PRINSIP PELAPORAN (2

)

Maksud dan Tujuan Pelaporan
Laporan adalah kesempatan bagi auditor internal untuk mendapatkan perhatian penuh manajemen. Seorang auditor memandang sebuah pelaporan sebagai sebuah kesempatan dan bukan sebagai sebuah tugas yang membosankan, kesempatan yang sempurna untuk menunjukkan kepada manajemen bagaimana seorang auditor dapat memberikan bantuan. Laporan audit internal dapat menjadi sebuah instrumen yang kuat jika dibuat dan dipergunakan dengan baik. Laporan audit internal dapat mengubah pandangan dan dapat mendorong dilakukannya tindakan. Auditor internal melakukan pelaporan untuk menunjukkan kepada manajemen apa-apa yang telah mereka capai dan apa-apa yang dapat mereka capai, untuk menjelaskan hal-hal yang perlu diketahui dan dikerjakan oleh manajemen.

Penulisan yang Baik
Penulisan laporan yang baik membutuhkan suatu pemikiran yang baik. Jika pemikiran auditor kabur dan tidak terdapat hubungan yang logis di antara penyebab dan dampaknya, atau di antara ha-hal yang penting dan tidak signifikan, maka laporan yang merupakan hasil dari akumulasi seperti ini dipastikan akan menghasilkan pekerjaan yang tidak bermanfaat. 1. Kerangka Pikiran Salah satu cara untuk menguraikan permasalahan, meyakinkan adanya alur pemikiran yang logis dan wajar adalah dengan menggunakan kerangka pikiran laporan. Pembuatan draf kerangka pikiran tersebut dapat disederhanakan jika organisasi audit telah memiliki sebuah format standar untuk laporan-laporan rutinnya. Laporan-laporan Terdahulu Auditor sebaiknya memperhitungkan atau mengambil pelajaran dari laporanlaporan terdahulu. Mungkin telah banyak pemikiran yang disajikan dalam laporan tersebut. Berbagai macam pengertian telah dipertimbangkan di dalamnya. Pengungkapan kata yang sulit mungkin telah dibuat secara kasar dan kemudian diperhalus. Kebijakan-kebijakan pelaporan juga mungkin telah diobservasi. Akan tetapi percaya pada laporan terdahulu mungkin juga harus dicermati. Kondisi dapat saja berubah. Prosedur mungkin telah direvisi. Gaya pelaporan mungkin juga telah

2.

pemeringkatan akan menjadi sulit untuk diterapkan dengan adil. bukan untuk menunjukkan kepintaran kepada orang lain. pemeringkatan sebetulnya hanya menunjukkan opini subjektif dari auditor yang rentan terhadap perselisihan dan argumentasi. Pemeringkatan kualitas Ketika opini audit menjadi faktor yang signifikan. yaitu : 2. Namun. Karakteristik-karakteristik Fisik 1. Draf Pertama Seorang penulis membutuhkan semacam lecutan untuk menuliskan kata-katanya di atas kertas. hendaknya tidak menunjukkan pengorbanan yang berlebihan untuk pembuatannya karena tidak konsisten dengan moto auditor dalam mempraktikkan keekonomisan yang lebih baik. Untuk dapat objektif secara wajar. Bahasa Tidak ada bahasa yang mudah dikuasai. b. Ketika draf baru telah siap dan diperiksa. Jagalah tulisan Anda tetap hidup Gunakanlah kata-kata aksi yang dapat menarik perhatian. Jagalah tulisan Anda tetap jelas Tulislah untuk mengkomunikasikan temuan-temuan dan mengekspresikan ide-ide. Dengan kondisi-kondisi di atas. yaitu : a. Kerangka pikiran dapat membantu untuk menunjukkan dari mana mengawali dan apa yang mengikutinya. Penampilan Laporan hendaknya dikemas secara menarik. Laporan sebaiknya memiliki penampilan yang terhormat dan bercita rasa. Jagalah tulisan Anda tetap sederhana Gunakan kata-kata umum serta gunakan kalimat-kalimat pendek. 4. pemikiran baru dan kalimat yang lebih baik akan muncul. Pada beberapa kasus. Akan tetapi.berubah. tambahkan beberapa kalimat panjang yang tersusun dengan baik sebagai variasi. Akan membingungkan bagi pembaca membaca kalimat-kalimat panjang. Panjang Laporan-laporan yang panjang umumnya diringkas untuk memberikan gambaran kepada manajemen eksekutif akan hasil auditnya. 3. penggunaan laporan terdahulu memungkinkan menjadi suatu penghematan waktu yang sangat baik. berat dan bakat dalam penggunaan kata-kata untuk menguasainya. 3. Cara-cara baru untuk menyampaikan pesan akan muncul dan secara bertahap laporan akan berubah ke bentuk yang diharapkan dan dapat menyampaikan pesan yang diinginkan. . c. Dibutuhkan latihan yang panjang. Terdapat tiga peraturan mendasar yang dapat membantu setiap penulis laporan. Laporan yang lebih panjang umumnya memiliki daftar isi untuk membuat isi laporan lebih mudah untuk ditemukan. dua faktor berikut harus berlaku.

6. Sederhanakanlah apa yang hendak Anda tulis. Rekomendasi hendaknya secara seksama menguraikan prosedur yang akan menyelesaikan masalah. 5. . c. Jika terdapat banyak singkatan. Respons-respons klien atas temuan sebaiknya dimasukkan dalam laporan. Tips untuk Penulisan Laporan Audit 1. 8. Operasi yang akan diperingkat hendaknya mirip b. sehingga dapat menjadi sebuah laporan tersendiri. 2. Tujukan penulisan Anda kepada para pendengar Anda. Gunakanlah manual gaya penulisan yang baik dan sering-seringlah menjadikannya sebagai referensi. Dan hendaknya tidak mengartikan cakupan yang tidak dibahas. Menulislah untuk pembaca Anda yang paling tidak terinformasi. Rekomendasi hendaknya diberikan pada segmen dari organisasi klien yang memiliki wewenang untuk mengimplementasikannya. Tetap lalukan usaha Anda yang terbaik. Sebuah temuan audit sebaiknya menggambarkan hanya satu situasi. 3. Kondisi tersebut hendaknya dapat dikuantifikasi. Percayalah pada pertimbangan Anda walaupun menyakitkan.4. Bahasa yang digunakan sebaiknya objektif dan tidak menghakimi. gunakan lampiran untuk ke semuanya. 6. Judul Judul laporan sebaiknya cukup deskriptif agar dengan jelas menyampaikan isi permasalahan dari laporan. Jika sesuatu hal tampaknya tidak begitu jelas bagi Anda ketika Anda menuliskannya. 8. 3. 2. bukan masalah-masalah di permukaan atau gejala-gejalanya. Tulislah apa yang ingin Anda tulis. a. 4. lakukanlah penulisan ulang sampai hal tersebut jelas. Cobalah untuk menulis dan mengeditnya di pagi hari ketika pikiran Anda masih relatif jernih. Strategi yangEfektif dalam Penulisan Laporan 1. 4. 7. Penulisan singkatan secara penuh sebaiknya dilakukan ketika singkatan tersebut pertama kali digunakan dalam sebuah laporan. Judul sebaiknya tidak terlalu panjang. Selalu siapkan satu manual di samping Anda. Perlahan-lahan pikirkan sebelum menulis. Gunakan kamus yang telah diperbarui. 7. Rekomendasi hendaknya menyelesaikan masalah dasarnya. 5.

Tempatkan tabel-tabel panjang dalam lampiran. 15. 4. auditor hendaknya mengembangkan komunikasi untuk : . Gunakan paragraf-paragraf pendek. Tujuan  Sifat  Objektif  Lingkup (kedalaman kerja dari) : .Kedalaman sampling Gambaran umum  Fungsi-fungsi klien  Ukuran dan anggaran dari organisasi klien  Volume yang diproduksi  Perubahan-perubahan terakhir pada operasi  Struktur pelaporan  Perubahan-perubahan pada manajemen klien Isi  Pekerjaan audit yang dilaksanakan  Hasil dari pekerjaan audit Temuan dan Rekomendasi  Kriteria  Kondisi  Penyebab  Dampak  Rekomendasi 2. Unsur-unsur Laporan Audit Internal yang Baik Laporan audit internal yang baik (Standar 2410 IIA) hendaknya terdiri atas empat bagian : 1. 13. Kelompokkan temuan-temuan yang serupa bersama-sama.Area yang sedang ditelaah . Masukkan sebuah ringkasasn eksekutif yang berisi temuan-temuan dan rekomendasi-rekomendasi. 3.9. Buatlah kerangka pikiran dari laporan sebelum memulai membuat dan menuliskannya. 14. 10. Selama proses audit. Tempatkan temuan yang paling penting pada awal laporan. 11. Gunakan poin-poin untuk hal-hal pendek daripada menggunakan kalimat. 12.

rapat akhir hanyalah sekedar formalitas saja. Keamanan Informasi Keamanan informasi adalah tanggung jawab manajemen. Laporan yang Lebih Cepat – Pilihan Lain Salah satu metode yang lain untuk memperoleh waktu yang minimum antara penyelesaian pekerjaan lapangan dengan diterbitkannya laporan audit adalah melalui penggunaan komputer dalam mengirimkan status terkini atas temuan kepada klien dan supervisor. Materi latar belakangnya terbatas dan esensi dari perlakuan ini hanya dibatasi untuk mengidentifikasikan risiko yang terkait dengan sasaran operasi. Dokumentasi atas pengujian yang dilakukan. Akibatnya.1. eksposur yang dihasilkan oleh kontrol yang sedang berjalan. dalam beberapa kejadian bahkan hanya satu hingga dua halaman. temuan-temuan audit yang ada akan secara konsisten terus berada dalam tahap penyempurnaan sehingga nantinya pada akhir pekerjaan lapangan. dan tindakan perbaikan yang sebaiknya dilakukan. meskipun hal ini dapat dibahas dalam sebuah frase dalam penyelesaian laporan atas permasalahan. Temuan dan hasilnya. Jadi. Lampiran tersebut memberikan informasi yang terinci (termasuk posisi klien. biasanya menjadi satu paragraph untuk setiap temuan audit. jika memungkinkan). Materi deskriptif mengenai klien. Laporan ini dibatasi hanya sepanjang lima halaman. Laporan-laporan Pendek Banyak manajer-manajer senior dibatasi oleh tekanan dari posisi mereka dalam meluangkan cukup waktu guna membaca laporan audit yang cukup panjang. 5. Aktivitas audit internal hendaknya dapat menentukan bahwa : . Materi deskriptif mengenai sistem yang menjadi sasaran. telah lakukan atau akan dilakukan untuk menyelesaikan masalah. beberapa aktivitas audit telah mengembangkan apa yang disebut “laporan pendek”. Pengeditan dan klarifikasi oleh supervisor akan diberikan melalui komputer kepada staf auditor. Materinya telah teringkas. 6. 3. 4. Dokumentasi atas hasil pengujian. pertanyaan-pertanyaan untuk fakta-fakta dan presentasi dapat dimasukkan langsung ke dalam komputer oleh klien. Proses audit. 2. Begitu pula. Sebuah lampiran untuk setiap temuan menjadi pendukung dari laporan pendek ini.

apakah sikap yang diambil telah objektif. tetapi juga bagaimana ia berhasil membersihkan laporannya dari kesalahan yang sekecil apapun. dsb. Tindakan-tindakan pencegahan. manajemen telah menyadari akan adanya situasi tersebut. dsb. Kelayakbacaan Penelaah akan mencoba untuk memutuskan seberapa jelas laporan tersebut telah diterima oleh para pembacanya. dan mitigasi telah dilakukan untuk menjamin keamanan informasi. apakah kebijakan pelaporan dari departemen telah diikuti. Tidak terdapat risiko pelanggaran fungsi keamanan informasi. . b. seorang supervisor. c. seperti kesalahan ketik atau eja dapat merusak dan menurunkan nilai dari sebuah laporan yang ditulis dan didokumentasikan dengan baik. Oleh karena itu. a. maka laporan sebaiknya telah terbebas dari kesalahan. Merupakan sesuatu yang disayangkan namun juga suatu kenyataan jika satu kesalahan mekanis yang tidak signifikan. Penelaahan Laporan dibuat drafnya oleh auditor dan selanjutnya ditelaah secara terperinci oleh seorang editor. Manajemen sadar akan tanggung jawab ini. Pengeditan Laporan 1. b. 5. auditor internal harus sangat berhati-hati tidak hanya pada apa yang ia katakana dan bagaimana ia mengatakannya. pendeteksian. Perbandingan Setelah laporan diselesaikan. Tindakan-tindakan perbaikan telah dilakukan untuk menyelesaikan setiap dan seluruh masalah keamanan informasi. Pada dasarnya si penelaah akan memiliki kepentingan pada : a. Ketepatan Penelaah memutuskan apakah opini telah dipisahkan dari fakta. atau kombinasi apa pun dari ketiganya. Cek referensi 2. Jika terdapat situasi dimana terjadi kegagalan dalam usaha pengamanan. seorang manajer audit. hendaknya laporan tersebut dibandingkan terhadap drafnya dengan cara membaca keras-keras. 2.1. 4. Koreksi Ejaan Ketika laporan telah siap untuk dibuat hasil finalnya. 3. Kebenaran Penelaah memutuskan apakah tata bahasa dan pemutusan kalimat telah tepat.

Auditor sebaiknya memberikan tanda “cek” pada salinan dari laporan final untuk setiap pernyataan factual. Gambar terperinci Setelah auditor telah puas akan susunan. suatu alat yang dapat memaksa mereka fokus untuk menjaga agar mereka tidak membaca terlalu cepat. dan alur dari laporan. mereka sebaiknya memberikan fokus pada kesalahan-kesalahan ketik yang mengesalkan dan sangat mudah mengecoh mata mereka. judul. arti. Gambar keseluruhan Auditor sebaiknya memfokuskan perhatian mereka pada keseluruhan susunan laporan. dan tabulasi akan langsung terlihat oleh auditor. akan lebih baik jika mereka mendapatkan bantuan. Ini dapat mempermudah jika mereka menyebarkan halaman laporan di hadapan mereka seperti permainan kartu solitaire sehingga setiap ketidakkonsistenan dalam format. c. setiap nama. . dan membantu mereka berkonsentrasi pada tiap huruf dan bukannya pada kata. setiap angka. Untuk itu. d. dan setiap tanggal yang terdapat di dalamnya.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful

Master Your Semester with Scribd & The New York Times

Special offer: Get 4 months of Scribd and The New York Times for just $1.87 per week!

Master Your Semester with a Special Offer from Scribd & The New York Times