ESTRUTURA ORGANIZACIONAL e REA DE VENDAS

Como a estrutura corporativa da Empresa ? (desenhe) Como a estrutura corporativa de SD (Organizao de Vendas)? (desenhe) Quantas reas de vendas existem (So Paulo, Rio de Janeiro, etc...) ? Para quais mercados (canais de distribuio) a empresa vende (atacado, varejo, empresas estatais, entidades governamentais, one-time-customer, zona franca, exportao, etc...)? Quais linhas (divises) de produtos existem Quantas plantas existem? A planta nova substituir a antiga? Se no, como ser o esquema de produo (qual produz o qu) e como ser o esquema de movimentao de materiais? Quantos Depsitos de produtos acabados? Quantos Depsitos de produtos acabados por planta? Dentro de uma planta, como esto dispostas as reas de embarque de mercadoria (shipping point)?

Produtos acabados e outros tipos de materiais esto em depsitos separados? Possui depsitos/centros de distribuio (centros no produtivos) externos? Trabalha com vendedores? Representantes de vendas? Telemarketing ativo/passivo? Como segmentado o mercado na viso de vendas? Regio, produtos, famlia de produtos, clientes? Cada vendedor/representante pode vender toda a linha de produtos?

Como a alocao da(s) equipe(s) de vendas? Por planta? Um vendedor/representante pode vender produto(s) de outra planta?

PRODUO
Produo para estoque? Produo para pedido (make-to-order)? Compra de terceiros para revender? Pratica operaes triangulares (third-party sales)?

PRODUTOS
A empresa mantm status nos seus registros de materiais que sugerem Que um determinado produto dever ser bloqueado para vendas? Exemplo: O produto foi descontinuado. Se sim, quais so esses status? Defina seu esquema de codificao de material. Defina seus grupos de materiais (permite agrupara diversos materiais e servios com mesmos atributos) Defina as divises de produto (permite organizar a sua estrutura de vendas em grupo de produtos similares e/ou linha de produtos) Quais so os principais produtos fabricados/comercalizados? Existem famlias de produtos? Quais so? Em que unidades os produtos so vendidos? Como esto embalados os produtos acabados no estoque?

Caso haja venda de kits de produtos, os mesmos devem ser discriminados item a item na nota fiscal? A empresa trabalha com materiais configurveis no pedido? A empresa compra de terceiros para revender? A empresa produz para estoque? A empresa vende seu material em lotes? A empresa pretende impor quantidade/lote mnimo de venda?

CLIENTES
Que tipo de parceiros comerciais a empresa possui? ___Sold-to ___Ship to ___Bill to ___Payer ___Clientes em prospeco ___Competidores ___Parceiros de venda (marca) ___Agente de embarque ___Consumidores espordicos(one time) ___URB para marcas (concessionrios)

Os consumidores possuem multiplos ship-to e payers? A empresa possui fornecedores que so clientes? Quantos clientes ativos? Quais os tipos de clientes? Atacado, venda direta (one-time customer), varejo, governo, Zona Franca, exportao? Qual a distribuio do faturamento entre os clientes? Existe hierarquia de clientes (dados avaliados em nvel de grupo de empresas)?

Voc mantm registrada a pessoa de contato de seu cliente? Voc mantm informao do seu vendedor no registro do seu cliente?

TIPOS DE DOCUMENTOS DE VENDAS

Voc usa registrar Cotao? Se sim, voc usa gerar a Ordem com referncia a Cotao? D outras informaes sobre a Cotao, por exemplo como so solicitadas? Como so recebidas as Ordens de Vendas? Via EDI? Via FAX? Via Fone? As entradas dos pedidos so centralizadas?

Enumere os tipos de pedidos de vendas: Consignao: Contrato: ___ Sim ___ Sim ___ No ___ No

Entregas Programadas (Scheduling Agreement) OPERAES TRIANGULARES (Third part orders) Programao de entregas Venda para entrega futura Venda de servios Remessa de Amostra grtis Devoluo/Retorno ___ Sim ___ Sim ___ Sim ___ Sim ___ Sim ___ No ___ No ___ No ___ No ___ No

Ainda devero ser criados documentos especficos?

PROCESSAMENTO DE PEDIDOS
Quais informaes so necessrias para um pedido de vendas ? ___ Nmero da Ordem de compra ___ Regio de vendas ___ Vendedor fechando o pedido ___ Informao adicional: Cdigo do cliente/No. Pedido do cliente ___ Obrigatrio

Como determinado/selecionado um cliente na entrada de um pedido? ___ Manualmente ___ Pelo nmero de cdigo Para os documentos de vendas, quais so as informaes requeridas, e quais as que devero constar como mensagens de erro se estiverem ausentes? ___ Data do documento ___ Moeda do documento ___ Data do preo ___ Emissor do pedido ___ Quantidade do material ___ Centros/Plantas ___ Outros No caso dessa informao faltar, o documento poder ser salvo? ___ Sim ___ No ___ Numero da ordem de compra ___ Incoterms ___ Condies de pagamento ___ Material ___ Preo Lquido ___ Local de expedio ___ Pelo nome

Que tipos de textos so requeridos nos documentos de vendas? Eles so requeridos como sadas (output)?

A entrada dos pedidos centralizada? Num mesmo pedido, podem existir famlias de produtos diferentes? Trabalha/pretende trabalhar com EDI? Valor/quantidade mnimas para pedidos?

Qual a porcentagem mnima de atendimento para se considerar um pedido encerrado? Qual o workflow do processamento dos pedidos? Existem amarraes entre clientes e produtos permitidos para venda? Voc determina checagem de disponibilidade das quantidades com base no ATP (Available to promise)? Se sim, para quais tipos de materiais? Considera planejamento independente, tempos de produo, aquisio de materiais, lead time de reposio para determinao da data de entrega? Para calcular o prazo de entrega, a empresa considera o transit time? Quando um pedido programado, de que forma especificado: dia, semana, ms, perodo de remessa?

Voc bloqueia a ordem de venda se checagem de disponibilidade falha? Faz reserva no estoque quando da confirmao do pedido de venda?

DEVOLUES DE CLIENTES
Como o processo de aceite de uma devoluo? A reposio feita em produtos? Em dinheiro? Em desconto no prximo pedido? tens grtis no prximo pedido? Aceita devolues sem o retorno da mercadoria? Qual o destino das mercadorias devolvidas? Pode haver devoluo de mercadoria em unidade diferente da unidade de venda?

So feitas estatsticas das devolues de clientes?

PR-VENDAS
Qual o processo para identificar e abordar prospects? Utiliza mala direta? Armazena os dados de cotaes e consultas? Manipula informaes sobre a concorrncia?

PROMOES
Se um cliente faz rotineiramente o pedido de um mesmo produto ou grupo de produtos, existe algum processo para ajudar ou simplificar a entrada dos pedidos (product proposal)? Existe esquema para substituir um produto por outro, caso no haja disponiblidade? Durante promoes, pode um produto ser substitudo por outro (por exemplo, embalagem especial no Natal, dia das crianas, etc.)? (material determination)? Existe promoo do tipo: compre trs e leve quatro? (rebate in kind)? Existe promoo do tipo: acima de x reais em pedidos num determinado perodo, ganhe produto/crdito de presente? Existe controle de material promocional (stand de degustao, etc.)?

PREOS
Qual o mtodo para precificao (custo + ou lista de preos com desconto)? O preo do produto j inclui ICMS? A empresa concede desconto pela diferena de ICMS na venda a outros estados? Deseja ver no pedido de venda o custo do produto / margem de lucro na operao? Trata preos em nvel de tem no pedido de vendas? Permite alteraes manuais de preo na entrada de pedidos (alterao no preo, descontos)? Que tipos de descontos so praticados? Existem escalas de preos por quantidade / valor do pedido? No caso de mltiplos descontos aplicados a um pedido, deseja que seja aplicado o mais favorvel ao cliente? Existem limites mximos permitidos por pedido? . Qual o nvel de alada dos vendedores / representantes para conceder um desconto? Os descontos so controlados pela hierarquia dos clientes (grupos)? O clculo do preo est baseado em que data? Do pedido de vendas ou por ocasio da entrega requerida? A empresa calcula seus preos aplicando alguma frmula? Se sim, qual?

Assinalamento de contas: -Como a empresa determina as contas do razo para as receitas? Org. Vendas/Grupo clientes/Grupo materiais/Chave de conta Grupo de vendas/Chave de conta Org. Vendas/Grupo clientes/Chave de conta Org. Vendas/Grupo materiais/Chave de conta Outros:

Enumere as contas para contabilizao de receitas, descontos, frete, taxas e impostos, abatimentos, provises para abatimento.

EXPEDIO
Quantos pontos de expedio existem? A separao da mercadoria feita aravs da nota fiscal ou de picking list? Se for atravs de picking list, confirma-se a quantidade? Como determinada a prioridade das remessas? Utiliza cdigo de barras? Existem clientes com datas/horrios especficos para entrega de mercadorias? Considera tempos de picking/packing/loading/transit para determinao da data de entrega? A notificao de embarque cria documentos de expedio ? ___ Sim ___ No ___Ter que ser verificado

PACKING
A embalagem para despacho diferente da embalagem de armazenamento? Existe embalagem diferenciada para casos/clientes especficos? Trabalha com embalagem retornvel? A embalagem cobrada separadamente?

FATURAMENTO
Defina a sua programao de faturamento. Os pedidos podem ser faturados parcialmente? Permite-se tolerncia a menor ou a maior no faturamento? Qual a quantidade mdia de notas fiscais emitidas por dia? A nota fiscal fatura? Existe horrio estabelecido para a emisso de notas fiscais? Pode-se faturar itens de pedidos diferentes na mesma nota fiscal? Existem clientes com datas especficas para o pagamento de duplicatas? Quais as condies de pagamento mais utlizadas? Existe reajuste de preos entre a data do pedido e a data do faturamento? Utiliza textos especficos na nota fiscal?

TRANSPORTE
Quais as condies de entrega mas utilizadas (CIF, FOB, EXW)? Contrata transportadoras externas? Quais os meios de transporte utilizados? Como so calculados os fretes? O frete est embutido no custo do produto ou cobrado parte? Se cobrado, como o clculo? Existe controle das rotas para entrega? Faz remessas individuais ou coletivas? Ser necessria a passagem da informao da formao do preo para o sistema de informao de vendas (Sales Information System)?

CRDITO
Descreva como o crdito deve ser monitorado: Em quais estgios do ciclo de vendas o crdito deve ser monitorado (Ordem, Remessa, Faturamento)? No caso de novos clientes, os pedidos devero ser aceitos mesmo que os dados de crdito ainda no estejam cadastrados? Quais as restries impostas a um cliente quando em uma etapa do ciclo de venda observado algum problema de crdito? Salva o pedido mesmo assim? Bloqueia a remessa ? O que efetivamente acontece? Quais so os critrios para a liberao de crdito para um cliente?

Quais so os critrios para o bloqueio/desbloqueio de crdito para um cliente? Existe controle de crdito pela hierarquia de clientes (grupos)? Qual o nvel de alada para a liberao de um crdito superior ao estabelecido pelo sistema?

CONTROLE DE QUALIDADE
Quais os procedimentos utilizados? Emite certificado de qualidade? Controla data de vencimento? Este controle feito no estoque, na sada das mercadorias, ou ambos? Existem estatsticas?

LOCALIZAO
H incidncia de IPI nas vendas? Trabalha com Substituio Tributra? PIS / COFINS so apurados no resultado do exerccio ou a cada faturamento? Existe algum cliente com iseno de impostos? Existe algum produto com iseno de impostos ou reduo da base de ICMS? Existe tributao especial para rgos governamentais?

OUTROS
Possui servio de atendimento ao cliente SAC? Sero mantidos/implementados sistemas externos ao SAP? Como feito o planejamento de vendas (forecasting)? Qua tipo de anlise / estatstcas de vendas so feitas e que tipo de informaes so utilizadas para a tomada de decises? Existe algum outro tipo de documento (papel, fax, email, EDI, etc.) emitido durante o processo de vendas? Quais so os sistemas legados? Haver converso de dados?