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ADMINISTRACIN DEL TIEMPO Matriz de Administracin del Tiempo Manejo de Agenda personal y de trabajo Los enemigos del tiempo

empo Caractersticas del ejecutivo exitoso con el tiempo

ADMINISTRACIN DEL TIEMPO El tiempo es la magnitud fsica que mide la duracin o separacin de las cosas sujetas a cambio, de los sistemas sujetos a observacin, esto es, el perodo que transcurre entre el estado del sistema cuando ste aparentaba un estado X y el instante en el que X registra una variacin perceptible para un observador. Es la magnitud que permite ordenar los sucesos en secuencias, estableciendo un pasado, un presente y un futuro, y da lugar al principio de causalidad. El tiempo es sin duda alguna el recurso ms valioso que tenemos. Es finito, escaso, avanza sin piedad y nos limita en mltiples aspectos de la vida. Una de las cosas ms interesantes que he aprendido en el entorno empresarial es que los grandes empresarios son comnmente excelentes administradores del tiempo. Es importante recordar que la administracin del tiempo es esencialmente un esfuerzo de grupo que requiere la coordinacin de actividades, el ayudarse unos a otros, la sincronizacin conjunta de esfuerzos para asegurar los resultados esperados. Administrar el tiempo eficazmente, es un Don, que se puede desarrollar por la mayora de las personas que se lo propongan. La administracin del tiempo se debe conceptuar como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos ms importantes y crticos de los ejecutivos. Algunas de las caractersticas del tiempo son: Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar. Puede ser un recurso escaso, si no se controla en funcin de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias de los ejecutivos. Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen. No se puede comprar. No se puede atrapar, detener o regresar. Es lo ms valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el mximo grado de efectividad. Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo. En el registro del tiempo cotidiano se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos: Enumerar las metas diarias o los trabajos ms importantes a desempear ese da. Registrar cada actividad en perodos establecidos de tiempo Definir la prioridad relativa y el objetivo de cada actividad.

Determinar el momento para suspender la actividad y establecer cuando se volver a realizar. Principios bsicos para administrar con eficiencia el tiempo: Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilizacin efectiva del tiempo. Est comprobado y es un principio fundamental de la planeacin del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecucin y produce mejores resultados. Una tcnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los ltimos 20 minutos de labores, en planear el da siguiente. El tiempo del ejecutivo rara vez se utiliza exactamente como l lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos. Los resultados ms efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, ms que por la pura casualidad. El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los ejecutivos deben utilizar su tiempo en relacin a la importancia de sus actividades.

5.1 Matriz de Administracin del Tiempo Uno de los pilares de la administracin eficiente del tiempo reside en la capacidad de diferenciar las actividades que realizamos entre Importantes o Urgentes. Gran parte del xito de muchos empresarios y personalidades tiene su origen en darle prioridad a lo Importante sobre lo Urgente, y no al contrario, que es precisamente lo que hace la gran mayora de personas. La matriz se divide en cuatro cuadrantes obtenidos al cruzar actividades Importantes y No Importantes con Urgentes y No Urgentes: Cuadrante I: Actividades Importantes - Urgentes Cuadrante II: Actividades No Urgentes - Importantes. Cuadrante III: Actividades Urgentes - No Importantes Cuadrante IV: Actividades No Urgentes - No Importantes

En lneas generales las actividades urgentes son aquellas que requieren tu atencin inmediata como una llamada telefnica o crisis del corto plazo. Las importantes no tienen ese carcter de prioridad en trminos temporales, como disear tu proyecto de vida, organizar tus finanzas o establecer nuevos contactos, pero son actividades que te pueden cambiar la vida por completo.

Cuadrante I: Actividades Importantes - Urgentes Ac encuentras todo tipo de tareas que tienes que resolver debido su importancia. En este cuadrante encuentras una gran parte de personas que se dedican de lleno completo a su trabajo y enfrentan crisis personales o familiares porque no parecen tener tiempo para s mismos ni para los dems. El resultado entonces de operar en este cuadrante son grandes dosis de estrs y agotamiento. Cmo lo compensan entonces? Pasando al cuadrante IV, donde las actividades de relajacin y descanso tienen lugar. Son personas cuyas vidas se mueven en un 90% dentro del cuadrante I y dejan el resto para el cuadrante IV. Cuadrante II: Actividades Importantes - No Urgentes Este es el cuadrante del xito. El tipo de actividades que requieres para ser independiente financieramente, lograr estabilidad emocional o cumplir un propsito especial, implica salir de tu zona de confort. Capacitarse en inversiones, dedicarle tiempo a la planeacin de tu proyecto de vida, leer e instruirse, hacer ejercicio, cambiar de imagen o construir relaciones nuevas no es algo urgente, pero es lo ms importante. Pueden ser para algunas actividades poco placenteras, por lo que muchas personas tienden a postergarlas y nunca las realizan, pero tambin es cierto que no demandan mucho tiempo al da. Pas un ao entero dedicndole un par de horas al da a leer y aprender sobre la bolsa, estableciendo nuevos contactos y diseando un plan con el nico objetivo de empezar mi carrera como inversionista. No es lo ms divertido que he hecho en la vida, pero las horas de libertad de las que disfruto hoy valen cada segundo de esa capacitacin y preparacin tcnica. Cuadrante III: Actividades Urgentes - No importantes Este y el cuadrante IV son propios de las personas irresponsables. Las labores del cuadrante III parecen imprescindibles, por lo que muchas personas tienden a confundirlas y creer errneamente que estn avanzando, pero la verdad es que muchas veces son aplazables o su realizacin no implica mayores efectos. La razn de ser de este cuadrante reside en la importancia que tienen las demandas de los dems frente a tu propia vida. Las llamadas, reuniones, convocatorias sin aviso oportuno, etc. Todo ese tipo de actividades que aparentemente requieren de tu presencia son "robatiempos" por su particular disfraz prioritario. Cmo saber si una actividad es urgente pero no importante? Si puedes decir "No" sin que por ello se vea afectada de manera trascendental tu vida personal o la de alguien cercano, entonces puedes prescindir de este tipo de ocupaciones.

Cuadrante IV: Actividades No Urgentes - No Importantes Este es el cuadrante del ocio. Acaso descansar es malo? No, para nada, es oportuno y necesario, pero pasar demasiado tiempo en esta rea limita tus posibilidades de xito. Qu actividades se encuentran ac? Todo aquello que no est planificado como ver televisin, las redes sociales, hablar con tus amigos o familiares, dormir todo el da, los viajes durante las vacaciones, etc. La mayora de personas disfrutan mucho este cuadrante porque su vida est llena de trabajo y crisis, as que el escaso tiempo libre del que disponen lo terminan desperdiciando ac. El factor placer pesa mucho, pero en el largo plazo es evidente que nada de lo que realices ac te va a ser ms exitoso, ms rico o saludable. Haz una pausa antes de ejecutar una actividad que demande tu atencin: Es realmente importante? La haces para ti o para los dems? Hay alguna otra tarea que te puede aportar nuevo conocimiento en lugar del ocio? 5.2 Manejo de Agenda personal y de trabajo Igual que las listas de tareas, las agendas personales son de gran ayuda para administrar tus actividades y gestionar tu tiempo con eficiencia. En la actualidad, existe una gran variedad de agendas, desde el tradicional cuaderno con fechas hasta los ms sofisticados telfonos inteligentes (smartphones) con este tipo de funciones. Cul es la mejor agenda para ti? Cmo seleccionarla? En este artculo encontrars la respuesta a tus dudas. En primer lugar, tienes que tener en cuenta que una agenda personal, funciona como una extensin de tu personalidad (valga la redundancia). De forma que tienes que tener claro quin eres y qu pretendes de tu agenda, qu usos principales le dars y qu esperas de ella. La agenda, adems, debe adaptarse a tus preferencias. Es decir que en tu agenda podrs llevar el registro de todas tus actividades y otras notas de tu inters. Puedes darle muchsimos usos, y no debes estar limitado a una funcin especfica. Tu agenda tambin tendr que permitirte que la personalices a tu gusto. Entonces, es importante que busques un formato flexible, acorde a tus necesidades, preferencias y gusto personal. Debes recordar que tu agenda ser tu centro de administracin del tiempo, tu herramienta clave para gestionar tus horarios y tus actividades.

Por estas razones, est claro que no hay una regla especfica que diga qu agenda es mejor o cul debes elegir, sino que la decisin es personal, analizando las posibilidades existentes. Lo importante es que, una vez que te decidas, selecciones una sola agenda. Tener dos o ms tipos de agenda distintos no te ayudar a mejorar tu manejo del tiempo, por el contrario, es probable que todo se te complique an ms, ya que te resultar difcil mantener la informacin actualizada y coherente en ms de una agenda a la vez. En la actualidad, encontramos cuatro tipos de agenda: Calendarios de escritorio o de pared: Generalmente son hojas pequeas con la fecha y un espacio para apuntar horarios y compromisos) Agendas de papel: Cuadernos o libretas de distinto tamao y con mayor o menor variedad de complementos y organizadores, o los cuadernos Moleskine, por ejemplo) Aplicaciones para la computadora: Hay una gran variedad de programas) y calendarios en lnea, como Google Calendar, por ejemplo. Agendas electrnicas porttiles y telfonos inteligentes: Cada vez ms completas, las PDA (Asistente Personal Digital) o los smartphones, por ejemplo, tienen funciones que ayudan tambin a facilitar la toma de decisiones. Yo, personalmente, utilizo una agenda de este tipo permanentemente, que tambin me permite escuchar mis audios, entre otras cosas. Partes mnimas de una agenda Listn telefnico y de direcciones Calendarios: Ao actual, anterior y posterior Planning: Suele ser mensual Dietario: Apuntado normalmente por horas

Planificacin diaria, mensual y anual Antes de registrar las tareas en la agenda hay que hacer un borrador, las normas que tendremos en cuenta para la planificacin son: El objetivo tiene que ser concreto y asequible. Tiene que tener un plazo temporal. No se deben planificar tareas ms all de un trimestre. El tiempo ideal son 15 das. Se debe conocer el propio ritmo biolgico y laboral.

Despus de concretar el borrador de las tareas hay que elaborar un planning siguiendo lo siguiente: No dedicar ms de 2 horas seguidas en una misma tarea. La tarea se entregar a las 12 del da de entrega.

Las tareas ms difciles se harn en horas Hill Los lunes y los viernes no programar tareas difciles Los das festivos no se programan No se puede cargar una jornada con ms de 5 tareas de mxima dificultad

Ante tanta variedad, la primera y nica regla es que debes escoger una agenda con la que te sientas cmodo. Cada tipo de agenda tiene sus ventajas y desventajas. Las agendas digitales requieren aprender a utilizarlas, son excelentes para encontrar rpidamente la informacin, algunas te permiten conectarte a Internet y acceder fcilmente a otra informacin o a tu bandeja de correo electrnico, adems puedes respaldar la informacin para prevenir contingencias. Las agendas de papel, en cambio, son fciles de usar, no llevan pilas ni se quedan sin batera; pero ocupan mucho espacio, a veces es difcil encontrar los datos escritos, y tampoco permiten compartir rpidamente la informacin con otras personas. Y, por supuesto, una vez que has elegido la mejor agenda para ti, asegrate de utilizarla y aprovechar al mximo todas sus posibilidades. No olvides personalizarla segn el uso que le des, para que se convierta en una parte de ti. sala para todos tus proyectos, planifica todas tus tareas y actividades, sin excepcin. Guarda en ella toda la informacin que necesites, para acceder a ella rpidamente, sala tambin como lista de tareas y gua de accin. Cuando veas todos los beneficios de tu agenda, pronto te preguntars cmo has podido vivir sin ella. Incluso tu escritorio estar ms ordenado, pues gran parte de los papeles y anotaciones que suelen dar vueltas y acumularse en tu lugar de trabajo ya tendrn un lugar especfico donde guardarse, de forma digital o en papel.

Mtodo para manejar el tiempo adecuadamente: 1. Planificar Hacer una lista de objetivos a cumplir. Todos los expertos dicen que los minutos ms productivos del da son los dedicados a planificar. As, 20 minutos diarios de planificacin pueden ayudarle a ahorrar una hora, hacerlo diariamente le ahorrar 5 horas a la semana, lo que significa 250 horas al ao, ms de 2 semanas extra de tiempo para alcanzar sus objetivos.

2. Priorizar Decidir cules de ellos son los ms importantes para que encabecen la lista. Ya que nada es ms fcil que estar ocupado, y nada ms difcil que ser efectivo. Nunca se repetir lo suficiente la frase: deben fijarse prioridades. Algunas personas llevan a trmino todas las tareas posibles que aparecen en su lista, logrando un elevado porcentaje de tareas realizadas, pero su efectividad es baja debido a que las tareas desempeadas en su mayora son de una prioridad C. 3. Agendar Determinar cundo se har cada uno de los puntos. La clave no es dar prioridad a lo que est en la agenda, sino ordenar en la agenda las prioridades. 4. Hacer el seguimiento Hacer las cosas de acuerdo a lo planeado y verificar los pasos de cada objetivo. Prevenir no slo es mejor que curar, sino que tambin es ganar tiempos prev las crisis y toma ciertas medidas para evitarlas o enfrentarse a ellas, estar invirtiendo sabiamente su tiempo. Las cosas muy rara vez evolucionan hasta el nivel de una crisis sin alguna advertencia previa. Un poco de previsin y de mantenimiento preventivo le asegurar que pasar su tiempo dedicado al logro de sus metas, en vez de pasarlo reaccionando a las crisis. El presente enfoque es uno de efectividad (o sostenibilidad) para el manejo del tiempo, superador de la eficacia que slo se preocupa por el logro de objetivos sin evaluar la relacin costo beneficio y tambin de la eficiencia, que se ocupa de optimizar el uso de los recursos sin tener encuentra a veces el recurso fundamental: las necesidades de las personas involucradas en el proceso. La efectividad puede hacer la diferencia en la calidad del clima relacional superando el malestar emocional que padecemos cuando tenemos la sensacin de correr a los problemas siempre desde atrs, atender slo lo urgente, vivir de crisis en crisis, etc. 5.3 Los enemigos del tiempo

Los problemas ms comunes que tienen la mayora de los ejecutivos para administrar el tiempo son: Los estimados de tiempo que suponen van a necesitar para una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones, son irreales y son parte de los desperdiciadores de tiempo ms comunes. La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administracin una carga de trabajo mal planeada y distribuida. Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un tiempo muy corto. Tambin sucede que algunos ejecutivos no saben decir no a las distracciones externas.

Confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia dejando lo urgente para despus. Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas. Dejan las anotaciones del registro de cmo se va utilizar el tiempo para el final del da o cuando haya un momento oportuno, lo cual no es funcional ni realista, ya que la memoria puede fallar, con la cantidad de compromisos e informacin que manejan los ejecutivos. No se preocupan por registrar los compromisos y actividades, lo que impide administrar eficientemente el tiempo. Generalmente llegan tarde a las reuniones y en situaciones adversas puede producir crisis innecesarias. La falta de la planeacin del tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar alternativas de soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la va de accin ms efectiva Algunos ejecutivos se oponen al registro y control del tiempo, ya que lo consideran como una amenaza o se sienten inseguros porque nunca lo han intentado. Estos problemas se resumen en: Externos Excesivo flujo de papeles. Telfono. Visitantes. Reuniones. Fallas de comunicacin. Polticas y procedimientos. Informacin. (Falta / exceso) Internos Falta de prioridades. Falta de planes. Objetivos no claros. Dejar cosas para despus. Intentar hacer muchas cosas a la vez. Falta de autodisciplina. Falta de habilidad y conocimientos

El tiempo es un recurso muy valioso, quizs mucha gente lo sabe pero poca gente toma consciencia de ello, en la medida que hagamos un uso eficiente de nuestro tiempo entonces lograremos grandes cosas para nuestra vida, toda meta demanda un compromiso permanente. Es importante que usted optimice el uso de su tiempo a fin de lograr la mayor cantidad de actividades en el menor tiempo posible sin afectar su calidad, observemos los siguientes enemigos del tiempo:

La verborrea: Verborrea significa hablar de ms, o bien usar un lenguaje complicado o confuso para explicar algo que debera resumirse en pocas palabras, algunas personas tienen la costumbre de dar vueltas en crculos, lo que quiere decir desperdicio de tiempo y energa, quizs usted se ha preguntado Por qu la gente importante le gusta dirigirse a lo concreto y buscan evitar la verborrea? La respuesta es que por lo general son personas muy ocupadas, sumado al hecho de que estn acostumbrados a la eficiencia, saben que el tiempo es un recurso valioso y no estn dispuestos a despilfarrarlo. Repeticiones intiles: Sin duda que cuando se dan instrucciones la retroalimentacin es importante pero a lo que este apartado se refiere es en repetir hechos o situaciones que estn suficientemente claros, esto se vuelve desgastante. El desorden: Las personas desordenadas siempre emplearn un tiempo mucho mayor en realizar las actividades porque emplearn un tiempo excesivo en organizarse, si usted no es capaz de controlar ni su propia casa o escritorio entonces difcilmente estar en la capacidad de querer ejercer un control sobre otras personas, Andrew Corentt nos explica en su libro Yo Soy Feliz, Yo Soy Rico que para recibir algo es necesario estar preparado, a travs de la lectura de este libro usted aprender las tcnicas para ordenar completamente su vida, podr entender el proceso de la creacin de la realidad y derribar todas las barreras que le impiden convertirse en la persona que siempre ha soado, su consciencia se expandir a fin de lograr cualquier deseo. La indecisin: La indecisin implica falta de confianza, informacin, valor, fe, determinacin, etc. varios de estos elementos o todos, si usted se ha trazado un objetivo es imprescindible luchar por el, la gran dificultad radica es definir qu es exactamente lo que queremos, en el libro El Secreto del Poder de Las Metas usted aprender todos los pasos necesarios para estructurar sus deseos en forma precisa y poderosa y as evitar la indecisin, usted aprender a modificar su dilogo interno a fin de programar en su mente sus verdaderos deseos, encontrar la forma de acceder a su propia fuente de poder y energa, su vida se colmar de xitos. Hablar mucho, pensar poco: Las acciones son absolutamente necesarias para lograr cualquier objetivo, muchas personas hacen grandes cosas pero con la boca, usted tiene que comenzar a actuar de una vez, no siga postergando lo que sabe que tiene que hacer, las acciones continuas siempre producen frutos. Realizar actividades sin propsitos: Cada actividad que usted realice debe tener una finalidad clara, en ese sentido evite toda actividad que

nicamente cumple una rutina, el tiempo es valioso entonces debe emplearlo adecuadamente. Formulismos muertos y vacos: Esta situacin es comn en las instituciones burocrticas, aqu la norma comn es la complicacin, muchas veces se piden una serie de requisitos sin ninguna utilidad, usted jams haga eso en su empresa, porque entonces su prestigio, calidad y productividad se irn al suelo.

Existe una enorme cantidad de elementos adicionales que podran mencionarse que se convierten en enemigos de su tiempo, usted debe detectarlos y eliminarlos de su vida con el objetivo de mantener un mayor orden en su vida. Caractersticas del ejecutivo exitoso con el tiempo Los mejores lderes de este siglo entienden que la administracin del tiempo no se refiere a exprimirle hasta el ltimo minuto al da. Stephen Covey, una de las autoridades ms reconocidas internacionalmente en cuanto a liderazgo se refiere, explica que la administracin del tiempo no es la habilidad de exprimirle ms horas al da. Tampoco es triplicarse a uno mismo para poder hacer mas cosas. De hecho, no tiene nada que ver con hacer mas cosas; se trata de concretar lo que es ms importante. Algunas de las caractersticas de los ejecutivos exitosos son: El 80% de los asuntos que llegan al escritorio los manejan en forma inmediata, los eliminan si no tiene ninguna utilidad, los delegan si es el caso y los toman bajo su control si lo consideran necesario. Recopilan toda la informacin existente sobre el tema en cuestin, e invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia e la empresa. Delegan con claridad y precisin para asegurase que se ha comprendidolo asignado. Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen. Establecen los posibles cursos de accin que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo ms corto.. Definen alternativas de accin y previenen posibles consecuencias positivas y negativas. Analizan y eligen la que parece la mejor opcin en cada caso. Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para asegurase que se estn logrando los resultados planeados. Dan seguimiento diario a la lista de pendientes importantes