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Lista de Chequeo de Archivo

SI OBJETO Y PRINCIPIOS GENERALES La compaa ha definido objetivos del archivo tales como: Disponer de la documentacin organizada. Registro de actividades de la entidad, ya sea de manera numrica, alfabtica o cronolgica. Manejo de la documentacin producida y recibida por la compaa desde su origen hasta destino final. Se definieron factores claves de xito para el logro de los objetivos del archivo. La organizacin posee conocimiento de los conceptos o tipos de archivo a manejar en una empresa privada y su importancia. Existe una gestin documental, que presente tcnicas de planificacin y organizacin de los documentos originados y recibidos por la compaa. Presenta un soporte documental, donde se asiste la informacin requerida de cada uno de los empleados. Conserva una fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permitan garantizar su autenticidad e integridad. Se determino polticas de manejo y controles en cada unos de los procesos de archivo. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO Tienen conocimiento del Sistema Nacional de Archivos y que lo compone. Los responsables de la organizacin y documentacin del archivo en la compaa, conocen los principios por los cuales se desarrolla dicha actividad, segn el S.N.A. Tienen presente la importancia del S.N.A. como parte fundamental de manera colectiva. Los procesos llevados acabo en la compaa van de acuerdo con las funciones del S.N.A., los planes y programas que abarca el mismo. CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS La organizacin de los archivos va de acuerdo a la jurisdiccin y competencia.| Esta presente el punto de vista territorial en la clasificacin del archivo. ADMINISTRACION DE ARCHIVOS Se tiene en cuenta las especificaciones tcnicas existentes sobre el rea de archivo. Los funcionarios de archivo son capacitados y actualizados en programas y espacios relacionados con su labor. GESTIN DE ARCHIVOS La organizacin ha elaborado programas de gestin de documentos contemplando nuevas tecnologas. ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS NO N/A

La organizacin sabe como acceder y consultar un documento y cuales tienen restricciones al pblico como parte de la intimidad de la empresa.

SALIDA DE DOCUMENTOS El personal encargado del rea de archivo tiene conocimiento de los trminos que se tienen para la salida de un documento histrico de la organizacin bajo su responsabilidad. CONTROL Y VIGILANCIA La compaa tiene conocimiento de las visitas de inspeccin realizadas por el Archivo General de la Nacin.