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Capítulo 9

Preparación y presentación de la Propuesta
9.1 La propuesta de Sistema. Su elaboración

La propuesta de sistema es un resumen de lo que se sugiere para mejorar su desempeño. Para abordar de manera adecuada la necesidad de información: ² Método sistemático para la adquisición de Hard y Soft. ² Identi…ca Costo/bene…cio futuros ² Análisis de costos. ² Evaluación del Equipo y del Software Esta actividad se compone de cuatro etapas: ² Inventario del equipo de computo La tabla siguiente nos presenta un ejemplo de una forma de inventario que puede presentarse a algunas personas. 1ra Computadora Equipo Status Antigüedad estimada Vida proyectada Localización Nombre Responsable Convenio Financiero Tabla 9.1: Ejemplo de tabla de inventario 275 2da Computadora 3ra Computadora

Ultimas decadas Dentro de esta etapa se evaluara: . 5. La estimación del tiempo de uso del equipo. 3. Para la evaluación se debe considerar: el tiempo requerido para las operaciones típicas. numero de modelo y fabricante. Ver …gura. la capacidad total del sistema. de tal forma que es importante conocer lo que se tiene a mano. En las ultimas décadas el costo del software como un porcentaje del costo total del software-hardware esta en ascenso. o arrendamiento con opción a compra. en almacenamiento y con necesidad de reparación.CAPÍTULO 9.1: Costo del Soft y Hard. de manera que cualquier equipo que se adquiera cuente con la posibilidad de manejar las cargas de trabajo actuales y futuras. La persona. ² Evaluación del Hardware Es responsabilidad compartida entre la dirección. rentado. El estado de la operación del equipo por instalar. La vida proyectada del equipo. 2. Básicamente en el inventario se desea conocer: 1. La localización física del equipo. 6. Estado …nanciero del equipo: propio. PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 276 Algunas alternativas son la expansión o la resignación del equipo actual. 7. El tipo de equipo. los usuarios y los analistas. 4. 120 100 80 60 40 20 0 1950 1960 1970 1980 1990 2000 hard soft Figura~9. en operación. los tiempos muertos de CPU y el tamaño de la memoria. Si las estimaciones son correctas no habrá necesidad del cambio de equipo. ² Estimación de la carga de trabajo Estimar la carga actual y proyectada. departamento responsable del equipo.

Antes de presentar la propuesta se debe predecir ciertas variables. 1. Dispositivos de almacenamiento 3. calidad de documentación 6. 277 Los paquetes de Soft se han vuelto muy accesibles. e…ciencia operativo 3. PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 1. ‡exibilidad 5. Debe ser evaluado junto con el usuario. soporte del fabricante 9. Tamaño y uso de computadores 2. facilidad del uso 4. Evaluación gráfica Promedio móviles Análisis de series de tiempo incondicional Correlación Disponib ilidad de datos historico s Regresión condicional Indicadores lideres Econométricos Modelo de entrada y salida Estimación de venta Ausencia de datos historicos Encuestas Estudios Delphi Método de escenario Análogias historicas Figura~9. e…cacia en el desempeño 2.2: Selección de técnicas de pronosticos disponibles .2 Identi…cación de costo y bene…cios Deben considerarse en conjunto. 4. renta con opción a compra). La …gura siguiente presenta un árbol de decisiones para elegir alguno de los métodos de pronósticos. comprar. ahorra muchas horas de programación. Adquisición del Equipo (renta.CAPÍTULO 9. Existen seis categorías principales para ubicar a un Soft. Es una alternativa valida. para ello cuenta con modelos de pronósticos. La evaluación del Software.

permite determinar el momento en el cual se alcanza el equilibrio del sistema de información propuesto. El punto en el cual se interceptan los costos total del sistema actual y del sistema propuesto representa el punto de equilibrio a partir del cual la empresa obtendrá utilidades si contara con el nuevo sistema. PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 278 Estos costos y bene…cios también pueden ser de naturaleza tangible e intangible. Los inconvenientes que limitan su utilidad son: . Es útil cuando una empresa esta creciendo y el costo asociado al volumen se vuelve de gran relevancia en el costo global de la operación.1 Comparaciones de los costos y los bene…cios Existen técnicas para la comparación de costos y los bene…cios propuestos. Costo intangible: son difíciles de estimar y pueden no conocerse. debido a descuidos 9. También son importantes. Retorno de la inversión Es una manera sencilla de establecer si una empresa debe invertir en un Sistema de información.1 Velocidad de proceso. Ejemplo 9.4 Perdida de prestigio de la Empresa.3 Costo del equipo. Ejemplo 9. con base en cuanto tiempo requiera obtener bene…cios del sistema que amorticen el costo de su desarrollo. Costo tangibles: son aquellos que se proyectan con precisión por el analista y el personal de contabilidad Ejemplo 9. La desventaja es que supone que los bene…cios permanecen constantes y esto no re‡eja la realidad.Se incluyen únicamente costo tangibles. Bene…cios tangibles: ventajas económicas cuanti…cables que obtiene la Organización a través del uso del Sistema de Información. el método de retorno de la inversión determina el numero de años de operación del sistema de información que se requieren para comenzar el costo de su inversión.2.CAPÍTULO 9. ² Análisis de punto de equilibrio ² El retorno a la inversión ² EL análisis del ‡ujo efectivo ² El valor presente Análisis de punto de equilibrio Compara exclusivamente costos.. Bene…cios intangible: no se pueden cuanti…car.2 Mejora en el proceso de toma de decisión. A manera de resumen. Ejemplo 9.

Acum 0 12000 24000 32000 40000 50000 65000 Figura~9. que se asocia con el sistema de información propuesto. que pudiera ir mas allá del año de amortización. la magnitud y el patrón del ‡ujo efectivo. PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 279 80 60 40 20 0 1 2 3 4 5 Sistema Propuesto Sistema actual Figura~9.4: El retorno de inversión Análisis del ‡ujo efectivo Examina la dirección.CAPÍTULO 9. esto se lograra cuando la utilidad supere la inversión .. ² No le da importancia a la forma que serán programados los ingresos. Acum año 0 1 2 3 4 5 6 costos costos acum 30000 30000 1000 31000 2000 33000 2000 35000 3000 38000 4000 42000 4000 46000 benef 0 12000 12000 8000 8000 10000 15000 benef. ² No considera el retorno total del proyecto.3: El análisis del punto de equilibrio para un sistema propuesto ² No deja de ser un enfoque a corto plazo de decisiones de inversión y reemplazo. Se utiliza para determinar cuando una compañía empezara a obtener utilidades y cuando pasara de los números rojos. 70000 60000 50000 40000 30000 20000 10000 0 1 2 3 4 5 6 7 costos acum benef.

así como el ‡ujo de efectivo asociado con el sistema. 39020 9700 4000 3730 2660 20090 18930 10720 1 Tabla 9. 20000 5000 8400 6000 4000 2000 2000 27400 -7400 -28400 3er Trim.3 Redacción y presentación de la Propuesta La propuesta escrita es el resumen del trabajo del analista y esta propuesta puede ser e…caz se usa algunas de los siguientes métodos: ² La organización e…caz del contenido . 24960 8800 4000 2370 2200 17370 7590 -20810 4to Trim. Use retorno a la inversión cuando los bene…cios tangibles mejoren y sean un argumento convincente para el sistema propuesto.CAPÍTULO 9. 5000 10000 8000 3000 4000 1000 0 26000 -21000 -21000 2do Trim. PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 1er Trim. Use análisis de ‡ujo efectivo cuando el proyecto sea costoso en relación con el tamaño de la empresa o cuando el negocio se vea afectado de manera signi…cativa por una gran sangría de fondos. 9. 31270 9260 4000 2990 2420 18670 12600 -8210 280 Ingresos Desarrollo Soft Recursos Humanos Cursos de Actualización Leasing Equipo Insumos Mantenimiento Costo Totales Flujo de Efectivo Flujo de Efectivo Acum. 9. El análisis del valor presente auxilia al analista para presentarle a los tomadores de decisiones el valor de la inversión en el tiempo. El valor presente es la manera de valorar todos los recursos económicos gastados y generados a lo largo de la vida útil del sistema y de comparar los costos actuales con los futuros.2: El análisis de ‡ujo de efectivo inicial. y los bene…cios actuales con los futuros.2 Lineamientos para el uso de los métodos Use punto de equilibrio si el proyecto necesita justi…carse con base a su costo y no en sus bene…cios. 5to Trim. Es la manera de valorar todos los recursos económicos gastados y generados a lo largo de la vida útil del sistema y de comparar los costos actuales en el futuro y los bene…cios actuales en el futuro. Valor presente Auxilia al analista para presentarle a los tomadores de decisiones de la empresa el valor de la inversión en el tiempo.2. Use el valor presente cuando el periodo de inversión sea largo o cuando el costo del …nanciamiento sea elevado. así como el ‡ujo efectivo asociado con el sistema de información.

Debe ser clara. 8. Descripción del estudio de sistemas. (Tiene más de arte que de ciencia). 2. 9. Resultados detallados del estudio de sistema. el uso complementario de …guras. Resumen Ejecutivo: Destinado a jerárquicos con poco tiempo. En propuestas cortas es aconsejable omitir el índice. Describa los costos y bene…cios de cada situación. de incluir: quienes participaron en el estudio y un resumen de los objetivos. Resumen de la propuesta. Incluya grá…cas de comparación de alternativas. Debe ser conciso y debe ser preparado durante el desarrollo de Sistema. cuando. las cargas de trabajo actuales y proyectadas y la manera en que las enfrenta el sistema actual. Indice de contenido: Es de utilidad para propuestas largas. un estilo e…caz de redacción. nombre de los miembros del grupo y la fecha que se presenta la propuesta. cual. Recomendaciones del analista. En esta parte del sistema el analista presenta dos o tres soluciones alternativas que se dirigen de manera directa a los problemas anteriormente señalados. Alternativas del Sistema. Debe ser concisa. tipos y frecuencias de errores. En esta sección se presenta la solución recomendada. Se incluyen problemas. puede incluir también la fecha y hora de la presentación oral de la propuesta. el analista tendrá una opinión de…nida acerca de cual seria la solución mas adecuada. Esta sección proporciona información acerca de todos los métodos utilizados en el estudio y quien o que fue objeto de estudio. Debe incluir una descripción somera de las actividades. Una vez que se han ponderado las alternativas.CAPÍTULO 9. . Pagina de título: en esta pagina incluya: nombre del proyecto. 4. Es un planteamiento breve que re‡eja lo contenido en el resumen ejecutivo. necesita integrarla. Carta de presentación.Incluye conclusión acerca de problemas. Que incluir en la propuesta de sistema: 1. 6. Esta sección detalla lo que el analista ha encontrado acerca del sistema a través de los métodos descriptos en la sección anterior. esto implica incluir diez elementos fundamentales. Quien. 7. Permite que el analista re‡eje una vez mas la relevancia del Proyecto. 5. Para la Dirección y para el grupo de trabajo del MIS. 3. donde y el como de la propuesta. Cada una de las alternativas deben analizarse por separado. PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA ² Un estilo profesional de redacción ² Presentación oral de la propuesta ² Organización e…caz del contenido 281 Una vez recopilado toda la información. Incluye motivos que apoyan a la recomendación. Como ocurre en la 1ra pagina del periódico.

3 Uso e…caz de las grá…cas Las grá…cas de líneas. hágalo.. Estas grá…cas muestran cuando concluirá el Proyecto y el tiempo requerido para cada actividad. seleccione a quien enviara las copias.4 Adopción de un estilo único para la propuesta Consideraciones visuales y de formato. a menos que haga una comparación critica entre los grá…cos. Puede incluir: resumen de las etapas concluidas. barra o segmento. 9. Las …guras complementan la información escrita y siempre se deben interpretar con palabras.2 Uso e…caz de las Tablas No son consideradas como ayuda visuales. Uso e…caz de grá…cas y diagrama de programación No deje de incluir las grá…cas de Gantt en su propuesta. pero si a la audiencia a quien se dirige favorece cierto estilo. La integración de las mismas es un indicio de que esta al tanto de las diferentes maneras en que la gente asimila información. Incluya referencias de los distintos tipos de barras.3. grá…cos con mayor detalle.3. pero sin ser indispensable para la comprensión del estudio. La propuesta son documentos persuasivos. El uso de …guras para lograr una comunicación e…caz. Aunque tiene que ser completo. Cuando sea apropiuado haga uso de ejemplos. Utilice marcos o recuadros. puede incluir cualquier información que considere de interés para individuos especí…cos. titulo y deben enumerarse.Lineamientos a seguir: Dibuje una sola grá…ca por pagina. columnas y/o líneas. …guras. tablas. esto puede causar una buena impresión. 9. nunca se deben presentar solas. al contagiar su entusiasmo e involucrarlos en el Proyecto. diagramas. PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 282 10. no lo sature con información irrelevante.3.CAPÍTULO 9. Enumérelos y póngale títulos. etc. pero permiten agrupar y presentar los datos que el analista desea comunicar al lector en forma diferente. ilustraciones. 9. Los diagrama de PERT son otro de tipo de grá…cas para audiencia mas técnica. mientras que las circulares ilustran la integración porcentual de una entidad. Incluya una sola tabla por pagina y de ser posible ajústela verticalmente.3. Identi…que cada columna cada eje. . si tiene que incluirlas. 9. entregue personalmente a quien haya seleccionado. no deje de utilizarlo.1 Elección de un estilo de redacción El mas adecuado es un estilo de redacción comercial. no todos recibirán la copia. Apéndices. correspondencia pertinente. Las Tablas deben contar con encabezados de columnas y renglones. en consecuencia la propuesta debe ser persuasiva desde el punto de vista visual. de columnas y de barras comparan variables. grá…cos. Mantenga las referencias en un mínimo y no utilice pie de página. Es la ultima parte. Una vez que redacte la propuesta. Integre los grá…cos en el cuerpo de la propuesta.

si es que el material se imprime por ambos lados. Ubíquelos en distintos lugares dentro del texto. al pie o la parte superior de la pagina. si es necesario incluya al …nal de su informe las referencias a doble espacio y con formato consistente. sangrías.Relacione el numero de pagina de cada titulo con la tabla de contenido. es la forma mas rápida de ubicación.5: Lineamientos para el dibujo efectivo de grá…cas Lineamientos Uso de espacios en blancos: los espacios en blanco distribuidos a lo largo del texto permiten destacar las ideas. Los números puede ubicarlos en : la esquina superior derecha.CAPÍTULO 9. si la propuesta es larga. Destaque los títulos y subtítulos. asegurando que no pasaran desapercibidas. Deje márgenes superior. 9. minúsculas. negritas. PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 283 Incluya titulos explicativos Costo 80 60 40 20 0 1 2 3 Figura: 09-01 Identifique las lineas Sistema Propuesto Sistema actual Identifique los ejes 4 5 Semana Incluya claves de indentificación Figura~9.4 Presentación de la propuesta de Sistema Las siguientes consideraciones incluyen quienes deben conformar la audiencia. Es decisivo su uso. como organizar. use letras mayúsculas. Es importante numerar las paginas. inferior. Si el documento se va a encuadernar deje mas margen izquierdo. etc. izquierda y derecha de cada pagina. de manera alternada en las esquinas izquierda y derecha. Numeración de la paginas. Uso de títulos y subtítulos. Si los títulos se redactan con imaginación permiten que el lector siga la lógica de la redacción y no pierda el interés. Escriba a doble espacio en todo el documento. referencias y apéndices. cualquier combinación. subrayado. Los títulos separan las distintas secciones y ubican al lector en el contexto principal. La mayoría de los lectores aprecian que las referencias de material externo sean mínimas. . Las referencias incluyen: especi…caciones técnicas. costo y tiempo involucrados.. apoyar y realizar la presentación oral.

A continuación se presentan diferentes tipos de audiencias y las acciones correspondiente. Básicamente los tipos de audiencias son : ² ejecutivos ² usuarios principales Ejecutivos: Alta dirección. una broma. la relación costo/bene…cio también puede servir. Use estadísticas contenidas en ayudas visuales (grá…cas.5. Utilice ejemplos e ilustraciones. Usuarios principales: Di…eren de los ejecutivos en usaran la salida del Sistema. si es necesario la información costo sobre bene…cio. tome 4 o 5 principales.5 Un poema.1 Planeación de la Introducción y la conclusión Una vez que se ha trabajado en los puntos principales puede redactarse una introducción y una conclusión.5 Organización de la Propuesta de Sistema De todos los datos reunidos en la Propuesta. Deje tiempo abundante para preguntas y comentarios. es imperativo conocer a quien se dirigirá la presentación oral. Ejemplo 9. Tiene que tener un enfoque creativo. La duración de la introducción debe ser proporcional al tiempo disponible. Tal presentación prepara a la audiencia para escuchar que es lo que va a oír. Ensaye para controlar su duración. Utilice ayuda visuales de la ayuda o cualquier ayuda de que permita al usuario concebir el uso de Sistemas (prototipos). Debe discutir los cambios que ocurrirán. recomendaciones y el resumen de la propuesta. que tipo de ayudas visuales debe incluir. que pueden ser el resumen ejecutivo. que presentar. el asistente no llega a retener mas de cuatro puntos. Las conclusiones deben re‡ejarse en la introducción. No es necesario en abundar en detalles técnicos. La introducción debe incluir un aliciente . pero no es el aspecto principal a cubrir. Sea respetuoso del tiempo. 9. PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 284 Compresión de la audiencia: Es necesario conocer la audiencia a …n de determinar que tan formal ser. en …n. Deben revisar los puntos principales de la propuesta. por lo tanto deben redactarse juntas.CAPÍTULO 9. No este a la defensiva. si el tiempo de presentación es mayor a media hora. detalles operativos. una anécdota. 9. es el recurso mas valioso de los tomadores de decisiones. tomadores de decisiones. Cada uno de los puntos debe contar con algún tipo de soporte. algo que mantenga intrigado a la audiencia respecto a lo que vendar después. analogía. No debe repetir las ideas principales expuestas en la introducción sino que debe reiterarlas. entre el 5 y el 10 % del tiempo total. sin embargo en la presentación oral. puede llegar a tomar hasta 9 puntos. Puede ser útil algunos ejemplos o ilustraciones. diagrama). . comentarios sobre las bondades del sistema nuevo.

deberá explicar que es lo que realizara ² Planee alternativas por si tiene algún tipo de inconveniente en la utilización del equipo. puede desviar la atención.5. Si lleva una PC a su presentación deberá considerar: ² si es posible trate de utilizar un sistema de proyecciones de pantalla gigante. mire a cada una de las personas.. Los elementos impresos deben ser uniformes y visibles de cualquier sitio del auditorio.CAPÍTULO 9. en este caso actúan como prototipos.5 Principios de exposición Si la audiencia esta integrada por Jerárquicos. e incluso si la utilizara. Sin embargo. la exposición deberá ser formal.3 Uso de ayudas visuales Los elementos visuales deben tener una apariencia profesional. Deben prepararse de antemano. en otro caso. PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 285 9. ² No haga la presentación solo en la PC.5. Asegúrese que el equipo este disponible para le presentación. ² Utilice planillas de calculo. Practique con antelación a la presentación a …n de evitar inconvenientes que puedan surgir. hace mas informal y relajada la presentación. 9. conforme hable.5.5. utilice varias computadores. Utilice paquetes de Soft. Los lineamientos a seguir son: 1. y la audiencia contara con una idea clara y concreta de lo que será el sistema resultante.2 Preguntas del momento Las preguntas pueden hacerse durante y después de la presentación.4 Uso de computadora personal en la presentación Uno de los elementos mas e…caz es una pantalla de video conectada a una PC portátil. Cuando exponga no deje de mirar a la audiencia en ligar de mirar los elementos que este utilizando. Es conveniente dejar las preguntas para el …nal de la presentación. tal vez convenga una presentación del tipo taller. . si esto no fuera posible. 9. ² Si su sistema involucra computadores. permite que el tomador de decisiones considere numerosos escenarios de simulación durante la presentación. 9. ² deje que la audiencia opere la computadora. con el …n de mantener el control y comunicar los puntos de vista. La contestación de las preguntas durante la ‘presentación. mantenga un nivel de voz su…cientemente fuerte 2.

CAPÍTULO 9. parecería poco ético.. ² Hable de manera natural. Sin embargo..6: Lineamientos para la exposición Para vencer la ansiedad existen cuatro lineamientos: ² Sea UD. PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 286 3. mas fácil le será exponerlo.. Son muy pocos los que tienen el don de improvisar un buen discurso. elabore ayudas visuales. La personalidad del expositor es muy importante para persuadir a la audiencia. Aspire profunda y largamente. Debe desarrollarse intelectual. 4. 5. Cuando mas sepa de su tema. ya que respiramos sin darnos cuenta. use gestos que sean naturales a su estilo de conversación.En lista los puntos principales.La lectura evita la oportunidad del contacto visual. Permítase respirar entre frases y durante las pausas normales de su exposición. No memorice ni lea. mismo. lo bastante grande para que toda la audiencia la pueda ver. indique el momento de presentar algún tipo de elemento que utilice. emocional y espiritualmente. Memorizar una plática disminuye la posibilidad de adaptarse de manera adecuada a una audiencia en particular. Esto signi…ca que deberá prepararse de antemano en la exposición. ² Recuerde respirar. una excelente forma de alcanzar un adecuado volumen de voz es acordarse del proceso de respiración. inicie y concluya su plática de manera segura. Recuerde que …siológicamente es imposible respirar con profundidad y seguir nervioso. . ² Prepárese. Esto suena curioso. Los elementos visuales deben ser suficientemente grandes para que todos los vean Exponga en voz alta Presente con serenidad la introduccion y las concluciiones Mire a la audiencia Utilice gestos naturales Figura~9. justo ante de dirigirse al grupo. Confíe en que tiene un mensaje que comunicar y que sabe cual es.

6. Que métodos de pronosticos conoce. 7. Enumere y describa las técnicas para comparación de costos y bene…cios.CAPÍTULO 9. 2. De ejemplos. Enumere y describa los lineamientos en el uso de tablas y gra…cas durante la redacción de la propuesta. 5.6 Preguntas y Ejercicios de Revisión 1. Enumere y describa los lineamientos en la presentación de la propuesta. De un caso de uso. Que tópicos deben ser considerados en la etapa de radacción de la propuesta. PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 287 9. Sobre que tópicos necersitamos re‡exionar en la propuesta de sistemas. De un caso de uso. 8. De…na Costo Intangible. . 3. De…na Bene…cio Tangible. 4.

CAPÍTULO 9. Prentice Hall. PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 288 [15] Kenneth Kendall y Julie Kendall. Analisis y Diseño de Sistemas. Referencia Bibliográ…cas . 1991.