BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1

Umum Analisa sistem berjalan adalah tahap dimana sistem mengidentifikasikan

masalah-masalah pemakai, menyatakan secara spesifik sasaran-sasaran yang harus dipakai untuk memenuhi kebutuhan pemakai,masalah alternatif-alternatif, metode pemecahan masalah yang paling tepat, merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya. 3.2 Tinjauan Organisasi Tinjauan organisasi merupakan salah satu faktor yang penting bagisetiap perusahaan dalam kegiatan operasional perusahaan. Tinjauan organisasi digunakan untuk mengumpulkan, mengolah, dan menyediakan informasi dengan tujuan untuk membantu pengambilan keputusan. Apotik Pondok Gede Agung adalah perusahaan jasa yang bergerak dalam bidang penyediaan obat-obatan, yang didirikan pada tahun 1990 Oleh ; Nama Pemilik Alamat Pemilik : Dra.Christina Juliastuti W,Apt : Jln.Cilosari No.19 RT 009/004 Cikini-Menteng, Jakarta Pusar

Surat Izin Apotik : 449/SIA/215.B/Kes 3/VIII/06 Dan selama 22 tahun lebih, dalam pengoperasiannya, apotik ini memiliki banyak supplier dan customer. Apotik sebagai organisasi yang memiliki kecenderungan orientasi pada laba, selalu membutuhkan sistem yang terkomputerisasi dalam mengumpulkan,

22

menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi yang dapat membantu apotik itu dalam melakukan perencanaan strategi dan pengambilan suatu keputusan secara efektif. Tanpa adanya sistem yang terkomputerisasi apotik itu akan menghadapi kendala untuk mendapatkan informasi yang aktual dan akurat. Hal itu dapat disebabkan oleh proses pengumpulan dan pengolahan data masih dilakukan secara manual. Dengan bantuan sistem yang

terkomputerisasi pula informasi dapat dikelola dengan baik, sehingga dapat menciptakan efisien biaya.

3.2.1

Sejarah Apotik Sejarah berdirinya perusahaan Apotik Pondok Gede Agung bermula pada

awal tahun 1990, apotik ini baru berdiri sekitar dua puluh dua tahun. Apotik Pondok Gede Agung ini berdiri atas prakarsa seorang pemilik modal

Dra.Christina Juliastuti, W.Apt. Dalam dua puluh dua tahun terakhir ini Apotik Pondok Gede Agung mengalami perkembangan yang cukup pesat dan mempunyai kurang lebih 3 orang juru resep, 3 orang kasir, seorang apoteker dan asisten apoteker. Kemajuan pesat yang dimiliki oleh Apotik Pondok Gede Agung juga dikarenakan Apotik ini terletak di Jl.Raya Hankam No.58 C-D Bekasi dimana Jalan ini merupakan pusat penjualan didaerah tersebut. Seiring dengan berjalannya waktu sedikit demi sedikit Apotik Pondok Gede Agung memperoleh langganan secara umum. Langganan apotik diperoleh berdasarkan pasien atau resep dari dokter praktek, klinik, puskesmas dan rumah sakit terdekat. Pada saat sekarang ini Apotik ini masih mengalami pengembangan yang pesat.

23

Misi 1. Menyelenggarakan tugas pelayanan publik untuk menunjang kesehatan masyarakat 2. a.2. Visi Menjadi Apotik yang handal untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat indonesia demi menuju masyarakat indonesia yang sehat. Visi Dan Misi Perusahaan Visi dan misi merupakan tujuan dan tugas yang di jalankan oleh suatu perusahaan. Menyelenggarakan kegiatan ekonomi di bidang kesehatan secara berkelanjutan yang memberikan manfaat kepada kesehatan masyarakat 3.2 Struktur Organisasi dan Fungsi Struktur organisasi merupakan kerangka dasar atau gambaran organisasi yang menunjukan pekerjaan yang harus dilakukan setiap bagian atau anggota dari 24 . b.1. Menjalankan usaha dalam bidang pembelian dan penjualan obat guna mendukung program pemerintah untuk meningkatkan masyarakat indonesia demi menuju masyarakat kesejahteraan indonesia yang sehat. 3.

Oleh sebab itu struktur organisasi haruslah dibuat sesederhana mungkin dan secara ekonomis sangat menguntungkan.tiap organisasi yang bersangkutan dan yang menggambarkan kepada siapa anggota organisasi tersebut harus bertanggung jawab. Adapun struktur organisasi dari Apotik Pondok Gede Agung adalah sebagai berikut. Struktur organisasi harus bersandar pada penetapan garis-garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas. STRUKTUR ORGANISASI APOTIK PONDOK GEDE AGUNG APA / Pemilik Sarana Apotik Kepala Asisten Apoteker Asisten Apoteker Kasir 25 Juru Resep .

melakukan pembinaan sumber daya manusia sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya serta memastikan semua bisnis proses di apotik dilaksanakan sesuai dengan ketentuan. Seseorang yang bertugas memimpin dan mengelola apotik.Gambar III.I. Apoteker Pengelola Apotek (APA) Adalah Apoteker yang memiliki Surat Izin Apotik ( S. 26 .1 Struktur Organisasi Adapun uraian dan tugas dari tiap bagian dalam struktur organisasi di atas adalah sebagai berikut : 1.A ).

Kepala Asisten Apoteker 27 .Uraian Tugas : a. b. c) Pelayanan informasi mengenai perbekalan farmasi sesuai dengan undangundang. Melakukan pembinaan sumber daya manusia sesuai dengan tugas dan tanggung jawab. c. Memimpin dan mengelola apotek serta bertanggung jawab terhadap operasional apotek meliputi : a) Pembuatan. Memastikan semua bisnis proses di apotek dilaksanakan sesuai dengan ketentuan. penyimpanan. pengelolaan. b) Pengadaan. 2. pencampuran/ prosesing serta pemberian obat terutama obat-obat yang diberikan dengan memakai resep dokter dan penyimpanan. penyaluran dan pengelolaan obat dan bahan obat. pengubahan bentuk. peracikan. peraturan pemerintah dan atau peraturan Menteri Kesehatan.

d. Menyusun dan menyampaikan laporan kepada APA. Menyusun buku defecta setiap pagi(membantu bagian pembelian) c. 3. Uraian Tugas : a. 28 . b. e. Melakukan Stock Opname apotek. c. Mencatat dan membuat laporan keluar masuknya obat. Menyusun resep menurut nomber urut dan tanggal setiap hari.Adalah Apoteker yang bertanggungjawab pada pelayanan kefarmasian di apotik mewakili APA pada hari buka diapotik. Melaksanakan pencatatan dan penyimpanan obat. Merencanakan pengadaan obat sesuai kebutuhan dengan memperhatikan prinsip pengadaan yang efisien. b. Asisten Apoteker (AA) Adalah Tenaga teknis kefarmasian yang secara peraturan perundangan farmasi berhak melakukan pekerjaan sebagai Asisten Apoteker. Dalam pelayanan obat bebas dan resep(mulai dari menerima pasien sampai menyerahkan obat yang diperlukan). d. Melakukan pelayanan obat kepada pelanggan sesuai dengan SOP yang telah ditetapkan. Uraian Tugas : a.

3 Prosedur Analisa Sistem Berjalan Analisa perancangan sistem informasi terpusat pada sistem informasi penjualan pada Apotik Pondok Gede Agung masih menggunakan sistem manual dengan semua proses yang masih menitik beratkan kepada pengecekan satupersatu data / barang. 4. analisa sistem dapat dilihat pada teori sistem umum sebagai landasan konseptual. 3.e. Juru Resep Adalah Petugas yang berkerja dalam pengawasan/ tanggung jawab Asisten Apoteker untuk penyiapan/ peracikan obat di apotik. dengan prosedur yang terlibat didalamnya begitu banyak sehingga perlu kecermatan dalam menangani setiap proses. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai fungsi didalam sistem yang sedang berjalan agar 29 . f. Memelihara kebersihan ruang peracikan dan lemari obat. Kasir Adalah Petugas yang berkerja dalam pengawasan/ tanggung jawab Asisten Apoteker untuk penyiapan/ peracikan obat di apotik. Menyusun obat-obat dan mencatat keluar masuknya obat dengan adanya kartu stock. 5.

.data proses penjualan pada Apotik ini dapat dibagi kedalam dua bagian proses. penjualan obat Non Resep Konsumen bisa datang langsung ke Kasir dan dapat langsung 30 . Prosedur penjualan a) Obat Resep Konsumen memberikan resep pada Kasir lalu Kasir memberikan resep ke bagian Asisten Apoteker. dan pengolahan suatu data atau informasi. yaitu proses penjualan obat dengan resep dan penjualan obat bebas. Pengumpulan. Kemudian berdasarkan Kartu Stock Obat dicek apakah obat tersebut ada atau tidak. Analisa suatu proses membutuhkan prosedur – prosedur untuk dapatmenjadikan unit-unit di dalamnya melakukan pengumpulan. Pada analisa proses ini mamperlihatkan suatu aliran data / informasi yang terstruktur pada sistem yang sedang berjalan. Adapun aliran proses yang diperlihatkan adalah pada bagian penjualan yang sedang berjalan pada Apotik Pondok Gede Agung. artinya bagian tersebut masing – masing dapat memberikan informasi secara jelas dan akurat. Analisa dari data . yaitu sebagai berikut : 1. penyusunan. Adapun penjelasan analisa proses yang terjadi pada apotik ini.menjadi lebih efisien pada sistem yang sedang berjalan untuk mencapai tujuan yang sama antara input dan output yang kemudian dapat melakukan perbaikan. penyusunan. b) Obat Non-Resep Berbeda dengan penjualan obat Resep. dan pengolahan suatu data atau informasi terjadi pada suatu bagian dengan bagian lainnya yang saling terkait satu sama lainnya.

Kasir menyerahkan resep kepada Asisten Apoteker kemudian Asisten Apoteker meminta juru resep untuk menyediakan obat. setelah itu.Setelah itu konsumen mendapat konfirmasi tentang obat yang tersedia beserta harga obat Dan jika Konsumen menyetujui harga tersebut maka terjadilah transaksi. Kemudian setelah peracikan obat selesai Asisten Apoteker mengemas obat yang telah disiapkan dan memberi obat tersebut kepada Kasir. arsip resep dan Kartu Stock Asistent apoteker membuat Laporan Penjualan Harian Dan Laporan Persediaan Obat yang akan diberikan kepada Kepala Asisten Apoteker untuk ditinjau dan acc untuk diberikan kepada Pemilik Apotik Pondok Gede Agung tersebut untuk proses evaluasi. 2.bertransaksi.4 Diagram Alir Data ( DAD ) Analisa Sistem Berjalan 31 . 3. Asisten Apoteker kemudian mengarsipkan Resep dan Nota Jual kemudian mencatat obat keluar di Kartu Stock. Prosedur Laporan Berdasarkan arsip Nota Jual. Prosedur Pembayaran Konsumen dating ke dan memberikan No Resep ke Kasir lalu Kasir mencocokan No Resep dan membuat Nota Jual untuk diserahkan kepada Konsumen beserta obat yang telah diracik serta memberikan etiket penggunaan obat tersebut dan meberikan salinan Nota Jual kepada Asistent Apoteker. lalu Kasir memberikan No Resep mempersilahkan Konsumen menunggu proses peracikan obat selesai. 3.

Pembayaran Laporan Persediaan Obat acc. KEPALA ASISTEN APOTEKER 32 . Resep/Non Resep . komputerisasi atau gabungan dari keduanya dalam susunan berbentuk komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya KONSUMEN Laporan Penjualan acc .Data flow diagram ialah suatu network yang menggambarkan suatu sistem manual.

Obat APOTIK PONDOK GEDE AGUNG Laporan Penjualan Laporan Persediaan Obat Laporan Penjualan acc . Laporan Persediaan Obat acc. PEMILIK APOTEKER 33 .ANALISA SISTEM PENJUALAN PADA Nota Jual.No Resep.

kwitansi obat Pesanan Obat Copy nota 34 .0 Resep/Non Resep PENJUALAN RESEP atau NON RESEP Pesanan Obat KONSUMEN Kartu Stock Konfirmasi harga dan obat Data obat tersedia Pesanan Obat Arsip Resep 2.0 PEMBAYARA N OBAT Nota jual.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan Apotik Pondok Gede Agung 1.Gambar III.

3 Diagram Konteks Sistem Berjalan Apotik Pondok Gede Agung 35 .Arsip Nota Jual Copy kwitansi Arsip Kwitansi Data pembayaran KEPALA ASISTEN APOTEKER 3.0 Laporan penjualan Laporan Persediaan Obat PEMBUATAN Data penjualan LAPORAN Data Obat Terjual Data Stock Obat Laporan penjualan acc Laporan Persediaan Obat acc PEMILIK APOTEKER Laporan penjualan acc Laporan Persediaan Obat acc Gambar III.

1.1 KONSUMEN PENGECEKAN Obat Non Resep PERSEDIAAN OBAT Pesanan Obat Kartu Stok Data obat tersedia Arsip Resep data obat 1.2 Nominal Harga KONFIRMASI HARGA OBAT DAN HARGA Data Obat 1.4 Cetak Nota Jual dan Mencatat Kartu Stok 1.3 Peracikan Obat Dengan Resep 36 .

1 PENGECEKAN KONSUMEN Obat Resep PERSEDIAAN OBAT Data Obat Kartu Stok 1.4 Diagram Detail Penjualan Non-Resep Apotik Pondok Gede 1.Gambar III.2 KONFIRMASI OBAT DAN Nominal harga obat HARGA OBAT Data Stok 37 .

Nota Jual.5 CETAK LAPORAN PENJUALAN Data Obat Resep Keluar Gambar III.4 Peracikan Obat Dengan Resep Data Obat Nota Jual Arsip Nota Jual PEMILIK Laporan penjualan Data penjualan 1.Obat Resep 1.4 Cetak Nota Jual dan Mencatat Kartu Stok Obat Resep 1.5 Kamus Data Sistem Berjalan 38 .5 Diagram Detail Penjualan Resep Apotik Pondok Gede Agung 3.

yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan untuk merancang input. merancang output dan database.0 .Arsip resep Arsip resep . Kamus data dalam penjabarannya meliputi notasi tipe data dan notasi tipe struktur data dari suatu dokumen yang dihasilkan atau jalannya proses dari sistem.Proses 3.Kamus data dibuat pada tahap analisis sistem.0 Penjelasan : Sebagai Bukti Penjualan Obat Berdasarkan Resep Periode Volume : Setiap ada transaksi : Volume rata-rata setiap hari adalah 10 dan volume puncak adalah 20 Struktur Data Header : Header + Isi + Footer : Nama Dokter + Alamat 39 . digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Pada saat ini kamus data digunakan sebagai alat komunikasi tentang data yang mengalir di sistem. Disinilah kami hanya akan menggambarkan proses kejadian pada kamus data yang ada pada Sistem Informasi Pada Apotik Pondok Agung Gede.0 Proses 1. Kamus Data Masukan Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data : Resep Dokter : : Cetakan Manual : Konsumen . 1.Proses 1. A.

0 Penjelasan Periode : Simpanan Data Stock Obat : Setiap ada transaksi Penjualan dan Pembelian Obat Volume : Volume rata-rata setiap hari adalah 10 dan volume puncak adalah 20 Struktur Data Header : Isi : Header + Isi : Judul +Nama barang +Code = {Tanggal + Keterangan + Masuk + Keluar + Sisa} + Grand Total 3.Alamat * Alamat Klinik* Isi = { Nama_Dokter + Tanggal + Nama_Obat + Jumlah_Obat} Footer = Pro + Umur + Catatan 2. Nama Arus Data : Faktur Pembelian 40 .Proses 3.0 – Arsip Kartu Stok Proses 2.0 – Arsip Kartu Stok Admin Gudang. Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data : Kartu Stock : : Cetakan Manual : Proses 1.

0 Proses 2.Alias Bentuk Data Arus Data : : Cetakan Manual : Supplier – Proses 2.0 Penjelasan Periode : Sebagai Bukti Retur Obat : Setiap ada transaksi 41 .0 .Arsip Nota Retur Arsip Nota Retur – Proses 3. Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data : Nota retur : : Cetakan Manual : Supplier .Proses 3.0 .0 Proses 2.0 Penjelasan Periode Volume Struktur Data Header : Data Obat yang dibeli dari PBF : Setiap ada Pembelian Obat : Rata-rata perhari 5 pembelian : Header + Isi : Nama _barang + Nama_PBF + Alamat_PBF + Judul +Alamat_Penerima Isi = { No+ No_SPB + Sales + Customer + Tanggal+ No_Faktur + NPWP + Keterangan + Nama Barang + Satuan + Banyaknya + No_Batch + Harga Satuan + % + % + Jumlah} 4.Arsip Faktur Asli Arsip Faktur Asli .Proses 2.

0 Penjelasan Periode Volume : Sebagai Bukti Pembayaran Obat : Setiap ada transaksi : Volume rata-rata setiap hari adalah 10 dan volume puncak adalah 20 Struktur Data Header Isi : Header + Isi + Footer : Nama Apotik + Alamat + Telp = No. 1. Nama Arus Data 42 . Kamus Data Dokumen Keluaran Sistem Berjalan Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data : Nota Kontan : : Cetakan Manual : Proses 1.Volume Struktur Data Header Isi : Volume rata-rata setiap hari adalah 5 : Header + Isi + Footer : Nama PBF + Alamat + Telp = Judul + Tgl + No.0 – Arsip Nota Kontan Arsip Nota Kontan – Proses 3.0 – Customer Proses 1. Nota + 1{No. Nota + 1{Banyaknya + Nama_Barang + Harga_Satuan + Jumlah}5 + Total Footer = Keterangan : Surat Pesanan 2.+ Nama_Barang + Banyaknya +Harga_Satuan + Jumlah}5 + Total Footer = Keterangan + Pengesahan B.

6 Spesifikasi Sistem Berjalan Untuk lebih jelas mengenai Sistem Informasi Sistem Pembelian Pada Apotik Pondok Gede Agung yang sedang berjalan.Alias Bentuk Data Arus Data Penjelasan Periode Volume : : Cetakan Manual : Proses 2. Adapun data yang dibutuhkan yaitu : 43 . Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan Di dalam sistem yang berjalan tahap pembuatan laporan melalui penulisan secara manual.0 . Peran dokumen yang ada sebagai suatu bukti yang dicatat pada setiap pembelian dan penjualan yang dilakukan. 3.6. Berikut ini akan digambarkan spesifikasi sistem Pembelian tersebut.Supplier : Sebagai Bukti Pesanan Obat : Setiap ada transaksi : Volume rata-rata setiap hari adalah 5 tergantung Stock yang ada Struktur Data Header No Isi : Header + Isi + Footer : Nama Apotek + Alamat + Judul +* No * : *Terdiri dari 6 numeric * = {No + Nama_Barang + Jumlah + Satuan + Keterangan} Footer = Pengesahan 3. Bukti-bukti itu akan diperiksa oleh Pemilik Apoteker pada setiap satu bulan sekali.1.

Nama dokumen Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi Bentuk : Arsip Faktur Pembelian : Sebagai Data Pembelian : Supplier : Apoteker : Kertas cetakan : Dua lembar : Setiap ada permintaan barang : Lampiran A-1 2. Nama dokumen Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi Bentuk : Arsip Nota Retur Pembelian : Sebagai Data Retur Pembelian Obat : Supplier : Apoteker : Kertas Cetakan : Dua Lembar : Setiap ada Retur Obat : - 3. Nama dokumen Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah : Arsip Resep : Sebagai Data Penjualan resep : Customer : Apoteker : Kertas Cetakan : Dua Lembar 44 .1.

Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Dokumen Ini Dikeluarkan berdasarkan hasil pengolahan dari dokumen masukan.6. Nama dokumen : Surat Pesanan Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi Bentuk : Sebagai Data Pesanan Obat : Apoteker : Supplier : Kertas cetakan : Dua lembar : Setiap ada Pesanan Obat : Lampiran B-1 45 .2. Adapun bentuk yang dihasilkan adalah sebagai berikut: 1. Nama dokumen Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi Bentuk : Kartu Stock : Sebagai Laporan Data Masuk dan Keluar : Apoteker Pengelola : Pemilik Apoteker : Kertas Cetakan : Dua Lembar : Setiap ada Obat Masuk dan Keluar : Lampiran B-2 3.Frekuensi Bentuk : Setiap ada Retur Obat : Lampiran A-2 4.

2.7 Permasalahan Pokok Bagi setiap kegiatan usaha apapun. Lebih jelasnya yang dihadapi Apotik adalah : 46 . menghindari resiko kesalahan penginputan data. dan memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan baik. didalam mewujudkan tujuan tentu akan menghadapi atau menemui masalah. Pada Apotik Pondok Gede Agung masalah yang dihadapi berkaitan dengan data transaksi penjualan obat yang masih manual untuk itu diperlukan sistem yang bisa digunakan untuk mengolah data transaksi penjualan yang lebih cepat dan efektif karena untuk mempertahankan stabilitas operasional. Nama dokumen : Laporan Data Retur Pembelian Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi Bentuk : : : Sebagai Laporan Data Obat yang Diretur : Apoteker : Supplier : Kertas Cetakan : Dua Lembar Setiap ada Obat yang Diretur - 3.

Terkadang konsumen kurang sabar dalam menunggu peracikan obat dan terkadang stok obat habis sehingga apotik harus mengutang kepada obat konsumen. 2. 3. Sering terjadi kesalahan pencatatan data yang ada pada buku persediaan sehingga harus kembali dicek oleh bagian juru resep obat yang mana dibutuhkan waktu yang cukup lama dan akan merugikan Apotik itu sendiri. Tujuan dari sistem yang diusulkan yaitu antara lain : 1. 3. 47 . 2. perbedaannya yaitu pada pemakaian sistem komputer dalam mengelola data baik pada bagian administrasi. maupun pada bagian transaksi penjualan. Lambatnya pelayanan kepada konsumen karena harus mengecek obat yang dibutuhkan oleh konsumen dengan melihat stok persediaan obat.1. Mengatasi masalah saat perhitungan terhadap stok obat dan mencegah penumpukan pekerjaan-pekerjaan yang ada sehingga tidak terjadi keterlambatan dalam pemrosesan data. Meningkatkan efesiensi kerja dalam menghasilkan informasi mengenai persediaan obat secara tepat.8 Alternatif Pemecahan Masalah Dalam sistem ini penulis usulkan terdapat beberapa perbedaan yang mendasar dibandingkan dengan sistem yang sedang berlangsung.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful