Faculdade de Ciências Contábeis e Administração do Vale do Juruena Bacharelado em Ciências Contábeis

CONTROLE INTERNO E DE ESTOQUES: UM ESTUDO DE CASO EM UM SUPERMERCADO

BEATRIZ TEREZINHA DAL PIVA SELHORST

Juina – MT 2009

BEATRIZ TEREZINHA DAL PIVA SELHORST

CONTROLE INTERNO E DE ESTOQUES: UM ESTUDO DE CASO EM UM SUPERMERCADO

Monografia apresentada ao curso de graduação Ciências Contábeis, da Faculdade de Ciências Contábeis e Administração do Vale do Juruena Instituto Superior de Educação do Vale do Juruena como requisito parcial para obtenção do título Bacharel em Ciências Contábeis.

Profª. Ms Ahiram Cardoso Silva Lima Orientadora

Juina – MT 2009

BEATRIZ TEREZINHA DAL PIVA SELHORST

CONTROLE INTERNO E DE ESTOQUES: UM ESTUDO DE CASO EM UM SUPERMERCADO

Monografia apresentada em 24 de Junho de 2009 e aprovada pela Banca Examinadora, constituída pelos professores:

_______________________________ Profª. Ms. Ahiram Cardoso Cilva Lima Orientadora – Presidente da Banca

___________________________ Profª. Ms.Cleiva Schaurich Mativi Membro

_________________________________ Prof. Esp.Claudio Luis Lima dos Santos Membro

Juina – MT 2009

Dedico este trabalho à minha família em especial minhas filhas Gabriela e Bárbara pela força, incentivo e compreensão nas horas de estresse e na ausência da mãe em muitas ocasiões neste período de estudos.

AGRADECIMENTOS

Agradeço primeiramente a Deus pela sabedoria a mim concebida, e a oportunidade da realização de um sonho, de cursar uma faculdade. A minha orientadora Prof. Mestre Ahiram Cardoso Silva Lima pelo conselhos, incentivos e pela paciência nas inúmeras explicações e orientação, aos demais professores que fizeram parte da minha formação. Aos colegas que estiveram comigo nas horas de estudo, lazer, estresse, preocupação, desabafos dividindo as batalhas, desafios e as conquistas

incentivando uns aos outros para que não desistisse no meio do caminho. Em especial as colegas Andréia e Shirlei que sempre estiveram do meu lado compartilhando todos os momentos, minhas cúmplices e companheiras para todas as horas.

estruturas.chave: controle interno. furtos e conluio entre o quadro de colaboradores. ambientes. localizada no município de Juína. Brasil. estado do Mato Grosso. desvios. estudar sobre controle interno e descrever como implantar o sistema de controle adequado.RESUMO Trata-se de um trabalho que versa sobre a contribuição do controle interno como ferramenta de auxilio gestão controle de estoques. controles de estoques. fraudes e erros. detalhando um estudo de caso de uma empresa no ramo de supermercados. método de abordagem indutivo. desde conceitos até detalhamento do sistema de estoque. analisando os controles em diversos setores ligados ao estoque da empresa do ramo de supermercado. fraudes. sistemas contábeis e de controle interno. O trabalho está estruturado em tópicos e sub-tópicos abordando sobre controles internos. Esta pesquisa teve como objetivo geral identificar como o controle interno pode contribuir para a auditoria interna. o controle interno pode contribuir com a contenção de perdas. A metodologia utilizada foi a pesquisa bibliográfica. estudo de caso. auditoria e auditoria de estoques. Através da implantação de estratégias e adequados.auditoria . Investiga-se como o Controle Interno pode contribuir na gestão dos estoques em Supermercados.controle de estoques. Palavras . atividades. Tiveram como objetivos específicos identificar os procedimentos de um supermercado. descritiva. clientes e fornecedores. redução de riscos.

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS ABRAS DANFE FGV IBGE ICC IPCA NBCT PIB SEFAZ VMI Associação Brasileira de Supermercados Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica Fundação Getulio Vargas Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística Índice de Confiança do Consumidor Índice Nacional de Preços ao consumidor Amplo Normas Brasileiras de Contabilidade Técnicas Produto Interno Bruto Secretaria da Fazenda Vendor-Managed Inventory (estoque controlado pelo fornecedor) .

..................... 40 Quadro 7b .......................... 19 Quadro 2 ....................Diferenças entre auditoria externa e auditoria interna.............................Principais distinções entre erro e fraude ..........................Tipos de Atividades de controle ........ ........Em caso de suspeita ......................... 22 Quadro 3 .....LISTA DE QUADROS Quadro 1 .. 36 Quadro 6 ..................................................... 37 Quadro 7a .......... 28 Quadro 4 ......Relação entre os objetivos e componentes de controles internos................Procedimentos de controle nos estoques .......................Procedimentos de controle nos estoques ....... 29 Quadro 5 ................. 41 ....Os princípios e fundamentos do controle interno ...........................................................

.......1............................... 13 1...... 21 2...........5 Avaliação do Controle Interno ..................................1.................................................... 30 2.....................................6 JUSTIFICATIVA .......3 Diferenças entre auditoria externa interna ....................................... 26 2............4.......................5 DELIMITAÇÕES DA PESQUISA ................2 ESTOQUES ....2 Ambiente de registros nos Controles Internos.................................1...........1 Objetivo geral .........4 OBJETIVOS ........... 18 2... 25 2................................. 23 2..... 19 2......................................................................... 21 2.......................................................................................................1.........................SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO ...................................3 Atividades de Controle . 10 1..................................................................3 HIPÓTESES DA PESQUISA .............4..................1 Objetivos de controle interno ............ 33 2........................2 Componentes de controle interno ..............6..1................ 10 1................2 Objetivos específicos ......................................................1...1............................1 CONTEXTUALIZAÇÃO ............................... 37 ...........................1 Amarrações do Sistema..................................................................................................................... 14 1................................................................................ 27 2.................... 20 2........................................ 28 2.................................. 34 2................1..............................3 AUDITORIA .............. 36 2.......4 Sistemas Contábeis e de Controle Interno ...........................................2................1.. 31 2. 13 1............................1 A detecção de fraudes e erros ....7 Limites Inerentes dos Controles Internos ................4 Fraudes e Desfalques nas Empresas ............... 13 1................................................... 13 1.....................................3...............1........3.....................3.........................................4........1....Auditoria externa ou independente............................................................................ 35 2.....................1.... 12 1...... 16 2......... 16 2.................3.........6 Fraudes e Erros...............................................................1..............1 Controle de Estoques .......7 ESTRUTURA DO TRABALHO ....................................1............1 Estruturas de Controles Internos . 29 2....... 14 2 REFERENCIAL TEÓRICO .........................................................................................................................................................2 Auditoria Interna ........................................................ 23 2.........................................................................................................2 Características de um Eficiente Sistema de Controle Interno ............................1............4..........1 CONTROLE INTERNO ..................2 PROBLEMA DE PESQUISA ............ 13 1................................................................

..........1...2 Rotinas e Procedimentos entre Setores ......................................................... 43 4....1 Revisão do Controle Interno de estoque ............ 39 2................. 42 ANÁLISE DE DADOS...................2........................... 43 4.............................3.................6...........................................................1 Áreas do setor de estoque ..5 Fraudes e perdas nas empresas ..................................................... 40 3 4 METODOLOGIA DA PESQUISA...2 Procedimentos de controle nos Estoques .....................3....................................................................................................................................... 46 5 CONCLUSÃO ...................................6 Auditoria dos Estoques ............................3...1 ESTUDO DE CASO: EMPRESA NO RAMO DE SUPERMERCADO .................................................. 38 2.................... 51 REFERÊNCIAS . 39 2............ 53 ........3... 43 4.................6...................................................................................1.....................................

10 1 INTRODUÇÃO 1. em relação ao mesmo período do ano anterior.7% do PIB nacional. economistas e supermercadistas falam das suas expectativas para este ano.Apesar da queda da produção industrial. No momento atual vive-se um período de crise mundial e suas conseqüências. Os supermercados vivem em constante busca pelo aumento do capital de giro a partir da redução do custo com a mercadoria parada no estoque. De acordo com pesquisa. Mudanças econômicas.1 Contextualização Devido à grande competitividade entre as empresas vive-se a necessidade de implantação de controles e planejamentos internos. a demanda interna continua sustentando a manutenção de um ritmo razoável à economia brasileira. o que significa que ele vai procurar novas alternativas. As constantes notícias sobre dificuldades na economia afetam a confiança do consumidor e podem alterar sua maneira de consumir. Em época de crise. A possível importação da crise parece vir mesmo do setor externo.couros. produtos que atendem toda a família optando por marcas mais baratas de olho sempre nas promoções. culturais e sociais do país exigem alterações no perfil das empresas. as vendas do setor supermercadista neste período cresceram 6. comprando apenas o necessário.54%. comparando com o mês anterior houve uma queda de – 22. Os Países desenvolvidos parecem viver um estado pré-apocalíptico. Os indicadores econômicos custam a melhorar e o cenário e as previsões parecem a piorar a cada mês. Conforme pesquisa realizada pela Associação Brasileira de Supermercados – ABRAS.peles e ferro-liga. No primeiro bimestre deste ano as exportações caíram 22% na comparação com igual período do ano passado apresentando reduções expressivas em alguns segmentos como siderurgia.96% esses índices já deflacionados pelo IPCA do IBGE. Antes mesmo que os efeitos da crise financeira mundial . para o Brasil a crise ainda não chegou no setor de supermercadista. As perspectivas são de que as economias mais avançadas acusem uma recessão da ordem de menos 2%. o custo de capital com estoques no Brasil representa cerca de 3.

Controle interno é a expressão usada para descrever todas as medidas tomadas pela administração e gerência. para dirigir. contas a pagar. jornais e revistas já previam perturbações e mudanças de âmbito internacional. Existem duas visões de controles internos empresariais: Uma com foco anti-fraude e outra com foco de gestão. Nascer. mas desaceleração. escândalos. estoques. os reflexos que uma possível recessão poderá afetar a economia de países emergentes como o Brasil. não trará perdas de vendas. organizar e controlar sua empresa. o mesmo acredita que a crise. Lideres empresarial e gestores dos mais diversos segmentos têm adaptado seus controles a um cenário de cautela em todas as áreas da economia em decorrência da crise mundial que. Segundo artigo de Julio Lara publicado na revista do varejista ano VII nº 48 março/abril 2009: A crise é uma realidade e ainda vai . poderá contribuir para as empresas do setor de supermercadistas permanecerem no mercado. fortalecer. este ano será marcado pelo equilíbrio entre volume de vendas e receita o que não vinha acontecendo. planejar. propinas. ampliando a capacidade de gestão. armazenagem. Segundo o Presidente da ABRAS. O controle interno predominantemente é vinculado a atos fraudulentos. A globalização. principalmente quando a meta consiste em crescer de forma robusta para firmar e aumentar a competitividade. que a cada dia. é possível que o administrador não consiga alcançar os objetivos pretendidos frente aos desafios e obstáculos encontrados na conquista de seu espaço na sociedade. sobreviver. cooperar e expandir são cinco verbos atuais e imprescindíveis no ambiente de negócios e no mercado corporativo. e á instalação de redes internacionais. de um modo geral. a bússola mais confiável da crise será a temperatura das vendas do dia-a-dia do comércio. no setor varejista de supermercados. manipulações contábeis. sem um controle eficaz. Em virtude da crescente competitividade. No segmento de supermercados o crescente nível de competição tem levado as organizações a desenvolverem estratégias que visam a torná-las menos vulneráveis às mudanças que vêm ocorrendo nos ambientes externo e interno. Sussumu Honda. faturamento. aumentam a concorrência. o controle interno.11 chegassem à realidade do brasileiro comum. Neste sentido algumas empresas buscam explorar técnicas inovadoras implantando controles em diversos setores onde podese considerar de maior risco. tem aumentado a competitividade devido às alterações no comportamento dos consumidores. bem como. compras.

1. compreensível e operacional.Do lado do consumidor já é evidente que a crise gerou mudanças nos critérios de compras.Do lado dos estoques.Para terminar o autor deixa uma frase que se encaixa com o momento que o mercado financeiro vive:”Se não tem vento. Segundo Marconi e Lakatos (2002. qual a dificuldade com a qual nos defrontamos e que pretendemos resolver.2 Problema de Pesquisa Gil (2008. p. do outro lado. a maneira mais fácil e direta de formular um problema é através de pergunta”. p. diminuindo o capital de giro congelado e o risco de sobras ou encalhes. clara. pois é um dreno dos ganhos. outro ponto que não pode descuidar é a prevenção permanente de perdas. examinadas e solucionadas onde qualquer descuido recai sobre a margem de lucro. “Um problema não pode ser solucionado se não for apresentado de maneira clara e precisa. ou seja reduzir estoques sem giro. reme”. divulga uma queda de 10% nas vendas neste período. é importante manter os inventários mais baixos possíveis. de maneira explicita. Como o Controle Interno pode contribuir no controle dos estoques em Supermercados? . A única certeza é que o cenário é instável e não há como garantir que as vendas vão corresponder ao esperado. cita:”O problema de pesquisa pode ser determinado por razões de ordem prática ou ordem intelectual.Há muito mais medidas a serem tomadas.Pode-se formular problema cuja resposta seja importante para subsidiar determinada ação. trocando níveis de estoques.24). na retaguarda a ordem é reduzir os riscos.12 assombrar o varejo por algum tempo. O Índice de Confiança do Consumidor (ICC) da Fundação Getúlio Vargas (FGV).139) “Formular o problema consiste em dizer. 27. limitando o seu campo e apresentando suas características”. Continuando o mesmo autor na p.No que se refere ao furto de produtos e à deterioração por descuido ou armazenagem inadequada ou quantidade estocada sem giro por mais de 30 dias.

A Segregação de Função no setor de estoques contribui para inibir as fraudes. localizado no município de Juína-MT não constando identificação no corpo do trabalho. 1. p.31) define hipótese como:”Uma solução possível.mediante uma proposição.4. é usual a classificação com base em seus objetivos gerais”. p. uma expressão verbal suscetível de ser declarada verdadeira ou falsa”.  Os registros das informações e definições de procedimentos contribuem para o controle interno 1.3 Hipóteses da Pesquisa Gil (2009.4.   O controle Interno contribui para redução de fraudes e erros. 1.41) cita que:“Toda e qualquer classificação se faz mediante algum critério. ou seja. de uma empresa do ramo de supermercado.2 Objetivos específicos  Identificar os procedimentos em relação à um supermercado   Estudar sobre controle interno Analisar os procedimentos adotados nos setores ligados ao estoque de um supermercado. 1. . A pesquisa é sobre o controle interno.1 Objetivo geral Identificar como o Controle Interno pode contribuir no controle dos estoques.13 1.Com relação às pesquisas.5 Delimitações da pesquisa A pesquisa foi desenvolvida utilizando como estudo os procedimentos adotados por um supermercado.4 Objetivos Gil (2009.

como bem escreveu o autor Lopes de Sá (1989). Para um controle mais eficiente deve-se segregar funções. Os proprietários não podem estar presentes em todas as atividades de sua organização. apresenta-se o seguinte tema: controle interno como ferramenta de auxilio na gestão de estoques: um estudo de caso em supermercados. em que obteve-se acesso ao funcionamento das rotinas diárias no setor. deve-se manter atualizados todos os procedimentos protegendo o patrimônio e levando facilidade para a administração na hora de analisar e conferir. 1. separando as funções de autorização ou aprovação de operações e a execução. desvios e conluio. ficando assim mais seguro e dificultando as fraudes. toda a empresa deve implantar sua missão. na quantidade necessária. estabelecendo objetivos e estratégias para atingir seus objetivos.7 Estrutura do Trabalho Na primeira seção encontra-se a introdução em que relatou-se a contextualização do momento em que enfrenta-se uma crise financeira mundial. Propõe-se com este trabalho acadêmico colaborar com a implantação do sistema de controle interno para que a administração alcance seus objetivos pretendidos.6 Justificativa Para obter um melhor controle. em . obtida através de instrumentos e sistemas de controle. Então. Considerando que a administração de estoques na empresa é um conjunto de atividades com a finalidade de assegurar o suprimento de materiais necessários ao funcionamento da organização. “de que a finalidade do controle é a fidelidade da informação. Não adianta somente implantar controles. controle e contabilização das mesmas. na qualidade requerida e pelo melhor preço. no tempo correto. podendo ter uma maior segurança no desenvolvimento de cada função através dos procedimentos adotados. 1. neste contexto.14 especificamente dos estoques. que substituem o olho do dono”. relatando os procedimentos usados na empresa.

ambiente. técnicas e procedimentos para através dele adaptar a melhor maneira de controlar diversos setores de uma empresa no ramo de supermercado que é objeto de estudo. descrição dos procedimentos da empresa estudada. Em seguida relata-se a formulação de um problema onde juntamente as hipóteses os objetivos tanto geral como específicos e a justificativa para encontrar a melhor solução do mesmo.componentes. com descrição de como foi elaborada a pesquisa. Na segunda seção descreve-se de uma forma abrangente o referencial teórico sobre o tema em questão que é o controle interno seus objetivos. fraudes. gerando um grande índice de desemprego.15 que direta e indiretamente afeta todos os níveis econômicos financeiros. resultando em fechamento de grandes empresas. implanta-se as rotinas de trabalho. Na seção 5 foi desenvolvida a conclusão do trabalho. atividades.conluio. armazenamento e gestão da empresa em estudo onde finaliza-se com o entendimento e aplicação de todos os tópicos aplica-se a auditoria interna fechando um excelente controle interno na referida empresa. controle de estoques. . furtos. respondendo ao problema da pesquisa. desvios. Com o controle interno implantado amarrando todos os setores através de um bom sistema de automação. Na seção 3 encontra-se a metodologia da pesquisa. A 4ª seção consta a análise de dados com estudo de caso. as hipóteses aceitas e os objetivos atingidos.

métodos e medidas que assegura a proteção do patrimônio. exatidão e fidedignidade dos dados. de uma forma geral.1 Controle Interno Nos países mais desenvolvidos é dada uma maior importância aos métodos científicos. a organização das políticas administrativas e o cumprimento de objetivos definidos quer seja administrativo ou gerencial. compras. apud Crepaldi (2007. p. Mosimann e Fisch (2008. na prática pode-se afirmar que controle interno é todo o procedimento desenvolvido dentro de uma empresa para que a mesma possa funcionar de forma adequada e organizada envolvendo os mais variados setores. Todas as empresas possuem um sistema de controle interno. A descentralização e a delegação de poderes a diversos colaboradores em vários departamentos. p. Segundo Kanitz. Ocorreram em troca da prestação de informações periódicas. aliada às contínuas mudanças que ocorrem em seu ambiente. vendas. Complementando a idéia do autor. somente agora despertou-se a necessidade de implantação de sistema de controles internos nas organizações. tesouraria. Segundo o Comitê de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA). eficiência operacional. faturamento. p. verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis. 269) define controle interno como: “O controle interno compreende o plano de organização e o conjunto ordenado dos métodos e medidas. promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração". . algumas de forma adequadas outras não.70). no Brasil. adotados pela empresa. da submissão às criticas dos superiores quanto às decisões tomadas e da obediência aos parâmetros estabelecidos para decisões futuras”.apud Mosimann e Fisch (2008. fabricação. “A função do Controle Interno configura-se como um instrumento administrativo exigido pela complexidade das empresas a fim de atingir um bom desempenho. A relevância do sistema de controle interno é definida por uma série de procedimentos.16 2 REFERENCIAL TEÓRICO 2. objetivando atingir melhores resultados com menores desperdícios. 70) relatam que: “A expansão da empresa. tem levado os gestores a realizarem suas tarefas com a preocupação da verificação simultânea dos resultados de suas ações”. para proteger seu patrimônio.

p. analisado. Oliveira define o controle como função do processo administrativo que. memória perfeita e inteligência suficiente para saber. está se analisando a organização dos controles e também a execução deles. refletindo no seu patrimônio. pela alta administração. tivesse honestidade plena. Para Gibson. tivesse consciência plena de seus atos. dirigir ou governar os acontecimentos que se verificam dentro da empresa e que produzam reflexos em seu patrimônio”. Nessa linha de raciocínio. se os processos decisórios estão centralizados em um restrito numero de colaboradores. 71) “A função de controle abrange as atividades desenvolvidas pelos administradores para adequar os resultados reais e os planejados. São todos os instrumentos da organização destinados à vigilância.17 Na visão de outro autor o entendimento continua idêntico. Entende-se com o exposto acima que se todo o colaborador. não adianta implantar um bom sistema de controle. observar. segregar funções na execução dos processos. para que as falhas na execução sejam sanadas de forma simples não deixando se tornar um problema difícil de ser solucionado. que coisa lhe competia fazer em beneficio daquela. de forma que possam corrigir ou reforçar esse desempenho ou interferir em funções . Crepaldi (2007. delegar. memória para guardar todos os métodos e procedimentos no desempenho de sua função. 70) afirma que: “Se todo aquele que tem ação direta ou indireta na administração de uma Azienda (empresa). 269) no seu entendimento relata que: “Quando se examinam os controles internos de uma empresa. o ideal é descentralizar. gerencial ou contábil. apud Mosimann e Fisch (2008. fiscalizado. ou de freios para nada fazer em excesso. uma organização não necessitaria de qualquer tipo de controle interno seja no âmbito administrativo. fiscalização e verificação administrativa. gerente. que permitam prever. p. Besta segundo apud Mosimann e Fisch (2008 p. Todo método de controle implantado deve ser analisado. vigiado. Ivancevitch e Donnelly. e se não houvesse necessidade de estímulos para a ação. com finalidade de realimentar os tomadores de decisões. a administração poderia desenvolver-se sem o controle”. ou outro que membro que fizesse parte do quadro de funcionário da empresa. mediante a comparação com padrões previamente estabelecidos. em qualquer momento. para assegurar que o resultado dos objetivos e planos formulados pela organização seja satisfatório. procura medir e avaliar o desempenho e o resultado das ações.

porém. para assegurar que os resultados satisfaçam aos desafios e aos objetivos estabelecidos”. resultando ações que se destinam a corrigir eventuais distorções”. assim. 2. o controle avalia as decisões inclusive aquelas de não fazer nada. desde que tenham sido implantadas. gerência e outras pessoas de uma empresa. para fornecer segurança na realização dos objetivos.72). (MOSIMANN E FISCH 2008 p. p. todas as empresas necessitam de controles internos. é avaliada a eficácia empresarial e de cada área. Segundo Mosimann e Fisch (2008.1. Controles Internos . executado pelo conselho de administração. ou até mesmo revisar os planos em decorrência de modificações nas circunstâncias e premissas que os balizaram. As necessidades de controles variam entre os ramos de atividades e portes das empresas. e não segurança absoluta para a gerência e conselho de administração da organização. As considerações feitas pelos diversos autores podem ser resumidas no seguinte conceito:O controle interno é uma fase do processo decisório em que. o controle serve para o alcance de objetivos em uma ou mais categorias. Tomar atitudes para a correção.1 Estruturas de Controles Internos Controle Interno é um processo. 72) “Os conceitos apresentados revelam inúmeros aspectos relevantes quanto à efetivação do controle como parte do processo de gestão no sistema empresa e em seus subsistemas. Compará-la com o que “deveria ser”. p. apud Mosimann e Fisch (2008. mas que se sobrepõem. Tomar conhecimento rápido das divergências e suas origens.72) resume esta definição a quatro pontos básicos:     Conhecer a realidade. As ações corretivas objetivam reorientar ou corrigir falhas na execução dos planos.18 do processo administrativo. os controles sempre serão diferentes entre as empresas. Pode-se esperar que o controle interno forneça apenas segurança razoável. Nakagawa. as quais são separadas.

19 são processos. Variam de acordo com a escolha feita pela diretoria. sem erros.  Avaliação de riscos. Mensuração de desempenho e divulgação financeira. credores.  Operacional – Se relacionam com a eficiência e eficácia (fazer um trabalho correto. relatórios de contabilidade gerencial. Funções e unidades da empresa. Contabilidade etc. 33 2.Relação entre os objetivos e componentes de controles internos Fonte: D’avila e Oliveira 2002 p.  Mensuração financeira – É a preparação dos informes econômico- financeiros.1. segurança razoável e objetivos (D’AVILA E OLIVEIRA 2002). de cumprimento de leis e regulamentos e de proteção de ativos (D’AVILA e OLIVEIRA. mensuração de desempenho e divulgação financeira.1. agências de classificação de risco e fornecedores necessitam de informes financeiros para avaliar o desempenho. onde a melhor forma de mensuração de desempenho é a contabilidade. podemos incluir os controles dentro das seguintes categorias: Eficácia e eficiência Operacional.  Atividades de controle. toda organização deve fundamentar – se sobre uma missão. Investidores. Eficácia e eficiência operacional.   Quadro 1 . Precisam refletir as particularidades de cada negócio. 2002). pessoas. e  Monitoramento Compras. . a qual tem como suporte uma série de fórmulas e demonstrações financeiras. e  Cumprimento de leis e regulamentações  Ambiente de controle. do ramo de atividade e mercado em que a empresa opera. Componentes de controle interno.  Proteção de ativos. Para fins de controles internos. clientes. produção.1 Objetivos de controle interno Para fins de melhor controle. nas operações da empresa. financeiro. fluxos de caixa e demonstrações preparadas de acordo com a legislação societária. Vendas. incluindo metas de desempenho e de lucratividade.  Informação e comunicação. de boa qualidade atingindo os resultados esperados). Objetivos de controle interno. estabelecendo objetivos e estratégias.

devem ser adotados procedimentos internos para assegurar que . 2.33). Devem estabelecer objetivos integrados com produção. p. medicina do trabalho.  Avaliação de riscos – A empresa deve estar ciente dos riscos em que pode incorrer e saber lidar com eles.1. alavancagem da lucratividade das operações e minimização do risco de descumprimento das normas que regulam a atividade”. Segundo D’Avila e Oliveira (2002. resultando num crescimento rápido com riscos minimizados nas operações e seus ativos protegidos. Com esse pensamento entende-se que uma empresa para obter sucesso precisa está funcionando de forma interligada entre seus objetivos suas necessidades e o controle. elas constituem a fundação.saúde.1. e os componentes que representam as necessidades para o alcance daqueles objetivos. impostos. que são o que uma sociedade deseja alcançar.2 Componentes de controle interno Consiste em cinco componentes inter-relacionados. “Existe uma relação direta entre os objetivos. Inclui atributos individuais.Estabelecidos os objetivos da empresa e os riscos envolvidos.  Atividades de controle . valores éticos.  Ambiente de controles – A essência de todas as empresas são as pessoas. Podem se referir a preços. mas também a procedimentos que permitam monitorar a efetiva realização dos benefícios futuros. São integrados ao estilo gerencial da empresa e constituem-se em elemento indivisível do processo administrativo. finanças e outras atividades de forma que a empresa opere em sintonia. analisar e gerenciar os riscos envolvidos. A empresa deve criar mecanismos para identificar.  Proteção de ativos – Não se relaciona apenas na guarda física de bens ou títulos.O alcance dos objetivos de controle interno é fundamental para a salvaguarda dos ativos. vendas.20  Cumprimento de Leis e regulamentos – São aplicáveis de acordo com as leis e regulamentos aos seus respectivos ramos de atividades. marketing. normas de controle. O histórico de cumprimento de leis e regulamentos pode afetar de forma significativa a reputação da empresam tanto positiva como negativamente. fatores de preservação ambiental. a base que sustenta todo o restante. integridade e competência.

1. bem como a definição das ações a serem tomadas no sentido de alcançar os objetivos. avaliação de riscos sobre o alcance dos objetivos propostos..(em papel ou magnético) diário e distribuídas em grupos de contas de acordo com a natureza. p. a gerência passa a programar procedimentos de controle visando assegurar que as ações planejadas estão sendo executadas” Tipos de Atividades de Controles . 51). [.  Monitoramento – O processo todo de ser monitorado e modificações corretivas efetuadas quando necessário.A contabilidade registra os aspectos financeiros das transações. como necessárias para tratar dos riscos de insucesso na consecução dos objetivos. Tais registros podem se dar através de papel.2 Ambiente de registros nos Controles Internos Seguindo a idéia do mesmo autor D’Avila e Oliveira (2002. o que tem sido preferido por questões de custo e até mesmo por razões ecológicas.3 Atividades de Controle Segundo D’Avila e Oliveira (2002. cartas e outros documentos. onde sempre que necessário este arquivo poderá ser acessado.] É impossível guardar todos os registros na memória.21 as ações identificadas pela gerência. 2. é necessário que haja registros operacionais e que devem guardar consistência entre si e com os registros contábeis”.80): “Após o processo de determinação de objetivos específicos para a empresa. sejam registros por meio magnético.1. p. 2. sejam formulários. dirigir e controlar suas operações. A contabilidade através de seus registros contábeis.Daí a ciência da contabilidade ter estabelecido como principio o de uniformidade de registros. guarda de forma mais segura todas as informações necessárias para a vida útil de uma empresa. dos mais diferentes meios.Todas as transações são registradas em um livro. O mais comum método de registro de transações é o da contabilidade. sejam efetivamente levadas a sério. “Um requisito fundamental para que existam controles é a existência de registros de transações..  Informação e comunicação – Permite que as pessoas capturem e troquem entre si as informações necessárias para planejar.

em circunstâncias que lhes permitem modificar os dados desses registros.Os registros contábeis compreendem o razão geral. totalidades de autorizações de transações. Os gerentes revisam relatórios de desempenho como parte de suas atividades ou funções Uma variedade de controles é executada para assegurar a exatidão. As pendências de conciliações que requerem averiguações são objetos de ações por parte de funcionários auxiliares e reportados por supervisores conforme necessário. intermediário e final. títulos. a seguir estão certas atividades de controle usualmente executadas por pessoas em vários níveis dentro das organizações. São feitas mediante comparações do desempenho real vesus o orçado.22 Diferentes descrições de tipos de atividades de controle têm sido adotadas. Após digitar os dados no sistema emite-se relatórios para fins de checagens.Caso o funcionário tenha acesso aos ativos e aos registros contábeis. estoques. melhorias em processos produtivos.Incluem desempenho em variações de preços de comprar. objetivando diminuir o risco de erros ou ações inadequadas. averiguações e aprovações. “Segregação de funções consiste em estabelecer que uma mesma pessoa não pode ter acesso aos ativos e aos registros contábeis. estimado ou sobre desempenho de competidores. As funções de autorizar transações. Equipamentos. o percentual de pedidos de emergência e o percentual de devoluções em relação ao total de pedidos. poderia desviar fisicamente o ativo e baixá-lo . para medir em que extensão os objetivos estão sendo atingidos.Servem como atividades de controle para investigar e corrigir tendências. e controlados periodicamente. em virtude de essas funções serem incompatíveis dentro do sistema de controle interno.Os gerentes identificam áreas de risco no setor de compras. p.reduções de custos. para fins de comparação com registros de controle.Tipos de Atividades de controle Fonte: D’avila e Oliveira (2002 e p 80) ajustado pela da autora Almeida (2007. numerários em espécie e outros ativos são protegidos fisicamente. 67) define como. Podem ser operacionais ou financeiros ou ambos. O acesso a esses registros representa às pessoas que os preparam ou manuseiam informações que servem de base para a sua elaboração. quem autoriza créditos para clientes não deveria manter os registros do contas a receber Revisões em alto nível Gerenciamento direto funcional ou por atividades Processamento de informações Controles físicos Indicadores de desempenho Segregação de funções Quadro 2 . registrá-las e manusear os respectivos ativos são objetos de segregação. comparações. tais como plano de marketing. As funções são divididas entre várias pessoas. As principais iniciativas são acompanhadas. os registros inicial.

por seus valores corretos dentro do período de competência. 2. Este fato exige ser tomada uma série de providências”: Para obter-se um resultado eficaz nas rotinas de registros contábeis.   Conferência independente dos cálculos.4 Sistemas Contábeis e de Controle Interno Segundo Franco e Marra (2001. p.23 contabilmente para despesa. evitando assim a facilidade de fraudes.  Que o acesso a ativos e registros somente seja permitido com autorização da administração. procurando ordenar de forma que um colaborador não exerça a função de registrar e ele próprio conferir.1 Amarrações do Sistema Almeida (2007. 68) relata que: “O sistema de controle interno deve ser implantado de maneira que sejam registradas apenas as transações autorizadas. como por exemplo:  Que as transações sejam executadas de acordo com autorização geral ou específica da administração.1.284) os controles internos relativos ao sistema contábil se ocupam com atingir objetivos. Conferência independente do registro das transações contábeis .1.4. Conferência da classificação contábil de todos os registros finais. Conforme o autor relata segregar funções nada mais é que distribuir as tarefas entre a equipe de colaboradores. exige-se uma série de providências a serem tomadas:  iniciais.  Que os ativos registrados sejam comparados com os ativos existentes a intervalos razoáveis e que se tomem medidas apropriadas quando houver qualquer diferença. p. o que ocultaria permanentemente essa transação”. 2.

que necessita de determinado bem.  Setor financeiro: Recebe do setor de contas a pagar a Nota Fiscal. faz o lançamento contábil (débito em fornecedores e crédito em bancos) e envia para o processamento no setor de computador. faz o lançamento contábil (debito em estoque e crédito de fornecedores) e envia para o setor de processamento de dados. observando se elas estão sendo contabilizadas dentro do regime de competência.  Setor de contas a pagar: Recebe do setor de contabilidade a Nota Fiscal.24  Estabelecimento de controles seqüenciais sobre as compras e vendas. e habilita-o para o pagamento.  Setor de Processamento de dados: Processa os lançamentos contábeis e remete relatórios contábeis para o setor de contabilidade.  Setor de contabilidade: Recebe o processo de pagamento do setor financeiro. a empresa teria as seguintes áreas e rotinas envolvidas:  Setor requisitante: Informa ao setor de compras. faz cotação de preço. conferindo as quantidades e o bom estado dos bens.  Setor de compras: Verifica se a requisição foi aprovada segundo os limites de competência estabelecidos nas normas internas da empresa. Cita-se como exemplo o sistema de compras e pagamentos. confronta-a com o instrumento formalizador da compra (ordem de compra ou contrato). enviado diretamente pelo setor de compras. seleciona os possíveis fornecedores.  As rotinas internas de controle devem ser determinadas de modo que uma área controla a outra. verifica se todos os documentos estão em ordem. Deve ser centralizado o recebimento e aposta seqüencial nas notas fiscais de aquisição dos fornecedores. por meio de uma requisição.  Setor de recepção: Recebe os bens e a Nota Fiscal do fornecedor. seleciona as melhores condições e efetua a compra. A contabilidade deve exercer um controle sobre a numeração seqüencial das notas fiscais de compras e vendas. . verifica se foi devidamente certificada pelo setor de recepção. verifica se foi devidamente habilitada por esse setor e processa o pagamento.  Setor de contabilidade: Recebe a Nota Fiscal. de forma a assegurar que essas transações sejam contabilizadas na época devida.

• Controle Interno Administrativo – compreende o plano de organização e todos os métodos e procedimentos referentes principalmente à eficiência operacional. p. análise.112) atesta que: "o controle interno compreende todos os meios planejados numa empresa para dirigir. manuais de procedimentos. 296 e 297) explica: “Um sistema de controle interno que funcione corretamente não depende do planejamento efetivo da empresa e da eficiência dos procedimentos e práticas atribuídas. padrões. projetos. Os meios de controle incluem. governar e conferir suas várias atividades com o propósito de fazer cumprir seus objetivos. conforme segue: • Controle Interno Contábil – compreende o plano de organização e todos os procedimentos referentes diretamente relacionados com a salvaguarda do ativo e a fidedignidade dos registros financeiros. carta de fiança etc”. e à obediência às diretrizes administrativas que normalmente se relacionam apenas indiretamente com os registros contábeis e financeiros. de forma eficiente e econômica. Crepaldi (2007. segregação entre as tarefas relativas à manutenção e elaboração de relatórios e aquelas que dizem respeito à operação ou custodia do ativo. Attie (2006. Estes controles internos facilitam a visualização de problemas e possíveis fraudes que possam ocorrer quando da entrada de informações durante o exercício . planos de contas. comitês. políticas. controles físicos sobre o ativo e auditoria interna. treinamento. A administração e a contabilidade devem estar juntas no controle dos ativos e de todos os eventos na empresa. Ele depende também da competência de todo pessoal envolvido poder levar adiante. estudos de tempo e movimento. mas não se limitam a: forma de organizações.25 2. estimativas. relatórios. Para que as operações internas da empresa sejam feitas da maneira correta e para o bom andamento das atividades. os procedimentos que devem ser adotados. cada um em seu departamento”. procedimentos. formulários. custódia. p. conciliação. registros métodos. tais como os sistemas de autorização e aprovação. arquivo. p. Geralmente compreendem controles.1.114) relata em sentido amplo o controle interno inclui controles que podem ser peculiares tanto à administração quanto à contabilidade. subdividindo em contábil e administrativo. faz-se necessário que os controles internos sejam eficientes para acompanhar todo o processo operacional. restringir. relatórios de desempenho. sistemas. controle de qualidade. Incluem-se aqui controles como análises estatísticas. sistema de autorização e aprovação.4. segregação de funções. orçamentos. instruções.2 Características de um Eficiente Sistema de Controle Interno Attie (2006. inventários.

. cilindros. Conforme relatado por Franco e Marra (2001. distribuidor. arquivos e capacidade técnica. válvulas. Para obter resultado eficiente dos controles implantados depende da responsabilidade e seriedade de cada colaborador da empresa.Os controles absolutamente infalíveis não existem [. sua experiência. porcas. carcaça e outros. métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos. e basta que uma delas quebre ou se deteriore para que todo o conjunto se torne inerte e inoperante. Attie (2007. conforme o grau de confiança que o auditor possa depositar na eficiência dos controles”. registros. sua acuidade. 2. onde as peças por si só soltas nada representam. O controle interno funciona da mesma forma. e basta que um dos itens não funcione adequadamente para que todo o sistema emperre”. o auditor terá em mente objetivos básicos e usando seus conhecimentos. p.5 Avaliação do Controle Interno O controle para ser eficiente deve está implantado em todas as áreas dentro de uma empresa.269): “Ao avaliar os controles internos. p.215). o conjunto das operações.] a aplicação dos procedimentos de auditoria. acompanhados. autorizações. anéis. necessidades de registros. 63) define controle interno como: “O controle interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos.. revisados pela auditoria interna ou gerência e feitos os ajustes necessários.1. porém o conjunto afinado entre si fornece a força necessária para que o carro ande. parafusos..em todas as áreas é indispensável.26 das atividades da empresa. onde é composto de inúmeras atividades que envolvem aprovações. autorizações e registros é que permite que a operação ou sistema caminhe. Almeida (2007. óleo. verificará até que ponto eles permitem atingi-los. a extensão é que podem ser maiores ou menores. Conforme relata os autores não existe um controle infalível que seja implantado na empresa e ele por si só atinja os objetivos esperados pela administração. o risco de ocorrência de erros em uma empresa com um bom controle interno é mínimo em relação às empresas sem controle interno”. bielas. “compara o controle interno ao motor de um carro. produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa. p. para atingir tais resultados precisa que os mesmos sejam auditados. onde é composto de inúmeras peças: velas.

falsificação ou alteração de registros ou documentos. Crepaldi (2007. Franco e Marra (2001 p. p. Entende-se que a fraude e o erro são prejudiciais para o bom desempenho de uma empresa. Segundo Crepaldi. segundo uma engrenagem onde se um elo desta se romper prejudica a equipe toda. mas caso ocorra o mesmo tem a obrigação de relatar em seu parecer e informar a administração. p. porém.1. A responsabilidade primária na prevenção e identificação de fraude e erros é da administração da entidade. a fraude passa ser um ato mais delicado. registros e demonstrações contábeis. Consiste em erros aritméticos na escrituração contábil ou nas demonstrações contábeis. Ainda Crepaldi (2007. Entretanto. não tem como objetivo principal descobrir fraudes. de forma que . aplicação incorreta das normas contábeis. o auditor tem a obrigação de comunicá-los à administração da entidade e sugerir medidas corretivas. de modo a modificar os registros ativos. Entretanto. p. o auditor deve planejar seu trabalho de forma a detectar fraudes e erros que impliquem efeitos relevantes nas demonstrações contábeis. 2. passivos e resultados.162) comenta que: “ao detectar erros relevantes ou fraudes no decorrer dos seus trabalhos.6 Fraudes e Erros Franco e Marra (2001. do funcionário.76) define fraude como: “Fraude. A fraude pode ser caracterizada por manipulação. adulteração de documentos. é o ato intencional de omissão ou manipulação de transações. interpretação errada das variações patrimoniais”.27 Dentro da linha de raciocínio do estudo do controle interno a administração da empresa sempre deverá está em busca de melhoramentos e ajustes dentro dos avanços tecnológicos e econômicos. a equipe envolvida deve trabalhar em harmonia. Conforme cita o autor. deve planejar seu trabalho avaliando o risco de sua ocorrência. caso elas não sejam adotadas. desatenção ou má interpretação de fatos na elaboração de registros e demonstrações contábeis. 77) define erro como: “Erro.162) “O auditor não é responsável nem pode ser responsabilizado pela prevenção de fraudes ou erros. por tratar-se de um ato manipulado. através da implementação e manutenção de adequado sistema contábil e de controle interno. intencional enquanto o erro pode ser ocasionado por descuido. informando sobre os possíveis efeitos no seu parecer.é o ato não intencional resultante de omissão. o auditor ao realizar seu trabalho.

qualificação dos controles internos torna-se efetiva na prevenção de fraude. p. concedendo especial atenção às condições ou eventos que representem aumento de risco de fraude ou erro. tanto em termos de concepção quanto de funcionamento efetivo. imperícia Forma estranha à vontade da empresa Omissão Má interpretação de fatos nas dem. caso elas não sejam adotadas.1 A detecção de fraudes e erros Crepaldi (2007. . Omissão de transações nos registros contábeis Aplicação de práticas contábeis indevidas Desvios de dinheiro.Principais distinções entre erro e fraude Fonte: Menegussi 2007 Ação premeditada Dolo com intenção Fraude Com o intuito de “lavagem de dinheiro” Falsificação ou alteração de registros e doc. informando os possíveis efeitos em seu parecer.28 tenha grande probabilidade de detectar aqueles que impliquem efeitos relevantes nas demonstrações contábeis.80). o auditor tem a obrigação de comunicá-los a administração da entidade e sugerir medidas corretivas. Para Franco e Marra.Ao detectá-los.Contábeis Erros aritméticos Incorreta classificação das contas Podem levar à falência da empresa Ocorrem também por falta de conhecimento Quadro 3 . o auditor deve modificar seus procedimentos ou aplicar outros. 163) “O auditor deverá avaliar criticamente o sistema contábil. É preciso uma sistemática de controle eficaz. despesas fictícias Responsabilidade penal e civil Para ocultar desvios ou transações ilegais 2. o auditor deverá: “Se acreditar que tais fraudes e erros possam resultar em distorções relevantes nas demonstrações contábeis. A mera descoberta de irregularidades não resolve o problema. incluindo o controle interno. O auditor não será responsabilizado caso esteja ocorrendo algum tipo de fraude e não seja descoberta durante a realização de seus trabalhos. que incluem”:  Estrutura ou atuação inadequada da administração da entidade auditada ou de algum dos seus membros. Erro Ação involuntária Esquecimento.1. p. (2001.6. em caráter adicional”. pois o mesmo trabalha na maioria das vezes trabalha com sistema de amostragem. desatenção. mais o mesmo deve avaliar a aplicação da amostragem nas áreas de maior risco.

 O potencial de erro humano devido a descuido. erros de julgamento e instruções mal-entendidas. segue alguns procedimentos em caso de suspeita de fraudes e erros.  Fatores específicos no ambiente de sistemas de informação computadorizados.  A maioria dos controles internos tende a ser direcionada para transações rotineiras em vez de para transações não rotineiras. A seguir. sem supervisão Prejuízos repentinos em um negócio tradicionalmente rentável O que empregado pode fazer Reunir documentos que permitam fazer a denuncia. comunicar internamente as conclusões. Tomar providências imediatamente. 167) 2.  Transações que pareçam anormais. distração. .exemplo:  A exigência normal da administração de que o custo de um controle interno não exceda os benefícios a serem obtidos.  A possibilidade de que procedimentos se tornem inadequados devido a mudanças nas condições e de que o cumprimento desses procedimentos se deteriore. O que a empresa deve fazer Guardar em lugar seguro documentos e arquivos de computador relevantes Determinar claramente responsável autoridades quem é o as comunicá-la ao supervisor imediato pelo contrato com Mudança súbita no estilo de vida de um funcionário Se a fraude foi cometida pelo superior imediato. Quadro 4 . p.7 Limites Inerentes dos Controles Internos Ainda segundo Franco e Marra (2001. Pagamentos anormalmente elevados por serviços e consultorias Procurar o apoio de outros funcionários. levar o caso à direção da empresa.284) Os sistemas contábeis e de controle interno não podem dar à administração evidência conclusiva de que os objetivos foram atingidos porque tem limitações inerentes.  A possibilidade de contornar os controles internos por meio de conluio de um membro da administração ou empregado com partes de fora (terceiros) ou de dentro da empresa. Se a fraude for em outro setor. se isso ajudar a reunir evidências.1. Uma vez terminada a investigação.29  Pressões internas e externas. com transparência. Sinais de alerta Poderes concentrados em poucas pessoas.  Problemas internos no cumprimento dos trabalhos de auditoria.Em caso de suspeita Fonte: Crepaldi (2007 p.

e trabalham no sentido de manter os níveis de estoque exatamente na medida de suas necessidades. e de sua operação”. no processo de comercialização em empresas comerciais.30 Segundo Franco e Marra (2001. ou no processo comercial os estoques sempre foram o alvo de atenção dos gerentes. do fluxo de venda. O estudo do papel dos estoques nas empresas é tão antigo quanto ao estudo da própria administração. lançado no ativo da empresa para serem bem administrado e vendido. p. pedidos mais freqüentes. É de fundamental importância que as empresas comerciais direcionem sua atenção para todos os setores. p. (FIGUEIREDO e FLEURY. Como elemento regulador. Os . pois a eficácia destes setores depende o crescimento e a permanência da mesma no mercado. É necessário que nas organizações. É preciso que a empresa esteja focada nos níveis do estoque para a satisfação do cliente e da empresa. desde a análise de sua viabilidade até a utilização de instrumentos gerenciais adequados que possam fornecer a administração informações que possibilitem o monitoramento ordenado dos resultados. a direção preocupe-se em todos os aspectos que evolvem o negócio. 38)” Segundo Dias (2006. 2006 p. o auditor obtém um conhecimento do projeto dos sistemas contábeis e de controle interno. e a oportunidade de atendêlos prontamente. Hoje todas as empresas procuram de uma forma ou de outra a obtenção de uma vantagem competitiva em relação a seus concorrentes. 2. mas priorizando o gerenciamento e controle de estoques e o atendimento. São as entradas e saídas dos produtos nos processos de comercialização. 128) “A globalização da economia vem produzindo significativas mudanças na forma de condução dos negócios. seja do fluxo de produção. Os estoques desempenham papel importante na flexibilidade operacional da empresa.285) entende-se que: “Ao obter um entendimento dos sistemas contábeis e de controle interno para planejar a auditoria. No cenário atual. sendo comuns as perdas por expiração da data de validade e até mesmo roubo e fraudes cometidas na empresa através do estoque.2 Estoques Os estoques constituem vínculo entre as etapas do processo de compra e venda. clientes exigem um alto nível de serviço. “Os estoques representam capital investido. no momento e na quantidade desejada.

. sugerindo o controle de estoques gerenciado pelo fornecedor (VMI do inglês vendor-managed inventory) onde: “O estoque gerenciado pelo fornecedor é uma abordagem de estoque e de efetivação de pedidos em que o fornecedor. é uma demanda para atender o cliente. 2.] método simples.[. é a busca da meta do fluxo de uma única peça. reduzindo desperdícios. 38). Harrison e Hoek (2003.. dentro de parâmetros econômicos (POZO. no qual o tamanho do lote que passa pelos processos de uma empresa é de um único item” Segundo o autor. Tal conceito pode ser aplicado a quase todos os processos de negócios em quase toda a empresa.1 Controle de Estoques É o procedimento adotado para registrar.31 consumidores. O fornecedor assume a responsabilidade pelo monitoramento das vendas e do estoque e utiliza essas informações para iniciar o pedido de reabastecimento. 2007 p. enviando mercadorias apenas quando os estoques estiverem baixos”. Estoques são todos os bens e materiais mantidos por uma organização para suprir demandas futuras. no local certo e pelo preço certo”. querem maior variedade e conformidade nos produtos”. fornecendo-se a quantidade. descrevem: “O pensamento enxuto busca a perfeição.[. O termo controle de estoques é uma função da necessidade de estipular os diversos níveis de materiais e produtos que a organização deve manter. Segundo Harrison e Hoek (2003. e não o cliente. por sua vez.215) relatam outra forma de controlar estoques: “É a logística da resposta rápida.] a base sobre a qual as decisões terão de ser tomadas é combinada com o varejista antecipadamente. 211). p. . O fornecedor rastreia a venda de produtos e os níveis de estoque.. os fornecedores podem colaborar no controle do estoque. fiscalizar e gerir a entrada e saída de mercadorias e produtos da empresa. baseia-se na simples filosofia da minimização do desperdício. p. Esse método de pedido de compras e controle de estoques através do auxilio do fornecedor é aplicado no ramo de supermercado. entende-se que divide a responsabilidade onde ambos assumem as possíveis perdas nos excesso de estoques principalmente nos produtos perecíveis.é responsável pelo gerenciamento e reabastecimento do estoque..2. a variedade e a qualidade certas no momento certo.

para entrega no local e hora certa”.Controle e registro de fornecedores. .32 O termo compras freqüentemente lembra o processo de compras da administração de materiais.Controle e registro de preços. Conforme relata Pozo (2007. P.148). é de suma importância uma atuação com ampla abrangência das modernas técnicas de controle interno e principalmente flexibilidade em face das variáveis ambientais. . a adequação da quantidade desejada. manter registros e arquivos. interno e externo . Neste sentido. colocar os pedidos (ordens de compra).Controle e registro de compras. origem. . comprando produtos com qualidade. . .Manutenção de Estoques. verificar notas fiscais. . . conseguir informações de preço.sempre voltada para os aspectos econômicos e estruturais da organização.Garantir atendimento das requisições. na quantidade certa.  Atividades de Compras: Além de atender às especificações de qualidade exigidas pelo mercado. selecionar fontes de suprimento. 148) “Setor de Compras é responsável pelo resultado da empresa. existem as seguintes atividades centrais: assegurar descrição completa das necessidades.Controle e registro de estoques. acompanhar (follow up) os pedidos. custos e credibilidade dos sistemas de fornecimentos. As principais atividades do setor de compras são:  Informações Básicas: . pois nos diferentes estágios de sua interação organizacional se faz necessárias decisões – em relação às seguintes variáveis: quantidades. os ensinamentos do autor remetem ao fato de fazer frente às incertezas predominantes nos mercados atuais e aos novos paradigmas da economia globalizada. reduzindo custos. Nesse processo de compras. podem ser consideradas como uma função administrativa. 2007. 150) que as compras. prazos de entrega e condições de pagamentos que permitam à empresa maximizar seus recursos e reduzir custos .Controle e registro de consumo. manter relacionamentos com vendedores (POZO. na fonte certa.Segundo Pozo (2007. p. por meio de negociações de preços. p.Controle e registro de especificações.  Administração de Materiais .

Contatar vendedores.Analisar cotações. . dando maior segurança para os investidores. análises das referidas informações. O trabalho de auditoria. Segundo Almeida (2007.  Sistema de Aquisição: . Santos.Scmitd e Gomes(2006). não tem como objetivo policiar profissionais ou suas atividades”. ainda no estágio embrionário em termos de técnicas.Melhorar giro de estoques. .Analisar condições dos contratos. . . sem definir de forma clara e precisa os procedimentos que os profissionais da área deveriam adotar por ocasião das auditorias das demonstrações financeiras”. haja vista que as legislações específicas brasileiras vêm abordando superficialmente o assunto. . p.Negociar redução de preços. já há muitos anos existem comissões permanentes especialmente criadas para emitir normas de auditoria. adaptando as novas situações do mercado. O administrador é parte do sistema contábil e de controle interno. 2. fortalecer o sistema de auditoria e mercado de capitais.Nos países em que a importância da auditoria foi reconhecida. O Administrador executa as tarefas apresentando dados e informações precisas. no sentido de padronizar e estabelecer os procedimentos. e também para modificar as antigas normas. medição de desempenho e de prestação de contas da administração.21) “A auditoria é uma atividade relativamente nova no Brasil.Elaborar relatórios. A atividade de auditoria é bastante dinâmica e está em permanente mutação.Conferir fatura de compra. o que requer maior atenção dos órgãos específicos ligados a essa área. . A auditoria deve ser compreendida como um conjunto de ações de assessoramento e consultoria. . ainda que em algumas situações especiais necessite fazer fiscalizações rigorosas. . a auditoria procederá as avaliações.Negociar contratos. principalmente os acionistas minoritários que aplicam suas economias nas companhias abertas.Evitar excesso de estoques. .33 .3 Auditoria A auditoria tem suma importância como elemento fundamental no sistema de informações.Efetivar compras. à medida que novas circunstâncias assim o exigem.

O parecer dos auditores sobre esses demonstrativos é elemento fundamental e sinônimo de confiabilidade às informações prestadas. mas é um elemento fundamental no auxilio as tomadas de decisões.25) define: “A auditoria é uma especialização contábil voltada a testar a eficiência e eficácia do controle patrimonial implantado com o objetivo de expressar uma opinião sobre determinado dado. e por outro lado.3. O exame da auditoria engloba a verificação documental. p.Auditoria externa ou independente Crepaldi (2007. p. mas num contexto geral sabe-se que a mesma é uma atividade vista com certo receio por alguns administradores. dando seu parecer oferecendo credibilidade aos acionistas e investidores. Toda empresa que implanta seus controles através de um auditor interno facilita o desempenho geral das atividades. a obtenção de evidências de informações de caráter interno ou externo”. os livros e registros com características controladoras. torna-se obrigatório a presença de um profissional na área de auditoria onde o mesmo estará se responsabilizando pelas informações contábeis fornecidas. 2. 32) cita: “Auditoria externa constitui o conjunto de procedimentos técnicos que tem por objetivos a emissão do parecer sobre a adequação com que estes . visando o lado de contenção de despesas.34 A auditoria é uma atividade não obrigatória na maioria dos ramos de atividades empresariais. tornando as informações precisas. aplicado por um profissional permanente dentro da empresa ou um independente com visitas periódicas Crepaldi (2007. o empresário opta por não implantar. Attie (2006. A auditoria torna-se elemento fundamental no sistema de informações. a auditoria não está para substituir a função da administração da empresa e sim assessorá-lo”. medição de desempenho e prestação de contas da administração. maior Cada autor define auditoria conforme seu ponto de vista. Já nas empresas de capital aberto. p.1. 01) cita: “A administração de uma sociedade tem o dever de apresentar demonstrações contábeis e divulgações adequadas e esclarecedoras à opinião pública. abrindo precedência para danos maiores com a falta de um controle mais rigoroso.

A auditoria externa é executada por profissional independente. Dada a credibilidade que o auditor externo oferece ao mercado. assiste à administração e lhe fornece informações Periódicas principalmente no que tange:  À aplicabilidade e adequação de controles internos. planos e procedimentos. É executada por um profissional ligado à empresa. predominando a verificação constante dos controles internos e rotinas administrativas”. que se destina a revisar as operações. O auditor interno é pessoa de confiança dos dirigentes. Os testes e indagações se espalham por onde haja necessidade para concluir seu trabalho.  à extensão do cumprimento das diretrizes. a fim de obter uma visão completa das operações submetidas a exames. financeiras e operacionais da entidade. as origens e aplicações de recursos da entidade”. contábeis. 2. revisa. financeiros e operacionais: revisando e avaliando a correção. sua área de atuação envolve todas as atividades da empresa. adequação e eficácia dos controles internos e das informações físicas. p. órgãos do governo e ao publico em geral torna-se uma figura impar que presta inestimáveis serviços obedecendo normas e princípios contábeis.25 ) “Auditoria Interna constitui o conjunto de procedimentos que tem por objetivo examinar a integridade. É uma atividade de avaliação independente dentro da empresa. as mutações do patrimônio líquido. propiciando controles eficazes a um custo razoável. . recomenda: enfim. como um serviço prestado à administração.2 Auditoria Interna Segundo Crepaldi (2007. financeiros e outros de natureza operacional. Constitui um controle gerencial que funciona por meio da análise e avaliação da eficiência de outros controles. banqueiros. adequando e aplicando os controles contábeis. determinando o grau de atendimento. Crepaldi (2007) testa a qualidade dos trabalhos. sem ligação com a empresa. O auditor interno interessa-se por qualquer fase das atividades do negócio em que possa ser útil à administração. Sua intervenção é ajustada através de contrato de serviços.35 representam a posição patrimonial e financeira.3. o resultado das operações. pela relevância de seu trabalho junto as empresas. Isso pressupõe sua inclusão em campos além dos de contabilidade e finanças.

 à avaliação da qualidade e desempenho na execução das responsabilidades delegadas determinando a fidelidade dos dados administrativos originados na empresa .  à recomendação de melhorias operacionais. Os .3 Diferenças entre auditoria externa interna Crepaldi (2007. Fonte: Crepaldi (2007. 2. as técnicas são semelhantes. 34) Os objetivos da auditoria interna é verificar se as normas interna estão sendo seguidas e avaliar a necessidade de novas normas internas já existentes. p. preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que poderá vir a examinar e analisar. A auditoria interna presta ajuda à administração. 32) afirma que: “Mesmo que exista interesse comum no trabalho do auditor interno e do externo. mas existem diferenças fundamentais”. Um auditor interno jamais deve desenvolver e implantar procedimentos.3. ELEMENTOS Sujeito Ação e Objetivo AUDITORIA EXTERNA Profissional independente não tem vinculo Exame das demonstrações financeiras Opinar Parecer Mais amplo A empresa e o publico Prof civil e criminal Maior Maior AUDITORIA INTERNA Funcionário da empresa Exame dos controles operacionais Promover melhorias Recomendações Menos amplo A empresa Trabalhista Menor Menor Continuo Contabil e operacional Recebe salários Finalidade Relat. sua responsabilidade é informar e assessorar. Principal Grau de independência Int no Trabalho Responsabilidade Números áreas cobertas Intens dos trab em casa área Continuidade do trabalho Periódico Auditor Executa apenas auditoria contabil Auditor Recebe honorários Quadro 5 . devendo reportar-se a um executivo cuja autoridade seja suficiente para assegurar uma ação efetiva com respeito aos assuntos levantados e recomendações efetuadas. guarda e perdas de todas as espécies. determinando o grau de controle dos ativos da empresa quanto à proteção contra perdas de qualquer tipo. p.Diferenças entre auditoria externa e auditoria interna. desempenhando sua função com ética e de maneira responsável.36  à salvaguarda dos ativos quanto à escrituração.

registradas corretamente na contabilidade. Racionalização do entendimento sobre a falta cometida. como também erros de atos não intencionais. Crepaldi ainda ressalta que “A eficiência do sistema de controle interno em sua totalidade deve permitir detectar não somente irregularidades de atos intencionais.37 princípios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte maneira: MOTIVO Se não existir delimitação extra. Controles cruzados. custos reduzidos e empregados mais atentos e ativos. reduz a chance de ocorrerem irregularidades. Deve-se escolher e treinar cuidadosamente os Um treinamento cuidadoso oferece como empregados.por exemplo. . Devem ser fixados as responsabilidades será deficiente. separadas ao mesmo tempo. Embora os fatores que motivam as pessoas a cometerem fraude possam ser classificados em três aspectos:    Oportunidades para cometê-la e escondê-la. d. p. eficiência e evitam erros ou interpretações erradas.Os princípios e fundamentos do controle interno Fonte: Crepaldi 2007 p. g. “Controles internos apenas previnem contra fraudes e minimizam os riscos de erros e irregularidades. decorrente do enfraquecimento dos valores éticos. as vendas diárias Devem ser utilizadas todas as provas devem ser acumuladas e confrontadas ao final do disponíveis para se comprovar a exatidão. A Contabilidade e as operações devem estar em que tenha controle da contabilidade e. CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO 2. sociais. c.3. Pressão por dificuldades financeiras. inadvertidamente.4 Fraudes e Desfalques nas Empresas Crepaldi (2007. Nenhuma pessoa individualmente deve ter Qualquer pessoa. Fraudes nas empresas tornaram-se um problema crescente e comum. e principalmente da ineficácia dos sistemas de controles internos. Quadro 6 . controle das operações que ocasionam lançamentos. deliberadamente ou completamente a seu cargo uma transação comercial. o controle a. Estes podem ser”:  Decorrentes de má aplicação de uma norma ou procedimento. Um empregado não deve ocupar um posto b. As instruções de operações para cada cargo devem Os manuais de procedimentos fomentam a ser sempre fornecidas por escrito.284) comenta que. A segregação de uma operação em fases distintas e dirigidas a diversas pessoas. resultados:melhor rendimento. cometerá erros se o manejo de uma transação está dividido entre duas ou mais pessoas. período com a soma das etiquetas das mercadorias visando assegurar que as operações foram entregues. morais. e. 283 reformulado pela autora.

a aplicação errônea dos princípios fundamentais de contabilidade na contabilização das operações.5 Fraudes e perdas nas empresas Conforme pesquisa divulgada na revista Veja edição 1893. a prevenção da corrupção via disque denúncia. o temporário ocorre quando o funcionário apossa-se de um bem da empresa e não altera os registros da contabilidade (transferindo o ativo roubado para despesas). de forma que os ativos existentes concordem com os valores registrados na contabilidade. Segundo o mesmo estudo americano.38  De omissão por não aplicar um procedimento prescrito nas normas em vigor. 2. empresa de auditoria e assessoria. Distorção do balanço pedido falsos de reembolsos ou desvios de fundos é algumas das fraudes mais comuns. por exemplo.Desfalques permanentes ocorrem quando um funcionário desvia um bem da empresa e modifica os registros contábeis.” Uma crise pública pode prejudicar a empresa”. com pleno apoio administrativo Para atingir plenamente seus objetivos. Crepaldi (2007.285) cita: ”Para um funcionário praticar um desfalque ele tem de ter acesso aos ativos da empresa. representa parte cada vez maior da renda. sócio da área de investigação e suporte a litígios da Ernst & Young. Diante de um caso. é fácil entender em combater a corrupção interna. a primeira questão é como reagir. vinculado ao desempenho individual e de toda a empresa. as empresas perdem em média 6% do seu faturamento em fraudes praticadas por seus funcionários. p. com discrição” ensina José Francisco Compagno. reduz em 50% o risco de fraudes. Segundo Crepaldi os desfalques na maioria das vezes acontecem por alguma falha na forma de controlar ou sobrecarregando um funcionário onde o mesmo desempenha uma ou mais funções ao mesmo tempo com acesso ao ativo da empresa. os controles internos devem estar sustentados por uma consistente . A fraude é semelhante a um vírus e o antídoto é a manutenção de controles internos eficazes.3. para que isso aconteça é necessário que o funcionário tenha acesso aos registros contábeis”. Numa época em que a remuneração variável. “antes de mais nada.  De interpretação como. Os desfalques podem ser temporários ou permanentes. segundo uma pesquisa americana.

que poderá estar na companhia. Contagem rotativa de estoques. pessoal existente e numero de itens em estoque. 2. A administração estabelece os controles que lhe concedam alguma segurança para efeito de sua gestão.  Determinar se estão corretamente classificados nas demonstrações financeiras e se as divulgações cabíveis foram expostas por notas explicativas.6.  Determinar se é pertencente à companhia.1 Revisão do Controle Interno de estoque Cada companhia como uma entidade diferente estabelece o controle interno de acordo com suas reais necessidades e baseadas na materialidade envolvida. Determinação de ponto mínimo para estoques.39 política interna e ser desenvolvidos com enfoque nos mecanismos que garantam a detecção. . Utilização de coleta de preços para compras.293) A auditoria dos estoques tem a finalidade de:  Determinar sua existência.3. em bases uniformes.6 Auditoria dos Estoques A auditoria nos estoques tem o objetivo de assegurar o controle e registros inerentes ao estoque.      Autorização de compra por pessoa de nível. recuperação e a punição dos agentes causadores de fraude e corrupção. p.3. Alguns exemplos de controles adotados pelas companhias:  Segregação de funções entre a guarda física dos estoques e a de contabilização.  Determinar se foram aplicados os princípios de contabilidade geralmente aceitos. Segundo relata Attie (2006. em custódia com terceiros ou em trânsito. Registro perpétuo de estoques.  Determinar a existência de estoques penhorados ou dados em garantia. 2.

Follow-up das contagens físicas Exame detalhado da documentação de compra. 2. Exame de cut-off de compras e vendas Variação do saldo de estoques. Cálculo dos impostos. O controle contábil sobre estoques revela-se por meio de um sistema em que as tarefas sejam segregadas. Investigação Inquérito Quadro 7a . Inquérito sobre a existência de produtos obsoletos. 294 adaptado pela autora. Apropriação das despesas gerais de fabricação Exame da conta razão de produtos acabados. Exame de contratos de compra e venda. Confirmação de estoques de terceiros. Soma da contagem de estoques. Confirmação de estoques em consignação Exame documental em Notas Fiscais de compras e pagamentos.O sistema contábil deve ser projetado de maneira que o fluxo de dados contábeis se faça paralelamente ao fluxo físico do estoque”. Exame minucioso do registro perpétuo. Exame Físico Confirmação                  Documentos Originais Cálculos Escrituração Contagem de estoques Confirmação estoques com terceiros.6. onde de nada adianta ter um bom sistema de inventário se os procedimentos de controles distribuídos entre os colaboradores não funciona de forma correta.2 Procedimentos de controle nos Estoques Crepaldi (2007. . de modo a não permitir que os encarregados de controlar os estoques não sejam os mesmos responsáveis pelo faturamento de vendas ou lançamentos de compras.3.Procedimentos de controle nos estoques Fonte: Pozo 2007 p. 435) cita que: “O controle interno sobre os estoques compreende controles contábeis e físicos. Seguindo a idéia do autor entende-se que para melhor proteger o ativo da empresa e evitar fraudes a segregação de funções é uma rotina a ser seguida dentro nas empresas. Os procedimentos de auditoria a serem utilizados são dependentes da efetividade do controle interno e da materialidade envolvida (ATTIE 2006). Contagem física quando da recepção e emissão de documento comprobatório. Cálculos das quantidades pelo preço unitário.40    Sistema de custos integrados à contabilidade. p. Segregação de função entre o setor de compras e recebimento.

Relacionamento das compras com os fornecedores. Quadro 7b . Classificação adequada das contas. .Procedimentos de controle nos estoques Fonte: Pozo 2007 p. Exame das ordens de produção/fabricação. 294 adaptado pela autora.41 Registros Auxiliares Correlação Observação        Exame do registro perpétuo de estoques. Relacionamento das vendas com a baixa de estoques. Observação de estoques obsoletos. Observação dos princípios de contabilidade.

A observação é uma técnica de coleta de dados para conseguir informações. Silva (2008. “Essa pesquisa explica e discute um tema ou problema com base em referências teóricas já publicadas em livros. p. no próprio terreno das ocorrências”. p.57). “É um estudo que analisa um ou poucos fatos com profundidade. p. infere-se uma verdade geral ou universal”. Na pesquisa foi utilizado o método de abordagem indutivo em que parte de um estudo em uma empresa específica para tomar como base para o controle interno em uma empresa de supermercado. realizada através da aplicação de instrumentos de coleta de dados. 192) conceituam que: “Não consiste apenas em ver e ouvir. O trabalho foi fundamentado por pesquisas bibliográficas que segundo Silva (2008. onde o mesmo possibilitará o processo de acompanhamento de todo um processo de funcionamento e execução. elaborar e implantar um sistema de controles eficaz nas empresas do ramo de supermercado. A pesquisa é um estudo de caso caracterizado por ser um estudo intensivo. o objeto de pesquisa pode ser o individuo ou a empresa.54). p. mas também em examinar fatos ou fenômenos que se desejam estudar”. Marconi e Lakatos (2006. p. 57) define como: ”Coleta direta de informação no local em que acontecem os fenômenos. artigos científicos”. que segundo Silva (2008. Marconi e Lakatos (2006. uma atividade. partindo de dados particulares.86) conceituam como: ”Indução é um processo mental por intermédio do qual. .42 3 METODOLOGIA DA PESQUISA Pretende-se a partir deste trabalho. A pesquisa classifica-se como uma pesquisa de campo. é aquela que realiza fora do laboratório. uma organização ou até mesmo uma situação”. revistas.

Após a descarga. chamado depósito.1 Áreas do setor de estoque Depósito – O depósito possui um espaço amplo para armazenagem de produtos e esta é dividida em três sub-áreas é composta por um quadro de 08 colaboradores onde 01 encarregado geral do setor e conferente de parte dos recebimentos os demais cada um com sua responsabilidade auxiliando o bom desempenho. Será descrito passo a passo o funcionamento da referida empresa como está interligada pelos seus setores. existe um elevador de cargas interligando os pisos somente para transporte de mercadorias.1 Estudo de caso: empresa no ramo de supermercado O objeto de estudo é um supermercado de médio porte que atua no setor varejista há mais de 20 anos. O Supermercado possui cerca de 35000 (trinta e cinco mil) unidades em seu mix de produtos e conta com 130 colaboradores. Esse ambiente dividido por áreas. 4. No momento que essas mercadorias são alojadas em seus devidos lugares.1. prateleiras evitando o contato direto .43 4 ANÁLISE DE DADOS 4. e encontra-se situado na região central da cidade. No estudo de caso serão apresentadas uma avaliação dos resultados atuais e propostas de melhoria caso necessário para a gestão de recebimento e armazenagem que atenda às necessidades da empresa. sempre em cima de estrados de madeiras ou estantes. A referida empresa possui um sistema de automação específico para o ramo de supermercado onde a partir do momento que o setor de compras emite seu pedido até o setor financeiro efetuar o pagamento do titulo tudo é amarrado conforme descreve-se a seguir. Quando o repositor necessita de mercadorias para expor na área de venda o mesmo carrega um carrinho normal e transporta até a saída para a área de vendas através do elevador. conferência e liberação da Nota Fiscal e as unidades de produto para o faturamento o colaborador responsável pelo recebimento libera os paletes com as mercadorias para ser armazenada cada um em seu local adequado.

Neste mesmo terminal três vezes por semana é feito a distribuição de mercadorias para a outra loja instalada em outro bairro da cidade. a forma de armazenar obedece ao prazo de validade onde as mercadorias com vencimento mais distante ficam na parte de baixo da pilha evitando assim as perdas e desperdícios. conforme a responsabilidade de cada um na reposição de mercadorias nas gôndolas.Produtos de limpeza e bebidas em geral. tem um terminal de computador equipado com impressoras capacitadas para impressão de códigos barras para produtos comercializados geralmente produzidos na região e outra impressora que imprime etiquetas de preços disponibilizados na frente dos produtos distribuídos nas gôndolas na área de vendas. é através de diversos funcionários. para ser o primeiro a ir para a área de vendas. este mesmo funcionário controla as mercadorias para trocas . onde um único funcionário exerce a função de encarregado.44 com o piso evitando problemas como umidades. onde não aconselha-se esse procedimento e sim segregar funções entre outros funcionários.  Analisando os procedimentos neste setor. Após a descarga.  Área de armazenagem I .  Outra falha detectada é a forma com que as mercadorias saem do depósito para a área de vendas. depara-se com algumas situações onde o controle é falho.  Nessa área também há um funcionário que desempenha mais de uma função.  O depósito é dividido em sub-áreas para evitar contato de produtos alimentícios com produtos de limpeza.  A forma de armazenagem dos produtos há controle por parte do funcionário responsável pela aquela área do depósito onde coloca-se as mercadorias com prazo de validade mais próximo por cima das pilhas do referido produto. recebe as mercadorias e conferente das mesmas. A distribuição é através de emissão de Nota Fiscal das mercadorias selecionadas por um colaborador responsável por esse setor da outra loja. conferência e liberação da Nota Fiscal e as unidades de produto para o faturamento o colaborador responsável pelo recebimento libera os paletes com as mercadorias para ser armazenada cada um em seu local adequado.

legumes e verduras e outra onde são feitos os recebimentos e conferência de mercadorias. de produtos. carnes. iogurte frios em geral. onde armazena. nata e outros). rúcula. óleo. havaianas. enlatados em geral. queijos.  Nesse área guarda-se uma variedade muito grande de mercadorias. feijão. milho verde.  Área II . couve-flor. açúcar. ficando distante da área de recebimento onde permanece o encarregado do setor por um período maior.e há também uma porta onde recebe-se produtos de hortifruti da região e local onde localiza-se a preparação. tomate. propicia para conluio. maracujá. alumínios em geral. macarrão.Considerada o maior espaço. biscoitos. leite tetra pak. tornando-se uma área de risco. os repositores da área de vendas. frangos.45 (aquelas com algum defeito) que alguns fornecedores trocam por outra. fraldas. onde o controle terá que ser mais rigoroso. trigo miudezas em geral e em uma área anexa setor de frutas. onde é separada as mercadorias coletadas as informações da quantidade e valores através de coletor de dados e em seguida gerado Nota Fiscal de transferência. sugere-se aqui um método de controle mais rígido . de acesso livre para muitos funcionários. onde não tem um funcionário com responsabilidade para controle mais rígido. mandioca. seleção das frutas. congelados. brócolis.  Área III . controla a emissão de códigos de barras para produtos da região e auxilia na transferência de mercadorias para outra loja localizada em outro bairro. arroz. louças. alface. produzidos na região (temperos verdes. laranja. café.  Nessa área é considerada a mais escondida. circula muitos funcionários. Nesse local está concentrado muitos procedimentos. botinas. verduras e legumes para expor na área de vendas. coco verde.Armazenam produtos de higiene pessoal.

formas de pagamento data para entrega. na maioria das vezes. frete. abrindo exceção para cargas rápidas. possui uma plataforma de recebimento somente para produtos perecíveis e da região.2 Rotinas e Procedimentos entre Setores  Setor Compras – Recebe do setor de vendas relatório das mercadorias que estão em faltas ou com estoque mínimo.  O setor de compras é considerado uma área de riscos. definindo o fornecedor efetua-se o pedido da mercadoria onde tudo já fica combinado valor. quantidade e outros caso necessário. onde deverá ter um sistema de controle interno intenso. conluio entre comprador. mesmo assim. fornecedor e representante comercial.A empresa trabalha com diversos fornecedores que apresentam prazos e formas de entregas diferenciadas.1. se o mesmo está em perfeito estado de consumo obedecendo . pois no sábado o recebimento ocorre somente até às 11:00hs da manhã. outros através de transportadoras terceirizadas. O funcionário responsável pelo setor formula através do sistema conferindo as quantidades solicitadas com o giro do estoque formula pedido. por ordem de chegada dos caminhões. geralmente na segunda-feira. descarrega-se toda a mercadoria do caminhão conferindo conforme a Nota Fiscal emitida pelo fornecedor onde retira-se da caixa ou fardo uma(1) unidade de cada produto recebido verificando no ato a validade dos produtos.46 4. como frete pago.  Recepção . uns com frota própria para entrega de seus produtos. entra em contato com os fornecedores os quais geralmente tem representante comercial para visita nas empresas onde é elaborada cotação de preços e optado pelo menor valor. Na plataforma de recebimento. ou conciliado algumas vantagens. até o destino. O funcionário responsável pelas compras deverá ser subordinado a alguém da administração ou um cargo de confiança para que esse possa fazer conferência nas tomadas de preços. ocorre congestionamento formando fila devido às entregas não serem programadas. Organiza-se o recebimento das mercadorias. pois há uma facilidade maior no que refere-se a fraudes. orçamentos para evitar o favorecimento de um através de oferecimento de propinas.

 Nesse setor o problema encontrado é que os produtos faturados não são conferidos por outra pessoa antes de liberar os preços para a área de . No momento que essas mercadorias são alojadas em seus devidos lugares. conferência e liberação da Nota Fiscal e as unidades de produto para o faturamento o colaborador responsável pelo recebimento libera os paletes com as mercadorias para ser armazenada cada um em seu local adequado.47 as normas da vigilância sanitária e direito do consumidor. onde no final da descarga o mesmo é encaminhado juntamente com a 1ª via da Nota Fiscal ao setor de faturamento. prateleiras evitando o contato direto com o piso evitando problemas como umidades. com defeito e receber por fora do fornecedor isso é possível de acontecer. exemplo caso haja alteração de preços somente no dia seguinte liberado para a área de vendas juntamente com as mercadorias. não causando transtorno aos nossos clientes. Após a descarga.  Nessa área o controle é falho. e os bons costumes depositado neste funcionário. entra em ação a confiança. encaminhase ao responsável pelo setor da área de vendas um relatório onde consta toda movimentação efetuada no estoque inclusive se chegou produtos novos para expor ou se houve alguma alteração de preços para ser regularizado. a forma de armazenar obedece ao prazo de validade onde as mercadorias com vencimento mais distante ficam na parte de baixo da pilha evitando assim as perdas e desperdícios. sempre em cima de estrados de madeiras ou estantes. caso o mesmo queira fazer algum acordo com o fornecedor deixando passar alguns problemas como: mercadorias quebradas. faltando.  Setor Faturamento – Recebe as unidades dos produtos juntamente com a documentação fiscal e o pedido emitido pelo setor de compras. trabalhando em sistema off line toda a entrada de mercadorias não interfere nas vendas. pois o funcionário que recebe a mercadoria ele mesmo faz o documento de controle do recebimento e envia para o faturamento. procede ao cadastramento dos produtos no sistema gerando um código interno conforme a leitura do código de barras do produto. em seguida dá-se a entrada dos produtos no estoque conferindo todos os encargos e impostos através da origem da Nota Fiscal e dependendo dos produtos que nela constam.

cartões de créditos. valores errados. fiscalizado diariamente. onde geralmente o operador do caixa detecta possíveis divergências de valores.  Setor de vendas – Depois de passar por vários processos internos a mercadoria é exposta na área de vendas distribuída em gôndolas conforme a seção em que pertence. faturamento. a vista. dinheiro em espécie. conferido. pois ao passar nos chek-outs (caixa) o produto aparece no monitor. para evitar qualquer problema o controle deve ser rigoroso e auditado. requisições. controles de cheques pré-datados. cartões de crédito e débito nas mais diversas bandeira. . recebimento. armazenagem e finalmente a exposição nas gôndolas no setor de vendas.  Setor financeiro – Gerando a venda automaticamente gera-se um financeiro nas mais diversas formas de recebimentos: cheque a vista ou pré-datado. podendo haver falhas.48 venda. despertando certa curiosidade. pois provavelmente só será descoberto com o passar do tempo. Onde ao fechar seu caixa a operadora confere todos os documentos e numerários na presença do funcionário responsável pelo setor. organizada de forma visível e de fácil acesso aos clientes com a etiqueta de descrição do produto e o valor alocados na parte superior do produto. onde a empresa perderá com isso.  Na área financeira/tesouraria faz-se a parte de toda a movimentação dos recebimentos. pagamentos. boletos bancários e outras. duplicatas. ou a descrição do produto diferente do que tem cadastrado. devolvidos. onde possíveis erros aparecem como códigos cadastrados errado. esse setor é muito visado na empresa. gerar um código interno de um produto com preço de outro com valor inferior. conciliação bancária onde cada funcionária opera com seu login e senha se responsabilizando pelos resultados ou erros caso ocorram.  Esse setor é o resultado de toda a seqüência dos produtos desde a compra. erros na cobrança de todos os encargos necessários. prazos de validade.

A empresa possui um eficaz programa de automação comercial para a área de supermercados onde o mesmo oferece diversos módulos para que possa ser desenvolvido um bom trabalho de controles.  Nesse setor o funcionário confere todas as duplicatas geradas pelo faturamento. onde se procede a conferência no sistema do contas a pagar conferindo numero da nota. adaptações.49  Contas a pagar – Recebem do faturamento as notas fiscais. Toma providências necessárias quanto aos pagamentos e encaminha as Notas Fiscais para o setor contábil. atualizações do sistema de informática onde está sendo implantado uma versão com programa de SPED. onde será destinado funcionário especifico para controlar.  Setor Gerencial Contábil – Prepara toda a documentação emite no site da SEFAZ o espelho das notas fiscais eletrônicas. Após o pagamento das duplicatas as mesmas são encaminhadas através de protocolo para o escritório contábil. pessoa de confiança da administração. DANFE necessária para encaminhar ao escritório de contabilidade que é terceirizado. controla a parte dos ativos imobilizados da empresa assessorando a administração da empresa na parte gerencial e controle dos seus ativos em geral. prazo para pagamento dos produtos e do frete se houver. emite os relatórios necessários para análise. percebe-se que nesse setor há um controle mais eficiente. tudo através de protocolo de entrega. Na empresa estudada não existe o setor de auditoria interna em especifico. duplicatas. considerando que é um setor . essa função é desempenhada pelo funcionário do setor contábil gerencial o mesmo é cargo de chefia. contabilizações necessárias para uma administração eficaz e análise de resultados. favorecido.  Esse setor está em fase de ajustes de melhorias. registros. valor gerado. o qual contabiliza todos os lotes contábeis. arquiva nas respectivas datas de vencimento. pois no momento é executado pela equipe que cuida da área de informática da empresa. A empresa estará em breve investindo num controle interno mais rígido. pois é acompanho diariamente. onde nos prazos determinado são efetuados os pagamentos por um dos proprietários.

através de sistema de protocolo organiza-se em ordem alfabética e de numeração do documentos. organização de todo o processo dos documentos fiscais enviados para registro. separando notas fiscais de entrada de mercadorias das notas fiscais de despesas. para ser entregue ao escritório de contabilidade. .50 primordial da empresa onde finaliza todos os procedimentos executados nos mais diversos setores da empresa antes de ser encaminhado para o escritório de contabilidade que no momento é terceirizado. Nesse setor acontece o controle. conhecimento de fretes diariamente(por tratar-se de um considerado volume).

planos orientadas para um determinado fim. tendo sido respondido de forma clara que a empresa que implantar um controle interno eficaz.  Os registros das informações e definições de procedimentos contribuem para o controle interno. onde um faz e outro autoriza. Foram também declaradas aceita as hipóteses buscadas no desenvolver do trabalho. A importância do controle Interno e da Auditoria Interna na prevenção e combate a erros e fraudes é fundamental. nomear um auditor interno. desfalques.51 5 CONCLUSÃO Este trabalho procurou demonstrar a importância do controle interno no processo de gestão das empresas e em especial dos estoques. A empresa deve ser considerada como um conjunto de atividades de idéias. . estando ciente da colaboração de cada um para o crescimento da organização. comunicação e gestão de eventos econômicos.   O controle Interno contribui para redução de fraudes e erros. evitará fraudes. estratégias. ou como reunião de conceitos para a identificação. pois evidencia essas irregularidades e procura meios para que não ocorram reincidências. A Segregação de Função no setor de estoques contribui para inibir as fraudes. devendo haver uma mudança cultural no desenvolver das atividades. definido na estrutura organizacional. perdas e conseqüentemente mudará os índices do resultado final do faturamento da empresa. e funciona como um instrumento de apoio à administração. aprova e confere. seja como órgão formal. se os envolvidos no sistema se conscientizarem da importância da credibilidade passada por cada um. segregar funções. de estoques e a auditoria nas empresas só estarão desenvolvendo seus papéis de forma correta. A Segregação de função é uma ferramenta primordial para atingir resultado eficaz. Os controles internos. conluio. mensuração. O problema da pesquisa foi verificar como o Controle Interno pode contribuir na gestão dos estoques em Supermercados.

registros de todas as informações. com definição dos procedimentos predeterminados. . segregação de funções e o constante acompanhamento e conferência pelas auditorias internas e externas. verificando a relevância dos estoques para o setor de supermercado e as necessidades de controle interno.52 Conclui-se que os objetivos traçados nesse trabalho foram atingidos juntamente com as hipóteses.

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