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Gerenciar mensagens usando regras

Uma regra uma ao que o Microsoft Outlook executa automaticamente em mensagens de entrada ou sada com base em condies que voc especificou. Voc pode criar uma regra de um modelo, mensagem ou usar suas prprias condies.

Neste artigo
Como as regras ajudam a gerenciar mensagens de email Criar uma regra Executar uma regra manualmente Regras baseadas em servidor versus somente para clientes Aplicando regras a outros itens do Outlook Encaminhamento de mensagens para fora da organizao

Como as regras ajudam a gerenciar mensagens de email


Uma regra uma ao que o Microsoft Outlook executa automaticamente em uma mensagem recebida ou enviada que satisfaz as condies especificadas na regra. Voc pode escolher vrias condies e aes usando o Assistente de Regras. Usar regras pode ajudar a se manter organizado e atualizado. Regras se enquadram em uma destas duas categorias organizao e notificao. Regras no funcionam em mensagens que tenham sido lidas, somente nas que no tenham sido lidas. O Assistente de Regras inclui modelos para as regras mais comumente usadas, que incluem: O rganize-se So as regras que o ajudam a arquivar e acompanhar as mensagens. Por exemplo, voc pode criar uma regra para mensagens de um remetente especfico, como Joo Mena, com a palavra "vendas" na linha Assunto, para ser sinalizada como acompanhamento, categorizada como Vendas e movida para uma pasta chamada Vendas do Joo. Atualize-se So as regras que o notificam de alguma maneira quando voc recebe uma mensagem especfica. Por exemplo, voc pode criar uma regra para enviar automaticamente um alerta ao seu celular quando receber uma mensagem de algum familiar. Iniciar com base em uma regra em branco So as regras que voc cria do zero.

Criar uma regra


1. Na guia Pgina Inicial, no grupo Aes, clique em Regras e em Gerenciar Regras e Alertas. 2. Se voc possui mais de uma conta de email, na lista Aplicar alteraes a esta pasta, selecione a Caixa de Entrada desejada e clique em Nova Regra. Para criar uma regra de um modelo, faa o seguinte: 3. Em Etapa 1 : selecione um modelo, selecione o modelo desejado entre as opes O rganize-se e Atualize-se. 4. Em Etapa 2 : edite a descrio da regra, clique em um valor sublinhado. Por exemplo, se voc clicar no link pessoas ou lista de distribuio, o Catlogo de Endereos ser exibido. 5. Em Etapa 1 : selecione as condies, selecione as condies que as mensagens devem satisfazer para aplicao da regra. 6. Em Etapa 2 : edite a descrio da regra, clique em um valor sublinhado, se ainda no tiver clicado, e clique em Avanar. 7. Em Etapa 1 : selecione as aes, selecione a ao a ser executada pela regra quando as condies especificadas forem atendidas. 8. Em Etapa 2 : edite a descrio da regra, clique em um valor sublinhado, se ainda no tiver clicado, e clique em Avanar. 9. Em Etapa 1 : selecione excees, selecione as excees regra e clique em Avanar. 10. Para concluir a criao da regra, insira um nome para ela e selecione qualquer outra opo desejada. Para executar essa regra nas mensagens que j esto em uma de suas pastas, marque a caixa de seleo Executar esta regra agora nas mensagens em "p a s t a ". Para aplicar a regra a todas as contas de email e Caixa de Entrada associada a cada uma, marque a caixa de seleo Criar esta regra em todas as contas.

11. Clique em Concluir. Para criar uma regra selecionando suas prprias condies, aes e excees, faa o seguinte: 1. Na guia Pgina Inicial, no grupo Aes, clique em Regras. 2. Se voc possui mais de uma conta de email, na lista Aplicar alteraes a esta pasta, selecione a Caixa de Entrada desejada. 3. Clique em Nova Regra. 4. Em Iniciar com base em uma regra em branco, selecione Verificar mensagens quando chegarem ou Verificar mensagens aps enviar e clique em Avanar. 5. Em Etapa 1 : selecione as condies, selecione as condies que as mensagens devem satisfazer para aplicao da regra. 6. Em Etapa 2 : edite a descrio da regra, clique em um valor sublinhado, se ainda no tiver clicado, e clique em Avanar. 7. Em Etapa 1 : selecione as aes, selecione a ao a ser executada pela regra quando as condies especificadas forem atendidas. 8. Em Etapa 2 : edite a descrio da regra, clique em um valor sublinhado, se ainda no tiver clicado, e clique em Avanar. 9. Em Etapa 1 : selecione excees, selecione as excees regra e clique em Avanar. 10. Para concluir a criao da regra, insira um nome para ela e selecione qualquer outra opo desejada. Para executar essa regra nas mensagens que j esto em uma de suas pastas, marque a caixa de seleo Executar esta regra agora nas mensagens em "p a s t a ". Para aplicar a regra a todas as contas de email e Caixa de Entrada associada a cada uma, marque a caixa de seleo Criar esta regra em todas as contas. 11. Clique em Concluir. Voc pode criar uma regra diretamente de uma mensagem. Por exemplo, possvel criar uma regra para mover mensagens de uma pessoa para uma pasta especfica. Para criar uma regra de uma mensagem, faa o seguinte: 1. Clique na mensagem para a qual voc deseja criar uma regra, na guia Pgina Inicial, no grupo Aes, clique em Regras e, em seguida, clique em Criar Regra. 2. Na caixa de dilogo Criar Regra, marque as caixas de seleo para as condies que voc desejar. Muitas opes j contm informaes da mensagem selecionada. 3. Marque a caixa de seleo M over o item para a pasta. 4. Clique em uma pasta ou clique em Novo para criar uma nova pasta para armazenar as mensagens. 5. Para adicionar mais condies, aes ou excees regra, clique em O pes Avanadas e siga as demais instrues do Assistente de Regras. Dica Para executar a regra imediatamente, marque a caixa de seleo Executar esta regra agora nas mensagens em p a s t a na ltima pgina do Assistente de Regras.

Executar uma regra manualmente


Para executar uma ou mais regras manualmente, faa o seguinte: 1. No menu Aes, clique em Regras e Alertas. 2. Na caixa de dilogo Gerenciar Regras e Alertas, desative a regra desmarcando a caixa de seleo ao lado dela. 3. Clique em Executar Regras Agora. 4. Na caixa de dilogo Executar Regras Agora, em Selecione regras a serem executadas, marque a caixa de seleo ao lado da regra que deseja executar. 5. Na caixa de listagem Executar na Pasta, clique em Procurar e selecione a pasta na qual voc deseja aplicar a regra. 6. Na caixa de listagem Aplicar regras em, clique na categoria de mensagens qual voc deseja aplicar a regra. Por exemplo, voc pode aplicar a regra somente a mensagens no lidas em uma pasta. 7. Clique em Executar Agora.

Excees
possvel adicionar excees s regras em circunstncias especiais como, por exemplo, quando uma mensagem estiver sinalizada para uma ao de acompanhamento ou quando estiver marcada como alta prioridade. Uma regra no ser aplicada a uma mensagem se pelo menos uma das excees especificadas for atendida.

Regras baseadas em servidor versus somente para clientes


Regras baseadas em servidor Se estiver usando uma conta do Microsoft Exchange, voc pode criar regras baseadas em servidor. Essas regras so executadas em sua caixa de correio no servidor de email, mesmo se o Outlook no estiver sendo executado. Regras baseadas em servidor devem ser aplicadas a mensagens quando forem entregues pela primeira vez na Caixa de Entrada e as regras devero ser executadas at o final no servidor. Por exemplo, uma regra que especifique que uma mensagem seja impressa no pode ser executada at ser concluda no servidor. Se uma regra no puder ser aplicada no servidor, ela ser aplicada quando voc iniciar o

Outlook e se tornar uma regra somente para clientes. Regras somente cliente Regras exclusivas do cliente so regras que so executadas apenas no seu computador. Essas so regras que no podem ser executadas at que sejam concludas no servidor, como a especificao para imprimir certas mensagens. As regras somente para clientes s podem ser executadas quando o Outlook est em execuo. Se sua lista de regras contiver os dois tipos de regras, as regras com base no servidor sero aplicadas primeiro, seguido por regras somente para clientes.

Aplicando regras a outros itens do Outlook

Confirmaes de entrega, respostas de votao e Respostas Automticas


Quando as regras so aplicadas, confirmaes de entrega e de leitura, respostas de votao e Respostas Automticas so tratadas como se fossem mensagens. Por exemplo, uma regra que move itens com a palavra "reunio" no assunto para uma pasta especfica, tambm move todas as confirmaes de entrega, respostas de votao e Respostas Automticas que contenham a palavra "reunio" no assunto de votao.
OBSERVAO Quando uma regra move respostas de votao da Caixa de Entrada para outra pasta, o acompanhamento da votao afetado. Quando voc abre uma mensagem enviada que contenha um boto de votao, as informaes de acompanhamento no incluiro uma contagem das respostas que tenham sido movidas por uma regra. Mover ou excluir uma resposta manualmente no afeta o acompanhamento.

Solicitaes de reunio, solicitaes de tarefa e documentos


Quando aplicar regras, solicitaes de reunio, solicitaes de tarefa e os documentos so tratados como mensagens. Quando voc criar, por exemplo, um regra que mova itens com a palavra "reunio" na caixa Assunto para uma pasta especfica, todas as solicitaes de tarefa ou solicitaes de reunio que atendam a essa condio tambm sero movidas. No entanto, lembre-se das seguintes limitaes ao criar regras que afetem esses tipos de itens: Um item movido para uma pasta que no seja de correio poder no funcionar da forma esperada depois de movido. Por exemplo, se uma mensagem for movida para a pasta Calendrio, no ser criado um novo compromisso. Se uma resposta de reunio ou tarefa for movida para a pasta Itens Excludos usando uma regra, a resposta no ser acompanhada pelo item original. Se uma solicitao de reunio for automaticamente movida para a pasta Itens Excludos, a reunio no ser adicionada ao Calendrio. As regras que afetam mensagens enviadas por voc no so aplicadas a solicitaes de tarefas e de reunio.

Grupos de Contatos
Uma regra que inclua uma lista de distribuio pode se comportar de forma diferente dependendo de como a regra criada. M over para uma pasta as mensagens enviadas para um Grupo de Contato Essa regra s estar disponvel se voc estiver usando uma conta do Exchange. Somente as mensagens enviadas para o Grupo de Contatos so movidas para a pasta especificada. As mensagens de pessoas que sejam membros do Grupo de Contatos no so movidas para a pasta especificada.

Encaminhamento de mensagens para fora da organizao


Se estiver usando uma conta do Exchange 2010, voc no poder usar regras para encaminhar mensagens para endereos de email fora da organizao. Essa configurao ajuda a impedir que informaes corporativas internas sejam divulgadas. Essa configurao s pode ser alterada por um administrador do Exchange.
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