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MANUAL DE USUARIO DEL SPYS Sistema de Programación y Seguimiento POA

1. GENERALIDADES
En función a la política de fortalecimiento institucional, para el desarrollo de una gestión administrativa eficiente y oportuna, el SENAPE ha suscrito un convenio de apoyo horizontal con el “Defensor del Pueblo”, bajo el cual se ha autorizado la implementación de cuatro sistemas informáticos que son los siguientes: • • • • “Sistema de Seguimiento de Correspondencia” “Sistema de Control de Almacenes” “Sistema de Planificación y Seguimiento POA” “Sistema de Información de Gestión Administrativa”

Los sistemas SPYS y SIGAD se interrelacionan para la ejecución del presupuesto programado. Además el SPYS se interrelaciona con el SINCOM “Sistema de Información Contable Municipal” para el control contable de los gastos realizados. En el presente manual se pretende explicar los procesos iniciales en la implementación del SPYS.

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1.1 Introducción
El presente manual tiene el objetivo de guiar a los usuarios a través de las funciones del Sistema de Programación y Seguimiento (SPYS). En términos generales el SPYS permite registrar, controlar y reportar todas las operaciones, actividades y objetivos que conforman el Plan Operativo Anual (POA) de la institución, en este caso del SENAPE, de forma que facilita el control de cumplimiento de los objetivos planteados en el POA conjuntamente, permitirá llevar a cabo, un seguimiento a las actividades programadas y ejecutadas por cada una de las personas que trabajan en la institución. Es importante que el usuario, lea este documento antes de interactuar con el sistema, para registrar correctamente los datos requeridos por el sistema SPYS. En cuanto a las direcciones que se encuentran en los distintos departamentos de La Paz, podrán tener acceso a este sistema vía Internet. Toda la información se registra en una base de datos centralizados periódicamente en el departamento de La Paz sede Nacional de la Institución. Se espera que este manual sea de gran utilidad para los usuarios finales, y así llevar a cabo la implementación del sistema SPYS con gran éxito.

1.2 Descripción General del Sistema
El SPYS es un sistema que integra la información generada en las distintas Áreas del SENAPE con mayor importancia en el Área de Planificación. Específicamente se Registra información de:  Objetivos Estratégicos que persigue la Institución.  Objetivos de Gestión.  Objetivos Específicos.  Operaciones  Actividades  Recursos (Presupuesto Inicial) por cada operación planificada en el POA. 2

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 Control y Seguimiento al Personal.  Control de la Ejecución del Presupuesto (juntamente con el CONTAPOA).  Control y seguimiento Administrativo (juntamente con el SIGAD)  Centraliza o distribuye información en la sede nacional o las distintas distritales de acuerdo a los requerimientos.  Consolida los datos en una Base de Datos Central para efectuar consultas y emitir reportes. A través de procesos y cálculos permite realizar el seguimiento a la ejecución presupuestaria, y seguimiento al personal, generando listados, reportes que pueden ser enviados a pantalla o a reportes en papel.

1.3 Fronteras del Sistema
El presente sistema permite registrar información expresamente del POA de la institución para realizar el control y seguimiento de actividades programadas para cumplir con los objetivos planificados. El SPYS no pretende jugar un papel de orientación para la toma de decisiones, ni decidir qué planificar, simplemente busca apoyar el control del cumplimiento de actividades planificadas en el POA del SENAPE y así lograr el cumplimiento de los objetivos estratégicos.

1.4 Descripción de los perfiles de Usuario
El termino Perfil de Usuario, como se utiliza en el SPYS, permite crear independencia entre una función o rol predefinido en la institución y un funcionario determinado .Las funciones o roles de los funcionarios del SENAPE, que utilizan el Sistema son definidos independientemente de las personas que ocupan los cargos. De esta manera, el SPYS, permite crear lo que se denomina un Perfil de Usuario, al cual se le asignan ciertas responsabilidades y se le restringe el acceso a determinados datos o acciones.

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De similar manera, se crean Usuarios, con determinados datos personales y una Clave de Usuario .en el sistema se asocia un perfil de usuario a uno o más usuarios. Esto significa que una vez creado el perfil de usuario, este perfil puede ser asignado a mas de una persona .Estas personas tendrían funciones similares desde el punto de vista del SPYS. La clave de Usuario, se refiere a una palabra secreta que el usuario transcribe en el sistema, cuya confidencialidad esta garantizada por el Software. Esta clave de usuario, permite dar seguridad a un funcionario, que nadie puede transcribir o alterar datos en el sistema, en nombre suyo. Dos o más personas pueden compartir un perfil, pero los datos que transcriben o los datos que consultan, son asociados individualmente.

1.5 Tipos de Campos
En el SPYS, se han clasificado los campos de introducción de datos, en cinco categorías: Campos de Elección Campos de Trascripción Campos Automáticos

1.5.1 Campos de Elección
Los campos de elección son aquellos que permiten elección de opciones precisamente de una lista de opciones debe elegir el dato correspondiente a la tarea realizada. Ejemplo:

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Ilustración 1: Campos de Elección

Usted debe de elegir una opción, para ello de posesionarse en la opción necesaria y presionar el botón izquierdo del ratón ocasionando su elección. De esta forma se selecciona el campo elegido y toma el color azul de fondo como se muestra en la Ilustración 2: Campo Elegido:

Ilustración 2: Campo Elegido

1.5.2 Campos de Trascripción
Los campos de trascripción, son aquellos que permiten que el usuario escriba los datos necesarios. Ejemplo:

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Ilustración 3: Campo de Trascripción

Aquí se encuentra el campo de trascripción Usuario y Contraseña en los cuales se debe l ingresar con la información requerida.

1.5.3 Campos automáticos
Los campos automáticos, son aquellos que no los debe transcribir el usuario, ya que los genera automáticamente el SPYS, en base a otros campos elegidos por el usuario. Ejemplo:

Ilustración 4: Campos Automáticos

El campo gestión es ingresado automáticamente por el sistema.

1.6 Filtros para Reportes
Con el propósito de dar flexibilidad al usuario en la generación de reportes, estos fueron diseñados de modo tal, que previo a la emisión de los mismos, se utiliza una herramienta de filtros. Cada reporte responde a un conjunto predefinido de filtros, por consiguiente, antes de emitir el reporte elegido, el sistema le presentará una pantalla en la cual se podrá introducir los filtros de datos que desee tomar en cuenta en dicho reporte. 6

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Tabla de Reportes emitidos por el SPYS Informe Objetivos Estratégicos Objetivos de Gestión Objetivos Específicos Operaciones y Actividades Operaciones y Actividades Reformuladas Recursos (Presupuesto) Opciones de Filtrado

Área Funcional Unidad Funcional Área funcional Unidad Funcional Fuente de Financiamiento Área funcional Unidad Funcional Fuente de Financiamiento

Presupuesto Reformulado

Cuadro Resumido del POA (Objetivos de Gestión y Específicos) Cuadro Resumido del POA Cuadro Resumido del POA (con objetivos de Gestión) Cuadro Resumido del POA (con objetivos de Gestión e indicadores) Cuadro Resumido con Indicadores y

Presupuesto Indicadores Objetivos de gestión Objetivos Específicos Operaciones Actividades Operaciones por Objetivo de gestión

Responsable

2. ENTORNO Y ESTRUCTURA
2.1 Entorno del sistema
Como se explico con anterioridad el SPYS permite registrar información en una Base de Datos centralizada en la central del departamento de La Paz.

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Observando la

el entorno del sistema se puede tener una idea básica del

ambiente en el que se desenvolverá el SPYS. El sistema es alimentado por funcionarios de todas las áreas del SENAPE, para el registro de actividades y operaciones se encargaran los jefes de unidad, los directores de cada área se encargaran de ingresar los objetivos específicos para su respectivas áreas, los jefes de área conjuntamente los directores de la Institución, serán los encargados de ingresar los objetivos de gestión, y los objetivos estratégicos.

Datos del POA
Dirección General Obj. Estratégicos

S
Despliegue de Información

E N A P

Jefes de Área

Obj. Específicos

SPY S

Jefes de Unidad

Operaciones y Actividades

Reportes de Información

E

Ilustración 5: Entorno del Sistema SPYS

2.2 Comunicación con Otros Sistemas

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El SPYS tiene la responsabilidad y la función de integrar a dos sistemas como son el Sistema de Seguimiento Administrativo (SIGAD) y el sistema de Contabilidad del POA (CONTAPOA). El SPYS ofrece información al SIGAD administrativo. El CONTAPOA trabaja conjuntamente con el SPYS realizando la ejecución presupuestaria del POA de la institución. del presupuesto planificado para cada operación y actividad en el POA, y este a su vez realiza el seguimiento

Comportamiento del SPYS con otros Sistemas

SPYS

CONTAPO A

SIGAD

Ilustración 6: Comportamiento con otros Sistemas

3. INGRESO AL SISTEMA
En el presente capitulo se explicará la manera de iniciar el SPYS y como efectuar el Login.

3.1 Inicio de Sesión
El inicio de sesión del sistema SPYS, se presenta como lo muestra la siguiente Ilustración 7: Inicio de Sesión: 9

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Ilustración 7: Inicio de Sesión

Para el inicio de sesión usted necesitará autenticarse. La autenticación sirve para el inicio de la aplicación. El nombre de usuario y contraseña serán proveídos por el encargado de sistemas, usted deberá ingresar el usuario y contraseña debidos en los campos vacíos de la ventana principal denominados Usuario y Contraseña como en la figura Ilustración 7: Inicio de Sesión.

3.1.1 Inicio de la aplicación
Después de la autenticación, se iniciara la aplicación, es decir se ingresara a las opciones que el SPYS proporciona a sus usuarios. Mostrando la siguiente ventana de opciones, Ilustración 8: Inicio de la Aplicación:

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Ilustración 8: Inicio de la Aplicación

Esta Ilustración 8: Inicio de la Aplicación describe la página principal del SPYS, donde le presenta el menú de opciones que ofrece esta aplicación a sus usuarios. En los próximos capítulos se pasara a explicar cada una de estas opciones, describiendo su utilidad y acciones que el usuario debe seguir para su utilización.

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3.2 Menú principal del SPYS
3.2.1 Menú VER
Bien, para el inicio de la aplicación usted deberá escoger el Área y Unidad Funcional con la cual trabajará, estas opciones se presentan justamente en este menú Ilustración 9: Menú Ver.

Ilustración 9: Menú Ver

El menú VER nos ofrece el submenú Opciones, en la figura se encuentra con fondo Azul, al realizar un clic sobre este link usted accederá a la siguiente ventana Ilustración 10: Opciones:

Ilustración 10: Opciones

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En esta ventana usted deberá seleccionar el Área y Unidad Funcional a la cual usted pertenece, la Gestión esta establecida por defecto. Cuando usted ingrese estos datos deberá hacer un clic sobre el botón Aplicar y luego en Aceptar para que el sistema cargue la información correspondiente al área y unidad ingresada.

3.2.2 Menú Programación
En el menú programación usted puede introducir toda la información para la programación del POA 3.2.2.1 Objetivos Estratégicos

Este es un submenú que se encuentra dentro del menú Programación, como podemos apreciar en la Ilustración 11: Objetivos Estratégicos:

Ilustración 11: Objetivos Estratégicos

Al hacer un clic sobre este submenú, se nos presenta la siguiente ventana de la Ilustración 12: Descripción de Objetivos Estratégicos:

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Ilustración 12: Descripción de Objetivos Estratégicos

Donde se puede observar la siguiente estructura de información: Código del objetivo estratégico Que muestra el código del objetivo estratégico Descripción del Objetivo Estratégico Aquí se muestra la descripción del objetivo estratégico

3.2.2.1.1 Agregar un nuevo Objetivo Estratégico
Si usted se fija la Ilustración 13: Ingreso de Objetivos Estratégicos, se puede observar un espacio en blanco, si se dirige hacia él, con el Mouse y realiza un clic sobre este espacio, entonces podrá ingresar un nuevo objetivo estratégico, observemos la Ilustración 13: Ingreso de Objetivos Estratégicos:

Ilustración 13: Ingreso de Objetivos Estratégicos

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Usted puede observar que cuando hace el clic sobre el espacio blanco, inmediatamente se cambia de color y aparece el cursor dentro el espacio blanco “Descripción de Objetivo Estratégico”, es entonces cuando usted puede agregar un nuevo objetivo estratégico. Además de la descripción del objetivo usted deberá ingresar el código del mismo en la parte “Código de Objetivo Estratégico”, que tiene que ser correlativo a los códigos de los demás Objetivos estratégicos que se encuentran en la parte inferior de la ventana. Al terminar el código y la descripción de los Objetivos Estratégicos usted debe grabar el mismo presionando la tecla Enter del teclado, e inmediatamente observara el nuevo objetivo estratégico en la parte inferior de la misma ventana como lo muestra la siguiente Ilustración 14: Objetivos Estratégicos Grabados:

Ilustración 14: Objetivos Estratégicos Grabados

3.2.2.2 Objetivos de Gestión
Objetivos de Gestión es un submenú de Programación, a esta opción usted puede ingresar de la siguiente forma, véase la Ilustración 15: Objetivos de Gestión:

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Ilustración 15: Objetivos de Gestión

Al hacer clic sobre esta opción, nos permitirá ver la siguiente Ilustración 16: Presentación de Objetivos de Gestión:

Ilustración 16: Presentación de Objetivos de Gestión

Como se puede observar en la Ilustración 16: Presentación de Objetivos de Gestión la estructura de la información que se presenta es la siguiente:

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Nro Aquí se presenta el código del Objetivo de Gestión

Objetivo de Gestión Aquí se presenta la descripción del Objetivo de Gestión.

Objetivo Estratégico Aquí se presenta la descripción del Objetivo Estratégico, al cual esta asociado el Objetivo de Gestión.

3.2.2.2.1 Agregar un nuevo Objetivo de Gestión
Usted puede agregar un nuevo Objetivo de Gestión de la siguiente forma: Primero haga clic con el Mouse en la parte inferior de la ventana, es decir en la fila de espacios en blanco entonces quedara así véase Ilustración 17: Ingreso de Objetivos de Gestión:

Ilustración 17: Ingreso de Objetivos de Gestión

Usted deberá introducir la descripción del Objetivo de Gestión en la parte “Descripción de Objetivo de Gestión”, como se muestra en la Ilustración 17: Ingreso de Objetivos de Gestión, luego de esta acción usted deberá escoger el

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Objetivo Estratégico al cual estará ligado el Objetivo de Gestión como se lo muestra la siguiente Ilustración 18: Escoger el Objetivo Estratégico:

Ilustración 18: Escoger el Objetivo Estratégico

Observemos en la figura anterior

al hacer un clic sobre la casilla “Objetivo

Especifico” se cargan automáticamente todos los Objetivos Estratégicos ya programados en el SPYS , de los cuales se tendrá que escoger alguno de ellos. Para grabar el nuevo Objetivo de Gestión usted debe presionar la tecla Enter o Intro, del teclado y automáticamente se asignara un código al Objetivo de Gestión introducido como se ve en la siguiente Ilustración 19: Grabar Objetivos de Gestión:

Ilustración 19: Grabar Objetivos de Gestión

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Como se puede observar en la Ilustración 19: Grabar Objetivos de Gestión se agregaron el nuevo Objetivo de Gestión, su respectivo código y el respectivo Objetivo Estratégico.

3.2.2.3

Objetivos Específicos

En el menú Programación, usted podrá observar el submenú Objetivos Específicos como se ve en la Ilustración 20: Objetivos Específicos, con fondo azul:

Ilustración 20: Objetivos Específicos

Haciendo un clic sobre este link usted podrá observar la siguiente página véase Ilustración 21: Ingreso de Objetivos Específicos:

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Objetivos Estratégicos

Barra de Herramientas

Ilustración 21: Ingreso de Objetivos Específicos

Se puede observar en la figura anterior, que se nos presentan los Objetivos Estratégicos ya cargados en el SPYS, en la parte superior de la ventana, y se puede encontrar una barra de herramientas en la parte inferior, en la cual se presentan varias opciones que pasaremos a describir mas adelante. La lista de Objetivos Específicos tiene la siguiente estructura: OG Código de Objetivo de Gestión Al cual esta ligado el Objetivo especifico Código de Objetivo Especifico OE Objetivo Especifico Descripción del Objetivo Barra de Herramientas Especifico

3.2.2.3.1

Agregar un nuevo Objetivo Específico

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Usted puede agregar un nuevo Objetivo de Gestión de la siguiente forma:  Paso 1: Debe seleccionar una fila que contenga un Objetivo Especifico.  Paso 2: Debe presionar la tecla F3 de su teclado, entonces la ventana quedara así, véase la Ilustración 22: Agregar Objetivo Específico :

Ilustración 22: Agregar Objetivo Específico

Como se observa en la figura, con fondo azul se encuentra la fila que se añade al final de la lista de Objetivos Específicos en la cual usted puede ingresar el nuevo Objetivo Estratégico de la siguiente forma, véase la Ilustración 23: Ingreso de Obj. Estratégico para el Obj. Específico:

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Ilustración 23: Ingreso de Obj. Estratégico para el Obj. Específico

 Paso 3.- Haciendo un clic en la parte de OG (Objetivo de Gestión), aparecerán todos los objetivos de Gestión cargados anteriormente en el SPYS con sus respectivos códigos y descripciones, usted deberá escoger una de estas opciones.  Paso 4.- Además de ello usted deberá ingresar la descripción del nuevo Objetivo Estratégico en la casilla denominada “Descripción de Objetivo especifico”.  Paso 5.- En la casilla denominada “OE” (Código de Objetivo de Gestión) debe ingresar el código correlativo a los anteriores, o simplemente puede dejarlo con el que esta por defecto.  Paso 6.- Después de ingresar toda la información requerida, deberá presionar la tecla Enter o Intro de su teclado e inmediatamente el Objetivo Estratégico ingresado aparecerá en la lista de Objetivos como se puede observar en la siguiente Ilustración 24: Grabar Objetivo Específico:

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Ilustración 24: Grabar Objetivo Específico

En círculos rojos se encuentra el nuevo Objetivo Estratégico con su respectivo código y el código de Gestión al cual pertenece.

3.2.2.3.2 Barra de herramientas

Ilustración 25: Barra de Herramientas

Descripción de la Barra de Herramientas Opción [F3] Insertar Objetivo Especifico Función Presionando la tecla F3 de su teclado aparecerá una nueva fila con espacio en blanco donde usted podrá añadir un nuevo Objetivo Cabecera de filas Estratégico (ya explicado anteriormente) Cuando presione este botón aparecerá una cabecera de fila en la cual usted podrá seleccionar la fila deseada.

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Alto de las filas

Presionando este botón usted puede incrementar o decrementar el tamaño de las celdas que conforman la lista de Objetivos. Presionando este botón usted puede desagrupar o agrupar los objetivos estratégicos por objetivos de gestión. Este botón borra las casillas blancas que se encuentran en la lista de objetivos Este botón completa con blancos aquellas casillas que así lo requieran. Al presionar este botón se aumentaran blancos en las celdas que así usted lo requiera. Aquí puede seleccionar el tamaño de letra de la lista de objetivos.

Desagrupar

Borrar Blancos Completar con blancos Aumentar Blancos Tamaño

3.2.2.4

Operaciones y Actividades

Es en este enlace donde podremos insertar Operaciones y Actividades de los respectivos Objetivos Estratégicos, usted puede acceder a este submenú desde el menú Programación como se puede observar en la Ilustración 26: Operaciones y Actividades:

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Ilustración 26: Operaciones y Actividades

Haciendo clic en este link usted podrá acceder a la siguiente ventana, véase la Ilustración 27: Ingreso de Operaciones y Actividades:

Ilustración 27: Ingreso de Operaciones y Actividades

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Como se puede observar en la Ilustración 27: Ingreso de Operaciones y Actividades, la ventana de operaciones y actividades, nos presenta la información con todas las operaciones y actividades cargadas con anterioridad en el SPYS, si usted añade una nueva operación o actividad estos también se podrán observar en la ventana anterior. La información se presenta con la siguiente estructura: Columnas OG OE O A Operación / Actividad Trimestres 1 er. 2 do. 3 er. 4 to. Resultado Esperado Supuestos Responsable E coordinación con Descripción Código del Objetivo de gestión al cual pertenece la operación o actividad. Código del Objetivo Especifico al cual pertenece la operación o actividad. Código de operación Código de actividad Aquí se ofrece la descripción de las operaciones o actividades. Aquí se ofrece los campos de los trimestres de ejecución de operaciones o actividades, llenados con una X aquellos en los cuales se realizaran las operaciones o actividades Se refiere al resultado esperado después de la ejecución de las operaciones o actividades. Se refiere a los supuestos que sucederán después de la ejecución de las operaciones o actividades. Aquí se muestran los responsables de la ejecución de las operaciones o actividades, cargadas en el SPYS. Aquí se presentaran los nombres de las personas de coordinar la ejecución de las operaciones o actividades juntamente con las personas responsables. Nota: Las operaciones se encuentran con letra en negrilla, en cambio las actividades se encuentran con letra normal.

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3.2.2.4.1 Insertar nueva Operación
Para insertar una nueva operación en el SPYS instrucciones:  Paso 1.- Primero deberá seleccionar el Objetivo Especifico en el cual desea añadir una nueva operación.  Paso 2.- Seguidamente deberá presionar la tecla [F3] de su teclado el cual le proporcionara una fila en blanco como la siguiente Ilustración 28: Nueva Operación: deberá seguir las siguientes

Ilustración 28: Nueva Operación

Como puede observar en la Ilustración 28: Nueva Operación los códigos de: objetivo de gestión, objetivo específico, operación ya son llenados automáticamente por el sistema.  Paso 3.- Usted deberá ingresar la descripción de operación en la casilla “Operación/Actividad”.  Paso 4.- Deberá ingresar los trimestres de ejecución de dicha operación.  Paso 5.- Ingrese el operación. resultado esperado después de la ejecución de la

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 Paso 6.- Ingrese el supuesto siguiente a la ejecución de la operación.  Paso 7.- Seleccione el responsable de llevar a cabo la ejecución de la operación, se le presentaran todos los funcionarios de su área y unidad funcional. Nota: si usted no ingresa datos en esta casilla no se podrá grabar el registro, evite ingresar esta casilla como Acefalía.  Paso 8.- Ingrese el coordinador que deberá cumplir con la ejecución.  Paso 9.- Después de ingresar todos los datos requeridos usted deberá presionar la tecla Enter o Intro de su teclado para que se guarden los nuevos datos. Siguiente a las instrucciones anteriores usted podrá observar la nueva operación introducida en la ventana como se puede observar en la siguiente Ilustración 29: Grabar Operación:

Ilustración 29: Grabar Operación

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En el recuadro con fondo azul se puede observar la nueva operación cargada en el SPYS.

3.2.2.4.2 Insertar nueva Actividad
Los pasos a seguir para insertar una nueva actividad son muy parecidos a los pasos para introducir operaciones. Por consiguiente se explicara de una manera breve. Para insertar una nueva operación en el SPYS deberá seguir las siguientes instrucciones:  Paso 1.- Primero deberá seleccionar la operación en la cual desea añadir una nueva actividad.  Paso 2.- Seguidamente deberá presionar la tecla [F5] de su teclado el cual le proporcionara una fila en blanco como la siguiente Ilustración 30: Nueva Actividad:

Ilustración 30: Nueva Actividad

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Como puede observar en la Ilustración 30: Nueva Actividad, los códigos de: objetivo de gestión, objetivo específico, operación y actividad, ya son llenados automáticamente por el sistema.  Paso 3.- Usted deberá ingresar la descripción de actividad en la casilla “Operación/Actividad”.  Paso 4.- Deberá ingresar los trimestres de ejecución de dicha actividad.  Paso 5.- Ingrese el actividad.  Paso 6.- Ingrese el supuesto siguiente a la ejecución de la actividad.  Paso 7.- Seleccione el responsable de llevar a cabo la ejecución de la actividad, se le presentaran todos los funcionarios de su área y unidad funcional. Nota: si usted no ingresa datos en esta casilla no se podrá grabar el registro, evite ingresar esta casilla como acefalía.  Paso 8.- Ingrese el coordinador que deberá cumplir con la ejecución de la actividad.  Paso 9.- Después de ingresar todos los datos requeridos usted deberá presionar la tecla Enter o Intro de su teclado para que se guarden los nuevos datos. Siguiente a ello usted podrá observar la nueva actividad introducida en la ventana como se puede observar en la siguiente Ilustración 31: Grabar Actividad: resultado esperado después de la ejecución de la

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Ilustración 31: Grabar Actividad

En la anterior Ilustración 31: Grabar Actividad, se muestra la nueva actividad introducida en la lista de operaciones y actividades.

3.2.2.4.3 Barra de Herramientas

Ilustración 32: Barra de Herramientas

Como se puede observar en la Ilustración 32: Barra de Herramientas, es la misma que la descrita en el apartado de Objetivos Estratégicos a excepción siguientes opciones: Opción [F3] Insertar Operación [F5]Insertar Actividad [F12]Mostrar/Ocultar Función Si usted presiona esta tecla de su teclado podrá adicionar una nueva operación. Si usted presiona esta tecla de su teclado podrá insertar una nueva Actividad. Si usted presiona esta tecla podrá mostrar u ocultar el de las

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Objetivo de gestión

objetivo de gestión ligado a cada operación o actividad.

3.2.2.5

Recursos (Presupuesto)

En recursos se realiza la designación de recursos por operación, realizando a su vez el presupuesto inicial. Usted puede acceder a esta opción de la siguiente forma véase la Ilustración 33: Recursos (Presupuesto):

Ilustración 33: Recursos (Presupuesto) Al hacer un clic sobre este enlace se presentara la siguiente ventana, véase la Ilustración 34: Presentación de Recursos:

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Primera Parte

Barra de Herramientas

Segunda Parte

Ilustración 34: Presentación de Recursos

La ventana de la Ilustración 34: Presentación de Recursos, presenta dos partes: Primera parte: Aquí se presenta todas las operaciones y actividades cargadas con anterioridad en el SPYS, clasificadas por Objetivo Especifico, estas operaciones y actividades se presentan con toda la información correspondiente a los trimestres, Responsable, Resultado Esperado y el Coordinador. Segunda Parte: Aquí se mostraran los recursos asociados a las operaciones, para observar esta parte en la ventana, usted deberá seleccionar una operación y posteriormente aparecerán los recursos asociados a esta operación, en la parte inferior de la pagina, como se observa en la figura anterior.

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La estructura de la información que se presenta en esta parte de la ventana es la siguiente: Columna OE O A Tipo de Insumo Descripción Código del Objetivo Estratégico. Código de Operación Código de Actividad Aquí se especifica el tipo de insumo que son cuatro : 1. Recursos Humanos 2. Servicios 3. Materiales y Suministros Línea Insumo Descripción detallada Cantidad Monto Total Requerido en Fuente Categoría 4. Activos Fijos Aquí se muestra la línea de gasto correspondiente. Aquí deberá ingresar la descripción del insumo. Aquí deberá ingresar una descripción detallada del porque se necesita el insumo requerido. Aquí deberá ingresar la cantidad requerida del insumo. Aquí deberá ingresar el costo del insumo por unidad. Se presenta el costo total, según la cantidad requerida del insumo. Deberá ingresar que mes es requerido el recurso Deberá escoger la Fuente de financiamiento ligado a este recurso. Deberá escoger la categoría del insumo.

3.2.2.5.1 Ingreso de Recursos para una operación.  Paso 1: Debe seleccionar una operación en la parte superior de la ventana.  Paso 2: Seguidamente se mostrara, en la segunda parte de la ventana los recursos introducidos con anterioridad además de una fila en blanco como se muestra en la Ilustración 35: Nuevo ingreso de Recursos:

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Ilustración 35: Nuevo ingreso de Recursos

Como se pudo observar en la Ilustración 35: Nuevo ingreso de Recursos, en la segunda parte de la ventana se presenta una fila en blanco (con azul) donde usted podrá introducir un nuevo recurso para la operación seleccionada.  Paso 3: Debe seleccionar el insumo de una lista de opciones, como se observa en la Ilustración 36: Selección de Insumo:

Ilustración 36: Selección de Insumo

 Paso 4.- Posteriormente debe introducir la descripción detallada del insumo que se requiere. 35

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 Paso 5.- Introducir la cantidad del insumo requerido.  Paso 6.- Introducir el monto del insumo, por unidad.  Paso 7.- Seleccionar el mes en el cual se requiere el insumo.  Paso 8.- Seleccionar la fuente de financiamiento del insumo.  Paso 9.- Seleccionar la categoría del insumo. Las demás columnas de la lista se llenarán automáticamente, por el sistema. Después de introducir toda la información requerida, usted debe presionar la tecla Enter o Intro de su teclado, esta acción lograra que la información quede grabada en el sistema. Nota: Para asignar un recurso a una actividad debe seguir los mismos pasos anteriores, con la única diferencia en el paso número uno, que es seleccionar una actividad en vez de una operación o puede presionar el botón “Agregar Presupuesto de Actividad” que se encuentra en la barra de herramientas. Después grabada la información, el nuevo insumo será mostrado en la parte inferior de la ventana (con fondo azul), como se puede observar en la Ilustración 37: Grabar Recurso:

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Ilustración 37: Grabar Recurso

3.2.2.6

Ponderaciones

En este enlace podremos introducir las ponderaciones, de los objetivos de gestión, objetivos específicos, operaciones y actividades según su importancia. Usted puede acceder a este enlace de la siguiente forma tal como se observa en la Ilustración 38: Ponderaciones:

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Ilustración 38: Ponderaciones

Como se puede observar en la figura anterior Ponderaciones contiene otros enlaces  Objetivos de Gestión  Objetivos Específicos  Operaciones  Actividades Como ya se sabe las ponderaciones deben ser ingresadas para Objetivos de Gestión, Objetivos Específicos, Operaciones y Actividades, a continuación pasaremos a explicar la forma de ingresar ponderaciones para cada una de las opciones antes mencionadas.

3.2.2.6.1 Ingresar ponderaciones para Objetivos de Gestión Para ingresar ponderaciones a Objetivo de Gestión usted deberá ingresar al figura Ilustración 39:

menú de la siguiente forma, como se explica en la Ponderación de Objetivos de Gestión:

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Ilustración 39: Ponderación de Objetivos de Gestión

Al hacer clic en este link (Objetivo de Gestión) usted observara la siguiente página Ilustración 40: Presentación Ponderación de Objetivos de Gestión:

Ilustración 40: Presentación Ponderación de Objetivos de Gestión

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Donde podemos observar los objetivos de gestión ya cargados, con la siguiente estructura: Nro Objetivo de Gestión Ponderación Indicador Fuente de Verificación Código del Objetivo de Gestión Descripción del objetivo de gestión. Es en esta celda usted podrá ingresar la ponderación respectiva al objetivo de gestión. Aquí podrá observar el indicador correspondiente al objetivo de gestión, si este ya fue cargado. Aquí podrá observar la fuente de verificación, que ya fue cargada con el indicador correspondiente. La celda se mostrara vacía, cuando el indicador para ese Objetivo Estratégico objetivo de gestión no haya sido cargado en el SPYS. Aquí se muestra el objetivo estratégico al cual esta ligado el Objetivo de Gestión, todo esto a modo de información. • • Paso 1: Seleccionar el objetivo de gestión al cual ingresará las respectivas ponderaciones. Paso 2: Ingresar la ponderación correspondiente al objetivo de gestión seleccionado, en la casilla Ponderación. Nota: El total de la suma de ponderaciones, de todos los objetivos de gestión debe ser de 100. • • Paso 3: Presionar la tecla Enter o Intro de su teclado para refrescar la memoria. Paso 4: Presionar el botón Grabar en la parte inferior de la ventana.

3.2.2.6.2 Ingresar Ponderaciones para Objetivos Específicos

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Para llenar las ponderaciones de los objetivos específicos debe ingresar a la siguiente opción en el SPYS, Específicos: Ilustración 41: Ponderación de Objetivos

Ilustración 41: Ponderación de Objetivos Específicos Luego de ingresar a esta opción usted deberá observar la siguiente pantalla en la Ilustración 42: Presentación de Ponderación de Objetivos Específicos:

Ilustración 42: Presentación de Ponderación de Objetivos Específicos

En la ventana podemos observar los objetivos específicos ingresados con anterioridad en el SPYS, con la siguiente estructura:

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Objetivos Específicos Ponderación Indicadores Fuente de Verificación

Descripción de los objetivos de gestión los cuales ya fueron ingresados en el SPYS. En este campo es donde se llena las ponderaciones, las cuales deben dar una suma de 100. Si se han cargado anteriormente los indicadores se presentaran en este campo. Si se han cargado anteriormente la fuente de verificación se mostrara aquí la fuente de verificación.

Posteriormente debe llenar las ponderaciones siguiendo los siguientes pasos: • • Paso 1: Seleccionar el objetivo especifico al cual ingresará las respectivas ponderaciones. Paso 2: Ingresar la ponderación correspondiente al objetivo especifico seleccionado, en la casilla Ponderación. Nota: El total de la suma de ponderaciones, de todos los objetivos de gestión debe ser de 100. • • Paso 3: Presionar la tecla Enter o Intro de su teclado para refrescar la memoria. Paso 4: Presionar el botón Grabar en la parte inferior de la ventana.

3.2.2.6.3 Ingresar Ponderaciones para Operaciones

Para realizar la ponderación de las operaciones se debe ingresar a la siguiente opción en la Ilustración 43: Ponderación de Operaciones:

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Ilustración 43: Ponderación de Operaciones

Al ingresar en esta opción usted deberá observar la siguiente Ilustración 44: Presentación de Ponderación de Operaciones:

Ilustración 44: Presentación de Ponderación de Operaciones

En el cual podemos observar la información con la siguiente estructura:

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Objetivos de Gestión Objetivos específicos Operaciones Ponderación Trimestres Responsable

Aquí se presentaran los objetivos de gestión de los cuales se desprenden los objetivos específicos, estos se presentaran por área funcional. Aquí se presentaran los objetivos específicos de los cuales se desprenden las operaciones por área funcional. Aquí se presentaran todas las operaciones ingresadas anteriormente en el SPYS. Este es el campo donde ingresaran las ponderaciones por operación. Aquí se muestran los trimestres en los cuales se planifico llevar a cabo esa operación. Aquí se muestra la persona responsable de llevar a cabo esa operación.

Posteriormente debe llenar las ponderaciones siguiendo los siguientes pasos: Nota: Antes de ingresar las ponderaciones usted debe verificar cuantos objetivos de gestión presenta su respectiva área funcional, pues la suma total de las ponderaciones de todas las operaciones según el objetivo de gestión deben sumar 100. Ejemplo: Objetivo de Gestión 01 Operacion1 Operacion2 Total Ponderación Objetivo especifico 01 10 20 30 Objetivo de Gestión 01 Objetivo especifico 02 Operación 1 Total ponderación 20 20

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Total ponderación Objetivo Especifico 01 50 Objetivo de Gestión 02 Objetivo especifico 01 Operacion1 Total ponderación 50 50 50 100

Total ponderación Objetivo Especifico 02 Total ponderación de objetivos de Gestión

El total de la suma de ponderaciones, de todos los objetivos de gestión debe ser de 100. • • • • Paso 1: Seleccionar la operación ponderaciones. Paso 2: Ingresar la ponderación correspondiente a la operación seleccionada, en la casilla Ponderación. Paso 3: Presionar la tecla Enter o Intro de su teclado para refrescar la memoria. Paso 4: Presionar el botón Grabar en la parte inferior de la ventana. a la cual ingresará las respectivas

3.2.2.6.4 Ingresar Ponderaciones para Actividades

Las Actividades se ponderan según el responsable de ejecutar esa actividad. Para ingresar Actividades debe seleccionar el siguiente enlace como se ve en la Ilustración 45: Ponderación de Actividades:

45

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Ilustración 45: Ponderación de Actividades

Después de seleccionar este enlace usted deberá observar la siguiente ventana como se ve en Ilustración 46: Selección de Responsable:

Ilustración 46: Selección de Responsable

• •

Paso 1: En el cual usted deberá seleccionar los responsables, luego debe presionar el botón “Ponderar Actividades”. Paso 2: Luego podrá observar la siguiente pagina como se ve en la Ilustración 47: Presentación de Ponderación de Actividades:

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Ilustración 47: Presentación de Ponderación de Actividades

En la cual se presentan todas las actividades del responsable seleccionado, ahora si podrá llenar las ponderaciones correspondientes a las actividades. El proceso es el mismo que el de operaciones Nota: Antes de ingresar las ponderaciones usted debe verificar cuantos objetivos de gestión presenta su respectiva área funcional, pues la suma total de las ponderaciones de todas las actividades sumar 100. según el objetivo de gestión deben

Ejemplo: Objetivo de Gestión 01 Objetivo especifico 01

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Actividad 1 Actividad 2 Total Ponderación

10 20 30 Objetivo de Gestión 01 Objetivo especifico 02

Actividad 1 Total ponderación

20 20

Total ponderación Objetivo Especifico 01 50 Objetivo de Gestión 02 Objetivo especifico 01 Actividad 1 Total ponderación 50 50 50 100

Total ponderación Objetivo Especifico 02 Total ponderación de objetivos de Gestión

El total de la suma de ponderaciones, de todos los objetivos de gestión debe ser de 100. • • • • Paso 3: Seleccionar la actividad ponderaciones. Paso 4: Ingresar la ponderación correspondiente a la actividad seleccionada, en la casilla Ponderación. Paso 5: Presionar la tecla Enter o Intro de su teclado para refrescar la memoria. Paso 6: Presionar el botón Grabar en la parte inferior de la ventana. 3.2.2.7 Ingreso de Indicadores a la cual ingresará las respectivas

Para introducir indicadores en el SPYS usted deberá ingresar al menú Programación, seguidamente ingrese a Indicadores como se muestra en la Ilustración 48: Introducción de Indicadores.

48

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Ilustración 48: Introducción de Indicadores

Como se observa en la Ilustración 48: Introducción de Indicadores se presenta 4 opciones:  Objetivos de Gestión  Objetivos Específicos  Operaciones  Actividades El procedimiento de introducción de indicadores en el sistema SPYS es el mismo en las tres primeras opciones a excepción de actividades. Por consiguiente se explicará los pasos para introducir indicadores a los Objetivos de Gestión, Objetivos Específicos y de Operaciones en la parte de 3.2.2.7.1 Introducción de Indicadores para Objetivos de Gestión, Específicos y Operaciones y los pasos para introducir indicadores a las actividades en la parte de Introducción de Indicadores para Actividades. 3.2.2.7.2

3.2.2.7.1 Introducción de Indicadores para Objetivos de Gestión, Específicos y Operaciones

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Deberá seguir los siguientes pasos:  Paso 1.- Haga clic en Objetivos de Gestión, esta acción le permitirá

observar la siguiente ventana como se puede observar en la Ilustración 49: Indicadores de Objetivos de Gestión.

Ilustración 49: Indicadores de Objetivos de Gestión

En esta ventana se pueden observar dos partes:  Parte superior (con recuadro rojo Ilustración 49: Indicadores de Objetivos de Gestión), en esta parte usted podrá observar los objetivos de gestión ingresados ponderaciones. con anterioridad en el SPYS, con sus respectivas

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 Parte inferior (con recuadro azul Ilustración 49: Indicadores de Objetivos de Gestión), aquí será donde usted podrá ingresar los nuevos indicadores y se observaran los indicadores ingresados con anterioridad.  Paso 2.- Usted debe hacer un clic con el mouse en el objetivo de gestión que desee agregar el indicador. Esto se realizara en la parte superior de la ventana (con recuadro rojo Ilustración 49: Indicadores de Objetivos de Gestión).  Paso 3.- Seguido a ello debe llenar la siguiente información en la parte inferior (recuadro rojo Ilustración 49: Indicadores de Objetivos de Gestión) de la ventana: Indicador Aquí deberá escoger el indicador que permitirá medir el cumplimiento de los objetivos de gestión. El sistema le brindara una serie de indicadores como opciones, usted deberá seleccionar uno de ellos. Ej. Si usted escoge : Indicador: % DE CUMPLIMIENTO Quiere decir que la ejecución del objetivo de gestión se medirá por el Fuente Verificación porcentaje de cumplimiento de ese objetivo. de Aquí deberá introducir por teclado cual será la fuente de verificación del cumplimiento de los objetivos de gestión, pudiendo ser estos, documentos, reportes, etc. Ej. Ponderación Fuente de Verificación: Reportes emitidos por el SPYS. Aquí deberá introducir la ponderación del Objetivo de Gestión, es decir si usted introduce mas de un indicador para un mismo objetivo de gestión estas dos ponderaciones deberán sumar en total, la ponderación total del objetivo de gestión. En la parte superior de la ventana (con recuadro ojo), se muestran los objetivos 51

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de

gestión,

estos

vienen

con

sus

respectivas

ponderaciones. Ej. Ponderación de objetivo de gestión =10 Ponderación de Indicador1 = 6 Ponderación de Indicador2 = 4 Total =10 Línea de Base Meta 1er Trimestre Meta 2do Trimestre Meta 3er Trimestre Meta 4to Trimestre A este campo sugerimos que introduzca el valor cero. Aquí usted deberá ingresar un valor dentro de un rango de 0 al 100, dependiendo cuanto cumplirá del objetivo de gestión en el respectivo trimestre. Ej. Meta 1er T Meta 2do Meta 3er T Meta 4to T T 0 20 30 50 Esto significa que el primer trimestre no se realizara ninguna actividad para cumplir el objetivo de gestión. En el segundo trimestre se cumplirá un 20 por ciento del total para cumplir con el objetivo de gestión. En el tercer trimestre se cumplirá con el 30 por ciento del total, para cumplir con el objetivo de gestión. En el cuarto trimestre se cumplirá con un 50 por ciento del total para cumplir con el objetivo de gestión. Así sumados todos dan un total de 100 por ciento.  Paso 4.- Presione la tecla Enter o Intro de su teclado, para refrescar la memoria.  Paso 5.- Luego de introducir todos estos datos, deberá apretar el botón “Grabar” de la barra de herramientas, en la parte inferior de la ventana (Ilustración 49: Indicadores de Objetivos de Gestión). Iguales

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 Paso 6.-Inmediatamente después el indicador se cargara en la parte inferior de la ventana, como se muestra en la Ilustración 50: Indicadores Cargados en el SPYS:

Ilustración 50: Indicadores Cargados en el SPYS

 Paso 7: Para agregar un nuevo indicador realice los pasos anteriores, empezando por el paso numero uno en la parte de 3.2.2.7.1 Introducción de Indicadores para Objetivos de Gestión, Específicos y Operaciones.

3.2.2.7.2 Introducción de Indicadores para Actividades

Cuando usted haga clic en la opción Actividades del submenú Indicadores, accederá a la siguiente página de la Ilustración 51: Selección de Responsables:

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Ilustración 51: Selección de Responsables

La introducción de indicadores en actividades se responsables.

realiza clasificándolos por

 Paso 1.- Deberá seleccionar la persona responsable de ejecutar la actividad.  Paso 2.- Seguido a ello deberá presionar el botón “Cargar Indicadores” que se encuentra en la misma ventana. Después de realizar los anteriores pasos se mostrara la siguiente ventana de la Ilustración 52: Indicadores de Actividad Cargados en el SPYS:

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Ilustración 52: Indicadores de Actividad Cargados en el SPYS

Usted deberá realizar los pasos anteriores, empezando por el paso numero uno, los cuales se describieron en la parte de 3.2.2.7.1 Introducción de Indicadores para Objetivos de Gestión, Específicos y Operaciones.

3.2.3 Reformulación
En la opción reformulación, se puede realizar la reformulación de las operaciones , actividades como también del presupuesto, todos estos ya programados e ingresados en el SPYS, usted puede ingresar a la opción de Reformulación como se muestra en la Ilustración 53: Menú de Reformulación.

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Ilustración 53: Menú de Reformulación

Se puede observar en la anterior Ilustración 53: Menú de Reformulación , que la opción Reformulación contiene un submenú conformado por varios enlaces, las cuales pasaremos a describir en este capitulo.

3.2.3.1 Reformulación Presupuestaria y Reprogramación de Operaciones
Puede acceder a esta pagina a través del submenú Reformulación Presupuestaria como se puede observar en la Ilustración 54: Reformulación Presupuestaria, este enlace se encuentra seleccionado con fondo azul:

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Ilustración 54: Reformulación Presupuestaria

Al hacer un clic sobre este enlace usted podrá observar la siguiente ventana, véase Ilustración 55: Presentación de Reformulación Presupuestaria:

Parte Superior

Parte Inferior

Barra de Herramientas
Ilustración 55: Presentación de Reformulación Presupuestaria

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Esta opción le permitirá realizar la reformulación de las Operaciones, Actividades y Presupuesto, se pasara a describir estos procesos a continuación. En la Ilustración 55: Presentación de Reformulación Presupuestaria se puede observar dos partes principales que describiremos ahora:  Parte Superior (con fondo rojo): En la parte superior de la ventana se muestran las operaciones y actividades, ya programadas en el POA en la parte de 3.2.2.4 Operaciones y Actividades.  Parte Inferior (con fondo azul): En esta parte de la ventana se observa todos los recursos correspondientes a una operación, los cuales ya fueron programados en el POA en la parte 3.2.2.5 Recursos (Presupuesto).  Barra de Herramientas: La barra de herramientas se encuentra en la parte inferior de la ventana, los botones que contiene se describen en la siguiente tabla:

Ilustración 56: Barra de Herramientas de Reformulación

Barra de Herramientas [F3] Insertar Operación [F5] Insertar Actividad Cabecera de Filas

Descripción Al presionar la tecla [F3] de su teclado usted podrá insertar una nueva operación en la parte superior de la ventana. Al presionar la tecla [F5] de su teclado usted podrá insertar una nueva Actividad en la parte superior de la ventana. Al presionar este botón usted podrá observar la cabecera de filas como se observa en la figura:

Alto de las Filas Agrupar

Si presiona este botón usted podrá aumentar o disminuir el tamaño de las filas de información. Este botón se ocupa de agrupar las operaciones y actividades por objetivos específicos, y estos a su vez por 58

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Refrescar Totalizar

objetivos de gestión. Este botón se encarga de guardar los cambios realizados en cualquiera de las dos partes de la ventana. Este botón realiza la totalización de presupuesto reformulado, mostrando así el Total del Presupuesto Vigente Original, es decir antes de la reformulación, y la Disminución con respecto a al reformulación.

3.2.3.1.1 Reformulación de Operaciones y Actividades
Para la reformulación de operaciones y actividades deberá seguir los siguientes pasos. Paso 1: Seleccione la operación o actividad a reformular, véase Ilustración 57: Selección de Operación o Actividad a Reformular.

Ilustración 57: Selección de Operación o Actividad a Reformular.

Paso 2: Debe elegir las acciones a seguir con la operación o actividad seleccionada, véase Ilustración 58: Elección de la acción a seguir.

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Ilustración 58: Elección de la acción a seguir.

Como se puede observar el campo Acción presenta cuatro opciones de selección, los cuales se describirán en la siguiente tabla: Acción Modificada Excluida Descripción Si usted escoge la acción Modificada, querrá decir que la operación o actividad seleccionada será exclusivamente modificada. Si usted escoge la acción Excluida, significará que la operación o actividad seleccionada será eliminada. Cabe recalcar que la eliminación no será física, es decir usted seguirá observando la operación con la diferencia que se adicionará un atributo a la operación o actividad respectiva, en el cual el sistema se encargara de registrarla como Operación Eliminada, en caso de las Nueva operaciones, Actividad Eliminada en caso de las actividades. Se deberá escoger esta opción, para aquellas operaciones o actividades que se quieran ingresar por primera vez, es decir aquellas operaciones o actividades nuevas. Traspasada Se escogerá esta acción cuando deseé que la operación o actividad seleccionada sea trasladada a la siguiente gestión, vale decir que la operación o actividad seleccionada sea postergada para la siguiente gestión. Paso 3: Debe ingresar la justificación por la cual esta realizando dicha acción con la operación o actividad.

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Nota: si usted realiza cualquiera de las anteriores acciones descritas en el paso 2, y no las justifica el SPYS, le mandara un mensaje de error:

Ilustración 59: Mensaje de Error de Ingreso de Justificación.

Este mensaje le recuerda que para toda acción llevada a cabo, con las operaciones o actividades, se debe justificar, por lo contrario no se grabara la información. Paso 4: Debe ingresar los supuestos que deberán darse si se cumple con las operaciones o actividades en reformulación. Paso 5: Debe de ingresar el responsable de la ejecución, de la operación o actividades reformulación. Paso 6: Debe ingresar el nombre de la persona con la cual se coordinara el seguimiento y ejecución de la operación o actividad en reformulación. Paso 7: Debe ingresar los trimestres en los cuales se llevara a cabo la ejecución de las operaciones o actividades en reformulación. Paso 8: Debe presionar la tecla Enter o Intro de su teclado, para que los cambios se guarden en la base de datos. Otra opción puede ser que presione el botón “Refrescar” de la barra de herramientas que se encuentra en la parte

inferior de la ventana. Si usted sigue los pasos anteriores podrá realizar la reformulación de operaciones o actividades sin ningún problema.

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3.2.3.1.2 Reformulación de Presupuesto
La reformulación del presupuesto se realiza en la parte inferior de la ventana Reformulación, Ilustración 55: Presentación de Reformulación Presupuestaria , siguiendo los siguientes pasos. Nota: Antes de realizar la reformulación del presupuesto usted deberá escoger la operación o actividad en la cual se asignaron recursos, tomando en cuenta cuales de ellos se reformularán. En el caso de que la operación o actividad no hubiera sido reformulada entonces usted no podrá realizar ninguna reformulación en la parte de recursos. La solución a este problema será el siguiente: Deberá seleccionar la operación o actividad correspondiente a los recursos a reformular y deberá seleccionar el campo Acción como Modificada, y luego presionar el botón “Refrescar” de la barra de herramientas, seguidamente podrá realizar la reformulación de los recursos asignados a esta operación o actividad. Después de haber tomado en cuenta esta nota proseguimos con los pasos para reformular el presupuesto: Paso 1: Seleccione la operación o actividad a la cual se asignaron los recursos a reformular. Paso 2: En la parte inferior se observarán todos los recursos asignados a la operación o actividad seleccionada. Paso 3: Deberá realizar la reformulación correspondiente e ingresar los siguientes datos: Columna OE O A Tipo de Insumo Descripción Código del Objetivo Estratégico. Código de Operación Código de Actividad Aquí se especifica el tipo de insumo que son cuatro : 5. Recursos Humanos 6. Servicios 7. Materiales y Suministros Línea 8. Activos Fijos Se muestra automáticamente la línea de gasto

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Insumo Descripción detallada Aprobado Traspasado

correspondiente. Se debe seleccionar el insumo. Aquí se debe llenar la descripción detallada del porque se necesita el insumo requerido. Aquí se muestra el monto aprobado para el recurso correspondiente. Aquí se muestra el monto que fue traspasado, si se encuentra en cero significará que no se traspaso ni un poco del monto aprobado. Aquí se muestra cuanto del monto aprobado esta vigente después de haberse realizado un traspaso. Aquí se muestra cuanto del monto del recurso fue ejecutado y certificado. Aquí se muestra el saldo sobrante después de la

Vigente Ejecutado(Certificado ) Saldo

ejecución certificada. Ajuste al Presupuesto Es en este campo en el cual se llevará a cabo la reformulación de los recursos correspondientes a la operación o actividad seleccionada. Aquí se deberá ingresar el monto a ajustar el monto aprobado. Ejemplo: Monto Aprobado: 13500 Monto Ajustado: -13000 Nuevo Saldo Saldo Nuevo: 500 En este campo se muestra el nuevo saldo a raíz del ingreso del monto Aprobado. Ejemplo Monto Aprobado: 13500 Monto Ajustado: 500 Requerido En Fuente Categoría Saldo Nuevo: 14000 Aquí deberá escoger el mes en el cual necesitara el presupuesto. Aquí deberá seleccionar la fuente de financiamiento Aquí deberá escoger la categoría del insumo.

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Fecha y hora de modificación

Aquí se mostrará la fecha y hora en la cual se llevo a cabo la reformulación del recurso.

Paso 4: Después de llenar con los anteriores datos, debe presionar la tecla Enter o Intro de su teclado, para que los cambios se guarden en la base de datos. Otra opción puede ser que presione el botón “Refrescar” de la barra de

herramientas que se encuentra en la parte inferior de la ventana. Si usted sigue los pasos anteriores realizará la reformulación del presupuesto sin problemas.

3.2.4 Seguimiento Físico
Usted podrá realizar el seguimiento de las metas alcanzadas por la institución según los objetivos estratégicos, objetivos de gestión, objetivos específicos, operaciones y actividades. Deberá ingresar las metas logradas hasta el momento, en el menú Seguimiento Físico como se observa en la Ilustración 60: Seguimiento Físico:

Ilustración 60: Seguimiento Físico

Este menú le ofrece las siguientes opciones: Objetivos Gestión de 1er Trimestre 2do Trimestre

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3er Trimestre Objetivos Específicos 4to Trimestre 1er Trimestre 2do Trimestre 3er Trimestre Operaciones 4to Trimestre 1er Trimestre 2do Trimestre 3er Trimestre Actividades 4to Trimestre Responsable

Como se puede observar las tres primeras opciones son parecidas, por consiguiente se realizara la explicación sobre la introducción de metas logradas para objetivos de gestión, siendo la misma explicación para objetivos específicos y operaciones. 3.2.4.1 Ingreso de Metas Logradas para Objetivos de Gestión,

Específicos y operaciones

 Paso 1.- Para ingresar a esta opción primero debe seleccionar el trimestre en el cual debe llenar la meta lograda como se observa en la Ilustración 61: Metas Logradas para Objetivos de Gestión.

Ilustración 61: Metas Logradas para Objetivos de Gestión

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Como se ve en la Ilustración 61: Metas Logradas para Objetivos de Gestión elegiremos el primer trimestre para seguir con la explicación. Se presentara la siguiente ventana de la Ilustración 62: Ingreso de Metas Logradas para Objetivos de Gestión:

Ilustración 62: Ingreso de Metas Logradas para Objetivos de Gestión

Donde se pueden observar dos partes:  Parte superior (con recuadro rojo Ilustración 62: Ingreso de Metas Logradas para Objetivos de Gestión): Aquí se muestran los objetivos de gestión cargados anteriormente en el SPYS, con sus respectivas ponderaciones.

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 Parte inferior (con recuadro azul Ilustración 62: Ingreso de Metas Logradas para Objetivos de Gestión): Aquí se puede observar el indicador ingresado para el objetivo de gestión seleccionado, con la siguiente estructura:

Indicador

Se muestra el indicador introducido según la explicación dada en el capítulo 1 para el objetivo de gestión seleccionado. Se muestra la fuente de verificación introducida según la explicación dada en el capítulo 1 para el objetivo de gestión seleccionado. La ponderación del objetivo, introducida según la explicación dada en el capítulo 1. Línea base cero. Aquí muestra la meta programada según la explicación dada en el capítulo 1 para la ejecución del objetivo de gestión. Aquí deberá ingresar la meta lograda, es decir en concordancia con la meta programada. Ej. Meta Programada 1er Trimestre= 50 Meta Lograda 1er Trimestre = 25 Esto significara que usted ejecuto un 50 % de la meta programada. Así, si la meta lograda fuera 50 significaría que usted ejecuto la meta programada en un 100%. Introduzca observaciones al respecto de la meta lograda.

Fuente de Verificación

Ponderación Línea base Meta 1er Trimestre

Meta Lograda 1er Trimestre

Observaciones 1er Trimestre

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 Paso 2.- Seleccione el objetivo de gestión en la parte superior (recuadro rojo de la Ilustración 62: Ingreso de Metas Logradas para Objetivos de Gestión) al cual desea introducir la meta lograda.  Paso 3.- En la parte inferior (recuadro azul de la Ilustración 62: Ingreso de Metas Logradas para Objetivos de Gestión) deberá introducir la meta lograda, con respecto a la meta programada, y las observaciones correspondientes.  Paso 4.- Presione la tecla Enter o Intro de su teclado, para refrescar la memoria.  Paso 5.- Presione el botón “Grabar” que se encuentra en la barra de herramientas, en la parte inferior de la ventana (Ilustración 62: Ingreso de Metas Logradas para Objetivos de Gestión). Así tendrá que repetir los pasos desde el numero paso uno de la parte 3.2.4.1 Ingreso de Metas Logradas para Objetivos de Gestión, operaciones para los distintos trimestres, y opciones de este menú. Específicos y

3.2.4.2 Ingreso de Metas Logradas para Actividades

Cuando usted haga clic en la opción Actividades del submenú Seguimiento físico, accederá a la siguiente Ilustración 63: Selección de Responsable :

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Ilustración 63: Selección de Responsable

La introducción de metas logradas en actividades se lo realiza clasificándolos por responsables.  Paso 1.- Deberá escoger el trimestre donde desea llenar la meta lograda.  Paso 2.- Deberá seleccionar la persona responsable de ejecutar la actividad.  Paso 3.- Seguido a ello deberá presionar el botón “Cargar Ejecución” que se encuentra en la misma ventana (Ilustración 63: Selección de Responsable).  Paso 4.- Después de realizar los anteriores pasos se mostrara la siguiente Ilustración 64: Metas Logradas para Actividades:

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Ilustración 64: Metas Logradas para Actividades

Usted deberá realizar los pasos anteriores, empezando por el paso numero uno, los cuales se describieron en la parte de 3.2.4.1 Ingreso de Metas Logradas para Objetivos de Gestión, Específicos y operaciones.

3.3 Reportes
En el SPYS los reportes se encuentran distribuidos según el tema en cuestión, para explicarnos mejor observemos la siguiente tabla:
Tema

Reportes

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Reformulación

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Informes

Seguimiento Físico

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Informes Presupuestarios

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Ejecución Financiera

Certificación Presupuestaria

Después de haber observado la tabla anterior, se puede ver que los reportes en el SPYS están distribuidos por temas. Luego de hacer un clic sobre uno de estos enlaces, se abrirá una ventana de opciones, la cual se presenta Reportes: a continuación Ilustración 65: Opciones de

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Ilustración 65: Opciones de Reportes

Donde se puede observar tres botones:  Ejecutar Reporte: Al hacer un clic en este botón se ejecutara el reporte, es decir se mostrara el reporte en pantalla, de donde se podrá mandar a imprimir.  Exportar Reporte: Al hacer un clic en este botón usted podrá exportar el reporte a formato Excel.  Cerrar: Al hacer clic en este botón ce cerrara la ventana de opciones. Para una mayor comprensión, se proporciona el listado de Reportes que el sistema SPYS pone a su disposición en el Anexo A.

4. Utilitarios
Para ingresar a utilitarios usted debe ingresar en el enlace Utilitarios del menú principal, tal como se ve en la Ilustración 66: Enlace Utilitarios:

Ilustración 66: Enlace Utilitarios

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Comos e puede observar, este enlace contiene dos opciones, las cuales pasaremos a describir.

4.1 Información de una línea de gasto
Este enlace ofrece información al usuario sobre una determinada línea de gasto. Al hacer clic en este enlace se observara la siguiente pagina, véase la Ilustración 67: Información de Línea de Gasto:

Ilustración 67: Información de Línea de Gasto

 Parte 1: Aquí es donde debe ingresar el número de Línea de gasto, del cual desea obtener la información. 74

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 Parte 2: Debe presionar el botón “Buscar”, para obtener la información requerida de la línea de gasto ingresada en la Parte 1.  Parte 3: Este es el código de la línea de gasto.  Parte 4: Son los botones “Detalle”, al presionar estos botones se podrá observar el detalle de la transacción.

4.2 Exporta
Este enlace le permitirá exportar los siguientes reportes a distintos formatos, cuando haga clic en este enlace podrá observar la siguiente ventana Ilustración 68: Exportar Reportes:

Ilustración 68: Exportar Reportes

 Parte 1: Primero debe seleccionar que es lo que desea exportar, por ejemplo en la Ilustración 68: Exportar Reportes, se puede observar que esta seleccionado “Operaciones/Actividades”, es decir que solo se exportara “Operaciones y Actividades”, usted puede seleccionar todas las opciones o solo una.

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 Parte 2: Aquí es donde se debe seleccionar el formato al cual desea exportar, los formatos disponibles son: PDF, Excel (Hoja electrónica), HTML (Pagina Web), RTF (Word).  Parte 3: Después de seleccionar lo que se quiere exportar y el formato al cual se exportará, se debe presionar el botón “Exportar Reporte”, APRA que se realice la exportación.

5. Glosario
Clic: Representa la acción de presionar el botón izquierdo del Mouse. Contraseña: Es una clave personal que permite guardar los cambios en una sesión personalizada. Sirve como autenticados para iniciar la sesión de un usuario. Ejecutar: Realizar un proceso del Sistema. Enlace: Sinónimo de Link. Icono: Grafico que representa un link a otra pagina, por ejemplo a una pagina de impresión. Link: Vinculo que permite la conexión a una nueva pagina. Login: Es el identificador de usuario requerido cuando iniciamos una sesión bajo el sistema SPYS. Si este identificador es introducido erróneamente, el servidor del sistema no nos permitirá el acceso a dicha sesión Menú: Es el catálogo o relación de programas y procedimientos que aparece en pantalla con el fin de que, usando un teclado, el operador pueda elegir qué opción desea ejecutar. Opciones de Filtrado: son las opciones que presenta una determinada página para la que la búsqueda de información sea mucho más precisa.

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Sesión: Cada una de las visitas que realiza un navegante al sistema Al ingresar al sitio, comienza la sesión y ésta concluye cuando se registran más de treinta minutos de inactividad por parte del usuario Usuario: La persona que interactúa con el sistema Ventana o Pagina: Recuadro de la pantalla en el que se ejecuta un programa. En una pantalla puede haber varias ventanas independientes, cada una haciendo un proceso distinto.

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ANEXOS

Anexo A Índice de reportes por tema
1. REFORMULACION 1.1. Resumen por Área Funcional 1.2. Resumen por Fuente de Financiamiento 1.3. Resumen por partidas (Institucional) 1.4. Resumen por partidas (Área Funcional) 1.5. Resumen por partidas (Unidad Funcional) 1.6. Presupuesto Reformulado por Partida y Fuente de Financiamiento (Nivel Institución). 1.7. Presupuesto Reformulado por Partida y Fuente de Financiamiento (Nivel Área Funcional) 1.8. Presupuesto Reformulado por Partida y Fuente de Financiamiento (Nivel Unidad Funcional) 1.9. Presupuesto Reformulado por oficinas 2. INFORMES 2.1. Objetivos Estratégicos 2.2. Objetivos de Gestión 2.3. Objetivos Específicos

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2.4. Operaciones / Actividades 2.5. Operaciones / Actividades REFORMULADAS 2.6. Recursos (Presupuesto) 2.7. Presupuesto Reformulado 2.8. Indicadores 2.8.1. Objetivos de Gestión 2.8.2. Objetivos Específicos 2.8.3. Operaciones 2.8.4. Actividades 2.9. Operaciones por Objetivo de Gestión 3. SEGUIMIENTO FISICO 3.1. Informes 3.2. Ejecución de Objetivos de Gestión 3.2.1. Ejecución de Objetivos Específicos 3.2.2. Ejecución de Operaciones 3.3. Ejecución de Actividades 4. 4.INFORMES PRESUPUESTARIOS 4.1. Presupuesto Institucional 4.2. Presupuesto por Área Funcional 4.3. Presupuesto por Unidad Funcional 4.4. Totales por Fuente de 4.5. Financiamiento y Partida: Institucional 4.5.1 Por Área Funcional 4.5.2 Por Oficinas 4.5.3 Por Oficinas y Área Funcional 4.5.4 Por Unidad Funcional (Oficinas) 4.6. Resumen por Área Funcional y Fuente de Financiamiento y Partida. 4.7. Resumen por Área Funcional y Financiamiento 4.8. Resumen por Área Funcional y Tipo de Gasto 4.9. Totales por Representación y Fuente de Financiamiento

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4.10. Presupuesto por Oficina Central y Regionales 4.11. Presupuesto por Área Funcional 4.12. Presupuesto por Objetivo de Gestión 4.13. Presupuesto por Partida 5. EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA 5.1. Ejecución Presupuestaria 5.2. Resumen por Fuente de Financiamiento 5.3. Resumen por Área Funcional 5.4. Resumen de Ejecución por categorías 5.5. Ejecución por Área Funcional 5.6. Ejecución por Área Funcional (con Reformulación) 5.7. Ejecución de una Partida 5.8. Resumen por Fuente de Financiamiento y Partida 5.8.1 Institucional 5.8.2 Por Área Funcional 5.8.3 Por Unidad Funcional 5.9 Ejecución Presupuestaria 6. CERTIFICACION PRESUPUESTARIA 6.1. Resumen por Categoría del Financiador Usted podrá observar cada uno de estos reportes en el Anexo A.

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INDICE 1. GENERALIDADES...........................................................................................................1 1.1 Introducción .................................................................................................................2 1.2 Descripción General del Sistema..................................................................................2 1.3 Fronteras del Sistema....................................................................................................3 1.4 Descripción de los perfiles de Usuario..........................................................................3 1.5 Tipos de Campos ..........................................................................................................4 1.5.1 Campos de Elección.......................................................................................................4 1.5.2 Campos de Trascripción.................................................................................................5 1.5.3 Campos automáticos......................................................................................................6 1.6 Filtros para Reportes ....................................................................................................6 2. ENTORNO Y ESTRUCTURA...........................................................................................7 2.1 Entorno del sistema.......................................................................................................7 2.2 Comunicación con Otros Sistemas ...............................................................................8 3. INGRESO AL SISTEMA.................................................................................................9 3.1 Inicio de Sesión ............................................................................................................9 3.1.1 Inicio de la aplicación .............................................................................................10 3.2 Menú principal del SPYS...............................................................................................12 3.2.1 Menú VER ..............................................................................................................12 3.2.2 Menú Programación ...............................................................................................13 3.2.2.1 Objetivos Estratégicos...........................................................................................13 3.2.2.1.1 Agregar un nuevo Objetivo Estratégico.................................................................14 3.2.2.2 Objetivos de Gestión ..........................................................................................15 3.2.2.2.1 Agregar un nuevo Objetivo de Gestión..................................................................17 3.2.2.3 Objetivos Específicos ....................................................................................19 3.2.2.3.1 Agregar un nuevo Objetivo Específico...............................................................20 3.2.2.3.2 Barra de herramientas.......................................................................................23 3.2.2.4 Operaciones y Actividades ..............................................................................24 3.2.2.4.1 Insertar nueva Operación ...................................................................................27 3.2.2.4.2 Insertar nueva Actividad......................................................................................29 81

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3.2.2.4.3 Barra de Herramientas...........................................................................................31 3.2.2.5 Recursos (Presupuesto).....................................................................................32 3.2.2.5.1 Ingreso de Recursos para una operación..........................................................34 3.2.2.6 Ponderaciones........................................................................................................37 3.2.2.6.1 Ingresar ponderaciones para Objetivos de Gestión .........................................38 3.2.2.6.2 Ingresar Ponderaciones para Objetivos Específicos.........................................40 3.2.2.6.3 Ingresar Ponderaciones para Operaciones........................................................42 3.2.2.6.4 Ingresar Ponderaciones para Actividades........................................................45 3.2.2.7 Ingreso de Indicadores.............................................................................................48 3.2.2.7.1 Introducción de Indicadores para Objetivos de Gestión, Específicos y Operaciones ......................................................................................................................49 3.2.2.7.2 Introducción de Indicadores para Actividades ...............................................53 3.2.3 Reformulación..........................................................................................................55 3.2.3.1 Reformulación Presupuestaria y Reprogramación de Operaciones.........................56 3.2.3.1.1 Reformulación de Operaciones y Actividades......................................................59 3.2.3.1.2 Reformulación de Presupuesto .............................................................................62 3.2.4 Seguimiento Físico...................................................................................................64 3.2.4.1 Ingreso de Metas Logradas para Objetivos de Gestión, Específicos y operaciones ......................................................................................................................65 3.2.4.2 Ingreso de Metas Logradas para Actividades....................................................68 3.3 Reportes ..........................................................................................................................70 4. Utilitarios ..........................................................................................................................73 4.1 Información de una línea de gasto .................................................................................74 4.2 Exporta...........................................................................................................................75 5. Glosario.........................................................................................................................76 Anexo A............................................................................................................................78 Índice de reportes por tema..............................................................................................78

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