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República Bolivariana de Venezuela Universidad Nacional Experimental “Simón Rodríguez” Núcleo Barquisimeto.

MATIZ DE IMPACTOS CRUZADOS MULTIPLICACIÓN APLICADA PARA UNA CLASIFICACIÓN EN UN ENTE LEGISLATIVO DEL ESTADO LARA

Barquisimeto; 01 de Noviembre de 2012

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “SIMÓN RODRÍGUEZ” NÚCLEO BARQUISIMETO.

PLANIFICACIÓN Y ESTRATEGIAS DE MERCADEO

Participantes: Abreu Geoffry Pérez María E. C.I. 20.542.283 C.I. 13.991.541

Facilitador: Ronald Ordoñez Sección: A

Barquisimeto; 01 de Noviembre de 2012

Las Instituciones y Entes Públicos, son organizaciones dirigidas por Estado Nacional, de manera presupuestaria y financiera a través de normas

implementadas para el control de los mismos.

Es por ello, que los métodos utilizados para la evaluación de los problemas identificados en las organizaciones son diferentes, en un Ente Legislativo ubicado en el estado Lara, dedicado a vigilar el fiel cumplimiento de las ordenanzas y aplicación de las mismas, se determinó la urgencia de la realización de una MICMAC; ya que este Ente por ser relativamente nuevo en el mercado (luego de la división de poderes en el año 2.006), necesita visualizar de manera ordenada las debilidades para convertirlas en fortaleza. Para inicios del año 2.012 se crea la Dirección de Recursos Humanos la cual realizaba funciones juntamente con la Dirección de Administración, generando inconvenientes que afectaron

notablemente a la Institución.

Luego de centrar la aplicación de esta matriz, se han identificado y realizado un listado de ciertos problemas para la mejora notoria de este Ente Legislativo, que presta servicio a la colectividad, equilibrando los eventos claves, y tomando en cuenta su relevancia para la decisión, para así obtener una solución que incremente la productividad del trabajo.

Basándose en la opinión de la aplicación del Análisis Estructural, según Godet 1990, que establece:
“…permite identificar las relaciones que pueden tener entre si los problemas que conforman los procesos; descubrir los más significativos y que ejercen la mayor influencia sobre los restantes; de esta manera, actuando sobre los problemas claves se actúa directa e indirectamente en la solución de los demás.”

El Análisis Estructural conocido como el método del MICMAC (Matrices de Impactos Cruzados Multiplicación Aplicada para una Clasificación) utilizado en la gestión de Prospectiva Estratégica, es una herramienta que propicia el análisis

sistémico. Es por ello, que la utilización de este programa en el Ente Legislativo específicamente a la Dirección de Recursos Humanos, facilitara la obtención de los resultados de problemas expuestos, pudiendo ser utilizado en la valoración de los problemas identificados en los estudios de organización del trabajo.

MATRIZ MICMAC

Fase 1 Listado de los problemas o Inventario de Tendencias:

Listado de Variables Consiste en identificar el conjunto de problemas internos y externos que caracterizan los procesos de trabajo que frenan la Dirección de Gestion Humana de este Ente Legislativo, el cual es objeto de estudio.

Para ello, se solicito información al personal que labora en la Dirección y en las diversas areas de la Institución, así como información relevante a la maxima autoridad del Ente Legislativo.

Obteniendo la siguiente información, la cual es relevante y permitirá el análisis sistemático de la organización para reconducir las Debilidades y Amenazas en Fortaleza y Oportunidades en beneficio de la simplificación productividad laboral.

1. Desorganización administrativa. 2. Poco lineamiento en funciones. 3. No existe un perfil de cargos claramente definidos. 4. Retraso en el pago a los empleados. 5. Alto nivel de ausentismo laboral. 6. Poco personal en el área de recursos humanos. 7. Salarios por debajo a los del mercado.

8. Poco espacio físico. 9. Personal con periodos vacacionales vencidos (más de 3 periodos vacacionales). 10. Trabajo administrativo de periodos anteriores atrasados. 11. No existe inducción previa al personal. 12. Poca motivación e incentivos monetarios. 13. Deficiencia en la planificación y organización de talleres y cursos de capacitación. 14. Presupuestos reconducidos. 15. Centralización para la toma de decisiones. 16. No existen formatos relacionados a solitudes ni permisos. 17. Alto nivel de reposos no convalidados. 18. Ejecución de horas extras sin control previo ni planificación. 19. Ascensos institucionales sin efectuarse por más de 4 años. 20. Convención colectiva sin discutirse por más de 2 años. 21. Personal reasignado a las mismas tareas y funciones. 22. Poco registro de accidentes laborales. 23. Tiempo excesivo del horario de almuerzo. 24. No existe control y seguimiento del personal.

Agrupación de las Variables Se basa en agrupar los problemas cuyas características puede estar asociados a variables similares, según la descripción aportada. Tomando en cuenta la relación causa-efecto que se distingue en uno u otro caso, según corresponda. En este caso las variables, en su mayoría son internas y referente al capital humano, por lo cual se tomo como objeto de estudio la Dirección de Gestion Humana

Problema (variable) Desorganización administrativa.

 

Causas Poco lineamiento  en funciones.  No existe un perfil de cargos claramente definidos. 

Alto nivel de  ausentismo laboral.  Salarios por debajo a  los del mercado.

No existe control y  seguimiento del personal. Alto nivel de reposos no convalidados. Presupuestos  reconducidos. 

Efecto Baja productividad Personal reasignado a las mismas tareas y funciones. Ejecución de horas extras sin control previo ni planificación. Tiempo excesivo del horario de almuerzo.

Poco personal en el  área de recursos humanos 

Retraso en el pago a los empleados No existen formatos relacionados a solitudes ni permisos.

   

Centralización para la 

Convención

Poca motivación e incentivos monetarios. Poco personal en el área de recursos humanos. .Descontento en los empleados. No existe inducción previa al personal. Poco lineamiento en funciones. Deficiencia en la planificación y organización de talleres y cursos de capacitación. Personal con periodos vacacionales vencidos (más de 3 periodos vacacionales). Trabajo administrativo de periodos anteriores atrasados. Ascensos

toma de decisiones. 

colectiva sin discutirse por más de 2 años. Poco registro de  accidentes laborales.

institucionales sin efectuarse por más de 4 años.

Clasificación de las Variables En este paso se consideran los problemas que afectan al desenvolvimiento efectivo de este Ente Legislativo. Tomando en cuenta, cuales de ellas pueden llegar a ser internas y cuales pueden llegar a ser externas, así como las variables de las cuales se derivan.

Problema Identificado Desorganización administrativa.

Fuente Interna Externa X

Alto nivel de ausentismo laboral.

X

Salarios por debajo a los del mercado. Poco personal en el área de recursos humanos X

X

Centralización decisiones.

para

la

toma

de

X

Variable No existe un perfil de cargos claramente definidos. Alto nivel de reposos no convalidados Presupuestos reconducidos. Trabajo administrativo de periodos anteriores atrasados. Convención colectiva sin discutirse por más de 2 años.

Fase 2 Matriz de Impacto Cruzados

El inventario de problemas permite construir un ordenamiento de problemas tanto en fila como en columna, para determinar la puntuación correspondiente a : 0 = Nulo, 1 = Débil, 2 = Medio y 3 = Fuerte

No existe Alto nivel de Presupuestos un perfil de reposos no reconducidos. cargos convalidados claramente definidos. No existe un perfil de cargos claramente definidos. Alto nivel de ausentismo laboral. Presupuestos reconducidos. Trabajo administrativo de periodos anteriores atrasados. Convención colectiva sin discutirse por más de 2 años. Total (I) 2 3

Trabajo administrativo de periodos anteriores atrasados. 3

Convención colectiva sin discutirse por más de 2 años. 3

Total (D)

9

0

1

3

1

5

3 2

1 3 0

3

3 1

10 6

3

1

3

0

7

8

7

7

9

8

Fase 3 Clasificación de los Resultados
10 9 8 7 Influencia 6 5 4 3 2 1 0 0 2 4 6 Dependencia 8 10 12

Fase 4 Determinación de los Problemas Caves

La identificación de los problemas claves constituyen un paso importante del método. Brinda en un plano cartesiano (mapa) con cada uno de los problemas, de acuerdo con la valoración realizadas.

Es por ello, que se toma el valor mas alto de la clasificación de Influencia dependencia y se divide entre dos, teniendo como resultado : 10 / 2 = 5. Dividiendo el cuadrante en el eje Y y en el eje X, para así obtener:

PLANO DE INFLUENCIA Y DEPENDENCIA Influencia

Zona de poder

Zona de enlace T1 – T2 – T3 – T4 – T -5

Influencia media

Zona autónoma

Zona de salida

Dependencia Dependencia media

Las tendencias estudiadas tiene una Influencia Alta – Casi Media y una Dependencia Alta – Media, teniendo como punta de partida que la prioridad en las acciones a realizar en la solución de los problemas se concentran en primer lugar en la zona de poder, porque su efecto se hará sentir de inmediato sobre el resto; y en segundo lugar, LOS DE LA ZONA DE ENLANCE, PORQUE CUMPLEN UNA FUNCION DE ENLACE ENTRE LA ZONA DE PODER.

Fase 5 Análisis del Plano de Influencia/Dependencia En el cuadrante inferior izquierdo zona de problemas autónomos se ubican

aquellos problemas cuyos valores de influencia y dependencia estuvieron por debajo de la media, es decir, variables que se pueden considerar poco influyentes y poco dependientes. Cabe destacar que la Institución en estudio no presenta variables de este tipo.

En el cuadrante superior izquierdo zona de poder se agrupan los problemas con alto grado de influencia y baja dependencia, por lo que son consideradas variables determinantes o muy importantes. En el cuadrante superior derecho zona de enlace, se encuentran aquellos problemas con un alto grado de influencia y dependencia, por lo que se consideran variables de relevo, es decir, variables que son al mismo tiempo activas y reactivas (reaccionan inmediatamente ante pequeños cambios en las variables de las que dependen directa o indirectamente e inmediatamente, accionan o influyen sobre aquellas variables que dependen directa o indirectamente de ellas. En este cuadrante, se encuentran las variables en estudio del Ente Legislativo estudiado, estas características tan versátiles suelen tener una alta inestabilidad, por lo que se sugiere que sean analizadas cuidadosamente.

CONCLUSIONES

La aplicación del Análisis Estructural MICMAC, permite identificar las relaciones que pueden tener entre si los problemas que conforman el sistema de una institución; descubrir las variables que afectan de manera significativa y que ejercen la mayor influencia sobre los restantes; por lo que permite a este Ente Legislativo conocer los problemas claves para actuar de manera directa sobre ellos y así determinar cómo estos pueden influir sobre otras variables, para así lograr el incremento de la productividad del trabajo en la Dirección de Gestión Humana.

RECOMENDACIONES  

Realizar una matriz FODA que permita mejorar las debilidades y tomar decisiones a nivel de cambios estructurales. Realizar cambios en cuanto a la descentralización de decisiones.

    

Motivar e incentivar al personal. Conducir el presupuesto, en las partidas que sean requeridas. Solicitar personal calificado para la dirección. Inducir y capacitar al personal. Realizar comunicaciones asertivas en el manejo de reposos médicos y ausencia laborales.