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Sesin 1. Excel
1. Qu es Excel? Excel es un programa de hoja de clculo. Una hoja de clculo nos permite manipular nmeros y textos dispuestos en forma de tablas. Usualmente es posible realizar clculos complejos usando frmulas y hacer grficas. Barra de frmulas Encabezado de columna

Encabezado de fila

Celda

Grfico 2. Cmo entrar en Excel? Para entrar en Word siga los siguientes pasos: 1. Haga clic en el botn Inicio. 2. Haga clic en Programas o Todos los programas. 3. Haga clic en el icono Microsoft Excel.

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Academia Usero 3. Escribir en Excel

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Una vez que se abre Word, se muestra una hoja de clculo en blanco donde puede usted empezar a escribir. Vamos a hacer un pequeo ejercicio.

1. Abra Excel siguiendo los pasos descritos anteriormente. 2. Haga clic en la celda A1. 3. Escriba Planning semanal. 4. Observe como el contenido de la celda sale fuera de la columna. Para hacer ms ancha la columna A, haga clic en la lnea que separa la columna A de la columna B y, manteniendo el botn izquierdo del ratn pulsado, arrstrelo hacia la derecha. 5. Ahora pulse la tecla Cursor derecho. La manera ms fcil de moverse por una hoja de clculo es usar los cursores. Esto le permite moverse por las celdas rpidamente. 6. Ahora est en la celda B1. Escriba Lunes. 7. Ahora pulse la tecla Cursor derecho 8. Est en la celda C1. Escriba Martes. 9. Siga pulsando el cursor derecho y escribiendo el resto de los das de la semana hasta que su hoja de clculo tenga un aspecto similar al siguiente.

10. Haga clic en la celda A2. 11. Escriba 08:00-09:00. 12. Pulse la tecla cursor abajo para poner el cursor en la celda A3. 13. Escriba 09:00-10:00.

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14. Siga pulsando la tecla cursor abajo y escribiendo hasta que su hoja de clculo tenga un aspecto similar al siguiente.

15. Ahora vamos a escribir el contenido de las celdas. Use los cursores para moverse entre las celdas y escriba de modo que la hoja de clculo tenga el siguiente aspecto.

16. Ya hemos escrito el contenido de la hoja de clculo. Ahora vamos a mejorar su aspecto. Primero tenemos que seleccionar las celdas. Haga clic en la celda A1 y, sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrstrelo hasta la celda F11. 17.

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18. Observe como las celdas cambian su color, excepto la A1, que es aquella en la que hemos empezado a seleccionar.

19. Ahora vamos a darle formato. Haga clic en el men Formato. 20. Haga clic en la opcin Autoformato. 21. Se muestra la ventana Autoformato. En ella puede elegir entre distintos formatos para mejorar el aspecto de su hoja de clculo. Haga clic en el que ms le guste.

22. Muy bien!! Ha realizado su primera hoja de clculo. Ahora gurdela y pngale el nombre hoja de clculo 1.

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Ejercicio. Realice la siguiente hoja de clculo y gurdela con el nombre hoja de clculo 2.

Pista: Para rellenar las celdas con las lneas en diagonal: 1. Men Formato. 2. Celda. 3. Pestaa Tramas. 4. Lista desplegable Tramas.

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Sesin 2. Formato en Excel


2.1. Copiar los datos

Antes de empezar a poner formato en la tabla, hemos de escribirla. Copie la siguiente tabla en Excel y gurdela con el nombre favoritos.

2.2 El encabezado Observe como el ttulo de la tabla Sitios de Internet aparece solo en la primera celda.

Queremos que ocupe las dos celdas. Vamos a ver como se hace.

1.

Haga clic en la celda A1 y, sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrstrelo sobre la celda B1, para seleccionar las dos celdas.

2.

Haga clic en el botn Combinar y centrar en la barra de formato de Excel.

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2.3 Dar formato al ttulo Vamos a darle un mejor aspecto al ttulo. 1. 2. 3. 4. 5. Haga clic en la lista Fuente para desplegarla. Elija el tipo de letra (fuente) que ms le guste. Haga clic en la lista Tamao para desplegarla. Elija el tamao 20. Haga clic en la lista Color de fuente para desplegarlo.

6. 7. 8. 9.

Elija un color a su gusto. Vamos a ver un botn nuevo. Despliegue el botn Color de relleno. Haga clic en un color de su gusto. Observe como el fondo de la celda toma el color que ha seleccionado.

2.4 Dar formato a la fila de ttulos Ahora cambiaremos el formato de las celdas que contienen los textos Direccin y Contenido. 1. Haga clic en la celda A2 y, sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrstrelo hasta la celda B2. 2. Use los botones que hemos usado en el apartado anterior para cambiar el formato de esta columna a su gusto. Use todos los botones: tipo de fuente, tamao, negrita, cursiva, subrayado, alineacin.

2.5 Dar formato a la primera columna Ahora cambiaremos el formato de la columna de direcciones de Internet. 1. Haga clic en la celda A3 y, sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrstrelo hasta la celda A9. 2. 3. Use los botones aprendidos para establecer los formatos que ms le gusten. Adems, haga clic en el botn Centrar para centrar las direcciones en sus celdas.

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Academia Usero 2.6 Dar formato a la segunda columna Ahora cambiaremos el formato de la segunda columna. 1.

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Haga clic en la celda B3 y sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrstrelo hasta la celda B9.

2.

Ponga los formatos que ms le gusten.

2.7 Bordes Para terminar la tabla, vamos a colocar bordes a toda la tabla. 1. Haga clic en la celda A1 y arrastre el ratn hasta la celda B9 para seleccionar toda la tabla. 2. Haga clic en el tringulo junto al botn Bordes.

3. 4.

Haga clic en el borde Todos los bordes. Observe como se muestran los bordes alrededor de todas las celdas. Ahora vamos a poner un borde ms grueso en la barra de ttulo. Seleccione el ttulo.

5. 6.

Despliegue el botn Bordes. Haga clic en el borde Borde de cuadro grueso.

7.

Observe como se muestra el borde de cuadro grueso alrededor de la celda. Ahora seleccione el resto de las celdas. Haga clic en la celda A2 y arrastre hasta la celda B9.

8. 9.

Despliegue el botn Bordes. Haga clic en el borde Borde de cuadro grueso.

10. Haga clic en el botn Guardar para guardar los cambios.

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Academia Usero Ejercicio. Cree la siguiente hoja de clculo respetando los formatos

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Sesin 3. Formato en Excel (II)


3.1. Formato de moneda Antes de empezar a poner formato en la tabla, hemos de escribirla. Copie la siguiente tabla en Excel y gurdela con el nombre compra -------

El precio debera tener el smbolo de moneda a la derecha del mismo. Vamos a ponerlo.

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Haga clic en la celda C3 y, sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrstrelo hasta la celda C8.

2.

Siempre que hace una seleccin en Excel, la primera celda seleccionada est en blanco. Haga clic en el botn Estilo moneda en la barra de formato de Excel.

3.

Observe como ahora se muestra el smbolo del detrs de los nmeros.

4.

Esta es una forma rpida de aplicar formato a los nmeros.

3.2.

Hojas de clculo dentro del libro Excel permite tener varias hojas de clculo dentro del mismo archivo. Vamos a

escribir una nueva hoja de clculo.

1.

Observe la zona inferior de la ventana de Excel. Cada una de estas pestaas es una hoja de Excel. Ahora mismo solo tiene algo escrito en la hoja 1. Haga clic en la pestaa que tiene el texto Hoja2.

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Academia Usero 2. Observe como la hoja 2 est en blanco.

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3.

Copie la siguiente hoja de clculo en esta hoja en blanco.

4.

Ahora vamos a cambiar el nombre de las hojas de clculo. Haga clic con el botn derecho del ratn sobre la pestaa con el nombre Hoja1.

5. 6. 7.

Haga clic en la opcin Cambiar nombre. Escriba Compra semanal. Para confirmar el nombre, pulse la tecla Intro.

8.

Ahora vamos a cambiar el nombre de la hoja 2. Haga clic con el botn derecho del ratn sobre la pestaa Hoja2.

9.

Haga clic en la opcin Cambiar nombre.

10. Escriba Diccionario. 11. Pulse la tecla Intro para confirmar el nombre. 11/218 www.academiausero.com

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3.3.

La barra de frmulas La barra de frmulas es un cuadro que permite ver el contenido de la celda en la que

estamos. Vamos a ver para que sirve.

1. 2.

Haga clic en la Hoja3. Copie los siguientes datos en la nueva hoja.

3. 4.

Haga clic en la celda A2. Observe la barra de frmulas.

5.

En la barra de frmulas siempre aparece el contenido de la celda activa, esto es, de la celda en la que est colocado el cursor.

6. 7.

Haga clic en la celda B5. Observe como en la barra de frmulas est el texto Excel.

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8.

Para terminar, cambiaremos el nombre de esta hoja de clculo. Haga clic con el botn derecho del ratn en la pestaa inferior con el texto Hoja3.

9.

Haga clic en la opcin Cambiar nombre.

10. Escriba Horario. 11. Pulse la tecla Intro para confirmar el nombre.

Sesin 4. Sumar con Excel


4.1. Sumar con Excel Excel es una hoja de clculo y su principal misin es hacer operaciones con nmeros. Vamos a aprender a sumar con Excel.

1. 2. 3. 4. 5.

Primero abriremos Excel. Haga clic en el men Inicio. Haga clic en Programas o Todos los programas. Haga clic en Microsoft Excel. Se abre la ventana de Microsoft Excel con un libro en blanco. Haga clic en el botn Escriba lo siguiente a partir de la celda A1.

6.

Bueno, ahora vamos a colocarnos en la celda donde aparecer el resultado de la suma. Haga clic en la celda B6 para colocarse sobre ella.

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Observe la barra de herramientas de Excel. En ella se encuentra un botn que se llama Autosuma . Haga clic sobre l.

8.

Observe como aparece un rectngulo de lneas discontinuas alrededor de las celdas B2, B2, B4 y B5, que son las lneas que se van a sumar. Observe el contenido de la celda B6. Eso es una frmula.

Una frmula en Excel siempre empieza con el signo =. Despus se muestra el nombre de la frmula, en este caso, SUMA. Luego se muestran unos parntesis, y, entre ellos, los nmeros que queremos sumar. En este caso se muestran las celdas B2:B5. El smbolo de dos puntos significa que se sumarn desde la celda B2 hasta la celda B5, ambas inclusive.

9.

Para aceptar la frmula, pulse la tecla Intro.

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Academia Usero 10. Observe ahora como se muestra el resultado de la suma, 10.

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11. Ahora vamos a ver donde aparece la frmula. Haga clic en la celda B6. 12. Mire ahora la barra de frmulas. En ella se muestra la frmula que realiza la suma.

4.2.

Qu pasa si cambio los nmeros? Suponga que se ha equivocado y el pan le costado 2 . No tiene porque volver a

realizar la operacin con Excel. Excel recalcula la suma cuando usted cambia los nmeros. Vamos a probarlo.

1. 2. 3.

Haga clic en la celda B3. Escriba 2 y pulse la tecla Intro. Observe como ahora el resultado de la suma es 11.

4.3.

Qu pasa si se me ha olvidado algo? Imagine que ha comprado tambin una lata de refresco y se le ha olvidado apuntarlo.

Vamos a ver como aadirlo.

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Haga clic en el cuadro con el nmero 4. Ese cuadro se llama selector de fila y le permite seleccionar una fila completa.

2. 3.

Ahora haga clic en el men Insertar. Haga clic en la opcin Filas.

4.

Observe como se ha introducido una nueva fila vaca en la hoja de clculo.

5. 6. 7. 8. 9.

Ahora haga clic en la celda A4. Escriba Refresco. Pulse la tecla Cursor derecho. Ahora escriba 1. Pulse Intro.

10. Observe como el resultado de la suma ha cambiado.

11. Tambin cambia la frmula. Haga clic en la celda B7. 16/218 www.academiausero.com

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12. Mire la barra de frmulas. Ahora la frmula suma desde la celda B2 hasta la celda B6.

13. Ahora guardar la hoja de clculo. Haga clic en el men Archivo. 14. Haga clic en la opcin Guardar. 15. Escriba autosuma como nombre de archivo. 16. Haga clic en el botn Aceptar.

Ejercicios. 1. Realice la siguiente hoja de clculo usando la Autosuma para calcular el resultado.

2.

Realice la siguiente hoja de clculo usando la Autosuma para calcular el resultado.

3.

Realice la siguiente hoja de clculo usando la Autosuma para calcular el resultado. 17/218 www.academiausero.com

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Sesin 5. Factura en Excel


5.1. Factura en Excel: introducir datos Bueno, ya sabemos sumar con Excel. Ahora vamos a aprender a escribir frmulas. Vamos a multiplicar. 13. Primero abriremos Excel. Haga clic en el men Inicio. 14. Haga clic en Programas o Todos los programas. 15. Haga clic en Microsoft Excel. 16. Se abre la ventana de Microsoft Excel con un libro en blanco. Haga clic en el botn 17. Escriba lo siguiente a partir de la celda A1.

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18. Antes de seguir, vamos a guardar nuestro trabajo. Haga clic en el men Archivo. 19. Haga clic en el botn Guardar.

20. Como nombre de archivo, escriba Factura. 21. Haga clic en el botn Guardar.

5.2.

Dar formato Antes de seguir, vamos a mejorar el aspecto de la hoja de clculo.

1.

Haga clic en la celda A1, y sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrstrelo hasta la celda D7.

2. 3.

Haga clic en el men Formato. Haga clic en la opcin Autoformato.

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4.

Se abre una ventana donde puede elegir el aspecto que tendr su hoja de clculo. Haga clic en el cuadro que ms le guste. Nosotros hemos hecho clic en Lista 1, porque una fila tiene color gris y otra blanco, de modo que es ms fcil distinguir una fila de otra.

5. 6.

Haga clic en el botn Aceptar. Ahora vamos a poner los precios en euros, de modo que salga el smbolo del euro detrs de los nmeros. Primero tenemos que seleccionar las celdas. Haga clic en la celda C2 y, sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrstrelo hasta la celda C6.

7.

Haga clic en el botn Estilo moneda de la barra de formato.

8.

Observe como ha cambiado el aspecto de su hoja de clculo. Ahora haga clic en el botn Guardar de la barra de herramientas.

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5.3.

Escribir la frmula Para calcular lo que nos cuesta el pan, tenemos que multiplicar el nmero de

unidades que hemos comprado, 2, por lo que cuesta cada unidad, 0,5 . Segn esto: 0,5 x2 1 Cmo se hace esto en Excel? Vamos a verlo.

1.

Haga clic en la celda D2.

2.

Observe como se muestra un cuadro alrededor de la celda. Esto significa que est seleccionada. Ahora escriba lo siguiente:

=B2*C2
3. Pulse la tecla Intro. En la celda D2 se muestra el resultado de la operacin, es decir, 1 .

Qu ha pasado? En Excel, todas las frmulas empiezan con el signo igual =.

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Despus tenemos que escribir la operacin que queremos hacer. Primero tenemos que escribir el nmero de barras de pan que hemos comprado. Este nmero es 2. Por qu escribimos B2 y no 2? 4. Vamos a cambiar las unidades de pan que hemos comprado. Haga clic en la celda B2. 5. 6. 7. Escriba 3. Pulse la tecla INtro. Observe como Excel vuelve a calcular el Total que nos cuesta el pan. 3 unidades por medio cada unidad dan un total de 1,5 .

8. 9.

Ahora vamos a dejar la hoja de clculo como estaba. Haga clic en la celda B2. Escriba 2.

10. Pulse la tecla Intro. 11. El total de lo que nos vamos a gastar en pan vuelve a ser 1 . 12. Si utilizamos el nombre de la celda (B2) en vez de el nmero que contiene (2), Excel puede volver a realizar la operacin si cambiamos las unidades de pan que hemos comprado. Entonces, siempre que hagamos una frmula, hay que usar el nombre de la celda en vez del nmero que contiene.

13. El nombre de una celda tiene dos partes: primero se pone la letra que indica la columna y luego el nmero que indica la fila. As, la celda A2 contiene la palabra Pan y la celda C7 contiene la palabra Total.

14. Bueno, seguimos con la frmula. Recordamos que la frmula era:

=B2*C2
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Qu significa el smbolo asterisco * ? En matemticas siempre hemos usado una equis para multiplicar, pero los matemticos usan mucho la X para sus frmulas. Por eso, los informticos han decidido que usarn un smbolo distinto para el smbolo de multiplicar y este es el asterisco. 15. Y, para terminar, la celda C2 es el precio del pan. Vamos a probar a cambiar el precio del pan a ver si cambia el total. Haga clic en la celda C2. 16. Escriba 1. 17. Pulse Intro. 18. Observe como el total ahora es 3 . Parece que funciona.

19. Vamos a volver el precio del pan al que era antes. 20. Haga clic en la celda C2. 21. Escriba 0,5. 22. Pulse la tecla Intro. 23. El total vuelve a ser 1,5 . 24. Haga clic en el botn Guardar de la barra de formato. 25. Bueno, antes de ir al siguiente paso, compruebe que su hoja de clculo tiene el siguiente aspecto.

5.4.

El remate de los tomates: copiar la frmula Bueno, si compramos cinco cosas, podramos escribir la frmula 5 veces, pero

imagine que compramos doscientas cosas. Tenemos que escribir la frmula 200 veces? Por supuesto que no. Vamos a ver como se hace. 1. 2. Primero vamos a hacerlo directamente y luego veremos como funciona. Haga clic en la celda D2, que es la que tiene la frmula. Recuerde que si quiere ver la frmula, siempre puede mirar a la barra de frmulas.

3.

Haga clic en el botn Copiar

de la barra de herramientas. 23/218 www.academiausero.com

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4.

Observe como se ven una serie de lneas movindose alrededor de la celda seleccionada. Esto significa que la celda est copiada.

5.

Ahora haga clic en la celda D2 y, sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrstrelo hasta la celda D6.

6.

Haga clic en el botn Pegar

de la barra de herramientas.

7.

Qu ha pasado? Observe como ahora aparecen los totales correctamente calculados. No es cosa de magia. Veamos lo que ha pasado.

8. 9.

Haga clic en la celda D3. Mire la barra de frmulas.

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10. En la barra de frmulas se muestra la siguiente frmula:

=B3*C3
11. Excel sabe mucho. Cuando copiamos una frmula, Excel la cambia segn la operacin que hayamos hecho antes. Excel dice: si para calcular el total de pan has multiplicado las unidades de pan, que estn en la celda B2, por el precio del pan, que estn en la celda C2, para calcular el total de leche multiplicars las unidades de leche, 5, que estn en la celda B3, por lo que cuesta la leche, que est en la celda C3. Y as lo hace y acierta. 12. Vaya haciendo clic en las celdas D4, D5 y D6 y mire las frmulas. Parece que funciona.

5.5.

Susto: el total de la factura Ahora llega lo menos bueno: saber cuanto tenemos que pagar en total. Vamos a

usar el botn Autosuma que aprendimos en la sesin anterior.

1. Haga clic en la celda D7. 2. Haga clic en el botn Autosuma de la barra de herramientas. 3. Pulse la tecla Intro.

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Excel ha calculado automticamente el total de la factura.

Sesin 6. Plantillas en Excel


6.1. Plantillas en Excel Una plantilla es un molde a partir del cual podemos crear documentos. Es como una libreta de recibos o la libretilla donde toma notas el camarero. Tiene una serie de celdas con los datos escritos y otra serie de celdas vacas donde podemos escribir datos. Lo mejor de las plantillas es que pueden calcular automticamente los totales.

Plantilla de Factura

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Plantilla de Factura con los datos introducidos

6.2.

Crear la plantilla de Factura Vamos a crear una factura a partir de una plantilla que tiene Excel.

1. 2. 3. 4.

Primero vamos a abrir Excel. Haga clic en el men Inicio. Haga clic en Todos los programas. Haga clic en Microsoft Excel. Se abre Excel. A la derecha debe aparecer el panel de tareas. Si no lo ve, haga lo siguiente: a. Haga clic en el men Ver. b. Haga clic en Panel de tareas.

MUY IMPORTANTE!!! Cuando hace clic en una opcin de un men, es posible que no se muestren todas las opciones que contiene el men, sino solo las ms usadas. Para desplegar totalmente el men puede hacer clic en la parte inferior del men.

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5.

Haga clic en el botn Crear un libro nuevo.

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En la zona inferior derecha del panel de tareas haga clic en el icono En mi PC dentro de Plantillas.

7.

Se abre la ventana de Plantillas. Haga clic en la pestaa Soluciones de hojas de clculo. MUY IMPORTANTE!!! No puede volver a escribir en la hoja de clculo hasta que no cierre esta ventana.

8.

Haga clic en la plantilla Factura.

9.

Haga clic en el botn Aceptar.

10. Observe como se ha creado una nueva hoja de clculo con el nombre Factura1. Mire en la barra de tareas como tiene 2 archivos de Excel abiertos: Libro1 y Factura1.

11. Antes de seguir, vamos a guardar la factura. Haga clic en el botn Guardar de la barra de herramientas.

12. Escriba en el cuadro Nombre de archivo lo siguiente: factura 1 de su nombre. Recuerde que al guardar un archivo, el cursor se coloca directamente en el cuadro Nombre de archivo para que escribamos el nombre del archivo. Recuerde tambin 29/218 www.academiausero.com

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que todos los archivos se guardan en la carpeta Mis documentos (si no especificamos otra cosa).

13. Haga clic en el botn Guardar. 6.3. Escribir datos en la factura Ahora vamos a rellenar la factura con datos nuevos. 1. Haga clic en la celda cuyo texto es Escriba la informacin de la organizacin.

2.

Aqu tenemos que escribir el nombre y los datos de nuestra empresa. Escriba lo siguiente y NO pulse Intro despus. AINTE INFORMTICA

3.

Ahora tenemos que escribir ms lneas. En Excel hasta ahora siempre hemos escrito una lnea en cada celda. Cmo podemos escribir varias lneas en cada celda? Si pulsamos Intro, el cursor pasa a la siguiente celda. Hay un atajo de teclado que nos permite introducir una lnea nueva en una celda. Pulse la tecla Alt y, sin soltarla, pulse la tecla Intro.

4.

Escriba ahora lo siguiente: Calle Terraza 63 1

5.

Pulse la tecla Alt y, sin soltarla, pulse la tecla Intro para introducir otro salto de lnea.

6.

Escriba ahora lo siguiente: 29680 Estepona (Mlaga)

7.

Ahora pulse Intro. El cursor pasa a otra celda. 30/218 www.academiausero.com

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8.

Ahora escribiremos los datos del cliente. Vaya movindose por las celdas y escriba los siguientes datos.

9.

Ahora vamos a guardar otra vez. Haga clic en el botn Guardar de la barra de herramientas.

10. Ahora vamos a escribir el nmero de factura. Haga clic en la celda M3. 11. Escriba 1. 12. Pulse Intro.

13. Todas las facturas deben tener una fecha. Haga clic en la celda M13. 14. Escriba 22/02/2006. 15. Pulse Intro.

16. Ahora vamos a escribir lo que hemos comprado y vamos a comprobar como se calculan las cantidades automticamente. Haga clic en la celda C19. 17. Escriba 1. 18. Haga clic en la tecla CURSOR DERECHO para moverse a la descripcin. 31/218 www.academiausero.com

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20. Haga clic en la tecla CURSOR DERECHO para moverse al precio unitario. 21. Escriba 300. 22. Observe como se ha calculado automticamente el total. Haga clic en la tecla CURSOR DERECHO. 23. El cursor pasa a la cantidad del segundo elemento.

24. Siga rellenando datos segn la siguiente tabla:

25. Ahora vamos a ver el total de la factura. Haga clic en la barra de desplazamiento vertical hacia abajo hasta ver la celda de TOTAL. 26. Observe como se calcula automticamente el subtotal de la factura. Solo nos quedan los impuestos. Haga clic en la celda L38.

27. Escriba 16%. 28. Pulse Intro. 29. Se calcula automticamente el IVA y el total de la factura.

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30. Ya hemos terminado la factura. Ahora haga clic en el botn Guardar de la barra de herramientas.

6.4.

Ponerlo en Euros Parece que la plantilla no es muy moderna y tiene los datos en pesetas. Vamos a

ponerlos en euros. 1. La factura creada tiene algunas celdas bloqueadas, de modo que no podamos, por error, borrarlas. Las celdas bloqueadas son las que tienen el fondo amarillo. Haga clic en cualquier celda amarilla e intente escribir. No puede porque est bloqueada. 2. 3. 4. Haga clic en el men Herramientas. Haga clic en el submen Proteger. Haga clic en la opcin Desproteger hoja

5. 6.

Ahora ya podemos modificar las celdas. Haga clic en la celda M19 y, sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrstrelo hasta la celda M40. Con esto seleccionamos algunas celdas que estn en pesetas.

7. 8.

Haga clic en el botn Euro de la barra de herramientas. Ahora las cantidades estn en euros. 33/218 www.academiausero.com

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Haga clic en la celda L19 y, sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrstrelo hasta la celda L35.

10. Haga clic en el botn Euro de la barra de herramientas.

11. Ahora guarde su factura. 12. Para volver a proteger la hoja, haga clic en el men Herramientas. 13. Haga clic en Proteger. 14. Haga clic en Proteger hoja.

15. Haga clic en Aceptar.

Muy bien!!! Ya ha terminado su factura.

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Sesin 7. Base de datos en Excel


7.1. Qu es una base de datos? Una base de datos es una serie de datos relacionados. Excel no es un programa para hacer bases de datos. Para eso podemos usar Access. Pero para tener una pequea tabla con unos cuantos nombres, emails y telfonos, Excel es ms que suficiente.

7.2.

Escribir los datos Vamos a empezar escribiendo los datos de nuestra pequea agenda.

1. 2.

Abra Microsoft Excel (Inicio | Todos los programas | Microsoft Excel) Escriba los siguientes datos a partir de la celda A1.

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3.

Ahora vamos a guardar el archivo. Haga clic en el botn Guardar de la barra de herramientas de Excel.

4.

El cursor se coloca automticamente en el cuadro Nombre de archivo. El texto est azul: esto significado que est seleccionado y que, cuando escribamos, este texto se borrar. Escriba agenda.

5. 7.3.

Pulse el botn Aceptar. El archivo queda guardado. Cambiar los datos Excel tiene una ventana que le permite introducir nuevos datos. Vamos a ver como

se hace. 1. 2. 3. Haga clic en cualquier celda de los datos que acaba de escribir. Haga clic en el men Datos. Haga clic en la opcin Formulario.

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Se abre la ventana de edicin de la tabla de datos. A cada columna de una base de datos se le llama CAMPO: as, est tabla tiene 4 campos, Nombre, Apellidos, Telfono, Email. A la derecha hay una serie de botones para introducir datos y buscarlos. Vamos a introducir una nueva persona en nuestra agenda. Haga clic en el botn Nuevo.

5.

Se muestra un registro en blanco para que escribamos nuevos datos. El cursor est parpadeando dentro del cuadro Nombre.

6.

Escriba Ana. El cursor ahora est parpadeando detrs de lo que acaba de escribir.

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Ahora vamos a pasar al cuadro Apellidos pero no vamos a usar el ratn para ello. Pulse la tecla Tabulador. La tecla Tabulador est sobre la tecla Bloq Mays en el teclado.

8.

Ahora el cursor est dentro del campo Apellidos.

9.

Escriba Lpez.

10. Pulse el botn TABULADOR en el teclado. 11. Ahora est en el cuadro Telfono. 12. Escriba 999 999 999. 13. Vuelva a pulsar el botn TABULADOR. 14. Escriba analopez@ainte.com. 15. Ahora haga clic en el botn Cerrar. 16. Observe como ha aparecido una nueva persona en su pequea agenda.

Ejercicio. Aada dos personas ms a su agenda usando la ventana Formulario

7.4.

Buscar datos

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Lo bueno que tiene una base de datos en un ordenador es que podemos buscar los datos rpidamente. Imagine que tiene una agenda de 1000 personas. Para buscar solo tenemos que escribir el nombre de la persona que queremos buscar. Vamos a ver como se hace. 1. 2. Haga clic en el men Edicin Haga clic en la opcin Buscar.

3.

Se abre la ventana para Buscar. Vamos a ver como se busca.

4.

Escriba Isabel en el cuadro Buscar.

5.

Haga clic en el botn Buscar siguiente.

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Observe como la celda activa, que es la que tiene el borde alrededor ms oscuro, es ahora la que tiene el texto Isabel. Excel encuentra los datos rpidamente.

7. Cierre la ventana de Bsqueda.

7.5.

Borrar filas A veces tendr que borrar algunas personas de su agenda. Vamos a ver como se

hace. 1. Cada fila de Excel tiene un cuadro a la izquierda con un nmero. Esto es el cuadro de seleccin.

2.

Para seleccionar una fila completa, haga clic en el cuadro de seleccin de la fila que quiera seleccionar. Nosotros vamos a seleccionar la fila 4, as que haga clic en el cuadro de seleccin con el nmero 4.

3.

Observe como toda la fila queda seleccionada.

4.

Ahora haga clic con el botn derecho encima del cuadro de seleccin con el nmero 4. Se muestra el men objeto.

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5. 6.

Haga clic en la opcin Eliminar. La fila ha desaparecido!!!

Sesin 8. Porcentajes
8.1. Calcular porcentajes Tenemos una empresa que vende ropa y nos han llegado los resmenes de ventas del trimestre. Vamos a comparar las ventas de cada uno de los artculos usando porcentajes.

8.2. Introducir los datos Lo primero que tenemos que hacer es escribir los datos en Excel. 1. 2. 3. Haga clic en el men Inicio. Haga clic en Todos los programas. Haga clic en Microsoft Excel.

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4.

Escriba los siguientes datos a partir de la celda A1:

5.

Ahora vamos a embellecer la hoja. Lo primero que vamos a hacer es que el ttulo ocupe las columnas A y B. Haga clic en la celda A1 y, sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrstrelo hasta la celda B1. Nota: es normal que la primera celda quede con el fondo blanco, la primera celda de una seleccin mltiple se queda en blanco.

6.

Haga clic en el botn Combinar y centrar de la barra de formato.

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7.

Observe como el texto queda centrado en las 2 celdas.

8.

Ahora vamos a poner los importes en Euros. Primero tenemos que seleccionar las celdas que contienen nmeros. Haga clic en la celda B2 y, sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrstrelo hasta la celda B3.

9.

Haga clic en el botn Estilo moneda de la barra de formato.

10. Observe como ahora los importes estn en euros.

11. Antes de seguir, guardaremos el archivo. Haga clic en el botn Guardar de la barra de herramientas.

12. Como es la primera vez que lo guardamos, se nos muestra la ventana Guardar como.

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13. Observe como, cuando va a guardar algo, la carpeta por defecto es Mis documentos. 14. Ahora escriba directamente el nombre del archivo, en este caso, Porcentaje de ventas.

15. Haga clic en el botn Guardar.

Muy bien!!! Ya podemos empezar a calcular.

8.3.

Hacer la suma Antes de calcular un porcentaje, tenemos que sumar todas las ventas que hemos

realizado. Vamos a usar el botn Autosuma. 1. Haga clic en la celda B4. Observe que, al hacer clic en una celda, el borde sta se hace ms grueso.

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2.

Ahora haga clic en el botn Autosuma

de la barra de herramientas.

3.

Observe como se escribe la frmula automticamente en la celda B4. Qu significa la frmula =SUMA(B2:B3) ? Se van a SUMAr los nmeros de las celdas desde la B2 hasta la B3.

4. 5.

Para confirmar la frmula, pulse la tecla Intro. Observe como se suma el importe automticamente.

8.4.

Calcular los porcentajes Para calcular un porcentaje, tenemos que dividir una parte entre el total. Por ejemplo,

si tiramos 10 tiros a canasta y encestamos 5 veces, el porcentaje de acierto es: 5 canastas 10 tiros 45/218 www.academiausero.com 50%

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Ahora vamos a calcular el porcentaje de ventas de hombre y de mujer. 1. 2. Haga clic en la celda C2. Escriba la siguiente frmula:

=B2/$B$4

Los smbolos $ significan que esta referencia ser absoluta, no cambiar en la frmula cuando la arrastremos. 3. 4. Pulse la tecla Intro. Observe como en la celda est el nmero 0,25. Ahora vamos a poner este nmero en formato de porcentaje. Haga clic en la celda C2. 5. Haga clic en el botn Estilo porcentual de la barra de formato.

6. 7. 8.

Ahora en la celda aparece un porcentaje del 25%. Tenemos que escribir la frmula para cada porcentaje que queramos calcular? No. Haga clic en el botn Copiar de la barra de herramientas.

9.

Observe como alrededor de la celda seleccionada se muestran una serie de lneas movindose.

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10. Ahora haga clic en la celda C3 y, sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrstrelo hasta la celda C4.

11. Haga clic en el botn Pegar de la barra de herramientas.

12. Ahora ya tiene la frmula calculada para las ventas de mujer y, adems, el total que es el 100%. La referencia absoluta hace que el total, que est en la celda B4, no cambie cuando copiamos la frmula. De hecho, si hace clic en la celda C3, ver que la frmula es =B3/$B$4. Siempre se calcula sobre la celda B4.

Ejercicio. Calcule los porcentajes de ventas de cada prenda usando las referencias absolutas.

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Ejercicio. Calcule los porcentajes de lluvia en cada estacin del ao.

Sesin 9. Grficos
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9.1.

Qu es un grfico? Un grfico es una representacin descriptiva de los datos. En un grfico podemos

comparar los datos visualmente: por ejemplo, podemos comparar si las ventas entre distintos meses han subido o bajado o comparar en un grfico de sectores que es lo que ms se vende en nuestra empresa.

9.2.

Comparacin de datos Vamos a hacer un grfico en el que analizaremos la evolucin de los beneficios de

una empresa a travs del tiempo. 1. 2. Entre en Microsoft Excel. Copie los siguientes datos.

3.

Antes de hacer cualquier grfico, tenemos que calcular los beneficios. Haga clic en la celda D2.

4.

Ahora tenemos que restar los ingresos menos los gastos para calcular las beneficios. Escriba la siguiente frmula

=B2-C2
5. 6. 7. Pulse la tecla Intro. Ahora vamos a copiar la frmula. Haga clic en la celda D2. Haga clic en el pequeo cuadrado negro en la esquina inferior derecha de la celda D2 y, sin soltar el ratn, arrstrelo hasta la celda D13. 8. Observe como se han calculado los beneficios.

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9.

Bueno, ya hemos hecho los clculos. Ahora vamos a hacer el grfico. Antes de hacer un grfico, tenemos que seleccionar los datos que queremos en el grfico. Haga clic en la celda A1 y, sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrstrelo hasta la celda D13.

10. Ahora haga clic en el botn Asistente para grficos de la barra de herramientas

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11. Se abre automticamente el asistente para grficos. Aqu puede elegir que tipo de grfico desea hacer. A la izquierda hay una lista para seleccionar el tipo de grfico. En esta lista, haga clic en el tipo de grfico Lneas.

12. Haga clic en el tipo de grfico de lnea en la celda superior izquierda.

13. Haga clic en el botn Siguiente en la zona inferior de la ventana. 14. Ahora puede seleccionar como quiere ver los datos, si en filas o columnas. Lo dejaremos en columnas. Haga clic en el botn Siguiente.

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15. Ahora puede cambiar algunas opciones del grfico. Vamos a escribir el ttulo del grfico. Escriba Beneficios anuales.

16. Haga clic en el cuadro de texto Eje de categoras(X). 17. Escriba Mes. 18. Haga clic en el botn Siguiente. 19. Para terminar, puede seleccionar si desea que el grfico est en la misma hoja de clculo o que el grfico aparezca en una nueva hoja de clculo. Dejaremos el grfico en esta hoja. Haga clic en el botn Finalizar.

20. Ya tiene el grfico en su hoja. Observe como aparece por encima de las celdas escritas en la hoja de clculo. Para mover el grfico, haga clic en una zona blanca de la zona interior del grfico y, sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrstrelo.

21. Guarde el archivo con el nombre grfico beneficios de su nombre. Muy bien!!! Ya puede ver la evolucin de su empresa.

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Academia Usero 9.3. Grfico de sectores

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Un grfico de sectores puede dar mucha informacin. Podemos comparar distintas magnitudes en un solo grfico. Vamos a ver como se hace. 1. 2. Entre en Microsoft Excel. Copie los siguientes datos.

3.

Ahora vamos a hacer el grfico. Lo primero que vamos a hacer es seleccionar todos los datos. Haga clic en la celda A1, y, sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrstrelo hasta la celda B5.

4.

Haga clic en el botn Asistente para grficos de la barra de herramientas.

5. 6.

Como tipo de grfico, seleccione Circular. En la zona derecha, para elegir el subtipo de grfico, haga clic en el subtipo Circular con efecto 3D.

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Academia Usero 7. 8. 9. Haga clic en el botn Siguiente. Lo dejaremos en columnas as que haga clic en el botn Siguiente.

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En la siguiente ventana del asistente, haga clic en la pestaa Rtulos de datos.

10. Haga clic en la casilla Nombre de la categora para activarla. Observe como aparece el nombre de la bebida en el grfico. 11. Haga clic en la casilla Porcentaje para activarla. Observe como se muestra automticamente el porcentaje en el grfico.

12. Haga clic en el botn Siguiente. 13. Este grfico lo pondremos en una hoja independiente. Haga clic en la casilla En una hoja nueva.

14. Para terminar, haga clic en el botn Finalizar. El grfico se muestra en una hoja nueva.

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Sesin 10. Imprimir hojas de clculo


10.1. Imprimir con Excel Imprimir con Excel es un poco ms complicado que imprimir con otros programas. Una hoja de clculo puede ser muy grande y estar organizada de distintas maneras. Por ello, Excel nos permite configuraciones de pgina para conseguir que todo lo que queremos imprimir nos quepa en una pgina. Vamos a ver como se hace.

10.2. Guardar un archivo de la red en nuestro ordenador Vamos a abrir un fichero de la red y luego vamos a modificarlo e imprimirlo. 1. Haga doble clic en el icono Mis sitios de red en el escritorio.

2.

Dentro de la ventana Mis sitios de red aparecen una serie de carpetas. Cada una de esas carpetas es una carpeta compartida por otro ordenador. En nuestro caso, he compartido una carpeta con un par de hojas de clculo para que podis abrirlas y modificarlas. Haga clic en el enlace Ver equipos del grupo de trabajo en la zona izquierda de la ventana.

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Ahora se muestran todos los ordenadores que estn en la red de la academia. Seguramente, usted tendr ms iconos, porque en el momento de realizar estos apuntes no estaban encendidos todos los ordenadores de la academia. Haga doble clic en el ordenador Profesor.

4.

Se muestran una serie de carpetas, que son las que estn compartidas en el ordenador Profesor. Haga doble clic en la carpeta hojas de clculo.

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Observe como tiene dos archivos, dos hojas de clculo que vamos a abrir e imprimir. Vamos con el primero. Haga doble clic en el archivo ventas2006.

6.

Se abre el archivo. Puede ser que se le abra una ventana que dice que el archivo ya est abierto. Si es as, haga clic en Editar una copia de solo lectura.

7. 8.

Ahora vamos a guardarlo en nuestro ordenador. Haga clic en el men Archivo. Haga clic en la opcin Guardar como.

9.

Se abre una ventana donde puede elegir donde y con que nombre guardar el archivo. Haga clic en el tringulo a la derecha de la lista Guardar en.

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10. Se despliega la lista Guardar en. Aqu tiene que seleccionar la carpeta donde quiere guardar el archivo. Haga clic en la carpeta Mis documentos. 11. Haga clic en el cuadro Nombre de archivo.

12. Borre su contenido. 13. Escribe el siguiente nombre: ventas de su nombre. 14. Para guardar el archivo, haga clic en el botn Guardar. Muy bien!!! Ahora el archivo est guardado en su ordenador.

10.3. Hoja en horizontal Vamos a imprimir una hoja de clculo en horizontal de modo que no se salga de la pgina. 1. Con el archivo ventas de su nombre abierto, haga clic en el botn Vista preliminar de la barra de herramientas.

2.

Se abre una ventana donde puede ver como va a quedar la hoja antes de imprimirla. As no necesita hacer pruebas de impresin. Primero ve como le queda la hoja y, cuando le guste, ya puede pulsar el botn Imprimir.

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3.

Tenemos un pequeo problema y es que est hoja de clculo se va a imprimir en dos pginas. Un trozo de la misma cae fuera de esta hoja. Para verlo, haga clic en el botn Siguiente en la zona superior izquierda de la ventana de vista preliminar.

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Vamos a arreglar esto. Haga clic en el botn Configurar en la zona superior de la barra de botones de la vista Preliminar.

5.

En la ventana de configuracin hay 4 pestaas. Haga clic en la pestaa Pgina si no est activa.

6.

Primero vamos a cambiar la orientacin de la pgina. Haga clic en la opcin Horizontal del cuadro de Orientacin.

7.

Haga clic en el botn Aceptar. Observe como la hoja de clculo ahora s que cabe en una pgina.

8.

Vamos a cambiar algunas propiedades ms de la configuracin. Haga clic en el botn Configurar de la zona superior de la ventana de Vista preliminar.

9.

Haga clic en la pestaa Mrgenes.

10. Active la casilla Horizontalmente del cuadro Centrar en la pgina. 60/218 www.academiausero.com

Academia Usero 11. Active la casilla Verticalmente del cuadro Centrar en la pgina.

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12. Haga clic en la pestaa Encabezado y pie de pgina.

13. Haga clic en el botn Personalizar pie de pgina.

14. Escriba la palabra Ventas en el cuadro Seccin izquierda. 15. Haga clic en el cuadro Seccin central. 16. Haga clic en el botn Insertar nmero de pgina.

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Academia Usero 17. Haga clic en el cuadro Seccin derecha. 18. Escriba su nombre. 19. Haga clic en el botn Aceptar. 20. Haga clic de nuevo en el botn aceptar.

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21. De vuelta a la pgina de vista preliminar, observe como se muestran en la zona inferior de la pgina los datos que acaba de escribir. 22. Para terminar, haga clic en el botn Imprimir. Muy bien!! Ya tiene una flamante hoja de clculo en sus manos.

10.4. Lista vertical Ahora vamos a imprimir una pgina en vertical. 1. En la carpeta de red que todava debe tener abierta, haga doble clic en el archivo verbosirregulares. 2. Se abre una lista de verbos irregulares en ingls. Vamos a suponer que solo queremos imprimir los 20 primeros. Haga clic en la celda A1 y arrastre el ratn hasta la celda D20 para seleccionarlas.

3.

Ahora vamos a decir a Excel que solo queremos imprimir esa parte. Haga clic en el men Archivo.

4. 5.

Haga clic en el submen rea de impresin. Haga clic en la opcin Establecer rea de impresin.

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6.

Con esto hemos dicho a Excel que queremos imprimir solo esa parte de la hoja. Ahora haga clic en el botn Vista preliminar de la barra de herramientas.

7.

Observe como ahora solo se muestra para imprimir la zona que hemos seleccionado. Haga clic en el botn Configurar.

8. 9.

Haga clic en la pestaa Mrgenes. Active la casilla centrar en la pgina Horizontalmente.

10. Active la casilla centrar en la pgina Verticalmente.

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Academia Usero 11. Haga clic en la pestaa Pgina. 12. Haga clic en el cuadro Escala, Ajustar al % del tamao normal,

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13. Escriba 130. 14. Haga clic en el botn Aceptar. Ahora la hoja se muestra a un tamao mayor del real. De este modo rellenamos ms la pgina y podemos leer ms cmodamente. 15. Para terminar, haga clic en el botn Imprimir. Muy bien!!! Ya tiene una pgina en vertical.

Sesin 11. Libros y hojas de clculo


11.1. Qu es un libro? Un libro es un conjunto de hojas de clculo. Cada libro se guarda en un archivo. Para conocer cuantas hojas de clculo tiene un libro, tiene que mirar en la zona inferior de la ventana de Excel. Un libro nuevo tiene tres hojas de clculo:

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Puede agregar nuevas hojas de clculo y cambiarles los nombres, como se muestra en la siguiente imagen:

Vamos a abrir un archivo para comprobar cuantas hojas tiene.

1. 2.

Abra Excel. Observe como el archivo nuevo que aparece tiene tres hojas de clculo.

3. 4.

Ahora minimice la ventana de Excel. Vamos a abrir un archivo de la red. Haga doble clic en Mis sitios de red en el escritorio.

5.

Haga clic en el enlace a la izquierda con el texto Abrir equipos del grupo de trabajo.

6.

Haga doble clic en el icono Profesor.

7. 8.

Haga doble clic en la carpeta Hojas de clculo. Haga doble clic en el archivo equipos.

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Observe como este libro tiene 4 hojas de clculo. Vamos a activar una hoja de clculo.

10. Haga clic en la pestaa Memphis en la zona inferior. Observe como se muestran los datos del equipo de Memphis.

11. La hoja activa tiene su pestaa blanca.

11.2.Eliminar hojas de clculo dentro de un libro Vamos a crear un archivo nuevo de Excel, y vamos a eliminar alguna hoja. 1. 2. Abra Microsoft Excel. Observe como tiene tres hojas, la hoja1, la hoja2 y la hoja3. Vamos a eliminar la hoja1. Haga clic con el botn derecho del ratn sobre la pestaa hoja1.

3. 4.

En el men objeto de la pestaa, haga clic en la opcin Eliminar. Observe como ahora solo tiene 2 hojas de clculo.

5.

Ahora vamos a eliminar la hoja3. Haga clic con el botn derecho del ratn sobre la pestaa Hoja3.

6.

Haga clic en la opcin Eliminar. Ahora se ha quedado con una sola hoja de clculo.

11.3.Cambiar el nombre de una hoja de clculo Vamos a aprender a cambiar el nombre de una de las hojas de clculo del libro. 1. Haga clic con el botn derecho del ratn sobre la pestaa Hoja2, que es la nica que nos queda. 2. Haga clic en la opcin Cambiar nombre.

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3.

Observe como ahora el texto se muestra en blanco sobre un fondo negro. Esto significa que est seleccionado. Escriba como nombre Estrellas y pulse la tecla Intro.

11.4.Crear nuevas hojas de clculo Vamos a aadir dos nuevas hojas de clculo al libro. 1. 2. Haga clic con el botn derecho del ratn sobre la pestaa Estrellas. Haga clic en la opcin Insertar.

3.

Se abre el cuadro de dilogo Insertar. Haga clic en el icono Hoja de clculo.

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4. 5.

Haga clic en el botn Aceptar. Observe como ha aparecido una nueva hoja de clculo con el nombre Hoja4.

6.

Cambie el nombre a esta nueva hoja de clculo y pngale Planetas.

11.5.Mover hojas de clculo Puede cambiar el orden de las hojas de clculo. Vamos a ver como se hace. 1. Haga clic con el botn izquierdo del ratn sobre la pestaa Planetas y, sin soltarlo, arrstrelo a la derecha de la pestaa Estrellas.

2.

Observe como ahora la hoja Planetas est a la derecha de la hoja Estrellas.

Ejercicio. Cree una nueva hoja de clculo, pngale el nombre Satlites y colquela a la derecha de las dems. Cuando lo haya hecho, guarde este archivo con el nombre cuerposcelestes.

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Academia Usero 11.6.Copiar datos de Internet a una hoja de clculo 1. Entre en la siguiente pgina web;

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ainte.net/curso
2. Haga clic en el enlace Estrellas a la izquierda de la ventana.

3.

Ahora tenemos que seleccionar toda la tabla. Haga clic a la izquierda del texto ESTRELLA en la celda superior izquierda de la tabla y, sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrstrelo hacia abajo y hacia la derecha hasta seleccionar toda la tabla.

4. 5.

Haga clic en el men Edicin. Haga clic en la opcin Copiar.

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6. 7. 8. 9.

Ahora vuelva a Excel. Haga clic en la pestaa Estrellas. Haga clic en el men Edicin. Haga clic en la opcin Pegar.

10. Ahora la hoja tiene los datos que hemos copiado desde Internet.

Ejercicio. Copie los datos de las pginas web de planetas y satlites en las hojas de clculo correspondientes. 70/218 www.academiausero.com

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Sesin 12. Estilos y referencias


12.1. Introducir los datos Introduzca primero los siguientes datos en una nueva hoja de clculo y gurdelo con el nombre ventas. Estos son los datos de las ventas de una empresa el ao anterior.

12.2. Calcular los ingresos Vamos a calcular primero los ingresos por las ventas del ao anterior. 1. 2. 3. 4. Haga clic en la celda D1. Escriba Total y pulse Intro. Haga clic en la celda D2. Escriba la siguiente frmula y pulse Intro.

=B2*C2
5. Observe como se ha calculado el total de ingresos para los pantalones. Ahora haga clic de nuevo en la celda D2.

6.

Haga doble clic en el pequeo cuadrado en la esquina inferior derecha de la celda. Observe como se ha copiado la frmula al resto de las celdas.

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Academia Usero 12.2. Calcular los gastos Ahora vamos a restar los gastos correspondientes. 1. En la columna E2 introduzca los siguientes datos.

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2. 3. 4.

Haga clic en la columna F1 y escriba Gastos. Haga clic en la celda F2. Escriba la siguiente frmula y pulse Intro:

=C2*E2
5. Copie la frmula como ha hecho anteriormente.

12.3. Restar los gastos Ahora vamos a calcular los beneficios: vamos a restar los ingresos y los beneficios. 1. 2. 3. Haga clic en la celda G1. Escriba Beneficios y pulse Intro. Ahora escriba la siguiente frmula:

=D2*F2
4. Copie la frmula como hizo anteriormente.

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Academia Usero 12.4. Poner los botones de Estilo en la barra Formato

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En esta hoja de clculo ha introducido un montn de datos. Algunos deben tener un formato numrico, otros un formato de texto. Vamos a definir formatos para cada tipo de datos y luego vamos a aplicar estos formatos a otras zonas de la hoja de clculo. 1. Primero vamos a sacar la lista de Autoformatos, que por defecto no se muestra en Excel. Haga clic en el men Ver. 2. 3. Haga clic en el submen Barras de herramientas. Haga clic en Personalizar.

4.

Se abre la ventana Personalizar. Haga clic en la pestaa Comandos si no est activada.

5. 6.

En la lista de Categoras de botones, haga clic en la opcin Formato. En la lista de Comandos, haga clic en la lista Estilo y, sin soltarla, arrstrela a la zona izquierda de la barra de formato.

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7.

Ahora tiene en la barra de Formato la lista de Estilos, que le permite seleccionar un estilo definido.

8.

Arrastre tambin el botn Estilo de la lista de Comandos a la barra de Formato.

9.

Haga clic en el botn Cerrar de la ventana Personalizar.

12.5. Crear un estilo Vamos a crear un estilo para las celdas de ttulo y luego lo vamos a aplicar a todos los ttulos. 1. 2. Haga clic en la celda A1. Aplique un tamao de fuente de 12, el tipo de letra Times New Roman, un color rojo para la letra, un color de celda amarillo claro y una alineacin centrada.

3.

Ahora vamos a crear un nuevo estilo. Haga clic en el botn Estilo en la barra de formato.

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En la ventana Estilo, haga clic en la lista Nombre de estilo y escriba Encabezado.

5.

Haga clic en el botn Agregar. Acaba de agregar un nuevo estilo llamado Encabezado.

6. 7.

Ahora haga clic en el botn Modificar. Se muestra la ventana para modificar las propiedades de formato de la celda. Haga clic en la pestaa Fuente.

8. 9.

Modifique el tipo de letra a Times New Roman y el tamao a 12. Ahora haga clic en la pestaa Alineacin.

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Academia Usero 10. Cambie la alineacin Horizontal a Centrar. 11. Ahora haga clic en la pestaa Tramas.

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12. Haga clic en el color Amarillo claro para seleccionarlo. 13. Ya ha definido todas las propiedades. Haga clic en el botn Aceptar. 14. De vuelta a la ventana Estilo, haga clic en el botn Aceptar. 15. Ya hemos creado el estilo, ahora vamos a aplicarlo. Haga clic en la celda A2. 16. Pulse la tecla Mayscula y, sin soltarla, haga clic en la celda G2. Esta es otra manera de seleccionar varias celdas sin tener que arrastrar.

17. Haga clic en la lista Estilo. Observe como se muestra el estilo Encabezado, que es el que acaba de crear. 18. Haga clic en el estilo encabezado.

19. Observe como ahora todas las celdas tienen este estilo. Los estilos son una forma simple y rpida de crear formatos que se pueden aplicar a muchas celdas de una vez.

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Ejercicio. Cree un estilo para las lneas de texto y otro estilo para las lneas de moneda que tengan un tipo de letra, un color y un relleno distinto.

12.6. Calcular Una vez mejorado el aspecto de la hoja de clculo, vamos a hacer unos clculos para actualizar los precios a los que vamos a vender nuestros artculos.

1. Vamos a introducir un porcentaje de incremento de precio en una celda aparte. Haga clic en la celda D10. 2. Escriba Porcentaje y pulse Intro. 3. Haga clic en la celda E10. 4. Escriba 0,1 y pulse Intro. 5. Haga clic en la celda E10. 6. Haga clic en el botn % de la barra de formato de Excel.

7. Observe como el nmero 0,1 se multiplica por 100 automticamente y se le aade el smbolo de porcentaje.

8. Ahora vamos a introducir los nuevos precios de venta de nuestros proveedores. Introduzca los siguientes datos en la hoja de clculo.

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9. Ahora le dejamos como ejercicio que calcule los gastos en esta temporada 2006, suponiendo que se compran las mismas unidades.

10. Ahora vamos a calcular los nuevos precios de venta si incrementamos en el porcentaje que hemos introducido antes los precios de venta. Haga clic en la celda J1. 11. Escriba Precios venta 2006. 12. Haga clic en la celda J2. 13. Escriba la siguiente frmula:

=B2+B2*$E$10
14. Con esta frmula, conseguimos sumar al precio del ao pasado el 10% que hemos colocado en la celda E10. Ahora copie esta frmula hacia abajo.

15. Calcule en la columna K el total de ingresos previstos para el ao 2006. 16. Calcule en la columna L los beneficios del 2006. 17. Ahora use la funcin Autosuma para sumar las columnas.

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18. Los beneficios en este ao son 7200, mientras que el ao anterior tuvimos unos beneficios de 8.950. Vamos a subir el porcentaje de beneficio. Haga clic en la celda E10. 19. Escriba 45%. 20. Pulse Intro. 21. Observe como se recalculan automticamente los precios de venta para este ao. Observe tambin como los beneficios para este ao son iguales que los del ao anterior. De este modo, podemos calcular los incrementos de precios que tenemos que realizar para conseguir los mismos beneficios.

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Sesin 13. Medias


13.1. Introducir los datos Introduzca primero los siguientes datos en una nueva hoja de clculo y gurdelo con el nombre promedio ventas a mano. Este es el nmero de ventas diarios de cada artculo durante una semana.

13.2. Calcular los totales Vamos a calcular el total de ventas. 7. 8. 9. Haga clic en la celda G1. Escriba Media y pulse Intro. Ahora vamos a calcular el total de ventas de la semana. Haga clic en el botn Autosuma de la barra de herramientas de Excel.

10. Pulse la tecla Intro para aceptar la frmula. Esta frmula suma la cantidad de ventas semanal de cada artculo, pero nosotros queremos calcular la media. Para calcular la media solo hay que dividir las unidades vendidas entre el total de das. Por ejemplo, si vendemos en total 20 camisas en los 5 das de trabajo de la semana, es como si cada da hubiramos vendido 4 camisas.
20 4 5

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12. Haga clic detrs de la frmula en la barra de frmulas.

13. Escriba lo siguiente tras la frmula:

/5
14. Pulse Intro. 15. La frmula debe tener ahora el siguiente aspecto:

16. Ahora observe la celda G2. Se ha calculado la media: si en total hemos vendido 5 camisas durante 5 das, es como si hubiramos vendido una camisa cada da.

17. Copie la frmula hacia abajo haciendo doble clic sobe el pequeo cuadrado en la esquina inferior derecha de la celda G2. 18. Esta claro que lo que ms se vende son las camisetas. As, puede prever el nmero de camisetas que har en el pedido para la prxima semana.

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a.

Frmulas estadsticas: promedio Excel tiene muchas frmulas que nos hacen el trabajo ms fcil. Vamos a usar la

frmula Promedio para no tener que escribirla manualmente, como acabamos de hacer en el apartado anterior. 1. Copie los mismos datos iniciales que us para el apartado anterior y gurdelos con el nombre ventas con formula promedio. 2. 3. Haga clic en la celda G2. Haga clic en el botn Insertar funcin de la barra de frmulas.

4.

Se abre la ventana Insertar funcin, donde puede buscar funciones o elegirlas de una lista. Haga clic en el cuadro de texto Buscar una funcin.

5.

Escriba lo siguiente: MEDIA

6.

Pulse Intro.

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7.

Excel busca entre todas las frmulas aquella que calcule algo parecido a lo que estamos buscando. En la lista Seleccionar una funcin, haga clic en la frmula PROMEDIO.

8. 9.

Haga clic en el botn Aceptar. Se abre la ventana donde podemos introducir los argumentos de una funcin. Los argumentos de una funcin son los nmeros que tenemos que meter para que la funcin se pueda calcular. Por ejemplo, para calcular el promedio hemos de introducir, al menos dos nmeros. Si queremos calcular una suma hemos de introducir por lo menos, dos nmeros. Excel es muy listo y detecta que a la izquierda de donde queremos introducir la frmula hay una serie de nmeros y los coloca como argumentos de la funcin. Observe como en el cuadro Nmero1 aparece el texto B2:F2. Esto significa que se va a hacer el promedio de los nmeros desde el B2 hasta el F2. Adems, a la derecha se muestra la serie de nmeros sobre los que se va a calcular la frmula. Incluso, en la zona inferior, se nos da el resultado de la frmula.

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10. Pero nosotros queremos aprender, as que borre el contenido del cuadro Nmero1.

11.

Ahora haga clic en el botn . Ahora puede seleccionar manualmente sobre que celdas se aplicar la funcin. Haga clic en la celda B2 y, sin soltarla, arrastre hasta la celda F2 para seleccionarlas todas.

12. Observe como aparece una barra llamada Argumentos de funcin que permite observar que celdas hemos seleccionado.

13. Una vez que haya terminado, haga clic en el botn para volver a la ventana de frmulas.

14. Para terminar de introducir la frmula, haga clic en el botn Aceptar.

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15. Ahora la frmula queda introducida y se calcula la media. 16. Copie esta frmula para que se calcule la media para cada artculo.

17. Compruebe que la media da el mismo valor que en el apartado anterior.

b.

Otra funcin Imagine que tiene una lista de 1000 personas a las que tiene que enviar cartas y que

todos los nombres y apellidos estn escritos en maysculas. Para hacer las cartas, nuestro jefe nos dice que no se pueden introducir todos los nombres en maysculas, sino que tienen que estar propiamente escritos, la primera letra en maysculas y el resto en minsculas. Tenemos dos opciones: volver a escribir toda la lista de personas o usar Excel. Vamos a usar Excel. 1. Cree un nuevo archivo de Excel con el siguiente contenido y gurdelo con el nombre Lista Clientes.

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2. 3. 4.

Haga clic en la celda C1. Escriba Apellidos2 y pulse Intro. Ahora mismo est en la celda C2. Haga clic en el botn Insertar funcin de la barra de frmulas.

5.

En la ventana de Insertar funcin, haga clic en la lista O seleccionar una categora para desplegarla.

6. 7.

Haga clic en la categora Texto. En la lista de funciones pertenecientes a la categora Texto, haga clic en la barra de desplazamiento vertical hasta encontrar la funcin NOMPROPIO.

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8. 9.

Haga clic sobre esta funcin para seleccionarla. Haga clic en el botn Aceptar.

10. Ahora tiene que seleccionar el argumento de la funcin. La funcin NOMPROPIO solo tiene un argumento, el texto que quiere modificar. Haga clic en el botn Ir a hoja de clculo para activar la hoja de clculo y seleccionar la celda deseada.

11. En la hoja de clculo, haga clic en la celda A2.

12. Pulse la tecla Intro.

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13. De vuelta a la ventana Argumentos de la funcin, pulse de nuevo la tecla Intro para confirmar.

14. Observe como ahora los apellidos aparecen con la primera letra en mayscula y el resto en minscula.

15. Copie la frmula hacia abajo.

Ejercicio. Use la misma frmula para modificar los nombres de las personas para ponerlos como nombres propios.

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Sesin 14. Mximos, mnimos, redondear, pi, potencia

14.1. Mximos y mnimos Tenemos una larga lista de das y ventas y queremos saber que cantidad se ha vendido el da que se ha vendido ms. Tenemos que ir buscando nosotros el mayor importe? No. Excel nos permite buscar el mayor valor de un rango de celdas. 1. Copie los siguientes datos en una nueva hoja de clculo y gurdelo con el nombre ventas diarias.

2. 3. 4. 5.

Haga clic en la celda A9. Escriba Mximo y pulse la tecla Intro. Haga clic en la celda B9. Escriba la siguiente frmula:

=MAX(B2:B8)

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Como todas las frmulas de Excel, esta frmula empieza con un signo de igual. Luego se escribe el nombre de la funcin, en este caso, MAX. Y luego los argumentos. La funcin MAX usa, en este caso, un solo argumento: el rango de celdas del cual se va a calcular el mximo. Recuerde que un rango de celdas es un conjunto de celdas. Para expresar un rango en una frmula, hemos de escribir la primera celda del rango, luego el smbolo : y, por fin, la ltima celda del rango.

B2

B8

6.

Pulse Intro y observe como la frmula calcula el mximo valor de lo que se ha hecho en caja: 1945 .

Ejercicio. Use la funcin MIN para calcular el Mnimo de Caja.

14.2. Redondear Una operacin bsica es redondear, es decir, tomar un nmero decimales determinado a partir de un nmero con ms decimales. En nuestro caso, tenemos una obra y hemos medido las distancias en metros. Vamos a tener un detalle con nuestro cliente, hemos decidido redondear las medidas de modo que quitaremos los decimales. 1. Cree una nueva hoja de clculo en Excel, copie los siguientes datos y gurdelo con el nombre mediciones obra.

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2. 3. 4.

Haga clic en la celda C1. Escriba medicin2 y pulse Intro. Ahora estamos en la celda C2. Vamos a redondear la cantidad del suelo radiante. Haga clic en el botn Insertar frmula de la barra de frmulas.

5.

Se abre la ventana Insertar funcin. En el cuadro Buscar una funcin, escriba la palabra redondear y pulse Intro.

6.

Se muestra una lista de funciones que tienen que ver con la palabra redondear. Haga clic en la funcin REDONDEAR.

7. 8.

Haga clic en el botn Aceptar. En la ventana de argumentos de la funcin, haga clic en el cuadro Nmero.

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9.

Haga clic en la celda B2 para seleccionarla. Esta es la celda a redondear.

10. Ahora haga clic en el cuadro Nm_decimales . 11. Escriba 0. 12. Observe como el resultado de redondear el nmero 23,567 sin decimales es 24. 13. Haga clic en el botn Aceptar. 14. Observe ahora la barra de frmulas: esta frmula tiene 2 argumentos. El primero es la celda que vamos a redondear y el segundo el nmero de decimales que se mostrarn. En este caso, como es 0 el nmero de decimales, no se muestran cifras decimales.

15. Copia la frmula hacia abajo. Compruebe como se han redondeado todos los nmeros.

16. Ahora vamos a redondear la medicin con un solo decimal. Haga clic en la celda D1 y escriba Medicin 3. 17. Escriba en la celda D2 la siguiente frmula:

=REDONDEAR(B2;1)
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18. Pulse Intro. Observe como ahora ha redondeado la medicin con un solo decimal.

14.3. Un poco de matemtica: PI y potencias Trabajamos en una empresa constructora y uno de nuestros clientes nos ha encargado unos cuantos corralillos para los animales. Estos pequeos corralillos tendrn forma circular as que, para calcular cuantos metros de barrera necesitamos para los corralillos, vamos a calcular la longitud de las circunferencias. Adems, tenemos que calcular cuantos metros cuadrados de hierba tenemos que desbrozar, as que tambin necesitamos el rea de la circunferencia. Tenemos 5 circunferencias: una de 20 metros de radio para los caballos, una de 5 metros para los cochinos, otra de 30 metros para las ovejas, otra de 7 metros para las gallinas y otra de 10 metros para los conejos.

1.

Cree una nueva hoja de clculo, escriba en ella los siguientes datos y gurdela con el nombre corralillos.

2. 3.

Haga clic en la celda C2. Escriba la siguiente frmula:

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=2*PI()*B2
Estamos calculando la longitud de la circunferencia. La frmula es dos veces el valor de pi por el radio de la circunferencia. En este caso, tenemos que usar la funcin PI(), que no tiene ningn argumento, por eso hay que escribir los parntesis sin nada dentro. Esta funcin PI() da el valor 3,1416. 4. Pulse Intro y compruebe que, efectivamente, se calcula la longitud de la circunferencia.

5.

Copie la frmula hacia abajo.

6.

Estos nmeros tienen demasiados decimales. Haga clic en la celda C2 y, sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrastre hasta la celda C6.

7.

Haga clic 4 veces en el botn Disminuir decimales en la barra de formatos

8. 9.

Ahora vamos a sumar todos los metros. Haga clic en la celda C7. Haga clic en el botn Autosuma para sumar cuantos metros de barrera nos hacen falta.

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10. Ahora vamos a calcular el rea de las circunferencias. La frmula para calcular el rea es el nmero PI por el radio al cuadrado. Como necesitamos elevar un nmero al cuadrado, necesitamos una nueva funcin de Excel. La frmula que calcula la potencia es POTENCIA. =POTENCIA(base;exponente) Por ejemplo, la frmula =POTENCIA(2;3) multiplica el nmero 2 por s mismo 3 veces. As, el resultado es 2*2*2, es decir, 8.

11. Haga clic en la celda D2. 12. Escriba la siguiente frmula:

=PI()*POTENCIA(B2;2)
13. Pulse Intro y compruebe como se calcula el rea del crculo. 14. Copie esta frmula hacia abajo. 15. Use Autosuma para calcular cuantos metros cuadrados tenemos que desbrozar.

Ejercicio. Calcule cuanto dinero hemos de gastar en total si el metro lineal de barrera cuesta 4 y el metro cuadrado de desbroce cuesta 15 .

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Sesin 15. Relleno automtico


15.1. Relleno automtico Imagine que tiene que rellenar en una columna todas las fechas desde el 1 de Julio del presente ao hasta el 31 de Julio del mismo. Tiene que escribir todas las fechas? No. Excel lo hace por nosotros usando el relleno automtico. 7. 8. 9. Cree una nueva hoja de clculo y gurdela con el nombre listas. Haga clic en la celda A1. Escriba el nmero 1.

10. Pulse Intro. 11. Ahora haga clic en la celda A1. 12. Haga clic con el botn derecho del ratn sobre el pequeo cuadrado que aparece en la esquina inferior derecha de la celda A1. Observe como el cursor cambia a una cruz negra.

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13. Sin soltar el botn derecho del ratn, arrstrelo hasta la celda A15. 14. Suelte el botn derecho del ratn. Aparece el men objeto. En l, haga clic sobre la opcin Rellenar serie.

15. Magia. Las celdas se han rellenado con nmeros consecutivos.

15.2. Rellenar fechas Vamos a rellenar una serie de fechas. 1. 2. En la Hoja2 de la anterior hoja de clculo, haga clic en la celda A1. Escriba la siguiente fecha:

1/3/06
3. Pulse Intro. 97/218 www.academiausero.com

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Haga clic con el botn derecho del ratn sobre el cuadrado negro de la esquina inferior derecha de la celda.

6. 7.

Sin soltar el botn derecho del ratn, arrastre hasta la celda A15. Ahora suelte el botn derecho del ratn y observe el men objeto.

8.

Tiene algunas opciones ms que cuando anteriormente rellen con un nmero. Haga clic en la opcin Rellenar das.

9.

Ms magia. Ahora se rellenan las fechas.

10. Ahora imagine que quiere rellenar solo los das hbiles, esto es, los que no son sbados y domingos. Vamos a ello. Haga clic en la celda B1.

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1/3/06
12. Pulse Intro. 13. Haga clic en la celda B1. 14. Haga clic con el botn derecho del ratn sobre el cuadrado negro en la esquina inferior derecha de la celda B1. 15. Sin soltar el botn derecho del ratn, arrastre hasta la celda B15. 16. Al soltar el botn derecho del ratn, se muestra el men objeto. Haga clic en la opcin Rellenar das de la semana.

17. Observe como ahora se rellenan todos los das menos aquellos que son sbados y domingos. Si no me cree, acceda al calendario de Windows.

18. Vamos un poco ms all. Haga clic en la celda C1. 19. Escriba la siguiente fecha:

1/3/06
99/218 www.academiausero.com

Academia Usero 20. Pulse Intro. 21. Haga clic en la celda C1.

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22. Haga clic con el botn derecho del ratn sobre el cuadrado negro en la esquina inferior derecha de la celda C1. 23. Sin soltar el botn derecho del ratn, arrastre hasta la celda C15. 24. Al soltar el botn derecho del ratn, se muestra el men objeto. Haga clic en la opcin Rellenar meses.

25. Ahora tiene todos los das primeros de cada mes desde el 1 de Marzo de 2006 hasta el 1 de Mayo de 2007.

Ejercicio. Cree una lista con los das 15 de Enero de los prximos 10 aos.

15.3. Listas avanzadas

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Vamos a introducir listas un poco ms complejas. Imagine que tiene que hacer una lista de nmeros pares. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Cree una nueva hoja de clculo y gurdela con el nombre listas avanzadas. Haga clic en la celda A1. Escriba 2 y pulse Intro. Haga clic en la celda A1. Haga clic en el men Edicin. Haga clic en el submen Rellenar. Haga clic en Series.

8.

En la ventana Series, puede especificar todas las opciones sobre Series. En el cuadro Series en active la opcin Columnas.

9.

En la casilla Tipo, deje la opcin Lineal.

10. En la opcin Incremento, escriba 2. Este es el nmero que se ir sumando en cada celda. 11. En la opcin Lmite, escriba 20. 12. Haga clic en el botn Aceptar.

13. Observe como se rellenan las celdas con nmeros de 2 en 2.

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14. Ahora vamos a calcular cuando tenemos que presentar nuestras declaraciones de IVA, que se producen al final de cada trimestre. Haga clic en la celda B1. 15. Escriba la siguiente fecha:

31/12/06
16. Pulse Intro. 17. Haga clic en la celda B1. 18. Haga clic en el men Edicin. 19. Haga clic en el submen Rellenar. 20. Haga clic en la opcin Series. 21. En la ventana Series, haga clic en la opcin Columna. 22. En el cuadro Tipo, seleccione Cronolgica. 23. En el cuadro Unidad de tiempo, seleccione Mes. 24. En el cuadro Incremento, escriba 3. 25. En el cuadro Lmite, escriba 31/12/07.

26. Haga clic en el botn Aceptar.

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Sesin 16. Prstamos y depreciaciones


16.1. Hipotecas Excel dispone de multitud de funciones. Entre ellas hay algunas funciones financieras que nos permiten calcular cuanto tenemos que pagar cuando pedimos un prstamo. Veamos como funcionan. Compramos un piso de 295.000 . Pagamos de entrada 30.000 de entrada con lo que nos quedan por pagar 265.000 . Queremos pagarlo a 20 aos. Vamos a suponer que tenemos un inters fijo del 3%.

1. 2.

Entre en Excel. Copie los siguientes nmeros y encabezamientos para empezar.

3.

Guarde el archivo con el nombre Hipoteca.

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Ahora use las opciones para rellenar celdas del men Edicin para rellenar la columna A desde la celda A6 hacia abajo con los nmeros desde el 1 al 240, que es el nmero de meses que hay en 20 aos que deberemos estar pagando.

5.

Ahora vamos a ver cuanto tenemos que pagar de capital cada mes. Haga clic en la celda B6.

6.

Haga clic en el botn Insertar funcin de la barra de frmulas.

7.

Despliegue la lista de categoras y haga clic en la categora Financieras.

8.

En la lista de funciones, haga clic en la funcin PAGOPRIN.

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9.

Haga clic en el botn Aceptar.

10. Se muestra la lista de argumentos de la funcin PAGOPRIN. Haga clic en el cuadro Tasa. Aqu debemos escribir el porcentaje de inters por periodo. Nuestro inters ser del 3% anual, as que escriba en el cuadro tasa lo siguiente:

3%/12
Lo tenemos que dividir por 12 ya que vamos a calcular lo que debemos pagar cada mes.

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11. Ahora haga clic en el cuadro de texto Periodo. Aqu tenemos que introducir el mes en el que queremos calcular el importe del pago principal de la hipoteca. Escriba lo siguiente: A6 Esta es la celda en la que est el nmero 1, el primer mes de pago de la hipoteca.

12. Ahora haga clic en el cuadro Nper y escriba lo siguiente:

240
Este es el nmero de meses durante los que tenemos que pagar, es decir, 20 aos por 12 meses.

13. Por ltimo, haga clic en el cuadro Va y escriba lo siguiente: 265000 Este es el importe total de la hipoteca.

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14. Para terminar, haga clic en el botn Aceptar.

15. Observe como ahora tiene lo que va a pagar de capital principal. El nmero sale en negativo. Ahora copie esta frmula hacia abajo. 16. Ahora siga los pasos anteriores pero con la frmula PAGOINT para calcular los intereses que tiene que pagar cada mes.

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17. Por ltimo, haga clic en la celda D6 y sume en ella el capital y el inters usando la siguiente frmula:

=B6+C6
18. Copie esta frmula hacia abajo.

19. Observe como todos los meses vamos a pagar lo mismo. Al principio se paga una cantidad mayor de intereses y una cantidad menor de capital. Al final, se paga una cantidad menor de intereses y una cantidad mayor de capital. 20. Para terminar, vamos a sumar cuanto hemos pagado de capital y de intereses. Vaya hacia abajo en la hoja hasta llegar a la fila 246. 21. Haga clic en la celda B246. 22. Haga clic en el botn Autosuma. 23. Observe como se van a sumar todas las cantidades de capital. 24. Pulse la tecla Intro. 25. Sume tambin las columnas de totales de los intereses y el total.

26. Observe como la suma de los pagos de capitales coinciden con el importe total del prstamo. Observe tambin la cantidad a la que ascienden los intereses.

16.2. Depreciacin lineal Imagine que compramos un nuevo elemento para la empresa, digamos una camioneta. Esta camioneta supone unos gastos para la empresa que no se pueden imputar al ejercicio actual sin falsear la contabilidad. Lo que se hace es repartir el gasto que supone la compra de la camioneta durante la vida til de la misma. As, si la

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camioneta nos dura 8 aos y nos cuesta 8.000 , podemos suponer que cada ao la camioneta nos ha costado 1.000 . Tambin tenemos que tener en cuenta el valor residual de la camioneta, que es lo que nos daran por la misma en el chatarrero. Por ejemplo, si las camioneta tiene un valor residual de 200 y la tenemos en nuestra empresa durante 8 aos, cada aos nos costara 975 . Este es el mtodo ms simple para calcular la depreciacin de un elemento. Vamos a verlo con Excel.

1. Abra Excel. 2. Escriba los siguientes datos.

3. Hemos comprado un coche que ha costado 12.000 . Su valor residual ser de 1.000 y va a estar en la empresa durante 6 aos. Vamos a calcular la depreciacin o amortizacin anual del coche. 4. Haga clic en la celda B5. 5. Haga clic en el botn Insertar funcin de la barra de frmulas. 6. En la ventana de frmulas, seleccione la categora Financieras. 7. Seleccione la frmula SLN (Straight Line), depreciacin en lnea recta, es decir, todos los aos se deprecia la misma cantidad.

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8. Haga clic en el botn Aceptar. 9. En el cuadro Costo escriba $B$1. En esta celda hemos escrito el precio al que compramos el coche. 10. En el cuadro Valor_residual escriba $B$2. Aqu escribimos lo que podremos obtener por el coche cuando acabe su vida til. 11. En el cuadro Vida escriba $B$3. Aqu escribimos cuantos aos estar el coche funcionando para la empresa.

12. Haga clic en el botn Aceptar. 13. Se ha calculado la depreciacin anual del coche, que es 1.833,33 al ao. Si multiplicamos este nmero por 6 y le sumamos 1.000 , obtendremos el costo del coche, esto es 12.000 .

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16.3. Depreciacin doble Cuando compramos un bien, por ejemplo, un ordenador, es lgico que al principio nos d un rendimiento mayor. Por ello, normalmente se suele amortizar una mayor cantidad del importe del bien al principio, de modo que se impute un mayor gasto al bien cuando ms rendimiento nos est dando. Vamos a calcular una amortizacin de este tipo usando Excel.

1. 2.

Copie en una nueva hoja los mismos datos que en el apartado anterior. Introduzca en una columna los aos en que el elemento va a ser til en la empresa.

3. 4. 5.

Ahora haga clic en la celda B5. Haga clic en el botn Insertar funcin de la barra de frmulas. Haga clic en la categora Financiera.

6.

Busque la frmula DB.

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7. 8. 9.

Haga clic en el botn Aceptar. En el cuadro costo escriba $B$1. En el cuadro Valor_residual escriba $B$2.

10. En el cuadro Vida escriba $B$3. 11. En el cuadro Periodo escriba A6. Observe como en esta celda no usamos referencia absoluta, ya que el periodo (en este caso, el ao) ir cambiando.

12. Haga clic en el botn Aceptar.

13. Copie la frmula hacia abajo para obtener la depreciacin cada ao. 112/218 www.academiausero.com

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14. En la celda B12, sume todas las depreciaciones.

Sesin 17. Estadstica


16.1. Frmulas estadsticas: media, varianza y desviacin tpica

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Podemos usar frmulas estadsticas para analizar series de datos. Vamos a ver un ejemplo. Tenemos dos tiendas de ropa y vamos a analizar las tallas que vendemos en 2 poblaciones distintas: Villaizquierda y Villaderecha.

1. Abra Excel y copie los siguientes datos.

2. Guarde el archivo con el nombre anlisis estadstico. 3. Hemos apuntado las tallas de las prendas que hemos vendido en las dos tiendas. Ahora vamos a calcular la media de talla para cada poblacin. Haga clic en la celda B12. 4. Escriba la siguiente frmula en la celda y pulse Intro:

=PROMEDIO(B2:B11)
5. Copie esta frmula hacia la derecha para calcular el promedio de Villaderecha.

6. La media es igual para los dos pueblos. Significa eso que las personas de los dos pueblos son similares? Vamos a ver que no. Haga clic en la celda A13. 7. Escriba Varianza. 8. Haga clic en la celda B13. 9. Escriba la siguiente frmula y pulse la tecla Intro. =VAR(B2:B11) 10. Copie esta frmula hacia la derecha.

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11. La varianza mide cuanto se desvan las medidas reales de la media. Observe como en Villaizquierda las tallas que se han vendido varan mucho, hay tallas 36 y 56, mientras que en Villaderecha las tallas no pasan de 42 y 48. Vamos a calcular otro parmetro estadstico similar a la varianza. 12. Haga clic en la celda A14. 13. Escriba Desviacin tpica. 14. Haga clic en la celda B14. 15. Escriba la siguiente frmula y pulse Intro.

=DESVEST(B2:B11)
16. Copie la frmula hacia la derecha. 17. Observe como las desviaciones tpicas indican lo mismo que la varianza, la poblacin de Villaizquierda es mucho ms variable en talla que la poblacin de Villaderecha.

18. Con estos datos, podemos redondear la desviacin tpica de Villaizquierda a 8 y la de Villaderecha a 2. Podemos decir que la mayora de las personas de Villaizquierda tienen una talla entre la 37, que es 45 menos 8 y la 72, que es 52 ms ocho. Sin embargo, en Villaderecha la mayora de las tallas estn entre la 43 y la 47. De este modo, podemos ajustar nuestro prximo pedido sabiendo que no debemos pedir tallas muy grandes o muy pequeas para Villaderecha, mientras que tenemos que tener en cuenta que en Villaizquierda las tallas que se piden son ms heterogneas y tenemos que pedir de todo.

16.2. Relacin entre 2 variables: grfica de dispersin

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Cuando tenemos que estudiar la relacin que hay entre 2 variables, necesitamos calcular coeficientes de regresin y correlacin. Vamos a hacer un ejercicio para ver si hay relacin entre dos variables.

1. Abra Excel. 2. Copie los siguientes datos en la hoja. 3. Guarde el archivo con el nombre gasolina. 4. Vamos a estudiar la relacin que hay entre la cantidad de kilmetros que recorremos (esta es la primera variable) y la cantidad de gasolina que gastamos (esta es la segunda variable). Copie los siguientes datos en la hoja de clculo.

5. Ahora vamos a hacer un grfico que represente un punto para cada viaje. Seleccione todos los datos desde la celda A1 hasta la celda K2. 6. Haga clic en el botn Asistente para grficos de la barra de herramientas.

7. Seleccione el tipo de grfico XY (Dispersin).

8. Haga clic en el botn Siguiente. 9. En la siguiente pantalla, haga clic tambin en el botn Siguiente. 10. En la ventana para definir los datos del Asistente para grficos, haga clic en el cuadro Eje de valores(X) y escriba Kilmetros. 11. En el cuadro Eje de valores(Y) escriba Litros.

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12. Haga clic en el botn Siguiente. 13. En la ventana para elegir la ubicacin del grfico, haga clic en la opcin En una hoja nueva. 14. Escriba como nombre de la hoja Dispersin.

15. Haga clic en el botn Finalizar. 16. Estos puntos nos indican la relacin que hay entre los kilmetros que recorremos y los litros que gastamos. Puede observar que, cuantos ms kilmetros recorremos, ms litros gastamos.

17. Ahora una todos los puntos con una lnea. Observe que se forma una lnea que sube. Esto indica que hay una correlacin positiva: a ms kilmetros, ms litros.

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Ejercicio. Use la siguiente tabla para analizar la relacin entre el nmero de cajas abiertas en un supermercado y el tiempo medio de espera para cada cliente. Haga una grfica para analizar la relacin entre el nmero de cajas abiertas y el tiempo medio de espera.
Cajas abiertas Tiempo medio de espera 3 5 8 10 12 15

15

12

10

16.3. Correlacin Vamos a calcular con Excel el coeficiente de correlacin entre 2 variables. El ndice de correlacin indica la relacin que hay entre dos variables. Su valor est entre -1 y 1. Una correlacin de 1 indica que hay una relacin directa entre las dos variables. Si la correlacin es -1 tenemos una correlacin inversa entre las dos variables. Si la correlacin es cercana a 0 significa que no hay ninguna relacin entre las 2 variables.

1. Abra la hoja de clculo de kilmetros y litros que cre anteriormente. 2. Haga clic en la celda A4. 3. Escriba Coeficiente de correlacin. 4. Haga clic en la celda B4. 5. Escriba la siguiente frmula y pulse Intro.

=COEF.DE.CORREL(B1:K1;B2:K2)
Esta frmula calcula el coeficiente de correlacin entre las 2 variables. Tenemos que especificar los dos rangos de celdas donde estn las variables. Rango de datos de la primera variable

Rango de datos de la segunda variable

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6. Observe el resultado: 1. Esto significa que hay una relacin directa entre las dos variables: a ms kilmetros recorridos, ms litros gastados.

Ejercicio. Calcule el coeficiente de correlacin del segundo ejemplo

Ejercicio. Calcule el coeficiente de correlacin y haga una grfica a partir de estos datos sobre la latitud y la temperatura de unas ciudades europeas
Ciudad Latitud (y) Temperatura (x) Atenas 37 24 Lisboa 39 19 Madrid 40 19 Londres 53 14 Paris 49 15 Copenhague 54 49

Ejercicio. Calcula el coeficiente de correlacin X (masa de la pesa) Y (Alargamiento 0 0 9 0,5 30 1 60 3 90 5 120 6,5 150 8 200 250 350 18

10,2 12,5

Ejercicio. Calcula el coeficiente de correlacin en esta tabla donde RPC es la renta per cpita y IN es el ndice de natalidad. RPC IN 1 10 2 6 3 8 4 5 5 7 6 4 7 1 8 3 9 8 10 2

Sesin 18. Tabla de cuentas


16.1. Tabla de cuentas: formato bsico Vamos a crear una hoja de clculo para llevar nuestras cuentas. 1. Entre en Excel.

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3. Embellezca la hoja clculo aadiendo bordes y colores de relleno.

16.2. Tabla de cuentas: rellenar datos 1. Ahora escriba los siguientes datos en la hoja. Observe como hemos introducido una fila nueva para el salto anterior. Tambin hemos dado formato de euros a las celdas que lo necesitaban.

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16.3. Calcular el saldo Ahora vamos a calcular el saldo para ver como nos ha ido el mes. 1. Haga clic en la celda E4. 2. Tenemos que calcular el saldo actual: para ello tenemos que sumar al saldo actual los ingresos y restar los gastos. En esta celda escriba la siguiente frmula y pulse la tecla Intro.

=E3+C4-D4
La celda E3 tiene el saldo anterior, a este saldo anterior le sumamos los ingresos, que estn en la celda C4 y los gastos, que estn en la celda D4.

3. Ahora copie esta frmula hacia abajo.

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Muy bien!!! Hemos conseguido llegar a fin de mes.

16.4. Siguiente mes Puede seguir calculando su saldo en los siguientes meses. 1. Rellene los siguientes datos por debajo de lo anterior:

2. Copie la frmula para calcular el saldo hacia abajo:

16.5. Siguiente ao

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Hemos terminado este ao y queremos continuar el siguiente ao en otra hoja. 1. Copie todo lo que ha realizado en la hoja1 y pguelo en la hoja 2. 2. Cambie el nombre de la hoja 1 por 2006. 3. Cambie el nombre de la hoja 2 por 2007. 4. Ahora borre todos los datos de la hoja 2007 desde la celda A4 a la celda D21.

5. Tenemos que cambiar el saldo inicial para poner el saldo final del ao anterior como saldo inicial de ste. Haga clic en la celda E3 de la hoja del 2007. 6. Escriba el signo igual. 7. Haga clic en la pestaa 2006 para activar la hoja 2006. 8. Haga clic en la celda E21.

9. Pulse la tecla Intro. 10. Observe la frmula que hay ahora en la celda E3. 123/218 www.academiausero.com

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='2006'!E21
11. Esto significa que vamos a tomar la celda E21 de la hoja 2006, es decir, el saldo final del ao 2006 como saldo inicial del 2007.

Sesin 19. Manos a la obra


19.1. Comenzar la obra Trabajamos en una empresa constructora y queremos llevar el control de las horas de los trabajadores. Adems, necesitamos saber cuantas horas se trabaja en cada obra para luego poder repartir los gastos de nminas segn el nmero de horas que se ha echado en cada una. Vamos a suponer que tenemos una empresa con 9 trabajadores y 2 obras y vamos a ver como se calculan las horas, como se comprueban y como se calculan las horas extra, que se pagan aparte.

1.

Cree una nueva hoja de clculo con los siguientes datos en dos hojas, una con el nombre JAEN, 3, que tal es la direccin de la primera obra y otra con el nombre DUERO, 16, que tal es la direccin de la segunda obra.

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19.2. Sumar las obras 1. Vamos a calcular cuanto han trabajado durante toda la semana nuestros empleados. Copie el contenido de cualquiera de las dos hojas en una hoja nueva. 2. Borre todos los nmeros que indican las horas.

3.

Cambie el nombre de esta hoja a TOTAL.

4.

Para calcular cuantas hojas ha echado cada trabajador esta semana, vamos a sumar lo que han echado en las dos obras. Haga clic en la celda C2 de la hoja TOTAL.

5. 6.

Escriba el smbolo =. Haga clic en la pestaa de la hoja JAEN,3.

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Academia Usero 7. 8. 9. Haga clic en la celda C2. Pulse la tecla +. Haga clic en la pestaa de la hoja DUERO,16.

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10. Haga clic en la celda C2. 11. Pulse la tecla Intro. 12. Ahora la celda suma las horas realizadas en toda la semana en las dos obras.

='JAEN,3'!C2+'DUERO,16'!C2
13. Vamos a copiar esta celda. Haga clic en la celda C2 de la hoja TOTAL. 14. Haga clic en el men Edicin | Copiar. 15. Ahora seleccione todas las celdas desde la C2 hasta la G10. 16. Haga clic en el men Edicin | Pegar.

19.3. Totales El total de horas de cada obra nos indicar cuantos recursos de fuerza de trabajo hemos usado para cada obra. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Vaya a la primera hoja del libro. Haga clic en la celda H1. Escriba TOTAL. Haga clic en la celda H2. Use el botn Autosuma para calcular cuantas horas ha trabajado cada trabajador. Copie la frmula hacia abajo.

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7. 8. 9.

Haga clic en la celda A10. Escriba TOTAL. Haga clic en la celda C11.

10. Use el botn Autosuma para calcular cuntas horas se han trabajado cada da en la obra. 11. Copie la frmula hacia la derecha. Observe como ha calculado tambin el total de horas trabajadas en la obra.

12. Use la misma tcnica para sumar el nmero de horas en las hojas DUERO,16 y TOTAL.

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19.4. Horas extra El horario laboral es de 8 horas diarias. Para saber las horas extra, vamos a crear una hoja nueva donde en cada celda se reste 8 al nmero de horas trabajadas. Con esto tendremos una hoja donde se calculan las horas extra. 1. 2. Haga clic con el botn derecho del ratn sobre la pestaa de la hoja TOTAL. Haga clic en la opcin Mover o copiar.

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En la ventana Mover o copiar, haga clic en la casilla Crear una copia. En la lista Antes de la hoja, haga clic en la opcin (mover al final).

5. 6. 7. 8.

Haga clic en el botn Aceptar. Cambie el nombre de esta hoja a EXTRAS. Haga clic en la celda C2 de la hoja EXTRAS. Haga clic al final de la barra de frmulas.

9.

Escriba lo siguiente para restar 8 del nmero total de horas:

-8
10. Pulse Intro para confirmar la frmula.

11. Ahora vamos a copiar la frmula. Haga clic en la celda C2. 12. Haga clic en el men Edicin | Copiar. 13. Seleccione las celdas desde la C2 hasta la G10. 14. Haga clic en el men Edicin | Pegar.

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19.5. Horas por obra En otra hoja haremos un resumen de las horas de cada obra y el porcentaje que representa cada obra respecto al total.

1. 2.

Inserte una nueva hoja al final con el nombre RESUMEN. Escriba los siguientes datos en ella:

3. 4.

Haga clic en la celda B2. Escriba el siguiente smbolo para comenzar la frmula:

=
5. 6. 7. 8. Haga clic en la pestaa JAEN,3 en la zona inferior para activarla. Haga clic en la celda H11 para colocar el nmero total de horas. Pulse la tecla Intro. Repita esta operacin para colocar en la celda B3 el nmero total de horas de la obra DUERO,16. 9. Sume el total de horas de las dos obras en la celda B4.

10. Haga clic en la celda C2.

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11. Escriba la siguiente frmula para calcular el porcentaje de horas correspondiente a la primera obra:

=B2/$B$4
12. Haga clic en el botn % de la barra de formato para expresar apropiadamente el porcentaje. 13. Copie la frmula hacia abajo para calcular el porcentaje de la obra DUERO,16.

19.6. Pago de horas extra Vamos a calcular cuanto tenemos que pagar a cada trabajador por las horas extra que ha echado 1. 2. 3. 4. Active la hoja EXTRAS. Haga clic en la celda I1. Escriba HORA. Tenemos 2 categoras y, dependiendo de la misma, tenemos que pagar un precio por hora u otro a cada categora. La hora extra de oficial se paga a 12 y la hora extra de pen se paga a 10. Haga clic en la celda I2. 5. Escriba la siguiente frmula y pulse Intro:

=SI(B2="Oficial";12;10)
Esta frmula permite elegir el contenido de una celda dependiendo del valor de otra. En este caso, se comprueba la condicin B2=Oficial. Si se cumple esta condicin, la celda tendr un 12. Si no se cumple esta condicin, la celda tendr un 10. 6. Copie la frmula hacia abajo. Al copiar la frmula se ve la utilidad de esta frmula. Dependiendo de la categora, la frmula calcula la cantidad que tenemos que pagar por hora en el recibo.

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Para terminar, vamos a calcular cuanto tenemos que pagar por las horas extra. Haga clic en la celda J1 y escriba RECIBO.

8. 9.

Haga clic en la celda J2. Escriba la siguiente frmula:

=H2*I2
10. Copie la frmula hacia abajo.

Ejercicio. Use la hoja con los totales de los recibos y un documento de Word para obtener un recibo para cada trabajador.

Sesin 20. Formato condicional


20.1. Buenos resultados Tenemos una lista para de ventas diarias y queremos que el programa nos avise cuando obtenemos buenos resultados. Vamos a hacer esto usando un formato condicional: cuando los beneficios un da superen una determinada cantidad, vamos a a hacer que cambie el color de la letra, de modo que sea ms visible. 1. Abra Excel y escriba los siguientes datos.

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2.

Haga lo necesario para calcular los beneficios diarios.

20.2. Cambiar el formato Ahora vamos a aplicar el formato condicional. 1. 2. Seleccione las celdas desde la D2 a la D16. Haga clic en el men Formato | Formato condicional.

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3.

En la ventana de formato condicional puede elegir entre varias condiciones. Haga clic en la lista para elegir el intervalo.

4. 5.

Haga clic en la opcin mayor que. Ahora escriba 1000 en el cuadro para que solo se marquen con un formato especial aquellas celdas cuyo valor sea mayor de 1000.

6. 7.

Haga clic en el botn Formato. Se abre la ventana de formato donde puede especificar algunas opciones de formato. En nuestro caso vamos a cambiar el fondo de la celda, as que haga clic en la pestaa Tramas.

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8. 9.

Haga clic sobre un color en el cuadro de seleccin de color. Haga clic en el botn Aceptar.

10. Haga clic de nuevo en el botn Aceptar para aplicar el formato condicional.

11. Observe como solo las celdas que tienen un nmero mayor o igual que 1000 tienen el fondo del color seleccionado.

Ejercicio. Haga lo necesario para sealar con un color distinto aquellos trabajadores que realizan horas extra en el ejercicio de la sesin anterior.

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Academia Usero 20.3. Validacin de datos

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Los seres humanos nos equivocamos: Excel nos permite darnos cuenta de ello usando la validacin de datos. Cuando Excel valida los datos, comprueba que cumplen unas determinadas condiciones y, si no es as, nos avisa de ello. 1. Abra Excel y escriba los siguientes datos.

2.

Estamos haciendo una hoja para apuntar los cumpleaos de nuestros amigos para que no se nos olviden. Vamos a hacer que Excel compruebe que estamos introduciendo fechas y que adems, estas fechas sean posteriores al ao 2004. Seleccione las celdas desde la B2 hasta la B9.

3.

Haga clic en el men Datos | Validacin.

4.

En el men de validacin, despliegue la lista Permitir.

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Academia Usero 5. Seleccione la opcin Fecha.

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6.

En la lista Datos seleccione la opcin menor que.

7.

Como fecha final, escriba la fecha de hoy. De este modo no podremos tener amigos que no hayan nacido an.

8. 9.

Ahora haga clic en la pestaa Mensaje entrante. Escriba como ttulo Fecha de nacimiento y como mensaje de entrada Introduzca una fecha anterior a la actual.

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10. Haga clic en la pestaa Mensaje de error. 11. Escriba en el Ttulo Error de fecha y en el mensaje de error Introduzca una fecha que sea anterior al da de hoy.

12. Haga clic en el botn Aceptar. 13. Ahora haga clic en la celda B2. 14. Observe como se muestran los datos que hemos escrito en la pestaa Mensaje entrante en el cuadro amarillo de informacin.

15. Escriba la siguiente fecha y pulse Intro.

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16. Como la fecha es posterior a la fecha que escribimos en la ventana de validacin, se muestra una ventana de error.

17. Haga clic en el botn Cancelar para no aceptar este dato. 18. Ahora escriba la palabra hola y pulse Intro. 19. Nos vuelve a salir el mismo mensaje de error. Haga clic en el botn Cancelar. 20. Ahora escriba una fecha anterior a la fecha de hoy y observe como este dato si se mantiene.

Validacin de datos: lista Muchas veces necesitamos escribir muchas veces los mismos datos y perdemos el tiempo si los tenemos que escribir. Vamos a hacer que, al colocarnos en una celda, se despliegue una lista para que no tengamos que escribir el dato en la celda, sino que se rellene automticamente al seleccionarlo.

1. 2.

Abra Excel Introduzca los siguientes datos.

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Academia Usero 3. 4. 5. Seleccione las celdas desde la A2 hasta la A16. Haga clic en el men Datos|Validacin. En la lista Permitir, seleccione la opcin Lista.

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6.

Para seleccionar la lista, haga clic en el botn para ir a la hoja del campo Origen.

7.

Seleccione las celdas que tienen los nombres de los artculos, esto es, desde la F2 hasta la F8.

8. 9.

Haga clic en el botn para volver la ventana de Validacin. Haga clic en el botn Aceptar.

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11. Observe como se muestra un tringulo negro mirando hacia abajo dentro de un botn. Esto indica que lo podemos desplegar. Haga clic en ese botn.

12. Se despliega la celda y puede seleccionar uno de los artculos que ha escrito. Esto prev problemas y evita que se puede escribir el artculo de varias formas distintas.

Sesin 21. Si
21.1. Ahorrar escritura En la lista de trabajadores nos hemos hartado de escribir y queremos automatizar ms la introduccin de datos. As, nos hemos propuesto asignar un nmero a cada categora profesional. Categora Encargado Oficial Pen Nmero 1 2 3

Vamos a crear una frmula que traduzca los nmeros que introduzcamos a las categoras. 1. 2. Abra Excel. Copie los siguientes datos.

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3.

Ahora vamos a escribir una frmula que traduzca los cdigos de categora al nombre de la categora que le corresponde. Haga clic en la celda C2.

4.

Escriba la siguiente frmula: =SI(B2=1;Encargado;SI(B2=2;Oficial;SI(B2=3;Pen))) Esta frmula contiene 3 condiciones. Si en la celda B2 est el nmero 1, la categora del trabajador es Encargado, si en celda B2 hay un 2, la categora del trabajador es Oficial, si en la celda B2 hay un 3, la categora del trabajador es Pen.

5.

Pulse la tecla Intro. Observe que, como el cdigo de la categora es 1, el nombre de la categora es Encargado. Copie la frmula hacia abajo y observe como cada trabajador tiene su categora pero nos hemos ahorrado de escribir los nombres completos de las categoras.

21.2. Buscar Vamos a crear una hoja de clculo que traduzca los nmeros de las notas a letras. Si la nota est entre 0 y 5, la nota es suspenso, si la nota est entre 5 y 6 la nota es suficiente, si la nota est entre 6 y 7 la nota es bien, si la nota est entre 7 y 9 la nota es notable y si la nota est entre 9 y 10 la nota es sobresaliente.

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1. 2.

Entre en Excel. Copie los siguientes datos en una nueva hoja de clculo:

3. 4.

Haga clic en la celda C2. Escriba la siguiente frmula:

=BUSCARV(B2;$F$1:$G$6;2)
La frmula BUSCARV busca el valor de la celda B2 (2,3) en el rango de celdas donde hemos escrito las notas, es decir, de la celda F1 hasta la celda G6 y saca el valor de la segunda columna de la tabla, esto es, suspenso. 5. Copie esta frmula hacia abajo para comprobar que las notas se muestran correctamente.

21.3. Elegir Podemos elegir entre una serie de valores a partir de un nmero o ndice con la frmula elegir. Vamos a realizar lo mismo que hicimos en el apartado 1, pero usando la frmula ELEGIR.

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1.

Recuerde que asignbamos un nmero a cada categora. Copie los siguientes datos desde la hoja que realizamos en el apartado 1.

2. 3. 4.

Borre las frmulas desde la celda C2 hasta la celda C10. Haga clic en la celda C2. Escriba en C2 la siguiente frmula y pulse la tecla Intro:

=ELEGIR(B2;"Encargado";"Oficial";"Pen")
Esta frmula asigna un texto dependiendo del valor de B2. Si B2 vale 1, se introduce el texto Encargado en la celda C2, si B2 vale 2, se pone el texto Oficial, si B2 vale 3, se pone el texto Pen. 5. Copie la frmula hacia abajo.

21.4. Contar en una tabla

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Tenemos una lista de ventas diarias y queremos saber cuanto se ha vendido de cada artculo. Vamos a ver como hacer que Excel sume automticamente las apariciones de determinado producto. 1. Abra Excel e introduzca los siguientes datos en una hoja de clculo.

2.

Copie la siguiente tabla a la derecha de las ventas.

3. 4.

Haga clic en la celda D2. Escriba la siguiente frmula y pulse Intro:

=CONTAR.SI($A$1:$A$20;C2)
Esta frmula cuenta cuantas celdas en el rango A1:A20, es decir, en la lista de ventanas, coinciden con la celda C2, es decir, el texto Camisa. 5. Copie la frmula hacia abajo y compruebe si efectivamente Excel ha contado correctamente.

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21.5. Varias condiciones Hemos realizado un examen y hemos hecho un trabajo. Los alumnos aprueban si y solo s la nota del examen es mayor o igual que 5 y el examen ha sido realizado con xito.

1.

Escriba los siguientes datos en una nueva hoja de clculo:

2. 3.

Haga clic en la celda D2. Escriba la siguiente frmula y pulse Intro:

=SI(Y(B2>=5;C2="S");"Apto";"No Apto")
Aqu hay una condicin doble as que usamos el operador lgico Y, que hace que tengan que cumplirse las dos condiciones, que la nota sea mayor o igual que 5 y que, al mismo tiempo, se haya entregado el trabajo. 4. Copie la frmula hacia abajo y compruebe que efectivamente.

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Sesin 22. Fechas, formato, Sumar.si, subtotales


22.1. Frmulas de fecha Tenemos un motel donde cobramos por da: en una tabla tenemos el nombre del cliente, el da de entrada y el da de salida. Cada habitacin cuesta 15 /da. Vamos a calcular cuanto tiene que pagar cada cliente. 1. 2. Abra Excel. Copie los siguientes datos:

3. 4.

Haga clic en la celda D2. Escriba la siguiente frmula y pulse la tecla Intro.

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=C2-B2
5. Si le sale el siguiente nmero, no se preocupe. Es que esta celda ha tomado el formato de fechas que tenan las celdas que estn a la izquierda. Haga clic en la celda D2.

6. 7.

Haga clic en el men Formato. Haga clic en la opcin Celda.

8.

En la ventana Formato de celdas, haga clic en la pestaa Nmero.

9.

Haga clic en la categora General.

10. Haga clic en el botn Aceptar. 11. Ahora el nmero se muestra correctamente. Vamos un poco ms all. Cambiemos el formato del nmero de modo que despus del nmero se muestra la palabra das. 148/218 www.academiausero.com

Academia Usero 12. Haga clic en la celda D2. 13. Haga clic en el men Formato | Celda. 14. Haga clic en la pestaa General si no est activa. 15. En la lista Categora, haga clic en la opcin Personalizada. 16. En el campo Tipo, escriba lo siguiente:

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# das
17. El smbolo #(almohadilla) representa el nmero que hay en la celda. El texto das entre comillas indica que vamos a escribir este texto justo detrs de la almohadilla.

18. Haga clic en el botn Aceptar. 19. Observe como ahora se muestra el nmero seguido del texto das. Copie esta frmula hacia abajo.

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20. Haga clic en la celda A14 y escriba Precio por da. 21. Haga clic en la celda B14 y escriba 15. 22. Ponga esta celda en formato .

23. Haga clic en la celda E2.

24. Escriba la siguiente frmula:

=D2*$B$14
25. Copie la frmula hacia abajo.

Ejercicio. Tenemos un cyber y queremos saber cuanto tenemos que cobrar a cada cliente. Sabiendo que las horas se redondean hacia arriba (si un cliente est una

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hora y media tiene que pagar dos) y que cada hora cuesta 1,5 , calcula cuanto ganamos en este cyber esta tarde.

22.2. Sumar.SI La funcin SUMAR.SI solo suma aquellas celdas de un rango que cumplen una determinada condicin. Veamos un ejemplo.

1.

Copie los siguientes datos en Excel. Son las ventas un determinado da.

2.

Ahora vamos a sumar cuanto hemos obtenido por los pantalones. Haga clic en al celda E2.

3.

Escriba la siguiente frmula y pulse Intro.

=SUMAR.SI($A$2:$A$20;D2;$B$2:$B$20)
El primer parmetro indica el rango que va a ser evaluado, es decir, donde est la condicin. El segundo parmetro es la condicin. Y el tercer parmetro son las celda que se van a sumar. Sumamos esto si el valor de esta columna Coincide con esta celda

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Segn esto, sumamos si nos encontramos con pantalones.

4.

Copie la frmula hacia abajo y sume cuanto hemos vendido de cada artculo.

22.3. Agrupar los datos Qu tal si pudiera crear la tabla de resumen de ventas por artculo automticamente? Vamos a ver como. 1. 2. 3. Cree una copia de la hoja que creo anteriormente. Borre de la tabla de resumen que est a la derecha. Antes de hacer un resumen, tenemos que ordenador los datos. Seleccione todas las celdas desde la A1 hasta la B20. 4. 5. Haga clic en el men Datos | Ordenar. En la ventana de ordenacin, seleccione la lista Artculo si no est seleccionada ya.

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6.

Haga clic en el botn Aceptar. La tabla queda ordenada.

7. 8.

Ahora haga clic en el men Datos. Haga clic en la opcin Subtotales.

9.

En la ventana de Subtotales, haga clic en el botn Aceptar.

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10. Por fin, se resumen todos los artculos vendidos y se suman automticamente sus importes.

Sesin 23. Tablas de simple y doble entrada


23.1. Tablas de una entrada Imagine que vamos a comprar un coche de 12.000 y quiere saber cuanto debe pagar al mes dependiendo del inters. Para eso podemos usar una tabla de una sola entrada. 26. Abra Excel. 27. Copie los siguientes datos:

28. Haga clic en la celda C2. 29. Escriba la siguiente frmula y pulse Intro.

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=PAGO(A2/12;60;$C$1)
Esa frmula calcula el pago mensual de un prstamo: el porcentaje anual est en A2, que, como est vaco, es 0. 60 es el nmero de meses durante el que vamos a pagar el prstamo y C1 es el importe del prstamo.

30. Ahora vamos a rellenar estos datos. Seleccione el rango de celdas B2:C9. 31. Haga clic en el men Datos. 32. Haga clic en la opcin Tabla.

33. Se abre la ventana Tabla, donde puede seleccionar que datos cambiarn en la frmula que hemos introducido en la celda C2. Haga clic en el botn para seleccionar celda a la derecha del cuadro Celda de entrada (columna).

34. Haga clic en la celda A2. Esta es la celda que tiene el porcentaje de inters en la frmula de la celda C2.

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35. Haga clic en el botn a la derecha de la ventana Tabla-Celda de entrada (colum). 36. En la ventana Tabla, haga clic en el botn Aceptar.

37. Observe como se han rellenado los importes dependiendo del porcentaje de inters aplicado.

23.2. Tabla de doble entrada Igual que hemos calculado distintos valores dependiendo de una variable, en el caso anterior el porcentaje de inters, podemos calcular distintas cantidades dependiendo de dos variables. En nuestro caso, vamos a crear una tabla donde calcularemos el gasto dependiendo de los das que estemos en un hotel y la clase de habitacin. 156/218 www.academiausero.com

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1.

Entre en Excel y copie los siguientes datos:

2.

Vamos a escribir unos datos de prueba que necesitamos para que nuestra frmula funcione. Haga clic en la celda A1 y escriba 2.

3. 4.

Haga clic en la celda A2 y escriba 3. Haga clic en la celda B3, escriba la siguiente frmula y pulse Intro.

=A1*B1

5.

Ya lo tenemos todo preparado. Hemos introducido la frmula de multiplicar porque para calcular cuanto se va a gastar en 5 das tenemos que multiplicar el precio diario por el nmero de das.

6. 7. 8. 9.

Seleccione el rango de celdas B3:H6. Haga clic en el men Datos. Haga clic en Tabla. Se abre la ventana de tabla.

10. Haga clic en el botn de seleccin de celda a la derecha del cuadro Celda de entrada (fila).

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11. Se abre la ventana Tabla Celda de entrada (fila) para seleccionar una celda. Haga clic en la celda A1. Recuerde que la frmula que escribimos tena la celda A1. Esta frmula ser sustituida por toda la fila.

12. Haga clic en el botn a la derecha de la ventana Tabla Celda de entrada (fila) para volver a la ventana Tabla. 13. Haga clic sobre el botn a la derecha del campo Celda de entrada (columna).

14. Se abre la ventana para seleccionar una celda. Haga clic en la celda B1.

15. Haga clic en el botn a la derecha de la ventana Tabla Celda de entrada (colum). La celda B1 ser sustituida en la frmula por todos los datos de la columna. 16. Haga clic en el botn Aceptar.

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17. Observe como ahora se ha rellenado cada una de las celdas con el resultado de multiplicar el nmero de das en la habitacin por el precio de la misma.

23.3. Tablas de doble entrada: otra manera Hay otra manera de crear tablas de doble entrada usando referencias absolutas. 1. Copie los mismos datos que en el ejercicio anterior en una nueva hoja de clculo.

2.

Si tiene que calcular el precio total de 5 das en una habitacin de tipo A, tiene que escribir la frmula =B4*C3. Observe el resto de frmulas que tiene que escribir en la tabla.
5 30,00 50,00 100,00 =B4*C3 =B5*C3 =B6*C3 =B4*D3 =B5*D3 =B6*D3 10 =B4*E3 =B5*E3 =B6*E3 15 =B4*F3 =B5*F3 =B6*F3 20 =B4*G3 =B5*G3 =B6*G3 25

3.

Qu tienen en comn todas estas frmulas? Observe que todas empiezan con una B. Adems, todas terminan con un 3. La razn es que los precios estn en la columna B mientras que el nmero de das est en la fila 3.

4. 5.

Haga clic en la celda C4. Escriba la siguiente frmula y pulse Intro:

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=$B4*C$3
6. Esta frmula fija la columan B que no cambia y el nmero 3, que tampoco cambia. Ahora vamos a copiar la frmula. Haga clic en la celda C4. 7. 8. 9. Haga clic en el men Edicin | Copiar. Seleccione el rango de celdas C4:H6. Haga clic en el men Edicin | Pegar.

Muy bien!!! Observe como se ha rellenado el precio para cada nmero de das y precio.

Sesin 24. Cambio, ocultar columnas, pronstico


24.1. Calcular el cambio Vamos a hacer una pequea hoja de clculo que nos diga cuantos billetes y monedas tenemos que devolver segn lo que nos paguen. Para ello necesitaremos la funcin Residuo, que calcula el resto de una divisin.

1.

Cree una nueva hoja de clculo y copie en ella los siguientes datos:

2.

Escriba la siguiente frmula para calcular la vuelta y pulse Intro.

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=B2-B1
3. Ahora vamos a calcular cuantos billetes o monedas de cada tipo tenemos que devolver. Haga clic en la celda B4. 4. Escriba la siguiente frmula y pulse Intro:

=ENTERO(B3/A4)
Esta frmula divide la vuelta entre el valor del billete de 500 y nos dice cuantos billets de 500 tenemos que devolver al cliente. 5. 6. Haga clic en la celda C4. Escriba la siguiente frmula y pulse Intro:

=RESIDUO(B3;A4)
Esta frmula calcula el resto de dividir la vuelta que hay que dar y el billete de 500, as que calcula cuanto nos queda por devolver. 7. 8. Haga clic en la celda B5. Escriba la siguiente frmula y pulse Intro.

=ENTERO(C4/A5)
9. Haga clic en la celda C5. 10. Escriba la siguiente frmula y pulse Intro.

=RESIDUO(C4;A5)
11. Copie estas dos frmulas hacia abajo para terminar de calcular cuantas monedas de cada tipo tenemos que dar al cliente.

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24.2. Inmovilizar Muchas veces tenemos hojas de clculo muy largas. Cuando nos movemos hacia abajo, perdemos la primera fila, donde estn los encabezados de las columnas. Vamos a aprender a dejar fija la primera columna de una hoja de clculo.

1. 2.

Abra el archivo inmovilizar.xls. Haga clic en la cabecera de la fila 2 para seleccionar la fila completa.

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3. 4.

Haga clic en el men Ventana. Haga clic en la opcin Dividir.

5.

Observe como la hoja se divide en 2 partes. Una lnea gris separa los dos paneles. En la zona derecha de la ventana tiene 2 barras de deslizamiento vertical, una para cada zona de la hoja. Ahora tiene dos vistas de la misma hoja de clculo, dos paneles, cada uno de ellos independiente del otro. Esto es til cuando tiene hojas de clculo muy grandes y desea ver dos zonas bastante separadas.

6. 7.

Ahora haga clic en el men Ventana. Haga clic en la opcin Inmovilizar paneles.

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Ahora desaparece la lnea que separa los paneles. Sin embargo, los paneles siguen estando. Haga clic en la barra de deslizamiento vertical para comprobar como la primera fila se mantiene en su sitio.

24.3. Ocultar filas y columnas A veces nos interesar ocultar algunas filas y columnas. Realice el siguiente ejercicio. 1. Queremos calcular los nuevos precios de nuestra gama de artculos al aplicar la rebaja. Copie los nombres, los precios y los descuentos y calcule el nuevo precio.

2.

Imagine que quiere imprimir una nueva hoja solo con los nuevos precios. Haga clic en el encabezado de la columna B con el botn izquierdo del ratn.

3.

Haga clic en la opcin Ocultar.

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4.

La columna ya no se muestra. Oculte tambin la columna C. Ahora, si imprime los datos no se vern las otras columnas.

5.

Y ahora, Cmo volvemos a ver las columnas? Haga clic en el encabezado de la columna A y, sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrastre hasta el encabezado de la columna D.

6. 7.

Haga clic con el botn derecho del ratn sobre cualquiera de los dos encabezados. Haga clic en la opcin Mostrar.

24.4. Pronstico

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La funcin Pronstico analiza un conjunto de datos y prev el comportamiento de una variable a partir de otra.

1.

Copie los siguientes datos en una nueva hoja de clculo:

2. 3.

Haga clic en la celda A11 y escriba el 2010. Haga clic en la celda B11 y escriba la siguiente frmula.

=PRONOSTICO(A11;B2:B9;A2:A9)
Esta frmula calcula cual es el nmero de personas que naveguen por Internet si se sigue esta tendencia. 4. Como la tendencia es ascendente, el nmero que da la funcin Pronstico es ms grande:

Sesin 25. Aplicaciones prcticas


25.1. Calcular la gasolina

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Trabajamos en una empresa constructora y tenemos que ir por las obras mirando como van. La gasolina nos la tiene que pagar la empresa, as que vamos a hacer una hoja de clculo donde podamos apuntar los kilmetros que hagamos y luego calculemos cuanto nos tienen que pagar. 1. Copie los siguientes datos en una nueva hoja de clculo. Use el men Edicin | Rellenar con la opcin Das laborables para rellenar los das laborables de las dos semanas desde el 5 de Junio al 18 de Junio.

2.

Calcule los kilmetros recorridos al final del da.

3.

Ahora vamos a usar un concepto nuevo: los nombres de celda. En vez de referirse a una celda por su letra de columna y su nmero de fila, puede ponerle un nombre. De este modo, es ms fcil acordarse de ella y referirse a ella en las frmulas. Haga clic en la celda B1, que tiene el importe que vamos a cobrar por kilmetro

4.

Haga clic en el cuadro de nombres, que est en el extremo izquierdo de la barra de frmulas.

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5.

Borre su contenido y escriba lo siguente: centimosporkm

6.

Pulse Intro. Ahora puede referirse a esta celda por centimosporkm en todas las frmulas que use.

7.

Para calcular el importe diario que hemos de cobrar, vamos a usar el nombre que acabamos de definir. Haga clic en la celda E5.

8.

Escriba lo siguiente:

=D5*centimosporkm
9. Copie la frmula hacia abajo. 10. Ponga el formato a Euros. 11. Sume el importe total que tenemos que cobrar.

168/218

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Vamos a crear una hoja de clculo para llevar un control sobre las facturas que emitimos, los importes totales a los que ascienden, los descuentos que se hacen y el porcentaje de IVA que se aplica.

1.

Copie los siguientes datos en una nueva hoja de clculo:

2.

Calcule la base imponible usando la siguiente frmula:

=E7-E7*F7
3. Calcula el total de la factura usando la siguiente frmula:

=G7+G7*H7
4. Calcule la fecha prevista de pago sumando un mes a la fecha de la factura usando la siguiente frmula:

=FECHA(AO(B7);MES(B7)+1;DIA(B7))
25.3. Tabla de asistencia Vamos a crear una hoja de clculo que cuente cuantos alumnos han asistido a clase. 1. Copie los siguientes datos en una nueva hoja de clculo:

2.

Supongamos que tenemos un horario flexible, pero que tenemos que calcular cuantas horas trabaVamos a hacer una pequea hoja de clculo que nos diga cuantos billetes y

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monedas tenemos que devolver segn lo que nos paguen. Para ello necesitaremos la funcin Residuo, que calcula el resto de una divisin.

12. Cree una nueva hoja de clculo y copie en ella los siguientes datos:

13. Escriba la siguiente frmula para calcular la vuelta y pulse Intro.

=B2-B1
14. Ahora vamos a calcular cuantos billetes o monedas de cada tipo tenemos que devolver. Haga clic en la celda B4. 15. Escriba la siguiente frmula y pulse Intro:

=ENTERO(B3/A4)
Esta frmula divide la vuelta entre el valor del billete de 500 y nos dice cuantos billets de 500 tenemos que devolver al cliente. 16. Haga clic en la celda C4. 17. Escriba la siguiente frmula y pulse Intro:

=RESIDUO(B3;A4)
Esta frmula calcula el resto de dividir la vuelta que hay que dar y el billete de 500, as que calcula cuanto nos queda por devolver. 18. Haga clic en la celda B5. 19. Escriba la siguiente frmula y pulse Intro.

=ENTERO(C4/A5)
20. Haga clic en la celda C5. 170/218 www.academiausero.com

Academia Usero 21. Escriba la siguiente frmula y pulse Intro.

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=RESIDUO(C4;A5)
22. Copie estas dos frmulas hacia abajo para terminar de calcular cuantas monedas de cada tipo tenemos que dar al cliente.

24.2. Inmovilizar Muchas veces tenemos hojas de clculo muy largas. Cuando nos movemos hacia abajo, perdemos la primera fila, donde estn los encabezados de las columnas. Vamos a aprender a dejar fija la primera columna de una hoja de clculo.

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Academia Usero 9. Abra el archivo inmovilizar.xls.

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10. Haga clic en la cabecera de la fila 2 para seleccionar la fila completa.

11. Haga clic en el men Ventana. 12. Haga clic en la opcin Dividir.

13. Observe como la hoja se divide en 2 partes. Una lnea gris separa los dos paneles. En la zona derecha de la ventana tiene 2 barras de deslizamiento vertical, una para cada zona de la hoja. Ahora tiene dos vistas de la misma hoja de clculo, dos paneles, cada uno de ellos independiente del otro. Esto es til cuando tiene hojas de clculo muy grandes y desea ver dos zonas bastante separadas.

14. Ahora haga clic en el men Ventana. 15. Haga clic en la opcin Inmovilizar paneles. 172/218 www.academiausero.com

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16. Ahora desaparece la lnea que separa los paneles. Sin embargo, los paneles siguen estando. Haga clic en la barra de deslizamiento vertical para comprobar como la primera fila se mantiene en su sitio.

24.3. Ocultar filas y columnas A veces nos interesar ocultar algunas filas y columnas. Realice el siguiente ejercicio. 8. Queremos calcular los nuevos precios de nuestra gama de artculos al aplicar la rebaja. Copie los nombres, los precios y los descuentos y calcule el nuevo precio.

9.

Imagine que quiere imprimir una nueva hoja solo con los nuevos precios. Haga clic en el encabezado de la columna B con el botn izquierdo del ratn.

10. Haga clic en la opcin Ocultar.

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11. La columna ya no se muestra. Oculte tambin la columna C. Ahora, si imprime los datos no se vern las otras columnas.

12. Y ahora, Cmo volvemos a ver las columnas? Haga clic en el encabezado de la columna A y, sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrastre hasta el encabezado de la columna D. 13. Haga clic con el botn derecho del ratn sobre cualquiera de los dos encabezados. 14. Haga clic en la opcin Mostrar.

24.4. Pronstico

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La funcin Pronstico analiza un conjunto de datos y prev el comportamiento de una variable a partir de otra.

5.

Copie los siguientes datos en una nueva hoja de clculo:

6. 7.

Haga clic en la celda A11 y escriba el 2010. Haga clic en la celda B11 y escriba la siguiente frmula.

=PRONOSTICO(A11;B2:B9;A2:A9)
Esta frmula calcula cual es el nmero de personas que naveguen por Internet si se sigue esta tendencia. 8. Como la tendencia es ascendente, el nmero que da la funcin Pronstico es ms grande:

Sesin 26. Objetivos y escenarios


26.1. Cunto debe ser el beneficio?

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1.

Vendemos calcetines que compramos a 2 con un porcentaje de beneficio del 15%. Queremos usar una hoja de clculo para calcular los beneficios. Hoy hemos vendido 200 pares de calcetines. Hemos creado la siguiente hoja, donde le dejamos como ejercicio que calcule el precio de venta y el beneficio.

2.

El beneficio est bien pero se nos ocurre la siguiente pregunta. Qu porcentaje de beneficio tendra que haber puesto para ganar 100? Puedo calcularlo muy bien probando: cambio el nmero en B2 hasta que en el B6 tenga un 100. Pues no hace falta, ya que Excel lo hace por nosotros. Veamos como. Haga clic en la celda B6, que es la celda donde queremos tener un 100.

3.

Haga clic en el men Herramientas | Buscar objetivo.

4.

Se abre la ventana Buscar objetivo donde debemos introducir los datos para el objetivo.

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5.

Haga clic en el cuadro Con el valor y escriba 100, que son los beneficios que queremos obtener.

6.

Haga clic en el cuadro Para cambiar la celda. Aqu tenemos que seleccionar que celda tenemos que cambiar para cambiar el beneficio. Haga clic en la celda B2.

7. 8.

Para terminar, haga clic en el botn Aceptar. Se abre la ventana donde puede ver el estado de la bsqueda. Se le informe de que se ha encontrado una solucin. Haga clic en el botn Aceptar.

9.

Por fin, se han cambiado los datos. Observe como ha subido el % beneficio y , por tanto, tambin los ingresos.

Ejercicio. Sabemos que haciendo una hora de natacin con un nivel de esfuerzo A adelgazamos 100 gramos. Nuestro peso actual es de 90 kg y, para estar ms sanos, 177/218 www.academiausero.com

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nuestro mdico nos ha dicho que tenemos que bajar a 75 kg. Cuntas horas de ejercicio necesitamos hacer para adelgazar esos 15 kgs si hacemos natacin? Y cuanto tenemos que adelgazar por hora si queremos adelgazar esos 15 kgs en 60 horas?

26.2. Escenarios Cuando tenemos que comparar varias ofertas, lo mejor es crear escenarios. Un escenario agrupa las variables que cambian en una hoja de clculo de modo que las podamos cambiar todas a la vez y tenerlas agrupadas con un nombre.

1.

Tenemos dos ofertas de dos empresas EmpresaA y EmpesaB. Una nos vende los calcetines a 1,8 y la otra a 1,9 . Vamos a ver como influye este cambio de precio de compra en los beneficios. Copie la hoja de clculo que cre anteriormente.

2.

Lo primero que tenemos que hacer es ponerle nombre a la celda que va a modificar el pedido. Haga clic en la celda B1.

3.

En el cuadro Cuadro de nombres, escriba preciocompra.

4. 5.

Ahora haga clic en el men Herramientas | Escenarios. En la ventana de Escenarios, haga clic en el botn Agregar.

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6.

En la ventana de Agregar escenario hay que introducir los datos de la empresa. Haga clic en el cuadro Nombre del escenario.

7. 8. 9.

Escriba EmpresaA. Observe como la celda que va a cambiar es la celda B1. Haga clic en el botn Aceptar.

10. Ahora se nos pide que introduzcamos el precio de compra del elemento. Escriba 1,8 y haga clic en el botn Aceptar.

11. En la lista de Escenarios, se muestra el que acabamos de crear. 179/218 www.academiausero.com

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12. Agregue otro escenario para la EmpresaB con un precio de compra de 1,9. 13. Ahora, para obtener una comparativa de las 2 empresas, haga clic en el botn Resumen. 14. Se muestra la ventana Resumen del escenario, donde podemos especificar las celdas de resultado. Haga clic en la celda B6, que son los beneficios que se mostrarn como resultados.

15. Haga clic en el botn Aceptar. 16. Se crea una nueva hoja de clculo con el resumen: el beneficio con los valores actuales, el beneficio con la empersa A y con la empresa B.

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Ejercicio 1. Tenemos una farmacia. Nos ofrecen varias ofertas sobre un artculo: una empresa nos da un 20% de descuento, mientras que la otra nos hace una bonificacin de 1 caja de regalo por cada 5 que compremos. Llega una tercera empresa y nos ofrece un 10% de descuento y 1 caja de regalo por cada 10 que compremos. Qu empresa elegiremos?

1. Para hacer este ejercicio, primero cree la siguiente hoja de clculo:

Las celdas B1, B2, B4 y B5 se rellenan manualmente. En la celda B3 tiene que escribir la frmula: =B1-B1*B2 para calcular el precio quitando el descuento. En la celda B6 tiene que escribir la frmula =B5/(B4+B5) donde calculamos el descuento que supone la bonificacin. En la celda B7 tiene que escribir la frmula =B3-B3*B6 donde calculamos cuanto cuesta el artculo finalmente tras el descuento y la bonificacin.

2.

Una vez hecha esta hoja, vamos a poner nombre en algunas celdas. Haga clic en la celda B2.

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

En el cuadro para los nombres de las celdas escriba descuento. Haga clic en la celda B4 y escriba como nombre de la celda base. Haga clic en la celda B5 y escriba como nombre de la celda bonificacin. Ahora vamos a crear un escenario. Haga clic en la celda B2. Haga clic en el men Herramientas | Escenarios. Haga clic en el botn Agregar. Como nombre del escenario, escriba Proveedor 1.

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10. Haga clic en el botn cambiantes.

para ir a la hoja de clculo para seleccionar las celdas

11. Pulse la tecla Control y, sin soltarla, haga clic en las celdas B2, B4 y B5.

12. Haga clic en el botn para volver a la ventana de creacin de escenario. 13. Haga clic en el botn Aceptar. 14. En la ventana para especificar los valores del escenario, haga clic en el botn Aceptar.

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15. Ahora haga clic en el botn Agregar para aadir un nuevo escenario. 16. Como nombre del escenario escriba

17. Haga clic en el botn Aceptar. 18. Escriba los siguientes datos para los valores del escenario: descuento 0, base 5 y bonificacin 2.

19. Haga clic en el botn Aceptar. 20. De vuelta a la ventana de Escenarios, haga clic en el botn Resumen. 21. Haga clic en el botn Aceptar. El resumen tendr un aspecto parecido al siguiente:

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Sesin 27. Solver


27.1. Instalar Solver Excel dispone de una serie de complementos para solucionar problemas avanzados y algunas nuevas funciones. Vamos a instalar el complemento Solver.

1. 2.

Haga clic en el men Herramientas. Haga clic en Complementos.

3.

En la ventana Complementos, haga clic en la casilla Solver.

4.

Haga clic en el botn Aceptar.

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Solver es una herramienta compleja con muchas opciones. Vamos a realizar un ejemplo simple para ver su utilidad.

1.

Copie los siguientes datos en una hoja de clculo, calculando usted los beneficios totales y las sumas de unidades y beneficios:

2.

Tenemos una planta industrial donde producimos los productos A y B. Para el pedido de hoy necesitamos 30 unidades del producto A. Adems, necesitamos producir varias unidades del producto B para pedidos posteriores, pero no sabemos cuantas. Por razones de costes y materiales, el nmero mximo de unidades del producto B que podemos producir es 40. Por razones de tiempo, no podemos producir ms de 100 productos en total. Cuntas unidades debemos producir de cada uno para maximizar el beneficio? Este es un problema para Solver. Vamos a ver como se usa. Haga clic en la celda D4.

3. 4.

Haga clic en el men Herramientas | Solver. En la ventana de Solver, lo primero que hay que seleccionar es que celda queremos optimizar. En este caso queremos maximizar los beneficios, por eso hemos seleccionado antes la celda D4, que contiene los beneficios. Adems, el valor de la celda objetivo debe ser mximo, por eso est activada la opcin Mximo.

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5.

Ahora vamos a seleccionar las celdas que deben cambiar. Haga clic en el botn para seleccionar celdas del cuadro Cambiando las celdas.

6.

Seleccione el rango de celdas B2:B3, que contienen las unidades que vamos a producir de cada artculo.

7. 8.

Haga clic en el botn

para volver a la ventana de Solver.

Ahora tenemos que definir las restricciones. Haga clic en el botn Agregar del cuadro de restricciones.

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9.

Anteriormente hemos especificado que tenemos que producir al menos 30 unidades del producto A para satisfacer el pedido de hoy. Para especificar esta condicin, escriba en el cuadro Referencia de la celda lo siguiente: B2 que es la celda que contiene el nmero de unidades del producto A.

10. Despliegue la lista de condicin y seleccione >=. 11. En el cuadro Restriccin, escriba 30. Esto indica que la celda B2, es decir, el nmero de unidades del producto A tiene que ser mayor que 30.

12. Haga clic en el botn Aceptar. 13. Observe que se muestra la restriccin que acabamos de aadir en la lista de restricciones.

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14. Ahora vamos a aadir la otra restriccin. Recuerde que, por motivos tcnicos, no podemos producir ms de 40 unidades del producto B. Haga clic en el botn Agregar del cuadro de restricciones. 15. En el cuadro Referencia de la celda escriba B3. 16. En la lista de condicin seleccione <= 17. En el cuadro Restriccin, escriba 40. Con esto especificamos que el nmero mximo de unidades del producto A que podemos producir es 40.

18. Haga clic en el botn Aceptar. 19. Nos queda definir una restriccin ms. Haga clic en el botn Agregar del cuadro de restricciones. En el cuadro de Celda escriba B4, que es la celda que contiene el nmero de unidades totales. 20. En la lista de condicin especifique <=. 21. En el cuadro Restriccin escriba 100.

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Academia Usero 22. Haga clic en el botn Aceptar.

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23. Ya tenemos especificadas las celdas que queremos optimizar y las restricciones.

24. Ahora haga clic en el botn Resolver. 25. Se muestra la ventana Resultados de Solver, donde se nos informa de si Solver ha encontrado una solucin. En este caso, s ha encontrado una solucin. Haga clic en el botn Aceptar.

26. Excel actualiza automticamente los contenidos de las celdas con las unidades de los productos. Esta claro que el producto que ms tenemos que producir es el B para obtener el mximo beneficio. As que producimos el mximo que podemos del producto B, esto es 40, y el resto, hasta llegar a 100, lo producimos del producto A.

Sesin 28. Formato avanzado


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28.1. Lo que vamos a hacer Somos psiclogos y tenemos que preparar una hoja donde podamos apuntar los progresos que hacen las personas que tratamos. Como somos psiclogos de nios, vamos a poner algunas imgenes y vamos a poner muchos colores en nuestra hoja de clculo. Vamos a realizar el siguiente trabajo:

28.2. Tamao de filas y columnas

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Vamos a establecer el tamao de las filas y las columnas antes de empezar a escribir. 1. Vamos a seleccionar las primeras cuatro columnas. Haga clic en el encabezado de la columna A y sin soltar, arrastre hasta el encabezado de la columna D para seleccionar las 4 columnas.

2. 3. 4.

Haga clic en el men Formato. Haga clic en el submen Columna. Haga clic en la opcin Ancho.

5.

Se abre una ventana donde usted puede especificar el ancho de las columnas. Escriba 18 en el cuadro Ancho de columna.

6.

Pulse el botn Aceptar.

7.

Observe como las columnas han aumentado su tamao.

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Ahora vamos a aumentar el tamao de las filas. Haga clic en el encabezado de la fila 1 y, sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrastre hasta la fila 15.

9.

Haga clic en el men Formato.

10. Haga clic en el grupo Fila. 11. Haga clic en la opcin Alto.

12. En el cuadro Alto de fila, escriba 23.

13. Haga clic en el botn Aceptar. 14. La primera fila ha de ser un poco ms alta. Haga clic en el encabezado de la primera fila. 15. Haga clic en el men Formato | Fila | Alto. 16. Escriba 87. 17. Pulse la tecla Intro. 192/218 www.academiausero.com

Academia Usero 18. Este es el aspecto actual de la hoja de clculo.

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28.3. Bordes Vamos a poner bordes en nuestra hoja de clculo. 1. Haga clic dentro de la celda A1 y, sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrastre hasta la celda D15.

2. 3. 4.

Haga clic en el men Formato. Haga clic en la opcin Celdas. Se abre la ventana de formato de celdas. Haga clic en la pestaa Bordes.

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En la pestaa Bordes tiene todas las opciones necesarios para colocar bordes a la hoja de clculo. Primero vamos a poner un borde de contorno. En la lista Estilo dentro del cuadro Lnea, haga clic sobre la lnea doble que est en el extremo inferior derecho del cuadro.

19. Despliegue la lista color y seleccione el color rojo.

20. Haga clic en el botn Contorno para aplicar este borde doble de color rojo en el contorno de la hoja.

21. Ahora vamos a aplicar otro borde a las celdas interiores. En la lista de estilos de lnea, haga clic en la lnea simple que est justo a la izquierda de la lnea doble.

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Academia Usero 22. Haga clic en la lista Color y seleccione el color que ms le guste.

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23. Haga clic en el botn Interior para colocar este tipo de borde en las celdas interiores de la seleccin.

24. Haga clic en el botn Aceptar.

25. Si algn borde no nos gusta, lo podemos cambiar desde la barra de formato. Haga clic en la celda A1 y, sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrastre hasta la celda A4.

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Recuerde que, aunque la primera celda aparezca en blanco, s que est seleccionada.

26. Haga clic en el pequeo tringulo a la derecha del botn Borde de la barra de formato.

27. Se despliegan los tipos de bordes que puede poner. Haga clic en el borde grueso exterior.

28. El borde ha sido colocado, pero no se ve en la zona izquierda y superior porque son tapados por los encabezados de columna y fila.

29. Si quiere ver como lleva su hoja de clculo, haga clic en el botn Vista preliminar de la barra de herramientas.

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30. Se muestra una vista donde puede ver como va a quedar su hoja de clculo. No se preocupe si los bordes no se muestran en color, esto depende de su impresora. Haga clic en el botn cerrar en la zona superior de la ventana de Vista preliminar.

28.4. Texto 1. 2. Haga clic en la celda A1. Escriba lo siguiente: FECHA 3. 4. Haga clic en la celda A4. Escriba lo siguiente: PUNTOS 5. Ahora vamos a seleccionar las dos celdas y vamos a hacer algunas operaciones sobre ellas. Haga clic en la celda A1. 6. Pulse la tecla Control y, sin soltarla, haga clic sobre la celda A4. Ahora las dos celdas estn seleccionadas.

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Academia Usero 7. 8. Haga clic en la lista Tamao de fuente para desplegarla. Haga clic sobre el tamao 22.

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9.

Ahora vamos a colocar el texto en el centro de la celda. Haga clic en el men Formato.

10. Haga clic en la opcin Celdas. 11. Haga clic en la pestaa Alineacin. 12. Haga clic en la lista Vertical dentro del cuadro Alineacin del texto. 13. Haga clic sobre Centrar.

14. Haga clic en el botn Aceptar.

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15. Ahora los textos estn en el centro de la altura de la celda. Para centrarlos en anchura, haga clic en el botn Centrar de la barra de formato.

28.5. Insertar imgenes 1. Haga clic en el botn Insertar imagen de la barra de Dibujo.

2.

Se abre la ventana Insertar imagen. Busque el archivo con la sonrisa y haga doble clic sobre l.

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La imagen se inserta en la hoja de clculo. Para cambiarle el tamao, haga clic en el tirador (un crculo blanco en la esquina inferior derecha de la imagen) y, sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrastre hacia arriba y hacia la izquierda.

4.

Para mover la cara hacia la celda A2, haga clic sobre la misma cuando el cursor tenga la forma de 4 flechas y arrastre hasta colocarla en su sitio.

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Academia Usero 5. Haga lo mismo para colocar la imagen triste en su lugar.

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28.6. Imprimir 1. Primero vamos a decirle a Excel que zona de la hoja de clculo queremos imprimir. Seleccione desde la celda A2 hasta la A15. 2. 3. 4. Haga clic en el men Archivo. Haga clic en el submen Area de impresin. Haga clic en la opcin Establecer rea de impresin.

5. 6. 7. 8. 9.

Haga clic en el botn Vista preliminar de la barra de herramientas. Haga clic en el botn Configurar en la zona superior de la ventana de vista preliminar. En la ventana Configurar pgina, haga clic en la pestaa Mrgenes. Haga clic en la casilla Centrar horizontalmente. Haga clic en el botn Aceptar.

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10. Si quiere imprimir la hoja, haga clic en el botn Imprimir en la zona superior de la ventana de vista preliminar.

11. Se abre la ventana Imprimir. Haga clic en el botn Aceptar en la zona inferior derecha para imprimir el documento.

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Sesin 29. Lo simple es bonito


29.1. Contar dinero Tenemos que contar una serie de billetes y, para calcular a cuanto asciende el importe, vamos a hacer una hoja de clculo que compute cuanto dinero tenemos a partir del nmero de billetes.

1. 2.

Entre en Excel. Copie los siguientes datos y aplqueles un formato bonito:

3. 4.

Haga clic en la celda C2. Escriba la siguiente frmula:

=A2*B2
5. Pulse Intro.

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6.

Copie la frmula hacia abajo para calcular cuanto dinero tenemos por cada tipo de billete:

7.

Calcule el total de dinero que tiene usando la funcin Autosuma.

29.2. Diploma Puede usar Excel para preparar una hoja que certifique la asistencia a un evento. Vamos a ver como se hace. 1. 2. Abra Excel. Modifique los tamaos de las columnas segn se indica a continuacin: A 15 B 5 C 12 D 20 E 14 F 9

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3.

Copie el siguiente texto en las celdas indicadas:

4.

Cambie el formato del texto: modifique el tipo de letra, el tamao, el color. En este ejercicio lo ms importante es que quede bonito:

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5.

Primero vamos a rellenar el fondo de todo el diagrama. Seleccione desde la celda A1 hasta la celda F34.

6.

Haga clic en el botn Color de relleno y seleccione el color que ms le guste.

7. 8. 9.

Haga clic en el men Formato. Haga clic en Celdas. Haga clic en la pestaa Bordes.

10. Seleccione el borde que ms le guste. 11. Use el botn de Bordes de la barra de formato para encuadrar algunas zonas del diploma. Haga clic en la celda C4 y arrastre hasta la celda E6.

12. Haga clic en el botn Borde de la barra de herramientas. 13. Seleccione el borde grueso. 14. Haga clic en el botn Color de relleno de la barra de herramientas.

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Academia Usero 15. Seleccione el color que ms le guste.

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16. Use la misma tcnica para poner bordes en otras zonas del diploma.

17. Vamos a aadir un dibujo y un Wordart para hacer ms atractivo el diploma. Haga clic en el botn Insertar imagen prediseada en la zona inferior de la ventana.

18. A la derecha se muestra el panel Imgenes prediseadas, donde puede buscar imgenes en la pgina web de Microsoft. Haga clic en el cuadro Buscar, escriba ordenador y haga clic en el botn Buscar.

19. En unos momentos se muestran imgenes que tienen que ver con lo que usted ha escrito. Haga clic en una imagen que le guste para insertarla en la hoja de clculo.

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20. Haga clic sobre la imagen y, sin soltar, arrastre para mover la imagen a la esquina superior izquierda de la hoja de clculo.

21. Para cambiar el tamao del objeto, haga clic en cualquiera de los crculos blancos que se muestran alrededor de la imagen y, sin soltar, arrastre.

22. Para terminar, insertaremos un Wordart. Haga clic en el botn Wordart de la barra de dibujo.

23. En la ventana de Wordart, haga clic sobre uno de los wordarts verticales que estn a la derecha.

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24. Haga clic en el botn Aceptar. 25. Escriba Diploma. 26. Haga clic en Aceptar. 27. El Wordart se muestra en la pgina. Mueve y cambie el tamao del Wordart para adaptarlo a la zona izquierda del diploma.

28. Para terminar, vamos a imprimirlo. Seleccione toda la zona del diploma. 29. Haga clic en el men Archivo | rea de impresin | Establecer rea de impresin. 30. Haga clic en el botn Vista preliminar de la barra de herramientas

31. Haga clic en el botn Configurar en la zona superior de la ventana Vista preliminar. 32. Haga clic en la pestaa Mrgenes. 33. Haga clic en las casillas Horizontalmente y Verticalmente de la seccin Centrar en la pgina.

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34. Haga clic en el botn Aceptar. 35. Haga clic en el botn Imprimir.

29.3. Nmeros al azar Esta es una funcin que puede parecer poco til, pero imagine que tiene que hacer una rifa entre 10000 nmeros. Cmo lo hara? Excel tiene una forma muy simple de hacerlo. 1. 2. 3. Cree una nueva hoja de clculo. Haga clic en la celda A1. Escriba la siguiente frmula: =ALEATORIO()*10000 La funcin ALEATORIO da un nmero al azar entre 0 y 1. Al multiplicarlo por 10000, conseguimos que ese nmero est entre 0 y 9999.

4. 5.

Pero tiene decimales. Vamos a quitrselos. Haga clic en la celda B1. Escriba la siguiente frmula y pulse Intro:

=REDONDEAR.MENOS(A1;0)

6.

Observe como el nmero se redondea al menor.

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Academia Usero 29.4. Un problema matemtico

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Tenemos una empresa de fabricacin de radios. Para mantener la fbrica abierta, tenemos unos gastos mensuales de 10000 . Adems, el coste de cada radio que fabricamos es de 5 . Cunto gastamos al mes si fabricamos 1000 radios? Y si fabricamos 2000? 1. Para calcular esto primero tenemos que hallar la funcin que calcula cuanto gastamos. Por ejemplo, para 1000 radios tenemos que sumar los gastos de mantenimiento, que son 10000 ms lo que gastamos fabricando cada radio por las radios que fabricamos, es decir, 5 por 1000. Por tanto, seran 15000 . Para 2000 + radios seran 20000 . La frmula sera 10000 + 5 x nmero de radios fabricadas. Expresando esto en forma de funcin podemos escribir: f(x) = 10000 + 5x donde x es el nmero de radios que vamos que fabricar. Para hacer esto en Excel, escriba lo siguiente en una nueva hoja de clculo:

2. 3.

Haga clic en la celda A2. Haga clic en el cuadro para el nombre de la celda y escriba radios.

4.

Haga clic en la celda B2, escriba lo siguiente y pulse Intro.

=10000+radios*5

Sesin 30. Proteger hojas, bloquear celdas


30.1. Celdas bloqueadas y hojas protegidas

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Normalmente, las celdas se pueden modificar sin ms. Pero en un entorno empresarial, es posible que no desee que algunas celdas puedan ser modificadas, y que incluso algunas hojas tengan contrasea.

8. 9.

Entre en Excel. Copie los siguientes datos y calcule los precios segn el porcentaje de descuento indicado.

10. Por defecto, todas las celdas estn bloqueadas. Si estn bloqueadas, por qu podemos escribir sobre ellas? Mientras no protejamos la hoja de clculo, podemos seguir escribiendo en ella. Vamos a protegerla. Haga clic en el men Herramientas.

11. Haga clic en el submen Proteger. 12. Haga clic en la opcin Proteger hoja.

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13. No vamos a poner contrasea, as que haga clic en el botn Aceptar.

14. Ahora intente escribir algo en cualquier celda. Obtendr la siguiente ventana.

15. No puede modificar ninguna celda porque todas estn protegidas. Ahora vamos a desproteger la hoja. Haga clic en el men Herramientas. 16. Haga clic en el submen Proteger. 17. Haga clic en la opcin Desproteger hoja.

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18. Ahora la hoja se comporta como lo hace normalmente. Bueno, esta hoja de clculo se usa en uns empresa y sirve para que los vendedores sepan los precios de los artculos que van llegando a la tienda. Pero los vendedores no ponen el descuento, sino que lo hace el gerente, as que tenemos que proteger la hoja de modo que solo el gerente pueda modificar el porcentaje de descuento. Haga clic en la celda A4 y arrastre hasta la celda C10 para seleccionarlas.

19. Haga clic en el men Formato. 20. Haga clic en Celdas.

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21. En la ventana de formato de celdas, haga clic en la pestaa Proteger.

22. En la pestaa Proteger, puede ver como todas estas celdas estn Bloqueadas. Esto significa que, cuando Protejamos la hoja, no podremos modificar estas celdas. Vamos a desbloquearlas. Haga clic en la casilla Bloqueada para desactivarla.

23. Haga clic en el botn Aceptar. 24. Ahora vamos a bloquear la hoja con contrasea. Haga clic en el men Herramientas. 25. Haga clic en el submen Proteger. 26. Haga clic en la opcin Proteger hoja. 27. En la ventana Proteger hoja, haga clic en el cuadro Contrasea para desproteger la hoja.

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Academia Usero 28. Como contrasea, escriba gerente. 29. Haga clic en el botn Aceptar.

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30. Se le vuelva a pedir que escriba la contrasea. Escriba de nuevo gerente. 31. Haga clic en Aceptar.

32. Ahora haga clic en la celda B1. 33. Intente escribir algo y observe como se muestra la ventana que le indique que esta celda est bloqueada. 34. Ahora haga clic en la celda B6. 35. Escriba un nuevo precio para los calcetines. Observe como ahora s que puede modificar estas celdas, ya que estn desbloqueadas.

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Academia Usero 30.2. Guardar como pgina web

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Aunque mucha gente tiene Excel en su ordenador, puede ser que quiera enviar una hoja de clculo a una persona que no tenga Excel. En tal caso, puede guardar su hoja de clculo como una pgina web y envirselo en este formato. 1. 2. 3. 4. Abra la hoja de clculo que cre anteriormente. Desprotjala. Haga clic en el men Archivo. Haga clic en Guardar como pgina web.

5.

Se abre el cuadro de dilogo Guardar como. Observe como el formato en el que se guardan las pginas web es HTM. Haga clic en el botn Guardar.

6. 7.

Ahora cierre Excel. Entre en la carpeta Mis documentos o en aquella donde haya guardado la pgina web. Observe como se muestra el archivo.

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8.

Haga doble clic sobre el archivo. Se abre el navegador con la pgina que acaba de crear.

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