Salazar Solis, Rafael Francklin

DISEÑO DEL SISTEMA CONTABLE DE UNA EMPRESA Huacho-2011

“CONTABILIDAD EMPRESARIAL”

PRESENTACIÓN

El presente trabajo fue elaborado con la finalidad de que entendamos mejor los conceptos básicos acerca de la Contabilidad y la manera en que una Empresa lleva a cabo el control de su economía. Además recoge investigaciones hechas por nosotros mismos con el fin de dar a conocer la implicancia e importancia de la Contabilidad dentro de una Empresa, desde sus conceptos más simples hasta sus aplicaciones más complejas, trabajo que posteriormente será desarrollado y sustentado en clase ante el profesor del curso. Por tal razón, nos complacemos en presentar este trabajo que fue minuciosamente elaborado por cada uno de los alumnos integrantes, esperando sea de su total agrado y satisfacción…

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INTRODUCCIÓN

La Contabilidad se define como un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se constituya en el eje central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada. De modo que, el presente trabajo contiene una visión introductoria en torno a la reseña histórica de la contabilidad, su definición, objetivos, importancia, teneduría de libros, diferencia entre éste y la contabilidad y principios y procedimientos contables, entre otros aspectos relacionado con el tópico tratado. Además les mostramos el alcance de un sistema propuesto para que la empresa de estudio pueda aplicarlo al negocio para mejorar sus manejos en cuanto a sus ingresos y egresos y así poder tomar las posibles soluciones para el mejoramiento de su negocio.

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ANTECEDENTES

La Empresa a la cual hacemos el estudio es la Panadería y Pastelería “San José S.R.L” que produce panes, bocaditos de diferentes variedades y pasteles. Dicha Empresa está ubicada en la Calle Luis Colán Nº 534 – Huaral. Analizando su sistema contable nos percatamos que no es el más adecuado puesto que llevan sus cuentas (ingresos y egresos) sin mucho control. A esta empresa nunca se le hizo un estudio de su sistema de contabilidad, por lo tanto esperamos ser de gran ayuda, brindar buenos aportes que contribuyan a mejorar su estado financiero y llevar un mejor sistema de contabilidad que les permita ir mejorando en su negocio. Los estados contables de una empresa son como un medio de comunicación en el ámbito interno y externo de la empresa, reuniendo características de claridad, compatibilidad, periodicidad, imparcialidad. A través de la información contable se logra coordinar y armonizar los esfuerzos de los recursos humanos, para aprovechar con mayor eficiencia los recursos materiales económicos que posee la entidad.

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JUSTIFICACIÓN
Si diseñamos e implantamos un sistema contable podemos ordenar, clasificar y acelerar el procesamiento de la información contable y financiera de la empresa, lo cual nos conduce a la mejora de la entrega de la información necesaria. Con el presente trabajo vamos a determinar el sistema financiero de la empresa, mediante el uso de la contabilidad que nos va a dar los resultados exactos de la situación de la empresa en el sistema económico, es muy importante la responsabilidad en el orden de los registros de las operaciones establecidas que
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realiza la empresa, con el fin de tener todos los ingresos y gastos y ver en que podemos mejorar o más que todo ahorrar lo que hoy en día se requiere. Nos fue fácil conseguir esta información porque este tipo de información en una empresa es confidencial, se tienen en plena reserva ya que en la competitividad empresarial hay que tener cuidado con los datos internos de la empresa, por lo cual la empresa se rehúsa a brindar información contable, pero por tratarse de una investigación académica accedieron a brindarnos la información que requeríamos para desarrollar nuestro trabajo y llevar a cabo todo un estudio y proceso con la finalidad de la mejora de la empresa.

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OBJETIVOS
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• GENERALES:

Suministrar un sistema contable para la Panadería “SAN JOSÉ”, el

cual le permita obtener información de los estados financieros de manera rápida y veraz en el momento adecuado para la toma de decisiones.

• ESPECIFICOS:

 Interpretar de forma correcta la Ciencia Contable dentro de una

Empresa; analizando el Sistema Contable de la misma.
 Realizar estudios sobre los diversos sucesos (transacciones) que

acontecen en el debido periodo de estudio, al realizarse los registros en los Libros Contables.  Tener un conocimiento real de los aspectos teóricos inmersos en el sistema contable.  Conocer la importancia de los asientos de ajustes, asientos de cierre, el estado de Resultados y el Balance General.

 Utilizar nuestros conocimientos básicos para procesar todos los registros contables llegando hasta el balance general.

 Complementar

el

sistema

contable

mediante

los

métodos

y

herramientas actuales (software).

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MARCO TEÓRICO
¿QUÉ ES UN SISTEMA?
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Un sistema es un conjunto de elementos relacionados entre sí, de forma tal que un cambio en un elemento afecta al conjunto de todos ellos. Los elementos relacionados directa o indirectamente con el problema, y sólo estos formarán el sistema que vamos a estudiar. SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE: Un sistema de información contable

comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar a cabo un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones. La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías:

 La Contabilidad Financiera: Muestra la información que se facilita al público en

general, y que no participa en la administración de la empresa, como son las acciones, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta información también es de mucho interés para los administradores y directivos de la empresa. Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez sobre la rentabilidad de la empresa.
 La Contabilidad de Costos: Estudia las relaciones costo, beneficios, volumen

de producción el grado de eficiencia y productividad, y permite la planificación y el control de la producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la política de capital. Esta información no suele difundirse al público. Mientras que la contabilidad financiera tiene como objetivo esencial facilitar la información a los distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempeñar sus funciones.
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LA CONTABILIDAD
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Son las anotaciones, cálculos y estados numéricos que se llevan en una organización para registrar y controlar los valores patrimoniales de la organización. Sirve para:

Proporcionar una imagen numérica de lo que sucede en la vida y en la actividad organizacional. Registrar y controlar las transacciones de la organización con exactitud y rapidez. Fuente variada, actualizada y confiable de información para la toma de decisiones. Proteger los activos de la organización mediante mecanismos que evidencien en forma automática y oportuna la malversación de fondos o sustracción de activos. Explicar y justificar la gestión de los recursos. Preparar estados financieros.

 

Existe una estrecha relación entre: La operación de la organización

La contabilidad La toma de decisiones

 Objetivos De La Contabilidad

Proporcionar información a: Dueños, accionistas, bancos y gerentes, con relación a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, la cosas poseídas por los negocios. Sin embargo, su primordial objetivo es suministrar información razonada, con base en registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o público. Para ello deberá realizar:
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Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente. con el fin de dar información detallada y razonada. Con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con un objetivo administrativo y uno financiero: Administrativo el consta de ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la administración intrínseca la planificación, toma de decisiones y control de operaciones. Para ello, comprende información histórica presente y futura de cada departamento en que se subdivida la organización de la empresa. Financiero proporcionar información a usuarios externos de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que también se le denomina contabilidad histórica. Clasificar operaciones
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registradas como medio para obtener objetivos propuestos. Interpretar los resultados

 Importancia De La Contabilidad

La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal. La contabilidad se encarga de:
• •

Analizar y valorar los resultados económicos. Agrupar y comparar resultados.

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• • • • • • •

Planificar y sintetizar los procedimientos a seguir. Controlar el cumplimiento de lo programado. En tanto que, la teneduría de libros se ocupa de: Recabar, registrar y clasificar las operaciones de empresa. Narrar en forma escrita los hechos contables. Ejecutar las tareas según los procedimientos preestablecidos. Estar bajo control y supervisión del contador.
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REGLA FUNDAMENTAL DE LOS ACTIVOS “Los activos cuando aumentan se debita y cuando disminuyen se acredita”. DEBE ACTIVO HABER

REGLA FUNDAMENTAL DEL PATRIMONIO “El patrimonio cuando aumenta se acredita y cuando disminuye se debita” DEBE PATRIMONIO HABER

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REGLA FUNDAMENTAL DE LOS GASTOS “Los gastos cuando aumenta se debita y cuando disminuye se acredita” DEBE GASTOS HABER

REGLA FUNDAMENTAL DEL INGRESO “El ingreso cuando aumenta se acredita y cuando disminuye se debita” DEBE INGRESO HABER

REGLA FUNDAMENTAL DE LOS PASIVOS “Los pasivos cuando aumenta se acredita y cuando disminuye se debita” DEBE PASIVO HABER

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Libros Contables
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Los libros de contabilidad, sirven para registrar en forma ordenada, precisa y cronológica las distintas operaciones comerciales o financieras que realiza una empresa. Clasificación de los libros contables Libros obligatorios Son: • • • • Los de inventarios y balances. Libro diario. Libro mayor. Libro de actas.

Libros auxiliares Son: 1. Libros auxiliares • • • • • • Libro caja. Libro bancos. Libro de documentos por cobrar. Libro de documentos por pagar. Registro de letras por cobrar. Registro de letras por pagar.

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2. Libros de acuerdo a leyes especiales
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• • •

Registro de transferencia de acciones. Registro de ventas. Registro de compras.

• •

Registro para ingresos y gastos para profesionales. Libro de planilla de sueldos y salarios.

Particularmente las empresas con el fin de tener un mejor control administrativo, de acuerdo a sus propias necesidades consideran a los libros de contabilidades como principales y auxiliares. • Libros principales. • Libros de inventario y balances. • Libro caja. • Libro diario. • Libro mayor.

Libro Diario El libro diario es un obligatorio y principal que sirve para registrar todas las operaciones que realiza una empresa en forma cronológica y aplicando la partida doble. Rayando el Libro Diario

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El rayado del libro diario es parecido al rayado del libro de inventarios y balance, pero considerando solamente cinco columnas, numeradas del 1 al 5.

Libro Diario

1

2

3

4

5

A continuación indicaremos lo que se registra en cada una de las columnas numeradas del 1 al 5. 1. Se registra el código de cada una de las cuentas deudoras y acreedoras. 2. Se registra las cuentas deudoras y las cuentas acreedoras que intervienen en una operación con sus respectivas cuentas divisorias y la glosa. 3. Se registra el folio del libro mayor en el cual se registran las cuentas que son trasladadas al libro diario. 4. Se registran las cantidades de las cuentas deudoras. 5. Se registran las cantidades de las cuentas acreedoras.

Libro Mayor

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El libro mayor, es libro obligatorio y principal que sirve para registrar en forma consolidada todas las cuentas deudoras y acreedoras registradas en el libro diario. Rayando el Libro Mayor El rayado del libro mayor se compone de dos partes; el debe a la izquierda y el haber a la derecha y cada parte se componen de cinco columnas que se indican con los numerales del uno al cinco en la forma que a continuación se indica.
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DEBE

NOMBRE DE LA CUENTA

HABER.

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1. Se registra la fecha de la operación. 2. Se registra la cuenta que forma la contrapartida. 3. Se registra el número de folio del libro diario. Donde está registrada la cuenta que se traslada al libro mayor. 4. Se registra la cantidad de cada una de las cuentas; si son deudoras se registran en el debe y si son acreedoras se registran en el haber. 5. Se registra la suma de las cantidades de la columna 4 y las cantidades de cada una de las cuentas de los asientos de regularización o de cierre.

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Legalidad Contable Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos diez años, contados desde La información que debe contener este libro es: La cantidad de artículos inventariados al inicio del periodo contable.(Generalmente son los inventarios y los activos fijos). El nombre y código de las cuentas y las subcuentas que conforman los rubros anteriormente descritos. El valor que corresponde al valor unitario de cada artículo. El valor parcial de las operaciones. El valor total correspondiente a cada cuenta.
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el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o comprobante.

La Cuenta La cuenta es el nombre con el que se designa contablemente a un conjunto de bienes y valores que forman el activo, el pasivo y el patrimonio de la empresa, con la finalidad de poderlos contabilizar en cada tipo de operaciones que realiza. Las operaciones producen aumentos y disminuciones en el activo, pasivo y capital. Estos aumentos y disminuciones se registran con las cuentas. Para simplificar los registros de las variaciones se acostumbra a representar a cada una de las cuentas con el diagrama de una “T” mayúscula grande. A esta “T” se llama también esquema de cuentas.
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Partes De La Cuenta Como se puede apreciar en el diagrama de la letra “T” que representa el esquema de la cuenta, muestra dos partes, la primera a la izquierda que se le denomina DEBE y la segunda a la derecha que se le denomina HABER. Debe.la cuenta. Haber.- El haber o sección de los créditos o abonos sirve para registrar los egresos de la cuenta.
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El debe o sección de los débitos sirve para registrar los ingresos de

Debe

Nombre De Cuenta Cargo Abono

Haber

Cargo y abono El cargo o debito es el registro de una cantidad en el debe de la cuenta, lo que significa un ingreso. El abono o crédito el registro de una cantidad en el haber de la cuenta, lo que significa un egreso.

1. PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES Principios Contables: Los principios contables se refieren a conceptos básicos o conjuntos de proposiciones directrices a las que debe subordinarse todo desarrollo posterior. Su misión es la de establecer delimitaciones en los entes económicos, las bases de la cuantificación de las operaciones y la presentación de la información financiera.

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Los principios de la contabilidad se establecieron para ser aplicados a la denominada contabilidad financiera y, por extensión, se suelen aplicar también a la contabilidad administrativa. La contabilidad administrativa se planeará de acuerdo a las necesidades contabilidad financiera deberá planearse para proporcionar información cuantitativa, comparativa y confiable a sus usuarios externos. Ente Los estados contables siempre que se refiera a un ente, el propietario es considerado como tercero y no como dueño de la entidad. Como la unidad económica que tiene control sobre los recursos, acepta las responsabilidades de contraer y cumplir compromisos y realiza una actividad económica. Bienes económicos Los estados financieros se refieren siempre a bienes económicos, es decir, bienes materiales e inmateriales que poseen valor económico y por ende susceptible de ser valuado en términos monetarios. Unidad de medida Para reflejar el patrimonio de una empresa mediante los estados financieros, es necesario elegir una moneda y valorizar los elementos patrimoniales aplicando un precio a cada unidad. Generalmente, se utiliza como común denominador a la moneda que tiene curso legal en el país en que funciona el ente o empresa. Sólo los acontecimientos económicos se registran en los libros de contabilidad en términos monetarios, quedando excluidos los diversos sucesos que no puedan valorizarse económicamente. El dinero se utiliza como unidad de medida para la presentación de los estados financieros
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o preferencia de cada empresa, la cual podrá imponer sus propias regulaciones. La

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Las operaciones y eventos económicos se reflejan en la contabilidad expresados en unidad monetaria del país en que esté establecida la entidad. La unidad monetaria que se expresa en los estados financieros debe divulgarse.
Empresa en marcha
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Este principio implica la permanencia y proyección de la empresa en el mercado, no debiendo interrumpir sus actividades, sino por el contrario deberá seguir operando de forma indefinida. Implica continuidad de la empresa, o sea, seguirá funcionando. Toma la empresa en proyección de futuro en funcionamiento. La empresa entra en vigencia una vez que se registran sus actividades financieras.
Valuación al costo

Este principio establece que los activos de una empresa deben ser valuados al costo de adquisición o producción, como concepto básico de valuación; asimismo, las fluctuaciones de la moneda común denominador, no deben incidir en alteraciones al

principio expresado, sino que se harán los ajustes necesarios a la expresión numeraria de los respectivos costos, por ejemplo ante un fenómeno inflacionario. Es un concepto fundamental de la contabilidad, que dicta registrar los activos al precio que se pagó por adquirirlos. Ésta es una base más segura que el intento de estimar valores actuales. O si por el contrario hay que cerrar el chuzo. Período La empresa se ve obligada a medir el resultado de su gestión, cada cierto tiempo, ya sea por razones administrativas, legales, fiscales o financieras. Al tiempo que emplea

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para realizar esta medición se le llama periodo, el cual comprende de doce meses, y recibe el nombre de ejercicio. Llamado también periodo contable, ejercicio contable o ejercicio económico.

El estudio referente a los estados financieros debe supeditarse a un periodo fiscal corto: esto nos dará una mejor visión de la empresa para una oportuna toma de decisiones en el futuro. En forma general, las empresas tienen una larga vida y están en marcha, y probablemente los resultados definitivos de la inversión en una empresa se conocerán cuando ésta culmine sus actividades. Sin embargo, sería impensable esperar que se acabe la empresa para conocer los resultados de las operaciones realizadas por la institución. Devengado Las variaciones patrimoniales que se deben considerar para establecer el resultado económico, son los que corresponden a un ejercicio sin entrar a distinguir si se han cobrado o pagado durante dicho periodo. Por las cuales están realmente aceptadas etc.

Objetividad Los cambios en el activo, pasivo y en la expresión contable del patrimonio neto, se deben conocer formalmente en los registros contables, tan pronto como sea posible medirlos objetivamente y expresar dicha medida en términos monetarios. Las modificaciones en el inventario se deben registrar tal cual es la operación en los libros de contabilidad, para medirlos objetivamente en términos monetarios y así no hacer distorsiones en la realidad de los registros contables..

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Realización Los resultados económicos deben computarse cuando sean realizados, o sea la realizado, o también llamado percibido, está relacionado con el de devengado.
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utilidad se obtiene una vez ejecutada la operación mercantil, no antes. El concepto

Se debe considerar una compra o una venta como efectuada una vez realizada la operación económica con otros entes sociales u actividades económicas. Los resultados económicos solo se deben computar cuando se han realizado, o sea cuando la operación que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundadamente todos los riesgos inherentes a tal operación. Se debe establecer con carácter general que el concepto "realizado" participa del concepto de "devengado". Prudencia Ante la circunstancia de tener que elegir entre dos valores, el contador debe optar por el más bajo, minimizando de esta manera la participación del propietario en las operaciones contables. Este principio general se puede expresar diciendo: "Contabilizar todas las pérdidas cuando se conocen, y las ganancias solamente cuando se hayan percibido".

Una mala interpretación de este principio puede llevar a una exageración y por ende a una mala aplicación del principio contable, resultando una incorrecta presentación de la situación financiera en el resultado de las operaciones contables, hasta incluso llegar a modificar el concepto contable del valor. Este principio es también llamado criterio conservador. Ante el hecho que el contador se encuentre entre dos o más caminos razonables a seguir, deberá optar por el que muestre la menor cifra de dos valores de activos

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relativos a un partida determinada; o ante el caso de registrar una operación éste la hará de modo que la participación del propietario sea la menor posible. Ignorar las utilidades no realizadas y considerar eventuales pérdidas.

Es permitido el registro de estimaciones de perdidas mas no de ganancias, es decir, no anticipar lo que no tengo. Uniformidad Tanto los principios generales como las normas particulares -principios de valuaciónque se utilizan para la formulación de los estados financieros deben ser aplicados uniformemente de un periodo a otro. Esto permitirá una mejor comparación de los estados financieros en los diversos periodos de una empresa en marcha. En caso de cualquier cambio relevante en la aplicación de los principios generales y normas particulares, que afecte la presentación de los estados financieros, se debe señalar por medio de una nota aclaratoria. Este principio señala que las empresas al hacer uso de un método para la presentación de los estados financieros deberán ser consecuentes con el mismo, logrando uniformidad en la presentación de la información expuesta en los registros contables de un periodo a otro.

Si una empresa realiza cambios constantes en el método que utiliza en cada periodo corto, dificultará la interpretación y comparación de los estados financieros; así como también, mostrará variaciones notables en los resultados presentados.

ESTADOS FINANCIEROS

Los estados financieros, también denominados estados contables, informes financieros o cuentas anuales, son informes que utilizan las instituciones para reportar la situación
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económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o período determinado. Esta información resulta útil para la administración, gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios. La mayoría de estos informes constituye el producto final de la contabilidad y son elaborados de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados, normas contables o normas de información financiera. La contabilidad es llevada adelante por contadores públicos que, en la mayoría de los países del mundo, deben registrarse en organismos de control públicos o privados para poder ejercer la profesión. Los estados financieros son las herramientas más importantes con que cuentan las organizaciones para evaluar el estado en que se encuentran. Los principales componentes de los Estados Financieros son los siguientes:
• •

Balance General (también denominado Estado de situación Financiera. Estado de resultados (también denominado Estado de Pérdidas y Ganancias o cuenta de pérdidas y ganancias)

Los estados financieros se presentan acompañados de notas y cuadros, que "revelan" o aclaran puntos de interés que, por motivos técnicos o prácticos, no son reflejados en el cuerpo principal.

Estos estados financieros son la base de otros informes, cuadros y gráficos que permiten definir la rentabilidad, solvencia, liquidez, valor en bolsa y otros parámetros que son fundamentales a la hora de manejar las finanzas de una institución. Habitualmente cuando se habla de estados financieros se sobreentiende que son los referidos a la situación actual o pasada, aunque también es posible formular estados financieros proyectados. Así, podrá haber un estado de situación proyectado, un estado de resultados proyectado o un estado de flujo de efectivo proyectado.

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EL BALANCE GENERAL ¿Qué es el Balance General? Es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que debe, de lo que le deben y de lo que realmente le pertenece a su propietario, a una fecha determinada. Al elaborar el balance general el empresario obtiene la información valiosa sobre su negocio, como el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la disponibilidad de dinero en el momento o en un futuro próximo. En resumen, es una * fotografía clara y sencilla de lo que un empresario tiene en la fecha en que se elabora. ¿Qué partes conforman el Balance General?
  

Activos Pasivos Patrimonio

ACTIVOS Es todo lo que tiene la empresa y posee valor como:
      

El dinero en caja y en bancos. Las cuentas por cobrar a los clientes Las materias primas en existencia o almacén Las máquinas y equipos Los vehículos Los muebles y enseres Las construcciones y terrenos

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Los activos de una empresa se pueden clasificar en orden de liquidez en las siguientes categorías: Activos corrientes, Activos fijos y otros Activos.

ACTIVOS CORRIENTES Son aquellos activos que son más fáciles para convertirse en dinero en efectivo durante el período normal de operaciones del negocio. Estos activos son: Caja Es el dinero que se tiene disponible en el cajón del escritorio, en el bolsillo y los cheques al día no consignados. a. Bancos

Es el dinero que se tiene en la cuenta corriente del banco.

Cuentas por Cobrar Es el saldo de recaudar de las ventas a crédito y que todavía deben los clientes, letras de cambio los préstamos a los operarios y amigos. También se incluyen los cheques o letras de cambio por cobrar ya sea porque no ha llegado la fecha de su vencimiento o porque las personas que le deben a usted no han cumplido con los plazos acordados. Inventarios Es el detalle completo de las cantidades y valores correspondientes de materias primas, productos en proceso y productos terminados de una empresa., graneros, ferreterías, droguerías, etc., no existen inventarios de materias primas ni de productos
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de proceso. Sólo se maneja el inventario de mercancías disponibles para la venta, valoradas al costo. Es importante destacar que la realización de los inventarios debe hacerse y valorizarse la contabilidad

de la manera más rigurosa posible, ya que es fundamental para la correcta marcha de

Existen varios tipos de Inventarios: Inventarios de Materias Primas
Es el valor de las materias primas disponibles a la fecha de la elaboración del balance, valoradas al costo.

Inventario de Producción en Proceso
Es el valor de los productos que están en proceso de elaboración. Para determinar el costo aproximado de estos inventarios, es necesario agregarle al costo de las materias primas, los pagos directos involucrados hasta el momento de realización del balance. Por ejemplo, la mano de obra sea pagada como sueldo fijo o por unidad trabajada (al contrato o destajo), los pagos por unidad hechos a otros talleres por concepto de pulida, tallada, torneada, desbastada, bordado, estampado, etc. Inventario de Producción Terminada Es el valor de la mercadería que se tiene disponible para la venta, valorada al costo de producción. Para la contabilización de sus inventarios se recomienda que usted utilice algunos formatos, siguiendo el modelo de los que encuentra en el ejemplo siguiente. ACTIVOS FIJOS Es el valor de aquellos bienes muebles e inmuebles que la empresa posee y que le sirven para desarrollar sus actividades.
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    

Maquinaria y Equipo Vehículos Muebles y Enseres Terrenos
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Construcciones

Para ponerle valor a cada uno de estos bienes, se calcula el valor comercial o de venta aproximado, teniendo en cuenta el estado en que se encuentra a la fecha de realizar el balance. En los casos en que los bienes son de reciente adquisición se utiliza el valor de compra. Los activos fijos sufren desgaste con el uso. Este desgaste recibe el nombre de “depreciación”. Para el registro de sus Activos Fijos se recomienda que usted utilice el modelo del formato de la página OTROS ACTIVOS Son aquellos que no se pueden clasificar en las categorías de activos corrientes y activos fijos, tales como los gastos pagados por anticipado, las patentes, etc. PASIVOS Es todo lo que la empresa debe. Los pasivos de una empresa se pueden clasificar en orden de exigibilidad en las siguientes categorías: Pasivos corrientes, pasivos a largo plazo y otros pasivos. PASIVOS CORRIENTES Son aquellos pasivos que la empresa debe pagar en un período menor a un año.
a. Sobregiros

Es el valor de los sobregiros vigentes en la fecha de realización del balance.
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“CONTABILIDAD EMPRESARIAL” b. Obligaciones Bancarias

Es el valor de las obligaciones contraídas (créditos) con los bancos y demás entidades
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financieras.
c. Cuentas por pagar a proveedores

Es el valor de las deudas contraídas por compras hechas a crédito a proveedores.
d. Anticipos

Es el valor del dinero que un cliente anticipa por un trabajo aún no entregado.
e. Cuentas por pagar

Es el valor de otras cuentas por pagar distintas a las de Proveedores, tales como los préstamos de personas particulares. En el caso de los préstamos personales o créditos de entidades financieras, debe tomarse en cuenta el capital y los intereses que se deben.

f. Prestaciones y cesantías consolidadas

Representa el valor de las cesantías y otras prestaciones que la empresa les debe a sus trabajadores. La empresa debe constituir un fondo, con el objeto de cubrir estas obligaciones en el momento
g. Impuestos por pagar

Es el saldo de los impuestos que se adeudan en la fecha de realización del balance. PASIVO A LARGO PLAZO

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Son aquellos activos que la microempresa debe pagar en un período mayor a un año, tales como obligaciones bancarias, etc. OTROS PASIVOS

Son aquellos pasivos que no se pueden clasificar en las categorías de pasivos corrientes anticipado. PATRIMONIO Es el valor de lo que le pertenece al empresario en la fecha de realización del balance. Este se clasifica en: Capital Es el aporte inicial hecho por el empresario para poner en funcionamiento su empresa. Utilidades Retenidas Son las utilidades que el empresario ha invertido en su empresa. Utilidades del Período Anterior Es el valor de las utilidades obtenidas por la empresa en el período inmediatamente anterior. Este valor debe coincidir con el de las utilidades que aparecen en el último estado de pérdidas y ganancias. y pasivos a largo plazo, tales como el arrendamiento recibido por

El patrimonio se obtiene mediante la siguiente operación: Patrimonio Es igual a Activos menos Pasivos. PATRIMONIO = ACTIVOS PASIVOS

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Luego, ACTIVOS es igual a PASIVOS más PATRIMONIO ACTIVOS = PASIVOS + PATRIMONIO
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ESTADO DE RESULTADOS En contabilidad el Estado de resultados o Estado de pérdidas y ganancias, es un estado financiero que muestra ordenada y detalladamente la forma de como se obtuvo el resultado del ejercicio durante un periodo determinado. El estado financiero es dinámico, ya que abarca un período durante el cual deben identificarse perfectamente los costos y gastos que dieron origen al ingreso del mismo. Por lo tanto debe aplicarse perfectamente al principio del periodo contable para que la información que presenta sea útil y confiable para la toma de decisiones.

Objetivos de la Información Contable

La información contable debe servir fundamentalmente para: Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo. • Predecir flujo de efectivo. • Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.

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• Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito. • Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.
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• Ejercer el control sobre las operaciones del ente económico. • Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas. • Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.

• Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica representa para la comunidad.

 Cualidades de la Información Contable
Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible, útil y en ciertos casos se requiere que además la información sea comparable. • La información es comprensible cuando es clara y fácil de comprender. • La información es útil cuando es pertinente y confiable. • La información es pertinente cuando posee el valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna. • La información es confiable cuando es neutra, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.

Limitaciones de la Información Contable

Primero que nada las limitaciones de la información contable van a depender del tipo de información que se está utilizando, ya que la información depende del giro que
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tenga la empresa. Por esto vamos a nombrar algunas de las limitaciones que tienen estos sistemas, ya que abarcarlos todos sería muy difícil. Nos centraremos
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principalmente en la información que afecta al control, relación con los costos de la empresa y con la de decisiones de la empresa.

Importancia de la Contabilidad en función de los usuarios de la información
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar a un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal. La gente que participa en el mundo de los negocios: propietarios, gerentes, banqueros, corredores de bolsa, inversionistas utilizan los términos y los conceptos contables para describir los recursos y las actividades de todo negocio, sea grande o pequeño. Aunque la contabilidad ha logrado su progreso más notable en el campo de los negocios, la función contable es vital en todas las unidades de nuestra sociedad. Una persona debe explicar sus ingresos y presentar una declaración de renta. A menudo, una persona debe proporcionar información contable personal para poder comprar un automóvil o una casa, recibir una beca, obtener una tarjeta de crédito o conseguir un préstamo bancario. Las grandes compañías por acciones son responsables ante sus accionistas, ante las agencias gubernamentales y ante el público. El gobierno, los estados, las ciudades y los centros educativos, deben utilizar la contabilidad como base

para controlar sus recursos y medir sus logros. La contabilidad es igualmente esencial para la operación exitosa de un negocio, una universidad, una comunidad, un programa social o una ciudad. Todos los ciudadanos necesitan cierto conocimiento de
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contabilidad si desean actuar en forma inteligente y aceptar retos que les impone la sociedad. Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la información contable.
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Un gerente comercial u otra persona que esté en posición de tomar decisiones que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta qué punto la información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y exactas.

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ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA
“San José S.R.L.” es una pequeña Empresa dedicada a la industria de la panificación y los derivados que de ella se obtienen. La producción está orientada principalmente a la elaboración de panes en sus diferentes presentaciones
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       

Razón Social Ruc Tipo de Empresa Condición Social Fecha Inicio Actividades Actividad Comercial Dirección Distrito / Ciudad Provincia Departamento Representante Legal

: Panadería y Pastelería “San José S.R.L.” : 20215182608 : S.R.L : Activo : 15 de Mayo 1992 : Elab. Prod. Panadería : Calle Luis Colán Nº 534 – Huaral : Huaral : Huaral : Lima : Oswaldo Pérez Fritaz.


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Reseña Histórica
La Panadería y Pastelería “San José S.R.L.” inicio sus actividades el 15 de Mayo 1992 queques y tortas, actualmente sigue con la producción orientada un 60% a la elaboración de panes y un 40% para la elaboración de bocaditos, queques, tortas, etc. Como todo negocio que recién surge atravesó por numerosas dificultades pero al día de hoy podemos afirmar que ya se encuentra plenamente establecido y ha logrado la aceptación del público en general ya que tiene como objetivo principal brindar productos de calidad para así poder cumplir con las expectativas del cliente y lograr satisfacerlo. Por este motivo la empresa se encuentra en un proceso constate de crecimiento.

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con la elaboración de panes en sus diferentes variedades, posteriormente bocaditos,

VISIÓN.- Ser lideres en el mercado local en el que se encuentra el negocio con la producción y comercialización de productos de panadería y pastelería con altos estándares de calidad, seguir avanzando y dando en el gusto del cliente a través de un mejoramiento continuo.

MISIÓN.- somos una empresa que produce alimentos de manera responsable y comprometida con el desarrollo de su personal, de su comunidad; brindando un servicio de calidad y seguridad asimismo sin descuidar el cuidado del medio ambiente.

Características:  La actividad se refiere al proceso de producción y distribución a través de venta directa a los clientes en el local o mediante servicio de delivery.
 La producción garantizara el uso de insumos adecuados, de calidad y buena presentación.  El nivel de tecnología, aunque orientada a una escala pequeña, las máquinas serán las

que garantice una adecuada producción.

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“CONTABILIDAD EMPRESARIAL” RECURSOS UTILIZADOS:

Actualmente la empresa cuenta con distintos tipos de personal, entre los cuales se detalla lo siguiente:     2 maestro panadero (Turno tarde y turno noche). 2 ayudantes de panaderos 2 para atención al publico 1 cajero

Recursos Tecnológicos: Para Producción:

  

Batidora Cortadora Sobadora

Para Ventas

• • • •

1 Caja Registradora 2 Congeladoras 2 Mostradores 2 Estantes

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Recursos Humanos:

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LISTA DE PRODUCTOS QUE BRINDA LA EMPRESA

 Productos Elaborados en la Empresa

-

Pan Francés Pan Caracol Pan de Yema Pan Integral Pan Coliza Pan de Manteca Pan Baguette Pan Ciavatta Queques Budin Tortas: chocolate, vainilla, naranja Chifon Alfajores Bombas Piononos

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INSUMOS

Harina Es el principal componente del pan. Contiene el gluten que tiene la capacidad de retener gas (dióxido de carbono producido por la levadura).

Agua Es la que hidrata la harina, dándole a la masa las características de plasticidad que permiten su desarrollo y manejo. La presencia del agua es parte primordial en lo relativo a la formación de un medio húmedo indispensable para la creación y desarrollo de la fermentación. El agua que se utiliza en la panadería debe ser agua potable al igual que todas aquellas destinadas al consumo humano.

Sal Refuerza las propiedades plásticas de la masa y las mejora notablemente: Fortalece el gluten aumentando la firmeza de la masa y mejorando su manejabilidad. La falta de sal en la masa se manifiesta con masas blandas, pegajosas y suaves y la miga del pan se desmorona. Aumenta la absorción de agua. El exceso de sal tiende a reducir la capacidad de la levadura, incluso puede detener la fermentación. Confiere sabor.
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Levadura Son un grupo de microorganismos microscópicos que crecen prácticamente en toda la tierra. La levadura para panadería pertenece a la familia llamada Saccharomyces Cervisiae. La levadura provoca la fermentación de los azúcares de la harina, que se traducen en la liberación gaseosa que facilita la subida del pan y la formación alveolada (agujeritos en la miga). Se pueden utilizar tres tipos de levadura:  Fresca prensada, de uso corriente en la panadería  Seca  Seca instantánea

Aditivos Dentro de los mejoradores de panificación, se puede decir que no hay un mejorador universal debido a las diferentes variables directas constituidas por:  La calidad de las harinas  Las fórmulas de panificación  Los procesos de panificación  Los hábitos de consumo Los mejoradores son premezclas de ingredientes destinados a regularizar los procesos de panificación y mejorar la calidad del producto terminado.

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Pre mezclas Preparados que simplifican la labor del panadero y que están compuestos por varios ingredientes para la elaboración del producto.
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Azúcar Sirve de alimento para la levadura y contribuye a darle el sabor y el color dorado al pan.

EQUIPOS

a)

Batidora y mezcladora

Mezclado de ingredientes junto con el agua. Batido y refinado de la masa. En este proceso se forma el gluten.

b) Cortadora o Divisora Corta la masa en trozos para distribuirlo en las unidades de producto final. De una masa de 3 kilogramos se obtiene piezas uniformes

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c) Sobadora Despliega la masa, suave o rápidamente, de acuerdo a los requerimientos del maestro panadero, sirve para el alisamiento de la masa y la obtención de la contextura deseada.

d) Balanza Se encarga del pesado de la masa.

e) Horno (con coches y bandejas)

Cocción de productos

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f) Mesa de trabajo de acero inoxidable Colocación, pesado y moldeado de la masa

ANALISIS DEL PROCESO DE PRODUCCIÓN DE PAN

Dosificación / pesado de ingredientes Pesar todos los ingredientes sólidos y medir los líquidos utilizando balanza y recipiente con escala de medidas, respectivamente. El pesado no debe realizarse por aproximación ni utilizando medidas como la pizca, el puñado. Esta etapa es importante para mantener la calidad constante del producto. No se debe hacer por aproximación.
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El amasado es una etapa clave y decisoria en la calidad del pan. En esta etapa influirá tanto el tipo de amasadora como la velocidad, la duración y la capacidad de ocupación de la misma. Durante este proceso, los componentes de la harina (almidón, proteínas, grasas, cenizas y enzimas), pierden su individualidad y, junto con sus demás ingredientes, van a dotar a la masa de unas características plásticas (fuerza y equilibrio). En esta etapa se pueden diferenciar dos fases: mezcla y amasado intensificado, tanto si utiliza una amasadora lenta como rápida. La mezcla se realiza en primera o baja velocidad y no debe ser demasiado larga (3 a 5 minutos). Aquí se pueden hacer correcciones, es decir, añadir agua o harina hasta lograr el punto deseado. El amasado intensificado se efectúa en segunda o alta velocidad. El tiempo de amasado dependerá de las características de la amasadora, de los ingredientes utilizados y de la temperatura del lugar de trabajo de la harina y del agua. Es importante determinar la temperatura la masa. Para alcanzar la temperatura deseada (entre 24 y 26 ºC en invierno y entre 20 y 22 ºC en verano). La operación de mezclar y amasar produce un aumento de temperatura de la masa, causada principalmente por el calor producido por la hidratación de la harina al iniciar la absorción de agua y por el calor generado por la fricción de la masa durante el amasado.

Primera fermentación Comienza al final del amasado y puede realizarse en la misma batea amasadora. El tiempo de fermentación será de unos 15 - 30 minutos. Esta etapa del proceso es

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Amasado

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crítica para la obtención de un pan con características aromáticas óptimas (se debe tapar con plástico para evitar que la masa se seque).

Refinado / sobado La masa se pasa por la sobadora para lograr celdillas (agujeritos del pan) cada vez más pequeñas y obtener una miga más uniforme. Con la sobadora se obtiene un pan más compacto, de corteza más brillosa y miga más clara.

Descanso / Reposo Posteriormente se dejará descansar la masa durante aproximadamente 10 minutos sobre una mesa, tapada con un plástico (limpio y desinfectado). Esto permitirá que la masa se relaje, facilitando una mejor división y armado.

División / armado Esta masa descansada se separa en bollos a los que se les da la forma y el característicos del tipo de pan que va a producir. Esta etapa puede desarrollarse en forma manual o mecánica (utilizando maquinaria). tamaño

Estibado Una vez armados los bollos, se colocan sobre las bandejas, que deben ser previamente untadas con grasa, margarina u otro material desmoldante para que la masa no se pegue, salvo que se cuente con bandejas con recubrimiento antiadherente

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o sobre tablas de madera, previamente cubiertas por sus liencillos (tendillos). Una vez más se protegen las piezas de masa para evitar que se sequen.

Segunda fermentación Se dejan fermentar, esto permite que las piezas eleven, que se expanda el volumen y que se defina el aroma. El tiempo de fermentación dependerá de la cantidad de levadura utilizada y de las condiciones de humedad y temperatura, que no debe ser superior a 30ºc dado que la temperatura ideal para el desarrollo de la levadura es de 27ºC En el modelo desarrollado es necesario dejar fermentar la masa entre 60 y 90 minutos.

Cortado A continuación se hace un corte sobre la superficie para que el pan termine de desarrollarse en el horno y no se fracture.

Cocción Independientemente del tipo de horno la cocción se realizará siempre entre 180 y 260 ºC, en una atmósfera rica en vapor de agua. Las características de tiempo y temperatura de cocción dependerán del profesional panadero y del tipo de pan, ya que es la experiencia la que demuestra la mejor forma de cocción. La cocción de pan francés requiere de la generación de vapor de agua, dado que la misma permite el desarrollo de las piezas, aumenta el volumen y le otorga brillo y color. El tiempo de cocción dependerá del tamaño del pan.

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SISTEMA CONTABLE ACTUAL
La actual forma de llevar la Contabilidad es mediante la teneduría de Libros, que es la forma tradicional; cuya función de la información financiera permite a los propietarios y otros agentes internos y externos conocer la evolución de las empresas. En la actualidad esta responsabilidades es ejercida por un contador particular (es decir; un contador independiente) que realiza los cálculos y operaciones contables en el Software de Microsoft Excel (Hoja de Cálculo).

1. Balance Inicial: este es el inicio de nuestro sistema, es aquí donde se muestra

los saldos de los activos, pasivos y patrimonio que posee la empresa al inicio del periodo.
2. Libro Diario: en este libro se registran las operaciones que realiza la Empresa

en forma cronológica y aplicando la partida doble.

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“CONTABILIDAD EMPRESARIAL” 3. Balanza de comprobación: En este paso se verifican los saldos que se obtiene

en el libro mayor. Teniendo en cuentas que tanto el saldo deudor como acreedor tengan igualdad.
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“CONTABILIDAD EMPRESARIAL” BALANCE INICIAL
ACTIVO ACTIVO CORRIENTE 10 CAJA Y BANCO S/. 13,275.00 S/. 3,000.00 Debe Haber PASIVO PASIVO CORRIENTE SIN MOVIMIENTO CAJA Debe Haber

101

TOTAL PASIVO CORRIENTE

S/. 0.00

MERCADERIA

TOTAL ACTIVO CORRIENTE

S/. 16,275.00
SIN MOVIMIENTO

PASIVO NO CORRIENTE

ACTIVO FIJO INMUEBLE 33 MAQUINARIAS Y EQUIPOS 331 INMUEBLE MAQUINARIAS 333 EQUIPOS Y OTRAS UNIDADES DE EXPLOTACION 335 MUEBLES Y ENSERES S/. 1,539.00 S/. 8,900.00 S/. 18,200.00

TOTAL PASIVO NO CORRIENTE

S/. 0.00

TOTAL PASIVO

S/. 0.00

PATRIMONIO

50 Capital 501 Capital S/. 44,914.00

TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE

S/. 28,639.00

TOTAL PATRIMONIO

S/. 44,914.00

TOTAL ACTIVOS

S/. 44,914.00

TOTAL PASIVO PATRIMONIO

S/. 44,914.00

LIBRO DIARIO
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50

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“CONTABILIDAD EMPRESARIAL” Nº de Cuenta

CUENTA 60 COMPRAS Mercaderías 63 GASTOS POR SERVICIOS PRESTADOS Trasportes y gastos de viaje 40 TRIBUTOS POR PAGAR Municipalidad 42 CUENTAS POR PAGAR Facturas, boletas y otros comprobantes por pagar

PRECIO

DEBE HABER 7,520.0 0 237.3
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7,520.00 237.3 1,525.5 6 1,525.56 23,250. 00 23,250.0 0 13,275. 00 13,275.0 0 8,900 8,900 274.4 274.4 1,621.9 1,621.9 714 714 1177.43 1177.43 3,543.8 2,797.2 746.6 1,231.3 2 1,231.32 125.22 117.14 8.08 17,925. 24 14,329.4 1

10 CAJA Y BANCO Caja 33 INMUEBLES, MAQUINARIA Y EQUIPOS Edificaciones 18 SERVICIOS POR ANTICIPADO Seguros 45 OBLIGACIONES FINANCIERAS Prestamos de instituciones financieras y otras entidades CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS46 TERCEROS 465. Otras cuentas por pagar diversas 60 COMPRAS Mercaderías 62 GASTOS DE PERSONAL Remuneraciones Otras Remuneraciones 64 GASTOS POR TRIBUTOS Otros Tributos 65 OTROS GASTOS DE GESTION Suministros Otros Gastos de Gestión 10 CAJA Y BANCO Caja INGENIERÍA INDUSTRIAL

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“CONTABILIDAD EMPRESARIAL” Cuentas Corrientes Fondos Sujetos a Restricciones 70 VENTAS Mercaderías 3,526.83 69 2705.14 2705.14 12,981. 02 12,981.0 2 277 277 765.45 765.45 592.45 592.45
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20 MERCADERÍAS Mercaderías 62 GASTOS DE PERSONAL Seguridad y Prevención 67 GASTOS FINANCIEROS Intereses de Prestamos SERVICIOS Y OTROS CONTRATOS POR 18 ANTICIPADO Intereses DEPRECIACION Y AMORTIGUACION 39 ACUMULADA Depreciación Acumulada 65 OTROS GASTOS DE GESTIÓN Costo neto de enajenación de activos inmovilizados DEPRECIACIÓN Y AMORTIGUACION 39 ACUMULADA Deprecación acumulada 33 INMUEBLES, MAQUINARIAS Y EQUIPOS Equipos diversos 65 OTROS GASTOS DE GESTIÓN otros gastos de gestión SERVICIOS y OTROS CONTRATADOS POR 18 ANTICIPADOS Otros gastos contratados por anticipados

1,462 1,462 2460.21

1,231 1,591.2 1

14.05

696.79 696.79

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“CONTABILIDAD EMPRESARIAL”

BALANZA DE COMPROBACIÓN

NºCUENTA

CUENTAS Capital Compras Gastos por Servicios Prestados Otros Gastos de Gestión Tributos Cuentas por Pagar Caja y Banco Inmuebles, Maquinarias y Equipos Obligaciones Financieras Servicios y Otros Contratos por Anticipado Cuentas por Pagar Gastos Personal Gastos por Tributos Gastos Financieros Ventas Mercaderías

60 63 65 40 42 10 33 45 18 46 62 64 67 70 20

SUMA DEL MAYOR DEBE HABER 44 914 8697.43 237.3 139.27 1525.56 23250 31200.24 10491.21 1621.9 1564.64 714 3820.8 1231.32 765.45 2705.14 12981.02 2693 74276.14 74276.14

39 Depreciación y Amortiguación Acumulada TOTAL S/.

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“CONTABILIDAD EMPRESARIAL”

SISTEMA PROPUESTO
INTRODUCCIÓN:
Es necesario para nosotros el aportar conocimientos delo desarrollado, ya que como ingenieros tenemos la facultad de hacer llegar nuestras ideas de forma clara y precisa. Para este trabajo de información, si bien es cierto fueron pocas veces las que intervinimos en el estudio, no encontramos mejor manera de contribuir mediante lo que hoy se va consolidando como una de las mejores herramientas, los SOFTWARE. Para esta oportunidad planteamos y recomendamos el uso del Software “STARSOFT”. Los fundamentos principales del ¿por qué? el uso de un Software se muestran a continuación, así como el de las funciones y usos del Software.

FUNDAMENTOS:
En nuestro estudio realizado encontramos dificultades, siendo la principal el Aporte con el cual contribuiríamos, pues teníamos que fundamentar el uso del Software propuesto, los beneficios que traería. Así definimos dos fundamentos precisos:
1) Promover el avance de la Empresa, aprovechando la nueva disposición de la

SUNAT. Pués la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SUNAT) dispuso que los contribuyentes con rentas de tercera categoría (Empresas con ingresos menores a 1.7.00 UIT) puedan emitir comprobantes de pago y generar libros contables de manera electrónica.

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“CONTABILIDAD EMPRESARIAL” 2) Facilitar la forma de llevar a cabo el registro de las transacciones y de las

diversas operaciones contables. Si bien es cierto la teneduría de Libros como técnica contable permite tener información a la mano, en muchas ocasiones de muchas formas los diversos apuntes que se generan de las diversas transacciones, así mismo el de manejar las diversas terminologías del PCGR (Plan Contable General Revisado).
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resulta difícil el tener tantos registros; es decir es tedioso, ya que se complican

SOFTWARE CONTABLE

DESCRIPCIÓN E IMPORTANCIA DE UN SOFTWARE CONTABLE A medida que crece un negocio, requiere manejar mayor información contable; el éxito de la administración radica en un adecuado manejo de la contabilidad, que proporcione una información exacta y oportuna. Actualmente existen recursos tecnológicos que permiten registrar y suministrar la información de manera rápida; estos recursos son el Computador y los Software Contables. Estos recursos no cambian los principios de contabilidad generalmente aceptados; únicamente agilizan el proceso y la información contable. La empresa que desea sistematizar el departamento de contabilidad puede adquirir en el mercado un software contable ya elaborado que satisfaga las necesidades de la empresa o por el contrario solicitar los servicios de un ingeniero de sistema para que elabore un software exclusivamente para atender las necesidades de la empresa.

¿QUÉ ES UN SOFTWARE CONTABLE?

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“CONTABILIDAD EMPRESARIAL”

Se llama software contable a los programas de contabilidad o paquetes contables, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El Software contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, etc. Para ello solo hay que ingresar la información requerida, como las pólizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice los cálculos necesarios.
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actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por

Estas funciones pueden ser desarrolladas internamente por la compañía o la organización que lo está utilizando o puede ser adquirido a un tercero, existiendo también una combinación de ambas alternativas, es decir, un paquete de software desarrollado por un tercero con modificaciones locales.

CARACTERÍSTICAS DE UN SOFTWARE CONTABLE

♦ FLEXIBILIDAD.  Adaptación de esquema del programa a los requerimientos de la empresa.  Definición de documentos típicos que son de mayor utilización en la empresa.  Edición del plan de cuentas de acuerdo con las normas y necesidades de la empresa.

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“CONTABILIDAD EMPRESARIAL”

 Posibilidad de cambios en los formatos y fuentes para la presentación de informes.
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♦ COMPATIBILIDAD.  Con otros programas de oficina más utilizados como el Office.  Con otros programas contables y financieros.  Permita importar y exportar información con otros programas.  Manejo de centros de costos.  Opción de manejo de diferentes monedas.  Capacidad de intercambio de información local y externa.

♦ FACIL MANEJO
 No requiere personal especializado en computación para el manejo del

software.
 Consulta inmediata de información contable a cualquier nivel.

 Indica la mayor información relativa en una sola vista.  Desglose de la información por periodos contables.  Actualización automática de saldos.  Información por niveles.  Manipulación de documentos en forma de objetos.  Definición de consultas especiales.
 Interfaz grafica.  Capacidad de búsqueda por cualquier campo: fecha y código de cuenta.

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“CONTABILIDAD EMPRESARIAL” ♦ SEGURIDAD

 Claves de acceso.
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 Definición de usuarios con diferentes atributos.  Solo permita la imputación de cuentas auxiliares o de último nivel.  Informe de cualquier inconformidad con el balance.

♦ UNIFORMIDAD  Plan único de cuentas básico incluido.  Presentación permanente del plan de cuentas por pantalla.
 Estandarización de los formatos y procesos para el manejo de la información:

consultas y reportes.  Graficas estadísticas.

♦ REPORTES BASICOS REQUERIDOS  Plan único de cuentas.  Comprobante diario de contabilidad.  Lista de documentos por periodos.  Lista de movimientos por cuentas.  libros oficiales  Estados financieros comparativos.  Análisis estadísticos.  Reportes legales

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♦ OPCIONES AVANZADAS  Que tenga un generador de informes especializados.  Facilidad de actualización del software.  Soporte contable en línea.
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STARSOFT es una corporación líder en el sector de las tecnologías de la información, dedicada exclusivamente a la ingeniería de software y al desarrollo de soluciones tecnológicas para pequeñas, medianas y grandes empresas. Está sólidamente integrada por ingenieros, contadores y administradores expertos en sistemas de gestión, debidamente entrenados para atender con eficiencia y eficacia a empresas con aplicación intensiva de tecnologías de la información y comunicaciones.

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“CONTABILIDAD EMPRESARIAL”

¿A QUE SE DEDICA STARSOFT? STARSOFT obedece con el diseño, desarrollo y actualización permanente de software estándar, la gestión empresarial y la asistencia al cliente para la implementación y utilización eficiente de nuestros productos La implementación de un sistema nos compromete a:

Desarrollar productos que satisfagan las expectativas y necesidades de

nuestros clientes, así como servicios acordes en calidad y precio;

Trabajar en la mejora continua de nuestros procesos, procurando que

resulten más efectivos y eficientes.

Apoyar a nuestros empleados, considerados como un recurso valioso y

duradero, colaborando con su crecimiento profesional incentivando la investigación y la utilización de nuevas tecnologías.

Promover

y

sostener

relaciones

de

reciproca

cooperación

con

proveedores y socios de negocios.

MI NEGOCIO

Sistema de Gestión Compacto diseñado para simplificar la administración de micro y pequeñas empresas, comercios, tiendas, empresas de servicios y todo tipo de negocio pequeño.
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“CONTABILIDAD EMPRESARIAL”

Con Mi Negocio usted podrá controlar minuciosamente:
• • • • • • •

Las compras de bienes y servicios. Los stocks en los almacenes. La facturación y las ventas. Las cuentas por cobrar a los clientes. Las compras de bienes y servicios. Los saldos y el movimiento bancario. Los saldos y movimientos de caja.

Principales Características:

• Desarrollado en Visual Basic con base de datos Microsoft Access. • Permite la emisión de reportes analíticos y gráficos. • Genera asientos contables automáticos para la contabilidad. • Máxima seguridad de acceso mediante claves para cada usuario. • Simplicidad de uso mediante procesos intuitivos y ayudas en línea. • Facilidad de aprendizaje empleando el manual de operación multimedia.

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Beneficios:
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• Con una mínima inversión se puede automatizar la gestión de un pequeño negocio. • Puede controlarse las compras, las ventas, las cobranzas, las cuentas por pagar, bancos y caja. • Permite obtener información sobre stocks de productos en almacén y la rotación de inventarios.

BOTONES UTILIZADOS EN EL SISTEMA
Los botones de ejecución más frecuentemente usados en el sistema son los siguientes:

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“CONTABILIDAD EMPRESARIAL”

Botón para registrar un nuevo Documento.
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Botón para modificar el registro de un documento.

Botón para anular cualquier tipo de registro.

Botón para impresión.

Botón para salir de la opción que se encuentra activa.

Botón para dar conformidad a la operación.

Botón para grabar un registro.

Botón para cancelar o salir de la opción a una ventana anterior.

Las Teclas más usadas en el Sistema, son las siguientes:
Barra Espaciadora Selección en una tabla de opciones múltiple [F1]: Consulta la tabla de Ayuda sobre la información a ingresar. [F12]: Opción abreviada para mostrar Empresas (Cambio de Compañías) [F9]: Cambio de fecha de Trabajo

INGRESO AL SISTEMA
Ingreso del Administrador del Sistema

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“CONTABILIDAD EMPRESARIAL”

Al ingresar al Software StarSoft - Contabilidad, la primera ventana que se muestra es la pantalla de ingreso a Nivel de Administrador, donde el “Administrador del Programa”, digitara su y contraseña, para luego hacer Clic en el Botón Aceptar.
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Nota.- En el caso de tener una clave de usuario, elija en acceso USUARIO y luego digite su código y contraseña.

1.- BASE DE DATOS
El Software StarSoft - Contabilidad, cuenta con un conjunto de tablas que conforman la base de datos de Contabilidad. Se almacena información del Plan de Cuentas, Archivos Maestros y Tablas de Ayuda. Estas bases de datos son indispensables para el registro de las transacciones contables.

En este módulo se puede adicionar, eliminar, modificar, consultar e imprimir el contenido de cada uno de las tablas que conforman la base de datos de contabilidad. Así mismo es importante mencionar que se debe completar toda la información requerida, pues el sistema necesitará de cada dato para ejecutar los procesos del sistema. A continuación se detalla las características de cada archivo:

Plan de Cuentas
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“CONTABILIDAD EMPRESARIAL”

El Software StarSoft – Contabilidad, cuenta con una plantilla de un Plan de Cuentas Básico a tres dígitos y a segundo nivel, estructurado de acuerdo al PCGR ( Plan Contable General Revisado) con el objeto de que el usuario lo pueda modificar y /o
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personalizar según las necesidades propias de cada empresa.

El plan de cuentas es la tabla más importante del sistema, por lo que es necesario asegurarse que este correctamente definido, ya que la mayoría de los procesos dependen de este archivo. La estructura del plan de cuentas se define al momento de crear la empresa, permitiendo el sistema utilizar hasta seis ( 6 ) niveles con un máximo de 18 dígitos para el código de la cuenta. Para definir la estructura del plan de cuentas, se sugiere no utilizar demasiados dígitos (cuentas analíticas), ya que se pueden usar los Anexos y Centros de Costos, para cuando se requiera mayor información para el análisis de cuentas.
-

Plan de Cuentas Nacional.- Se debe crear las cuentas de acuerdo a los niveles y numero de dígitos, configurados al crear la empresa, es necesario que todas las cuentas estén creadas a ultimo nivel, así se tenga que copiar la misma descripción de cuenta y completar el código de la cuenta con ceros.

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“CONTABILIDAD EMPRESARIAL”

Para ingresar una Nueva cuenta tendrá que hacer Clic en el botón de nuevo y completar los siguientes datos:

-

Plan de Cuentas Extranjero.- Nos permite manejar un Plan de Cuentas paralelo al plan de cuentas nacional.

-

Nivel de Plan de Cuentas Extranjero.- En esta opción se configura el número de dígitos y niveles que va a tener el código de la cuenta contable del plan de cuentas extranjero. Se debe tener en cuenta que el numero de niveles tiene que ser el mismo del Plan de cuentas nacional, es decir si se configura 3 niveles

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“CONTABILIDAD EMPRESARIAL”

para el plan de cuentas nacional, el plan de cuentas extranjero también tiene que estar configurado con 3 niveles, el numero de dígitos para cada nivel puede variar en relación con el plan de cuentas nacional, pero el numero de niveles
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tiene que ser obligatoriamente el mismo-

COSTOS Y RENTABILIDAD

Conceptos de Gastos e Ingresos
Los Conceptos de Gasto e Ingresos, son las partidas presupuestales para los centros de costos. En el ejemplo se indica el ingreso de las partidas presupuestales para compras, gastos de personal, servicios, etc. Estas partidas presupuestales se van a enlazar en el Plan de Cuentas con sus respectivas cuentas de gastos. Adicionalmente estos conceptos de gastos e ingresos, que son las partidas presupuestales para los centro de costos, nos permitirán sacar reportes de Centros de Costos (áreas, departamentos) agrupados por estos Rubros. Varias cuentas de gastos pueden estar enlazadas con un mismo rubro. El código que se asigne al concepto de gasto es de tres (3) dígitos el que puede ser cualquier código. En el ejemplo el código del concepto de gastos esta creado con un código similar al de la cuenta de gastos. Para crear un concepto, se tendrá que hacer Clic en el botón Nuevo. y se abrirá una ventana, ingresando de acuerdo a un orden.

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Centros de Costos
En esta tabla se definen los distintos centros de costos, áreas administrativos o plantas de producción en las que está dividida la empresa. Puede usarse para identificar los gastos en las líneas de productos o servicios, así como otras aplicaciones que puedan darle la empresa, tales como obras o proyectos.

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Presupuesto por Centros de Costos
de Costos. Una vez ingresado a la opción sale una ventana en la cual tenemos que hacer Clic en Nuevo, y comenzar a llenar la información requerida, como: • Centro de Costos- Se seleccionara el centro de Costos a presupuestar y el rango de fechas que comprende el periodo a presupuestar. • Código de gastos.- Con la tecla de Función [F1], se podrá visualizar las partidas a presupuestar (conceptos de gastos e ingresos). • Montos.- Ingresará los montos que se están presupuestando para las partidas seleccionadas en la opción anterior, tanto en Nuevos Soles como también en Dólares.
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En esta opción podemos ingresar información para ejecutar el Presupuesto por Centros

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TABLAS
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Tablas de Anexos

Los anexos son códigos complementarios que permiten manejar un control y análisis de cuenta corriente. Se puede definir hasta 99 Tipos de Anexo, y dentro de cada anexo controlar innumerables códigos de análisis. Los datos de la Tabla de TIPOS DE ANEXOS son los siguientes: • Código.- Es el código del Tabla principal de Anexos • Descripción.- Es la descripción del Tipo de Anexo

Haciendo doble Clic en cada anexo se registra los datos correspondientes al detalle de cada tabla principal. Por ejemplo para el caso del anexo 02 Clientes, que muestra en la pantalla superior, al dar doble clic, se ingresaran el listado de todos los clientes con los cuales trabaja la empresa.

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Tabla de Tipos de Cambio
siempre actualizada, ya que todos los registros contables y procesos utilizan esta tabla para realizar las conversiones. Para grabar el tipo de cambio que se está digitando es necesario dar [Enter] para pasar de una columna a otra. Los datos de la TABLA DE TIPOS DE CAMBIO son los siguientes: • Fecha.- Fecha del Tipo de Cambio • T /C Compra.- Digitará el Tipo de Cambio Compra • T /C Venta.- Digitará el Tipo de Cambio Venta.
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En esta tabla se ingresará el tipo de cambio COMPRA y VENTA diario, y debe estar

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Tablas de Formato
Los formatos que se manejan son: • Balance de Comprobación. • Balance General Horizontal. • Estado de Ganancias y Pérdidas por Función. • Estado de Ganancias y Pérdidas por Naturaleza. • Ratios Contables. • Ajustar Fórmulas. Si se desea añadir alguna cuenta al formato estándar que maneja el sistema, se sugiere reutilizar las cuentas que la empresa no maneja pero que están configuradas en el reporte, y cambiarlas por las nuevas cuentas que se desean adicionar. Si el reporte que desean configurar es demasiado complejo, puede solicitar la asesoría de un consultor de “StarSoft”.
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En esta opción están configurados los formatos de los reportes de Estados Financieros.

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Tablas Generales
En esta opción se configuran las siguientes tablas:
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Subdiarios.- Es una clasificación de un tipo de libro auxiliar donde se clasifican los movimientos contables para un mejor ordenamiento de la información.

Cuando queremos ingresar un Subdiario determinado, hacer Clic en el botón Nuevo, y completamos la información requerida por el sistema, de acuerdo al siguiente orden:

CÓDIGO DE SUBDIARIO: Un número a dos dígitos y con la secuencia

correlativa.
• • •

DESCRIPCIÓN: El nombre específico del Subdiario. NOMBRE BREVE: Abreviatura con un máximo de tres letras. SUBDIARIO APERTURA: En todas las opciones aparecerá esta pregunta, pero

solo al Subdiario de apertura designado por el usuario llevará expresamente la opción [SI].

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De acuerdo a los requerimientos de la SUNAT se detalla los tipos de documentos a utilizar en los movimientos contables, teniendo en consideración que el Software StarSoft mantiene códigos equivalentes. Ejemplo: SUNAT StartSoft DESCRIPCIÓN

01 02 03 04

FT HO BV BL

Factura Recibos Honorarios Boleta de Venta Boleto de Aviación

Ejemplo del llenado de esta opción:  . CODIGO TIPO DE DOCUMENTO: Código del Tipo de Documento.
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Tipo de Documentos

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 . DESCRIPCIÓN:

Nombre de documento.

 . CODIGO PARA SUNAT: Según SUNAT.  . RESTA COMPRA / VENTAS: Solo para Notas de Crédito Contable.
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 . REQUIERE DOCUMENTO DE REF: Si el documento va requerir un Nro. de Doc. de Referencia. (Solo para Notas de Crédito y Debito Contable).  . ARCHIVO DEL COA: Código necesario para interfaces con el Sistema COA (Caso contrario quedara vacío).

Tabla de Bancos En esta opción se ingresan los bancos con los que opera la empresa: • Código del Banco.- Código correlativo de la tabla principal de Bancos. • Descripción.- Nombre del Banco. • Formato Cheque/Voucher.- Código de Formato del reporte para las Empresas que imprimen cheque en formato continuo

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Para crear las cuentas corrientes bancarias, se dará doble Clic en cada banco, ingresando la siguiente información:

Cuentas de Ventas (cuentas de clientes). En esta opción se configuran que cuentas de Clientes (cuenta 12) se van a utilizar para realizar el registro en el Libro de Ventas. Para el ingreso de en esta opción hacemos Clic en el botón Nuevo y completamos lo siguiente: • CUENTA.- Ingresará el Código de la cuenta contable (Clientes para el caso)
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• DESCRIPCIÓN.- Nombre de la Cuenta Contable • TIPO DE MONEDA.- Seleccionará el Tipo de moneda ( Soles ó Dólares).
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Cuentas de Compras (cuentas de proveedores) En esta opción se configuran que cuentas de Proveedores se van a utilizar para realizar el Registro de Compras. Cuentas de Caja En esta tabla se configura todas las cuentas de Caja que se manejen, las cuales servirán para poder sacar el reporte del Libro Caja y Bancos. Cuentas de Bancos En esta tabla se configura todas las cuentas de Bancos (cuenta 104) que se manejen, las cuales servirán para sacar el reporte del Libro Caja y Bancos. Asientos de Cierre Se sugiere que antes de configurar la tabla de asientos de cierre, se cree un subdiario especial (en la tabla de subdiarios) para el registro de los asientos de cierre. En esta tabla existe una plantilla con 14 asientos de cierre, (asientos tipo) la cual deberá ser revisada y adecuada de acuerdo al plan de cuentas que maneje la empresa.
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Por cada una de estas líneas se va a generar un asiento (Catorce en Total), por lo cual se deberá configurar a cada uno el número de comprobantes y el código del subdiario a generar. Esto lo podrá hacer en la opción de Editar, una vez hecha la modificación picará en los botones Grabar y Cancelar. Para configurar el detalle del asiento, deberá ubicarse en cada comprobante, sombrear y dar doble CLICK asiento por asiento, configurando las cuentas respectivas de cierre.

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Tablas para Acm En esta opción se encuentran todas las tablas que el sistema utiliza para procesar el Ajuste por Corrección Monetaria. Se deberá tomar el INDICE DEPRECIOS PROMEDIO MENSUAL AL POR MAYOR (Base Año 94). Para su ingreso a la tabla debemos seguir las siguientes instrucciones: Tabla del Ipm En esta tabla se ingresara el INDICE DE PRECIOS PROMEDIO MENSUAL AL POR MAYOR (Base Año 94) correspondiente a cada Mes.
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CONCLUSIONES
1.

Mediante el desarrollo de las operaciones financieras de la empresa

encontramos una relación muy estrecha entre lo aprendido en clase y la manera real como se aplica dichos conocimientos.

2.

La contabilidad demuestra que es un sistema apropiado para clasificar

y registrar los hechos económicos que ocurren en una empresa. De tal forma que se constituya en el eje central para obtener el máximo económico que implica el constituir una empresa. rendimiento

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3. Con el inventario inicial y su posterior balance general podemos darnos cuenta claramente de nuestras fortalezas y debilidades, desde el punto de vista
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financiero, las cuales nos servirán para posteriormente tomar las mejores decisiones para la empresa.

4.

Solo mediante la contabilidad podemos determinar de manera veraz y

tangible (documentos) sobre si la empresa obtiene ganancias o pérdidas (datos numéricos) que ayudan a tomar las decisiones más adecuadas y seguir con el desarrollo de la Empresa.

RECOMENDACIONES
1. Analizar los datos acumulados con las herramientas estadísticas para poder encontrar la mejor alternativa, que nos permita superar nuestras restricciones.

2. En el futuro utilizar programas más especializados contables de una manera aún más confiable y segura.

para llevar las cuentas

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3. Mantener al personal capacitado acerca de los elementos teóricos y prácticos que se desee implantar de modo que pueda ser comprendido y aplicado por
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éstos de manera correcta.

4. Expandir las fronteras de sus productos, ya que estos cuentan con la calidad para entrar a nuevos mercados.

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