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Dirección General de Desarrollo Administrativo de la SECOG

Secretaría de la Contraloría General

MANUAL PARA LA CONSTRUCCIÓN E IMPLANTACIÓN DE INDICADORES PARA LA EVALUACIÓN Y CONTROL DE LA ADMINISTRACIÓN ESTATAL 2004-2009

Dirección General de Desarrollo Administrativo Hermosillo, Sonora, Septiembre de Página 1 de 39 2004.

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CONTENIDO I. Introducción II. El Control como parte del proceso administrativo III. El Sistema de Medición III.1 Utilidad del Sistema de Medición

III.2. Problemas en la Medición III.3. Selección de forma y puntos de medición de los indicadores. III.4. Medición de resultados y comparación con

objetivos IV Indicadores IV.1. Objetivos de los Indicadores IV.2. Tipos de Indicadores IV.3. Dimensiones a cubrir por los indicadores IV.4. Cualidades de los indicadores V. Efectividad de Indicadores y establecimiento de metas. V.1 Establecimiento de Metas VI. Proceso para definición de indicadores VII. Sistema Estatal de Indicadores VII. Cédula de Indicador

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“Queremos construir un gobierno ágil y eficiente, cuya fuerza se determine por su capacidad para atender con calidad las demandas de la gente, no en función de la burocracia.”
EBC, Plan Estatal de Desarrollo 2004-2009 I. Introducción Independientemente del grado de complejidad de cualquier organización siendo esta pública ó privada, para tener mayor probabilidad de éxito (ganancias, satisfacción por parte de los clientes, expansión, elevar la calidad de vida de la comunidad, etc.), es necesario planear. La planeación se concibe como un proceso cotidiano e inherente al ser humano que se hace complejo en la medida en que la organización crece y por lo tanto contiene un número mayor de elementos que deben articularse de manera funcional y eficiente para lograr un fin específico. Mientras mejor definidos estén los elementos de la Planeación, los encargados de ejecutarla comprenden más fácilmente como llevar a la práctica lo planeado con anterioridad. La planeación estratégica es hasta ahora la manera más efectiva de cumplir con la visión y misión que se han establecido para la organización, mediante ésta se analiza la situación actual y lo que se espera para el futuro, se definen metas organizacionales, estrategias y políticas para lograr esas metas, y se desarrollan planes detallados para asegurar la implantación de las estrategias y así obtener los fines buscados, este es un proceso complejo que requiere de un enfoque sistemático para identificar y analizar factores externos a la organización y confrontarlos con las capacidades de la empresa. Un sistema de planeación estratégica formal une tres tipos de planes fundamentales, que en el ámbito gubernamental se traducen en los siguientes: Plan Estatal de Desarrollo, programas de mediano plazo y programas operativos anuales.

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A medida que la planeación se va ejecutando a través del proceso administrativo, la Organización requiere la utilización de elementos de control y evaluación los cuales conforman su Sistema de Medición, el cual debe establecerse como parte de la misma planeación y cuya correcta utilización permite medir el grado de cumplimiento y en caso de existir variaciones, realizar las acciones necesarias para poder cumplir con los objetivos; además de efectuar un análisis de las causas de las variaciones y utilizar los resultados como elementos de la planeación del siguiente periodo. Los indicadores como parte medular del Sistema de Medición de la Organización, han demostrado ser una herramienta efectiva en apoyo a la toma de decisiones de mejora para el cumplimiento de los objetivos estratégicos. La Secretaría de la Contraloría General en apego a las estrategias establecidas en el Plan Estatal de Desarrollo emite el presente documento el cual tiene como fin proporcionar la base para un Sistema Estatal de Indicadores, que ayude a consolidar un Sistema Estatal de Medición y Evaluación, para impulsar un Gobierno Estatal orientado a resultados. II. El Control como parte del proceso administrativo Para lograr su misión y visión dependencias y entidades requieren desarrollar el proceso administrativo, el cual consiste en planeación, organización, dirección y control. Para los fines de este documento dirigiremos nuestra atención al control, el cual permite a la organización aumentar la probabilidad de alcanzar sus objetivos a través de una serie de procesos ó acciones que inician en la planeación y que cubren todas las actividades de la misma.

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CICLO DE CONTROL
PLANEACIÓ N

MISIÓN VISIÓN OBJETIVOS ESTRATEGIA S PROGRAMAS, PROYECTOS Y ORGANIZAC IÓN

1. SISTEMA DE MEDICIÓN
(Determinación e implantación de indicadores))

DIRECCIÓN

2. MEDICIÓN DE RESULTADOS
(Uso de Indicadores)
3. 4. 5. 6. COMPARACIÓN DE RESULTADOS CON OBJETIVOS. ANÁLISIS DE CAUSAS DE LAS VARIACIONES. IDENTIFICACION Y EVALUACION DE OPCIONES. TOMA DE DECISIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS

CONTROL

7. EVALUACIÓN DE RETROALIMENTACIÓN

ACCIONES

IMPLANTADAS

Y

Los indicadores deben definirse como parte de la planeación de la organización, su correcta elaboración, implementación y uso brindan la información necesaria para realizar las acciones correctivas y establecer planes en base a la mejora continua.

III. El Sistema de Medición El Sistema de Medición se define como: El establecimiento de los criterios de evaluación que sirven de base para vigilar el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos y su materialización en indicadores, así como de los mecanismos para registrar, capturar, sumarizar y
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presentar la información sobre los resultados obtenidos, en forma comparativa con dichos indicadores. En el Diseño del Sistema de Medición deben considerarse:  Criterios de Evaluación (materializados en indicadores) que sirven de base para vigilar el cumplimiento de objetivos y metas.  Mecanismos para registrar, capturar, sumarizar y presentar la información sobre los resultados obtenidos. Frecuentemente al hablar de Sistemas de Medición y sobre todo de indicadores es común utilizar el término variable, por lo que resulta conveniente definirlo. Variable es la magnitud que pueden tomar distintos valores dentro de un conjunto. Ejemplo Variables Edad Precio Sexo Escolaridad Valores 1,10,15,27,55,etc. $50, $2,000, $23,000, etc. Femenino, Masculino. Primaria, secundaria, preparatoria, universidad, etc.

Las variables antes descritas reciben el nombre de variables de estado, las cuales representan circunstancias o situaciones externas al individuo y fáciles de medir y cuantificar, son las que más se utilizan en los indicadores. Existen otro tipo de variables que se enfocan a aspectos cualitativos como actitudes, características de la personalidad, grados de satisfacción del servicio, intenciones, etc., en este caso la herramienta de medición debe ser diseñada y utilizada con sumo cuidado, a fin de que mayor grado de veracidad posible. la información obtenida tenga el

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PLANEACIÓN
Sistem a de Medici ón Indicad ores

Plan Estatal de Desarrollo Misión y Visión Programas de Mediano Plazo Programas Operativos Anuales (Procesos, Subprocesos y Proyectos) Indicadores
Insumos Recursos financieros, humanos, materiales, tecnológicos y de comunicación, etc.

REAL
OPERACIÓN

Salidas Información, productos, servicios públicos, trámites, etc.

RETROALIMENTACIÓN

III.1 Utilidad del Sistema de Medición  Disponer de información válida, confiable, oportuna y permanentemente actualizada para la toma de decisiones.  Permita la evaluación del grado de cumplimiento del Gobierno Estatal en la ejecución de sus planes a los 3 niveles (Plan Estatal de Desarrollo, Programas de Mediano Plazo y Programas Operativos Anuales) y con otras instancias.  Permite la mejora continua, mediante el análisis, toma de acciones correctivas y preventivas y retroalimentación a la etapa de planeación. III.2. Problemas en la Medición La medición es más exacta cuando se trata de cuestiones físicas (edades, egresos, saldos de cuentas contables), que en aspectos sociales (satisfacción, actitudes, calidad).
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Cuando se utilizan mediciones estadísticas (total de la población) ó muestreo (parte de la población) pueden presentarse errores que ocasionan falta de veracidad y confiabilidad de las mediciones, mismos que se clasifican en los siguientes tipos: De diseño:   Inclusión ó exclusión de operaciones. Duplicidad de registro Fallas en los equipos de medición, de captura ó de proceso de datos que provoquen errores consistentes (sesgos) en el proceso de medición. De operación  Fallas intencionales (manipulación de datos) ó no (falta de capacitación y supervisión, ambigüedades en la interpretación) que provoquen inconsistencias en el proceso de registro, transmisión, sumarización, clasificación y presentación de datos. Del entrevistado:  Derivado de sus características estables, tales como personalidad, clase socioeconómica, ocupación, estatus y grupo étnico y de otras características como humor, fatiga, prisa, deseo de impresionar, tamaño del cuestionario, etc. Del procedimiento de medición: Comprende tanto del diseño del plan, como de los instrumentos para reunir los datos. Ejemplos:       Método de entrevista inadecuado. Ambigüedad, dificultad y/o direccionalidad de las preguntas. Falta de habilidad del encuestado. Falta de espacio para las respuestas. Edad, sexo, personalidad, aspecto y expresiones del entrevistador Interpretación ambigua ó errónea de los datos.
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De equipo: 

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Del medio ambiente de la medición  Se refiere a la ausencia ó presencia de otras personas, temperatura ambiente, ruido, etc. III.3. Selección de forma y puntos de medición de los indicadores. En la definición del sistema de medición, la selección de forma y puntos de medición es la base de la efectividad y eficiencia del control de operaciones, por lo que se recomienda utilizar los siguientes criterios: En la decisión sobre la forma de medición  Que se incorporen a la operación, para minimizar su costo y acelerar su obtención.  Que se determinen si es posible directamente de las operaciones sin que se requieran procesos posteriores.  Que se evalúe la relación costo- beneficio de su obtención. Midan solo aspectos críticos, para evitar la generación de datos, controles y costos excesivos.        Sean congruentes con los objetivos. Evalúen su grado de cumplimiento y sus desviaciones críticas. Impacten positivamente en la conducta. Tengan el menor costo posible Sean aceptados por quienes los manejaran. Sean revisados periódicamente. Sean flexibles, entre otros. De la selección de los puntos de medición: 

III.4. Medición de resultados y comparación con objetivos Comprende la medición de la ejecución, su registro y captura y comparación de resultados con objetivos. Dicho proceso debe incluir controles que aseguren la validez y confiabilidad de los datos, tales como límites superiores e inferiores, que impidan el registro de

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datos fuera de rango considerado como normal o bien que se reporten para su análisis. Así mismo debe establecerse un calendario fijo para la periodicidad de la recolección (diaria, semanal, mensual, etc.), la cual depende de:   Dificultad y costo de la información. Necesidad de monitoreo de las operaciones ó resultados.

Es importante que se monitoree el resultado proporcionado por los indicadores contra los objetivos establecidos a fin de determinar la magnitud, ubicación y responsables de las variaciones, a efecto de proceder de inmediato a su análisis. Esta información debe quedar documentada, para lo cual se propone la utilización del formato siguiente: Fecha de correcc ión

Indicad or

Meta

Real

Respons able

Acciones a realizar  Proporcionar medios de transportación por parte del responsable de otorgar la capacitación. Darle el carácter de obligatorio mediante el establecimiento de una sanción. Entre otras

Persona l capacit ado

100%

50%

X

X

IV Indicadores Concepto de Indicador Es un instrumento de medición de variables representadas por cifras que señalan aspectos significativos de un fenómeno. En las entidades tanto públicas como privadas, el indicador esta relacionado con la estructura, procesos, resultado e impacto de sus acciones y representa el mecanismo idóneo para que a través de su medición se vigile su adecuada administración
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El indicador se representa a través de diversas opciones como:     Porcentajes, Promedios razones a una fecha o por un periodo aumentos ó disminuciones, entre otros.

Adicionalmente a las anteriores opciones y con el propósito de impactar visiblemente, se utilizan medios tales como:   Gráfica de barras. Gráfica de pasteles, entre otras.

IV.1 Objetivo de los Indicadores  Evaluar el desempeño del Gobierno Estatal, y en particular de cada dependencia y entidad, unidad administrativa y área, respecto al cumplimiento de sus objetivos.  Mecanismo de auto-control para el Gobierno Estatal y organismos que lo conforman.     Herramienta que facilita la rendición de cuentas ante la comunidad. Promueven una cultura de evaluación en base a resultados. Mejoran el proceso de planeación y presupuestación. Su adecuado diseño, aplicación y difusión motivan al personal.

IV.2. Tipos de Indicadores 1) Indicadores de impacto: Concepto Nos proporcionan una evaluación sobre la actuación del Gobierno Estatal en su conjunto, es decir, nos dicen el avance que se ha logrado en el cumplimiento de los grandes objetivos tales como: educación, salud, empleo, vivienda, desarrollo económico, justicia, etc. Características  Dirigidos a niveles de alta responsabilidad.
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 

Deben de referirse al logro de objetivos estratégicos. Requieren de un esfuerzo mayor para la recolección de la información que lo conforma.

Utilidad  Se utilizan para brindar apoyo en la toma de decisiones con alta repercusión en la operación gubernamental.  Brindan una visión general de la actuación del Gobierno y de su percepción ante la ciudadanía.  Son los que principalmente se utilizan para realizar investigación referencial a nivel regional, nacional e internacional. Ejemplo Objetivo Reducir la tasa de analfabetismo en un 2% Indicador Forma de cálculo No. de personas mayores de 15 años que no saben leer ni escribir. Población total del mismo grupo de edad.

Tasa de analfabetismo

2) Indicadores de resultados: Concepto Nos proporcionan información sobre el grado en que se da cumplimiento a los objetivos y estrategias planteadas en los Programas de Mediano Plazo por las Dependencias y Entidades del Gobierno Estatal instancias participantes. Características
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y demás

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Dirigidos a titulares de dependencias y entidades, así como a los responsables de coordinar la planeación al interior de estas. Deben proveer información sobre el logro de objetivos y estrategias de los Planes de Mediano Plazo en los que participa la dependencia o entidad.

Utilidad  Proveen la base de referencia para precisar la coordinación interinstitucional y de los distintos niveles de gobierno  Determinan la planeación a corto plazo, es decir, la programación anual.  Se utilizan para la toma de decisiones dentro de cada dependencia y entidad, cuidando que los objetivos a los que atiendan se conjuguen para dar cumplimiento a los objetivos estratégicos del Gobierno Estatal.  Proporcionan información sobre el cumplimiento de las principales funciones de la Dependencia o Entidad. Ejemplo Objetivo Establecer los centros que permitan incorporarse a la población analfabeta a los servicios de educación para adultos en sus comunidades de residencia. 3) Indicadores de producto (procesos y proyectos): Centros de educación para adultos No. Centros de educación para adultos establecidos No. Comunidades con población analfabeta Indicador Forma de cálculo

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Evalúan la eficacia, eficiencia y calidad de las acciones reflejadas en el Programa Operativo Anual de cada unidad administrativa de las Dependencias y Entidades del Gobierno Estatal. Con estos indicadores se evalúan también los servicios públicos, de acuerdo a los estándares previamente definidos, ya que un servicio es en sí un proceso ó subproceso que realiza la dependencia ó entidad. Características  Dirigidos a los responsables de la programación y seguimiento de la operación de las unidades administrativas  Su definición parte del propósito u objetivo de cada proceso, subproceso ó proyecto.  La recolección de la información que lo conforman se obtiene generalmente del personal operativo de la Dependencia ó Entidad ó de los usuarios en caso de tratarse de un servicio. Utilidad  Se utilizan para la toma de decisiones dentro de cada dependencia y entidad, cuidando que los objetivos a los que atiendan se conjuguen para dar cumplimiento mediano plazo del Gobierno Estatal.  Proporcionan información sobre el cumplimiento de la carga de trabajo por cada área; y grado de satisfacción del usuario en caso de tratarse de un servicio.  A través de estos y de sus metas se establecen las bases para determinar presupuestos por área.  El análisis de sus resultados y causas de variaciones contribuyen a mejorar los procedimientos de trabajo.  Permiten realizar el comparativo entre la eficacia (grado de cumplimiento de las metas) y los recursos asignados para el mismo. Ejemplo a objetivos estratégicos y de

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Objetivo Reclutar a los instructores que 1 impartirán las clases en los centros de educación para adultos.

Indicador Reclutamiento de instructores de los centros de educación para adultos Inscripción educación para adultos

Forma de cálculo No. de instructores requeridos para los Centros de educación para adultos establecidos No. de instructores reclutados No. de adultos inscritos No. de adultos con necesidades de educación

Obtener la inscripción de 2 personas adultas con necesidades de educación

IV.3 Dimensiones a evaluar mediante los indicadores Las dimensiones a evaluar en la medida de lo posible y de acuerdo con las características de los indicadores son: a) Impacto: Se valora el cumplimiento de los objetivos y prioridades estatales, permitiendo cuantificar valores de tipo político y económico. b) Cobertura: Mide el alcance de los beneficios en relación con el universo potencial de usuarios. c) Eficiencia: Cuantifica los costos unitarios y la productividad, para estar en posibilidades de evaluar la racionalidad en el uso de los recursos financieros, materiales así como el área de personal. d) Calidad: Expresan en qué medida los servicios o productos, satisfacen las necesidades y expectativas de los usuario. e) Alineación de recursos: Refleja la congruencia entre recursos aprobados y suministrados (cantidad y oportunidad). Este indicador tiene que ver con las áreas que controlan la asignación de recursos.

INDICADORES

DIMENSIONES  Cobertura Impacto  Eficiencia Página 15 de 39  Calidad  Alineación de

Indicadores de impacto

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Indicadores de resultados

Cobertura  Eficiencia  Calidad  Alineación de recursos

Indicadores de producto (procesos y

 Eficiencia  Calidad  Alineación de recursos  Impacto  Cobertura

Nota: Como se puede ver en el esquema anterior cada uno de los tipos de indicadores esta dirigido en mayor grado a una dimensión; sin embargo un indicador no es exclusivo de una dimensión, ya que por ejemplo habrá ocasiones en que un indicador de impacto medirá la forma en que un proceso impacta a sus usuarios; por ejemplo al evaluar la percepción de los usuarios sobre la calidad en la prestación de algún servicio público. IV.4 Cualidades de los indicadores Para que sean útiles los indicadores es necesario que, además de satisfacer las necesidades de la entidad y del usuario, reúnan diversas cualidades, las cuales se han agrupado en los títulos siguientes: 1. Coherencia y relevancia 2. Integridad 3. Validez y confiabilidad. 4. Homogeneidad y comparabilidad. 5. Oportunidad y accesibilidad. 6. Economía y sencillez.
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1. Coherencia y relevancia Coherencia: Se refiere a la relación lógica entre la misión, visión, objetivos estratégicos, objetivos de mediano plazo, objetivos operativos, factores críticos de éxito, metas e indicadores, de tal manera que estos últimos representan adecuadamente la razón de ser y objetivos básicos de la entidad. Relevancia: Se refiere a determinar indicadores con base en objetivos que se relacionen con la función principal de cada área, unidad administrativa, dependencia ó entidad y Gobierno Estatal, evitando que arrojen información innecesaria, por lo anterior conviene limitar su cantidad en cada nivel organizacional a los que sean significativos. 2. Integridad: Los indicadores además de ser coherentes, deben formar un conjunto homogéneo que permita identificar las relaciones entre unos y otros a distintos niveles de desagregación. Para lo anterior es necesario utilizar indicadores clave, los cuales a su vez se integren por otros indicadores de segundo orden o desglosados, que facilitan la comprensión del primero a través de su desglose en sus elementos constitutivos. Un ejemplo e desagregación de un indicador por conceptos se puede representar mediante la gráfica de Ishikawa como sigue:
Acceso a servicios de salud Acceso a la educación Disposició n de servicios

Calidad de vida

Vivienda

Nivel de ingresos

Estado de derecho

3. Validez y confiabilidad Validez:

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Cuando mide lo que está destinado a medir, es decir que están libres de errores desde su diseño ó sistemáticos también denominados “sesgos”, para lo cual se deben atender a lo siguiente:  Definir lo mejor posible las variables sujetas a estudio.  Incluir los mayores elementos posibles para abarcar las dimensiones identificadas.  Evaluar el grado de representatividad de los elementos utilizados en la medición. Confiabilidad: Cuando sus mediciones están libres de errores no sistemáticos (derivados de la falta o inadecuación de la capacitación, fraude ó conducta maliciosa). 4. Homogeneidad y comparabilidad Homogeneidad: Sus valores deben ser los mismos y tener el mismo significado para todos los responsables, lo que implica:   Definición única y aceptada por todos los usuarios Mecánica de captura y acumulación de datos estandarizada y entre otros.

consistente,

Comparabilidad En la definición de la meta y consecuentemente del indicador, es necesario que se consideren todos los antecedentes que pueden influir en la determinación de los indicadores tales como:    Resultados anteriores Resultados de otras unidades y terceros (competencia) Recursos asignados y sus características  Cambio en tecnología, mercado y en general en el entorno (participación en el mercado).   Planes y objetivos generales. Pronósticos de mercado.
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Además para la determinación de indicadores se debe considerar, los criterios utilizados por terceros en similares indicadores, con el propósito de que se puedan realizar comparaciones entre estos. 5. Oportunidad y accesibilidad Oportunidad Su periodicidad (diaria, semanal, mensual, trimestral, anual, etc.) así como la fecha de emisión, debe atender a la necesidad de toma de decisiones, así como a la importancia y urgencia de los asuntos que se manejen. Accesibilidad Deben estar disponibles, de ser posible en tiempo real por todos los niveles y funciones responsables de la operación y por quienes se vean afectados por la misma, así como por los clientes del servicio y producto. Los resultados de los indicadores deben de estar disponibles en primer término a quienes manejan la operación, para su control y beneficio. 6. Economía y Sencillez Economía: Debe optimizarse el tiempo y costo de obtención de datos, cálculo, distribución, análisis de variación, etc. En todo caso debe seguirse la regla del costo-beneficio, independientemente de que se optimice su captura y distribución mediante el uso de tecnologías disponibles y adecuadas. Sencillez Deben ser de formato fijo, entendibles por las personas que los utilicen y por cualquier otra que tenga conocimientos básicos de administración y de la operación. V. Efectividad de Indicadores y establecimiento de metas. Para optimizar la utilización de los indicadores, estos deben:

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Integrarse

en

un

Sistema

de

Indicadores

el

cual

funcione etapas:

correctamente mediante el cabal cumplimiento de sus diagnóstico, diseño, implantación, seguimiento. 

Estar relacionados directamente con los objetivos que se pretenden lograr, es decir, que midan lo que realmente se quiere medir. Integrarse a la operación cotidiana de la Dependencia ó Entidad. Que su obtención sea sencilla en relación a la utilidad de la información que arrojan. Enmarcarse en el proceso de medición y control, a saber: Sistema de Medición. Medición de resultados y comparación con objetivos. Análisis de causas de variaciones. Identificación y evaluación de opciones. Toma de decisiones y acción correctiva. Seguimiento, evaluación y retroalimentación. Estar directamente relacionados con una meta.

 

V.1 Establecimiento de Metas Las metas se describen como el porcentaje de éxitos a alcanzar del estándar, o dicho de otra forma el grado en que se planea el cumplimiento del estándar en un determinado periodo. Las fuentes más comunes para la determinación de estándares son: Requerimientos de la dependencia ó entidad. Investigación referencial. Resultados históricos. Prácticas de las industrias. Publicaciones internacionales. Directivas de la administración. Manuales e instructivos de operación. Especificaciones del producto, entre otros. Una vez determinado el estándar se establece la meta. Ejemplo
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Indicador

Forma de cálculo No. de personas mayores de 15 años que no saben leer ni escribir. Población total del mismo grupo de edad. No. Centros de educación para adultos establecidos No. Comunidades con población analfabeta Forma de cálculo No. de instructores reclutados No. de instructores requeridos para los Centros de educación establecidos para adultos No. de adultos inscritos No. de adultos con necesidades de educación

Meta

Tasa de analfabetismo

2%

Centros de educación para adultos

85%

Indicador Reclutamiento de instructores de los centros de educación para adultos Inscripción educación para adultos

Meta

100%

100%

Además de estar relacionada con el estándar, la cuantificación de la meta esta determinada por:  La capacidad de la Organización.  La programación para el cumplimiento de la meta; es decir, en ocasiones la meta se fijará por debajo del estándar para ser cumplida parcialmente, hasta no contar con los elementos necesarios que le permitan llegar a el.  Las características inherentes a la sociedad donde se utilizan los indicadores, entre otros.

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VI. Proceso para definición de indicadores Antes de describir el proceso para la definición de indicadores, resulta necesario familiarizarnos con el siguiente concepto: Factores críticos de éxito: Se refiere a los eventos que sirven para considerar que se ha tenido éxito, es decir que se ha logrado el objetivo, entidad ó bien en sus programas, funciones ó proyectos. 1. Identificar los objetivos claramente, en cualquier nivel que estos se ubiquen. Estratégicos: Se determinan a partir de la misión y visión del Gobierno Estatal, son los objetivos plasmados en el Plan Estatal de Desarrollo, y atienden las grandes necesidades de la sociedad, tales como: educación, salud, empleo, vivienda, desarrollo económico, justicia, entre otras. De Mediano Plazo: Se derivan de la desagregación de los objetivos planteados en el Plan Estatal de Desarrollo y reflejados en los Programas de Mediano Plazo como objetivos generales. Son los objetivos que cada Dependencia y Entidad del Gobierno Estatal establece con base en su función principal. Operativos: Son aquello que se logran al llevar a cabo los procesos y subprocesos, así como los proyectos reflejados en los POA´s de cada Unidad Administrativa. La redacción de los objetivos debe comenzar con un verbo en infinitivo. en toda la

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Plan Estatal de Desarrollo Objetivos Estratégicos Indicadores de Impacto Programas de Mediano Plazo Objetivos de Mediano Plazo Indicadores de Resultados Programas Operativos Objetivos Operativos Indicadores de Producto Estratégico s de Objetivos Mediano Plazo Operativos Reinventar la función Pública. Promover la implementación de la gestión de calidad y mejora continua en la de Administración Estatal.* Integrar y coordinar la entidades.

Ejemplo

operación

círculos de calidad en dependencias y

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Dirección General de Desarrollo Administrativo de la SECOG *En la tabla solo se muestra un objetivo de mediano plazo, sin embargo del objetivo estratégico se desprenden varios objetivos de mediano plazo, al igual que del objetivo de mediano plazo se desprenden varios operativos.

2. Definir los factores críticos de éxito Los factores críticos de éxito definen los resultados que se deben obtener para considerar que se ha tenido éxito en el objetivo planteado. Estos resultados se identifican contestando a la pregunta: ¿Qué cosas deben ocurrir como resultado para considerar que se ha tenido éxito en el logro del objetivo? Esta pregunta no se refiere a lo que se tiene que hacer para lograr el resultado, sino a los resultados mismos que deben ocurrir para considerar que se ha tenido éxito en el logro del objetivo. Una forma de validar los factores críticos de éxito es cuestionando: Si pueden alcanzarse los objetivos sin cumplir los factores críticos de éxito. Si al cumplir con los factores críticos de éxito se pueden alcanzar los objetivos. Con los factores críticos de éxito se busca identificar los aspectos vitales y más importantes, que puedan definir el éxito para cada objetivo, de tal forma que se mida lo verdaderamente esencial, de su determinación acertada o no, dependerá la utilidad del indicador. Para encontrar los factores críticos de éxito se deben considerar lo siguiente: El punto de vista de los involucrados en el desarrollo de las funciones para el logro de objetivo. El punto de vista de los beneficiarios. Ejemplo

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Objetivo de Mediano Plazo

Factores críticos de éxito Que los procesos de dependencias y entidades estén constituidos en un “Sistema Integral de Procesos” el cual

opere bajo un enfoque de calidad. Que dependencias y entidades apliquen la Promover la implementación de la gestión de calidad y mejora continua en la Administración Estatal. reingeniería en sus procesos. Que se implementen en dependencias y entidades programas de formación en temas de calidad, excelencia, innovación y mejora continua Que dependencias y entidades elaboren programas de formación en temas de calidad, excelencia, innovación y mejora continua Que dependencias y entidades operen bajo el Sistema de Gestión para la Calidad Sonora

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El factor crítico “Que dependencias y entidades elaboren programas de formación en temas de calidad, excelencia, innovación y mejora continua” ha sido eliminado ya que es una actividad necesaria para cumplir con el objetivo pero no es un resultado del mismo. 3. Definir la relación de variables que midan de la mejor manera el factor crítico de éxito. En este paso se establecen los indicadores, tanto su formula de cálculo, como su nombre. Continuando con el ejemplo anterior:

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Factores críticos de éxito Que los procesos de

Nombre Formula de cálculo No. de procesos de dependencias y entidades constituidos en el “Sistema Integral de Procesos” No. total de procesos de dependencias y entidades. No. de procesos de dependencias y entidades resultado de reingeniería No. total de procesos de dependencias y entidades. No. de servidores públicos capacitados No. total servidores públicos. Formación No. de tópicos cubiertos No. de tópicos programados para la Calidad (tópicos) No. de dependencias y entidades que operan bajo el Sistema de Gestión para Cobertura del Sistema de Gestión Calidad Sonora en la Administrac ión Pública Estatal.
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del indicador Procesos constituidos en el SIP

dependencias y entidades estén constituidos en un “Sistema Procesos” Integral de el cual opere

bajo un enfoque de calidad. Que dependencias y entidades reingeniería procesos. Que se implementen en dependencias y entidades programas de formación en temas excelencia, de calidad, y innovación apliquen en la sus

Procesos de reingeniería

Formación para la Calidad

mejora continua.

Que

Dependencias

y

la Calidad Sonora No. total de de dependencias y entidades de la APE.

Entidades operen bajo el Sistema de Gestión para la Calidad Sonora.

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Nota: La medición de un

factor crítico de éxito puede requerir

establecer más de un indicador según sea el caso. 4. Establecer metas para los indicadores Las metas describen el valor numérico para cada indicador y se establecen en función de los objetivos a lograr. Como se mencionó anteriormente, al establecer las metas de los indicadores es muy útil identificar el “estándar”, es decir lo que es normalmente aceptado y considerado como correcto para otros estados,
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países desarrollados ó por instituciones líderes en la materia; la organización podrá fijar la meta del indicador abajo ó arriba del estándar según sus necesidades, capacidad, expectativas de los usuarios, entre otros. Sin embargo es recomendable que la organización desarrolle un programa el cual le permita llegar al estándar. En ocasiones el indicador es exclusivo de la organización por lo que no se puede obtener información sobre el estándar normalmente aceptado para el mismo, por lo que la meta se basará en un análisis sobre el nivel de logro requerido por la organización. Ejemplo Indicador Procesos constituidos en el SIP Procesos sujetos a reingeniería Formación para la Calidad Nivel actual 0% Met a 50%

20% 20%

70% 70%

Formación para la Calidad (tópicos) Cobertura del Sistema de Gestión Calidad Sonora en la Administración Pública Estatal. 5. Implantación de Indicadores

20%

100 %

0%

80%

La implantación de cada indicador requiere un proceso que comprende las siguientes etapas:

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VALIDACIÓN

Utilidad del Indicador Grado en que refleja la visión, objetivos estratégicos y metas de la entidad Información requerida Fuentes de información: disponible ó no disponible Forma de generación Validación Asignación de responsables

REQUERIMIENTO DE INFORMACIÓN

OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN NO DISPONIBLE

PRUEBA PILOTO

Validación de: Proceso de determinación Factibilidad de análisis de desviaciones Utilidad general del Indicador Restricción a una o dos unidades por cada variable importante para facilitar el monitoreo y corrección del sistema Elaboración de instructivos Capacitación Pruebas de aceptación Liberación para su uso

IMPLANTACIÓN

DIFUSIÓN

6. Medición y monitoreo sistemático La información sistema de que arrojan los indicadores es útil cuando se puede ir medición y monitoreo sistemático en donde comparando a lo largo del tiempo. Por esto, es necesario tener un periódicamente se revisan los resultados obtenidos por medio de los indicadores. Este sistema debe incluir el establecimiento de una fuente oficial de información, formatos de registro de datos, el periodo adecuado de medición para la toma de decisiones, las personas responsables de
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calcular los indicadores y el responsable de recabar esta información a fin de turnarla para su validación y reporte.

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VII. Sistema Estatal de Indicadores A partir de esta definición, un sistema de indicadores puede ser definido como el conjunto coherente de indicadores combinados o no, de acuerdo a un sistema de variables y categorías que representan la gestión o funcionamiento de una unidad de análisis, respecto de una función determinada, por ejemplo, docencia, investigación, extensión o servicio institucional. En el caso de la Administración Estatal se propone crear el Sistema Estatal de Indicadores S.E.I. constituido por indicadores que correspondan a las 3 categorías antes mencionadas, las cuales se encuentran estrechamente ligadas con el nivel de planeación al que pertenecen, tal como se indica en la siguiente grafica: Los indicadores como parte fundamental del Sistema Estatal de Planeación

Sistema Estatal de

Sistema Estatal de
Del PED se desprenden los objetivos estratégicos, para los cuales deben establecerse criterios de evaluación y con base en ellos se construyen Indicadores. Estos indicadores permitirán En los PMP se desagregan los objetivos en estrategias, para las cuales se construyen Indicadores que se refieren preferentemente al cumplimiento de los objetivos y obtención de resultados. Indicadores de Resultados En los POA se desagregan los objetivos en procesos y proyectos, para los cuales se construyen Indicadores que se refieren cumplimiento de tareas Indicadores de Producto

PLAN ESTATAL DE DESARROLLO 2004-2009

PROGRAMAS DE MEDIANO PLAZO

PROGRAMAS OPERATIVOS ANUALES

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El Sistema Estatal de Indicadores (S.E.I.) esta conformado por indicadores que nos muestran el impacto de la ejecución del Plan Estatal de Desarrollo (P.E.D) y otros destinados al control de las operaciones de cada unidad administrativa, como a continuación se indica: El número total de indicadores del S.E.I. pareciera muy grande, sin embargo su uso tiene fines específicos, esto es para conocer el impacto de la ejecución del PED se contará con un máximo de 250 indicadores y para dirigir la definición de los Programas Operativos Anuales se contaría aprox. con 25 indicadores por Programa de Mediano Plazo (PMP), a la vez en el último nivel para efectos de control operativo se estiman 5 para cada Unidad Administrativa de un aproximado de 500 unidades. GOBIERNO ESTATAL DEPENDENCIAS Y ENTIDADES UNIDADES ADMINISTRATIVAS

6 indicadores de Impacto por 37 PMP`s

25 indicadores Estratégicos por 37 PMP`s
APROX. 1,000

APROX. 250

5 indicadores de Procesos y Proyectos por 500 Unidades Administrativa

El SEI antecedido por una Planeación Estratégica permite ejercer dos funciones: 1) Seguimiento y Control: Elemento clave para que la acción del Gobierno se monitoree, evalúe y se corrija cuando los indicadores muestren desvíos ó rezagos en el cumplimiento del PED. 2) Mejoramiento Organizacional: Las mediciones del SEI deberán proporcionar los elementos para analizar la estructura y los procesos de cada una de las dependencias y entidades e implantar un proceso de mejoramiento continuo en el que la justificación de cada puesto, cada proceso y proyecto tenga correspondencia directa con el logro de los objetivos de las mismas.

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VII. Cédula de Indicador El contenido de cada indicador debe definirse en forma estandarizada, a efecto de que la información que genere sea entendible por todos los usuarios. Para ello se propone el siguiente formato:
Ente Público (Siglas) Eje Rector (2) (1) 05 SCOG P.M.P. (4) OPMP(5) 32 02 Unidad Administrativa (Siglas)(Clave)(8) DGLC-0606 Subproceso (7) 01 O.E.R. (3) 01 Proceso (6) 01 Proyecto (9) 01 Hoja No.1 de 2. Fecha de elaboración: 01/09/04 Indicador(1 0) 01 Revisión (11) 00

CÉDULA DE INDICADOR
I. OBJETIVO A MEDIR II. TIPO DE INDICADOR a)De Impacto III. NOMBRE DEL INDICADOR IV. FÓRMULA DE CÁLCULO V. ATRIBUTO VI. BASE PARA EL CÁLCULO DEL INDICADOR Y CRITERIOS NUMERADOR DENOMINADOR VII. UNIDAD DE MEDIDA b)Porcentaj C)Personas d)Promedio e VIII. FUENTE DE LA INFORMACIÓN a) Organización: b)Nombre: C)Puesto: a)Importe e)Semanas d)Otros: f)Otros* INDICADOR SIMPLE b)De Resultados c) De producto (Proceso y Proyecto)

IX. RESPONSABLE DE CONFORMAR LA INFORMACIÓN PARA EL INDICADOR a)Dependencia/E b)Nombre: C)Puesto: d)Uso: ntidad: X. RESPONSABLE DEL INDICADOR a)Dependencia/E b)Nombre: ntidad: XI. USUARIOS XII. PERIODICIDAD EN LA EMISIÓN DEL INDICADOR a)Trimestral b)Mensual XIII. MEDIO DE RESGUARDO DEL INDICADOR c)Anual d)Otra C)Puesto: d)Uso:

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Dirección General de Desarrollo Administrativo de la SECOG a)Archivo de disco magnético b)Documento XIV. MEDIOS DE INFORMACIÓN DEL INDICADOR a)Publicaciones b)Internet Otro* c)Otros Especifique:

*Para agregar en esta celda la unidad de medida de su indicador, en caso de no ser de ninguna de las opciones que ahí aparecen. Nota: Estos son sólo los elementos mínimos que debe contener el formato, cada Ente Público estará en libertad de incluir otros más que juzgue convenientes; anexando al mismo, la justificación correspondiente.

Consideraciones para la cédula de indicador 1) Indicador: Instrumento de medición de variables representadas por cifras que señala aspectos significativos de un fenómeno. En las entidades tanto públicas como privadas, indicador está relacionado con la estructura, proceso, resultado e impacto de sus acciones y representa el mecanismo idóneo para que a través de su medición se vigile su adecuada administración. El indicador se representa a través de diversas opciones tales como: porcentajes, promedios, razones a una fecha o por un período, tendencias, aumentos o disminuciones y, combinación de las anteriores. 2) Objetivos: Los objetivos describen específicamente lo que se quiere lograr. Identificar los objetivos claramente, en cualquier nivel que estos se ubiquen. • Estratégicos: Se determinan a partir de la misión y visión del Gobierno Estatal, son los objetivos plasmados en el Plan Estatal de Desarrollo, y atienden las grandes necesidades de la sociedad, tales como: educación, salud, empleo, vivienda, desarrollo económico, justicia, entre otras. • De Mediano Plazo: Se derivan de la desagregación de los objetivos planteados en el Plan Estatal de Desarrollo y reflejados en los Programas de Mediano Plazo como objetivos generales. Son los objetivos que cada Dependencia y Entidad del Gobierno Estatal establece con base en su función principal. • Operativos: Son aquello que se logran al llevar a cabo los procesos y subprocesos, así como los proyectos reflejados en los POA´s de cada Unidad Administrativa. La redacción de los objetivos debe comenzar con un verbo en infinitivo.
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3) Tipo de Indicadores: a) Indicadores de impacto: Nos proporcionan una evaluación sobre la actuación del Gobierno Estatal en su conjunto, es decir, nos dicen el avance que se ha logrado en el cumplimiento de los grandes objetivos tales como: educación, salud, empleo, vivienda, desarrollo económico, justicia, etc. b) Indicadores de Resultados: Nos proporcionan información sobre el grado en que se da cumplimiento a los objetivos y estrategias planteadas en los Programas de Mediano Plazo por las Dependencias participantes. c) Indicadores de Producto (procesos y proyectos). Evalúan la eficacia, eficiencia y calidad de las acciones reflejadas en el Programa Operativo Anual de cada unidad administrativa de las Dependencias y Entidades del Gobierno Estatal. Con estos indicadores se evalúan también los servicios públicos, de acuerdo a los estándares previamente definidos, ya que un servicio es en sí un proceso ó subproceso que realiza la dependencia ó entidad. 4). Nombre del indicador: Nombre con el que se conoce al indicador, el cual además de ser único debe: • • • • Ser breve Aclarar por si solo su contenido Relacionarse con la formula de obtención del dato, de tal forma que Evitar el uso de siglas o títulos faltos de calridad. y Entidades del Gobierno Estatal y demás instancias

sea uniforme en distintos departamentos o periodos. 5) Fórmula de cálculo: Describe la forma de determinación del indicador (componentes). Ejemplo: Indicador = Cantidad de eventos de interés que se espera cumplirán con el estándar Población en la cual se presenta el evento de interés
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Lo anterior previo análisis de los factores de éxito, es decir, aquellos resultados concretos que deban obtenerse para estar ciertos de que se ha tenido éxito en el logro del objetivo planteado, ya que los componentes del indicador expresan la medición de los componentes críticos de éxito. 6) Clase de indicadores: Los indicadores pueden ser simples ó complejos. a) Indicador Simple: Contiene una variable, por ejemplo: Apoyo para el pago de la luz = No. de personas que se apoya para el pago de la luz Para estos indicadores, no interesa saber el universo* ó simplemente no existe, en este caso el universo sería el total de las personas que requieren el apoyo, sin embargo ya se tiene establecido el numero de apoyos que se planean otorgar; y solo se desea saber cuantos apoyos se han otorgado. b) Indicador Complejo: Contiene dos o más variable, por ejemplo: Cobertura del servicio de agua potable: No. de habitantes con el servicio de agua potable/No. total de habitantes en Sonora. En este caso resulta necesario saber el universo (la población total del Estado de Sonora), ya que es un servicio básico, con el cual debe contar toda la población. 7) Atributo: Característica que nos interesa medir. Deben evitarse conceptos genéricos como calidad o excelencia; es preferible específicos como oportunidad, cortesía, sencillez, puntualidad, etc.

8) Base para el cálculo del indicador y criterios: Cuando los conceptos utilizados en la formula del indicador pueden tener distintas interpretaciones ó no entenderse, conviene especificar el significado y/o sentido con que se utilizan dicho concepto. Deben especificarse:
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• • •

Que o quienes incluyen o excluyen. Período y/o fecha de corte de las operaciones de la fuente de Equipo utilizado para medir. utilizan mediciones estadísticas con base a muestreo, es

información presentada. Cuando se

conveniente plasmar la formula utilizada para el cálculo de la muestra. 9) Unidad de medida: Puede ser: • • • • • • Importe (moneda nacional, dólares, miles, millones, etc.) Porcentaje (proporción) Kilómetros, millas, hectáreas, etc. Kilogramos, libras Días, semanas Veces en que se da una relación, entre otras.

10) Fuente de la información: Nombre de la institución u organización en general de donde se obtiene la información, nombre y puesto de la persona que otorgo la información, ó descripción de cualquier otra fuente posible. Si es se considera necesario debe incluirse el modo de captura, es decir, la forma de determinar el indicador, debe ser única y no cambiar por ningún motivo. Fuente Primaria: Cuando se obtiene la información de primera mano, es decir, directamente con la fuente. (Por ejemplo: las encuestas de opinión). Fuente Secundaria: Cuando existe un intermediario entre el que recaba la información y la fuente. (Por ejemplo: la información generada por el INEGI). 11) Periodicidad de la emisión: Puede ser diario, semanal, quincenal, mensual, bimestral, trimestral y anual. 12) Medio de resguardo: Es el medio que guarda la información relativa al indicador (Discos magnéticos, impresiones, etc.).

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13) Medios de información del indicador: Medios utilizados para dar a conocer el Indicador (Internet, Publicaciones, etc.).

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