UNIVERSIDAD TCNICA DE COTOPAXI DIRECCIN DE PLANEAMIENTO

METODOLGA PARA EL SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DEL PLAN ESTRATGICO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Y DE LOS PLANES OPERATIVOS
1. INTRODUCCIN
La planificacin estratgica se convierte en una poderosa herramienta de gestin, que a partir de un diagnstico y anlisis de la situacin actual de la institucin, permite reflexionar y tomar decisiones colectivas internas y externas, en torno al camino que en el futuro deber recorrer, con el propsito de adecuarse a los cambios y a los cambios sociales que impone el entorno. Planificar, quiere decir, no solamente enunciar intenciones, sino plantear objetivos medibles y alcanzables en el tiempo, proponiendo acciones especficas para alcanzar esos propsitos. Significa adems solidez en el trabajo, ya que la institucin se mover en busca de objetivos comunes, aplicando tambin estrategias comunes. Se hace imprescindible entonces, establecer mecanismos de medicin, evaluacin y control, que permitan garantizar el cabal cumplimiento de lo planificado y llevar a la praxis la misin y visin institucional. Existen dos requisitos fundamentales para la realizacin del monitoreo y evaluacin: Que exista una buena planificacin operativa, que permita la comparacin de lo ejecutado con los resultados esperados; y que se genere la informacin necesaria y oportuna para realizar la comparacin y toma de decisiones. En este contexto la evaluacin estratgica es el proceso que permite comparar los resultados obtenidos con los objetivos y metas planificadas, para establecer su nivel de eficacia, eficiencia y efectividad; la informacin que se obtenga, servir de insumo para la toma de decisiones y plantear acciones de mejora. Evaluar peridica los avances tanto del Plan Estratgico de Desarrollo Institucional como los Planes Operativos Anuales son tareas que garantizan que las autoridades y comunidad universitaria, pueden disponer de informacin oportuna, clara y objetiva para la correcta toma de decisiones. La evaluacin y el monitoreo de los Planes estar bajo la responsabilidad del Departamento de Planeamiento Integral con la participacin proactiva de las Autoridades, Directores Acadmicos, Departamentales y dems involucrados en el proceso de planificacin, quienes utilizando los instrumentos diseados para tales propsitos y conforme al cronograma establecido, verificarn los avances o desviaciones de lo planificado para que tomen las decisiones pertinentes y oportunidades correspondientes a su nivel de competencia. El departamento de Planeamiento, a partir de los indicadores pre-establecidos en cada programa, proyecto y actividad, incorporada en los planes producir dos

UNIVERSIDAD TCNICA DE COTOPAXI DIRECCIN DE PLANEAMIENTO informes; uno semestral y otro anual cuyo propsito es analizar los procesos o desviaciones de los planes y recomendar las acciones de mejora pertinentes. A continuacin se presenta una gua metodolgica para el seguimiento y evaluacin de la planificacin institucional, que contribuir a comprender mejor los avances, el cumplimiento de los objetivos y determinar los xitos o fracasos, as como adoptar las medidas oportunas para enmendar las desviaciones injustificadas o la sustitucin de acciones y decisiones por otras debidamente justificadas, con respecto a las lneas estratgicas establecidas inicialmente, esta basada en los Instructivos metodolgicos emitidos por el SENPLADES para las entidades del sector pblico.

2. PROPSITO
Establecer las pautas metodolgicas, los criterios tcnicos, procedimientos y orientaciones generales correspondientes a la fase de monitoreo y evaluacin de los Planes Operativos de las Direcciones Acadmicas y Departamentales de la Universidad Tcnica de Cotopaxi, bajo un enfoque participativo. 3. OBJETIVOS Promover una cultura de planificacin orientada al logro de los objetivos institucionales, a travs de mecanismos de control y seguimiento de las iniciativas estratgicas. Monitorear la gestin de las unidades acadmicas y administrativas de la universidad para establecer el grado de cumplimiento de los objetivos y metas propuestas en la planificacin estratgica y en los planes operativos anuales. Identificar los nudos crticos y las limitaciones halladas en el proceso de ejecucin estratgica. Proponer acciones de ajuste y mejora para garantizar el cumplimiento de la planificacin.

4. BASE LEGAL La base legal de planificacin para los organismos de Educacin Superior surgen atendiendo a: Ley Orgnica de Educacin Superior.

Todos los centros de educacin superior elaboran planes operativos cada ao y un plan estratgico de desarrollo institucional concebido a mediano y largo plazo, segn propias orientacin, que contenga los siguientes aspectos: visin, misin, estrategia, objetivos, resultados esperados y lneas de accin. Cada institucin deber realizar una evaluacin de estos planes y elaborar el correspondiente

UNIVERSIDAD TCNICA DE COTOPAXI DIRECCIN DE PLANEAMIENTO informe, que deber ser presentado al CONESUP y al Conejo Nacional de Evaluacin y Acreditacin.

Reglamento Sustitutivo al Reglamento de la Ley Orgnica de Responsabilidad, Estabilizacin y Transparencia Fiscal:

Articulo 5.- Cada institucin har el seguimiento y la evaluacin del cumplimiento de sus planes plurianuales y planes operativos anuales e informar sobre el particular, hasta 15 das despus de finalizado cada trimestre al Organismo Tcnico de Planificacin dependiente de la Presidencia de la Repblica y al Ministerio de Economa y Finanzas. Estos de ser el caso, emitirn sus observaciones y recomendaciones en el plazo de 15 das. El Organismo Tcnico de Planificacin dependiente de la Presidencia de la Repblica presentar el informe de evaluacin de los planes al Presidente de la Repblica y al congreso Nacional, en plazo de 30 das despus de finalizado cada trimestre.

5. EL MONITOREO
El monitoreo es el acompaamiento sistemtico y peridico de la ejecucin de una actividad o proyecto para el avance en la ejecucin de una meta, la adecuada utilizacin de recursos para lograr dicho avance y la consecucin de los objetivos planteados durante el proceso de ejecucin, con el fin de detectar, oportunidades, deficiencias, obstculos o necesidades de ajuste. El monitoreo no es seguimiento porque este concepto implica ir tras algo. En cambio, el acompaamiento significa ir junto a algo; en este caso las acciones que se ejecutan para alcanzar los objetivos del PEDI o los POAS. La categora de acompaamiento tcnicamente es ms dinmica que el simple seguimiento que connota pasividad. El monitoreo se debe constituir no solo como un instrumento de control administrativo (control de actividades, metas), sino como una herramienta de gestin que permite tomar decisiones estratgicas sobre la base de una anlisis del entorno y observacin del avance y cumplimiento, de los objetivos propuestos en los planes. El monitoreo emite juicios de valor, basados sobre todas las actividades programadas en los planes, especialmente, aquellas que se consideran esenciales, segn la prioridad de cada instancia.

5.1 PROCEDIMIENTO PARA EL MONITOREO DE LOS PLANES Conformar un equipo base Elaborar el Plan Anual de Monitoreo y Evaluacin Difusin del Plan Anual de Monitoreo y Evaluacin Procedimiento de anlisis de informacin:

UNIVERSIDAD TCNICA DE COTOPAXI DIRECCIN DE PLANEAMIENTO Elabora el informe de monitoreo correspondiente, el cual debe incluir los avances y logros, problemas encontrados y medidas correctivas sugeridas a cada unidad de anlisis. Socializacin de resultados.

5.1.1 Conformacin del equipo base Para realizar el monitoreo y la evaluacin de los planes, es necesario conformar un equipo de trabajo, el mismo que deber estar involucrado en todas las fases de la planificacin estratgica y operativa de las respectivas unidades acadmicas y administrativas, bajo la coordinacin del Departamento de Planeamiento y la Comisin de Planificacin del H.C.U. En la conformacin del equipo base se deber observar la participacin de todos los estamentos universitarios, es decir, deber haber la representacin de las autoridades, docentes, personal administrativo y estudiantes.

5.1.2 Elaboracin del plan de monitoreo y evaluacin El Plan de evaluacin y monitoreo es un instrumento que permitir organizar sistemticamente las acciones de acompaamiento para medir el avance y los logros de los planes. En l se describe las tcnicas, metodologas, instrumentos y recursos que se van a emplear para monitorear y evaluar las actividades y proyectos de los plan estratgico y de los planes operativos de las distintas dependencias. Componentes del Plan de Monitoreo Definir de manera clara los objetivos que se esperan lograr, estableciendo indicadores (deben ser los mismos de los planes). Seleccionar un conjunto de indicadores de insumo, proceso, producto y efecto o resultado estructurados en funcin de la jerarqua de objetivos de plan. Establecer mecanismos de retroalimentacin de las conclusiones obtenidas mediante el monitoreo y evaluacin que sirva para la adopcin de decisiones que permitan realizar oportunamente las correcciones que sean necesarias.

5.1.3. Levantamiento y anlisis de la informacin El equipo deber recopilar, revisar, sistematizar y analizar la informacin recopilada. Existe una gran variedad de tcnicas e instrumentos de recopilacin de informacin. Su eleccin depende del objetivo y de las posibilidades de obtener informacin confiable. A continuacin, se seala las tcnicas de recopilacin de informacin mas utilizadas: Revisin de registros y fuentes secundarias: Consiste en la revisin de todo elemento que consigne informacin respecto a una actividad programada en los

UNIVERSIDAD TCNICA DE COTOPAXI DIRECCIN DE PLANEAMIENTO planes, por ejemplo, bases de datos, resoluciones, estadsticas, registro de actividades, documentos elaborados, informes, etc. Observacin: Consiste en elaborar una gua de observacin que permite la recopilacin y sistematizacin objetiva d ciertas actividades prioritarias y/o crticas, para la identificacin de problemas. Encuestas y entrevistas estructuradas: Son instrumentos de rpida aplicacin y centrados en puntos especficos. Generalmente se encuentran estructuradas en funcin de opciones o respuestas cerradas. La informacin se obtiene de fuentes primarias o secundarias, haciendo uso de las diferentes tcnicas de recopilacin de informacin. Una vez levantada la informacin, previo el anlisis de las mismas, se procede a validar los datos, con el fin de determinar si son relevantes y confiables. Esta informacin, sistematizada, facilita la integracin de los datos en la matriz de monitoreo y evaluacin con informacin de las metas logradas. 5.1.4. Difusin del Plan de Monitoreo y Evaluacin Al menos la primera vez, el PAME debe ser ampliamente difundido a los responsables de las unidades de anlisis (autoridades y directivos, unidades acadmicas, departamentos, unidades de apoyo y gremios), mediante talleres que contribuyan a generar una cultura sustentable de apoyo e involucramiento directo en el proceso constante de monitoreo y evaluacin. 5.1.5. Elaboracin de informe de monitoreo El informe de monitoreo y evaluacin se constituir sobre la base de una matriz de monitoreo que se disear para el efecto. La informacin de monitoreo consignada en esta matriz servir como uno de los insumos fundamentales para elaborar los informes de evaluacin de los planes. Inicialmente se propone que dicha matriz evale cualitativa y cuantitativamente los planes en base a escalas combinadas que midan indicadores como: nivel de cumplimiento de cada proyecto, grado de dificultad en su realizacin y resultados alcanzados; a travs de una valoracin pre establecida acompaada de la recopilacin criterios, percepciones que justifiquen la plena realizacin o al dificultad de logro de dichos proyectos, con el fin de aplicar una evaluacin integral e integrada. 5.1.6. Socializacin de resultados Esta ltima fase consiste en la socializacin de los productos obtenidos mediante la aplicacin del Plan Anual de Monitoreo y Evaluacin, hacia los actores directamente involucrados. Esta socializacin debe ser permanente y se realizar a travs de talleres organizados por la direccin de planeamiento que propicien el debate critico de los resultados

UNIVERSIDAD TCNICA DE COTOPAXI DIRECCIN DE PLANEAMIENTO con la finalidad de fortalecer los niveles de concienciacin de la conflictividad institucional en la gestin u el encuentro de respuestas colectivas a las dificultades persisten que nos permitan elevar la calidad de la gestin en funcin de la excelencia educativa y el cumplimiento ptimo de la nuestra misin.

6. LA EVALUACIN
La evaluacin operativa es el proceso sistmico y objetivo que verifica la eficiencia, eficacia y efectividad de los planes: a la luz de sus objetivos, en cada una de las dimensiones de ejecucin y obtencin de resultados. Debiendo tomar en cuenta los avances en el cumplimiento de los compromisos establecidos, en relacin con los acuerdos planes locales, nacionales y referentes internacionales ineludibles (planes de desarrollo local y provincial, agenda nacional de desarrollo, objetivos del milenio, acuerdos internacionales, etc.). La evaluacin es la ltima fase del proceso de planificacin, la cual consiste en la comparacin de los resultados con los objetivos y metas propuestas, en este sentido, la evaluacin constituye una herramienta de gestin que permite tomar decisiones al proveer informacin acerca del grado de cumplimiento de los objetivos del Plan, los desvos de cumplimiento de los objetivos y sus causas, as como los principales problemas y cuellos de botella que requieren atencin. 6.1. ESTRUCTURA DEL INFORME El contenido mnimo del informe de evaluacin de los planes, es el siguiente: Presentacin. Resumen ejecutivo. Anlisis estadstico Periodo de evaluacin del ejercicio fiscal de la unidad de anlisis. Anlisis de indicadores de cumplimiento, dificultades presentadas y logros obtenidos. Determinacin de medidas correctivas. Anexos.

Presentacin: Como recomiendan las normas tcnicas, todo documento oficial debe iniciar con una breve nota de presentacin de no ms de una pgina. Este escrito preliminar debe ser conciso una visin panormica sinttica de los contenidos de todo el documento que se ha elaborado. Resumen ejecutivo: El resumen ejecutivo es tambin un escrito preliminar del documento de evaluacin del plan, pero el ultimo en elaborar. Su desarrollo es esencial ya que debe lograr captar la atencin de aquellas personas que revisan la evaluacin, exponiendo clara y sistemticamente los principales logros, dificultades, medianas correctivas planteadas y resultados alcanzados, en un par de pginas como mximo.

UNIVERSIDAD TCNICA DE COTOPAXI DIRECCIN DE PLANEAMIENTO Breve diagnstico estadstico de la institucin: En funcin de la unidad de anlisis que se monitorea o evala (PEDI o POAS), se debe recoger sistemticamente la informacin estadstica ms til que sirva como herramienta comparacin de logros respecto de otras unidades o de la misma unidad respecto a aos anteriores. Se trata de ir midiendo, mediante la informacin estadstica que genera la propia unidad de anlisis, su historia dinmica y evaluacin, sta informacin tambin contribuye a determinar de correctivos y la toma oportuna de decisiones. Las estadsticas pueden ser: Anlisis del periodo de evaluacin del ejercicio fiscal de la unidad de anlisis: Cada instancia deber realizar un breve un analizas cualitativo y cuantitativo al inicio y al final del periodo de evaluacin, el mismo que describir de acuerdo a las modificaciones y cambios durante el proceso de ejecucin, compatible con el trmino de los calendarios y de acuerdo a los avances logrados para el cumplimiento de los objetivos planteados en las actividades y proyectos programados. Anlisis de indicadores de cumplimiento, dificultades presentadas y logros obtenidos: Cada instancia deber consignar los principales logros obtenidos a nivel de metas, determinando la vinculacin y avance en relacin a los objetivos estratgicos y operativos institucionales (de acuerdo al tipo de Plan), dando cuenta del desempeo del objeto de evaluacin, as como la efectividad de cumplimiento y avance en dichas metas. Los logros obtenidos debern reflejar loa avances concretos que se han realizado o estad por alcanzar para el cumplimiento de los objetivos institucionales o de unidad especifica, a travs de los tres indicadores propuestos en la matriz de evaluacin. Se pueden ampliar los indicadores a nivel de complejidad del plan as lo amerita. Cada obstculo o limitacin presenta durante el proceso de ejecucin, deber ser analizada en su vinculacin con los objetivos institucionales identificando el grado de dificultad o impidiendo para su cumplimiento. Se recomienda proyectar o reflejar tales dificultades a nivel de unidad e institucionalmente. Igual procedimiento se establecer para estimar los logros alcanzados a plenitud, medianamente o en ninguna medida; apoyndose en criterios, razonamientos y percepciones que expliquen tal situacin. Los indicadores son un medio sencillo y fiable para medir logros. Por tanto deben ser: Pertinentes; es decir que permitan, medir la meta deseada, conforme a los objetivos propuestos. Cuantificables; es decir, deben poder ser expresados en trminos numricos y; Cualificables; es decir explicados mediante criterios, razonamientos y percepciones sobre las tareas o proyectos programados. Viables; es decir que cuenten con informacin disponible para el calculo cuanticualitativo

UNIVERSIDAD TCNICA DE COTOPAXI DIRECCIN DE PLANEAMIENTO El seguimiento y evaluacin se efectuara sobre la base de indicadores establecidos en el POA. Estos permitirn conocer los niveles de efectividad, eficacia y eficiencia logrados por cada unidad, de acuerdo a la aplicacin de las siguientes relaciones: Indicador de Efectividad.- Expresa la relacin entere lo logrado y lo programado, en cuanto a metas.
Efectividad = (Meta lograda/ Meta Programada) *100

Indicador de Eficacia.- Establece la relacin entre las metas logradas y programadas, teniendo en cuenta el tiempo realmente real de ejecucin de la actividad o proyecto.
Eficacia = (Meta lograda) (Tiempo programado) *100 (Meta programada) (Tiempo real)

La eficacia, adems puede expresarse en la relacin de efectividad por el tiempo planteado sobre el tiempo realmente utilizado para el cumplimento de la meta.
Indicador de efectividad* Tiempo planteado/ Tiempo real

Indicador de Eficiencia.- Entendido como relacin entre el tiempo, los recursos invertidos y los logros obtenidos. Alcanza su mayor nivel al hacerse un uso ptimo de recursos disponibles, alcanzando los logros esperados. Eficiencia = (Meta lograda)(Tiempo planteado)(Gasto programado) *100
(Meta programada)(Tiempo real)(Gasto utilizado)

De igual forma, la eficiencia la eficacia con los gastos programados sobre los gastos realmente empleados en el logro efectivo de la meta.

Indicador de eficacia * Gasto programado/ Gasto utilizado

Determinacin de medidas correctivas: Formar parte del anlisis cualitativo y consiste en determinar las causas de las variaciones observadas en el cumplimiento de las metas y objetivos propuesto. Se deber consignar en detalle, los puntos crticos y problemas presentados durante el proceso de ejecucin de actividades proyectos, suscitados en el periodo de evaluacin semestral y anual. Adems incluye el detalle de las soluciones adoptadas o sugerencias planteadas frente a los problemas detectados, evaluar la capacidad de gestin de la entidad en cuanto a su calidad para superar los inconvenientes presentados y tomar las decisiones oportunas necesarias. Tambin se debe incluir un acpite de conclusiones que debern precisar de manera resumida y clara los logros alcanzados, indicando el objetivo general que se encuentra directamente relacionado a la meta especfica. En cuanto a las recomendaciones, se debe sugerir acciones que permitan mejorar la situacin que se determino a partir de los resultados de la evaluacin, proponer los mecanismos

UNIVERSIDAD TCNICA DE COTOPAXI DIRECCIN DE PLANEAMIENTO necesarios que pueden ser factibles en los procesos de gestin administrativa, institucional o acadmica. Anexos: El registro de la informacin, se trabajara en versin electrnica, en los formatos que constan en los Anexos. No. 1. 2 y 3. El informe deber incluir un modelo de la matriz de evaluacin aplicada y documentos de soporte que opcionalmente las unidades de anlisis entreguen a los encargados del monitoreo y la evaluacin.

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Anexos

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ANEXO No. 1 MATRIZ DE EVALUACIN DE PLANES OPERATIVOS ANUALES

UNIDAD ACADMICA / ADMINISTRATIVA................................... PERIODO DE EVALUACIN: DESDEHASTA..
COD PROYECTOS/ACTIVIDAES META TRIMESTRAL (%) NIVEL CUMPLIMIENTO (%) TIEMPO PREVISTO TIEMPO DE EJECUCIN GRADO DIFICULTAD RESULTADOS ALCANZADOS FUENTES DE VERIFICACIN

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ANEXO N. 2 FICHA DE COMPLEMENTACIN DE INFORMACIN PARA LA EVALUACIN DE LOS PLANES OPERATIVOS ANUALES
UNIDAD ACADMICA / ADMINISTRATIVA................................... PERIODO DE EVALUACIN: DESDEHASTA..
COD. PROYECTOS/INICIATIVAS ESTRATGICAS PERCEPCIONES Y ACCIONES DE MEJORA

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ANEXO N. 3 MATRIZ DE CLCULO DE INDICADORES

UNIDAD ACADMICA / ADMINISTRATIVA................................... PERIODO DE EVALUACIN: DESDEHASTA..
COD. PROYECTOS /ACTIVIDADES a METAS Programadas Ejecutadas b TIEMPO Programadas c Ejecutadas D PRESUPUESTO Programado E Ejecutado f Efectividad G=b/a*100 INDICADORES Observaciones Eficacia h=g*e/d Eficiencia I=h*e/f

Total:

Total:

Promedio:

Promedio:

Promedio:

UNIVERSIDAD TCNICA DE COTOPAXI DIRECCIN DE PLANEAMIENTO CONTENIDO DE LA MATRIZ DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DE PLANES OPERATIVOS La matriz de seguimiento y evaluacin y Clculo de indicadores; presenta la siguiente estructura: Cdigo.- Los proyectos o actividades se deben identificar con un cdigo, el mismo est asignado en el PEDI. Proyectos / Actividades.- En esta columna se deben establecer los proyectos o actividades que se han planificado ejecutar en el trimestre, de conformidad al Plan Operativo Anual formulado por cada dependencia a inicios de ao. Metas Programadas.- Son los logros cuantitativos o cualitativos que se consider alcanzar con determinados recurso y periodo de tiempo. Estas deben tener correspondencia con la informacin de la columna de cronograma de ejecucin establecida en los planes operativos. Metas Ejecutadas.- Son los logros cuantitativos o cualitativos realmente alcanzados en relacin a la meta programada, pudiendo expresarse en unidades fsicas o porcentajes de avance. Tiempo Previsto.- Hace referencia al tiempo planificado en el POA para llevar a efecto el programa, proyecto o actividad. Tiempo Ejecutado.- Expresa el tiempo efectivamente utilizando en la ejecucin del programa, proyecto o actividad. Los informes trimestrales en cuanto al tiempo registrarn el efectivamente utilizado. Grado de dificultad.- Se debe sealar el nivel de complejidad presentado en la ejecucin del proyecto o actividad, la escala ser: Alto, si la ejecucin ha presentado dificultades mayores; Medio, si en la ejecucin se presentan dificultades superables, y Bajo, si no se han presentado dificultades. Resultados Alcanzados.- En esta columna se debe citar los logros, productos y /o resultados que se alcanzaron en la ejecucin del proyecto o actividad, es necesario observar los indicadores planteados en el POA. Medios de Verificacin.- Son los instrumentos a travs del cuales se acredita el cumplimiento de los proyectos o actividades. Estos instrumentos deben ser auditables o comprobables. Clculo de Indicadores.- Se refiere al clculo de los indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad, que determinan el nivel de cumplimiento de los programas, proyectos y/o actividades planificadas; para el calculo de estos indicadores la institucin deber aplicar las formulas de acuerdo a las letras por la columna que identifica la matriz. Promedio.- Se refiere al promedio de las columnas de los indicadores. Este promedio debe incluir a todas las actividades incluidas las por cualquier razn no se cumpli.

UNIVERSIDAD TCNICA DE COTOPAXI DIRECCIN DE PLANEAMIENTO Percepciones y Acciones de Mejora.- En esta columna las dependencias debern registrar los comentarios, novedades o situaciones inherentes al nivel de cumplimiento de los proyectos y actividades, as como sealar cules deberan ser las acciones de ajuste estratgico para alcanzar el cumplimiento de lo planificado.