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MANUAL SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES AREA: FI NANZAS Y CONTABILIDAD

Mayo, 2004

PROCEDIMIENTOS CONTABLES DE EGRESOS

MANUAL SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES AREA: FI NANZAS Y CONTABILIDAD
1.

141 Mayo, 2004

Procedimiento: Cálculo, registro de las Vacaciones y Bono Vacacional.

Objetivo: Describir las actividades correspondientes en el proceso de cálculo de las Vacaciones y Bono Vacacional. Normas Específicas: Debe crearse el compromiso del gasto correspondiente a la partida 4.01 “Gastos de Personal” al inicio de cada año por la Coordinación de Presupuesto. Responsable Gerencia de Gestión Interna Presidencia Asesoría Legal Coordinación de Finanzas y Contabilidad Acción 1. Envía la solicitud firmada para la aprobación de la Presidencia. 2. Firma en señal de aprobación. 3. Recibe, revisa y firma conformando lo indicado por la gerencia de gestión interna y devuelve. 4. Recibe de la Gerencia de Gestión Interna la Solicitud para el cálculo de las Vacaciones y lo correspondiente al Bono Vacacional. 5. Efectúa cálculo de las vacaciones en el momento en que elabora la nómina mensual. 6. Efectúa cálculo del bono vacacional en el momento en que es te cumple el año de servicio, y es incluido en la respectiva nómina del mes en que corresponde, ordenando su cancelación en la primera quincena del mes respectivo.

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2.

Nº Página 143 Mayo, 2004

Procedimiento: Elaboración y Registro de la Nómina del Personal que l bora en a FUNDACITE Mérida.

Objetivo: Instruir sobre los pasos a realizar al momento de elaborar y registrar la nómina del personal que labora en la Fundación para el Desarrollo de la Ciencia y Tecnología del Estado Mérida. Normas Específicas: Debe crearse el compromiso del gasto correspondiente a las partida 4.01 “Gastos de Personal” al inicio de cada año por la Coordinación de Presupuesto. Responsable Coordinación de Finanzas y Contabilidad
1.

Acción
Recibe en los primeros cinco días de cada mes, de la Gerencia de Gestión Interna los recaudos por variaciones o modificaciones solicitadas que tengan relación con la nómina (tanto de personal fijo como contratado). Elabora la nómina mensual entre los días nueve (9) y Diez (10) de cada mes. Revisa todas las variaciones por los diferentes conceptos tales como: Incremento salarial, Préstamos de Caja de Ahorros, Cuentas por Cobrar a CANTV, entre otros. Realiza todos los cálculos necesarios (salarios, sueldos, deducciones de Ley (SSO, Paro Forzoso, LPH, Fondo de Pensiones y Jubilaciones, Caja de Ahorro, etc.) aportes patronales(SSO, Paro Forzoso, LPH, Fondo de Pensiones y Jubilaciones, Caja de Ahorros), previsión de antigüedad, Vacaciones de acuerdo a la Ley y Reglamentos pertinentes en el programa de Excel y el módulo de nómina del sistema administrativo contable SIGESP. Procede a Imprimir la nómina con sus respectivos auxiliares de Deducciones y de Aportes Patronales. Se elabora un oficio como Orden de pago para que sea dirigido al Banco. Envía Oficio y los demás recaudos a la Gerencia de Gestión Interna. Recibe el oficio y todos los recaudos. Revisa toda la documentación.

2. 3.

4.

5. 6. 7.

Gerencia de Gestión Interna

8. 9.

10. Envía a Presidencia.

Presidencia

11. Aprueba la nómina, firma todos los recaudos y la secretaria sella el oficio(Orden de Pago). 12. Envía a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad.

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2.

Nº Página 144 Mayo 2004

Procedimiento: Elaboración y Registro de la Nómina del Personal que labora en FUNDACITE-Mérida. Responsable Acción 13. Se procede a fotocopiar el oficio (nómina). 14. Envía el oficio al Banco (Escrito y en versión electrónica) para que efectué la cancelación de la nómina quincenal a través de las ordenes de pagos respectivas. 15. Si es personal contratado se elabora la orden de pago y se envía al apoyo administrativo para que elabore el cheque. 16. Se realiza el registro contable de la nómina. 17. Se elabora un memorando dirigido al apoyo administrativo para que elabore al final del mes los cheques para el pago de los aportes y deducciones anexando copia de la nómina con sus respectivos auxiliares. 18. Se archiva la nómina en su carpeta respectiva. 19. Se archiva el asiento contable y sus respectivos soportes por fecha e Institución Financiera. 20. Elabora los recibos de los sueldos de nómina. 21. Se envían los recibos de sueldos y salarios a la Gerencia de Gestión Interna para que realice la distribución de los mismos. 22. Recibe de la Coordinación de Finanzas y Contabilidad los recibos de sueldos y salarios. 23. Realiza la distribución de los Recibos de sueldos y salarios al personal de la Fundación.

Coordinación de Finanzas y Contabilidad

Gerencia de Gestión Interna

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3.

Nº Página 147 Mayo 2004

Procedimiento: Registro de la Cancelación de indemnización a empleados y obreros de FUNDACITE-Mérida.

Objetivo: Ilustrar los pasos para registrar la indemnización a empleados y obreros de FUNDACITE-Mérida. Normas Específicas: Debe crearse el correspondiente compromiso presupuestario al inicio de cada año de la partida 4.01 “Gastos de Personal” y demás subpartidas correspondientes a este rubro por la Coordinación de Presupuesto. Responsable Gerencia de Gestión Interna Consultoría Jurídica Acción 1. Envía la solicitud a Consultaría Jurídica para la elaboración de las indemnizaciones del personal que labora en la Fundación. 2. Elabora los cálculos de la respectiva indemnización de acuerdo a lo establecido por la Ley Orgánica del Trabajo. 3. Envía el documento a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad 4. Revisa los cálculos de la Indemnización realizados por la Consultora Jurídica y firma. 5. Envía a Consultaría Jurídica 6. Revisa y Coloca la media Firma 7. Envía a Presidencia 8. Aprueba 9. Envía a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad 10. Elabora un oficio dirigido a la Gerencia de Fideicomisos de Prestaciones Sociales para que se ordene el pago a través de un cheque de gerencia por lo correspondiente al Fideicomiso adquirido en la cuenta Bancaria. 11. Ordena el pago por la diferencia a cancelar, enviando memorando al apoyo administrativo para que proceda a la elaboración del cheque. 12. Ingresa los datos en el módulo financiero el apoyo administrativo por lo cual queda registrado contablemente la liquidación o indemnización. 13. Elabora cheque cumpliendo con el proceso de la firma.

Coordinación de Finanzas y Contabilidad Consultoría Jurídica Presidencia

Coordinación de Finanzas y Contabilidad

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3.

Nº Página 148 Mayo, 2004

Procedimiento: Registro de la Cancelación de indemnización a empleados y obreros de FUNDACITE-Mérida. Responsable Acción 14. Se entrega el cheque al Beneficiario. 15. Se archiva el asiento contable, el oficio enviado al Banco y los respectivos soportes de los cálculos en contabilidad y en la carpeta auxiliar de Prestaciones Sociales y de Nómina.

Coordinación de Finanzas y Contabilidad

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4.

Nº Página 150 Mayo, 2004

Procedimiento: Registro de la Cancelación de la nómina de Becas Ayudantias

Objetivo: Ilustrar los pasos para registrar la cancelación de la nómina de Becas Ayudantias. Normas Específicas: Debe crearse el correspondiente compromiso presupuestario al inicio de cada año de la partida 4.01 “Gastos de Personal” por la Coordinación de Presupuesto. Responsable Coordinación de Becas 1. 2. 3. Acción Recibe las solicitudes de pago de cada unidad (lo cual incluye oficio y horas mensuales). Prepara la nómina de las Becas Ayudantias (lo cual incluye un formato de identificación por cada tipo de Gerencia, Coordinación y Unidad. Elabora un (1) oficio, este debe indicar el mes que se está pagando, el concepto del mismo y demás indicaciones que se consideren importantes. Se envía a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad. Revisa la nómina y el respectivo Oficio.

4. Coordinación de Finanzas y Contabilidad 5.

Pres idencia

Coordinación de Becas

Coordinación de Finanzas y Contabilidad

6. Coloca la media firma si la nómina fue bien calculada y firma el oficio, registra en el control de ordenamiento de pagos(interno). 7. Se envía la nómina a Presidencia 8. Aprueba la nómina 9. Envía a Coordinación de Becas la nómina ya autorizada. 10. Recibe la nómina de Becas autorizada. 11. Envía el original al respectivo Banco, junto con las dos (2) copias para el Depósito Bancario en cuenta previamente asignada al becario. 12. Envía una copia a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad 13. Registra el asiento de cancelación de Becas Ayudantias. 14. El asistente administrativo procede a archivar los soportes por la fecha de la operación y por entidad financiera.

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5.

Nº Página 152 Mayo, 2004

Procedimiento: Registro de la Cancelación de la nómina de los becarios externos de FUNDACITE-Mérida.

Objetivo: Ilustrar los pasos para registrar la cancelación de la nómina de los becarios externos de la Fundación. Normas Específicas: El gasto esté correctamente imputado a la correspondiente partida del presupuesto. Responsable Coordinación de Becas Acción 1. Procede a dar seguimiento a los becarios de
cualquier nivel educativo.

2. Determina la cantidad a pagar 3. Procede a elaborar un oficio, este debe indicar el
mes que se está pagando, el concepto del mismo y demás indicaciones que se consideren importantes. 4. Se envía los quince primeros días de cada mes a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad para que revise la nómina de los becarios de Educación básica, media y diversificada, a través del sistema S.I.E.T.E vía on line . 5. Revisa la nómina y el respectivo Oficio.

Coordinación de Finanzas y Contabilidad

Presidencia Coordinación de Becas

6. Firma los oficios y anexos respectivos. 7. Procede a enviar a Presidencia 8. Aprueba la nómina de becarios externos 9. Devuelve a la oficina de Coordinación de Becas 10. Recibe la nómina ya autorizada. 11. Se comunica con la Coordinación de Finanzas y
Contabilidad para consultar si existe disponibilidad financiera en la Entidad Bancaria. 12. Informa a la Coordinación de Becas sobre la disponibilidad de Fondos en la entidad financiera. 13. Si no existe procede a ordenar Transferencias financieras entre bancos. 14. Procede a firmar la nómina en el sistema S.I.E.T.E., en señal de conformidad indicándole por esta vía a la entidad bancaria que puede proceder a abonar a cada becario. 15. Registra contablemente la operación. 16. Archiva los soport es por fecha y por entidad financiera.

Coordinación de Finanzas y Contabilidad

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154 Mayo, 2004

6.

Procedimiento: Registro de la compra de bienes para FUNDACITE Mérida

Objetivo: Ilustrar los pasos para el registro de la compra de bienes para FUNDACITE Mérida. Normas Específicas: Se debe regir de acuerdo a la normativa interna para la compra y adjudicación directa tomando las decisiones adoptadas por la Comisión de Compras, Servicios Generales, Seguro y Cóctel. Además debe cumplir con el articulo 38 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica de Venezuela en el capitulo II que trata sobre el Control Interno, la cual señala a continuación lo siguiente:” El sistema de Control Interno que implante en los entes y organismos a que se refiere al articulo 9, numerales 1 al 11 de esta ley; deberá garantizar que antes de proceder a la adquisición de bienes o servicios o a la elaboración de contratos que impliquen compromisos financieros, los responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes: 1. Que el gasto esté correctamente imputado a la correspondiente partida del presupuesto o en su caso a créditos adicionales. 2. Que exista disponibilidad presupuestaria. 3. Que se hayan previsto las garantías necesarias y suficientes para responder por las obligaciones que ha de asumir el contratista 4. Que los precios sean justos y razonables, salvo las excepciones establecidas en la ley 5. Que hubiere cumplido con los términos de la ley de Licitaciones, en los casos que sea necesario y demás leyes que sean aplicables. Responsable Coordinaciones requeriente Acción 1. Hace la solicitud a la Unidad de Servicios Generales de acuerdo a sus metas u objetivos tomando en consideración la disponibilidad asignada a su programa. 2. Solicita la cotización a proveedores según la normativa interna para la compra o adjudicación directa de bienes. 3. Canaliza la orden de compra (ver procedimiento administrativo “Elaborar y canalizar la compra”) 4. Envía a La Coordinación de Presupuesto la nota de pedido 5. Procede a Imputar la partida de gasto por programa (ver procedimiento presupuestario”Elaborar la Ejecución financiera del presupuesto de gasto de la Fundación”)

Unidad de Servicios Generales

Coordinación de Presupuesto

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10 Mayo, 2004

6.

Procedimiento: Registro de la compra de bienes para FUNDACITE Mérida. Responsable Acción 6. Solicita la información del compromiso a través del módulo de Cuentas por pagar en el programa administrativo contable SIGESP, solicitando los datos: Nº de solicitud, nombre del proveedor beneficiario. 7. Solicita el pago a través del sistema administrativo SIGESP en la cual se identifica el Nº de solicitud y se determina la fecha por lo cual se causa el compromiso. 8. Se procede a contabilizar a través del módulo, registrando la información la cual debe aparecer en el modulo financiero. 9. Se procede a ordenar el pago de acuerdo a la decisión que tome la Coordinadora de Finanzas y Contabilidad. 10. El apoyo administrativo procede a elaborar el cheque. 11. Se entrega cheque al beneficiario, de acuerdo al horario preestablecido. 12. Se archiva el asiento contable y los soportes de acuerdo al banco y la fecha.

Coordinación de Finanzas y Contabilidad

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157 Mayo, 2004

7.

Procedimiento: Registro de la cancelación de Servicios No Personales adquiridos por FUNDACITE-Mérida.

Objetivo: Ilustrar los pasos a seguir para el registro de la cancelación de los servicios no personales adquiridos por la Fundación. Normas Específicas: Debe crearse el compromiso de la partida 4.03 “Servicios No Personales” al comienzo del año por la Coordinación de Presupuesto, dependiendo del tipo de servicio. Además debe cumplir con el articulo 38 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica de Venezuela en el capitulo II que trata sobre el Control Interno que señala a continuación lo siguiente:” El sistema de Control Interno que implante en los entes y organismos a que se refiere al articulo 9 , numerales 1 al 11 de esta ley deberá garantizar que antes de proceder a la adquisición de bienes o servicios o a la elaboración de contratos que impliquen compromisos financieros, los responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes: 1. Que el gasto este correctamente imputado a la correspondiente partida del presupuesto o en su caso a créditos adicionales 2. Que exista disponibilidad presupuestaria. 3. Que se hayan previsto las garantías necesarias y suficientes para responder por las obligaciones que ha de asumir el contratista 4. Que los precios sean justos y razonables, salvo las excepciones establecidas en la ley 5. Que hubiere cumplido con los términos de la Ley de Licitaciones, en los casos que sea necesario y demás leyes que sean aplicables. Responsable Gerencia, Coordinación Unidad, solicitante Presidencia Consultaría Jurídica o Acción 1. Eleva la solicitud ante presidencia 2. Envía la solicitud de la elaboración de contratos de servicios 3. Elabora el Contrato de Servicio en dos(2) originales ver procedimiento administrativo “ Elaborar contratos” 4. Envíalos dos (2) ejemplares a la Coordinación de presupuesto 5. Procede a revisar e imputar el gasto a la partida especifica y el programa correspondiente ver procedimiento presupuestario:”Elaborar la Ejecución Financiera del Presupuesto de Gastos de la fundación.”

Coordinación de Presupuesto

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7.

158 Mayo, 2004

Procedimiento: Registro de la cancelación de Servicios No Personales adquiridos por FUNDACITE Mérida Responsable Acción 6. Recibe los nuevos compromisos o gastos causados, los revisa y ordena el pago en el momento en que corresponda. 7. Da el visto bueno al informe presentado y lo envía a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad. 8. Analiza el gasto de acuerdo al programa correspondiente (si tiene parte corriente o capitalizable). a. Si se cancela con la presentación de informes. b. Si existe un anticipo se carga a la cuenta de activo: Anticipo a Proveedores y se abona al banco. c. Si corresponde efectuar ordenar y efectuar Retención de ley. 9. Se elabora el cheque de acuerdo al proceso. 10. Se entrega el cheque al beneficiario. 11. Se procede archivar el asiento y los soportes de la transacción.

Coordinac ión de Finanzas y Contabilidad Gerencia interna Coordinación de Finanzas y Contabilidad

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8. Procedimiento: Registro de la Reposición del Fondo de Caja Chica

161 Mayo, 2004

Objetivo: Ilustrar los pasos a seguir para el registro de la Reposición del Fondo de Caja Chica.
Normas Específicas: Se debe contabilizar la reposición cuando se ha gastado el 75% del Fondo; ya que el mismo se contabiliza al comienzo o al final del año; es decir cuando se crea y cuando se cierra. Se establece que el límite de gastos establecidos para este Fondo es de 50.000, 00 Bs. Las partidas 4.01 “Gastos de Personal” y 4.03 “Servicios No Personales” no se pueden cubrir por este Fondo, igualmente de la partida 4.02”Materiales y Suministros” que haya en existencia en Almacén. Los soportes deben cumplir con las disposiciones referidas a la resolución Nº 320 emitida por el Servi cio Nacional Integrado de Administración Tributaria SENIAT sobre la Impresión y Elaboración de Facturas y Otros Documentos Similares.

Responsable Coordinación de Presupuesto 1.

Acción
Se recibe del o los responsable(s) del Fondo, un memorando solicitando la reposición del Fondo de Caja Chica (este memorando debe contener: El número de reposición y la relación de los gastos con sus respectivos soportes) Revisa la solicitud de reposición y la relación detallada de los recibos ó soportes de Caja Chica. Revisa la relación de gastos para crear el compromiso presupuestario, es decir; realiza la imputación presupuestaria (esta debe contener los soportes necesarios y la media firma de la Coordinación de Presupuesto en cada soporte). Autoriza el pago si estas revisiones contienen todos los requerimientos, si no se devuelve a la Coordinación de Presupuesto para que corrija las fallas existentes. Se envía al apoyo administrativo una autorización para que realice el cheque por el módulo de pagos directos del sistema administrativo contable SIGESP. Envía el cheque con sus respectivos soportes a la Asistente de la Contraloría Interna. Revisa el cheque y soportes y coloca sello de revisado y lo consigna en la Coordinación de Finanzas y Contabilidad. Recibe cheque y soportes y consigna ante Presidencia para su respectiva firma. Firma cheque y ordena a secretaria que lo consigne a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad. Recibe cheque con sus respectivos soportes.

Coordinación de Finanzas y Contabilidad

2. 3.

4. 5. 6. Asistente de Contraloría Interna Coordinación de Finanzas y Contabilidad Presidencia Coordinación de Finanzas y Contabilidad 7. 8. 9. 10.

11. Entrega el cheque al responsable del Fondo. 12. Archiva los soportes relacionados con la Reposición.

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9. Procedimiento: Registro de la Reposición del Fondo de Trabajo

163 Mayo, 2004

Objetivo: Ilustrar los pasos a seguir para el registro de la reposición del Fondo de Trabajo Normas Específicas: Se debe contabilizar la reposición cuando se halla producido el gastado del 80% del fondo. Los soportes deben cumplir con las disposiciones referidas a la Resolución Nº 320 emitida por el SENIAT sobre la Impresión y Elaboración de Facturas y Otros Documentos Similares.

Responsable Coordinación de Presupuesto 1.

Acción
Se recibe de los responsables de los Fondos un memorando solicitando la reposición de los Fondos de Trabajo para crear el compromiso presupuestario (Este memorando debe contener: El número de reposición y la relación de los gastos con sus respectivos soportes) (ver procedimiento denominado “Reposición de los fondos de Trabajo” Revisa la solicitud de reposición (para determinar si el número de reposición de los Fondos de Trabajo coinciden con el número posterior de la solicitud de reposición anterior. Revisa la relación de gastos (esta debe contener los soportes necesarios y la media firma de la coordinación de presupuesto en cada soporte). Autoriza el pago si estas revisiones contienen todos los requerimientos, si no se devuelve a la Coordinación de Presupuesto para que corrija las fallas existentes Se envía al apoyo administrativo una autorización para que realice el cheque por el modulo de pagos directos del sistema administrativo contable SIGESP. Envía cheque con sus respectivos soportes a la Asistente de Contraloría Interna. Recibe cheque y soportes, revisa y coloca sello, devuelve a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad. Recibe cheque y soportes y lo envía a Presidencia para su firma. Recibe cheque y soportes, firma el presidente y la secretaria consigna en la Coordinación de Finanzas y Contabilidad. Recibe Cheque firmado por el presidente.

Coordinación de Finanzas y Contabilidad

2.

3. 4. 5. 6. Asistente de Contraloría Interna Coordinación de Finanzas y Contabilidad Presidencia Coordinación de Finanzas y Contabilidad 7. 8. 9. 10.

11. Entrega el cheque al responsable del Fondo de Trabajo. 12. Archiva los soportes de la Reposición del Fondo de Trabajo.

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10.

165 Mayo, 2004

Procedimiento: Registro de la compra de material para mantener existencias mínimas en almacén.

Objetivo: Ilustrar los pasos a seguir para el registro de la compra de material para mantener existencias mínimas en almacén. Normas Específicas: El encargado del almacén debe elaborar una relación de los materiales usados por Presidencia, Gerencia, Coordinación y Unidad de acuerdo a las partidas presupuestarias y programas con el objeto de que cuando se efectué la compra para surtir el mismo, se lleve el gasto del programa contra la cuenta 1.01.03.07 “Inventario de Materiales y Suministros de Oficina” Además se debe cumplir con lo establecido en el artículo 38 de la Ley Orgánica de Contraloría General de la Republica Bolivariana de Venezuela que habla sobre los requisitos de control interno para la adquisición de bienes y servicios conjuntamente con los pagos de los mismos

Responsable Almacén

Acción 1. Realiza estimación de la cantidad de material que se va a utilizar para un periodo de tiempo 2. Elabora y envía memorando de “solicitud de material para mantener existencia mínima en almacén” a Unidad de Servicios Generales 3. Solicita la cotización a proveedores según la normativa interna para la compra o adjudicación directa de bienes. 4. Canaliza la orden de compra (ver procedimiento administrativo “Elaborar y canalizar la compra”. 5. Envía la Orden de Compra a la Coordinación de Presupuesto. 6. Procede a Imputar la partida de gasto por programa ver procedimiento presupuestario: ”Elaborar la Ejecución financiera del Presupuesto de Gasto de la Fundación” 7. Solicita la información del compromiso a través del módulo de Cuentas por Pagar en el programa administrativo contable SIGESP, solicitando los datos: Nº de solicitud, nombre del proveedor, beneficiario

Unidad de Servicios Generales

Coordinación de Presupuesto

Coordinación de Finanzas y Contabilidad

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10.

166 Mayo, 2004

Procedimiento: Registro de la compra de material para mantener existencias mínimas en almacén Responsable Acción 8. Solicita el pago a través del sistema administrativo SIGESP en la cual se identifica el Nº de solicitud y se determina la fecha por lo cual se causa el compromiso. 9. Se procede a contabilizar a través del módulo, registrando la información la cual debe aparecer en el módulo financiero. 10. Se procede a ordenar el pago de acuerdo a la decisión que tome la Coordinadora de Finanzas y Contabilidad. 11. El apoyo administrativo procede a elaborar el cheque. 12. La Coordinadora de Finanzas y Contabilidad procede a revisar el cheque, lo firma y envía a la Asistente de Contraloría Interna para su revisión. 13. Recibe cheque y soportes, revisa , coloca sello y devuelve a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad. 14. Recibe cheque y soportes y lo envía a presidencia para la firma. 15. Recibe cheque y soportes, firma el presidente, entrega a la secretaria para que lo consigne a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad. 16. Recibe cheque con soportes, firmado por el Presidente. 17. Entrega cheque al beneficiario, en la fecha preestablecida. 18. Archiva el asiento contable y los soportes (solicitud de material para el almacén, relación de material utilizado por programa, cotizaciones, orden de compras) por fecha, institución financiera.

Coordinación de Finanzas y Contabilidad

Asistente de Contraloría Interna Coordinación de Finanzas y Contabilidad Presidencia Coordinación de Finanzas y Contabilidad

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11.

168 Mayo, 2004

Procedimiento: Registro de los Viáticos solicitados por el personal de FUNDACITEMérida

Objetivo: Ilustrar los pasos para el registro de los viáticos realizados por el personal de FUNDACITE-Mérida. Normas Específicas: Debe comprometerse la partida 4.03.07.01 (Viáticos y pasajes dentro del país); 4.03.07.02 (Viáticos y Pasajes Fuera d País); 4.03.07.03 (asignación el por Kilómetros Recorridos, por la Coordinación de Presupuesto y el gasto de esta partida de Egresos ocupa el tercer lugar como prioridad para el ordenamiento de los pagos de acuerdo a la planificación según decisión adoptada. Los Viáticos y Pasajes según reglamento se ordena el pago y se hace efectivo el mismo, mínimo 3 días antes del viaje. Responsable Presidencia, Gerencia, Coordinación y Unidades Solicitantes Unidad de Servicios Generales Acción 1. Realiza el procedimiento administrativo general de “solicitud de Viáticos” 2. Envía la solicitud de viáticos a la Unidad de Servicios Generales; si existe el requerimiento de pasajes. 3. Canaliza la Orden de Pasajes (ver procedimiento administrativo “Elaborar y canalizar la compra” 4. Envía la Orden de compra a La Coordinación de Presupuesto 5. Procede a Imputar la partida de gasto correspondiente por programa ver procedimiento presupuestario:”Elaborar la Ejecución Financiera del Presupuesto de Gasto de la Fundación” 6. Solicita la información del compromiso a través del módulo de Cuentas por Pagar, solicitando los datos: Nº de solicitud, nombre del beneficiario. 7. Solicita el pago a través del módulo de Cuentas por Pagar del sistema administrativo SIGESP, en la cual se identifica el Nº de solicitud y se determina la fecha por lo cual se causa el compromiso. 8. Se procede a contabilizar a través del módulo, registrando la información la cual debe aparecer en el módulo financiero de banco del sistema SIGESP.

Coordinación de Presupuesto

Coordinación de Finanzas y Contabilidad

MANUAL SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTAB LES AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD
11.

169 Mayo, 2004

Procedimiento: Registro de los Viáticos solicitados por el personal de FUNDACITE Mérida Responsable Acción 9. Se procede a ordenar el pago de acuerdo a la decisión que tome la Coordinadora de Finanzas y Contabilidad. 10. El apoyo administrativo procede a elaborar el cheque. 11. La Coordinadora de Finanzas y Contabilidad, revisa cheque, firma y envía a la Asistente de Contraloría Interna. 12. Recibe cheque con sus respectivos soportes, revisa ,coloca sello, firma y devuelve a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad. 13. Recibe cheque, soportes y envía a Presidencia para la firma del Presidente. 14. Recibe cheque, soportes, firma el presidente y ordena a la secretaria que se envíe a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad. 15. Recibe cheque firmado por el presidente. 16. Se entrega el cheque al beneficiario. 17. Se archiva el asiento contable y los soportes por fecha y banco

Coordinación de Finanzas y Contabilidad

Asistente de Contraloría Interna Coordinación de Finanzas y Contabilidad Presidencia

Coordinación de Finanzas y Contabilidad

MANUAL SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTAB LES AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD
12.

171 Mayo, 2004

Procedimiento: Registro de la adquisición de Pasajes ó Boletos Aéreos

Objetivo: Ilustrar los pasos para el registro de la adquisición de pasajes o Boletos Aéreos Normas Específicas : Debe comprometerse las partidas 4.03.07.01 (Viáticos y pasajes dentro del país dentro del país); 4.03.07.02 (Viáticos y Pasajes Fuera del País), por la Coordinación de Presupuesto.

Responsable Presidencia, Gerencia, Coordinación y Unidad Solicitante Unidad de Servicios Generales 1. 2. 3. 4. Coordinación de Presupuesto 5.

Acción
Realiza el procedimiento administrativo general: “Pasajes o Boletos Aéreos” Envía nota de pedido a la Unidad de Servicios Generales. Realiza el procedimiento administrativo: “ Elaborar y canalizar las ordenes de com pra” Envía la orden de compra a la Coordinación de Presupuesto Procede a imputar el gasto a la partida especifica y el programa correspondiente ver procedimiento presupuestario:”Elaborar la ejecución Financiera del Presupuesto de gastos de la Fundación.” Solicita la información del compromiso a través del módulo de Cuentas por pagar, solicitando los datos: Nº de solicitud, nombre del proveedor beneficiario. Solicita el pago, a través del módulo de Cuentas por Pagar en la cual se identifica el Nº de solicitud y se determina la fecha por lo cual se causa el compromiso. Se procede a contabilizar a través del módulo, registrando la información la cual debe aparecer en el módulo financiero. Se procede a ordenar el pago de acuerdo a la decisión que tome la Coordinadora de Finanzas y Contabilidad. El apoyo administrativo procede a elaborar el cheque, una vez recibida la instrucción por el o la Coordinadora de Finanzas y Contabilidad. La Coordinadora de Finanzas y Contabilidad procede a firmar el cheque y enviarlo a la Asistente de Contraloría Interna. Recibe cheque y soportes, revisa, coloca sello, firma el voucher y devuelve a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad. Recibe cheque con sus respectivos soportes y lo envía a Presidencia para la firma del cheque. secretaria que lo consigne ante la Coordinación de Finanzas y Contabilidad. Recibe cheque firmado por el presidente.

Coordinación de Finanzas y Contabilidad

6. 7. 8. 9. 10. 11.

Asistente de Contraloría Interna Coordinación de Finanzas y Contabilidad Presidencia Coordinación de Finanzas y Contabilidad

12. 13.

14. Recibe cheque, soportes, firma el presidente y ordena a la 15.

16. Entrega al Beneficiario en la fecha preestablecida. 17. Archiva el asiento y los soportes por fecha y banco