You are on page 1of 12

PK12 – Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti

SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI KE ARAH MS ISO 9001 :2008 PENGURUSAN PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN SEKOLAH RENDAH NEGERI JOHOR

SEKTOR JAMINAN KUALITI JABATAN PELAJARAN JOHOR

PK 12
PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN DAN REKOD KUALITI

Jabatan Pelajaran Johor | 1 Mac 2011 Keluaran 02 | Pindaan 00 .Muka Surat | 1 PK12 – Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti.

2 3.16 Pengendalian Peperiksaan 2.3) 2.4. mudah dikenal dan mudah diperolehi semula.4 3. Prosedur ini juga bertujuan supaya rekod kualiti dikendalikan dengan baik.3) 2.1 9 Tindakan Pencegahan (Seksyen 8.3) 2.4 Latihan Staf (Seksyen 6.2.13 Pelaksanaan P & P 2. mendapatkan semula dan pelupusan rekod-rekod kualiti berikut : 2.15 Pengurusan Bimbingan 2.6.5.5. Jabatan Pelajaran Johor | 1 Mac 2011 Keluaran 02 | Pindaan 00 .9 Identifikasi dan Kemudahkesanan (Seksyen 7.4) 2.5 Prosedur Kualiti Proses (Seksyen 7.1 3.2) 2. RUJUKAN 3.2.2. semua sekolah dalam program MS ISO 9001:2008 bermula dari proses penyediaan hingga pelupusan Dokumen dan Rekod Kualiti berkenaan. mendapatkan semula dan melupuskan rekod kualiti. mengenal.1) 2.14 Pencerapan P & P 2.4.11 Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur (Seksyen 8.10 Hasil Audit Dalaman (Seksyen 8.18 Tindakan Pembetulan (Seksyen 8. menyimpan. menjaga.Muka Surat | 2 PK12 – Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti 1.12 Penyediaan Jadual Waktu 2. Prosedur yang diwujudkan bertujuan untuk mengawal.7 Pengurusan Perolehan. dapat dibaca.2.3) 3.17 Pengurusan Penggunaan Pusat Sumber 2.3) 2.3) 2.3 Kajian Semula Pengurusan (Seksyen 5.5.SKOP Prosedur ini diguna pakai oleh Pengurus Kualiti Negeri di Unit Kualiti Jabatan Pelajaran Johor.1) 2.1) 2.8 Penilaian Pembekal (Seksyen 7. 0.6 3. menyimpan.OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan tatacara kawalan dokumen dan rekod kualiti bagi memastikan semua dokumen dan rekod yang digunakan dalam sistem pengurusan dokumen dan rekod kualiti dilaksana mengikut kaedah yang ditetapkan di bawah prosedur ini. menjaga. Rekod Kualiti merangkumi proses mengenal pasti. Pembayaran dan Pengurusan Stor (Seksyen 7.5 3.3 3.1 Kawalan Dokumen (Seksyen 4.2.2 Pengurusan Rekod Kualiti (Seksyen 4.6 Aduan Pelanggan (Seksyen 7.7 Manual Kualiti Prosedur Kualiti Lampiran Kualiti Dokumen Sokongan Arahan Perbendaharaan Arahan Perkhidmatan Panduan Sistem Fail Bagi Agensi-agensi Kerajaan Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti.2) 2.2) 2.

2 Dokumen Terkawal Semua dokumen kualiti sama ada dalam bentuk bercetak atau bentuk ’CD’ dan diberi nombor salinan terkawal. 4. Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti. DEFINISI Sila rujuk Definisi Singkatan Perkataan (Manual SPSK) 4.1 Dokumen Kualiti Dokumen yang menjadi rujukan semasa melaksanakan aktiviti. Dokumen dalaman yang terdiri daripada: i.Prosedur Kualiti b. Pengurus Kualiti Negeri ( PQN ).Falsafah Pendidikan Kebangsaan 0.PK12 – Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti 4.Surat Siaran dan Pekeliling Jabatan Pelajaran Johor iv.Carta Alir c. 4.Pekeliling Kewangan dan Pentadbiran ii. Wakil Pengurusan (WP) akan mengemaskinikan Daftar Dokumen Induk serta memastikan dokumen yang telah dibatalkan tidak digunakan sebagai rujukan oleh anggota SR NEGERI JOHOR. Dokumen itu adalah : a.Keluaran 02 | Pindaan 00 Muka Surat | 3 .4 Pengurus Kualiti dan Ketua Juruaudit Pegawai Sektor Jaminan Kualiti Jabatan Pelajaran Johor yang dilantik untuk mengurus.3 Wakil Pengurusan Pengawal dokumen yang akan mengedarkan dokumen kepada penerima yang didaftar dalam Senarai Edaran.Manual Kualiti ii.Borang Kualiti ii. mengawal dan mengedar dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pengurusan kualiti. Jabatan Pelajaran Johor | 1 Mac 2011 .Surat Siaran dan Pekeliling Kementerian Pelajaran Malaysia iii. didokumenkan dalam sistem pengurusan kualiti. Dokumen Sokongan yang terdiri daripada: i. Penolong Pengurus Kualiti (PPQN ) dan Ketua Juru Audit Negeri (KJN) adalah pegawai yang dilantik oleh Pengarah Pelajaran Negeri Johor. Lampiran Kualiti yang terdiri daripada: i.Akta Pendidikan 1996 4. Manakala Pengurus kualiti Sekolah ( PQS ) dan Ketua Juruaudit Sekolah ( KJS ) dilantik oleh Guru Besar Sekolah.

c.Muka Surat | 4 PK12 – Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti 4.Penolong Kanan SR Negeri Johor PQS .Guru Besar SR Negeri Johor PK . b. mengindeks. Melupuskan rekod bermaksud mengambil tindakan mengeluarkan rekod dari simpanan dan dihapuskan.7 Definisi Rekod Kualti a. memfail dan mengemas kini sesuatu rekod. Jabatan Pelajaran Johor | 1 Mac 2011 Keluaran 02 | Pindaan 00 .6 Jawatankuasa Pengurusan Dokumen Kualiti Pengurus Kualiti Sekolah. Mengurus rekod kualiti bermaksud aktiviti mengklasifikasi. Rekod Kualiti merupakan bukti sesuatu aktiviti yang telah dilaksanakan. Ketua Juruaudit Sekolah dan Penyelaras. d Wakil Pengurusan adalah pegawai yang dilantik secara rasmi oleh Guru Besar untuk membantu menguruskan rekod-rekod kualiti. 4.Ketua Juruaudit Negeri GB . Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti.5 Pemegang Doku men Merujuk kepada nama pemegang dokumen seperti yang ada dalam Senarai Induk Edaran Terkawal Unit Kualiti dan Sekolah WP .Pengurus Kualiti Negeri KJN .Pengurus Kualiti Sekolah KJS .Ketua Juruaudit Sekolah 4. Mewujud rekod kualiti bermaksud proses menyediakan rekod berkaitan sesuatu aktiviti. Proses ini dilakukan di akhir sesuatu tempoh simpanan.Penyelaras Prosedur yang menyediakan Dokumen Kualiti dan dilantik oleh Guru Besar.Wakil Pengurusan PQN .

Jabatan Pelajaran Johor | 1 Mac 2011 . PQN.Manual Kualiti.Ketua Sektor. Dokumen di Sektor Jaminan Kualiti dan SR Negeri Johor adalah seperti berikut:i.Keluaran 02 | Pindaan 00 . Semua Pegawai Pelajaran Daerah. Penolong Pengarah Sektor Jaminan Kualiti dan Bilik Dokumentasi Sektor Jaminan Kualiti Jabatan Pelajaran Johor.Muka Surat | 5 PK12 – Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti 5.Manual Kualiti ii. ii. 7. Akta Pendidikan dan Falsafah Pendidikan Negara.Dokumen Sokongan terdiri daripada Surat Siaran. Penggunaan Borang Lampiran Kualiti mengikut keperluan dan kesesuaian pelaksanaan prosedur kerja di lokasi. 6.Nombor Keluaran dokumen terkawal akan berubah sekiranya:i. PPQN. Lampiran Kualiti iv Dokumen Sokongan Dokumen Kualiti terdiri daripada Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti. 3.Prosedur Kualiti iii. iii. Prosedur Kualiti dan Lampiran akan diberi Nombor Keluaran dan Tarikh Keluaran. Ketua. Timbalan Pengarah Pelajaran. Berlaku perubahan pada versi MS ISO yang sedang dig unakan. KJN. RUJUKAN (PK 12/4 Senarai Induk Dokumen Kualiti) 2. (PK 12/6 :Senarai Induk Lampiran Kualiti) (PK 12/5: Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti) Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti.Lampiran Kualiti terdiri daripada Borang Kualiti dan Carta Alir. KPP. Berlaku perubahan bagi sebahagian besar isi kandungan yang hanya diluluskan oleh pihak 5.Dokumen Terkawal dalam simpanan Pengarah Pelajaran Johor. Pekeliling. Berlaku perubahan dalam fungsi utama organisasi. 4. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN PENGURUSAN DOKUMEN KUALITI TANGGUNGJAWAB TINDAKAN PENGKELASAN DOKUMEN PQN/KJN//WP/ GB / PQS / KJS 1. KUQ.Nombor Keluaran adalah nombor yang digunakan untuk menentukan status penerbitan bagi keseluruhan dokumen terkawal.

Diluluskan Manual Kualiti Prosedur Kualiti Lampiran Kualiti Dokumen Sokongan PQN PQN PQN Pengarah Pengarah Pengarah PENGENDALIAN PENDAFTARAN DOKUMEN TERKAWAL 0 . Penyediaan dan kelulusan dokumen kualiti seperti berikut: Dokumen Disediakan adalah 4. Semua dokumen Jabatan Pelajaran Dokumen Kualiti diedarkan kepada 1. S e m u a d o k u m e n te r k a w a l d id a f t a r k a n d a la m S E N A R A I K U A L IT I d a n S E N A R A I S O K O N G A N . D okum en salinan terkawal. 1 . Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti. kebenaran Pengurus 0. Jabatan Pelajaran Johor | 1 Mac 2011 Keluaran 02 | Pindaan 00 . K U Q d a n P K b e r ta n g g u n g ja w a b p e n y e n g g a ra a n SENARAI dan S E N A R A I IN D U K memastikan hanya 6. S e m u a d o k u m e n k u a liti up’ dalam bentuk CD d isim p a n d i U n it K u a liti NEGERI JOHOR 0. 5. S e m u a d o k u m e n te r k a w a l DO KUMEN TERKAW AL tersebut. S em ua dokum en k u a liti dengan mengisi dan P E N E R IM A A N D O K U M E N PENGENDALIAN EDARAN DOKUMEN TERKAWAL KEPADA PIHAK KETIGA 2.Muka Surat | 6 PK12 – Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti PENYEDIAAN DAN KELULUSAN DOKUMEN 3. P e m eg an g-p em eg a ng salinan kepada pihak ‘SALINAN’ 2.

Sebarang cadangan pindaan yang hendak dibuat pada dokumen terkawal hendaklah dipohon dengan menggunakan Borang Cadangan Pindaan.PK12 – Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti PQN/KJN//WP GB/ PQS / KJS PENGENDALIAN PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL 11. (PK 12/2 Borang Cadangan .

16. Berlaku perubahan dalam fungsi utama organisasi.Nombor Keluaran adalah nombor yang digunakan untuk menentukan status penerbitan bagi keseluruhan dokumen terkawal. GB/ PQS / KJS Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti.Nombor Keluaran akan berubah secara 01+n. akan berubah mengikut 14. 17.Pelupusan dokumen terkawal hendaklah merujuk pekeliling prosedur pelupusan rekod.Pindaan yang diluluskan ke atas dokumen terkawal hendaklah direkodkan dalam Borang Rekod Pindaan.KUQ/PK bertanggungjawab memasukkan halaman terbaru dan mengeluarkan halaman lama pada salinan asal dan salinan-salinan edaran. Tarikh pindaan bagi muka surat berkenaan juga tarikh kelulusan pindaan. Nombor Keluaran dokumen terkawal akan berubah sekiranya:i. iv. iii. Jabatan Pelajaran Johor | 1 Mac 2011 . sementara Nombor Pindaan kembali menjadi 0. 13.Nombor Pindaan akan berubah secara 0+n bagi manamana muka surat yang dipinda.Permohonan pindaan ini hendaklah dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan untuk kelulusan. 18.Muka Surat | 7 Pindaan) Minit MKSP No Pindaan Tarikh Pindaan PK12 – Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti 12.Keluaran 02 | Pindaan 00 .Pindaan dokumen yang telah diluluskan hendaklah diserahkan kepada Unit Kualiti Jabatan Pelajaran Johor untuk direkodkan dan disenggarakan. Satu salinan asal halaman lama yang terdapat pada pemegang-pemegang dokumen akan dicap BATAL dan disimpan dalam fail berkaitan di Unit Kualiti Jabatan Pelajaran Johor dan Sekolah (PK 12/3 Borang Rekod Pindaan) Cap Batal (PK 12/7 Senarai pelupusan Dokumen /rekod) PELUPUSAN DOKUMEN TERKAWAL KS/KPP/KUQ/PQN/ KJN/PPQN/ WP/ 20. Berlaku perubahan pada versi MS ISO yang sedang dig unakan. Berlaku perubahan bagi sebahagian besar isi kandungan yang hanya diluluskan oleh pihak 15. Berlaku pindaan yang melibatkan tambahan atau pengurangan muka surat ii. 0.

PK12 – Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti .

ambil tindakan pembetulan (Rujuk PK 15 : Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur) Kelulusan Pengarah 23.4 Mengurus. Pekeliling. 5. Arahan Perkhidmatan.Keluaran 02 | Pindaan 00 . mendapatkan semula dan melupuskan Rekod Kualiti Unit Kualiti dan Sekolah mengikut prosedur dan peraturan terkini.3 Menyediakan kaedah yang sesuai bagi mengesan pergerakan rekod kualiti. lokasi dan tempoh simpanan setiap rekod kualiti dinyatakan dalam setiap prosedur kualiti.1 Rekod Kualiti yang perlu diwujudkan dikenal PPQN/ WP pasti berpandukan kepada manual kualiti dan GB / PQS / KJS semua prosedur kualiti yang ditetapkan di bawah sistem kualiti sekolah. PENGENDALIAN DOKUMEN SOKONGAN Akta. Perbendaharaan dan Keselamatan.5 Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak mematuhi spesifikasi. GB/ PQS / KJS 22. Semua dokumen sokongan ini hendaklah disahkan oleh Pengarah sebelum diguna pakai dalam Sistem Pengurusan Kualiti Dokumen-dokumen yang tidak diguna pakai akan dilupuskan mengikut pekeliling yang sedang berkuat kuasa. 0. menyimpan. Jabatan Pelajaran Johor | 1 Mac 2011 . ambil tindakan pembetulan (Rujuk PK 15: Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur) Kaedah Pergerakan Rekod Kualiti (PK 12/7: Senarai Pelupusan Dokumen / Rekod) PQN/KUQ/P/GPK GB/ PQS / KJS Pihak yang memerlukan Rekod Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti.2 Rekod Kualiti disimpan dalam fail-fail yang telah Daftar Fail diberi nombor fail dan dinamakan secara khusus. menyelenggara. 5. (PK 12/7 Pelupusan Dokumen/ Rekod) 6 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN PENGURUSAN REKOD KUALITI TANGG UNG JAWAB TINDAKAN PERANTARA Manual Kualiti Prosedur Kualiti KS/KPP/KUQ/PQN/KJN/ 5. Jenis rekod.Muka Surat | 8 PK12 – Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti KS/KPP/KUQ/PQN/ KJN/PPQN/ WP 21. Jika rekod disimpan dalam bentuk elektronik dipastikan ada salinan dan ‘back-up’. Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak mematuhi spesifikasi. PQN/KUQ/P/GPK GB / PQS / KJS 5. 5.

DOKUMEN DAN REKOD KUALITI Jenis Rekod Tempoh Lokasi Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti Borang Cadangan Pindaan Borang Rekod Pindaan Senarai Induk Dokumen Kualiti terkini Senarai Induk Dokumen Sokongan/lampiran Akuan Penerimaan Dokumen Senarai fail yang tidak aktif dan ditutup. 3. Daftar Fail 3 tahun 3 tahun 3 tahun 3 tahun 3 tahun 3 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun Unit Kualiti dan Sekolah Unit Kualiti dan Sekolah Unit Kualiti dan Sekolah Unit Kualiti dan Sekolah Unit Kualiti dan Sekolah Unit Kualiti/Sekolah Unit Kualiti/Sekolah Unit Kualiti/Sekolah Unit Kualiti/Sekolah 5. 1. 2. Bil. 6 7 8 9 Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti. Jabatan Pelajaran Johor | 1 Mac 2011 Keluaran 02 | Pindaan 00 .Muka Surat | 9 PK12 – Pengurusan Kawalan Dokumen & Rekod Kualiti 6. 4. Senarai fail yang dilupuskan.