Autores: Andrés Alejandro Osorio. Gabriel Jaime Gonzalez.

Pablo Enrique Herrera Modulo: Gerencia del Conocimiento y la Tecnología Profesor: Marco Antonio Mesa Especialización en Gerencia de Proyectos. GRUPO 1 Sábados. UNIMINUTO.

LA TECNOLOGIA INFORMATICA APLICADA A LA GESTION DEL CONOCIMIENTO
La gestión del conocimiento aparece como un arma para reducir la pérdida del capital intelectual que puede darse cuando las personas se van. En relación con esto se propone crear una cultura dentro de la organización para que cada miembro almacene lo aprendido en cada proceso de trabajo; es decir hacer la captura de conocimiento en todos los procesos de la organización. La producción y la circulación del conocimiento esta hoy centrada en el medio digital, es decir en cuanto a las propiedades de los archivos digitales es importante formar a las personas de la organización para que adopten la metodología de darles nombres expresivos y de completar las casillas de registro de datos que no se validan automáticamente, ya que en ellas se asignan las categorías y palabras clave que se utilizaran en la implementación.

Resumen
En este ensayo se quiere dar a conocer al lector la importancia que tiene las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) en la gestión del conocimiento de las organizaciones, comenzaremos con una breve definición del significado de gestión del conocimiento, sus objetivos y las formas de utilizarlos en las compañías. Posteriormente se dará a conocer un ejemplo de la utilización de estas herramientas en nuestra compañía y finalmente se realizarán conclusiones.

Introducción
La nueva economía ha provocado importantes cambios a las organizaciones. La globalización de los mercados, la expansión de las empresas multinacionales, el valor que actualmente se otorga a los activos intangibles y el uso de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) son algunos ejemplos. En este sentido, la actividad que se genera en el sí de las organizaciones es bastante más compleja que en la era industrial y comporta el análisis y la gestión estratégica de procesos que interactúan con otros procesos y que pueden contribuir a alcanzar los objetivos de la organización y a mejorar su posicionamiento en el sector. Cuando enfrentamos el tema de la gestión del conocimiento, nos preguntamos cuál es la novedad respecto de lo que hemos venido haciendo al respecto.

Marco Conceptual
La Gestión del Conocimiento es la encargada de reunir, analizar, almacenar y compartir el conocimiento e información de la organización. El objetivo principal del proceso consiste en mejorar la eficiencia, reduciendo la necesidad de redescubrir el conocimiento, esto convierte a la Gestión del Conocimiento como el proceso principal que nos permite mejorar la calidad de las decisiones que se toman dentro de la organización, al garantizar que aquellos a quien corresponde tomarlas

Los sistemas de telemetría Los sistemas de telemetría son importantes elementos facilitadores de la gestión de información relacionada con el funcionamiento de equipos y sistemas de producción y transporte de fluidos. la tecnología (herramientas de Gestión del Conocimiento). Soluciones de Business Intelligence 2. de generación de modelos geológicos. 2. en cambio. El proceso es llevado a cabo con el objetivo de fortalecer la estrategia de la compañía gracias a la alineación de la cultura. Podemos destacar principalmente: El rol de los sistemas de información en la generación de conocimiento Identificamos las siguientes temáticas del campo de la tecnología de la información que pueden ser efectivas herramientas para el desarrollo de conocimiento en las empresas: 1. de reservorios. En el entorno operativo funcionan los sistemas que sirven de soporte diario a la operación de la compañía: sistemas ERP (cuyo alcance abarca principalmente a los Procesos administrativos. Contar con una estructura de Business Intelligence implica tener definido un . y analizaremos cada uno de ellos:  • La generación del conocimiento organizacional. agilizar la resolución de problemas e incrementar la competitividad. contables. impositivos. propios de la actividad (por ej. sistemas de producción. Es claro que compañías con entornos analíticos claramente diferenciados de sus entornos operacionales favorecen la generación de conocimiento en sus integrantes. Nos centraremos entonces en los dos procesos principales vinculados a la gestión del conocimiento en los cuales los sistemas de información pueden realizar aportes significativos. Business Intelligence (BI) Este concepto está vinculado con la posibilidad que tienen las empresas modernas de hacer uso de los grandes volúmenes de datos acumulados en diferentes bases de datos y transformarlos en información útil para mejorar el desempeño de las organizaciones. debido a esto se convirtió en un proceso que administra los aprendizajes de la compañía y a la vez facilita la generación de nuevo conocimiento a partir de experiencias propias y ajenas. En la industria de E&P tiene una especial aplicación por la cantidad de equipamiento y las distancias que se manejan. financieros) y sistemas “verticales”. para una compañía productora de hidrocarburos. Es el soporte al día a día de la compañía.. etc. y por lo relevante que puede resultar tomar conocimiento en tiempo y forma de un problema técnico que puede derivar en pérdidas concretas Estas tecnologías han avanzado mucho en los últimos años. ya que pone a disposición de los usuarios herramientas que pueden utilizar para aprender.). Sistemas de telemetría 1. El entorno analítico. este conocimiento es usado en el día a día para mejorar procesos. Estos sistemas generan datos a partir de los registros que hacen los usuarios. La comunicación del conocimiento y su difusión por toda la organización. está orientado a la generación de información y es un elemento facilitador para la generación de conocimiento en las empresas. los procesos y las necesidades organizacionales.disponen de información segura y confiable. entorno “analítico” diferenciado de un entorno “operativo”. descubrir realidades que se desconocían acerca del desempeño de la empresa.

tales como intranets corporativas o publicación de cubos de análisis. Mecanismos indirectos: utilizar bases de datos corporativas de gestión de información combinadas con herramientas de Business Intelligence para ampliar la disponibilidad de la información y el conocimiento generado a partir de ésta en la organización. o cubos de análisis en un dominio determinado. está transfiriendo a ésta elementos que pueden ser utilizados por otros actores • Las organizaciones tienen la facultad de definir qué sistemas informáticos utilizarán sus colaboradores y qué información deben registrar en ellos. Como veremos en el siguiente apartado. Dentro de nuestra organización se trabaja bajo el modelo ITIL Foundations v3. ya que es posible elegir entre distintos softwares para la explotación de estos datos • La extensión en el uso de estos sistemas. puede publicar lo que ha aprendido el conocimiento que ha generado utilizando entornos colaborativos. (Information Technology Infraestructure Library).• El almacenamiento de datos en bases de datos relacionales (en lugar de archivos con datos en formatos propietarios únicamente accesibles desde el software específico provistos por los proveedores de éstos). Un usuario que genera en forma autónoma sus propios reportes. el cual es un marco de buenas prácticas documentadas de forma abstracta. informático de la compañía. el desafío para las empresas es lograr que este conocimiento no quede reducido a una persona o grupo sino que sea puesto a disposición del resto de la organización y que se convierta en un activo de ésta. Mecanismos directos: intercambios personales entre individuos (presenciales o virtuales) o registro voluntario de un conocimiento adquirido. Generalmente. Con el avance de Internet como plataforma de comunicaciones. pertenecientes incluso a distintas organizaciones. Presentamos algunas ideas: • Todo el personal de las empresas modernas utiliza sistemas de información (desde planillas Excel hasta software específico para su actividad o sistemas administrativos-operativos integrados –ERP–). con el objetivo de poder ser aplicadas en cualquier organización de TI. 2. . El uso de sistemas de bases de datos relacionales facilita el uso de software y herramientas de análisis de la información recepcionada desde los puntos de medición. por ejemplo Es un generador de conocimiento en la organización. Está específicamente desarrollado para los servicios de mantenimiento y operación de TI. una vez logrado el objetivo de contar con un ambiente propicio para la generación de conocimiento. no se tiene conciencia del valor que tiene esta posibilidad: el definir políticas de generación de información y su registro en sistemas informáticos de acceso corporativo. en el sentido de la ubicación de sensores que actúan como puntos de captura de valores que transmiten como datos a una ubicación remota (fondo de pozos e interior de equipos de proceso. reportes o KPIs para su acceso por parte de terceros. Mecanismos directos e indirectos de distribución del conocimiento Entendemos dos estrategias alternativas para instrumentar esta comunicación del conocimiento en la organización: 1. Cada vez que un colaborador registra datos en un sistema Como se aplica la Gestión del conocimiento en la Empresa. surgieron numerosos sistemas de colaboración en tiempo real: éstos permiten comunicar personas distantes geográficamente.

catálogo de servicios. configuraciones. Estos procedimientos son independientes del proveedor y han sido desarrollados para servir como guía que abarque toda infraestructura. Extranet: Mejora la calidad del servicio ofrecido a los clientes ya que les permite realizar consultas de pedidos. dentro de la organización. Ejemplo: Políticas. incidencias. informes del servicio. rendimiento de las configuraciones. el cual es una herramienta que proporciona funcionalidades de presentación. en la cual se gestiona toda la información relevante a la prestación de los servicios asegurando que esté disponible para los agentes implicados en su concepción. listas de comprobación. desarrollo y operaciones de TI. usuarios. manejamos un repositorio llamado el SKMS (Sistema de Gestión del Conocimiento del Servicio). Agilidad en tiempos de respuesta a situaciones problemáticas e incremento de la productividad. En cuanto al tema de herramientas de gestión del conocimiento. situación de los stocks de productos. la cual tiene como misión hacer que los productos y servicios definidos en la fase de diseño del servicio se integren en el entorno de producción y sean accesibles a los clientes y usuarios autorizados. pues de una manera muy rápida. ya que al documentar los errores detectados y las soluciones aportadas en cada caso. Dentro de este marco de referencia. cambios. en varias capas que se articulan en torno a la base de datos donde se almacena la información propiamente dicha. Básicamente el SKMS está estructurado.. Ejemplo: Catálogo de Servicios. No se duplica el trabajo innecesariamente. Acceso fácil a información que se transforma en experiencia. se puede confeccionar un registro que recibe el nombre de KEDB (Base de Datos de Errores Conocidos) y que ayuda a minimizar el tiempo de catalogación y solución de los mismos en el futuro. ágil y sencilla. Algunas de las ventajas percibidas gracias al proceso de Gestión del Conocimiento son:    Construcción de comunidades de aprendizaje basadas en la colaboración. donde se destaca el proceso de la Gestión del Conocimiento. el cual se divide en 5 publicaciones se encuentra la Gestión de Transición del servicio (Service Transition). clientes. Si surge un problema que ya se presentó en el pasado.y proporciona objetivos de servicio además de actividades e indicadores clave de servicio. procesamiento y gestión para interactuar con la Base de Datos de Gestión del Conocimiento del Servicio de la organización. plazos de entrega. cualquier interesado tendrá acceso a todos los documentos necesarios para su gestión. normas y conocimientos de la empresa y los trabajadores. implementación y operación. precios. procedimientos. información y aprendizaje. principalmente desde la Gestión de Incidencias y Errores. facilitando de este modo el contacto y el intercambio de información con los clientes. procesos. y tiene 2 opciones de visualización: Intranet: Permite poner en común todas las bases de datos. entregas. ITIL también brinda una descripción detallada de un extenso conjunto de procedimientos de gestión ideados para ayudar a las organizaciones a lograr calidad y eficiencia en las operaciones de TI. diseño. Todas estas herramientas tienen como objetivo fundamental orientar el uso de las tecnologías a la mejora de la calidad de gestión y a la eliminación de las barreras geográficas que dificultan la comunicación. pueden recuperarse con facilidad los detalles de la solución  . etc. formularios. cifras. plantillas. desarrollo. problemas. igualmente a esta fase de Transición del Servicio se encuentran asociados una serie de procesos de manera directa. con lo que proporciona información suficiente para que el empleado desarrolle su trabajo de manera óptima y aporte el máximo valor añadido a los servicios que se ofrecen a los clientes.

Los datos se registran pero no se revisan.    Conclusiones  Enfrentar la gestión del conocimiento en una organización es entonces una tarea que requiere pensar que vale la pena acumular el trabajo humano intelectual y preservar los recursos que producimos en cuanto al conocimiento. el entorno y los resultados de su gestión y puedan comunicarlo a otros integrantes de la organización de un modo eficiente. más allá del posible beneficio económico de su explotación. Lo importante es que la salida no parece estar en la potencia tecnológica sino en la capacidad de reflexionar y representar el hacer de los seres humanos. de contacto con un cliente.  Las posibilidades que el uso de estas herramientas presentan para que puedan transformar sus “tesoros ocultos de . de modo que recurren a otras vías a la hora de buscar información. por lo que en la práctica resultan inservibles. Los datos están mal estructurados. que ellos no nos pertenecen. Los miembros del personal no confían en los datos registrados. Mejor aprovechamiento de los recursos existentes. ahorrando tiempo y esfuerzo. son incompletos o no están adaptados a la audiencia a la que van destinados. tanto en la representación digital como en las formas flexibles de vinculación entre las personas. Nos obliga a pensar y actuar en las nuevas condiciones de generación y circulación de la información. y como no somos dueños de los recursos naturales que debemos proteger. etc. Prevención de situaciones de desinformación en caso de faltar los "propietarios" de los datos de acceso a una aplicación. por lo que la información disponible está desactualizada o incompleta.  aplicada entonces. grandes volúmenes de datos generados diariamente en sus sistemas de información en información valiosa y útil para que los integrantes de las compañías aprendan sobre el negocio.  Las principales dificultades que se presentan a la hora de implementar la Gestión del Conocimiento dentro de una organización:  Los miembros del personal están saturados de trabajo y no disponen de tiempo para documentar los datos o dan prioridad a otras tareas más urgentes.