Calităţile unei bune secretare

Miclea Ionela , Birotică III Principalele calităţi ale personalului de secretariat, trebuie analizate pe baza experienţei de până acum. Este cunoscută mentalitatea potrivit căreia munca de secretariat este o muncă inferioară, cu un pronunţat caracter executiv şi foarte puţin creativ, o muncă pe care o poate executa oricine şi oricum. În realitate această muncă este deosebit de complexă şi eficientă contribuind la buna desfăşurare şi dezvoltare a activităţii unde este încadrată.

Loialitate:
Loialitatea presupune ataşamentul faţă de locul de muncă, apărarea secretului de serviciu, apărarea intereselor unităţii în care este încadrată.

Precizie:
Precizia este necesară nu numai în ceea ce priveşte organizarea corespondenţei ci, am putea afirma că ea este necesară în executarea tuturor funcţiilor de secretariat. Astfel evidenţa documentelor presupune o minuţioasă analiză în vederea clasării cu precizie a acestora spre a evita imposibilitatea găsirii lor atunci când sunt necesare.

Acurateţea:
Este în strânsă legătură cu precizia, exprimând, în plus o mare atenţie, până la nivel de detaliu, a gestionării informaţiei şi deciziei. Orice operaţie efectuată de secretariate trebuie făcută cu maximă grijă, ceea ce va satisface atât conducerea cât şi beneficiarii unităţii respective.

Punctualitatea:

Inteligenţa: Această calitate este deosebit de complexă şi presupune existenţa celorlalte calităţi şi aptitudini. teoretică şi practică. ambele rele. bun simţ şi înţelegere. pe cea mai puţin rea. Simţul estetic se caracterizează prin: preocuparea pentru realizarea unei ambianţe plăcute. Simţul estetic: Este cunoscut faptul că ambianţa locului de muncă poate avea o influenţă pozitivă sau negativă nu numai asupra psihicului uman. ordonate. aspectelor sau a faptelor care se petrec cotidian. Discernământul: Reprezintă capacitatea de analiză a situaţiilor. ci ea poate influenţa chiar eficienţa muncii. cazurilor. spirit metodic. perspicacitate. capacitate de analiză şi sinteză. la fel cum o alegere poate fi fatală pentru activitatea unităţii. confortabile în spaţiul propriu de .Presupune respectarea nu numai a orelor de prezenţă la serviciu cât în special respectarea orelor de organizare a unor întâlniri de lucru sau a unor manifestări ştiinţifice. În cele două forme ale sale. Complexitatea vieţii economico-sociale pune secretara în situaţia de a alege uneori. capacităţi de adaptare. inteligenţa presupune: reflecţii şi raţionament. din două soluţii. O alegere corectă poate fi benefică pentru firmă. armonioase.

cu vizitatorii de diverse tipuri şi niveluri. fiind vorba de necesitatea reţinerii unor informaţii de bază sau de stringentă actualitate. Politeţea: Este un factor de eficientă importanţă în contextul general al neofactorilor de eficienţă. colaboratorii. clienţii sau furnizorii îşi formează o părere şi despre manager. după limbajul folosit de secretară. să vezi mai întâi ce fel de secretară are. Cultura generală: Având în vedere specificul muncii de secretariat există numeroase prilejuri de comunicare cu colegii de muncă. numere de telefon. Memoria: Memoria face parte din calităţile absolut indispensabile pentru buna exercitare a atribuţiilor unei secretare. cum ar fi: nume de persoane şi de instituţii fizionomia persoanelor care frecventează mai des biroul managerului. adrese de e-mail.lucru şi în cea a conducerii. începând cu îmbrăcămintea. încălţămintea şi terminând cu coafura şi produsele cosmetice întrebuinţate. mai elevat sau mai rudimentar. date statistice şi alte informaţii mai importante. Prezenţa unei secretare cu o cultură generală evidentă este nu numai o plăcere pentru interlocutor ci şi o . Atenţia: În mod deosebit atenţia vizuală şi auditivă trebuie să fie mereu prezente în orice domeniu de activitate al conducerii. O atitudine politicoasă sau nepoliticoasă poate provoca o tendinţă centripetă sau centrifugă în relaţiile de colaborare. Calităţi de vorbire: Se spune că dacă vrei să cunoşti un manager. ţinuta proprie trebuie să fie impecabilă. mai ales cu beneficiarii sau furnizorii firmei.

să fie punctuală şi prezentă acolo unde şeful are nevoie de ea. bancar.să fie disciplinată respectând regulamentele de ordine interioară. comerţ internaţional etc. să nu trântească uşile şi să converseze încet. . drept general.necesitate stringentă pentru buna funcţionare a firmei. .să lucreze în şoaptă. .să-şi ţină propriul birou în curăţenie. incluzând şi dicţionare.să aibă simţul umorului.să selecteze cu grijă cărţile de care are nevoie la birou. Sintetizând calităţile pe care o bună secretară trebuie să le posede.să fie agreabilă chiar şi când se află într-o situaţia dificilă. pedagogie. dispoziţiile şi deciziile conducerii. Cultura profesional-ştiinţifică : Presupune cunoaşterea unor noţiuni de bază din următoarele ştiinţe: management. . . psihologie. afacerile şi treburile şefului. comercial. contabilitate generală. . . statistică. marketing. sociologie. . astfel încât să nu fie nevoie să mai întrebe o dată. administrativ. bârfe de birou. vom aminti: .să fie tăcută în problemele în care privesc necazurile personale. .să păstreze secretul de serviciu şi să apere interesele firmei. informatică. . public.să asculte cu atenţie instrucţiunile date de şef.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful