ADQUISICIONES

INPerIER-DAFSRMC-DA-MP DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Rev.
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DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
AGOSTO 2008
CONTROL DE EMISIN Elabor : Nombre Firma Fecha 01-07-08 22-08-08 29-08-08 Arq. Vctor Hugo Valdivieso Delgado Revis : C.P. Armando Alvarado Jimnez Autoriz: Lic. Patricia Chilpa Coln
INPerIER-DAFSRMC-DA-MP DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Rev. 4
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NDICE HOJA 4 4 5 7
INTRODUCCIN I.- OBJETIVO DEL MANUAL II.- MARCO JURDICO III.- PROCEDIMIENTOS:
1.-
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISCIONES PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DE PROGRAMA ANUAL DE INVERSIN PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA REQUISICIN INTERNA/ CUADRO COMPARATIVO PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA LICITACIN PBLICA
2.-
3.-
4.-
5.-
PROCEDIMIENTO PARA REALIAZR LA INVITACIN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN Y VENTAS DE BASES
6.-
7.-
PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIN DE CONTRATO/ PEDIDO
8.-
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA MODIFICACIN DE CONTRATO/PEDIDO
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9.-
PROCEDIMIENTO PARA RECEPCIN, REVISIN Y ENVO DE RESGUARDO DE FIANZAS Y CHEQUES POR CONCEPTO DE GARANTA DE CUMPLIMIENTO. PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIN DE PENAS CONVENCIONALES A PROVEEDORES POR CONCEPTO DE INCUMPLIMIENTO DE CONTRATO/ PEDIDO PROCEDIMIENTO PARA LA ADJUDICACIN POR FONDO REVOLVENTE
10.-
11.-
12.-
PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIN POR EXCLUSIVIDAD DE CONFORMIDAD CON EL ARTCULO 40 Y 41 FRACCIN I, II Y XII DE LA LAASSP.
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INTRODUCCIN
El Departamento de Adquisiciones, depende de la Subdireccin de Recursos Materiales y Conservacin, la cual a su vez depende de la Direccin de Administracin y Finanzas y tiene como objetivo realizar la compra de los bienes requeridos en las diferentes reas del INPerIER, para el desarrollo de las funciones que tienen asignadas.
El presente Manual de Procedimientos constituye un documento que presenta la informacin detallada, ordenada, sistemtica e integral sobre polticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas actividades que se realizan en el Departamento de Adquisiciones, as como la interaccin que presenta con las dems reas del INPerIER. Este documento esta elaborado con base a la Estructura Orgnica autorizada, vigencia 2007. Dichos procedimientos se enmarcan en las disposiciones de carcter legal vigentes, entre las que destaca la Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico y su reglamento emitida en el Diario Oficial de la Federacin el 4 de Enero del 2000 y sus adecuaciones; as como el Art. 134 de la Constitucin Poltica de los Estados Unidos mexicanos. Al ser este Manual de Procedimientos un pilar para cumplir con la Misin y Visin del INPerIER, queda como responsabilidad del Departamento de Adquisiciones su resguardo, difusin, implantacin y actualizacin.
I. - OBJETIVO DEL MANUAL
Integrar los procedimientos relativos a la adquisicin de bienes necesarios para el cumplimiento de los objetivos y funciones signadas al Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes, dentro del marco normativo de la Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico (LAASSP) y su reglamento, generando un documento que sirva de gua a todo el personal involucrado.
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II.- MARCO JURDICO Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos. Ley de Planeacin. Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal. Ley de los Institutos Nacionales de Salud. Ley Federal de Derechos. Ley General de Salud. Ley de Salud para el Distrito Federal. Ley General de Educacin. Ley General de Poblacin. Ley Federal sobre Metrologa y Normalizacin. Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado. Ley Federal del Trabajo. Ley de Ingresos de la Federacin. Presupuesto de Egresos de la Federacin. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico. Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las mismas. Ley de Premios, Estmulos y Recompensas. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos. Ley General de Bienes Nacionales. Ley General del Equilibrio Ecolgico y Proteccin al Ambiente. Cdigo Civil Federal. Cdigo Federal de Procedimientos Civiles. Cdigo Fiscal de la Federacin. Cdigo Penal Federal.
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Cdigo Federal de Procedimentos Penales. Cdigo de Comercio. Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Reglamento Interior del Consejo de Salubridad General. Reglamento Interior de la Secretara de Salud. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico. Reglamento de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Reglamento Interior de la Comisin Interinstitucional para la Formacin de Recursos Humanos para la Salud. Nota: Para lo no previsto dentro de este marco jurdico, se observar lo establecido en el marco jurdico regulatorio del Manual de Organizacin Especfico del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes.
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III.- PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Departamento de Adquisiciones 1.- Procedimiento para la elaboracin del Programa Anual de Adquisiciones
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1.- PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
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1.0 1.1
Propsito Integrar las necesidades de bienes de consumo que requieren las reas del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes para el desarrollo de sus actividades. Alcance A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Direccin de Administracin y Finanzas, Direccin de Planeacin y reas usuarias. A nivel externo el procedimiento es aplicable ante la Secretara de Economa. Polticas de operacin, normas y lineamientos
2.0 2.1 2.2 3.0
3.1 Ser responsabilidad de la Direccin de Administracin y Finanzas, hacer cumplir a travs de la Subdireccin de Recursos Materiales y Conservacin y del Departamento de Adquisiciones las siguientes polticas de operacin, normas y lineamientos: Solicitar el P. A. A. (Programa Anual de Adquisiciones) a cada departamento del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes conforme a la Estructura Orgnica del mismo. Entregar la impresin que contiene las necesidades del ejercicio anterior a cada una de las reas del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes, asimismo se anexa el manual para operar el sistema informtico. Dar seguimiento a la recepcin de la informacin que contiene las claves existentes y los insumos nuevos de las necesidades generadas por las reas del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes. Verificar que el listado de necesidades contenga la firma del Jefe de Departamento correspondiente. Recibir el listado del Programa Anual de Adquisiciones en el Departamento de Adquisiciones y cerrar el sistema del rea correspondiente. Enviar el listado del P. A. A. al Departamento de Almacn Farmacia e Inventarios para la asignacin de claves de los nuevos insumos solicitados. Costear a travs de los cotizadores el P. A. A. conforme a las partidas que les correspondan a stos. Remitir a ms tardar el 31 de marzo de cada ao el P. A. A. a la Secretaria de Economa con excepcin de aquella informacin que sea de naturaleza confidencial, de conformidad con el Art. 21 de la Ley de Adquisiciones Arrendamientos y servicios de Sector Pblico.
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Incluir en la pgina Web del INPerIER a ms tardar el 30 de noviembre de cada ao el P. A. A. estimado. Actualizar y difundir por Internet a ms tardar el 31 de marzo del ejercicio fiscal vigente y podr ser adicionado, modificado, suspendido o cancelado.
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4.0
Descripcin del procedimiento Secuencia de Etapas Actividad Responsable de y
1.0 Instruccin para elaborar Programa Anual de Adquisiciones
1.1 Instruye a la Subdireccin de Recursos Direccin Materiales y Conservacin para que solicite a las Administracin reas usuarias la informacin para elaborar el Finanzas Programa Anual de Adquisiciones.
2.1 Recibe instruccin y a travs del Departamento de Adquisiciones enva a las reas usuarias del Subdireccin de 2.0 Recepcin de INPerIER oficio, impresin de los bienes requeridos Recursos Materiales y instruccin y solicitud en el ao anterior y anexos (1, 2, 3, y 4), donde Conservacin de informacin solicita las necesidades de bienes de consumo. Oficio
3.0 Verificacin de la informacin del Programa Anual de Adquisiciones.
3.1 Recibe informacin sobre las necesidades anuales de adquisiciones, verifica que la informacin del Sistema Informtico sea la misma a la impresa de los bienes existentes y los nuevos. Procede? No: Regresa la informacin e indica su correccin, Departamento Adquisiciones Regresa a la actividad No.2. Si: Concentra la informacin y la impresin de todas las reas de los nuevos artculos y son enviados al Departamento de Almacn, farmacia e Inventarios, para que se le asigne clave a los nuevos insumos. Contina procedimiento. de
4.0 Procesamiento de informacin en base de datos.
4.1 Recibe el Departamento de Adquisiciones las claves de los artculos nuevos y se dan de alta en el Departamento sistema del Programa Anual de Adquisiciones, as Adquisiciones como las correcciones (si es el caso) Programa Anual de Adquisiciones (P. A. A.)
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Nombre Firma Fecha
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Secuencia de Etapas
Actividad
Responsable
5.0 Solicitud de asignacin de claves
5.1 Solicita al Departamento de Tecnologas de la Informacin la integracin de la base de datos. Departamento Adquisiciones
de
6.0 Envo de impresin
6.1 Realiza la integracin de la base de datos impresin y turna al Departamento de Departamento Adquisiciones. Tecnologas Informacin
de
de la
7.0 Actualizacin del Sistema del Programa Anual de Adquisiciones
7.1 Recibe la base de datos de los artculos solicitados y realiza correcciones, si es necesario. Departamento Adquisiciones Programa Anual de Adquisiciones (P. A. A.) 8.1 Solicita al Departamento de Tecnologas de la Informacin el listado final del Programa Anual de Adquisiciones de cada una de las reas para su validacin. de
8.0 Validacin del listado final del Programa Anual de Adquisiciones
Procede? No: Regresa a la actividad No.7 Si: Distribuye los listados de las partidas presupustales que le corresponden a cada uno de los cotizadores para su adquisicin. Listado final Adquisiciones del Programa Anual de Departamento Adquisiciones de
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Secuencia de Etapas
Actividad
Responsable
9.0 Integracin de la informacin para consulta
9.1 Integra la informacin proporcionada por las reas y de la Subdireccin de Desarrollo Departamento Organizacional (Departamento de Tecnologas de la Adquisiciones Informacin), por separado, para consulta.
de
10.0 Captura de informacin por Internet
10.1 Captura la informacin por Internet para la Secretara de Economa. Departamento Adquisiciones TERMINA EL PROCEDIMIENTO de
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5.0
Diagrama de flujo
Direccin de Administracin y Finanzas
Subdireccin de Recursos Materiales y Conservacin
Departamento de Adquisiciones
Departamento de Tecnologas de la Informacin
Inicio 1 Instruccin para elaborar Programa Anual de Adquisiciones
2 Recepcin de instruccin y solicitud de informacin

Oficio
3 Verificacin de la informacin del Programa Anual de Adquisiciones No
Procede Si
4 Procesamiento de informacin en base de datos

P.A.A.
5 Solicitud de asignacin de claves 6 Envo de impresin
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Departamento de Tecnologas de la Informacin
A 7 Actualizacin del Sistema del P.A.A.

P.A.A
8 Validacin del listado final del P.A.A.

Listado final del P.A.A
Procede Si
No
Integracin de la informacin para consulta
10 Captura de informacin por Internet
Trmino
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6.0
Documentos de referencia Documentos Cdigo (cuando aplique) No Aplica No Aplica REV. 1-07-04 20-07-04 No Aplica No Aplica
Ley de los Institutos Nacionales de Salud Reglamento Interior de la Secretara de Salud Gua Tcnica para la Elaboracin de Manual de Procedimientos de la Secretara de Salud. Estatuto Orgnico del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes Manual de Organizacin Especfico del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes 7.0 Registros Registros Oficio para solicitar insumos Programa Anual de Adquisiciones Listado Final del Programa Anual de Adquisiciones Tiempo de conservacin 3 aos 3 aos Responsable de conservarlo Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones
Cdigo de registro o identificacin nica Nmero de oficio No Aplica
3 aos
Nmero de oficio
8.0 8.1 8.2 8.3
Glosario Adquisicin: Accin por la que se consigue un objeto, espcimen, pieza o ejemplar. Almacn: Lugar donde se guardan los insumos. Programa Anual de Adquisiciones: representa la programacin y presupuestacin anual de las adquisiciones considerando: las acciones previas, objetivos y metas, calendarizacin fsica y financiera de los recursos necesarios, unidades responsables de su instrumentacin y dems previsiones que deben tomarse en cuenta segn la naturaleza y las caractersticas de las adquisiciones.
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9.0
Cambios de esta versin Fecha de la actualizacin 29-08-08 Descripcin del cambio Modificacin de Estructura Orgnica
Nmero de Revisin 4
10.0 Anexos No Aplica.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Departamento de Adquisiciones 2.- Procedimiento para la elaboracin del Programa Anual de Inversin
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2.- PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DEL PROGRAMA ANUAL DE INVERSIN
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1.0
Propsito
1.1 Adquirir la tecnologa de punta, para que el Instituto cuente proporcione a los pacientes una atencin de tercer nivel y otorgando un servicio de calidad y eficiencia en los resultados obtenidos en los estudios aplicados. 2.0 2.1 2.2 3.0 Alcance A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Direccin de Administracin y Finanzas, Direccin de Mdica y Direccin de Investigacin. A nivel externo el procedimiento es aplicable a los Licitantes participantes Polticas de operacin, normas y lineamientos
3.1 Ser responsabilidad de la Direccin de Administracin y Finanzas, hacer cumplir a travs de la Subdireccin de Recursos Materiales y Conservacin y del Departamento de Adquisiciones las siguientes polticas de operacin, normas y lineamientos: Observar que la planeacin del Programa de Inversin, se sujete a los objetivos y prioridades del Plan Nacional de Desarrollo y de los Programas Sectoriales e Institucionales. Esperar el oficio de la Secretaria de Hacienda y Crdito Pblico, para la liberacin de los Bienes de Inversin para el Ejercicio Fiscal en curso. Informar al Comit de Adquisiciones la autorizacin del Programa Anual de Inversin. Observar que en el caso de la Excepcin de Licitacin por Exclusividad, se deber respaldar los dictmenes tcnicos con la siguiente documentacin; cotizacin, titular de la patente, derecho de exclusividad, apostillado y autorizacin del techo presupuestal. Determinar el tipo de compra de los equipos a adquirir, ya sea por Licitacin Pblica, Invitacin a Cuando menos tres Personas, Excepcin de Licitacin por Exclusividad o Adjudicacin Directa, conforme a los montos mximos establecidos de acuerdo al presupuesto de Egresos de la Federacin para el ejercicio fiscal en curso.
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4.0
1.0 Instruccin para elaborar Programa Anual de Inversin
1.1 Instruye a la Subdireccin de Recursos Materiales y Conservacin para elaborar el Direccin Programa Anual de Inversin, conforme a la Administracin autorizacin por la Secretaria de Hacienda y Crdito Finanzas Pblico.
2.0 Recepcin y transmisin de instruccin
2.1 Recibe instruccin y solicita al Departamento Subdireccin de de Adquisiciones elaborar el Programa Anual de Recursos Materiales y Inversin, conforme a la autorizacin por la Conservacin Secretaria de Hacienda y Crdito Pblico. 3.1 Recibe oficio del Programa Anual de Inversin autorizado por la Secretaria de Hacienda y Crdito Pblico. Procede? No: TERMINA PROCEDIMIENTO SI: Continua procedimiento Oficio de autorizacin 4.1 Integra en la carpeta de Comit de Adquisiciones el oficio de liberacin de Inversin para su conocimiento.
3.0 Recepcin de Oficio
Departamento Adquisiciones
de
4.0 Integracin de Carpeta
de
Carpeta 5.1 Realiza entrega a cada cotizador de la copia del oficio de liberacin de inversin. 5.0 Entrega de copias de oficio Copia Oficio de liberacin Departamento Adquisiciones de
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Secuencia de Etapas
Actividad 6.1 Determina el tipo de adjudicacin y procede para su procedimiento de compra. TERMINA EL PROCEDIMIENTO
Responsable
6.0 Determinacin de compra
de
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5.0
Diagrama de flujo
Subdireccin de Recursos Materiales y Conservacin Departamento de Adquisiciones
Inicio 1 Instruccin para elaborar Programa Anual de Inversin 2 Recepcin y transmisin de instruccin 3 Recepcin de Oficio
Oficio de autorizacin
No Procede Si 4 Integracin de Carpeta

Carpeta
Trmino
5 Entrega de copias de oficio

Copia oficio de liberacin
6 Determinacin de compra
Trmino
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6.0
Ley de los Institutos Nacionales de Salud Reglamento Interior de la Secretara de Salud Gua Tcnica para la Elaboracin de Manual de Procedimientos de la Secretara de Salud. Estatuto Orgnico del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes Manual de Organizacin Especfico del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes 7.0 Registros Registros Copia Oficio de autorizacin Carpeta Copia de oficio de liberacin 8.0 8.1 8.2 Glosario Tiempo de conservacin 3 aos 3 aos 3 aos Responsable de conservarlo Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones
Cdigo de registro o identificacin nica No Aplica No Aplica No Aplica
Adquisicin: Accin por la que se consigue un objeto, espcimen, pieza o ejemplar. Programa Anual de Inversin: Representa el presupuesto autorizado por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico para la adquisicin de bienes de inversin para el ejercicio fiscal del ao en curso. Cambios de esta versin Fecha de la actualizacin 29-08-08 Descripcin del cambio Modificacin de Estructura Orgnica
9.0
Nmero de Revisin 4 10.0 Anexos No Aplica.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Departamento de Adquisiciones 3.- Procedimiento para realizar la Requisicin Interna/ Cuadro Comparativo
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3.- PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA REQUISCIN INTERNA/ CUADRO COMPARATIVO
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1.0 1.1
Propsito Contar con un documento con el cual las diversas reas de Instituto puedan solicitar materiales no contemplados en el Programa Anual de Adquisiciones para cumplir con la normatividad. Alcance A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Direccin de Administracin y Finanzas del INPerIER. Polticas de operacin, normas y lineamientos
2.0 2.1
3.0
3.1 Ser responsabilidad de la Direccin de Administracin y Finanzas a travs de la Subdireccin Recursos Materiales y Conservacin verificar que el Departamento Adquisiciones cumpla con las siguientes polticas de operacin, normas y lineamientos:
Verificar que todas las requisiciones estn autorizadas por Administracin y Finanzas, as como la firma del usuario que lo solicita.
el
Director
de
Detener el trmite de la requisicin si no contiene las autorizaciones respectivas (Direccin de Administracin y Finanzas, Subdireccin de rea, Departamento de Programacin y Presupuestacin y Jefe de Departamento). Dar trmite a la Requisicin cuando el material no est considerado en el Programa Anual de Adquisiciones. Detener el procedimiento de la Requisicin, si contempla equipo que se considere en el Programa de Inversin. Tramitar nicamente en caso de requerirse equipo a travs de la Requisicin, si el recurso proviene de donativo. Solicitar cotizaciones para la adjudicacin, conforme a los montos de actuacin de adjudicacin directa que se sealen en el Decreto del Presupuesto de Egresos en cada ejercicio presupuestal. 3.2 Ser responsabilidad de la Direccin Administracin y Finanzas a travs de la Subdireccin Recursos Materiales y Conservacin verificar que el Departamento de Almacn, Farmacia e Inventarios cumpla con las siguientes polticas de operacin, normas y lineamientos: Verificar que los materiales, solicitados por las reas mediante solicitud de requisicin interna formato (5340-01) se encuentren en existencia en el Almacn. Informar al rea solicitante que no hay existencia del producto solicitado y asignar No. De folio y No. de cdigo (clave interna) para su envo a la Subdireccin de Recursos Materiales y Conservacin.
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3.3 Ser responsabilidad de las reas del Instituto, cumplir con las siguientes polticas de operacin, normas y lineamientos: Solicitar material que no fue incluido en el programa anual de adquisiciones, elaborando requisicin interna formato (5340-01), en original y 3 copias, mencionando la justificacin de su compra. Recabar firmas de autorizacin y turnar al Departamento de Almacn, Farmacia e Inventarios.
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4.0
Descripcin del procedimiento Secuencia de Etapas Actividad Responsable
1.0 Instruccin para atender la requisicin interna 2.0 Recepcin y transmisin de instruccin
1.1 Instruye a la Subdireccin de Recursos Direccin de Materiales y Conservacin atender las requisiciones Administracin y internas Finanzas 2.1 Recibe instruccin y solicita al Departamento de Subdireccin de Adquisiciones atender las requisiciones internas Recursos Materiales y solicitadas por las reas del INPerIER. Conservacin 3.1 Recibe requisiciones, requisicin interna Departamento de formato (F-5340-01) y verifica su autorizacin por Adquisiciones las autoridades responsables. Procede? No: Solicita las firmas de los responsables TERMINA PROCEDIMIENTO Si: Continua procedimiento F-5340-01
3.0 Recepcin de requisicin
4.0 Solicitud de cotizaciones 5.0 Elaboracin de Cuadro Comparativo 6.0 Contrato -Pedido
4.1 Recaba cotizaciones de proveedores
5.1 Elabora cuadro comparativo y adjudica el costo Departamento de ms bajo. Adquisiciones 6.1 Finca contrato-pedido y archiva requisiciones Departamento de junto con cuadro comparativo y cotizaciones. Adquisiciones Documentacin de requisicin
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Secuencia de Etapas 7.0 Archivo de documentacin
Actividad
Responsable
7.1 Archiva en el expediente del proveedor la Departamento de siguiente documentacin. Adquisiciones -Copia Contrato-Pedido (si es el caso) -Cuadro Comparativo (si es el caso) -Cotizaciones -Requisicin interna -Fianza cheque certificado (copia) Expediente de proveedor TERMINA PROCEDIMIENTO
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5.0
Diagrama de Flujo
Inicio 1 Instruccin para atender la requisicin interna 2 Recepcin y transmisin de instruccin Recepcin de requisicin
F-5340-01
Procede Si
No Trmino 4
Solicitud de cotizaciones 5 Elaboracin de Cuadro Comparativo 6

Contrato -Pedido
Documentacin de requisicin
7 Archivo de documentacin
Expediente de proveedor
Trmino
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6.0
Ley de los Institutos Nacionales de Salud Reglamento Interior de la Secretara de Salud Gua Tcnica para la Elaboracin de Manual de Procedimientos de la Secretara de Salud. Estatuto Orgnico del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes Manual de Organizacin Especfico del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes 7.0 Registros Registros Requisicin Interna Expediente de Proveedor 8.0 8.1 8.2 9.0 Glosario Tiempo de conservacin 3 Aos 3 Aos Responsable de conservarlo Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones
Cdigo de registro o identificacin nica F-5340-01 No Aplica
Requisicin: Solicitud de compra de los insumos que fueron contemplados por los usuarios en el Programa Anual de Adquisiciones. Proveedor: Persona que celebra Contrato-Pedido de adquisiciones, arrendamiento o servicios. Cambios de esta versin Fecha de la actualizacin 29-08-08 Descripcin del cambio Modificacin de Estructura Orgnica
Nmero de Revisin 4 10.0 Anexos 10.1 Requisicin interna
(F-5340-01)
CONTROL DE EMISIN
Elabor : Nombre Firma Fecha 01-07-08 Arq. Vctor Hugo Valdivieso Delgado
Revis : C.P. Armando Alvarado Jimnez
Autoriz: Lic. Patricia Chilpa Coln
22-08-08
29-08-08
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Departamento de Adquisiciones
4.- Procedimiento para realizar la Licitacin Pblica
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4.- PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA LICITACIN PBLICA
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1.0 1.1
Propsito Llevar a cabo a travs de Licitaciones Publicas mediante convocatoria publica para que libremente se presenten proposiciones solventes en sobre cerrado, que ser abierto pblicamente, afn de asegurar las mejores condiciones en cuanto precio, calidad y oportunidad. Alcance A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Direccin de Administracin y Finanzas. A nivel externo el procedimiento es aplicable a los proveedores del sector pblico. Polticas de operacin, normas y lineamientos
2.0 2.1 2.2 3.0
3.1 Ser responsabilidad de la Direccin de Administracin y Finanzas a travs de la Subdireccin de Recursos Materiales y Conservacin verificar que el Departamento de Adquisiciones cumpla con las siguientes polticas de operacin, normas y lineamientos: Resguardar en forma ordenada y sistemtica la documentacin soporte de los actos y contratos en materia de la Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico por un lapso de tres aos, a partir de su fecha de recepcin. Practicar externamente, cuando as se requiera, comprobaciones de calidad materiales. de los
Notificar al proveedor mediante el dictamen tcnico que se elabora y se da lectura en el acto de fallo. Dar aviso a la Subdireccin de Recursos Materiales y Conservacin de las licitaciones que se consideren anticipadas, indicando el monto aproximando de cada una. Enviar las bases de licitacin a la Subdireccin de Desarrollo Organizacional para que se integren en la pgina Web del INPerIER cinco das hbiles antes de la revisin de bases con el propsito de que se d transparencia a este proceso y se conozcan opiniones de la cmara, asociaciones o proveedores. Elaborar un estudio de mercado cuanto se trate de Licitacin Internacional. Integrar la documentacin generada en los concursos de Licitacin Pblica en una carpeta por cada licitacin, misma que deber contener la siguiente informacin:
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a) Identificacin: nombre de la licitacin, ao y No. consecutivo de carpeta. Documentacin: publicacin, demanda, bases, recibos de pago de cada uno de los proveedores, acta de aclaracin de bases, acta de presentacin y apertura de proposiciones, dictamen tcnico, dictamen econmico, resea cronolgica, acta de fallo, contrato-pedido. b) Cuadro comparativo: fallo, ofertas rechazadas (tcnicas abiertas o econmicas selladas en caso de haberse presentado en forma individual), contrato-pedidos por clave de almacn (pedido, fianzas por cumplimiento, copia de factura con No. de entrada, modificacin a pedido, solicitud de cheque por anticipo, fianza por anticipo: fotocopia y oficios varios) y copia de asignaciones ganadoras. Elaborar oficio de invitacin a las Cmaras y Asociaciones. Instalar el equipo para recibir las propuestas tcnicas y econmicas conforme lo indicado en el Diario Oficial. Dar cumplimiento al oficio No. 673 de la Secretara de Salud referente a la Comisin Intersecretarial para la Transparencia y Combate a la Corrupcin.
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4.0
1.0 Instruccin para realizar Licitacin Pblica 2.0 Recepcin de instruccin
1.1 Instruye a la Subdireccin de Recursos Direccin Materiales y Conservacin para preparar la Administracin Licitacin Pblica. Finanzas
2.1 Recibe instruccin y solicita al Departamento de Subdireccin de Adquisiciones inicie los preparativos para la Recursos Materiales y Licitacin Pblica. Conservacin 3.1 Recibe el rea usuaria el P. A. A. se hace la planeacin y programacin, se convoca al subcomit para revisin de demanda, se convoca a Departamento el Subcomit de Revisin de Bases para determinar Adquisiciones si la licitacin es Nacional o Internacional. Programa Anual de Adquisiciones 4.1 Convoca al Subcomit de Revisin de Bases Departamento para revisar y aprobar bases de la licitacin Adquisiciones licitacin. 5.1 Revisa bases y da visto bueno para su autorizacin.
3.0 Determinacin del tipo de licitacin.
de
4.0 Convoca al Subcomit de Revisin de Bases
de
Procede? Subcomit de Revisin 5.0 Revisin de No: Regresa a la actividad No. 3. de Bases Bases de la licitacin S: Turna al Departamento de Adquisiciones para elaborar la convocatoria de la Licitacin Pblica. Bases de la licitacin 6.1 Elabora convocatoria, determina el costo de las bases y enva a la Subdireccin de Recursos Departamento Materiales y Conservacin para su aprobacin. Adquisiciones Convocatoria
6.0 Elaboracin de convocatoria
de
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Secuencia de Etapas
Actividad 7.1 Recibe la convocatoria y bases de la Licitacin Pblica y en conjunto con la Direccin de Administracin y Finanzas se valoran.
Responsable
Subdireccin de No: Regresa a la actividad No. 5. 7.0 Aprobacin de Recursos Materiales y convocatoria y bases S: Turna al Departamento de Adquisiciones para Conservacin que se integren a la pgina Web del INPerIER y se publique en el Diario Oficial y en el Sistema Compranet. Convocatoria y bases 8.1 Elabora y enva oficio a Cmaras, Asociaciones y Servidores Pblicos correspondientes, sealando fechas en que se celebrarn: La venta de bases. La aclaracin de bases. Acto de presentacin y apertura de proposiciones (Tcnica-Econmica). El fallo del concurso. Oficio de fechas 9.1 Realiza junta de aclaraciones con la participacin de los licitantes y las personas autorizadas por el INPerIER para presidir los eventos de la Licitacin Pblica y se elabora acta de la misma. 10.1 Registra a los participantes (incluyendo a los que participan por de Compranet) en el acto de presentacin y apertura de proposiciones, solicita copia del recibo de pago de bases recibo del banco y el sobre que contiene las proposiciones tcnicas y econmicas. 11.1 Solicita a los licitantes la entrega de los documentos legales y administrativos exigidos en las bases, as como la presentacin de la identificacin correspondiente.
Procede?
8.0 Envi del oficio de fechas
de
9.0 Realizacin de junta de aclaraciones
de
10.0 Registro de participantes
de
11.0 Solicitud de los documentos
de
INPerIER
Hoja: 6 de 13
Secuencia de Etapas
Actividad
Responsable
12.0 Revisin de documentacin
12.1 Procede a la revisin cuantitativa de los requisititos exigidos en las bases. Procede? Departamento No: se descalifica el licitante Adquisiciones TERMINA PROCEDIMIENTO Si : continua en el procedimiento 12.1 Realiza el sorteo con los licitantes participantes no descalificados para que rubricar Departamento cada uno de los documentos exigidos en las bases Adquisiciones y las proposiciones tcnicas y econmicas, as como el conteo de las propuestas 14.1 Elabora Acta de Presentacin y Apertura de proposiciones, recaba firma de los participantes y Departamento entrega copia a cada uno. Adquisiciones Acta de Presentacin y Apertura de proposiciones 15.1 Realiza conjuntamente con el rea usuaria el anlisis detallado de las propuestas tcnicas recibidas, verifican si cumplen con los requisitos establecidos en la demanda (bases) y prepara Departamento dictamen tcnico de ofertas aprobadas y Adquisiciones rechazadas. Dictamen tcnico
de
13.0 Realizacin del sorteo y conteo
de
14.0 Elaboracin del Acta de apertura tcnica y econmica
de
15.0 Elaboracin del Dictamen tcnico
de
16.1 Elabora Dictamen Econmico, en donde nicamente se evaluaran las propuestas econmicas cuyas propuestas tcnicas no hayan sido rechazadas, se elabora el dictamen en donde 16.0 Elaboracin del se hace constar el resultado de las propuestas Departamento de Dictamen Econmico econmicas aceptadas para su anlisis de costos, Adquisiciones as como las que hubieren sido desechadas y las causas que lo motivaron. Dictamen Econmico
INPerIER
Hoja: 7 de 13
Secuencia de Etapas
Actividad
Responsable
17.1 Emite Dictamen Econmico y genera un comparativo de costos que haya reunido las condiciones legales, tcnicas y econmicas 17.0 Emisin de la Departamento de requeridas; si existieran dos o ms proposiciones Resea Cronolgica Adquisiciones solventes se adjudicar al que haya presentado la propuesta ms baja. Dictamen Econmico 18.1 Da a conocer el fallo de la licitacin en acto pblico y en Compranet, levantndose un acta administrativa firmada por los Funcionarios Pblicos y participantes. Acta de fallo 19.1 Entrega copia de la resea cronolgica y del acta de fallo a cada uno de los licitantes participantes, la asignacin por partida ganadora y se les indica fecha de formalizacin de contratopedido. Copia del Acta de fallo
18.0 Publicacin del fallo de la licitacin
19.0 Envo del Acta de fallo
20.0 Integracin de los documentos
20.1 Integra un expediente con todos los documentos recabados durante el proceso de Licitacin: convocatoria, recibos de pago de las bases, Bases de licitacin, Acta de aclaracin de bases, Acta de Presentacin y Apertura de proposiciones, Dictamen Tcnico, Dictamen Econmico, Resea Cronolgica, Acta de fallo, Departamento de listas de asistencias, ofertas tcnicas, ofertas Adquisiciones econmicas, Contratos-Pedido, Garanta de cumplimiento de ser el caso. Expediente
TERMINA PROCEDIMIENTO
INPerIER
Hoja: 8 de 13
5.0
Diagrama de flujo
Direccin de Administracin y Finanzas Subdireccin de Recursos Materiales y Conservacin
Subcomit de Revisin de Bases
Inicio 1 Instruccin para realizar Licitacin Pblica Recepcin de instruccin 2 3 Determinacin del tipo de licitacin
P. A. A.
4 Convoca al Subcomit de Revisin de Bases Revisin de bases de la licitacin Bases 5
Procede 6 Elaboracin de convocatoria

Convocatoria
No
Si
7 Aprobacin de convocatoria y bases

Convovatoria
Bases A
INPerIER
Hoja: 9 de 13
Procede Si
No
8 Envi del oficio de fechas Oficio 9 Realizacin de junta de aclaraciones 10 Registro de participantes 11 Solicitud de los documentos 12 Realizacin del sorteo
Procede Si B
No Trmino
INPerIER
Hoja: 10 de 13
B 13 Realizacin del sorteo y conteo
14 Elaboracin del Acta de apertura tcnica y econmica Acta 15 Elaboracin del dictamen tcnico
Dictamen tcnico
16 Elaboracin del dictamen econmico

Dictamen econmico
17 Emisin de la Resea cronolgica

Dictamen econmico
INPerIER
Hoja: 11 de 13
18 Publicacin del fallo de la licitacin

Acta de fallo
19 Envo del acta de fallo

Copia del Acta de fallo
20 Integracin de los documentos

Expediente
Trmino
INPerIER
Hoja: 12 de 13
6.0
Ley de los Institutos Nacionales de Salud Reglamento Interior de la Secretara de Salud Gua Tcnica para la Elaboracin de Manual de Procedimientos de la Secretara de Salud. Estatuto Orgnico del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes Manual de Organizacin Especfico del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes 7.0 Registros Registros Programa Anual de Adquisiciones Bases de la licitacin Convocatoria Oficio de fechas Acta de Apertura Tcnica y Econmica Dictamen Tcnico Dictamen Econmico Acta de Fallo Expediente Tiempo de conservacin 3 aos 3 aos 3 aos 3 aos 3 aos 3 aos 3 aos 3 aos 3 aos Responsable de conservarlo Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones
Cdigo de registro o identificacin nica No. de Folio No Aplica No Aplica No. Oficio No Aplica No Aplica No Aplica No. de Folio No Aplica
INPerIER
Hoja: 13 de 13
8.0 8.1 8.2 8.3
Glosario rea Solicitante: La que de acuerdo a sus necesidades solicite o requiera la adquisicin de bienes. Convocante: La Administracin que invita al procedimiento de una licitacin. Contrato: Documento de carcter civil, elaborado con los requisitos mnimos que exige tanto la Ley como el Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico. Licitacin: Accin y efecto de licitar. Licitar: Ofrecer precio por una cosa. Licitante: La persona que participa en el procedimiento de una licitacin. Proveedor: Persona que celebra Contrato-Pedido de adquisiciones, arrendamiento o servicios Cambios de esta versin Fecha de la actualizacin 29-08-08 Descripcin del cambio Modificacin de Estructura Orgnica
8.4 8.5 8.6 8.7 9.0
Nmero de Revisin 4
10.0 Anexos No Aplica.
5.- Procedimiento para la Invitacin a Cuando Menos Tres Personas
INPerIER
Hoja: 1 de 9
5.- PROCEDIMIENTO PARA LA INVITACIN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS
INPerIER
Hoja: 2 de 9
1.0 Propsito 1.1 Adquirir los bienes a travs de un procedimiento alterno para el abastecimiento de los recursos materiales a las reas usuarias. 2.0 Alcance 2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Direccin de Administracin y Finanzas del INPerIER. Polticas de operacin, normas y lineamientos
3.0
3.1 Ser responsabilidad de la Direccin de Administracin y Finanzas a travs de la Subdireccin Recursos Materiales y Conservacin verificar que el Departamento Adquisiciones cumpla con las siguientes polticas de operacin, normas y lineamientos: Revisar la demanda conjuntamente con las reas usuarias que intervengan. Realizar el procedimiento de invitacin a cuando menos tres personas, con base al monto establecido el cual se aplicar conforme lo indique el Presupuesto de Egresos de la Federacin. Adjudicar directamente conforme al Art.42 penltimo prrafo de la LAASSP, despus de haberse llevado acabo dos procedimientos de Invitacin y se haya declarado desiertas. Archivar en una carpeta para integrar el expediente por evento, la documentacin que se genere del procedimiento de invitacin a cuando menos tres personas. Observar que para la convocatoria a por lo menos tres personas ser necesario requerir de lo siguiente: 3 oficios de invitacin. Bases. Demanda. Acta de presentacin y apertura de proposiciones. Dictamen tcnico y econmico. Notificacin de fallo (a los licitantes participantes). Cuadro comparativo (5410-07). Pedido (5410-05). Garanta por cumplimiento. (Fianza) Notificacin de pedido (opcional). Remisin, Factura, entrada de almacn. Abrir los sobres de las proposiciones ante la presencia del rgano de Interno de Control. Firmar requisitos solicitados en las bases y las propuestas en presencia del rgano Interno de Control.
INPerIER
Hoja: 3 de 9
4.0
Descripcin del procedimiento Secuencia de Etapas Actividad Responsable
1.0 Instruccin
1.1 Instruye a la Subdireccin de Recursos Direccin de Materiales y Conservacin para la invitacin a Administracin y cuando menos tres personas, para la adquisicin de Finanzas materiales para las reas del INPerIER 2.1 Recibe instruccin y solicita al Departamento de Subdireccin de Adquisiciones iniciar trmites para la Invitacin a Recursos Materiales y Cuando Menos Tres Personas. Conservacin
3.0 Inicio de actividades
3.1 Elabora bases, demanda y oficios de invitacin Departamento de para los licitantes participantes. Adquisiciones
4.0 Determinacin de 4.1 Establece fecha lmite para entrega de Departamento de Acto de Apertura propuestas tcnicas y econmicas e invita a un Adquisiciones representante del rgano Interno de Control para el acto de apertura. 5.0 Proceso de Apertura de proposiciones tcnicas 5.1 Recibe propuestas tcnicas y econmicas y Departamento de procede a la apertura de proposiciones tcnicas, Adquisiciones verifica que cumpla con la documentacin solicitada en las bases. Procede? No: TERMINA PROCEDIMIENTO 6.0 Solicitud de evaluacin al rea usuaria Si: Continua procedimiento 6.1 Solicita al rea usuaria, la evaluacin y Departamento de verificacin de las propuestas tcnicas las cuales Adquisiciones debern corresponder a lo solicitado en las bases.
INPerIER
Hoja: 4 de 9
Secuencia de Etapas 7.0 Evaluacin y verificacin
Actividad
Responsable
7.1 Determina si las propuestas es lo rea usuaria correspondiente a lo solicitado en las bases. Procede? No: Enva al Departamento de Adquisiciones las propuestas tcnicas justificando el rechazo y firma. TERMINA PROCEDIMIENTO Si: Continua procedimiento 8.1 Enva propuestas tcnicas debidamente rea usuaria analizadas, aceptando las que se ajustan a las necesidades del servicio y firma. Propuestas Tcnicas
8.0 Envo de informacin
9.0 Elaboracin de Dictamen y Anlisis econmico
9.1 Recibe Propuestas Tcnicas aceptadas. 9.2 Elabora dictamen indicando las claves que se rechazan y se aceptarn, se recaban firmas de los usuarios que intervienen en el proceso de validacin. 9.3cProcede el anlisis econmico de las propuestas. Procede? No: Firma documentos y en caso de no contar con 3 proveedores como mnimo se declara desierta y elabora el acta de invitacin desierta indicando los motivos. TERMINA PROCEDIMIENTO Si: Continua procedimiento
INPerIER
Hoja: 5 de 9
Secuencia de Etapas 10.0 Emisin de cuadro comparativo
Actividad 10.1 Firma Propuestas 10.2 Emite el cotizador el cuadro comparativo de precios y determina ganador por clave. 10.3 Enva al rgano Interno de Control, copia del acta de fallo y el original lo archiva en el expediente del proveedor. 10.4 Elabora resea cronolgica, recaba firmas de la jefatura de adquisiciones y la Subdireccin de Recursos Materiales y Conservacin y archiva.
Responsable Departamento de Adquisiciones
Cuadro comparativo de precios Acta de fallo Expediente de proveedor Resea cronolgica TERMINA PROCEDIMIENTO
INPerIER
Hoja: 6 de 9
5.0
Diagrama de Flujo
rea usuaria
Inicio 1 Instruccin Recepcin y transmisin de instruccin 3 Inicio de actividades
4 Determinacin de Acto de Apertura
5 Proceso de Apertura de proposiciones tcnicas
Procede Si
No
Trmino
6 Solicitud de evaluacin al rea usuaria
INPerIER
Hoja: 7 de 9
rea usuaria
A 7 Evaluacin y verificacin
No Procede Si Trmino 8 Envo de informacin

Propuestas Tcnicas
9
Elaboracin de Dictamen y Anlisis econmico
10 Emisin de cuadro comparativo

Cuadro comparativo de precios
Acta de fallo Expediente de proveedor Resea cronolgica
Trmino
INPerIER
Hoja: 8 de 9
6.0
Ley de los Institutos Nacionales de Salud Reglamento Interior de la Secretara de Salud Gua Tcnica para la Elaboracin de Manual de Procedimientos de la Secretara de Salud. Estatuto Orgnico del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes Manual de Organizacin Especfico del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes 7.0 Registros Registros Propuestas tcnicas Expediente de Proveedor Cuadro comparativo de precios Tiempo de conservacin 3 Aos 3 Aos Responsable de conservarlo Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones
Cdigo de registro o identificacin nica No Aplica No Aplica
3 Aos
No Aplica
Acta de Fallo
3 Aos
No Aplica
Resea cronolgica
3 Aos
No Aplica
8.0 8.1 8.2
Glosario Propuestas Tcnicas: Documento en el que describe un licitante la propuesta tcnica a ofertar. Acta de Fallo: Documento en donde se le da a conocer a los licitantes los motivos por los que resultaron adjudicados o rechazados.
Nombre Firma Fecha
01-07-08
22-08-08
29-08-08
INPerIER
Hoja: 9 de 9
9.0
6.- Procedimiento para la Elaboracin y Venta de Bases
INPerIER
Hoja: 1 de 9
6.- PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN Y VENTA DE BASES
INPerIER
Hoja: 2 de 9
1.0 1.1
Propsito Establecer los criterios para elaboracin y venta de bases de las licitaciones pblicas realizadas en el Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes. Alcance A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Direccin de Administracin y Finanzas del INPerIER. A nivel externo el procedimiento es aplicable a los Licitantes Participantes. Polticas de operacin, normas y lineamientos
2.0 2.1 2.2 3.0
3.1 Ser responsabilidad de la Direccin de Administracin y Finanzas a travs de la Subdireccin Recursos Materiales y Conservacin verificar que el Departamento Adquisiciones cumpla con las siguientes polticas de operacin, normas y lineamientos: Elaborar las bases en papel membretado debiendo contener la informacin sealada en el artculo 31 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico, emitida en el Diario Oficial de la Federacin el 4 de enero del 2000 y sus modificaciones. Determinar el costo de las Bases de licitacin, mismo que ser fijado considerando una cantidad equivalente a la dcima parte del costo estimado por publicacin de la convocatoria en el Diario Oficial de la Federacin. Cuando en una convocatoria se incluya dos o ms licitaciones el costo estimado por publicacin ser dividido entre el nmero de las licitaciones que incluye la convocatoria, los interesados podrn revisar las bases previamente al pago, su costo ser el mismo por compranet, el cual ser requisito indispensable para participar en la licitacin Modificar las bases o la convocatoria de licitacin a partir de la fecha en que sea publicada la convocatoria y hasta inclusive el sexto da natural previo a la presentacin y apertura de proposiciones publicando un aviso a fin de que los interesados acudan al INPerIER para conocer las modificaciones o bien en el acta de aclaracin de bases. Esta modificacin no ser necesaria, cuando los cambios deriven de juntas de aclaraciones, siempre y cuando a ms tardar en el plazo sealado anteriormente se entregue copia del acta respectiva a cada uno de los participantes que hayan adquirido las bases de la licitacin correspondiente.
INPerIER
Hoja: 3 de 9
4.0
1.0 Instruccin para elaborar bases
1.1 Instruye a la Subdireccin de Recursos Direccin Materiales y Conservacin para preparar las bases Administracin de Licitacin Pblica. Finanzas
2.0 Recepcin de instruccin
2.1 Recibe instruccin y solicita al Departamento de Subdireccin de Adquisiciones inicie los preparativos para la Recursos Materiales y elaboracin de bases Licitacin Pblica. Conservacin 3.1 Recibe el P. A. A., hace la planeacin y programacin, revisa bases vigilando que se incluya el contenido mnimo especificado en el artculo 31 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico y el 30 de su Departamento reglamento y Difunde las pre-bases en la pgina de Adquisiciones Intranet del Instituto por 5 das hbiles. 3.2 Turna al Subcomit de Revisin de Bases. Propuesta 4.1 Convoca al Subcomit de Revisin de Bases para revisin del contenido y realiza las Departamento adecuaciones pertinentes. Adquisiciones 5.1 Revisa bases y da visto bueno para su autorizacin. Procede? No: Regresa a la actividad No. 3
3.0 Proceso de revisin
de
4.0 Convoca al Subcomit de Revisin de Bases
de
Subcomit de Revisin 5.0 Revisin de S: Turna al Departamento de Adquisiciones para de Bases Bases de la licitacin elaborar la convocatoria de la Licitacin Pblica. Bases de licitacin
INPerIER
Hoja: 4 de 9
Secuencia de Etapas
Actividad
Responsable
6.0 Elaboracin de convocatoria
6.1 Elabora convocatoria, determina el costo de las bases y enva a la Subdireccin de Recursos Departamento Materiales y Conservacin para su aprobacin. Adquisiciones Convocatoria 7.1 Recibe la convocatoria y bases de la Licitacin Pblica y en conjunto con la Direccin de Administracin y Finanzas se valoran. Procede?
de
Subdireccin de No: Regresa a la actividad No. 6. 7.0 Aprobacin de Recursos Materiales y convocatoria y bases S: Turna al Departamento de Adquisiciones para Conservacin que se integren a la pgina Web del INPerIER y se publique en el Diario Oficial y en el Sistema Compranet. Convocatoria Bases de Licitacin 8.1 Recibe autorizada las bases y forma juegos en Departamento fotocopia para su venta a partir de la fecha indicada Adquisiciones en la convocatoria. 9.1 Recibe a los Licitantes en la fecha sealada Departamento para la adquisicin de bases y solicita realice el Adquisiciones pago de las mismas mediante efectivo, cheque certificado o de caja, a nombre del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes, mismo que se deposita en la caja principal y es canjeado por original y copia de recibo de pago o mediante el sistema electrnico compranet. 9.2 Solicita al Licitante el canje del recibo de pago por las bases o la adquisicin mediante el sistema electrnico compranet.
8.0 Recepcin de Autorizacin
de
9.0 Asistencia de Licitantes
de
INPerIER
Hoja: 5 de 9
Secuencia de Etapas
Actividad
Responsable
10.0 Anotacin de datos
10.1 Entrega copia de las bases y anota en el original y copia del recibo de pago el nmero de proveedor (tomado del catlogo de proveedores), Departamento mismo que deber aparecer en todos los Adquisiciones documentos y propuestas presentadas por el Licitante Bases de Licitacin
de
11.0 Archivo en expediente
11.1 Entrega original del recibo de pago al licitante y turna copia al expediente respectivo, en el caso de que sean requeridos por el sistema electrnico se proporcionar hasta la presentacin de las Departamento propuestas. Adquisiciones Expediente TERMINA PROCEDIMIENTO
de
INPerIER
Hoja: 6 de 9
5.0
Diagrama de Flujo
Subdireccin de Direccin de Recursos Materiales y Administracin y Fianzas Conservacin
Inicio 1 Instruccin para elaborar bases Recepcin de instruccin 2
3 Proceso de revisin
Propuesta
4 Convoca al Subcomit de Revisin de Bases 5 Revisin de Bases de la licitacin

Bases de Licitacin
Procede
No
6 Elaboracin de convocatoria
Convocatoria
Si
7 Aprobacin de convocatoria y bases

Convocatoria
Bases de Licitacin
INPerIER
Hoja: 7 de 9
No Procede Si
8 Recepcin de Autorizacin 9 Asistencia de Licitantes

Oficio Informe de actividades
10 Anotacin de datos
Bases de Licitacin
11 Archivo en expediente
Expediente
Trmino
INPerIER
Hoja: 8 de 9
6.0
Ley de los Institutos Nacionales de Salud Reglamento Interior de la Secretara de Salud Gua Tcnica para la Elaboracin de Manual de Procedimientos de la Secretara de Salud. Estatuto Orgnico del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes Manual de Organizacin Especfico del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes 7.0 Registros Registros Bases de Licitacin Convocatoria Expediente Tiempo de conservacin 3 Aos 3 Aos 3 Aos Responsable de conservarlo Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones
Cdigo de registro o identificacin nica No Aplica No Aplica No Aplica
8.0 8.1 8.2
Glosario Bases: Bases de la Licitacin Pblica. Compranet: Es el Sistema Electrnico de Contrataciones Gubernamentales de la Secretara de la Funcin Pblica que hace posible consultar en un solo sitio de internet toda la informacin enviada en forma electrnica por las ms de 4 mil unidades compradoras de la Administracin Pblica Federal y de los gobiernos estatales y municipales. Licitacin Nacional e Internacional: Es un proceso de compra que se realiza de manera pblica para que participen libremente los proveedores. Licitante: La persona que participa en el procedimiento de una licitacin.
8.3 8.4
INPerIER
Hoja: 9 de 9
9.0
7.- Procedimiento para la Asignacin de Contrato/ Pedido
INPerIER
Hoja: 1 de 11
7.- PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIN DE CONTRATO/ PEDIDO
INPerIER
Hoja: 2 de 11
1.0 1.1 2.0 2.1 2.2 3.0
Propsito Contar con un documento que permita conocer tanto al proveedor como al Almacn las caractersticas, tiempos de entrega y precio del bien adjudicado. Alcance A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Direccin de Administracin y Finanzas del INPerIER. A nivel externo el procedimiento es aplicable a los Proveedores. Polticas de operacin, normas y lineamientos
3.1 Ser responsabilidad de la Direccin de Administracin y Finanzas a travs de la Subdireccin Recursos Materiales y Conservacin verificar que el Departamento Adquisiciones cumpla con las siguientes polticas de operacin, normas y lineamientos:
Realizar la conversin al tipo de cambio que marque el Banco de Mxico que ser publicado en el Diario Oficial de la Federacin, cuando las cotizaciones se presenten en dlares, anexando copia del mismo al contrato / pedido. Solicitar al proveedor la garanta de cumplimiento por el 20% del monto del contrato/pedido antes de (IVA), al adjudicar el contrato /pedido por Licitacin Pblica, Invitacin a cuando menos tres proveedores o Adjudicacin Directa. Solicitar las garantas de cumplimiento ya sea en cheque certificado o fianza, a nombre del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes. Soportar todos los contratos / pedidos, con la siguiente documentacin: En caso de adjudicacin directa: Formato de Requisicin Interna F-5340-01, u oficio del rea solicitante. (Siempre y cuando el bien solicitado no est contemplado en el PA A). Formato Cuadro comparativo F-5340-07, (Cuando proceda), solicitando lo siguiente: PARA EL CASO DE Proveedores Distribuidores Exclusivos de Marcas Importadas: -Cotizacin en moneda nacional, con vigencia mnima de 45 das naturales. -Carta de distribucin exclusiva de marca, notarizada con apostillado y vigente.
INPerIER
Hoja: 3 de 11
-Carta bajo protesta, de no encontrarse en ninguno de los supuestos del Artculo 50 y penltimo prrafo del 60 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Salud. -Carta bajo protesta que indique que la carta de exclusividad y el apostillado, son copia fiel de los originales. Proveedores Distribuidores Exclusivos de Marcas Nacionales: Cotizacin en moneda nacional, con vigencia mnima de 45 das naturales. Carta de exclusividad firmada por el representante legal, con Vo.Bo. del Jefe superior inmediato que cuente con facultades para otorgar la exclusividad y notarizada. Carta bajo protesta, de no encontrarse en ninguno de los supuestos del Artculo 50 y penltimo prrafo del 60 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Salud.
Notificar al proveedor, si los bienes adquiridos no satisfacen las caractersticas pactadas, para que dentro de un plazo de cinco das hbiles de acuerdo al bien de que se trate, realice los cambios necesarios. Aplicar las sanciones sealadas al reverso del Contrato/Pedido, Formato 5340-05 Pedido, cuando el proveedor no satisfaga el punto anterior o incurra en incumplimiento en las fechas de entrega. Enviar el encargado del rea de sanciones, aviso por escrito al proveedor cuando este no entregue el (los) bien (es) al da siguiente de la fecha pactada, indicndole que deber justificar el retraso y si est en posibilidad de entregar el (los) bien (es). Solicitar cotizacin para la adjudicacin conforme a los montos mximos de adjudicacin directa que se sealen en el Decreto del Presupuesto de Egresos en cada ejercicio presupuestal.
INPerIER
Hoja: 4 de 11
4.0
1.0 Instruccin
1.1 Instruye a la Subdireccin de Recursos Direccin Materiales y Conservacin para la asignacin de Administracin Contrato/Pedido Finanzas
2.1 Recibe instruccin y solicita al Departamento de Subdireccin de Adquisiciones inicie los trmites para la asignacin Recursos Materiales y de Contrato/Pedido, de acuerdo al P.A.A. Conservacin 3.1 Recibe instruccin y solicita la revisin de demanda al Subcomit de Adquisiciones para determinar el procedimiento de adjudicacin.
3.0 Solicitud de revisin de demanda
3.2 Enva al cotizador encargado de esa licitacin Departamento la demanda, o solicitud de necesidades de las Adquisiciones reas del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes para su seguimiento de contrato / pedido. 4.1 Solicita al cotizador el costo aproximado de los bienes por adquirir y remite al Jefe del Departamento de Adquisiciones.
de
4.0 Solicitud de costo
Departamento 4.2 Somete a consideracin de presupuesto la Adquisiciones adquisicin 5.1 Captura en sistema de cmputo determinando el nmero de contrato-pedido y evento por el cual se procede a su adjudicacin.
de
5.0 Captura y solicitud
5.2 Elabora y enva oficio informando al Jefe de Departamento Departamento de Programacin y Presupuestacin Adquisiciones y solicita la autorizacin del contrato-pedido. Oficio de solicitud
de
INPerIER
Hoja: 5 de 11
Secuencia de Etapas
Actividad
Responsable
6.0 Recepcin de solicitud
6.1 Recibe y turna oficio informando al Jefe del Departamento de Adquisiciones, el monto Departamento autorizado para la adquisicin del bien. Programacin Presupuestacin Oficio respuesta 7.1 Recibe autorizacin y se imprime el contratopedido (F-5340-05) en sistema de cmputo. 7.2 Anexa al pedido (cuando proceda) "Cuadro Comparativo" formato (5340-07) con su soporte anexo, asignacin correspondiente y recaba firma del Jefe del Departamento de Adquisiciones, de la Subdireccin de Recursos Materiales y Conservacin y Vo. Bo. de las reas involucradas, en original y cuatro copias y distribuye: original proveedor, 1 Copia.-Departamento de Departamento Adquisiciones. 2a Copia.-Departamento de Adquisiciones Almacn, Farmacia e Inventarios. 3 Copia Departamento de Programacin y Presupuestacin y 4 Copia.- consecutivo. F-5340-05 F5340-07( 4-copias) Anexos 8.1 Turna al cotizador correspondiente el contratopedido formato (F-5340-05) con la asignacin y/o cuadro comparativo para archivo y firma de recibido en la libreta de control.
de y
7.0 Impresin de Contrato
de
8.0 Envo del contrato/pedido
Departamento 8.2 Recibe el contrato-pedido formato (F-5340-05), autorizado y lo tramita con el proveedor para Adquisiciones solicitar la documentacin y garanta de cumplimiento. F-5340-05 Libreta de control
de
Nombre Firma Fecha
01-07-08
22-08-08
29-08-08
INPerIER
Hoja: 6 de 11
Secuencia de Etapas
Actividad
Responsable
9.1 Informa al proveedor las condiciones pactadas para el surtimiento del material indicado, en el tiempo establecido y solicita se presente a formalizar el contrato -pedido. 9.0 Solicitud de cumplimiento 9.2 Formaliza y entrega al proveedor fotocopia del Departamento contrato-pedido formato (5410-05) para trmite de Adquisiciones la garanta que entregar dentro de lo diez das siguientes de la firma del mismo. 9.3 Entrega el cotizador la copia del contratopedido al rea de seguimiento de pedidos para su archivo. 10 Registro de documentos 10.1 Recibe copia, el rea de Seguimiento de Departamento Pedidos y captura en sistema, registra fecha de Adquisiciones firma de contrato-pedido y anota en la libreta de control. 10.2 Recibe el rea de Sanciones del proveedor, el original de la garanta de cumplimiento. 10.3 Verifica los datos de la garanta y el monto del acuerdo al contrato-pedido para proporcionar el original al proveedor. Procede? No: Devuelve para correccin. TERMINA PROCEDIMIENTO Si: Firma de recibido del contrato-pedido. Turna la garanta a la secretaria para su registro. Continua procedimiento Libreta de control Copia garanta de cumplimiento de de
INPerIER
Hoja: 7 de 11
Secuencia de Etapas 11.0 Envo de documentos
Actividad
Responsable de
11.1 Elabora, el rea de sanciones oficio de envo Departamento de la garanta de cumplimiento y original de fianza Adquisiciones al Departamento de Asuntos Jurdicos, cheque certificado o de caja a la Subdireccin de Recursos Financieros y turna copia al archivo para el expediente. Oficios de envo C/ documentos
12.0 Archivo en expediente
12. Recibe el rea del archivo, la informacin y registra en libreta de control de contratos-pedidos y de garantas para la apertura de expediente y Departamento resguardo. Adquisiciones Expediente TERMINA PROCEDIMIENTO
de
INPerIER
Hoja: 8 de 11
5.0
Diagrama de Flujo
Departamento de Programacin y Presupuestacin
Inicio 1 Instruccin Recepcin de instruccin 2
3 Solicitud de revisin de demanda 4 Solicitud de costo
5 Captura y solicitud
Oficio solicitud
6 Recepcin de solicitud 7 Impresin de Contrato

F-5340-05 F-5340-07 C/4 copias Anexos Oficio Respuesta
INPerIER
Hoja: 9 de 11
A 8 Envo del contrato/ pedido

F-5340-04 Libreta de Control
9 Solicitud de cumplimiento 10 Registro de documentos

Libreta de control Copia Garanta de cumplimiento
No Procede Trmino Si 11
Envo de documentos
Oficios de envo C/ documentos
12 Obtencin de Firma de Autorizacin
Trmino
INPerIER
Hoja: 10 de 11
6.0
Ley de los Institutos Nacionales de Salud Reglamento Interior de la Secretara de Salud Gua Tcnica para la Elaboracin de Manual de Procedimientos de la Secretara de Salud. Estatuto Orgnico del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes Manual de Organizacin Especfico del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes 7.0 Registros Registros Acuse de oficio de envo Oficio de respuesta Contrato-Pedido Tiempo de conservacin 3 Aos 3 Aos 3 Aos 3 Aos 3 Aos 3 Aos 3 Aos Responsable de conservarlo Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones
Cdigo de registro o identificacin nica No. oficio No. oficio F-5340-05 F-5340-07 No Aplica No Aplica No Aplica
"Cuadro Comparativo" Copia garanta Copia Fianza Expediente
INPerIER
Hoja: 11 de 11
8.0 8.1
Glosario Contrato y/o Pedido: Acuerdo de dos o ms personas para producir o transferir obligaciones y derechos utilizndose este trmino para pedidos y contratos por obedecer distincin exclusivamente a situaciones de forma. Se reconoce como pedido aquel que se elabora en formatos establecidos y se considera como contrato, al documento en el cual se establecen las clusulas adicionales a las que se presenta un pedido, no existiendo un formato para su elaboracin. Proveedor: Persona fsica o moral que celebra un contrato de adquisiciones.
8.2
9.0
Nmero de Revisin 4 10.0 Anexos 10.1 Contrato-Pedido
(F-5340-05) (F-5340-07)
10.2 Cuadro Comparativo
8.- Procedimiento para la Modificacin de Contrato/ Pedido
INPerIER
Hoja: 1 de 10
8.- PROCEDIMIENTO PARA LA MODIFICACIN DE CONTRATO/PEDIDO
INPerIER
Hoja: 2 de 10
1.0 1.1
Propsito Efectuar los cambios necesarios en el contrato pedido con el fin de contar con una alternativa de solucin en caso de que el Instituto requiera modificar descripciones, unidad de medida, los tiempos de entrega, incrementar, disminuir cantidades solicitadas, prorrogas, cancelaciones, entre otras a peticin de las reas usuarias y /o proveedor conforme a los lineamientos de la Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico. Alcance A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Direccin de Administracin y Finanzas del INPerIER. A nivel externo el procedimiento es aplicable a los Proveedores. Polticas de operacin, normas y lineamientos
2.0 2.1 2.2 3.0
3.1 Ser responsabilidad de la Direccin de Administracin y Finanzas a travs de la Subdireccin Recursos Materiales y Conservacin verificar que el Departamento Adquisiciones cumpla con las siguientes polticas de operacin, normas y lineamientos: Efectuar las modificaciones al contrato / pedido cuando se presenten los siguientes casos: A) Cancelacin de un artculo. B) Modificacin a razn social. C) Modificacin a precio. D) Modificacin a cantidad. E) Reprogramacin de entregas. F) Modificacin a descripcin, unidad de medida de artculo. H) Incremento o decremento en las cantidades solicitadas en base la LAASSP. I) Rescisin del contrato / pedido. Respaldar la modificacin de contrato / pedido, con solicitud fundamentada por el rea usuaria, el proveedor y la jefatura de Adquisiciones. Notificar al proveedor por escrito en caso de que se presente incremento, decremento previa solicitud del rea usuaria. Modificar el contrato / pedido, solo si se cuenta con el soporte o justificacin para aplicarlo. Verificar que el proveedor firme todas y cada una de las copias de dicha modificacin. Dar el seguimiento a la modificacin del contrato / pedido. Recabar el Visto Bueno del usuario indicando si est de acuerdo con el proveedor, cuando ste solicite prrroga o cancelacin en la entrega de los bienes.
INPerIER
Hoja: 3 de 10
Recabar en la modificacin del contrato y/o pedido la firma del cotizador, jefatura del Departamento, Subdireccin de Recursos Materiales y Mantenimiento y en su caso, de la Direccin de Administracin y Finanzas. Recabar la autorizacin en el formato de modificacin de la Direccin de Administracin y Finanzas solo en el caso de que su monto sea mayor conforme a los lineamientos emitidos.
INPerIER
Hoja: 4 de 10
4.0
1.0 Instruccin
1.1 Instruye a la Subdireccin de Recursos Direccin Materiales y Conservacin para la Modificacin de Administracin Pedido. Finanzas
2.1 Recibe instruccin y solicita al Departamento de Subdireccin de Adquisiciones realice las modificaciones a los Recursos Materiales y pedidos en los casos necesarios a solicitud del Conservacin usuario o proveedor. 3.1 Recibe oficio del usuario o del proveedor indicando los cambios en los contratos. 3.2 Verifica el cotizador que cuente con el soporte necesario para elaborar borrador de modificacin. Procede?
3.0 Recepcin de instruccin y solicitud.
No: Solicita los anexos correspondientes. TERMINA PROCEDIMIENTO Si: Turna al rea de Seguimiento de Pedidos. Continua procedimiento
de
4.0 Captura de informacin
4.1 Recibe el rea de Seguimiento de Pedidos y captura el formato (F-5340-06) "Modificacin del contrato / pedido" en original y 4 copias, recaba Departamento firma del Jefe del Departamento de Adquisiciones. Adquisiciones F-5340-06
de
5.1 Recibe el Jefe del Departamento y turna al Departamento de Programacin y Presupuestacin solicitando el Vo. Bo. y el registro de la modificacin Departamento 5.0 Solicitud de Visto del contrato / pedido. Adquisiciones Bueno Oficio de Modificacin
de
INPerIER
Hoja: 5 de 10
Secuencia de Etapas
Actividad
Responsable
6.0 Recepcin de solicitud
6.1 Recibe y autoriza la modificacin del contrato / Departamento pedido y turna al rea de Seguimiento de Pedidos. Programacin Presupuestacin Autorizacin de Modificacin
de y
7.1 Recaba el rea de Seguimiento de Pedidos, autorizacin para la modificacin del contrato / pedido del Jefe del Departamento de Adquisiciones, del Subdirector de Recursos Materiales y Conservacin y del Director de Administracin y Finanzas en caso de ser un monto mayor. 7.0 Proceso de modificacin Departamento 7.2 Captura por sistema la modificacin del contrato Adquisiciones / pedido en la segunda pantalla despus de haber sido autorizada por el Departamento de Programacin y Presupuestacin y se registra en carpeta de seguimiento de pedido. Carpeta de seguimiento de pedido 8.1 Distribuye el cotizador, copia de la modificacin al Departamento de Almacn, Farmacia e Inventarios, as como al Departamento de Programacin y Presupuestacin, quedando el original en su poder. 8.0 Distribucin de documentos 8.2 Entrega al proveedor el original y los acuses as Departamento como la documentacin respaldo al archivo para Adquisiciones guardarse en el expediente. de de
F-5340-06 C/copias Expediente.
INPerIER
Hoja: 6 de 10
Secuencia de Etapas
Actividad
Responsable
9.1 Recibe el rea del archivo, la informacin para su resguardo en Expediente. 9.0 Archivo en expediente Expediente. TERMINA PROCEDIMIENTO Departamento Adquisiciones de
INPerIER
Hoja: 7 de 10
5.0
Diagrama de Flujo
Inicio 1 Instruccin Recepcin de instruccin Recepcin de instruccin y solicitud. No Procede Si Trmino 4 2
Captura de informacin
F-5340-06
5 Solicitud de Visto Bueno

Oficio de Modificacin
6 Recepcin de solicitud
Autorizacin de Modificacin
7 Proceso de Modificacin
C. de seguimiento de pedido
INPerIER
Hoja: 8 de 10
A 8 Distribucin de documentos
F-5340-06
Expediente
9 Archivo en expediente
Expediente
Trmino
INPerIER
Hoja: 9 de 10
6.0
Ley de los Institutos Nacionales de Salud Reglamento Interior de la Secretara de Salud Gua Tcnica para la Elaboracin de Manual de Procedimientos de la Secretara de Salud. Estatuto Orgnico del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes. Manual de Organizacin Especfico del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes. 7.0 Registros Registros Acuse de oficio de Modificacin Autorizacin de Modificacin Modificacin de Contrato-Pedido Carpeta de seguimiento de pedido Expediente 8.0 8.1 Glosario Tiempo de conservacin 3 Aos 3 Aos 3 Aos 3 Aos 3 Aos Responsable de conservarlo Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones
Cdigo de registro o identificacin nica No. oficio No. oficio F-5340-06 No Aplica No Aplica
Contrato y/o Pedido: Acuerdo de dos o ms personas para producir o transferir obligaciones y derechos utilizndose este trmino para pedidos y contratos por obedecer distincin exclusivamente a situaciones de forma. Se reconoce como pedido aquel que se elabora en formatos establecidos y se considera como contrato, al documento en el cual se establecen las clusulas adicionales a las que se presenta un pedido, no existiendo un formato para su elaboracin.
Nombre Firma Fecha
01-07-08
22-08-08
29-08-08
INPerIER
Hoja: 10 de 10
9.0
Nmero de Revisin 4 10.0 Anexos
10.1 Modificacin de Contrato-Pedido
(F-5340-06)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Departamento de Adquisiciones 9- Procedimiento para la recepcin, revisin y envo de resguardo de fianzas y cheques por concepto de garanta de cumplimiento
INPerIER
Hoja: 1 de 9
9.- PROCEDIMIENTO PARA RECEPCION, REVISIN Y ENVO DE RESGUARDO DE FIANZAS Y CHEQUES POR CONCEPTO DE GARANTA DE CUMPLIMIENTO
INPerIER
Hoja: 2 de 9
1.0 1.1
Propsito Recibir, verificar y enviar a resguardo las fianzas y los cheques que los proveedores proporcionan al Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes, por concepto de garanta de cumplimiento de los contratos / pedidos adjudicados por licitacin pblica, invitacin a cuando menos tres personas adjudicacin directa. Alcance A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Direccin de Administracin y Finanzas del INPerIER. A nivel externo el procedimiento es aplicable a los Proveedores. Polticas de operacin, normas y lineamientos
2.0 2.1 2.2 3.0
3.1 Ser responsabilidad de la Direccin de Administracin y Finanzas a travs de la Subdireccin Recursos Materiales y Conservacin verificar que el Departamento Adquisiciones cumpla con las siguientes polticas de operacin, normas y lineamientos: Solicitar fianza, cheque certificado de caja por el 20% del valor del contrato / pedido antes de IVA, como garanta para el cumplimiento del mismo en base al acuerdo tomado en la junta de rgano de Gobierno el 5 de octubre del 2000. Turnar las fianzas y los cheques de garanta al Departamento de Asuntos Jurdicos y a la Subdireccin de Recursos Financieros respectivamente, para su resguardo durante todo el tiempo que exista el compromiso ante el Instituto. Conservar copia de los cheques y de las fianzas de garanta para ser turnadas al archivo y se incluyan en el expediente del proveedor. Cancelar las fianzas y liberar los cheques de garanta en el momento en el que el proveedor lo solicite por escrito a la Jefatura del Departamento de Adquisiciones, entregando documentos que comprueben la total entrega en tiempo y forma del contrato / pedido con copia de: Contrato / pedido Factura Entrada de almacn Cheque o fianza.
INPerIER
Hoja: 3 de 9
4.0
1.0 Instruccin
1.1 Instruye a la Subdireccin de Recursos Direccin Materiales y Conservacin para la recepcin, Administracin revisin y envo de resguardo de fianzas y cheques Finanzas por concepto de garanta de cumplimiento.
2.1 Recibe instruccin y solicita al Departamento de Adquisiciones realice el procedimiento para la Subdireccin de recepcin, revisin y envo de resguardo de fianzas Recursos Materiales y y cheques por concepto de garanta de Conservacin cumplimiento. 3.1 Recibe instruccin y solicita al rea de sanciones, recibir por parte del proveedor fianza o Departamento cheque de garanta de cumplimiento del contrato / Adquisiciones pedido. 4.1 Verifica rea de sanciones, datos, montos, objeto, tiempo de vigencia requerida, que cumpla con el formato solicitado y en una copia de la misma anota No. de contrato-pedido, evento y rubrica. As como sello con fecha de recepcin, Departamento obtiene dos copias fotostticas y las turna con el Adquisiciones original a la Jefatura del Departamento de Adquisiciones. Documentos C/Copia de
4.0 Verificacin de datos
de
5.0 Registro en correspondencia
5.1 Recibe el Jefe del Departamento y registra en correspondencia las fianzas y los cheques recibidos en el da, anotando nmero de la fianza del cheque, nombre del proveedor, nmero de Departamento contrato / pedido e importe y turna al rea de Adquisiciones sanciones. Documentos
de
INPerIER
Hoja: 4 de 9
Secuencia de Etapas
Actividad
Responsable
6.0 Recepcin de documentos
6.1 Recibe el rea de sanciones la informacin y elabora oficio, para firma del Jefe de Departamento, relacionando las garantas de cumplimiento o pago anticipado (en caso de que existan); enva las fianzas al Departamento de Asuntos Jurdicos y los cheques a la Subdireccin de Recursos Financieros para su resguardo. Turna una copia de la garanta al archivo para ser anexada al expediente del Departamento Adquisiciones proveedor.
Nota: Cuando la garanta ampara varios contratos/ pedidos se turna la cantidad de copias que correspondan.
de
Oficio C/ Documentos Expediente 7.1 Recibe el rea de sanciones la solicitud del proveedor para la liberacin de fianza. 7.2 Verifica la documentacin que proporciona y por medio de un oficio dirigido al Jefe Departamento de Adquisiciones, emite comprobacin de cumplimiento en tiempo y forma del contrato/pedido para la liberacin de su garanta.
7.0 Comprobacin de Procede? cumplimiento No: Solicita los anexos correspondientes. TERMINA PROCEDIMIENTO Si: Continua procedimiento. Oficio de Comprobacin
de
8.0 Recepcin de comprobacin
8.1 Recibe Jefe de Departamento comprobacin y solicita oficio de envo al rea de sanciones para el Departamento de Asuntos Jurdicos o Subdireccin de Recursos Materiales y Conservacin para la Departamento notificacin y tramite. Adquisiciones
de
INPerIER
Hoja: 5 de 9
Secuencia de Etapas
Actividad 9.1 Realiza oficio el rea de sanciones y solicita firma del Jefe del Departamento. 9.2 Enva oficio firmado notificando el cumplimiento en tiempo y forma del contrato / pedido, solicitando la cancelacin de la fianza ante la afianzadora o la devolucin del cheque al proveedor.
Responsable
9.0 Envo de oficio
Departamento 9.3 Informa al proveedor acudir a la Subdireccin Adquisiciones de Recursos Financieros para la entrega de su cheque. Oficio de liberacin. Notificacin y solicitud de
de
TERMINA PROCEDIMIENTO
INPerIER
Hoja: 6 de 9
5.0
Diagrama de Flujo
Subdireccin de Recursos Materiales y Conservacin Departamento de Adquisiciones
Inicio 1 Instruccin Recepcin y transmisin de instruccin Recepcin de instruccin 4 Verificacin de datos

Documentos C/ copia
2 3
5 Registro en correspondencia
Documentos
6 Recepcin de documentos
Oficio C/ documentos Expediente
7 Comprobacin de cumplimiento
Oficio de comprobacin
Procede Si A
No Trmino
INPerIER
Hoja: 7 de 9
A 8 Recepcin de comprobacin
9 Envo de oficio
Oficio de Notificacin y Sol. de Liberacin.
Trmino
INPerIER
Hoja: 8 de 9
6.0
Ley de los Institutos Nacionales de Salud Reglamento Interior de la Secretara de Salud Gua Tcnica para la Elaboracin de Manual de Procedimientos de la Secretara de Salud. Estatuto Orgnico del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes. Manual de Organizacin Especfico del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes. 7.0 Registros Registros Documentos Oficio de verificacin Expediente Tiempo de conservacin 3 Aos 3 Aos 3 Aos 3 Aos Responsable de conservarlo Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones
Cdigo de registro o identificacin nica No Aplica No. oficio No Aplica No. oficio
Acuse de Oficio de comprobacin Acuse de Oficio de Notificacin y solicitud de liberacin
3 Aos
No. oficio
8.0 8.1
Glosario Contrato y/o Pedido: Acuerdo de dos o ms personas para producir o transferir obligaciones y derechos utilizndose este trmino para pedidos y contratos por obedecer distincin exclusivamente a situaciones de forma. Se reconoce como pedido aquel que se elabora en formatos establecidos y se considera como contrato, al documento en el cual se establecen las
Nombre Firma Fecha
01-07-08
22-08-08
29-08-08
INPerIER
Hoja: 9 de 9
clusulas adicionales a las que se presenta un pedido, no existiendo un formato para su elaboracin.
9.0
Nmero de Revisin 4 10.0 Anexos No Aplica
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Departamento de Adquisiciones 10.- Procedimiento para la aplicacin de Penas Convencionales a Proveedores por concepto de Incumplimiento de Contrato/Pedido
INPerIER
Hoja: 1 de 9
10.- PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIN DE PENAS CONVENCIONALES A PROVEEDORES POR CONCEPTO DE INCUMPLIMIENTO DE CONTRATO / PEDIDO
INPerIER
Hoja: 2 de 9
1.0 1.1
Propsito Aplicar las penas convencionales por entrega extempornea y/o rescisin parcial o total de los contratos pedidos en las que incurran los proveedores para cumplir con la normatividad establecida. Alcance A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Direccin de Administracin y Finanzas del INPerIER. A nivel externo el procedimiento es aplicable a los Proveedores. Polticas de operacin, normas y lineamientos
2.0 2.1 2.2 3.0
3.1 Ser responsabilidad de la Direccin de Administracin y Finanzas a travs de la Subdireccin Recursos Materiales y Conservacin verificar que el Departamento Adquisiciones cumpla con las siguientes polticas de operacin, normas y lineamientos: Aplicar las sanciones a proveedores por desfasamiento en la fecha de entrega y/o rescisin parcial o total del contrato / pedido Enviar avisos de la sancin correspondiente a los departamentos que correspondan para que haya una coordinacin conjunta en el cobro respectivo. Retener el pago de factura a proveedores sancionados, sin antes haber pagado dicha sancin. Solicitar que se hagan efectivas las garantas de cumplimiento despus de haber enviado el 2 aviso a los proveedores sancionados y que no hayan pagado su sancin.
INPerIER
Hoja: 3 de 9
4.0
1.0 Instruccin
1.1 Instruye a la Subdireccin de Recursos Direccin Materiales y Conservacin para la aplicacin de Administracin Penas Convencionales a Proveedores. Finanzas
2.1 Recibe instruccin y solicita al Departamento de Subdireccin de Adquisiciones proceda a la aplicacin de Penas Recursos Materiales y Convencionales a Proveedores por concepto de Conservacin incumplimiento de Contrato/Pedido. 3.1 Recibe instruccin y solicita al rea de sanciones, recibir copia de la factura con el sello de Departamento recepcin de los bienes y registrarla verificando en Adquisiciones libreta las fechas de entrega de acuerdo al contrato / pedido. 4.1 Verifica rea de sanciones, que el proveedor no incurra en desfasamiento de las fechas de entrega. Procede?
de
4.0 Verificacin de cumplimiento
No: Turna la copia de la factura al archivo para que Departamento se anexe al expediente del proveedor. Adquisiciones TERMINA PROCEDIMIENTO Si: Continua Procedimiento. Expediente
de
5.0 Elaboracin de Oficio
5.1 Elabora un oficio donde se notifica la sancin econmica al proveedor por primera vez otorgndole un plazo de 10 das naturales para Departamento efectuar el pago en el Departamento de Asuntos Adquisiciones Jurdicos. Oficio de notificacin 1.
de
INPerIER
Hoja: 4 de 9
Secuencia de Etapas
Actividad
Responsable
6.0 Seguimiento del plazo
6.1 Determina la aplicacin del segundo aviso. Procede? No: Recibe copia del pago para su archivo. TERMINA PROCEDIMIENTO Departamento Si: Enva segundo aviso otorgndole 72 horas Adquisiciones para efectuarlo. Oficio de notificacin 2. Expediente 7.1 Solicita al Departamento de Asuntos Jurdicos proceda ante la afianzadora correspondiente hacer efectiva la fianza o a la Subdireccin de Recursos Financieros el cheque correspondiente de la garanta de cumplimiento, en caso de que el proveedor no realice el pago dentro del tiempo que Departamento se le otorg en el segundo aviso. Adquisiciones Procede? No: Recibe copia del pago para su archivo. TERMINA PROCEDIMIENTO Si: Continua procedimiento
de
7.0 Verificacin de pago
de
8.0 Aplicacin de la garanta de cumplimiento
8.1 Elabora oficio para el Departamento de Asuntos Jurdicos solicitndoles haga efectiva la garanta de cumplimiento enviando copia de todo el expediente del o de los contratos / pedidos que estn sancionados y a la Subdireccin de Recursos Departamento Financieros para que deposite el cheque. Adquisiciones 8.2 Recibe copia del pago para su archivo. Oficio de solicitud Copia del pago
de
INPerIER
Hoja: 5 de 9
Secuencia de Etapas
Actividad
Responsable
9.1 Elabora informe trimestral y enva al rgano Interno de Control del INPerIER, reportando a todos los proveedores sancionados. 9.0 Elaboracin de informe Departamento Adquisiciones de
Informe trimestral TERMINA PROCEDIMIENTO
INPerIER
Hoja: 6 de 9
5.0
Diagrama de Flujo
Inicio 1 Instruccin Recepcin y transmisin de instruccin Recepcin de instruccin 4 Verificacin de cumplimiento 2 3
Procede Si 5 Elaboracin de Oficio
No Trmino
Oficio de notificacin 1.
6 Seguimiento del plazo

Oficio de Notificacin 2 Expediente
Procede Si A
No Trmino
INPerIER
Hoja: 7 de 9
A 7
Verificacin de pago
Procede Si 8 Aplicacin de la garanta de cumplimiento
No Trmino
Oficio de solicitud Copia del pago
9 Elaboracin de informe
Informe trimestral
Trmino
INPerIER
Hoja: 8 de 9
6.0
Ley de los Institutos Nacionales de Salud Reglamento Interior de la Secretara de Salud Gua Tcnica para la Elaboracin de Manual de Procedimientos de la Secretara de Salud. Estatuto Orgnico del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes. Manual de Organizacin Especfico del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes. 7.0 Registros Registros Acuse de Oficio de Notificacin 1 Acuse de Oficio de Notificacin 2 Expediente Tiempo de conservacin 3 Aos 3 Aos 3 Aos 3 Aos 3 Aos Responsable de conservarlo Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones
Cdigo de registro o identificacin nica No. Oficio No. Oficio No Aplica No. oficio No Aplica
Acuse de Oficio solicitud Copia del pago
Informe Trimestral
3 Aos
No Aplica
INPerIER
Hoja: 9 de 9
8.0 8.1
Glosario Contrato y/o Pedido: Acuerdo de dos o ms personas para producir o transferir obligaciones y derechos utilizndose este trmino para pedidos y contratos por obedecer distincin exclusivamente a situaciones de forma. Se reconoce como pedido aquel que se elabora en formatos establecidos y se considera como contrato, al documento en el cual se establecen las clusulas adicionales a las que se presenta un pedido, no existiendo un formato para su elaboracin. Fianza: Documento que garantiza el cumplimiento de las obligaciones que se derivan de la formalizacin del contrato.
8.2
9.0
11.- Procedimiento para la Adjudicacin por Fondo Revolvente
INPerIER
Hoja: 1 de 7
11.- PROCEDIMIENTO PARA LA ADJUDICACIN POR FONDO REVOLVENTE
INPerIER
Hoja: 2 de 7
1.0 1.1
Propsito Contar con el efectivo para cubrir los imprevistos y/o contingencias de las reas usuarias del instituto, en forma inmediata. Alcance A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Direccin de Administracin y Finanzas del INPerIER. Polticas de operacin, normas y lineamientos
2.0 2.1
3.0
3.1 Ser responsabilidad de la Direccin de Administracin y Finanzas a travs de la Subdireccin Recursos Materiales y Conservacin verificar que el Departamento Adquisiciones cumpla con las siguientes polticas de operacin, normas y lineamientos: Respaldar toda compra a travs de una factura, con el Visto Bueno del rea solicitante, as como de la Subdireccin de Recursos Materiales y Conservacin y/o Jefatura del Departamento de Adquisiciones. Observar que no proceder el trmite a la solicitud de compra si no cuenta con el Vo. Bo. de la Jefatura del Departamento. Comprobar los gastos los 5 primeros das del mes posterior al que se reporta. Recabar el cotizador las firmas del Jefe del Departamento en las facturas correspondientes. Elaborar la relacin de las facturas. Depositar en la cuenta de cheques que indique el Departamento de Tesorera, en caso de que la comprobacin de gastos exista saldo a favor y anexar la ficha de depsito junto con las facturas. Informar que el monto autorizado para la adquisicin de bienes por fondo revolvente se aplicar conforme a lo que dictamine el Comit de Adquisiciones.
INPerIER
Hoja: 3 de 7
4.0
1.0 Instruccin
1.1 Instruye a la Subdireccin de Recursos Direccin Materiales y Conservacin para la adjudicacin por Administracin Fondo Revolvente. Finanzas
2.0 Recepcin y instruccin
2.1 Recibe instruccin y solicita al Departamento de Subdireccin de Adquisiciones realice el procedimiento para la Recursos Materiales y Adjudicacin por Fondo Revolvente. Conservacin 3.1 Recibe oficio del rea solicitante, quedando en su poder la original. sella de
3.0 Recepcin de oficio y evaluacin
Departamento 3.2 Evala los requerimientos del rea y solicita Adquisiciones cotizaciones.
4.0 Eleccin de proveedor
4.1 Elige al proveedor e indica surta el material. 5.1 Recibe del proveedor el material solicitado junto con la factura. 5.2 Revisa que la factura cumpla con los requisitos fiscales. Procede? No: Indica al proveedor que la factura debe contener los requisitos fiscales y se la regresa.
de
5.0 Recepcin de material y factura
TERMINA PROCEDIMIENTO Si: Continua procedimiento Factura
de
INPerIER
Hoja: 4 de 7
Secuencia de Etapas
Actividad
Responsable
6.0 Entrega al rea solicitante
6.1 Informa al usuario, para que acuda a recibir el material solicitado. 6.2 Solicita revise que el material cumpla con los requisitos necesarios. Procede? No : Regresa al proveedor con las indicaciones Departamento TERMINA PROCEDIMIENTO Adquisiciones SI: Firma de conformidad y recibe el material. Continua Procedimiento
de
Material 7.1 Paga al proveedor y recaba en la factura las firmas de autorizacin de la Subdireccin de Recursos Materiales y Conservacin, Jefatura de Departamento Adquisiciones Adquisiciones y archiva.
7.0 Trmite de pago
de
8.1 Elabora relacin de gastos en original y copias y anexa los soportes, para su envo al rea de Cuentas Corrientes. 8.0 Elaboracin de relacin Departamento 8.2 Archiva copia de la relacin de gastos con el Adquisiciones sello de recibido del rea de Cuentas Corrientes. Relacin de Gastos TERMINA PROCEDIMIENTO de
INPerIER
Hoja: 5 de 7
5.0
Diagrama de Flujo
Inicio 1 Instruccin Recepcin de instruccin 2 3 Recepcin de oficio y evaluacin 4 Eleccin del proveedor 5 Recepcin de material y factura
Factura
Procede Si 6 Entrega al rea solicitante
No Trmino
Material
Procede Si A
No Trmino
INPerIER
Hoja: 6 de 7
A 7 Trmite de pago
8 Elaboracin de relacin
Relacin de Gastos
Trmino
INPerIER
Hoja: 7 de 7
6.0
Ley de los Institutos Nacionales de Salud Reglamento Interior de la Secretara de Salud Gua Tcnica para la Elaboracin de Manual de Procedimientos de la Secretara de Salud. Estatuto Orgnico del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes. Manual de Organizacin Especfico del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes. 7.0 Registros Registros Copia Factura Material Copia de Relacin de Gastos 8.0 8.1 Glosario Tiempo de conservacin 3 Aos No Aplica 3 Aos Responsable de conservarlo Departamento de Adquisiciones rea solicitante Departamento de Adquisiciones
Cdigo de registro o identificacin nica No. Aplica No Aplica No Aplica
Adjudicacin: Es una compra que se realiza a un monto previamente establecido y autorizado conforme a los montos mximos que determine la S.H.C.P., en el Presupuesto de Egresos de la Federacin de cada Ejercicio Fiscal. Cambios de esta versin Fecha de la actualizacin 29-08-08 Descripcin del cambio Modificacin de Estructura Orgnica
9.0
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Departamento de Adquisiciones 12.- Procedimiento para la Adquisicin por Exclusividad de conformidad con el Artculo 40 y 41 Fraccin I, II y XII de la LAASSP
INPerIER
Hoja: 1 de 8
12.- PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIN POR EXCLUSIVIDAD DE CONFORMIDAD CON EL ARTCULO 40 Y 41 FRACCIONES I, II Y XII DE LA LAASSP
INPerIER
Hoja: 2 de 8
1.0 1.1
Propsito Llevar a cabo la adquisicin de bienes y/o insumos con caractersticas especficas por encontrarse dentro de los supuestos de excepcin previstos en los artculos 40 y 41 I, II y XII de la LAASSP. Alcance A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Direccin de Administracin y Finanzas del INPerIER. A nivel externo el procedimiento es aplicable a los Proveedores. Polticas de operacin, normas y lineamientos
2.0 2.1 2.2 3.0
3.1 Ser responsabilidad de la Direccin de Administracin y Finanzas a travs de la Subdireccin Recursos Materiales y Conservacin verificar que el Departamento Adquisiciones cumpla con las siguientes polticas de operacin, normas y lineamientos: Verificar que los dictmenes por marca que elaboran las reas requerientes cumplan con lo solicitados en la LAASSP. Solicitar autorizacin Presupuestal. Solicitar al proveedor cotizacin del bien en moneda nacional. Solicitar a los proveedores distribuidores exclusivos de marca cuenten con los siguientes documentos: Carta de distribucin exclusiva de marca con fecha vigente Apostillado notariado (en los casos que proceda ) Carta bajo protesta de decir verdad de no encontrarse en los supuestos de los artculos 50 y penltimo prrafo del 60 de la LAASSP 3.2 Ser responsabilidad de las reas solicitantes cumplir con las siguientes polticas de operacin, normas y lineamientos: Entregar el Dictamen Tcnico para la adquisicin del bien y/o insumo de caractersticas exclusivas, debidamente autorizado por el Director General, describiendo de manera especfica la presentacin y marca, plazo y condiciones de entrega, motivacin y fundamentacin legal del supuesto de excepcin, precio estimado, procedimiento de contratacin propuesto, caractersticas de uso del producto (bien y/o insumo), justificacin de la marca especfica
INPerIER
Hoja: 3 de 8
sealando las ventajas como son la economa, eficacia y eficiencia, nombre del proveedor exclusivo, lugar de procedencia, cantidad solicitada, calendario de entrega. En los supuestos del Artculo 41 fracciones I; II; XII de la ley, se debe precisar que quien suscriba dictamina procedente la no celebracin de la licitacin.
INPerIER
Hoja: 4 de 8
4.0
1.0 Instruccin para la adquisicin
1.1 Instruye a la Subdireccin de Recursos Direccin Materiales y Conservacin para la Adquisicin por Administracin Exclusividad de conformidad con el Artculo 40 y 41 Finanzas Fraccin I, II y XII de la LAASSP.
2.0 Recepcin y instruccin
2.1 Recibe instruccin y solicita al Departamento de Adquisiciones atender las solicitudes de insumos o Subdireccin de bienes de las reas con caractersticas exclusivas, Recursos Materiales y de conformidad con el Artculo 40 y 41 Fraccin I, II Conservacin y XII de la LAASSP. 3.1 Recibe de las reas del INPerIER, Dictamen Tcnico para la adquisicin de un bien y/o insumo de caractersticas exclusivas, debidamente Departamento Adquisiciones autorizado. Dictamen Tcnico. 4.1 Verifica que la informacin se encuentre integrada conforme a los requisitos.
3.0 Recepcin de Dictamen Tcnico
de
4.0 Verificacin de informacin
Procede? No: Informa al rea solicitante para su integracin. TERMINA PROCEDIMIENTO Si: Continua procedimiento 5.1 Solicita al proveedor exclusivo la cotizacin en moneda nacional y la siguiente documentacin:
de
5.0 Solicitud de cotizacin en moneda nacional
Carta de distribucin exclusiva de marca con fecha de vigencia. Apostillado notariado en los casos que proceda de acuerdo al pas de origen. Departamento Carta bajo protesta de no estar en los Adquisiciones supuestos del artculo 50 y penltimo prrafo del 60 de la LAASSP
de
INPerIER
Hoja: 5 de 8
Secuencia de Etapas 6.0 Solicitud de autorizacin del presupuesto
Actividad 6.1 Elabora contrato/pedido (F-5340-05)
Responsable
6.2 Solicita autorizacin presupuestal al Departamento Departamento de Programacin y Presupuestacin. Adquisiciones F-5340-05 7.1 Aprueba contrato presupuesto. pedido,
de
conforme
al
7.0 Aprobacin
Procede? No: Devuelve TERMINA PROCEDIMIENTO Si: Continua procedimiento F-5340-05
Departamento Programacin Presupuestacin
de y
8.0 Envo para autorizacin
8.1 Firma contrato-pedido y enva para su autorizacin a la Subdireccin de Recursos Departamento Materiales y Conservacin. Adquisiciones F-5340-05
de
9.0 Autorizacin
9.1 Recibe contrato-pedido, firma y devuelve al Subdireccin de Departamento de Adquisiciones. Recursos Materiales y Conservacin F-5340-05 10.1 Recibe contrato-pedido debidamente firmado y procede a la formalizacin con el proveedor. 10.2 Recibe del proveedor los bienes y/o insumos correspondientes para su entrega al rea Departamento solicitante. Adquisiciones TERMINA PRIOCEDIMIENTO
10.0 Trmite de formalizacin
de
INPerIER
Hoja: 6 de 8
5.0
Diagrama de Flujo
Subdireccin de Direccin de Recursos Materiales y Administracin y Fianzas Conservacin
Inicio 1 Instruccin para la adquisicin Recepcin y instruccin 2 3 Recepcin de Dictamen Tcnico

Dictamen Tcnico
4 Verificacin de informacin
Procede Si
No Trmino 5
Solicitud de cotizacin en moneda nacional
6 Solicitud de autorizacin del presupuesto

F-5340-05
INPerIER
Hoja: 7 de 8
A 7 Aprobacin
F-5340-05
Procede Si 8 Envo para autorizacin

F-5340-05
No Trmino
9 Autorizacin
F-5340-05
10 Trmite de formalizacin
Trmino
INPerIER
Hoja: 8 de 8
6.0
Ley de los Institutos Nacionales de Salud Reglamento Interior de la Secretara de Salud Gua Tcnica para la Elaboracin de Manual de Procedimientos de la Secretara de Salud. Estatuto Orgnico del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes. Manual de Organizacin Especfico del Instituto Nacional de Perinatologa Isidro Espinosa de los Reyes. 7.0 Registros Registros Copia Dictamen Tcnico Copia Contrato/Pedido 8.0 8.1 9.0 Glosario Tiempo de conservacin 3 Aos 3 Aos Responsable de conservarlo Departamento de Adquisiciones Departamento de Adquisiciones
Cdigo de registro o identificacin nica No. Aplica F-5340-05
LAASSP: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico. Cambios de esta versin Fecha de la actualizacin 29-08-08 Descripcin del cambio Modificacin de Estructura Orgnica
Nmero de Revisin 4 10.0 Anexos 10.1 Contrato/Pedido
(F-5340-05)

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INPerIER-DAFSRMC-DA-MP DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Rev.

INPerIER-DAFSRMC-DA-MP DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Rev. 4

PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIN DE CONTRATO/ PEDIDO

PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA MODIFICACIN DE CONTRATO/PEDIDO

INPerIER-DAFSRMC-DA-MP DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Rev. 4

INPerIER-DAFSRMC-DA-MP DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Rev. 4

I. - OBJETIVO DEL MANUAL

INPerIER-DAFSRMC-DA-MP DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Rev. 4

INPerIER-DAFSRMC-DA-MP DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Rev. 4

INPerIER-DAFSRMC-DA-MP DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Rev. 4

1.- PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES

2.0 2.1 2.2 3.0

Descripcin del procedimiento Secuencia de Etapas Actividad Responsable de y

1.0 Instruccin para elaborar Programa Anual de Adquisiciones

3.0 Verificacin de la informacin del Programa Anual de Adquisiciones.

4.0 Procesamiento de informacin en base de datos.

Nombre Firma Fecha

Arq. Vctor Hugo Valdivieso Delgado

5.0 Solicitud de asignacin de claves

6.0 Envo de impresin

7.0 Actualizacin del Sistema del Programa Anual de Adquisiciones

8.0 Validacin del listado final del Programa Anual de Adquisiciones

9.0 Integracin de la informacin para consulta

10.0 Captura de informacin por Internet

Direccin de Administracin y Finanzas

Subdireccin de Recursos Materiales y Conservacin

Departamento de Tecnologas de la Informacin

Inicio 1 Instruccin para elaborar Programa Anual de Adquisiciones

2 Recepcin de instruccin y solicitud de informacin

3 Verificacin de la informacin del Programa Anual de Adquisiciones No

4 Procesamiento de informacin en base de datos

5 Solicitud de asignacin de claves 6 Envo de impresin

Direccin de Administracin y Finanzas

Subdireccin de Recursos Materiales y Conservacin

Departamento de Tecnologas de la Informacin

A 7 Actualizacin del Sistema del P.A.A.

8 Validacin del listado final del P.A.A.

Integracin de la informacin para consulta

10 Captura de informacin por Internet

Cdigo de registro o identificacin nica Nmero de oficio No Aplica

8.0 8.1 8.2 8.3

10.0 Anexos No Aplica.

2.- PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DEL PROGRAMA ANUAL DE INVERSIN

Descripcin del procedimiento Secuencia de Etapas Actividad Responsable de y

1.0 Instruccin para elaborar Programa Anual de Inversin

2.0 Recepcin y transmisin de instruccin

3.0 Recepcin de Oficio

4.0 Integracin de Carpeta

6.0 Determinacin de compra

Direccin de Administracin y Finanzas

No Procede Si 4 Integracin de Carpeta

5 Entrega de copias de oficio

Cdigo de registro o identificacin nica No Aplica No Aplica No Aplica

Nmero de Revisin 4 10.0 Anexos No Aplica.

3.- PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA REQUISCIN INTERNA/ CUADRO COMPARATIVO

Descripcin del procedimiento Secuencia de Etapas Actividad Responsable

3.0 Recepcin de requisicin

4.1 Recaba cotizaciones de proveedores

Secuencia de Etapas 7.0 Archivo de documentacin

Direccin de Administracin y Finanzas

Subdireccin de Recursos Materiales y Conservacin

Solicitud de cotizaciones 5 Elaboracin de Cuadro Comparativo 6

Cdigo de registro o identificacin nica F-5340-01 No Aplica

Nmero de Revisin 4 10.0 Anexos 10.1 Requisicin interna