Lneas de pedidos pendientes


Este informe muestra el detalle de todos aquellos pedidos de reposicin cuyas lneas se encuentren an pendientes de recibir.

Lneas de pedidos pendientes (Sin Valorar)


Este informe muestra las unidades pedidas de aquellas lneas de pedido que an no han sido completamente servidas por el proveedor. Se corresponde con una versin reducida del informe anterior.

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Listado de pedidos
Este informe incluye el detalle de los pedidos incluidos en la consulta seleccionada.

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Listado de pedidos (Sin Valorar)


Este informe constituye una versin resumida del informe de pedidos.

Pedidos a proveedor
Este informe muestra una relacin de todos los pendidos que se encuentran pendientes de ser enviados a sus correspondientes proveedores. Los productos que se muestra en este listado son los pertenecientes a aquellos pedidos que han sido generados a partir de ventas, con lo que en el ndice de pedidos, su cdigo est formado adems de por el identificador del pedido por la referencia de la venta origen.

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Entradas
Los albaranes de entrada permiten recibir mercanca e incorporarla al stock del almacn de la ptica. No obstante, la funcionalidad del mdulo de entradas va mucho ms lejos permitiendo: Entrada de gnero destinada a encargos. Algunos albaranes de entrada estarn asociados a pedidos de reposicin destinados a satisfacer encargos. El mdulo de albaranes de entrada incluye un asistente que permite seleccionar aquellas lneas de pedido pendientes de recibir y que van a ser satisfechas por las entradas. Entrada de material. Los albaranes de entrada permiten registrar la entrada tanto de productos de catlogo como de artculos de stock. Creacin de artculos. Los albaranes de entrada permiten crear artculos directamente desde las lneas del albarn de traspasos o partir del cdigo del fabricante de productos de catlogo. Esta capacidad puede verse limitada por medio de los permisos correspondientes. Generacin de traspasos entre tiendas. A partir de un albarn de entrada generado, se pueden realizar los traspasos entre tiendas que se consideren necesarios a travs de un asistente especfico. Los campos que se muestran en el ndice de entradas son los siguientes: Tienda. Nmero de tienda donde se genera el albarn de entrada.

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Proveedor. Nombre del proveedor asociado al albarn de entrada, nico por albarn. Referencia de albarn. Cdigo numrico que junto con el nombre de proveedor identifica el albarn de entrada. Fecha. Fecha de creacin del albarn de entrada. Observaciones. Observaciones asociadas a la entrada. Total bruto. Importe bruto del albarn. Total descuento. Importe de descuento global que se ha aplicado al albarn. Total IVA. Importe total de IVA. Total recargo. Importe total de recargo de equivalencia. Total neto. Puesto que los inventarios de entrada son valorados, este campo indica el precio neto total del albarn correspondiente. Facturado. Indica si el albarn est o no facturado. Motivo de devolucin. En caso de devolucin de albarn, contendr el motivo de dicha devolucin. Pedido de proveedor. Contendr el pedido asociado al albarn de entrada.

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Bsqueda rpida
La bsqueda rpida del ndice de entradas permite seleccionar los albaranes de entrada que se muestran en pantalla, facilitando de esta forma la localizacin de albaranes concretos.

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Albarn de entrada
La ventana de edicin de albaranes de entrada se divide en tres reas: cabecera de albarn, lneas de detalle y resumen. Cabecera de albarn. Esta zona, remarcada en azul en la figura siguiente, incluye la informacin identificativa del albarn de entrada. Los datos que incluyen son: o Albarn. Referencia del albarn de entrada. o Fecha. Fecha de creacin del albarn. o Proveedor. Nombre del proveedor a quien pertenecen los productos de entrada. o Descuento global %. Descuento global aplicado al albarn.

Lneas de albarn. Los albaranes de entrada estn formados por una o ms lneas de cada categora de productos, esto es, monturas, sol, lentes, lentillas y productos genricos. Las lneas que aparecen en cada una de las pestaas del detalle de los albaranes de entrada se han adecuado a la estructura de cada una de las categoras de producto asociadas a dicha pestaa. Adems, en el nombre de cada una de estas pestaas aparece un dgito entre parntesis que indica el nmero de lneas contenidas.

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Los albaranes de entrada incorporan una columna de cdigo de fabricante del producto para que, en caso de tener disponible su catlogo de productos, permita la creacin automtica del artculo con todos los datos del producto especificado. Adems, el check Copiar cdigo fabricante a cdigo artculo permite, en la creacin de artculos, copiar el valor del cdigo de proveedor al cdigo del artculo, siempre que est formado por 13 dgitos y no exista otro artculo con el mismo cdigo.

Resumen. La parte inferior del albarn de entrada constituye un resumen de las lneas introducidas en el albarn, incluyendo los diferentes totales y un campo de observaciones del albarn.

Lneas del albarn de entrada


Las lneas de detalle de los albaranes estn formadas por una tabla de doble entrada separada por lneas azules. La descripcin de cada campo se encuentra en la cabecera del detalle y se corresponde en situacin con cada una de las lneas. A pesar de que las lneas del albarn mantienen la misma estructura general para todos los tipos de producto, especializan su parte central para ajustarse convenientemente segn sea el caso.

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Los campos constantes para todos los tipos de productos son: Cd. Artculo. Cdigo del artculo de la lnea del albarn de entrada. Este cdigo, creado automticamente, identifica unvocamente el artculo y est formado por 13 dgitos. Introduciendo un cdigo de artculo ya existente, se muestra toda la informacin del artculo creado previamente. Cd. Fabricante. Cdigo opcional que puede ser facilitado por el fabricante del artculo. Introduciendo este cdigo, si corresponde con un artculo y/o producto registrado, se mostrar la informacin disponible, facilitando la introduccin de material. Tipo de producto. Tipo de producto del artculo que se est introduciendo. Dentro de cada una de las secciones, este campo ofrece un desplegable con todos los diferentes tipos de producto para cada una de las familias. Cant. Cantidad a introducir del artculo seleccionado. Es obligatorio introducir un valor este campo. Precio. Precio de venta al ptico del artculo. %Dto. Porcentaje de descuento que se resta al valor del precio. %IVA. Porcentaje de IVA que se aplica sobre el valor del precio. %Rec. Porcentaje de recargo que se suma sobre el valor del precio. P.V.P. Precio de venta al pblico que se asociar al artculo.

Productos genricos
Los productos genricos aaden el siguiente campo a las lneas del albarn: Descripcin. Descripcin textual del artculo introducido mediante el albarn de entrada.

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Monturas
Las monturas aaden los siguientes campos a las lneas del albarn: Descripcin. Descripcin textual del artculo introducido mediante el albarn de entrada. Marca. Marca de la montura. Color. Color de la montura. Calibre. Medida del calibre de la montura. Puente. Medida del puente de la montura. Varilla. Medida de la varilla de la montura.

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Sol
Las monturas de sol aaden los siguientes campos a las lneas del albarn: Descripcin. Descripcin textual del artculo introducido mediante el albarn de entrada. Marca. Marca de la montura. Tipo de lente. Texto libre que permite especificar el tipo de lente de la montura de sol.

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Lentes
Las lentes aaden los siguientes campos a las lneas del albarn: Descripcin. Descripcin textual del artculo introducido mediante el albarn de entrada. Eje. Eje de la lente. Cilindro. Cilindro de la lente. Esfera. Esfera de la lente. Adicin. Adicin de la lente. Dimetro. Dimetro de la lente. Suplementos. Indica si la lente que se introduce en el albarn de entrada incorpora algn tipo de suplemento.

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Lentillas
Las lentillas aaden los siguientes campos a las lneas del albarn: Descripcin. Descripcin textual del artculo introducido mediante el albarn de entrada. Eje. Eje de la lentilla. Cilindro. Cilindro de la lentilla. Esfera. Esfera de la lentilla. Adicin. Adicin de la lentilla. Dimetro. Dimetro de la lentilla. Curva perifrica Indica la curva perifrica de la lentilla. Radio. Medida del radio de la lentilla.

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Creacin de artculos
Los albaranes de entrada incorporan la funcionalidad de la creacin de artculos conforme van siendo insertados en un albarn de entrada. Cuando se inserta la descripcin y los datos correspondientes a un artculo, el programa busca en el almacn la existencia previa de un artculo con idnticas caractersticas y le asigna el mismo cdigo de artculo. Esta es la funcionalidad normal de los albaranes de entrada, donde no se da de alta nuevos artculo sino que simplemente se aumenta el nmero de existencias de artculo creados con anterioridad. Sin embargo, si el programa detecta que las caractersticas del artculo introducido no coinciden con las de ningn otro artculo existente en el almacn, entiende que se trata de un artculo nuevo, lo da de alta en el almacn y le asigna automticamente el siguiente nmero de artculo disponible. El nmero de existencias iniciales para este nuevo artculo ser el introducido en el albarn de entrada en el momento de su creacin. Activando el check Copiar cdigo fabricante a cdigo de artculo se puede conseguir que los nuevos artculos introducidos en el almacn se creen con el valor asignado por el fabricante como cdigo de artculo. Para que se pueda llevar a cabo esta operacin, el cdigo asignado por el fabricante al artculo debe tener 13 dgitos y no coincidir con ningn cdigo de artculo asignado previamente.

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Dada la posibilidad de importar catlogos de montura se ha incorporado la posibilidad de crear artculos a partir del cdigo del fabricante del producto de catlogo. De este modo, el usuario slo tendr que especificar el cdigo de fabricante del producto deseado y la aplicacin cumplimentar el resto de los campos.

Incluir artculos de stock


Desde el men contextual de las lneas de albarn se pueden incluir artculos de stock a travs de la siguiente ventana de bsqueda.

El check Incluir descatalogados incorpora a la bsqueda aquellos artculos que han sido marcados como descatalogados en algn momento. Slo se podrn incluir artculos del proveedor asociado al albarn. No obstante, mediante el check Incluir todos los proveedores, el asistente de bsqueda permite seleccionar artculos de otros proveedores. Cuando se selecciona un artculo de otro proveedor, se pregunta si se desea incluir el artculo en el albarn aunque sea de otro proveedor. De esta forma, estos artculos quedarn asociados a los nuevos proveedores para futuras bsquedas.

Incluir productos de catlogo


Mediante la opcin Buscar producto de catlogo accederemos a la ventana de seleccin de producto de catlogo para seleccionar el producto a incluir en el albarn.

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Si existe algn artculo derivado del producto seleccionado automticamente se insertar en el albarn. En caso contrario, se crear un nuevo artculo que ser incluido en el albarn.

Aadir pedidos
Una de las funciones principales de los albaranes de entrada es la de cancelar la demanda de los pedidos de reposicin provenientes de encargos o creados manualmente. Para cumplir con esta funcin, los albaranes de entrada incorporan un asistente de adicin de pedidos. Este asistente, ubicado en el men contextual de las lneas de las entradas, permite seleccionar aquellos pedidos de los cuales se van a realizar las correspondientes entradas de productos. Cuando se ejecuta este asistente, aparece en primer lugar una ventana que permite la seleccin de pedidos mediante el ajuste de una serie de filtros como son la fecha de creacin, la referencia de venta o la descripcin de los artculos.

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Una vez seleccionados los filtros adecuados y pinchando en el botn Siguiente aparece, en una segunda ventana, un listado de todos los pedidos de reposicin con cantidades pendientes de completar y enviados a los correspondientes proveedores que adems, cumplen con todos los filtros especificados. Estos pedidos aparecen de forma resumida, mostrando nicamente el nmero del albarn de pedido y la fecha de creacin de dicho pedido. No obstante, pinchando sobre el botn situado a la izquierda de cada uno de los pedidos, se despliega el detalle del pedido, mostrando el cdigo y descripcin de cada uno de los artculos contenidos en dicho pedido.

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Cabe destacar que para que un pedido de reposicin aparezca en este listado, el pedido tiene que haber sido marcado como enviado a su proveedor y tanto el nombre del proveedor del pedido como el del albarn de entrada deben coincidir. Finalmente, es necesario indicar qu pedidos se van a incorporar al albarn de entrada, pudiendo incluso especificar qu artculos de un mismo pedido se aadirn y cules no. Una vez seleccionados los pedidos, pulsando sobre el botn Siguiente aparece la tercera ventana del asistente, la ventana de confirmacin. Pulsando el botn Finalizar, se insertarn en el albarn de entrada todos aquellos artculos que estaban contenidos en los pedidos seleccionados a travs del asistente.

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Las lneas de los albaranes de entrada que han sido generadas a travs del asistente de adicin de pedidos estn asociadas directamente con el pedido origen. De esta forma, pinchando sobre el pequeo botn situado a la izquierda de estas lneas del albarn de entrada se despliega una lnea que referencia directamente al pedido asociado a ese producto. Si el pedido asociado a una lnea de albarn est ligado a una venta a cliente, desde la opcin Abrir venta asociada podremos acceder a la ficha de edicin de la misma.

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Generacin de traspasos
A partir de la introduccin de artculos mediante los albaranes de entrada, existe la posibilidad de generar directamente los correspondientes albaranes traspasos entre tiendas para entornos multi-centro. Desde un albarn de entrada, los albaranes de traspaso se crean a travs de la opcin Distribuir stock del men contextual de las lneas de la entrada. La distribucin de los artculos entrados se realiza a travs de un pequeo asistente de creacin de albaranes de traspaso que consta de una nica ventana. En esta ventana aparecen listados todos los artculos que conforman el albarn de entrada, el nmero de tienda origen y el nmero de unidades que se han introducido a travs del albarn de entrada de cada uno de los productos en el almacn de la tienda origen del traspaso. Aparece adems, una columna por cada una de las tiendas del entorno multi-tienda, de tal forma que resulta muy sencillo la distribucin del gnero entre las tiendas. Para ello simplemente, hay que situarse en la celda correspondiente al cruce entre el artculo deseado y la tienda destino del traspaso e introducir el nmero de unidades que sern traspasadas.

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Los albaranes de traspaso incorporan un campo de observaciones donde puede registrar cualquier comentario adicional asociado al traspaso. Para confirmar el traspaso una vez especificadas todas las cantidades a ser traspasadas, se tiene que hacer un click en el botn Generar traspaso.

Generacin de devoluciones
La generacin de devoluciones, accesible a travs del men contextual de las lneas de albarn, permite generar un nuevo albarn de entrada con cantidades negativas que sirva para anular las unidades recibidas y que sern devueltas al proveedor. El proceso de generacin de devoluciones est divido en varios pasos. En una primera ventana, se nos presentan las lneas que componen el albarn seleccionado, para marcar aquellas que se van a devolver.

298 Compras

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Al pulsar el botn Siguiente, accedemos a la siguiente ventana en la que especificaremos el motivo de la devolucin y las observaciones de la misma.

Al pulsar Finalizar, se generar automticamente la devolucin a proveedor y se abrir el albarn generado para posibilitar su edicin por parte del usuario.

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Informes
Tanto desde el ndice de entradas como desde el formulario de edicin de albarn de entrada se puede acceder a la siguiente ventana de seleccin de informes.

Existencias sin valorar


Este listado presenta los datos de la cabecera del albarn de entrada y del detalle de todas las lneas del albarn. Las lneas nicamente muestran el cdigo de artculo, la descripcin y la cantidad de unidades introducidas, es decir, no aparecen datos relativos a la valoracin econmica de los artculos.

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Entradas valorado
Este listado amplia el listado del albarn de entrada anterior incorporando los datos relativos a las valoraciones econmicas de los artculos. Esta valoracin econmica incluye un resumen final que agrupa todos los totales del detalle del albarn.

Impresin de etiquetas
Esta opcin inicia el asistente de creacin de cdigos de barras. En este asistente aparecen ya seleccionados todos los artculos que se han introducido en el albarn de entrada para facilitar la impresin de sus correspondientes etiquetas.

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Listado de proveedores
Este informe presenta la relacin de proveedores junto con los datos de contacto y la localidad a la que pertenecen.

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Resumen de compras por familia


Al seleccionar este informe se habilitarn las opciones del formulario de informes mediante las que poder indicar el nivel de desglose por familias de productos y los valores a totalizar en el listado.

Resumen de compras por proveedor


Al seleccionar este informe se habilitarn las opciones del formulario de informes mediante las que especificaremos el tipo de desglose (por proveedor o por marca) y los valores a totalizar en el listado.

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Facturas
El mdulo de facturas de proveedor permite la creacin de facturas de proveedores en base a un conjunto de lneas de albaranes de entrada, pudiendo escoger las mismas de diferentes albaranes. Las facturas de proveedores son, en realidad, una prefacturacin en base a albaranes de entrada que permiten adelantar el detalle de la factura que se recibir de un proveedor concreto. Las facturas de proveedor permiten calcular el coste de los productos y artculos pedidos a travs de los pedidos de reposicin, en base al precio de coste del artculo y a una combinacin de descuentos que el usuario puede especificar en la lnea de la factura para controlar todos los descuentos que el proveedor deber aplicar en la factura real. Los campos mostrados en el ndice de facturas de proveedor son los siguientes: N Factura. Referencia con la que se ha creado la factura de proveedor. Tienda. Nmero de tienda donde se ha creado la factura de proveedor. Proveedor. Nombre del proveedor al que corresponde la factura. Fecha. Fecha de creacin de la factura.

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Usuario. Usuario que cre la factura. Descuento 1. Primer descuento global aplicado sobre la factura. Descuento 2. Segundo descuento global aplicado sobre la factura. Observaciones. Campo que muestra las posibles observaciones o comentarios asociados a una factura en concreto.

Bsqueda rpida
La bsqueda rpida del ndice de facturas de proveedor permite localizar las facturas que cumplan determinadas condiciones que se introducen en el siguiente formulario de bsqueda.

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Facturas de proveedor
Las facturas de proveedor estn siempre asociadas a un nico proveedor, pudiendo contener lneas de varios albaranes de entrada que sean, eso s, de ese mismo proveedor, flexibilizando de esta forma la generacin de las prefacturas. Cada factura de proveedor puede llegar a tener hasta dos descuentos globales que se aplicarn sobre el total de las lneas de las facturas. Adems, muestra en la parte inferior un resumen de las cantidades totales desglosadas por conceptos: importe total bruto, importe total descontado, importe correspondiente al porcentaje de IVA, el total de recargo de equivalencia aplicado y el total neto. Las facturas de proveedores estn formadas por una o varias lneas de detalle que muestran informacin relativa a los artculos incluidos en los albaranes de entrada asociados. No obstante, los campos con fondo amarillo se pueden modificar en el momento de crear la factura para ajustar los parmetros de la forma ms realista posible. Los campos que se muestran en las lneas de las facturas de proveedor son: Artculo. Cdigo del artculo introducido. Ref. Venta. Referencia de la venta asociada. Este campo nicamente tendr valor en aquellas lneas que referencien a artculos que provengan de albaranes de entrada generados a partir de pedidos de reposicin de encargos concretos. De esta forma, desde la factura de proveedor se puede seguir la pista de aquellos artculos recibidos. Descripcin. Descripcin del artculo.

306 Compras

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Fecha. Entrada. Fecha de creacin de la entrada asociada a esa lnea de la factura de proveedor. N Albarn. Nmero del albarn de entrada asociado a la lnea de la factura. Ctd. Nmero de unidades de artculo que se quieren incluir en la factura. Precio. Precio unitario asumido. Dto1. Valor del primer descuento que se aplica sobre el precio del artculo. Dto2. Valor del segundo descuento que se aplica sobre el resultado de aplicar el primer descuento al precio del artculo. IVA. Porcentaje de IVA. Rec. Porcentaje de recargo. Total. Valor total de la lnea de la factura de proveedor.

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Puesto que todas las facturas de proveedor se crean a partir de albaranes de entrada, es posible acceder al albarn de entrada asociada a cada una de las lneas de detalle o incluso aadir nuevos albaranes a la factura a travs del men contextual. En la parte inferior del formulario de edicin de una factura de proveedor se pueden especificar los vencimientos de los diferentes pagos de dicha factura.

Asistente de facturas de proveedor


La creacin de las facturas de proveedor a partir de los albaranes de entrada se realiza a travs de un asistente que consta de tres pasos guiados. Este mdulo ser accesible nicamente para aquellos usuarios que dispongan de permiso para generar y editar facturas. En primer lugar, aparece una ventana en que se solicita la seleccin del proveedor. Es posible crear dos tipos de facturas de proveedor, aquellas que se crean a partir de albaranes de entrada y facturas libres. Los albaranes de entrada que sern empleados para la confeccin de la factura as como el tipo de IVA correspondiente. La modalidad Factura libre permite la introduccin manual de las lneas de la misma. Una vez han sido ajustados todos los parmetros de seleccin, se pincha sobre el botn Siguiente.

308 Compras

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En caso de seleccionar la opcin de factura de albaranes, la siguiente ventana del asistente muestra un listado de todos los albaranes de entrada que cumplen con los requisitos especificados en el paso anterior. Esta ventana ofrece la posibilidad de seleccionar o no los diferentes albaranes de entrada y conocer el detalle de cada uno pinchando sobre el botn situado a la izquierda de cada lnea. Desplegando el detalle de cada pedido se puede deseleccionar algn producto para que no se incluya en la factura de proveedor resultante.

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Finalmente, la ltima ventana del asistente supone la confirmacin final a la creacin de la factura. Adems, permite introducir una referencia identificativa para la factura.

310 Compras

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Hay que recordar que si se selecciona como tipo de factura la opcin Factura libre, el asistente generar una factura sin lneas, por lo que nicamente se solicitar al usuario la introduccin de la referencia de la factura.

Edicin de facturas de proveedor


Desde el men contextual asociado a las lneas de detalle de una factura de proveedor es posible realizar las siguientes acciones: Abrir albarn de entrada asociado Eliminar todas las lneas del albarn Eliminar la lnea seleccionada Aadir lnea genrica Aadir lnea no asociada a entrada

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Aadir albaranes a esta factura Enlazar albaranes Asistente de casacin

Aadir lnea genrica


Esta opcin permite inserta una nueva lnea genrica, sin vinculacin con ningn albarn de entrada, lo que permite recoger costes adicionales los propios productos como el coste de portes, publicidad,

Aadir lnea no asociada a entrada


Al seleccionar esta opcin, el usuario tendr la posibilidad de introducir una lnea de factura que no est asociada con ningn albarn de entrada pero, a diferencia del caso anterior donde serva para introducir costes adicionales, ser posible introducir productos. A travs de una ventana adicional el usuario podr indicar los siguientes datos generales: Clase de producto: campo opcional para filtrar la bsqueda de producto en base a la clase seleccionada (producto genrico, montura, sol, lente o lentilla). En funcin de la clase de producto introducida se habilitarn los campos correspondientes a los parmetros adicionales asociados. Tipo de producto: campo opcional para filtrar la bsqueda de producto en base al tipo de producto seleccionado. Marca: marca del producto. Producto: descripcin del producto. Al pulsar sobre el botn resaltado en rojo en la siguiente imagen, se accede al buscador de productos.

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Aadir albaranes de entrada


A travs de esta opcin se accede al Asistente de insercin de albaranes de entrada, para localizar albaranes de entrada e incluirlos en la factura. Como primer paso del asistente, se ofrece al usuario la posibilidad de filtrar los albaranes en funcin de los siguientes parmetros: Proveedor: proveedor al que pertenecen los albaranes de entrada. Al acceder al asistente, este campo se inicializar con el proveedor de la factura. Centro de creacin: centro de creacin de los albaranes de entrada. Se inicializar con el centro de la factura, aunque la lista desplegable incluir todos los centros de la empresa a la que pertenece la factura en curso. Fecha de albarn: fecha de generacin de los albaranes. Ref. Alb. Proveedor: referencia de albarn. Permite la seleccin de un albarn concreto. Tipo de albarn: permite seleccionar albaranes de devolucin, albaranes de entrada o ambos.

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Al avanzar en el asistente, se presentarn las lneas de entrada filtradas pendientes de facturar para seleccionar las que se desea incluir en la factura. Al pulsar el botn finalizar se insertarn en la factura las lneas seleccionadas.

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Enlazar albaranes
Esta opcin del men permite acceder al Asistente de enlace de facturas de proveedor, a travs del cual es posible modificar el enlace entre las lneas de la factura y las lneas de entrada. Al finalizar el asistente, se trasladarn las modificaciones realizadas a la factura en curso. Como primer paso, se presentan los siguientes parmetros de filtro de albaranes: Proveedor. Centro de creacin. Fecha de albarn. Ref. Alb. Proveedor. Tipo de albarn.

En el siguiente paso del asistente, el usuario podr modificar la lnea de entrada asociada a cada lnea de factura. La informacin que es posible modificar es: Lneas de Factura: lneas de factura pendientes de enlazar con lneas de entrada.

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Lneas de Entrada: lneas de entrada pendientes de facturar filtradas en base a los parmetros introducidos en el paso anterior.

Enlaces Lneas Factura Lneas Entrada: lneas de factura enlazadas a lneas de entrada. Enlazar: enlaza la lnea de factura seleccionada de Lneas de Factura, con la lnea de entrada seleccionada de Lneas de Entrada.

Eliminar: rompe el enlace lnea de factura lnea de entrada seleccionada.

Asistente de casacin de facturas


Al abrir el asistente, accesible tambin desde el men contextual del ndice de facturas de proveedor, se comprobar si existen nuevas lneas no enlazadas con lneas de entrada y se consultar al usuario si desea iniciar una bsqueda entre los albaranes de entrada no facturados, para intentar localizar las posibles lneas de entrada sin facturar, cuya definicin coincide con la introducida en cada lnea de factura. Si el usuario confirma que desea enlazar las lneas de factura pendientes con su correspondiente lnea de entrada, y tras configurar el filtro de lneas de entrada, la aplicacin intentar enlazar automticamente las lneas pendientes con lneas de entrada que incluyan el mismo producto con exactamente las mismas caractersticas. A continuacin, el usuario podr enlazar las lneas de factura pendientes o modificar los enlaces con lneas de entrada ya realizados previamente.

316 Compras

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Finalmente, se comprobar si el importe de cada lnea de factura coincide con el recogido en el albarn de entrada asociado, y se presentarn en pantalla las posibles diferencias de importes y/o unidades entre ambas.

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Compras 317

Al pulsar el botn Imprimir Incidencias, se generar un informe con las incidencias detectadas.

Informes
Los informes de las facturas de proveedores se diferencian en funcin del lugar desde el que se muestren. Si se selecciona el informe desde dentro de una factura, incluirn nicamente la informacin referente a la factura abierta en ese momento. Sin embargo, si el informe se muestra desde el ndice de facturas, presentar la informacin de todas las facturas del ndice.

318 Compras

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Factura de proveedor
Este listado muestra para cada factura su cabecera identificativa y el detalle de las lneas de que se compone.

Pagos
Este informe presenta la relacin de pagos de cada factura.

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Compras 319

320 Compras

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Traspasos

Los traspasos de artculos entre centros se dan en entornos multi-centro, y permiten pasar unidades de un artculo determinado de un centro a otro y as poder saber tanto en una como en otra, cual es el stock real de ese artculo y en qu centro se encuentra. En el ndice de traspasos muestra los siguientes campos: Cdigo. Nmero que identifica unvocamente el traspaso. Centro. Nmero de centro de creacin de albarn de traspaso. Fecha. Fecha de creacin del traspaso. Usuario. Usuario que gener el traspaso. Observaciones. Campos de observaciones asociadas a cada uno de los traspasos.

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Traspasos 321

Bsqueda rpida
El formulario de bsqueda rpida de albaranes de traspaso permite seleccionar aquellos albaranes que cumplen con los filtros especificados.

322 Traspasos

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Albarn de traspaso
Un albarn de traspaso est formado por una o ms lneas de traspaso en las que se especifica el cdigo del artculo, el centro origen, el centro destino y el nmero de unidades que van a ser traspasadas. Cada una de las lneas se corresponde con un traspaso de un nico centro destino, es decir, que si desde un centro A se pasan unidades de un artculo X a un centro B y Y unidades un centro C se generarn dos lneas: una del centro A al centro B con X unidades, y otra del centro A al centro C con Y unidades. Los campos de cantidad y de centro destino pueden ser modificados manualmente desde el propio albarn de traspaso.

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Traspasos 323

Desde el men contextual asociado a las lneas del albarn de traspaso es posible eliminar las lneas que conforman el traspaso. As mismo, tambin es posible agregar ms artculos de stock al traspaso para ser enviados a otro centro. El campo Descontar de centro indica el nmero de centro origen del traspaso.

Nuevo traspaso
Los traspasos se generan desde un formulario especializado que permite visualizar grficamente y de forma cmoda el traspaso. En este formulario se pueden introducir los artculos de distintas formas: introduciendo manualmente el cdigo del artculo, insertando desde el buscador de artculos de stock (men contextual) o leyendo directamente desde el lector de cdigos de barras.

324 Traspasos

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En la parte derecha de la ventana, debajo del rtulo Destino, aparecen todos los centros del entorno multi-centro, incluyendo el centro origen. Para cada uno de los artculos se tiene que indicar el nmero de unidades que se traspasarn a cada una de los centros. En el men contextual se ofrece la opcin de distribuir automticamente las unidades entre los centros. Esta distribucin manual puede ser modificada posteriormente de forma manual accediendo a la casilla correspondiente. Finalmente, para crear el traspaso a partir de los datos introducidos se tiene que pulsar el botn Generar traspaso. Esta accin generar el traspaso correspondiente y desglosar el traspaso en lneas simples de traspaso, de centro a centro. Para traspasar unidades entre centros de diferentes empresas la aplicacin permite operar de dos formas, dependiendo de la configuracin establecida en los parmetros generales de Visual GESOPT: Si marcamos la opcin Traspasos entre centros de diferentes empresas como ventas, al efectuar el traspaso, se generar automticamente una compra-venta entre las empresas implicadas; es decir, si el traspaso se realiza desde el centro A que pertenece a la empresa EA al centro B que pertenece a la empresa EB, se crear una venta desde A tomando como cliente EB, y un albarn de entrada desde B tomando como proveedor EA. Si, por el contrario, esta opcin se desmarca, se generar nicamente el albarn de traspaso correspondiente.

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Traspasos 325

Informes
Al pulsar el botn Informes en el ndice de traspasos o desde la ficha de edicin de albarn de traspaso, accederemos a la siguiente ventana de seleccin de informes.

Albarn de traspaso
Este listado muestra un albarn completo de traspaso tal y como se muestra en la pantalla. Si este listado se muestra desde el ndice de traspasos muestra de forma secuencial todos los traspasos de la consulta seleccionada.

326 Traspasos

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Albarn de traspaso valorado


El albarn de traspaso valorado muestra, adems de las unidades de cada lnea de detalle, el coste unitario de cada artculo traspasado.

Traspasos agrupados valorados


Este informe presenta los albaranes de traspaso valorados agrupados por familia de productos.

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Traspasos 327

Etiquetas
Este listado inicia el asistente de impresin de etiquetas de cdigos de barras con los artculos introducidos en el albarn de traspaso con las unidades correspondientes. A esta opcin se accede directamente a travs del botn Impresin etiquetas situado en los propios albaranes de traspaso.

328 Traspasos

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Herramientas

Visual GESOPT ofrece una gran variedad de herramientas auxiliares que facilitan el trabajo. Estas herramientas estn accesibles desde la opcin Herramientas del men principal de la aplicacin.

Mensajera
El mdulo de mensajera permite al usuario el envo de mensajes SMS desde diversos puntos de la aplicacin. Los mensajes pueden enviarse individualmente a un cliente de la aplicacin o a un grupo de clientes previamente seleccionados en base a una consulta. El nico requisito indispensable para el envo de mensajes desde la aplicacin es que debe existir acceso a Internet desde el puesto en que se est ejecutando la aplicacin. El acceso a las funciones bsicas del mdulo de mensajera se realiza a travs del men de herramientas. No obstante existen accesos directos desde diversos puntos de la aplicacin: 1. Pulsando la combinacin de teclas de Control+Maysculas+S se puede enviar un mensaje desde cualquier punto de la aplicacin. 2. Pulsando el botn derecho sobre un cliente del ndice de clientes se puede enviar un mensaje a dicho cliente.

3. Pulsando el botn de envo masivo de mensajes de la barra de botones del ndice de clientes.

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Herramientas 329

4. Pulsando el botn de mensaje a cliente desde la venta.

Nuevo mensaje SMS


Al crear un mensaje SMS la aplicacin presenta un formulario en el que se puede seleccionar un cliente, nmero de telfono, plantilla y texto a enviar. Al pulsar el botn de Aceptar, el mensaje ser enviado al telfono especificado en el cuadro de dilogo.

El campo cliente permite seleccionar el destinatario del mensaje de entre nuestro fichero de clientes. Este campo puede aparecer rellenado cuando se crea el mensaje desde el men desplegable de clientes o desde una venta de un cliente.

330 Herramientas

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Es posible seleccionar un cliente pulsando el botn adjunto a este campo que abre el cuadro de dilogo de bsqueda de clientes. Si el cliente seleccionado tiene un nmero de telfono en su campo de telfono SMS, ste se copiar en el campo Telfono del cuadro de dilogo. En caso contrario deber introducirse manualmente en dicho campo. La aplicacin est perfectamente adaptada para aceptar la nueva numeracin mvil con el primer dgito 7. El campo de plantilla permite seleccionar una plantilla de texto, liberando al usuario de la necesidad de teclear textos repetitivos. Por ltimo, el campo Fecha y hora de envo permite programar el envo del mensaje. Las dos pestaas Mensaje y Texto plantilla permiten saltar del texto del mensaje al texto de la plantilla con que se ha creado dicho mensaje. Para terminar es necesario pulsar el botn Aceptar, el mensaje ser enviado en el momento idnciador al telfono especificado en el cuadro de dilogo.

Envo masivo de SMS


Este cuadro de dilogo que est accesible desde el botn de la barra de herramientas del ndice de clientes permite el envo masivo de un mensaje SMS a los clientes seleccionados por la consulta activa. Al igual que los SMS individuales, el envo masivo de SMS tambin puede ser programado.

Para realizar un envo masivo de mensajes es necesario dar los siguientes pasos:

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Herramientas 331

Especificar la consulta que seleccione los clientes a los que desee enviar el mensaje en el ndice de clientes. Pulsar el botn de envo masivo de SMS que aparece en la barra de botones del ndice de clientes.

Al abrirse el cuadro de dilogo de envo masivo de mensajes SMS podr seleccionar la plantilla que contiene el texto que desee enviar a los clientes seleccionados por la consulta activa. Pulsando el botn de Aceptar se crearn los mensajes y se almacenarn en el historial de mensajes. En caso de error en el envo, es posible acudir al historial para enviar de nuevo los mensajes.

Historial de mensajes a clientes


Este formulario permite consultar los mensajes enviados o pendientes de enviar, as como crear, retener, eliminar o enviar los mensajes.

Se muestran varias columnas que contienen datos relativos a los mensajes enviados. Pulsando sobre las cabeceras de esta tabla es posible realizar ms filtros sobre los datos mostrados: Tie.: Hace referencia al nmero de tienda en la que se cre el mensaje. Fecha Creacin: Indica la fecha y la hora de creacin del mensaje.

332 Herramientas

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Est.: Especifica el estado en que se encuentra el mensaje. Los posibles estados en que se puede encontrar un mensaje son los siguientes:

Cliente: Nombre y apellidos del cliente al que se envi el mensaje. Ref. Venta: Referencia de la posible venta relacionada con el mensaje. Plantilla: Indica la plantilla con la que se cre el texto del mensaje. Programacin: Detalle de la posible programacin del mensaje. Telfono SMS: Indica el nmero de telfono destinatario del mensaje. Usuario: En este campo se especifica el usuario que cre el mensaje. F. Envo: Fecha de envo del mensaje. Haciendo doble clic sobre cualquier mensaje es posible abrirlo para poder conocer los detalles del mensaje. En el panel superior aparecen una serie de campos que permiten filtrar los mensajes seleccionados en el historial de mensajes: Fecha desde hasta: Permite especificar un rango de fechas de creacin entre las cuales debern estar comprendidos los mensajes presentados. Fecha entrega desde hasta: Permite especificar un rango de fechas de entrega de los mensajes. Centro: Permite especificar un nmero de centro en el que debern haberse creado los mensajes presentados. Estado: Permite especificar el estado en que se encuentran los mensajes presentados. Venta: Permite filtrar por la referencia de la venta desde donde se generaron los mensajes. Cliente: Permite filtrar por el cliente al que se enviaron los mensajes. Plantilla: Permite filtrar por plantilla empleada en la edicin del mensaje. Programacin: Permite filtrar por programacin. Es posible seleccionar varios criterios simultneamente para afinar la bsqueda.

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Herramientas 333

El botn Enviar mensajes permite enviar todos los mensajes cuyo estado sea el de pendientes a sus respectivos destinatarios. La posibilidad de crear mensajes sin enviarlos, por ejemplo en el caso de envos, permite al usuario revisar los mensajes que se han acumulado antes de enviarlos a sus destinatarios.

Consultar saldo de mensajes SMS


A travs de esta opcin es posible consultar cmodamente el saldo actual de SMS.

Compras de mensajes
Comprar mensajes SMS
El usuario puede comprar mensajes SMS en lnea directamente desde Visual GESOPT a TEMTICA Software sin tener que solicitarlos por telfono. La operacin de compra de mensajes es muy gil y sencilla. Si desea comprar mensajes puede hacerlo acudiendo a la opcin de men Herramientas->Mensajera>Compras de mensajes->Comprar mensajes SMS. Al seleccionar esta opcin la aplicacin abre un asistente que le guiar por el proceso de compra de los mensajes. La primera pantalla de este asistente es la siguiente:

334 Herramientas

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En esta pantalla, adems de mostrar la informacin de las promociones existentes para comprar mensajes SMS, se informa del saldo actual de mensajes disponibles del cliente en el campo Saldo de mensajes. El campo Mensajes a comprar permite al usuario especificar el nmero de mensajes SMS que desea adquirir a TEMTICA Software. El campo Precio del mensaje indica el precio (en Euros y sin IVA) de cada mensaje. El campo Base imponible es un valor calculado resultado de la multiplicacin del precio de cada mensaje por el nmero de mensajes que se desea comprar. El campo % IVA indica el porcentaje de IVA que se cargar sobre la base imponible. El campo Importe total especifica el importe total de la operacin de compra que se cargar al usuario al materializar la compra de los mensajes. El campo Mensajes regalados indica el nmero de mensajes gratuitos que el usuario obtendr con su compra y el campo Mensajes obtenidos mostrar el total de mensajes (comprados ms regalados) que sern adquiridos. Al pulsar el botn Comprar aparece un mensaje emergente que solicita al usuario conformidad para confirmar la compra de los mensajes.

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Herramientas 335

Si el usuario pulsa el botn S confirmar la compra de los mensajes. Por el contrario si pulsa el botn No cancelar dicha compra.

Si el usuario efecta la compra el asistente saltar a la siguiente pantalla donde se permitir al usuario que imprima la factura correspondiente a la compra de los mensajes que acaba de efectuar.

336 Herramientas

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Pulsando el botn Imprimir factura se presentar la factura correspondiente a la compra de mensajes efectuada y permitir al usuario que pueda imprimirla. En la factura aparecer tambin desglosado el nmero de mensajes regalados que ha obtenido el usuario.

Historial de compras SMS


A travs de la opcin de men Herramientas->Mensajera->Compras de mensajes->Historial de compras SMS se accede a un cuadro de dilogo que permite al usuario revisar el historial de compras de mensajes SMS que ha realizado.

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Herramientas 337

El usuario puede acceder a la factura de cada una de las compras archivadas haciendo doble clic sobre la compra cuya factura desee visualizar o imprimir.

Edicin de plantillas SMS


Las plantillas de mensajes SMS sirven para crear textos de mensajes que se repiten con frecuencia. El uso de las plantillas durante la creacin de mensajes SMS libera al usuario de la necesidad de escribir cada vez el texto del mensaje. En su lugar, seleccionando una plantilla, la aplicacin ser capaz de generar el texto del mensaje. Adems es posible incluir campos en las plantillas, de manera que dichos campos se substituyen por los valores correspondientes tomados del cliente al que se va a enviar el mensaje.

El formulario de edicin de plantillas presenta una lista con las plantillas disponibles y permite al usuario modificarlas, crear nuevas plantillas o eliminar alguna plantilla existente. A la izquierda se muestra una lista con las plantillas disponibles presentadas por orden alfabtico. En la parte superior derecha encontramos el nombre que identifica a la plantilla y que permitir posteriormente seleccionarla a la hora de crear nuevos mensajes. El texto de la plantilla contiene una combinacin de palabras y nombres de campos. Los nombres de campos comienzan por el carcter # y no pueden contener espacios. En el ejemplo presentado se puede ver que aparecen un campo #CLINOMBRE, que en el momento de enviar un mensaje sern substituidos por el nombre del cliente.

338 Herramientas

Visual Gesopt Manual de usuario

Para insertar un campo puede escribirse su nombre precedido del carcter # o seleccionarlo a travs del men desplegable que aparece sobre el texto de la plantilla.

Programacin de envos de SMS


Visual GESOPT proporciona la posibilidad de programar lo envos de SMS en funcin de determinadas condiciones. Estas condiciones incluyen desde la definicin de los posibles receptores de los mensajes hasta la especificacin de fechas de envo o patrones de repeticin en dichos envos. Se pueden registrar y modificar tantas programaciones como se deseen. A continuacin se especifican los campos bsicos del formulario de edicin de programaciones de envo de SMS. Nombre de la programacin. Nombre identificativo de la programacin. Tienda activacin. Indica el nmero del centro que ha activado la programacin. Tipo consulta. Los destinatarios de los envos de SMS se calculan a partir del resultado de una consulta sobre las bases de datos de la aplicacin. Estas consultas, que funcionan del mismo modo que en el resto del programa, puede estar basadas en clientes o en ventas. En este apartado se define esta condicin. Programacin activa. Indica si la programacin actual est o no activa. Plantilla SMS. Nombre de la plantilla de SMS que se est utilizando para la programacin. Texto SMS. Seccin que especifica el texto que se mostrar en los mensajes SMS. Al igual que en la definicin de plantillas de SMS, dentro del texto es posible incluir algunos datos variables. Para introducir alguno de estos campos definidos, se debe seleccionar la opcin deseada en el men contextual de la propia rea de texto. Se debe tener en todo momento que la longitud mxima de un mensaje SMS es de 140 caracteres, incluidos los posibles valores de los campos variables Fecha inicio. Fecha en que entrar en vigor la programacin de SMS.

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Herramientas 339

Fecha final. A partir de esta fecha, la programacin quedar desactivada. N repeticiones. Nmero mximo de veces que se podr enviar el mensaje entre las fechas indicadas.

Otras acciones disponibles desde el formulario principal de programaciones de envo de SMS son: Guardar programacin. Guarda los cambios de la programacin seleccionada. Esta opcin se encuentra en el men superior del formulario. Eliminar programacin. Elimina la programacin seleccionada. Volver a los valores de por defecto. Esta opcin reinicia la configuracin de la programacin seleccionada con los valores iniciales de todas las consultas.

Modo avanzado Las programaciones de envo de SMS pueden definirse con ms detalle dentro del modo avanzado de edicin indicando algunos parmetros avanzados como los das mximos de demora los das de carencia o un patrn de repeticin. Dada la complejidad de estas opciones, se recomienda contactar con el servicio de atencin al usuario de TEMATIA Software para su manipulacin.

340 Herramientas

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Nueva programacin Las programaciones nuevas puedes realizarse a partir de una plantilla ya creada o personalizando completamente la configuracin de la planificacin. Pulsando en el botn de Nueva programacin aparece un pequeo formulario que pregunta por estas dos opciones.

Catlogos de productos
Visual GESOPT permite incorporar los catlogos de los fabricantes de forma automtica en el catlogo de la ptica facilitando de esta forma la venta de los productos incluidos en los mismos. Estos catlogos pueden ser tanto de lentes como de monturas, y son fruto de los acuerdos que ha alcanzado TEMTICA Software con los diferentes fabricantes. Los catlogos deben ser actualizados cada vez que los fabricantes faciliten una nueva versin de los mismos con tal de tener actualizados los precios y nuevos productos. Visual GESOPT proporciona sencillos mecanismos para importar los catlogos, exportarlos a ficheros y poder almacenarlos, actualizarlos o eliminarlos del programa.

Importar catlogos Visual GESOPT


Los catlogos de lentes son ficheros con extensin .cat que pueden ser descargados directamente desde la pgina web de TEMTICA Software, accediendo al del rea de clientes mediante la clave de acceso facilitada en la compra del programa. Los catlogos se actualizan en esta pgina web cada vez que un fabricante proporciona a TEMTICA Software una nueva versin digital de los mismos. Los pasos previos para importar un catlogo son los siguientes: 1. Acceder al rea de clientes de la direccin web www.TEMTICAsoftware.com 2. Descargar los catlogos deseados en una ubicacin local.

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Herramientas 341

Desde la opcin Importar catlogos Visual GESOPT se selecciona el fichero que contiene el catlogo descargado de cada proveedor, pulsando sobre el icono de buscar, remarcado en rojo en la siguiente imagen.

Una vez seleccionado el catlogo que va a ser importado, comienza el proceso de importacin pinchando sobre el botn Aceptar. Este proceso puede llegar a durar varios minutos en aquellos catlogos ms grandes, aunque en el caso ms habitual es una operacin muy rpida. Antes de importar un catlogo se recomienda realizar una copia de seguridad de la base de de datos y eliminar el catlogo anterior en caso de existir para evitar posibles conflictos de productos.

Importacin de monturas
Visual GESOPT tambin permite importar el catlogo de monturas de aquellos fabricantes que lo facilitan de una forma digital. Para importar un catlogo de monturas existe un asistente que gua a los usuarios a travs del proceso. A continuacin se muestra la primera ventana de dicho asistente. Para continuar hay que pinchar en el botn Siguiente.

342 Herramientas

Visual Gesopt Manual de usuario

En la siguiente ventana se tiene que seleccionar el proveedor del cual se quiere importar el catlogo de monturas. nicamente estn disponibles los catlogos de aquellos fabricantes cuyo nombre est habilitado. Una vez seleccionado el fabricante del cual se va a importar el catlogo de monturas se pincha el botn Siguiente para proceder a la carga del catlogo.

Por ltimo, el asistente solicita la introduccin de la ubicacin del fichero que contiene la informacin del catlogo de monturas. Pulse Siguiente para completar el proceso. Aparecer en pantalla una barra de
Visual Gesopt Manual de usuario Herramientas 343

progreso que indicar el nivel de finalizacin de la carga del catlogo, cuando sta termine el catlogo se habr incorporado al catlogo de la ptica.

Exportar catlogo
Esta opcin permite exportar el catlogo de los productos de todos los proveedores o de uno en concreto a un fichero externo con extensin .cat. Este fichero puede ser utilizado posteriormente para recuperar el catlogo en el mismo punto en que se export. Una de las principales funcionalidades de esta opcin es realizar copias de seguridad de los catlogos en caso de haber sido personalizados por parte de los usuarios. Un catlogo puede ser modificado manualmente por los usuarios mediante las opciones de almacn que permiten crear, editar o eliminar productos de catlogo.

Eliminar catlogos
Mediante esta opcin es posible eliminar el catlogo de productos de un proveedor sin ms que seleccionar dicho proveedor de la lista desplegable. En la parte inferior de la ventana aparecen listados todos los tipos de producto que el proveedor seleccionado ofrece (todos, lente, monturas,). Seleccione TODO para eliminar todos los productos del proveedor seleccionado. Seleccione LENTE para eliminar nicamente las lentes del proveedor seleccionado, esta opcin es til para no eliminar de la base de datos aquellos productos que hayan sido incluidos en el catlogo de forma manual.

344 Herramientas

Visual Gesopt Manual de usuario

Pre-Edicin de catlogos
Mediante esta herramienta Visual GESOPT ofrece otro procedimiento adicional para exportar e importar tarifas de proveedor a travs de ficheros Excel.

Exportacin de catlogo/almacn
El proceso de exportacin permite generar un fichero Excel con la informacin de los productos y/o artculos que seleccione el usuario con el fin de facilitar su edicin y posterior importacin para actualizar la base de datos de Visual GESOPT. De esta forma, el usuario no tendr que editar los datos en la ficha de cada uno de los productos sino simplemente completar el fichero Excel resultado de la exportacin. Para realizar la exportacin, habr que seleccionar la operacin Exportacin de catlogo/almacn y pulsar el botn Siguiente.

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Herramientas 345

A continuacin deberemos indicar si se desea exportar slo los productos de catlogo o tambin los artculos de almacn.

346 Herramientas

Visual Gesopt Manual de usuario

Al pulsar el botn siguiente, accedemos al siguiente paso, donde seleccionaremos los campos de producto a exportar. Por defecto, aparecen marcados los ms habituales.

En caso de haber seleccionado la opcin Incluir artculos de almacn, el siguiente paso consistir en seleccionar los campos de artculo a exportar.

Visual Gesopt Manual de usuario

Herramientas 347

Al pulsar el botn Siguiente pasaremos a filtrar y seleccionar los productos a exportar. En la parte superior de la ventana, se muestran los campos que nos permitirn seleccionar el proveedor y el tipo de producto a exportar. Una vez establecidos los parmetros de filtro, en la tabla inferior se mostrarn el resultado de nuestra consulta y deberemos marcar los productos que sern incluidos en el fichero de exportacin. Al pulsar el botn Finalizar comenzar el proceso de exportacin, al final de cual se solicitar al usuario la ubicacin donde se grabar el fichero generado.

348 Herramientas

Visual Gesopt Manual de usuario

El fichero Excel generado contendr tantas hojas como tipos de productos hayamos procesado, es decir, una hoja para GENERICOS, LENTES, LENTILLAS, MONTURAS y SOL.

En cada pestaa se incluir en el primer registro y, actuando como cabecera de columna, los campos que hayamos seleccionado y los restantes registros correspondern a los productos/artculos seleccionados. Con el fin de facilitar su posterior edicin, se incluir cada registro de producto seguido de los registros correspondientes a los artculos que deriven de l.

Importacin de catlogo/almacn
El proceso de importacin permite modificar y crear productos/artculos partiendo de la informacin contenida en un fichero Excel. Como primer paso, se seleccionar la operacin Importacin de catlogo/almacn y al pulsar Siguiente se deber seleccionar el fichero a importar.

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Herramientas 349

Si al abrir el fichero Excel, se detecta cualquier error en el etiquetado de columnas, se presentar la siguiente informacin al usuario, para que rectifique la equivalencia aquellos campos marcados en rojo.

350 Herramientas

Visual Gesopt Manual de usuario

En el siguiente paso, se visualizar los productos y artculos contenidos en el fichero para seleccionar los que se desean importar a la base de datos de la aplicacin.

Al pulsar siguiente, si hay cualquier error o incidencia que impidan el procesamiento de la informacin, se presentar en pantalla indicando la hoja y nmero de fila del fichero donde se encuentra el registro errneo.

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Herramientas 351

En caso de no detectarse ningn error, se importaran los productos y artculos a la base de datos. Antes de iniciar el proceso final de importacin se solicitar al usuario la realizacin de una copia de seguridad de la base de de datos, para permitir una vuelta a los datos originales en caso de que produjera cualquier error.

Generacin de plantilla en blanco


Visual GESOPT tambin ofrece la posibilidad de generar una plantilla en blanco en la que el usuario podr introducir los productos que desee importar. Para ello, deber seleccionarse la operacin Generacin de plantilla en blanco y pulsar el botn Siguiente.

352 Herramientas

Visual Gesopt Manual de usuario

Los restantes pasos coinciden con los descritos para el proceso de exportacin de catlogo/almacn, es decir, indicar si se desean incluir slo productos o tambin artculos y seleccionar los campos a incluir en la plantilla.

Etiquetas de artculos
Visual GESOPT proporciona herramientas para realizar la impresin de etiquetas de los artculos contenidos en el almacn. Estos cdigos de barras podrn ser ledos posteriormente por un lector estndar de cdigos de barras. Las etiquetas de artculos son configurables a travs de un asistente tanto en tamao de la etiqueta como en el formato del texto que en ellas aparece.

Impresin de cdigos de barras


El formulario de impresin de cdigos de barras permite seleccionar las etiquetas de qu artculos sern impresas y el nmero de las mismas. Una vez estn seleccionados los artculos, el nmero de unidades de cada uno de ellos y el tipo y configuracin de las etiquetas, se puede proceder a su impresin pulsando sobre el botn Imprimir. Los campos Col. inic. y Fila inic. indican la columna y la fila respectivamente a partir de la cual se empezar a imprimir en la primera hoja de etiquetas. Adems de tener la opcin de seleccin el tipo de
Visual Gesopt Manual de usuario Herramientas 353

descripcin que queremos que aparezca en las etiquetas y el orden de las mismas. Estas opciones son tiles para optimizar el uso de las hojas de etiquetas de artculos.

A travs del botn Buscar artculo se pueden incluir artculos del stock de la ptica en el formulario de impresin de etiquetas para imprimir las etiquetas correspondientes. Para buscar los artculos de stock aparece un formulario como el mostrado en la siguiente figura que ayuda a localiza mediante filtros los artculos deseados. Una vez seleccionado el artculo buscado se incluye en la lista de etiquetas a travs del botn Aceptar. El check Incluir descatalogados permite incluir en la bsqueda aquellos artculos que en algn momento han sido marcados como descatalogadas mediante una fecha de baja del producto. Por defecto, al seleccionar un artculo las unidades de etiquetas se rellenan con el stock de dicho artculo.

354 Herramientas

Visual Gesopt Manual de usuario

El mdulo de impresin de etiquetas permite seleccionar la impresora por la que se imprimirn las etiquetas. Adems, es posible seleccionar el tipo de etiqueta que se va a emplear en la impresin de entre los formatos de etiqueta seleccionados. Para seleccionar un nuevo tipo de etiqueta hay que pinchar sobre el botn Etiqueta del formulario de impresin de etiquetas. Aparece entonces la siguiente ventana que permite seleccionar el tipo de impresora y editar o crear nuevos tipos de etiquetas que quedarn almacenados para sus usos posteriores.

Cuando se edita un tipo de etiqueta o se crea un nuevo tipo, se abre un formulario como el mostrado en la siguiente figura que permite de forma grfica ajustar los parmetros que definen el formato de las nuevas etiquetas. En Nombre de la etiqueta se introduce el nombre con que ser guardado el tipo de etiqueta creado o modificado. Las medidas de las etiquetas se realizan en milmetros, y la explicacin grfica de los diferentes parmetros ayuda a su localizacin.

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Herramientas 355

Cesta de cdigos de barras


La cesta de cdigos de barras es una cesta virtual donde se pueden ir almacenando los productos pendientes de imprimir sus etiquetas de artculo correspondientes. La cesta est asociada a la sesin, con lo que si se cierra el programa se vaciar automticamente el contenido de la cesta. En la cesta virtual de artculos se pueden introducir artculos de distintas maneras: Mediante el lector de cdigo de barras. Desde la ficha de cada artculo en Almacn se puede incluir dicho artculo en la cesta para la impresin de su etiqueta. Desde la cesta virtual buscando los artculos mediante un asistente de bsqueda similar el que aparece en el punto anterior de Etiquetas de artculos. Desde la cesta virtual a travs de una consulta. A travs del botn Incluir artculos de consulta es posible editar una consulta de existencias sobre el almacn de la ptica e incluir el resultado de dicha consulta en la cesta virtual. La cesta puede vaciarse manualmente pulsando sobre el botn Vaciar cesta.

356 Herramientas

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Calculadora
Visual GESOPT tiene un acceso directo a la calculadora de Windows para facilitar su uso sin tener que salir del programa ni tener que buscarla con el explorador de Windows.

Copias de seguridad
Visual GESOPT ofrece un sistema seguro de copias de seguridad a travs de esta opcin del men. Esta funcin est totalmente adaptada a los requisitos que impone la Ley Orgnica de Proteccin de Datos de Carcter Personal en cuanto a seguridad y privacidad ya que: La copia de seguridad slo puede efectuarla el personal autorizado por el administrador. Se archiva la copia de seguridad en un formato encriptado y compactado. Se realiza bajo una contrasea personalizada para cada copia, y slo puede ser restaurada por personal autorizado que conozca dicha contrasea. TEMTICA Software recuerda que ste es el UNICO sistema que garantiza una correcta copia de los datos.
Visual Gesopt Manual de usuario Herramientas 357

Iniciar copia de seguridad


Las copias de seguridad pueden iniciarse de dos maneras, de forma programada o de forma manual, a travs de la opcin del men Herramientas o en el momento en que se sale del programa a travs de la opcin remarcada en rojo en la siguiente figura. Pinchando sobre el botn Salir se abandona el programa sin realizar la copia de seguridad. Si se opta por esta modalidad de inicio de copia de seguridad, NO se deber apagar el equipo hasta que no se haya completado la copia.

Planificacin copias de seguridad


Las copas de seguridad de Visual GESPOT pueden ser programadas para que se ejecuten automticamente. Para configurar estas programaciones en necesario acceder al formulario de configuracin y ajustar los diferentes parmetros. En cualquier caso, conviene recordar que este proceso se puede iniciar de forma manual en cualquier momento.

358 Herramientas

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Directorios de copia de seguridad. En esta seccin se especifica el destino final de la copia se seguridad, adems de la ubicacin temporal que ser utilizada durante el proceso y un directorio de respaldo. Visual GESOPT no realiza copias de seguridad directamente en unidades de CDROM, as pues, stas no podrn ser seleccionadas como ubicacin final y ser necesario utilizar un software externo para realizar la copia de seguridad sita en la ubicacin indicada en el formulario a un CDROM. Puesto que la copia de seguridad es un proceso de vital importancia para la seguridad de los datos de la ptica, pngase en contacto con el departamento de atencin al cliente de TEMTICA Software para aclarar cualquier duda al respecto.

Planificacin horaria. En este apartado se permite especificar las diferentes horas en las que el proceso de copia de seguridad ser ejecutado de forma automtica.

Proteccin de datos. Esta contrasea proporciona mayor seguridad a la copia se seguridad que se va a realizar, y ser necesaria para restaurar la copia de seguridad en caso de llegar a ser necesario. La confirmacin supone la introduccin de la misma contrasea para asegurarse de haberla introducido correctamente.

Historial copias seguridad


Desde esta opcin se pueden comprobar todas los procesos de copia de seguridad que se han iniciado, tanto su momento de inicio y final, como si su resultado ha sido exitoso o se ha detectado algn problema durante su ejecucin.

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Herramientas 359

Cierra periodo
Mediante esta opcin se permite bloquear un periodo de caja y ventas, de tal forma que todos los movimientos de caja y las ventas realizadas hasta la fecha indicada no puedan ser modificadas por personas no autorizadas. Para poder realizar el cierre de un periodo es necesario que el usuario activo disponga de los permisos necesarios.

360 Herramientas

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Leer cdigo de barras


Esta opcin permite localizar y abrir rpidamente la ficha de un cliente o una venta concreta con tan slo leer su cdigo con un lector de cdigos de barras o introducirlo a travs de teclado siguiendo el formato correspondiente en cada caso. Para el caso de clientes, emplearemos el cdigo de barras que encontraremos en la ficha del cliente, cuyo formato es el siguiente: CTTTNNNNNNN, (siendo TTT los dgitos correspondientes a la tienda en que se dio de alta al cliente, y NNNNNNN el cdigo o referencia de cliente.) En el caso de ventas, emplearemos el cdigo de barras que figura en el resguardo de la orden de montaje, cuyo formato es el siguiente: VTTTNNNNNN, (siendo TTT los dgitos correspondientes a la tienda en que se dio se gener la venta, y NNNNNN el cdigo de la venta)

Mensajes internos
Mediante esta herramienta Visual GESOPT comunica los distintos eventos y disfunciones a los usuarios (mensajes de la aplicacin), permitiendo adems el envo de mensajes entre usuarios en los que poder aadir incluso referencia a algn documento.

Visualizacin de mensajes
En la zona central de la ventana podemos observar la relacin de mensajes recibidos por el usuario que ha iniciado sesin en la aplicacin. De cada mensaje se presenta la siguiente informacin: - Tipo de mensaje: distinguiendo entre dos tipos de mensajes:

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Mensajes internos: generados automticamente por Visual GESOPT. Servirn para notificar, por ejemplo, el estado de pedidos enviados telemticamente a proveedor a travs del sistema OL2.

Mensajes entre usuarios: se pueden generar desde la misma pantalla a travs del botn Mensaje Nuevo o desde alguna opcin de la aplicacin.

Origen del mensaje: puede ser: o VGESOPT: si aparece este texto, el mensaje lo ha iniciado automticamente la aplicacin (evento / disfuncin). o Nombre de usuario: si el mensaje ha sido enviado por un usuario del sistema.

Asunto: breve descripcin indicando el motivo del mensaje. Nivel de urgencia: mediante el siguiente cdigo de colores: Normal. Urgente. Muy urgente.

Fecha de recepcin del mensaje. Doc, Tienda, Tipo: si estos campos estn rellenados, indican el documento asociado a este mensaje, en cuyo caso, se podr acceder a dicho documento a travs del botn Ver Documento.

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Los mensajes aparecern agrupados dependiendo de si corresponden a mensajes internos o de usuario, y a la derecha se indicar el nmero de mensajes de cada grupo. Los mensajes no ledos se resaltarn en negrita para distinguirlos entre el resto.

Operaciones con mensajes


Al pie de la ventana, observamos las operaciones bsicas que podemos realizar sobre los mensajes: Mensaje nuevo: al pulsar este botn se accede a una segunda ventana en la que poder generar una nueva notificacin a usuarios o grupos.

Al seleccionar la opcin de usuario o grupo se habilitar la lista de usuarios o grupos a quien enviar el mensaje. Si se opta por mensaje a grupo, se enviar un mensaje a cada uno de los usuarios integrantes de dicho grupo. El botn Enviar mensaje slo se activar cuando todos los campos estn rellenos. Ledo / No Ledo: este botn nos permitir cambiar el estado del mensaje seleccionado a ledo o no ledo. Ver Ledos / Ver No Ledos: alterna la visualizacin de mensajes ledos y no ledos. Recargar lista: refresca la lista de mensajes. Ver Documento: este botn slo estar activo si el mensaje seleccionado tiene un documento (pedido, albarn, venta) asociado. Pulsando sobre l Visual GESOPT abrir dicho documento.
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Avisador
Cuando el usuario que ha iniciado sesin tiene nuevos mensajes pendientes de leer se mostrar esta ventana o notificador a travs de la que se podr acceder a la lista de mensajes recibidos.

Al pulsar el botn Ver el/los avisos se acceder a la lista de notificaciones pendientes de leer, y si se pulsa Ocultar ventana se ocultar el avisador hasta recibir un nuevo mensaje.

Informes GFK
Los informes GFK son unos informes especialmente diseados para esta empresa, GKF, especializada en estudios de mercado. Esta empresa pasa por ciertas pticas que colaboran con ellos y obtienen datos que les permite situar a las pticas dentro del mercado local y general.

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