MODERNIZACIÓN EN LA GESTIÓN DE LA SET EN TRAVÉS DE UN ENTORNO WEB COLABORATIVO

1 Objetivo del proyecto:
Modernizar la gestión diaria y la difusión de la actividad del INET a partir de la utilización de las tecnologías de la información y la comunicación. 1.1 Necesidad del proyecto. El INET tiene su base social constituida por más de 100 personas, socias de la SET. Su ámbito principal de actividad es la organización de actividades públicas de difusión de y la edición de publicaciones, abordados ambos aspectos desde la óptica y tratamiento de lo transnacional, dirigidas al público en general y lejos de planteamientos academicistas o cerrados. También cuenta con grupos de trabajo, formados por personas socias, que se constituyen en espacios de estudio e intercambio de opinión que llegan a generar sus propias publicaciones y tienen un funcionamiento autónomo en cuanto a la convocatorias de reuniones y edición de publicaciones se refiere, coordinados por alguna de las personas miembro del grupo. Por otro lado, el INET mantiene vínculos transnacionales con otras instituciones de ámbito de acción similar y personas expertas que colaboran esporádicamente con el instituto a través de publicaciones, asesoramiento para la acción, consultoría y asistencia para la ejecución de proyectos, ubicados geográficamente en puntos dispersos del globo. De un tiempo a esta parte la participación activa de los socios en la gestión (no así en las actividades y grupos de trabajo) del INET ha decaído bastante. Así, un porcentaje escaso asiste a las convocatorias asamblearias de la SET, quedando en manos de la Junta Directiva, y dentro de ella, la Ejecutiva (presidente, vicepresidente, secretario y tesorero) la toma de decisiones. Por otro lado, el volumen de actividades y publicaciones auspiciadas por el INET, ya sean impulsadas por él mismo o en colaboración con otras instituciones, es considerable y conlleva una serie de actividades administrativas, de difusión y contables, que hacen imprescindible manejar un volumen de información considerable que requiere ser tratada, cada vez más, con mayor calidad. Al mismo tiempo, la presentación de cuentas a los patrocinadores (principalmente administraciones públicas) ocupa un buena parte del tiempo de trabajo del personal de administración, que ve cómo incide este proceso sobre el resto de su actividad, El uso de las TICs aplicadas a la gestión documental se pretende que incida positivamente sobre este aspecto.

Por último, la revista INETemas, es quizás la publicación estrella del instituto. Publicada por el INET con una constancia inusual en este tipo de publicaciones ha llegado a los 33 números a lo largo de 12 años de existencia. Su edición llega a 1.300 puntos de lectura en Andalucía, España, Europa y las más alejadas zonas del globo y su versión electrónica puede ser consultada en la web, con el reconocimiento y felicitación expresa de no pocos receptores. Regiones vivas del planeta, conflictos candentes, tendencias sociales, instituciones relevantes y temas clave han tenido un tratamiento multidisciplinar en nuestros monográficos, con la pretensión de abrir horizontes de reflexión en personas y colectivos ciudadanos. Como a otras publicaciones del ámbito “cultural”, la reflexión en torno al modelo de presencia en la red de la revista ha estado presente en el INET a lo largo de los últimos años. Esta presencia se ha venido solucionando “provisionalmente” haciendo accesible en formato Acrobat PDF de todos los números de la revista. Llegado este punto de integración de las TICs en al gestión del instituto, se plantea también la incorporación de estas tecnologías a la edición del INETemas, que también se plantea como espacio específico y con necesidades concretas en el espacio web que se diseña. La dotación de una infraestructura tecnológica básica que soporte este planteamiento es también necesario plantearlo como objetivo del proyecto, ya que la actual dotación tecnológica del INET se reduce a un PC de sobremesa, una impresora láser y una conexión ADLS a internet. Por ello, se incluye un presupuesto de para la creación de una red wi-fi en la sede del INET con la dotación hardware que se especifica, que incluye la renovación del PC de sobremesa y la adquisición de un PC portátil que facilite el trabajo de gestión del personal al servicio de la administración del INET y un cañón multimedia para utilizar en las actividades públicas del INET. 1.2 Finalidad u objetivo a conseguir. Con esta situación, el INET plantea una estrategia de modernización de la gestión de su actividad apoyada en las TICs que permita: • Facilitar la incorporación de los socios en la gestión del Instituto, permitiéndoles tomar parte en los procesos de toma de decisiones, fomentar el debate e interactuar de manera autónoma entre ellos sin necesidad del contacto físico y facilitar la relación “administrativa” con el instituto: altas y bajas, actualización de datos, pagos, publicación de información, petición de publicaciones, resolución de dudas, etc. • Crear espacios electrónicos de apoyo a la actividad de los grupos de trabajo que facilite la interacción de miembros, compartir documentos, realizar convocatorias, fomentar el debate, etc. • Facilitar el proceso de gestión de las actividades públicas y permitir realizar su seguimiento y difusión de manera electrónica.

Facilitar el proceso de gestión documental ligada a la entrada y salida de documentos de cualquier tipo del Instituto, así como realizar consultar sobre el estado de los mismos.

Creación de un espacio web público (internet) que permita la difusión de la actividad del Instituto así como la interacción con las posibles personas interesadas en su actividad y en colaborar con el mismo.

Creación de un espacio web privado (intranet) que permita el acceso de socios y personal administrativo tanto a las aplicaciones de gestión que se desarrollen como a los espacios de debate y publicación de información que se generen.

Creación de un espacio web específico para la edición electrónica de la revista INETemas.

Renovar la infraestructura TIC del INET, con la creación de un espacio WIFI en la sede más la adquisición de un equipo PC de sobremesa, otro portátil, una impresora láser a color y un cañón portátil para la utilización en las actividades públicas del INET.

2

- Detalle de las funcionalidades incluidas.
Con base en estos objetivos, el proyecto incluye: • Desarrollo de un sitio web corporativo autogestionado con dos ámbitos de visualización de información: o Un ámbito abierto (internet) dirigido al público en general y con intención de difusión de la actividad del instituto y sus publicaciones. o Un ámbito cerrado (intranet) dirigido al personal de administración, socios, miembros de grupos de trabajo y colaboradores esporádicos. En este ámbito, además de las herramientas de intercambio de opinión que se generen (foros), deben proveerse acceso a las aplicaciones de gestión que se describen en el punto siguiente. La interacción de cada usuario con las aplicaciones estará restringido por su perfil de usuario. • Desarrollo de las siguientes aplicaciones de gestión con las funcionalidades mínimas que se describen: o Gestión de contenidos del sitio web: ESTRUCTURA DE PÁGINA. La página debe de cargarse de forma automática generando la cabecera, profundímetro, frame izquierdo, y el resto de elementos, teniendo cuenta a que site se está entrando, desde qué usuario y desde qué páginas anteriores.

Debe poder configurarse la información accesible y los bloques de información que son visibles para cada tipo de usuario en cada unos de los sites. DOCUMENTOS Los documentos que se ofrecerán en el sitio web podrán tener diferentes formatos: xml, doc, pdf, xls, html, y documentos tipo multimedia (vídeos y sonido). Aunque algunos puedan gestionarse directamente desde las tablas del propio sistema de gestión, deberán ser integrables desde el sistema de gestión documental que se describe en el apartado correspondiente. Los documentos podrán ser visualizados desde cualquier de los dos ámbitos del sitio web. El sitio se dotará de algún mecanismo para posibilitar el acceso a través de ODBC a cualquier fuente de datos compatible con este sistema (Access, SQL-Server...). BUSCADOR DE TEXTO La solución web debe disponer de un buscador de texto libre para todos los contenidos del portal, bien sean documentos de la base de datos, del repositorio o textos que aparezcan en cualquier zona de las páginas del sitio. Se habilitarán formularios de búsqueda que permitan búsquedas por atributos del documento que a su vez serán configurables. Estos atributos pueden ser o bien campos de la base de datos o bien metaetiquetas de cualquier documento. NOVEDADES Deberá poder generarse automáticamente un “boletín de novedades” semanal al que puedan suscribirse los usuarios que lo deseen, que lo recibirán en una dirección de correo. ENLACES. La aplicación debe permitir crear y catalogar (con descripción temática) enlaces. Debe existir una verificación periódica de que los enlaces están correctos. IDIOMAS El sistema debe almacenar la información, previendo la posibilidad de que en un futuro el web se pueda visualizar en diferentes idiomas. Esto se tendrá en cuenta para el diseño de la base de datos, repositorio y demás elementos del web. MAPA DE LA WEB El sistema debe tener la posibilidad de generar un esquema de mapa de la web, que indique al usuario la ubicación los recursos, con indicación de su dependencia y estructura de la web. Revista INETemas. La revista electrónica se nutrirá de los contenidos de su homónima en formato papel. Las mejoras que debe incluir la versión electrónica son las inherentes al espacio virtual en el que se presenta, debiendo incluir como mínimo: búsquedas por texto integral en el texto de los artículos, búsquedas por número, autorr, palabras clave y metaetiquetas. Debe permitir descargar en formato PDF y lenguaje de marcas (XML, HTML, XHTML,…) un número entero de la revista o artículos seleccionados.

La interactividad con el lector debe contemplarse como posible a partir de la inserción de comentarios a los artículos del último número por parte de los lectores, pudiendo hacer referencia desde éstos a otros espacios de intercambio de opinión del sitio web (foros de la intra e internet). o Facilidades de colaboración. FOROS La solución debe permitir generar y gestionar foros de discusión, con control de usuarios y moderación obligatoria. Los foros podrán ubicarse en los dos entornos de visualización (intranet internet). SERVICIO DE NOTICIAS ENTRE MIEMBROS o Workflow. Se debe prever la posibilidad de definir y utilizar alguna herramienta de gestión de procesos para el mantenimiento de algún apartado concreto del contenido del web. o Directorio. El portal debe utilizar una estructura completa y única de Directorio tipo directorio LDAP (direcciones, teléfonos, fax, email, etc.) la que se permitirá acceso de visualización y edición en función de los perfiles definidos en el apartado de usuarios. Se debe contemplar la posibilidad de actualización automática desde otras fuentes de información, como bases de datos access o agendas de programas de correo electrónico. o Estadísticas. El sistema de gestión web debe aportar estadísticas de acceso nominal, concurrente y en el tiempo, a documentos, páginas, foros, para cada uno de los entornos de visualización. Se debe contemplar la posibilidad de gestionar ficheros log con información de las acciones que han ejecutado distintos usuarios. o Gestión de información relativa las relaciones a socios, colaboradores y otro tipo de contactos, con funcionalidades básicas de: Alta, baja y edición de registros personales. Búsquedas y agrupación de registros por cada campo de información. Visualización e impresión de listados y grupos de registros con selección de campos y distintos formatos de salida (listados, etiquetas, ficheros de texto plano para su integración con otras aplicaciones, etc.). Integración de los datos, a modo de directorio LDAP, con el resto de aplicaciones de gestión y herramientas ofimáticas (como el correo electrónico) incluidas, por supuesto, la de

gestión de contenidos y accesos a los ámbitos públicos y privados del sitio web corporativo. Otras que puedan ofrecerse. o Gestión de actividades: organización de las mismas, su promoción y difusión. Control y seguimiento de la agenda de actividades: contactos realizados, usuarios que los realizan, gestión de documentos (ponencias, fotos de la actividad, currículo del ponente, notas de prensa,…). Gestión de recursos: salas, centros, ponentes, colaboradores, etc.). Difusión: elaboración de tarjetones, integración con el directorio LDAP para la difusión, relación con medios de comunicación,…). Elaboración de memorias de actividades: listados anuales con agrupación temporal, temática, localización física,… Gestión de inscripciones: recepción de inscripciones a través de la web, emisión de listados, realización de búsquedas, exportación de ficheros de nombres para emisión de acreditaciones y títulos. Integración de parte de la información de la agenda con el entorno público del sitio web. o Gestión de documentos y correspondencia. Funcionalidades de gestión de documentos: Descripción documental, conforme a la normativa internacional de catalogación, búsquedas por cada campo, visualización e impresión de listados, gestión de documentos electrónicos, integración para la búsqueda en el entorno web (intra e internet), control de préstamo (con integración de los usuarios de la aplicación de gestión de socios y colaboradores). Funcionalidades de gestión de correspondencia: Registro de entrada y salida de documentos, búsqueda de documentos por fecha, destinatarios, remitentes, asuntos, e instituciones, visualización en impresión de listados 2.1 Otras consideraciones y características. Existe un sitio web (http://www.inetcordoba.org) cuya información es válida para los apartados que son comunes al nuevo mapa web (VER MAPA WEB).

Como queda dicho, todas las aplicaciones deberán ser ejecutables en el entorno de la intranet. Las aplicaciones deben ser desarrolladas utilizando principalmente software con licencias no privativas y deben ser capaces de integrar los datos existentes en las aplicaciones informáticas usadas actualmente (DBASE III para la gestión de socios y colaboradores y MS ACCESS para otros datos). El desarrollo debe realizarse en módulos en períodos de tiempo independientes, pudiendo dejar en suspenso o retrasar alguna de las aplicaciones sin que afecte al resto de desarrollos y teniendo el siguiente orden de prioridades: 1. Desarrollo del entorno abierto del web (internet) y las aplicaciones de foros. 2. Desarrollo del entorno privado (intranet). 3. Desarrollo de la aplicación de gestión de socios y colaboradores y su integración en el entorno web. 4. Desarrollo de la aplicación de documentos y correspondencia y su integración en el entorno web. 5. Desarrollo de la aplicación de gestión de actividades y su integración en el entorno web. Para cada fase debe proporcionarse presupuesto y calendario de actuación conforme a lo expresado en los puntos 6 y 10.

3

Destinatarios: Naturaleza, tipología, perfil y cuantificación numérica de los destinatarios/usuarios finales del proyecto.
Los destinatarios/usuarios del proyecto se agrupan en las siguientes categorías:
PERFIL DE USUARIO Anónimo Administración Gestor de contenidos Socio DESCRIPCIÓN Visitante de la web no autentificado necesariamente. Personal de la administración del Instituto, usuario principalmente de las aplicaciones de gestión en modo de edición y visualización. “Superusuario” responsable de los contenidos del sitio web, validará según qué contenidos y organizará la información que se visualiza en los dos ámbitos de visualización del sitio web. Socio numerario de la SET, con acceso a las aplicaciones colaborativas de la intranet y a las aplicaciones de gestión que se describen en modo de consulta y edición de registros que le sean inherentes. Socio de la SET que participa en un grupo de trabajo de manera activa. Al perfil de socio se le añade el acceso a las herramientas colaborativas que de manera restringida se creen para cada grupo de trabajo (el consejo de redacción de INEtemas se puede considerar un grupo de trabajo) Socio de la SET que participa en la Junta directiva el perfil debe ser compatible con el de socio y el de miembro de grupo de trabajo y administración. Tendrá acceso a todas las

Miembro de grupo de trabajo

Miembro de JD

aplicaciones de gestión en modo de consulta más el de edición cuando se le añada el perfil de administración.

Se hace una distinción por entorno, aplicación y perfil de usuario:
ENTORNO Internet PERFIL DE USUARIO Anónimo Web Foros web Gestión contable/financiera. Gestión de socios Gestión de actividades. Gestión de documentos. Gestión de contenidos web Gestión de socios Gestión de actividades. Gestión de documentos. Gestión de contenidos web Gestión de socios Foros web Gestión de contenidos web Foros web Gestión de contenidos web Gestión contable/financiera. Gestión de socios Gestión de actividades. Gestión de documentos. Gestión de contenidos web APLICACIÓN ACTIVIDAD Visualización Edición Publicación Edición Edición Edición Edición Edición Visualización Visualización Visualización Edición – Publicación Edición Edición – Publicación Edición Edición – Publicación Edición Visualización Visualización Visualización Visualización Visualización 1.422 15 (5) 100 (50) 5 (5) NÚMERO TOTAL (CONCURRENTE S) 1.000 al mes (100) 100 (50)

Administración

Gestor de contenidos

2 (1)

Intranet

Socio

200 (30)

Miembro de grupo de trabajo

Miembro de JD

TOTAL

4

Descripción de la arquitectura del software
La empresa debe proporcionar una descripción de la arquitectura del software: capas en

la que se estructura, módulos que lo componen, elementos desarrollados y elementos integrados, gestor de base de datos, clientes de acceso, lenguajes de programación empleados, empleo de tecnologías xml, xslt,… El entorno de trabajo propuesto (tanto intranet como el sitio web) debe basarse en sistemas LAMP (Linux + Apache + MySql + Php). Apache deberá ser el servidor sobre el que corra el sitio. MySql deberá sustituir como gestor de base de datos a SQL de Microsoft, Access, Oracle o DBase, pudiendo este tipo de base de datos servir tanto para gestionar los usuarios de la web, la documentación que se posee, los foros, los datos de los socios, etc. Y por último Php como gestor de contenido dinámico de la web.

Las aplicaciones que se desarrollen deben permitir exportar sus datos en XML o en algún formato fácilmente interpretado por el gestor Sql, consiguiendo así el poder interconectar diversas aplicaciones o módulos, además de poder ser publicados en la web de manera sencilla y relativamente automática

5

Accesibilidad
El sitio web debe cumplir con las directrices de accesibilidad para contenidos web de la

W3C en el ámbito máximo que permitan los desarrollos.

6

Desarrollo y puesta en marcha
Se debe obtener un calendario de desarrollo y puesta en marcha común a todo el

proyecto, aunque deben quedar claramente divididas las fases conforme a lo expuesto en el punto 2.1.
FASES TAREAS DESCRIPCIÓN OBSERVACIONES REALIZADO POR M1 M2 M3 M4 M5

DURACIÓN(mes M6 M7

7

Garantía, soporte y explotación
Número de meses del periodo soporte y explotación: Metodología y actuaciones previstas para seguimiento, control de calidad y evaluación

de resultados del proyecto. Otras condiciones sobre el mantenimiento de los servicios

8

Factores de innovación
Describa los factores o elementos de innovación del proyecto.

9

Experiencias piloto
En caso de que este proyecto incluya algún programa piloto, justificación razonada de su

posible difusión al resto del tejido asociativo y actuaciones previstas para la transferencia de resultados a otras asociaciones. El código completo de los desarrollos de gestión expuestos en 2.1. con los número 2, 3 y 4 (aplicaciones de gestión de socios y colaboradores, documentación y registro y gestión de asociaciones) será puestos a disposición de otras asociaciones que lo necesiten de manera gratuita, así como toda la documentación necesaria para su implementación y puesta en marcha. El soporte técnico y asesoría que sean necesarios para su adaptación a entornos no específicamente desarrollados en el marco de este proyecto, podrán ser contratados con la empresa que realice los desarrollos. Para la difusión de la iniciativa se utilizará el propio sitio web, así como los medios tradicionales de difusión de las actividades del Instituto.

10 Presupuesto.
10.1 Recursos humanos propios Coordinador del proyecto. 2.500

10.2 Recursos humanos Externos (Consultoría o asistencia técnica):
10.2.1 Descripción general de los trabajos objeto de la consultoría/asistencia técnica:

PERFILES DE TRABAJO (indicar número de horas por perfiles, dedicadas a cada tarea) Jefe del Proyecto Técnico de Sistemas Analista Funcional Analista Programador

Tareas

Auxiliar

Importe

10.2.2

Necesidad de adquisición/contratación de infraestructura TIC:

TIPO

DESCRIPCIÓN

IMPORTE

10.2.3

Otros gastos directos del proyecto no incluidos en los apartados anteriores:

DESCRIPCIÓN

IMPORTE

ANEXO MAPA WEB ANTIGUO Y PROPUESTA DE CONTENIDOS
MAPA DE CONTENIDO DE LA ANTIGUA WEB A) QUE ES EL INET A.1) QUE ES INET A.2) QUE HACE INET A.3) JUNTA DIRECTIVA A.4) MEMORIAS (1999 - 2003) B) ORIGEN C) AREA DE INVESTIGACION C.1) GRUPOS DE TRABAJO (2000 - 2003) C.2) GRUPO DE ANALISTAS C.3) ENCUENTROS (2000 - 2003) C.4) MIEMBROS D) ACTIVIDADES PUBLICAS D.1) SEMINARIOS PERMANENTES (2000 - 2003) D.2) CONFERENCIAS Y MESAS REDONDAS (2000 - 2003) D.3) CURSOS Y JORNADAS (SOLO 2000 Y 2003) D.4) OTRAS ACTIVIDADES (2000 - 2003) E) PUBLICACIONES E.1) INETEMAS E.1.1) DEL Nº 00 AL 28 (OTOÑO 1994 A MAYO 2004) EN FORMATO HTML CADA ARTICULO, ASI COMO LA REVISTA COMPLETA EN PDF. CLASIFICACION POR ARTICULO, AUTOR Y REVISTA E.1.2) DEL Nº 29 AL 33 UNICAMENTE EN PDF E.2) INETRABAJOS (VACIO, SOLO REFERENCIAS A LO PUBLICADO CADA AÑO DESDE 1996) E.3) INETSELECCIONES (VACIO, SOLO REFERENCIAS A LO PUBLICADO CADA AÑO DESDE 1996) E.4) LOS LIBROS DEL INET (IDEM) E.5) OTRAS PUBLICACIONES (IDEM) F) RELACIONES INSTITUCIONALES MAPA DE CONTENIDO DE LA FUTURA WEB 1) ACTIVIDADES PUBLICAS 1.1) PROXIMAS ACTIVIDADES 1.2) ACTIVIDADES PASADAS 2) QUE ES INET 2.1) ORIGEN E HISTORIA 2.2) CONTACTO 2.3) ORGANIGRAMA 3) INETEMAS 4) OTRAS PUBLICACIONES 4.1) LIBROS DEL INET 4.2) OTROS 4.2.1) INETSELECCIONES 4.2.2) INETRABAJOS 4.3) COLABORACIONES 5) REDES 5.1) ANALISTAS DEL INET 5.2) CENTROS AMIGOS 6) PARTICIPACION 7) GALERIA DE FOTOS 8) PATROCINADORES

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